Iga ettevõtja, olenemata kohaldatavast maksustamisrežiimist ja töötajate arvust, on kohustatud esitama Venemaa pensionifondile erinevat teavet, alates üldisest kindlustusmaksete aruandlusest kuni teabeni iga töötaja isikupärastatud dokumentidest. Samal ajal on pensionifond kehtestanud järgmised piirangud:

1. Ettevõtted, kus töötab keskmiselt kuni 25 inimest, saavad Venemaa pensionifondiga dokumente vahetada mis tahes kujul (paber- või elektrooniline). Pidage aga meeles täpsustust: kui ettevõtja on korra proovinud fondi elektrooniliselt aru anda, ei saa ta enam pensionifondiga paberkandjal dokumentide vahetamisele üle minna;
2. Üle 25 töötajaga organisatsioonid on kohustatud aruandeid esitama ainult aadressile elektroonilisel kujul.

Statistika näitab, et hetkel eelistab lõviosa ettevõtetest (umbes 80 protsenti) pensionifondiga elektroonilist dokumendihaldust.

Kuidas ühendada Venemaa pensionifondi elektroonilise dokumendivooga?

Et alustada pensionifondiga infovahetust pigem elektroonilisel kui paberkandjal, tuleb ennekõike sõlmida pensionifondiga leping elektrooniline dokumendihaldus. Selle dokumendi näidise saate kas Vene Föderatsiooni pensionifondi territoriaalsest osakonnast ettevõtte registreerimiskohas või laadides selle alla ametlikult veebisaidilt. Pärast seda peate selle täpselt ja täpselt täitma, samuti koostama avalduse Venemaa pensionifondi elektroonilise dokumendivooga liitumiseks, pöörates tähelepanu ettevõtte andmete õigele sisestamisele (üksikasjad), vastasel juhul ei aktsepteeri valitsusasutuste töötajad teie Venemaa pensionifondi elektroonilise dokumendivoo lepingut. Kui kõik läheb hästi, antakse teie dokumendile kohe kordumatu number ja teavitatakse teid koos paberi allkirjastamise kuupäevaga. Leping ise, mis annab pensionifondiga elektroonilise dokumendihalduse kasutamise õiguse, väljastatakse veidi hiljem.

Pärast seda peate Venemaa pensionifondi elektroonilise dokumendihaldussüsteemiga ühenduse loomiseks läbima järgmised sammud:

• Samm 1. Valige ja ostke spetsialiseerunud tarkvara, mis võimaldab koostada aruandeid ja saata need elektrooniliselt fondi;
• 2. samm. Ostke andmete krüpteerimiseks ja elektrooniliste digitaalallkirjadega töötamiseks vajalik krüptotarkvara;
• 3. samm. Valige sertifitseerimiskeskus ja sõlmige sellega leping eriteenuste osutamiseks (elektroonilise allkirja võtmete loomine ja pidev tugi);
• 4. samm. Otsustage, millistel teie organisatsiooni töötajatel on õigus kasutada elektroonilist digiallkirja;
• 5. samm. Hoolitsege seadmete ja tarkvara teabe- ja füüsiliste turvameetmete eest.

Ühendusjuhised
PFR elektroonilisse dokumendihaldussüsteemi:

Kui olete kõik ülaltoodud sammud lõpetanud, peate vaid testrežiimis Foundationiga andmeid vahetama. Kui kõik läheb hästi, saate kohe alustada PFR elektroonilise dokumendihaldussüsteemi täielikku tööstuslikku tööd.

Nagu näete, ei ole Pensionifondi elektroonilise dokumendivooga liitumise protsessis midagi keerulist, tuleb vaid valida õige tarkvara ja seadmed, et alustada Fondiga elektroonilist aruannete vahetamist.

Ühendus pensionifondi elektroonilise dokumendihaldusega VLSI-ga

Milliseid eeliseid annab elektrooniline dokumendihaldus pensionifondile?

