KONSULTEERIMINE

Kliendi äriprotsesse automatiseerides seisab IT-ettevõte väga sageli silmitsi vajadusega viia läbi projektieelne küsitlus. See probleem tekitab automaatselt mitmeid omavahel seotud küsimusi.

1. Kas sellist ekspertiisi on üldse vaja teha? Mida see annab kliendile ja IT-ettevõttele endale?

2. Millised on projektieelse küsitluse eesmärgid?

3. Milline peaks olema selle tulemus?

4. Kas teha projektieelne küsitlus tasuta või võtta selle eest raha?

5. Kuidas põhjendada kliendile sellise läbivaatuse tulemuslikkust, kas see tasub end ära?

Siin langetab iga ettevõte omal moel otsuse: keegi peab sellist eksamit üldiselt ebasobivaks ("saame tülli, siis näeme..."); teised, kes seda teostavad rakendamise ajal, ei tõsta seda tööd eraldi artiklis esile; teised viivad seda läbi iseseisva tööetapina, kuid ei võta selle eest raha; Teised jällegi peavad projektieelset kontrolli õigustatult omaette kommertstooteks. Minu kogemus juhi ja konsultandina näitab, et projektieelne ekspertiis on peaaegu iga automaatikasüsteemide juurutamisega seotud IT-ettevõtte töö vajalik komponent. Ja alates korralik korraldus ja selle etapi rakendamine sõltub mõnikord kogu projekti edust.

Käesolevas artiklis püüan vastata ülaltoodud küsimustele, tuginedes nii enda praktikale kui ka klientide kogemustele, kellega pidin suhtlema, tutvustades projektieelsete küsitluste nullist läbiviimise tehnoloogiat.

Projektieelse küsitluse vajadus

Mõnede IT-ettevõtete lähenemist äri automatiseerimisele illustreerib see anekdoot hästi.

Komisjoni tuleb leiutaja ja pakub uut aparaati tänaval raseerimiseks.

"Kuidas teie seade töötab?" - küsivad komisjoni liikmed temalt.

"Väga lihtne," vastab leiutaja. "Viskad mündi pessa, pistad pea masinasse ja kaks tera hakkavad sind raseerima."

"Vabandust, kolleeg, aga inimestel on erinevad näokujud!" – noomivad teda komisjoni liikmed.

"Jah," ütleb leiutaja, "aga see on alles enne esimest habemeajamist..."

Iga automaatika peamine ülesanne on säilitada unikaalne konkurentsieelised automatiseeritud ettevõte. Me ei saa lubada, nagu selles naljas, et pärast automatiseerimist muutuvad kõik ettevõtted sarnaseks. Seega, kui soovime säilitada kliendi äri ainulaadseid konkurentsieeliseid, siis iga äriprotsesside kaasajastamisel on vajalik läbi viia projektieelne uuring.

Loomulikult on võimalik teha süvaanalüüs selle vajaduse määravate põhjuste kohta. Nendeks võib olla projekti kõrge eeldatav maksumus, automatiseerimisest tingitud vajadus muuta olemasolevaid äriprotsesse, projekti kaasamine tööde hulka, mille ulatust ei saa ette kindlaks määrata jne. Kuid pidage meeles, kuidas ühes väga õpetlikus loos , katkestas komandör kindrali ettekande lüüasaamise põhjuste kohta:

Meie lüüasaamist põhjustasid mitmed põhjused,” alustas kindral. - Esiteks oli püssirohi niiske...

Aitab,” peatas komandör ta.

Siin on olukord sarnane, kuna projektieelse küsitluse läbiviimiseks piisab sellest, kui kliendil on ainulaadsed äriomadused (ja need peaksid olema igal ettevõttel, muidu ta lihtsalt ei püsiks turul ja annaks konkurentidele teed).

Nii et globaalselt laheneb küsimus selliste tööde vajalikkusest üsna lihtsalt – need tuleb läbi viia, kui automatiseeritav ettevõte on konkurentsitihedal turul.

Mida annab projektieelne uuring kliendile ja IT-ettevõttele endale?

Nagu me kõik väga hästi teame, on iga töö või teenus turul nõudlik vaid siis, kui see on kasulik nii tellijale kui ka töövõtjale. Seetõttu vaatame lühidalt, mida tegelikult annab projektieelne küsitlus mõlemale.

Projekteerimiseelse küsitluse käigus saab klient:

Hankige ettevõtte olemasolevate äriprotsesside üksikasjalik kirjeldus ja võrrelge tõeline äri oma ettekujutusega sellest;

Optimeerige olemasolevaid äriprotsesse kasutades praktiline kogemus, mille said IT-ettevõtte konsultandid varasemate juurutuste käigus sarnastes ettevõtetes;

Hinnake kavandatava süsteemi funktsionaalsuse vastavust kliendi tegelikele äriprotsessidele;

Tõstke õigeaegselt esile oma ainulaadsed eelised ja võtke neid arvesse süsteemi juurutamise etapis, mitte pärast selle kasutuselevõttu;

Täpsustage automatiseerimisprojekti eelarve ja ajastus, võttes arvesse võimalikke parandusi süsteemid nende äriprotsesside ainulaadsete omaduste jaoks;

Hinnake ressursse (nii tehnilisi kui ka inimressursse), mida süsteemi juurutamise etapis vaja läheb. Planeerige õigeaegselt nende ressursside eraldamine, et projekt optimaalse aja jooksul ja eelarvet ületamata lõpule viia;

Hinnang võimalikud riskid mis võib mõjutada töö kvaliteeti;

Optimeerige süsteemi juurutamise kulusid, tehes võimalusel osa tööst omapäi;

Hankige täpsem hinnang majanduslik mõju ja investeeringu tasuvusperiood.

Projektieelse küsitluse eelised IT-ettevõttele:

Kliendi rahulolu taseme tõstmine, sobitades tema müügieelses etapis (kui müüjad pakuvad "unistust") kujunenud ootused süsteemi tegelike võimalustega toetada konkreetseid äriprotsesse;

Süsteemi juurutamise aja ja selleks vajalike ressursside selgitamine, mis võimaldab nende jaotust eelnevalt planeerida;

Kliendi unikaalsete eeliste õigeaegne tuvastamine, et võtta neid arvesse automaatikasüsteemi seadistamisel või muutmisel;

Rakendusaja vähendamine ja tasuta töö tegemise riski vähendamine. Süsteemi vajalikud muudatused tehakse enne selle kasutuselevõtu algust või sellega paralleelselt, mitte pärast proovitööetapi lõppu, mille käigus tavaliselt tuvastatakse puudused. Olukord, kus funktsionaalsuse lahknevus avastatakse projekti valmimise etapis, toob automaatselt kaasa täiendavaid planeerimata töid. Samas on tellijal enamasti raskusi taoliste tööde rahastamisega ning projekti edukaks lõpuleviimiseks tuleb seda sageli teha tasuta;

Tõenäoliste riskide tuvastamine, mis võivad mõjutada rakendamise kvaliteeti ja ajastust. Nende riskide mõju projekti õnnestumisele minimeerimiseks vajalike meetmete õigeaegne pakkumine;

Litsentside arvu ja projekti struktuuri põhjendavate andmete hankimine;

Automatiseeritud üksuste hetkeseisu ja nende töö põhiparameetrite registreerimine võimaldab põhjendada kavandatava süsteemi kasutamise tõhusust;

Isiklike kontaktide loomine konsultantide ja kliendi peamiste projekti teostajate vahel lihtsustab veelgi nende ühistööd;

Teadmistebaasi laiendamine (kui see on olemas) selle valdkonna klientide peamiste äriprotsesside kohta.

Loomulikult ei ole siin loetletud kõiki argumendid projekteerimiseelse uuringu kasuks, kuid nagu praktika näitab, on see täiesti piisav, et klienti selle vajalikkuses veenda.

