Veel paar aastat tagasi räägiti elektroonilistest dokumendihaldussüsteemidest kui helgest tulevikust. Tänapäeval kasutatakse neid juba aktiivselt era- ja riigiettevõtted. Kuid kõige olulisem on see, et nõudlus EDMS-i järele kasvab pidevalt. Vaatame elektroonilist dokumendihaldust ja selle toimimist Vene Föderatsioonis töötavate süsteemide näitel.

Eeldused

Et paremini mõista, kuidas EDMS-programm töötab, peate üle vaatama põhikontseptsioonid ja ülesanded. Võtmetegurid on need, millest konkreetse süsteemi valik sõltub.

Kui organisatsioon saab toimida mitteformaalse juhtimise tingimustes, siis ei ole vaja dokumendivoogu. Äriprotsesside tulekuga on tekkinud vajadus hallata mehhanismi organiseeritud dokumentatsiooni abil. Kui te ei tegele paberitega õigeaegselt, hakkavad need kogunema ja kaduma.

Kasutatakse alternatiivina paberkandjale eriskeem failide salvestamine serverisse. Kuid ka see ei tööta kaua. Ettevõtte mahtude kasvades suureneb vajadus info salvestamise ja sünkroonimise järele.

Tekib dilemma: kas kasutada teabe salvestamiseks vanu paberkandjaid või EDMS-i. Milliseid olulisi asju saab elektroonilise süsteemi kaudu? Suurendage organisatsiooni efektiivsust.

Majanduslik mõju

Töö efektiivsust saab tõsta kahel viisil: vähendada kulusid või suurendada tulemusi. EDMS-i dokumendid võimaldavad teil saavutada kaks eesmärki korraga. See tähendab, et süsteemi rakendamine võimaldab organisatsioonil kulutada vähem, kuid teenida rohkem.

Kulude vähendamine toimub paberikulude vähendamise, raisatud aja, teabevahetuse protsessi kiirendamise ja ettevõtte kultuuri muutmise kaudu.

EDMS-i programmi tõhususe hindamiseks peate arvutama paberdokumentatsioonile kuluva tööaja. Konsultatsioonifirmade hinnangul võtavad sellised toimingud 20% tööajast. Venemaa bürokraatias kulub selleks veelgi rohkem – 60% ajast. EDMSi juurutamine vähendab neid kulusid vähemalt 10 korda.

Kontoritöö ja dokumendivoog

Need kaks mõistet on omavahel seotud. Kontorihaldus on termin, mis viitab dokumentidega töötamise ametlikule reeglistikule. Osa EDMS-süsteeme saab seadistada nii, et need sobiksid kontoritöö reeglitega, kuid on ka selliseid süsteeme, mille alusel kontoritöö juba vormistatakse.

Dokument on EDMS-is teabe salvestamise ühik. Dokumendivoog moodustatakse alates erinevatest allikatest: muud süsteemid, rakendused, Meil, aga ennekõike – skannitud paberkandjatelt. Seetõttu on skannerid ja muud seadmed EDMSi lahutamatuks osaks. Süsteem salvestab kõik dokumendid, säilitab nende ajaloo, tagab liikumise kogu organisatsioonis ning viib nendega läbi äriprotsesse.

Sellises andmebaasis on SED otsus, juhis ja korraldus. Nende kaudu juhitakse organisatsiooni. Kõik dokumendid on varustatud abiga. Vormi väljade komplekt oleneb dokumendi tüübist. B salvestatakse sellise kaardi iga välja andmebaasina.

EDMSi funktsioonid ja ülesanded

Dokumendihaldusprogramm on mõeldud järgmiste ülesannete lahendamiseks:

• dokumentidega töö süstematiseerimine.
• mallide järgi dokumentide koostamine, nende registreerimine ja säilitamine;
• raamatupidamise automatiseerimine;
• dokumentide klassifitseerimine.

Vaatleme üksikasjalikumalt SED-i funktsioone. Töövooprogrammi kasutatakse:

• kaartide loomine.
• dokumendi teksti kujundamine;
• andmete salvestamine pdf või ms word formaadis;
• kasutaja juurdepääsuõiguste haldamine;
• marsruutide loomine;
• dokumendivoo juhtimine;
• teadete, meeldetuletuste saatmine;
• ajakirjade, kataloogide, klassifikaatorite pidamine;
• juhiste genereerimine;
• dokumentide otsimine ja allkirjastamine;
• aruannete genereerimine.

Süsteemiülesed funktsioonid hõlmavad järgmist:

• kaugtöö dokumentidega;
• DBMS-i kasutamine andmete salvestamiseks;
• samaaegne töö EDMS-iga;
• turvalisuse tagamine sertifikaatide, vöötkoodide ja isikupärastamise kaudu.

Eelised ja miinused

EDMS-ile üleminekul on rohkem eeliseid kui puudusi. Valesti korraldatud projekt võib aga hävitada kõik automatiseerimise eelised. EDMSi rakendamise eesmärgid peavad olema saavutatavad. Eelised hõlmavad järgmist:

• teabe tsentraliseeritud struktureeritud säilitamine;
• sama lähenemine dokumentide genereerimisele ja töötlemisele;
• mallide kasutamine;
• otsing;
• juurdepääsu audit.

