IN suured ettevõtted Igal aastal toimub kirjavahetus kümnete tuhandete osapooltega ja tuhanded töötajad loovad sisedokumendid. Osa kirjavahetusest saab vastu võtta ja töödelda paberkandjal. Elektroonilised arhiivisüsteemid aitavad ettevõtetel mitu korda oma efektiivsust tõsta ja luua kõigi dokumentide ühtse hoidla.

"Chancery" hõlmab paberdokumentidega kogu töötsüklit: alates sisestamisest ja registreerimisest kuni arhiivi esitamiseni. Funktsionaalsus vastab täielikult Venemaa kontoritöö standarditele, võimaldades teil automatiseerida suurema osa "käsitsi" toimingutest.

Juhtumite nomenklatuuri ja registreerimispäevikute säilitamine

Juhtumite nomenklatuuri heakskiidetud koosseisu hoitakse süsteemi spetsiaalses teatmikus. Dokumentide detsentraliseeritud raamatupidamise korral on registreerimiskohad ette nähtud struktuuriosakondades.

Juhtumite nomenklatuur

Iga nomenklatuurijuhtumi arhiivi üleandmiseks dokumentide ettevalmistamisel saate automaatselt printida kohtuasja kaane ja dokumentide loendi. Arhiivis hoidmiseks ettevalmistamise ja arhiivis otsimise aega vähendatakse mitu korda.

Dokumentide registreerimine

Dokumendi DIRECTUMi sisestamiseks täitke registreerimis- ja kontrollikaardi (RCC) nõutavad väljad ning registreerimisnumber määratakse automaatselt. Paindlik numeratsioonisüsteem võimaldab teil omavoliliselt ja automaatselt dokumendile iga logiraamatu kontekstis numbri määrata. Number võib sisaldada osakonna koodi, ajakirja koodi ja vajalikke üksikasju. Lahenduse juurutamisega väheneb dokumentide registreerimise keskmine aeg 35-50%.

Näide RKK-st

RKK sisaldab esmaseid andmeid (osakond, registreerimiskuupäev, registreerimisnumber jne), samuti teavet mis tahes paberdokumendi oleku, näiteks selle asukoha kohta. Dokumendi osakondade vahel teisaldamisel luuakse igas registreerimiskohas oma RKK. Paberdokumendi liikumist ettevõttes on võimalik jälgida mööda loodud RCK-sid.

RKK-le saate lisada ka dokumendi või selle skannitud pildi. DIRECTUMi jäädvustusteenust kasutatakse suure hulga dokumentide kiireks sisestamiseks. See toetab mitmesuguseid dokumentide sisestamise viise: hõivamine e-kirjast või failisüsteemist (näiteks skannerist).

ALS-i loomise ja andmete täitmise funktsiooni saab üle kanda Ario intelligentsetele mehhanismidele. Pärast dokumendi saamist klassifitseerivad nad selle iseseisvalt, tunnevad teksti ära ja täidavad RCK väljavõtte sisuka teabega. Ametnik saab kontrollida ainult täidise õigsust. See võimaldab registreerimise aega veelgi vähendada ja rutiinsete toimingute arvu vähendada.

Saabuvate dokumentide läbivaatamine ja vormistamine

Pärast sissetuleva dokumendi registreerimist saadab ametnik selle paari hiireklõpsuga haldurile. Dokumendi läbivaatamise tulemuste põhjal sõnastab sekretär või juhataja ise dokumendile juhised.

Kui juhil on abiline, teostab tema assistent dokumendi eelkontrolli koos otsuse eelnõu ettevalmistamisega. Juht saab otsuse eelnõu heaks kiita ja saata täideviimiseks ainult juhiseid.

Tellimuste täitmise käigus pakutakse järgmist:

• kirjavahetuse fikseerimine täitmisel;
• oskus delegeerida ja läbivaatamiseks saata;
• ajakontroll, uue tähtaja taotlused.

Juhendajad jälgivad jõudlust visuaalselt. Kõigil töös osalejatel on juurdepääs lühikokkuvõttele, mis kajastab seotud ülesannete olukorda.

Missioonipuu

Kirjade saatmine korrespondentidele

Lahendus on tihedalt integreeritud mooduliga "Vahetamine vastaspooltega". Kui väljaminev kiri on heaks kiidetud, on seda dokumendivahetussüsteemide kaudu adressaatidele lihtne saata - see välistab vajaduse mitme dokumendi väljatrüki järele ja vähendab saatmiskulusid.

