Registrierung von Organisationsdokumenten 4.4. Erfassung der ein- und ausgehenden Korrespondenz im AS „Elektronisches Korrespondenzprotokoll“. Um die kostenlose Version des Programms zu installieren

Es gibt verschiedene Formen von Logbüchern. Buchhaltungssoftware bietet oft eine umständliche Multi-Window-Oberfläche, die den Einstieg in das Programm erschwert.

Die Arbeit mit einem solchen Korrespondenzprotokoll zwingt den Benutzer dazu, ständig nach den Menüpunkten zu suchen, die zum Ausführen einer bestimmten Aktion erforderlich sind, und hin und wieder neue Fenster zu öffnen und zu schließen, in denen die Funktionalität des Programms verstreut ist.

Musterprotokoll eingehender und ausgehender Dokumente - elektronisches Journal Die auf unserer Website präsentierte Buchhaltung bietet eine Reihe von Vorteilen. Der charakteristische Name für das Programm wurde nicht zufällig gewählt. Komfortabel ZEITSCHRIFT Wirklich praktisch: Fast alle Aktionen zur Protokollführung finden in nur zwei Fenstern statt – dem Hauptfenster und dem Briefbearbeitungsfenster.

IN Komfortabel ZEITSCHRIFT Selbst um neue Datensätze zu zugehörigen Datenbanktabellen hinzuzufügen, muss kein neues Fenster geöffnet werden, obwohl dies auch möglich ist.

Die Struktur des Briefbearbeitungsfensters spiegelt die Merkmale des Dokumentenflusses einer bestimmten Institution wider. Auf unserer Website können Sie das Buchhaltungsprogramm in der dargestellten Form herunterladen. Aber das Programm kann auch sein entsprechend den Anforderungen Ihrer Organisation teilweise oder vollständig neu gestaltet.

Programm zur Dokumentenregistrierung
Praktisches XP-Magazin

Hauptfenster

Das Hauptfenster des elektronischen Journals zur Erfassung ein- und ausgehender Dokumente ist eine Tabelle mit den meisten wichtige Informationen durch Buchstaben.
Jede Zeile des Protokolls ermöglicht es Ihnen, sich ein vollständiges Bild eines bestimmten Buchstabens zu machen.

Aktionen, die mit dem ausgewählten Buchstaben ausgeführt werden sollen, sind direkt in der Symbolleiste zugänglich und werden im Kontextmenü dupliziert. Ein Doppelklick mit der linken Maustaste auf die Zeile mit Informationen zum Brief öffnet ein Fenster zum Bearbeiten dieses Briefes.
Das Briefbearbeitungsfenster verfügt über alle Werkzeuge zum Arbeiten mit den Tabellenfeldern der relationalen Datenbank, die im entsprechenden Dialog zu Beginn der Arbeit mit dem Programm ausgewählt wurden.

Sie können neue Werte in zugehörige Datenbanktabellen eingeben, ohne das aktuelle Fenster zu verlassen.
Beim Start des Programms haben Sie die Möglichkeit, die Datenbank auszuwählen, die im Betrieb verwendet werden soll. Sie können mit dem Dateiformat Microsoft SQL Server Compact Edition Version 4 oder direkt mit dem Microsoft SQL Server arbeiten.

Standardmäßig ist die Datei Microsoft SQL Server Compact Edition ausgewählt, die mit dem Programm „Convenient Journal“ geliefert wird und sich im selben Ordner wie die ausführbare Datei UZh.exe befindet. Um also mit der Arbeit mit dem Programm zu beginnen, können Sie in diesem Dialogfeld einfach auf die Schaltfläche „Öffnen“ klicken.

