La teoría de sistemas ve un proceso como un cambio en un sistema. En efecto, cualquier actividad son acciones encaminadas a lograr un resultado, que se expresa en el hecho de que el sistema adquiere un nuevo estado. Nos encontramos con procesos en ingeniería, ingeniería, química e incluso sociología. Sin embargo, cada uno de nosotros participa diariamente en los procesos de trabajo. La experiencia demuestra que a menudo los líderes de las empresas evitan la automatización y formalización de procesos, les parece no muy democrático “apretar los tornillos”. Pero en vano. La construcción y gestión competente de los procesos en una empresa de cualquier perfil ayuda a asegurar una adecuada interacción entre los empleados, por responsabilidad y atención a los plazos. Enfoque basado en procesos no está muerta: se encuentra en el corazón de muchas teorías de moda sobre la gestión del desarrollo, la empresa y el personal. Hoy te contamos dónde ocurren los procesos, cómo gestionarlos y si los necesitas en principio.

Enfoque de procesos: de la cibernética a la gestión

En general, hablando de CRM y ERP, todo el mundo está acostumbrado a escuchar el concepto de "proceso empresarial" y, a menudo, las discusiones se reducen a cómo un proceso empresarial difiere de un proceso. Existe una versión de que el término es un papel de calco del idioma inglés "business process" y la palabra compuesta business no tiene ninguna carga, salvo la selección de procesos que se llevan a cabo en empresas de numerosos procesos (técnicos, químicos, biológicos, etc.). En realidad, es fácil estar de acuerdo con esta versión, recordando cómo, por ejemplo, una prueba se llama simplemente un proceso, dejando de lado el signo.

Nota importante: el lugar del proceso en el sistema de gestión de la calidad (ISO 9001)

“Esta Norma Internacional aboga por la aplicación del principio de un 'enfoque basado en procesos' en el desarrollo, implementación y mejora de la eficacia de un sistema de gestión de la calidad con el fin de aumentar la satisfacción del cliente al cumplir con los requisitos del cliente.

Para funcionar con éxito, una organización debe definir y gestionar numerosas actividades interrelacionadas. Una actividad que utiliza recursos y se gestiona para transformar insumos en productos puede verse como un proceso. A menudo, la salida de un proceso forma la entrada directa del siguiente.
La aplicación de un sistema de procesos en una organización, junto con su identificación e interacciones, y la gestión de procesos encaminados a lograr el resultado deseado, puede definirse como un “enfoque de procesos”.
La ventaja del enfoque de procesos es la continuidad del control, que proporciona en la unión de los procesos individuales dentro de su sistema, así como en su combinación e interacción.

Cuando se aplica en un sistema de gestión de la calidad, este enfoque enfatiza la importancia de:

A) comprender y cumplir los requisitos;
b) la necesidad de considerar los procesos en términos de su valor agregado;
c) lograr los resultados planificados de los procesos y asegurar su efectividad;
re) mejora continua procesos basados \u200b\u200ben medición objetiva.

El modelo de un sistema de gestión de la calidad basado en un enfoque de procesos que se muestra en la figura ilustra los vínculos entre los procesos (organizaciones - nota del autor). Este modelo muestra que los consumidores juegan un papel importante en el establecimiento de requisitos como insumos. El monitoreo de la satisfacción del cliente requiere una evaluación de la información sobre las percepciones del cliente sobre el cumplimiento de sus requisitos. El modelo ilustrado cubre todos los requisitos esenciales de esta Norma Internacional, pero no muestra los procesos en un nivel detallado ".

Por lo tanto, el estándar recomienda que una organización identifique todas las actividades básicas y aprenda a gestionarlas. A su vez, una actividad que utiliza recursos con un objetivo y un resultado ya se considera un proceso. Además, a menudo el resultado de un proceso es el punto de entrada de otro. La propia norma GOST R ISO 9001: 2008 denota planificación, liderazgo, análisis de gestión, gestión de recursos (incluido el personal y la infraestructura), gestión del proceso del ciclo de vida del producto, diseño y desarrollo, medición, análisis y mejora como las actividades importantes de la empresa.

Procesos en Ruli24 - cómo conducir correctamente

• Procesos líderes. Se reducen a tres componentes: organización, liderazgo, gestión. Para estos procesos, es importante establecer un proceso competente de coordinación, análisis y recopilación de datos en software.

Todos los análisis están integrados en informes: el usuario puede hacer las selecciones que necesita y analizar los cortes utilizando filtros, vistas gráficas, tabulares y de tablero de ajedrez.

• Procesos básicos. Dependen mucho del tipo de actividad de la empresa, pero casi siempre incluyen marketing, oferta, promoción.

• Procesos de apoyo - elementos de producción directa y soporte de la actividad principal. Esto incluye gestión de personal, gestión financiera, seguridad, infraestructura de TI, contabilidad, etc.

Además de esta división, existe una división, que se mencionó anteriormente: en investigación, diseño, producción y procesos de información. No solo están interconectados, sino que también actúan en relación con cualquier objeto o parte de él.

El mecanismo de control de procesos incluye la organización del trabajo en relación con los cuatro tipos de procesos especificados. Cada proceso tiene su propio orden de ejecución, forma de control y resultado esperado. La entrada y salida del proceso es trabajo.

El sistema proporciona varias formas de gestión del trabajo. El uso de una forma u otra se debe tanto a las características específicas de varios tipos de actividades como a los aspectos organizativos. Trabajar con procesos de información se lleva a cabo utilizando formas de gestión:

• "Documento entrante": registro de documentos entrantes externos;
• "Documento saliente": registro de documentos enviados a organizaciones externas;
• La "solicitud" es un mecanismo universal de correspondencia oficial, independientemente de la jerarquía administrativa de las relaciones.

• "Foro": registro del trabajo colectivo, distribución de documentos internos, mecanismo de discusión;
• "Reunión" es un mecanismo para programar reuniones.

• "Asunto": el formulario se utiliza para resaltar trabajos en ciertas áreas;
• "Proyecto": el formulario se utiliza para agrupar trabajos por proyectos específicos;
• "Trabajo total" - registro del trabajo general, que incluye el trabajo asignado a intérpretes específicos.
• "Asignación de proyecto": registro de una asignación específica al ejecutor del proyecto.

• "Proceso empresarial": el formulario se basa en una descripción de la secuencia de trabajo para lograr un resultado determinado.
• "Asignación": una forma con la que se llevan a cabo la organización del trabajo y el control de la ejecución, según la jerarquía de las relaciones de servicio.

• Creación de un nuevo trabajo: como resultado, se crea un registro en el sistema con una descripción del trabajo en el estado "Atención".
• Conocimiento del trabajo: el trabajo se transfiere al estado "Abierto".
• Ejecución del trabajo: el trabajo se transfiere al estado "Activo".
• Registro del hecho de ejecución: se ingresan la fecha de finalización del trabajo y un informe sobre el trabajo realizado. El trabajo se transfiere al estado "Completado".
• Cierre del trabajo: el autor del trabajo verifica el hecho de que el trabajo se ha completado y lo pone en el estado "Cerrado". Si el resultado del trabajo realizado no fue satisfactorio, el autor cambia el trabajo al estado "Cerrado (-)".