Lisaks saate väljaminevate dokumentide jaoks määrata organisatsioonide meililistide ja saata automaatselt e-kirju saajatele või printida ümbrikke, mis vastavad Venemaa Posti standarditele.

Ümbrike printimine

Registreerimine ja organisatsiooniliste ja haldusdokumentidega tutvumine

Haldusdokumentide täitmine ja saatmine kinnitamiseks on täielikult automatiseeritud. Piisab vajalike andmete täitmisest viisardis, mille järel süsteem genereerib dokumendi ja saadab selle vajalikele töötajatele kinnitamiseks ja allkirjastamiseks:

Pärast allkirjastamist võib organisatsioonilise ja haldusdokumendi saata huvitatud töötajatele ülevaatamiseks. Selleks täitke RKK meililist. Seda loendit saab tulevikus kasutada ka teise dokumendi levitamiseks.

Postiloendis olevad töötajad saavad ülesandeid, et end dokumendiga kurssi viia. DIRECTUM-süsteemis piisab tutvumise kinnitamiseks ülesande täitmisest. Ja kui ülesanne saadetakse tutvumiseks dokumendiga, mis pole süsteemi sisestatud, siis see on ülesande tekstis märgitud ja esinejad tutvuvad dokumendiga paberkandjal.

Otsing ja analüüs

Teadaolevate üksikasjade kohaselt võib leida nii elektroonilise dokumendi enda kui ka selle RKK koos teabega dokumendi asukoha ja täitmise etapi kohta.

Otsing RKK järgi

Samuti on dokumendi paberanaloogil oleva vöötkoodi järgi võimalik vajalik dokument koos RKK-ga kiiresti leida. Tänu kiirele tuvastustehnoloogiale loeb vöötkoodi spetsiaalne skanner, mille järel süsteem leiab dokumendi ja sellega seotud ülesanded automaatselt üles.

Leitud dokumendi tegevusaken

Kasutajate töö efektiivsuse analüüsimiseks pakub süsteem spetsiaalseid aruandeid: "Kontroll-loend", "Tellimuste täitmise aja kontroll", "Tellimuste täitmise statistika", "Tagastatavad dokumendid" jne.

Näidisaruanne

Veebiklienti saab kasutada geograafiliselt hajutatud organisatsiooni kaugbüroodes või peamise kliendina, pakkudes platvormidevahelist funktsionaalsust ja hõlpsat haldamist. Töötamiseks vajate ainult Interneti-ühendust.

Sissetulev RKK veebikontoris

Rakendamise mõju

Lahendust kasutades saavad töötajad tellimused ja korraldused õigeaegselt täitmiseks. Täitmise kontroll juhtimisotsused muutub täiesti läbipaistvaks.

• Miinimumini väheneb dokumentide kaotamise oht
• 2 korda lüheneb väljamineva kirja koostamise ja kinnitamise aeg
• 12 korda paberdokumentide asukoha kiirem otsimine
• 2 korda kiireneb juhtkonnale teabe ettevalmistamine korralduste täitmise kohta
• 20% juhtkonna korralduste täitmine suureneb

Ostes mitmesuguseid lisaseadmeid mobiil- ja koduelektroonika poes "Sotovik-M" soovitame mööda teed varuda kirjatarbeid - ühegi äri- või mittetulundusühingu tööprotsessid ei saa ilma nendeta hakkama. Kui soovite osta hulgimüügi kirjatarbeid, siis sirvige meie valikut.

Kirjatarvete ostmine tootjalt lahtiselt (kirjatarbed lahtiselt, kirjatarvete hulgimüük Moskvas) on tõhus viis säästa märkimisväärselt ettevõtte kontoris püsivalt pakkimata kirjatarbeid. Kas soovite odavaid hulgimüügi kirjatarbeid? Kord kvartalis või kuus kuud tellides suure hulga pastakaid, pliiatseid, kirjaklambreid, märkmikke ja muid pisiasju, ei pea te raiskama aega järgmise igakuise tarne registreerimisele. Kirjatarvete hulgimüük hulgimüügist on kasulik valitsusorganisatsioonid - paljud administratsioonid õppeasutused osta kooli jaoks hulgi kirjatarbeid, lasteaed või ülikool. Kirjatarvete hulgimüügiettevõtted on piisavad hinnapoliitika, seetõttu müüb "Sotovik-M" soodsate hindadega kirjutusvahendeid - hulgimüügis olevad kirjatarbed on odavad. Kontoritarvete hulgimüük Moskvas (kirjatarvete hulgimüük Moskvas, kirjatarvete hulgimüük Moskvas) meie veebipoes.

