Opis ARIS notacija. Proširenje notnog zapisa vlastitim elementima. Dogovori o pravilima postavljanja likova na dijagram

notacija poslovnog modela

ARIS eEPC notacija

ARIS eEPC oznaka označava sljedeće: prošireni lanac procesa vođen događajima - proširena oznaka za opisivanje lanca procesa vođenog događajima. Notaciju su razvili stručnjaci iz IDS Scheer AG (Njemačka), posebno profesor Scheer. U tablici 1 prikazuje glavne objekte koji se koriste unutar notacije.

Tablica 1. Objekti eEPC notacije

Ime

Opis

Grafički prikaz

Objekt "Funkcija" koristi se za opisivanje funkcija (procedura, radova) koje obavljaju odjeli/zaposlenici poduzeća

Objekt "Događaj" koristi se za opisivanje stvarnih stanja sustava koji utječu i kontroliraju izvršavanje funkcija

Organizacijska jedinica

Objekt koji odražava različite organizacijske jedinice poduzeća (na primjer, menadžment ili odjel)

Dokument

Objekt koji predstavlja medij za pohranu iz stvarnog života, poput papirnatog dokumenta

Sustav primjene

Objekt odražava stvarni aplikacijski sustav koji se koristi unutar tehnologije izvršavanja funkcija

Informacijski klaster

Objekt karakterizira podatke kao skup entiteta i odnosa između njih. Koristi se za izradu modela podataka

Strelica veze između objekata

Objekt opisuje vrstu odnosa između drugih objekata, kao što je aktivacija funkcije nekim događajem

Logički "I"

Logički "ILI"

Logički operator koji definira odnose između događaja i funkcija unutar procesa. Omogućuje vam da opišete grananje procesa

Logički isključivi "ILI"

Logički operator koji definira odnose između događaja i funkcija unutar procesa. Omogućuje vam da opišete grananje procesa

Osim navedenih u tablici. 1 glavni objekti, mnogi drugi objekti mogu se koristiti prilikom konstruiranja eEPC dijagrama. Korištenje velikog broja različitih objekata povezanih različitim vrstama veza značajno povećava veličinu modela i otežava njegovo čitanje. Da bismo razumjeli značenje eEPC notacije, dovoljno je razmotriti glavne vrste objekata i odnosa koji se koriste. Na sl. Slika 1 prikazuje najjednostavniji eEPC model, koji opisuje fragment poslovnog procesa poduzeća.


Riža. 1.

Na sl. 1 pokazuje da veze između objekata imaju određeno značenje i odražavaju slijed funkcija unutar procesa. Strelica koja povezuje Događaj 1 i Funkciju 1 "aktivira" ili pokreće izvršavanje Funkcije 1. Funkcija 1 "stvara" Događaj 2, nakon čega slijedi logički simbol "I" koji "pokreće" izvršavanje Funkcija 2 i 3. eEPC zapis izgrađena je na određenim pravilima semantičkog opisa:

  • 1. Svaka funkcija mora biti započeta događajem i mora završiti događajem;
  • 2. svaka funkcija ne može sadržavati više od jedne strelice koja “počinje” izvršenje funkcije, a ne može više od jedne strelice izaći, opisujući završetak funkcije.

Osim ovih pravila, postoje i druga važna pravila za formiranje modela u ARIS-u. Ova se pravila mogu naučiti pomoću metodološki materijal“ARIS Methods”, koji se instalira na računalo istovremeno s demo verzijom proizvoda.

Na sl. Slika 2 prikazuje korištenje različitih ARIS objekata pri izradi modela poslovnog procesa.


Riža. 2.

Svaki objekt u sustavu ARIS Toolset, koji podržava ARIS metodu opisa poslovnih procesa, ima određeni skup atributa. Korisniku se nudi korištenje standardnih atributa za opisivanje objekata ili ograničenog broja prilagođenih atributa.

Od sl. 1 pokazuje da je poslovni proces u eEPC notaciji slijed postupaka poredanih po redoslijedu njihovog izvršavanja. Treba napomenuti da se stvarno trajanje postupaka u eEPC-u ne može vizualno prikazati. To dovodi do činjenice da su prilikom izrade modela moguće situacije kada će jedan izvođač biti zadužen za istovremeno obavljanje dva zadatka. Logički simboli korišteni za izradu modela omogućuju vam da odražavate grananje i spajanje poslovnog procesa. Za dobivanje informacija o stvarnom trajanju procesa potrebno je koristiti druge alate za opis, primjerice gantograme u sustavu Microsoft Project.

Dakle, koristeći eEPC ARIS notaciju, možete opisati poslovni proces u obliku tijeka sekvencijalno obavljenih poslova (procedura, funkcija). Primjeri modela generiranih korištenjem ARIS eEPC prikazani su na slici. 3 i 4.


Riža. 3.

Riža. 4. Opis procesa analize i odobravanja zahtjeva klijenta

Modeliranje poslovnih procesa jedna je od metoda za poboljšanje kvalitete i učinkovitosti organizacije. Ova se metoda temelji na opisu procesa kroz različite elemente (radnje, podatke, događaje, materijale itd.) svojstvene procesu. Modeliranje poslovnih procesa u pravilu opisuje logičan odnos svih elemenata procesa od njegovog početka do završetka unutar organizacije. U više teške situacije modeliranje može uključivati ​​procese ili sustave izvan organizacije.

Modeliranje poslovnih procesa omogućuje vam razumijevanje rada i analizu organizacije. To se postiže zahvaljujući činjenici da se modeli mogu sastaviti za različite aspekte i razine upravljanja. U velikim organizacijama modeliranje poslovnih procesa provodi se detaljnije i višestrano nego u malim, što je povezano s velikim brojem međufunkcionalnih veza.