Es besteht auch die Möglichkeit, den Pfad zur Datenbankdatei in der Programmverknüpfung anzugeben. Zum Beispiel bei der Verwendung des Schlüssels -sqlcepath „C:\db\myBase.sdf“ Der entsprechende Pfad wird beim Programmstart im Auswahlfeld der Datenbankdatei angezeigt.
Druckfenster

Das Briefprotokoll wird aus dem Hauptprogrammfenster ausgedruckt.
Wenn Sie ein Buchhaltungsjournal drucken, können Sie die zu druckenden Datensätze auswählen und die Tabelle auf dem Blatt zentrieren.
Hauptfenster – Menü

Die Befehle in der Symbolleiste des Hauptprogrammfensters werden im Kontextmenü dupliziert.
Wenn Sie die rechte Maustaste drücken, wählen Sie die Zeile aus, die sich aktuell unter dem Cursor befindet.
Hauptfenster – Suche nach Buchstabennummer

Im Hauptfenster ist die Möglichkeit implementiert, Buchstaben nach eingehender Nummer zu suchen und zu filtern.
In der Tabelle werden alle Buchstaben angezeigt, deren Nummern die im Suchfeld eingegebenen Nummern enthalten.
Hauptfenster – Suche nach Gegenpartei

Zusätzlich zur Suche nach eingehender Nummer ist es auch möglich, nach einem Buchstaben nach Kundennamen zu suchen, wobei die Suchzeichenfolge automatisch mit den Anfangsbuchstaben des eingegebenen Worts ausgefüllt wird.
Die Suche ist optimiert und wird nicht für alle vorhandenen Mandanten in der entsprechenden Datenbanktabelle durchgeführt, sondern nur für diejenigen, denen bestimmte Briefe zugeordnet sind.
Gegenparteien

Die Möglichkeit, einen neuen Datensatz in die Datenbanktabellen einzugeben, besteht im Fenster „Brief bearbeiten“ selbst: Geben Sie einfach den erforderlichen Wert in das Dropdown-Listenfeld ein.
Wenn der eingegebene Wert nicht in der Datenbank vorhanden ist, wird eine Speicheraufforderung ausgegeben und bei Bestätigung erscheint der neue Bestand in der Datenbank und der Inhalt der Dropdown-Liste wird entsprechend aktualisiert.
Fenster zur Briefbearbeitung – Felder

Während der Bearbeitung geänderte Felder sind mit einem speziellen Symbol gekennzeichnet.

Visuelle Kontrolle Die eingeführten Änderungen erleichtern die Arbeit mit dem Briefbearbeitungsformular erheblich.
Fenster zur Briefbearbeitung – Automatische Vervollständigung

Im Fenster „Brief bearbeiten“ ist die automatische Vervollständigung der ausgehenden Nummer implementiert.
In diesem Fall wird die ausgehende Nummer auf Basis der eingehenden Nummer unter Berücksichtigung der in der Organisation akzeptierten Regeln für die Nummernvergabe gebildet.
Verzeichnisse

Das Fenster, in dem Sie die Datensätze der Datenbanktabelle bearbeiten können, wird über das Fenster „Brief bearbeiten“ durch Klicken auf die Schaltfläche rechts neben jedem Dropdown-Listenfeld aufgerufen. Beim Arbeiten mit einer SQL Server CE-Datenbankdatei können Sie Datensätze ohne Einschränkungen löschen. Beim Arbeiten mit SQL Express können Sie nur Datensätze löschen, die nicht durch einen Fremdschlüssel verknüpft sind.
Hauptfenster – Exportieren

Das Programm ermöglicht den Export des gesamten Journals oder nur ausgewählter Datensätze nach Excel. Beim Drucken besteht auch die Möglichkeit, einen oder mehrere Datensätze auszuwählen.

