Esinemisdistsipliin relvajõududes Venemaa Föderatsioon- kogu Vene Föderatsiooni relvajõudude sõjaväelaste ja tsiviilpersonali poolt Vene Föderatsiooni kaitseministeeriumi ja Vene Föderatsiooni relvajõudude peastaabi õigusaktide nõuete ning korralduste täitmine, korraldused, juhised, ülemate ja ülemuste juhised konkreetsetes küsimustes.

Täidesaatev distsipliin hõlmab kontrolli ülemate (ülemate) korralduste täitmise ja ametlike dokumentide täitmise üle.

Kontroll ametlike dokumentide täitmise üle on meetmete kogum, mis on suunatud dokumentides antud juhiste kvaliteetsele ja õigeaegsele täitmisele.

Ametlike dokumentide täitmise kontroll hõlmab dokumentide vormistamise seisu ja tulemuste kohta teabe kogumist ja kokkuvõtmist, selle teabe edastamist asjaomastele ametnikele, kellele korraldus anti, vajalike meetmete rakendamist dokumentide õigeaegseks ja kvaliteetseks täitmiseks. ning vajadusel distsiplinaarkaristuse rakendamine isikute suhtes, kes on süüdi dokumentide mitteõigeaegses ja ebakvaliteetses vormistamises.

Ametlike dokumentide täitmise üle kontrolli teostades on sõjaväe juhtimisorgani ülem (ülem) kohustatud:

Korraldada ennetav kontroll ametlike dokumentide täitmise üle alluvates sõjaväelistes juhtimisorganites, sealhulgas määrata kindlaks hoiatustaotluste (kontrollkaartide) õigeaegse täitmise kontrollivahendid ja meetodid, et saada ja analüüsida vaheteavet korralduse täitmiseks võetud meetmete kohta. tellimus, teostada kontrollkontrolle korralduse täitmise edenemise kohta jne. Sündmused;

Määrab ametisse ametnikud, kes vastutavad ametlike dokumentide täitmise järelevalve eest alluvates sõjaväe juhtimis- ja kontrollorganites;

Tagada teabe esitamine ametlike dokumentide vormistamise seisu ja tulemuste kohta kõrgemalseisvale järelevalveasutusele;

Kõrgemalt järelevalveasutuselt teatise saamisel mittevastavuse kohta fikseeritud aeg või dokumentide ebapiisav läbitöötamine, rakendama rangeid meetmeid täidesaatva distsipliini rikkujate vastu, mis tuleks märkida korralduse andnud ülemale (ülemale) esitatavates aruannetes.

Otsene töö ametlike dokumentide täitmise järelevalvega on usaldatud isikutele, kes on ametisse määratud sõjaväe juhtimis- ja kontrolliorganite vastavate ülemate (pealike) korraldustega.

Ametnik, kes kontrollib otseselt ametlike dokumentide täitmist, on kohustatud:

Omama kogu vajalikku teavet kontrollitud dokumentide kohta;

Hiljemalt 3 päeva (dokumentide puhul, millel on märge "kiiresti" - kohe) pärast korralduse saamist esitage kõrgemale järelevalveasutusele andmed täitja kohta (amet, sõjaväeline auaste, perekonnanimi, eesnimi, isanimi, kontori telefoninumber);

Teostada pidevat järelevalvet ametlike dokumentide täitmise üle ning saada perioodiliselt, olenevalt dokumentide tähtsusest ja kiireloomulisusest, jooksvat teavet nende täitmise edenemise kohta;

Mitte vähem kui 7 päeva (kiireloomuliste puhul - 1 päev, "viivitamata" dokumentide puhul - 3 päeva) enne täitmisperioodi lõppu ja taotluse saamisel - esitage viivitamata väejuhatuse vastavale järelevalveasutusele teave iga kontrollitava dokumendi täitmise seisu kohta;

Juhul, kui kontrollitava dokumendi täitmise edenemine ei taga ametliku dokumendi õigeaegset täitmist, võtta kasutusele kõik vajalikud meetmed selle õigeaegse täitmise tagamiseks. Kui võetud meetmed ei anna soovitud tulemusi, peaksite sellest teavitama kõrgemat asutust ja järgima selle soovitusi;

Analüüsige perioodiliselt dokumentide täitmise seisu, mille tulemustest teatatakse asjaomastele ülematele (ülemustele);

Töötada välja meetmed kontrolli tugevdamiseks ametlike dokumentide täitmise üle ja teha ülematele (pealikele) ettepanekuid selle töö parandamiseks.

Ametlike dokumentide vormistamise kontrolli seisukorda kontrollivad kaks korda aastas (1. jaanuari ja 1. juuli seisuga) spetsiaalselt selleks määratud komisjonid. Kontrollide tulemused kajastuvad aruannetes.

Kontrollimisele kuuluvad ametlikud dokumendid registreeritakse ametlike dokumentide täitmise jälgimiseks ajakirjas (kaardil) või kantakse personaalarvutite (PC-de) mällu, kus peab kajastuma: kuupäev, registreerimisnumbrid, dokumendi kokkuvõte, juhised alates ametnikud, täitmise tähtaeg, esineja perekonnanimi, sooritusmärk ja muud vajalikud andmed.

Ametlik dokument loetakse täidetuks ja kontrolli alt eemaldatuks, kui:

Kõik selleks antud juhised on täidetud;

Esialgse ülesande saanud ametniku esitatud dokumentide läbivaatamise tulemused ei nõua korduvaid aruandeid ning kõik tema poolt allkirjastatud dokumendid saadeti adressaatidele;

Täitmise tulemustest teatati kõrgemale järelevalveasutusele, kust saadi kinnitus, et see dokument on kontrolli alt eemaldatud.

