La formación está destinada principalmente a aspirantes a asistentes ejecutivos que estén centrados en el crecimiento profesional y quieran organizar su trabajo para que les proporcione el máximo placer con un mínimo de esfuerzo.

El programa también será de interés para profesionales experimentados cuyas responsabilidades profesionales incluyan el desempeño de funciones administrativas de apoyo a la gestión.

El programa se desarrolla de acuerdo con estándar profesional "organizacional y soporte de documentación gestión de la organización".

Al finalizar la capacitación, se le emitirá Certificado de formación avanzada de la forma establecida " Gestión de las actividades administrativas y económicas de la organización. ".

Programa de entrenamiento

• El papel del subdirector en la organización de los procesos comerciales.
  • Subdirector - coordinador y organizador del trabajo en la oficina.
  • Requisitos de cualidades profesionales y personales de un subdirector.
  • Tareas, responsabilidades y competencias de un subgerente.
  • El lugar del subdirector en el equipo directivo y la jerarquía de servicios.
  • Confianza profesional y posición activa en el trabajo.
  • Cultura de relación con el directivo, compañeros y capacidad para establecer prioridades.
  • Lealtad y confidencialidad en el trabajo de un asistente ejecutivo.
• Imagen empresarial positiva y etiqueta empresarial como componentes del éxito de un subdirector.
  • Conceptos de imagen y etiqueta empresarial.
  • Imagen y carrera.
  • El papel del subdirector en la creación de la imagen de gerente y imagen corporativa organizaciones.
• Imagen externa (dimensional) del subdirector.
  • Imagen empresarial de un subgerente.
  • Requisitos de vestimenta y apariencia. empresario.
  • Estilo de ropa de negocios (Business high, Business tradicional, Business casual, Viaje de negocios, Business A5).
  • Requisitos básicos para la apariencia de una mujer de negocios (higiene personal, corte de pelo, maquillaje, perfumes).
  • Cosas inaceptables en la imagen corporativa de una empresa.
  • El lugar y el papel del código de vestimenta corporativo en el mantenimiento/creación de la imagen de la empresa.
  • Los deberes del subgerente son mantener cultura corporativa e imagen.
• Estándares de cultura corporativa.
  • Reglas para saludos y presentaciones.
  • El orden y las formas de las representaciones (en la sociedad, en el trabajo, representación personal).
  • Dirigirse a "usted" - "usted" (criterios de edad, reglas para cambiar a "usted").
  • Etiqueta comercial (tipos Cartas de negocios, reglas para la emisión y presentación de tarjetas de visita).
  • Espacio interpersonal (entre compañeros, entre un líder y subordinados, en un equipo, en la sociedad).
  • Cómo comportarse en su oficina/recepción al recibir invitados.
  • Reglas de conducta al ingresar a la oficina de un gerente o socio comercial.
  • El significado de la postura y la marcha.
  • El significado de las expresiones faciales y los gestos.
• Organización trabajo eficiente recepción.
  • Organización eficaz del lugar de trabajo del subdirector.
  • Diseño de oficinas e interiorismo de la zona de recepción.
  • Recibir y despedir visitantes. Características de recibir y despedir a viajeros de negocios, delegaciones, invitados VIP.
  • Conceptos básicos de la hostelería en la oficina. Tipos de servicio al huésped y servicio de mesa (autoservicio, servicio parcial, servicio completo).
• Organización de viajes de negocios para el gerente.
  • Elaboración del programa de trabajo.
  • Información y soporte documentado para el trabajo del directivo.
  • Solicitar billetes y reservas de hotel. Organización del traslado.
  • Características de la preparación de un viaje al extranjero.
• Organización de eventos empresariales (reuniones, negociaciones, conferencias).
  • Elaboración de materiales informativos y de referencia y locales para el evento.
  • Preparación de discursos públicos del líder.
