و 20 دستورالعمل در مورد روش تشکیل، نگهداری و ذخیره پرونده های شخصی کارکنان، مصوب 26 مارس 2004 شماره 2 (از این پس به عنوان دستورالعمل) Belkomarchiv، مشخص شده است که شخصی فایل ها جدا از سایر فایل ها در بخش پرسنل ذخیره می شوند.

برای ثبت و اطمینان از ایمنی پرونده های شخصی، یک مجله (کتاب) از سوابق شخصی نگهداری می شود که فرم آن در ضمیمه 5 دستورالعمل تنظیم شده است. هنگام ثبت پرونده شخصی در مجله (کتاب)، ستون های زیر پر می شود: شماره پرونده شخصی; نام خانوادگی، نام، نام خانوادگی کارمند؛ تاریخ ثبت پرونده؛ تبصره ای در مورد لغو ثبت پرونده.

شماره پرونده شخصی شماره ثبت سریال آن است که هنگام ثبت نام به پرونده شخصی اختصاص داده شده است. هنگام ثبت نام در یک مجله (کتاب).

تاریخ ثبت پرونده شخصی تاریخ ثبت پرونده شخصی در مجله (کتاب) ثبت پرونده شخصی است. ثبت پرونده شخصی باید در روزی انجام شود که شامل یک نسخه از دستور (دستورالعمل، تصمیم، تصمیم) استخدام (انتصاب به سمت) باشد.

دستور استخدام یانوشویچ ایوسف پاولوویچ در 26 مارس 2007 امضا شد. یک نسخه از این دستور تهیه و تأیید شد. به روش مقرر 28 مارس و در 31 مارس به بخش پرسنل منتقل شد و در همان روز در پرونده شخصی کارمند قرار گرفت. در نتیجه، پرونده شخصی یانوشویچ ایوسف پاولوویچ تشکیل شده در 31 مارس 2007 در نظر گرفته می شود و در همان روز باید در مجله (کتاب) سوابق شخصی ثبت شود.

اگر سازمان برای ثبت امور شخصی مجله (کتاب) نگهداری نمی کرد، پس از ایجاد مجله (کتاب) مربوطه، کلیه پرونده های شخصی کارکنان موجود در بخش پرسنل باید به طور همزمان ثبت شود.

در ستون "یادداشت لغو ثبت" تاریخ انتقال پرونده شخصی از خدمات پرسنلی به بایگانی سازمان ذکر شده و امضای شخصی که علامت مربوطه را صادر کرده است الصاق می شود. این تاریخ مطابق با تاریخ فهرست امور واحد ساختاری است که توسط خدمات پرسنلی هنگام انتقال اسناد به بایگانی سازمان جمع آوری شده است. تاریخ پایان موجودی توسط کارمند بخش پرسنل و رئیس بایگانی سازمان (مسئول بایگانی) پس از تکمیل مراحل دریافت و انتقال پرونده های شخصی درج می شود. قبل از انتقال به بایگانی، پرونده های شخصی کارکنان اخراج شده همچنان در خدمات پرسنلی ثبت می شود.

نمونه ای از طراحی مجله (کتاب) برای ثبت امور شخصی در پیوست آورده شده است.

برای اطمینان از جستجوی سریع پرونده های شخصی، علاوه بر مجله (کتاب)، توصیه می شود یک فهرست کارت الفبایی کمکی نیز حفظ شود ( یادداشت 1). اگر پرونده های شخصی در خدمات پرسنلی نه بر اساس حروف الفبا با نام خانوادگی کارمندان، بلکه به ترتیب سیستماتیک شوند، منطقی است که یک کابینت پرونده الفبایی را حفظ کنیم. شماره های ثبت نامپرونده های شخصی (بند 19 دستورالعمل هر دو روش را برای سیستماتیک کردن پرونده های شخصی در کار اداری اجازه می دهد). قوانین قانونی تنظیمی فرم کارت سوابق شخصی را تعریف نمی کند، بنابراین خودسرانه تنظیم می شود. ساختار اجباری چنین کابینه پرونده نیز ایجاد نشده است. در عین حال، به نظر می رسد توصیه می شود که کابینه پرونده الفبایی را به دو بلوک تقسیم کنید: پرونده های شخصی کارکنان و پرونده های شخصی کارکنان اخراج شده. با ترک کارمندان، کارت ها از بلوک اول به بلوک دوم منتقل می شوند. از جانب آخرین بلوککارت های حروف الفبا همزمان با پرونده های شخصی به بایگانی سازمان منتقل می شود و در فایل مرجع آرشیو جمع آوری می شود.

