Va Belkomarchivning 2004 yil 26 martdagi 2-sonli qarori bilan tasdiqlangan Xodimlarning shaxsiy ishlarini shakllantirish, yuritish va saqlash tartibi to'g'risidagi yo'riqnomaning 20-bandida (keyingi o'rinlarda Yo'riqnoma deb yuritiladi) shaxsiy ishlar xodimlar bo'limida boshqa ishlardan alohida saqlanishi belgilangan.

Shaxsiy ishlarni hisobga olish va saqlanishini ta'minlash uchun shaxsiy ish yuritish jurnali (kitobi) yuritiladi, uning shakli Yo'riqnomaning 5-ilovasida belgilangan. Shaxsiy ishni jurnalda (kitobda) ro'yxatdan o'tkazishda quyidagi ustunlar to'ldiriladi: shaxsiy ish raqami; xodimning familiyasi, ismi, otasining ismi; ishning ro'yxatga olingan sanasi; ro'yxatdan chiqarish to'g'risidagi eslatma.

Shaxsiy fayl raqami - ro'yxatdan o'tishda shaxsiy faylga beriladigan uning seriyali ro'yxatga olish raqami, ya'ni. jurnalda (kitobda) ro'yxatdan o'tishda.

Shaxsiy ishlarni ro'yxatdan o'tkazish sanasi shaxsiy ishlarni ro'yxatga olish jurnalida (kitobida) ro'yxatga olingan sana hisoblanadi. Shaxsiy ishni ro'yxatdan o'tkazish ishga qabul qilish (lavozimga tayinlash) to'g'risidagi buyruq (ko'rsatma, qaror, qaror) nusxasi kiritilgan kuni amalga oshirilishi kerak.

Yanushevich Iosif Pavlovichni ishga qabul qilish to'g'risidagi buyruq 2007 yil 26 martda imzolangan. Ushbu buyruqning nusxasi rasmiylashtirilgan va tasdiqlangan. vaqtida 28 mart kuni va 31 mart kuni kadrlar bo'limiga topshirildi va shu kuni xodimning shaxsiy ishiga kiritildi. Shunday qilib, Yanushevich Iosif Pavlovichning shaxsiy ishi 2007 yil 31 martda tuzilgan deb hisoblanadi va o'sha kuni u shaxsiy ishlar jurnalida (kitobida) ro'yxatdan o'tkazilishi kerak.

Agar tashkilot shaxsiy ishlarni hisobga olish jurnalini (kitobini) yuritmagan bo'lsa, unda tegishli jurnal (kitob) tuzilgandan so'ng, xodimlar bo'limida mavjud bo'lgan xodimlarning barcha shaxsiy fayllari bir vaqtning o'zida ro'yxatga olinishi kerak.

"Ro'yxatdan chiqarilganlik to'g'risida belgi" ustunida shaxsiy ishning kadrlar xizmatidan tashkilot arxiviga o'tkazilgan sanasi ko'rsatiladi va tegishli belgini bergan shaxsning imzosi ham qo'yiladi. Ushbu sana hujjatlarni tashkilot arxiviga o'tkazishda kadrlar xizmatida tuzilgan tarkibiy bo'linma ishlarini inventarizatsiya qilish sanasiga to'g'ri keladi. Inventarizatsiya oxiridagi sana shaxsiy ishlarni qabul qilish va topshirish tartibi tugagandan so'ng, xodimlar bo'limi xodimi va tashkilot arxivi boshlig'i (arxiv uchun mas'ul shaxs) tomonidan qo'yiladi. Arxivga o'tkazilgunga qadar ishdan bo'shatilgan xodimlarning shaxsiy ishlari kadrlar xizmatida ro'yxatga olinishi davom etmoqda.

Shaxsiy ishlarni hisobga olish uchun jurnal (kitob) dizayniga misol ilovada keltirilgan.