Kõik ametlikud dokumendid tuleb vormistada ettenähtud tähtaja jooksul. Kui korralduses või dokumendis endas ei ole ametliku dokumendi täitmise tähtaega märgitud, tuleb dokument vormistada mitte rohkem kui kuu ja dokumendid, millel on märge "kiireloomuline" - mitte rohkem kui 3 päeva. Juhised, mis sisaldavad tekstis käsku “viivitamatult”, täidetakse 10 päeva jooksul.

Täitmise tähtaega arvestatakse kalendripäevades alates kuupäevast, mil kõrgemalseisev ametnik on allkirjastanud esialgse korralduse. Vastavalt ametlikele dokumentidele, mis sisaldavad Vene Föderatsiooni Föderaalse Assamblee Riigiduuma saadiku kaebust, on täitmise tähtaeg 30 päeva, asetäitja taotlus 30 päeva, parlamendi taotlus on 15 päeva alates nende esmase registreerimise kuupäevast. sõjaväe juhtkonnaga.

Kui korralduse täitmise tähtaega on vaja pikendada hiljemalt 3 päeva (kiireloomuliste dokumentide puhul - 1 päev) enne täitmistähtaja möödumist, esitatakse korralduse andnud ametnikule aruanne koos põhjendatud taotlusega pikendada. täitmistähtaeg koos viivituse põhjuste, võetud abinõude ja korralduse täitmiseks (läbivaatamiseks) vajaliku tähtaja kohustusliku äranäitamisega. Tähtaja pikendamise sooviga aruande võib esitada ilma korralduses kaastäitjatena märgitud ametiisikute nõusolekuta.

Kui ametliku dokumendi täitmise juhend antakse mitmele ametnikule, siis märgitakse dokumendi kui terviku täitmise eest vastutav ametnik.

Kui korralduses vastutavat isikut ei ole märgitud, siis vastutab dokumendi kui terviku täitmise eest korralduses esimesena märgitud ametnik, kes on kohustatud ettenähtud aja jooksul korraldama dokumendi täitmise ja ametnikega kooskõlastamise. korralduses märgitud ja vajadusel koos teiste ametnikega.

Kaastäitjad peavad esitama kõik vajalikud materjalid, need koostatud dokumentide eelnõudega nõustumisel viseerima ning lahkarvamuse korral tegema põhjendatud järelduse. Korralduste õigeaegse ja kvaliteetse täitmise eest vastutavad kaastäitjad koos dokumendi vastutava täitjaga.

Kehtestatud nõuetele mittevastavad ametlikud dokumendid, mis ei sisalda vastuseid kõikidele juhendis esitatud küsimustele, ei ole kokku lepitud vajalike ametnikega, ei ole läbinud ettenähtud korras seaduslikku kontrolli või on esitatud tähtaegu rikkudes. viivituse põhjuseid ja rikkujate suhtes rakendatavaid abinõusid märkimata tagastatakse läbivaatamiseks ja uuesti esitamiseks või teatatakse koos korralduse eelnõudega kurjategijate karistamiseks.

Kehtestatud nõuetele mittevastavate ametlike dokumentide tagastamine ei ole mõjuv põhjus täitmistähtaja viivitamiseks.

Kui küsida ettevõtete esindajatelt, kes otsustavad EDMS-i osta, mida nad süsteemilt ootavad, kuuleme tõenäoliselt, et abi ettevõtte äriprotsesside korraldamisel on nende jaoks väga oluline. EDMS-i turg pakub palju lahendusi ning lisaks ettevõttesisese suhtluse tõhustamisele on süsteem abiks ka kontori, lepinguosakonna ja müügiosakonna töös.

Kui tõhusalt on aga lahendatud algne protsessikontrolli puudumise probleem?

Reeglina on protsessid üles ehitatud dokumentide kinnitamiseks ja tellimuste täitmiseks. Kontrollimiseks kasutatakse erinevaid aruandeid, näiteks tähtaja ületanud tellimuste protsent kuupäeva seisuga. Selline statistika võib olla kasulik, kuid see ei näita alati dünaamikat, mis on oluline, et mõista, kas olukord läheb paremaks või halvemaks. Alati ei ole võimalik teha süvaanalüüsi üldistest näitajatest kuni konkreetsete inimeste ja nende ülesanneteni.

Sellepärast oluline tegur süsteemi edukas kasutamine võib olla tööriist, mille abil saate muuta kõik protsessid ettevõttes läbipaistvamaks ja anda juhile otsuste tegemiseks võimalikult täielikku teavet.

Püüame ette kujutada, milline võiks välja näha selline tööriist töötajate töötulemuste interaktiivseks analüüsiks süsteemis.

Kokkuvõtlik pilt

Keskendume protsessi teostamise jälgimisele ja tõstame esile mitmed universaalsed näitajad:

● Tulemuslikkuse distsipliin on üks lihtsamaid, kuid samas kasulikke mõõdikuid. See näitab, kui õigeaegselt täidab töötaja talle pandud ülesanded.

● Töötajate töökoormus on kasulik, kui otsite kitsaskohti, st liiga paljudesse protsessidesse kaasatud töötajaid. Samas on oluline aru saada, kas töötaja jõuab kõigega õigeks ajaks valmis saada.

● Erinevate protsesside õigeaegne täitmine (juhised, dokumentide kinnitamine) võib anda teavet süsteemsete probleemide olemasolu kohta nende täitmisel. Näiteks ei pruugi mõned protsessid olla optimaalsed või võivad töötajad pidada mõnda tööd madala prioriteediks.