  • Reunirse con socios comerciales en el aeropuerto, estación de tren, cerca del lugar del evento.
  • Reglas para sentarse en los automóviles.
  • Asientos en la mesa de conferencias y colocación de banderas.
  • Asistir al gerente durante las negociaciones comerciales.
  • Documentación de eventos empresariales. Vídeo, audio, fotografía.
  • Organización de un programa cultural y selección de regalos empresariales.
  • Despedir a los invitados.
• Gestión del tiempo.
  • Elementos de la gestión del tiempo.
  • Razones de la falta de tiempo.
  • Creación de un sistema de gestión del tiempo personal.
  • Establecimiento de prioridades (principio de Pareto, matriz de Eisenhower, análisis ABC).
• Optimización del trabajo de un subdirector: gestión del tiempo.
  • Planificación operativa y de largo plazo: establecer la necesaria autodisciplina.
  • Clasificación de tareas por urgencia, importancia e intensidad energética, teniendo en cuenta características personales.
  • Planificar el trabajo conjunto del gerente y subgerente.
  • Planificación y organización de la jornada laboral del directivo.
• Etiqueta para eventos corporativos y oficiales.
  • Tipos y características de eventos oficiales: diurno-noche, con asientos, sin asientos.
  • Normas de servicio según recepción.
  • Invitaciones a eventos oficiales. Responder a invitaciones.
  • Código de vestimenta para eventos corporativos.
  • Normas de conducta en eventos corporativos.
  • Tiempo de asistencia a eventos corporativos.
• Organización de reuniones de negocios en cafetería/restaurante.
  • Elegir un lugar de reunión.
  • Conocer y despedir a socios comerciales.
  • Sentarse a la mesa.
  • Cómo realizar un pedido y realizar un pago correctamente.
• Comunicación efectiva en el trabajo de un subdirector.
  • Interacción con el gerente y compañeros.
  • Gestión del flujo de información.
  • Organización del proceso de comunicación.
  • Barreras de comunicación y formas de superarlas. Técnica de conversación corta.
  • Desarrollo de habilidades para establecer contactos y llevar a cabo conversaciones comerciales.
• Etiqueta telefónica y habilidades de comunicación telefónica.
  • Características de una conversación telefónica empresarial.
  • Imagen telefónica de la empresa. Cómo contestar correctamente las llamadas entrantes.
  • Normas de etiqueta telefónica: formas de presentaciones y despedidas.
  • Inicio y fin de la comunicación telefónica. Reglas para llevar a cabo una conversación telefónica comercial cuando llama.
  • Cómo controlar una conversación sin dejar de ser educado. Rechazo cortés.
• • La cultura del discurso empresarial y oficial. estilo de negocios documentos de gestión.
  • Normas léxicas y normas gramaticales de la lengua rusa moderna.
  • Errores de habla típicos en textos documentales.
  • Idioma de los documentos oficiales. Requisitos básicos para el estilo de redacción de documentos oficiales.
• Estilo comercial escrito para transmitir información y carta comercial.
  • Elaboración de textos estándar y stencil.
  • Principales tipos de cartas comerciales.
  • Reglas de etiqueta al escribir cartas comerciales.
• Etiqueta - Etiqueta de redacción de correos electrónicos(de acuerdo con los requisitos de la etiqueta comercial internacional).
  • Concepto de red. Diferencia correo electrónico del papel.
  • Estilo de correo electrónico empresarial.
  • Requisitos para redactar una carta comercial electrónica.
  • Iniciar y finalizar correspondencia comercial por correo electrónico.
• Trabajo de oficina para subgerente.
  • Requisitos básicos para la elaboración de documentación organizativa y administrativa (ORD).
  • Composición de los detalles ORD.
  • Requisitos para los formularios de documentos.
  • Registro de detalles de documentos permanentes y variables.
  • Tipos de documentos: organizativos, administrativos, de referencia e informativos.
  • Reglas de compilación y diseño. varios tipos documentos (reglamentos, instrucciones, órdenes, protocolos, certificados, cartas, etc.).