Si está leyendo una publicación no por el interés en el enfoque del proceso, sino que elige un CRM o un sistema de automatización adecuado para todos los componentes de su negocio, mire debajo del spoiler: se presenta claramente la implementación de procesos en la interfaz de Ruli24.

¡Toboganes, toboganes!

Volantes 24 Control de procesos - incluye 13 tareas.

Administrador de control de procesos Ruli24 - le permite personalizar actividades, objetos y derechos de usuario.

Manillar24 Organizador le permite realizar la gestión del tiempo tanto personal como colectivo. Aquí asuntos personales, producción simple (tarea, solicitudes, tareas operativas) y trabajo de investigación (reuniones y foros). La planificación se puede hacer a través de su calendario o mediante el calendario del empleado. Varios archivos y documentos electrónicos también están disponibles aquí. Todos los tipos de trabajo están disponibles en la carpeta "Mis casos", donde los widgets reflejan los casos nuevos, abiertos y vencidos.

En tarea Manillar24 Trabajo de oficina Los documentos entrantes, salientes y organizativos y de distribución se agregan a los objetos del Organizador. Ahora estos documentos están disponibles en la carpeta "Mis asuntos".

En tarea Gestión de proyectos Ruli24 a los objetos del Organizador, se agregan el Asunto, Proyecto, Trabajo general, Asignación de proyecto. Todos estos trabajos se pueden ver no solo en el Calendario, sino también en el diagrama de Gantt y en el Planificador. Ahora estas obras están disponibles en la carpeta "Mis asuntos".

En tarea Gestión de procesos de negocio Ruli24 puede crear negocio típico procesos y lanzar y rastrear instancias de procesos comerciales.

En tarea Volantes24 Gestión de trabajos recopiló todos los trabajos del proceso de investigación (discusión), de proceso de información (trabajo de oficina), proceso de diseño (diseño) y proceso de producción (producción). Todos los trabajos de estos procesos ahora están disponibles en la carpeta Mis tareas.

En tarea Administrador de Ruli24 CRM, CRM, CRM B2B, CRM B2C agregadas Leads, Deals, Work with B2B clients, Work with B2C clients. Ahora en la carpeta "Mis asuntos" también hay trabajos disponibles de CRM.

Sin embargo, un sistema de gestión de procesos en una empresa es necesario no solo para colosos como los bancos, sino también para casi cualquier empresa. Para una comprensión más profunda del enfoque de proceso, puede aplicar el llamado ciclo de Deming-Shewhart "Planificar - Hacer - Verificar - Actuar" (PDCA). Esto es "planificar - hacer - verificar - mejorar la acción". El uso de este ciclo le permite implementar de forma continua la mejora continua del proceso con el objetivo de aumentar la eficiencia de la organización. Este concepto se reflejó profundamente en el desarrollo. Así es como se ve el modelo de gestión volumétrica, que subyace en la idea de todo el sistema. Si imagina el modelo como interactivo, puede comprender las relaciones y las intersecciones de todos los componentes.

El formulario de descripción del proceso a continuación se asemeja a un diagrama PERT, es decir, horario de la red. La diferencia es que no todo el trabajo se puede realizar en una implementación específica del proceso de producción, dependiendo de las condiciones de la "intersección". Además, cada obra se puede redefinir (en algunos de sus atributos) en función de las condiciones en la descripción de los procesos. Pero, como recordamos, el proceso no conoce la implementación de procedimientos e instrucciones dentro de él.

Así que nos hemos decidido por el modelo y elaboraremos un checklist aproximado para gestionar los procesos en su empresa.

• Automatizar procesos. Cada proceso debe ser una unidad regulada independiente, entonces le será más fácil administrar la empresa en su conjunto. Además, en el caso de organizar la automatización de una empresa como una combinación de muchos procesos pequeños, es más fácil identificar y arreglar el eslabón débil, no hay necesidad de intervenir en procesos a gran escala. Y esto es un gran ahorro de tiempo y no permite que el trabajo se levante.
• Estructura tus procesos. Cada proceso debe tener dueño, responsables, puntos de entrada y salida, trámites en el interior, meta y resultado. El proceso debe tener parámetros de tiempo y métricas para su finalización exitosa o desfavorable. Solo parece burocracia desde el exterior: el cerebro humano se adapta rápidamente a la conveniencia de la automatización y también obtiene una "ventaja" adicional: no es necesario que tenga todo en cuenta, los recordatorios y notificaciones harán el trabajo por el gerente.
• Procesos de enlace - esta es la única forma de conseguir un modelo de gestión eficaz. Las conexiones y dependencias entre procesos atomizados le permitirán recopilar un máximo de información sobre leads, clientes, resultados del trabajo, etc., y agilizar la actividad en sí y acelerar significativamente.
• Utilice un conjunto de herramientas de gestión de procesos (informes, embudos, diagrama de Gantt, planes). Esto le permitirá identificar rápidamente las áreas problemáticas y realizar cambios.
• Trabajar continuamente con los procesos, mejorarlos. Incluso si los mejores expertos de la industria, su empresa y los desarrolladores de Ruli24 se reúnen en un solo lugar, no será posible crear un proceso ideal y establecer una gestión. Después de la siguiente iteración, es necesario revisar los parámetros del proceso, analizar su progreso y resultado y compararlo con las expectativas. después de algunos rodajes, será posible crear los procesos de "engranajes" más desgastados que, sin exagerar, ayudarán a que su empresa funcione como un reloj.
• Incluir proveedores, contratistas, trabajadores a tiempo parcial, autónomos en los procesos. Cuantos más elementos tengas en cuenta, más control tendrá tu empresa para ti. La mayoría de los sistemas de automatización empresarial (y Ruli24 no es una excepción) están abiertos a agentes externos, pero esta función rara vez se utiliza. Debe recordarse que todos son importantes, de quienes depende el resultado.
• Dibujar procesos en papel, arreglar en grupos de trabajo, asignar recursos. Introduzca un proceso claro con nodos, etapas y transiciones inequívocas en el sistema de automatización empresarial.

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Anotación: El propósito de la conferencia: Presentación del enfoque basado en procesos para la organización de la gestión empresarial.

Introducción

Enfoque basado en procesos asume que las actividades de una empresa pueden representarse como un conjunto de procesos comerciales en ejecución. Es eficaz para empresas en actividades de producción donde hay una repetición múltiple de las mismas cadenas de acciones realizadas por diferentes intérpretes. Estas empresas son la mayoría de las empresas de oficinas que participan en diferentes tipos trabajar con documentos, por ejemplo, como bancos, seguros, empresas de inversión, empresas consultoras, editoriales. Además, el uso del enfoque basado en procesos es eficaz en empresas cuyas actividades se describen en reglamentos detallados, por ejemplo, en organismos gubernamentales.

