Sekretäri abi amet on sisuliselt lihtsakretäri töö. Sest ametniku funktsioonid ja vastutus on sarnased. Omapära seisneb ainult selles, et assistendile saab vastavalt määrata palju tõsisemaid ülesandeid ja ka sellisele ametikohale esitatavad kvalifikatsiooninõuded on tavalise sekretäri omadest palju kõrgemad.

Sekretäri-assistendi ametijuhend sisaldab mitmeid üldsätteid, ülesandeid täidetaval ametikohal, töötaja õigusi ja vastutust.

Sekretäri-assistendi ametijuhend - üldsätted

TO üldsätted seotud:

• 1. Sekretäri-assistendi suhtumine spetsialistide klassi.
• 2. Abilise määramise ja vallandamise otsustab organisatsiooni peadirektor.
• 3. tegevdirektor on sekretäri abi vahetu juhendaja.
• 4. Kui töötajat ei ole mingil põhjusel töökohal, asendab teda teine \u200b\u200borganisatsiooni töötaja, kes määratakse vastava korraldusega, andes talle sekretäri abi õigused ja kohustused.
• 5. Kõigil kodanikel, kellel on kõrgharidus, vähemalt üheaastane kogemus, kontoriseadmete tundmine ja arvutiprogrammidsamuti teadmised inglise keeles.
• 6. Töötaja töö peab vastama Vene Föderatsiooni õigusaktidele, organisatsiooni põhikirjale, selle normidele ja reeglitele, samuti töö kirjeldus ja juhtkonna korraldused.

Muide, sait sisaldab ka tehnilise direktori ametijuhendit.

Õigused ja kohustused

Töötajal on järgmised õigused:

• 1. Organisatsiooni seatud ülesannete lahendamiseks isegi salajaste andmete hankimine.
• 2. Ettepanekute ja nõuannete esitamine organisatsiooni ja selle tõhususe ja tootlikkuse parandamise kava kohta tööaktiivsus eriti.
• 3. Nende küsimustega tegelevatelt eriteenistustelt tööjõutegevuseks vajalike ressursside hankimine, samuti selgituste andmine, mis põhjustel jäid kõik organisatsiooni korraldused ja ülesanded õigel ajal täitmata.
• 4. Nõue sobivatele sobivatele töötingimustele ja oluliste dokumentide kaitse.
• 5. Heatahtlike otsuste vastuvõtmine, mis ei ületa sekretäri-assistendi ametlikke volitusi.

Sekretäri-assistendi ülesanded on:

• 1. Ettevalmistusprotsessi rakendamine vajalik dokumentatsioon, dokumentide vastuvõtu, raamatupidamise ja registreerimise tagamine ning nende täitmise jälgimine vastavalt Vene Föderatsiooni õigusaktidele.
• 2. Ettevalmistusprotsesside kvaliteedi jälgimine, juhtkonnale edasiseks allkirjastamiseks esitatavate dokumentide õige täitmise kontrollimine.
• 3. Järelevalve väljastatud dokumentide täitmise üle.
• 4. Organisatsiooniprotsesside ettevalmistamise, otsuste tegemise ja järelduste elluviimine.
• 5. Kodanike vastuvõtu korraldamine.
• 6. Koosolekute korralduslik ettevalmistamine.
• 7. Juhtumi vormistamine, turvalisuse tagamine ja dokumentide edasine õigeaegne edastamine arhiivi.
• 8. Juhi muude korralduste täitmine.

Ja selle kohta, kuidas sekretäri-ametniku ametijuhend välja näeb, on kirjutatud.

Vastutus

Sekretäri-assistendi vastutus on järgmine:

• 1. Keeldumine või tähtaegne täitmata jätmine, hooletus seoses nende ametikohustustega.
• 2. Juhiste ja korralduste rikkumise korral salastatud teabe avalikustamine.
• 3. Organisatsiooni sisemise struktuuri mittejärgimise eest rikkumine töödistsipliin tööohutus.

Ja saate lugeda, mis on arhivaari ametijuhend.

Ettevõtte assistendi sekretäri ametijuhend

Igal ettevõtte vastutaval juhil peaks olema sekretär, kes aitab meeskonna ja kogu ettevõtte efektiivsust parandada.