سرویس پرسنل همچنین ممکن است کابینت های فایل کمکی دیگری را که بر اساس معیارهای مختلف تشکیل شده اند نگهداری کند، به عنوان مثال: یک کابینت پرونده با توجه به ویژگی های ساختاری و حروف الفبا ( تبصره 2) بایگانی مجزا برای پرونده های شخصی مستمری بگیران شاغل در سازمان، کارمندان دارای مدارک تحصیلی (عناوین) و ... کمدهای پرونده کمکی کمک شایانی در یافتن سریع اطلاعات لازم در هنگام تهیه گزارش های منابع انسانی و پرکردن فرم های آماری می کنند.

تبصره 1. در كارتهاي ثبت نام شخصي كاركنان f.T-2 علاوه بر نمايه كارت مخصوص حروف الفبا، شماره پرونده شخصي نيز قابل ثبت است.

تبصره 2. در چنین پرونده کارتی، کارت های مربوط به امور شخصی توسط بخش های ساختاری و در بخش های ساختاری - به ترتیب حروف الفبا بر اساس نام خانوادگی توزیع می شود. این به شما امکان می دهد تا به سرعت پرونده های شخصی همه کارکنان واحد ساختاری مورد نیاز را انتخاب کنید.

سازمانی که پرونده های شخصی کارکنان را نگهداری می کند، برای راحتی حسابداری آنها، یک مجله مناسب راه اندازی می کند. این سند معتبر نیست عمل هنجاریدر سطح قانون فدرال و حتی منطقه ای ارائه نشده است، بنابراین، کارفرما به تنهایی شکل آن را توسعه می دهد و به دستور یا دستور خود آن را تأیید می کند.

این مجله به این ترتیب کار با داده های شخصی کارمندان را که در زیر پوشه ها سازماندهی شده اند، آسان تر می کند:

• تمام اطلاعات سیستماتیک است.
• پیدا کردن آن زمان کمی می برد.
• راحت برای استفاده؛
• ارائه شده است سطح بهینهحفاظت از داده های شخصی از اشخاص ثالث؛
• پس از همه، از نظر زیبایی شناسی دلپذیر به نظر می رسد.

همانطور که قبلاً گفتیم ، این رویه برای ذخیره داده های شخصی عمدتاً در خدمات ملکی استفاده می شود ، جایی که اجباری است. بنابراین، رویکرد در آنجا کاملاً جدی است:

• اسناد برای کارکنان اخراج شده و فعلی به طور جداگانه از یکدیگر ذخیره می شود.
• به عنوان یک قاعده، ذخیره سازی این اسناد یک اتاق جداگانه یا یک اتاق جدا شده است.
• تمام کاغذها و پوشه ها در کابینت های فلزی قرار می گیرند، به استثنای دسترسی اشخاص ثالث.
• فقط تعداد معدودی از کارمندان مشخص شده به محل یا انبار دسترسی دارند.

این همش نیست. برای آشنایی با محتویات پرونده آنها و یک کارمند دولتی موظف است حداقل سالی یک بار با محتوای آن آشنا شود ، مکان جداگانه ای اختصاص می یابد ، به طور معمول در انبار قرار دارد ، اما بسته به فیلم و قابلیت های سازمان، یک اتاق جداگانه نیز ممکن است اختصاص داده شود.

