IM großunternehmen Die Korrespondenz mit Zehntausenden von Gegenparteien wird jedes Jahr geführt, und Tausende von Mitarbeitern erstellen interne Dokumente. Ein Teil der Korrespondenz kann in Papierform empfangen und verarbeitet werden. Elektronische Ablagesysteme helfen Unternehmen, ihre Effizienz um ein Vielfaches zu steigern und ein einziges Repository aller Dokumente zu erstellen.

"Kanzlei" deckt den gesamten Arbeitszyklus mit Papierdokumenten ab: von der Eingabe und Registrierung bis zur Einreichung im Archiv. Die Funktionalität entspricht vollständig den russischen Büroarbeitsstandards, sodass Sie die meisten "manuellen" Vorgänge automatisieren können.

Pflege der Nomenklatur von Fällen und Registrierungsjournalen

Die genehmigte Zusammensetzung der Fallnomenklatur wird in einem speziellen Nachschlagewerk des Systems aufbewahrt. Bei der dezentralen Rechnungslegung von Dokumenten werden Registrierungsplätze innerhalb der strukturellen Abteilungen bereitgestellt.

Nomenklatur der Fälle

Wenn Sie Dokumente für die Übertragung in das Archiv für jeden Nomenklaturfall vorbereiten, können Sie automatisch den Umschlag des Falls sowie eine Liste der Dokumente drucken. Die Zeit für die Vorbereitung der Archivierung und Suche im Archiv wird um ein Vielfaches reduziert.

Registrierung von Dokumenten

Um ein Dokument in DIRECTUM einzugeben, füllen Sie die erforderlichen Felder der Registrierungskontrollkarte (RCC) aus. Die Registrierungsnummer wird automatisch vergeben. Flexibles System Mit der Nummerierung können Sie einem Dokument im Kontext jedes Logbuchs willkürlich und automatisch eine Nummer zuweisen. Die Nummer kann Abteilungscode, Journalcode und alle erforderlichen Details enthalten. Mit der Implementierung der Lösung wird die durchschnittliche Zeit für die Registrierung von Dokumenten um 35-50% reduziert.

Beispiel RKK

RKK enthält Primärdaten (Abteilung, Registrierungsdatum, Registrierungsnummer usw.) sowie Informationen zum Status eines Papierdokuments, z. B. dessen Speicherort. Wenn ein Dokument zwischen Abteilungen verschoben wird, wird an jedem Registrierungsort ein eigenes RKK eingerichtet. Es ist möglich, die Bewegung eines Papierdokuments innerhalb eines Unternehmens entlang der Kette der erstellten RCKs zu verfolgen.

Sie können dem RKK auch ein Dokument oder das gescannte Bild anhängen. Mit dem DIRECTUM Capture Service können Sie schnell eine große Anzahl von Dokumenten eingeben. Es werden verschiedene Möglichkeiten zum Erfassen von Dokumenten unterstützt: Erfassen von email oder aus dem Dateisystem (z. B. von einem Scanner).

Die Funktion zum Erstellen eines ALS und zum Ausfüllen von Daten kann auf die intelligenten Mechanismen von Ario übertragen werden. Nachdem sie das Dokument erhalten haben, klassifizieren sie es unabhängig, erkennen den Text und füllen das RCK mit den extrahierten aussagekräftigen Informationen. Der Sachbearbeiter kann nur die Richtigkeit der Füllung überprüfen. Auf diese Weise können Sie die Zeit für die Registrierung weiter reduzieren und die Anzahl der Routineoperationen reduzieren.

Berücksichtigung und Ausführung eingehender Dokumente

Nach der Registrierung des eingehenden Dokuments sendet der Sachbearbeiter es mit wenigen Klicks an den Manager. Basierend auf den Ergebnissen der Prüfung des Dokuments formulieren der Sekretär oder der Leiter selbst Anweisungen für das Dokument.