Projektieelse küsitluse peamised ülesanded

Igal ettevõttel on oma nägemus projektieelse kontrolliga seotud ülesannete prioriteedist, kuid minu arvates on neist olulisim kliendi põhiliste äriprotsesside uurimine ja peamiste probleemide väljaselgitamine, mida ta sooviks teenust kasutades lahendada. automatiseerimissüsteem. Kõige tõhus vahend selleks on tavaliselt spetsiaalselt koostatud küsimustik, mis põhineb projektieelsete uuringute läbiviimise tegelikul praktikal. See võimaldab konsultandil küsida kliendi töötajatelt kõiki vajalikke küsimusi automatiseeritud üksuste põhitegevuse kohta, unustamata seejuures midagi. Soovitan tungivalt iga punkti puhul intervjueerida erineva ametiastmega töötajaid – juhtidest tippjuhtideni. Väga sageli tuli mul kokku puutuda olukorraga, kus tippjuhtkond uskus, et konkreetsed äriprotsessid kulgevad nii, nagu algselt ette nähtud, kuid tegelikkuses toimus töö ettevõttes hoopis teisiti. Samas oli keskastmejuhtidel protsessi toimimise kohta oma arvamus, mis erines nii tippjuhtide ideedest kui ka konkreetsete neis töödes osalevate tegijate tegelikust tegevusest. Selline asjade seis tekitab projektieelse uuringu aruannet lugedes tavaliselt palju emotsioone. Tegeliku olukorra väljaselgitamine ja selle väljatoomine selge dokumendi vormis aitab tugevdada usaldust väliskonsultantide vastu ning luua usalduslikke suhteid nii kliendi juhtkonna kui ka tavatöötajatega.

Ilmselgelt on projektieelse küsitluse järgmine kõige olulisem ülesanne välja selgitada kliendi ainulaadsed konkurentsieelised. Nagu praktika näitab, langeb umbes 75% kliendi kasutatavatest äriprotsessidest kokku sama tööstusharu sarnaste ettevõtete protsessidega, 10% realiseerib oma ainulaadsed konkurentsieelised ja ülejäänud 15% on termodünaamika teise seaduse tulemus: ) (kaose loomuliku kasvu tagajärg) ja need tuleb projekti käigus lahendada. Kuid need konkurentsivõimelised 10%, mis on äri jaoks nii olulised, tuleb lihtsalt igasuguse automatiseerimisega säilitada (loomulikult eeldusel, et neid eeliseid saab vormistada). Enamasti lahendatakse see probleem süsteemi kliendi jaoks konfigureerimisega, kuid mõnikord on programmeerijate teenused vaja võtta arvesse ettevõtte ainulaadseid omadusi. Märgin ära, et siinkohal ei räägita mitte kohandatud arendusest, vaid tootmise automatiseerimissüsteemide juurutamisest.

Mõistes, kuidas kliendi konkurentsieeliseid toetatakse, oskab IT-ettevõte hinnata toodete täiustamise vajadust ja maksumust ning mõista, milliseid lisaressursse selleks vaja võib minna.

Projektieelse küsitluse oluline eesmärk on diagnoosida kliendi IT-keskkonna olukord ehk hinnata tema kasutatavat arvutitehnikat, tarkvara, side, IT-spetsialistide kvalifikatsioonitase jne. Selles etapis on vaja aru saada, kas kliendil on piisavalt ressursse automatiseerimissüsteemi edukaks juurutamiseks. Siinkohal läheneme veel ühele projektieelse uuringu ülesandele – projekti võimalike riskide analüüsimisele ja nende tõenäoliste tagajärgede kirjeldamisele. Samas peavad konsultandid mitte ainult dokumenteerima kõiki võimalikke riske, vaid pakkuma kliendile võimalusi nende iga vähendamiseks.

Iga TIS hõlmab osakondade operatiivtegevuse kohta teabe kogumist, seega peaks projektieelse uuringu järgmine teema olema automatiseeritud osakondadele esitatavate nõuete kogumine.

Süsteemi kogunenud info jääb tühimassiks, kui puudub võimalus seda analüüsida, mistõttu on projektieelse uuringu käigus väga oluline välja selgitada, milliseid aruandlusliike ja -vorme klient vajab. Tavaliselt sisaldavad automatiseerimistööriistad juba standardset aruannete komplekti, kuid iga klient peab oma ettevõtet õigustatult ainulaadseks ja vajab seetõttu sellist ainulaadset süsteemi, mida reeglina rakendatakse spetsiaalse aruannete generaatori abil.

Projektieelse küsitluse kiireloomuliseks ülesandeks on kõiki laekunud andmeid arvesse võttes selgitada projekti lõplik eelarve ja selle elluviimise ajastus. Neid tähtaegu võivad mõjutada mitmesugused tegurid, nagu kliendi juhtkonna valmisolek projektis osaleda, tellija ja töövõtja esindajate motivatsioon, automatiseeritud üksuste töötajate sabotaaži tõenäosus, võimalik vallandamine(või vastupidi, võtmejuhi palkamine) mõni aeg pärast projekti algust, olemasoleva arvutipargi ja tehnoloogilise baasi ebapiisav kõigi automatiseerimiseesmärkide saavutamiseks, hankeeelarve puudumine vajalik varustus ja palju muud. Seetõttu peab konsultant kõik need asjaolud üksikasjalikult välja selgitama ja aruandes kajastama, sealhulgas asutusesiseseks kasutamiseks. Teise - sisemise - aruande koostamine võimaldab teil üksikasjalikult kajastada kõiki suhte nüansse ja soovitusi rakendus- ja integratsiooniosakonna spetsialistidele.

Teine oluline küsimus, mis vajab lahendamist projektieelse küsitluse etapis, on soovituste väljatöötamine projekti elluviimise meetodite valiku kohta. Siinkohal on oluline selgelt fikseerida, milliseid kliendi poolt eelnevalt sõnastatud probleeme ei ole võimalik pakutud automatiseerimissüsteemi abil lahendada ning pakkuda välja korralduslikud või muud võimalused sellest olukorrast väljumiseks.

Igal ettevõttel on lihtne lisada küsitluse etapis veel kümmekond ülesannet, mida ta sooviks lahendada, kuid nagu näitab tegelik praktika, muudab eelloetletud küsimustele vastuste saamine juba projektieelse küsitluse üsna tõhusaks.

Mis on tavaliselt projektieelse küsitluse tulemus?

Peamine tulemus on tehtud tööde lõpparuanne, mis on kokku lepitud ja tellija ja töövõtja poolt allkirjastatud. Vaatame sellise aruande vajalikke jaotisi. Kui te ei peatu sissejuhatavatele sõnadele pühendatud standardsetel lõikudel, lühendite, akronüümide ja lühendite loendil, saab aruandes eristada järgmisi põhikomponente:

- kliendi olemasolevate äriprotsesside kirjeldus;

- automaatikasüsteemi abil lahendamist vajavate põhiülesannete loetelu;

- kliendi äriprotsesside hindamine ja soovitused osakondade töö muutmiseks või optimeerimiseks, arvestades IS-i eeliseid;

- kliendi ainulaadsed konkurentsieelised, mida tuleks süsteemi juurutamisel arvesse võtta;

- olemasoleva IT-keskkonna analüüs süsteeminõuetele vastavuse osas ettevõtte juhtimine, soovitused selle muutmiseks;

- hinnang töödele SRÜ integreerimisel kliendi olemasolevasse IT infrastruktuuri;

- automaatikaüksuste kirjeldus ja nõuded analüütikale;

- võimalike riskide hindamine projekti elluviimisel ja nende mõju minimeerimiseks vajalike meetmete väljaselgitamine;

- kliendi soovide kirjeldus, mida ei saa kavandatavas juhtimissüsteemis rakendada ja mis nõuavad muutmist, sellise muudatuse aja ja maksumuse hinnang;

- ettepanek projekti elluviimiseks koos väljapakutud variandi põhjendusega, täpsustades tellijale vajalike automatiseeritud töökohtade arvu ja täpsustades projekti eelarvet.