Venemaa pensionifondi elektroonilise dokumendihaldussüsteemi rakendamine võimaldab teil mitte ainult täita selle valitsusasutuse nõudeid, vaid saada ka palju eeliseid:

• Võimalus saata fondi teavet igal ajal ja kõikjal, mis on eriti oluline vabakutseliste raamatupidajatega ettevõtete jaoks. Te ei pea enam sõltuma pensionifondi lahtiolekuaegadest ja aruandeperioodil olema seotud fondi filiaalide territoriaalse asukohaga;
• Säästad aega, sest ei sul ega sinu töötajatel pole vaja pensionifondi minna, sest sinna saadetakse info eelnevalt läbi Pensionifondi elektroonilise dokumendihalduse;
• Süsteemi kaudu edastatavate andmete autentsuse, turvalisuse ja konfidentsiaalsuse tagatised;
• Inimfaktorist tulenevate vigade vähendamine, sest kogu aruannete koostamise ja saatmise protsessiga tegeleb automatiseeritud süsteem elektrooniline dokumendihaldus Pensionifond, mitte inimesed;
• Otse kontorist aruannetes sisalduva teabe parandamise kiirmenetlus. Selleks ei pea te enam sihtasutuse juurde sõitma;
• Fondist saabuvate teadete korrektse registreerimise garantii, dokumentide paketi juhusliku kaotsiminekuga seotud riskide puudumine.

PFR-süsteemi eelised: elektrooniline dokumendihaldus.

Soovitame teil luua dokumendivoo pensionifondi ja teistega valitsusagentuurid tarkvaratoote kasutamine

Teenuse aktiveerimiseks vajate:

Kui avalduses esitatud andmed on õiged, arvutame 3 tööpäeva jooksul pärast selle saamist tellitud teenuste maksumuse vastavalt meie veebisaidil avaldatud kehtivatele hindadele ja arvutame ümber tellimistasu teenuse aktiveerimise perioodist (vastavalt EDF Systems teenuste eest tasumise korra punktile 2.3).

Samuti oleme valmis teie juurde tulema ja aitama teil programmi üles seada. Taxcomi spetsialisti kutsumiseks helistage meile numbril (495) 730-73-45 või kirjutage

Jätkan kampaania raames küsimustele vastuste väljaannete sarja.

Olen ettevõtja, otsustasin esitada aruanded Interneti kaudu ja seisin silmitsi tõsiasjaga, et süsteem küsib minult “Pensionifondiga sõlmitud lepingu kuupäeva ja numbrit”. Mis lepinguga on tegemist ja kuidas seda sõlmida? Miks saan maksuametile ja sotsiaalkassale aruandeid esitada ilma lepinguteta?

Alustan ehk vastusega teisele küsimusele, mis on pigem üldfilosoofilist laadi ja puudutab retoorilisi küsimusi. Jah, süsteem on selline, et föderaalsele maksuteenistusele ja sotsiaalkindlustusfondile aruannete esitamine ei nõua lisatoiminguid, piisab ühenduse loomisest mis tahes elektroonilise dokumendihaldussüsteemiga. Miks pensionifondiga kõik valesti on, ei oska ma vastata, aga võin teatada, et pensionifondi ja kindlustusvõtjate (st tööandjate, töötajate kohustusliku pensionikindlustuse sissemaksete maksjate) suhtlemise eeskirjad on kinnitatud ( dokument on hetkel jõus 10.06.2009 korraldusega nr 116r, 19.03.2010 nr 75r) muudetud kujul ja seal on otse öeldud, et pensionifondi ja kindlustusvõtja vaheline elektrooniline dokumendivoog toimub alusel. sobivast kokkulepped, sama korraldusega kinnitati lepingu tüüpvorm.

Kuidas lepingut sõlmida?

Lihtsaim viis on pensionifondi kodulehelt alla laadida tüüpvorm, see täita, printida, kinnitada volitatud isiku allkirjaga, kinnitada templiga ja tuua kaks eksemplari pensionifondi registreerimise kohas asuvasse kontorisse. ettevõtja (või organisatsiooni asukoht).

Elektroonilise dokumendihalduse korraldamise eest vastutav inspektor võtab teilt vastu mõlemad lepingu eksemplarid, registreerib selle oma spetsiaalses päevikus ning annab teile koheselt lepingu kuupäeva ja numbri, mida saate kasutada aruannete esitamisel. Pensionifondi poolt allkirjastatud leping ise väljastatakse veidi hiljem, aga see pole enam oluline, praktikas ei meenu ühtegi juhtumit, kus kindlustusvõtjal oleks vaja tema Lepingu koopiat. Teie jaoks on peamine, et saate lepingu kuupäeva ja numbri ning saate need kohe kätte.