Igal sellisel töötajal on oma otsesed kohustused... Sekretär peaks vastu võtma saabuvaid ja väljaminevaid dokumente, jagama saadud dokumente osakondade kaupa, kontrollima dokumendi kättetoimetamist adressaadile, saatma dokumente tööks osapooltele, määrama juhtkondade koosolekuid partneritega, võtma vastu ettevõtte töötajate avaldusi, samuti muid juhtkonna juhiseid.

Peadirektori sekretäri-assistendi ametijuhend

Üldsätted:

• 1. Töötajat peetakse spetsialistiks, teda saab ametisse nimetada ja vallandada ettevõtte direktor.
• 2. Referendi ülesanded on korralduslike protsesside ja dokumentatsiooni pakkumine juhtimisega seotud tõhusate tegevuste jaoks.
• 3. Allub ettevõtte direktorile.
• 4. Tegevus peab toimuma vastavalt Vene Föderatsiooni õigusaktidele.
• 5. See töötaja võib olla ainult kõrghariduse ja keskeriharidusega kodanik, kellel on aastane töökogemus või kursused.
• 6. Õigusliku raamistikuga seotud probleemide tundmine.

Sekretär-assistent on kohustatud täitma järgmisi ülesandeid:

• 1. Teenindus vastavalt ettevõtte dokumentatsioonile.
• 2. Juhtida ja kontrollida ettevõtte asjaajamise tootmise korraldamist.
• 3. Dokumenteerige kõik koosolekud.
• 4. Dokumentide üle arvestuse pidamine.

Nagu ka muud kohustused ja õigused selles ametis.

Organisatsiooni- ja haldusfunktsioonide rakendamine on ettevõtte juhtimiseks ebaefektiivne võimalus. Direktori vabastamiseks tavalistest ja tavapärastest ülesannetest, mis pole seotud vastutustundlike otsuste langetamisega, võivad töötajad pakkuda assistendi ametikohta.

Selle spetsialisti ametijuhendi koostamise iseärasustest räägime teile esitatud materjalis.

Teave dokumendi kohta

Igale ettevõtte töötajale ja spetsialistile esitatakse individuaalne õiguste, kohustuste ja volituste loetelu. Need kajastuvad nii ettevõtte kohalikes aktides, töötajaga sõlmitud töölepingus kui ka ametijuhendi sisus.

See dokument väljastatakse iga töötaja kohta, kuigi vastavalt Vene Föderatsiooni töökoodeksi normidele ei kuulu see kohustuslikesse vormidesse ja vormidesse, mille osalejad peavad koostama töösuhted.

Olemus ja eesmärk

Töötaja ametijuhend lihtsustab töösuhete rakendamist oluliselt:

• ettevõtte juhtkond määrab kohe kindlaks, mida ja kuidas töötaja töökohal teeb;
• spetsialist teab ette, milline õiguste ja kohustuste loetelu antakse talle üle tööülesannete täitmiseks;
• pooled määravad ametikohustuste ja vastutuse piirid tööülesannete ebaõige täitmise eest.

Seega saab CI koostamise põhieesmärgina tunnustada tööandja ja töötaja vaheliste töösuhete dokumentaalset tellimist.

Abistaja ametijuhendite registreerimisel tuleb arvestada järgmiste nüanssidega:

• juhis peaks sisaldama konkreetse spetsialisti õiguste ja kohustuste loetelu - kui ettevõttes töötab korraga mitu referenti, koostab igaüks oma ametijuhendi;
• tööülesanded referent on reeglina seotud otsese allumisega ettevõtte juhile - krediidiasutuse sisus on vaja selgelt sätestada, kellel ettevõtte juhtidest on õigus anda juhiseid, juhiseid ja;
• assistendi ametikohta iseloomustab täidetavate ülesannete universaalsus - isikut tõendava dokumendi sisus on vaja kohe ette näha, millistes suundades assistendi tegevust teostatakse.

Ametijuhendi olemasolu võimaldab teil assistendi tööd sujuvamaks muuta. Dokument sisaldab täielikku loetelu õigustest ja kohustustest, volituste piiridest ja vastutusmeetmetest, kvalifikatsiooninõuetest ja distsiplinaarmeetmete kohaldamise alustest.

