2 Turlaev Evgeniy Gennadievich Fundador de la empresa de consultoría Profikom (el objetivo de la empresa es resolver los problemas comerciales de las empresas que tienen una estrategia con visión de futuro para desarrollar sus marcas), coach empresarial, gestor de crisis, practicante. Información más detallada en el sitio Actividad: Servicios de consultoría sobre desarrollo empresarial; la construcción de un sistema de distribución de ventas de alta calidad; trabajar en el desarrollo del departamento comercial y la estrategia comercial en empresas comercializadoras y manufactureras; construcción de sistemas logísticos; realización de seminarios abiertos y corporativos; gestión de crisis en ventas y logística.

Objetivo del análisis logístico Evaluación experta del sistema de almacén existente y propuesta constructiva de implementación nueva tecnología en el trabajo de un almacén, procesamiento de operaciones tecnológicas con mercancías, soporte técnico complejo de almacenes. 4

El principio clave de la auditoría El principio clave de la auditoría es el paso de los objetivos globales de la empresa al cambiar el sistema de logística del almacén existente a un estudio detallado del almacén procesos tecnológicos, razones de baja eficiencia y oportunidades perdidas en el trabajo de logística de almacén. cinco

Definición de tareas Reunión con la dirección de la empresa. Elaboración de una lista de cambios, que indica los objetivos del proyecto formulados, cuyo logro se requiere como resultado de los cambios. La lista de objetivos se divide en prioridades: obligatorias, planificadas y deseadas. Deben definirse metas obligatorias. Planificado y Deseado se utilizan para evaluar aspectos específicos de la solución. Firma de contrato y acuerdo de confidencialidad. 6

Comunicación con el personal Comunicación con los empleados en el almacén, que tiene una duración de cinco días hábiles; Su máxima implicación en los procesos de cambio en curso, que es uno de los principales objetivos de la auditoría; Obtener la máxima cantidad de información y una valoración objetiva del trabajo del almacén en la actualidad

Análisis de la información recibida Desarrollo de soluciones para optimizar el sistema de interacción con otras divisiones estructurales de la empresa; Desarrollo de esquemas de flujos de mercancías y colocación de productos en un almacén; Diseño y cálculo del número de ubicaciones de almacenamiento; Cálculo de equipos de almacén por tipo; Desarrollo de un diagrama de procesos tecnológicos; Optimización de las operaciones de almacén; Cálculo del número de personal en función de las opciones propuestas para la tecnología de operación del almacén; Elaboración de recomendaciones para optimizar el sistema de contabilidad del almacén, circulación de documentos, intercambio de información.

Auditoría del estado del almacén y garantía de la seguridad de los inventarios en el ejemplo de OJSC "Trade and Service Center"

Verificar el estado del almacén y la seguridad de la refinería es uno de los procedimientos de auditoría más importantes. Para un estudio integral de esta área de las actividades de la organización, el auditor inspecciona los almacenes, almacenes, talleres y otros lugares de almacenamiento de stocks industriales, verificando las condiciones de su almacenamiento, el estado de seguridad contra incendios, el equipamiento de los almacenes con los equipos, maquinaria, instrumentos necesarios y la corrección de su funcionamiento, el estado de protección del almacén. La organización insatisfactoria de la economía del almacén indica un bajo nivel de control interno sobre la seguridad de la refinería.

Durante la encuesta, se presta especial atención a verificar la organización de la responsabilidad material de los empleados asociada con la aceptación, almacenamiento y liberación de activos materiales. Una de las condiciones para garantizar la seguridad de los valores materiales es el desarrollo y entrega de personas financieramente responsables de estándares o descripciones de puestos, que determinan los deberes y derechos de los empleados, su horario de trabajo, el procedimiento para aceptar y emitir objetos de valor, documentarlos, mantener registros en almacenes en medidores físicos, cronometraje proporcionar informes al departamento de contabilidad, etc.

Al inspeccionar los lugares de almacenamiento de los inventarios, de acuerdo con los documentos disponibles para las personas materialmente responsables, verifican si redactan oportunamente la aceptación y liberación de los objetos de valor y hacen anotaciones en libros o tarjetas de contabilidad de almacén. Materiales excedentes no contabilizados y productos terminados puede ser creado por:

Sustitución de materias primas en la fabricación de productos terminados;

Cálculo de proveedores de materias primas y materiales en peso, humedad, bajando su grado;

Kit de carrocería, cálculo, medición de compradores cuando lanzan productos terminados;

Registro injustificado de actos por pérdida de materiales durante su transporte o durante su almacenamiento en depósitos.

Los materiales excedentes no contabilizados generalmente se almacenan por separado. Para identificarlos, debe utilizar los datos de contabilidad del almacén. Si hay un superávit no contabilizado, entonces el gasto ciertos tipos los valores para ciertos períodos, por regla general, exceden su llegada. Dichos sobrecostos están cubiertos por la recepción y publicación posteriores de materiales con nombres similares. El excedente se retira a expensas de recibos posteriores o se formaliza en documentos a granel antes de verificar su disponibilidad real durante el inventario.

La inspección del estado del almacén y la garantía de la seguridad de los valores de los materiales, en combinación con la posterior verificación documental, permiten sacar conclusiones razonables sobre la seguridad de la refinería y desarrollar medidas preventivas.

Las existencias se pueden almacenar en varios almacenes, y en este caso es recomendable realizar su inventario de manera simultánea para excluir la posibilidad de traspasar valores de un almacén a otro. Si por alguna razón esto no se puede hacer, entonces el auditor debe rastrear el movimiento interno de existencias entre departamentos (almacenes) desde el momento en que el inventario comienza en el primer almacén hasta su finalización en el último almacén.

Al realizar un inventario, el auditor puede tener dificultades para obtener evidencia de reservas, debido a las peculiaridades del proceso tecnológico. Esto a veces puede requerir el asesoramiento de un experto.

También puede resultar difícil obtener evidencia relacionada con la determinación de la cantidad de reservas, que se deben a:

a) el uso de muestreo. Como regla general, en el marco de una verificación es imposible verificar todas las existencias mediante el método continuo; sin embargo, si existe una discrepancia obvia entre los registros de existencias y su disponibilidad real, es necesario verificar todos los artículos del inventario;

b) los detalles de los procedimientos de control: es necesario asegurarse de que no hubo conteos repetidos y valores no contabilizados accidental o intencionalmente. Las conciliaciones de control brindan la oportunidad de verificar que el recuento de valores se haya realizado correctamente.

c) la naturaleza de los valores de inventario (por ejemplo, un inventario de existencias de madera en las fábricas de pasta y papel, productos de metal laminado, etc.). En tales casos, el auditor puede utilizar técnicas de valoración, cuando una parte del inventario se cuenta y mide, y luego los resultados de la auditoría se extrapolan a su total. La representatividad de los resultados de la extrapolación se puede controlar comparándolos con los datos de contabilidad y contabilidad de almacén.