La literatura utiliza alrededor de cien diferentes definiciones conceptos de procesos de negocio. Por lo tanto, en este curso no daremos una definición general de un proceso empresarial, solo notaremos que, como regla, la definición asume que un proceso empresarial tiene un diagrama gráfico en el que se ubican los nodos y las transiciones (flechas). Los puntos de control se mueven a lo largo de las transiciones.

La aparición de un punto de control en un nodo de cierto tipo corresponde a la ejecución de alguna acción en la actividad productiva de una empresa. Las transiciones en el diagrama de procesos de negocio, así como los nodos para bifurcar y fusionar puntos de control, se organizan de modo que las acciones tomadas en cuenta en el proceso de negocio se realicen de forma coordinada y en el orden correcto. Enfoque basado en procesos no implica automatización empresarial obligatoria. Los procesos comerciales pueden ser de dos tipos: Procesos comerciales para el modelado analítico de actividades empresariales y procesos comerciales ejecutables.

Los procesos comerciales para el modelado analítico son en realidad un lenguaje especial de comunicación entre gerentes, analistas comerciales y líderes empresariales y se utilizan para desarrollar y explicar decisiones básicas para organizar el negocio de una empresa. Su tarea es asegurar la percepción y comprensión de estas decisiones por parte de las personas, por lo tanto, no contienen detalles, por regla general, se limitan a describir solo secuencias de acciones utilizadas con frecuencia que no contienen ninguna desviación, las secuencias de acciones descritas en ellas no están destinadas a la ejecución real.

Los procesos comerciales ejecutables, por otro lado, implican mover puntos de control a lo largo del diagrama de procesos comerciales en un entorno informático en estricta conformidad con las acciones realizadas en la empresa. Implemente tales entornos informáticos: sistemas de gestión de procesos comerciales, etc. En lo que sigue, nos referiremos a ellos como SMSiAR. De hecho, el DBMS distribuye las tareas por parte del ejecutante de acuerdo con el movimiento de los puntos de control a lo largo del diagrama del proceso empresarial y controla la ejecución de estas tareas.

Históricamente enfoque basado en procesos al principio, solo incluía procesos comerciales para el modelado analítico. En el marco de este enfoque, se llevó a cabo la selección de los procesos de negocio de la empresa, se realizó el análisis de los procesos de negocio seleccionados y se generaron propuestas para mejorar la eficiencia empresarial mediante el cambio de procesos de negocio. Además, se llevó a cabo la implementación de los procesos comerciales modificados en la empresa. Tuvo lugar, por regla general, durante mucho tiempo y fue difícil, - a través de un cambio descripciones de trabajo, estructura organizativa, instrucciones directas de los gerentes.

El advenimiento de los procesos comerciales ejecutables ha traído muchos beneficios nuevos al enfoque de procesos. Los principales son:

• el uso de un DBMS como análogo de un transportador de producción y, como resultado, un aumento significativo en la productividad de los trabajadores de oficina
• la capacidad de cambiar rápidamente los procesos comerciales de la empresa en respuesta a las condiciones comerciales cambiantes

A últimos años Existe una implementación activa de SMS y AR tanto en empresas como en organizaciones gubernamentales. Por tanto, era necesario formar a los estudiantes tanto en especialidades económicas como en especialidades relacionadas con tecnologías de la información, enfoque de proceso y trabajo con SMS & AR.

Este curso se enfoca en procesos comerciales ejecutables. El curso proporciona la definición y características principales de los procesos comerciales ejecutables, describe los sistemas para la gestión de procesos comerciales y regulaciones administrativas y sus principales componentes. Se establecen los fundamentos del desarrollo de los procesos comerciales de la empresa. Se supone que en el marco de este curso, los estudiantes estudiarán la teoría de los procesos comerciales ejecutables, los componentes principales de los SMS y AR típicos, se familiarizarán con las notaciones gráficas para describir los procesos comerciales y recibirán experiencia práctica desarrollo y ejecución de procesos comerciales.

Se ofrece una descripción de los principales elementos de los sistemas de gestión de procesos empresariales en el ejemplo de un sistema de código abierto gratuito: RunaWFE. RunaWFE se distribuye libremente junto con sus códigos fuente bajo los términos de la licencia LGPL abierta. El sistema es gratuito, puede instalarlo libremente en cualquier número de computadoras y usarlo sin restricciones. Puede descargar distribuciones y su código fuente a través de Internet desde el portal gratuito para desarrolladores software sourceforge. neto en :.

La dirección del sitio web del proyecto RunaWFE es http://www.runawfe.org/rus.

Enfoque de procesos para la organización de la gestión empresarial

Niveles de gestión de procesos

La visión moderna de la gestión de procesos asume la división de la gestión en varios niveles.

El primer nivel se ocupa de la gestión estratégica general de la empresa. Este nivel utiliza procesos comerciales para el modelado analítico. La tarea de los procesos comerciales en este nivel es formar ideas generales sobre los principales procesos comerciales de una empresa e intercambiar estas opiniones entre los gerentes. Este nivel no implica la ejecución real de los procesos comerciales desarrollados. En el primer nivel, es conveniente representar los procesos comerciales en notaciones gráficas IDEF0, IDEF3, DFD, EPC y otras relacionadas. Algunas construcciones de notación BPMN 2.0 también se pueden utilizar en este nivel. Como herramientas de software para trabajar con procesos de negocio en el primer nivel, puede utilizar, por ejemplo, programas como Business Studio, Microsoft Visio o ARIS.

Es posible describir la secuencia de acciones en los procesos comerciales de primer nivel simplemente en forma de texto, tales descripciones se denominan regulaciones de texto. Sin embargo, las personas perciben la información visual mucho más rápido y más fácilmente que las descripciones textuales. Por lo tanto, son las representaciones gráficas de los procesos de negocio modelados las que se utilizan más ampliamente.

En el primer nivel de control de procesos, también se utilizan herramientas de simulación. Esta clase de programas no proporciona la ejecución real de los procesos comerciales de la empresa en un entorno informático. Los sistemas de simulación contienen un modelo estadístico personalizable de los procesos comerciales de una organización. Al establecer varios parámetros de este modelo y "reproducir" repetidamente procesos comerciales en usuarios automáticos condicionales, es posible obtener los valores de varios indicadores de desempeño y así predecir cambios en los indicadores reales de la empresa en el futuro, dependiendo de ciertos cambios en los procesos comerciales. Si el modelo estadístico se construye correctamente, la simulación puede ser un medio para determinar los parámetros óptimos de los procesos comerciales.

En el siguiente nivel, los procesos comerciales estratégicos de la empresa se traducen en procesos comerciales ejecutables. En este nivel, los diagramas de procesos comerciales generalmente se representan en BPMN, UML (Diagrama de actividad) y notaciones relacionadas. En el segundo nivel, la actividad actual de la empresa se representa como un conjunto de instancias de procesos comerciales en ejecución. En este nivel, se utilizan SMS y AR. La tarea principal de estos sistemas es distribuir tareas a los ejecutantes y monitorear su implementación. Junto con la tarea, el ejecutor recibe la información requerida para su ejecución. La secuencia de tareas está determinada por un diagrama de proceso empresarial, que se puede desarrollar y posteriormente modificar rápidamente utilizando diseñador grafico... Este diagrama es similar a un diagrama de flujo. Los puntos de control se mueven a lo largo del diagrama. En ciertos nodos del esquema, se generan tareas para los ejecutantes.