Projektieelse küsitluse eraldiseisvaks dokumendiks peaks olema esialgne töögraafik, mis sisaldab muuhulgas kokkulepitud vastutavate isikute nimekirja (nii tellijalt kui ka töövõtjalt), nende vastutusvaldkondi ja põhireegleid omavahelise suhtluse kohta. neid. Süsteemi efektiivseks rakendamiseks on soovitatav koostada kliendi töötajate ja küsitlust läbiviiva IT-ettevõtte spetsialistide vahelise infovahetuse eeskirjad ning, mis oluline, sätestada ka tööde teostamise jälgimise aeg ja kord.

Mõned ettevõtted (enamasti need, kes tegelevad kohandatud arendusega) esitavad kliendile projekti pärast projekteerimiseelse uuringu läbimist lähteülesanne.

Kas teha projektieelne küsitlus tasuta või võtta selle eest raha?

Vastus sellele küsimusele sõltub suuresti küsitluse eesmärgist. Kui eesmärgiks on kiire küsitlus kliendi “meelitamiseks” (tavaliselt lastes kliendil täita mingi ankeet), siis tundub mõistlik seda teha tasuta.

Kui uuringu eesmärk vastab ülalkirjeldatud ülesannetele, nõuab see ettevõtte märkimisväärsete ressursside ümbersuunamist ja see tuleb tingimata tasuda. See projektieelne uuring on täisväärtuslik nõustamisteenus, mis võimaldab mitte ainult hinnata automatiseerimise vajadust, ajastust ja eelarvet, vaid optimeerida ka kliendi olemasolevaid äriprotsesse.

Nagu praktika on näidanud, ei ole projektieelse küsitluse teenuste müümine keeruline, kui ettevõttes on kasutusele võetud vastav tehnoloogia ning müüjad teavad selgelt (ja oskavad kliendile selgelt selgitada), mis on küsitluse eesmärk ja millist kasu klient sellest saab. seda.

Kuidas põhjendada tellijale projektieelse kontrolli tulemuslikkust

Projektieelse küsitluse, aga ka muude teenuste tõhususe hindamise küsimus on ettevõtluses üks keerulisemaid, kuna selle tulemus ei ole kliendile alati ilmne ja seda tajutakse sageli väga subjektiivselt. Nõustamisteenuste majandusliku efekti põhjendamiseks – ja projektieelne uuring, nagu eespool mainitud, on just nõustamisteenus – on igal ärisegmendil oma unikaalsed algoritmid ja meetodid. Siinkohal vaatleme aga teisi, lihtsamaid ja universaalsemaid meetodeid, mis võimaldavad tellijal projektieelse küsitluse tulemuslikkust ligikaudselt hinnata.

Kaalume potentsiaalseid säästukanaleid, mille arvestamine võib aidata põhjendada projektieelse küsitluse vajadust.

1. Inimressursi ja aja kokkuhoid:

Süsteemi muutmisel vastavalt kliendi ainulaadsetele konkurentsieelistele juurutamise algfaasis, mitte pärast selle kasutuselevõttu;

Süsteemi kliendi IT-infrastruktuuri integreerimise etapis, kuna kogu teave ettevõtte IT-keskkonna seisu ja integratsiooni nüansside kohta selgitatakse enne käivitamist, mitte juurutamise ajal;

Tänu õigeaegsele materiaalsete ja inimressursside eraldamisele nii töövõtja kui ka tellija poolt;

Süsteemi juurutamist mõjutada võivate võimalike riskide varajase hindamise ning nende negatiivsete tagajärgede minimeerimiseks vajalike meetmete väljatöötamise kaudu.

Igasugune viivitus projekti edenemises toob kliendile kaasa tõsiseid lisakulusid, mida saab igal konkreetsel juhul üsna lihtsalt välja arvutada.

2. Rakenduskulude võimalik vähendamine:

Tuvastades teenused ja tööd, mida klient saab ise teha;

Korrigeerides mõne töö tegemise tähtaegu pärast nende tegeliku töömahukuse selgitamist.

3. Ettevõtte infosüsteemide efektiivsuse ja töötajate tootlikkuse tõstmine äriprotsesside optimeerimise kaudu, võttes arvesse kliendi ainulaadseid omadusi.

4. Kasutamisest keeldumine automatiseeritud süsteem, kui projektieelse ülevaatuse etapis selgub, et see ei lahenda kliendi probleeme või selle muutmine läheb liiga kalliks.

Minu praktikas on olnud juhus, kus väga spetsiifiliste äriprotsessidega kliendil soovitati projektieelse küsitluse tulemuste põhjal mitte juurutada SRÜ-d, vaid teha organisatsioonilised muudatused ja optimeerivad tehnoloogiat oma klientidega töötamiseks, kuna süsteemi juurutamise mõju (mis nõudis kalleid muudatusi) ei hüvitaks kulusid. Selle tulemusel säästis klient kümneid tuhandeid dollareid ning projektieelne uuring tasus end ära vaid osakonna efektiivsuse tõstmisega, mis konsultantide soovitusel muutis töötaja töötehnoloogiat.

Projektieelse uuringu etapi puudumine toob enamikul juhtudel kaasa projektide elluviimise olulise viivituse ja nende maksumuse suurenemise nii elluviimise käigus tekkivate organisatsiooniliste kui ka tehniliste probleemide tõttu. Sageli lõpevad sellised projektid täieliku ebaõnnestumisega. Standish Groupi uuringu kohaselt ei olnud peaaegu kolmandik nende analüüsitud 2,5 tuhandest IT-projektist lihtsalt ebaõnnestunud*1, vaid jäid üldse lõpetamata. Venemaal on selliseid andmeid palju keerulisem hankida, kuid olen kindel, et ebaõnnestunud juurutuste osakaal ei jää vähemaks.

*1 Projektid loetakse ebaõnnestunuks, kui tähtaegadest eirati, rikuti eelarvet või ei saavutatud oodatud tulemusi.

Seega, kui konsultatsioonifirma ei soovi realiseerimata projekte, peab ta lihtsalt läbi viima klientide äritegevuse projektieelse uuringu. Parem on lepingust algstaadiumis keelduda, kui töösse takerduda ja oma mainele plekk saada.

1. Kas selline ekspertiis on üldse vajalik? Mida see annab kliendile ja IT-ettevõttele endale?
2. Mis on projektieelse küsitluse eesmärgid?
3. Milline peaks olema selle tulemus?
4. Kas teha projektieelne küsitlus tasuta või võtta selle eest raha?
5. Kuidas põhjendada kliendile sellise ekspertiisi tulemuslikkust, kas see tasub end ära?

Siin langetab iga ettevõte omal moel otsuse: keegi peab sellist eksamit üldiselt sobimatuks (“satume tülli ja siis näeme...”); teised, kes seda teostavad rakendamise ajal, ei tõsta seda tööd eraldi artiklis esile; teised viivad seda läbi iseseisva tööetapina, kuid ei võta selle eest raha; Teised jällegi peavad projektieelset kontrolli õigustatult omaette kommertstooteks. Minu kogemus juhi ja konsultandina näitab, et projektieelne ekspertiis on peaaegu iga automaatikasüsteemide juurutamisega seotud IT-ettevõtte töö vajalik komponent. Ja mõnikord sõltub kogu projekti edu selle etapi õigest korraldamisest ja läbiviimisest.

Käesolevas artiklis püüan vastata ülaltoodud küsimustele, tuginedes nii enda praktikale kui ka klientide kogemustele, kellega pidin suhtlema, tutvustades projektieelsete küsitluste nullist läbiviimise tehnoloogiat.

Projektieelse küsitluse vajadus

Komisjoni tuleb leiutaja ja pakub uut aparaati tänaval raseerimiseks.
"Kuidas teie seade töötab?" - küsivad komisjoni liikmed temalt.
"Väga lihtne," vastab leiutaja. "Viskad mündi pessa, pistad pea masinasse ja kaks tera hakkavad sind raseerima."
"Vabandust, kolleeg, aga inimestel on erinevad näokujud!" – noomivad teda komisjoni liikmed.
"Jah," ütleb leiutaja, "aga see on alles enne esimest habemeajamist..."