Wenn der Leiter einen Assistenten hat, führt sein Assistent eine vorläufige Überprüfung des Dokuments mit der Vorbereitung eines Resolutionsentwurfs durch. Der Leiter kann nur den Resolutionsentwurf genehmigen und Anweisungen zur Ausführung senden.

Bei der Ausführung von Aufträgen wird Folgendes bereitgestellt:

• fixierung der Korrespondenz bei der Ausführung;
• die Fähigkeit zu delegieren und zur Überarbeitung zu senden;
• zeitkontrolle, Anfragen für eine neue Frist.

Vorgesetzte verfolgen die Leistung visuell. Alle Teilnehmer der Arbeit haben Zugang zu einer kurzen Zusammenfassung, die die Situation in Bezug auf verwandte Aufgaben widerspiegelt.

Missionsbaum

Senden von Briefen an Korrespondenten

Die Lösung ist eng in das Modul "Austausch mit Gegenparteien" integriert. Sobald ein ausgehender Brief genehmigt wurde, kann er einfach über Dokumentenaustauschsysteme an die Empfänger gesendet werden. Dadurch entfällt das mehrfache Drucken des Dokuments und die Versandkosten werden gesenkt.

Darüber hinaus können Sie für ausgehende Dokumente eine Mailingliste nach Organisation angeben und automatisch E-Mails an Empfänger senden oder Umschläge drucken, die den Standards der russischen Post entsprechen.

Umschläge drucken

Registrierung und Einarbeitung in Organisations- und Verwaltungsdokumente

Die Ausführung und das Senden zur Genehmigung von Verwaltungsdokumenten erfolgt vollständig automatisiert. Es reicht aus, die erforderlichen Daten im Aktionsassistenten einzugeben. Anschließend generiert das System ein Dokument und sendet es zur Genehmigung und Unterzeichnung an die erforderlichen Mitarbeiter:

Nach der Unterzeichnung kann das Organisations- und Verwaltungsdokument zur Überprüfung an interessierte Mitarbeiter gesendet werden. Füllen Sie dazu die RKK-Mailingliste aus. Diese Liste kann auch in Zukunft verwendet werden, um ein anderes Dokument zu verteilen.

Mitarbeiter auf der Mailingliste erhalten Aufträge, um sich mit dem Dokument vertraut zu machen. Im DIRECTUM-System reicht es aus, die Aufgabe abzuschließen, um die Einarbeitung zu bestätigen. Und wenn eine Aufgabe gesendet wird, um sich mit einem Dokument vertraut zu machen, das nicht im System eingegeben wurde, wird dies im Text der Aufgabe angezeigt und die Ausführenden lernen das Dokument in Papierform kennen.

Suche und Analyse

Nach bekannten Angaben können sowohl das elektronische Dokument selbst als auch sein RKK zusammen mit Informationen über den Ort und den Ausführungsstadium des Dokuments gefunden werden.

Suche nach RKK

Es ist auch möglich, das gewünschte Dokument zusammen mit dem RKK schnell anhand des Barcodes auf dem Papieranalog des Dokuments zu finden. Dank der schnellen Identifikationstechnologie wird der Barcode von einem speziellen Scanner gelesen, wonach das System das Dokument und die damit verbundenen Aufgaben automatisch findet.

Aktionsfenster für das gefundene Dokument

Um die Effektivität der Arbeit der Benutzer zu analysieren, stellt das System spezielle Berichte bereit: "Überprüfungsliste", "Kontrolle der Ausführungszeit von Aufträgen", "Statistiken über die Ausführung von Aufträgen", "Rücksendungsdokumente" usw.

Beispielbericht

Der Webclient kann in Remote-Büros einer geografisch verteilten Organisation oder als Hauptclient verwendet werden, der plattformübergreifende Funktionen und eine einfache Verwaltung bietet. Zum Arbeiten benötigen Sie nur einen Internetzugang.

Eingehende RKK im Web Office

Implementierungseffekt

Mit der Lösung erhalten Mitarbeiter Aufträge und Aufträge rechtzeitig zur Ausführung. Ausführungskontrolle managemententscheidungen wird völlig transparent.