Kirjade hulgimüük on väga odav. Kirjatarvete hulgimüük Moskvas

Meie poe kirjatarvete hulgimüük ühe parima hinnaga. Kui plaanite osta hulgimüügist kooli kirjatarbeid, kirjatarbeid hulgimüügis odavate hindadega või tellida kingitustepoodi hulgimüügis ebatavalisi kirjatarbeid, on vaja Sotovik-M! Ostke kirjatarbeid hulgimüügis - alates tavalistest märkmikest kuni toodete ja visiitkaartide tempelini - atraktiivse hinnaga ja kiire kohaletoimetamine kogu Venemaal. Meil on kirjatarvete hulgimüük väga odav!

Eristav tunnus Olympuse elektrooniline kontor on selle rikkalik funktsionaalsus, mis pärineb klassikalisest kontoritööst.

Suurelt tööstusettevõte sekretäri (ametniku) ülesanded pole mitte ainult dokumentide registreerimine, vaid ka palju muid ülesandeid:

• halduri määramine, kellele sissetulev dokument lahendamiseks üle anda
• eelotsuste ettevalmistamine
• dokumendi kättetoimetamine töövõtjale
• kontroll originaali tagastamise üle
• ülesande täitmise kokkuvõtlik analüüs
• korralduste täitmise kontroll
• lõplike aruannete vormistamine täitmata ülesannete kohta
• väljaminevate dokumentide saatmine
• otsige nõutava dokumendi soovi korral
• printida, skannida
• ja isegi ladustamine tohutu hulk dokumendid. Selle kõige eest vastutab hea ametnik.

Olympuse elektrooniline kontor on võimeline seda tööd tegema head inimesed lihtsam ja tõhusam!

Automaatne registreerimine:

Taas vastuvõetud dokumentide automaatne kontroll

Süsteem püüab ise organisatsiooni uuesti sisenevad dokumendid kinni ja hoiatab selle eest.

Automaatsed teatised algse tagastamise kohta

Süsteem pakub originaali liikumise skeemi ja kui seda ei tagastata õigeaegselt, teavitab ta sellest registripidajat.

Mugav sidesüsteem

Olympuse dokumentide lingid pakuvad võimalust hankida üksikasjalik ajalugu kõigist omavahel ühendatud dokumentidest, sealhulgas arhiividokumentidest, mis on lisaks tühistamisele või muutmisele loodud.

Aruandekujundaja

Kasutades Olympuse süsteemi aruandekujundajat, saab töötaja luua vajalikud aruanded ilma administraatori või programmeerija abita. Nii luuakse aruandeid tasumata või kontrolldokumentide kohta.

Paindlik filtreerimissüsteem

Olymp-süsteem annab võimaluse dokumendiotsingu päringu sooritamiseks kasutada filtristringi. Filtreerimisrida võimaldab teil soovitud dokumendi jaoks sõnastada palju muutuvaid otsingutermineid.

Elektrooniline kontor Olympuse süsteemis on vahend digitaalse kontoritöö korraldamiseks. See segment kogub kogu ettevõtte dokumentidega seotud teabe. See sisaldab kasutaja ajalugu; salvestab kõik dokumendilingid; teavitab tähtpäevast; sisaldab kõiki dokumendiga loodud faile; annab vastused esinejate ja dokumendi eest vastutajate küsimustele ning nende töö tulemustele.

Täitmise kontroll

Täitmise juhtimine Olympuse süsteemis on sügav funktsionaalsus, mis annab teavet tellimuste täitmise ajastuse, etappide ja tulemuste kohta. See funktsioon on olemas kogu süsteemis, alates elektroonilisest kontorist kuni struktureeritud salvestusruumini. Funktsionaalsus põhineb dokumendi ja juhiste täitmise ajastamisel ning nende tähtaegade ebaõnnestumisest teavitamisel.

Täitmise kontrolli visualiseerimine

1. Värvitähis ja teated Olympuse süsteemist tähtaja nurjumise kohta.
2. Spetsialiseeritud režiim koos vastuvõetud, tööle võetud, õigeaegselt täidetud, hilinemisega täidetud ülesannete koguarvuga tähtaegadel, mida ei täidetud õigeaegselt.
3. Terve süsteem aruannete kohta tellimuste täitmise kohta dokumendi, esinejate, kontrollerite kontekstis.