Igasuguse automatiseerimise põhiülesanne on säilitada automatiseeritud ettevõtte ainulaadsed konkurentsieelised. Me ei saa lubada, nagu selles naljas, et pärast automatiseerimist muutuvad kõik ettevõtted "sama isikuks". Seega, kui soovime säilitada kliendi äri ainulaadseid konkurentsieeliseid, siis iga äriprotsesside kaasajastamisel on vajalik läbi viia projektieelne uuring.

Loomulikult on võimalik teha süvaanalüüs selle vajaduse määravate põhjuste kohta. Nendeks võib olla projekti kõrge eeldatav maksumus, automatiseerimisest tingitud vajadus muuta olemasolevaid äriprotsesse, projekti kaasamine tööde hulka, mille ulatust ei saa ette kindlaks määrata jne. Kuid pidage meeles, kuidas ühes väga õpetlikus loos , katkestas komandör kindrali ettekande lüüasaamise põhjuste kohta:

"Meie lüüasaamist põhjustasid mitmed põhjused," alustas kindral. - Esiteks oli püssirohi niiske...
"Aitab," peatas komandör ta.

Siin on olukord sarnane, kuna projektieelse küsitluse läbiviimiseks piisab sellest, kui kliendil on ainulaadsed äriomadused (ja need peaksid olema igal ettevõttel, muidu ta lihtsalt ei püsiks turul ja annaks konkurentidele teed).

Nii et globaalselt laheneb küsimus selliste tööde vajalikkusest üsna lihtsalt – need tuleb läbi viia, kui automatiseeritav ettevõte on konkurentsitihedal turul.

Mida annab projektieelne uuring kliendile ja IT-ettevõttele endale?

Projekteerimiseelse küsitluse käigus saab klient:

• saada üksikasjalik kirjeldus ettevõttes olemasolevatest äriprotsessidest ja võrrelda tegelikku äri oma ettekujutusega sellest;
• optimeerida olemasolevaid äriprotsesse, kasutades praktilisi kogemusi, mida IT-ettevõtte konsultandid said varasemate juurutuste käigus sarnastes ettevõtetes;
• hinnata kavandatava süsteemi funktsionaalsuse vastavust kliendi tegelikele äriprotsessidele;
• tõstke õigeaegselt esile oma ainulaadsed eelised ja võtke neid arvesse süsteemi juurutamise etapis, mitte pärast selle kasutuselevõttu;
• täpsustada automatiseerimisprojekti eelarve ja ajastus, võttes arvesse süsteemi võimalikke muudatusi, et need sobiksid teie äriprotsesside ainulaadsete omadustega;
• hinnata ressursse (nii tehnilisi kui ka inimressursse), mida süsteemi juurutamise etapis vaja läheb. Planeerige õigeaegselt nende ressursside eraldamine, et projekt optimaalse aja jooksul ja eelarvet ületamata lõpule viia;
• hinnata võimalikke riske, mis võivad mõjutada töö kvaliteeti;
• optimeerida süsteemi juurutamise kulusid, tehes osa töödest võimalusel ise;
• saada täpsem hinnang majanduslikule mõjule ja investeeringutasuvusele.

Projektieelse küsitluse eelised IT-ettevõttele:

• kliendi rahulolu taseme tõstmine, sobitades tema müügieelses etapis (kui müüjad pakuvad “unistust”) kujunenud ootused süsteemi tegelike võimalustega toetada konkreetseid äriprotsesse;
• süsteemi juurutamise aja ja selleks vajalike ressursside selgitamine, võimaldades nende eraldamist eelnevalt planeerida;
• kliendi ainulaadsete eeliste õigeaegne tuvastamine, et võtta neid arvesse automaatikasüsteemi seadistamisel või muutmisel;
• teostusaja vähendamine ja tasuta töö tegemise riski vähendamine. Süsteemi vajalikud muudatused tehakse enne selle kasutuselevõtu algust või sellega paralleelselt, mitte pärast proovitööetapi lõppu, mille käigus tavaliselt tuvastatakse puudused. Olukord, kus funktsionaalsuse lahknevus avastatakse projekti valmimise etapis, toob automaatselt kaasa täiendavaid planeerimata töid. Samas on tellijal enamasti raskusi taoliste tööde rahastamisega ning projekti edukaks lõpuleviimiseks tuleb seda sageli teha tasuta;
• tõenäoliste riskide tuvastamine, mis võivad mõjutada rakendamise kvaliteeti ja ajastust. Nende riskide mõju projekti õnnestumisele minimeerimiseks vajalike meetmete õigeaegne pakkumine;
• litsentside arvu ja projekti struktuuri põhjendavate andmete hankimine;
• automatiseeritud üksuste hetkeseisu ja nende töö põhiparameetrite registreerimine võimaldab põhjendada kavandatava süsteemi kasutamise tõhusust;
• isiklike kontaktide loomine konsultantide ja kliendi peamiste projekti teostajate vahel lihtsustab nende koostööd tulevikus;
• teadmistebaasi (kui see on olemas) laiendamine selle valdkonna klientide peamiste äriprotsesside kohta.

Loomulikult ei ole siin loetletud kõiki argumendid projekteerimiseelse uuringu kasuks, kuid nagu praktika näitab, on see täiesti piisav, et klienti selle vajalikkuses veenda.

Projektieelse küsitluse peamised ülesanded

Ilmselgelt on projektieelse küsitluse järgmine kõige olulisem ülesanne välja selgitada kliendi ainulaadsed konkurentsieelised. Nagu praktika näitab, langeb umbes 75% kliendi kasutatavatest äriprotsessidest kokku sama tööstusharu sarnaste ettevõtete protsessidega, 10% realiseerib oma ainulaadsed konkurentsieelised ja ülejäänud 15% on termodünaamika teise seaduse tulemus: ) ("kaose loomuliku kasvu" tagajärg) ja see tuleb projekti käigus lahendada. Kuid need konkurentsivõimelised 10%, mis on äri jaoks nii olulised, tuleb lihtsalt igasuguse automatiseerimisega säilitada (loomulikult eeldusel, et neid eeliseid saab vormistada). Enamasti lahendatakse see probleem süsteemi kliendi jaoks konfigureerimisega, kuid mõnikord on programmeerijate teenused vaja võtta arvesse ettevõtte ainulaadseid omadusi. Märgin ära, et siinkohal ei räägita mitte kohandatud arendusest, vaid tootmise automatiseerimissüsteemide juurutamisest.

Mõistes, kuidas kliendi konkurentsieeliseid toetatakse, oskab IT-ettevõte hinnata toodete täiustamise vajadust ja maksumust ning mõista, milliseid lisaressursse selleks vaja võib minna.

Projektieelse uuringu oluline eesmärk on diagnoosida kliendi IT-keskkonna seisukorda ehk hinnata arvutitehnikat, tarkvara, sidet, IT-spetsialistide kvalifikatsioonitaset jne. Selles etapis on vaja aru saada kas kliendil on piisavalt ressursse süsteemi automatiseerimise edukaks juurutamiseks. Siinkohal läheneme veel ühele projektieelse uuringu ülesandele – projekti võimalike riskide analüüsimisele ja nende tõenäoliste tagajärgede kirjeldamisele. Samas peavad konsultandid mitte ainult dokumenteerima kõiki võimalikke riske, vaid pakkuma kliendile võimalusi nende iga vähendamiseks.

Igasugune TIS hõlmab osakondade operatiivtegevuse kohta teabe kogumist, seega peaks projektieelse uuringu järgmine teema olema automatiseeritud osakondade dokumendivoo nõuete kogumine.

Süsteemi kogunenud info jääb tühimassiks, kui puudub võimalus seda analüüsida, mistõttu on projektieelse uuringu käigus väga oluline välja selgitada, milliseid aruandlusliike ja -vorme klient vajab. Tavaliselt sisaldavad automatiseerimistööriistad juba standardset aruannete komplekti, kuid iga klient peab oma ettevõtet õigustatult ainulaadseks ja vajab seetõttu sellist ainulaadset süsteemi, mida reeglina rakendatakse spetsiaalse aruannete generaatori abil.