Ciljevi poslovnog modeliranja:

  • Putem modeliranja možete pratiti što se događa u procesima od početka do završetka. Modeliranje vam omogućuje da dobijete "vanjski" pogled na procese i identificirate poboljšanja koja će poboljšati njihovu učinkovitost.
  • Standardizacija procesa. Modeliranje poslovnih procesa postavlja pravila za izvršavanje procesa, tj. način na koji ih treba provoditi.
  • Modeliranje poslovnih procesa uspostavlja jasnu vezu između procesa i zahtjeva koje oni moraju ispuniti.

ARIS(akronim za Architecture of Integrated Information Systems) je metodologija i repliciran softverski proizvod za modeliranje poslovnih procesa organizacija. Proizvod i metodologija pripadaju Njemačka tvrtka Software AG kao rezultat akvizicije IDS Scheera od strane autora metodologije, August-Wilhelma Scheera.

U provedbi metodologije očekuje se uključivanje specijaliziranih softverski proizvod, omogućujući suradnju na opisima i dijagramima. Prva verzija proizvoda objavljena je 1994. godine. Do kraja 2000. proizvod je prodan u 24 tisuće organizacija. Dostupan od 2009 besplatna verzija alat - ARIS Express.

Proizvod uključuje poslužiteljski dio (ARIS Server) s centraliziranim repozitorijem pohranjenim u relacijski DBMS i niz korisničkih alata za održavanje objekata i pripremu grafičkih prikaza (ARIS Toolset u ranim verzijama, u verzijama 2000-ih - ARIS Business Architect, ARIS Dizajner).
Do sredine 2010-ih pojavila se i javna oblačna verzija proizvoda. Dostupno na http://www.ariscloud.com/


Proizvod ARIS koristi se u raznim projektima reinženjeringa i optimizacije poslovnih procesa, informatičkim projektima poput implementacije i rada ERP sustava, a posebno postoji dobro razvijeno integracijsko rješenje za SAP R/3.

Jedna ilustracija ARIS strukturiranog pristupa projektu reinženjeringa

Softver ARIS čini osnovu Oracleovog paketa Business Process Analysis Suite. Tehnički gledano, ARIS alat je vrlo jednostavan za naučiti i ima intuitivno sučelje. Modeli se kopiraju i lijepe u datoteke dokumenata (na primjer, Microsoft Word format) u obliku slika.

ARIS proizvodi pružaju mogućnost izrade skripti za automatizaciju izrade raznih analitičkih izvješća, regulatorni dokumenti, novi modeli. Svaka skripta je podrutina koja se izvodi u ARIS Business Architectu (ili Toolsetu - ranijoj verziji) ili izravno na ARIS poslužitelju. Skripte su napisane u posebnom programskom jeziku - SAX Basic. Za automatsko generiranje određenog izvješća u ARIS-u, skripte rade na podacima iz baze podataka modela, izolirajući određene objekte i modele iz nje.

Tehnologija ARIS Script omogućuje automatsku proizvodnju:
generiranje regulatornih dokumenata na temelju ARIS modela (na primjer, procesna putovnica, procesna regulativa);
generiranje analitičkih izvješća na temelju ARIS modela;
integracija ARIS Toolseta s drugim aplikacijama i bazama podataka;
Formiranje baze ARIS modela na temelju gotovih specifikacija.

Na primjer, svaka se organizacija u ARIS metodologiji razmatra s pet točaka gledišta: organizacijski, funkcionalni, obrađeni podaci, struktura poslovnih procesa, proizvoda i usluga.Štoviše, svako od ovih stajališta podijeljeno je u još tri podrazine: opis zahtjeva, opis specifikacije, opis implementacije. Za opisivanje poslovnih procesa predlaže se korištenje oko 80 vrsta modela, od kojih svaki pripada jednom ili drugom aspektu.

ARIS pruža vizualne alate kako bi se osigurala jasnoća modela. Skup alata također dolazi sa skupom referentnih modela unaprijed razvijenih za tipične procese u raznim industrijama.

Opće načelo u kompletu alata je mogućnost integracije modela različiti tipovi unutar jednog repozitorija kroz dekompoziciju (detalisanje) objekata. Stoga se svaka organizacija može opisati pomoću hijerarhije modela - od generalizacije: na primjer, VACD (engleski value added chain diagram) do razine procedura i okruženja resursa funkcija.

Među velikim brojem mogućih metoda opisa mogu se izdvojiti sljedeće:

  • eEPC(eng. extended event-driven process chain) - događajni lanac procesa
  • ERM(engleski entity-relationship model) - model "entity-relationship" za opisivanje strukture podataka;
  • UML(eng. unified modeling language) - jedinstveni objektno orijentirani jezik za modeliranje

Glavni elementi koji se koriste u ARIS notaciji su:

  1. Organizacijska shema:
  2. Organizacijska jedinica;
  3. simbol "osoba";
  4. Simbol lokacije;
  5. Grupa osoba, uloga: “Uloga”.
  6. Krajolik procesa:
  7. Postupak.
  8. Poslovni proces:
  9. Događaj - događaj bilježi stanje određenih parametara u određenom trenutku;
  10. Aktivnosti - rad, određena radnja koja se obavlja u određenom vremenskom razdoblju;
  11. Uloga – položaj u organizaciji;
  12. IT sustav - informacijski sustav, poseban slučaj “skladišta podataka”
  13. Rizici - rizici;
  14. Ulazni i izlazni podaci - pošiljatelj ili primatelj podataka.
  15. Kontrola procesa putem pravila (i, ili, xor) - križanja (“i”, “ili”, “isključivo ili”);
  16. Sučelje procesa - sredstvo komunikacije s predmetnim procesom.
  17. Model podataka:
  18. Entitet - entitet (tablica);
  19. Atributi - atribut entiteta (polje tablice);
  20. Primarni ključ - jedinstveni atribut entiteta (primarni ključ tablice);
  21. Foreign Key - strani ključ tablice;
  22. Odnos - odnosi između entiteta (odnosi između tablica);
  23. IT infrastruktura:
  24. IT sustav;
  25. Hardver;
  26. Mreža;
  27. Mrežne komponente.
  28. Krajolik sustava:
  29. IT sustav;
  30. Domena.
  31. Deneralni dijagram

Dostupne vrste modela u Aris expressu:organizacijska shema, krajobraz procesa, poslovni proces, model podataka, IT infrastruktura, pejzaž sustava, BPMN dijagram, bijela ploča, opći dijagram.