Shaxsiy fayllarni tezkor qidirishni ta'minlash uchun jurnalga (kitobga) qo'shimcha ravishda, yordamchi alifbo faylini saqlash tavsiya etiladi ( eslatma 1). Kadrlar xizmatida shaxsiy ishlar alifbo tartibida emas, balki xodimlarning ism-shariflari bo'yicha tizimlashtirilgan bo'lsa, alifbo tartibidagi fayllar kabinetini saqlash oqilona. ro'yxatga olish raqamlari shaxsiy fayllar (Yo'riqnomaning 19-bandi ish yuritishda shaxsiy ishlarni tizimlashtirish tartibini ikkalasiga ham imkon beradi). Normativ-huquqiy hujjatlarda shaxsiy ishlarni hisobga olish kartasining shakli belgilanmagan, shuning uchun u o'zboshimchalik bilan tuziladi. Bunday fayl kabinetining majburiy tuzilishi ham o'rnatilmagan. Shu bilan birga, alifbo tartibidagi kartotekani ikki blokga: ishga qabul qilinganlarning shaxsiy ishlari va ishdan bo'shatilganlarning shaxsiy ishlariga bo'lish maqsadga muvofiq ko'rinadi. Xodimlar ketishi bilan kartalar birinchi blokdan ikkinchisiga o'tkaziladi. Kimdan oxirgi blok alifbo kartochkalari shaxsiy ishlar bilan bir vaqtda tashkilot arxiviga o‘tkaziladi va u yerda arxiv ma’lumotnomasiga shakllantiriladi.

Kadrlar xizmatida turli mezonlar bo'yicha tuzilgan boshqa yordamchi fayl kabinetlari saqlanishi mumkin, masalan: tarkibiy va alifbo asosidagi fayllar kabineti ( eslatma 2), tashkilotda ishlayotgan pensionerlar, ilmiy darajaga (unvonga) ega bo‘lgan xodimlarning shaxsiy ishlari uchun alohida ish yuritish kabinetlari va hokazolar Xodimlar bo‘yicha hisobotlarni tayyorlash va statistik blankalarni to‘ldirishda zarur ma’lumotlarni tez topishda yordamchi ish kabinetlari katta yordam beradi.

Eslatma 1. Maxsus alifbo kartotekasidan tashqari, f.T-2 xodimlarining shaxsiy ro'yxatga olish kartalarida shaxsiy ishlarning raqamlari ham qayd etilishi mumkin.

Eslatma 2. Bunday kartotekada shaxsiy ishlar bo'yicha kartochkalar tarkibiy bo'linmalar tomonidan, tarkibiy bo'linmalar ichida esa - familiyalar bo'yicha alifbo tartibida taqsimlanadi. Bu sizga kerakli tarkibiy bo'linmaning barcha xodimlarining shaxsiy fayllarini tezda tanlash imkonini beradi.

Xodimlarning shaxsiy fayllarini yuritadigan tashkilot, ularning buxgalteriya hisobi qulayligi uchun tegishli jurnalni boshlaydi. Ushbu hujjat haqiqiy emas normativ akt federal va hatto mintaqaviy qonunlar darajasida nazarda tutilmagan, shuning uchun ish beruvchi o'z shaklini mustaqil ravishda ishlab chiqadi va uni buyrug'i yoki buyrug'i bilan tasdiqlaydi.

Jurnal shunday qilib, pastki papkalarga ajratilgan xodimlarning shaxsiy ma'lumotlari bilan ishlashni osonlashtiradi:

• barcha ma'lumotlar tizimlashtirilgan;
• uning qidiruvi oz vaqtni oladi;
• foydalanish uchun qulay;
• ta'minlangan optimal daraja shaxsiy ma'lumotlarni uchinchi shaxslardan himoya qilish;
• Axir, bu estetik jihatdan yoqimli ko'rinadi.

Yuqorida aytib o'tganimizdek, shaxsiy ma'lumotlarni saqlashning ushbu tartibi asosan davlat xizmatida qo'llaniladi, bu erda u majburiydir. Shuning uchun u erda yondashuv juda jiddiy:

• ishdan bo'shatilgan va amaldagi xodimlar uchun hujjatlar bir-biridan alohida saqlanadi;
• qoida tariqasida, ushbu hujjatlarni saqlash alohida xona yoki izolyatsiya qilingan xonadir;
• barcha qog'ozlar va papkalar metall shkaflarga joylashtiriladi, uchinchi shaxslar kirishini istisno qiladi;
• faqat bir nechta tanlangan, maxsus tayinlangan xodimlar binolarga yoki omborga kirish huquqiga ega.

