Para que la participación en una exposición (feria) sea un medio más eficaz de comunicación de marketing, una empresa debe planificar cuidadosamente su participación y trabajo en eventos de exposición.

El proceso de participación de una empresa en exposiciones se puede dividir en varias etapas interrelacionadas e interdependientes.

1. Tomar la decisión fundamental de participar en eventos expositivos indica por sí solo que la empresa ha alcanzado un cierto nivel en su campo de actividad. Esto se debe principalmente al hecho de que la exposición es un lugar para demostrar las mejores prácticas. Es poco probable que esto ayude a una empresa que ofrece productos obsoletos y de baja calidad. Al mismo tiempo, la participación en la exposición requiere importantes inversiones que no todas las empresas pueden permitirse.

2. Las actividades de exposición deben estar claramente definidas por la necesidad de lograr los principales objetivos de marketing de la empresa. Estos pueden incluir:

presentación de la empresa y sus productos;

estudio de mercados de ventas;

búsqueda de nuevos mercados;

ampliación del número de clientes;

introducción de un nuevo producto al mercado;

determinar la posible demanda de un nuevo producto;

buscar nuevos socios comerciales;

estudiar las ofertas de los competidores;

posicionar sus productos en relación con los servicios de la competencia;

formación de una imagen favorable de la empresa;

venta directa de productos y celebración de contratos./1/

3. Para lograr estos y otros posibles objetivos, es decisiva la elección de una exposición concreta en la que participará la empresa. Hacer esta elección es bastante difícil, aunque sólo sea porque se celebra anualmente. gran cantidad eventos de exhibición. Una solución eficaz a este problema se ve facilitada por un análisis exhaustivo desde el punto de vista de los intereses y capacidades de la empresa de los siguientes aspectos:

composición numérica y cualitativa de participantes y visitantes;

nivel de actividad empresarial (número y volumen total de contratos celebrados) en la última exposición. En este caso, es necesario tener en cuenta posibles distorsiones intencionales y no intencionales de los datos publicados;

la posibilidad de proporcionar espacios y servicios de exposición;

condiciones de participación en la exposición;

elaborar un borrador de presupuesto para la participación de la empresa en la exposición y estudiar si los costos corresponden a las capacidades de la empresa;

la solución final a la pregunta: participación en qué exposición es más efectiva para lograr tus objetivos. /1/

4. Una vez realizada la elección a favor de una exposición concreta, comienza el período preparatorio y organizativo. En primer lugar, la empresa de viajes informa al comité organizador de la exposición sobre su participación en la misma mediante la presentación de la solicitud correspondiente. Paralelamente, se están resolviendo una serie de cuestiones organizativas, tales como:

desarrollo del concepto y alcance de la participación de la empresa en la exposición;

compilar una lista de productos exhibidos;

selección y formación de personal (comercial, servicio, personal de stand, traductores);

selección de un posible intermediario (agente) que brinde servicios para garantizar la participación en la exposición;

determinar el tamaño del espacio de exposición requerido y el volumen de diversos recursos materiales y financieros;

desarrollo de un plan temático para la exposición (stand de exposición);

celebrar un acuerdo con el comité organizador, transfiriéndole el plano del stand de exposición, así como un pedido de equipo necesario y servicios./1/

Una vez resueltas estas cuestiones, es posible elaborar un presupuesto final para la participación de la empresa en la exposición. En promedio, los gastos de las grandes empresas por la participación en eventos de exposición representan entre el 15 y el 30% de todos los fondos gastados en Comunicaciones de marketing. Una estructura de costos típica para la participación de una empresa en una exposición es la siguiente.

5. Tras la inauguración oficial de la exposición comienza la etapa más intensa e importante: el trabajo durante su funcionamiento. Un papel especial para garantizar el éxito en actividades de exposición Pertenece al personal del stand: empleados que trabajan en la zona de exposición pública del stand de la empresa. Es recomendable que durante la exposición esté presente en el stand el responsable del departamento de marketing o de la empresa. Por lo general, se sabe de antemano (con uno o dos días de anticipación) que la exposición será visitada por invitados de alto rango, delegaciones extranjeras, representantes de la prensa o la televisión (puede consultarlo con el comité organizador de la exposición). En esos días, la presencia de un gerente en el stand puede facilitar la celebración de contratos y la cobertura de las actividades de la empresa en la prensa o la televisión. El director no debe dar instrucciones "valiosas" al personal del stand en presencia de visitantes, tampoco es aceptable celebrar reuniones para mejorar el trabajo en el stand en presencia de visitantes. Lo mejor que puede hacer un directivo es observar y sacar las conclusiones correctas: cuánto espacio expositivo se necesita realmente para exposiciones de este tipo, qué servicios se utilizan más demandado, cómo organizar el trabajo en el stand la próxima vez. Además, el responsable de la empresa podrá visitar otros stands de exposición. Esto ayudará a detectar tendencias en el desarrollo de las condiciones del mercado, evaluar las actividades de los competidores y aclarar su propia posición y la de la empresa.