La disponibilidad de algunos tipos de existencias no se puede verificar mediante un simple recálculo, por ejemplo, en producción continua: productos químicos o acero. En este caso, el auditor tendrá que confiar en los procedimientos de control interno, así como, con el permiso del cliente, contratar expertos para hacer un inventario de dichos activos materiales.

A veces, por varias razones, no es posible hacer un inventario. Por ejemplo, cuando, en el momento de la celebración del contrato de auditoría, el cliente ya ha completado el inventario al final del año y se niega a volver a realizarlo, o cuando el inventario es bastante caro. En este caso, el auditor puede aplicar métodos matemáticos que, con cierta probabilidad, permitan estimar el monto de las reservas. Puede suceder que el cliente no quiera realizar un inventario completo, pero a solicitud del auditor, hará un inventario de parte del inventario.

Garantizar la seguridad de los activos materiales depende en gran medida de la selección y colocación de personas financieramente responsables. Dichos puestos no deben ser aceptados por personas que tengan antecedentes penales por malversación, malversación de fondos y no justifiquen la confianza en sus trabajos anteriores.

También existen violaciones como: la eliminación de valores materiales con los mismos pases dos veces; exportación de bienes materiales con pases firmados por una persona que no tiene derecho a hacerlo; Exportación de valores materiales de acuerdo con permisos y notas verbales, etc.

En el proceso de una auditoría del estado de la contabilidad del almacén en OJSC "TSC", se examinaron los almacenes, almacenes, talleres y otros lugares de almacenamiento de existencias industriales en la empresa, se verificaron las condiciones para su almacenamiento, el estado de seguridad contra incendios del almacén, el equipo de los almacenes con equipos, maquinaria, dispositivos y la corrección de su funcionamiento. , el estado de seguridad del almacén. Asimismo, para la auditoría se elaboró \u200b\u200buna prueba de auditoría para comprobar el estado del almacén y la seguridad de la refinería (Tabla 3.1.)

Al inspeccionar los lugares de almacenamiento de inventarios de acuerdo con los documentos disponibles para las personas materialmente responsables, se reveló que el registro de aceptación y liberación de bienes materiales, así como los asientos en libros y tarjetas de contabilidad de almacén, se realizan de manera oportuna.

Los inventarios de la empresa se almacenan en varios almacenes, y en este caso, su inventario se realiza simultáneamente para excluir la posibilidad de transferir valores de un almacén a otro.

Tabla 3.1 - Prueba de auditoría para verificar el estado de las instalaciones de almacenamiento y la seguridad de la refinería N.N. Khakhonova Conceptos básicos de contabilidad y auditoría. Rostov n / a: PHOENIX, 2005 .-- 89 p.

La Compañía ha asegurado un control constante sobre la seguridad del inventario existente. Un método importante de tal control es un inventario, que le permite controlar tanto la seguridad de la propiedad de la Compañía como la exactitud de la contabilidad.

Al hacer un inventario de los valores de los materiales, verifican la disponibilidad de los inventarios para una fecha determinada recalculando, pesando, determinando su volumen y comparando los datos reales obtenidos con los datos contables.

La Compañía realiza tanto parciales, cuando verifican la disponibilidad de objetos de valor en lugares de almacenamiento individuales, como completos, cuando la verificación cubre todos los valores de la empresa en su conjunto. El inventario completo obligatorio se realiza anualmente antes de compilar reporte anual dentro del plazo establecido por las instrucciones para realizar el inventario. Además del inventario anual, la empresa verifica la presencia de saldos en especie a lo largo del año.

Para realizar el inventario, se crea una comisión especial en OJSC "TSC". Los resultados de la verificación son elaborados por la lista de inventario y el acto correspondiente. El jefe de la empresa examina personalmente los materiales del inventario y toma las decisiones adecuadas en función de sus resultados. Se recibe el excedente revelado durante el inventario. En este caso, se realiza un asiento contable:

Débito 10 "Materiales" Crédito 91 "Otros ingresos y gastos"

Los inventarios insuficientes, así como las pérdidas por daños a objetos de valor, se cargan a la cuenta 94 "Insuficiencias y pérdidas por daños a objetos de valor" del abono de las cuentas materiales correspondientes. Si las deficiencias son reveladas por auditorías en el año en curso, pero se relacionan con años anteriores, entonces los montos correspondientes se abonan a la cuenta 94 del abono de la cuenta 98 \u200b\u200b"Ingresos diferidos". Los productos que faltan del año en curso se cancelan al costo planificado. En el futuro, después de que se toma la decisión de cancelar las pérdidas y la escasez, se cancelan del crédito de la cuenta 94 en orden establecido... En conclusión, observamos que, como tal, no se encontraron deficiencias en el estado de la contabilidad del almacén. La contabilidad del almacén se mantiene de acuerdo con las reglas establecidas.

Yrysbek Tashbaev, Ph.D., diputado director general sobre el desarrollo del Instituto de Investigación sobre el movimiento de los productos básicos y las condiciones del mercado mercado mayorista (ITKOR)

Un sistema logístico que funcione bien en empresa moderna presupone la disponibilidad de personal calificado y competente, modernos equipos de almacenamiento y transporte, tecnologías de alto rendimiento. Desafortunadamente, no todas las empresas están preparadas para implementar proyectos de sistemas en el campo de la logística. La razón de esto puede ser deficiencias en la organización del trabajo de la empresa, un sistema de gestión no regulado, personal no preparado. Además, los consultores logísticos suelen ofrecer soluciones en las áreas funcionales en las que son competentes, sin prestar atención a los problemas sistémicos de la empresa. Todo esto en combinación obliga a las empresas a recurrir a expertos independientes con una solicitud para realizar una auditoría logística.

La auditoría de logística tiene más demanda en las empresas industriales, donde todas las funciones de logística están involucradas en el complejo, incluida la adquisición, producción y venta de productos; tiene sentido llevarlo a cabo también en el comercio. Los resultados de la auditoría pueden ser útiles para empresas que ofrecen soluciones de información y consultoría en el campo de la logística, para operadores de almacén y empresas de transporte.

¿Qué se entiende por auditoría logística y en qué se diferencia de la auditoría contable "habitual"? De acuerdo con las definiciones existentes, “auditoría es un proceso sistemático de obtención y evaluación de datos objetivos sobre acciones y eventos económicos, estableciendo el nivel de su cumplimiento con el criterio establecido y presentando los resultados a los usuarios interesados”. Los sinónimos de este término son las palabras "investigación", "diagnóstico", "estudio". En consecuencia, una auditoría logística puede entenderse como la evaluación por parte independiente de todos los aspectos de la cadena de suministro de la empresa, determinando las "fortalezas" y "debilidades" del sistema logístico de la empresa, rastreando tendencias que afectan su formación, analizando casos de uso ineficiente de recursos, determinando el nivel de competitividad del sistema logístico empresas.