● Kasuks tuleb ka ülesannete arvu üldine dünaamika. Rakendusetapis võimaldab see hinnata, kui intensiivselt töötajad süsteemi kasutavad, ja teha kindlaks suundumused ülesannete õigeaegsel täitmisel. See võib olla hea näitaja erinevate organisatsiooniliste meetmete juurutamisel.

Kui need näitajad üheks kokkuvõtlikuks pildiks liita, saame näite töötajate tööd analüüsiva tööriista avalehest süsteemis.

Näidikud kuvatakse graafiliste diagrammide abil:

● "Sooritusdistsipliin" väärtusega 0 kuni 100%. Näeme kohe üldpilti ettevõtte kui terviku kohta.

● “Protsessid tähtaegade rikkumistega” vormil sektordiagramm, mille aktsiateks on erinevad protsessid. Tuvastame kiiresti “probleemsed” protsessitüübid.

● “Suure töökoormusega töötajad” kahe tulba kujul kummagi kohta: roheline on ülesannete arv tähtaega ületamata, punane on hilinenud tööülesannete arv. Tuvastame kiiresti kitsaskohaks olevad töötajad: tööülesannete arv on suur, kombineerituna suure hulga “punastega”.

● "Ülesannetega töö dünaamika" kuvatakse graafikuna, millel on kaks rida: aktiivsete ülesannete koguarv iga kuupäeva kohta ja tähtaja rikkumistega ülesannete arv (punane). Üldist dünaamikat näeme kohe punasel joonel: olukord on stabiilne, paraneb või halveneb.

Selles vaates saame hinnata töötajate üldist tööseisundit süsteemis, aga mis siis, kui tahame iga näitajat üksikasjalikult käsitleda?

Mugav lahendus oleks interaktiivsuse lisamine: avalehel indikaatori väärtuse valimisel saame minna lehele, millel on laiendatud andmed. Näiteks valides konkreetse suure töökoormusega töötaja, minge lehele, kus on näha, mis sellise töökoormuse põhjustas.

Vaatleme iga sellist lehte eraldi.

Tulemuslikkuse distsipliini analüüs

Tulemuslikkuse distsipliin peegeldab õigeaegselt täidetud ülesannete protsenti.

● Või ei kasutata süsteemi üldse.

● Või töötavad töötajad ebaefektiivselt.

● Või on ülesannete tähtajad ilmselgelt ebareaalsed.

Kui viimase kuu sooritusdistsipliin ei ületanud 50%, siis võime kahtlemata anda halva hinnangu. Kuidas aga mõista, kust see väärtus tuli ja kas on positiivseid või negatiivseid suundumusi? Seetõttu nõuab distsipliini täitmine selle üksikasjalikkust.

Kokkuvõtvalt pildilt, valides indikaatori “Juhtiv distsipliin”, läheme selle üksikasjaliku analüüsiga lehele.

Siin näeme näitaja protsenti töötajate lõikes. Organisatsiooniliste meetmete kallal tulemusdistsipliini tõstmiseks on kõige parem alustada nende töötajatega, kelle tulemusdistsipliin on minimaalne.

Valitud töötaja kohta saate vaadata:

● Milliseid konkreetseid ülesandeid töötaja õigeaegselt ei täitnud ja kui kaua ta viivis, määrake nende hilinemise põhjused.

● Hinda indikaatori dünaamikat.

Kui sooritusdistsipliini näitaja on püsivalt kõrge, siis on kõik hästi.

Kui varem võeti organisatsioonilisi meetmeid tulemusdistsipliini parandamiseks, siis peaks näitaja väärtus tõusma

Indikaatori väärtuse langus näitab, et võetud meetmed olid ebatõhusad

● Lihtne unustamine. Kui töötaja töötab süsteemis harva, on lihtne unustada sissetulevaid ülesandeid kontrollida.

● Arusaamatus, miks ülesandeid täita. Töö saab juba tehtud, mis vahet sellel on, millal ülesanne on täidetud.

● Teadmatus tõsiasjast, et ülesannete täitmine on tööde ahel, ja ülesande enneaegne täitmata jätmine võib häirida kogu protsessi tähtaegu.

Sellistel juhtudel on vaja esinejatele edastada teavet selle kohta, kuidas ja miks nad peavad süsteemis töötama.

Töötajate töökoormuse analüüs

Kokkuvõtlikul pildil näeme hõivatumaid töötajaid, saadud tööülesannete arvu ja hilinenud tööülesannete osakaalu. Roheline aktsia näitab ülesannete arvu ilma tähtaega ületamata, punane jagamine näitab hilinenud ülesannete arvu.

Et mõista, milliseid konkreetseid ülesandeid ta õigeaegselt ei täitnud, läheme lehele, kus kirjeldatakse tema ülesandeid protsesside kaupa.

Siin näeme:

● Mis tüüpi protsessid moodustavad töötaja töökoormuse?

● Milliseid ülesandeid ei suuda töötaja õigeaegselt täita?

● Milline on talle laekuvate ülesannete arvu dünaamika ja hilinenud ülesannete osakaal nende hulgas. Kui on kasutusele võetud meetmed töötaja töökoormuse vähendamiseks, siis peaks tähtaja ületanud töötajate koguarv ja arv vähenema, vastasel juhul olid meetmed ebaefektiivsed.

Praktikas on sageli EDMS-i kitsaskohtadeks juhid, kes kinnitavad ja allkirjastavad dokumente dokumentide kinnitamise ajal, samuti ametnikud. Juhtide hulgas võib sissetulevate ülesannete suure voo põhjuseks olla mikrojuhtimine – kõigi ettevõtte protsesside sulgemine.

Kuid võimalik on olukord, kus töötaja töökoormus järk-järgult suureneb ja toob kaasa ülekoormuse. Siis ei tule ta lihtsalt füüsiliselt oma töömahuga toime.