6. Una vez finalizada la exposición y desmontaje de la exposición, se deberá realizar un análisis de los resultados de la participación de la empresa en la exposición.

Los resultados de la exposición se pueden dividir en 2 grupos:

organizativo y comercial./1/

A la hora de realizar resultados organizativos, un diario llevado durante la preparación y funcionamiento de la exposición puede resultar de gran ayuda. Este análisis puede ser de gran ayuda si se responden a las preguntas de todos los involucrados en la preparación y celebración de la exposición:

¿Fue acertada la ubicación elegida para el stand?

¿La superficie del stand correspondía al número de expositores y a las tareas planteadas?

¿Qué inconvenientes experimentó mientras trabajaba?

¿Qué necesitabas pedir al comité organizador entre servicios y equipos adicionales?

¿De qué servicios y equipos podría prescindir? /1/

La lista de este tipo de preguntas puede continuar dependiendo de las particularidades de la exposición, los objetivos de participación en la misma, las características de los productos ofrecidos, etc.

Los resultados comerciales se relacionan con indicadores objetivos (el número de visitantes que visitaron la exposición de la empresa; el volumen de contratos celebrados; el número de materiales informativos publicitarios distribuidos, etc.).

Para que la participación en la exposición sea el medio más eficaz de comunicación de marketing, una empresa de viajes debe planificar su participación y trabajar en el evento con especial cuidado.

La participación de una empresa turística en la exposición se puede dividir en varias etapas interrelacionadas e interdependientes:

Tomar una decisión fundamental sobre la participación en eventos expositivos.

Determinar los objetivos de participación en la exposición.

Seleccionar una exposición específica

Período preparatorio y organizativo.

Trabajo durante la exposición.

Análisis de los resultados de la participación de la empresa en la exposición.

Con una respuesta positiva a la pregunta de si participar o no en el evento, se inicia la participación de la empresa en el proceso expositivo. Una decisión equivocada a menudo predetermina el fracaso, a pesar del trabajo altamente profesional del personal. Para evitarlo debes: en primer lugar, saber claramente lo que puedes obtener de la exposición; en segundo lugar, analizar en detalle tanto las condiciones externas como las internas.

La decisión fundamental de participar en la exposición indica por sí sola que la empresa ha alcanzado un cierto nivel en su campo de actividad; además, la participación en la exposición requiere una inversión de fondos importantes que no todas las empresas turísticas pueden permitirse.

Las actividades de la empresa en la exposición deben estar claramente definidas por la necesidad de lograr los principales objetivos de marketing, que pueden incluir:

Presentación de la empresa y sus productos.

Capacidad para llegar al público objetivo.

Aumentar la conciencia de los consumidores actuales y potenciales.

Identificar y estimular las necesidades del cliente.

Ampliando el número de clientes

Estudio de mercados de venta y búsqueda de nuevos mercados.

Introducción de un nuevo producto al mercado y determinación de la posible demanda del nuevo producto.

Búsqueda de nuevos socios comerciales

Estudiar las ofertas de la competencia.

Posicionar sus productos en relación con la competencia.

Formación de una imagen favorable de la empresa.

Venta directa de productos y celebración de contratos.

Para lograr el resultado deseado para cada uno de los objetivos, es necesario establecer la escala, es decir el grado deseado de implementación del objetivo (por ejemplo: un aumento en los contactos con nuevos visitantes en un 25% en comparación con el evento anterior), así como la duración del objetivo, el período durante el cual se debe lograr el objetivo.

Aclarar el objetivo ayuda a especificar los medios para lograrlo y facilita el control de los resultados de la participación en la exposición.

El análisis de mercado incluye los siguientes parámetros:

calidad y volúmenes de productos;

disponibilidad de fondos y recursos humanos apropiados;

la capacidad de proporcionar el espacio de exposición necesario;

comportamiento de los principales competidores;

situación política y económica, etc.

Al mismo tiempo, una respuesta positiva a la pregunta de si participar o no participar está determinada por dos factores: la exponencialidad (la tendencia de participación en exposiciones y ferias) de las empresas en la industria en la que opera su empresa ( por ejemplo, las empresas de materias primas no son particularmente exponenciales) y la actividad de exhibición de los competidores.

Para seleccionar un evento de exhibición específico, cuya participación sea más efectiva para lograr los objetivos de marketing previamente definidos, es necesario realizar un análisis exhaustivo desde el punto de vista de los intereses y capacidades de la empresa de las siguientes circunstancias:

Hora y lugar de la exposición.

Composición numérica y cualitativa de participantes y visitantes.

