Y 20 de la Instrucción sobre el procedimiento para la formación, mantenimiento y almacenamiento de archivos personales de los empleados, aprobada por resolución del Belkomarchiv de fecha 26 de marzo de 2004 N° 2 (en adelante, la Instrucción), se establece que los los archivos se almacenan en el departamento de personal por separado de otros archivos.

Para registrar y garantizar la seguridad de los archivos personales, se lleva un diario (libro) de registros personales, cuya forma se establece en el Anexo 5 de la Instrucción. Al registrar un archivo personal en una revista (libro), se completan las siguientes columnas: número de archivo personal; apellido, nombre, patronímico del empleado; fecha de registro del caso; nota de baja.

El número de expediente personal es su número de registro serial asignado al expediente personal al registrarse, es decir al registrarse en una revista (libro).

La fecha de registro de un archivo personal es la fecha de registro de un archivo personal en el diario (libro) de registro de archivos personales. La inscripción de un expediente personal debe realizarse el día en que se incluye copia de la orden (instrucción, decisión, resolución) de contratación (designación para un cargo).

La orden de contratación de Yanushevich Iosif Pavlovich se firmó el 26 de marzo de 2007. Se redactó y certificó una copia de esta orden en a su debido tiempo 28 de marzo, y fue trasladado al departamento de personal el 31 de marzo y el mismo día incluido en el expediente personal del empleado. En consecuencia, el expediente personal de Yanushevich Iosif Pavlovich se considerará formado el 31 de marzo de 2007, y el mismo día deberá registrarse en el diario (libro) de registros personales.

Si la organización no mantuvo un diario (libro) para registrar asuntos personales, luego del establecimiento del diario (libro) correspondiente, todos los archivos personales de los empleados disponibles en el servicio de personal deben registrarse simultáneamente.

En la columna "Marca en la baja" se indica la fecha de transferencia del archivo personal del servicio de personal al archivo de la organización, y también se coloca la firma de la persona que emitió la marca correspondiente. Esta fecha corresponde a la fecha del inventario de los asuntos de la unidad estructural, compilada en el servicio de personal al transferir documentos al archivo de la organización. La fecha al final del inventario la fija el empleado del departamento de personal y el jefe del archivo de la organización (la persona responsable del archivo) después de completar el procedimiento para recibir y transferir archivos personales. Antes de ser transferidos al archivo, los expedientes personales de los empleados despedidos continúan registrándose en el servicio de personal.

En el apéndice se proporciona un ejemplo del diseño de un diario (libro) para la contabilidad de asuntos personales.

Para asegurar la pronta búsqueda de archivos personales, además del diario (libro), también es recomendable mantener un archivo alfabético auxiliar ( nota 1). Es racional mantener un archivador alfabético en caso de que los archivos personales estén sistematizados en el servicio de personal no alfabéticamente por los nombres de los empleados, sino en orden. números de registro expedientes personales (el inciso 19 de la Instrucción permite tanto el orden de sistematización de los expedientes personales en el trabajo de oficina). Los actos jurídicos normativos no definen la forma de una ficha de registro de expediente personal, por lo que se elabora arbitrariamente. Tampoco se ha establecido la estructura obligatoria de dicho archivador. Al mismo tiempo, parece adecuado dividir el archivo de fichas alfabéticas en dos bloques: los archivos personales de los empleados y los archivos personales de los despedidos. A medida que los empleados se van, las tarjetas se moverán del primer bloque al segundo. De último bloque las tarjetas alfabéticas se transferirán al archivo de la organización simultáneamente con los archivos personales, donde se formarán en el archivo de referencia del archivo.

En el servicio de personal se pueden mantener otros archivadores auxiliares, formados según varios criterios, por ejemplo: un archivador de forma estructural y alfabética ( nota 2), archivadores separados para los archivos personales de los pensionistas que trabajan en la organización, empleados con grados académicos (títulos), etc. Los archivadores auxiliares son de gran ayuda para encontrar rápidamente la información necesaria al preparar informes de recursos humanos y completar formularios estadísticos.

Nota 1. Además del índice de tarjeta alfabético especial, los números de archivos personales también pueden registrarse en las tarjetas de registro personal de los empleados f.T-2.

Nota 2. En tal archivo de tarjetas, las tarjetas para asuntos personales se distribuyen por divisiones estructurales y dentro de las divisiones estructurales, alfabéticamente por apellidos. Esto le permite seleccionar rápidamente los archivos personales de todos los empleados de la unidad estructural requerida.

