I 20 Upute o postupku formiranja, održavanja i pohrane osobnih dosjea zaposlenika, odobrene rezolucijom Belkomarchiva od 26. ožujka 2004. br. 2 (u daljnjem tekstu Uputa), utvrđeno je da osobna spisi se pohranjuju u kadrovskoj službi odvojeno od ostalih spisa.

Za evidentiranje i osiguranje sigurnosti osobnih dosjea vodi se dnevnik (knjiga) osobnih evidencija, čiji je obrazac utvrđen u Prilogu 5. Upute. Prilikom upisa osobnog uloška u dnevnik (knjigu) popunjavaju se rubrike: broj osobnog uloška; prezime, ime, patronim zaposlenika; datum registracije predmeta; bilješka o odjavi.

Broj osobnog dosjea je njegov serijski registarski broj koji se dodjeljuje osobnom dosjeu prilikom upisa, tj. prilikom upisa u dnevnik (knjigu).

Datum upisa osobnog dosjea je datum upisa osobnog dosjea u dnevnik (knjigu) upisa osobnih dosjea. Evidentiranje osobnog dosjea mora se izvršiti na dan kada sadrži presliku naloga (uputa, odluka, odluka) o prijemu (imenovanju na radno mjesto).

Naredba o zapošljavanju Yanushevich Iosif Pavlovich potpisana je 26. ožujka 2007. Kopija ove naredbe sastavljena je i ovjerena u u dogledno vrijeme 28. ožujka, a 31. ožujka prebačen je u kadrovsku službu i istog dana uvršten u osobni dosje zaposlenika. Slijedom toga, osobni dosje Yanushevicha Iosifa Pavloviča smatrat će se formiranim 31. ožujka 2007. i istog dana mora biti upisan u dnevnik (knjigu) osobnih evidencija.

Ako organizacija nije vodila dnevnik (knjigu) za evidentiranje osobnih poslova, tada se nakon uspostave odgovarajućeg dnevnika (knjige) moraju istovremeno registrirati svi osobni dosjei zaposlenika koji su dostupni u kadrovskom odjelu.

U stupcu "Oznaka o odjavi" naveden je datum prijenosa osobnog dosjea iz kadrovske službe u arhivu organizacije, a također je stavljen potpis osobe koja je izdala odgovarajuću oznaku. Ovaj datum odgovara datumu iz popisa poslova strukturne jedinice, sastavljenog u kadrovskoj službi prilikom prijenosa dokumenata u arhivu organizacije. Datum na kraju popisa stavljaju zaposlenik kadrovske službe i voditelj arhive organizacije (osoba odgovorna za arhivu) nakon završetka postupka prijema i prijenosa osobnih dosjea. Prije prijenosa u arhivu, osobni dosjei otpuštenih zaposlenika nastavljaju se evidentirati u kadrovskoj službi.

Primjer dizajna dnevnika (knjige) za knjigovodstvo osobnih poslova dan je u prilogu.

Kako bi se osigurala brza pretraga osobnih dosjea, uz dnevnik (knjigu) preporučljivo je voditi i pomoćni abecedni dosje ( bilješka 1). Racionalno je voditi abecedni kartotečni ormar u slučaju da su osobni dosjei sistematizirani u kadrovskoj službi ne abecednim redom po imenima zaposlenika. registracijski brojevi osobni dosjei (točka 19. Naputka dopušta oba redoslijeda sistematizacije osobnih dosjea u uredskom poslovanju). Normativnim pravnim aktima nije definiran oblik kartona osobnog dosjea, stoga se on sastavlja proizvoljno. Također nije uspostavljena obvezna struktura takvog ormara za spise. Pritom se čini primjerenim abecedni kartoteku podijeliti u dva bloka: osobni dosje zaposlenih i osobni dosje otpuštenih. Kako zaposlenici odlaze, kartice će se premještati iz prvog bloka u drugi. Iz posljednji blok abecedne kartice bit će prenijete u arhivu organizacije istovremeno s osobnim dosjeima, gdje će se formirati u referentnu datoteku arhiva.