Siin on võimalikud kahte tüüpi meetmed:

● Operatiivne: andke keegi talle appi, andke osa töödest üle teistele esinejatele.

● Strateegiline: vaadake üle ja optimeerige ettevõtte protsessid.

Protsessi analüüs

Kokkuvõtlike andmete avalehel näeme protsesside tüüpe, mille hulgas tähtaegade rikkumisi esineb kõige sagedamini.

Et näha, millised konkreetsed ülesanded nendes protsessides selle olukorrani viisid, avame laiendatud teabega lehe.

Lehel näeme:

● Millised konkreetsed ülesanded valitud protsessis olid hilinenud ja kes oli täitja.

● Milline on dünaamika: kas olukord muutub, mis suunas.

Tavaline olukord pikemas perspektiivis on protsessimahtude minimaalsed stabiilsed väärtused tähtaegade rikkumisega.

Ajakava analüüs koos ülesannete dünaamikaga võimaldab teil näha probleemseid olukordi:

Alustatud protsesside arv süsteemis väheneb.

See võib olla signaal, et töötajad lõpetavad süsteemi kasutamise.

Töötajad ei täida ülesandeid õigeaegselt.

See kuvatakse graafikul protsesside punase joonena, mille tähtaegade rikkumised lähenevad protsesside koguarvu joonele.

See võib tähendada järgmist:

● Töötajad ei tule oma kohustustega toime.

● Ülesannete tähtajad on liiga optimistlikud.

● Töötajad lõpetavad süsteemi kasutamise ja ülesanded jäävad lõpetamata.

Olles aru saanud, millised probleemid on olemas, saate leida nende põhjused, sest protsessid ei ole alati optimaalsed:

● Protsessi sees võib olla veel mitmest etapist koosnev peidetud alamprotsess. Näiteks kui kinnitaja peab iseseisvalt kellegi teisega dokumendi kokku leppima ja seda ainult 1 päevaks.

● Järjestikulise kinnitamise asemel võib kasutada samaaegset paralleelset kinnitamist, kuid sel juhul ootab üks kinnitaja ikkagi teise otsust. Näiteks, Peainsener võib oodata, kuni advokaat dokumendi läbi vaatab, rikkudes sellega oma ülesande tähtaegu.

● Funktsioonid võivad olla määratud valele inimesele. Näiteks lepingu kaaskirja koostab ametnik. Ta on sunnitud minema lepingulise osakonna töötaja juurde ja uurima, mida on vaja kirjutada. Sellises olukorras oleks parem, kui saatedokumendid koostaks lepingulise osakonna töötaja.

Järelduse asemel

Vaatasime näidet, milline võiks olla tööriist töötajate töötulemuste interaktiivseks analüüsiks süsteemis. Tulemusdistsipliin aitab meil mõista üldist “temperatuuri” ülesannete õigeaegse täitmise osas, kõige hõivatumate töötajate nimekiri lihtsustab kitsaskohtade leidmist ning graafikus mitteolevate protsesside kuvamine võimaldab meil neid protsesse optimeerida.

Süsteemid elektrooniline dokumendihaldus Nad salvestavad tohutul hulgal teavet, kuid reeglina on suurem osa sellest peidetud. Peidetud andmete visualiseerimine avab uusi võimalusi ja võimaldab süsteemil saavutada kõrget kvaliteeti uus tase protsessi kontroll.

Analüüsipraktikaid saad arendada teistes ainevaldkondades: müük, projektijuhtimine, kontoritöö. Lõppude lõpuks, olenemata sellest, millise valdkonna me valime, on alati olemas näitajad, mis peegeldavad selle tegelikku seisu. Kuidas seda kasutajale esitada, on EDMS-i ja nende pakutavate visualiseerimisvahendite ülesanne.

Kuidas seda tööriista DirectumRX-is rakendatakse

Veebruar on aeg teha kokkuvõte möödunud aasta jooksul tehtud ülesannetest. Esile tõusevad ülesannete täitmise jälgimise ja sooritusdistsipliini küsimused. Miks on kontrolli vaja ja kuidas seda aastaringselt läbi viia, selgitame artiklis.

MIKS VEEBRUARIS ANALÜÜSItakse JUHTDISTSIPLIINI

Viimase aasta ülesannete täitmist organisatsioonis saab analüüsida mitte varem kui veebruaris. Aasta tulemusdistsipliini tunnistus organisatsioonis koostatakse veebruari esimestel päevadel kahel põhjusel :

1. Enamikul dokumendiülesannetest on tüüpiline tähtaeg 30 kalendripäeva. Kui ülesanne on antud 30. detsembril, siis tuleb see täita enne 30. jaanuari kaasa arvatud. 2018. aastal oli viimane tööpäev 29. detsember (tüüpiline dokumentide ülesannete täitmise tähtaeg 29. jaanuar 2019). 2019. aastal on 30. ja 31. detsember juba tööpäevad, mistõttu nihkuvad ülesannete täitmise tähtajad jaanuari viimastele päevadele.
2. Ei saa mitte arvestada inimteguriga ja väga levinud harjumusega asju viimasele minutile lükata. On ebatõenäoline, et esinejate hulgas pole kedagi, kes saadaks oma aruanded 29. jaanuaril, kuigi tal oli selleks terve kuu aega.

Seega, kui ülesande täitmise tähtaeg on 29. jaanuar, siis tuleb oodata selle päevani. Kui ka 30. jaanuaril pole täitmisaruannet, siis alles siis saab ülesande lugeda täitmata.