04.02.2016 Korrespondenz auf einem Computer registrieren hat im Vergleich zu herkömmlichen nicht-elektronischen Zeitschriften zweifellos eine Reihe von Vorteilen. Hier sind nur einige davon, die die Registrierung von Dokumenten erheblich vereinfachen und die Effizienz des unternehmensinternen Dokumentenmanagements steigern.
1. Einheitliches Hilfesystem. Zunächst erstellte Verzeichnisse (Mitarbeiter, Korrespondenzarten, Adressaten usw.) ermöglichen eine effektive zukünftige Nutzung: Sie beseitigen die mehrdeutige Interpretation identischer Werte und werden bei der Suche und Auswahl von Dokumenten nach bestimmten Kriterien (Dokumente für einen bestimmten Auftragnehmer) verwendet , nach Art der Korrespondenz, nach Nomenklatur der Fälle usw.) werden in der Abschlussberichterstattung über die Büroarbeit verwendet.
2. Eingehende und ausgehende Dokumente(Korrespondenz) befindet sich im Gegensatz zu verschiedenen Papierzeitschriften bei der regulären Registrierung in einem einzigen Archiv. Dieser Aktenschrank kann eine (im Vergleich zu gewöhnlichen Zeitschriften) unbegrenzte Größe haben und Dokumente für die gesamte Unternehmensgeschichte speichern. So können Sie schnell finden Notwendige Dokumente im elektronischen Archiv.
3. Möglichkeit der Lagerung in elektronische Korrespondenzdatei Kopien von Papierdokumenten (gescannt, elektronische Dateien mit digitaler Signatur signiert ( elektronische Unterschrift). Bei der gemeinsamen Nutzung eines solchen elektronischen Korrespondenzjournals (in Computernetzwerk Unternehmen) kann jeder Mitarbeiter entsprechend seiner Zugriffsebene (Rolle) sofortigen Zugriff auf das erforderliche registrierte Eingangs-/Ausgangsdokument sowie dessen elektronische Kopie haben. Beim Einsatz digitaler Signaturen im Unternehmen ist der Verzicht auf herkömmliche Papiermedien möglich, was den finanziellen Aufwand deutlich senkt.
4. Kontrolle über die Ausführung eingehender Dokumente. Auch die Effizienz im Vergleich zu einem normalen Magazin ist offensichtlich. Dies ist die Geschwindigkeit der Auswahl der kontrollierten Dokumente, die Fähigkeit, nicht nur die aktuelle Kontrolle, sondern auch die vorläufige Kontrolle (für zukünftige Zeiträume) durchzuführen. Details zur Überwachung der Ausführung eingehender Korrespondenz
5. Drucken von Ausgabedokumenten: Register der registrierten eingehenden/ausgehenden Korrespondenz, Register der kontrollierten Dokumente (mit Fristen), Dokumentenauflösung, Registrierungskarte, Informationen über die Bewegung eines Dokuments. Verwenden Sie in jedem Fall beim Drucken von Dokumenten vorgefertigte Vorlagen. Dadurch erhalten Sie in Sekundenschnelle automatisch fertige Dokumente.
Die oben genannten Vorteile elektronischer Zeitschriften gegenüber Papierzeitschriften sind bei weitem nicht vollständig.
Der Zweck dieses Artikels besteht darin, den Leser mit den Möglichkeiten des Programms AS „“ bei der Registrierung eingehender/ausgehender Dokumente vertraut zu machen. Die oben beschriebenen Vorteile werden auch darin umgesetzt.

In einem Programm Elektronisches Korrespondenzprotokoll Die Registrierung eingehender und ausgehender Dokumente erfolgt in der Dokumentendatei. Die Aktivierung des elektronischen Dokumentenarchivmodus erfolgt durch Auswahl des Hauptmenüpunkts des Programms „Registrierung – Dokumentenarchiv“:

Aussehen der AS-Dokumentendatei Das elektronische Korrespondenzjournal sieht folgendermaßen aus:

Die Oberfläche des Dokumentenarchivs (Zweck einzelner Elemente der Archivsymbolleiste, Archivkontextmenü, Datentabelle) ist im Benutzerhandbuch in den Abschnitten 3.2.1 – 3.2.3 ausführlich beschrieben. ().
Um ein eingehendes oder ausgehendes Dokument in der elektronischen Dokumentendatei des AS „Elektronisches Korrespondenzjournal“ zu registrieren, müssen Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche „Funktionen – Neu“ klicken. Das Programm öffnet ein Fenster zur Dokumentenregistrierung:

Abhängig von der Auswahl des Feldes „Korrespondenzklassifizierung“ wird die Registrierung des eingehenden oder ausgehenden Dokuments fortgesetzt.

