Ish xati sizning rasmiy vakilingizdir. Tarkibga qo'shimcha ravishda, siz bilganingizdek, "kiyim bilan uchrashish" ish xatini to'g'ri formatlash juda muhimdir. Ro'yxatdan o'tish tartibini ko'rib chiqing ish xati.

Shakl

Ish xati tashkilotning rasmiy blankida bo'lishi kerak. Shaklning sarlavhalarida quyidagi ma'lumotlar bo'lishi kerak:

• Tashkilot nomi;
• tashkilotning jismoniy manzili;
• telefon va faks;
• veb-sayt va elektron pochta.

Shuningdek, shaklda tashkilotning tafsilotlari va uning logotipi aks ettirilishi mumkin.

Bu barcha ma'lumotlarning mavjudligi adresatga jo'natuvchini tezda bilib olish va to'g'ri manzilga javob xatini yuborish imkonini beradi.

dalalar

Ish xatining chetlari bo'lishi kerak: chapda - taxminan uch santimetr, o'ngda - taxminan bir yarim. Sizga Microsoft Word dasturining standart shakllaridan foydalanishni maslahat beramiz. Maydonlar adresat olishi mumkin bo'lgan eslatmalar uchun, shuningdek arxiv papkasiga xatni topshirish uchun zarur.

Ro'yxatga olish raqami

Rahbar tomonidan xat imzolangan sanani o'z ichiga olgan xatning ro'yxatga olish raqami sizning qulayligingiz uchun zarur. Misol uchun, siz boshqa tashkilotga xat yuborishga qaror qildingiz va unga sana va raqam bermadingiz. Va agar bu kompaniya kuniga bir necha ming xat olsa, xabaringiz taqdirini qanday kuzatib borasiz? Odatda sana va raqam bo'yicha qidiring. Bu, ayniqsa, uchun to'g'ri keladi davlat muassasalari. Javob xati, o'zining chiquvchi raqamidan tashqari, u javob bo'lgan kiruvchi xatning raqami haqida ham ma'lumotni o'z ichiga olishi kerak. Ro'yxatga olish raqami xatning yuqori chap burchagida joylashgan. Tabiiyki, har qanday tashkilotda kiruvchi va chiquvchi xatlar aniq qayd etilishi kerak.

Misol:

Ref. Kirishda 28.07.2008 yildagi 546-son. 25.07.2008 yildagi 321-son

Harf sarlavhasi

Qabul qiluvchiga murojaatni o'z ichiga olgan xatning sarlavhasi ro'yxatdan o'tish raqami ostida joylashgan bo'lib, odatda quyidagicha tuziladi: xatning yuqori o'ng burchagida manzilning lavozimi va to'liq ismi-sharifi yoziladi. To'g'ridan-to'g'ri murojaat xatning o'rtasida tuziladi va tugaydi undov belgisi. Sarlavha qalin bo'lishi mumkin.

Misol:

bosh direktorga
Dawn MChJ
Miloslavskiy P.N.

Hurmatli Pavel Nikolaevich!

Shrift

Xatning shrifti uning qabul qiluvchi tomonidan qabul qilinishiga tubdan ta'sir qiladi. Shrift juda kichik yoki juda katta bo'lmasligi kerak. Shu bilan birga, u butun maktubda bir xil bo'lishi kerak. Standart amaliyot 12 nuqtadan iborat Times New Roman shriftini bir qator oralig'i bilan ishlatishdir. Ammo agar siz qabul qiluvchining ko'rish qobiliyati yomon ekanligini bilsangiz, ehtiyot bo'ling - xatning shriftini oshiring.

Shaxsiy ish yozishmalar uchun shrift tanlashga (taklifnomalar, tabriklar, hamdardlik va boshqalar) yanada ijodiy yondashish mumkin.