این، همانطور که قبلا ذکر شد، برای دولت ها، برای همه سازمان های دیگر، قوانین و رویه های ذخیره سازی توسط مدیریت شرکت تعیین می شود، اما با یک شرط آهنین که قانون تجویز می کند - اطلاعات شخصی کارکنان باید محافظت شود و هیچ کس مجاز نیست. برای نقض رژیم محرمانگی

ثبت سوابق شخصی کارگران، که نمونه ای از آن را در زیر ارائه کرده ایم، به عنوان یک قاعده برای ثبت این واقعیت استفاده می شود که یک شخص خاص و برای یک هدف خاص با اطلاعات شخصی یک مورد خاص آشنا شده است. به طور کلی، آنها از یک کارت آشنایی برای این کار استفاده می کنند که در واقع ذخیره می شود، اما استفاده از مجله برای بازرسان راحت تر است: می توانید بلافاصله ببینید که چگونه کار در این بخش از مدیریت سوابق پرسنل در سازمان انجام می شود.

قوانین ثبت نام و تکمیل

هیچ فرم واحدی برای نگهداری گزارش پرونده وجود ندارد. شما می توانید به طور مستقل قوانین طراحی و پر کردن را تغییر دهید. به طور معمول شامل ستون های زیر است:

• شماره پرونده شخصی؛
• نام و نام خانوادگی. کارمند؛
• تاریخ پذیرش (تاریخ ثبت پرونده شخصی)، تاریخ و شماره حکم استخدامی؛
• عنوان شغلی؛
• زیرمجموعه ساختاری;
• تاریخ اخراج (تاریخ بسته شدن پرونده شخصی)، تاریخ و شماره حکم فسخ قرارداد استخدامبا یک کارمند (اخراج)؛
• در صورت لزوم، می توانید از ستون "یادداشت ها" استفاده کنید.

برای جستجوی سریععلاوه بر این می توانید مجله را به شکل یک کتاب الفبا با برش در سمت راست بسازید و به هر حرف صفحات جداگانه اختصاص دهید. با استفاده از حرف اول نام خانوادگی کارمند به راحتی می توان صفحه مورد نظر را پیدا کرد. یک نوت بوک مربعی معمولی A4 با یک جلد سخت به عنوان قطب نما در گاوصندوق های متعدد مورد استفاده قرار می گیرد. کافی است نام کامل خود را وارد کنید. کارمند و شماره پرونده

هنگامی که یک کارمند استخدام می شود، یک پرونده شخصی برای او تنظیم می شود - مجموعه ویژه ای از اسناد شامل همه اطلاعات لازمدر مورد کارمند کلیه موارد به ترتیب زمانی ورود کارکنان به سازمان در مجله یا دفتر مخصوص امور شخصی ثبت می شود.

هدف کتاب

دفترچه سوابق شخصی کارکنان برای ثبت و اطمینان از ایمنی کلیه اسناد برای کارکنان استخدام شده ضروری است. هدف آن به ورود زمانی مشخص از اطلاعات مربوط به اینکه کدام کارمند و در چه تاریخی پرونده ها باز شده است، خلاصه می شود. ممکن است اطلاعات به همه پرسنل سازمان ارائه نشود، زیرا همه نهادهای تجاری ملزم به ایجاد پرونده های شخصی نیستند. این بند مربوط می شود سازمان های دولتیکه برای آن چنین تعهدی بر مبنای قانونگذاری ایجاد شده است.

فقط پرونده های شخصی کارکنانی که شرکت این اسناد را بر روی آنها تنظیم می کند در دفتر حسابداری ثبت می شود. با این حال ، بسیاری از سازمان ها تصمیم می گیرند برای همه کارمندان استخدام شده پرونده تهیه کنند ، زیرا این هنگام انجام سوابق پرسنل بسیار راحت است. اسناد مربوط به هر کارمند در پوشه های شماره گذاری جداگانه ای قرار دارد که مطابق با قوانین تعیین شده ذخیره می شود.

از مزایای نگهداری پرونده های شخصی و گزارش ثبت آنها می توان به موارد زیر اشاره کرد:

1. سازماندهی مدیریت سوابق پرسنل با کیفیت بالا در شرکت؛
2. سهولت جستجوی اسناد برای هر یک از کارمندان؛
3. امکان نگهداری سوابق پرسنل مطابق با قوانین فدراسیون روسیه.

نکته مهم: اگر شرکتی برای پرسنل پرونده ثبت می کند، نگهداری دفترچه ثبت آنها الزامی است که می توان از آن برای پیگیری حرکت این اسناد در سازمان استفاده کرد.