• Auf ein Minimum Das Risiko des Verlusts von Dokumenten wird reduziert
• 2 Mal Die Zeit für die Vorbereitung und Genehmigung eines ausgehenden Schreibens wird verkürzt
• 12 mal schnellere Suche nach dem Speicherort von Papierdokumenten
• 2 Mal Die Vorbereitung von Informationen für das Management über die Ausführung von Aufträgen wird beschleunigt
• 20% Die Ausführung von Anweisungen des Managements wird zunehmen

Unterscheidungsmerkmal Das elektronische Büro von Olympus ist eine reichhaltige Funktionalität, die aus der klassischen Büroarbeit hervorgegangen ist.

Auf einem großen industrieunternehmen Die Aufgaben des Sekretärs (Angestellten) sind nicht nur die Registrierung von Dokumenten, sondern auch viele andere Aufgaben:

• festlegung des Managers, an den das eingehende Dokument in die Auflösung übertragen werden soll
• vorbereitung von Vorsätzen
• Übergabe des Dokuments an den Auftragnehmer
• kontrolle über die Rückgabe des Originals
• zusammenfassende Analyse der Aufgabenausführung
• kontrolle der Ausführung von Aufträgen
• erstellung der Abschlussberichterstattung über unerfüllte Aufgaben
• ausgehende Dokumente senden
• suchen Sie auf Anfrage nach dem gewünschten Dokument
• drucken, scannen
• und sogar Lagerung riesige Menge Unterlagen. Ein guter Angestellter ist dafür verantwortlich.

Elektronisches Büro Olympus in der Lage, die Arbeit zu erledigen gute Menschen einfacher und effizienter!

Automatische Registrierung:

Automatische Kontrolle von erneut empfangenen Dokumenten

Das System selbst fängt Dokumente ab, die wieder in die Organisation gelangen, und warnt davor.

Benachrichtigungen zur automatischen Rückgabe

Das System bietet ein Schema für die Bewegung des Originals. Wenn es nicht rechtzeitig zurückgegeben wird, benachrichtigt es den Registrar.

Bequemes Kommunikationssystem

Verknüpfungen zwischen Dokumenten in Olympus implizieren die Möglichkeit, eine detaillierte Historie aller miteinander verbundenen Dokumente, einschließlich archivierter Dokumente, zu erhalten, die zusätzlich zu Stornierungen oder Änderungen erstellt wurden.

Berichts-Designer

Mit dem Berichtsdesigner des Olympus-Systems kann ein Mitarbeiter die benötigten Berichte erstellen, ohne auf die Hilfe eines Administrators oder Programmierers zurückgreifen zu müssen. Auf diese Weise werden häufig Berichte über ausstehende Dokumente oder Kontrolldokumente erstellt.

Flexibles Filtersystem

Das Olymp-System bietet die Möglichkeit, eine Dokumentensuchanforderung mithilfe einer Filterzeichenfolge auszuführen. Über die Filterzeile können Sie Suchbedingungen mit mehreren Variablen für das gewünschte Dokument formulieren.

Elektronisches Büro im Olympus-System ist ein Tool zur Organisation digitaler Büroarbeiten. In diesem Segment werden alle Informationen zu Unternehmensdokumenten gesammelt. Es enthält die Benutzerhistorie; speichert alle Dokumentverknüpfungen; informiert über das Fälligkeitsdatum; enthält alle mit dem Dokument erstellten Dateien; gibt Antworten auf Fragen von Darstellern und Verantwortlichen des Dokuments sowie auf die Ergebnisse ihrer Arbeit.

Ausführungskontrolle

Ausführungskontrolle im Olympus-System ist eine umfassende Funktionalität, die Informationen zu Zeitpunkt, Phasen und Ergebnissen der Auftragsausführung liefert. Diese Funktionalität ist im gesamten System vorhanden, vom elektronischen Büro bis zur strukturierten Speicherung. Die Funktionalität basiert auf dem Zeitpunkt der Ausführung des Dokuments und der Anweisungen und informiert über das Nichteinhalten dieser Fristen.