Varaqlarni raqamlash

Varaqni raqamlash, ayniqsa, 2 varaqdan kattaroq harflar va ayniqsa, qo'shimchalarni o'z ichiga olgan harflar uchun muhimdir. Varaqlarni raqamlashda matn muharriri Microsoft Word dasturida "Sarlavhalar va pastki ma'lumotlar" - "Avtomatnni qo'shish" - "Sahifa. Hammasi yo'q." Bu adresatga xatning umumiy hajmini to'g'ri baholash va uning sahifalari ketma-ketligini chalkashtirmaslik imkonini beradi.

Raqamlash varaqning pastki o'ng burchagida joylashgan.

Rassom haqida ma'lumot

Pudratchi to'g'risidagi ma'lumotlar kompaniyaning top-menejerlari va bo'lim boshliqlari tomonidan imzolangan barcha ish xatlarida bo'lishi kerak. Bu adresatga jo'natuvchi kompaniyada muammoni hal qilish uchun mas'ul bo'lgan aniq mutaxassisni tezda topishga imkon beradi.

Pudratchi to'g'risidagi ma'lumotlar uning to'liq ismini o'z ichiga olishi kerak (afzal to'liq, aks holda sizning kontragentingiz telefon orqali suhbatni boshlashi qiyin bo'ladi, buni aniqlashtirish talab qilinishi mumkin. Qo'shimcha ma'lumot) va aloqa telefon raqami - ish yoki mobil. Shuningdek, elektron pochta manzilini taqdim etish maqsadga muvofiqdir.

Ijrochi haqidagi ma'lumotlar imzodan keyin xatning eng oxirida yoziladi. Uning shriftining o'lchami maktubning asosiy matni shriftidan bir yoki ikki birlik kichikroq bo'lishi kerak.

Ilovalar

Agar xatda qo'shimchalar mavjud bo'lsa, ular alohida varaqlarda tuziladi. Bunday holda, varaqlarning raqamlanishi butun hujjat uchun umumiy yoki asosiy harf va har bir ilova uchun alohida bo'lishi mumkin. Qo'shimchalar to'g'risidagi ma'lumotlar imzodan oldin asosiy xatning asosiy qismida bo'lishi kerak.

Misol:

Ushbu xatga 3 varaqdagi 2 ta hujjat ilova qilingan:
1. ikki nusxada bajarilgan ishlarni qabul qilish dalolatnomasi;
2. fakturalar.

Hurmat bilan, Bosh hisobchi"Bolshevichka" mebel fabrikasi Vasilyeva N.K.

Rasmiy xatlar standartga mos keladigan maxsus blankalarda (tashqi blanklarda) yoziladi. Bunday shakllar uchun ma'lum bir tartibda joylashtirilishi kerak bo'lgan majburiy elementlar (rekvizitlar) to'plami o'rnatiladi.

Rasmiy xatning shakli - bu tipografik tarzda takrorlangan doimiy elementlarga ega qog'oz varag'i. Aytishimiz mumkinki, rasmiy xat xatning "ramkasi" va asosiy matndan iborat bo'lib, asosiy matnga qo'shimcha ravishda murojaat qiluvchi (yuboruvchi) to'g'risidagi ma'lumotlarni o'z ichiga oladi: tashkilotning to'liq va qisqartirilgan nomi, uning pochta va pochta manzili. telegraf manzili, telefon, faks va teletayp raqami, yozishmalarga sabab bo'lgan o'sha xat yoki telegrammalarning soni va boshqalar. Shakllar burchakli (markazlashtirilgan yoki bayroqli) yoki detallarning uzunlamasına joylashishi bilan bo'lishi mumkin.

Texnik estetika tamoyillariga mos keladigan shaklni loyihalash uning mazmunini idrok etishga ijobiy ta'sir ko'rsatadi. Misol uchun, inson ko'ziga har qanday ob'ektning yuqori qismini tuzatish osonroq ekanligini hisobga olsak, hujjatlarni loyihalashda ularning yuqori qismini yanada to'yingan qilish kerak.