Millised määrused reguleerivad

Seadusandlikul tasandil ei kiideta heaks assistendi ametijuhendi vormi ja sisu nõudeid. Tüüpilise CI-vormi saab ettevõttes heaks kiita ja selle täitmisel tuleb arvestada järgmiste normidega:

• vene Föderatsiooni töökoodeksi sätted - töötaja ja tööandja tagatiste osas, üldreeglid palkade maksmine jne;
• ettevõtte kohalike seaduste sätted - tööaja režiimi ja töödistsipliini tagamise, ergutus - ja ergutussüsteemi rakendamise osas jne;
• teatavates tegevusvaldkondades spetsiaalsete normatiivaktide nõuded

Kui sise-eeskirjad, töödistsipliin ja muud sarnased dokumendid on kohalike seadustega kinnitatud, võetakse neid ametijuhendi koostamisel arvesse.

Liigid

Ametijuhendite tingimused sõltuvad referendi ja ettevõtte enda suundadest. Eristada saab järgmist tüüpi referente, millest igaühe jaoks töötatakse välja kordumatu ID:

• - nende spetsialistide kõige levinum rühm, kelle kohustused hõlmavad täielikku vastutust organisatsiooniline tugi pea tegevused;
• personaliassistent - tegeleb ettevõtte personaliteenistuse dokumentaalse toetamise, tellimuspäevikute pidamisega jne;
• - tegeleb võõrkeeli kasutavate läbirääkimiste toetamisega, erialase ja äridokumentatsiooni tõlkimisega, välisfirmade ja ettevõtete delegatsioonide vastuvõtmisega;
• - viib läbi ettevõtte sissetuleva ja väljamineva dokumendivoo, koostab dokumentatsiooni, koostab juhi nimel aruandeid ja aruandeid.

See on ainult ligikaudne nimekiri abilistest, kes võivad olla ettevõtte töötajad. Samuti on võimalik jagada vastutust mitme referendi vahel, selleks on asjakohased sätted lisatud iga juhise juurde.

Kes on

Ametijuhendite registreerimine toimub pärast töötaja tööle registreerimist. Üldjuhul vastutab töötamisega seotud dokumentide ettevalmistamine. Lisaks ja saab olla kaasatud. Ametijuhendi väljastamiseks peab teil olema kinnitatud töövõtukorraldus ja allkirjastatud tööleping.

Pärast ametijuhendi koostamist peaks referent tutvuma selle sisuga. Selleks pannakse CI vormile või personaliosakonna spetsiaalsesse päevikusse käsitsi kirjutatud allkiri. Juhendi üks eksemplar antakse referendile üle ja teine \u200b\u200blisatakse töötaja isiklikule toimikule.

Kasutamine

Juhiseid kasutatakse järgmistes suundades:

• referent peab jooksvas tegevuses arvestama ID sisuga, järgima fikseeritud kohustusi ja nõudeid
• mis tahes suuniseid ja korraldusi seoses referendiga saab anda ainult juhendamise raames ning ülesannete või volituste loetelu laiendamine saab toimuda ainult töötaja enda nõusolekul;
• ülesannete ebaõige täitmise korral on võimalik rakendada distsiplinaarmeetmeid - selleks viiakse läbi ametlik uurimine ja lähteülesanne määratakse ametijuhendi järgi;
• cI sisu abil määratakse alluvustasemed - kellele referent peaks praeguses töös alluma, samuti loetelu spetsialistidest, kellel on lubatud juhiseid anda.

Pärast seda, kui töötaja on instruktsiooni allkirjastanud ja ettevõtte juht selle heaks kiitnud, on dokumendi muudatused lubatud ainult poolte vastastikusel kokkuleppel. Erand sellest reeglist on lubatud ainult teisele tööle üleminekul vastavalt Vene Föderatsiooni töökoodeksi nõuetele.

Juhendaja juhiste sisu võib jagada ligikaudu kaheks osaks. Esimene plokk sisaldab sätteid ja reegleid, mis kehtivad kõigi selle ettevõtte töötajate kohta (need vastavad Venemaa Föderatsiooni töökoodeksi normidele ja kohalikele seadustele). Teine osa sisaldab konkreetse spetsialisti-referendi sätteid, nõudeid, õigusi ja kohustusi.