Nivel de actividad empresarial (número y volumen total de contratos celebrados) en la última exposición

Oportunidades para proporcionar espacio y servicios de exposición.

Condiciones de participación en la exposición.

Cumplimiento de los costos esperados de participación en esta exposición con las capacidades de la empresa.

La experiencia demuestra que no todos nuestros empresarios han desarrollado la jerarquía correcta de estos criterios para evaluar las oportunidades exponenciales de una exposición (feria). Muchos de ellos se ocupan principalmente de cuestiones de costo de participación o prestigio, aunque éstas son secundarias.

La orientación al consumidor supone que la principal información que se debe obtener sobre la próxima exposición es información cualitativa y cuantitativa sobre los visitantes, así como sobre los expositores (entre los cuales se debe prestar especial atención a las empresas competidoras).

Estos datos necesitan una verificación más cuidadosa, ya que existe una probabilidad muy alta de que los organizadores intenten hacer pasar ilusiones. Para evitar esto, conviene recopilar la mayor cantidad de información posible sobre los organizadores (especialmente si el evento se celebra por primera vez) y la dinámica de la exposición en sí (por ejemplo, si el número de participantes crece o no año tras año). a año).

Muchas empresas participan en exposiciones, como dicen, "sobre la marcha" (ayer recibí una invitación por fax; hoy ya estoy en la exposición). Naturalmente, esto conduce a todo tipo de “pinchazos”.

El departamento de publicidad (u otro departamento responsable de este sector de trabajo) debe desarrollar un plan de participación en exposiciones durante al menos un año. Y la preparación para los principales eventos, en los que es imposible no participar, debe realizarse con antelación y de forma sistemática. (La excepción aquí pueden ser las nuevas exposiciones).

Los métodos de preparación, organización, presupuesto de gastos y, a menudo, el resultado final de la participación en la exposición dependen del método o forma de participación: una empresa turística puede actuar como expositor independiente o como parte de una participación grupal.

La experiencia demuestra que en las ferias y exposiciones extranjeras la participación en grupo es más eficaz, es decir, Trabajar en stands colectivos nacionales que atraigan al máximo la atención de socios y clientes potenciales.

Trabajar en un stand colectivo libera a las empresas expositoras de parte del trabajo preparatorio, ya que el organizador de una única exposición, una empresa consolidada, se encarga de las negociaciones con los organizadores de la exposición, obteniendo materiales informativos, catálogos preliminares, así como los riesgos y costes. de organizar el pago anticipado del espacio expositivo.

A pesar de las importantes ventajas de la participación colectiva en exposiciones, para una determinada empresa de viajes también tiene una serie de aspectos negativos:

Manifestación insuficiente de la individualidad del expositor.

Debilitar el sentido de responsabilidad personal por los resultados de la exposición para la empresa.

Acumulación insuficiente de experiencia organizativa en la participación en exposiciones y debilitamiento de la propia iniciativa.

Por lo tanto, antes de decidir la forma de participación en una exposición, es necesario sopesar cuidadosamente todos los pros y los contras de la empresa, teniendo en cuenta la situación específica.

Sin embargo, no cabe duda del importante aporte de los stands colectivos nacionales a la promoción del producto turístico nacional y a la elevación de la imagen del país/región/destino, siempre que organización profesional funcionamiento de estos stands.

Luego de identificar una exposición específica, la empresa inicia actividades organizativas y preparatorias, que, además de presentar una solicitud de participación en la exposición, incluyen la resolución de las siguientes cuestiones organizativas:

Desarrollo del concepto y alcance de la participación de la empresa en la exposición.

Elaboración de una lista de productos expuestos.

Selección y preparación de comerciales, personal de servicio, personal de stand, traductores, etc.

Determinar el tamaño del espacio de exposición requerido y el volumen de diversos recursos materiales y financieros.

Desarrollo de un plan temático para la exposición, es decir. puesto de exhibición

Celebrar un acuerdo con el comité organizador de la exposición y transferirle un plano del stand de exposición y un pedido de los equipos y servicios necesarios.

Después de resolver los problemas anteriores, es posible desarrollar un presupuesto final para la participación de la empresa en la exposición. En promedio, los gastos grandes compañias para la participación en eventos de exhibición representan entre el 15 y el 30% de todos los fondos asignados para publicidad y comunicaciones de marketing. En la figura 2 se muestra una estructura de costos típica para la participación en la exposición. 2.

Arroz. 2.

En la etapa preparatoria se concede gran importancia a la participación publicitaria, que incluye actividades como:

Inclusión de una empresa en el catálogo oficial de una exposición/feria - para ello se debe presentar una solicitud especial

Publicaciones en publicaciones periódicas orientada hacia grupos destinatarios visitantes

Distribución de invitaciones individuales y tarjetas de invitación personalizadas a socios y clientes interesados. Los pases de entrada proporcionados a los expositores por la administración de la exposición crean una impresión especialmente favorable como señal de especial atención a los invitados.