Bu hammasi emas. Ularning ishining mazmuni bilan tanishish uchun va davlat xizmatchisi uning mazmuni bilan yiliga kamida bir marta tanishishi shart, alohida joy ajratiladi, qoida tariqasida, u saqlash joyida joylashgan, lekin kadrlar va tashkilotning imkoniyatlariga qarab, alohida xona ham ajratilishi mumkin.

Bu, yuqorida aytib o'tilganidek, hukumatlar uchun, boshqa barcha tashkilotlar uchun, qoidalar va saqlash tartib-qoidalari kompaniya rahbariyati tomonidan belgilanadi, ammo qonunda ko'rsatilgan bitta temir talab - xodimlarning shaxsiy ma'lumotlari himoyalangan bo'lishi kerak va hech kimning maxfiylik rejimini buzishiga yo'l qo'yilmaydi.

Biz quyida namunasini taqdim etgan ishchilarning shaxsiy yozuvlari reestri, qoida tariqasida, ma'lum bir shaxsning shaxsiy ma'lumotlari bilan ma'lum bir holatdan ma'lum bir maqsadda tanishganligini qayd etish uchun ishlatiladi. Umuman olganda, ular buning uchun aslida saqlanadigan tanish kartasidan foydalanadilar, ammo inspektorlar uchun jurnaldan foydalanish qulayroq: tashkilotda kadrlar yozuvlarini boshqarishning ushbu bo'limida ish qanday amalga oshirilayotganini darhol ko'rishingiz mumkin.

Ro'yxatdan o'tish va to'ldirish qoidalari

Ishlar reestrini yuritishning yagona shakli mavjud emas. Ro'yxatga olish va to'ldirish qoidalarini mustaqil ravishda o'zgartirishingiz mumkin. U odatda ustunlarni o'z ichiga oladi:

• shaxsiy fayl raqami;
• TO'LIQ ISM. xodim;
• qabul qilingan sana (shaxsiy faylni ro'yxatdan o'tkazish sanasi), ishga qabul qilish to'g'risidagi buyruqning sanasi va raqami;
• lavozim;
• tarkibiy bo'linma;
• ishdan bo'shatish sanasi (shaxsiy ishning yopilgan sanasi), tugatish to'g'risidagi buyruqning sanasi va raqami mehnat shartnomasi xodim bilan (ishdan bo'shatish);
• agar kerak bo'lsa, "Eslatmalar" ustunidan foydalanishingiz mumkin.

Uchun tezkor qidiruv siz qo'shimcha ravishda har bir harfga alohida sahifalarni belgilab, o'ng tomonda kesilgan alifbo kitobi shaklida jurnal qilishingiz mumkin. Xodimning familiyasining birinchi harfiga ko'ra, kerakli sahifani topish oson bo'ladi. Qattiq muqovali oddiy A4 katakchali daftar qutilari bo'lgan ko'plab seyflarda kompas bo'lib xizmat qiladi. Unga to'liq ismingizni kiritish kifoya. xodim va ish raqami.

Xodim ishga qabul qilinganda, uning uchun shaxsiy fayl tuziladi - barchasini o'z ichiga olgan maxsus hujjatlar to'plami zarur ma'lumotlar xodim haqida. Barcha holatlar maxsus jurnalda yoki shaxsiy ishlarni hisobga olish kitobida xodimlarni tashkilotga qabul qilishning xronologik tartibida qayd etiladi.