چگونه یک کتاب طراحی کنیم

دفتر ثبت پرونده ها نیز مانند هر دفتر حسابداری دیگری باید بر اساس آن تنظیم شود. از آنجایی که برای واحدهای تجاری (به استثنای سازمان‌های دولتی) تعهدی برای نگهداری این ثبت حسابداری وجود ندارد، آنها حق دارند از فرم استاندارد استفاده کنند یا به طور مستقل آن را توسعه دهند. درست است که این فرم مجله را در اسناد مدیریت سوابق پرسنل به عنوان ضمیمه، به عنوان مثال، به مقررات مربوط به سوابق پرسنل در شرکت، ایمن کنید.

دفترچه سوابق شخصی باید شماره گذاری شود و اولین برگه ورودی ها با شماره "2" شماره گذاری می شود. برگه ها بدون هیچ شکافی به ترتیب زمانی دقیق شماره گذاری شده اند. علاوه بر این، کتاب باید توری باشد، یعنی با نخ های قوی در 2-3 سوراخ دوخته شود. انتهای نخ ها به پشت کتاب آورده شده و به طول 5-6 سانتی متر باقی می مانند.

بر روی آنها برچسب مخصوصی برای امضای گواهی کارمند مجاز چسبانده شده و مهر سازمان الصاق می شود. در مورد امضای گواهینامه، به عنوان یک قاعده، توسط رئیس سازمان یا شخصی که مسئول حفظ امور شخصی کارکنان است، الصاق می شود. همچنین تاریخ بسته شدن مجله و همچنین یک مهر مشخص شده است که بخشی از آن باید روی برچسب و دیگری مستقیماً روی مجله باشد.

نکته اصلی که هنگام تهیه کتاب برای ثبت امور شخصی باید به آن توجه کنید:

1. صفحه عنوان باید شامل نام سازمان، نام خود کتاب و تاریخ شروع نگهداری آن باشد.
2. باید توری شود؛
3. همه برگه ها باید شماره گذاری شوند.
4. باید دارای برچسب با امضای یک فرد مجاز و مهر سازمان باشد.

در مورد محتوای داخلی چنین کتاب حسابداری، یک سازمان غیردولتی حق دارد به طور مستقل فرم برگه های خود را توسعه دهد و تصمیم بگیرد که کتاب حاوی چه اطلاعاتی باشد.

اطلاعاتی که باید در کتاب گنجانده شود

از آنجایی که چنین کتابی حاوی اطلاعاتی در مورد اینکه چه نوع امور کارکنان در شرکت ثبت شده است، اغلب شامل داده های زیر است:

1. شماره پرونده شخصی به ترتیب (برای ساده کردن جستجو در خود پرونده شخصی نیز مشخص شده است).
2. تاریخ تشکیل پرونده شخصی - همه تاریخ ها باید به ترتیب زمانی ارسال شوند.
3. داده هایی که مستقیماً به کارمند مربوط می شود ، از جمله نام کامل ، شماره پرسنل ، موقعیت در هنگام تهیه پرونده.
4. تاریخ بسته شدن پرونده شخصی هنگام خروج کارمند از سازمان؛
5. محل ذخیره فایل های شخصی بسته؛
6. توجه - هر گونه اطلاعات لازم برای ضبط با کیفیت بالا پرونده های شخصی کارکنان.

تمامی این اطلاعات در دفترچه سوابق شخصی در جدولی خاص با ستون هایی که مشمول شماره گذاری نیز می باشند ارائه می شود. هر ردیف از جدول به ترتیب زمانی بدون حذف، پاک کردن یا اصلاح شماره گذاری شده است. با این حال، اگر هنگام ورود اشتباهی رخ داده باشد، باید تصحیح شود و ورودی تصحیح شده باید با امضای یک فرد مجاز و نوشته "تصحیح شده را باور کنید" که تاریخ ورود اصلاحی را نشان می دهد تأیید شود.

مهم: اطلاعات موجود در دفتر حسابداری، مانند سایر داده های موجود در مدیریت سوابق پرسنل، باید دسترسی محدود داشته باشد.

