U velike tvrtke Prepiska s desecima tisuća kolega provodi se svake godine, a interne dokumente stvara tisuće zaposlenika. Dio dopisivanja može se primati i obrađivati \u200b\u200bu papirnatom obliku. Elektronički sustavi arhiviranja pomažu tvrtkama da povećaju svoju radnu učinkovitost nekoliko puta i stvore jedinstveno spremište svih dokumenata.

"Chancery" pokriva cijeli ciklus rada s papirnatim dokumentima: od ulaska i registracije do predaje u arhivu. Funkcionalnost je u potpunosti u skladu s ruskim standardima za uredski rad, omogućujući vam automatizaciju većine "ručnih" operacija.

Održavanje nomenklature slučajeva i registracijskih časopisa

Odobreni sastav nomenklature predmeta čuva se u posebnoj referentnoj knjizi sustava. U slučaju decentraliziranog knjigovodstva dokumenata, mjesta za registraciju osiguravaju se u strukturnim odjelima.

Nomenklatura predmeta

Kada pripremate dokumente za prijenos u arhivu za svaki slučaj nomenklature, možete automatski ispisati naslovnicu, kao i popis dokumenata. Vrijeme pripreme za arhivsku pohranu i pretraživanje u arhivi nekoliko se puta smanjuje.

Registracija dokumenata

Da biste unijeli dokument u DIRECTUM, ispunite potrebna polja kontrolne kartice za registraciju (RCC), a registracijski broj bit će dodijeljen automatski. Fleksibilan sustav numeriranje vam omogućava da dodijelite broj dokumentu u kontekstu svakog časopisa za registraciju, proizvoljno i automatski. Broj može sadržavati kôd odjela, kôd časopisa i sve potrebne detalje. Provedbom rješenja prosječno vrijeme registracije dokumenata smanjuje se za 35-50%.

Primjer RKK

RKK sadrže primarne podatke (odjel, datum registracije, matični broj itd.), Kao i podatke o stanju bilo kojeg papirnog dokumenta, na primjer, njegovu lokaciju. Kada se dokument premješta između odjeljenja, na svakom mjestu registracije postavlja se vlastiti RKK. Moguće je pratiti kretanje papirnatog dokumenta unutar tvrtke duž lanca stvorenih RCC-ova.

Na RKK možete priložiti i dokument ili njegovu skeniranu sliku. DIRECTUM usluga snimanja koristi se za brzi unos velike količine dokumenata. Podržava različite načine snimanja dokumenata: snimanje iz e-mail ili iz datotečnog sustava (na primjer, sa skenera).

Funkcija stvaranja ALS-a i popunjavanja podataka može se prenijeti na inteligentne mehanizme tvrtke Ario. Nakon što su primili dokument, oni ga neovisno klasificiraju, prepoznaju tekst i ispunjavaju RCK izdvojenim značajnim informacijama. Službenik može samo provjeriti ispravnost popunjavanja. To vam omogućuje da dodatno smanjite vrijeme za registraciju i smanjite broj rutinskih operacija.

Razmatranje i izvršenje dolaznih dokumenata

Nakon registracije dolaznog dokumenta službenik ga šalje upravitelju u nekoliko klikova. Na temelju rezultata razmatranja dokumenta tajnik ili voditelj sami formuliraju upute za dokument.

Ako vođa ima asistenta, njegov pomoćnik vrši preliminarni pregled dokumenta uz pripremu nacrta rezolucije. Voditelj može samo odobriti nacrt rezolucije i poslati upute za izvršenje.

U postupku izvršenja naloga pruža se sljedeće:

• utvrđivanje prepiske o izvršenju;
• sposobnost delegiranja i slanja na reviziju;
• kontrola vremena, zahtjevi za novim rokom.

Supervizori vizualno prate rad. Svi sudionici u radu imaju pristup kratkom sažetku koji odražava stanje na povezanim zadacima.

Mission tree

Slanje pisama dopisnicima

Rješenje je usko integrirano s modulom "Razmjena s kolegama". Nakon odobrenja odlaznog pisma, lako ga je poslati primateljima putem sustava razmjene dokumenata - to eliminira potrebu za višestrukim ispisom dokumenta i smanjuje troškove isporuke.