LISATUD: Pärast avaldamist sain sõpradelt kaks kasulikku kommentaari, mida pidasin vajalikuks selles artiklis kajastada.

Esiteks tehnilise spetsialisti Aleksandr Kolybelnikovi kommentaar, vastates küsimusele "Miks on selline kord ette nähtud ainult Venemaa pensionifondi jaoks?"

...sest aruandlus esitatakse sertifitseeritud elektroonilise allkirja vahendeid kasutades maksu- ja sotsiaalkindlustusfondile, pensionifondile aga mitte. Need on tehnilise lahenduse tunnused, mis mõjutavad dokumendivoo õiguslikku tähendust.

Kui aus olla, siis nendes tehnilistes üksikasjades asjatundmatu kasutajana ei ole erinevused mulle väga selged ja ma märkisin kommentaarides otse välja, et ma erinevust ei märka, ma ei saanud konkreetselt aruannete esitamiseks lisavõtmeid. Pensionifond, mul isiklikult on Kontur süsteemile vaid üks ligipääs ja lisavõtmeid pole. Aga kui tehnilisi eeskirju Olgem ausad, see on erinevate osakondade puhul erinev, me peame selle lihtsalt arvesse võtma ja seda rakendama. Eraldi juhin tähelepanu asjaolule, et kui keegi soovib tehnilistest protseduuridest täpsemalt aru saada, siis suunan teid Aleksandri juurde (ülalolevale lingile klõpsates leiate nii tema kommentaari teksti kui ka profiili ), lubas ta sel teemal veel midagi rääkida, et kuidas ta nende küsimustega professionaalselt tegeleb.

Ja teine ​​oluline täiendus Marina Mishukovalt, see puudutab lepingu koostamise praktikat:

Kahjuks peate Moskvas ja Moskva piirkonnas lepingu võtma oma UPFR-ist (saate selle mälupulgale kirjutada). Tüüplepingus peaksid fondi töötajad oma UPFR-i andmed isiklikult sisestama, kuid “nende” versioonis on need andmed juba trükitud.

Seda kommentaari arvestades pole ilmselt mõtet ise lepingu teksti välja trükkida, vaid tuleb otse minna Pensionifond, ja seal kas - menetluse kiirendamiseks - täitke leping käsitsi oma andmetega või võtke neilt elektrooniline versioon, täitke ise ja seejärel printige välja ja tooge kaasa.

Aitäh mu kallitele kommenteerivatele sõpradele. Hindan väga igasugust osalemist minu tegemistes.

Kasutajate mugavaks ühendamiseks elektroonilise dokumendivooga reguleerivate asutustega (föderaalne maksuteenistus, Vene Föderatsiooni pensionifond, sotsiaalkindlustusfond, Rosstat, Rosalkogolregulirovanie) saate kasutada 1C:Aruandlusühenduse abi. See võimaldab teil täita taotluse 1C-Reportinguga ühenduse loomiseks ja saata see Interneti kaudu.

1. Taotluse täitmiseks valige kataloogielemendi "Organisatsioonid" kujul vahekaardil "Dokumendivoog" punkt "Elektroonilise dokumendivooga liitumise taotlus".

2. Kui töötate Interneti kaudu (teenus 1cfresh.com), peate krüptograafiaga töötamiseks installima välise komponendi. Komponendi installimiseks klõpsake avanevas aknas nuppu Jätka.

Veenduge, et väline komponent on installitud, mida näitab vastav dialoog, kus peate klõpsama nuppu OK.

3. Avanev viisard aitab teil liitumistaotlust täita ja esitada. Pange tähele: liitumisavaldus on soovitatav täita arvutist, kust kavatsete edaspidi dokumente töödelda.

4. 1C-Aruandlusteenusega töötamiseks vajate teabe kaitsmise programmi - krüptoteenuse pakkujat. Assistent kontrollib arvutisse installitud krüptopakkuja programmide olemasolu. Kui krüptoteenuse pakkujat pole installitud, pakub ühenduse assistent sellise programmi allalaadimist ja installimist tootja veebisaidilt. Praegu toetab programm krüptoteenuse pakkujaid ViPNet CSP (OJSC InfoTeKS) ja CryptoPro CSP (CRYPTO-PRO).

Krüptograafilise teabe kaitse tööriistade levitamise tingimused leiate nende arendajate veebisaitidelt, mille lingid on vormil.