Existen ciertas similitudes entre un proceso comercial ejecutable y un programa de computadora. Tanto el proceso comercial ejecutable como el programa informático se basan en algoritmos. por programas de computadorAdemás de los procesos comerciales para el modelado analítico, existen notaciones gráficas (por ejemplo, diagrama de clases UML) que los programadores y arquitectos de software utilizan para explicar diversas decisiones de software y arquitectura. Sin embargo, los programas informáticos en sí mismos aún no se han desarrollado masivamente en forma de objetos gráficos, están escritos principalmente en forma de textos en lenguajes de programación. ¿En qué se diferencia la situación de los procesos comerciales ejecutables de la de los programas informáticos? A diferencia de un programa de computadora, cuyos comandos son ejecutados por una computadora, algunas de las acciones de un proceso empresarial las realizan personas. Hacen esto mucho más tiempo que una computadora, por lo que las instancias de procesos de negocios se ejecutan durante un tiempo relativamente largo, su estado cambia lentamente. Además, a diferencia de un programa informático, durante la ejecución de los procesos comerciales, la gestión de una empresa puede afectar significativamente su implementación, por ejemplo, aumentar o disminuir el número de empleados que realizan determinadas acciones.

Por lo tanto, es importante que los líderes y gerentes de la empresa comprendan rápidamente el estado de ejecución de instancias de procesos comerciales empresariales. Esta comprensión se proporciona mediante un diagrama gráfico de un proceso de negocio con las posiciones actuales de los puntos de gestión trazados en él, así como las rutas recorridas por estos puntos desde el inicio de la instancia del proceso de negocio. En la mayoría de los casos, estos diagramas no tienen sentido para los programas de computadora. la velocidad de movimiento de los puntos de control excederá significativamente los límites de la capacidad humana para rastrearlos.

El tercer nivel corresponde a los objetos comerciales de la empresa. El estado de toda la empresa en el momento actual está determinado por el estado de todos los objetos comerciales de la empresa en ese momento. El enfoque de procesos asume que los estados de los objetos comerciales cambian por instancias de procesos comerciales de segundo nivel cuando se realizan las tareas correspondientes. Para esta capa, los sistemas de gestión de contenido (sistemas ECM) o los sistemas de gestión de bases de datos se utilizan tradicionalmente como repositorios. También es posible utilizar sistemas ERP en este nivel (por ejemplo, puede utilizar el sistema 1C o Galaxy).

En los ejemplos para el desarrollo de procesos comerciales, a veces usaremos hojas de documentos de Microsoft Excel como almacén de objetos comerciales. Esto es con fines educativos para demostrar el concepto de la tercera capa de forma rápida y sencilla.

Beneficios del enfoque de procesos

El uso del enfoque de procesos en el primer nivel conduce a la aparición de un lenguaje común para todos los gerentes de empresa para describir los procesos de negocios basados \u200b\u200ben diagramas gráficos. Una vez que los empleados de la empresa dominen este idioma, podrán leer rápidamente los procesos comerciales existentes, discutir sus características y proponer varios cambios. Después de realizar una encuesta de la empresa, identificar secuencias repetitivas de acciones y agruparlas en procesos comerciales de primer nivel, es posible analizar los procesos comerciales seleccionados, identificar y corregir decisiones fallidas y optimizar cuellos de botella y áreas críticas de los procesos comerciales. Si la actividad de la empresa no está formalizada, no se describen los procesos comerciales, entonces es difícil mejorar y optimizar la gestión.

El uso de procesos comerciales ejecutables proporciona los siguientes beneficios:

• Aumenta significativamente la productividad laboral
• Simplifica significativamente las actividades para controlar el trabajo realizado. Aumenta la transparencia de la empresa.
• Mejora la calidad de los productos de la empresa, - gracias a las herramientas de control y regulación automáticas, se garantiza el cumplimiento de todas las normas previstas
• Le permite cambiar rápidamente los procesos comerciales en respuesta a las condiciones cambiantes de la empresa.
• Permite resolver el problema de la integración empresarial
• Reduce el costo del trabajo en la automatización empresarial, aumenta la velocidad de desarrollo y la confiabilidad del software.

Echemos un vistazo más de cerca a estos beneficios.

Anteriormente (antes de la aparición de procesos comerciales ejecutables), la ejecución de procesos comerciales en las organizaciones se llevaba a cabo principalmente de manera indirecta, a través de cambios en las descripciones de los puestos, la estructura organizativa de la empresa, instrucciones directas de los gerentes. Sin embargo, el grado de automatización empresas modernas le permite implementar la ejecución directa de procesos comerciales en un entorno informático. En este caso, aparece en la empresa un análogo de un transportador de producción, del cual se puede obtener un aumento en la productividad laboral, comparable al obtenido con la introducción de un transportador en la producción. Se logra un aumento en la productividad laboral debido a que este mecanismo permite excluir operaciones rutinarias, procedimientos ineficaces asociados con la búsqueda y transferencia de información de las acciones de los empleados, y aumentar significativamente la velocidad de interacción entre los empleados. Los empleados realizan las tareas asignadas sin distraerse con:

• Obtener de otros empleados los datos necesarios para completar la tarea.
• Transferir los resultados de su trabajo a otros empleados
• Estudio de descripciones de puestos

Todo lo necesario aparece frente al trabajador en la pantalla de la computadora. La secuencia de los elementos de trabajo está determinada por el diagrama de proceso empresarial. En los nodos del esquema, el DBMS distribuye las tareas a los ejecutantes y controla su ejecución.

El uso de procesos comerciales ejecutables también le permite reconstruir rápidamente los procesos comerciales de la organización. En muchos casos, es posible que los ejecutores de la tarea ni siquiera estén informados sobre el cambio en el proceso empresarial, ya que esto no afectará la naturaleza de su trabajo. Es decir, es más fácil y rápido cambiar la ejecución de procesos. Por lo tanto, la empresa puede responder de manera más eficaz a los cambios en las condiciones internas o externas.

En una empresa rusa moderna, por regla general, ya están en funcionamiento varios sistemas automatizados heterogéneos, que están involucrados en cualquiera de los procesos comerciales de la empresa. Dado que los procesos comerciales impregnan toda la empresa, en el proceso de ejecución tendrán que interactuar con todos sistemas automatizados... Por tanto, la tarea de introducir un DBMS resulta ser un caso especial de la tarea de integrar aplicaciones informáticas para toda la empresa. En otras palabras, al introducir un DBMS en una empresa, deben aparecer aplicaciones que aseguren su integración con los sistemas existentes.