Pored toga, za odlazne dokumente možete odrediti popis e-pošte za organizacije i automatski poslati e-poštu adresama ili ispisati koverte koje udovoljavaju standardima Ruske pošte.

Tiskanje koverti

Registracija i upoznavanje s organizacijskim i administrativnim dokumentima

Registracija i dostavljanje administrativnih dokumenata na odobrenje u potpunosti je automatizirano. Dovoljno je ispuniti potrebne podatke u čarobnjaku za radnju, nakon čega će sustav generirati dokument i poslati ga potrebnim zaposlenicima na odobrenje i potpisivanje:

Nakon potpisivanja, organizacijski i administrativni dokument mogu se poslati zainteresiranim zaposlenicima na pregled. Da biste to učinili, ispunite RKK popis e-pošte. Taj se popis u budućnosti može koristiti i za distribuciju drugog dokumenta.

Zaposlenici na listi za slanje primaju zadatke da se upoznaju s dokumentom. U sustavu DIRECTUM, za potvrdu upoznavanja, dovoljno je ispuniti zadatak. A ako je poslan zadatak upoznavanja s dokumentom koji nije unesen u sustav, to je naznačeno u tekstu zadatka i izvođači se dokument upoznaju u papirnatom obliku.

Pretraživanje i analiza

Prema poznatim detaljima, i sam elektronički dokument i njegov RKK mogu se pronaći zajedno s informacijama o mjestu i stupnju izvršenja dokumenta.

Traži po RKK

Moguće je i brzo pronaći potreban dokument zajedno s RKK-om pomoću barkoda na analognom papiru dokumenta. Zahvaljujući brzoj tehnologiji identifikacije, barkod se čita posebnim skenerom nakon čega sustav automatski pronalazi dokument i pridružene zadatke.

Prozor radnje za pronađeni dokument

Za analizu učinkovitosti rada korisnika sustav pruža specijalizirana izvješća: "Pregledni popis", "Kontrola vremena izvršenja naloga", "Statistika izvršenja naloga", "Dokumenti koji se vraćaju" itd.

Uzorak izvješća

Web klijent može se koristiti u udaljenim uredima geografski raspodijeljene organizacije ili kao primarni klijent koji pruža funkcionalnost na više platformi i jednostavnost administracije. Da biste radili, potreban vam je samo pristup internetu.

Ulazni RKK u web uredu

Učinak provedbe

Koristeći rješenje, zaposlenici će pravovremeno primiti narudžbe i upute za izvršenje. Kontrola izvršavanja odluke menadžmenta postaje potpuno proziran.

• Na minimum smanjuje se rizik od gubitka dokumenata
• 2 puta vrijeme za pripremu i odobravanje odlaznog pisma bit će smanjeno
• 12 puta brže traženje lokacije papirnih dokumenata
• 2 puta ubrzaće se priprema informacija za upravu o izvršavanju naloga
• 20% izvršenje uputa od uprave će se povećati

Izrazito svojstvo Olympusov elektronički ured je njegova bogata funkcionalnost koja je nastala iz klasičnih uredskih poslova.

Na velikoj industrijsko poduzeće zadaće tajnika (službenica) nisu samo registracija dokumenata, već i mnoštvo drugih zadataka:

• određivanje upravitelja kome prenijeti dolazni dokument radi rezolucije
• priprema predrasuda
• dostava dokumenta izvođaču
• kontrola nad povratkom originala
• sažetak analize izvršenja zadatka
• kontrola izvršenja naloga
• formiranje završnog izvješćivanja o neispunjenim zadacima
• slanje odlaznih dokumenata
• potražite traženi dokument po zahtjevu
• ispisati, skenirati
• pa čak i pohranu veliki iznos dokumenti. Dobar činovnik odgovoran je za sve to.

Olympusov elektronički ured koji može odraditi posao dobri ljudi lakše i učinkovitije!

Automatska registracija:

Automatska kontrola primljenih dokumenata

Sam sustav hvata dokumente koji ponovno ulaze u organizaciju i upozorava na to.