Visualisierung der Ausführungskontrolle

1. Farbanzeige und Meldungen des Olympus-Systems über die Nichteinhaltung der Frist.
2. Spezialisierter Modus mit der Gesamtzahl der eingegangenen, in Arbeit genommenen, pünktlich erledigten Aufgaben mit einer Verzögerung in nicht rechtzeitig erledigten Zeiträumen.
3. Ein ganzes System von Berichten über die Ausführung von Aufträgen im Kontext des Dokuments, der Ausführenden, der Kontrolleure.

Spezielle Kontrolle

Für die rechtzeitige und qualitativ hochwertige Ausführung von Aufgaben verfügt Olympus über ein spezielles Steuerungssystem. Sein Kern ist, dass alle wichtigen Aufgaben, die für die Kontrolle gestellt werden, das Verfahren der Entfernung von der Kontrolle durchlaufen müssen, d.h. Schließen. In einigen Fällen muss die Qualität der von einem kompetenten Spezialisten geleisteten Arbeit bewertet werden, um eine Aufgabe der Kontrolle zu entziehen. Dann kann das System zusätzlich das Bestätigungsverfahren anwenden.

Bildung eines Kontrollbefehls

1. Mit der Erteilung von Kontrollaufträgen geht die Ernennung eines Vorgesetzten und gegebenenfalls eines Mitarbeiters einher, der die Qualitätsleistung bestätigt.
2. Bei Kontrollaufträgen wird der Koeffizient automatisch berechnet disziplin durchführen.
3. Der Sondermodus "Analyse der Ausführung von Steuerungsaufgaben" zeigt Informationen über die Aktualität der Ausführung von Steuerungsaufgaben an.
4. Dashboards auf dem Desktop konvertieren diese Informationen in eine grafische Ansicht.

Dokumenten-Management

Kompetentes Dokumentenmanagement ist eine Garantie effektive Arbeit Abteilung, Abteilung, Service und Organisation als Ganzes. "Dokumentenverwaltung" im Olympus-System ist ein modernes Tool zur Verwaltung eines Großunternehmens, das sich speziell auf Geschäftsprozesse auf hoher Ebene konzentriert.

"Dokumentenmanagement" ist ein Segment des Moduls "Dokumentenmanagement - Olympus", das auf dem Prinzip eines Planers basiert, d. H. Alle Aufgaben und Dokumente, die der Mitarbeiter erhalten hat, sind in einer Liste zusammengefasst.

Die Liste zeigt die Art der Aufgabe, den Betreff, den Inhalt, das Eingangsdatum und das Fälligkeitsdatum, von dem sie stammt. Diese Liste kann leicht durch die erforderliche Spalte ergänzt werden.

Ein roter Hintergrund weist auf eine überfällige Aufgabe hin, die Ihnen hilft, den Abschluss nicht zu vergessen. Das System verfügt über eine erweiterte Steuerung, wenn die Farbanzeige über das bevorstehende Ausführungsdatum des Dokuments informiert.

Alle zusätzlichen Informationen, die für eine Entscheidung erforderlich sind, werden in der Liste auf den Registerkarten angezeigt. Dies sind Dokumenttext, detaillierte Zuordnung, Bewegungsverlauf und zugehörige Dokumente.

Es ist einfach, das gewünschte Dokument im Programm zu finden und die Geschichte der Arbeit damit zu verbessern. Darüber hinaus zeigt die Geschichte, wie viele Kreise das Dokument bereits im Umlauf hat, wer es in Arbeit genommen hat und wer noch nicht.