U kadrovskoj službi mogu se održavati i drugi pomoćni kartoteci, formirani prema različitim kriterijima, npr.: kartoteka na strukturnoj i abecednoj osnovi ( Napomena 2), zasebni kartoteci za osobne dosjee umirovljenika zaposlenih u organizaciji, zaposlenika s akademskim stupnjem (zvanjem) i sl. Pomoćni kartoteci su od velike pomoći u brzom pronalaženju potrebnih informacija prilikom izrade kadrovskih izvješća i popunjavanja statističkih obrazaca.

Napomena 1. Osim u posebnu abecednu kartoteku, brojevi osobnih dosjea mogu se evidentirati iu osobnim kartonima zaposlenika f.T-2.

Napomena 2. U takvoj kartoteci kartoni za osobne poslove raspoređeni su po strukturnim odjelima, a unutar strukturnih odjela - abecednim redom prezimena. To vam omogućuje brzi odabir osobnih dosjea svih zaposlenika potrebne strukturne jedinice.

Organizacija koja vodi osobne dosjee zaposlenika, radi praktičnosti njihovog računovodstva, pokreće odgovarajući dnevnik. Ovaj dokument nije valjan normativni akt na razini saveznog, pa čak i regionalnog zakonodavstva nije predviđeno, stoga poslodavac samostalno razvija svoj obrazac i odobrava ga svojim nalogom ili nalogom.

Dnevnik kao takav olakšava rad s osobnim podacima zaposlenika koji su organizirani u podmape:

• sve informacije su sistematizirane;
• njezina potraga traje malo vremena;
• prikladan za korištenje;
• osiguran optimalna razina zaštita osobnih podataka od trećih strana;
• uostalom, izgleda estetski ugodno.

Kao što smo već rekli, ovaj postupak pohranjivanja osobnih podataka uglavnom se koristi u državnoj službi, gdje je i obavezan. Stoga je pristup tamo vrlo ozbiljan:

• dokumenti za otpuštene i sadašnje zaposlenike pohranjuju se odvojeno jedni od drugih;
• pohrana ovih dokumenata u pravilu je posebna prostorija ili izolirana prostorija;
• svi papiri i mape smješteni su u metalne ormare, isključujući pristup trećih osoba;
• samo nekolicina odabranih, posebno određenih zaposlenika, ima pristup prostorijama ili skladištu.

Ovo nije sve. Za upoznavanje sa sadržajem svog predmeta, a državni službenik je dužan upoznati se s njegovim sadržajem najmanje jednom godišnje, izdvaja se posebno mjesto koje se u pravilu nalazi u skladištu, ali ovisno o snimke i mogućnosti organizacije, može se dodijeliti i zasebna soba.

Ovo, kao što je već spomenuto, za vlade, za sve druge organizacije, pravila i postupke pohrane utvrđuje uprava tvrtke, ali uz jedan željezni zahtjev koji zakon propisuje – osobni podaci zaposlenika moraju biti zaštićeni, a nitko ne smije za kršenje režima povjerljivosti.

Očevidnik osobnih očevidnika radnika, čiji uzorak donosimo u nastavku, koristi se, u pravilu, za evidentiranje činjenice da je određena osoba i za određenu svrhu upoznata s osobnim podacima iz pojedinog slučaja. Općenito, za to koriste karticu poznanika, koja se zapravo pohranjuje, ali prikladnije je koristiti dnevnik za inspektore: odmah možete vidjeti kako se radi u ovom odjeljku upravljanja kadrovskom evidencijom u organizaciji.

Pravila za registraciju i popunjavanje

Ne postoji jedinstven obrazac za vođenje upisnika predmeta. Možete samostalno promijeniti pravila registracije i popunjavanja. Obično uključuje stupce:

• broj osobnog dosjea;
• PUNO IME. zaposlenik;
• datum prijema (datum registracije osobnog dosjea), datum i broj naloga za zapošljavanje;
• naziv radnog mjesta;
• strukturna podjela;
• datum otkaza (datum zatvaranja osobnog dosjea), datum i broj rješenja o otkazu ugovor o radu sa zaposlenikom (otkaz);
• ako je potrebno, možete koristiti stupac "Napomene".