Erikontroll

Ülesannete õigeaegseks ja kvaliteetseks täitmiseks on Olympusel spetsiaalne juhtimissüsteem. Selle olemus on see, et kõik kontrollimiseks seatud kõige olulisemad ülesanded peavad läbima kontrolli alt eemaldamise protseduuri s.t. sulgemine. Mõnel juhul on ülesande kontrolli alt eemaldamiseks vaja hinnata pädeva spetsialisti tehtud töö kvaliteeti. Seejärel saab süsteem rakendada täiendavalt kinnitusprotseduuri.

Kontrollkorralduse moodustamine

1. Kontrollkorralduste väljastamisega kaasneb juhendaja ja vajadusel töötaja kvaliteetset kinnitamist määramine.
2. Juhtimiskorralduste korral arvutatakse koefitsient automaatselt distsipliini täitmine.
3. Erirežiim "Juhtimisülesannete täitmise analüüs" näitab teavet juhtimisülesannete täitmise õigeaegsuse kohta.
4. Töölaua armatuurlauad teisendavad selle teabe graafiliseks vaateks.

Dokumendihaldus

Pädev dokumendihaldus on garantii tõhus töö osakond, osakond, teenindus ja organisatsioon tervikuna. "Dokumendihaldus" Olympuse süsteemis on kaasaegne tööriist suuremahulise ettevõtte juhtimiseks, keskendudes just kõrgetasemelistele äriprotsessidele.

"Dokumendihaldus" on mooduli Dokumendihaldus - Olympus segment, mis on üles ehitatud planeerija põhimõttel, st kõik töötaja saadud ülesanded ja dokumendid on paigutatud ühte nimekirja.

Loendis kuvatakse ülesande tüüp, teema, sisu, kättesaamise kuupäev, tähtaeg, kellelt see tuli. Seda loendit saab hõlpsasti vajaliku veeruga täiendada.

Punane taust annab märku hilinenud ülesandest, mis aitab teil selle täitmist mitte unustada. Süsteemil on täiustatud juhtimine, kui värviline tähis annab teada dokumendi täitmise lähenevast kuupäevast.

Kogu otsuse tegemiseks vajalik lisateave on nähtav vahekaartidel olevas loendis. Need on dokumendi tekst, üksikasjalik ülesanne, liikumisajalugu ja seotud dokumendid.

Programmist on lihtne leida soovitud dokument, samuti on võimalik sellega tutvuda. Pealegi näitab ajalugu, mitu ringi dokument juba liigub, kes on selle tööle võtnud ja kes veel mitte.

Teabe kiire kättesaamine:

• kes dokumendi algatas;
• kes nõustus;
• kellel see parasjagu on;
• milliseid kommentaare dokumendi kohta esitati ja kes selle kohta esitas;
• kas see dokument on seotud teiste dokumentidega ja kuidas koos võimalusega avada, sealhulgas seotud dokumendid;
• töötaja, teenistuse, osakonna või kogu ettevõtte jaoks tervikuna, et näha pilti täidetud ja täitmata tellimustest.

Suure hulga dokumentidega töötamise mugavus:

• süsteem ise loob kaalumiseks dokumentide loendi;
• süsteem küsib, milliste dokumentide jaoks peate otsuse kiiresti tegema;
• süsteem teavitab lõppevast perioodist;
• süsteem võimaldab oma tööd delegeerida ja õigeaegset teostamist hõlpsalt kontrollida;
• süsteem võimaldab teil saada mis tahes dokumendi tööajalugu;
• süsteem võimaldab teil määrata tema äraoleku ajal asetäitjaid ja vaadata, kuidas asetäitja töötas.

Dokumendihalduse lihtsus:

• infovahetuse kiiruse suurendamine;
• töötajate juhtimisdistsipliini taseme tõstmine;
• lepingute täitmise tähtaegadest kinnipidamine;
• võime hankida vajalik teave töökohalt kiiresti üles tõusmata.