Puuduste hulka kuuluvad suured käivitamiskulud ja ulatuslik kasutajakoolitus.

Dokumendiprotsessid

EDMS-is elektrooniline dokumendihaldus läbib mitmeid etappe, mille käigus määratakse dokumendile teatud atribuudid. Töötlemine toimub nii käsitsi kui ka automaatselt. Teisel juhul täpsustatakse järgmist:

• etappidevahelise ülemineku tingimused;
• marsruudi eraldamine;
• töötlemistsüklid;
• alamprotsesside, taimerite, töötlemisprotseduuride käivitamine;
• kasutajarollid on määratud.

Ravi tüübid:

• Dokumendi loomine.
• Redigeerimine.
• Ümbernimetamine.
• Liikumine.
• Säilitamine.
• Indekseerimine.
• Kustuta.

EDMS-i kulud

Dokumendivoog ei saa täielikult toimida ilma litsentsi, serverite, täieliku konfiguratsiooni ja kõigi kasutajate koolituseta. Kõik need elemendid nõuavad suuri rahalisi kulutusi. Lisaks ei tohiks unustada EDMS-i integreerimist teiste süsteemidega, andmebaasi- ja tarkvarauuendusi, tehnilise toe konsultatsioone ja muid tugikulusid.

EDMSi juurutamine

Projekti elluviimine võib kesta mitu kuud. Protsess sõltub nii dokumenteerimisprotsesside arvust kui ka finants-, organisatsiooni- ja ressursivõimekusest. Rakendamine toimub vastavalt järgmisele algoritmile:

• töörühma loomine, juhi väljaselgitamine;
• eesmärkide ja eesmärkide määratlemine;
• olemasolevate dokumenteerimisprotsesside ülevaatamine;
• tehniliste kirjelduste väljatöötamine;
• EDMS-i valik;
• lepingu sõlmimine EDMS-i rakendamiseks;
• tööeeskirjade väljatöötamine ja kinnitamine;
• kataloogide esialgse sisu kontrollimine;
• EDS-i eeltestimine;
• personali koolitus;
• EDMSi testimine;
• katsetööde tulemuste analüüs;
• veaparandus;
• EDMSi täielik rakendamine.

Rakendusvead

Erilist tähelepanu tuleks pöörata nendele protsessidele, mis nõuavad paberdokumenti. Peamine viga on paberdokumendi dubleerimine elektroonilisega. See raskendab tööd ja põhjustab negatiivset suhtumist automatiseerimisse. Topelttöö tegemise eest ei maksa keegi juurde. Automatiseerimisprotsesse on vaja üles ehitada ilma dubleerimiseta. Teine viga on koolitamata personal. Enamasti suhtutakse uutesse protsessidesse vaenulikult. Seetõttu on vaja töötajatele selgitada, miks EDMS-i üldse rakendatakse, et nad läheneksid õppeprotsessile teadlikult.

Dokumentide säilitamise tehnoloogiad

EDMS-is koosneb elektrooniline dokumendivoog atribuutidest, mille alusel toimub otsing, klassifitseerimine, rühmitamine ja aruandlus. Mõnikord luuakse dokument malli abil, mõnikord andmebaasist andmeid edastades. Atribuudid salvestatakse tabelitesse. Fail ise paigutatakse salvestuskausta, sealt saadav teave DBMS-i kataloogi. Juurdepääs andmetele on ainult EDMS-süsteemi kasutajatel.

Mis on voo skannimine?

Dokumentide pidev töötlemine koos nende näidiste hilisema paigutamisega arhiivi toimub skannerite abil. Skaneerimise ajal on see võimalik automaatne loomine vöötkood dokumendil ja selle registreerimine andmebaasis koos järgneva suunaga antud marsruudil.

Optiline tekstituvastus

See elektrooniline dokumendihaldussüsteem EDMS teisendab foto- või jpeg-vormingus dokumendi elektroonilise kujutise tekstivormingusse. Sel juhul kasutatakse spetsiaalset tarkvara eraldiseisva rakenduse või EDMS-i integreeritud ESCOM.BPM-i kujul. Mis on ESCOM.BPM? See on programm erinevate fontidega trükitud dokumentide tuvastamiseks. Siiski väärib märkimist, et eraldiseisvatel rakendustel on rohkem võimalusi ja need tunnevad isegi käsitsi kirjutatud teksti ära.

Vöötkoodid

See tehnoloogia pakub protseduuride komplekti graafilise vöötkoodi loomiseks ja dokumendile rakendamiseks. Süsteemiserveri kaudu luuakse kordumatu vöötkood. Samuti võimaldab see tuvastada dokumendi, selle kiire otsing andmebaasis ja levitamine laoaladel. Dokumendi registreerimisel trükitakse etiketile elektroonilise kaardi tunnusele vastav vöötkood. See on liimitud dokumendi paberversiooni külge.

EDS

Võimaldab kontrollida dokumendi õigsust ja andmete muutumatust. Allkirjastamine toimub krüptoteenuse pakkuja ja tarkvaravõtme – sertifikaadi – abil. Viimane on erivormingus fail, mis genereeritakse uuesti litsentsi väljastavas keskuses. Teabe ohutuse tagamiseks tuleks sertifikaat salvestada kiipkaardile või I-Token võtmetele. Need on kaitstud PIN-koodiga. Kui PIN-kood sisestatakse mitu korda valesti, blokeeritakse sertifikaat automaatselt.