Kitobni tayinlash

Xodimlarning shaxsiy ishlarini hisobga olish kitobi yollangan xodimlar uchun barcha hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish va saqlanishini ta'minlash uchun zarur. Uning maqsadi xodimlarning qaysi biri va qaysi sanada ish qo'zg'atilganligi to'g'risidagi ma'lumotlarni xronologik tarzda aniq kiritishdir. Tashkilotning barcha xodimlari uchun ma'lumot berilmasligi mumkin, chunki barcha xo'jalik yurituvchi sub'ektlar shaxsiy fayllarni shakllantirishlari shart emas. Ushbu paragraf tegishli davlat muassasalari ular uchun bunday majburiyat qonun bilan belgilangan.

Buxgalteriya kitobida faqat kompaniya ushbu hujjatlarni tuzgan xodimlarning shaxsiy ishlari qayd etiladi. Biroq, ko'plab tashkilotlar barcha yollangan xodimlar uchun fayllarni topshirishga qaror qiladilar, chunki bu kadrlar yozuvlarini boshqarishda juda qulaydir. Har bir xodim uchun hujjatlar belgilangan qoidalarga muvofiq saqlanadigan alohida raqamlangan papkalarda.

Shaxsiy fayllar va ularni ro'yxatga olish jurnalini yuritishning afzalliklari quyidagilardan iborat:

1. Korxonada yuqori sifatli kadrlar ishini yuritishni tashkil etish;
2. Har qanday xodimlar uchun hujjatlarni qidirishda soddaligi;
3. Rossiya Federatsiyasi qonunchiligiga muvofiq kadrlar hisobini yuritish imkoniyati.

Muhim: agar korxona xodimlar uchun ishlarni tuzsa, ularni ro'yxatga olish kitobi ham saqlanishi kerak, unga ko'ra siz ushbu hujjatlarning tashkilotdagi harakatini kuzatishingiz mumkin.

Kitobni qanday tartibga solish kerak

Ishlarni ro'yxatga olish kitobi, boshqa har qanday buxgalteriya kitobi kabi, shunga mos ravishda ishlab chiqilishi kerak. Xo'jalik yurituvchi sub'ektlar (davlat muassasalaridan tashqari) ushbu buxgalteriya registrini yuritishlari shart emasligi sababli, ular standart shakldan foydalanish yoki uni mustaqil ravishda ishlab chiqish huquqiga ega. Jurnalning ushbu shaklini, masalan, korxonada kadrlar hisobi to'g'risidagi nizomga ilova sifatida kadrlar ishini yuritish bo'yicha hujjatlarda belgilash to'g'ri bo'ladi.

Shaxsiy ishlar kitobi, albatta, raqamlangan bo'lishi kerak va yozuvlar uchun birinchi varaq "2" raqamidan raqamlanadi. Varaqlar qat'iy xronologik tartibda bo'shliqlarsiz raqamlangan. Bundan tashqari, kitob dantelli bo'lishi kerak, ya'ni 2-3 ponksiyonda kuchli iplar bilan tikilgan bo'lishi kerak. Iplarning uchlari kitobning orqa tomoniga chiqariladi va 5-6 sm uzunlikda qoldiriladi.

Ularning ustiga vakolatli xodimning sertifikat imzosi uchun maxsus stiker yopishtiriladi va tashkilot muhri bosiladi. Sertifikatlash imzosiga kelsak, qoida tariqasida, u tashkilot rahbari yoki xodimlarning shaxsiy ishlarini yuritish uchun mas'ul shaxs tomonidan qo'yiladi. Shuningdek, jurnalning bog'langan sanasi va muhrning bir qismi stikerda, ikkinchisi esa to'g'ridan-to'g'ri jurnalda bo'lishi kerak.

Shaxsiy fayllarni ro'yxatdan o'tkazish uchun kitobni ro'yxatdan o'tkazishda e'tibor berishingiz kerak bo'lgan asosiy narsalar:

1. Sarlavha sahifasida tashkilot nomi, kitobning o'zi va boshlangan sana ko'rsatilishi kerak;
2. U bog'langan bo'lishi kerak;
3. Barcha varaqlar raqamlangan bo'lishi kerak;
4. U vakolatli shaxsning imzosi va tashkilot muhri bilan stikerga ega bo'lishi kerak.