Ladustamisstruktuur

Olympuse süsteemi dokumentide struktureeritud säilitamine pole lihtsalt piiratud juurdepääsuga kaustadele mõeldud raamatukogu, see on iga töötaja individuaalne "teadmistebaas". Olympuse hoidla ehitamise põhimõte põhineb kasutaja juurdepääsuõigustel jaotistele, kaustadele, dokumentidele, failidele. Süsteem loob automaatselt iga töötaja jaoks individuaalse arhiivistruktuuri. Kasutaja näeb ainult neid jaotisi ja dokumente, millele tal on õigused.

Veelgi enam, töötajal on võimalus kopeerida osa arhiivi struktuurist, kaustadest, dokumentidest isiklikesse hoidlatesse. Selline võimalus võimaldab kasutajal saada vajalikku teavet ja dokumente veelgi kiiremini.

Hoidla täitmine

Olympuse süsteemi salvestusruum täidetakse dokumentidega automaatselt, tuginedes dokumendiga töötamise tsükli lõpuleviimise tulemustele. See tehnoloogia võimaldab teil koguneda vajalikud dokumendid vastavas osas, ilma et selleks tööks konkreetselt aega eraldataks.

Uue dokumendi ilmumisel hoidlasse teavitab süsteem töötajat, kui ta on sellised teated tellinud.

Dokumentidega töötamise mugavus

Olympuse salvestusruumi eristavad funktsionaalsed teenused, mis määravad dokumentidega töötamise mugavuse:

• Versioonimine;
• Linkdokumendid (lisaks tühistatud, kehtetuks tunnistatud);
• Väljavõte arhiivist;
• Originaali väljaandmine;
• Ladustamise atribuudid (varude number, hoiuruum, riiul, riiul, koopiate arv).

Tavaliselt lasub "paberkandjal" dokumendivoo tagamise ja tellimuste täitmise kontrolli tagamise kohustus organisatsiooni kontoritööga tegelevatel osakondadel: kontoril, juhtumikorraldusel, samuti neil, kes vastutavad kontoritöö eest struktuuriüksustes. Just neile on mõeldud elektroonilise dokumendihalduse ja suhtluse haldamise süsteemi DIRECTUM moodul "Kontor". See moodul hõlbustab tavapäraste toimingute tegemist paberdokumentide töötlemisel vastavalt riikliku haridusasutuse nõuetele, millel põhineb traditsiooniline vene kontoritöö tehnoloogia:

• kogu sissetuleva ja väljamineva kirjavahetuse ning sisedokumentide ühtne registreerimine registreerimise kontrollkaartide (RCC) abil;
• paberdokumendi asukoha registreerimine selle elutsükli mis tahes etapis: juhtkonna kaalumine, dokumendi projekti kinnitamine, täitmine jne;
• kontroll juhtkonna korralduste, otsuste ja juhiste õigeaegse täitmise üle;
• juhtumile dokumentide mahakandmine vastavalt organisatsioonis vastu võetud juhtumite nomenklatuurile;
• vajaliku teabe kiire otsimine paberdokumentide oleku, kättesaadavuse, liikumise kohta;
• vajalike standardvormide ja ajakirjade ning statistiliste aruannete hankimine organisatsiooni töövoo kohta.

Lisaks võimaldab moodul "Kontor" korraldada vahetust erinevate organisatsioonide vahel. Sellise vahetuse abil on võimalik kasutada elektrooniline allkiri (ES) ja süsteemi spetsiaalsed mehhanismid võimaldavad teil kontrollida dokumentide kättetoimetamist. Vahetuspõhimõtted põhinevad tööstusharu vahetustandardil elektroonilised dokumendid "Automaatikasüsteemide koostoime dokumentatsiooni tugi haldamine ", mille kiitis heaks dokumendihaldurite gild.

Juhtumite nomenklatuuri ja registreerimispäevikute säilitamine

Paindlik numeratsioonisüsteem võimaldab teil dokumendile kontekstis kontekstis numbri määrata elektrooniline ajakiri registreerimine. Iga päeviku jaoks on määratud suvaline meetod dokumentide automaatseks nummerdamiseks ajakirjas. Number võib sisaldada osakonna koodi, ajakirja koodi ja muid nõutavaid üksikasju.

Iga nomenklatuurijuhtumi jaoks arhiivi üleandmiseks dokumentide ettevalmistamisel saate printida nii kohtuasja kaane kui ka kohtuasjas olevate dokumentide loetelu, mis vähendab oluliselt dokumentide arhiivihoidlasse ettevalmistamise aega.