MIS ON ÜLESANNETE TÄITMISE KONTROLL JA TÄITMISDISTSIPLIIN

Iga päev seab juht oma alluvatele ülesandeid. Loomulikult peavad need olema täidetud. Kuid see ei lähe alati nii. Seetõttu on olemas ülesannete täitmise jälgimine.

Ekstraheerimine
GOST R 7.0.8-2013 “Teabe, raamatukogu ja kirjastamise standardite süsteem. Arvepidamine ja arhiveerimine. Tingimused ja määratlused"

88. kontroll dokumentide täitmise üle: Toimingute kogum, mis tagab dokumentide õigeaegse täitmise.

Dokumentide täitmise jälgimise eest vastutav töötaja on alati olukorrast teadlik sooritusdistsipliin organisatsioonis - määratud ülesannete arvu ja lõpetatud ülesannete arvu suhe. Ideaalis peaks tasakaal olema 1:1.

Kontroll korralduste täitmise üle ei eksisteeri iseenesest. See on juhtimistööriist ja organisatsiooni motivatsioonisüsteemi alus. Tuginedes teadmistele, kes ja kuidas töötasid aruandeperioodil, jagatakse selle perioodi lisatasusid ja lisatasusid. Nii näiteks koostame veebruaris aastapreemiate jagamiseks eelmise aasta tulemusdistsipliini aruande. Kui "pluss" motivatsioonisüsteemi pole, on sooritusdistsipliini kontrollimisel vähem meeldiv eesmärk - jagada karistusi ülesannete täitmata jätmise eest ( distsiplinaarkaristus, kindlustusmakseid ei maksta täielikult). Kui karistusi ei määrata, kaotab kontroll mõtte. Näiteks on direktor teadlik, et 10-st tema juhistest on täidetud vaid pooled, aga mis siis, kui meetmeid ei võeta?

KES JUHTIB

Dokumentide täitmise järelevalve eest vastutav isik määratakse tavaliselt büroohaldusteenistuse töötajate hulgast. Näiteks teenistuse juht või üks selle töötajatest, väikestes organisatsioonides - juhiabi.

Põhitegevuse korraldusega määratakse vastutav isik (näide 1), ametijuhendisse tehakse vastavad täiendused (näide 2).

MIS ON JUHENDATUD

Kui organisatsioon kasutab elektroonilist dokumendihaldussüsteemi (SED), siis langevad kõik selles määratud ülesanded automaatselt kontrolli alla. Päeva- ja aastasertifikaadid genereeritakse samuti automaatselt (üksikasjalikult). Kontrolli eest vastutav isik jääb aruande genereerima ja selle programmist maha laadima.

EDS-i puudumisel on valikud:

• organisatsioon saab kontrollida kõiki ülesandeid. Ühest küljest lihtsustab see protsessi: te ei pea iga ülesande kohta otsustama, kas kontrollida selle täitmist või mitte. Seevastu töömaht suureneb oluliselt. Mida EDMS teeb automaatselt, seda on vastutav isik sunnitud tegema käsitsi;
• Organisatsioon määrab ülesanded, mis on kontrolli all. Koostatakse vastajatest nimekiri, millest jälgitakse kirjade täitmist; sise- ja väliskirjavahetuse teemad; dokumentide tüübid. Nimekiri on fikseeritud kontoritöö juhendis (näide 3). Pöörake tähelepanu näite 3 punktile 5.8.27: see annab organisatsioonile õiguse viia mis tahes korraldus kontrolli alla, kui direktor seda vajalikuks peab.

ÜLESANNETE LIIGID, MILLE TÄITMIST KONTROLLITAKSE

Kirjutatud

Enamik selliseid tellimusi. Need on jagatud tüüpideks vastavalt dokumendi tüübile:

• ülesanded sissetulevate kirjade jaoks;
• sisemise kirjavahetuse ülesanded (kontori memod, memod);
• ülesanded vastavalt põhitegevuse tellimustele;
• ülesanded koosolekute protokollide alusel;
• ülesanded dokumentide eelnõude kooskõlastamiseks.

Sissetulevad e-posti ülesanded ja sisemine kirjavahetus on sätestatud resolutsioonis. Need on dokumendi rekvisiidid, mis peavad sisaldama perekonnanime, täitja(te) initsiaale, dokumendi juhendit, vajadusel täitmise tähtaega, otsuse väljaandja allkirja, otsuse tegemise kuupäeva.

Juhid ei pruugi näidata ülesande sisu, tähtaega ega isegi täitja nime (olenevalt olukorrast). Sekretär, kes määrab ülesande täitmiseks, peab mõistma, et:

• kui direktor ei ole tähtaega märkinud, siis kasutatakse bürookorraldusjuhendis kehtestatud tüüptähtaega;
• kui direktor ei näidanud ülesande sisu, siis on kiri (märkus) standardne ja täitja peab ise aru saama, mida teha;
• kui direktor pole täitjat märkinud, siis on kiri (märkus) standardne ja sekretär peab ise aru saama, kellele ülesanne saata ning täitja peab aru saama, et see küsimus kuulub tema tööülesannete raamidesse.

Viimane võimalus on väljaspool normi, kuid on tavaline.

Käskudes ja protokollides tellimus, tähtaeg ja täitja on märgitud dokumendi tekstis (näited vastavalt 4, 5).

Dokumentide eelnõude kooskõlastamise ülesanded erinevad teostuse poolest. Need ei nõua korraldustes ega protokollides resolutsioone ega hääldust. Iga dokumendiliigi kooskõlastajate koosseis on fikseeritud bürootöö juhendis, lepingulise töö eeskirjades jne. Kui ametnik Kui laekub dokumendi kavand märgistusega “Kinnitamiseks”, siis peab ta LNA nõudeid täites selle ülesande täitma ilma lisajuhisteta.