Primjeri dijagrama:

Organizacijska shema

Procesni pejzaž (VAD)


Poslovni proces (EPC (lanac procesa vođen događajima)

BPMN (notacija modeliranja poslovnih procesa (BPMN 2.0))

BPMN notacija opisuje simboli za prikaz poslovnih procesa u obliku dijagrama poslovnih procesa. BPMN je namijenjen i tehničkim profesionalcima i poslovnim korisnicima. Da bi to učinio, jezik koristi osnovni skup intuitivnih elemenata koji omogućuju definiranje složenih semantičkih struktura. Osim toga, BPMN specifikacija definira kako se dijagrami koji opisuju poslovni proces mogu transformirati u izvršne modele u BPEL-u. Specifikacija BPMN 2.0 također je izvršna i prenosiva (to jest, proces nacrtan u jednom uređivaču jednog dobavljača može se izvršiti u motoru poslovnih procesa potpuno drugog dobavljača, pod uvjetom da podržavaju BPMN 2.0).

Cloud verzija aris clouda uključuje 4 vrste digrama: EPC, OC, VAD, dijagram tipa aplikacijskog sustava

Besplatna verzija programa, tj. ARIS EXPRESS, podržava samo osnovne tipove grafikona, nema višekorisničku podršku (ARIS CLOUD podržava), ne koristi bazu podataka, ne sadrži alate za generiranje izvješća i alate za analizu modela. ARIS Express ne podržava veze između stvorenih objekata, za razliku od punopravne plaćene verzije, odnosno nema kontrole nad cjelovitošću i dosljednošću modela. To znači da prilikom uređivanja jednog modela program neće izvršiti odgovarajuće izmjene na drugom modelu, te neće provjeravati da li postoje radna mjesta naznačena kao odgovorna u procesu, itd.

Tipični zadaci za opisivanje poslovnih procesa

Zahtjevi za opisivanje poslovnih procesa poduzeća

Glavni cilj ove analitičke studije je odgovoriti na niz pitanja koja se javljaju među menadžerima i stručnjacima na početku projekta modeliranja i reorganizacije poslovnih procesa poduzeća. Najčešća pitanja u ovom slučaju su sljedeća (prema važnosti za one koji pitaju):

  • koji softver koristiti u projektu (“ARIS je bolji od BPWina”, “ERWin je bolji od ARIS-a” itd.);
  • kako modelirati procese pomoću proizvoda?
  • Kako analizirati i identificirati probleme korištenjem proizvoda?
  • koju metodologiju treba koristiti za opisivanje procesa?

Trenutno uključeno rusko tržište dovoljno zastupljena veliki broj CASE sustavi, od kojih mnogi omogućuju, na ovaj ili onaj način, stvaranje opisa (modela) poslovnih procesa poduzeća. Očito je da odabir sustava uvelike određuje cijeli daljnji tijek projekta. Racionalan izbor sustava moguć je ako uprava tvrtke i njeni stručnjaci razumiju nekoliko aspekata:

  • ciljevi projekta;
  • zahtjevi za informacijama koje karakteriziraju poslovne procese i potrebne su za analizu i donošenje odluka u okviru konkretnog projekta;
  • sposobnosti CASE sustava za opisivanje procesa uzimajući u obzir zahtjeve klauzule 2.

Bespredmetno je govoriti o prednostima pojedinog sustava/notacije dok se ne odredi vrsta i opseg projekta te glavni zadaci koje projekt mora riješiti. Ova studija pokušava usporediti najpopularnije oznake koje se koriste za opisivanje poslovnih procesa i dva sustava koji podržavaju ove oznake. Očekuje se da će ova studija poslužiti kao temelj za raspravu o problemima učinkovite uporabe CASE sustava za opisivanje i analizu poslovnih procesa poduzeća.

Opis poslovnih procesa provodi se u svrhu njihove daljnje analize i reorganizacije. Svrha preustroja može biti uvođenje informacijski sistem, smanjenje troškova proizvodnje, poboljšanje kvalitete usluge kupcima, izrada radnih uputa i uputa za rad pri implementaciji standarda ISO-9000 i dr. Za svaki takav zadatak postoje određeni parametri koji određuju skup kritičnih znanja o poslovnom procesu. Od zadatka do zadatka, zahtjevi za opis poslovnih procesa mogu se mijenjati. Općenito, model poslovnog procesa trebao bi odgovoriti na sljedeća pitanja:

  • koji se postupci (funkcije, rad) moraju provesti da bi se dobio navedeni konačni rezultat;
  • u kojem se slijedu provode ti postupci;
  • koji mehanizmi kontrole i upravljanja postoje unutar poslovnog procesa koji se razmatra;
  • tko provodi procesne postupke;
  • koje ulazne dokumente/informacije koristi svaki procesni postupak;
  • koje izlazne dokumente/informacije generira procedura procesa;
  • koji su resursi potrebni za izvođenje svakog postupka procesa;
  • koja dokumentacija/uvjeti uređuju provedbu postupka;
  • koji parametri karakteriziraju provedbu postupaka i proces u cjelini.

Opis poslovnog procesa formira se pomoću notacije i okruženja alata koji vam omogućuje da odražavate sve gore navedene aspekte. Samo u ovom slučaju model poslovnog procesa će biti koristan za poduzeće, jer može se analizirati i reorganizirati.