Un subgerente eficaz: Etiqueta de negocios y habilidades profesionales

El programa está dirigido a asistentes ejecutivos, jefes de secretaría, directores de empresas y subsecretarias. También es útil para secretarias y jefes de oficina y todos los empleados que, por la naturaleza de su trabajo, tienen que comunicarse con clientes y simplemente visitantes de la organización.

Al finalizar la capacitación, los participantes podrán:

Programa del seminario:

1. Subdirector y su papel en el trabajo de la organización.

1.1. Código de vestimenta de negocios

• ¿Qué es un código de vestimenta empresarial?
• Ropa de negocios para mujeres.
• Ropa de negocios para hombres.
• Color de ropa en un entorno empresarial.
• No te olvides de los accesorios

1.2. Interior de oficina

• Oficina central
• Recepción

1.3. Trabajar con visitantes

• Recepción de empleados.
• Recepción de visitantes de otras organizaciones.
• Recepción de viajeros de negocios.
• Té y café para los visitantes.

1.4. Subordinación empresarial

• Presentaciones y citas.
• Cartas de negocios. Reglas para intercambiar tarjetas de visita.

1.5. Técnicas de comunicación telefónica.

• Cómo contestar llamadas telefónicas correctamente
• Reglas para llevar a cabo una conversación telefónica comercial cuando llama.
• Errores típicos al comunicarse por teléfono

1.6. Correspondencia de negocios

• Estilo de carta comercial
• Requisitos para escribir una carta comercial
• Peculiaridades correspondencia de negocios a través de Internet

1.7. Apoyo organizacional viajes de negocios del jefe

• Reserva de billetes, hoteles.
• Relación con la parte receptora

2. Trabajo de oficina del subdirector de la empresa.

2.1. Composición de la documentación de las organizaciones modernas.

• Actos regulatorios sobre el mantenimiento de registros en una organización.
• Requisitos básicos para la composición de la documentación.

2.2. Redacción y ejecución de documentos básicos.

• Documentos organizativos
• Documentos administrativos
• Documentos informativos y de referencia.

2.3. Trabajar con documentos

• Preparación de documentos
• Registro de documentos

2.4. Sistematización y almacenamiento de documentos.

• Nomenclatura de los asuntos de la organización.
• Formación de casos
• Control de ejecución de documentos
• Preparación de documentos para almacenamiento de archivos.

3. Etiqueta de comunicación empresarial

3.1. Reunión de negocios y negociaciones.

• Cómo prepararse adecuadamente para una reunión de negocios
• Reglas para reunirse con una delegación de negocios: en el aeropuerto, en la oficina.
• Reglas para sentarse en el coche.
• Alojamiento de hotel
• Reglas para sentarse en la mesa de conferencias.

3.2. Recepciones oficiales

• Invitaciones y confirmaciones de asistencia
• Tipos de recepciones oficiales
• Ajuste de la tabla
• Reglas para sentarse en la mesa
• Código de vestimenta para recepciones oficiales.
• Cómo comportarse en una recepción oficial

3.3. Regalos y flores para un socio comercial.

• Selección de regalo
• Cómo dar y recibir regalos
• Regalos prohibidos
• Reglas para elegir colores para un socio comercial.
• Embalaje de flores

Al finalizar la capacitación, los participantes podrán:

• Adquirir habilidades de efectividad personal como subdirector
• Comprender la importancia del papel del subdirector en la estructura de la empresa.
• Establecer correctamente un sistema de flujo de documentos comerciales y de personal.
• Condúcete con confianza dentro y fuera de la empresa.
• Cumplir con las reglas y regulaciones de etiqueta comercial.
• Comunicarse de forma cortés y eficaz con clientes, visitantes y empleados de la empresa.
• Contribuir a la creación y mantenimiento de una imagen favorable de su empresa.

Diseño de seminarios de formación:

• Diálogo activo entre el presentador y los participantes de la capacitación, respuestas a las preguntas de los participantes.
• Análisis situaciones típicas(caso de estudio).
• Juegos de negocios y de rol.
• Practicar habilidades a través de ejercicios en grupos pequeños.
• Miniconferencias.

Uno de los más profesiones prestigiosas y al mismo tiempo, lo que a la mayoría le parece bastante fácil: una secretaria o asistente personal. En cuanto al prestigio, todo es verdad. En cuanto a la ligereza, la impresión es engañosa. Es fácil ser simplemente... un mal ayudante. ¿Cómo convertirse en una estrella en el horizonte profesional?

Respuesta

El puesto de asistente personal de un ejecutivo tiene un alto estatus en la empresa. El asistente personal está en el epicentro de la vida de la oficina de la organización; su persona está dirigida gran atención. La comunicación con los altos funcionarios de las empresas y la responsabilidad que conlleva un asistente personal requiere conocimientos y habilidades considerables. Es difícil sobreestimar la gran e importante labor administrativa, representativa y de mediación que realiza el asistente.

Independientemente del tamaño de la organización, el alcance de los problemas que resuelve un asistente personal a veces se amplía hasta tal punto que realiza no sólo un conjunto estándar de trabajo administrativo, sino también, a menudo, una gran cantidad de trabajo creativo. En su trabajo, un asistente puede implementar con éxito funciones financieras, gerenciales, periodísticas, de relaciones públicas y de traducción, especialmente si su alma está en esto y tiene talentos, conocimientos y habilidades. Todo depende de cómo expresarse en el lugar de trabajo, de la escala de actividades del jefe inmediato, así como de la comprensión, o mejor dicho, la aceptación y el respeto humano y profesional que se desarrolle entre el asistente y su jefe inmediato.

Información importante sobre soporte informativo para el gerente lo encontrarás en el material aquí.