Es igualmente importante planificar con antelación sus propias presentaciones, ruedas de prensa y mesas redondas, incluyéndolas en el programa de eventos paralelos de la exposición.

Teniendo en cuenta que el proceso de preparación de la exposición lleva un tiempo considerable, de 20 a 52 semanas, es extremadamente importante desarrollar un cronograma de actividades con una definición clara de los plazos de cada evento. Estos calendarios son indispensables para garantizar la coordinación de las acciones individuales, controlar su implementación y los cambios oportunos, lo que resulta imposible si todos los preparativos de la exposición se dejan para el último minuto.

Después de la inauguración oficial de la exposición comienza la etapa más importante e intensa: el trabajo real durante el funcionamiento de la exposición. El papel exclusivo para garantizar el éxito de las actividades de exposición corresponde al personal del stand, es decir, a los empleados que trabajan en la zona de exposición pública, en el stand de la empresa. El trabajo del personal y los directivos de la agencia de viajes en la exposición se analiza con más detalle en los siguientes párrafos.

Las principales etapas de preparación y participación de la empresa en ferias (exposiciones).

La participación de una empresa en una feria o exposición en particular requiere ciertos costos y, en última instancia, puede proporcionar no solo un resultado positivo, sino también algunas pérdidas o incluso crear una opinión negativa sobre la empresa y su producto. Para evitar esto último, es necesario fundamentar cuidadosamente toda una serie de las decisiones de gestión, cuya implementación debe garantizar la participación efectiva en los trabajos de cada feria o exposición específica.

En primer lugar, es necesario encontrar soluciones informadas a los siguientes problemas principales:

Determinar la viabilidad de la participación de la empresa en una feria o exposición específica;

Proporcionar una preparación de calidad para la participación en la feria o exposición seleccionada;

Organizar el trabajo del personal de ferias o exposiciones al nivel adecuado;

Resumir los resultados de la participación en un evento específico y desarrollar soluciones de marketing adecuadas.

En general, la preparación y participación en ferias y exposiciones se puede representar como un proceso que incluye las siguientes etapas (Fig. 9.1).

Arroz. 9.1. Las principales etapas de preparación y participación de la empresa en ferias (exposiciones).

Escenario tomar una decisión sobre la participación de la empresa en la feria (exposición) se divide en las siguientes etapas :

1. Determinar los objetivos de la participación de la empresa en la feria (exposición).

Básico objetivo La participación de una empresa en el trabajo de una feria (exposición) es garantizar una efectiva actividad empresarial V a largo plazo. Este objetivo y su consecución deben estar subordinados a objetivos de nivel inferior, en particular el objetivo de implementar la combinación de marketing.

2. Seleccionar una exposición (feria) en la que participará la empresa.

Para elegir la feria (exposición) adecuada para participar, una empresa debe realizar una investigación de mercados.

3. Elegir una forma de participar en la feria (exposición).

Existen los siguientes formas participación en la exposición (feria):

Participación individual en stand personal;

Participación conjunta en un stand colectivo;

Gira de negocios.

4. Determinación de fondos para la participación en la feria (exposición).

Los fondos asignados por la empresa para la participación en una determinada feria o exposición deben estar justificados y ser suficientes para alcanzar los objetivos planteados.

En etapa de preparación es necesario elaborar un plan de trabajo que defina todo tipo de actividades en una secuencia temporal clara y teniendo en cuenta el tiempo para su implementación. También es necesario informar al comité organizador de la exposición (feria) sobre la participación de la empresa en la misma mediante la presentación de la solicitud correspondiente.

Etapa de participación en la feria (exposición) Es el período más intenso y responsable.

El stand y el personal del stand desempeñan un papel especial a la hora de garantizar el éxito de la participación de una empresa en una feria (exposición).

Pararse - Esta es una imagen en miniatura de la empresa expositora.

El stand tiene tres funcionales. partes:

- área de exhibición;

Lugares de negociación;

Cuartos de servicio.

Se distinguen los siguientes: tipos de stands:

A) stands ubicados en adentro:

Párate en una fila;

Soporte de esquina;

Soporte de cabeza;

Soporte de bloque;

b) stands situados al aire libre.

Standistas – Se trata de empleados que trabajan en la zona de exposición pública, en el stand de la empresa.

En etapa de resumen de los resultados de la participación en la feria (exposición) la empresa determina su eficacia.