Projektieelse küsitluse kiireloomuliseks ülesandeks on kõiki laekunud andmeid arvesse võttes selgitada projekti lõplik eelarve ja selle elluviimise ajastus. Neid tähtaegu võivad mõjutada mitmesugused tegurid, näiteks kliendi juhtkonna valmisolek projektis osaleda, tellija ja töövõtja esindajate motivatsioon, automatiseeritud üksuste töötajate sabotaaži tõenäosus, võtmejuhi võimalik vallandamine (või, vastupidi, töölevõtmine) mõne aja möödudes.aeg pärast projekti algust, olemasoleva arvutipargi ja tehnoloogilise baasi ebapiisav kõigi automatiseerimiseesmärkide saavutamiseks, eelarve puudumine vajalike seadmete ostmiseks ja palju muud. Seetõttu peab konsultant kõik need asjaolud üksikasjalikult välja selgitama ja aruandes kajastama, sealhulgas asutusesiseseks kasutamiseks. Teise - sisemise - aruande koostamine võimaldab teil üksikasjalikult kajastada kõiki suhte nüansse ja soovitusi rakendus- ja integratsiooniosakonna spetsialistidele.

Teine oluline küsimus, mis vajab lahendamist projektieelse küsitluse etapis, on soovituste väljatöötamine projekti elluviimise meetodite valiku kohta. Siinkohal on oluline selgelt fikseerida, milliseid kliendi poolt eelnevalt sõnastatud probleeme ei ole võimalik pakutud automatiseerimissüsteemi abil lahendada ning pakkuda välja korralduslikud või muud võimalused sellest olukorrast väljumiseks.

Igal ettevõttel on lihtne lisada küsitluse etapis veel kümmekond ülesannet, mida ta sooviks lahendada, kuid nagu näitab tegelik praktika, muudab eelloetletud küsimustele vastuste saamine juba projektieelse küsitluse üsna tõhusaks.

Mis on tavaliselt projektieelse küsitluse tulemus?

• kliendi olemasolevate äriprotsesside kirjeldus;
• automaatikasüsteemi abil lahendamist vajavate põhiülesannete loetelu;
• kliendi äriprotsesside hindamine ja soovitused osakondade töö muutmiseks või optimeerimiseks, arvestades infosüsteemi poolt pakutavaid eeliseid;
• kliendi unikaalsed konkurentsieelised, millega tuleb süsteemi juurutamisel arvestada;
• olemasoleva IT-keskkonna analüüs ühingujuhtimise süsteemi nõuetele vastavuse osas, soovitused selle muutmiseks;
• töö hindamine CIS-i integreerimisel kliendi olemasolevasse IT infrastruktuuri;
• automatiseeritud osakondade dokumendivoo kirjeldus ja nõuded analüütikale;
• võimalike riskide hindamine projekti elluviimisel ja nende mõju minimeerimiseks vajalike meetmete väljaselgitamine;
• kliendi soovide kirjeldus, mida ei ole võimalik kavandatavas juhtimissüsteemis rakendada ja mis nõuavad muutmist, hinnanguline muutmise aeg ja maksumus;
• ettepanek projekti elluviimiseks koos väljapakutud variandi põhjendusega, täpsustades tellijale vajalike automatiseeritud töökohtade arvu ja täpsustades projekti eelarvet.

Projektieelse küsitluse eraldiseisvaks dokumendiks peaks olema esialgne töögraafik, mis sisaldab muuhulgas kokkulepitud vastutavate isikute nimekirja (nii tellijalt kui ka töövõtjalt), nende vastutusvaldkondi ja põhireegleid omavahelise suhtluse kohta. neid. Süsteemi efektiivseks rakendamiseks on soovitatav koostada kliendi töötajate ja küsitlust läbiviiva IT-ettevõtte spetsialistide vahelise infovahetuse eeskirjad ning, mis oluline, sätestada ka tööde teostamise jälgimise aeg ja kord.

Mõned ettevõtted (enamasti need, kes tegelevad kohandatud arendusega) esitavad kliendile projektieelse ekspertiisi läbimisel tehnilise kirjelduse kavandi.

Kas teha projektieelne küsitlus tasuta või võtta selle eest raha?

Kui uuringu eesmärk vastab ülalkirjeldatud ülesannetele, nõuab see ettevõtte märkimisväärsete ressursside ümbersuunamist ja see tuleb tingimata tasuda. See projektieelne uuring on täisväärtuslik nõustamisteenus, mis võimaldab mitte ainult hinnata automatiseerimise vajadust, ajastust ja eelarvet, vaid optimeerida ka kliendi olemasolevaid äriprotsesse.

Nagu praktika on näidanud, ei ole projektieelse küsitluse teenuste müümine keeruline, kui ettevõttes on kasutusele võetud vastav tehnoloogia ning müüjad teavad selgelt (ja oskavad kliendile selgelt selgitada), mis on küsitluse eesmärk ja millist kasu klient sellest saab. seda.

Kuidas põhjendada tellijale projektieelse kontrolli tulemuslikkust

Kaalume potentsiaalseid säästukanaleid, mille arvestamine võib aidata põhjendada projektieelse küsitluse vajadust.

1. Inimressursi ja aja kokkuhoid:
   • süsteemi muutmisel vastavalt kliendi ainulaadsetele konkurentsieelistele juurutamise algfaasis, mitte pärast selle kasutuselevõttu;
   • süsteemi kliendi IT-infrastruktuuri integreerimise etapis, kuna kogu teave ettevõtte IT-keskkonna seisu ja integratsiooni nüansside kohta selgitatakse välja enne käivitamist, mitte juurutamise ajal;
   • tänu materiaalsete ja inimressursside õigeaegsele eraldamisele nii töövõtja kui ka tellija poolt;
   • süsteemi juurutamist mõjutada võivate riskide varajase hindamise ja nende negatiivsete tagajärgede minimeerimiseks vajalike meetmete väljatöötamise kaudu.
     Igasugune viivitus projekti edenemises toob kliendile kaasa tõsiseid lisakulusid, mida saab igal konkreetsel juhul üsna lihtsalt välja arvutada.
2. Rakenduskulude võimalik vähendamine:
   • tuvastades teenused ja tööd, mida klient saab ise teha;
   • korrigeerides mõne töö tegemise tähtaegu pärast nende tegeliku töömahukuse selgitamist.
3. Ettevõtte infosüsteemide efektiivsuse ja töötajate tootlikkuse tõstmine äriprotsesside optimeerimise kaudu, võttes arvesse kliendi ainulaadseid omadusi.
4. Automaatsüsteemi kasutamisest keeldumine, kui projekteerimiseelse kontrolli käigus selgub, et see ei lahenda kliendi probleeme või selle muutmine läheb liiga kalliks.
   Minu praktikas oli juhtum, kus väga spetsiifiliste äriprotsessidega kliendil soovitati projektieelse küsitluse tulemuste põhjal mitte juurutada CIS-i, vaid teha organisatsioonilisi muudatusi ja optimeerida tehnoloogiat oma klientidega töötamiseks. , kuna süsteemi juurutamise mõju (oli vaja kallist muudatust) ei tasunud ära, oleks kulud. Selle tulemusel säästis klient kümneid tuhandeid dollareid ning projektieelne uuring tasus end ära vaid osakonna efektiivsuse tõstmisega, mis konsultantide soovitusel muutis töötaja töötehnoloogiat.

Projektieelse uuringu etapi puudumine toob enamikul juhtudel kaasa projektide elluviimise olulise viivituse ja nende maksumuse suurenemise nii elluviimise käigus tekkivate organisatsiooniliste kui ka tehniliste probleemide tõttu. Sageli lõpevad sellised projektid täieliku ebaõnnestumisega. Standish Groupi uuringu kohaselt ei olnud ligi kolmandik nende analüüsitud 2,5 tuhandest IT-projektist mitte ainult ebaõnnestunud, vaid ka üldse lõpetamata. Venemaal on selliseid andmeid palju keerulisem hankida, kuid olen kindel, et ebaõnnestunud juurutuste osakaal ei jää vähemaks.