Za brza pretraga dodatno možete napraviti časopis u obliku abecedne knjige s rezom na desnoj strani, dodjeljujući zasebne stranice svakom slovu. Po prvom slovu prezimena zaposlenika lako ćete pronaći željenu stranicu. Obična karirana bilježnica formata A4 s tvrdim koricama poslužit će kao kompas u brojnim sefovima s koferima. U njega je dovoljno unijeti svoje puno ime i prezime. djelatnika i broj predmeta.

Kada se zaposlenik zaposli, za njega se sastavlja osobni dosje - poseban skup dokumenata koji sadrži sve potrebne informacije o zaposleniku. Svi predmeti evidentiraju se u posebnom dnevniku ili knjizi evidencije osobnih poslova kronološkim redom prijema radnika u organizaciju.

Imenovanje knjige

Knjiga računovodstva osobnih dosjea zaposlenika potrebna je za evidentiranje i osiguranje sigurnosti svih dokumenata za zaposlene zaposlenike. Namjena mu je pregledno kronološki unijeti podatke tko je od zaposlenika i na koji datum vodio predmete. Podaci se možda neće dati za svo osoblje organizacije, jer nisu svi poslovni subjekti dužni formirati osobne dosjee. Ovaj se stavak odnosi na javne institucije za koje je takva obveza utvrđena zakonom.

U knjigovodstvu će biti evidentirani samo osobni dosjei radnika o kojima tvrtka sastavlja te dokumente. Međutim, mnoge organizacije odlučuju arhivirati dosjee za sve zaposlene zaposlenike, jer je to vrlo zgodno kada se vodi kadrovska evidencija. Dokumenti za svakog zaposlenika nalaze se u posebnim numeriranim mapama, pohranjenim prema utvrđenim pravilima.

Prednosti vođenja osobnih dosjea i dnevnika njihove registracije mogu se smatrati:

1. Organizacija kvalitetnog upravljanja kadrovskim evidencijama u poduzeću;
2. Jednostavnost traženja dokumenata za bilo kojeg zaposlenika;
3. Sposobnost vođenja evidencije osoblja u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije.

Važno: ako poduzeće sastavlja slučajeve za osoblje, tada se mora voditi i knjiga njihove registracije, prema kojoj možete pratiti kretanje ovih dokumenata u organizaciji.

Kako urediti knjigu

Knjiga za upis predmeta, kao i svaka druga knjigovodstvena knjiga, mora biti uređena na odgovarajući način. Budući da gospodarski subjekti (osim državnih institucija) nisu dužni voditi ovaj računovodstveni registar, imaju pravo koristiti standardni obrazac ili ga sami izraditi. Bilo bi ispravno popraviti ovaj oblik dnevnika u dokumentaciji o vođenju kadrovske evidencije kao primjenu, na primjer, uredbe o kadrovskoj evidenciji u poduzeću.

Knjiga osobnih poslova mora biti obavezno numerirana, a prvi list za upis numerira se od broja "2". Listovi su numerirani bez ikakvih praznina u strogom vremenskom slijedu. Osim toga, knjiga mora biti čipkana, odnosno prošivena jakim nitima u 2-3 uboda. Krajevi niti se izvlače na stražnju stranu knjige i ostavljaju 5-6 cm duljine.

Na njih se lijepi posebna naljepnica za ovjeru potpisa ovlaštenog zaposlenika i stavlja se pečat organizacije. Što se tiče potpisa ovjere, u pravilu ga stavlja voditelj organizacije ili osoba odgovorna za vođenje osobnih dosjea zaposlenika. Također, stavlja se datum vezanja časopisa, te pečat čiji dio treba biti na naljepnici, a drugi direktno na časopisu.

Glavne stvari na koje morate obratiti pozornost prilikom registracije knjige za registraciju osobnih datoteka:

1. Naslovna stranica treba sadržavati naziv organizacije, naziv same knjige i datum kada je započeta;
2. Mora biti čipkana;
3. Svi listovi moraju biti numerirani;
4. Mora imati naljepnicu s potpisom ovlaštene osobe i pečatom organizacije.