Principal razones de la participación fallida en el trabajo de actividades individuales son:

Los objetivos de la participación de las empresas en la feria o exposición no están claramente formulados. Esto es típico en aproximadamente el 40% de las empresas expositoras;

La exposición de la empresa no está presentada ni diseñada al nivel adecuado;

Los potenciales visitantes de la feria o exposición no tenían conocimiento de la participación de la empresa en este evento. Alrededor del 80% de las empresas expositoras no promocionan su exposición antes del inicio de la feria o exposición;

El personal de las empresas expositoras no está capacitado al nivel adecuado. Como muestran los estudios, más de la mitad de los expositores no forman al personal que trabaja en ferias o exposiciones;

Durante ferias o exposiciones no se presta suficiente atención a la investigación de mercados de los problemas existentes;

El análisis de la participación de una empresa en los trabajos de cada feria o exposición concreta no está suficientemente fundamentado. Al mismo tiempo, las investigaciones en curso muestran que sólo una de cada cinco empresas utiliza los resultados de dicho análisis en su trabajo posterior.

ACTIVIDADES EXPOSITIVAS EN RUSIA Y EN EL EXTRANJERO Gusev E. B.

19.2. EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE LA PARTICIPACIÓN DE UNA EMPRESA DE VIAJES EN LA EXPOSICIÓN

Para que la participación en una exposición sea un medio más eficaz de comunicación de marketing, una empresa de viajes debe planificar cuidadosamente su trabajo. El proceso de organización de una exposición es un conjunto complejo de eventos organizativos, contractuales y diplomáticos. A veces la organización de una gran exposición Internacional lleva más de un año.

Durante la última década, el número de exposiciones ha aumentado considerablemente, por lo que ha aumentado el número de empresas especializadas en servicios de este tipo y la competencia entre ellas contribuye a aumentar el nivel de profesionalidad.

Sin embargo, es el director de la empresa de viajes el responsable de tomar la decisión sobre la participación en una exposición o feria turística concreta.

Para que la participación sea efectiva, primero debes responder las siguientes preguntas:

¿Qué producto ofrece la empresa y cómo se corresponde su precio con la calidad?

¿Qué cliente y de qué regiones busca atraer la empresa?

El proceso de participación de una empresa de viajes en la exposición se puede dividir en varias etapas:

1). tomar una decisión fundamental sobre la participación en la exposición/feria;

2). determinar los objetivos de la participación de la empresa en la exposición;

3). elegir una exposición específica en la que participará la empresa;

4). período preparatorio y organizativo;

5). desarrollo de un plan temático para la exposición y costo de participación en la exposición;

6). trabajar durante el funcionamiento de la exposición;

7). resumiendo los resultados de la participación de la empresa en la exposición una vez finalizada.

Tomar una decisión fundamental sobre la participación en eventos expositivos. indica que la empresa de viajes ha alcanzado un cierto nivel en su campo de actividad. Al mismo tiempo, la participación en la exposición requiere importantes inversiones que no todas las empresas turísticas pueden permitirse.

Las actividades de exposición están dirigidas a lograr objetivos básicos de marketing. empresa de turismo, dentro de los cuales:

Presentación de la empresa de viajes y sus productos;

Estudio de mercados de ventas;

Búsqueda de nuevos mercados;

Ampliar el número de clientes;

Introducción de un nuevo producto turístico al mercado;

Determinar la posible demanda de un nuevo producto;

Búsqueda de nuevos socios comerciales;

Estudiar las ofertas de los competidores;

Posicionamiento de sus productos en relación con los productos turísticos de la competencia;

Formación de una imagen favorable de una empresa de viajes;

Venta directa de productos y celebración de contratos.

Para lograr objetivos es importante selección de una exposición específica, en el que participará una agencia de viajes. Como ya hemos señalado, anualmente se celebran una gran cantidad de eventos expositivos, por lo que se valoran aspectos como:

Hora y lugar de la exposición;

Composición numérica y cualitativa de participantes y visitantes;

Nivel de actividad empresarial (número y volumen total de contratos celebrados) en la última exposición;

Posibilidad de proporcionar espacios y servicios de exposición;

Condiciones de participación en la exposición;

Quién es el organizador, cuánto tiempo lleva involucrado en este tipo de negocios;

Elaborar un borrador de presupuesto para la participación de la empresa en la exposición y estudiar si los costos se corresponden con las capacidades de la empresa.

Habiendo estudiado todos estos aspectos, es necesario obtener una respuesta a la pregunta: "La participación en qué exposición dará el mayor efecto para lograr los objetivos de esta empresa de viajes".

La elección de la exposición se realiza en función de los objetivos declarados de participación en la exposición y factores tales como:

Dirección del producto turístico (entrada, salida, educativo, empresarial, etc.);

Cumplimiento de la región turística;

Capacidades financieras de una empresa de viajes;

El prestigio de la exposición y su apariencia;

Idioma de la región donde se realiza la exposición.