Üldnõuded

Esimene osa peaks sisaldama järgmisi punkte:

• dokumendi vormistamise kuupäev ja koht - kuigi seadus ei sisalda isikutunnistuse väljaandmise täpset ajakava, on mõlemad pooled vaidluste kõrvaldamiseks huvitatud dokumendi võimalikult kiirest allkirjastamisest;
• poolte üksikasjad - ettevõte ja selle juht ning assistent;
• teave ametikoha täpse ja täieliku nime kohta;
• positsiooni määramine konkreetsele struktuuriüksusele, alluvustaseme märkimine;
• assistendi kvalifikatsiooninõuete loetelu - haridus, töökogemus, ametialased ja isikuomadused, oskused.

Reeglina ei muutu loetletud sätted isegi siis, kui varem tööle võetud spetsialisti asemel väljastatakse uus assistent. Seadus ei sätesta assistendi haridusele erinõudeid, piisab keskerihariduse omandamisest.

Spetsiaalne plokk

Spetsiaalne ametijuhendite plokk sisaldab järgmisi punkte:

• assistendi volituste kindlaksmääramine, samuti nende piiritlemine teiste ametikohtade suhtes;
• märge spetsialisti õiguste ja kohustuste kohta, mida ta praeguses tegevuses täidab;
• tööpäeva tingimused, võttes arvesse teostatavate tegevuste eripära (näiteks juhi lähetamiseks töölähetustele võib assistendile kehtestada ebaregulaarse tööpäeva);
• töötervishoiu ja tööohutuse eeskirjad;
• loetelu spetsiaalsetest teadmistest ja oskustest, millele referent peab vastama - näiteks teatud võõrkeelte või tarkvarasüsteemide oskus;
• rahalise tasu maksmise tingimused, sealhulgas täiendavad stiimulid ja ergutussummad;
• distsiplinaarmeetmete kohaldamise alused, kui referent rikub ametikohustusi.

See video räägib teile sulase ja eraldi abistaja tööst:

Kohustused

Töötajate ametijuhendites kehtestatakse nende tööülesannete loetelu. Referendi jaoks võivad need sisaldada järgmist:

• juhi ja / või tema asetäitjate töö korraldamine - päeva planeerimine, koosolekute ja läbirääkimiste ettevalmistamine, koosolekute tulemuste dokumenteerimine jms;
• arvestuse pidamine - saabuva ja väljamineva kirjavahetuse arvestus, registriraamatute pidamine, arhiveerimine;
• juhtkonna tegevuse tagamisega seotud majandusküsimuste lahendamine - kirjatarvete ostmine, kirjade saatmine, telefonivestluste ja videoside korraldamine jms;
• dokumentide tõlkimine võõrkeeltest, läbirääkimiste toetamine välispartnerite osalusel;
• analüütiliste materjalide valik ettevõtte juhtkonnale või teistele spetsialistidele, aruannete ja aruannete moodustamine.

Mida üksikasjalikumad ja täpsemad on assistendi töökohustused, seda lihtsam on praeguses töös piiritleda volitusi ja vastutusvaldkondi.

Abistaja ametijuhendeid saab alla laadida.

Abistaja ametijuhendid (näidis)