El principio clave de una auditoría logística es pasar de lo general a lo específico: de los objetivos globales y los indicadores de desempeño operativo a las razones de la baja eficiencia, la productividad y las oportunidades perdidas, y solo después de eso, a un estudio detallado de las áreas seleccionadas de la empresa.

De acuerdo con este principio, por ejemplo, la optimización del almacén local o sistema de transporte no se lleva a cabo en las etapas de venta o adquisición de productos; tales decisiones se toman solo sobre la base de una visión sistémica de toda la cadena de suministro. Para realizar una auditoría logística, se crea un equipo en la empresa, que incluye representantes tanto de los servicios logísticos como de otros departamentos funcionales (finanzas y contabilidad, control, marketing y ventas, producción y adquisiciones, tecnologías de la información), así como expertos externos. El nivel profesional de los especialistas involucrados es sumamente importante. No es necesario que sean expertos en los aspectos específicos de un negocio en particular, pero al menos deben ser competentes en la teoría y la práctica de la logística y la gestión de la cadena de suministro. Esto revelará las reservas y el potencial latente disponible en la empresa, y dará una evaluación objetiva del nivel de su gestión logística.

En la etapa preliminar, el equipo estudia las áreas de ventas (clientes minoristas y mayoristas), almacenamiento (almacenes de materias primas y materiales, productos terminados) y producción durante 2 ... 3 días. Luego, dentro de una semana, los expertos procesan los resultados de la auditoría y preparan una lista de recomendaciones (más precisamente, una variedad de temas) para ser auditados. Junto con los especialistas de la empresa, los expertos invitados formulan preguntas que forman la base de entrevistas, cuestionarios, cuestionarios y componen una lista de indicadores mediante los cuales se evalúan las funciones logísticas. Para ello, seleccionan entre varios modelos existentes (como SCOR, u otros) los indicadores que son más aplicables en esta empresa. En la etapa preliminar, es importante establecer contactos entre los miembros del equipo de auditoría y los propietarios de la empresa: para la empresa, las cuestiones relacionadas con la logística son un componente de gastos, y es importante que los propietarios vean claramente qué beneficios recibirán de la implementación de un sistema logístico que funcione correctamente.

Al final de la etapa preliminar, puede pasar directamente al procedimiento de auditoría logística, que se puede dividir en externo e interno en términos de forma. Hay diferentes opiniones sobre cuál de estos enfoques debería preferirse en la etapa inicial, pero cuando se trabaja con una estructura informal de logística interna, sería más lógico realizar una auditoría dentro de la empresa.

El procedimiento de auditoría interna incluye:

Entrevistas con representantes de áreas funcionales sobre temas relacionados con la logística (transporte, almacenes, stocks, suministros, sistema de gestión, motivación);

Procesamiento de una selección de documentos empresariales ( documentos primarios, varios archivos, informes, tanto internos como externos);

Recopilación de datos del contrato para análisis estadístico y descripción precisa del funcionamiento del sistema logístico existente.

Es importante que las principales propuestas para el plan de acción, soluciones e ideas provengan de aquellos miembros del equipo de auditoría logística que representan a la empresa cliente. En el curso del análisis del sistema, se construye un sistema de indicadores operativos, que se puede dividir en cuatro grupos:

• indicadores de desempeño del servicio al cliente (clientes internos y externos) y evaluación de la calidad del servicio;
• indicadores relacionados con los costos de realizar funciones logísticas (costos de compras, suministros, transporte, almacenes, almacenamiento, existencias). Al analizar los costos, se realiza un cálculo de costo-beneficio, es decir, los beneficios recibidos por los clientes de la implementación de ciertas soluciones;
• indicadores de utilización de activos (instalaciones de almacén, material rodante propio). Los componentes de infraestructura con la expansión de la escala comercial y la geografía de las operaciones comienzan a afectar cada vez más el costo de los productos para empresas manufactureras y bienes para firmas comerciales;
• indicadores de evaluación comparativa: el estudio de las mejores prácticas de los competidores del cliente en áreas relacionadas con la logística.

Con los resultados de una auditoría interna en la mano, el equipo puede pasar a una auditoría externa, en cuyo proceso se estudian las expectativas y requerimientos de los clientes con el fin de determinar el desempeño de la empresa, considerar las técnicas utilizadas por los competidores, así como los niveles de servicio requeridos. Se lleva a cabo una auditoría externa en forma de cuestionarios por correo, entrevistas selectivas con clientes (representantes de varios segmentos de mercado atendidos, compradores con diferentes volúmenes de compras y de diferentes ubicaciones geográficas). Los modelos de cuestionarios y cuestionarios se adaptan a cada empresa; en este caso, se suele entrevistar tanto a los responsables de la empresa como a los departamentos individuales y a especialistas específicos. Los cuestionarios cumplen varias funciones: sirven como fuente para obtener información estructurada sobre el sistema logístico de la empresa y como medio para llamar la atención de los especialistas sobre las cuestiones clave del funcionamiento de este sistema. Al procesar los cuestionarios, la atención principal se presta a la calidad del servicio al cliente, el análisis de las causas y consecuencias de diferentes tipos costos.

Los resultados de la auditoría externa permiten al equipo de auditoría logística formular recomendaciones para la estrategia futura de la empresa e indicar los cambios que deben realizarse en el sistema operativo logístico existente, describir la estrategia recomendada para desarrollar un sistema logístico eficiente y eficiente.

Como ejemplo, propongo considerar cómo se llevó a cabo una auditoría logística en un holding que ha empresas industriales para la producción de huevos, una casa comercial y una sociedad gestora. Para las encuestas, entrevistas y otras actividades auxiliares durante la auditoría se involucró a estudiantes y profesorado de universidades ubicadas en la misma ciudad que el holding. Este, en nuestra opinión, es un momento fundamental, tal paso resolverá el problema de la formación de analistas de sistemas en el campo de la logística, para que en el futuro puedan asumir los puestos de coordinadores o logísticos en las empresas.

Durante la auditoría, se reveló que en cada una de las empresas hay especialistas responsables de almacenes, compras, finanzas y contabilidad. Empresa de gestión realiza control general, coordina operaciones, administra inversiones. Todo el proceso logístico se dividió en subprocesos separados: compras y suministros de materias primas para la primera empresa, suministros y envíos de productos / productos semiacabados de la primera empresa a la siguiente, envío de productos de estas empresas a una casa comercial que enviaba y entregaba productos al comprador y envíos directos a otras empresas mayoristas. Los principales problemas del holding surgieron en la intersección de divisiones y empresas; a menudo hubo duplicación de funciones y responsabilidades. No siempre estuvo disponible sistema de informacion, consolidando información proveniente de departamentos en diferentes etapas del proceso logístico.