Suuline

Paljud juhid kontrollivad sekretäri abiga oma suulisi juhiseid. See on keerulisem kui kirjalike ülesannete kontrollimine:

• suuline juhendamine peab olema “tabatud” ja ülesandes õigesti sõnastatud;
• suulisel korraldusel ei ole standardseid täitmise tähtaegu;
• Suulise tellimuse täitmise kohta võib esineja ettekande anda ka suuliselt, isiklikul kohtumisel direktoriga või telefoni teel, kuid ei räägi sellest sekretärile.

Tagamaks, et suuliste juhiste täitmise jälgimisel ei tekiks probleeme, saab sekretär:

• leppima direktoriga kokku, et suulise korralduse kontrolli alla võtmisel teavitab direktor sellest sekretäri, märkides nii täitja kui ka tähtaja;
• teha direktorile ettepanek muuta suuline juhend kirjalikuks: koostada põhitegevuse korraldus või koosoleku lühike protokoll. Siis muutub suuline juhendamine tavaliseks dokumendiülesandeks, mida on palju lihtsam kontrollida;
• kui korraldus jääb siiski suuliseks, tuletab sekretär täitjale meelde vajadust esitada täitmise aruanne mitte ainult direktorile, vaid ka kontrolörile - sekretärile.

Ülesande andmisest teavitab sekretär täitjat kas EDMS-i või poolt e-mail st igal juhul esitatakse tööülesanne kirjalikult ja fikseeritakse selle töövõtjale saatmise kuupäev.

ÜLESANDE TÄITMISE TÄHTAJAD

Igat tüüpi ülesannete täitmise tähtajad tuleb kindlaks määrata organisatsiooni kontorijuhtimise juhistes. Tähtaegade allikaks võib olla Näidisjuhised kontoritöö kohta sisse valitsusorganisatsioonid(punktid 4.6, 6.6), samuti valdkonna eeskirjad.

Erilist tähelepanu tuleks pöörata tähtaegadele kodanike pöördumised. Siin kehtib 2. mai 2006. aasta föderaalseadus nr 59-FZ "Vene Föderatsiooni kodanike kaebuste läbivaatamise korra kohta" (muudetud 27. detsembril 2018; edaspidi föderaalseadus nr 59-FZ) . Tsiteerime kahte tema artiklit:

Ekstraheerimine
alates Föderaalseadus nr 59-FZ

2. Kirjalik kaebus kuulub kohustuslikule registreerimisele kolme päeva jooksul alates kättesaamisest V riigiasutus, kohaliku omavalitsuse organ või ametnik.

Ekstraheerimine

föderaalseadusest nr 59-FZ

Artikkel 12. Kirjaliku kaebuse läbivaatamise tähtajad

1. Riigiorganile, kohaliku omavalitsuse organile või ametiisikule vastavalt pädevusele saabunud kirjalik kaebus vaadatakse läbi 30 päeva jooksul kirjaliku kaebuse registreerimise päevast arvates...

Seadusandja andis organisatsioonidele kodanike taotluste täitmiseks kolm lisapäeva võrreldes kirjadega, mis saadi organisatsioonidelt, mis on registreeritud vastuvõtmise päeval. Kas seda kasutada, määrab organisatsioon ise ja fikseerib otsuse büroojuhtimise juhendis (näide 6).

JUHTIMISE ALGORITM

Skeemil on toodud korralduste täitmise jälgimise algoritm.

Nagu saime teada, toimub kontrolliprotsess ise, olenemata sellest, kas tellimus on suuline või kirjalik, tingimata "kirjalikult". Vaatame, mida täpselt peab sekretär igas tabeli etapis fikseerima.

SERTIFIKAAT JUHTDISTSIPLIINI KOHTA

Juhi ülesannete täitmise pideva jälgimise tulemuseks on tulemusdistsipliini tunnistused. Vastavalt juhtkonna otsusele võivad sertifikaadid olla erineva sagedusega: päevast kuni aastani. Põhimõte on lihtne: kui organisatsioon kasutab igakuiseid tulemustasusid, siis koostatakse igakuiselt tõend; Kui preemiad on kord kvartalis, siis sertifikaat on kord kvartalis. Saate koostada aruandeid sagedamini, et tuvastada õigeaegselt lõpetamata ülesanded. Majandusaasta aruanne koostatakse igal juhul: iga juht soovib teada, kui palju talle aasta jooksul pandud ülesandeid täideti (näide 7).

Sertifikaadi vorm töötatakse välja ka organisatsiooni tasandil ja fikseeritakse büroo juhtimisjuhendis.

KOKKUVÕTE

1. Korralduste täitmise jälgimine ja tulemusdistsipliini jälgimine on juhtkonna funktsioonid. Need on organisatsiooni motivatsioonipoliitika aluseks.
2. Tellimuste täitmist jälgib spetsiaalselt määratud töötaja. Samuti annab ta juhtkonnale teatud sagedusega teavet tulemuslikkuse distsipliini olukorra kohta.
3. Jälgitakse nii dokumentidel põhinevaid ülesandeid kui ka juhi suulisi juhiseid. Nende igaühe tulemuste põhjal peab töövõtja esitama informatiivse aruande.

Punkt 5.28 GOST R 7.0.97-2016 „Teabe, raamatukogu ja kirjastamise standardite süsteem. Organisatsiooniline ja haldusdokumentatsioon. Nõuded dokumentide vormistamisele" (kinnitatud Rosstandarti 8. detsembri 2016. aasta korraldusega nr 2004-st).

Üks oluline tingimus, mis tagab organisatsiooni tulemusliku töö, on tulemusdistsipliin. Seetõttu on töötajad samavõrd huvitatud kui õppeaine juhtkond tulemusdistsipliini näitaja määramisest ja selle edasisest parandamisest.