Un SMS es una parte central de los sistemas modernos a escala empresarial. Si el sistema de información corporativa (ICS) no tiene un DBMS, entonces la lógica de los procesos comerciales se dispersa en varios elementos del sistema: bases de datos, aplicaciones individuales, etc., tales sistemas son difíciles de mantener y desarrollar.

En empresas con cadenas de operaciones repetitivas estables, la implementación, configuración y mantenimiento de sistemas basados \u200b\u200ben SMS & AR es más rápida y económica que la automatización tradicional, en la que se desarrollan componentes de aplicación separados para diversas tareas y departamentos. DBMS permite:

• Adapte rápidamente el desarrollo a tareas cambiantes y nuevas ideas durante el desarrollo
• Reduzca los costos de desarrollo al:
  • Desarrollo de procesos de negocio mediante DBMS en lugar de escribir código
  • Eliminación de interacción de programadores con el cliente. El analista comercial y el cliente se sienten mucho más cómodos interactuando entre sí cuando desarrollan conjuntamente los elementos principales del diagrama de proceso comercial ejecutable que el cliente y el programador cuando discuten el texto de la tarea técnica.
  • En este caso, el programador se libera de las tareas rutinarias y puede concentrarse en desarrollar elementos gráficos complejos y conectores, lo que aumenta la eficiencia de su trabajo.
• Reducir el costo del soporte técnico
• Reducir significativamente el costo de revisiones y mantenimiento.

En el desarrollo tradicional, la solución se describe dos veces: una vez con la ayuda del texto incluido en la asignación técnica o proyecto técnico, y la segunda en forma de código de programa. El enfoque de procesos le permite describir la solución solo una vez, en forma de un proceso comercial ejecutable, y así reducir el costo de automatización.

Estas ventajas (más rápidas, más baratas, más fáciles de mantener y mantener) coinciden con las ventajas del paradigma de la programación orientada a objetos en comparación con el paradigma de la programación procedimental que casi es suplantado por éste desde la práctica. Por analogía, la automatización basada en procesos comerciales ejecutables puede interpretarse como un nuevo paradigma de programación de alto nivel, y se puede esperar un aumento significativo en la escala de su uso en comparación con la automatización tradicional.

Procesos de negocio ejecutables y SMS

La gestión de procesos de negocio es un campo en desarrollo activo y muchos de sus términos aún no están completamente establecidos. Varios autores han recurrido a conceptos como DBMS, sistemas de gestión de flujo de trabajo (Workflow), sistemas de gestión documental (Docflow), sistemas de integración a nivel empresarial (EAI - Enterprise Application Integration), etc.

Utilizaremos el término gestión del flujo de trabajo para referirnos a los casos en los que solo las personas son ejecutoras de las tareas del proceso empresarial. Consideraremos el término DBMS como más general en relación con la gestión del flujo de trabajo: tanto las personas como las aplicaciones informáticas son los ejecutores de las tareas de un proceso empresarial o regulaciones en DBMS. Como regla general, el DBMS coordina el trabajo de todos los artistas de manera uniforme, sin resaltar el trabajo realizado por humanos o sistemas informáticos de una manera especial.

Además del DBMS, los sistemas de gestión de documentos o los sistemas DocFlow se han generalizado. En lugar de puntos de control, los sistemas de gestión de documentos utilizan "flujo de documentos". Los sistemas DocFlow describen las actividades de una empresa en forma de documentos que viajan entre sus editores a lo largo de ciertas rutas de acuerdo con reglas específicas.

Los sistemas DocFlow son los herederos del flujo de trabajo basado en papel. Por tanto, sus limitaciones naturales son las siguientes: se puede realizar un conjunto limitado de acciones con un documento: aprobar / rechazar, endosar, eliminar, editar, etc. Normalmente, los sistemas de gestión de documentos se complementan con sistemas para almacenar imágenes de documentos en papel y sistemas de control de versiones. La principal ventaja de los sistemas de gestión de documentos es la capacidad de implementarlos rápidamente en una empresa si el flujo de trabajo ya está bien establecido allí.

En los sistemas de gestión de documentos, así como en SMS & AR, existen esquemas basados \u200b\u200ben gráficos, que consisten en nodos conectados por posibles transiciones. Sin embargo, no son los puntos de control los que se mueven a lo largo de estos gráficos, sino las "cestas" de documentos. En los sistemas DocFlow, por regla general, los datos están contenidos en documentos que se mueven directamente a través del esquema de flujo de trabajo.

En DBMS, los datos no se mueven con el punto de control, sino que están contenidos en variables globales (correspondientes a todo el proceso empresarial) y locales (correspondientes a un nodo).

En la actualidad, SMS & AR y los sistemas de gestión documental son sistemas diferentes tiposSin embargo, gradualmente, en términos de funcionalidad, los sistemas de gestión de documentos se están acercando a SMS & AR. Con la ayuda de los modernos sistemas DocFlow, es posible simular muchos tipos de procesos comerciales y, con la ayuda de DBMS, automatizar los elementos del flujo de documentos.

Procesos comerciales ejecutables

La evolución del desarrollo de SMS & AR ha llevado al uso de sistemas modernos conceptos como la definición de un proceso empresarial y instancia de proceso empresarial... A veces, una definición de proceso empresarial también se denomina plantilla de proceso empresarial. Una definición de proceso de negocio contiene un diagrama de proceso de negocio, roles de proceso de negocio, reglas para asignar actores a roles. Durante la ejecución de un proceso empresarial, los puntos de gestión se mueven a lo largo del diagrama. La forma más fácil de imaginar los puntos de control y su movimiento es por analogía con fichas en movimiento en un juego de mesa para niños con un cubo.

Además, la definición del proceso empresarial contiene una descripción de las estructuras de almacenamiento de datos. Durante la ejecución de un proceso empresarial, estas estructuras contienen datos específicos. Incluso en los DBMS modernos, la definición de un proceso empresarial contiene una descripción de los medios de interacción entre el proceso empresarial y el ejecutor de la tarea. Por lo general, se trata de una forma gráfica para interactuar con un usuario o una interfaz de software para interactuar con un sistema de información. Otro elemento de la definición de un proceso comercial son las reglas comerciales, que se utilizan para seleccionar una ruta específica para el movimiento adicional del punto de control en los puntos de la bifurcación de la ruta.

Para cada definición de proceso empresarial, puede crear y ejecutar instancias de ese proceso empresarial. La diferencia entre una definición y una instancia de proceso empresarial corresponde a la diferencia entre un tipo de variable y una instancia de variable en un lenguaje de programación tradicional. Es decir, si la definición de un proceso empresarial contiene un diagrama de proceso empresarial, tipos de datos, nombres de roles, entonces en una instancia en ejecución de un proceso empresarial, hay puntos de control móviles en el diagrama, se asignan roles específicos a ejecutantes, instancia de proceso empresarial contiene datos específicos, cuyos tipos corresponden a los tipos de datos en la definición del proceso empresarial. Además, los ejecutores de tareas específicos se asignan a roles en instancias de procesos de negocio.