Täisteksti ja atribuutide otsing

Atribuutide otsing toimub spetsiaalse vormi kaudu, kasutades kaardiväljadelt mitut väärtust. Näiteks otsib kriteerium "Konto" andmeid väljalt "Saaja" või "Saatja". Sel juhul võrdleb süsteem sisestatud kriteeriume kaartidel olevate andmetega ja sisestab tulemuseks need kaardid, mis vastavad. Otsing viiakse läbi, võttes arvesse täpseid või osalisi vasteid.

Täistekstiotsing viiakse läbi, kasutades dokumendis endas olevaid andmeid, sealhulgas sõnavorme sisseehitatud DBMS-i tööriistade (nt MS SQL SERVER, ORACLE) kaudu. Täielikuks otsinguks tuleb failid andmebaasi sisestada dokumendi (doc), tabeli (xls), esitluse, sõnumi vormingus.

Elektroonilise dokumendihalduse põhimõisted

Elektroonilise dokumendihalduse põhiprintsiibid

• Dokumendi ühekordne registreerimine, mis võimaldab teil selle süsteemi mis tahes installis dokumendi unikaalselt tuvastada.
• Toimingute paralleelse teostamise võimalus, mis võimaldab vähendada dokumentide liikumise aega ja tõsta nende täitmise efektiivsust
• Dokumendi liikumise järjepidevus, mis võimaldab tuvastada dokumendi (ülesande) täitmise eest vastutaja igal ajahetkel dokumendi (protsessi) eluea jooksul.
• Ühtne (või koordineeritud hajutatud) dokumendiinfo andmebaas, mis välistab dokumentide dubleerimise võimaluse.
• Tõhusalt organiseeritud dokumendiotsingusüsteem, mis võimaldab leida dokumendi, mille kohta on minimaalselt teavet.
• Välja töötatud aruandlussüsteem dokumentide erinevate olekute ja atribuutide jaoks, mis võimaldab kontrollida dokumentide liikumist läbi dokumendivoo protsesside ja aktsepteerida juhtimisotsused, aruannete andmete põhjal.

Venemaa elektroonilised dokumendihaldussüsteemid

Patenditud EDMS

EDMS makstakse eelarvest

• Eelarveprotsessis osalevate organisatsioonide jaoks pakub EDMS-i föderaalne riigikassa

Tasuline EDMS

Vaata ka

• ECM (äri) – juhtimissüsteemid teabeallikad ettevõtetele

Lingid

• Lihtsalt elektroonilise dokumendihalduse, äriprotsesside ja suhtluse kohta. Blogid. Arutelud.
• Ettevõtte juhtimise automatiseerimissüsteemide valik vastavalt kriteeriumidele

Wikimedia sihtasutus. 2010. aasta.

Vaadake, mis on "EDS" teistes sõnaraamatutes:

EDMS- EDMS elektroonilise dokumendihaldussüsteemi tehniline. EDMSi kokkuvõte rahandusosakond. "Elektroonilise demokraatia" EDMS-süsteem http://e democratia.ru/ ...

EDMS UD- elektrooniline dokumendihaldus ja tehnilise suhtluse haldussüsteem. Allikas: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2007/06/09/254408 Directum EDMS-i kasutamise näide... Lühendite ja lühendite sõnastik

Elektrooniline dokumendihaldussüsteem on automatiseeritud mitme kasutajaga süsteem, mis kaasneb organisatsiooni töö juhtimise protsessiga, et tagada selle funktsioonide täitmine. Äriterminite sõnastik. Akademik.ru. 2001... Äriterminite sõnastik

SED GO UR- Elektrooniline dokumendihaldussüsteem valitsusagentuurid Udmurdi Vabariigi osariik, Udmurtia Allikas: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2013/12/20/554261 … Lühendite ja lühendite sõnastik

EDMS PD- finantsarvestuse esmase dokumentatsiooni elektrooniline dokumendihaldussüsteem. Allikas: http://mskit.ru/news/n57353/ … Lühendite ja lühendite sõnastik

SEDO kantsleri tüüp Töövoo automatiseerimissüsteem, SEDO Developer IBA, Minski veebisait www.kancler.by www.iba.by Sellel terminil on ka teisi tähendusi, vt Chancellor. Kantsler ... Vikipeedia

SEDO- EDMS EDMS elektrooniline dokumendihaldussüsteem... Lühendite ja lühendite sõnastik

- - Ukraina ettevõtte "Bankomsvyaz" spetsialistide poolt välja töötatud elektrooniline dokumendihaldussüsteem, mis on loodud dokumentide töötlemise ja nende rakendamise jälgimise äriprotsesside haldamise tervikliku süsteemi loomiseks. JSC... ... Vikipeedia

EDMS-i tüüp, ettevõtte infosüsteem Arendanud JSC Industrial Information Systems Kirjutatud sisse... Wikipedia

LanDocs on tarkvaraplatvorm ettevõtte sisuhalduse ja elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide (ECM/EDMS) loomiseks. Ettevõtte LANIT omaarendus. LanDocs Type ECM, Document Flow Automation System, EDMS Developer... ... Wikipedia

Raamatud

• Bürootöö ja dokumendivoo kaasaegsed tehnoloogiad nr 9 (45) 2014, Puudub. " Kaasaegsed tehnoloogiad kantseleitöö ja dokumendivoog“ – ajakiri kantseleiosakonna juhatajatele. Õpid, kuidas tõhusalt rakendada ja optimeerida elektroonilist...