Esitusdistsipliin – kontseptsioon

See termin kajastub töötaja ja tema tööandja vahelises suhtluses. Täitevdistsipliin on näitaja, mis näitab esimese vastutust ülemuste otseste korralduste või tema individuaalsete juhiste täitmise eest. Põhimõtteliselt, mida paremini töötaja oma ülemusele kuuletub, seda kõrgem on tulemuslikkuse distsipliin.

Tulemusdistsipliinil on organisatsioonis väga oluline roll, kuna sellest sõltub subjekti meeskonna töö sidusus ja toimimise efektiivsus. Juhtimisdistsipliini tähtsus on ettevõttes sama nii juhtimishierarhia alg- kui ka kõrgemal tasemel.

Hierarhia enda ettevõttes kehtestab kollektiiv tööleping või töö kirjeldus, väljastatakse igale ettevõtte töötajale. Piisab nende dokumentide vaatamisest, et aru saada, kes kellele kuuletuma peaks.

Mõistet “täitevdistsipliin” saab rakendada nii konkreetse töötaja kui ka organisatsiooni kui terviku kohta. Tasub selgelt mõista, et organisatsiooni distsipliin sõltub töötajate distsipliinist. Samal ajal on organisatsioon huvitatud iga töötaja tulemusdistsipliinist ja iga töötaja on isiklikult huvitatud tema tulemusdistsipliinist.

Juhtimisdistsipliini mõju ettevõtte efektiivsusele

Mis tahes organisatsiooni struktuur sisaldab eraldi struktuuriüksusi, sektsioone, töökodasid, millest igaühel on oma funktsioonid ja ülesanded. Samas on igas osakonnas töötajad, kellel on ka teatud funktsioonid. Mida paremini nad oma ülesannetega toime tulevad, mida kohusetundlikumalt nad tööle lähenevad ja juhiseid järgivad, seda kõrgem on tulemusdistsipliin ja seega ka kogu ettevõtte efektiivsus.

Selle näitajaga saab mõõta, kui tõhusalt täidavad tööülesandeid üksikud töötajad, aga ka meeskonnad, meeskonnad ja töökojad üldiselt.

Selle tagamiseks on vaja sooritusdistsipliini kiire täitmine tootmisülesandedõigel tasemel. Jutt on juhistest, mis on usaldatud üksikutele töötajatele ja moodustavad suuremahulisi projekte, mis mõjutavad organisatsiooni edukust.

Esialgu ei pruugi üksainus pahauskselt sooritatud ülesanne organisatsioonihierarhia madalaimal tasemel tekitada kahju ettevõttele tervikuna. Kuid nende kuhjumine võib viia projektide ebaõnnestumiseni, millele ettevõtte põhitähelepanu oli keskendunud, ja sellega seotud tõsiseid probleeme (sanktsioonide kehtestamine ettevõtte vastu katkenud projektide, hilinenud tähtaegade ja lepinguliste kohustuste täitmata jätmise eest, ettevõtte arengu pärssimine, kuna pikaajalisi väljavaateid kasumlike projektide elluviimise võimaluste puudumise tõttu).

Seega peab saama kontroll tulemuslikkuse distsipliini üle prioriteet ettevõtte juhtorganid. Ainult nii on võimalik täielikult realiseerida organisatsiooni potentsiaali ja saavutada selle enesekindel areng.

Kui juhtkond võtab juhtimisdistsipliini enda kätte ning võtab meetmeid selle säilitamiseks ja parandamiseks, võimaldab see ettevõttel saavutada oma strateegilised eesmärgid ja täita kõik kavandatud plaanid õigeaegselt.

Tulemuslikkuse distsipliini kontroll

Kuigi esmapilgul näib sooritusdistsipliin töötajate entusiasmi subjektiivne näitaja, saab seda hinnata standardsete kriteeriumide alusel, mille hulgas võib välja tuua järgmist:

Et paremini ette kujutada, kuidas ettevõttes juhidistsipliiniga lood on, arvutatakse juhidistsipliini koefitsient. Selle kindlaksmääramiseks peaksite korreleerima töötajate teatud aja jooksul tehtud ülesannete arvu ja talle sel ajal määratud ülesannete arvu.

Täidetud tööülesannete arvu ei mõjuta mitte ainult töötaja vastutus, vaid ka see, kui selge ülesanne talle oli seatud. On väga oluline, et osakonnajuhataja suudaks tavatöötajale edastada kõik ülesande nüansid ja selgitab üksikasjalikult, mida on vaja teha.

Ülesande seadistamiseks on spetsiaalne valem nimega SMART. See on tõestanud oma tõhusust ja seda kasutavad nüüd paljud ettevõtted. Selle kohaselt peab töötaja ette seatud ülesanne:

• Pealkiri peab olema selge ja arusaadav.

Parim on see, kui see algab tegusõnaga.

• Ole konkreetne ja alluvale võimalikult arusaadav;
• olema mõõdetav ja kvantifitseeritav;
• olema konkreetse alluva jaoks kättesaadav;
• Olge selgelt määratletud tähtaeg.

Maksimaalse tulemuse saavutamiseks tuleb süstemaatiliselt läbi viia sooritusdistsipliini kontrolli. Selle korraldamiseks piisab töötajatele selgete nõuete kehtestamisest. Need nõuded peaksid hõlmama nii kohustuslikke kui ka soovitavaid nõudeid.

Kui seatud nõuded täidetakse heas usus, on ettevõtte juhtkonnal võimalus kontrollida tulemuslikkust kõikidel tööetappidel. See annab juhtkonnale võimaluse parandada puudujääke, mis on tehtud oma kontrolli käigus minevikus.