5. Krüptopakkuja programmi installimise lõpuleviimiseks tuleb arvuti taaskäivitada. Kui viisard sulgub (krüptoteenuse pakkuja installimise ja arvuti taaskäivitamise tõttu), siis järgmisel programmi käivitamisel avaneb assistent samal sammul automaatselt. Pärast krüptoteenuse pakkuja installimist näeb teine ​​samm välja järgmine:

6. Kui installitud on kaks krüptoteenuse pakkujat, antakse hoiatus ühe neist eemaldamise vajaduse kohta:

7. Järgmise sammuna peate tutvuma sertifitseerimiskeskuse eeskirjadega ühinemise lepingu tekstiga. Jätkamiseks peate kinnitama, et nõustute lepingu tingimustega.

8. Järgmisena peate täpsustama registreerimisnumber valige organisatsioon, millega kavatsete ühenduse luua, võtmesertifikaati omav töötaja ja loetlege reguleerivad asutused, kellele kavatsete aruandeid esitada. Kui märgite märkeruudu "Rosstat", valitakse automaatselt ruut "Föderaalne maksuteenistus" (Rosstatiga ühenduse loomine on võimatu ilma föderaalse maksuteenistusega ühendamata).

9. Järgmisena peate veenduma, et teave organisatsiooni kohta on õigesti täidetud. Organisatsiooni põhiandmeid saab kataloogis muuta, avades selle organisatsiooni nimega lingi abil. Kontaktteavet saab muuta otse viisardi vormis. Siin on märgitud ka kontaktnumbrid, mille kaudu spetsialiseerunud telekommunikatsioonioperaatori esindaja võtab kasutajaga ühendust kohtumiseks ja liitumiseks dokumentide ettevalmistamiseks.

10. Järgmises etapis peate kontrollima teavet isiku kohta, kellele kvalifitseeritud sertifikaat väljastatakse digitaalne allkiri vajalik dokumendi liikumiseks. Tavaliselt on selline töötaja organisatsiooni juht. Kui valite töötaja, täidab programm väljad tema kohta käiva teabega. Seda infot tuleb hoolikalt kontrollida ja vajadusel täita puuduvad kohustuslikud väljad (redigeerida lingi kaudu).

11. Järgmisena peate kontrollima ja vajadusel muutma föderaalse maksuteenistuse, pensionifondi filiaali, föderaalse maksuteenistuse ja Rosstati territoriaalsete organite kontrollkoode. Kui organisatsioon esitab aruanded rohkem kui ühele maksuhaldurile, näidatakse mitu föderaalse maksuteenistuse koodi.

Järgmises etapis genereeritakse krüptopakkuja programmi abil elektroonilise allkirja võti.

Võtme saab olenevalt krüptoteenuse pakkujast paigutada välisseadmesse või kasutaja arvutisse.

Pärast majutuse valimist elektrooniline võti teil palutakse määrata parool.

Juhuslike arvude generaatori töötamiseks klahvi loomisel peate vajutama klaviatuuri klahve või liigutama hiirt juhuslikus järjekorras.

Pärast võtme loomise lõpetamist edastatakse rakendus Interneti kaudu spetsiaalsele sideoperaatorile.

Varem täidetud rakendustega töötamine

Pärast avalduse kättesaamist võtab erioperaatori esindaja kasutajaga ühendust, kasutades selleks rakenduse jaotises „Kontaktandmed“ toodud andmeid, et lahendada liitumisega seotud korralduslikud küsimused (paberimajandus ja vajadusel tasumine).

Töö jätkamiseks peate ootama, kuni teie taotlus kinnitatakse. Varem täidetud taotluste nimekirja saab vaadata kataloogielemendi “Organisatsioonid” kujul vahekaardil “Dokumendivoog” klõpsates lingil “Avalduste nimekiri”. Loendist saate minna konkreetse rakenduse juurde. Rakenduse oleku kontrollimiseks võite kasutada nuppu "Uuenda rakenduse olekut". Programm palub teil spetsiaalse operaatori serverist automaatselt rakenduse olekut värskendada, kui selle saatmisest on möödunud rohkem kui päev.

Ühendusprotsessi käigus väljastab sertifitseerimiskeskus avalduse täitmisel märgitud töötaja nimele sertifikaadi ning uuele tellijale luuakse spetsiaalsesse operaatori serverisse konto, mis on vajalik dokumendivoo jaoks.