Las siguientes actividades del holding han sido objeto de investigación y análisis:

1. Servicio al cliente.

2. Transporte.

3. Almacenamiento.

4. Gestión de inventarios.

5. Planificación de operaciones.

6. Ventas y marketing.

7. Finanzas y contabilidad.

8. Compras.

9. Dirección general.

El objetivo del trabajo fue identificar problemas, cuellos de botella y reservas para mejorar el sistema logístico, aumentando la eficiencia y productividad del sistema logístico para las actividades de abastecimiento, producción y ventas del holding.
¿Qué aconsejaron los expertos hacer para mejorar la logística en esta empresa? Dado que la lista de todas las recomendaciones era bastante larga, consideraremos solo las primeras cuatro posiciones, sobre todo relacionadas con la logística.

En el campo del servicio al cliente

Desarrollo de un sistema de atención al cliente. Desarrollo de clasificación de clientes en base al análisis de clientes existentes, procedimientos de trabajo con clientes, condiciones de estandarización y formalización del trabajo con clientes.

Análisis de la prioridad de trabajar con clientes.

Análisis de los requisitos del cliente para varios parámetros.

Desarrollo de estándares de servicio, incluida la justificación de los niveles de servicio al cliente.

Análisis y justificación de la estructura de valor agregado para clientes internos y externos.

Cálculo de indicadores de eficiencia y productividad de servicio al cliente.

En el campo del transporte

Análisis de las condiciones para la implementación de un sistema de gestión de transporte.

Análisis de posibilidades para reducir el número de sobrecargas.

Análisis de los procedimientos de entrega de huevos existentes.

Análisis de medidas para eliminar el transporte irracional.

Análisis de la estructura existente vehículo (material rodante obsoleto).

Análisis de indicadores de uso de la flota de material rodante.

Análisis de las condiciones para la implantación de un sistema de motivación del conductor.

Análisis de los procedimientos existentes para la contratación de transporte externo.

Desarrollo de un sistema de gestión de costes de transporte.

Cálculo de indicadores de eficiencia y productividad del transporte.

En el área de almacenamiento

Desarrollo de un sistema de gestión de almacenes.

Análisis de las condiciones de almacenamiento de huevos en almacenes.

Análisis del procedimiento para el envío de productos desde los almacenes avícolas a Moscú.

Análisis del rendimiento de almacenes y granjas avícolas en la producción de piensos.

Análisis de procesos tecnológicos en almacenes de materias primas y productos terminados.

Análisis de retrasos y paradas durante la descarga (carga) en almacenes.

Análisis de costo-beneficio de la disponibilidad de un almacén de centro de distribución en la ciudad.

Análisis de los procesos de entrega de huevos frescos desde fábricas hasta el almacén del centro de distribución.

Desarrollo de medidas para mantener la temperatura óptima en almacenes.

Cálculo de indicadores de eficiencia y productividad de almacenamiento.

En el campo de la gestión de inventarios

Desarrollo de un sistema de gestión de inventarios.

Análisis de interrupciones en los tiempos de entrega.

Análisis del procedimiento de previsión de precios de cereales.

Análisis de trabajo con fabricantes.

Análisis del procedimiento de celebración y prórroga de contratos.

Análisis del procedimiento de asignación de dinero para compras.

Análisis de reservas estratégicas.

Desarrollo de un procedimiento para calcular y justificar el tamaño y la estructura de las existencias en todas las etapas de la cadena de suministro (desde el comercio minorista hasta la adquisición de materias primas)

Desarrollo de un procedimiento para el cálculo del stock de seguridad.

Cálculo de indicadores de eficiencia y productividad del sistema de gestión de inventarios.

Stanislav Zinchenko, Director del Centro de Investigación Industrial del portal empresarial Gestión de la Producción.

Sobre el autor de la lección

Stanislav Zinchenko es un especialista en auditoría y optimización de sistemas de producción y logística, tiene experiencia en la implementación de proyectos de consultoría (más de 100) para 50 empresas de fabricación en Alemania, Rusia, Ucrania. Trabajó como jefe de departamentos de consultoría industrial, analista de negocios para el Banco Mundial, capacitador profesional en el campo. gestión de la producción y logística. Líder y participante de varios proyectos internacionales para la implementación de la experiencia alemana en gestión industrial en Rusia y Ucrania.

El autor se formó en Alemania, es especialista y formador de REFA: Organización de sistemas y procesos de trabajo, Gestión de datos de procesos, Optimización del flujo de materiales, Gestión de la cadena de suministro, Análisis de procesos, Economía del tiempo. Realizó prácticas en empresas consultoras alemanas: REFA, LEGROS, ORTIM, SDZ en el ámbito de la producción y la logística en las siguientes especialidades: Racionamiento de obra, Organización y optimización de puestos de trabajo, Optimización de flujos de materiales, Gestión de sistemas logísticos, Automatización de procesos logísticos.

La vanidad no es un indicador de eficiencia

Cualquier producción, incluso la más perfecta, tiene potencial de mejora, lo principal es poder verla. Y comenzaremos a realizar una “Auditoría con nuestros propios ojos” desde lo que debe ser el lugar más discreto de toda la empresa: el almacén. Rara vez se traen invitados o prensa que quieran demostrar su éxito, nunca se da prioridad a este lugar a la hora de realizar la modernización, pero la puntualidad de los pedidos, el trabajo ininterrumpido en las tiendas y la reputación de toda la empresa dependen de cómo se organice el trabajo en el almacén.

Así que vayamos al almacén. Sea lo que sea, sea cual sea el producto que se almacena aquí, su función permanece sin cambios: un almacén es un búfer diseñado para armonizar las capacidades de los sitios, producción y ventas, combinado con un área de procesamiento para existencias de inventario, donde las mercancías cambian de forma, integridad, condición etc.

Los elementos básicos visibles del sistema de almacén que están en constante interacción son:

• personal;
• equipo;
• valores de materias primas y materiales.

No olvide que hay otros elementos involucrados en el funcionamiento del sistema:

• procesos;
• flujo de documentos y sistema de contabilidad;
• organización de trabajo.

Tratemos con cada uno de ellos por turno.

Cuando, al entrar en el almacén, observamos un trabajo enérgico - unos trabajadores descargan la mercancía, otros cargan, otros la mueven por el almacén, el cuarto redacta la documentación, alguien dirige, alguien lo hace - nos creamos involuntariamente la ilusión de que todo va como debería , el trabajo está en pleno apogeo y todos están ocupados. Pero la vanidad no es un indicador de eficiencia. Más bien, por el contrario, es una prueba de que este "organismo" de almacén está enfermo y necesita tratamiento urgente.

En un sistema de almacén normalmente organizado y gestionado, por definición, no puede haber concentración de personal y procesos en curso en un solo lugar y al mismo tiempo. El silencio y la tranquilidad reinan en los almacenes bien organizados, el trabajo se realiza de manera mesurada, los empleados no están hacinados aquí, solo los trabajadores solitarios, lentamente y sin distracciones, hacen su trabajo.

