Ja Belkomarhjovi 26. märtsi 2004 resolutsiooniga nr 2 kinnitatud töötajate isikutoimikute moodustamise, pidamise ja säilitamise korra juhendis (edaspidi juhend) 20 on sätestatud, et isiklik failid säilitatakse personaliosakonnas teistest failidest eraldi.

Isikutoimikute fikseerimiseks ja ohutuse tagamiseks peetakse isikuarvestuse päevikut (raamatut), mille vorm on kehtestatud juhendi lisas 5. Isikutoimiku registreerimisel ajakirjas (raamatus) täidetakse järgmised veerud: isikutoimiku number; töötaja perekonnanimi, nimi, isanimi; juhtumi registreerimise kuupäev; registrist kustutamise märkus.

Isikutoimiku number on selle registreerimisel isikutoimikule määratud järjekorranumber, s.o. ajakirjas (raamatus) registreerimisel.

Isikutoimiku registreerimise kuupäev on isikutoimiku registreerimise päevikus (raamatus) isikutoimiku registreerimise kuupäev. Isikutoimiku registreerimine peab toimuma päeval, mil see sisaldab töölevõtmise (ametikohale määramise) korralduse (juhise, otsuse, resolutsiooni) koopiat.

Januševitši Iosif Pavlovitši töölevõtmise korraldus allkirjastati 26. märtsil 2007. Selle korralduse koopia koostati ja kinnitati aastal õigel ajal 28. märtsil ning viidi üle personaliosakonda 31. märtsil ja samal päeval lülitati töötaja isikutoimikusse. Sellest tulenevalt loetakse Januševitš Iosif Pavlovitši isiklik toimik moodustatuks 31. märtsil 2007 ja samal päeval tuleb see registreerida isikuraamatute ajakirjas (raamatus).

Kui organisatsioon ei pidanud isiklike asjade salvestamiseks päevikut (raamatut), tuleb pärast vastava ajakirja (raamatu) loomist registreerida kõik personaliosakonnas kättesaadavad töötajate isiklikud toimikud.

Veerus "Märgi registrist kustutamisel" märgitakse isikutoimiku personaliteenistusest organisatsiooni arhiivi üleandmise kuupäev ning kantakse ka vastava märgi väljastanud isiku allkiri. See kuupäev vastab kuupäevale struktuuriüksuse asjade inventuurist, mis on koostatud personaliteenistuses dokumentide üleandmisel organisatsiooni arhiivi. Inventuuri lõpus oleva kuupäeva kinnitavad personaliosakonna töötaja ja organisatsiooni arhiivi juhataja (arhiivi eest vastutav isik) pärast isikutoimikute vastuvõtmise ja üleandmise protseduuri lõpetamist. Enne arhiivi üleandmist jätkatakse koondatud töötajate isikutoimikute registreerimist personaliteenistuses.

Isiklike asjade arvestuse ajakirja (raamatu) kujunduse näide on toodud lisas.

Isiklike failide kiire otsimise tagamiseks on lisaks ajakirjale (raamatule) soovitatav säilitada ka tähestikuline abifail ( märkus 1). Tähestikulist toimikukappi on ratsionaalne pidada juhuks, kui personaliteenistuses on isikutoimikud süstematiseeritud mitte töötajate nimede järgi tähestikulises, vaid järjekorras. registreerimisnumbrid isikutoimikud (juhendi punkt 19 lubab bürootöös nii isikutoimikute süstematiseerimise järjekorda). Normatiivaktid ei määratle isikutoimiku arvestuskaardi vormi, mistõttu vormistatakse see meelevaldselt. Ka sellise toimikukapi kohustuslik struktuur pole paika pandud. Samas tundub asjakohane jaotada tähestikuline kartoteek kahte plokki: töötajate isikutoimikud ja vallandatute isikutoimikud. Töötajate lahkumisel liiguvad kaardid esimesest plokist teise. Alates viimane blokk tähestikulised kaardid kantakse samaaegselt isikutoimikutega organisatsiooni arhiivi, kus need vormistatakse arhiivi viitefailiks.