Elektrooniline dokumendihaldussüsteem (EDMS)- see on süsteem ( arvutiprogramm. tarkvara jne), mis võimaldab korraldada ja automatiseerida tööd elektrooniliste dokumentidega (st elektrooniline dokumendihaldus) kogu nende elutsükli jooksul. EDMS-i põhifunktsioonid peaksid hõlmama dokumentide loomise, muutmise, salvestamise ja marsruutimise võimalust, aga ka mitmeid teenusevõimalusi, nagu otsing, klassifitseerimine jne.

EDMS, lisaks on mõeldud töötajatevahelise suhtluse protsesside korraldamiseks ja automatiseerimiseks (dokumentide edastamine, ülesannete väljastamine, teadete saatmine jne). Töötajad saavad mis tahes kiiresti kätte vajalikku teavet ettevõtte klientide sõnul. Samas võivad dokumendid olla nii infosüsteemi struktureeritud objektid, millel on kindel standardsete detailide komplekt, kui ka struktureerimata (Word, Excel, .pdf, .jpg failid jne). EDMS võib sisaldada elektroonilist dokumentide arhiivi, mis võimaldab teabe kollektiivset töötlemist, ja süsteemi äriprotsesside automatiseerimiseks (töövoog). Samuti on EDMS üks BPM-süsteemi kasutamise võimalustest.

Traditsiooniliselt seostatakse töövoo automatiseerimise mõistet tööga kirjavahetuse, haldus- ja organisatsioonidokumentidega jne. Kuid EDMS Samuti võimaldavad need seostada iga dokumendi toimingutega, mida tuleks sellega teha. Tänu sellisele süsteemile on võimalik jälgida töötajate teatud ülesannete täitmist. Seega pakub EDMS mitte ainult tõhusat dokumendivoogude ja infoturbe juhtimist ettevõttes, vaid ka suuremat kontrolli dokumentidega töötamise ja töötajate produktiivsuse üle.

Elektroonilised dokumendihaldussüsteemid (EDMS) on praegu kasutusel peaaegu iga ettevõtte – nii era- kui ka avaliku – IT infrastruktuuris. Enamik ettevõtteid on EDMS-i juba kasutusele võtnud või kavatsevad selle lähitulevikus kasutusele võtta. Elektroonilised dokumendihaldussüsteemid lahendavad järjest suurema hulga probleeme, integreeruvad raamatupidamissüsteemidega ning võimaldavad hallata ettevõtte elutähtsaid näitajaid (ehitada KPI või BSC süsteeme).
Kasutades EDMS ettevõte muutub läbipaistvaks ja juhitavaks: kõigi lihtsamate äritehingutega (näiteks kauba laost saatmine või materjalide tootmisse viimine) kaasneb nende kajastamine raamatupidamissüsteemis elektrooniliste dokumentide kujul. Äritegevusega võib kaasneda raamatupidamisarvestus ja äriprotsesside näitajate registreerimine. Kogutud teave indikaatorite kohta on integreeritud EDMS-i tipptaseme näitajateks ja nii saame juhipaneelil kajastatud tasakaalustatud tulemuskaardi süsteemi.

Elektroonilised dokumendihaldussüsteemid neil on mitmeid eeliseid, mille hulka kuuluvad elektroonilise dokumendi ühekordse registreerimise võimalus, vajalike toimingute paralleelne teostamine koos nende täitmise eest vastutava isiku jälgimisega, samuti tõhusalt korraldatud dokumendiotsingusüsteemi ja arendatud aruandlussüsteemi olemasolu. .

Pealegi, EDMS sisaldavad reeglina tööriistu dokumentide ja projektide rühmatööks, ajakava koostamine ja töötajate laadimine dokumentidega tööle, dokumentidega töötamise ajaloo säilitamine ja ohutu töö ettevõtte kaugemate kontorite ja osakondadega. Venemaa kõige levinumal platvormil "1C: Enterprise 8" näide EDMS on . Platvormi 1C:Enterprise 8 tulekuga suunati 1C programmipere levitamine ümber väikestelt ettevõtetelt keskmise suurusega ettevõtete ja ettevõtete segmentidele. Elektrooniline dokumendihaldus on selliste ettevõtete jaoks täisväärtusliku infosüsteemi atribuut, samas kui töövooklassi süsteemid ja BPMS-i täiustatud versioon on ettevõtte ettevõtte infosüsteemi standardmoodul, milles kontoritöötajate arv ulatub rohkem kui 50 inimest.

Ei tohiks olla tööstusespetsiifiline. Elektroonilise dokumendihalduse peamine ja levinum valik on pakendatud tooted ning 1C platvormi EDMS pole erand.