Joylashtirish kalitlari standartlari yagona hujjat tizimining bir qismi bo'lgan hujjatlar maydonlarining formatlari va o'lchamlarini, shuningdek, maket kalitining qurilish panjarasini qurish talablarini, tafsilotlar to'plamini va ularni joylashtirish qoidalarini belgilaydi. Yagona hujjat tizimlarini tashkil etuvchi hujjatlar aniq chegaralangan zonalarda joylashgan uchta asosiy qismdan iborat. Hujjatning ushbu "geometriyasi" uning matnini idrok etishning zarur tezligini ta'minlaydi.

Hujjatlarning ayrim turlari uchun qonun yoki me'yoriy hujjatlar bilan belgilangan majburiy belgilar rekvizitlardir. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlar shakllari bo'yicha tafsilotlarning tarkibi va joylashishi GOST R 6.30 - 2003 ga muvofiq bo'lishi kerak.

O'z navbatida rasmiy xat shakliga qo'yiladigan talablarni belgilaydigan tartib kaliti uchun standartni o'rnatish uni loyihalash jarayonini birlashtirish zarurati bilan bog'liq bo'lib, bu quyidagilarga imkon beradi:

Xatlar uchun blankalarni markazlashtirilgan holda ishlab chiqarishni tashkil etish;

Matnni yozish xarajatlarini kamaytirish;

Xatlarni tayyorlash va bajarish uchun mehnat xarajatlarini kamaytirish;

Kerakli ma'lumotlarni vizual qidirishni osonlashtirish;

Xatlarni qayta ishlashda kompyuter va tashkiliy texnologiyalardan foydalanish imkoniyatlarini kengaytirish.

Layout kaliti barcha turdagi boshqaruv hujjatlari uchun shakllar va shakllarni loyihalash uchun asosdir. Har bir atributning joylashuvi uchun namuna shakllariga ajratilgan maydon bosma belgilarda ushbu atributning optimal hajmiga mos keladi.

Shakl - bu hujjat tafsilotlari to'plami. GOST R 6.30 - 2003 ga binoan, hujjatlar 30 tagacha ma'lumotni o'z ichiga olishi mumkin, ammo ularning to'liq to'plami bilan bitta hujjat tuzilmaydi. Hujjatlarning har bir turi uchun rekvizitlar tarkibi uning maqsadiga qarab belgilanadi. Shunday qilib, rasmiy xat uchun quyidagi tafsilotlar tarkibi tavsiya etiladi:

1) tashkilotning emblemasi yoki tovar belgisi;

tashkilotning nomi (to'liq yoki qisqartirilgan);

tashkilot haqidagi ma'lumotnoma ma'lumotlari;

hujjat sanasi;

1. matn sarlavhasi;

2. ijrochining familiyasi (yoki familiyasi, ismi va otasining ismi) va telefon raqami.

Mashinaning bosh harflari va nusxalar soni ko'rsatilishi mumkin, ammo ular talab qilinadigan tafsilotlarning bir qismi emas. Siz rekvizitlarni qo'shishingiz mumkin: elektron pochta identifikatori (agar kerak bo'lsa).

Rasmiy xat o'z turlarining nomini o'z ichiga olmagan yagona hujjatdir. Boshqa barcha hujjatlarda nomlar mavjud, masalan, "Buyruq", "Akt", "Qaror", "Memorandum" va boshqalar.

GOST R 6.30-2003 ga binoan, Rossiya Federatsiyasi Davlat gerbi tasviri davlat organlarining blankalariga joylashtiriladi.

Kompaniya nomi - hujjatning manzili to'liq va qisqartirilgan shaklda berilgan, masalan, Butunrossiya yozuvlarni boshqarish va arxivlash ilmiy-tadqiqot instituti - VNIIDAD.