Personaliteenistuses saab hooldada ka muid abitoimikukappe, mis on moodustatud erinevate kriteeriumide järgi, näiteks: toimikukapp struktuurselt ja tähestikuliselt ( märkus 2), eraldi failikapid organisatsioonis töötavate pensionäride, akadeemilise kraadiga (tiitliga) töötajate jm isikutoimikute jaoks Abitoimikukapid on suureks abiks vajaliku info kiirel leidmisel personaliaruannete koostamisel ja statistiliste blankettide täitmisel.

Märkus 1. Isiklike toimikute numbreid saab lisaks spetsiaalsele tähestikulisele kartoteekile kanda ka töötajate isikuregistri kaartidele f.T-2.

Märkus 2. Sellises kartoteegis jaotatakse isiklike asjade kaardid struktuuriüksuste ja struktuuriüksuste sees - perekonnanimede järgi tähestikulises järjekorras. See võimaldab kiiresti valida kõigi vajaliku struktuuriüksuse töötajate isiklikud toimikud.

Organisatsioon, mis haldab töötajate isiklikke toimikuid, käivitab nende raamatupidamise mugavuse huvides vastava päeviku. See dokument ei kehti normatiivakt föderaalseid ja isegi piirkondlikke õigusakte pole ette nähtud, seetõttu töötab tööandja selle vormi iseseisvalt välja ja kinnitab selle oma korraldusega.

Ajakiri kui selline hõlbustab töötajate isikuandmetega töötamist, mis on jaotatud alamkaustadesse:

• kogu teave on süstematiseeritud;
• tema otsimine võtab vähe aega;
• mugav kasutada;
• tagatud optimaalne tase isikuandmete kaitse kolmandate isikute eest;
• lõppude lõpuks näeb see esteetiliselt meeldiv välja.

Nagu me juba ütlesime, kasutatakse seda isikuandmete säilitamise korda peamiselt avalikus teenistuses, kus see on kohustuslik. Seetõttu on lähenemine seal üsna tõsine:

• koondatud ja praeguste töötajate dokumente säilitatakse üksteisest eraldi;
• reeglina on nende dokumentide hoidmiseks eraldi ruum või eraldatud ruum;
• kõik paberid ja kaustad on paigutatud metallkappidesse, välistades juurdepääsu kolmandatele isikutele;
• ruumidesse või laoruumi pääsevad vaid mõned valitud töötajad, kes on selleks spetsiaalselt määratud.

See pole veel kõik. Oma kohtuasja sisuga tutvumiseks ja riigiteenistujal on kohustus selle sisuga tutvuda vähemalt kord aastas, eraldatakse selleks eraldi koht, reeglina asub see laohoones, kuid olenevalt kaadrit ja organisatsiooni võimalusi, võib eraldada ka eraldi ruumi.

Selle, nagu juba mainitud, valitsustele, kõikidele teistele organisatsioonidele kehtestab reeglid ja säilitamise korra ettevõtte juhtkond, kuid ühe raudse nõudega, mille seadus ette näeb - töötajate isikuandmed peavad olema kaitstud, mitte keegi ei tohi. rikkuda konfidentsiaalsusrežiimi.

Töötajate isikuandmete registrit, mille näidise oleme esitanud allpool, kasutatakse reeglina selleks, et fikseerida fakt, et konkreetne isik on konkreetsel eesmärgil tutvunud konkreetse juhtumi isikuandmetega. Üldjuhul kasutavad nad selleks tutvumiskaarti, mis on tegelikult salvestatud, kuid inspektorite jaoks on päevikut mugavam kasutada: saate kohe näha, kuidas selles organisatsioonis personalidokumentide haldamise jaotises töö käib.

Registreerimise ja täitmise reeglid

Juhtumite registri pidamiseks pole ühtset vormi. Registreerimise ja täitmise reegleid saate iseseisvalt muuta. Tavaliselt sisaldab see veerge:

• isikliku toimiku number;
• TÄISNIMI. töötaja;
• vastuvõtu kuupäev (isikutoimiku registreerimise kuupäev), tööle asumise korralduse kuupäev ja number;
• töö nimetus;
• struktuurne alajaotus;
• vallandamise kuupäev (isikutoimiku sulgemise kuupäev), lõpetamise korralduse kuupäev ja number tööleping töötajaga (vallandamine);
• vajadusel saate kasutada veergu "Märkused".