2. Opis ARIS eEPC notacije

ARIS eEPC oznaka označava sljedeće - prošireni lanac procesa vođen događajima - proširena oznaka za opisivanje lanca procesa vođenog događajima. Notaciju su razvili stručnjaci iz IDS Scheer AG (Njemačka), posebno profesor Scheer. Sljedeća tablica prikazuje glavne objekte koji se koriste unutar notacije.

stol 1

Uz glavne objekte navedene u tablici 1, mnogi drugi objekti mogu se koristiti prilikom konstruiranja eEPC dijagrama. Korištenje velikog broja različitih objekata povezanih različitim vrstama veza značajno povećava veličinu modela i otežava njegovo čitanje. Da bismo razumjeli značenje eEPC notacije, dovoljno je razmotriti glavne vrste objekata i odnosa koji se koriste. Sljedeća slika prikazuje najjednostavniji eEPC model koji opisuje fragment poslovnog procesa poduzeća.


Slika 1.

Slika 1 pokazuje da veze između objekata imaju određeno značenje i odražavaju slijed funkcija unutar procesa. Strelica koja povezuje Događaj 1 i Funkciju 1 "aktivira" ili pokreće izvršavanje Funkcije 1. Funkcija 1 "stvara" Događaj 2, nakon čega slijedi simbol logičkog I, "pokrećući" izvršenje Funkcija 2 i 3. Izgrađena je eEPC notacija prema određenim pravilima semantičkog opisa:

  • svaka funkcija mora biti započeta događajem i mora završiti događajem;
  • Svaka funkcija ne može sadržavati više od jedne strelice koja “pokreće” izvršenje funkcije, a ne može se nalaziti više od jedne strelice koja opisuje završetak funkcije.

Osim ovih pravila, postoje i druga važna pravila za formiranje modela u ARIS-u. Ova se pravila mogu proučavati pomoću metodološkog materijala "ARIS Metode", koji je instaliran na računalu istovremeno s demo verzijom proizvoda.

Slika 2 prikazuje korištenje različitih ARIS objekata u kreiranju modela poslovnog procesa.


Slika 2.

Svaki objekt u sustavu ARIS Toolset, koji podržava ARIS metodu opisa poslovnih procesa, ima određeni skup atributa. Korisnik je pozvan koristiti standardne atribute za opisivanje objekata ili ograničeni broj tzv. prilagođeni atributi.

Iz slike 1. vidljivo je da je poslovni proces u eEPC notaciji slijed postupaka poredanih po redoslijedu njihovog izvršavanja. Treba napomenuti da se stvarno trajanje postupaka ne može vizualno prikazati u eEPC-u. To dovodi do činjenice da su pri izradi modela moguće situacije kada će jedan izvođač biti zadužen za obavljanje dva zadatka istovremeno. Logički simboli korišteni za izradu modela omogućuju vam da odražavate grananje i spajanje poslovnog procesa. Za dobivanje informacija o stvarnom trajanju procesa potrebno je koristiti druge alate za opis, primjerice gantograme u sustavu MS Project.

Dakle, koristeći eEPC ARIS notaciju, možete opisati poslovni proces u obliku tijeka sekvencijalno obavljenih poslova (procedura, funkcija). Primjer modela generiranih pomoću ARIS eEPC-a prikazan je na slikama 3-4.


Slika 3.


Slika 4.

3. Opis zapisa IDEF0, IDEF3

IDEF0 notacija razvijena je na temelju SADT strukturalne analize i metodologije projektiranja, odobrena kao američki standard i uspješno korištena u mnogim projektima vezanim uz opis aktivnosti poduzeća. IDEF3 notacija razvijena je za praktičniji opis radnih procesa (Work Flow), za koje je važno odražavati logičan slijed postupaka. Oznake IDEF0 i IDEF3 koriste sljedeće objekte.

IDEF0 zapis

IDEF3 zapis

Tablica 2.

Modeli mogu koristiti tri vrste strelica, prikazane u sljedećoj tablici 3.

Tablica 3.

Semantika konstruiranja IDEF0 i IDEF3 modela zahtijeva pridržavanje jasnih pravila. Detaljne informacije o modelima izgradnje u IDEF0.3 mogu se pronaći u standardima i knjigama (vidi literaturu).

Poslovni proces generiran korištenjem IDEF0 notacije prikazan je na slici 5. (Ovaj proces je predstavljen u ARIS eEPC notaciji na slici 3).


Slika 5.

Slika 6 prikazuje poslovni proces opisan pomoću IDEF3 notacije. (Ovaj proces je predstavljen u ARIS eEPC notaciji na slici 4.)


Slika 6.

IDEF3 notacija, kao i ARIS eEPC notacija, koristi logičke simbole za odraz grananja procesa.

4. Usporedna analiza ARIS i IDEF notacija

Komparativna analiza ARIS notacija a IDEF je dan u sljedećoj tablici.

Tablica 4.

Jedan od najvažnijih aspekata opisa modela poslovnih procesa je promišljanje modela kontrolnih radnji, povratne informacije o kontroli i upravljanje postupkom. U notaciji ARIS eEPC, kontrola postupka može se odražavati samo navođenjem ulaznih dokumenata koji upravljaju izvršenjem postupka i slijedom postupaka u vremenu (događaji okidača). Za razliku od ARIS-a, u IDEF0 notaciji svaka procedura mora imati barem jednu kontrolnu akciju (kontrolni unos - strelica na vrhu). Ako prilikom izrade modela u eEPC-u navedete samo redoslijed postupaka, bez brige o odražavanju kontrolnih dokumenata i informacija, dobiveni modeli će imati nisku vrijednost u smislu analize i daljnje upotrebe. Nažalost, to je greška koja je najčešća u praksi. Izrađuje se Work Flow model koji odražava jednostavan slijed postupaka i ulaznih/izlaznih dokumenata, dok se kontrolni (kontrolni) utjecaji na funkcije ne odražavaju u modelu. Stvarni procesi upravljanja mogu ostati “iza kulisa” za 30-90% (vidi primjer na sljedećoj slici).


Slika 7. Nedostaci opisa poslovnog procesa u ARIS eEPC-u.