Además de una gran responsabilidad, el puesto de asistente personal de un ejecutivo contiene grandes oportunidades: establecer contactos interesantes, comunicarse con personas de diversos estatus, a menudo de bastante alto nivel, estar constantemente, como dicen, "en el ojo público", desarrollar la organización. y habilidades de liderazgo, la oportunidad de crecer a cualquier puesto en cualquier área en la que puedas demostrar tus habilidades y actividad. Trabajando en el área de recepción del gerente, podrá observar más de cerca las diferentes áreas profesionales de actividad dentro de la empresa, determinar sus puntos fuertes e intereses y comenzar su carrera con éxito. Un empleado talentoso y dedicado. carrera y se garantiza una mayor compensación financiera por todos sus esfuerzos.

¿Qué cualidades personales de un empleado en este puesto juegan un papel clave?

Para empezar, cabe señalar que la mayoría de las niñas trabajan como asistentes personales. Cualidades naturales inherentes al sexo femenino, a saber: orientación hacia las relaciones humanas, comunicación, capacidad de prever muchas pequeñas cosas, cuidar a las personas, calcular el desarrollo de una situación un par de pasos por delante, perspicacia, intuición. - puede servir buen servicio mujeres en sus actividades profesionales.

También vale la pena considerar que tan pronto como una mujer se propone construir una carrera profesional exitosa, debe prestar atención a los factores en los que tradicionalmente se centran los hombres cuando logran el éxito en un campo empresarial en particular, a saber, - en la competencia, la capacidad de presentarse correctamente, la capacidad de estar orientado a resultados.

¿Cómo puede tener éxito como asistente personal y crear una base sólida para su exitosa carrera?

programa maximo

No olvides que no hay áreas de actividad improductivas, hay empleados descuidados. Al igual que no sucede vida aburrida, hay gente aburrida. La naturaleza ha dotado a la mujer de muchas habilidades valiosas.

¿Qué es importante para el éxito empresarial de una mujer hoy?

No debe confiar sólo en datos externos, aunque una apariencia atractiva y ordenada y la capacidad de presentarse seguramente le serán de gran utilidad.

Hombre exitoso siempre consciente de tres cosas:

• tus habilidades y talentos,
• tus ambiciones y metas,
• sus fuentes de nuevos conocimientos y habilidades, es decir, oportunidades de crecimiento.

También es necesario entender claramente lo que quiere decir con el concepto de "éxito" para usted mismo. ¿Es un trabajo tranquilo y rutinario o la necesidad de resolver constantemente nuevos problemas, mostrar ingenio e iniciativa y permanecer en el centro de los acontecimientos? Por cierto, si esto último no es de su agrado, entonces el puesto de asistente personal no es para usted.

La comprensión y la acción son los dos motores del éxito. Una persona exitosa actúa activamente AQUÍ y AHORA. No tiene que esperar una oportunidad para demostrar su valía. Él mismo crea estas oportunidades para sí mismo, las calcula a partir de la realidad que lo rodea, porque el enfoque de su visión es lo suficientemente amplio y está abierto a notar muchas cosas a su alrededor y aprovechar las situaciones.

Haga más de lo que se espera de usted en el trabajo. Un enfoque tan pasivo en los negocios no es para una persona que aspira a alcanzar alturas profesionales. Pregúntate: ¿qué esperas del trabajo? La respuesta puede ser: una remuneración digna, satisfacción por el nivel de comunicación, beneficios sociales y de otro tipo que proporciona el trabajo, reconocimiento de los propios méritos por parte de la dirección y el medio ambiente. Al fin y al cabo, el éxito personal no depende tanto del puesto que ocupes, sino de el hombre mismo.

Piensa en cómo puedes ser tu mejor yo, cómo puedes mejorar tu proceso de trabajo, qué tipo de atmósfera puedes crear en el área de recepción, es decir, qué pasos puedes tomar para resolver eficazmente los problemas laborales. Aquí están los puntos para crear situaciones y oportunidades para su éxito.

Cuando una persona actúa no solo en el marco de lo que se le exige en el trabajo, sino que pone en primer plano sus expectativas del trabajo, sus aspiraciones de crecimiento y autorrealización, entonces es capaz de demostrar de lo que es capaz, ganar. la confianza y el reconocimiento de la sociedad hacia usted como especialista, como empleado ambicioso.

La lección más importante crecimiento personal: querer estudiar - aprende, acércate, pregunta, aclara, pide una master class, intenta hacer algo nuevo, más, pero nadie te ofrecerá mentoría, formación o asesoramiento profesional primero. La iniciativa, las preguntas, las ofertas para “probar la pluma” o ayudar a un profesional ya establecido a lograr el dominio deben provenir del “estudiante”, ya que es el estudiante quien busca un maestro, ¡y no al revés!