Obavijesti o automatskom vraćanju

Sustav daje shemu za kretanje originala, a ako se ne vrati na vrijeme, obavijestit će registrara.

Prikladan komunikacijski sustav

Veze dokumenata na Olympusu podrazumijevaju mogućnost dobivanja detaljne povijesti svih međusobno povezanih dokumenata, uključujući arhivske, stvorenih dodataka, u poništavanju ili promjeni.

Dizajner izvještaja

Pomoću dizajnera izvješća sustava Olympus zaposlenik može stvoriti potrebna izvješća bez pribjegavanja administratoru ili programeru. Time se često generiraju izvještaji o nepodmirenim ili kontrolnim dokumentima.

Fleksibilan sustav filtracije

Olimpijski sustav pruža mogućnost izvršavanja zahtjeva za traženje dokumenta pomoću filtarskog niza. Linija za filtriranje omogućava vam formuliranje mnogih varijabilnih uvjeta pretraživanja za željeni dokument.

Elektronički ured u sustavu Olympus je alat za organizaciju digitalnog uredskog rada. U ovom segmentu se sakupljaju sve informacije povezane s dokumentima tvrtke. Sadrži povijest rada korisnika; pohranjuje sve veze dokumenata; obavještava o datumu dospijeća; uključuje sve datoteke stvorene dokumentom; daje odgovore na pitanja izvođača i odgovornih za dokument, kao i rezultata njihovog rada.

Kontrola izvršavanja

Izvršna kontrola u sustavu Olympus je duboka funkcionalnost koja pruža informacije o vremenu, fazama i rezultatima izvršenja naloga. Ova je funkcionalnost prisutna u cijelom sustavu, od elektroničkog ureda do strukturirane pohrane. Funkcionalnost se temelji na vremenu izvršenja dokumenta i uputa i informiranju o neuspjehu ovih rokova.

Vizualizacija kontrole izvršenja

1. Oznaka u boji i poruke sustava Olympus o neuspjehu roka.
2. Specijalizirani način rada s ukupnim brojem primljenih zadataka, primljenih u posao, izvršenih na vrijeme, dovršenih s kašnjenjem razdoblja koja nisu izvršena na vrijeme.
3. Čitav sustav izvještaja o izvršenju naloga u kontekstu dokumenta, izvršitelji, kontrolori.

Posebna kontrola

Olympus za pravovremeno i kvalitetno izvršavanje zadataka ima poseban sustav upravljanja. Njegova suština je da svi najvažniji zadaci postavljeni za kontrolu moraju proći postupak uklanjanja iz kontrole tj. zatvaranje. U nekim se slučajevima, radi uklanjanja zadatka iz kontrole, zahtijeva procjena kvalitete rada koji obavlja kompetentni stručnjak. Tada sustav može dodatno primijeniti postupak potvrde.

Formiranje kontrolnog naloga

1. Izdavanje kontrolnih naloga prati imenovanje nadzornika i, ako je potrebno, zaposlenika koji potvrđuje visoku kvalitetu rada.
2. Za kontrolne naloge koeficijent se automatski izračunava izvođenje discipline.
3. Posebni način "Analiza izvršavanja kontrolnih zadataka" prikazuje podatke o pravovremenosti izvršavanja kontrolnih zadataka.
4. Nadzorne ploče na radnoj površini pretvaraju ove podatke u grafički prikaz.

Upravljanje dokumentima

Kompetentno upravljanje dokumentima je jamstvo učinkovit rad odjel, podjela, služba i organizacija u cjelini. "Upravljanje dokumentima" u sustavu Olympus moderno je sredstvo za upravljanje velikim poduzećem, posebno usredotočeno na poslovne procese visoke razine.

"Upravljanje dokumentima" je segment upravljanja dokumentima - Olympus modul, izgrađen na principu planera, tj. svi zadaci i dokumenti koje primi zaposlenik slažu se na jedan popis.

Popis prikazuje vrstu zadatka, predmet, sadržaj, datum primitka, datum dospijeća od koga je stigao. Ovaj se popis može lako nadopuniti potrebnim stupcem.