Na slici 7, funkcija 4 je kontrolna funkcija i služi za provjeru rezultata rada funkcija 2 i 3. Ali ovaj model ne odgovara na pitanja:

  • kako se provodi upravljačka akcija na funkcijama 2 i 3, samo je prikazana činjenica da je tijekom procesa moguće vratiti se i ponovno izvršiti funkcije 2 i 3; informacije o ovome Povratne informacije može se otkriti samo u obliku opisa u atributima modela objekata;
  • koji dokumenti (na primjer, standardi), naredbe, vanjski uvjeti (na primjer, vlažnost zraka u zatvorenom) reguliraju izvođenje funkcija.

Ako pokušate odražavati sve uvjete i ograničenja koja određuju izvedbu funkcija, tada ćete morati opisati velik broj događaja i dolaznih informacija (na primjer, usmene naredbe menadžera), a model će postati složen i težak za čitati. (Ovi su nedostaci također svojstveni IDEF3 notaciji). Navedeni nedostaci IDEF0 zapis ne. Istodobno, IDEF0 modeli ne predviđaju korištenje logičkih simbola izvršenja procesa.

Stoga je ARIS eEPC notacija proširenje prilično jednostavne IDEF3 notacije. Da bi se proces upravljanja adekvatno opisao u eEPC notaciji, potrebno je unaprijed dogovoriti kako će se dokumenti (informacije) koji reguliraju provedbu procesnih procedura odražavati u modelu.

5. Funkcionalnost proizvoda ARIS i BPWin

Funkcionalnost alata za modeliranje ARIS Toolset i BPWin može se ispravno usporediti samo u odnosu na određeni raspon zadataka. U ovu studiju Razmatra se problem formiranja modela (opisa) poslovnih procesa poduzeća. Svaki od razmatranih sustava ima svoje prednosti i nedostatke. Ovisno o zadacima koji se rješavaju, te se prednosti mogu povećati ili obrnuto. Isto vrijedi i za nedostatke: greška u sustavu unutar jednog projekta ne mora biti nedostatak unutar drugog. Na primjer, nedostatak jasnih konvencija za modeliranje kontrolnih akcija unutar eEPC ARIS-a može dovesti do stvaranja modela koji ne odgovaraju na postavljena pitanja, dok nam IDEF0 notacija BPWin sustava omogućuje rješavanje ovog problema. S druge strane, postupak koji izvodi jedna osoba može biti adekvatnije opisan eEPC ARIS nego IDEF0 ili IDEF3 BPWin. Usporedba funkcionalnosti sustava data je u sljedećoj tablici.

Tablica 5.

Kada se uspoređuju ova dva sustava, odmah treba napomenuti da ARIS koristi objektni DBMS za pohranu modela, a za svaki projekt kreira se nova baza podataka. Za udobnost korisnika, modeli (modelni objekti) mogu se pohraniti u različite grupe, organizirane ovisno o specifičnostima projekta. Sasvim je prirodno da ARIS nudi različite funkcije za administraciju baze podataka: kontrolu pristupa, konsolidaciju itd. U BPWin-u se podaci o modelu pohranjuju u datoteku, što uvelike pojednostavljuje rad na izradi modela, ali s druge strane ograničava mogućnost analize objekata modela. Model Mart također nudi administraciju baze podataka.

Pristalice ARIS-a često navode ograničenje broja objekata na dijagramu kao jedan od nedostataka BPWin-a. No, iskustvo realnih projekata pokazuje da je za projekt čiji se rezultati stvarno mogu koristiti (kriterij je vidljivost) broj objekata u ARIS bazi podataka ili BPWin modelu 150-300. To znači da će s 8 objekata na jednom dijagramu ukupan broj dijagrama (listova) u modelu biti 20-40. ARIS Toolset baze podataka (kao što je BPWin) koje sadrže više od 500 objekata praktički su neupotrebljive. Treba naglasiti da je model kreiran za identifikaciju i analizu problema, tj. Potreban je detaljan opis najsloženijih, problematičnih područja djelovanja, a ne potpuni opis svih procesa. Začudo, među direktorima poduzeća postoji uvjerenje da je detaljan opis procesa sam po sebi vrijedan i da može riješiti mnoge probleme. Ovo je daleko od istine. Upravo razumijevanje onoga što treba opisati i koje aspekte funkcioniranja stvarnog sustava treba odražavati određuje uspjeh projekta modeliranja poslovnih procesa.

ARIS pruža znatno više mogućnosti za rad s pojedinim objektima modela, ali upravo zbog prevelikog broja postavki, rad na izradi modela mora biti reguliran složenom, višestrukom dokumentacijom – tzv. "Konvencije modeliranja." Razvoj ovih „Sporazuma“ je sam po sebi složen, skup zadatak koji zahtijeva značajno vrijeme (1-3 mjeseca) i kvalificirane stručnjake. Ako projekt koji koristi ARIS započne bez detaljnog razvoja takvih sporazuma, tada je vjerojatnost stvaranja modela poslovnih procesa koji ne odgovaraju na postavljena pitanja 80-90%. Zauzvrat, BPWin je jednostavan za korištenje i ima prilično stroge propise pri izradi dijagrama (IDEF standard i preporuke za njegovu upotrebu, IDEF obrazac za izradu dijagrama, ograničen broj obaveznih polja, ograničenje broja objekata na jednom dijagramu, itd.) . ARIS je svakako “teži” alat u odnosu na BPWin, ali to u konačnici rezultira značajnim poteškoćama i visokim troškovima njegovog rada.

6. Zaključci

Preporuke za korištenje sustava ovisno o tipičnim zadacima

U sljedećoj tablici prikazane su različite situacije korištenja alata za modeliranje poslovnih procesa i njihova stručna procjena na skali od 5 stupnjeva.

Tablica 6.

Pozicioniranje sustava može se provesti u odnosu na rješavanje problema modeliranja poslovnih procesa (vidi sliku 8).


Slika 8.