Kui teenusega 1C-Reporting ühendamisel ilmneb tõrge, saate selle põhjust assistendis kontrollida.

Kui taotlus rahuldatakse, võite alustada elektroonilise dokumendihalduse seadistamist reguleerivate asutustega ja ekraanile kuvatakse järgmine vorm.

Ja viimases etapis kuvatakse järgmine dialoog.

Pärast kõigi vajalike seadistuste tegemist saab kasutaja kohe alustada dokumendihaldusega (aruannete saatmine ja muude dokumentide vahetamine). Tulevikus, kui dokumendivoo sätteid muudetakse (näiteks muudetakse sertifikaate reguleerivas asutuses), kajastuvad need muudatused automaatselt teabebaas– kasutaja ei pea iseseisvalt jälgima ja kajastama muudatusi programmi seadistustes.

Tänaseks üle 80% kindlustusvõtjad läksid Venemaa pensionifondiga üle elektroonilisele dokumendihaldusele. Elektrooniline dokumendihaldus on mugav nii kindlustusvõtjale kui ka pensionifondile. See säästab aega ja paberit ning aitab aruannetes vigu kiiresti tuvastada ja parandada.

• Organisatsioon, milles keskmine arv töötajad 25 inimest või rohkem, peavad pensionifondile aru andma ainult elektrooniliselt.
• Kui töötajaid on alla 25, siis on juhil õigus valida, kas esitada aruanded paberkandjal või elektroonilisel kujul.

Venemaa pensionifond soovitab kõigil organisatsioonidel üle minna elektroonilisele dokumendivahetusele. Sel juhul saab pensionifondile esitada aruandeid elektroonilisel kujul elektrooniline allkiri isiklikult või saata telekommunikatsioonikanalite kaudu.

Millist teavet peaksin pensionifondile esitama?

Kindlustusandjad on kohustatud tagama kohustusliku pensioni- ja tervisekindlustuse nii Venemaa pensionifondile kui ka kõikidele töötajatele vastavalt ühtsele aruandevormile, mis on kinnitatud Vene Föderatsiooni Pensionifondi nõukogu otsusega ja mis on registreeritud Vene Föderatsiooni justiitsministeeriumi 18. veebruaril 2014. a. Aruandlus esitatakse ühel vormil kord kvartalis.

Vene Föderatsiooni pensionifondi määrusega 1. veebruarist 2016 nr 83p võeti see kasutusele uus vorm pensionifondile aruandlus on teave kindlustatud isikute kohta. Eeldatakse, et alates 2016. aasta aprillist peavad organisatsioonid esitama igakuiselt iga töötaja kohta järgmise teabe:

• isikliku isikliku konto kindlustusnumber;
• perekonnanimi, eesnimi ja isanimi;
• maksumaksja identifitseerimisnumber.

Tarkvara aruandlusvormide täitmiseks on saadaval avalik juurdepääs Venemaa pensionifondi Interneti-ressurssidel. Need programmid võimaldavad teil mitte ainult aruandeid luua, vaid ka neid vigade suhtes kontrollida, mis hõlbustab oluliselt organisatsioonide aruannete koostamise ja esitamise protsessi.

Isikupärastatud raamatupidamisinfo kindlustatud isikute kohta

Individuaalne (personaliseeritud) raamatupidamine on kindlustatud isikute teaberegistri pidamine nende pensioniõiguste rakendamiseks vastavalt Vene Föderatsiooni õigusaktidele. Kõik kindlustatud isikud peavad olema OPS-süsteemis registreeritud, st omama isiklikku kontot ja saama kindlustustunnistuse.

Andmed kindlustatud isikute töötasude, kogunenud ja makstud kindlustusmaksete ning kindlustuskogemuse kohta esitatakse vastavalt andmetele. raamatupidamine Ja personali dokumendid, millega kinnitatakse kindlustatud isiku töötingimused.

Tutvustage end iga kvartal V territoriaalsed organid Pensionifond vastavalt pensionifondi juhatuse poolt kinnitatud vormidele.