Dokumentide registreerimine

Dokumendi registreerimiseks moodulis "Kontor" kasutatakse registreerimis- ja kontrollkaarte (RCC), mis sisaldavad kõiki esmaseid andmeid (korrespondent, organisatsiooniüksus, organisatsiooni esindaja, registreerimiskuupäev, registreerimisnumber, teema jne. kokkuvõte dokument, kättetoimetamisviis jne), samuti vajalik teave organisatsiooni mis tahes paberdokumendi oleku (asukoht, täitmise olek jne) kohta. Väljaminevate dokumentide jaoks saate määrata postitusloendi organisatsiooni kaupa.

Süsteem rakendab võimalust registreerida nii organisatsioonide kui ka kodanike dokumente.

Dokumendi detsentraliseeritud registreerimist kasutavate organisatsioonide jaoks kasutab süsteem registreerimiskohti - sekretäride ja kontoritöötajate töökohti. Igat registreerimiskohta saab teenindada üks või mitu osakonda. Registreerimiskohtade kaupa on võimalik eristada andmetele juurdepääsuõigusi.

Dokumendi teisaldamisel osakondade vahel saab igas registreerimiskohas alustada oma RKK-d. Nii ilmub RKK-kett, mida mööda on võimalik jälgida paberdokumendi liikumist mitte ainult osakonna töötajate, vaid ka osakondade vahel. Lisaks viiakse RKK kaudu omavahel läbi süsteemi registreeritud dokumentide suhe, näiteks: "Vastusena", "Käivitamisel" jne.

Registreerimisprotseduur on lihtne ja seisneb RKK nõutavate väljade täitmises, samas kui registreerimisnumber määratakse automaatselt.

Otse RKK-st registreerumisel on võimalik sisestada skannitud (elektrooniline) dokument moodulisse "Elektrooniline dokumendihaldus" koos selle automaatse ühendusega RKK-ga. Suure hulga dokumentide kiireks sisestamiseks kasutatakse süsteemi sisendteenuseid, mis võimaldavad dokumentide voogesituse sisestamist moodulisse. Tulevikus on RKK, nagu sisestatud elektrooniline dokument, tänu süsteemi sisseehitatud kiirele tuvastustehnoloogiale hõlpsasti leitav dokumendi paberanaloogil oleva vöötkoodi järgi.

RKK andmetel trükitakse sissetulevate ja väljaminevate dokumentide logid. Väljaminevate dokumentide jaoks saate automaatselt luua ja printida ümbrikukleebise.

Dokumentide liikumine ja vormistamine

Pärast registreerimist läbib sissetulev dokument dokumendi läbivaatamise, lahendamise, kontrolli andmise ja täitmise etapid. Sel juhul saab esitajate edasise töö dokumendiga täielikult läbi viia elektroonilises vormis... See vähendab oluliselt esinejate jaoks kuluvat aega ja hoiab ära originaali juhusliku kadumise.

Sõltuvalt juhi tööstiilist vaatab ta dokumendi läbi kas paberil või elektrooniliselt.

Juhi välja antud resolutsiooni põhjal saab dokumendi esinejate määramise, juhiste ja tähtaegadega kontrolli alla saada. Mooduliga "Äriprotsesside juhtimine" töötavatele täitjatele saab sekretär või juht ise luua ülesande otse ALAC-ist. Töö ülesannetega võimaldab teil maksimaalselt ära kasutada süsteemi võimalusi tellimuste täitmise kontrollimiseks, näiteks: tellimuste täitmise täieliku kirjavahetuse salvestamine; võime saata ülevaatamiseks; paindlik marsruutimise konfiguratsioon jne

Seejärel saate vastavalt RKK-ga seotud ülesannetele kiiresti uuesti luua dokumendiga seotud tööloo, kinnitamismenetluse ja otsuse põhjenduse.

Kui moodulit "Kontor" kasutatakse iseseisvalt, sisestab sekretär dokumendi RKK-s kõik täitjatele antud juhised, mille järel jälgitakse nende õigeaegset täitmist. Samal ajal saab tellimusi välja printida ka automatiseerimata kasutajatele.

Elektrooniliste dokumentidega töötamisel viiakse kõik dokumendi liikumised läbi ülesannete kaudu, samal ajal kui paberdokumendi asukoht on igal ajal salvestatud RKK spetsiaalsele vahekaardile. See võimaldab teil RKK kaudu kiiresti leida originaalpaberi. Töö väljuvate ja sisedokumentidega põhineb samadel põhimõtetel.