Sest kiire otsing Lisaks saate teha ajakirja tähestikulise raamatu kujul, millel on parempoolne lõige, määrates igale tähele eraldi leheküljed. Töötaja perekonnanime esitähe järgi on soovitud lehekülg lihtne leida. Tavaline kõva kaanega A4-ruuduline märkmik toimib kompassina paljudes ümbristega seifides. Piisab, kui sisestate sinna oma täisnime. töötaja ja juhtumi number.

Kui töötaja võetakse tööle, koostatakse tema jaoks isiklik toimik - spetsiaalne dokumentide kogum, mis sisaldab kõiki vajalikku teavet töötaja kohta. Kõik juhtumid registreeritakse spetsiaalses ajakirjas või isiklike asjade registriraamatus kronoloogilises järjekorras töötajate organisatsioonis vastuvõtmise järgi.

Raamatu määramine

Töötajate isikutoimikute raamatupidamisraamat on vajalik registreerimiseks ja kõigi palgatud töötajate dokumentide ohutuse tagamiseks. Selle eesmärk on selgelt kronoloogiliselt sisestada teave selle kohta, kes töötajatest ja mis kuupäeval juhtumid esitati. Teavet ei pruugita esitada kogu organisatsiooni töötajate kohta, kuna mitte kõik äriüksused ei pea isiklikke faile moodustama. See lõik käsitleb avalikud institutsioonid mille jaoks selline kohustus on seadusega kehtestatud.

Raamatupidamisraamatusse kantakse ainult nende töötajate isikutoimikud, kelle kohta ettevõte need dokumendid vormistab. Paljud organisatsioonid otsustavad siiski esitada failid kõigi palgatud töötajate kohta, kuna see on personalidokumentide haldamisel väga mugav. Iga töötaja dokumendid on eraldi nummerdatud kaustades, mida säilitatakse vastavalt kehtestatud reeglitele.

Isiklike toimikute ja nende registreerimise päeviku säilitamise eelisteks võib pidada järgmist:

1. Kvaliteetse personalidokumentide haldamise korraldamine ettevõttes;
2. Lihtsus mõne töötaja jaoks dokumentide otsimisel;
3. Võimalus pidada personaliarvestust vastavalt Vene Föderatsiooni õigusaktidele.

Tähtis: kui ettevõte koostab personalile juhtumeid, siis tuleb pidada ka nende registreerimise raamatut, mille järgi saab jälgida nende dokumentide liikumist organisatsioonis.

Kuidas raamatut korraldada

Juhtumite registreerimise raamat, nagu iga teinegi raamatupidamisraamat, peab olema vastavalt kujundatud. Kuna majandusüksused (v.a riigiasutused) ei ole kohustatud seda raamatupidamisregistrit pidama, on neil õigus kasutada tüüpvormi või seda ise välja töötada. Õige oleks see päeviku vorm fikseerida personalidokumentide haldamise dokumentatsioonis taotlusena näiteks ettevõtte personaliarvestuse määrusele.

Isiklike asjade raamat tuleb kindlasti nummerdada ja esimene kannete leht nummerdatakse numbrist "2". Lehed on nummerdatud ilma lünkadeta ranges kronoloogilises järjekorras. Lisaks peab raamat olema nööritud, st tugevate niididega kokku õmmeldud 2-3 torkega. Niitide otsad tuuakse välja raamatu tagaküljele ja jäetakse 5-6 cm pikkuseks.

Nende peale kleebitakse spetsiaalne kleebis volitatud töötaja sertifitseerimisallkirja jaoks ja kinnitatakse organisatsiooni pitser. Mis puutub sertifitseerimisallkirja, siis reeglina kinnitab selle organisatsiooni juht või töötajate isikutoimikute pidamise eest vastutav isik. Samuti pannakse maha kuupäev, millal ajakirja pitsitati, ja pitsat, millest osa peaks olema kleebisel ja teine ​​otse ajakirjal.

Peamised asjad, millele peate isiklike failide registreerimiseks raamatu registreerimisel tähelepanu pöörama:

1. Tiitelleht peaks sisaldama organisatsiooni nime, raamatu enda nime ja selle käivitamise kuupäeva;
2. See peab olema nööritud;
3. Kõik lehed peavad olema nummerdatud;
4. Sellel peab olema kleebis, millel on volitatud isiku allkiri ja organisatsiooni pitser.