Shuni esda tutish kerakki, tashkilotlarning nomlarini o'zboshimchalik bilan qisqartirish mumkin emas. Tashkilotlarning qisqartirilgan nomlari uchta usulda shakllantiriladi:

Ismlarga kiritilgan so'zlarning birinchi harflari bilan, masalan, Ichki ishlar vazirligi (Ichki ishlar vazirligi). Qisqartmalar birga yoziladi va ulardagi harflar nuqta bilan ajratilmaydi;

Ismlarga kiritilgan so'zlarning bosh bo'g'inlariga ko'ra, masalan, Uralmash (Ural mashinasozlik zavodi);

Aralash usulda, murakkab qisqartirilgan nomlar qisman boshlang'ich harflardan, qisman qisqartirilgan so'zlardan hosil bo'lganda va birinchi qismda katta harflar bilan yozilsa, ikkinchisida - kichik harflarda, masalan, VNIIdormash. Bunday so‘zlar ham birga yoziladi. Muassasalarning nomlari qisqartirilgan nom rasmiy hujjatda ko'rsatilgan taqdirdagina qisqartiriladi (masalan, tashkilot ustavida qayd etilgan).

TOtashkilot haqida asosiy ma'lumot birinchidan, pochta va telegraf manzillarini o'z ichiga oladi. Tashkilotning pochta va telegraf manzillari to'g'risidagi ma'lumotlarni yozish tartibi va shakli Pochta qoidalariga muvofiq bo'lishi kerak. Ikkinchidan, ma'lumotnoma ma'lumotlariga telefon raqamlari, faks raqamlari, bank hisob raqamlari kiradi. Ular, shuningdek, firma blankida ko'rsatilishi kerak.

Xatning kerakli elementi sanasi, yuqori chap burchakda joylashgan. Xatning sanasi uning imzolangan sanasi hisoblanadi. U qidiruv funksiyasi sifatida xizmat qiladi va xatga murojaat qilganda ishlatiladi. Xatdagi sanalar raqamli bo'lishi kerak. Sana elementlari arab raqamlari bilan bir qatorda quyidagi ketma-ketlikda beriladi: kun, oy, yil. Masalan, 2000 yil 25 oktyabr sanasi 25/10/2000 deb yozilishi kerak. Agar kun yoki oy bitta raqam bilan ko'rsatilgan bo'lsa, uning oldiga nol qo'yiladi. Masalan, 2000 yil 12 yanvar sanasi quyidagicha yozilgan: 01/12/2000. Kun va oyni bildiruvchi ikkita raqamdan keyin nuqta qo'yiladi, yilni bildiruvchi to'rtta raqamdan keyin nuqta qo'yilmaydi (masalan, 20.02.2000 y.).

Ro'yxatga olish raqami chiquvchi hujjatning - harf raqami va uning belgisi - odatda bir necha qismlardan iborat. Birinchidan, tarkibiy bo'linma indeksi, muxbirlar, ijrochilar tasniflagichining ishlar nomenklaturasi bo'yicha indeks yozilishi mumkin, oxirgi qism esa chiquvchi xatning tartib raqami bo'ladi, masalan, № 2/. 16-2955 yoki 18/275.

ga havola ro'yxatga olish raqami va kiruvchi hujjatning sanasi javob berilayotgan xatning ro'yxatga olish raqami va sanasini o'z ichiga oladi va chiquvchi hujjatning ro'yxatga olish raqami va sanasidan pastda joylashgan. Ushbu rekvizit faqat firma blankida mavjud. Xatlarni jo'natish va qabul qilish sanalarini solishtirish muassasaning yozishmalar bilan ishlash samaradorligi darajasi haqida fikr beradi.

Hech qanday holatda siz ushbu ma'lumotni xatning matniga qo'ymasligingiz kerak. Xatdagi ushbu rekvizitning turi quyidagicha bo'lishi kerak: "17.05.2000 yildagi 4520/144-son".