Tingimustes kaasaegne arengäriline EDMS peab lahendama kulude optimeerimisega seotud probleemid koos võimalusega säästa ettevõtte sisemisi ressursse. Samal ajal kõige rohkem parim variant on selline olukord ettevõtte jaoks, kui rakendatakse teavet elektrooniline dokumendihaldussüsteem võimaldab teil kiiresti (2-3 kuuga) tagasi saada rakendamise kulud. Vajalik tingimus Selliseks juurutamiseks peab ettevõttes olema töötaja, kellel on teadmised protsessijuhtimise valdkonnast, äriprotsesside kirjeldamiseks kasutatavate tähistusskeemide koostamise oskus ning EDMS-i juurutavas ettevõttes toimuvatest äriprotsessidest üsna hea arusaam. Formaliseeritud äriprotsesside diagrammid võivad olla oluliseks abiks.

Rakendamine EDMS peaks alati käsitlema äriprotsesside optimeerimise ja tööjõukulude kokkuhoiu küsimust nii ettevõtte juhtkonna kui ka tavatöötajate jaoks. Samas saavutatakse rakendamise maksimaalne efekt, kui elektrooniline dokumendihaldus toimib ühtses inforuumis koos juhtimis- ja raamatupidamissüsteemiga. Selline kombineeritud süsteem võimaldab lahendada oluliselt suurema hulga probleeme.

Standardrakendusi on mitmeid EDMS 1C platvormil näiteks lepinguliste tööde automatiseerimine. Kuid selliste probleemide lahendamine nagu personali dokumentide liikumine, töö lähetuste ja kuluaruannetega, taotlused sularaha, müügi-, ostu-, tootmis- ja laodokumentide liikumise toetamise protsesse saab lahendada vaid ühtses infosüsteemis koos raamatupidamissüsteemiga. Näiteks platvormil 1C 8 elektrooniline dokumendihaldussüsteem "PiterSoft: protsessihaldus" või

Näiteks platvormil 1C 8 elektrooniline dokumendihaldussüsteem saab töötada ühes andmebaasis tootega "1C: Palga- ja personalijuhtimine" või "1C: Manufacturing Enterprise Management", mis võimaldab terviklikult lahendada funktsionaalseid ülesandeid (näiteks värbamine), raamatupidamist (palgaarvestus) ja juhtimist (tegemine). motiveerivad otsused palgatõusu või trahvi kohta) ning suhtlemise ja teabe edastamise ülesanne (dokumendi edastamine marsruudil, mis on seotud kõigi protsessis osalejate õigeaegse teavitamisega vastavalt eelnevalt kinnitatud korrale).

29.05.18 71 255 13

Dokumente saab allkirjastada paberkandjal või elektrooniliselt. Pikka aega paberil, elektrooniliselt - pole selge, kuidas.

Pavel Ovtšinnikov

Elektrooniliste dokumentidega töötamise kogemus 12 aastat

Kuid ma olen elektrooniliste dokumentidega tegelenud kaksteist aastat ja ma ütlen teile: see on uskumatu põnevus. Lubage mul öelda teile näidetega, kuidas see kõik töötab.

Lühidalt öeldes

Elektroonilise dokumendihalduse haldamise alustamiseks vajate:

1. Veena vastaspooli alustama elektrooniliste dokumentide vahetamist.
2. Ostke elektroonilise allkirja sertifikaat.
3. Otsustage dokumentide saatmise viis: eriteenuse kaudu või ilma selleta.

Kes vajab elektroonilisi dokumente

Vaatamata mugavusele ja kaasaegsusele kasutavad vähesed elektroonilist dokumendihaldust. Kui lihtsustatud maksustamisega ettevõtja sõlmib aastas paar lepingut, siis paar korda väljaprinditud dokumentide saatmine ei pruugi tal nii hirmus olla. Kuid on juhtumeid, kus elektrooniline dokumendihaldus on äärmiselt kasulik.

Suured ettevõtted elektroonilised dokumendid aitavad vähendada kulusid, kui väliskirjavahetuse maht ületab mitusada dokumenti kuus. Nende jaoks mõjutab paberite kohaletoimetamine otseselt tehingute kiirust. Dokumentatsioonikulud võivad ulatuda sadadesse tuhandetesse rubladesse aastas ning kahjude, vigade ja maksuameti trahvidega kaasnevad riskid suurendavad kulusid veelgi.

Isegi kui kirjutate nüüd alla ühele aktile iga kuue kuu tagant, ei tähenda see, et teie ettevõte ei kasvaks. Sul võib olla suuri koostööpartnereid, kes töötavad elektrooniliste dokumentidega ja nad nõuavad sinult sama.

Näiteks

Veebipoel kogunes regulaarselt kümneid miljoneid nõudeid selle tõttu, et järjekordselt tehti arvel viga: kaup oli veoautos ja seda ei saanud lattu vastu võtta. Mööduvad päevad, kuni nad ootavad tarnijalt parandatud dokumendiga kullerit. Võtsime kasutusele elektroonilised dokumendid ja nüüd võtavad kõik dokumentide korrigeerimised aega vähem kui tunni.

Ja suures energiamüügiettevõttes leidsid inspektorid kohapealsete maksurevisjonide käigus igal aastal dokumentides rikkumisi ja vigu. Trahvitšekk ulatus 120 000 rublani aastas. See on jõudnud punkti, kus finants osakond eelarves selle raha ette üldkuludeks. Kasutusele on võetud elektrooniline dokumendihaldus ja nüüd kontrollivad dokumentide õigsust programmid, mitte inimesed. Rohkem vigu pole.