Mis puutub sellise raamatupidamisraamatu sisemisse sisusse, siis valitsusvälisel organisatsioonil on õigus iseseisvalt välja töötada oma lehtede vorm ja otsustada, millist teavet raamat sisaldab.

Teave, mis tuleb raamatusse lisada

Kuna selline raamat sisaldab teavet selle kohta, millised konkreetsed töötajate juhtumid ettevõttes registreeriti, sisaldab see enamasti järgmisi andmeid:

1. Isikutoimiku number järjekorras (otsimise lihtsustamiseks märgitakse see ka isikutoimikule endale);
2. Isikliku toimiku asutamise kuupäev – kõik kuupäevad tuleb postitada kronoloogilises järjekorras;
3. Töötajaga otseselt seotud andmed, sh täisnimi, tema personalinumber, ametikoht juhtumi ettevalmistamisel;
4. Isikutoimiku lõppkuupäev, millal töötaja organisatsioonist lahkub;
5. Suletud isikutoimiku hoiukoht;
6. Märkus - igasugune teave, mis on vajalik töötajate isikutoimikute kvaliteetse raamatupidamise läbiviimiseks.

Kogu see teave on isiklike asjade raamatus esitatud spetsiaalses veergudega tabelis, mis on samuti nummerdatud. Tabeli kõik read on nummerdatud kronoloogilises järjekorras ilma lünkade, täppide ja parandusteta. Kui kannete tegemisel siiski tehti viga, tuleb see parandada ning parandatud kanne peab olema kinnitatud volitatud isiku allkirjaga ja paranduskande tegemise kuupäeva tähistava pealdisega “Usu parandatud”.

Tähtis: raamatus sisalduv teave raamatupidamise jaoks, nagu ka kõik muud andmed personali kontoritöö, peaks olema piiratud juurdepääs.

Teisisõnu tuleks logi hoida kõrvaliste isikute eest, kes saavad olemasolevaid andmeid kasutada.

Lisaks isiklike asjade registrile saate luua omamoodi kartoteegi, mis sisaldab iga töötaja jaoks kaarte isiklike asjade ja nendes olevate dokumentidega. Sellise kataloogi loomine ei ole kohustuslik, vaid pigem nõuandev, et lihtsustada personaliarvestust ettevõttes.

Valmistamisel töösuhted käivitatakse isikutoimik, mis registreeritakse registris. Allpool on selle näidis. Artiklis vastame huvipakkuvatele küsimustele ülaltoodud dokumendiga töötamise kohta.

Selle moodustamine algab töölevõtmise korralduse väljastamise hetkest ja viiakse läbi kuni vallandamiseni. Ettevõtte juhtkonnal ei ole kohustust vormistada töötajate toimikuid. Vastavalt Vene Föderatsiooni presidendi 30. mai 2006. a määrusele nr 609 kehtib see ainult riigi- ja omavalitsused ametiasutused.

Sellest hoolimata on paljudele ettevõtetele süüdistus esitatud personaliteenused selle dokumendi säilitamine. Seejärel lihtsustab see tööd oluliselt, kuna kogu teave on süstematiseeritud ja selle otsimine võtab minimaalselt aega.

Mis sisaldub töötaja isikutoimikus

See on kaust, kuhu on õmmeldud dokumendid (koopiad) ühe töötaja jaoks. Mõelge loendile:

• tööavaldus;
• täiendavate kokkulepetega;
• isiklik leht personalidokumentide kohta;
• enda kirjutatud küsimustik või autobiograafia;
• haridust tõendava dokumendi koopia;
• töö kirjeldus;
• omadused, soovituskirjad;
• passide, abielutunnistuste, laste sünnitunnistuste koopiad;
• personalikorralduste väljavõtted (ametikohale üleviimine, esindused);
• auhinnad, edutamised;
• rikkumised, ;
• muud dokumendid.