Sofortiger Erhalt von Informationen:

• wer hat das Dokument initiiert;
• wer stimmte zu;
• wer hat es im Moment;
• welche Kommentare wurden von wem zu dem Dokument abgegeben?
• ob dieses Dokument mit anderen Dokumenten in Beziehung steht und wie, mit der Möglichkeit zum Öffnen, einschließlich verwandter Dokumente;
• sehen Sie sich für einen Mitarbeiter, eine Dienstleistung, eine Abteilung oder das gesamte Unternehmen ein Bild der ausgeführten und nicht erfüllten Aufträge an.

Bequemer Umgang mit einer Vielzahl von Dokumenten:

• das System selbst generiert eine Liste der zu berücksichtigenden Dokumente.
• das System fordert Sie auf, für welche Dokumente Sie eine dringende Entscheidung treffen müssen.
• das System informiert über einen Zeitraum, der zu Ende geht.
• das System ermöglicht es, Ihre Arbeit zu delegieren und die rechtzeitige Ausführung einfach zu steuern.
• mit dem System können Sie den Arbeitsverlauf für jedes Dokument abrufen.
• mit dem System können Sie während seiner Abwesenheit Stellvertreter ernennen und sehen, wie der Stellvertreter gearbeitet hat.

Einfache Dokumentenverwaltung:

• erhöhung der Geschwindigkeit des Informationsaustauschs;
• erhöhung der Führungsdisziplin der Mitarbeiter;
• einhaltung der Fristen für die Ausführung von Verträgen;
• die Fähigkeit, die notwendigen Informationen zu erhalten, ohne schnell vom Arbeitsplatz aufzustehen.

Speicherstruktur

Die strukturierte Speicherung von Dokumenten des Olympus-Systems ist nicht nur eine Bibliothek mit eingeschränktem Zugriff auf Ordner, sondern eine individuelle "Wissensbasis" jedes Mitarbeiters. Das Prinzip zum Erstellen des Olympus-Repositorys basiert auf den Zugriffsrechten des Benutzers auf Abschnitte, Ordner, Dokumente und Dateien. Das System erstellt automatisch eine individuelle Archivstruktur für jeden Mitarbeiter. Der Benutzer sieht nur die Abschnitte und Dokumente, für die er Rechte hat.

Darüber hinaus hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, einen Teil der Struktur des Archivs, der Ordner und Dokumente in den persönlichen Speicher zu kopieren. Durch eine solche Möglichkeit kann der Benutzer die benötigten Informationen und Dokumente noch schneller abrufen.

Den Speicher füllen

Der Speicher im Olympus-System wird nach Abschluss des Arbeitszyklus mit dem Dokument automatisch mit Dokumenten gefüllt. Mit dieser Technologie können Sie akkumulieren erforderliche Dokumente in den entsprechenden Abschnitten, ohne speziell Zeit für diese Arbeit vorzusehen.

Wenn ein neues Dokument im Speicher angezeigt wird, benachrichtigt das System den Mitarbeiter, wenn er solche Benachrichtigungen abonniert hat.

Bequeme Arbeit mit Dokumenten

Der Olymp-Speicher zeichnet sich durch funktionale Dienste aus, die den Komfort der Arbeit mit Dokumenten bestimmen:

• Versionierung;
• Dokumente verknüpfen (zusätzlich storniert, ungültig gemacht);
• Auszug aus dem Archiv;
• Ausgabe des Originals;
• Speicherattribute (Inventarnummer, Speicher, Rack, Regal, Anzahl der Kopien).

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In der Regel liegt die Last für die Sicherstellung des "Papier" -Dokumentflusses und die Kontrolle der Ausführung von Aufträgen bei den Abteilungen der Organisation, die sich mit Büroarbeiten befassen: dem Büro, dem Fallmanagement sowie den Verantwortlichen für die Büroarbeit in strukturellen Abteilungen. Für sie ist das "Office" -Modul des elektronischen Dokumentenverwaltungs- und Interaktionsmanagementsystems DIRECTUM vorgesehen. Dieses Modul erleichtert die Ausführung von Routineoperationen zur Verarbeitung von Papierdokumenten gemäß den Anforderungen der staatlichen Bildungseinrichtung, auf der die traditionelle russische Technologie der Büroarbeit basiert:

• einheitliche Registrierung aller eingehenden und ausgehenden Korrespondenz sowie interner Dokumente unter Verwendung von Registrierungskontrollkarten (RCC);
• registrierung des Speicherorts eines Papierdokuments in jeder Phase seines Lebenszyklus: Prüfung durch das Management, Genehmigung des Dokumententwurfs, Ausführung usw.;
• kontrolle über die rechtzeitige Ausführung von Aufträgen, Beschlüssen und Anweisungen des Managements;
• abschreiben von Dokumenten an den Fall gemäß der Nomenklatur der in der Organisation angenommenen Fälle;
• schnelle Suche nach den notwendigen Informationen über den Zustand, die Verfügbarkeit und die Bewegung von Papierdokumenten;
• erhalten der erforderlichen Standardformulare und -journale sowie statistischer Berichte über den Workflow der Organisation.

Darüber hinaus können Sie mit dem Modul "Office" den Austausch zwischen verschiedenen Organisationen organisieren. Mit diesem Austausch ist es möglich zu verwenden elektronische Unterschrift (ES) und spezielle Mechanismen des Systems ermöglichen es Ihnen, die Zustellung von Dokumenten zu steuern. Die Austauschprinzipien basieren auf dem Branchenaustauschstandard elektronische Dokumente "Interaktion von Automatisierungssystemen dokumentationsunterstützung Management "von der Documents Managers Guild genehmigt.

Pflege der Nomenklatur von Fällen und Registrierungsjournalen

Mit dem flexiblen Nummerierungssystem können Sie einem Dokument in einem Abschnitt eine Nummer zuweisen elektronisches Journal Anmeldung. Für jedes Journal wird eine beliebige Methode zur automatischen Nummerierung von Dokumenten innerhalb des Journals festgelegt. Die Nummer kann den Abteilungscode, den Journalcode sowie andere erforderliche Details enthalten.

Wenn Sie Dokumente für die Übertragung in das Archiv für jeden Nomenklaturfall vorbereiten, können Sie den Umschlag des Falls sowie eine Bestandsaufnahme der Dokumente im Fall ausdrucken, wodurch sich die Zeit für die Vorbereitung der Dokumente für die Archivierung erheblich verkürzt.

Registrierung von Dokumenten

Zur Registrierung von Dokumenten im Modul "Büro" werden Registrierungs- und Kontrollkarten (RCC) verwendet, die alle Primärdaten enthalten (Korrespondent, Organisationseinheit, Vertreter der Organisation, Registrierungsdatum, Registrierungsnummer, Betreff usw.). zusammenfassung Dokument, Versandart usw.) sowie notwendige Informationen zum Status eines Papierdokuments der Organisation (Standort, Ausführungsstatus usw.) Für ausgehende Dokumente können Sie eine Mailingliste nach Organisation angeben.

Das System implementiert die Möglichkeit, Dokumente sowohl von Organisationen als auch von Bürgern zu registrieren.

Für Organisationen, die die dezentrale Registrierung von Dokumenten verwenden, verwendet das System Registrierungsorte - die Arbeitsplätze von Sekretären und Büropersonal. Jeder Registrierungsort kann von einer oder mehreren Abteilungen bedient werden. Durch Registrierungsorte ist es möglich, Zugriffsrechte auf Daten zu unterscheiden.

Wenn ein Dokument zwischen Abteilungen verschoben wird, kann an jedem Registrierungsort ein eigenes RKK gestartet werden. Somit erscheint eine Kette von RKK, entlang derer es möglich ist, die Bewegung eines Papierdokuments nicht nur zwischen Mitarbeitern innerhalb einer Abteilung, sondern auch zwischen Abteilungen zu verfolgen. Darüber hinaus wird über das RKK die Beziehung der registrierten Dokumente des Systems untereinander ausgeführt, z. B.: "In Reaktion auf", "In Ausführung" usw.