Dakle, za male (mala i srednja poduzeća, 2-5 ljudi u grupi konzultanata) i trajanje (2-3 mjeseca) projekte, racionalno je koristiti BPWin. Za velike i/ili dugoročne projekte (primjerice, implementacija sustava stalnog poboljšanja poslovnih procesa, ISO, TQM), ARIS je prikladniji. U ovom slučaju, pripremni rad za izradu regulatorne dokumentacije može trajati 1-3 mjeseca, ali to je neophodan element naknadnog uspješnog rada.

Vladimir Repin

direktor tvrtke Vladimir Repin Management LLC

Član ABPMP Rusije

Konzultant za upravljanje

Poslovni trener

Kandidat tehničkih znanosti

U mnogim moderni sustavi klase Business Process Management (BPMS), BPMN specifikacija (verzija 1, 2) koristi se za opisivanje "izvršnih" procesa. Ova specifikacija je vjerojatno najbolja za potrebe formalizacije automatiziranih procesa. Međutim, za opisivanje i reguliranje procesa koje obavljaju ljudi, to je previše složeno, baš kao i neke druge oznake koje su se pojavile ranije.

U članku se raspravlja o problemima izbora notacija primjerenih zadaći opisivanja i reguliranja procesa koje obavljaju ljudi. Napravljena je usporedba između notacije ARIS eEPC, "jednostavnog dijagrama toka" u MS Visio i "Procedura" Business Studija.

Izvode se zaključci o svrsishodnosti odabira notacije za cjelovit opis i regulaciju procesa poduzeća.

Uvod

Prilično tipična situacija je kada direktor razvoja svojim stručnjacima postavi zadatak da odaberu oznake (metode) koje će se u budućnosti koristiti za opisivanje i reguliranje poslovnih procesa tvrtke. Prilikom donošenja takvog izbora, preporučljivo je razmotriti najmanje sljedeća četiri aspekta:

  1. Notacijske mogućnosti za opisivanje procesa potrebne razine složenosti;
  2. Mogućnosti okoline modeliranja koja podržava odabranu notaciju;
  3. Dostupnost metodologije za primjenu odabrane notacije i odgovarajućeg alata za rješavanje dodijeljenih zadataka unutar projekta;
  4. Dostupnost stručnjaka s kompetencijama potrebnim za korištenje notacije i alata, uzimajući u obzir zahtjeve metodologije provedbe projekta.

Ako ciljevi projekta nisu jasno formulirani, tada će odabir notacije najvjerojatnije biti pogrešan. Razmotrimo, kao primjer, sljedeću formulaciju: „Želimo opisati i automatizirati najvažnije poslovne procese u BPMS-u, regulirati rad svih zaposlenika tvrtke i opisati zahtjeve za finalizaciju postojećeg softver" Ova fraza sadrži nekoliko potpuno različitih zadataka:

  1. Opis izvršnih procesa unutar BPM sustava;
  2. Reguliranje aktivnosti zaposlenika korištenjem internih regulatornih i metodoloških dokumenata (tj. Stvaranje regulatornog okvira);
  3. Opis softverskih zahtjeva.

Uz ovakvu formulaciju problema, najvjerojatnije ćete morati koristiti nekoliko notacija: BPMN, neku notaciju kao što je Work Flow i, moguće, UML. U praksi je malo vjerojatno da će biti moguće koristiti jednu notaciju i jedan alat za modeliranje za učinkovito rješavanje ovih različitih problema.

BPMN notacija je najprikladnija (među onima koje trenutno postoje) za opisivanje "automatski izvršenih" procesa. Ali nije prikladno za relativno stvaranje jednostavni sklopovi u regulatornim dokumentima za zaposlenike iz sljedećih razloga:

  1. Prisutnost semantike koja je previše složena i suvišna za opisivanje jednostavnih procesa;
  2. Neugodnosti pri stvaranju složenog modela procesa na više razina organizacije kao cjeline;
  3. Značajne poteškoće u obuci zaposlenika poduzeća (zbog složenosti specifikacije i nedostatka stručnjaka sposobnih za provođenje takve obuke).

Za izradu dijagrama procesa koji će biti "transparentni" i razumljivi većini zaposlenika tvrtke bez dugotrajne i složene obuke potrebna je drugačija notacija. Zanimljivo je razmotriti neke od danas popularnih oznaka u smislu sljedećih čimbenika:

  1. Jednostavan za učenje, intuitivan za zaposlenike tvrtke;
  2. Prihvatljiv informativni sadržaj procesnih dijagrama s minimalnim skupom korištenih grafičkih simbola;
  3. Podrška notaciji s modernim alatima za modeliranje;
  4. Troškovi uvođenja metodologije za opisivanje i reguliranje procesa korištenjem odgovarajućeg alata;

ARIS eEPC notacija

ARIS eEPC notacija bila je jedna od prvih primljenih notacija široku popularnost na ruskom tržištu. Odnosi se na notaciju kao što je Work Flow. Značajke notacije su prisutnost elemenata tipa "događaj" i prisutnost logičkih operatora: "i", "neisključivo ili", "isključivo ili" (vidi sliku 1).

Riža. 1. Dijagram procesa u ARIS eEPC notaciji

U svojoj punoj verziji ARIS eEPC notacija sadrži vrlo velik broj grafičkih elemenata. Stoga se prilikom izvođenja projekata stvaraju takozvani „metodološki filtri“ (u okviru „modeling Agreements“), koji ograničavaju broj tipova elemenata, dostupni korisnicima prilikom izrade dijagrama procesa. (U nekim alatima za modeliranje, ARIS eEPC notacija odmah se implementira s minimalnim potrebnim skupom elemenata). Međutim, čak iu ovom slučaju, neiskusni korisnici stvaraju dijagrame takve složenosti da ih je nemoguće jasno uočiti. Takvi dijagrami zahtijevaju detaljan tekstualni komentar (ili prisutnost analitičara koji može objasniti dijagram).

Zašto dolazi do ovog efekta? To je rezultat opisivanja mnogih grananja koje se javljaju tijekom izvođenja procesa pomoću formalnih logičkih operatora. To se mora učiniti pridržavajući se određenih strogih pravila. Rezultat je glomazna, formalno ispravna, ali slabo percipirana shema.