Crvena pozadina signalizira zakašnjeli zadatak, koji će vam pomoći da ne zaboravite na njegovo izvršenje. Sustav ima naprednu kontrolu kada oznaka boje obavijesti o približavanju datuma izvršenja dokumenta.

Sve dodatne informacije koje će biti potrebne za donošenje odluke vidljive su na popisu na karticama. To su tekst dokumenta, detaljni zadatak, povijest kretanja i povezani dokumenti.

Lako je pronaći željeni dokument u programu, kao i podići povijest rada s njim. Štoviše, povijest pokazuje koliko krugova dokument već kruži, tko ga je uzeo u rad, a tko još nije.

Brzo primanje podataka:

• tko je inicirao dokument;
• tko je pristao;
• tko ga trenutno ima;
• koji su komentari bili davani i od koga na dokument;
• je li ovaj dokument povezan s drugim dokumentima i kako, uz mogućnost otvaranja, uključujući i s njima povezane dokumente;
• da zaposlenik, služba, odjel ili cijelo poduzeće u cjelini vidi sliku izvršenih i neispunjenih naloga.

Pogodnost rada s velikim nizom dokumenata:

• sustav sam stvara popis dokumenata na razmatranje;
• sustav traži za koje dokumente morate hitno donijeti odluku;
• sustav obavještava o razdoblju koje se bliži kraju;
• sustav omogućava delegiranje vašeg rada i laganu kontrolu pravovremenog izvršenja;
• sustav vam omogućuje da dobijete povijest rada na bilo kojem dokumentu;
• sustav će vam omogućiti da imenujete zamjenike tijekom njegove odsutnosti i vidite kako je zamjenik radio.

Jednostavnost upravljanja dokumentima:

• povećanje brzine razmjene informacija;
• povećanje razine izvršne discipline zaposlenika;
• poštivanje rokova izvršenja ugovora;
• mogućnost dobivanja potrebnih informacija, brzo, bez ustajanja s radnog mjesta.

Struktura skladištenja

Strukturirano spremanje dokumenata Olympusovog sustava nije samo knjižnica s ograničenim pristupom mapama, već je pojedinačna „baza znanja“ svakog zaposlenika. Princip izgradnje Olympusovog spremišta temelji se na korisnikovim pravima pristupa odjeljcima, mapama, dokumentima, datotekama. Sustav automatski gradi pojedinačnu arhivsku strukturu za svakog zaposlenika. Korisnik vidi samo one odjeljke i dokumente na koje ima prava.

Nadalje, zaposlenik ima mogućnost kopiranja dijela strukture arhive, mapa, dokumenata u osobnu pohranu. Takva će mogućnost korisniku omogućiti još brže dobivanje potrebnih informacija i dokumenata.

Ispunjavanje prostora za pohranu

Skladište u sustavu Olympus automatski se ispunjava dokumentima nakon završetka ciklusa rada s dokumentom. Ova tehnologija omogućuje akumuliranje potrebni dokumenti u odgovarajućim odjeljcima, bez posebnog izdvajanja vremena za ovo djelo.

Kad se novi dokument pojavi u spremištu, sustav obavještava zaposlenika ako je pretplaćen na takve obavijesti.

Pogodnost rada s dokumentima

Skladište Olympusa odlikuje se funkcionalnim uslugama koje određuju praktičnost rada s dokumentima:

• Verziranje;
• Dokumenti o odnosima (otkazano, nevažeće, dodatno);
• Izvadak iz arhive;
• Izdavanje originala;
• Atributi pohrane (popisni broj, spremište, stalak, polica, broj kopija).

Kupnjom raznih dodataka za mobilne i potrošačke elektronike U prodavaonici "Sotovik-M", usput, preporučujemo skladištenje uredskog materijala - radni procesi bilo koje poslovne ili neprofitne institucije ne mogu bez njih. Ako želite kupiti veleprodajni pribor, pregledajte naš asortiman.