Intentemos echar un vistazo más de cerca a lo que se esconde realmente detrás de la vida "activa" del almacén descrito anteriormente y definir posibles razones el surgimiento de apuros y disturbios, que a menudo percibimos como un estado natural de cosas:

1. La presencia de cruces de materiales, flujos de materiales que se cruzan, indica una planificación del espacio inadecuada y una distribución irracional del trabajo, lo que aumenta la posibilidad de errores y el riesgo de que las mercancías se envíen al destino equivocado.
2. La presencia de cruces tecnológicos, que cruzan rutas de movimiento de equipos y personas, provoca una ralentización del trabajo y aumenta el riesgo de daños (tanto de equipos como de empleados).
3. La falta de una planificación adecuada de la operación del almacén (la realización del trabajo cuando surge la necesidad) conduce al hecho de que las operaciones planificadas se superponen en el tiempo y el espacio, creando una carga en los mismos elementos del sistema de almacén.
4. La ineficiencia de la organización del trabajo por turnos surge cuando la carga en el almacén se estima de acuerdo con indicadores promediados (por semana, día) y la organización del trabajo por turnos no tiene en cuenta los picos reales de la carga de trabajo para procesos y operaciones.
5. Organización ineficaz del trabajo: cuando el gerente de línea no sabe qué, quién y cuándo hacer, los empleados toman estas decisiones por su cuenta, lo que, en ausencia de una organización y un "centro de comando", finalmente resulta ser fatal para cualquier sistema.

Estos son los problemas más simples, pero al mismo tiempo más globales, del almacén, que inmediatamente llaman la atención al observar atentamente cómo se realiza el trabajo.

Detengámonos en algunos elementos del ambiente de trabajo del almacén y consideremos con más detalle.

Valores de materias primas y materiales

El paso más simple para realizar una “auditoría con sus propios ojos” es monitorear el estado, manejo, almacenamiento y movimiento de los artículos del inventario.

En relación a los bienes y materiales, se puede distinguir un grupo de signos simples de la existencia de problemas en el sistema de almacén:

• Los bienes y materiales se ubican en un almacén fuera del sistema de unidades logísticas (caja, pallet, contenedor, etc.);
• Los inventarios se almacenan directamente en el piso, fuera de la referencia a cualquier zona (identificada según el sistema contable);
• embalaje de venta o unidad de almacenamiento (movimiento) de bienes y materiales dañados;
• Los bienes y materiales están en el almacén sin ningún embalaje;
• Los bienes y materiales se encuentran en el almacén sin un sistema de identificación (la identificación la realiza apariencia o difícil);
• Los bienes y materiales están empaquetados, en una unidad logística, pero en una forma que hace imposible procesarlos sin costos y operaciones adicionales.

La presencia de tales problemas en el almacén nos permite sacar conclusiones decepcionantes:

• el sistema de almacenamiento no está implementado en el almacén;
• las reglas para trabajar con bienes y materiales no se han desarrollado o no se han comunicado a los empleados;
• los trabajadores del almacén no siguen las reglas para trabajar con bienes y materiales;
• el sistema de contabilidad no está implementado en el almacén o su implementación es imposible;
• nivel bajo realizando disciplina y organización del trabajo en el almacén;
• el nivel de saldos en el sistema contable nunca corresponde al real;
• se requieren constantemente costos adicionales para el rechazo, reembalaje, compra de materiales de embalaje, etc.
• a menudo hay casos en los que en el momento de la presentación de la solicitud los bienes y materiales no están listos para su envío, lo que conlleva un aumento en el tiempo de ejecución del pedido o su falla. Porque si, por ejemplo, 50 de las 10.000 cajas se dañan, se pierden o no se embalan, el pedido no se puede considerar completo. En cualquier caso, el resultado serán costes adicionales y fallos en el pedido.
• el problema de la falta de personal, equipo y espacio surgirá con regularidad, ya que algunos de los recursos se dirigen constantemente a operaciones adicionales.

Lo más terrible para una empresa en una situación así no es ni siquiera la pérdida de beneficios por el orden interrumpido ni la pérdida de tiempo. Es mucho peor si los trabajadores del almacén (cargadores, tenderos, jefe de almacén, logísticos), ante estas fallas y sus consecuencias todos los días, no las notan, considerando que todo lo que ocurre es NORMAL. En este caso, el problema no es que alguna parte esté tirada en el suelo; el problema es mucho más profundo y su solución requerirá un cambio de todo el sistema y, posiblemente, el reemplazo de muchos empleados.

Sistemas de almacenamiento en almacén

El siguiente elemento al que debe prestar atención al realizar una "auditoría con sus propios ojos" son los sistemas de almacenamiento y montaje del almacén, en otras palabras, las diversas estructuras de estanterías y cómo se utilizan, cómo se almacenan y procesan los bienes y materiales en ellas.

Existe un grupo de criterios simples que le permiten solucionar problemas con el uso de estructuras de estanterías:

1. Cada sistema de estanterías está diseñado para su almacenamiento de acuerdo con ciertos principios.

• no es eficiente almacenar y manipular unidades de productos o componentes en estanterías para palés;
• no es efectivo colocar varios surtidos en el túnel de racks de entrada;
• no es eficiente almacenar unidades de bienes o componentes en un sistema de piso de bloques sin pases para el procesamiento de tres lados.

2. Cada sistema de estanterías está diseñado para ser procesado con equipo especial (carro hidráulico o de recolección, apilador, carretilla elevadora, etc.).

• no es eficaz realizar una selección manual de productos de los sistemas de estanterías destinados al procesamiento por maquinaria;
• no es eficaz permitir que el personal trabaje en alturas con cargas almacenadas en estructuras de estanterías;
• no es eficaz utilizar un tipo de equipo para trabajar con todos los tipos de sistemas de bastidor.

3. Cada sistema de estanterías es una estructura cara, no menos valiosa que el equipo o los productos almacenados en él. También requiere una actitud cuidadosa hacia sí misma, por lo tanto, es inaceptable:

• puntales rotos y vigas dobladas;
• letreros e instrucciones arrancados y faltantes.

Los problemas más comunes asociados con los sistemas de almacenamiento de almacén son:

• diseño y colocación incorrectos de los sistemas de estanterías (excluyendo rutas de transporte, flujos de materiales, métodos de carga y descarga, etc.);
• uso ineficiente de los sistemas de estanterías, lo que genera costos innecesarios;
• costos adicionales constantes por el servicio que surgen del manejo inadecuado de los sistemas de almacenamiento del almacén;
• reemplazo permanente de elementos de estructuras de estanterías dañados debido a un manejo inadecuado;
• tiempo de preparación de pedidos prolongado;
• una gran cantidad de personal necesario para realizar el trabajo;
• falta de espacio para la colocación de surtido;
• falta de equipo para mantener el sistema;
• falta de lugares de recogida para la selección de productos;
• imposibilidad de funcionamiento normal del sistema contable.