Organisatsioonid annavad teavet kõigi kindlustatute kohta järgnev teave:

• isikliku konto kindlustusnumber (SNILS);
• perekonnanimi, eesnimi, isanimi;
• lepingu sõlmimise kuupäev;
• vallandamise kuupäev;
• seotud tegevusperioodid teatud tingimused töö;
• kogunenud tulu summa kindlustusmaksed;
• kohustusliku tervisekindlustuse kogunenud kindlustusmaksete summa;
• muu kindlustus- ja kogumispensioni korrektseks arvutamiseks vajalik teave.

Kindlustusmaksete aruandlus

Tööandjad, kes maksavad palgad üksikisikud, peab arvestama ja kandma kindlustusmakseid riigieelarvevälistesse fondidesse. Sissemakseid arvestatakse vastavalt töötasu tekkele ja sissemaksed tuleb üle kanda järgmisel kuul kuni 15. kuupäevani.

Aruandeperioodi lõpus on kindlustusvõtjatel kohustus esitada pensionifondile aruanne kogunenud ja tasutud sissemaksete kohta, see tähendab kord kvartalis. Venemaa Föderatsiooni pensionifondi organid aktsepteerivad 1. aruannet organisatsiooni asukohas.

RSV-1 aruande pensionifondile esitavad need kindlustusandjad, kes maksavad palka ja muid tasusid töölepingu või tsiviillepingu alusel.

Seega tuleb pensionifondi kohustusliku ravikindlustuse ja kohustusliku ravikindlustuse sissemaksete aruanne esitada:

1. Kõik organisatsioonid sõltumata maksurežiimist.
2. Eraldi organisatsioonide divisjonid, millel on eraldi bilanss, pangakonto, arvutavad iseseisvalt palka üksikisikutele ja asuvad territooriumil Venemaa Föderatsioon. Kui üksus asub väljaspool riiki, esitab aruande registreerimiskoha põhiorganisatsioon.

   Oluline on teada, et organisatsioonid ja nende allüksused on kohustatud Vene Föderatsiooni pensionifondile aru andma, isegi kui aruandeperioodi jooksul palku ja muid tasusid ei kogunenud.

3. Üksikettevõtjad, kui nad on sõlminud üksikisikutega järgmist tüüpi lepingud:
   • töölepingud;
   • autoritellimusleping;
   • tsiviillepingud;
   • kirjandus-, teadus-, kunstiteoste õiguse võõrandamise leping;
   • litsentsilepingud.
4. Advokaadid, notarid kes tegelevad erapraksisega ja sõlmivad töötajatega töölepinguid.
5. Üksikisikud, pole vormindatud kui üksikettevõtjad, kuid kes on kodus abi saamiseks sõlminud töölepingud teiste inimestega.

Esitatavate dokumentide vorm

PFR-i juhatuse 4. juuni 2015. aasta otsusega N 194p kiideti RSV-1 PFR heaks – uus ühtne makseviis vastavalt kogunenud ja makstud summadele. Organisatsioonid hakkasid esitama uus vormiriietus RSV-1 Pensionifond, alates 2015. aasta II kvartali aruannete esitamisest. Kõikide üksikisikutele makseid ja muid soodustusi tegevate kindlustusandjate kategooriate jaoks võeti kasutusele ühtne aruandlusvorm RSV-1 PFR. Aruanne hõlmab teavet aruandeperioodil kogunenud ja tasutud kohustusliku ravikindlustuse ja kohustusliku ravikindlustusmaksete kohta. Vormi sisestatakse ka isikustatud raamatupidamisandmed.

• Ühtne aruandlusvorm võimaldas vähendada aruandlusinfo mahtu ja vältida lahknevusi organisatsiooni poolt personaliseeritud raamatupidamise ja kindlustusmaksete kohta esitatava teabe vahel.
• Ühtne aruandlus esitatakse Venemaa Pensionifondile igas kvartalis hiljemalt 15. 2. kuupäeval kalendrikuu,paberkandjal ja elektroonilisel kujul hiljemalt aruandeperioodile järgneva 2. kalendrikuu 20. kuupäevaks.

Kui tähtaja viimane päev langeb nädalavahetusele või pühale, loetakse viimane tarnepäev järgmiseks tööpäevaks.