Für ein eingehendes Dokument gilt die Registrierungskarte Aussehen:

Nachdem Sie Informationen über das eingehende/ausgehende Dokument in die Registrierungskarte eingegeben haben, müssen Sie zum Abschluss der Registrierung des Dokuments auf die Schaltfläche „Speichern F2“ in der Symbolleiste klicken (dort gibt es). alternativer Weg Speichern von Dokumenten - Tastaturtaste F2).
Nach dem Speichern des Dokuments werden die Informationen darüber in der Datentabelle des elektronischen Archivs angezeigt.
Mehr genaue Information Informationen zur Registrierung der Korrespondenz im AS Electronic Correspondence Journal-Programm finden Sie im Benutzerhandbuch, Abschnitt 3.2.4–3.2.10 (

Ein Programm zur Erfassung ein- und ausgehender Korrespondenz und interner Dokumente einer Organisation.

Das Softwareprodukt kann an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden.

Informationen über die gesamte Korrespondenz Ihres Unternehmens sowie interne Dokumente (Bestellungen, Anweisungen usw.) befinden sich an einem Ort – Dokumentenprotokollen, und Sie können immer leicht die Dokumente finden, die Sie benötigen

Alle Informationen zu jedem eingehenden, ausgehenden oder internen Dokument werden übersichtlich in der Karte des entsprechenden Dokuments dargestellt

Sie können das Format der Belegnummer individuell anpassen, wie es in Ihrer Büroarbeit üblich ist

In der täglichen Hektik der Arbeit werden Sie die Frist für ein nicht erfülltes Dokument nicht vergessen! Und Sie müssen auf der Suche nach solchen Dokumenten auch nicht einen Stapel Papiere durchsuchen – das Programm erinnert Sie selbst daran

Nur autorisierte Beamte erhalten Benachrichtigungen: Benachrichtigungen werden für jeden Benutzer konfiguriert. Es besteht auch die Möglichkeit, Erinnerungen in Form eines Kalenders anzuzeigen!

Um mit dem Programm zu arbeiten, müssen Sie die Dokumente für die Vorjahre nicht manuell eingeben, sondern können diese automatisch aus einer Excel-Datei herunterladen.

Die komfortable Teamarbeit an Dokumenten wird durch die Unterstützung des Netzwerkbetriebs und die Möglichkeit zur Rechtedifferenzierung gewährleistet. Der Zugriff auf und die Arbeit mit dem Programm „Registrierung von Organisationsdokumenten 4.8“ ist streng geregelt: Abhängig von den dem Benutzer gewährten Funktionen werden drei Zugriffsebenen implementiert: Verwaltungs-, Benutzer- und nur zur Ansicht (ohne Änderungsrecht). Darüber hinaus ist es möglich, den Zugriff auf Protokolle für jede Zugriffsebene zu optimieren.

Durch die Unterstützung der Arbeit mit einem Scanner können Sie problemlos gescannte Kopien von Originaldokumenten in das Programm laden. Bei Verwendung eines Scanners, der die automatische Blattzufuhr unterstützt, ist ein Stream-Scan möglich.

Beamte, die für die Ausführung von Dokumenten zuständig sind, werden rechtzeitig über den Eingang neuer Aufgaben informiert – das Programm verfügt über Funktionen zum Versenden von Benachrichtigungen per E-Mail mit der Möglichkeit, Dateien zu verknüpfen, Nachrichten zu speichern und danach zu suchen

Dokumente beliebig vieler Unternehmen in einem Programm verwalten: Alle Informationen zu Dokumenten sind an einem Ort, sie sind zugänglich und komfortabel aufbereitet

Mit der Funktion „Nur Ihre eigenen Dokumente anzeigen“ können Sie Dokumente zwischen den Ausführenden aufteilen und so die Möglichkeit ausschließen, die Dokumente anderer Personen einzusehen und zu korrigieren.

Um Dateiversionen von Programmen im Laufe der Zeit täglich automatisch zu archivieren, können Sie das kostenlose Dienstprogramm zur automatischen Dateiarchivierung verwenden.