Kuidas esitada töötaja isikutoimikut

Täitke tiitelleht. Märkige perekonnanimi, eesnimi, isanimi, töö alustamise kuupäev (see ühtib juhtumi esitamise päevaga) ja määratud number. Tehke kanded puhta käekirjaga, sinise, musta või lilla tindiga. Vältige plekke ja parandusi.

Kindlasti koostage oma isiklikus kaustas oleva teabe kirjeldus. Iga dokumendi kohta kuvatakse järgmine teave:

• nimi;
• esitamise kuupäev;
• lehtede arv;
• inventar on volitatud spetsialisti poolt kinnitatud.

Kui dokument kaustast eemaldatakse, tehakse märge sisemises inventuuris. Neile on lisatud asendustunnistus, millel on kirjas, millal, kelle poolt, mille jaoks, kui kaua paber võeti. Volitatud töötaja ja selle vastuvõtja on allkirjadega kinnitatud. Taganemine on võimalik ainult ettevõtte juhi või personaliosakonna juhataja loal.

Mõnikord on vaja teha parandusi tiitellehes või dokumentide nimekirjas. See juhtub siis, kui inimene muudab oma perekonnanime või muid andmeid, samuti kui täpsustav teave erineb juba sisestatud andmetest (isanimi on valesti kirjutatud). Sellises olukorras peab personaliametnik kinnitama tehtud parandused ettevõtte pitseriga ja oma allkirjaga.

Ärge unustage fotograafiat. Pildi tagaküljele on kirjutatud kujutatud töötaja perekonnanimi, nimi, isanimi. Andmed on kinnitatud personalispetsialisti ja tööandja pitseriga. Sisestage foto kuupäev.

Kõik kaustad klammerdatakse ja fikseeritakse registreerimispäevikus.

Töötajate isiklike failide säilitamine

Dokumente hoitakse tulekindlas kapis, mis on lukustatud ja pitseeritud.

Personaliosakonna juhatajal ja nende dokumentidega töötaval spetsialistil on juurdepääs isiklike kaustade andmebaasile. Ta määratakse korraldusega ja teda juhendatakse. Personaliametnik on kohustatud tutvuma ka ettevõttes antud allkirjaga.

Vajadusel saab infot kasutada töötaja vahetu juht. Info saamiseks pöördub huviline personaliosakonna või ettevõtte juhataja poole. Dokumentidega tutvumiseks antakse korraldus. Esitatakse ainult nõutud päringule vastav teave. Enne huvipakkuva teabe saamist tutvub osakonnajuhataja või muu ametnik ettevõttes kinnitatud töötajate isikuandmete eeskirjaga ja kinnitab seda allkirjaga.

Ainult töötajal on oma tööle vaba juurdepääs. Selle saab talle allkirja vastu väljastada enne tööpäeva lõppu. Seejärel tagastatakse kaust oma kohale.

Mitu aastat säilitatakse töötajate isikutoimikuid?

Pärast vallandamist või pensionile jäämist saab kaustu üle viia uude töökohta (erisoovi korral) või saata arhiivi.

Samas on dokumentide säilitamise aeg personaliosakonnas: riigiteenistujatel 10 aastat ja kõigil teistel kolm aastat.

Juhtumi arhiivi üleandmisel klammerdatakse, nummerdatakse ja kirjeldatakse. Säilitatud 75 aastat.

Pärast tähtaja möödumist dokumendid hävitatakse. Juhtivatel ametikohtadel olnud, valitsuse autasusid ja tiitleid omanud kodanike isikuandmeid säilitatakse aga alaliselt.

Töötajate asjade ajamine nõuab täiendavat aega ja personaliressurssi. Kuid hästi vormistatud andmebaas on ettevõtte töös hea abiline.

Igas ettevõttes testitakse aeg-ajalt iga töötava töötaja isikuandmete säilitamise ja töötlemise viisi. Vastuolude ilmnemisel tuleb end kurssi viia seadusandluse tingimustega ja valmistuda nii palju kui võimalik kõikvõimalikeks kontrollideks.

Viimase 6 aasta jooksul on seadusandja sageli pööranud tähelepanu isikuandmete kaitsele ettevõttes. Selle aja jooksul võeti vastu isikuandmete seadus ja tehti täiendavaid muudatusi Töökoodeks RF. Just tema reguleerib nüüd töötaja isikuandmete kaitset ja tutvustatakse täiendavate määruste kujul. See peaks juhinduma iga sellise teabega seotud inimesest.