Mis on elektrooniline dokument

Elektrooniline dokument on tavaline dokument või PDF-fail, mida saab luua ja lugeda mis tahes redaktoris. On oluline, et see oleks allkirjastatud erimärgiga elektrooniline allkiri ja saadeti erilisel viisil.

Et partneril, advokaadil või kohtunikul ei oleks kahtlust, et allkirjastasite elektroonilise dokumendi ja keegi seda ei muutnud, mõtlesid digiturbe spetsialistid välja elektroonilise allkirja. See on nagu sõrmejälg, mis asetatakse teie dokumendi ainulaadsele bittide ja baitide komplektile. Jämedalt öeldes, kui kirjutate millelegi elektrooniliselt alla, ütlete: "Autendin selle bittide komplekti."

Igale dokumendile lisatakse elektrooniline allkiri, misjärel loetakse see allkirjastatuks. Dokumenti saab lugeda ilma allkirjata. See tagab vaid selle, et teie ees on sama muutmatu dokument sellisel kujul, nagu see teile saadeti. Kui muudate dokumendis midagi ja salvestate selle, muutub selle bittide komplekt – allkiri on kehtetu.

Näiteks

Kaks ettevõtet otsustasid sõlmida elektroonilise lepingu. Koostasime lepingu ja leppisime kokku tingimustes. Nüüd kirjutab üks firma oma allkirjaga lepingule alla ja saadab teisele. Ta avab lepingu ja otsustab vaikselt midagi parandada, näiteks trahvisummasid. Parandab. Salvestab. Saadab esimesena. Ta näeb välja – oih! - selle lepingu algne allkiri oli katki. See tähendab, et nad parandasid midagi, kurikaelad. Siis minnakse teda ilmselt rusikaga näkku lööma.

Kust saada elektroonilist allkirja

Elektrooniline allkiri ostetakse spetsiaalsest sertifitseerimiskeskusest. Peate lihtsalt leidma oma linnas mugava keskuse. Peaasi, et see on kantud Vene Föderatsiooni kommunikatsiooniministeeriumi akrediteeritud keskuste loendisse.

Sama saab teha ka otse sertifitseerimiskeskuse kontoris: tule lihtsalt kõik dokumendid kaasa ja täitke avaldus. Kuid sel juhul peate ootama, kuni sularahata makse sooritatakse – selleks võib kuluda mitu tundi. Sertifikaadi eest ettevõttele sularahas maksta ei saa, nagu ka kaugjuhtimise teel kätte saada.

Kuidas elektrooniline allkiri töötab?

Elektroonilise allkirja õigusjõud on kirjeldatud föderaalseaduses "Elektrooniliste allkirjade kohta".

Seadus määratleb allkirjade liigid: lihtallkirjad, kvalifitseerimata ja kvalifitseeritud allkirjad. Saate dokumente allkirjastada ükskõik millisega, kuid reservatsioonidega: kvalifitseeritud - maksude, pakkumiste ja mõnel juhul kohtu jaoks; lihtne ja kvalifikatsioonita – kõige muu jaoks.

Lihtne või kvalifitseerimata allkiri

Soodne ja odav variant, kuid piiratud kasutusega. Kvalifitseerimata allkiri sisaldab krüptoalgoritme, kuid seda ei kinnita ükski sertifitseerimisasutus. Lihtne on lihtsalt kasutajanime ja parooli kombinatsioon, konto avalike teenuste veebisaidil või vastaspoole e-posti aadress.

Sellised allkirjad sobivad, kui te ei osale elektrooniline kauplemine, ärge vahetage elektroonilisi esmaseid sõnumeid ja ärge saatke maksuaruandlus. Lihtallkirja saab kasutada lepingute, arvete ja toimingute puhul, kuid selleks peate sõlmima vastaspoolega eraldi lepingu ja fikseerima poolte nõusoleku sellise allkirja usaldamiseks.

Kui teil on kümneid vastaspooli ja erinevaid dokumente, siis skeem ei tööta. Peate sellise dokumendi kõigiga allkirjastama ja aja jooksul see protsess aeglustub, mitte ei kiirenda tööd. Siis on parem mõelda mõnele muule elektroonilise allkirja sertifikaadile.

Lihtsa elektroonilise allkirja kasutamiseks tuleb printida ja allkirjastada lepingu paberversioon või lisada vastaspoolega sõlmitud lepingusse eriklausel – see on seadusest tulenev nõue.

Kvalifitseeritud allkiri

See allkiri sobib arvete ja maksude jaoks. Seaduse järgi saab elektroonilisi arveid allkirjastada ainult selle allkirjaga. Kvalifitseeritud sertifikaat maksab alates 1000 RUR, seda saab osta ainult sertifitseerimiskeskuses, mis on osa föderaalse maksuteenistuse usaldustsoonist.

Igal aastal tuleb kvalifitseeritud allkirja sertifikaati uuendada, mis lisab lisamuresid: tuleb jälgida kehtivusaega ja tellida õigeaegselt kordusväljastamine.