Bunday buxgalteriya kitobining ichki mazmuniga kelsak, nodavlat tashkilot o'z varaqlarining shaklini mustaqil ravishda ishlab chiqish va kitobda qanday ma'lumotlarni o'z ichiga olishi haqida qaror qabul qilish huquqiga ega.

Kitobga kiritilishi kerak bo'lgan ma'lumotlar

Bunday kitobda korxonada xodimlarning qaysi holatlari ro'yxatga olinganligi to'g'risidagi ma'lumotlar mavjud bo'lganligi sababli, ko'pincha u quyidagi ma'lumotlarni o'z ichiga oladi:

1. Shaxsiy ishning tartib raqami (qidirishni soddalashtirish uchun shaxsiy ishning o'zida ham ko'rsatilgan);
2. Shaxsiy ishning tuzilgan sanasi - barcha sanalar xronologik tartibda joylashtirilishi kerak;
3. Xodimga bevosita taalluqli ma'lumotlar, shu jumladan to'liq ism, uning xodimlar soni, ishni tayyorlashdagi lavozimi;
4. Xodim tashkilotni tark etganda shaxsiy ishning yopilish sanasi;
5. Yopiq shaxsiy faylni saqlash joyi;
6. Eslatma - xodimlarning shaxsiy fayllarini sifatli hisobga olishni amalga oshirish uchun zarur bo'lgan har qanday ma'lumot.

Bu ma'lumotlarning barchasi shaxsiy ishlar kitobida ustunlar bilan maxsus jadvalda keltirilgan, ular ham raqamlanishi kerak. Jadvalning har bir satri xronologik tartibda bo'shliqlar, dog'lar va tuzatishlarsiz raqamlangan. Agar shunga qaramay, yozuvlarni kiritishda xatolikka yo'l qo'yilgan bo'lsa, u tuzatilishi kerak va tuzatilgan yozuv vakolatli shaxsning imzosi va tuzatilgan sanani ko'rsatuvchi "Tuzatilganiga ishoning" yozuvi bilan tasdiqlanishi kerak.

Muhim: buxgalteriya hisobi bo'yicha kitobdagi ma'lumotlar, boshqa har qanday ma'lumotlar kabi kadrlar idorasi ishi, kirish cheklangan bo'lishi kerak.

Boshqacha qilib aytganda, jurnal mavjud ma'lumotlardan foydalanishi mumkin bo'lgan ruxsat etilmagan shaxslardan uzoqda bo'lishi kerak.

Shaxsiy ishlar reestriga qo'shimcha ravishda siz har bir xodim uchun shaxsiy ishlar va hujjatlar to'g'risidagi ma'lumotlarga ega bo'lgan kartalarni o'z ichiga olgan kartoteka turini yaratishingiz mumkin. Bunday ma'lumotnomani yaratish majburiy emas, balki korxonada kadrlar hisobini soddalashtirish uchun maslahat xarakteriga ega.

Yaratganda mehnat munosabatlari reestrda ro'yxatga olingan shaxsiy ish boshlanadi. Quyida uning namunasi keltirilgan. Maqolada biz yuqoridagi hujjat bilan ishlash bo'yicha qiziqarli savollarga javob beramiz.

Uning shakllanishi ishga qabul qilish to'g'risidagi buyruq chiqarilgan paytdan boshlab boshlanadi va ishdan bo'shatilgunga qadar amalga oshiriladi. Korxona rahbariyati xodimlarning ish hujjatlarini rasmiylashtirishga majbur emas. Rossiya Federatsiyasi Prezidentining 2006 yil 30 maydagi 609-son Farmoniga binoan u faqat davlat va shahar hokimiyatlari hokimiyat organlari.

Shunga qaramay, ko'plab korxonalar ayblangan kadrlar xizmatlari ushbu hujjatni saqlash. Keyinchalik, bu ishni sezilarli darajada osonlashtiradi, chunki barcha ma'lumotlar tizimlashtirilgan va uni qidirish minimal vaqtni oladi.