Manzil - xat oluvchining nomi va manzili (tashkilotning nomi va manzili, tashkilotning tarkibiy qismi, firma yoki xat yuborilayotgan shaxsning familiyasi va manzili) - blankning yuqori o'ng tomonida ko'rsatilgan. Bu ichki elektron pochta manzili. Qabul qiluvchida oluvchi tashkilotning nomi nominativ holatda yoziladi. Masalan:

"Oksid" YoAJ

Bu qisman mashinada ishlov berishni hisobga olgan holda amalga oshiriladi. Xatning bajarilishini tezlashtirish uchun, agar uni ko'rib chiqadigan shaxsning ismi ma'lum bo'lsa, bu ismni ham ko'rsatish tavsiya etiladi. Mansabdor shaxsga xat yuborilganda tashkilot nomi nominativ holatda, lavozimi va familiyasi esa dativda ko'rsatiladi. Masalan:

Kemerovo OAJ "Granit"

Bosh mutaxassis

A.N. Smirnov

Agar xat tashkilot rahbari nomiga yuborilgan bo'lsa, tashkilot nomi adresat lavozimi nomining bir qismi bo'lishi kerak. Masalan:

Novosibirsk rektori

davlat akademiyasi

iqtisodiyot va menejment

prof. Yu.V. Gusev

Ichki manzilda tinish belgilari qoldirilishi mumkin. Tashkilotning nomi, xat yuborilgan shaxsning ismi va familiyasi ushbu tashkilotning yozishmalarida yoki ma'lumotnomada ko'rsatilgandek yozilishi kerak.

"Adresant" atributi pochta manzilini o'z ichiga olishi mumkin. Pochta manzili davlat tashkilotlari va doimiy muxbirlarga yuboriladigan hujjatlarga yozilmaydi - bu hollarda manzillari oldindan chop etilgan konvertlardan foydalanish tavsiya etiladi.

Agar xat mansabdor shaxs nomiga yozilgan bo'lsa, birinchi navbatda lavozimi, keyin familiyasi va bosh harflari, so'ngra tashkilot manzili ko'rsatiladi. Masalan:

"Kristal" YoAJ direktori

G.N. Nekrasov

103030, Moskva,

Skatertniy ko'chasi, 22

Agar xat xususiy shaxsga yuborilgan bo'lsa, avval pochta indeksi va manzili, keyin esa qabul qiluvchining bosh harflari va familiyasi ko'rsatiladi. Masalan:

630102, Novosibirsk-102,

st. Kirova, 76, kvartira. 12

P.I. Grigoryev

Agar nomiga xat yozilgan shaxs ilmiy darajaga (ilmiy darajaga) ega bo'lsa, u familiyasidan oldin ko'rsatilishi kerak:

akad. A.G. Ivanov

prof. N.G. Kirsanov

Matn qisqartmasi "g." (“fuqaro” so‘zidan) xat murojaat qilingan shaxs fuqarolik huquqiy munosabatlarining subyekti sifatida qaralganda qo‘llaniladi. Boshqa mamlakatlardagi tashkilot va firmalar bilan yozishmalarda “janob”, “janob” so‘zlari “janob”, “janob” deb qisqartiriladi.

Matnga sarlavha maktubda ko‘tarilgan asosiy masalani o‘zida aks ettirishi, ixcham va ixcham, bir iborada tuzilgan bo‘lishi kerak. Sarlavha elektron pochtaning asosiy qismidan oldin joylashtiriladi. Harfning mazmuni unda "o" ("haqida") predlogi bilan bosh gap shaklida ifodalangan. Sarlavha tirnoq belgilari bilan belgilanmagan, u bosh harf bilan yoziladi va darhol varaqning chap chetidan boshlanadi. Masalan:

Tashqi savdoni tashkil etish to'g'risida

33-02/567-sonli shartnoma bo'yicha ko'mir yetkazib berish to'g'risida

G'isht zavodini sotib olish haqida

Taklif haqida

Sarlavha ikki qatordan oshmasligi ma'qul; agar ikkita satr bo'lsa, paragraf ishlatiladi.

Sarlavha hujjat mazmunini hammadan yaxshiroq biladigan bevosita ijrochi tomonidan yozilishi kerak. Pochtani saralayotgan xodim ushbu xat qaysi toifaga tegishli ekanligini va uni qaerga yuborish kerakligini aniqlash uchun sarlavhani o'qishi uchun etarli bo'lishi kerak, bu manzilda xat yuborilgan aniq shaxs ko'rsatilmagan hollarda ayniqsa muhimdir. murojaat qilinadi. Bundan tashqari, sarlavhaga tezda qarash xodimni xatni to'liq o'qishdan qutqarishi mumkin.