So installieren Sie die kostenlose Version des Programms:

*Produktsupport wird online bereitgestellt.

Lizenz für 1 Arbeitsplatz Die Standardversion (nicht SQL) des Programms wird ohne Einschränkungen kostenlos zur Verfügung gestellt.

Um zusätzliche Netzwerkarbeitsplätze zu erwerben, senden Sie uns einen Antrag an die Adresse , geben Sie darin den Namen Ihres Unternehmens, den Namen des Produkts („Registrierung der Organisationsdokumente 4.8“) und die Anzahl der zusätzlichen Arbeitsplätze an und wir senden Ihnen einen zu Vertrag und eine Rechnung.

Bezahlen Sie die Rechnung auf eine für Sie bequeme Weise.

Nach der Zahlung an die angegebene Adresse senden Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt. Um es anzuzeigen, muss JavaScript aktiviert sein.

Preis des Programms „Registrierung von Organisationsdokumenten 4.8“

Basisversion- 1 Arbeitsplatz - Kostenlos

vom 2. bis einschließlich 5. - 4000 Rubel für 1 Arbeitsplatz
vom 6. bis einschließlich 10. - 3000 Rubel für 1 Arbeitsplatz
vom 11. bis einschließlich 20. - 2000 Rubel für 1 Arbeitsplatz
ab dem 21. und mehr - 1000 Rubel für 1 Arbeitsplatz

Preisrechner

0+1*4000=4000 Rubel.

0+4*4000+1*3000=19000 Rubel.

0+4*4000+5*3000+10*2000+5*1000=56000 Rubel.

*Der Preis beinhaltet 1 Jahr technische Unterstützung per Telefon und über das Internet.

* Der Versandmodus wird separat lizenziert, die Kosten für eine Lizenz für 1 Jahr betragen 4.000 Rubel. Wenn Sie den „Dispatcher“-Modus einschalten

Für Organisationen, die eine höhere Zuverlässigkeit der Datenspeicherung und Zugriffssicherheit benötigen Es gibt Informationen, Sperrung unbefugten Zugriffs auf Daten, mögliche integrierte Datenverschlüsselung, die Möglichkeit, einen Web-Client zum Anzeigen von Dokumenten und Android-Anwendungen zur Benachrichtigung von Testamentsvollstreckern über den Eingang von Dokumenten und zur Überwachung der Ausführung von Dokumenten zu verwenden Versionen des Programms Registrierung von Organisationsdokumenten für Microsoft SQL Server und PostgreSQL.

Zum Erwerb des Programms „Registrierung von Organisationsdokumenten“." SQL-Version:

1. Laden Sie die Demoversion des Programms herunter (Installationsdatei für MS SQL Server und für PostgreSQL) und installieren Sie das Programm.

2. Senden Sie uns eine Anfrage an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt. Um es anzuzeigen, muss JavaScript aktiviert sein., geben Sie darin den Namen Ihres Unternehmens, den Namen des Produkts („Registrierung von Organisationsdokumenten 4.8 Version MS SQL“ oder„Registrierung von Organisationsdokumenten 4.8 Version PostgreSQL“) und die Anzahl der Aufträge und wir senden Ihnen einen Vertrag und eine Rechnung.

3. Bezahlen Sie die Rechnung auf eine für Sie bequeme Weise.

4. Nach der Zahlung an die Adresse senden Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt. Um es anzuzeigen, muss JavaScript aktiviert sein. Bestätigung der Zahlung (Kopie oder Nummer des Zahlungsauftrags, Datum und Betrag der Zahlung) und wir senden Ihnen einen Registrierungscode und einen Aktivierungscode.
Originaldokumente (Vereinbarung, Annahme- und Nutzungsrechtsübertragungsurkunde, Rechnung, Rechnung, Lizenzvertrag) werden nach Zahlungseingang per Post versandt.