Xodimning shaxsiy fayliga nima kiritilgan

Bu alohida xodim uchun tikilgan hujjatlar (nusxalari) bo'lgan papka. Ro'yxatni ko'rib chiqing:

• ishga ariza;
• qo'shimcha shartnomalar bilan;
• xodimlarni hisobga olish bo'yicha shaxsiy varaq;
• o'z-o'zidan yozilgan anketa yoki avtobiografiya;
• ma'lumot to'g'risidagi diplom nusxasi;
• ish tavsifi;
• xarakteristikalar, tavsiyanomalar;
• pasportlar, nikoh to'g'risidagi guvohnomalar, bolalarning tug'ilganlik haqidagi guvohnomalari nusxalari;
• kadrlar to'g'risidagi buyruqlardan ko'chirmalar (lavozimga o'tish, vakolatxonalar);
• mukofotlar, promosyonlar;
• buzilishlar, ;
• boshqa hujjatlar.

Xodimning shaxsiy faylini qanday rasmiylashtirish kerak

Sarlavha sahifasini to'ldiring. Familiyasi, ismi, otasining ismini, ish boshlangan sanani (ish qo'zg'atilgan kunga to'g'ri keladi) va tayinlangan raqamni ko'rsating. Ko'k, qora yoki binafsha siyohda toza qo'l yozuvi bilan yozuvlarni kiriting. Blok va tuzatishlardan saqlaning.

Shaxsiy papkangizdagi ma'lumotlarning tavsifini kiritganingizga ishonch hosil qiling. Har bir hujjat uchun quyidagi ma'lumotlar ko'rsatiladi:

• Ism;
• ariza berish sanasi;
• varaqlar soni;
• inventar vakolatli mutaxassis tomonidan tasdiqlangan.

Hujjat papkadan chiqarilganda ichki inventarga belgi qo'yiladi. Ularga qog'oz qachon, kim tomonidan, nima uchun, qancha muddatga olinganligi aks ettirilgan o'rinbosar guvohnoma ilova qilinadi. Vakolatli xodim va uni olgan shaxs imzolar bilan tasdiqlanadi. Chiqib ketish faqat korxona rahbari yoki kadrlar bo'limi boshlig'ining ruxsati bilan mumkin.

Ba'zan sarlavha sahifasiga yoki hujjatlarning inventarizatsiyasiga tuzatishlar kiritish kerak bo'ladi. Bu shaxs o'z familiyasini yoki boshqa ma'lumotlarini o'zgartirganda, shuningdek, aniqlovchi ma'lumotlar kiritilgan ma'lumotlardan farq qilsa (otasining ismi noto'g'ri yozilgan) sodir bo'ladi. Bunday holda, xodimlar bo'limi xodimi kiritilgan tuzatishlarni korxona muhri va imzosi bilan tasdiqlashi kerak..

Suratga olishni unutmang. Rasmning orqa tomonida tasvirlangan xodimning familiyasi, ismi, otasining ismi yozilgan. Ma'lumotlar kadrlar bo'yicha mutaxassis va ish beruvchining muhri bilan tasdiqlangan. Surat sanasini kiriting.

Barcha papkalar zımbalanadi va ro'yxatga olish jurnaliga o'rnatiladi.

Xodimlarning shaxsiy hujjatlarini saqlash

Hujjatlar yong'inga chidamli shkafda saqlanadi, u qulflanadi va muhrlanadi.

Kadrlar bo'limi boshlig'i va ushbu hujjatlar bilan ishlaydigan mutaxassis shaxsiy papkalar ma'lumotlar bazasiga kirish huquqiga ega. U buyruq bilan tayinlanadi va ko'rsatma beriladi. Xodimlar bo'limi xodimi, shuningdek, korxonada qabul qilingan imzo bilan tanishishi shart.