Što se tiče internog sadržaja takve knjigovodstvene knjige, nevladina organizacija ima pravo samostalno izraditi formu svojih listova i odlučiti koje podatke će ta knjiga sadržavati.

Podaci koji će biti uključeni u knjigu

Budući da takva knjiga sadrži podatke o tome koji su konkretni slučajevi zaposlenika evidentirani u poduzeću, najčešće uključuje sljedeće podatke:

1. Redni broj osobnog dosjea (naveden je i na samom osobnom dosjeu radi lakšeg pretraživanja);
2. Datum formiranja osobnog dosjea - svi datumi moraju biti ispisani kronološkim redom;
3. Podaci koji se izravno odnose na zaposlenika, uključujući puno ime, njegov broj osoblja, položaj u pripremi predmeta;
4. Datum zatvaranja osobnog dosjea, kada zaposlenik napusti organizaciju;
5. Mjesto pohrane zatvorenog osobnog dosjea;
6. Napomena - sve informacije potrebne za provedbu kvalitetnog računovodstva osobnih dosjea zaposlenika.

Svi ovi podaci iskazuju se u osobnoj knjizi u posebnoj tablici sa stupcima, koji također podliježu numeriranju. Svaki od redova tablice numeriran je kronološkim redom bez praznina, mrlja ili ispravaka. Ako je ipak prilikom upisa učinjena pogreška, ista se mora ispraviti, a ispravljeni upis mora biti ovjeren potpisom ovlaštene osobe i natpisom "Vjerovati ispravljenom" s datumom izvršenja ispravnog upisa.

Važno: podaci sadržani u knjizi za računovodstvo, kao i svaki drugi podatak u kadrovski uredski poslovi, trebao bi imati ograničen pristup.

Drugim riječima, dnevnik treba držati podalje od neovlaštenih osoba koje mogu koristiti dostupne podatke.

Osim registra osobnih poslova, možete izraditi svojevrsnu kartoteku, koja će sadržavati kartice s podacima o osobnim poslovima i dokumentima u njima za svakog zaposlenika. Izrada takvog imenika nije obvezna, već savjetodavne prirode kako bi se pojednostavila kadrovska evidencija u poduzeću.

Prilikom izrade radni odnosi pokreće se osobni dosje koji se upisuje u upisnik. Ispod je njegov uzorak. U članku ćemo odgovoriti na pitanja od interesa u vezi s radom s gore navedenim dokumentom.

Njegovo formiranje počinje od trenutka izdavanja naloga za zapošljavanje i provodi se do razrješenja. Uprava poduzeća nema obvezu formalizirati dosjee zaposlenika. Prema Uredbi predsjednika Ruske Federacije od 30. svibnja 2006. br. 609, odnosi se samo na državne i općinske vlasti vlasti.

Unatoč tome, mnoga su poduzeća optužena za kadrovske usluge održavanje ovog dokumenta. Naknadno, to uvelike pojednostavljuje rad, jer su sve informacije sistematizirane, a njihovo pretraživanje traje minimalno vremena.

Što je uključeno u osobni dosje zaposlenika

Ovo je mapa u koju su ušiveni dokumenti (kopije) za pojedinog zaposlenika. Razmotrite popis:

• Prijava za posao;
• uz dodatne dogovore;
• osobni list kadrovske evidencije;
• samostalno napisan upitnik ili autobiografiju;
• presliku diplome o stečenoj stručnoj spremi;
• opis posla;
• karakteristike, pisma preporuke;
• fotokopije putovnica, vjenčanih listova, rodnih listova djece;
• izvatci kadrovskih naloga (prijenos na položaj, reprezentacije);
• nagrade, promaknuća;
• kršenja, ;
• druge dokumente.

Kako sastaviti osobni dosje zaposlenika

Dovršite naslovnu stranicu. Navedite prezime, ime, patronim, datum početka rada (poklapa se s danom podnošenja predmeta) i dodijeljeni broj. Unosite urednim rukopisom, plavom, crnom ili ljubičastom tintom. Izbjegavajte mrlje i ispravke.