Postavlja se pitanje za što su se zapravo borili? Tipična shema u ARIS eEPC-u:

  1. Nije prikladno za automatizaciju u BPM razrednom sustavu (morate koristiti dodatni prevoditelj koji ga pretvara u BPMN notaciju, nakon čega slijedi ručna izmjena);
  2. Teško za razumijevanje običnim zaposlenicima poduzeća (potrebno ih je naučiti pravilima korištenja logičkih operatora i kako pravilno čitati dijagrame koji ih sadrže).

Stoga notacija ARIS eEPC nije namijenjena opisivanju "automatski izvršenih" procesa i zaposlenicima ju je teško razumjeti zbog svoje složenosti. Modeliranje u ARIS eEPC-u ne daje značajne prednosti niti za automatizaciju niti za regulaciju. ARIS eEPC notacija je klasična i formalno točna, ali njena "strojna" logika nije prikladna za razumijevanje običnim zaposlenicima poduzeća. Stoga, s praktičnog gledišta, učinkovitost ARIS eEPC postavlja značajna pitanja.

Imajte na umu da ARIS eEPC notaciju podržavaju mnogi moderni alati za modeliranje poslovnih procesa. Ali ova situacija ne dokazuje toliko učinkovitost njegove uporabe u projektima koliko govori o želji dobavljača softvera da zarade na dobro promoviranoj notaciji koja je dobro poznata tržištu.

Unatoč gore navedenim problemima, korištenje ARIS eEPC notacije i pripadajućeg alata za modeliranje svakako omogućuje tvrtki stvaranje prilično kvalitetnog, sveobuhvatnog modela procesa s mogućnošću naknadnog učitavanja informacija u obliku regulatornih dokumenata.

"Jednostavan dijagram toka"

Notacija "jednostavnog dijagrama toka" implementirana je u popularnom uredskom proizvodu MS Visio. Na sl. 2. Prikazani su elementi ove notacije i fragment odgovarajućeg dijagrama. Notacija o kojoj je riječ rijetko se koristi u cijelosti.

Općenito, MS Visio nudi nekoliko notacija poput "dijagrama toka", koje su prilično složene. Očito, iz tog razloga nisu bili široko korišteni, iako su bili uključeni u skup notacija isporučen sa sustavom.

Notacija "jednostavnog dijagrama toka", u svojoj najjednostavnijoj i najčešće korištenoj u praksi, sadrži samo nekoliko elemenata:

  1. Postupak;
  2. Riješenje;
  3. Ručne operacije (rjeđe);
  4. Dokument;
  5. Podaci;
  6. Strelica (za prikaz veza između objekata dijagrama).

Koristeći notaciju o kojoj je riječ, možete prikazati tokove podataka ako trebate opisati procese za zadatak automatizacije. Ali nezgodno je opisivati ​​procese koji se "automatski izvršavaju" u BPM sustavu.

Riža. 2. Notacija "Jednostavan dijagram toka" u MS Visio

Pogledajmo neke značajke korištenja "Jednostavnog dijagrama toka", posebice korištenje strelica. U praksi, zaposlenici tvrtke koji stvaraju dijagrame pomoću "jednostavnog dijagrama toka" pridržavaju se dva pristupa:

  1. Oni uopće ne zovu strijele;
  2. Pokušavaju dodijeliti jednostavna i razumljiva imena strelicama koje povezuju elemente dijagrama;

Na sl. Slika 3 prikazuje primjer korištenja notacije "Jednostavnog dijagrama toka" u jednoj od tvrtki. Korišteno je svih pet vrsta elemenata. Ipak, dijagram izgleda prilično čitljiv i razumljiv korisniku - zaposleniku tvrtke.

Notacija jednostavnog dijagrama toka kada se koristi u tvrtkama često je podložna različitim varijacijama:

  1. Značenje elementa “odluka” se mijenja;
  2. Strelice za povezivanje koriste se različito (imenovane ili neimenovane, itd.);
  3. Strelice veza koriste se na različite načine u kombinaciji s objektom "dokument";
  4. ostalo.

Zanimljivo, notaciju "jednostavnog dijagrama toka" u ovom ili onom obliku često koriste stručnjaci za upravljanje kvalitetom kada opisuju procese QMS-a.

Riža. 3. Primjer dijagrama u notaciji “Jednostavni blok dijagram”.

Prednosti notacije "Jednostavnog dijagrama toka" (sa minimalnim brojem elemenata) su:

  1. Jednostavnost izrade grafičkih dijagrama procesa;
  2. Intuitivna jasnoća dijagrama za zaposlenike (čak i bez posebne obuke);
  3. Minimalni zahtjev za obuku zaposlenika;
  4. Dostupnost dostupnih alata za opisivanje procesa (MS Visio, MS Word).

Međutim (kao što se često događa u praksi), ako se notacija koristi bez odobrenog internog standarda i specijaliziranog alata za modeliranje, tvrtka završi sa skupom velikog broja nestandardno dizajniranih dijagrama koji se nalaze u različitim datotekama. Teško je održavati takav skup sklopova u koherentnom stanju i pratiti promjene. Potrebna velika količina ručni rad poslovni analitičari. Stoga, pri odabiru notacije "Jednostavnog dijagrama toka", morate unaprijed razviti:

  1. Interni standard korištenje ove oznake;
  2. Interni standard za generiranje, pohranjivanje i ažuriranje datoteka s procesnim dijagramima.

Općenito, široka upotreba notacije "Jednostavnog dijagrama toka" u tvrtki bez modernim sredstvimačini se da je modeliranje vrlo neučinkovito.

Poslovni studio "Procedura".