Agar kerak bo'lsa, ma'lumotlar xodimning bevosita rahbari tomonidan ishlatilishi mumkin. Ma'lumot uchun, manfaatdor shaxs kadrlar bo'limi yoki korxona boshlig'iga murojaat qiladi. Hujjatlar bilan tanishish uchun buyruq chiqariladi. Faqat so'ralgan so'rovga javob beradigan ma'lumotlar taqdim etiladi. Qiziqarli ma'lumotlarni olishdan oldin bo'lim boshlig'i yoki boshqa mansabdor shaxs korxonada tasdiqlangan xodimlarning shaxsiy ma'lumotlari to'g'risidagi nizom bilan tanishadi va buni imzo bilan tasdiqlaydi.

Faqatgina xodim o'z ishiga bepul kirish huquqiga ega. Ish kuni tugagunga qadar unga imzo qarshisida berilishi mumkin. Keyin jild o'z joyiga qaytariladi.

Xodimlarning shaxsiy hujjatlari necha yil saqlanadi?

Ishdan bo'shatilgandan yoki nafaqaga chiqqandan so'ng, papkalar yangi ish joyiga (maxsus so'rov bo'yicha) o'tkazilishi yoki arxivga yuborilishi mumkin.

Shu bilan birga, kadrlar bo'limida hujjatlarni saqlash muddati: davlat xizmatchilari uchun 10 yil va qolganlari uchun uch yil.

Ish arxivga topshirilganda u shtapellanadi, raqamlanadi va tavsiflanadi. 75 yil saqlanadi.

Muddat tugagandan so'ng hujjatlar yo'q qilinadi. Shu bilan birga, rahbarlik lavozimlarida ishlagan, davlat mukofotlari va unvonlariga ega bo‘lgan fuqarolarning shaxsiy ma’lumotlari doimiy saqlanadi.

Xodimlarning ishlarini boshqarish qo'shimcha vaqt va xodimlar resurslarini talab qiladi. Lekin yaxshi shakllangan ma'lumotlar bazasi korxona ishida yaxshi yordamchidir.

Har bir kompaniya vaqti-vaqti bilan har bir ishlaydigan xodimning shaxsiy ma'lumotlarini saqlash va qayta ishlash turi bo'yicha sinovdan o'tkaziladi. Agar nomuvofiqliklar mavjud bo'lsa, qonunchilik shartlari bilan tanishib chiqish va barcha turdagi tekshiruvlarga imkon qadar ko'proq tayyorgarlik ko'rish kerak.

So'nggi 6 yil ichida qonun chiqaruvchi korxonada shaxsiy ma'lumotlarni himoya qilishga ko'pincha e'tibor qaratdi. Shu vaqt ichida “Shaxsiy ma’lumotlar to‘g‘risida”gi qonun qabul qilindi va unga qo‘shimcha o‘zgartirishlar kiritildi Mehnat kodeksi RF. Aynan u endi xodimning shaxsiy ma'lumotlarini himoya qilishni tartibga soladi va qo'shimcha qoidalar shaklida kiritiladi. Bu bunday ma'lumotlar bilan bog'liq bo'lgan har bir kishiga rahbarlik qilishi kerak.

Xodimlarning shaxsiy fayllarini saqlash va qayta ishlash qoidalari

Xodimning shaxsiy faylini yaratishda siz ba'zi nuanslarni hisobga olishingiz kerak:

• Shaxsiy arxivda vaqtinchalik foydalanish hujjatlari bo'lmasligi kerak. Ya'ni, vaqtinchalik hujjatlar doimiy hujjatlardan alohida saqlanishi kerak;
• Asl hujjatlarni doimiy saqlash uchun shaxsiy fayldan chiqarib tashlashga ehtiyot bo'ling;
• Har bir hujjat bitta nusxada topshirilishi kerak;
• Arxivdagi bitta fayl 40 millimetrdan (4 sm) oshmasligi kerak;
• Asosiy papkada ham hujjatlar, ham ularga tushuntirish ilovalari bo'lishi kerak.

Shuni esda tuting federal qonun xodim to'g'risidagi ma'lumotlarni oshkor qilish va qayta ishlashga kiritish taqiqlanadi. Biz diniy va siyosiy munosabatlar, shaxsiy hayot haqidagi ma'lumotlar haqida - yozma ruxsatisiz. Shaxsiy ma'lumotlardan ish bilan ta'minlash shaklida yoki xodimni rag'batlantirishni hisobga olgan holda, xodimning mol-mulkining xavfsizligi va xavfsizligini ta'minlash uchun foydalanish mumkin.