La decisión de participar o no en la exposición sólo podrá ser tomada por la primera persona de la empresa. Debe tener TODO de antemano Información necesaria para TODAS las exposiciones previstas durante el año, sus fechas, volúmenes, ubicación territorial. Sólo con esta información se puede valorar el tipo de exposición, su importancia para la empresa de viajes y el grado de necesidad de participar en ella. Acciones para compilar (recibir) plan General Las exposiciones pueden considerarse como el primer paso hacia la preparación de una exposición específica.

La recopilación de los datos necesarios debe ser realizada por un grupo de gestores responsables de la promoción del producto turístico. Después de la generalización, los datos se transfieren al gerente con material adjunto y comentarios que expresan ciertos deseos de los analistas, teniendo en cuenta posibles «+» Y «-» . Cuanto más experimentado sea el equipo encargado de preparar y recopilar información, más seriamente la dirección de la empresa tendrá en cuenta cada opinión.

Cuando se toma la decisión de participar en la exposición, comienzan las acciones concretas.

Durante período preparatorio y organizativo La empresa de viajes informa al comité organizador de la exposición sobre su participación en la misma mediante la presentación de la solicitud correspondiente. Al mismo tiempo, se están resolviendo una serie de cuestiones organizativas, como:

Desarrollo del concepto y alcance de la participación de la empresa en la exposición;

Elaborar una lista de productos turísticos expuestos;

Selección y formación de personal (comercial, servicio, personal de stand, traductores);

Desarrollo de planes trabajo comercial, eventos publicitarios y protocolarios;

Seleccionar un posible intermediario (agente) que brinde servicios para garantizar la participación en la exposición;

Determinar el tamaño del espacio de exposición requerido y el volumen de diversos recursos materiales y financieros;

Desarrollo de un plan temático para la exposición (stand de exposición);

Celebrar un convenio con el comité organizador, transfiriéndole un plano del stand de exposición, así como un pedido de los equipos y servicios necesarios.

Durante un período determinado, a más tardar un mes antes del inicio de la exposición, se completa una solicitud de participación en la exposición y se envía al comité organizador. Indica todos los datos de la empresa: país, dirección/teléfono, número de cuenta corriente. La esencia de la solicitud es el registro preliminar y la reserva del espacio de exposición. La carta de solicitud confirma el acuerdo de la empresa con las disposiciones de esta exposición y las reglas para su celebración. Se trata de una especie de acuerdo entre las partes. Al recibir la solicitud, se envía una confirmación en respuesta al registro de la empresa en el directorio de participantes y la asignación de la cantidad requerida de espacio sujeto a pago. El pago por la participación debe realizarse dentro de 5 a 10 días. La confirmación garantiza la recepción de un conjunto básico de servicios.

Para recibir servicios adicionales, la empresa selecciona lo que considera necesario e indica la cantidad. Así, los servicios adicionales más habituales son: lugar de trabajo, acreditación, publicación en catálogo, producción de rótulos y publicidad de marca, replicación de tarjetas de presentación, folletos, servicios de traductores y personal de apoyo. Por supuesto, muchas empresas prefieren producir sus materiales de exposición a través de agencias especializadas y traerlos únicamente a la exposición.

Como regla general, las solicitudes (el formulario puede variar) estipulan los siguientes puntos principales:

Alquiler de espacios de exposición (abiertos o cerrados);

Alquiler e instalación de equipos de exposición (stand del módulo de exposición de acuerdo con el plano del stand de exposición);

Instalación de enchufes, lámparas adicionales;

Alquiler e instalación de podios para exposiciones;

Proporcionar servicios o equipos adicionales, perchas, armarios, frigoríficos, teléfonos, mesas, sillas, etc.;

Inscripción en el friso (nombre de la empresa encima de la exposición).

Hoy en día no existe ninguna legislación que regule las tarifas para ciertos tipos de servicios comerciales de exhibición. Los fija la empresa organizadora de la exposición a su discreción (pueden variar mucho de una exposición a otra). El importe que hayas pagado estará sujeto al IVA y al impuesto especial, así como a una prima de seguro.

En casi todos los casos, la empresa organizadora asegura a las empresas participantes. Presta especial atención a si el seguro está incluido en alguna de las cláusulas del contrato o no. Si no, consíguelo.

Hay que tener en cuenta que la reserva de espacio para la participación en cualquier exposición deberá realizarse con antelación. Al mismo tiempo, es posible reservar el espacio necesario usted mismo en la administración de la exposición o a través de una empresa consolidada. Un consolidador es una empresa bien conocida por los organizadores de la exposición, que constantemente adquiere espacio de exposición (normalmente grandes volúmenes), lo equipa y se ocupa de una serie de cuestiones organizativas.

En Rusia existen varias empresas consolidadas de este tipo: en Moscú, OJSC Agencia de Congresos y Exposiciones de Moscú, MKB, ITE International; en San Petersburgo - CJSC "St. Petersburg Express" y varios otros.