به عبارت دیگر، گزارش باید به دور از افراد غیرمجاز که می توانند از داده های موجود استفاده کنند، ذخیره شود.

علاوه بر گزارش امور شخصی، می توانید نوعی فهرست کارت ایجاد کنید که حاوی کارت هایی با اطلاعات پرونده های شخصی و اسناد موجود در آنها برای هر کارمند است. ایجاد چنین دایرکتوری اجباری نیست، بلکه ماهیت مشاوره ای برای ساده کردن سوابق پرسنل در شرکت است.

در هنگام ثبت نام روابط کارگرییک پرونده شخصی باز می شود که در مجله حسابداری ثبت می شود. در زیر نمونه ای از آن آورده شده است. در مقاله به سوالات مورد علاقه در مورد کار با سند ذکر شده در بالا پاسخ خواهیم داد.

تشکیل آن از لحظه صدور حکم استخدام آغاز می شود و تا زمان اخراج ادامه می یابد. مدیریت شرکت هیچ تعهدی برای ثبت پرونده های کارکنان ندارد. بر اساس فرمان رئیس جمهور فدراسیون روسیه مورخ 30 مه 2006 شماره 609، این فرمان فقط برای ایالت و مقامات شهرداریمسئولین.

با وجود این، بسیاری از شرکت ها آن را وظیفه خود کرده اند خدمات منابع انسانیحفظ این سند متعاقباً ، این کار را بسیار ساده می کند ، زیرا تمام اطلاعات سیستماتیک است و جستجوی آن حداقل زمان می برد.

چه چیزی در پرونده شخصی یک کارمند گنجانده شده است؟

این یک پوشه با اسناد (کپی) است که برای یک کارمند در آن دوخته شده است. بیایید به لیست نگاه کنیم:

• درخواست استخدام؛
• با توافقات اضافی؛
• برگه سوابق پرسنل شخصی؛
• یک پرسشنامه یا زندگی نامه خودنوشته؛
• کپی مدرک تحصیلی؛
• شرح شغل؛
• ویژگی ها، توصیه نامه ها؛
• فتوکپی گذرنامه، گواهی ازدواج، گواهی تولد فرزندان؛
• عصاره دستورات پرسنل (انتقال به موقعیت، ارائه)؛
• جوایز، تبلیغات؛
• تخلفات؛
• اسناد دیگر

نحوه تشکیل صحیح پرونده شخصی کارمند

صفحه عنوان را کامل کنید. نام خانوادگی، نام، نام خانوادگی، تاریخ شروع کار (مصادف با روز تشکیل پرونده) و شماره اختصاص داده شده را ذکر کنید. مطالب را با دست خط منظم و با جوهر آبی، مشکی یا بنفش وارد کنید. از خراش و اصلاح خودداری کنید.

حتماً فهرستی از اطلاعات موجود در پوشه شخصی خود تهیه کنید. برای هر سند اطلاعات زیر منعکس شده است:

• نام؛
• تاریخ تشکیل پرونده؛
• تعداد ورق؛
• موجودی توسط یک متخصص مجاز تایید شده است.

هنگامی که یک سند از پوشه حذف می شود، یک علامت در موجودی داخلی قرار می گیرد. آنها شامل یک گواهی جایگزین می‌شوند که نشان می‌دهد چه زمانی، توسط چه کسی، چرا و برای چه مدت مقاله گرفته شده است. با امضای کارمند مجاز و شخصی که آن را دریافت کرده است. انصراف فقط با اجازه رئیس شرکت یا رئیس بخش پرسنل امکان پذیر است.

گاهی اوقات لازم است که در صفحه عنوان یا فهرست اسناد اصلاحاتی انجام شود. این زمانی اتفاق می افتد که شخص نام خانوادگی یا سایر داده های خود را تغییر می دهد و همچنین اگر اطلاعات روشن کننده با داده هایی که قبلاً وارد شده متفاوت باشد (نام پدر به اشتباه وارد شده است). در این شرایط، افسر پرسنل باید اصلاحات انجام شده را با مهر شرکت و امضای خود تأیید کند..