Sarlavhada "xususan", "tashvishlar" so'zlarini ishlatish tavsiya etilmaydi. Bundan tashqari, siz "ish bo'yicha" yozmasligingiz kerak, chunki bu ibora yuridik amaliyotda qabul qilinadi. Bu, masalan, politsiya bo'limiga yuborilgan xatda juda mos keladi:

Boshliq

politsiya bo'limlari

Kirovskiy tumani

Novosibirsk G. V. Sidorov

janob taqdirda. Kruglova A.A.

Ish xatining asosiy elementlari matn . Rasmiy xatning standart satrining maksimal uzunligi 64 bosma belgidan iborat bo'lib, bu taxminan 17 sm. Odatda bir qator 60-62 belgidan iborat. Ushbu chiziq uzunligini tanlash eng ko'p ishlatiladigan A4 formati, shuningdek, matnni o'qiyotganda biz odatda uni ko'zdan 30-35 sm masofada ushlab turishimiz bilan izohlanadi. inson ko'zining eng yaxshi sezuvchanligi 30 daraja.

Ilova tasdiq belgisi xatga biron-bir hujjat ilova qilingan taqdirda amalga oshiriladi. Maktubning pastki chap burchagiga darhol maydondan "Ilova" so'zi qo'yiladi, so'ngra ilova qilingan hujjatlarning nomlari nusxalar va varaqlar sonini ko'rsatgan holda raqamli ketma-ketlikda joylashtiriladi. Har bir sarlavha alohida qatorda joylashgan. "Ilova" so'zi ostida hech qanday yozuv kiritilmaydi. Masalan:

Ilova: “Keller” kompaniyasi bilan tuzilgan shartnoma nusxasi 3 varaq uchun. 1 nusxada.

Nomi xat matnida ko'rsatilgan ariza mavjudligini ko'rsatish quyidagi shaklda amalga oshirilishi mumkin:

Ilova: 5 litr uchun. 1 nusxada.

Ushbu rekvizit firma blankida tayyorlanishi mumkin. Bog'langan ilovada varaqlar sonini ko'rsatmaydi. Masalan:

Ilova: “SIB-2000” xalqaro ko‘rgazmasi haqidagi axborot materiali 3 nusxada.

Arizaning bir qismi bo'lgan hujjatlarning o'zi barcha kerakli ma'lumotlarga ega bo'lishi kerak: hujjat turining nomi, nomi, sanasi, imzosi. Bundan tashqari, yuqori o'ng burchakdagi ilovalarda ilovaning asosiy hujjat bilan bog'langanligini ko'rsatadigan belgi qo'yiladi. Agar ariza mustaqil hujjat bo'lsa, u qo'shimcha xat bilan yuboriladi.

Taqdimotlar « imzo » maydondan darhol xatning pastki matnining chap tomoniga joylashtiriladi. Imzoning tarkibi maktubni imzolagan shaxsning lavozimi nomini, shaxsiy imzosini va uning transkriptini o'z ichiga oladi. Ish xatlari muassasa blanklarida yozilganligi sababli, imzoda muassasa nomi ko'rsatilmagan. Masalan:

Maktab direktori Imzo N.K. Sidorov

Ikkita imzo birinchi imzoning haqiqiyligini tasdiqlash zarur bo'lgan hollarda, shuningdek, ayniqsa muhim hujjatlarda, masalan, moliya va bank muassasalariga yuborilgan moliyaviy-kredit masalalari bo'yicha xatlarda qo'yiladi. Bunday xatlar har doim korxonaning bosh (katta) hisobchisi tomonidan imzolanadi.