Una organización que mantiene los archivos personales de los empleados, por conveniencia de su contabilidad, inicia un diario apropiado. Este documento no es válido acto normativo a nivel de legislación federal e incluso regional no se proporciona, por lo tanto, el empleador desarrolla su formulario por sí mismo y lo aprueba por su orden u orden.

El diario como tal facilita el trabajo con los datos personales de los empleados, los cuales están organizados en subcarpetas:

• toda la información está sistematizada;
• su búsqueda lleva poco tiempo;
• conveniente de usar;
• asegurado Nivel óptimo protección de datos personales de terceros;
• después de todo, se ve estéticamente agradable.

Como ya hemos dicho, este procedimiento de almacenamiento de datos personales se utiliza principalmente en la función pública, donde es obligatorio. Por lo tanto, el enfoque allí es bastante serio:

• los documentos de los empleados despedidos y actuales se almacenan por separado;
• por regla general, el almacenamiento de estos documentos es una habitación separada o una habitación aislada;
• todos los papeles y carpetas se colocan en gabinetes metálicos, excluyendo el acceso de terceros;
• solo unos pocos empleados especialmente designados tienen acceso a las instalaciones o al almacenamiento.

Esto no es todo. Para familiarizarse con el contenido de su caso, y un funcionario está obligado a familiarizarse con su contenido al menos una vez al año, se asigna un lugar separado, por regla general, se encuentra en una instalación de almacenamiento, pero, dependiendo de el metraje y las capacidades de la organización, también se puede asignar una sala separada.

Esto, como ya se mencionó, para los gobiernos, para todas las demás organizaciones, las reglas y los procedimientos de almacenamiento son establecidos por la administración de la empresa, pero con un requisito férreo que prescribe la ley: los datos personales de los empleados deben protegerse y nadie puede violar el régimen de confidencialidad.

El registro de antecedentes personales de los trabajadores, del que ofrecemos un ejemplo a continuación, se utiliza, por regla general, para registrar el hecho de que una persona específica y para un propósito específico se ha familiarizado con información personal de un caso particular. En general, usan una tarjeta de conocimiento para esto, que en realidad se almacena, pero es más conveniente usar el diario para los inspectores: puede ver de inmediato cómo se está trabajando en esta sección de gestión de registros de personal en la organización.

Reglas para el registro y llenado.

No existe un formulario único para llevar un registro de casos. Puede cambiar de forma independiente las reglas de registro y llenado. Suele incluir columnas:

• número de expediente personal;
• NOMBRE COMPLETO. empleado;
• fecha de admisión (fecha de registro del expediente personal), fecha y número de la orden de empleo;
• título profesional;
• subdivisión estructural;
• fecha de despido (fecha de cierre del expediente personal), fecha y número de la orden de terminación contrato de empleo con un empleado (despido);
• si es necesario, puede utilizar la columna "Notas".

Para búsqueda rápida además, puede hacer una revista en forma de libro alfabético con un corte a la derecha, asignando páginas separadas a cada letra. Por la primera letra del apellido del empleado, será fácil encontrar la página deseada. Un cuaderno A4 normal a cuadros con tapa dura servirá como brújula en numerosas cajas fuertes con estuches. Es suficiente ingresar su nombre completo en él. empleado y número de caso.

Cuando se contrata a un empleado, se elabora un archivo personal para él: un conjunto especial de documentos que contiene todos Información necesaria sobre el empleado Todos los casos se registran en un diario especial o libro de registros de asuntos personales en orden cronológico de recepción de empleados en la organización.

cita del libro

El libro de contabilidad para los archivos personales de los empleados es necesario para registrar y garantizar la seguridad de todos los documentos para los empleados contratados. Su propósito es ingresar información clara y cronológicamente sobre cuáles de los empleados y en qué fecha se presentaron los casos. Es posible que no se proporcione información para todo el personal de la organización, ya que no todas las entidades comerciales están obligadas a formar archivos personales. Este párrafo se refiere Instituciones públicas para los cuales dicha obligación está establecida por la ley.

Únicamente se registrarán en el libro de contabilidad los expedientes personales de los empleados sobre los que la empresa extienda estos documentos. Sin embargo, muchas organizaciones deciden archivar archivos para todos los empleados contratados, ya que esto es muy conveniente al realizar la gestión de registros de personal. Los documentos para cada empleado están en carpetas numeradas separadas, almacenadas de acuerdo con las reglas establecidas.