Los procesos de negocio que pueden ejecutarse en un entorno informático deben definirse formalmente de forma suficientemente estricta para que puedan traducirse fácilmente en una representación comprensible por ordenador. Es conveniente utilizar conceptos matemáticos para esto.

Démosle una definición formal de un proceso de negocio ejecutable, que se basa en las ideas de S. Yablonsky y S. Busler:

Un proceso de negocio ejecutable se define especificando las siguientes perspectivas (puntos de vista o capas / capas de consideración):

• perspectiva de flujo de control
• perspectiva de datos
• perspectiva de recursos
• perspectiva operativa

Consideremos en detalle todos los niveles de la definición formal de un proceso empresarial ejecutable. En este caso, usaremos el proceso de negocio "Pago de facturas de proveedor" como ejemplo. Con su ayuda, intentaremos explicar todas las perspectivas de la definición formal de un proceso empresarial.

Perspectiva del flujo de control

La perspectiva del flujo de control sigue el diagrama del proceso empresarial. Inicialmente, el esquema se definió como un concepto matemático: un gráfico dirigido: un conjunto de nodos conectados por transiciones (flechas). Los nodos de procesos de negocio pueden ser de dos tipos: los nodos correspondientes a los pasos del proceso y los nodos de ruta. El punto de control (el puntero al nodo de proceso activo) se navega a lo largo de las transiciones, guiado por las reglas de negocio en los nodos de ruta (las reglas de negocio también se refieren a la perspectiva del flujo de control).

El nodo correspondiente al paso del proceso contiene el nodo Actividad. Si el punto de control ha llegado al nodo de acción, entonces el DBMS le da la tarea al ejecutor (empleado o sistema de información) y espera una respuesta (un mensaje de que el trabajo se ha completado). Después de la respuesta del ejecutor, el punto de control se mueve a lo largo de la transición al siguiente nodo del proceso empresarial. Solo una transición entrante y una saliente pueden unirse al nodo correspondiente al nodo de acción.

Un nodo de ruta corresponde a la adición, eliminación, fusión en bifurcación de puntos de administración o la selección de un salto a lo largo del cual el punto de administración se moverá más. En tales nodos, el DBMS selecciona, basándose en las reglas de negocio contenidas en los nodos de ruta, el siguiente nodo (nodos) al que se transferirá el control. A menudo, más de una transición entrante o saliente está asociada con estos nodos.

La diferencia fundamental entre un paso de proceso y un nodo de ruta es que en un nodo de ruta solo es necesario tomar una decisión sobre la (s) ruta (s) adicional (es) de movimiento del punto de control en base a datos ya existentes, por lo que el punto de control no debe permanecer en el nodo de ruta durante mucho tiempo. Un punto de gestión puede estar en un paso del proceso durante mucho tiempo. Una excepción a esta regla son los nodos de ruta de fusión, en los que los puntos de control entrantes "esperan" la llegada de los puntos de control por el resto de las transiciones entrantes, después de lo cual todos los puntos de control entrantes se destruyen y los puntos de control son generados por las transiciones salientes. Sin embargo, si asumimos que el punto de control que llegó al nodo de fusión se elimina inmediatamente, mientras que el nodo almacena información de que el punto de control ya llegó a través de esta transición, esta excepción desaparece.

Una instancia de proceso empresarial en ejecución puede tener varios puntos de gestión al mismo tiempo. De acuerdo con la lógica empresarial, un punto de control en un nodo de ruta puede dividirse en varios puntos de control y los puntos de control pueden esperar el uno al otro en un determinado nodo de ruta y luego fusionarse en un punto de control.

Posteriormente, con la aparición de varios estándares y especificaciones relacionados con los procesos de negocio, esta definición se amplió:

1. Se han agregado nodos combinados, que son la fusión de un paso de proceso con uno o más nodos de ruta. Por ejemplo, cuando un nodo de acción se fusiona con un nodo de ruta detrás de él, que elige una de varias direcciones posibles, solo el nodo de acción se coloca en el diagrama y las transiciones que deben abandonar el nodo de ruta se adjuntan directamente a él.
2. Se agregaron estructuras adicionales, cuyos elementos no son elementos del gráfico (en lo sucesivo, estructuras adicionales), sin embargo, las transiciones y los nodos de ruta se pueden adjuntar a estos elementos, o las transiciones pueden intersecar estos elementos. Por ejemplo, se han introducido áreas de eventos e interrupciones para abarcar los pasos del proceso empresarial. Cuando se encuentra un punto de control dentro de un área con una interrupción, puede ocurrir un evento (el cliente puede cambiar de opinión sobre la realización de un pedido, durante la vigencia del contrato pueden surgir circunstancias de fuerza mayor, etc.). En este caso, el punto de gestión puede moverse inmediatamente desde cualquier nodo ubicado dentro de la región al nodo de ruta adjunto a la región y desde allí continuar moviéndose a lo largo de la transición adjunta a él.
3. Se han agregado nodos que corresponden a un paso de proceso pero no son nodos de acción. Por ejemplo, en los nodos de espera en los que no se asignan tareas a los ejecutores del proceso, el DBMS simplemente espera en estos nodos a que se produzca un determinado evento, tras lo cual el punto de control avanza. También se han agregado nodos de subproceso. Para estos nodos no se ha definido un ejecutor específico, en estos nodos el DBMS lanza otro proceso de negocio como subproceso del proceso actual y le transfiere los datos correspondientes.

Con las adiciones, la perspectiva del flujo de control se puede definir de la siguiente manera:

Una perspectiva de flujo de control es un diagrama de un proceso empresarial, que consta de un gráfico dirigido y posiblemente construcciones adicionales. Los nodos de procesos de negocio pueden ser de tres tipos: nodos correspondientes a pasos de proceso, nodos de ruta y nodos combinados, que son la fusión de un paso de proceso con uno o más nodos de ruta.

Los pasos del proceso son nodos de acción o nodos adicionales. Los puntos de control se mueven a lo largo de las transiciones. En el momento en que el punto de control llega al nodo de acción, el DBMS le da la tarea al ejecutor. Una vez que el ejecutor completa la tarea, el punto de control se mueve a lo largo de la transición al siguiente nodo de proceso. Solo una transición entrante y una saliente pueden unirse al nodo correspondiente al nodo de acción.

Un nodo de ruta corresponde a la aparición, eliminación, separación, fusión de puntos de gestión o selección de un salto. Estos nodos pueden contener reglas comerciales, según las cuales se seleccionan otras rutas de puntos de administración. En los nodos de ruta, el DBMS selecciona los siguientes nodos a los que se transferirá el control.

Explicaremos el comportamiento de los nodos más utilizados en los procesos de negocio, y también mostraremos sus imágenes gráficas.