Lisa nr ___ töölepingule

"KINNITATUD"
tegevdirektor
LTD ____________
"___" _______________

TÖÖ KIRJELDUS
Sekretär-assistent

1. ÜLDSÄTTED

• 1.1. Abisekretär kuulub ettevõtte spetsialistide kategooriasse, selle võtab tööle ja vabastab direktor.
• 1.2. Sekretäri-assistendi põhiülesanded on organisatsiooniline ja dokumentaalne tugi juhtimistegevus.
• 1.3. Sekretär-assistent allub otse ettevõtte direktorile.
• 1.4. Sekretär-assistent juhindub oma tegevuses:
• vene Föderatsiooni seadusandlikud aktid;
• Ettevõtte põhikiri;
• Ettevõtte funktsionaalsete teenuste eeskirjad;
• ettevõtte juhtkonna korraldused (juhised);
• regulatiivsed ja metoodilised materjalid kontoritöö korraldamiseks;
• see ametijuhend.
• 1.5. Sekretäri-assistendi ametikohale määratakse isikud, kellel on keskeriharidusega kõrgharidus ja vähemalt 1-aastane töökogemus või töökogemus puudub, kuid keda koolitatakse sekretäri-assistendi kursustel.
• 1.6. Sekretäri abi peab olema tuttav järgmiste küsimustega:
• ettevõtte arenguperspektiivid, finants- ja majandustegevus;
• dokumentidega töö korraldamine, dokumentide koostamine;
• juhtimistöö korraldamine;
• arvutus- ja organisatsioonitehnoloogia kasutamine;
• teenuse dokumentatsiooni tõlkimine võõrkeel kaubanduspartner;
• töökultuur ja teenuseetika;
• töökaitse, ohutus ja tulekaitse.

2. FUNKTSIOONID

Sekretäri assistendile määratakse järgmised funktsioonid:

• 2.1. Teave ja teatmeteenistus vastavalt ettevõtte dokumentidele.
• 2.2. Metoodiline juhendamine ja kontroll kontoritöö korraldamise üle Rumeenias struktuuriüksused ja ettevõtte filiaalid.
• 2.3. Ettevõtte nõuandvate asutuste tegevuse dokumenteerimine.
• 2.4. Operatiiv- ja organisatsioonijuhtimisteenused.
• 2.5. Personalidokumentatsiooni ja raamatupidamise vormistamine (personaliinspektori puudumisel).

3. AMETLIK KOHUSTUS

Sekretäri abi peab:

• 3.1. Valmistuge vajalikud dokumendid, et tagada ettevõtte finants- ja majandustegevus.
• 3.2. Pakkuda dokumentide vastuvõttu, raamatupidamist, registreerimist, täitmise kontrolli, teabe- ja tugiteenuseid ning dokumentaalse teabe säilitamist.
• 3.3. Kontrollige ettevõtte juhtkonnale allkirjastamiseks esitatud dokumentide ettevalmistamise kvaliteeti, koostamise õigsust, kooskõlastamist ja kinnitamist.
• 3.4. Jälgige juhtkonna dokumentide ja juhiste täitmist, võtke operatiivseid meetmeid nende õigeaegseks ja kvaliteetseks täitmiseks.
• 3.5. Korraldage ettevalmistamine, otsuste vastuvõtmine ja viimine vahetutele esinejatele. Analüüsige juhtkonnale antud sertifikaate ja aruandeid, esitage nende kohta pädevad arvamused.
• 3.6. Säilitage jooksvates küsimustes operatiivne suhtlus kolmandate osapoolte organisatsioonidega (nii äri- kui ka riiklike) ja üksikute kodanikega ettevõtte tegevus (telefon, faks jne).
• 3.7. Võta vastu külastajaid.
• 3.8. Tehke tööd ettevõtte personalitegevuse dokumenteerimisega:
• personalitellimuste täitmine;
• vormi T-2 isiklike kaartide või isiklike toimikute registreerimine;
• registreerimine töövihikud;
• töölepingute (lepingute) täitmine ja säilitamine;
• reisidokumentide registreerimine;
• töövõimetuslehtede registreerimine;
• ajagraafiku pidamine;
• staaži- ja palgatõendite väljaandmine.
• 3.9. Tagage masinakirjutuse ning teoste kopeerimise ja paljundamise tulemuslikkus.
• 3.10. Kasutage arvutit automatiseerimisvahendina dokumentatsiooni tugi ettevõtted.
• 3.11. Tehke igal aastal dokumentide valik arhiivide säilitamiseks või hävitamiseks.
• 3.12. Täita juhtkonna teatud juhiseid ettevõtte finantsmajandusliku tegevuse profiilil.