Bir nechta mansabdor shaxslar tomonidan xat imzolanganda ularning imzolari egallab turgan lavozimiga mos keladigan ketma-ketlikda birin-ketin joylashtiriladi:

Institut direktori Imzo A.N. Marchenko

Bosh hisobchi Imzo Ha. Volkov

Bir xil lavozimni egallagan bir nechta shaxslar tomonidan xat imzolanganda, ularning imzolari bir xil darajada joylashgan:

Kareliya OAJ direktori Korsar YoAJ direktori

Imzo I.V. Petrov Imzo G.A. Fomin

Tashkilotlarning ishlarida qolgan xatlarning barcha nusxalarida mansabdor shaxslarning asl imzolari bo'lishi kerak. Agar xat loyihasida imzosi tayyorlangan mansabdor shaxs bo'lmasa, xat uning vazifasini bajaruvchi yoki uning o'rinbosari tomonidan imzolanadi. Shu bilan birga, xatni imzolagan shaxsning haqiqiy lavozimi (masalan, "vakolatchi", "deputat") va uning familiyasi ko'rsatilishi kerak. Siz "uchun" predlogi yoki pozitsiyaning sarlavhasidan oldin chiziq qo'yadigan harflarni imzolay olmaysiz.

Hujjatni imzolash uni tasdiqlashning bir usuli hisoblanadi. Imzosiz rasmiy xat yuridik kuchga ega emas.

Ijrochi (xat muallifi) haqidagi eslatmada ijrochining familiyasi va uning ish telefoni ko'rsatiladi va xatning old tomoniga joylashtiriladi.

Tafsilotlarning burchak tartibida ishbilarmonlik xatining namunasi:

Tashkilot nomi Manzil

Strukturaning nomi

bo'linmalar (agar kerak bo'lsa)

Malumot ma'lumotlari

tashkilot haqida

___________№ ______

_____ dan № _______ gacha

Elektron pochta sarlavhasi ("O" yoki "About" bilan boshlanadi)

Matn pozitsiyasi Imzo Bosh harflar, familiya

Ijrochining familiyasi (yoki familiyasi, ismi, otasining ismi), telefon raqami

Mashinaning bosh harflari va nusxalar soni

Elektron pochta identifikatori

1. Xat A4 (210 x 297 mm) yoki A5 (148 x 210 mm) formatdagi oq yoki ochiq rangli qog'ozga bosiladi.

2. Varaqda kamida quyidagi maydonlar boʻlishi kerak:

20 mm - chap;

10 mm - o'ng;

20 mm - yuqori;

20 mm - pastroq.

Xatning sanasi imzolangan sana hisoblanadi. Sana arab raqamlari bilan ketma-ketlikda yoziladi: oy kuni, oy, yil. Oyning kuni va oy ikki juftlikda chiziladi. Arab raqamlari, nuqta bilan ajratilgan; yil - to'rtta arab raqamlari.

4. Chiqish raqami.

Xatning ro'yxatga olish (chiqish) raqami uning tartib raqamidan iborat bo'lib, uni sizning xohishingizga ko'ra indeks bilan to'ldirishingiz mumkin (masalan, bo'lim boshlig'ining bosh harflari). Ikki yoki undan ortiq bo'limlar tomonidan birgalikda tuzilgan xatning ro'yxatga olish raqami ushbu bo'limlarning har birining xatining ro'yxatga olish raqamlaridan iborat bo'lib, ular chiziq bilan ajratiladi.

6. Murojaat qiluvchi

Murojaat qiluvchi tashkilotlar, ularning tarkibiy bo'linmalari, mansabdor shaxslar yoki jismoniy shaxslar bo'lishi mumkin. Mansabdor shaxsga maktub bilan murojaat qilishda familiyadan oldin bosh harflar ko'rsatiladi. Tashkilotning nomi va uning nomi strukturaviy birlik nominativ holatda ko'rsatilgan.