Seega, kui konsultatsioonifirma ei soovi realiseerimata projekte, peab ta lihtsalt läbi viima klientide äritegevuse projektieelse uuringu. Parem on lepingust algstaadiumis keelduda, kui töösse takerduda ja oma mainele plekk saada.

Iga IT-ettevõte seisab silmitsi Kliendi äriprotsesside automatiseerimisega projektieelse küsitluse läbiviimise vajadusega.
Tavaliselt tekitab see viimaste jaoks mitmeid omavahel seotud küsimusi:

1. Mis saab olema tulemus?
2. Eksami maksumus?

Meie kogemus näitab, et projektieelne kontroll on peaaegu iga automaatikasüsteemide juurutamisega seotud IT-ettevõtte töö vajalik komponent. Selle etapi õigest korraldamisest ja läbiviimisest sõltub kogu projekti edu.

Kas on vaja läbi viia eksam? Mida see kliendile annab?

Põhjuseid, miks testimine on vajalik, on palju. Nendeks võivad olla projekti kõrge eeldatav maksumus, vajadus muuta olemasolevaid äriprotsesse automatiseerimise käigus, tööde kaasamine projekti, mille ulatust ei ole võimalik ette kindlaks määrata jne. Lihtsamalt öeldes tuleb läbi viia uuring, kui automatiseeritav ettevõte on konkurentsitihedal turul.

Millised on projektieelse küsitluse eesmärgid ja eesmärgid?

Projekteerimiseelse küsitluse käigus saab klient:

Hankige üksikasjalik kirjeldus ettevõttes eksisteerivatest äriprotsessidest ja võrrelge tegelikku pilti esitatavaga

Optimeerige olemasolevaid äriprotsesse, kasutades praktilisi kogemusi, mille IT-ettevõtte konsultandid said varasemate juurutuste käigus sarnastes ettevõtetes

Hinnake pakutud süsteemi funktsionaalsuse vastavust kliendi tegelikele äriprotsessidele

Tõstke oma ainulaadsed eelised õigeaegselt esile ja võtke neid arvesse süsteemi juurutamise etapis, mitte pärast selle kasutuselevõttu

Selgitage automatiseerimisprojekti eelarvet ja ajastust, võttes arvesse võimalikke süsteemimuudatusi, et need sobiksid teie äriprotsesside ainulaadsete omadustega

Hinnake tehnilisi ja inimressursse, mida süsteemi juurutamise etapis vaja läheb. Planeerige need vahendid projekti lõpuleviimiseks optimaalse aja jooksul ja eelarve piires

Hinnake võimalikke riske, mis võivad mõjutada töö kvaliteeti

Optimeerige süsteemi juurutamiskulusid, tehes osa töödest võimalusel ettevõttesiseselt

Saate täpsema hinnangu majandusliku mõju ja investeeringutasuvuse kohta

Projektieelse küsitluse peamised ülesanded:

Kliendi äriprotsesside uurimine ja peamiste probleemide väljaselgitamine, mida ta soovib automatiseerimissüsteemi abil lahendada

Kliendi unikaalsete konkurentsieeliste väljaselgitamine, mida tuleb automatiseerimisel säilitada

Projekti lõpliku eelarve ja selle elluviimise ajastuse arvutamine, võttes arvesse saadud andmeid

Iga ettevõte saab uuringu etapis lisada ülesandeid, mida ta soovib lahendada, kuid ülaltoodud küsimustele vastuste saamine muudab projektieelse küsitluse juba üsna tõhusaks.

Mis saab olema tulemus?

Peamine tulemus on tehtud tööde lõpparuanne, mis on kokku lepitud ja tellija ja töövõtja poolt allkirjastatud.

Lõpparuande struktuur:

Ettevõtte organisatsiooniline struktuur

Olemasoleva automatiseeritud süsteemi kirjeldus

Ettevõtte äriprotsesside ja dokumendivoo laiendatud kirjeldus

Eesmärgid uus süsteem automatiseerimine

Valikud tarkvaratoode

Rakendusvalikud

Automatiseerimistööde teostamise korra määramine

Ajakava töötab

Rakendamise hinnanguline maksumus

Eksami maksumus?

Vastus sellele küsimusele sõltub küsitluse eesmärgist. Kui eesmärgiks on kiireksam, täites selle kliendi poolt küsimustik, siis on see tasuta.

Kui küsitluse eesmärk vastab ülalkirjeldatud ülesannetele, siis on vajalik IT-ettevõtte märkimisväärsete ressursside kasutamine ja maksumus arvutatakse individuaalselt. See projektieelne uuring võimaldab mitte ainult hinnata automatiseerimise vajadust, ajastust ja eelarvet, vaid ka optimeerida Kliendi olemasolevaid äriprotsesse.

Milline on sellise uuringu efektiivsus ja kas see tasub end ära?

Projektieelse küsitluse tulemuslikkuse hindamise küsimus on ettevõtluses üks keerulisemaid, kuna selle tulemus ei ole kliendile alati ilmne ja seda tajutakse sageli väga subjektiivselt. Teenuse majandusliku mõju põhjendamiseks kaaluge potentsiaalseid säästukanaleid:

1. Inimressursi ja aja kokkuhoid:

Süsteemi muutmisel vastavalt kliendi ainulaadsetele konkurentsieelistele juurutamise algfaasis, mitte pärast selle kasutuselevõttu

Süsteemi kliendi IT-infrastruktuuri integreerimise etapis, kuna kogu teave ettevõtte IT-keskkonna seisu ja integratsiooni nüansside kohta selgitatakse välja enne käivitamist, mitte juurutamise ajal.

Tänu õigeaegsele materiaalse ja inimressursi eraldamisele nii töövõtja kui ka tellija poolt

Tõttu eelhinnang võimalikud riskid, mis võivad mõjutada süsteemi juurutamise protsessi, ning tagajärgede minimeerimiseks vajalike meetmete väljatöötamine

Igasugune viivitus projekti edenemises toob kliendile kaasa tõsiseid lisakulusid, mida saab igal konkreetsel juhul üsna lihtsalt välja arvutada.

2. Rakenduskulude võimalik vähendamine:

Tuvastades teenused ja tööd, mida klient saab teha

Korrigeerides mõne töö lõpetamise tähtaegu pärast nende tegeliku töömahukuse selgitamist

3. Ettevõtte infosüsteemide tõhususe ja töötajate tootlikkuse tõstmine äriprotsesside optimeerimise kaudu, võttes arvesse kliendi ainulaadseid omadusi.

4. Automatiseeritud süsteemi kasutamisest keeldumine, kui projektieelse ülevaatuse etapis selgub, et see ei lahenda kliendi probleeme või selle muutmine läheb liiga kulukaks

Võtame selle kokku

Projektieelse uuringuetapi puudumine toob enamikul juhtudel kaasa projektide elluviimise olulise viivituse ja nende maksumuse suurenemise, mis on tingitud elluviimisel tekkivatest organisatsioonilistest ja tehnilistest probleemidest. Sageli lõpevad sellised projektid ebaõnnestumisega. Hiljutiste uuringute järgi ei olnud ligi 1/3 2500 IT-projektist mitte ainult ebaõnnestunud, vaid jäid ka üldse lõpetamata.

Täitke taotlus 1C:ERP rakendamise kulude selgeks arvutamiseks TÄIESTI TASUTA!

Praegu toimub kiire areng ja rakendamine infotehnoloogiad mitte ainult riigiasutustes, vaid ka paljudes Venemaa ettevõtted, ning juurutamise enda edu sõltub sellest, milline saab olema EDMS-i juurutamise lähenemine, kui hästi see planeeritakse.