El momento de reservar el espacio para las diferentes exposiciones varía, pero si es posible, es mejor reservar el espacio para participar en la siguiente exposición inmediatamente después de finalizar el foro, es decir, con un año de antelación.

Se está desarrollando un “Plan de Actividad” (plan de acción), que indica todos los detalles principales sobre la futura exposición: los objetivos de participación en la exposición, el lugar, fechas y hora de su celebración, los responsables del diseño de la stand, para la organización y coordinación de todos los detalles (específicamente - quién/qué), para la entrega de materiales al stand. También se proporciona información breve sobre otras empresas participantes (distribuidores/competidores), los detalles de la exposición y la naturaleza de su celebración. En conclusión, se indica un mínimo de papeles que requieren aprobación y preparación, sin los cuales todo trabajo carecerá de sentido: invitaciones, entradas, documentos para automóviles, comunicados de prensa, folletos publicitarios, folletos, tarjetas de visita.

Como se adjunta uno de los anexos al Plan de Actividades lista detallada cosas y objetos que hay que llevar a la exposición. La presencia de este documento agiliza enormemente el almacenamiento y contabilidad de las cosas, garantiza la reposición oportuna de las “reservas estratégicas” de la empresa en el stand (alimentos, folletos), facilita su búsqueda e identifica los artículos faltantes.

A otros Documento Importante es un cuestionario para registrar (encuesta) a los visitantes del stand. Para acumular información estadística confiable, la dirección de la empresa debe determinar una lista de temas de interés y el orden en el que deben seguirse.

Los documentos de respaldo también incluyen invitación especial. Se envía directamente (a empresas/personalmente por correo directo) y es un método universal para atraer clientes potenciales. Por lo general, se adjunta una invitación a la carta. Con esta carta, la agencia de viajes participante invita a las personas involucradas en esta área al stand de exposición para conocer más detalladamente el tipo de producto turístico que ofrece.

Uno de los problemas es la entrega y colocación de los materiales expositivos en el stand. Debes indicar con antelación qué, cuándo y dónde vas a importar. Para entregar todos los materiales y equipos de exposición necesarios al stand, se redacta una carta de solicitud solicitando la emisión de pases para vehículos y permiso para transportar/exportar carga. Esta carta debe estar dirigida a la empresa organizadora (dirigida al director) y contener una lista detallada de los artículos importados.

También verifique con anticipación cuánto tiempo ANTES y DESPUÉS de la exposición puede importar/exportar carga. Esto evitará malentendidos y garantizará un cronograma de acciones claro.

La otra cara de la cuestión es la instalación y disposición de los objetos expuestos en el stand. Piense en la exposición con antelación, en función del tamaño del stand. ¿Están correctamente iluminados los frisos y carteles? ¿Las muestras y diapositivas son claramente visibles? ¿Están los escudos bien sujetos? ¿Son atractivos las letras y la combinación de colores general?

Una vez resueltos estos problemas, es posible desarrollar una estimación final para la participación de la empresa en la exposición. En promedio, los gastos de las grandes empresas por la participación en eventos de exhibición representan entre el 15% y el 30% de todos los fondos gastados en comunicaciones de marketing.

Escenario desarrollar un plan temático para su exposición incluye:

Selección final de muestras de productos a demostrar;

Desarrollo de los stands de las empresas teniendo en cuenta las superficies asignadas, la altura del recinto ferial, las posibilidades de suministro de electricidad, suministro de agua, etc.;

El diseño general de la exposición de la empresa es la distribución de las exhibiciones en secciones temáticas de acuerdo con la lógica de revelar el tema principal de la exposición.

Hay que tener en cuenta que el tamaño del módulo de exposición juega un cierto papel representativo, pero mucho más importante es el diseño original y de alta calidad de los objetos expuestos, el buen funcionamiento del personal del stand, la actitud atenta hacia los visitantes y una publicidad atractiva. .

A menudo, los comités organizadores de exposiciones ofrecen módulos de exposición estándar de varios tamaños y configuraciones. Esto no significa que una agencia de viajes no tenga la oportunidad de encargar un stand según sus propios bocetos. Pero debe encajar orgánicamente en el espacio asignado y no caerse. composición general exposición y esto deberá acordarse previamente con el comité organizador.

A menudo hay casos en los que las finanzas de una empresa de viajes son limitadas y se ve obligada a comprar espacios de exposición en forma conjunta con otros participantes. En este caso, puede resultar que el área conjunta sea demasiado pequeña para que los socios trabajen normalmente. Además, las agencias de viajes que utilizan este tipo de "stands" no son percibidas como socios de confianza.