Xodimning shaxsiy faylini qanday rasmiylashtirish kerak?

Shaxsiy fayllar bir xilda va toza tarzda topshirilishi kerak. Bu juda muhim hujjatlarni yo'qotishning oldini oladi.

Xodimning shaxsiy ishi quyidagi tartibda tuziladi:

• Asosiy varaqda xodimning barcha ma'lumotlari mavjud: familiyasi, ismi va otasining ismi, shuningdek shaxsiy ish ochilgan sana;
• Agar ular bitta papkada saqlangan bo'lsa, keyingi ishlash uchun ularni alifbo tartibida tartiblang;
• Bitta holatda sahifalarning umumiy miqdorini kuzatib boring. Miqdori 250 birlikdan oshmasligi kerak.

Xodimlarning shaxsiy fayllari reestriga ehtiyoj

Ushbu jurnalga ehtiyoj har bir korxona uchun mavjud. Jurnalning yagona formati yo'q. Lekin uni o'zingiz yaratishingiz yoki do'konda xarid qilishingiz mumkin. Tarkib tashkilot faoliyatiga qarab farq qilishi mumkin.

Jurnalda bir vaqtlar ma'lum bir tashkilotda topshirilgan shaxsiy fayllar to'g'risidagi ma'lumotlar mavjud. Xuddi shunday ustunda qo'shimcha shaxsiy ma'lumotlar, xodimning sanasi, familiyasi, ismi va otasining ismi va boshqalar kiritiladi. Ishni yopish sababi va yopilish sanasi ko'rinishidagi jurnal yozuvi bilan birga keladi. Agar ixtiyoriy ma'lumotlar xodimning ish shakliga kiritilgan bo'lsa, siz - Eslatma deb nomlangan qo'shimcha ustundan foydalanishingiz mumkin.

Ish safariga ketayotgan xodimlar reestrini yuritishim kerakmi?

Bugungi kunda buyruq bor, unga ko'ra xizmat safariga ketgan shaxslar reestri tuziladi.

Yangi qoidalarga ko'ra, har bir rahbar o'z hududi bo'ylab xizmat safariga yuborilgan o'z xodimlarining hisobini yuritishi shart Rossiya Federatsiyasi shuningdek, xorijiy davlatlarga. Ushbu hisob-kitobni amalga oshirish uchun xizmat safariga ketgan xodimlarni ro'yxatga olishning ikkita shakli talab qilinadi:

1. Ish safariga ketgan xodimlarning jurnali;
2. Ish safaridan kelgan xodimlarning reestri.

Sayohatchilarning hisobini tashkil etish uchun kompaniya rahbari ketish va kelishlarni ro'yxatga olish uchun mas'ul bo'lgan vakolatli shaxsni tayinlashi kerak. Bundan tashqari, ish beruvchi ro'yxatdan o'tgan kundan boshlab besh yil davomida ketish va kelish jurnalini yuritishi kerak.

Xodimning shaxsiy fayli qancha vaqt saqlanadi?

Qonunchilik kompaniyaning har bir rahbarini vaqt o'tishi bilan yaratilgan ma'lumotlarni saqlashga majbur qiladi. Buning uchun kadrlar bo'limi mas'uldir. Bundan tashqari, to'g'risidagi qonun aktsiyadorlik jamiyatlari MChJ esa bunday hujjatlarni saqlashi shart. Bularga quyidagilar kiradi:

• buyurtmalar;
• Qoidalar;
• Xodimlar to'g'risidagi hujjatlar va boshqalar.

Bugungi kunda shaxsiy fayllar arxivda 75 yil davomida saqlanishi kerak. Biroq davlat organlari byudjetni tejash, bu muddatni to'rt marta qisqartirishni rejalashtirmoqda pul mablag'lari. Darhaqiqat, bitta ishni saqlash uchun xarajatlar yiliga 40 rublni tashkil qiladi.