Obavezno napravite opis podataka u vašoj osobnoj mapi. Za svaki dokument prikazane su sljedeće informacije:

• Ime;
• datum podnošenja;
• broj listova;
• inventar je ovjeren od strane ovlaštenog stručnjaka.

Kada se dokument izvadi iz mape, stavlja se oznaka u interni inventar. Prilažu zamjensku potvrdu u kojoj se vidi kada, tko, za što, koliko dugo je papir uzet. Ovlašteni djelatnik i onaj koji ga je primio ovjeravaju se svojim potpisima. Povlačenje je moguće samo uz dopuštenje voditelja poduzeća ili voditelja kadrovske službe.

Ponekad je potrebno napraviti ispravke na naslovnoj stranici ili u popisu dokumenata. To se događa kada osoba promijeni svoje prezime ili druge podatke, kao i ako se podaci za pojašnjenje razlikuju od već unesenih podataka (patronim je netočno napisan). U ovoj situaciji, kadrovski službenik mora ovjeriti izvršene ispravke pečatom poduzeća i svojim potpisom.

Ne zaboravite fotografiju. Na poleđini slike ispisano je prezime, ime, patronim prikazanog zaposlenika. Podaci su ovjereni kadrovskim stručnjakom i pečatom poslodavca. Unesite datum fotografije.

Sve su mape spojene i fiksirane u registracijskom dnevniku.

Vođenje osobnih dosjea zaposlenika

Dokumenti se čuvaju u vatrostalnom ormaru koji se zaključava i plombira.

Voditelj kadrovske službe i stručnjak koji radi s tim dokumentima imaju pristup bazi osobnih mapa. Postavlja se naredbom i daje upute. Službenik za osoblje također je dužan upoznati se s potpisom usvojenim u poduzeću.

Po potrebi podatke može koristiti i neposredni rukovoditelj zaposlenika. Za informacije zainteresirana osoba kontaktira voditelja kadrovske službe ili poduzeća. Izdaje se nalog za upoznavanje s dokumentima. Pružaju se samo podaci koji zadovoljavaju traženi zahtjev. Prije primanja informacija od interesa, voditelj odjela ili drugi službenik upoznaje se s Pravilnikom o osobnim podacima zaposlenika odobrenim u poduzeću i to potvrđuje svojim potpisom.

Samo zaposlenik ima slobodan pristup svom poslu. Može mu se izdati uz potpis prije kraja radnog dana. Zatim se mapa vraća na svoje mjesto.

Koliko se godina čuvaju osobni dosjei zaposlenika?

Nakon otkaza ili odlaska u mirovinu, mape se mogu prenijeti na novo mjesto rada (na poseban zahtjev) ili poslati u arhivu.

Istodobno, rok čuvanja dokumenata u kadrovskoj službi je: 10 godina za državne službenike i tri godine za sve ostale.

Predmet se pri predaji u arhiv spaja, numerira i opisuje. Čuva se 75 godina.

Nakon isteka roka isprave se uništavaju. Međutim, osobni podaci građana koji su bili na rukovodećim položajima, koji su imali državne nagrade i naslove, pohranjuju se trajno.

Vođenje poslova zaposlenika zahtijeva dodatno vrijeme i kadrovske resurse. Ali dobro oblikovana baza podataka dobar je pomoćnik u radu poduzeća.

Svaka tvrtka povremeno se testira na način pohranjivanja i obrade osobnih podataka svakog zaposlenog zaposlenika. Ako postoje nedosljednosti, potrebno je upoznati se s odredbama zakonodavstva i što je više moguće pripremiti za sve vrste provjera.

U proteklih 6 godina zakonodavac je često obraćao pozornost na zaštitu osobnih podataka u poduzeću. Tijekom tog vremena donesen je Zakon o osobnim podacima te su unesene dodatne izmjene Zakon o radu RF. Upravo on sada regulira zaštitu osobnih podataka zaposlenika i uvodi se u obliku dodatnih propisa. Ovo bi trebalo voditi svaku osobu koja ima veze s takvim informacijama.