Por lo tanto, la receta para el éxito en la profesión es extremadamente simple: darse cuenta de que usted mismo desempeña el papel principal en las situaciones y circunstancias de su existencia. Su comprensión de qué entorno se adapta mejor a sus aspiraciones y objetivos, comprensión de sus puntos fuertes, sensibilidad a la realidad circundante. - todos ellos desempeñan un papel vital en la creación de oportunidades favorables para avanzar en el camino del éxito. En este caso, usted modela el escenario de su vida, lo llena con aquellas ideas que son valiosas para usted. Todas estas ideas se materializan en aquellas cosas, condiciones, personas que empiezan a rodearte de acuerdo con el curso de los acontecimientos que tú mismo organizas o tienes una idea clara de organizar. Después de todo, una persona elige su propia forma de vida.

Está claro que sólo puedes hacer bien lo que te gusta. Entonces - más. A medida que empiece a cogerle el gusto al negocio y a disfrutar de los resultados positivos de sus esfuerzos, descubrirá sus secretos personales del éxito. Después de todo, todo es muy individual. Estarás feliz de descubrir y desarrollar esta individualidad en ti mismo paso a paso.

Asistente personal: dos varitas mágicas

Para un asistente ejecutivo, dos habilidades son especialmente importantes: trabajar con información y trabajar con personas. Ambas habilidades adquieren el mismo valor que las varitas mágicas de un asistente talentoso.

Trabajar con información: Lo importante no es tanto tener la máxima cantidad y recordar y tener mucho en cuenta, sino saber dónde encontrarlo en el momento adecuado. El hecho de que vivamos en la era de la Web nos hace la vida mucho más fácil. Después de todo, se puede encontrar información o una pista sobre sus valiosas fuentes utilizando los recursos de la World Wide Web, por lo que las habilidades de búsqueda son lo primero en la actualidad. Estas habilidades deben dominarse a la perfección. Encuentre la información necesaria, resalte lo principal en un gran flujo de información. - Éstas son habilidades importantes para el asistente moderno. ¿Cómo lograr el dominio de tales habilidades? Cuanta más práctica - mejor lo harás. Y además. ¡Ser curioso!

Es importante no entrar nunca en pánico por adelantado cuando se enfrenta a nuevo problema. Encuentra información, piensa, descúbrela. Aquí es importante un enfoque optimista y educativo. Especialmente cuando a menudo tienes que resolver nuevos problemas. Pero si no puedes hacer esto y no te gusta, entonces elegiste el trabajo equivocado. Después de todo, el trabajo de un asistente personal requiere iniciativa, pensamiento creativo y positivo. Este es un trabajo para aquellos a quienes les gusta pensar y resolver diversos problemas. Este es un trabajo para organizadores brillantes, creadores que saben cómo afrontar eficazmente el estrés, suavizar las dificultades y nada más.

Segunda varita mágica - capacidad de comunicarse con la gente - esta es una herramienta aún más compleja e interesante.

Es importante para un asistente personal. encontrar lenguaje mutuo con otros. Para comunicarse eficazmente, debe tener un rasgo de carácter tan notable como habilidades de comunicación es decir, la capacidad de establecer contactos fácilmente. Es difícil para una persona cerrada y poco comunicativa trabajar como asistente, dada la necesidad de comunicarse con una gran cantidad de personas de estatus completamente diferentes. Las valiosas cualidades personales de un asistente incluyen: cortesía, cortesía, buena voluntad, atención, atención al interlocutor. Siempre aparecen no sólo durante los contactos personales, sino también durante las conversaciones telefónicas. Son estas cualidades las que crean un ambiente favorable en el área de recepción del gerente, en la oficina y ayudan a obtener apoyo. interacción efectiva con las personas y desempeñando una misión mediadora entre el líder y las personas que lo rodean.

Vale la pena señalar que las mujeres son naturalmente buenas psicólogas y “especialistas en relaciones humanas" Inconscientemente, suelen comprender qué tipo de persona hay frente a ellos y, en función de ello, eligen una línea de comportamiento. Ya sea que se trate del gerente o de los empleados, es mejor adherirse al estilo de comportamiento más correcto.

Otro punto importante - capacidad de cuidar a las personas, la capacidad de ser diplomático, mostrar tacto, encontrar el tono adecuado, comprender el estado de ánimo de las personas que te rodean y el estado de las cosas. ¿Por qué preocuparse por la gente? ¿Realmente necesita un subdirector mostrar los milagros de paciencia y cuidado de una niñera? En parte sí. Trabajo para ti Ayudar. Esta es su función principal. Al organizar algo, debes considerar todos los matices, como si lo estuvieras haciendo todo por ti mismo. No se puede omitir ninguna pregunta o detalle y pensar que allí, en el acto, la gente lo resolverá por sí misma. Debemos intentar preverlo todo al máximo, hasta el más mínimo detalle. Este trabajo es muy importante. Después de todo, no todo el mundo tiene la capacidad de cuidar a las personas. Esta es una tarea muy difícil para un asistente ejecutivo.