Las ventajas de mantener archivos personales y un diario de su registro se pueden considerar:

1. Organización de gestión de registros de personal de alta calidad en la empresa;
2. Simplicidad en la búsqueda de documentos para cualquiera de los empleados;
3. Capacidad para mantener registros de personal de acuerdo con la legislación de la Federación Rusa.

Importante: si una empresa elabora casos para el personal, también se debe llevar un libro de su registro, según el cual puede rastrear el movimiento de estos documentos en la organización.

Cómo organizar un libro

El libro de registro de casos, como cualquier otro libro de contabilidad, debe diseñarse en consecuencia. Dado que las entidades económicas (excepto las instituciones estatales) no están obligadas a mantener este registro contable, tienen derecho a utilizar un formulario estándar o desarrollarlo por su cuenta. Sería correcto fijar esta forma del diario en la documentación sobre la gestión de registros de personal como una aplicación, por ejemplo, a la regulación sobre registros de personal en la empresa.

El libro de asuntos personales deberá estar numerado sin falta, y la primera hoja de asientos se numerará a partir del número "2". Las hojas están numeradas sin espacios en blanco en estricto orden cronológico. Además, el libro debe estar atado, es decir, cosido con hilos fuertes en 2-3 pinchazos. Los extremos de los hilos se sacan hacia la parte posterior del libro y se dejan de 5 a 6 cm de largo.

Se pega una etiqueta especial encima de ellos para la firma de certificación de un empleado autorizado y se coloca el sello de la organización. En cuanto a la firma de certificación, por regla general, la coloca el jefe de la organización o la persona responsable de mantener los archivos personales de los empleados. Además, se coloca la fecha en que se colocó la revista y el sello, parte del cual debe estar en la etiqueta y la otra, directamente en la revista.

Lo principal a lo que debe prestar atención al registrar un libro para registrar archivos personales:

1. La portada debe contener el nombre de la organización, el nombre del libro en sí y la fecha en que se inició;
2. Debe estar atado;
3. Todas las hojas deben estar numeradas;
4. Debe tener una pegatina con la firma de una persona autorizada y el sello de la organización.

En cuanto al contenido interno de dicho libro de contabilidad, una organización no gubernamental tiene derecho a desarrollar de forma independiente la forma de sus hojas y decidir qué información contendrá el libro.

Información a incluir en el libro.

Dado que dicho libro contiene información sobre qué casos particulares de empleados se registraron en la empresa, la mayoría de las veces incluye los siguientes datos:

1. El número del expediente personal en orden (también se indica en el propio expediente personal para simplificar la búsqueda);
2. Fecha de establecimiento de un archivo personal: todas las fechas deben publicarse en orden cronológico;
3. Datos directamente relacionados con el empleado, incluyendo nombre completo, su número de personal, cargo en la preparación del caso;
4. La fecha de cierre del expediente personal, cuando el empleado deja la organización;
5. Lugar de almacenamiento de un archivo personal cerrado;
6. Nota: cualquier información necesaria para la implementación de una contabilidad de alta calidad de los archivos personales de los empleados.

Toda esta información se presenta en el libro de asuntos personales en una tabla especial con columnas, que también están sujetas a numeración. Cada una de las filas de la tabla está numerada en orden cronológico sin espacios, borrones o correcciones. Si, no obstante, se cometió un error al realizar los asientos, deberá corregirse, y el asiento corregido deberá certificarse con la firma de una persona autorizada y la inscripción “Creer corregido” indicando la fecha en que se realizó el asiento correctivo.

Importante: la información contenida en el libro de contabilidad, como cualquier otro dato en trabajo de oficina de personal, debe tener acceso restringido.

En otras palabras, el registro debe mantenerse alejado de personas no autorizadas que puedan utilizar los datos disponibles.

Además del registro de asuntos personales, puede crear una especie de índice de tarjeta, que contendrá tarjetas con información sobre asuntos personales y documentos en ellas para cada empleado. La creación de dicho directorio no es obligatoria, sino de carácter consultivo para simplificar los registros de personal en la empresa.

Cuando están haciendo relaciones laborales se inicia un expediente personal, que se inscribe en el registro. A continuación se muestra una muestra de ello. En el artículo responderemos preguntas de interés respecto al trabajo con el documento anterior.