El nodo "inicio" corresponde al punto en el que comienza la ejecución del proceso empresarial. No tiene bordes entrantes y uno o más bordes salientes. Cuando se lanza una instancia de proceso empresarial, se coloca un punto de gestión en el nodo, que lo deja inmediatamente a lo largo del borde de salida. Debe haber un único nodo de inicio en un proceso empresarial. Está designado por un círculo "delgado" (Fig. 1.1 a). En el caso de múltiples transiciones de salida, el nodo está ubicado junto a una puerta de enlace exclusiva, por lo que al iniciar una instancia de proceso empresarial, el usuario selecciona uno de los bordes de salida a lo largo del cual se moverá más el punto de control.

Figura: 1.1.

Un nodo de terminación de flujo debe tener uno o más bordes entrantes y ningún borde saliente. Cuando cualquier punto de administración llega a este nodo, se elimina. Una instancia de proceso empresarial sin puntos de gestión restantes se considera completa. Puede haber varios nodos de "terminación de flujo", pero debe haber al menos uno de esos nodos. Está designado por un círculo "en negrita" (Fig. 1.1 b).

El nodo final corresponde al punto final de la ejecución del proceso empresarial. El nodo final debe tener una o más transiciones entrantes y ninguna transición saliente. Cuando el control ingresa a la terminación, todos los subprocesos de este proceso, así como todos sus subprocesos sincrónicos, se detienen. Pueden existir varios nodos finales en un proceso empresarial. Sin embargo, este nodo no es necesario en un proceso empresarial si hay al menos un punto de terminación de flujo en el proceso empresarial. Está indicado por un círculo negro dentro de un círculo (Fig. 1.1 c).

El nodo "acción" genera una tarea para el ejecutor, denotado por un rectángulo con esquinas redondeadas, en el centro del cual está escrito el nombre del nodo (Fig. 1.1 d), puede tener varios bordes entrantes y varios salientes. En el caso de varias transiciones salientes, el nodo se combina mediante una puerta de enlace exclusiva, por lo tanto, para cada punto de control que llega a él, al realizar una tarea de nodo, el usuario selecciona una de las transiciones salientes (bordes) a lo largo de la cual se moverá más el punto de control.

Un nodo de puerta de enlace exclusivo puede tener varios bordes entrantes y salientes. Para cada punto de control que llega a él, se selecciona a lo largo de cuál de los bordes salientes se moverá más. Está designado por un rombo en el que se representa una "cruz" (Fig. 1.2 a).

En la Fig. 1.3 muestra un ejemplo de un gráfico de proceso empresarial "Pago de la factura de un proveedor". Los pasos del proceso se muestran como rectángulos con bordes redondeados, el comienzo del proceso corresponde a un círculo y el final es un círculo con un círculo dentro. El elemento Pay Invoice es un nodo combinado que es una composición de un nodo de ruta de conexión de salto y un nodo de acción. El resto de los rectángulos redondeados son nodos de acción. Los elementos en forma de diamante corresponden a los nodos de ruta, donde se bifurcan las rutas de los puntos de gestión.

Al comienzo del proceso comercial, el gerente comercial de suministro ingresa los parámetros del pago esperado (número de cuenta, fecha de la factura, monto de la factura, compañía contraparte, compañía agente, comentario). Además, la ejecución presupuestaria de la unidad se supervisa automáticamente. Si la oferta actual supera el presupuesto, se rechaza automáticamente y el proceso empresarial finaliza. Si no se excede el presupuesto del departamento, el monto de la transacción se compara con el límite de pago. Además, si no se excede el límite, la factura se paga automáticamente, después de lo cual finaliza el proceso comercial. Si se excede el límite, el pago debe ser confirmado por el CFO.

El proceso empresarial Pago de facturas de proveedor sigue las siguientes reglas empresariales:

1. Si una aplicación externa llamada en el nodo "obtener datos del presupuesto" devolvió el valor "no" a la variable "Presupuesto del departamento excedido", proceda a verificar el límite; de \u200b\u200blo contrario, vaya al nodo de finalización del proceso empresarial.
2. Si el valor de la variable "monto de la factura" es menor que el valor del "límite de pago único" constante, debe ir al nodo "pago de facturas"; de lo contrario, al nodo "confirmar pago".
3. Si el intérprete que pertenece al rol " director de Finanzas", completando los campos en el formulario correspondiente, devolvió el valor" sí "a la variable" si el gerente aprobó ", luego vaya al nodo" pago de la factura ", de lo contrario, al nodo para completar el proceso comercial.
4. la gestión de procesos de negocio también puede ser compleja y diferir del comportamiento del punto de control en el diagrama de flujo tradicional: en este ejemplo, si la aplicación es aprobada por el jefe, el flujo de control se divide en dos flujos paralelos (la separación y fusión de flujos corresponde a un elemento en forma de diamante, dentro del cual se muestra el "signo más"), ejecutados simultáneamente, que luego se "fusionan" en un punto.

Perspectiva de datos

La perspectiva de los datos corresponde a un conjunto de variables internas del proceso empresarial. Las variables del proceso de negocio pueden ser parámetros de entrada y salida en la interacción de SMS & AR con los sistemas de información empresarial. Con la ayuda de variables, la información se intercambia entre los pasos del proceso y, como consecuencia, entre los sistemas de información externos, es decir, un proceso de negocio puede transferir información en un entorno de información corporativa entre sistemas de información heterogéneos. Las variables de proceso de negocio también se utilizan al elegir un movimiento interno específico del punto de control entre nodos a lo largo de cualquiera de las posibles transiciones.

Las realidades modernas nos obligan a adaptar el aparato de gestión a un entorno de desarrollo dinámico con una competencia feroz. Los profesionales difieren en este sentido. Algunos niegan por completo la importancia de los métodos organizativos y económicos, otros proponen nombrar una persona responsable de cada función de gestión.

La experiencia práctica muestra que el uso de solo enfoque funcional conduce a una disminución en la eficacia de la gestión. ¿Cuál es la esencia de otros métodos de gestión? ¿En qué se centra el enfoque basado en procesos y cuáles son sus ventajas?

4 enfoques de gestión

A gestión moderna hay cuatro tipos que le permiten ver de manera diferente la organización y el proceso de gestión. Este es un enfoque cuantitativo, de proceso, sistémico, situacional, que surgió en el siglo XX.

Enfoque de procesos en la gestión

El enfoque de proceso moderno se basa en un enfoque sistemático de la gestión y considera a cualquier organización como un organismo único. En cada empresa, se llevan a cabo varios procesos comerciales, recibiendo recursos en la entrada y dando un producto o producto semiacabado en la salida. Todo el ciclo se cierra con la liberación de bienes y servicios terminados.

Este enfoque consiste en una organización del trabajo de este tipo, que se basa en dividir todas las actividades de la empresa en procesos comerciales y el aparato de gestión en bloques. Todo el sistema se puede representar en forma de diagrama, una cadena con eslabones separados: operaciones. El resultado final de la cadena de producción es el producto. Los vínculos responsables de un proceso empresarial específico se forman a partir de divisiones estructurales.

Conceptos básicos del enfoque de procesos

Para que quede más claro, ponemos todos los postulados en la tabla siguiente.