Äri kasvades suureneb ka paberdokumentatsiooni maht. Ja kui töödeldavate dokumentide arv ületab piirväärtuse, väljuvad dokumentidega töötamise protsessid kontrolli alt, lakkavad olema juhitavad ja hakkavad selle tulemusena ettevõtte arengut aeglustama, siis on oluline juurutada EDMS tuleb päevavalgele. Praegu seisavad paljud ettevõtted silmitsi probleemiga, mida nimetatakse "kust alustada".

EDMS-i rakendamise protsess edukas ülemaailmses ja kodumaises praktikas hõlmab järgmisi etappe:

1. Infoküsitlus.
   1. Intervjueerimine.
   2. Küsitlemine.
2. Kogutud andmete analüüs.
3. EDMSi tehniliste ja funktsionaalsete nõuete kujundamine.
4. EDMS-turu jälgimine ja hanke läbiviimine.
5. Demoversiooni testimine.
6. Lepingu sõlmimine.
7. EDMSi regulatsioonide väljatöötamine.
8. Tarkvara installimine ja seadistamine.
9. EDMS-i kasutajate koolitus.
10. Tarkvara testimine koos kasutajatega.
11. Süsteemi testimise käigus tuvastatud vigade kõrvaldamine.
12. Tööstuslik käitamine.

Miks mitte teha ilma teabeküsitluseta?

Miks on teabeküsitluse läbiviimine nii oluline? Arvatakse, et kvaliteetne projektieelne uuring tagab EDMS-i rakendamise edukus 80%.. Lõppude lõpuks võimaldab see:

• saada selgem “portree” organisatsioonist: selle missioonist, tegevusvaldkondadest; Ettevõtte struktuur; osakondade ülesanded (ja nende koostoime), mis on sätestatud struktuuriüksuste sätetes; peamised äriprotsessid;
• määrata kindlaks ettevõtte kontoritöö korralduse üldine olukord;
• määrata teabe- ja dokumentatsioonivood (sealhulgas kasutatavad dokumendiliigid);
• tuvastada ja arvestada süsteemi rakendamisel riske ja viise nende ületamiseks;
• määrata rakendamise eesmärk;
• määrata kindlaks ülesanded ja funktsioonid, mida EDMS peab edaspidi täitma;
• tuvastada EDMS-i kasutajad;
• õppida ja kirjeldada olemasolevaid äriprotsesse (automatiseerida) jne.

Ülaltoodud küsimustele saad vastused aadressil iseseisev üldteabe uurimine EDMS-i rakendamise objekti kohta. See aitab valmistuda intervjueerimine juhtkond ja võtmespetsialistid. Ja intervjuu tulemuste analüüs aitab teil areneda küsimustik täpsemate küsimustega laiemale hulgale inimestele. Seega võimaldab iga läbivaatuse etapp sukelduda probleemisse sügavamale ja saada selle tulemusena probleemi üha üksikasjalikum kirjeldus.

Ainult ettevõtte tegelikke vajadusi mõistes saab määrata, milliseid funktsioone EDMS täitma peaks. Siis suudab selle välimus inimeste tööd optimeerida ja nad ei taju seda vankri viienda rattana.

Küsitluse alguseks oli meie lihakombinaadil grupp geograafiliselt hajutatud kontoreid, keeruline ettevõtte struktuur ja suur paberdokumentide voog, mis tõi kaasa hajutatud kontrollimatu dokumendivoo, kooskõlastus- ja täitmistähtaegade rikkumise, samuti dokumentide kaotamine.

Tootmismahtude kasvuga ja meie ettevõtte lahendatavate ülesannete suurenemisega arendatud, vastuvõetud ja saadetud juhtimis- ja muu dokumentatsiooni hulk ainult kasvas ning osatähtsus sooritusdistsipliin. Seoses lihakombinaadi sisenemisega aastasse uus tase ettevõtte juhtkond otsustas süsteemi kasutusele võtta elektrooniline dokumendihaldus(EDS), mis võimaldab automatiseerida mitte ainult tööd organisatsiooniliste ja haldusdokumentidega (tellimused, kirjavahetus jne), vaid ka mõningaid äriprotsesse, millega kaasneb dokumentide töötlemine ja täitmine.

Selleks moodustati võtmespetsialistidest meeskond struktuurijaotused ettevõtetele. Selle projekti juhiks määrati direktori asetäitja koolieelse kasvatuse alal, käesoleva artikli autor.

Intervjueerimine

Otsustasime EDMS-i rakendada etapiviisiliselt. Meeskonna jaoks "nähtav" teabeküsitluse esimene etapp oli läbi viia EDMS-is töötava esimese liini juhtide ja äriprotsessides osalejate uuring, st. on selle kasutajad. Antud küsitluses peavad tingimata osalema huvitatud struktuuriüksuste juhid ja teemaeksperdid, kes saavad väljendada oma soove ja kommentaare.

Enne selle etapi algust oli direktori asetäitja alushariduse alal küsimused ette valmistatud, mille vastused võiksid anda aimu probleemidest dokumentidega töö korraldamisel.

Koostati tulevaste vastajate nimekiri, mis hõlmas umbes 30 inimest (see osakonnajuhatajad, nende asetäitjad ja dokumentide koostamise, allkirjastamise, allkirjastamise ja kinnitamise eest vastutavad spetsialistid). Iga inimesega lepiti kokku eraldi kohtumine, mille käigus visandati esmalt isikliku vestluse eesmärk ning seejärel toimus dialoog, mille “programmiks” oli eelnevalt koostatud teeside ja küsimuste loetelu (vt näide 1) . Intervjuude läbiviimise ja analüüsimise mugavuse huvides saate vestluse salvestada diktofoni. Kuid küsitluses osalejal on parem mitte teada, et salvestus toimub, sest enamik inimesi eksib diktofoni nähes ära.

Näide 1

Ettevalmistus intervjuude läbiviimiseks lihakombinaadi uuringu raames EDS-i rakendamiseks

Ahenda saadet

Iga vastajaga kohtudes kirjeldas koolieelse õppeasutuse asetäitja vestluse alguses üksikasjalikult:

1. Küsitluse eesmärk:

"Kontoritöö ja dokumendivoo seisu kontrollimine, arusaam olemasolevatest äriprotsessidest, mida tuleks automatiseerida ja mille tegevusega kaasneb dokumentide töötlemine ja vormistamine."

2. Miks peab meie ettevõte EDMS-i juurutama?

"EDMS-i eesmärk on kvalitatiivselt parendada kõigi tasandite juhtide ja ainespetsialistide dokumentidega töötamise protsessi ning vähendada rutiinse dokumentidega töötamise aega."

3. Milliseid eeliseid pakub EDMS, näiteks:

“Süsteem võimaldab otsinguaega lühendada nõutav dokument, võimaldab teil pääseda juurde ühine alus kasutajaõiguste diferentseerimisega dokumente, saate töötada süsteemis kaugjuhtimisega, töötada ühe dokumendiga mitme kasutaja poolt ühiselt, kinnitada dokumente kiiresti ja lihtsalt, automatiseerida dokumentide registreerimist ja jaotamist, korraldada kontrolli tellimuste ja dokumentide täitmise üle ( juhtimistegevused muutub läbipaistvaks), on võimalik dokumente süsteemis allkirjastada kasutades elektrooniline allkiri, korraldada tööd lepingutega, integreerida EDMS teiste organisatsiooni poolt kasutatavate programmidega, vähendada arhiivi ülalpidamiskulusid.

1. Milliste probleemidega dokumentidega töötades kokku puutute?
2. Mida sooviksite dokumentidega töötamise korralduses parandada, täiustada, muuta?
3. Kui kiiresti ja tõhusalt dokumendid kohale toimetatakse?
4. Kus on teie arvates nõrgad kohad, mis tekitavad probleeme dokumentidega töötamisel?
5. Kas olemasolevaid dokumendivorme on mugav kasutada?
6. Kui palju aega kulub ühe dokumendi menetlemiseks? Seda küsimust tuleks esitada igat tüüpi dokumendi kohta, mis on organisatsiooni äriprotsessides laialdaselt olemas.
7. Kui suur on dokumendivoo maht teie tööpiirkonnas?