Kupiti tiskanice u rasutom stanju od proizvođača (veleprodaja pribora, pribora za veleprodaju Moskva) učinkovit je način da se značajno uštedite na stalnom opskrbljivanju ureda tvrtke tiskanim papirima u rasutom stanju. Želite li jeftini pribor za jelo jeftino? Naručujući veliku seriju olovaka, olovaka, spajalica za papir, bilježnica i drugih sitnica jednom u četvrt ili šest mjeseci, ne morate gubiti vrijeme na registraciju sljedeće mjesečne dostave. Veleprodajna kupovina tiskanica u skupnom stanju je korisna vladine organizacije - mnoge uprave obrazovne ustanove kupiti tiskanice u rasutom stanju za školu, dječji vrtić ili sveučilište. Tvrtke za prodaju na veliko pribora za tisak održavaju odgovarajuće cjenovna politika, stoga "Sotovik-M" prodaje pribor za pisanje po povoljnim cijenama - veleprodajni tiskanice su jeftine. Veleprodaja tiskanskih pribora u Moskvi (veletrgovina na veliko priborom Moskva, veleprodaja pribora Moskva) u našoj internetskoj trgovini.

Veleprodaja tiskanice je vrlo jeftina. Veleprodaja tiskanice u Moskvi

Veleprodaja tiskanice u našoj trgovini po jednoj od najpovoljnijih cijena. Ako planirate kupiti veleprodaju školskog pribora, veleprodajnog pribora po niskim cijenama ili naručiti neobične pribor za suvenirnicu u rasutom stanju, Sotovik-M je ono što trebate! Kupite tiskanice u rasutom stanju, od običnih bilježnica, proizvoda s markicama i posjetnica, po atraktivnoj cijeni uz brzu dostavu diljem Rusije. Imamo veleprodajne tiskanice vrlo jeftine!

Obično teret osiguravanja protoka dokumenata „papira“ i kontrole izvršenja naloga pada na odjele organizacije koji se bave uredskim poslovima: ured, upravljanje slučajevima, kao i na one odgovorne za uredski rad u strukturnim odjelima. Za njih je namijenjen modul "Office" sustava DIRECTUM za elektroničko upravljanje dokumentima i interakciju. Ovaj modul omogućava izvršavanje rutinskih operacija obrade papirnatih dokumenata u skladu sa zahtjevima Državne obrazovne ustanove za obrazovanje na kojoj počiva tradicionalna ruska tehnologija uredskog rada:

• objedinjena registracija sve dolazne i odlazne korespondencije, kao i internih dokumenata pomoću registracijskih kontrolnih kartica (RCC);
• registracija mjesta papirnog dokumenta u bilo kojoj fazi njegovog životnog ciklusa: razmatranje od strane uprave, odobrenje nacrta dokumenta, izvršenje itd .;
• kontrola pravodobnog izvršavanja naloga, rješenja i uputa uprave;
• otpisivanje dokumenata u predmetu u skladu s nomenklaturom slučajeva usvojenih u organizaciji;
• brzo pretraživanje potrebnih podataka o stanju, dostupnosti, kretanju papirnatih dokumenata;
• pribavljanje potrebnih standardnih obrazaca i časopisa, kao i statističkih izvještaja o tijeku rada organizacije.

Pored toga, modul "Office" omogućuje vam organiziranje razmjene između različitih organizacija. Takvom razmjenom moguće je koristiti elektronički potpis (ES) i posebni mehanizmi sustava omogućuju vam kontrolu isporuke dokumenata. Principi razmjene temelje se na standardu industrijske razmjene elektronički dokumenti "Interakcija sustava automatizacije dokumentacijska podrška Upravljanje "odobren od Ceha upravitelja dokumenata.

Održavanje nomenklature slučajeva i registracijskih časopisa

Fleksibilan sustav numeriranja omogućuje vam dodjeljivanje broja dokumentu u jednom odjeljku elektronički časopis Registracija. Za svaki je dnevnik postavljena proizvoljna metoda automatskog numeriranja dokumenata unutar časopisa. Broj može sadržavati odjel odjeljenja, šifru časopisa kao i sve ostale potrebne detalje.

Prilikom pripreme dokumenata za prijenos u arhivu za svaki slučaj nomenklature možete ispisati naslovnicu predmeta, kao i popis dokumenata predmeta, što značajno smanjuje vrijeme za pripremu dokumenata za arhivsku pohranu.