La mayor decepción suele ser la falta de beneficios de invertir en la modernización de almacenes (construcción de nuevas instalaciones, compra de equipos costosos y sistemas de estanterías). El motivo más habitual de esto es que el personal del almacén, para facilitar el trabajo del que se realizaron estas inversiones, trabajando de la forma habitual, anule todos los esfuerzos, destruyendo los sistemas de estanterías o no aprovechando al máximo sus ventajas.

Tecnología de almacén

Realizando una “auditoría con tus propios ojos”, no se puede ignorar el equipamiento del almacén, que incluye todo tipo de mecanismos diseñados para mover mercancías y materiales en el almacén.

En términos de tecnología, la auditoría se simplifica, ya que todas las partes problemáticas suelen ser bastante obvias, aunque a menudo son ignoradas incluso por aquellos empleados que las encuentran regularmente:

• el equipo está en un estado inadecuado (suciedad y rastros de daños);
• el equipo tiene inscripciones, dibujos, dispositivos que no están previstos en su pasaporte;
• no todo el equipo disponible está involucrado en los procesos;
• hay equipos “abandonados” en el territorio del almacén o complejo;
• en el proceso de trabajo, el equipo se queda sin carga o combustible;
• hay un problema constante de falta de equipo, hay demandas regulares para comprar varias unidades adicionales;
• en presencia de departamentos de servicio que realizan reparaciones en virtud del contrato, también hay sus propias secciones mecánicas y de reparación, donde algo se repara constantemente.

La presencia de los "síntomas" anteriores indica la existencia de los siguientes problemas:

• no hay un horario de trabajo separado para el equipo, consistente con el horario de carga;
• no se han identificado necesidades reales de equipo, no existe relación entre el volumen y la frecuencia de trabajo y el número de unidades de equipo;
• el personal no es personalmente responsable del equipo utilizado;
• el equipo se mantiene y repara sin observar las reglas de trabajo de acuerdo con la hoja de datos.

Sorprendentemente, pero en la práctica es difícil encontrar al menos un almacén, que, según el responsable, no requiere de varias unidades más. equipo de almacén... Y al mismo tiempo, en casi todos los almacenes, puede encontrar oportunidades para reducir su cantidad o aumentar su productividad mediante un uso y mantenimiento racional.

Embalajes y consumibles

Entre todos los almacenes, ya sean industriales o comerciales, apenas existe un 20% donde se detallan con precisión las normas y procedimientos de manipulación de embalajes y consumibles, se definen áreas para su almacenamiento y se asignan los recursos necesarios. Los problemas que surgen con ellos son similares a los problemas con los bienes y materiales, aunque tienen algunos detalles.

Mirando "de una manera nueva" a sus consumibles y materiales de embalajePuede encontrar que:

• no tienen una ubicación de almacenamiento fija, están en desorden en todo el almacén o la empresa;
• no hay datos exactos sobre el número de especies utilizadas y su nomenclatura;
• no están presentes en el sistema de contabilidad de saldos o su cantidad registrada nunca corresponde a la real;
• a pesar de las adquisiciones constantes, regularmente faltan, lo que provoca retrasos en los procesos;
• no existe una regulación vigente sobre su manejo, así como un responsable de su uso y consumo;
• hay quejas regulares de proveedores y clientes sobre el uso de materiales incorrectos.

Estos problemas aparentemente menores pueden tener consecuencias comerciales muy graves:

• sin una contabilidad precisa, nunca se determinará la parte del embalaje y los consumibles en el costo unitario;
• los costos de embalaje y consumibles se asignarán continuamente a los costos generales y generales;
• creará tasas de consumo artificiales que no se seguirán;
• debido a la falta de un área permanente para embalajes y consumibles, los lugares de almacenamiento intermedio estarán en todas partes;
• el desorden de materiales obstaculizará constantemente el paso, se moverán de un lugar a otro según sea necesario.

También debe comprender que la designación de un almacenista y un cargador responsable del embalaje y los consumibles no resolverá el problema. A diferencia de otros problemas del sistema de almacén, éste está completamente cubierto en ausencia de la contabilidad del almacén, que es tan diferente de la contabilidad como la contabilidad es diferente de la financiera. Solo con su funcionamiento eficaz es posible iniciar un uso más racional de los embalajes y consumibles.

Personal del almacén

Los tenderos y los cargadores no se convierten, sino que nacen. Hay buenas razones para esta broma, ya que el personal del almacén es único en sus características. En ninguna parte hay tantas revoluciones y huelgas, en ninguna parte se adelantan tantos ultimátums, y en ninguna parte hay gente tan desinteresada en ausencia de un resultado de calidad. El secreto es que no se sienten como empleados valiosos con valor agregado, pero están acostumbrados a que se les culpe de todo.

Los problemas de este enlace se detectan fácilmente observando su trabajo:

• caminan en grupos y trabajan 2-3 en una operación, proceso;
• siempre hay un observador para uno o dos trabajadores;
• si le pide al capataz o al almacenista que nombre a todas las personas que trabajan en el almacén e indica quién está trabajando en qué proceso en ese momento, no escuchará una respuesta clara;
• cada vez que cambia un número diferente de personas;
• no se siguen las precauciones de seguridad;
• son descuidados con los bienes y materiales;
• usan calzado y ropa no establecidos por las reglas;
• hablan por celular y comen en el lugar equivocado;
• la blasfemia se usa constantemente;
• se permite fumar en el lugar, los empleados visitan la zona de fumadores en grupos de 3 a 10 personas.

Este estado de cosas da lugar a las siguientes conclusiones:

• el almacén es un caos;
• la gestión del almacén no es profesional;
• no hay disciplina de ejecución;
• los procesos de trabajo son manejados por un grupo de “veteranos”, empleados experimentados que están seguros de saber cómo hacer su trabajo y no reconocen las reglas y regulaciones;

En tal situación, se encuentra completamente dependiente de los trabajadores del almacén en relación con el cumplimiento de los pedidos y solicitudes, y ningún sistema salarial mejorará la calidad del trabajo.

De hecho, vale la pena mirar dentro de la sala de fumadores, escuchar la radio en voz alta, ahogar todo lo que hay a su alrededor, ver al personal inquieto que representa una actividad agitada, y esto será suficiente para admitir que hay problemas con el personal del almacén. La única diferencia está en la profundidad de la derrota de esta "enfermedad".

Procesos de almacén

La capacidad de prescribir procesos facilita enormemente la vida de un gerente, permitiéndole organizar el trabajo de la manera más eficiente, ver constantemente la secuencia de operaciones realizadas, comprender quién es responsable de qué parte del trabajo. Pero muchos, habiendo aceptado este método como una receta universal para la eficiencia y comenzando a utilizarlo en el almacén, se enfrentan al rechazo total debido a que, a diferencia del personal del almacén de producción, al no percibir su trabajo como una creación de valor para el cliente y toda la empresa, son indiferentes a los conceptos. tecnologías, su secuencia y cultura de producción. Por lo tanto, esté preparado para el hecho de que no será posible registrar e implementar los procesos de almacenamiento necesarios a la vez.