La naturaleza de una mujer contiene una cualidad como la capacidad y el deseo de mejorarlo todo. Ella cree que si algo existe o funciona de una forma u otra, entonces se puede mejorar. Por regla general, intenta lograrlo ella misma y está dispuesta a animar a otros a hacerlo. Esta maravillosa cualidad de una mujer le brinda grandes oportunidades para desarrollar sus habilidades de liderazgo y avanzar en su carrera.

Me gustaría señalar que para tener éxito profesional en casi cualquier negocio, es necesario tener un buen conocimiento de la psicología femenina y masculina. Esto es importante, en primer lugar, comprender claramente sus propias fortalezas y fortalezas, inherente a la naturaleza y, en segundo lugar, comunicarse eficazmente con las personas, teniendo en cuenta las características de los estilos de pensamiento y comportamiento masculinos y femeninos. Este valioso conocimiento le ayudará a encontrar correctamente un lenguaje común, comprensión mutua y apoyo no solo en el trabajo, sino también en su vida personal, lo cual es muy importante para toda mujer.

Trabajo para gente creativa.

Este es un momento muy importante para una mujer. creatividad. Una mujer rara, debido a las cualidades de su naturaleza femenina que le dio la naturaleza, aceptará realizar un aburrido trabajo rutinario. Qué es creación y por qué a menudo nos esforzamos por encontrar trabajo creativo? ¿Qué queremos decir con este concepto? A veces resulta que con este concepto nos referimos a la libertad. Libertad para crear, descubrirse y realizarse.

De hecho, a menudo necesitamos no sólo realizar algunas funciones ordinarias que se repiten día tras día, sino también crear, crear y, lo más importante, ver el resultado final, el "producto" de nuestra actividad, recibir una respuesta de el “consumidor” de este “producto”, comentario, valoramos mucho el esfuerzo invertido. Para algunas personas, además, es importante hacer algo “por dentro y por fuera”, y no ser simplemente un engranaje de una gran máquina y hacer una pequeña contribución a la causa común. En el proceso de autodeterminación profesional necesitas encontrar la respuesta a la pregunta - ¿Qué es personalmente importante para usted en su trabajo?

Entonces, sobre la creatividad. Afortunadamente, trabajar como subdirector requiere la capacidad de pensar y tomar decisiones de forma independiente, y no hay necesidad de quejarse de la falta de un campo de actividad creativo.

Encontrar una salida a una situación, a veces atípica, proponer una idea si es necesario - convencer de su valor y razonabilidad, encontrar una oportunidad para implementarlo, planificar y “orquestar” su implementación - Estas son las partes principales de un plan exitoso de asistente personal que será apreciado. Y si crees que mejorar el curso habitual de las cosas - Esta es una tarea ingrata, entonces te sorprenderá saber que (si después de todo decides hacerlo) finalmente has logrado algo que nadie había logrado hacer durante mucho tiempo y no pasó desapercibido. ¿No le daría esto placer la actividad? ¿No creará esto las condiciones previas para un mayor crecimiento profesional? La respuesta a todas las preguntas es extremadamente lacónica: ¡sí! Debemos intentarlo y atrevernos.

Para crear, necesita ver, escuchar, comprender a las personas y las circunstancias que lo rodean, notar problemas clave en su trabajo y encontrar soluciones, mejorar los procesos. En la mayoría de los casos, no tiene sentido argumentar que la iniciativa es punible. Por regla general, la inacción y la indiferencia son punibles, ya que tarde o temprano puedes tropezar con los mismos obstáculos ante los que en el pasado, al parecer, lograste hacer la vista gorda con tanto éxito. Si el problema es sistémico, entonces es mejor solucionarlo, y la próxima vez, en una situación similar, ya no tendrás que perder el tiempo dando vueltas por el mismo agujero.

El trabajo de asistente presenta constantemente desafíos, y si eres una persona activa y creativa, estas tareas fortalecerán y desarrollarán tus “músculos profesionales”, además de descubrir y desarrollar tus habilidades y talentos. Estas tareas son las que hacen interesante el trabajo de un asistente personal de dirección (nada rutinario, por regla general). Al resolverlos, crecemos y nos desarrollamos como individuos y como empleados, esto nos brinda satisfacción y recompensas dignas. Y nos esforzamos por lograrlo, ¿no?