Pravila za pohranu i obradu osobnih dosjea zaposlenika

Prilikom izrade osobnog dosjea zaposlenika morate uzeti u obzir neke od nijansi:

• Dokumenti za privremenu uporabu u osobnoj arhivi ne bi trebali biti. Odnosno, privremene dokumente treba pohraniti odvojeno od trajnih;
• Pobrinite se da iz osobnog dosjea izuzmete izvorne dokumente radi trajne pohrane;
• Svaki dokument mora biti dostavljen u jednoj verziji;
• Jedna datoteka u arhivi ne smije biti veća od 40 milimetara (4 cm);
• Glavna mapa treba sadržavati i dokumente i dodatke s objašnjenjima uz njih.

Imajte na umu da savezni zakon zabranjeno je izlaganje i uključivanje u obradu podataka o zaposleniku. Riječ je o vjerskim i političkim odnosima, podacima o privatnom životu - bez pismenog dopuštenja. Osobni podaci mogu se koristiti u obliku zapošljavanja ili u svrhu napredovanja zaposlenika, osiguravajući sigurnost i sigurnost imovine zaposlenika.

Kako sastaviti osobni dosje zaposlenika?

Osobni dosjei moraju biti arhivirani jedinstveno i uredno. Time se sprječava gubitak iznimno važne dokumentacije.

Osobni dosje zaposlenika sastavlja se na sljedeći način:

• Glavni list sadrži sve podatke zaposlenika: prezime, ime i patronim, kao i datum kada je osobni dosje otvoren;
• Ako su pohranjeni u istoj mapi, poredajte ih po abecedi radi lakšeg daljnjeg rada;
• Pratite ukupnu količinu stranica u jednoj kutiji. Količina ne smije biti veća od 250 jedinica.

Potreba za registrom osobnih dosjea zaposlenika

Potreba za ovim časopisom postoji za svako poduzeće. Ne postoji jedinstveni format časopisa. Ali možete ga sami izraditi ili kupiti u trgovini. Sadržaj može varirati ovisno o aktivnostima organizacije.

Dnevnik sadrži podatke o osobnim dosjeima koji su se nekada vodili u pojedinoj organizaciji. U sličan stupac upisuju se dodatni osobni podaci, datum, prezime, ime i patronim zaposlenika i tako dalje. Zatvaranje predmeta prati zapis u dnevniku u obliku razloga i datuma zatvaranja. Ukoliko se u obrazac predmeta zaposlenika upisuju neobvezni podaci, možete koristiti dodatni stupac koji se zove - Napomena.

Trebam li voditi očevidnik radnika koji odlaze na službeni put?

Danas postoji naredba po kojoj se sastavlja registar osoba koje su išle na službeni put.

Prema novim pravilima, svaki rukovoditelj mora voditi evidenciju svojih zaposlenika koji se šalju na službena putovanja i preko teritorija Ruska Federacija kao i stranim zemljama. Da bi se ovaj obračun mogao provesti potrebna su dva obrasca prijave zaposlenika koji su otišli na službeni put:

1. Dnevnik radnika koji su otišli na službeni put;
2. Registar radnika koji su stigli sa službenog puta.

Za organiziranje računovodstva putnih radnika, voditelj poduzeća mora imenovati ovlaštenu osobu koja je odgovorna za evidentiranje odlazaka i dolazaka. Osim toga, poslodavac je dužan voditi dnevnik odlaska i dolaska pet godina od dana prijave.

Koliko se dugo čuva osobni dosje zaposlenika?

Zakon obvezuje svakog čelnika tvrtke da pohranjuje podatke koji nastaju tijekom vremena. Za to je odgovoran Odjel ljudskih resursa. Osim toga, zakon o dionička društva a doo je dužan čuvati takve dokumente. To uključuje:

• narudžbe;
• Propisi;
• Dokumenti o kadrovima i sl.

Danas se osobni dosjei moraju čuvati u arhivi 75 godina. Međutim državne vlasti planiraju smanjiti ovo razdoblje četiri puta, štedeći proračun unovčiti. Doista, za skladištenje jedne kutije, troškovi su oko 40 rubalja godišnje.