Das Registrierungsverfahren ist einfach und besteht darin, die erforderlichen Felder des RKK auszufüllen, während die Registrierungsnummer automatisch vergeben wird.

Bei der Registrierung direkt vom RKK aus ist es möglich, ein gescanntes (elektronisches) Dokument mit seiner automatischen Verbindung zum RKK in das Modul "Electronic Document Management" einzugeben. Für die sofortige Eingabe einer großen Anzahl von Dokumenten werden die Eingabedienste des Systems verwendet, die die Streaming-Eingabe von Dokumenten in das Modul ermöglichen. In Zukunft kann der RKK wie das eingegebene elektronische Dokument dank der im System integrierten Sleicht anhand des Barcodes auf dem Papieranalog des Dokuments gefunden werden.

Gemäß RKK-Daten werden Protokolle eingehender und ausgehender Dokumente gedruckt. Für ausgehende Dokumente können Sie automatisch einen Umschlagaufkleber erstellen und drucken.

Bewegung und Ausführung von Dokumenten

Nach der Registrierung durchläuft das eingehende Dokument die Phasen der Prüfung, Auflösung, Kontrolle und Ausführung des Dokuments. In diesem Fall kann die weitere Arbeit von Interpreten mit einem Dokument vollständig in ausgeführt werden in elektronischem Format... Dies reduziert den Zeitaufwand für die Darsteller erheblich und verhindert den versehentlichen Verlust des Originals.

Je nach Arbeitsstil des Managers wird das Dokument von ihm entweder in Papierform oder in elektronischer Form geprüft.

Auf der Grundlage des Beschlusses des Leiters kann das Dokument mit der Ernennung von Darstellern, Anweisungen und Fristen unter Kontrolle gebracht werden. Für Ausführende, die mit dem Business Process Management-Modul arbeiten, kann der Sekretär oder der Manager selbst schnell eine Aufgabe direkt aus dem ALAC erstellen. Wenn Sie mit Aufgaben arbeiten, können Sie die Funktionen des Systems zur Steuerung der Ausführung von Aufträgen optimal nutzen, z. B.: Aufzeichnen der vollständigen Korrespondenz über die Ausführung von Aufträgen; die Fähigkeit, zur Überarbeitung zu senden; flexible Konfiguration des Routings usw.

Anschließend können Sie gemäß den mit dem RKK verbundenen Aufgaben schnell den Arbeitsverlauf des Dokuments, das Genehmigungsverfahren und die Begründung für die Entscheidung neu erstellen.

Wenn das "Office" -Modul unabhängig verwendet wird, werden alle an die Ausführenden erteilten Anweisungen vom Sekretär in das RKK des Dokuments eingegeben, wonach ihre rechtzeitige Ausführung überwacht wird. In diesem Fall können Bestellungen für nicht automatisierte Benutzer ausgedruckt werden.

Bei der Arbeit mit elektronischen Dokumenten werden alle Dokumentenbewegungen durch Aufgaben ausgeführt, während der Speicherort des Papierdokuments jederzeit auf einer speziellen Registerkarte des RKK aufgezeichnet wird. Auf diese Weise können Sie über das RKK schnell ein Originaldokument aus Papier finden. Die Arbeit mit ausgehenden und internen Dokumenten basiert auf denselben Prinzipien.

Austausch elektronischer Dokumente zwischen Systemen

Mit Hilfe des Systems können Sie den Austausch offizieller, rechtlich bedeutender elektronischer Dokumente zwischen Organisationen organisieren. Der Austausch von Dokumenten basiert auf der Verwendung des Industriestandards für den Austausch elektronischer Dokumente "Interaktion von Automatisierungssystemen zur Unterstützung der Dokumentenverwaltung", der von der Guild of Managers of Documentation genehmigt wurde.