Revisar

Los participantes de la capacitación podrán:

• Adquirir habilidades de efectividad personal como subdirector
• Comprender la importancia del papel del subdirector en la estructura de la empresa.
• Establecer correctamente un sistema de flujo de documentos comerciales y de personal.
• Condúcete con confianza dentro y fuera de la empresa.
• Cumplir con las reglas y regulaciones de etiqueta comercial.
• Comunicarse de forma cortés y eficaz con clientes, visitantes y empleados de la empresa.
• Contribuir a la creación y mantenimiento de una imagen favorable de su empresa.

Diseño de seminarios de formación:

• Diálogo activo entre el presentador y los participantes de la capacitación, respuestas a las preguntas de los participantes.
• Análisis de situaciones típicas (estudio de caso).
• Juegos de negocios y de rol.
• Practicar habilidades a través de ejercicios en grupos pequeños.
• Miniconferencias.

Si el tamaño del grupo es inferior a 3 personas, el seminario se realizará en trabajo individual con áreas problemáticas de cada participante (dentro del tema indicado del seminario). El horario de trabajo (cuánto tiempo se dedica a las clases en grupo y cuánto al entrenamiento individual) se acuerda por separado.

El programa se puede cambiar según los requisitos del Cliente.

Público objetivo del seminario.

• Asistentes del gerente
• jefes de la secretaría
• Gerentes Ejecutivos de Negocios
• Secretarias-referentes
• secretarias
• Gerentes de oficina
• Empleados que por la naturaleza de su trabajo tienen que comunicarse con clientes y simplemente visitantes de la organización.

1. Subdirector y su papel en el trabajo de la organización.

• Código de vestimenta de negocios
• ¿Qué es un código de vestimenta empresarial?
• Ropa de negocios para mujeres.
• Ropa de negocios para hombres.
• Color de ropa en un entorno empresarial.
• No te olvides de los accesorios
• Interior de oficina
• Oficina central
• Recepción
• Trabajar con visitantes
• Recepción de empleados.
• Recepción de visitantes de otras organizaciones.
• Recepción de viajeros de negocios.
• Té y café para los visitantes.
• Subordinación empresarial
• Presentaciones y citas.
• Cartas de negocios. Reglas para intercambiar tarjetas de visita.
• Técnicas de comunicación telefónica.
• Cómo contestar llamadas telefónicas correctamente
• Reglas para llevar a cabo una conversación telefónica comercial cuando llama.
• Errores típicos al comunicarse por teléfono
• Correspondencia de negocios
• Estilo de carta comercial
• Requisitos para escribir una carta comercial
• Características de la correspondencia comercial a través de Internet.
• Apoyo organizativo para viajes de negocios ejecutivos.
• Reserva de billetes, hoteles.
• Relación con la parte receptora

2. Trabajo de oficina del subdirector de la empresa.

• Composición de la documentación de las organizaciones modernas.
• Actos regulatorios sobre el mantenimiento de registros en una organización.
• Requisitos básicos para la composición de la documentación.
• Redacción y ejecución de documentos básicos.
• Documentos organizativos
• Documentos administrativos
• Documentos informativos y de referencia.
• Trabajar con documentos
• Preparación de documentos
• Registro de documentos
• Sistematización y almacenamiento de documentos.
• Nomenclatura de los asuntos de la organización.
• Formación de casos
• Control de ejecución de documentos
• Preparación de documentos para almacenamiento de archivos.
• Gestión de registros de recursos humanos.
• Composición y tipos de documentos. Requisitos básicos para la elaboración de documentación de personal.
• Contratos de trabajo. Órdenes de contratación, despido, bajas de empleados, etc. Registro y mantenimiento registros de trabajo, tarjeta personal. Hoja de tiempo.
• Horario de dotación de personal. Reglas internas regulaciones laborales; horarios de vacaciones. Descripciones de trabajo. Normativa sobre divisiones estructurales.

3. Etiqueta de comunicación empresarial

• Reunión de negocios y negociaciones.
• Cómo prepararse adecuadamente para una reunión de negocios
• Reglas para reunirse con una delegación de negocios: en el aeropuerto, en la oficina.
• Reglas para sentarse en el coche.
• Alojamiento de hotel
• Reglas para sentarse en la mesa de conferencias.
• Recepciones oficiales
• Invitaciones y confirmaciones de asistencia
• Tipos de recepciones oficiales
• Ajuste de la tabla
• Reglas para sentarse en la mesa
• Código de vestimenta para recepciones oficiales.
• Cómo comportarse en una recepción oficial
• Regalos y flores para un socio comercial.
• Selección de regalo
• Cómo dar y recibir regalos
• Regalos prohibidos
• Reglas para elegir colores para un socio comercial.
• Embalaje de flores

1. Diagnóstico de la situación actual de los subgerentes - participantes del seminario, identificando áreas problemáticas en su trabajo.