Registracija dokumenata

Za registraciju dokumenata u modulu "Ured" koriste se registracijske i kontrolne kartice (RCC) koje sadrže sve primarne podatke (dopisnik, organizacijska jedinica, predstavnik organizacije, datum registracije, matični broj, predmet i sažetak dokument, način dostave itd.), kao i potrebne informacije o statusu bilo kojeg papirnatog dokumenta organizacije (mjesto, status izvršenja itd.). Za odlazne dokumente možete odrediti popis e-pošte po organizaciji.

Sustav implementira mogućnost registracije dokumenata i od organizacija i od građana.

Za organizacije koje koriste decentraliziranu registraciju dokumenata sustav koristi mjesta registracije - radna mjesta tajnika i osoblje ureda. Svako mjesto registracije može opsluživati \u200b\u200bjedan ili više odjela. Prema mjestima registracije moguće je razlikovati prava pristupa podacima.

Kada se dokument premješta između odjela, na svakom mjestu registracije može se pokrenuti vlastiti RKK. Tako se pojavljuje lanac RKK-a duž kojeg se može pratiti kretanje papirnatog dokumenta ne samo između zaposlenika unutar odjela, već i između odjela. Pored toga, putem RKK-a registrirani dokumenti sustava međusobno su povezani, poput: "Kao odgovor", "U izvršenju" itd.

Postupak registracije jednostavan je i sastoji se od popunjavanja obaveznih polja RKK-a, dok se registracijski broj dodjeljuje automatski.

Prilikom registracije izravno iz RKK-a moguće je unijeti skenirani (elektronički) dokument u modul "Elektroničko upravljanje dokumentima" s njegovom automatskom vezom na RKK. Za brzi unos velikog broja dokumenata koriste se ulazne usluge sustava koje omogućuju strujni unos dokumenata u modul. Ubuduće se RKK, poput unesenog elektroničkog dokumenta, može lako pronaći pomoću barkoda na analognom papiru dokumenta, zahvaljujući brzoj tehnologiji identifikacije ugrađenoj u sustav.

Prema podacima RKK-a, ispisuju se evidencije ulaznih i odlaznih dokumenata. Za odlazne dokumente možete automatski generirati i ispisati naljepnicu na omotnici.

Kretanje i izvršenje dokumenata

Nakon registracije, ulazni dokument prolazi kroz faze razmatranja, rješavanja, stavljanja na kontrolu i izvršenje dokumenta. U isto vrijeme može se u potpunosti izvoditi daljnji rad izvođača s dokumentom u elektroničkom obliku... To značajno smanjuje vrijeme potrebno za izvođače i sprečava slučajni gubitak originala.

Ovisno o stilu rada upravitelja, dokument pregledava dokument u papirnatom ili u elektroničkom obliku.

Na temelju rješenja koju je dao voditelj, dokument se može staviti pod kontrolu imenovanjem izvođača, uputama i rokovima. Za izvršitelje koji rade s modulom "Upravljanje poslovnim procesima" tajnik ili sam upravitelj mogu brzo izraditi zadatak izravno iz ALAC-a. Rad sa zadacima omogućuje vam da najbolje iskoristite mogućnosti sustava za kontrolu izvršenja naloga, kao što su: snimanje kompletne korespondencije o izvršenju naloga; mogućnost slanja na reviziju; fleksibilna konfiguracija usmjeravanja, itd.

Naknadno, prema zadacima povezanim s RKK-om, možete brzo rekreirati povijest rada na dokumentu, postupak odobravanja, opravdanost odluke.

Ako se modul "Office" koristi samostalno, sve upute izdane izvođačima tajnik upisuje u RKK dokumenta, nakon čega se nadzire njihovo pravovremeno izvršavanje. U ovom se slučaju narudžbe mogu ispisati za korisnike koji nisu automatizirani.

Pri radu s elektroničkim dokumentima sva kretanja dokumenata provode se kroz zadatke, dok se na posebnoj kartici RKK-a bilježi mjesto papirnog dokumenta u bilo kojem trenutku. To vam omogućuje da brzo pronađete papirni originalni dokument putem RKK. Rad s odlaznim i internim dokumentima temelji se na istim principima.