4. ÕIGUSED

Sekretäri assistendil on õigus:

• 4.1. Taotlus funktsionaalsetelt teenustelt vajalikud materjalid, samuti ülesannete täitmisega viivitamise põhjuste selgitus ja juhtkonna juhised.
• 4.2. Kaaluge dokumente ja saatke need ettevõtte juhtidele ja spetsialistidele täitmiseks.
• 4.3. Nõuda, et täitjad vaataksid läbi nende ettevalmistamise ja täitmise kehtestatud reegleid (GOST 6.38-90), rahvusvahelisi dokumentide täitmise reegleid (ISO) rikkudes koostatud dokumendid.
• 4.4 Juhtimistegevuse dokumentide külastamine nende pädevuse raames.
• 4.5. Esitage juhtkonna kaalumiseks ettepanekud ettevõtte dokumentatsiooni täiustamiseks, elektroonilise tehnoloogia kasutamisel põhineva juhtimistöö vormide ja meetodite täiustamiseks.
• 4.6. Nõua loomiseks haldust normaalsetes tingimustes täitmiseks ametikohustused ja kõigi ettevõtte tegevuses loodud dokumentide ohutus.
• 4.7. Töötage dokumentidega, millel on silt "CT" või "Konfidentsiaalne".
• 4.8. Tehke otsuseid oma pädevuse piires.
• 4.9. Suhelge kõigi ettevõtte teenistustega (töötajatega) dokumentide täitmise kontrollimise ja juhtkonnale vajaliku teabe edastamise küsimustes.

5. VASTUTUS

Sekretäri abi vastutab:

• 5.1. Ettevõtte juhtkonnale allkirjastamiseks esitatud dokumentide kvaliteet.
• 5.2. Hooletu, hooletu suhtumine registreerimisse ja dokumentide haldamisse.
• 5.3. Dokumentide ohutus, konfidentsiaalseks või CT-ks klassifitseeritud teabe avalikustamine.
• 5.4. Selles juhendis sätestatud ametikohustuste ebaselge ja enneaegne täitmine.