Töötajate isikutoimikute säilitamise ja töötlemise eeskirjad

Töötaja isikliku faili loomisel peate arvestama mõne nüansiga:

• Isiklikus arhiivis ajutise kasutamise dokumendid ei tohiks olla. See tähendab, et ajutisi dokumente tuleks hoida püsivatest eraldi;
• Jälgida originaaldokumendid püsivaks säilitamiseks isiklikust toimikust;
• Iga dokument tuleb esitada ühes versioonis;
• Üks arhiivis olev fail ei tohi ületada 40 millimeetrit (4 cm);
• Põhikaustas peaksid olema nii dokumendid kui ka nende selgitavad lisad.

Pange tähele, et föderaalseadus keelatud on paljastada ja töötlusse kaasata töötaja kohta käivat teavet. Jutt käib usulistest ja poliitilistest suhetest, eraelu andmetest – ilma kirjaliku loata. Isikuandmeid saab kasutada töötamise vormis või töötaja edutamist arvestades, tagades töötaja vara turvalisuse ja turvalisuse.

Kuidas esitada töötaja isikutoimikut?

Isiklikud toimikud tuleb arhiveerida ühtlaselt ja korralikult. See hoiab ära äärmiselt olulise dokumentatsiooni kadumise.

Töötaja isikutoimik vormistatakse järgmiselt:

• Põhilehel on kõik töötaja andmed: perekonnanimi, eesnimi ja isanimi, samuti isikutoimiku avamise kuupäev;
• Kui need on salvestatud samasse kausta, sortige need edasise töö hõlbustamiseks tähestiku järjekorras;
• Jälgige ühe juhtumi lehtede koguhulka. Kogus ei tohiks ületada 250 ühikut.

Töötajate isikutoimikute registri vajadus

Vajadus selle ajakirja järele on olemas iga ettevõtte jaoks. Ühtset ajakirjavormingut pole. Kuid saate selle ise luua või poest osta. Sisu võib olenevalt organisatsiooni tegevusest erineda.

Ajakiri sisaldab andmeid isiklike toimikute kohta, mis olid kunagi konkreetses organisatsioonis arhiveeritud. Sarnasesse veergu sisestatakse täiendavad isikuandmed, kuupäev, perekonnanimi, töötaja nimi ja isanimi jne. Juhtumi lõpetamisega kaasneb logikanne sulgemise põhjuse ja kuupäeva näol. Kui töötaja juhtumivormile on sisestatud valikulised andmed, saate kasutada täiendavat veergu nimega - Märkus.

Kas pean pidama töölähetusse lahkuvate töötajate registrit?

Täna on korraldus, mille järgi koostatakse lähetusse minenute register.

Uute reeglite järgi peab iga juht pidama arvestust oma töötajate üle, kes lähetatakse lähetustele nii üle territooriumi Venemaa Föderatsioon kui ka välisriikidesse. Selle arvestuse läbiviimiseks on vaja lähetusse läinud töötajate registreerimiseks kahte vormi:

1. Töölähetusel käinud töötajate ajakiri;
2. Töölähetusest saabunud töötajate register.

Reisitöötajate raamatupidamise korraldamiseks peab ettevõtte juht määrama volitatud isiku, kes vastutab väljumiste ja saabumiste registreerimise eest. Lisaks peab tööandja pidama lahkumise ja saabumise päevikut viis aastat alates registreerimisest.

Kui kaua säilitatakse töötaja isikutoimikut?

Seadusandlus kohustab iga ettevõtte juhti säilitama aja jooksul tekkivaid andmeid. Selle eest vastutab personaliosakond. Lisaks seadus selle kohta aktsiaseltsid ja LLC on kohustatud selliseid dokumente säilitama. Need sisaldavad:

• tellimused;
• määrused;
• Dokumendid personali jms kohta.

Täna tuleb isikutoimikuid arhiivis hoida 75 aastat. Kuid riigiasutused plaanivad seda perioodi neli korda lühendada, säästes eelarvet sularaha. Tõepoolest, ühe ümbrise ladustamise kulud on umbes 40 rubla aastas.