Intervjuu protsessi mõjutas küsitluses osalejate hõivatus, mis mõjutas küsitluse ajastust ning näitas ka, et töötajad alahindasid projekti tähtsust.

Intervjuu käigus kogutud info analüüsi tulemusena moodustus tabel, mis on näidatud näites 2. See aitas struktureerida saadud teavet ja teha vajalikke järeldusi, mis selles hästi kajastuvad.

Näide 2

Intervjuu käigus saadud info süstematiseerimine

Ahenda saadet

Intervjuu tulemuste põhjal tuvastati järgmised äriprotsessid, mis nõuavad eelkõige EDMS-i automatiseerimist:

• lepingute haldamine;
• arvete kooskõlastamine maksmiseks;
• korralduslike ja haldusdokumentide kooskõlastamine:
• kontroll juhiste (resolutsioonide) täitmise üle.

Intervjueerimine võimaldas ette valmistada pinnase küsitlemiseks, mis nõuab suuremat täpsust küsimustele vastamisel.

Küsimustik

Küsitluse eesmärk oli saada täpsemat (täpsemat) teavet dokumendivoo ja kontoritöö hetkeseisu kohta ettevõttes. Küsitluses osalesid struktuuriüksuste juhid ja aineeksperdid, kellest said seejärel EDMSi kasutajad. Küsitlus viidi läbi tagaselja, mis tähendas ankeedi täitmist uurija äraolekul.

Küsimustik koosnes kolmest osast (vt näide 4):

1. Sissejuhatav osa – selle põhiülesanne oli innustada vastajat esitatavatele küsimustele vastuseid andma. Kirjeldati uuringu eesmärki ja eesmärke, vastaja rolli olulisust; ankeedi täitmise juhised.
2. Põhiosa sisaldab lihtsa sõnastusega küsimusi, mille täielikkus ja kogus sõltuvad soovitud eesmärgist (näite 4 küsimustiku näidisküsimused on soovituslikud ja võivad erineda teie ettevõtte küsitluse jaoks optimaalsetest küsimustest, saate neid kasutada alustuseks näidis oma küsimustiku koostamiseks).
3. Lõpposa – siin anti vastajale tema avaldatud arvamuse konfidentsiaalsuse garantii; avaldati tänu uuringus osalemise eest.

Vastaja soovil ankeet trükiti ja anti talle isiklikult üle või saadeti temale meili. Ankeedi vorm oli koostatud selliselt, et vastajal oleks mugav seda otse Wordi failis täita.

Kui küsimustik saadeti sõnafailina, siis kehas meili adressaat nägi esimest korda saateteksti (kõik näites toodud kontaktandmed on fiktiivsed):

Näide 3

Saatetekst ja meili teema, kui saadate küsimustiku manustatuna e-kirjaga

Ahenda saadet

Näide 4

Küsimustik ettevõtte küsitluse läbiviimiseks enne EDMS-i juurutamist

Ahenda saadet

Kogutud andmed sisestati MS Exceli tabelisse, mis võimaldas automaatselt genereerida diagramme arvamuste jaotumisest igas küsimuses. Need. tulemused esitati juhtkonnale võimalikult nähtaval viisil (vt näide 6). Iga küsimuse jaoks valitud vastusevariantide arv kajastus faili ühel lehel ja nendel andmetel põhinevad diagrammid ehitati teisele lehele:

Tulevikus võtame arvesse kõiki tuvastatud riske, et niipea kui võimalik minge EDMS-i tööle:

• EDMSi ülesannete ja funktsioonide puudumise või ebaõige määratlemise oht;
• vajalike ressursside (raha, aja) alahindamise oht;
• viivituste oht projekti etappide rakendamisel;
• ettevõtte töötajate ebapiisava teavitamise oht töö edenemise kohta, samuti oht hooletusse, passiivsus, töötajate vastupanu, juhtide nõrk kaasamine projekti;
• halva tehnoloogilise varustuse oht;
• reguleeriva raamistiku puudumise oht.

Üldjoontes näitas uuring positiivset suhtumist elektroonilise dokumendihalduse kasutuselevõtusse, kuid oli ka hulk töötajaid, kes suhtusid EDS-i juurutamisesse negatiivselt, kuna tajusid seda projekti kui järjekordset uuendust, mis annaks vaid rohkem juurde. nende heaks töötama.

Seejärel määrati intervjuude ja ankeetide tulemuste analüüsi põhjal eesmärk ja koostati nõuded EDMS-ile, kuid see on järjekordne ja mitte vähem oluline rakendustöö etapp. Hetkel teostab meie ettevõte EDMS-turu võrdlevat analüüsi.

Joonealused märkused

Ahenda saadet

Objekti uue hoone, rajatise või rekonstrueerimise projekti loomisele eelneb tingimata mitmeid ettevalmistavaid meetmeid, mis võimaldavad võtta arvesse kõiki projekti iseärasusi ja algandmeid, maatükk ja insenerikommunikatsioonid. Eelprojekteerimise etapi algusetapp on projekteerimiseelne uuring, mis võimaldab projekteerimise ja tehniliste lahenduste edasiarendamise käigus täielikult järgida kehtiva SNiP ja määruste nõudeid, kõiki Kliendi tingimusi ja tema soove. See sõltub eeltoimingutest ühend eelprojekt , projekti ja tehnilise dokumentatsiooni koostamise ajastus ning tööde keerukus.

Protseduuri omadused ja selle omadused

Projektieelne ülevaatus – kompleksne spetsialiseeritud töö erinevatel eesmärkidel objektide kogumise, töötlemise ja süsteemianalüüsi kohta. Kogutud andmete põhjal tehakse ehituse või rekonstrueerimise igakülgne põhjendus, selle teostatavus ning võimalike raskuste ja probleemide esinemine. Uuringu käigus kõige usaldusväärsemate ja tõhusamate tulemuste saavutamiseks kasutame erinevat tüüpi kõrgtehnoloogilised tööriistad ja seadmed.

Spetsialistid esinemas uurimistööd peab olema eriharidus, omama ametlikke lubasid valitsusasutustelt ja SRO-süsteemi struktuuridelt.

Miks viiakse läbi projektieelne uuring:

1. Hinda objekti tegelikku seisukorda enne selle rekonstrueerimist, laiendamist, täiendamist või kaasajastamist.
2. Projekti ja tehnilise dokumentatsiooni kadumise korral.
3. Projekti koostamisel vigu tehes.
4. Kui ehitusprotsessi käigus tehakse kohandusi, mis ei kajastunud joonistel ja tegelikel töödel.
5. Ehitiste ja tehnovõrkude füüsilise ja moraalse kulumise hindamisel.

Täna sageli tellitud projektieelne dokumentatsioon investeeringueelses etapis, et põhjendada finantsinvesteeringuid, nende teostatavust ja projekti süsteemset elluviimist.

Töö peamised etapid:

• Ettevalmistav etapp: Kliendi soovide uurimine, kogumine vajalik dokumentatsioon ja muud andmed.
• Objektiga tutvumine, teenuste tingimuste ja kulude kooskõlastamine, tegevusprogrammi väljatöötamine ja tehniliste kirjelduste (täpsed tehnilised kirjeldused) koostamine.
• Objekti igakülgne visuaalne ja instrumentaalne uurimine.
• Analüüsige saadud tulemusi ja tehke vajalikud arvutused.
• Järelduse koostamine objekti seisukorra kohta.

Kust saab tellida projektieelset uuringut?

Multidistsiplinaarne ettevõte "Region" pakub üksikisikutele, ehitus- ja tellijaorganisatsioonidele, investeerimis- ja arendusettevõtetele täielikku valikut objektide, ehitusplatside, lõpetamata ehitus- ja insenerisüsteemide eelkontrolliks. Aeg eelprojekteerimistöödeks ja eelprojekti maksumus oleneb objekti ehituslikust keerukusest, tehtavate tööde mahust ja koostisest, asukohast ehitusplats ning usaldusväärsete andmete olemasolu pinnase, tehnoliinide ja kommunikatsioonide tegeliku seisukorra kohta.