TEGEVDIREKTOR ________________ __________________________

Õigusnõustaja ________________ __________________________

Olen lugenud juhiseid ________________ __________________________

1. ÜLDSÄTTED 1.1. Sekretär-assistent kuulub ettevõtte spetsialistide kategooriasse, direktor võtab vastu ja vabastab ametist. 1.2. Abisekretäri põhiülesanded on juhtimistegevuse organisatsiooniline ja dokumentaalne tugi. 1.3. Sekretär-assistent allub otse ettevõtte direktorile. 1.4. Sekretär-assistent juhindub oma tegevuses: - Vene Föderatsiooni seadusandlikest aktidest; - ettevõtte põhikiri; - Ettevõtte funktsionaalsete teenuste eeskirjad; - ettevõtte juhtkonna korraldused (juhised); - normatiivsed ja metoodilised materjalid kontoritöö korraldamise kohta; - see ametijuhend. 1.5. Sekretäri-assistendi ametikohale määratakse isikud, kellel on keskeriharidusega kõrgharidus ja töökogemus vähemalt 1 aasta või puudub töökogemus, kuid keda koolitatakse sekretär-assistentide kursustel. 1.6. Sekretär-assistent peab teadma järgmisi küsimusi: - ettevõtte arenguväljavaated, finants- ja majandustegevus; - dokumentidega töö korraldamine, dokumentide koostamine; - juhtimistöö korraldamine; - arvutus- ja organisatsioonitehnoloogia kasutamine; - ametlike dokumentide tõlkimine äripartneri võõrkeelde; - töökultuur ja teenuseetika; - töökaitse, ohutus ja tulekaitse. 2. FUNKTSIOONID Sekretäriabile määratakse järgmised funktsioonid: 2.1. Teave ja teatmeteenistus vastavalt ettevõtte dokumentidele. 2.2. Metoodiline juhendamine ja kontroll kontoritöö korraldamise üle ettevõtte struktuuriüksustes ja filiaalides. 2.3. Ettevõtte nõuandvate asutuste tegevuse dokumenteerimine. 2.4. Operatiiv- ja organisatsioonijuhtimisteenused. 2.5. Personali dokumentatsiooni ja raamatupidamise vormistamine (personaliinspektori puudumisel). 3. AMETLIK KOHUSTUSED Sekretär-assistent peab: 3.1. Valmistage ette vajalikud dokumendid, tagage ettevõtte finantsmajanduslik tegevus. 3.2. Pakkuda dokumentide vastuvõttu, raamatupidamist, registreerimist, täitmise kontrolli, teabe- ja tugiteenuseid ning dokumentaalse teabe säilitamist. 3.3. Kontrollige ettevõtte juhtkonnale allkirjastamiseks esitatud dokumentide ettevalmistamise kvaliteeti, koostamise õigsust, kooskõlastamist ja kinnitamist. 3.4. Jälgige juhtkonna dokumentide ja juhiste täitmist, võtke viivitamata meetmeid nende õigeaegseks ja kvaliteetseks täitmiseks. 3.5. Korraldage ettevalmistamine, otsuste vastuvõtmine ja viimine vahetutele esinejatele. Analüüsige juhtkonnale antud sertifikaate ja aruandeid, esitage nende kohta pädevad arvamused. 3.6. Tehke operatiivset suhtlemist kolmandate osapoolte organisatsioonide (nii kaubanduslike kui ka riiklike) ja üksikute kodanikega ettevõtte praeguse tegevuse (telefon, faks jne) osas. 3.7. Võta vastu külastajaid. 3.8. Teha tööd ettevõtte personalitegevuse dokumenteerimise toetamiseks: - personalitellimuste täitmine; - isiklike T-2 kaartide või isiklike toimikute registreerimine; - tööraamatute registreerimine; - töölepingute (lepingute) registreerimine ja pidamine; - reisidokumentide registreerimine; - töövõimetuslehtede registreerimine; - ajagraafiku pidamine; - staaži- ja palgatõendite väljastamine. 3.9. Tagage masinakirja ning kopeerivate ja paljundavate tööde toimimine. 3.10. Kasutage personaalarvutit ettevõtte dokumentatsiooni automatiseerimiseks. 3.11. Tehke igal aastal dokumentide valik arhiivide säilitamiseks või hävitamiseks. 3.12. Täita juhtkonna individuaalseid juhiseid ettevõtte finantsmajandusliku tegevuse profiilil. 4. ÕIGUSED Sekretäri assistendil on õigus: 4.1. Taotlege funktsionaalsetelt teenistustelt vajalikke materjale, samuti selgitusi ülesannete täitmisega viivitamise põhjuste kohta ja juhtkonna korraldusi. 4.2. Kaaluge dokumente ja saatke need ettevõtte juhtidele ja spetsialistidele täitmiseks. 4.3. Nõuda esinejatelt dokumentide läbivaatamist, mis on koostatud nende koostamise ja täitmise kehtestatud reeglite (GOST 6.38-90), rahvusvaheliste dokumentide täitmise eeskirjade (ISO) rikkudes. 4.4 Juhtimistegevuse dokumentide külastamine nende pädevuse raames. 4.5. Esitage juhtkonna kaalumiseks ettepanekud ettevõtte dokumentatsiooni täiustamiseks, elektroonilise tehnoloogia kasutamisel põhineva juhtimistöö vormide ja meetodite täiustamiseks. 4.6. Nõuda juhtkonnalt normaalsete tingimuste loomist ametikohustuste täitmiseks ja kõigi ettevõtte tegevuses loodud dokumentide ohutust. 4.7. Töötage dokumentidega, millel on silt "CT" või "Konfidentsiaalne". 4.8. Tehke otsuseid oma pädevuse piires. 4.9. Suhelge kõigi ettevõtte teenistustega (töötajatega) dokumentide täitmise kontrollimise ja juhtkonnale vajaliku teabe edastamise küsimustes. 5. VASTUTUS Sekretär-assistent vastutab: 5.1. Ettevõtte juhtkonnale allkirjastamiseks esitatud dokumentide kvaliteet. 5.2. Hooletu, hooletu suhtumine registreerimisse ja dokumentide haldamisse. 5.3. Dokumentide ohutus, konfidentsiaalseks või CT-ks klassifitseeritud teabe avalikustamine. 5.4. Selles juhendis sätestatud ametialaste kohustuste ebaselge ja enneaegne täitmine. Peadirektor ________________ __________________________ (allkiri) (kohusetäitja) Õigusnõustaja ________________ __________________________ (Allkiri) (perekonnanimi, tegev) Ametijuhend - dokument, mis määratleb ettevõtte töötaja funktsioonid, õigused ja kohustused. Ametijuhend on vajalik vaidluste, konfliktiolukordade korral töösuhted... Ametijuhendi alusel vormistatakse töötajaga tööleping. Ametijuhend on väljatöötamisel personaliteenistus, kokku lepitud ettevõtte õigusnõunikuga ja heaks kiidetud ettevõtte juhi poolt. Kõik olulised muudatused ametijuhendis tehakse ettevõtte direktori (asedirektori) korraldusel.