Töötamiseks kvalifitseeritud allkiri peate installima spetsiaalse programmi - teabe krüptokaitse vahendi. Programm lisab dokumendile elektroonilise allkirja ja kontrollib teiste vahetuses osalejate allkirju.

Saate valida tasulise programmi ("Cryptopro TsSP") või tasuta ("Vipnet TsSP"). Funktsionaalselt on need peaaegu samad, kuid tasuta versiooniga võivad tekkida ühilduvusprobleemid. Mõlemad töötavad Windowsis ja Macis. Tasuline maksab ca 1000 RUR, e-allkirja sertifikaadi aastamakse on ca 1000 RUR.

Mõned kasutavad pilvepõhist elektroonilist allkirja; see ei nõua krüptokaitseprogrammi installimist. Pilvesignatuur salvestatakse vahetusteenusesse ja iga kord, kui allkirjastate dokumendi, saate oma telefoni SMS-i, mis kinnitab toimingut. Selline sertifikaat on odavam ja mugavam kasutada, kuid vähem turvaline kui krüptokaitseprogramm.

Miks on vaja dokumendihaldusoperaatorit?

Allkirjastatud elektroonilist dokumenti saab saata tavalise e-postiga, kuid see pole turvaline. Kui teie meili häkitakse, satuvad dokumendid kurjategijate kätte. Seetõttu võtab maksuamet näiteks deklaratsioone vastu ainult eriteenistuste kaudu. Elektroonilisi arveid peate vahetama samade teenuste kaudu, vastasel juhul rikute Venemaa rahandusministeeriumi korraldust. Selliseid teenuseid nimetatakse dokumendivoo operaatoriteks.

Tavakasutaja jaoks on see ülepaisutatud e-kiri. See töötab brauseri kaudu, seal on sissetulevate ja väljaminevate kaustade, aadresside kataloog, sisseehitatud otsing ja dokumendiredaktor. Sees on suure koormusega teenus turvaliste sidekanalite ja krüpteeringuga, mis tagavad dokumendiedastuse turvalisuse.

Te ei pea isegi elektroonilise dokumendihalduse operaatoriga lepingut sõlmima. Lihtsalt registreeruge, laadige alla elektroonilise allkirja sertifikaat ja tasuge arve. Operaator hoolitseb ülejäänu eest: teatab föderaalsele maksuteenistusele, et olete börsiga liitunud, jälgib vorminguid ja tagab vastavuse Vene Föderatsiooni õigusaktidele.

Venemaal on selliseid teenuseid mitukümmend. Hinna, funktsionaalsuse, töökindluse ja kiiruse poolest on need ligikaudu samad. Tavaliselt valitakse operaatorid teenuse kvaliteedi järgi: kui kiiresti tehniline tugi töötab, kas operaator on valmis aitama vastaspooli ühendada, milliseid võimalusi see pakub ja kas tal on konsultant-analüütikuid, kes aitavad teil teenust teie töös rakendada. .

Teie vastaspool peab samuti operaatoriga ühenduse looma. Ta võib valida sinu või ükskõik kelle teise – siis toimub vahetus rändluse kaudu, nagu ka mobiilside.

Kui palju elektroonilised dokumendid maksavad?

Operaatori kaudu töötades maksate ainult mõlema poole allkirjastatud dokumendi eest. Keskmiselt on dokumendi saatmise maksumus umbes 6-8 R ja kõik sissetulevad sõnumid on tasuta.

Tavaliselt ostavad algajad minimaalse paketi 300 dokumenti, mis saab väga kiiresti otsa. Siis tuleb osta järgmine pakk. Kasumlikum on osta piiramatu aastane pakett või rääkida läbi individuaalsed tingimused.

Elektroonilistele dokumentidele üleminek on kasulik, kui saadate 100 või enam dokumenti kuus või vähemalt 1000 dokumenti aastas. Siis vähendate paberi- ja tarnekulusid peaaegu 5 korda.

Kui palju maksab dokumendihaldus?

1000 paberdokumenti

Elektrooniline dokumendihaldus

kontoritöö- meetmete kogum ettevõtte või organisatsiooni dokumendivoo korraldamiseks. Büroohaldus on termin, mida kasutatakse kontoripraktikas dokumentidega töötamise formaalse reeglistiku tähistamiseks.

Elektrooniline dokument(ED) - arvutiteabetöötlusvahendite abil loodud dokument, mida saab allkirjastada elektroonilise allkirjaga (ES) ja salvestada arvutikandjale vastava formaadi failina.

Dokumendivoog- süsteem dokumentide loomiseks, tõlgendamiseks, edastamiseks, vastuvõtmiseks ja arhiveerimiseks, samuti nende täitmise jälgimiseks ja nende kaitsmiseks volitamata juurdepääsu eest.

Elektrooniline dokumendihaldus(EDO) - automatiseeritud protsesside kogum esitatud dokumentidega töötamiseks elektroonilisel kujul, paberivaba kontoritöö kontseptsiooni rakendamisega.

• tootmisdokumentide voog;
• juhtimisdokumentide liikumine;
• arhiveerimine (arhiividokumentide haldamise protseduuride kogum);
• personali dokumentide liikumine (personaliprotseduurid);
• raamatupidamisdokumentide liikumine;
• lao dokumentide voog;
• salajaste ja konfidentsiaalsete dokumentide haldamine;
• tehniline ja tehnoloogiline dokumentide voog.