Tulemusdistsipliini juhtimine

Tulemuslikkuse distsipliin ei ole suvaline väärtus, mis sõltub ainult isikuomadused ettevõtte töötajad. Soovi korral võib ettevõtte juhtkond seda hästi mõjutada, parandades seeläbi seda näitajat. Selleks on mitu võimalust.

Madala sooritusdistsipliini põhjused

Juhtkonna distsipliini suurendamiseks võib juhtkond võtta mis tahes meetmeid ja juhtimisotsused. Näiteks võib ettevõte isegi eriteate avaldada haldusdokument, millel on üsna tugev mõju töötajatele ja nende tööharjumustele.

Kuid samal ajal ei taga sellise korralduse andmine iseenesest täidesaatva distsipliini suurenemist ja töötajate suhtumise muutumist oma tööülesannete täitmisse.

Töötajate vastutuse vähenemise üheks peamiseks põhjuseks on tippjuhtide madal tulemusdistsipliin. Kõigi tasandite juhid peavad teadvustama oma vastutust ja näitama eeskuju kohusetundlikust suhtumisest määratud töösse. Ainult sel juhul on tulemusdistsipliini juhtimine tõeliselt tõhus ja annab soovitud tulemuse.

FÖDERAALNE KULTUURI- JA KINEMATOGRAAFIAAGENTUUR

Kontrolli tugevdamisest distsipliini oleku üle
föderaalse kultuuri- ja kinematograafiaagentuuri aparaadis

Föderaalse Kultuuri- ja Kinematograafiaagentuuri aparaadi distsipliini olukorra analüüs näitas, et mitmed Vene Föderatsiooni valitsuse dekreetides ja korraldustes ning valitsuse istungite protokollides sisalduvad juhised, Venemaa Föderatsiooni presidendi juhised. Venemaa Föderatsioon, Vene Föderatsiooni valitsuse esimees, Vene Föderatsiooni valitsuse aseesimees ja muud riigivõimu organid, samuti Kultuuriministeeriumi juhtkonna juhised ja massikommunikatsiooni Vene Föderatsioon hukati kehtestatud tähtaegu rikkudes.

Kontrolli tugevdamiseks juhiste õigeaegse ja kvaliteetse täitmise üle, Föderatsiooninõukogu liikmete, Riigiduuma saadikute, Vene Föderatsiooni moodustavate üksuste valitsusorganite juhtide taotlustele ja pöördumistele vastuste ettevalmistamine.

Ma tellin:

1. Struktuuriüksuste juhid peaksid tugevdama kontrolli ülesannete õigeaegse ja kvaliteetse täitmise üle ning määrama oma asetäitjate hulgast vastutajad talituse tulemusdistsipliini seisukorra eest.

2. Hoiatage osakondade juhte isikliku vastutuse eest tellimuste täitmise tähtaegadest kinnipidamise eest.

Kehtestada, et kui tellimust ei ole objektiivsetel põhjustel võimalik õigeaegselt täita, esitab üksuse juht eelnevalt ameti juhtkonnale tähtaja pikendamise ettepanekud koos korralduse andnud organile vastuse eelnõuga, näidates ära pikendamise põhjused ja selle kavandatav kuupäev.

3. Haldusosakond (A.D. Krasnov) peaks võtma korralduslikke meetmeid, et tugevdada kontrolli juhiste täitmise üle Föderaalse Kultuuri- ja Kinematograafiaagentuuri aparaadis.

Nendel eesmärkidel:

a) tagada Venemaa Kultuuriministeeriumi ametliku kirjavahetuse regulaarne igapäevane kohaletoimetamine;

b) menetleda esmajärjekorras valitsuse dokumente ja anda neist saamise päeval aru ameti juhtkonnale;

c) saadab iganädalaselt struktuuriüksuste juhtidele teavet kontrolli all olevate tellimuste kohta, mille tähtaeg on lõppenud;

d) nõuda struktuuriüksuste juhtidelt seletuskirju konkreetse juhise täitmata jätmise põhjuste kohta, näidates ära selle täitmise eest vastutava töötaja, et esitada ameti juhtkonnale järgnev aruanne;

e) andma igakuiselt juhtkonnale analüütilist teavet agentuuri aparatuuri täitevdistsipliini olukorra kohta.

4. Enne Föderaalse Kultuuri- ja Kinematograafiaagentuuri eeskirjade kinnitamist juhinduge ametlike dokumentidega töö korraldamisel föderaalsete täitevvõimude koostöö näidiseeskirjadest, mis on kinnitatud Vene Föderatsiooni valitsuse jaanuarikuu dekreediga. 19, 2005 N 30.

Asjadeosakond annab osakondadele nimetatud näidismääruste koopiad.

5. Lepinguline juriidiline osakond (I.F. Iljina), ärijuhtimine (A.D. Krasnov) tagavad agentuuri teiste osakondade osalusel Vene Föderatsiooni valitsuse 19. jaanuari 2005. a määruse lõike 2 täitmise. N 30 “Föderaalorganite täitevvõimu koostoime näidisreeglid” .

6. Peateabe- ja arvutuskeskus (O.P. Neretin) komplekteerib osakondades kontoritöö eest vastutavate isikute töökohad vastavate programmidega ja korraldab vajadusel nende väljaõppe.

7. Juhatajate asetäitjad A. A. Golutva, V. S. Malõšev peaksid ette nägema preemia suuruse vähendamise vastavale tasemele. struktuuriüksus ja üksikud töötajad, võttes arvesse tulemuslikkust.

8. Usaldage kontroll selle korralduse täitmise üle juhataja asetäitjale V. S. Malõševile

Juhendaja
M. E. Shvydkoy