1.1. “Ladrones del tiempo” y cómo combatirlos.

1.2. Espacio ineficaz: principios para ordenar el caos como elemento para aumentar la productividad laboral. Sistemas japoneses "5C" y "Kaizen".

1.3. Relaciones ineficaces: cómo mejorar la comunicación para transmitir y recibir información de forma rápida, sencilla y respetuosa.

1.4. Condiciones de trabajo ineficaces y cómo superarlas.

1.5. Formas de superar el estrés y trabajar con tus propias condiciones. Cómo mantener la salud y los nervios para ti y quienes te rodean.

2. Lo que un asistente ejecutivo debe saber sobre el establecimiento de objetivos.

2.1. Estrategia y táctica en el trabajo de un subdirector.

2.2. Planificación por objetivos. Cómo acordar objetivos con su gerente.

2.3. Priorización. Reparto de responsabilidades. Matriz de Eisenhower.

2.4. Delegación, control de ejecución y liderazgo situacional.

2.5. La capacidad de decir no. Tres formas universales de rechazo como forma de realizar lo planeado.

2.6. Subgerente de creatividad en la planificación. Métodos de la teoría de la resolución inventiva de problemas (TRIZ) y gestión eficaz del tiempo.

3. Principios gestión eficaz tiempo (gestión del tiempo).

3.1. Leyes básicas de la gestión del tiempo: Pareto, Murphy, Parkinson, Zipf, “irreversibilidad del tiempo” y otras.

3.2. Perfeccionismo y retrasos: cómo organizar el trabajo de forma eficaz, teniendo en cuenta los principios del establecimiento correcto de tareas. Criterios de desempeño laboral.

3.3. Modelos útiles en el trabajo: tener en cuenta los biorritmos y las interrupciones del trabajo al paralelizar tareas, la influencia de las emociones y la condición física en el desempeño; Uso de los recursos de los hemisferios izquierdo y derecho del cerebro.

3.4. Tres conceptos erróneos principales sobre los adictos al trabajo.

3.5. La formación como elemento de incremento de la productividad laboral. Cuándo y/o cómo vale o no la pena estudiar.

4. Técnicas de trabajo contrastadas o secretos de gestión del tiempo.

4.1. Motivación. Cómo hacer que usted y los demás trabajen con placer. ¿Cómo puede un asistente transmitir las instrucciones del gerente para que se lleven a cabo y cómo monitorear su ejecución dependiendo de la situación?

4.2. “Comerse un elefante”, el método del queso suizo, “hazlo ahora” y otros secretos de gestión del tiempo.

4.3. Los mapas mentales como forma procesamiento rápido y estructurar grandes volúmenes de información.

4.4. Una lista de las técnicas y métodos más eficaces para ahorrar tiempo a un asistente ejecutivo.

5. Detalles de la organización del trabajo de un gerente y el rol de un asistente.

5.1. Organización de reuniones y congresos. Cómo aumentar la eficiencia con la ayuda de una preparación preliminar.

5.2. Peculiaridades diferentes tipos comunicación dependiendo del objetivo. Cómo reducir el tiempo de conversación o, por el contrario, cómo conseguir Información necesaria con un interlocutor taciturno.

5.3. Tipos de planificadores. Cómo elegir un planificador teniendo en cuenta los intereses del subdirector, del propio director y de la organización en su conjunto.

5.4. Métodos de toma de decisiones bajo estrés y falta de información. ¿Cómo puede un subdirector llegar a un entendimiento mutuo con un gerente en cuanto a la división de responsabilidades?

5.5. Relación de confianza entre el directivo y el asistente como herramienta de planificación profesional de la jornada laboral. Sincronización externa del trabajo del gerente como asistente y pronta respuesta a las dificultades emergentes.

5.6. Emociones en el trabajo de un subdirector. Técnicas sencillas de autorregulación en el ámbito laboral.

5.7. Multifuncionalidad del subdirector: la relación entre las habilidades de planificar, analizar, proponer, coordinar y tomar decisiones.

5.8. Ahorro de tiempo del gerente: organización racional viajes de negocios, eventos corporativos y vacaciones.

5.9. Estandarización y formalización de tareas repetitivas del subdirector. Control del desempeño y responsabilidad como métodos para aumentar la eficiencia.

6. Herramientas de autoauditoría y timing.