Der Austausch von Dokumenten kann sowohl zwischen struktureinheiten ein Unternehmen (Holding) und zwischen unabhängigen Partnerorganisationen. Gleichzeitig können die an der Börse beteiligten Parteien unterschiedliche elektronische Dokumentenverwaltungssysteme verwenden oder überhaupt nicht mit solchen Systemen arbeiten.

Wird der Austausch zwischen Abteilungen eines Unternehmens (Holding) durchgeführt, erfolgt die Arbeit mit Dokumenten in den Modulen "Electronic Document Management", "Business Process Management" und "Office". Wenn der Austausch zwischen Drittorganisationen durchgeführt wird, wird das elektronische Dokument aus dem System in eine Datei im ESD-Format exportiert. Die zweite Partei kann entweder ein ESD-Dokument in ihr elektronisches Dokumentenverwaltungssystem importieren (vorausgesetzt, dieses Format wird von diesem System unterstützt; das ESD-Format ist geöffnet) oder das kostenlose DIRECTUM OverDoc-Programm verwenden, um mit dem ESD-Dokument zu arbeiten. Mit DIRECTUM OverDoc können Sie ein Dokument, seine Attribute und alle elektronischen Signaturen anzeigen, mit denen das Dokument signiert wurde, einschließlich des Gültigkeitstokens.

Suche und Analyse von Informationen

Ab dem Zeitpunkt der Registrierung eines Dokuments im System finden Sie sowohl dessen Registrierungskarte als auch Informationen über den Speicherort und den Prozess der Dokumentenausführung sowie das elektronische Dokument selbst.

Das System sucht nach registrierungsnummern, Korrespondent, Verfasser der Entschließung sowie für alle Einzelheiten der RKK und deren willkürliche Kombination.

Darüber hinaus bietet das System spezielle Berichte, die die Effizienz der Benutzerarbeit erheblich steigern: Überprüfte Dokumente, überfällige Bestellungen, zurückzugebende Dokumente usw.

Webmodul "Office"

Das Webmodul "Office" soll die Arbeit mit offiziellen Papierdokumenten automatisieren, z. B. mit Verwaltungsdokumenten, eingehenden und ausgehenden Briefen, Bestellungen, Berichten und Memos. Erleichtert die Bearbeitung von Papierdokumenten.

Die Verarbeitung von Papierdokumenten erfolgt gemäß den Anforderungen der staatlichen Bildungseinrichtung, auf der die traditionelle russische Technologie der Büroarbeit basiert.

Das Webmodul "Office" zielt darauf ab, Probleme zu lösen:

• einheitliche Registrierung aller eingehenden und ausgehenden Korrespondenz sowie interner Dokumente unter Verwendung von Registrierungs- und Kontrollkarten;
• kontrolle über die rechtzeitige Ausführung von Aufträgen, Beschlüssen und Anweisungen des Managements;
• schnelle Suche die notwendigen Informationen über den Zustand, die Verfügbarkeit und die Bewegung von Papierdokumenten;
• erhalten der erforderlichen Standardformulare und -journale sowie statistischer Berichte über den Workflow der Organisation.

Grundlage des Webmoduls "Office" sind die Nachschlagewerke "Registrierungs- und Kontrollkarten", "Anweisungen für RKK", "Fallnomenklatur".

Vorteile der Integration des Moduls "Stationery" in andere Module des Systems

So dank des Zusammenspiels der Module "Electronic Document Management", "Business Process Management" und "Office" innerhalb einheitliches System Eine Steigerung der Effizienz der Organisation wird unter vollständiger Einhaltung der nationalen Traditionen und Büroarbeitsstandards sichergestellt. Alle von jedem Modul bereitgestellten Mechanismen können in verschiedenen Kombinationen von "Papier" - und "elektronischen" Phasen der Arbeit mit Dokumenten verwendet werden. Gleichzeitig fügt sich die traditionelle "Papier" -Büroarbeit harmonisch in den elektronischen Dokumentenfluss einer Organisation mit entwickelten horizontalen Verknüpfungen ein.