Entonces, ¿cómo se lleva a cabo una “auditoría con sus propios ojos” en relación con los procesos de almacén? Lo más atractivo de una "auditoría" de este tipo es que no existen almacenes "especiales" ni "únicos", y esto debe tenerse en cuenta. No se deje engañar por las declaraciones de los tenderos, gerentes de almacén e incluso gerentes de complejos de que los métodos propuestos para mejorar la organización del trabajo en el almacén no funcionarán "porque ...": cualquier explicación sigue en qué se diferencia este almacén de los análogos. Pero cualquier almacén está diseñado para realizar las mismas tareas básicas: aceptación, colocación, almacenaje, picking, inventario, envío de mercadería y realizar un conjunto de procesos y operaciones relacionadas con el procesamiento de mercadería (formación de conjuntos, empaque, preparación, etc.).

Por tanto, para determinar qué tan tecnológicos y correctos son los procesos que se llevan a cabo en el almacén, se puede hacer lo siguiente:

1. Solicite todo tipo de documentos de almacén que rigen los procesos de almacén (regulaciones, pedidos, instrucciones, algoritmos, pedidos, pedidos, etc.), y verifique el conocimiento de gerentes y empleados, incluida la relevancia de estos documentos.
2. Verifique que cualquier empleado comprenda la implementación del proceso (pida que explique qué, por qué y por qué lo está haciendo, a qué resultado debería conducir y qué sucederá si el proceso no se completa a tiempo).
3. Intente interrumpir una operación o proceso y observe a qué resultados conducirá, controlando la velocidad de reacción y la toma de decisiones (y determine si se notará algún cambio).
4. Lleve a cabo la certificación de gerentes y empleados utilizando estudios de casos, sugiriendo situaciones condicionales que puedan surgir en el proceso de trabajo en un almacén y pidiéndoles que describan sus acciones. Tarea de ejemplo: un automóvil con mercancías dañadas llegó al almacén, el gerente de compras no está disponible, hasta el final de la jornada laboral, 1 hora, y el conductor tiene prisa por irse. Una vez que se le hayan ocurrido hasta 20 preguntas de este tipo, puede evaluar de manera bastante objetiva la preparación de su personal para una variedad de situaciones.
5. Y finalmente, verifique selectivamente el valor para usted y sus clientes de 2 o 3 operaciones o subprocesos en cada proceso de almacén.

Después de realizar una auditoría de este tipo en su almacén, los gerentes suelen llegar a conclusiones decepcionantes. Los problemas más comunes son:

• la abundancia de procesos y operaciones "no identificados" (no incluidos en el plan), que emplean hasta el 20-30% del tiempo de trabajo;
• los trabajadores del almacén toman decisiones sobre los procesos, guiados por la intuición, nadie conoce la mesa de decisiones, no se entiende que los mismos problemas surgen regularmente y requieren soluciones estándar;
• los documentos de almacén existentes no reflejan los procesos y operaciones reales, sino una amplia gama de documentos requeridos simplemente no existe, y ninguno de los participantes en el proceso ve esto como un problema;
• la mayoría de los procesos y operaciones son llevados a cabo por el grupo de empleados experimentados del "inconsciente público". Esta dependencia se vuelve especialmente notable cuando están enfermos o se van de vacaciones: la productividad del trabajo cae inmediatamente en un 30-40%;
• el nivel de calificaciones de los empleados no corresponde ni al costo de bienes y materiales, ni al costo de los procesos para usted y sus clientes.

Lamentablemente, la ejecución de los procesos en el almacén depende completamente del personal, y esto debe tenerse en cuenta. Pero cuando optimizas los procesos que se llevan a cabo en el almacén, guiándote por el principio "las personas son el valor principal", recuerda que el empleado no solo debe estar listado en tu empresa, sino que realmente debe representar valor y, a su vez, ver valor en ti y en tu empresa. ...

Flujo de documentos y sistema contable

Un problema constante de un almacén, que se encuentra en casi todas las empresas, es la contabilidad del almacén, que, como se mencionó anteriormente, tiene sus propias características en comparación con la contabilidad y las finanzas. Desafortunadamente, esto está lejos de ser entendido siempre por el servicio de contabilidad, que rara vez presta la debida atención a lo que sucede en el almacén: se reciben los bienes y materiales, se cancelan los saldos, a primera vista, todo se tiene en cuenta. Pero el principal problema de la contabilidad del almacén, que merece una "auditoría con los propios ojos", es la relevancia de los datos en el sistema contable y su adecuación en relación con la situación real del almacén.

Para estudiar el sistema de gestión de documentos y contabilidad en el almacén, no es necesario volver a verificar todas las facturas y documentos de gastos. La "auditoría con sus propios ojos" le permite identificar los cuellos de botella, revelando solo la capa superior del problema.

Por lo tanto, para comprender qué tan efectivo es el sistema de gestión contable y documental, puede bajar al almacén y hacer las siguientes preguntas:

• ¿Cómo se cuentan las devoluciones?
• ¿Cómo se contabilizan los activos ilíquidos?
• ¿Cómo se tiene en cuenta la batalla, el matrimonio, la chatarra, el robo?
• ¿Cómo se cuentan los consumibles y los materiales de embalaje?

Estas preguntas son suficientes para descubrir que incluso cuando se trabaja con un programa “ideal” (de 1C a SAP), los remanentes de materiales a menudo no se encuentran en la ubicación de almacenamiento adecuada, su cantidad y nomenclatura no se corresponden con las indicadas en la documentación, existe una discrepancia en el tiempo entre los procesos reales. y su programa (documental) cancelado (mudanza, publicación), por lo que el programa puede contar la misma unidad dos veces. Y mucho más.

Como en otras secciones de "auditoría con sus propios ojos", la presencia de problemas en la contabilidad del almacén también se puede ver fácilmente con sus propios ojos: si se utilizan inscripciones hechas a mano para identificar bienes y materiales en el almacén, si los documentos están dispersos, si puede encontrar papel adherido al palet con una inscripción como "Recoja al tendero Petrov mañana por la mañana", luego recuerde: es posible que tenga contabilidad, pero falta la contabilidad del almacén como un sistema y uno de los principios más importantes de la organización del trabajo en la empresa.

Organización de trabajo

Casi todas las empresas de hoy hacen declaraciones sobre el almacén ideal. Por supuesto, dado que nuestros almacenes solían ser más como cuarteles: un hermoso edificio moderno, los sistemas de estanterías galvanizadas y las modernas carretillas elevadoras japonesas o alemanas de hoy pueden tomarse como criterios para un almacén ideal. Pero esta imagen es engañosa, no siempre ayuda a completar con éxito una asignación de trabajo.