Su formación comienza desde el momento en que se emite la orden de empleo y se lleva a cabo hasta el despido. La dirección de la empresa no tiene obligación de formalizar los expedientes de los empleados. De acuerdo con el Decreto del Presidente de la Federación Rusa del 30 de mayo de 2006 No. 609, se aplica solo al estado y autoridades municipales autoridades.

A pesar de esto, muchas empresas han sido acusadas de servicios de personal mantenimiento de este documento. Posteriormente, esto simplifica enormemente el trabajo, ya que toda la información está sistematizada y su búsqueda lleva un tiempo mínimo.

Qué consta en el expediente personal del empleado

Esta es una carpeta con documentos (copias) cosidos para un empleado individual. Considere la lista:

• aplicacion de trabajo;
• con acuerdos adicionales;
• hoja personal en registros de personal;
• un cuestionario autoescrito o una autobiografía;
• una copia del diploma de educación;
• descripción del trabajo;
• características, cartas de recomendación;
• fotocopias de pasaportes, actas de matrimonio, actas de nacimiento de los hijos;
• extractos de órdenes de personal (traslado a un puesto, representaciones);
• premios, promociones;
• violaciones, ;
• otros documentos.

Cómo archivar el expediente personal de un empleado

Completa la página de título. Indicar apellido, nombre, patronímico, fecha de inicio de obra (coincide con el día de radicación de la causa) y número asignado. Escriba las entradas con letra clara, en tinta azul, negra o morada. Evite los borrones y las correcciones.

Asegúrese de hacer una descripción de la información en su carpeta personal. Para cada documento, se muestra la siguiente información:

• Nombre;
• fecha de presentación;
• número de hojas;
• el inventario está certificado por un especialista autorizado.

Cuando se retira un documento de la carpeta, se coloca una marca en el inventario interno. Adjuntan un certificado sustituto, que refleja cuándo, por quién, para qué, por cuánto tiempo se tomó el papel. Se certifica con firmas al empleado autorizado y al que lo recibió. El retiro solo es posible con el permiso del jefe de la empresa o del jefe del departamento de personal.

A veces es necesario hacer correcciones a la portada o al inventario de documentos. Esto sucede cuando una persona cambia su apellido u otros datos, y también si la información aclaratoria difiere de los datos ya ingresados ​​(el patronímico está escrito incorrectamente). En esta situación, el oficial de personal debe certificar las correcciones realizadas con el sello de la empresa y su firma..

No olvides la fotografía. En el reverso de la imagen, se escribe el apellido, el nombre y el patronímico del empleado representado. La información está certificada por un especialista en personal y el sello del empleador. Introduce la fecha de la foto.

Todas las carpetas están grapadas y fijadas en el registro de registro.

Llevar archivos personales de los empleados.

Los documentos se almacenan en un gabinete a prueba de fuego, que está cerrado y sellado.

El jefe del departamento de personal y el especialista que trabaja con estos documentos tienen acceso a la base de datos de carpetas personales. Es designado por orden y es instruido. El oficial de personal también está obligado a familiarizarse con la firma adoptada en la empresa.

Si es necesario, la información puede ser utilizada por el supervisor inmediato del empleado. Para obtener información, la persona interesada se pone en contacto con el jefe del departamento de personal o la empresa. Se emite una orden para familiarizarse con los documentos. Solo se proporciona la información que cumple con la solicitud solicitada. Antes de recibir la información de interés, el jefe de departamento u otro funcionario se familiariza con el Reglamento sobre los datos personales de los empleados aprobado en la empresa y lo certifica con su firma.

Sólo el empleado tiene libre acceso a su trabajo. Se le puede expedir contra firma antes del final de la jornada laboral. Luego la carpeta vuelve a su lugar.

¿Cuántos años se conservan los archivos personales de los empleados?

Después del despido o la jubilación, las carpetas pueden transferirse a un nuevo lugar de trabajo (a pedido especial) o enviarse al archivo.

Al mismo tiempo, el período de almacenamiento de documentos en el departamento de personal es: 10 años para los funcionarios y tres años para todos los demás.

Cuando un caso se transfiere al archivo, se grapa, numera y describe. Almacenado durante 75 años.

Una vez vencido el plazo, los documentos son destruidos. Sin embargo, los datos personales de los ciudadanos que ocuparon cargos de liderazgo, que tuvieron premios y títulos gubernamentales, se almacenan de forma permanente.

La gestión de los asuntos de los empleados requiere tiempo y recursos de personal adicionales. Pero una base de datos bien formada es un buen asistente en el trabajo de la empresa.