Problemas al implementar un enfoque basado en procesos

En teoría, el enfoque basado en procesos parece simple y lógico, pero su implementación en las actividades de una empresa en la práctica resulta difícil. En este caso, vale la pena prestar atención a ejemplos reales, el resultado práctico de otras organizaciones, la opinión de consultores profesionales. Para cualquier organización, poner en práctica una teoría no probada tiene un alto costo y gasto.

La aplicación práctica del enfoque basado en procesos está asociada con una serie de problemas:

• la gerencia implementa un enfoque de procesos para la gerencia solo a nivel formal;
• el sistema creado no se corresponde con el estado real de las cosas en la organización;
• un intento de introducir un enfoque informal;
• los gerentes no perciben el enfoque como una nueva ideología organizacional;
• la dirección no piensa en la necesidad de regular los procesos o no sabe cómo gestionarlos;
• los gerentes no están preparados para cambios radicales, por ejemplo, revisar la estructura de la empresa;
• falta de competencia, motivación, dedicación, persistencia en la optimización de procesos.

El enfoque de procesos en la organización y el sistema de gestión de la calidad

Uno de los principales requisitos de ISO 9001: 2000 es la implementación de un enfoque basado en procesos. Según la norma, es necesario identificar procesos y organizar su gestión, pero no se da un sistema específico de acciones.

Muchos gerentes, comenzando a trabajar en la creación del SGC, perciben su implementación como informal. Al mismo tiempo, enfatizan cuán significativos surgen los cambios esperados para mejor a medida que se implementan, y no el certificado QMS en sí. En la práctica, la implementación del proyecto crea dificultades. Asustan a la dirección de la organización, que decide limitarse a adherirse a los requisitos formales de ISO.

Por tanto, el SGC se mantiene en el nivel formal. Como resultado, el personal decepcionado tiene una actitud negativa hacia el sistema en sí y el enfoque basado en procesos.

Métodos de transición a la gestión de procesos.

Todos ellos se presentan en la tabla:

¿Qué aporta la descripción y regulación de procesos?

El aumento de la eficiencia no está directamente relacionado con la regulación de procesos. Es posible que las descripciones y los reglamentos no estén disponibles en la empresa. El trabajo seguirá siendo realizado por los empleados de acuerdo con las reglas aceptadas, ya que el personal conoce el proceso de producción. Esta organización del trabajo conduce a una pérdida constante de recursos. La descripción y regulación de procesos abre una serie de posibilidades:

1. Las actividades dentro del marco de los estándares, la repetibilidad de los procesos crean oportunidades para la gestión.
2. Identificación de problemas, momentos difíciles, pérdida de recursos durante la implementación de procesos.
3. Desarrollo de medidas para mejorar procesos.
4. Experiencia y conocimiento de flujos de trabajo que se pueden transferir a nuevos empleados, sucursales, otras organizaciones.
5. Benchmarking, comparando su empresa con la competencia para mejorar los procesos comerciales.
6. Auditoría interna.

La regulación es eficaz si va acompañada de análisis, desarrollo e implementación de mejoras.

Ideología del enfoque de procesos

El enfoque basado en procesos y su implementación real y no formal en el sistema de gestión genera muchas dificultades. La falta de liderazgo y participación del personal se convierte en un desafío para la gerencia. Los cambios en la creación de nuevos sistemas deben ocurrir en primer lugar en la mente de los trabajadores.

El compromiso de los empleados se facilita al tomar este enfoque como una ideología. Primero, la idea penetra en la mente de las personas y luego se convierte en un instrumento. Entonces el personal estará listo para aplicar nuevos métodos y programas, por lo que definitivamente deben ser alentados.

Conclusión

En muchos países del mundo, el enfoque basado en procesos de la gestión se percibe como el factor principal del éxito empresarial. No es casualidad que se convirtiera en la base de los estándares de gestión de la calidad. La efectividad del enfoque aún no ha sido confirmada por ejemplos reales de implementación en empresas rusas. Hay pocos ejemplos, así como nuevas ventajas de la implementación del estándar. La razón es que muchas organizaciones simplemente cambiaron su terminología: había un departamento de ventas, había un proceso de “Ventas”. Los jefes de departamento se convirtieron en propietarios de procesos.

El enfoque de procesos en la gestión es la herramienta principal entre las herramientas que utiliza la dirección para reorganizar el sistema de gestión.

Las entradas de proceso son elementos que sufren cambios durante la ejecución de acciones. El enfoque de proceso considera materiales, equipos, documentación, información diversa, personal, finanzas, etc. como insumos.

Los productos de un proceso son los resultados esperados para los que se toman acciones. El resultado puede ser un producto material o varios tipos de servicios o información.

Los recursos son los elementos necesarios para un proceso. A diferencia de los insumos, los recursos no cambian en el proceso. Con tales recursos, el enfoque de procesos define equipos, documentación, finanzas, personal, infraestructura, medio ambiente, etc.

Dueño del proceso - el enfoque basado en procesos introduce este concepto como uno de los más importantes. Cada proceso debe tener su propio propietario. El propietario es una persona que tiene la cantidad necesaria de recursos a su disposición y es responsable del resultado final (salida) del proceso.

Cada proceso debe tener proveedores y consumidores... Los proveedores aportan información al proceso y los consumidores están interesados \u200b\u200ben recibir los resultados. El proceso puede tener proveedores y consumidores tanto externos como internos. Si el proceso no tiene proveedores, el proceso fallará. Si el proceso no tiene consumidores, entonces el proceso no tiene demanda.

Indicadores de proceso son necesarios para obtener información sobre su trabajo y tomar las las decisiones de gestión... Los indicadores de proceso son un conjunto de parámetros cuantitativos o cualitativos que caracterizan el proceso en sí y su resultado (salida).

Beneficios del enfoque de procesos

Debido a que el enfoque de procesos crea vínculos horizontales en el trabajo de la organización, le permite obtener una serie de ventajas en comparación con el enfoque funcional.

Las principales ventajas del enfoque basado en procesos son:

• Coordinación de acciones de varios departamentos dentro del proceso;
• Orientación al resultado del proceso;
• Mejorar la eficacia y eficiencia de la organización;
• Transparencia de acciones para lograr el resultado;
• Mayor predictibilidad de los resultados;
• Identificar oportunidades para la mejora de procesos específicos;
• Eliminación de barreras entre unidades funcionales;
• Reducir las interacciones verticales innecesarias;
• Exclusión de procesos no reclamados;
• Reducción de tiempo y costes de material.

Mejora del desempeño basado en un enfoque de procesos

El enfoque de procesos subyace a varios conceptos populares y bastante efectivos para mejorar el desempeño de las organizaciones. En la actualidad, hay cuatro áreas que utilizan el enfoque de procesos como el enfoque principal para mejorar el desempeño.

Estas áreas incluyen:

Gestión de calidad total (TQM). Es un concepto que prevé la mejora continua de la calidad de los productos, los procesos y el sistema de gestión de una organización. El trabajo de la organización se basa en la satisfacción del cliente;