Elektrooniliste dokumentide vahetamine Venemaa pensionifondiga

Elektroonilisele dokumendihaldusele üleminekul saab kindlustusvõtja mitmeid järgmisi eeliseid:

1. Edastatud teabe konfidentsiaalsuse garantii.
2. Suurenenud töökiirus, kuna süsteem võimaldab saata aruandeid igal päeval ja igal ajal.
3. Säästad raamatupidaja aega, kuna pole vaja pensionifondi külastada.
4. Võimalus kontrollida aruandeid enne nende fondi saatmist, mis võimaldab esitada aruandeid esimest korda.
5. Võimalus kiiresti parandada Venemaa pensionifondi aruannetes leitud vigu.
6. Dokumentide saatmisel saab kindlustusvõtja elektrooniliselt informatsiooni aruannete laekumise ja selle kontrollimise tulemuste kohta.
7. Võimalus luua organisatsioonis elektroonilisel kujul arhiive kogu dokumendivoo jaoks koos pensionifondi asutustega.

Aruannete elektrooniliseks esitamiseks on vaja elektrooniline allkiri(EP) organisatsiooni juhi. Digiallkirja kasutamine isiku poolt, kes ei ole selle omanik, on vastuvõetamatu.

Elektrooniliste dokumentide vahetamise leping

Elektroonilisele dokumendihaldusele üleminekuks peab organisatsioon võtma ühendust pensionifondiga ja vormistama "Elektrooniliste dokumentide vahetamise leping elektroonilises dokumendihaldussüsteemis". Samuti peate tegema järgmist:

• Ostke aruandlustarkvara.
• Ostke krüptotarkvara krüptimiseks ja elektrooniliste allkirjadega töötamiseks.
• Sõlmige leping sertifitseerimiskeskusega, mis pakub teenuseid elektroonilise allkirja võtmete loomiseks ja toetamiseks.
• Määrata organisatsiooni töötajate hulgast vastutav isik elektroonilise allkirja võtmete kasutamiseks.
• Tagada kaitse volitamata juurdepääsu eest seadmetele, millele on installitud ülaltoodud programmid, ja magnetvõtmekandjatele.

Tööle asumise valmisoleku kontrollimiseks peate pensionifondiga läbi viima testsõnumivahetuse, mille järel saate üle minna alalisele töötegevusele.

Aruandlus pensionifondile elektroonilisel kujul

Elektroonilise dokumendivahetuse kord telekommunikatsioonikanalite kaudu pensionifondiga on järgmine:

1. Elektrooniliste dokumentide üleandmisel allkirjastab kindlustusvõtja need elektroonilise allkirjaga ja krüpteerib need enne saatmist spetsiaalse tarkvara abil.
2. Seejärel saadab kindlustusvõtja dokumendid Venemaa pensionifondi territoriaalsesse büroosse.
3. Saateteatis loetakse kinnituseks elektroonilise aruande kättetoimetamise kohta.
4. Pensionifondi töötajad teevad elektrooniliste dokumentide vastuvõtmise ja saatmise toiminguid kogu tööpäeva jooksul.
5. Pensionifondi töötajad peavad kontrollima saabunud failides elektroonilise allkirja olemasolu ning allkirja ei tohi moonutada. Seejärel kontrollivad volitatud isikud saadud teabe täielikkust ja õigsust, koostavad dokumendi kontrollimise protokolli ja saadavad selle koos elektroonilise allkirjaga kindlustusvõtjale.

Pensionifondi territoriaalsetel asutustel ja kindlustusvõtjal on vajadusel võimalus sidekanalite kaudu kirju ja taotlusi vahetada. mis tahes kujul. Need dokumendid allkirjastatakse samuti elektroonilise allkirjaga ning nende kohaletoimetamist kinnitab kviitung (teatis).

Kõik elektroonilise allkirjaga dokumendid, sealhulgas teatised, jäävad elektroonilisse dokumendihaldusarhiivi.

Järeldus

Tänapäeval on iga kindlustusvõtja jaoks oluline esitada õigeaegselt ja tõhusalt, sest aruannete õigeaegse esitamata jätmineähvardab teda märkimisväärsega trahvid.

Elektrooniline dokumendihaldus on väga usaldusväärne, kiire ja kulutõhus viis pensionifondiga suhtlemiseks, mis hõlbustab oluliselt pensionifondi aruannete esitamise protsessi.

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi toimimine Venemaa pensionifondiga on meie riigis hästi välja kujunenud. Vaatamata sellele soovitab Venemaa pensionifond kindlustusvõtjatel aruandeid mitte viimasel päeval saata, vaid need ette toimetada, mis kõrvaldab vead, kui neid on.