عکاسی را فراموش نکنید. در پشت عکس، نام خانوادگی، نام و نام خانوادگی کارمند به تصویر کشیده شده است. اطلاعات توسط یک متخصص پرسنل و مهر کارفرما تأیید شده است. تاریخی که عکس گرفته شده را مشخص کنید.

همه پوشه ها منگنه شده و در دفترچه گزارش ثبت می شوند.

نگهداری پرونده های شخصی کارکنان

اسناد در یک کابینت نسوز نگهداری می شود که قفل و مهر و موم شده است.

رئیس بخش منابع انسانی و متخصصی که با این اسناد کار می کند به پایگاه داده پوشه های شخصی دسترسی دارند. او به دستور منصوب می شود و تحت دستورالعمل است. افسر پرسنل همچنین موظف است خود را با سند تصویب شده در شرکت آشنا کند.

در صورت لزوم، اطلاعات می تواند توسط سرپرست فوری کارمند استفاده شود. برای کسب اطلاعات، فرد علاقه مند با رئیس بخش منابع انسانی یا شرکت تماس می گیرد. دستور آشنایی با مدارک صادر می شود. فقط اطلاعاتی ارائه می شود که درخواست هدایت شده را برآورده کند. قبل از دریافت اطلاعات مورد علاقه، رئیس بخش یا سایر مقامات با مقررات مربوط به اطلاعات شخصی کارکنان که توسط شرکت تأیید شده است آشنا شده و آن را با امضا تأیید می کند.

فقط کارمند به کار خود دسترسی آزاد دارد. می تواند قبل از پایان روز کاری در مقابل امضا برای او صادر شود. پس از آن پوشه به جای خود برگردانده می شود.

پرونده های کارمندان چه مدت نگهداری می شوند؟

پس از اخراج یا بازنشستگی، پوشه ها را می توان به محل کار جدید (در صورت درخواست ویژه) منتقل کرد یا به بایگانی فرستاد.

در عین حال، مدت نگهداری اسناد در بخش پرسنل: 10 سال برای کارمندان دولت و سه سال برای سایرین است.

هنگامی که یک فایل به آرشیو منتقل می شود، بخیه، شماره گذاری و شرح داده می شود. 75 سال نگهداری می شود.

پس از پایان مهلت، اسناد از بین می روند. با این حال، داده های شخصی شهروندانی که پست های رهبری داشتند یا جوایز و عناوین دولتی داشتند به طور دائم ذخیره می شوند.

مدیریت امور کارکنان نیازمند زمان و منابع پرسنلی بیشتری است. اما یک پایگاه داده به درستی شکل گرفته دستیار خوبی در کار یک سازمان است.

هر شرکتی هر از گاهی در مورد نوع ذخیره سازی و پردازش داده های شخصی هر یک از کارکنان شاغل مورد ممیزی قرار می گیرد. در صورت وجود هرگونه مغایرت، لازم است با مفاد قانون آشنا شده و تا حد امکان برای انواع چک ها آماده شوید.

در طول 6 سال گذشته، قانونگذار اغلب بر حفاظت از داده های شخصی در شرکت متمرکز شده است. در طول این مدت، قانون اطلاعات شخصی به تصویب رسید و تغییرات بیشتری در آن اعمال شد قانون کار RF. این او است که اکنون حفاظت از داده های شخصی کارمندان را تنظیم می کند و در قالب مقررات اضافی معرفی شده است. این باید هر فردی را که درگیر چنین اطلاعاتی است راهنمایی کند.

قوانین ذخیره و پردازش پرونده های شخصی کارکنان

هنگام ایجاد پرونده شخصی یک کارمند، باید برخی از تفاوت های ظریف را در نظر بگیرید:

• اسناد موقت نباید در آرشیو شخصی باشد. یعنی اسناد موقت باید جدا از اسناد دائمی نگهداری شوند.
• مراقب باشید که اسناد اصلی را از پرونده پرسنلی خود برای نگهداری دائم حذف کنید.
• هر سند باید در یک نسخه ارائه شود.
• یک فایل در آرشیو نباید بیش از 40 میلی متر (4 سانتی متر) باشد.
• پوشه اصلی باید شامل اسناد و ضمیمه های توضیحی آنها باشد.