Sekretäri nimetatakse ülemuse ustavaks abiliseks ja paremaks käeks ning seda põhjusega, sest peasekretäri ülesannete hulka kuulub tõhusa juhtimis- ja haldustegevuse tagamine. Juhi sekretär tegeleb äridokumentide ja -dokumentide ettevalmistamise ja vormistamisega, aitab ärijuhti ja lahendab paljusid organisatsioonilisi küsimusi.

Sekretäri-assistendi ametikohta võib pidada ka esindajaks, kuna ta on ettevõtte nägu - kohtub külalistega, vastab kõnedele ja kirjadele. Selline töö nõuab palju keskendumist, suhtlemisoskust ja organiseerimist. Sel põhjusel võib sekretäri amet lubada suuri väljavaateid - tulevikus võib spetsialistist saada büroojuht ja seejärel üks direktoritest või tippjuhtidest.

Töökohad

Vastutava sekretäri ametikoht on vajalik peaaegu igas ettevõttes, kus on kontor klientide ja külastajate jaoks. Need võivad olla nii suured ettevõtted kui ka väikeettevõtete organisatsioonid.

Elukutse ajalugu

Esimesi sekretäre võib pidada sekretärideks ja kroonikakirjutajateks - nad kirjutasid üles kuninglikud määrused ja korraldused, kirjutasid päevakajalisi sündmusi ja vastutasid kirjavahetuse eest. Aja jooksul on sekretäri volitused märkimisväärselt laienenud ja täna saavad nad täita väga erinevaid ülesandeid. Niisiis, oli vaja spetsialiste kitsas spetsialiseerumine, mille tulemusena ilmus sekretäri-assistendi, asjaajaja, sekretär-tõlgi ja büroojuhi amet.

Sekretäri ülesanded

Sekretäri-assistendi ülesanded on:

• külastajate vastuvõtt;
• telefonikõnede vastuvõtmine;
• arvestuse pidamine;
• juhi tööpäeva planeerimine;
• koosolekute korraldamine;
• juhi ja teiste töötajate piletite broneerimine ja hotellide broneerimine ärireisi ajal;
• kontoritarvete tellimine;
• juhi taotluste täitmine.

Mõnikord hõlmab vastutava sekretäri ülesandeid ingliskeelne kirjavahetus.

Sekretäri nõuded

Nõuded tegevsekretärile hõlmavad järgmist:

• kesk- või kõrgharidus;
• arvuti omamine;
• kontoritöö põhialuste tundmine;
• inglise keele oskus (mõnikord).

Sekretäri ametikohal on järgmised oskused:

• täpsus;
• oskus hea välja näha (esinduslik);
• organisatsioon.

Sekretär jätkab proovi

Kuidas saada sekretäriks

Kuidas saada sekretäriks? Selle omanik võib olla igaüks kõrghariduskes on läbinud sekretäride-assistentide kursused või saanud koolituse otse töökohal. Reeglina ei sea tööandjad taotleja erialale erinõudeid, vaid keskenduvad selle tagamisele, et kandidaadil oleksid vajalikud isikuomadused ja ta saaks täita ülesandeid õigel tasemel.

Sekretäri palk

Sekretäri palk võib olla erinev - 15–45 tuhat rubla. Sissetulek sõltub töötaja kohustuste ulatusest ja piirkonnast, kus ta töötab. Sekretäri abi keskmine palk on 30 tuhat rubla.

Kust koolitust saada

Lisaks kõrgharidusele on turul mitmeid lühiajalisi uuringuid, tavaliselt nädalast aastani.

Instituut kutseharidus IPO kutsub teid läbima kaugkursused suunas "" (on võimalusi 256, 512 ja 1024 akadeemilist tundi) koos diplomi või riikliku tunnistuse saamisega. Oleme koolitanud üle 8000 lõpetaja ligi 200 linnast. Võite osaleda väliskoolitusel, saada intressivaba järelmaksu plaani.