Na sl. Slika 4 prikazuje dijagram generiran u notaciji “Procedure” okruženja za modeliranje procesa Business Studio (Rusija). Notacija koja se razmatra koristi sljedeće konvencije:

  1. Postupak;
  2. Riješenje;
  3. Događaj;
  4. Strelica prioriteta (kao u klasičnom zapisu klase Work Flow);
  5. Strelica toka objekta;
  6. Bilješka;
  7. Vanjska referenca.

Prilikom konstruiranja dijagrama u notaciji "Procedure" koriste se takozvani tragovi ("cross-functional" dijagram), koji omogućavaju opisivanje "end-to-end" procesa tvrtke.

Koristeći primjer dijagrama procesa prikazanog na Sl. 4, pogledajmo kako se koriste strelice u dijagramu. Strelica pod nazivom “Plan isporuke za sljedeći dan” ima prioritetni tip, tj. pokazuje slijed radnji u vremenu. Ali u isto vrijeme, vizualno obavještava zaposlenika koji čita dijagram koji se dokument prenosi između procesnih operacija.

U okruženju za modeliranje Business Studio možete strelicom povezati jedan ili više dokumenata. Oni neće biti vidljivi izravno na dijagramu, ali informacije o tim dokumentima mogu se uključiti u regulatorni dokument u prikladnom obliku (vidi, na primjer, tablicu 1).

Riža. 4. Dijagram procesa u notaciji “Procedura” Business Studio

Obratimo pozornost na strelicu označenu s "Treba prilagoditi plan isporuke za sljedeći dan." Ova strelica zapravo opisuje jedan od događaja koji dovršava operaciju “Provjera plana isporuke za sljedeći dan” (na dijagramu je to romb - “odluka”). Druga strelica koja izlazi iz ove aktivnosti izvješćuje o drugom mogućem događaju, "Dogovoren domaći plan isporuke za sljedeći dan."

Na sl. 4. Može se vidjeti da se tijekom procesa elementi događaja koriste za povećanje informacijskog sadržaja dijagrama (“Dnevno, u 9-00”, “Tijekom dana”, “12-00”). Dakle, informacije o događajima mogu se prikazati iu obliku posebnih elemenata i imenovanjem strelica u skladu s tim.

Strelica "Blank Pick Sheet" s dvostrukim vrhom koji izlazi iz odgovarajuće operacije prikazuje tijek dokumenata na dijagramu. Ova strelica ne prenosi kontrolu s jedne operacije na drugu, već služi samo za označavanje tijeka objekata ili podataka.

Općenito, dijagram procesa u notaciji "Postupak", unatoč prividnoj jednostavnosti, vrlo je informativan i prikladan za opis. Mogu se formulirati sljedeće prednosti ove notacije (ako se koristi u Business Studiju):

  • Predstavljen je minimalni potrebni skup grafičkih elemenata za opisivanje procesa tipa Work Flow;
  • Brza izrada grafičkih dijagrama u regulatorne svrhe;
  • Mogućnost povećanja informativnog sadržaja dijagrama procesa kroz fleksibilnu upotrebu događaja i imenovanih strelica (istodobno s mogućnošću povezivanja dokumenata sa strelicama i naknadnog učitavanja informacija u regulatorne dokumente);
  • Procesni dijagrami su jednostavni i razumljivi svim zaposlenicima, čak i bez posebne obuke;
  • Jednostavnost obuke (nema potrebe za privlačenjem skupih vanjskih stručnjaka - obuku mogu provoditi zaposlenici odjela za organizacijski razvoj);
  • Dijagrami procesa su višefunkcionalni, što je zgodno za opisivanje procesa tvrtke "end-to-end";
  • Možete učitati i uređivati ​​dijagrame u MS Visio (ako je potrebno).

Okruženje za modeliranje Business Studio omogućuje brzu izradu modela procesa tvrtke. Informacije o procesima mogu se preuzeti iz sustava u obliku regulatornih dokumenata u traženom formatu. Imajte na umu da je u Business Studiju moguće opisati procese u ARIS eEPC notaciji, IDEF0 notaciji i “Process” notaciji (pogledajte priručnik sustava).

Kao dodatni primjer, Sl. 5. prikazuje fragment složenijeg dijagrama napravljenog u notaciji “Procedura”. Usput, kako bi se povećao sadržaj informacija, strelice koje opisuju neprikladne rezultate ("Skup dokumenata nije potpun", "Temperaturni režim je prekršen" itd.) Prikazane su crvenom bojom. Osim toga, dijagram daje dodatne komentare o nekim operacijama.

Tablica 1. Podaci o procesu prikazani na sl. 4

Riža. 5. Primjer dijagrama u notaciji “Procedura” u Business Studiju

zaključke

Općenito, notacija “Procedura” u verziji implementiranoj u okruženju za modeliranje Business Studio je prikladnija i razumljivija zaposlenicima od notacije ARIS eEPC. Omogućuje vam brzo opisivanje i reguliranje procesa tvrtke.

Ako je potrebno opisati i regulirati mnoge procese, od kojih će samo mali dio tada biti podržan u BPM sustavu, odabir notacije "Procedura" čini se sasvim odgovarajućim zadatku.

Prilikom odabira notacije za sveobuhvatan opis procesa tvrtke, preporučljivo je paziti da bude jednostavna i razumljiva većini zaposlenika bez posebne obuke i dugotrajnog razvoja.

Naravno, možete natjerati ljude da opišu procese u bilo kojoj notaciji koristeći potpuno različite alate za modeliranje, ali troškovi implementacije takvih notacija/sustava u organizaciji mogu biti prilično značajni. Pretjerano složeni alati za označavanje i modeliranje mogu učiniti tehnike upravljanja procesima rezervisanim za uski krug stručnjaka odjela. organizacijski razvoj ili IT odjela, a prednosti procesnog pristupa neće biti u potpunosti ostvarene.

ARIS eEPC oznaka označava sljedeće - prošireni lanac procesa vođen događajima - proširena oznaka za opisivanje lanca procesa vođenog događajima. Notaciju su razvili stručnjaci iz IDS Scheer AG (Njemačka), posebno profesor Scheer (vidi)