لطفا توجه داشته باشید که قانون فدرالارائه یا گنجاندن در پردازش اطلاعات مربوط به کارمند ممنوع است. ما در مورد روابط مذهبی و سیاسی صحبت می کنیم، داده هایی در مورد زندگی خصوصی - بدون اجازه کتبی. داده های شخصی را می توان در قالب استخدام یا با در نظر گرفتن ارتقای یک کارمند، تضمین ایمنی و امنیت دارایی کارمند استفاده کرد.

چگونه پرونده شخصی یک کارمند را به درستی تشکیل دهیم؟

پرونده های شخصی باید به صورت یکنواخت و منظم بایگانی شوند. این از از دست رفتن اسناد بسیار مهم جلوگیری می کند.

پرونده شخصی کارمند به شرح زیر تنظیم می شود:

• برگه اصلی شامل تمام داده های کارمند است: نام خانوادگی، نام و نام خانوادگی، و همچنین تاریخ باز شدن پرونده شخصی.
• اگر آنها در یک پوشه ذخیره می شوند، آنها را بر اساس حروف الفبا مرتب کنید تا کار بیشتر آسان تر شود.
• تعداد کل صفحات را در یک مورد پیگیری کنید. تعداد نباید بیش از 250 واحد باشد.

نیاز به ثبت پرونده های شخصی کارکنان

نیاز به این مجله برای هر شرکتی وجود دارد. هیچ شکل واحدی از مجله وجود ندارد. اما شما می توانید آن را خودتان بسازید یا از فروشگاه خریداری کنید. محتوا ممکن است بسته به فعالیت های سازمان متفاوت باشد.

این مجله حاوی داده هایی در مورد پرونده های شخصی است که زمانی در یک سازمان خاص باز شده اند. در چنین ستونی اطلاعات شخصی اضافی، تاریخ، نام خانوادگی، نام و نام خانوادگی کارمند و غیره وارد می شود. مختومه شدن پرونده با ذکر دلیل و تاریخ ختم در روزنامه همراه است. اگر داده های اختیاری را در فرم پرونده کارمند وارد کنید، می توانید از یک ستون اضافی به نام Note استفاده کنید.

آیا لازم است گزارشی از خروج کارکنان در سفرهای کاری داشته باشیم؟

امروز دستوری وجود دارد که طبق آن فهرست افرادی که به سفر کاری رفته اند تهیه می شود.

طبق قوانین جدید، هر مدیر باید سوابق کارمندان خود را که به سفرهای کاری در داخل قلمرو اعزام می شوند، نگه دارد. فدراسیون روسیه، و به کشورهای خارجی. برای انجام این حسابداری، ثبت نام کارگرانی که به سفر کاری رفته اند به دو صورت نیاز است:

1. دفترچه ثبت نام برای کارمندانی که به یک سفر کاری رفته اند.
2. دفترچه ثبت نام برای کارمندانی که از یک سفر کاری وارد شده اند.

برای ساماندهی حسابداری کارگران مسافرتی، رئیس شرکت باید یک فرد مجاز را تعیین کند که مسئولیت ثبت خروج و ورود را بر عهده دارد. علاوه بر این، کارفرما باید از تاریخ ثبت نام به مدت پنج سال گزارشی از خروج و ورود داشته باشد.

پرونده شخصی یک کارمند چه مدت نگهداری می شود؟

قانون هر مدیر شرکت را موظف می کند که داده هایی را که در طول زمان ایجاد می شود ذخیره کند. بخش منابع انسانی مسئول این امر است. علاوه بر این، قانون در شرکت های سهامیو LLC موظف است چنین اسنادی را ذخیره کند. این شامل:

• سفارشات؛
• آئین نامه؛
• اسناد مربوط به پرسنل و امثال آن.

امروزه پرونده های شخصی باید 75 سال در آرشیو نگهداری شوند. با این حال مقامات دولتیبرنامه ریزی برای کاهش این دوره چهار بار، صرفه جویی در بودجه پول نقد. در واقع، برای ذخیره سازی یک مورد، هزینه ها حدود 40 روبل در سال است.