Ja teised. On ilmne, et dokumendivoosüsteeme võib olla nii palju, kui on tegevusliike, mille tulemusena arenevad masstootmise suunas teatud tüüpi dokumendivoogusid automatiseerivad infosüsteemid.

• Turvalisus tõhus juhtimine tänu automaatsele rakendamise kontrollile, kogu organisatsiooni tegevuse läbipaistvusele kõigil tasanditel.
• Rahvusvahelistele standarditele vastava kvaliteedikontrollisüsteemi säilitamine.
• Informatsiooni ja teadmiste tõhusa kogumise, haldamise ja juurdepääsu toetamine. Personali paindlikkuse tagamine tänu iga töötaja tegevuse suuremale formaliseeritusele ja võimalusele salvestada kogu tema tegevuse taustalugu.
• Ettevõtte kui terviku tegevuse registreerimine (sisemine sisejuurdlused, osakondade tegevuse analüüs, tegevuste “kuumade kohtade” väljaselgitamine).
• Äriprotsesside optimeerimine ning nende täitmise ja kontrolli mehhanismi automatiseerimine.
• Paberdokumentide väljaarvamine ettevõtte siseringlusest. Ressursside kokkuhoid, vähendades organisatsiooni dokumendivoogude haldamise kulusid.
• Paberdokumentide säilitamise vajaduse kaotamine või oluliselt lihtsustamine ja kulude vähendamine tänu toimiva elektroonilise arhiivi olemasolule.

• Nõuded salvestusmahule. Vajalik on valida dokumendihaldussüsteem, mis toetab hierarhilist struktuurset salvestust (HSM – Hierarchal Storage Management). See mehhanism salvestab kõige aktiivsemalt kasutatavad andmed kõige kiirematele, kuid kallimatele andmekandjatele, samas kui harvem kasutatav teave kantakse automaatselt üle aeglasemale ja odavamale andmekandjale.
• Formaaliseeritud protseduuride olemasolu, mis nõuavad nende rakendamise toetamist ja kontrolli automatiseerimist (teatud tüüpi dokumentide koostamine, standardsete organisatsiooniliste funktsioonide täitmine jne).
• Vajadus automatiseerida organisatsiooni haldusjuhtimist. Raskusaste organisatsiooniline struktuur.
• Geograafiliselt jaotatud üksuste saadavus. See tegur seab teatud nõuded kaugjuurdepääsule, andmete replikatsioonile jne.
• Suure paberarhiivi olemasolu. Mõned dokumendihaldussüsteemid on juba integreeritud massdokumentide sisestamise alamsüsteemidega.
• Dokumendivoo süsteemi olemasolu, mis ei vasta hetkevajadustele.
• Vajadus täiustatud dokumentide marsruutimise ja töövoohalduse järele. Selle vajaduse jätkuks on vajadus toetada suvalisi äriprotsesse, võimalusel töötada koos rakendussüsteemidega, et neid protsesse toetada.
• Nõuded dokumentide säilitustähtaegadele. Pikkade säilitusperioodide (kümnete aastate) puhul tasub tõsiselt kaaluda paralleelarhiivi korraldamist mikrofilmidel.
• Süsteemi "avatuse" ja laiendatavuse nõuded. Võimalus integreerida olemasolevaga infosüsteemid ja olemasolevate seadmete kasutamine.
• Vajadus salvestada dokumendipilte. Spetsiifiliste dokumentide säilitamise vormingute kasutamine organisatsioonis. Vajadus toetada inseneri- ja projekteerimisülesandeid ning muid ettevõtte funktsioone.
• Vajadus väljatöötatud teabeotsingu tööriistade järele. Organisatsioonis saadaolevate dokumentide täielik keelesüsteemi tugi.
• Turvanõuded (krüpteerimine, juurdepääsu korraldamine jne). Võimalus kasutada dokumendivoo süsteemis organisatsiooni teabeinfrastruktuuris juba olemasolevaid juurdepääsumehhanisme.
• Teatud standardite järgimise nõuded: sise-, tööstus-, GOST, rahvusvahelistele standarditele kvaliteedikontrolli kohta, teabe säilitamise korralduse tase.

Iga elektrooniline dokumendihaldussüsteem võib sisaldada iga järgmise kategooria elemente, kuid enamik neist keskendub konkreetsele valdkonnale, mis on peamiselt seotud toote positsioneerimisega.

Selliste süsteemide juurutamisel suurettevõtetes on oluline kindlaks teha, kas süsteem võimaldab tõhusalt administreerida, töödelda suuri teabemahtusid ja integreerida automatiseeritud süsteemid tootmise juhtimine, skaleeritavus, etapiviisiline juurutamine, territoriaalse jaotusega arvestamine, keeruline organisatsiooniline struktuur, rollipõhine juurdepääs jne.

Sellise platvormi valimisel tuleks põhitähelepanu pöörata:

• elektroonilise dokumentide säilitamise korraldamine;
• dokumendivoo automatiseerimine, võttes arvesse organisatsiooni individuaalseid omadusi;
• integratsioon olemasoleva infokeskkonnaga.

Funktsionaalsed nõuded