Cada empresa se prueba de vez en cuando sobre el tipo de almacenamiento y procesamiento de datos personales de cada empleado empleado. Si hay alguna inconsistencia, es necesario familiarizarse con los términos de la legislación y prepararse lo más posible para todo tipo de controles.

En los últimos 6 años, la legislatura a menudo ha prestado atención a la protección de datos personales en la empresa. En el transcurso de este tiempo, se adoptó la Ley de Datos Personales y se realizaron cambios adicionales a Código de Trabajo radiofrecuencia Es él quien ahora regula la protección de datos personales de un empleado y se introduce en forma de normas adicionales. Esto debe orientar a toda persona que se relacione con dicha información.

Reglas para el almacenamiento y procesamiento de archivos personales de los empleados.

Al crear un archivo personal de un empleado, debe tener en cuenta algunos de los matices:

• Los documentos de uso temporal en el archivo personal no deben serlo. Es decir, los documentos temporales deben almacenarse separados de los permanentes;
• Tenga cuidado de excluir los documentos originales del archivo personal para almacenamiento permanente;
• Cada documento debe presentarse en una sola versión;
• Un archivo en el archivo no debe exceder más de 40 milímetros (4 cm);
• La carpeta principal debe contener tanto documentos como anexos explicativos de los mismos.

Tenga en cuenta que ley Federal está prohibido exponer e incluir en el procesamiento información sobre el empleado. Estamos hablando de relaciones religiosas y políticas, datos sobre la vida privada, sin permiso por escrito. Los datos personales se pueden utilizar en forma de empleo o teniendo en cuenta la promoción de un empleado, garantizando la seguridad y protección de la propiedad del empleado.

¿Cómo archivar el expediente personal de un empleado?

Los archivos personales deben archivarse de manera uniforme y ordenada. Esto evita la pérdida de documentación extremadamente importante.

El expediente personal del trabajador se integra de la siguiente manera:

• La hoja principal contiene todos los datos del empleado: apellido, nombre y patronímico, así como la fecha de apertura del expediente personal;
• Si están almacenados en la misma carpeta, ordénelos alfabéticamente para facilitar el trabajo posterior;
• Mantenga un registro de la cantidad total de páginas en un caso. La cantidad no debe exceder las 250 unidades.

La necesidad de un registro de archivos personales de los empleados

La necesidad de este diario existe para cada empresa. No existe un formato de diario único. Pero puedes crearlo tú mismo o comprarlo en la tienda. El contenido puede variar dependiendo de las actividades de la organización.

La revista contiene datos sobre archivos personales que alguna vez se archivaron en una organización en particular. En una columna similar, se ingresa información personal adicional, fecha, apellido, nombre y patronímico del empleado, etc. El cierre del caso va acompañado de una entrada de registro en la forma del motivo y la fecha del cierre. Si se ingresan datos opcionales en el formulario del caso del empleado, puede usar una columna adicional llamada - Nota.

¿Necesito llevar un registro de los empleados que salen en viajes de negocios?

Hoy existe una orden, según la cual se elabora un registro de personas que realizaron un viaje de negocios.

De acuerdo con las nuevas reglas, cada gerente debe llevar registros de sus propios empleados que son enviados en viajes de negocios tanto por el territorio Federación Rusa así como a países extranjeros. Para llevar a cabo esta contabilidad, se requieren dos formas de registro de los empleados que han realizado un viaje de negocios:

1. Diario de empleados que se fueron de viaje de negocios;
2. Registro de empleados que llegaron de un viaje de negocios.

Para organizar la contabilidad de los trabajadores de viajes, el jefe de la empresa debe designar a una persona autorizada que se encargue de registrar las salidas y llegadas. Además, el empleador debe llevar un registro de salida y llegada durante cinco años a partir de la fecha de registro.

¿Cuánto tiempo se conserva el archivo personal de un empleado?

La legislación obliga a cada titular de la empresa a almacenar los datos que se van creando a lo largo del tiempo. El departamento de recursos humanos es responsable de esto. Además, la ley de sociedades anónimas y la LLC está obligada a conservar dichos documentos. Éstas incluyen:

• pedidos;
• reglamentos;
• Documentos sobre el personal y similares.

Hoy en día, los archivos personales deben mantenerse en el archivo durante 75 años. Sin embargo Autoridades estatales planea recortar este período cuatro veces, ahorrando presupuesto dinero. De hecho, para el almacenamiento de un caso, los costos son de unos 40 rublos al año.