Razmjena elektroničkih dokumenata između sustava

Pomoću sustava možete organizirati razmjenu službenih, pravno značajnih elektroničkih dokumenata između organizacija. Razmjena dokumenata temelji se na uporabi industrijskog standarda za razmjenu elektroničkih dokumenata "Interakcija automatizacijskih sustava za podršku dokumentima", koji je odobrio Ceh menadžera dokumentacije.

Razmjena dokumenata može se obaviti između strukturne jedinice jedna tvrtka (holding) i između neovisnih partnerskih organizacija. Istodobno, stranke u razmjeni mogu koristiti različite elektroničke sustave upravljanja dokumentima ili uopće ne raditi s takvim sustavima.

Ako se razmjena obavlja između odjeljenja jedne tvrtke (holdinga), tada se rad s dokumentima odvija u modulima "Elektroničko upravljanje dokumentima", "Upravljanje poslovnim procesima" i "Ured". Ako se razmjena vrši između organizacija trećih strana, onda se elektronički dokument izvozi iz sustava u datoteku u formatu ESD. Druga strana može ili uvesti ESD dokument u svoj sustav upravljanja elektroničkim dokumentima (pod uvjetom da ovaj format podržava ovaj sustav; format ESD je otvoren) ili koristiti besplatni program DIRECTUM OverDoc za rad s ESD dokumentom. DIRECTUM OverDoc omogućava pregled dokumenta, njegovih atributa i svih elektroničkih potpisa s kojima je dokument potpisan, uključujući token valjanosti.

Pretraživanje i analiza informacija

Od trenutka registracije bilo kojeg dokumenta u sustavu, možete pronaći i njegovu registracijsku karticu, zajedno s podacima o mjestu i procesu izvršenja dokumenta, kao i sam elektronički dokument.

Sustav traži registracijski brojevi, dopisnik, autor rezolucije, kao i za sve detalje RKK i njihove proizvoljne kombinacije.

Osim toga, sustav pruža specijalizirana izvješća koja značajno povećavaju učinkovitost korisnika: Dokumenti u pregledu, Neplaćeni nalozi, Dokumenti koji se vraćaju itd.

Web modul "Ured"

Web modul "Office" dizajniran je za automatizaciju rada sa službenim papirnatim dokumentima, na primjer, s administrativnim dokumentima, dolaznim i odlaznim pismima, uputama, izvješćima i dopisima. Olakšava obradu papirnatih dokumenata.

Obrada papirnih dokumenata provodi se u skladu sa zahtjevima Državne obrazovne ustanove za obrazovanje na kojoj počiva tradicionalna ruska tehnologija uredskog rada.

Web modul "Ured" usmjeren je na rješavanje problema:

• objedinjena registracija sve dolazne i odlazne korespondencije, kao i internih dokumenata, pomoću registracijskih i kontrolnih kartica;
• kontrola pravodobnog izvršavanja naloga, rješenja i uputa uprave;
• brza pretraga potrebne informacije o stanju, dostupnosti, kretanju papirnatih dokumenata;
• pribavljanje potrebnih standardnih obrazaca i časopisa, kao i statističkih izvještaja o tijeku rada organizacije.

Temelj web modula "Office" čine referentne knjige "Registracijske i kontrolne kartice", "Upute za RKK", "Nomenklatura predmeta".

Prednosti integriranja modula "Kancelarijski materijal" s drugim modulima sustava

Dakle, zahvaljujući interakciji modula "Elektroničko upravljanje dokumentima", "Upravljanje poslovnim procesima" i "Ured" unutar jedinstveni sustav povećanje učinkovitosti organizacije osigurava se uz potpuno poštivanje domaćih tradicija i standarda uredskog rada. Svi mehanizmi koje pruža svaki modul mogu se koristiti u različitim kombinacijama "papirne" i "elektroničke" faze rada s dokumentima. Istovremeno, tradicionalni "papirnati" uredski posao skladno se uklapa u tok elektroničkih dokumenata organizacije s razvijenim horizontalnim vezama.