Elektrooniliste dokumentide vahetamine süsteemide vahel

Süsteemi abil saate korraldada ametlike, juriidiliselt oluliste elektrooniliste dokumentide vahetust organisatsioonide vahel. Dokumentide vahetamine põhineb elektrooniliste dokumentide vahetamise valdkonna standardi "Dokumendihalduse tugiteenuste automatiseerimissüsteemide interaktsioon" kasutamisel, mille on heaks kiitnud dokumentide haldajate gild.

Dokumentide vahetamine võib toimuda mõlema vahel struktuuriüksused üks ettevõte (osalusettevõte) ja sõltumatute partnerorganisatsioonide vahel. Samal ajal võivad börsi osapooled kasutada erinevaid elektroonilisi dokumendihaldussüsteeme või mitte üldse selliste süsteemidega töötada.

Kui vahetamine toimub ühe ettevõtte (osaluse) osakondade vahel, siis töö dokumentidega toimub moodulites "Elektrooniline dokumendihaldus", "Äriprotsesside haldamine" ja "Kontor". Kui vahetamine toimub kolmandate osapoolte organisatsioonide vahel, eksporditakse elektrooniline dokument süsteemist ESD-vormingus faili. Teine osapool võib ESD-dokumendi importida oma elektroonilisse dokumendihaldussüsteemi (tingimusel et see süsteem seda vormingut toetab; ESD-vorming on avatud) või kasutada ESD-dokumendiga töötamiseks tasuta programmi DIRECTUM OverDoc. DIRECTUM OverDoc võimaldab teil vaadata dokumenti, selle atribuute ja kõiki elektroonilisi allkirju, millega dokument allkirjastati, sealhulgas kehtivusmärki.

Teabe otsimine ja analüüs

Alates mis tahes dokumendi süsteemis registreerimisest leiate nii selle registreerimiskaardi koos teabega dokumendi asukoha ja täitmise protsessi kui ka elektroonilise dokumendi enda kohta.

Süsteem otsib registreerimisnumbrid, korrespondent, resolutsiooni autor, samuti kõigi RKK üksikasjade ja nende meelevaldse kombinatsiooni kohta.

Lisaks pakub süsteem spetsiaalseid aruandeid, mis suurendavad oluliselt kasutajate töö efektiivsust: vaadeldavad dokumendid, tähtaja ületanud tellimused, tagastatavad dokumendid jne.

Veebimoodul "Office"

Veebimoodul "Stationery" on loodud selleks, et automatiseerida tööd näiteks ametlike paberdokumentidega haldusdokumendid, sissetulevad ja väljaminevad kirjad, juhised, aruanded ja memod. Hõlbustab paberdokumentide töötlemist.

Paberdokumentide töötlemine toimub vastavalt riikliku haridusasutuse nõuetele, millel põhineb vene kontoritöö traditsiooniline tehnoloogia.

Veebimoodul "Office" on suunatud probleemide lahendamisele:

• kogu sissetuleva ja väljamineva kirjavahetuse ning sisedokumentide ühtne registreerimine registreerimis- ja kontrollkaartide abil;
• kontroll juhtkonna korralduste, otsuste ja juhiste õigeaegse täitmise üle;
• kiire otsing vajalik teave paberdokumentide oleku, kättesaadavuse, liikumise kohta;
• vajalike tüüpvormide ja ajakirjade ning statistiliste aruannete hankimine organisatsiooni töövoo kohta.

Veebimooduli "Office" aluse moodustavad teatmeteosed "Registreerimis- ja kontrollkaardid", "Juhised RKK-le", "Juhtumite nomenklatuur".

Mooduli "Stationery" integreerimise eelised süsteemi teiste moodulitega

Seega tänu moodulite "Elektrooniline dokumendihaldus", "Äriprotsesside haldamine" ja "Kontor" koostoimele ühtne süsteem tagatakse organisatsiooni efektiivsuse tõus, järgides täielikult kodumaiseid traditsioone ja kontoritöö standardeid. Kõiki iga mooduli pakutavaid mehhanisme saab kasutada dokumentidega töötamise erinevates kombinatsioonides "paber" ja "elektrooniline". Samal ajal sobib traditsiooniline "paber" kontoritöö harmooniliselt välja töötatud horisontaalsete linkidega organisatsiooni elektroonilisse dokumendivoogu.