Preis des Programms „Registrierung von Organisationsdokumenten 4.8 Version MS SQL“

Basisversion- 1 Arbeitsplatz - 9000 Rubel

Zusätzliche Arbeitsplätze (für Netzwerkzusammenarbeit):
vom 2. bis einschließlich 5. - 6000 Rubel für 1 Arbeitsplatz
vom 6. bis einschließlich 10. - 5000 Rubel für 1 Arbeitsplatz
vom 11. bis einschließlich 20. - 4000 Rubel für 1 Arbeitsplatz
ab dem 21. und mehr - 3000 Rubel für 1 Arbeitsplatz

Zur Berechnung der Lizenzkosten können Sie verwenden Preisrechner

Beispiel einer Kostenberechnung für 2 Aufträge:
9000+1*6000=15000 Rubel.

Beispiel einer Kostenberechnung für 6 Aufträge:
9000+4*6000 +1*5000 =38000 Rubel.

Beispiel einer Kostenberechnung für 25 Aufträge:
9000 +4*6000 +5*5000+10*4000+5*3000=113000 Rubel.

Bei Auswahl der erweiterten Garantieoption fallen die Kosten an zusätzliches Jahr Der Support beträgt 20 % der Lizenzkosten.

* Die Lizenzlaufzeit ist nicht begrenzt.

"Kontrollraum" 1 Monat wird kostenlos zur Verfügung gestellt, die Kosten für eine zeitlich unbegrenzte Lizenz betragen 12.000 Rubel.

PostgreSQL ist ein frei verteilter SQL-Server, der eine würdige Alternative zum kommerziellen Microsoft SQL Server darstellt; das PostgreSQL-DBMS ist besonders relevant für Regierungsbehörden im Rahmen der Einhaltung der Richtlinien zur Nutzung russischer Softwareprodukte.

Preis des Programms „Registrierung von Organisationsdokumenten 4.8 Version PostgreSQL“

Basisversion- 1 Arbeitsplatz - 10.000 Rubel

Zusätzliche Arbeitsplätze (für Netzwerkzusammenarbeit):
vom 2. bis einschließlich 5. - 7000 Rubel für 1 Arbeitsplatz
vom 6. bis einschließlich 10. - 6000 Rubel für 1 Arbeitsplatz
vom 11. bis einschließlich 20. - 5000 Rubel für 1 Arbeitsplatz
ab dem 21. und mehr - 4000 Rubel für 1 Arbeitsplatz

Zur Berechnung der Lizenzkosten können Sie verwenden Preisrechner

Beispiel einer Kostenberechnung für 2 Aufträge:
10000+1*7000=17000 Rubel.

Beispiel einer Kostenberechnung für 6 Aufträge:
10000+4*7000 +1*6000 =44000 Rubel.

Beispiel einer Kostenberechnung für 25 Aufträge:
10000 +4*7000 +5*6000+10*5000+5*4000=138000 Rubel.

*Der Preis beinhaltet 1 Jahr technischen Telefon- und Online-Support. Bei Auswahl der erweiterten Garantieoption betragen die Kosten für ein zusätzliches Supportjahr 20 % der Lizenzkosten.

* Die Lizenzlaufzeit ist nicht begrenzt.

* Der Versandmodus wird separat lizenziert, die Kosten für eine Lizenz für 1 Jahr betragen 4.000 Rubel. Wenn Sie den Modus einschalten "Kontrollraum" 1 Monat wird kostenlos zur Verfügung gestellt, die Kosten für eine zeitlich unbegrenzte Lizenz betragen 12.000 Rubel.

Unter Programmbenutzern Staatliches Einheitsunternehmen der Stadt Moskau „Büro für Rekonstruktion und Entwicklung einzigartiger Objekte“, JSCB „Russian Trust Bank“, LLC „KB Finance Business Bank“, Geschäftsbank „RBA“, LLC „Multi-Profile Processing Company“, JSC „Tsentromashproekt“, JSC „Krasnogorsk Plant“, „Electrodvigatel“, staatliche öffentliche Einrichtung der Republik Dagestan, „Direktion des einheitlichen staatlichen Kunden-Entwicklers“ der Stadt Machatschkala und viele andere.