Al mismo tiempo, las posiciones conjuntas pueden desempeñar un papel papel positivo para sus participantes, cuando las administraciones nacionales de turismo actúan como un único stand temático. Esto es lo que hacen las ETS en Alemania, Chipre, Turquía, Egipto, los Emiratos Árabes Unidos y muchos otros.

A la hora de decorar un stand, es mejor recurrir a los servicios de un decorador o diseñador profesional para crear una atmósfera única, única, que exprese el espíritu, estilo, imagen de la agencia de viajes, que es símbolo de confianza, solidez, calidad y tranquilidad. Bosquejo siendo un ejemplo claro stand en papel, le permite evaluar la futura exposición e imaginar la ubicación de las exhibiciones.

Después de la instalación de la exposición y la inauguración oficial de la exposición, comienza la siguiente etapa: trabajar durante su funcionamiento. Una gran carga recae sobre el personal, cuya corrección y amabilidad le harán querer hacer negocios con usted. Una iluminación y música adecuadas (como opción) atraerán la atención de todos (quizás incluso de los equipos de televisión, y esta es una oportunidad para publicidad gratuita).

Es aconsejable que el responsable de una empresa de viajes esté presente en el stand durante la exposición. Si su presencia durante toda la jornada laboral fuera imposible, es necesario que exista un horario en el stand indicando en qué días y horarios estará uno de los responsables.

Por lo general, se sabe de antemano que la exposición será visitada por invitados de alto nivel, delegaciones extranjeras, representantes de la prensa o la televisión (puede obtener información al respecto en el comité organizador de la exposición). En esos días, la presencia de un gerente puede contribuir a la celebración de contratos lucrativos y a la cobertura de las actividades de la empresa en la prensa o la televisión.

También hay que recordar que existen reglas internacionales óptimas para llevar a cabo negociaciones durante una exposición: la reunión no debe durar más de 20 minutos. Durante las negociaciones sólo se sirve té, café o agua mineral.

Además, el responsable de una empresa de viajes puede visitar otros stands de exposición. Esto ayudará a detectar tendencias en el desarrollo de las condiciones del mercado, evaluar las actividades de los competidores y aclarar su propia posición y la de la empresa.

Dado que el contacto de visitantes y especialistas con la exposición de la agencia de viajes es muy breve, se trabaja para establecer comunicación con el público objetivo deseado. Para ello es aconsejable:

Envíe invitaciones a representantes de empresas locales con antelación;

Asegurar la disponibilidad de un número suficiente de medios publicitarios en el stand de la empresa.

Al mismo tiempo, es costumbre colocar algunos productos publicitarios para que los visitantes se los lleven consigo. Es mejor guardar en la oficina los materiales para clientes habituales o establecidos, gerentes de empresas que visitan el stand, junto con los documentos necesarios para las negociaciones.

Entre los eventos pensados ​​para interesar al público se encuentran presentaciones, concursos sobre la temática de la exposición, loterías, etc.

Una vez finalizada la exposición se debe realizar. Análisis de los resultados de la participación de la empresa en la exposición. Los resultados de la exposición se pueden dividir en dos grupos:

Organizativo;

Comercial.

al resumir organizativo Se tienen en cuenta los siguientes factores:

¿Fue acertada la ubicación elegida para el stand?

¿Fue exitosa la distribución del stand? ¿Se correspondía el área del stand con el número de exhibiciones y las tareas asignadas?

Qué inconvenientes ocurrieron durante el trabajo;

Lo que había que encargar al comité organizador entre servicios y equipos adicionales;

¿De qué servicios y equipos podría prescindir?

Comercial Los resultados son indicadores objetivos: el número de visitantes que visitaron la exposición de la empresa, Clientes potenciales y, como resultado, el volumen de contratos celebrados con clientes nuevos y antiguos; número de materiales publicitarios e informativos distribuidos, etc.

Al final de cada exposición, se redacta una nota que refleja brevemente todos los problemas que surgieron durante la preparación, las formas y medios de solucionarlos y las lecciones para el futuro. Es recomendable analizar una vez finalizada la exposición. política de precios competidores, evalúe su capacidad para reducir los precios en especies individuales producto turístico. Es útil hacer una reseña de todas las exposiciones en las que participó la agencia de viajes, teniendo en cuenta los tipos de costes (alquiler, transporte, gastos de viaje, producción de material publicitario, alimentación del personal, etc.). Con tal información, es fácil determinar si el costo de un tipo particular de servicio ha cambiado de una exposición a otra (ver Tabla 19.2).

Al mismo tiempo, el coste de instalación/desmontaje es aproximadamente 1/5 de todos los costes; el costo de la comida es 1/6-1/7 de todos los gastos.

Así, después de la exposición, es posible estimar el “volumen” del evento expositivo en términos monetarios, los costos por visitante en relación con el número total, porcentaje contactos útiles y reuniones de negocios.