Un almacén ideal, como una producción ideal, no depende de la imagen, equipos y tecnologías externas. Su "idealidad", ante todo, depende de la organización del trabajo. Este concepto a menudo se ignora en muchos almacenes, donde la capacidad y el tamaño se consideran lo principal. Mucha gente olvida que el almacén no está destinado al almacenamiento, sino al procesamiento, y los indicadores modernos de la eficiencia del almacén no son los volúmenes de materiales almacenados, sino, en primer lugar, la cantidad de artículos recolectados por cambio de línea y la cantidad de pedidos procesados \u200b\u200bsimultáneamente. Y para lograr estos indicadores, es fundamental una organización eficaz del trabajo.

Para identificar problemas en la organización del trabajo en el almacén, realizando una "auditoría con sus propios ojos", es suficiente observar:

• cumplimiento del horario de inicio y fin de jornada laboral;
• organización de lugares de trabajo;
• proporcionar recursos para procesos y operaciones;
• transferencia de turnos;
• proceso de resolución de problemas y toma de decisiones;
• modo de seguridad y limpieza en el almacén;
• el proceso de recibir asignaciones y asignar trabajo.

Desafortunadamente, es casi seguro que verá:

• pérdida de tiempo innecesaria e ineficaz;
• decisiones ineficaces e ilógicas;
• negligencia, pereza y libertinaje;
• liderazgo analfabeto a todos los niveles;
• lugares de trabajo abarrotados;
• búsqueda constante de documentos, soluciones, personas.

Ninguno de los equipos garantizará la presencia de sentido común, experiencia, una actitud sincera y responsable en el trabajo y un equipo muy unido, y la creación de un almacén, como la producción, la cultura es imposible sin estos factores.

Por supuesto, esperamos que después de realizar una "auditoría con sus propios ojos", no encuentre ninguno de los problemas anteriores. Si bien esto es poco probable, existe un potencial de mejora incluso en el sistema más avanzado. Lo principal es no tener miedo a los cambios.

Finalmente, revelaremos el principal secreto para detectar problemas en el almacén: esta es la presencia de sillas, sofás, sillones, etc. Si durante la "auditoría con sus propios ojos" ve un par de sillas de plástico en el área de carga / recepción o un sofá viejo en el área de almacenamiento o manipulación, entonces esto solo es suficiente para comprender: ¡es hora de comenzar a planificar cambios!

Nosotros, por nuestra parte, recomendamos que venga regularmente al almacén y organice tales "auditorías con sus propios ojos" arbitrarios para sus colegas y subordinados, ya que mucho depende del trabajo del almacén: sin los pedidos enviados a tiempo y las materias primas recibidas a tiempo para la producción, la empresa nunca trabajar de manera armoniosa y eficiente como un solo organismo sano.

Puede hacer preguntas a Stanislav Zinchenko en los comentarios a continuación.

La correcta organización del trabajo y distribución de los empleados para operaciones específicas permite lograr la coherencia de sus acciones y, en última instancia, conduce a la minimización de costos y un aumento de la eficiencia del almacén.

Descripción y diagrama del proceso de aceptación, colocación y almacenamiento de productos terminados

Los productos terminados, vertidos y empaquetados en varios tipos de contenedores, se transportan al territorio del complejo de almacenes. Además, los supervisores de turno de los almacenes individuales controlan la cantidad y el tipo de productos recibidos y se preparan los documentos de envío. Dentro del almacén, los almacenistas clasifican los productos y los distribuyen los cargadores en estanterías. El operador de turno documenta todos los procesos de descarga, recepción y almacenamiento de productos, manteniendo un registro estricto de la cantidad de productos que entran y salen del almacén. El informe generado sobre las operaciones realizadas durante el turno se envía al operador jefe del almacén.

El supervisor de turno proporciona el control sobre las condiciones de almacenamiento de los productos terminados, el operador de turno documenta los resultados. Montaje y desmontaje equipo necesario, así como su mantenimiento lo realiza un mecánico de almacén.

La descarga de los productos y su envío a la venta se realiza en coordinación con el trabajo del Departamento Comercial y se realiza solo si existen documentos que confirmen el pedido de las autoridades. Estos procesos también son controlados por el supervisor de turno y el operador de turno.

La gestión de todas las operaciones del almacén corre a cargo del jefe del complejo de almacenes, la organización de los procesos la lleva a cabo el jefe del almacén y su adjunto, cuyas funciones también incluyen la selección de equipos de servicio, el establecimiento de modos de almacenamiento, etc. Todas las manipulaciones con productos terminados se controlan y documentan estrictamente.

Justificación de la selección de los elementos de calidad que deben comprobarse

El proceso de recepción y almacenamiento de productos terminados en las instalaciones del complejo de almacenes es bastante complicado. Para mantener la alta eficiencia del departamento, los empleados deben estar bien capacitados y seguir estrictamente las descripciones de funciones. Los siguientes son los pasos del proceso en los que es más probable que se encuentren no conformidades:

1. Control de aceptación de productos en términos de cantidad y calidad. En caso de un control de calidad deficiente de los productos, se puede violar el informe del almacén y la empresa incurrirá en pérdidas no contabilizadas. 2. Colocación de productos en el almacén. En caso de un trabajo insatisfactorio de los cargadores y almacenistas, pueden producirse embalajes o contenedores de productos dañados. Esto es inaceptable en una empresa de procesamiento de alimentos, ya que como resultado de esto, puede ocurrir la contaminación de productos o / o o la introducción de químicos en ellos, lo que implicará el costo del matrimonio. 3. Almacenamiento de productos. Si se violan las condiciones de almacenamiento, los productos pueden volverse inutilizables, lo que conllevará altos costos para el matrimonio.

Programa de auditoria

Las principales tareas de la auditoría son: establecer la competencia de los empleados, su conocimiento de la documentación reglamentaria más reciente, la calidad y el cumplimiento de los procesos de producción declarados con las reglamentaciones (anexo). La auditoría incluirá la verificación de la documentación de la empresa, el conocimiento de los gerentes sobre el trabajo y la efectividad del departamento auditado, auditar a los empleados del departamento en el sitio, verificar las condiciones para el cumplimiento de las tareas asignadas al departamento.

La auditoría interna del departamento de operaciones de almacén revelará las razones de la disminución de la eficiencia del departamento y llevará la calidad de los procesos que se llevan a cabo en él a un nuevo nivel.

Elementos del sistema de calidad a verificar durante la auditoría:

1. Responsabilidad de la gestión.

2. Manejo de documentación y datos (mantenimiento de logs e informes sobre la aceptación y despacho de productos terminados para la venta).

3. Gestión de equipos de control y otros.

4. Gestión de procesos (control sobre el cumplimiento de las funciones de los trabajadores del almacén).

5. Gestión de productos no conformes (identificación de productos no conformes y envío para su eliminación).

6. Operaciones de carga y descarga, almacenamiento.

7. Cumplimiento de las condiciones de aceptación y almacenamiento de productos con indicadores estándar.

8. Gestión del registro de datos.

9. Mantenimiento.

10. Formación de personal.

Matriz de responsabilidad de auditoría

Programa de auditoría de la unidad

Elaboración de una lista de verificación

Cuestionario de auditor

Elaboración de un informe de auditoría