Masalan:

MChJ "Kompaniya" nomi "

rejalashtirish bo'limi

Xat yuborilgan shaxsning pozitsiyasi dativ holatda ko'rsatilgan; Masalan:

bosh direktorga

MChJ "Kompaniya" nomi "

A.A. Ivanov

MChJ "Kompaniya" nomi "

rejalashtirish bo'limi

B.B. Petrov

Xatda to'rttadan ortiq adresat bo'lmasligi kerak. Ikkinchi, uchinchi, to'rtinchi adresatlardan oldin "Nusxa ko'chirish" so'zi ko'rsatilmagan. Qabul qiluvchilarning ko'pligi bilan ular xatlarning pochta ro'yxatini tuzadilar.

"Manzil" rekvizitida pochta manzili bo'lishi mumkin. Pochta manzilining elementlari pochta aloqasi xizmatlarini ko'rsatish qoidalarida belgilangan ketma-ketlikda ko'rsatiladi.

Tashkilotga xat yuborishda uning nomini, keyin pochta manzilini ko'rsating. Masalan:

MChJ "Kompaniya" nomi "

Yaroslavskiy pr-kt, 12, Yaroslavl, 150001

Xatga murojaat qilganda shaxsga oluvchining ismi va bosh harflarini, keyin pochta manzilini ko'rsating; Masalan:

Sidorov V.V.

st. Svobody, d. 5, apt. 12,

Yaroslavl, 150000

7. Xat matni

Xat matni jadval shaklida, izchil matn yoki ushbu tuzilmalarning kombinatsiyasi shaklida tuziladi.

Jadvalning ustunlari va satrlari nominativ holatda ot bilan ifodalangan sarlavhalarga ega bo'lishi kerak. Ustunlar va satrlarning sarlavhalari sarlavhalarga mos kelishi kerak. Agar jadval bir nechta sahifada chop etilsa, jadval ustunlari raqamlangan bo'lishi kerak va keyingi sahifalarda faqat ushbu ustunlarning raqamlari chop etilishi kerak.

Bog'langan matn odatda ikki qismdan iborat. Birinchi qismda xat yozish sabablari, asoslari, maqsadlari, ikkinchi (yakuniy) qismida - qarorlar, xulosalar, iltimoslar, takliflar, tavsiyalar ko'rsatiladi. Matn bitta yakuniy qismni o'z ichiga olishi mumkin (masalan, tushuntirishsiz so'rov).

Boshqa tashkilotlarning hujjatlari asosida tayyorlangan xat matnida ularning rekvizitlari ko'rsatilgan: hujjatning nomi, tashkilotning nomi - hujjatning muallifi, hujjatning sanasi, ro'yxatga olish raqami. hujjat, matn sarlavhasi.

Xat quyidagi taqdimot shakllaridan foydalanadi:

Birinchi shaxs ko'plik ( "iltimos, yuboring", "ko'rib chiqish uchun yuboring");

Birinchi shaxs birlik ( "Men buni zarur deb hisoblayman", "ta'kidlashingizni so'rayman");

Uchinchi shaxs birlik ( "jamiyat e'tiroz bildirmaydi", "Name" MChJ buni mumkin deb hisoblaydi").

8. Ilova

Xat matnida ko'rsatilgan arizaning mavjudligi to'g'risida belgi qo'yiladi quyida bayon qilinganidek:

Ilova: 5 litr uchun. 2 nusxada.

Agar xat matnda nomlanmagan ilovaga ega bo'lsa, uning nomini, varaqlar sonini va nusxalar sonini ko'rsating; agar bir nechta ilovalar mavjud bo'lsa, ular raqamlangan, Masalan:

Ilova: 1. 5 litr uchun ijara shartnomasi. 2 nusxada.

2. 1 litr uchun qabul qilish-topshirish dalolatnomasi. 2 nusxada.

Agar ilovalar bog'langan bo'lsa, unda varaqlar soni ko'rsatilmaydi.

Agar xatga ilovasi bo'lgan boshqa hujjat ilova qilingan bo'lsa, ilovaning mavjudligi to'g'risida eslatma tuziladi. quyida bayon qilinganidek:

Ilova: Rossiya Federatsiyasi Ichki ishlar vazirligining 05.05.2007 yildagi 02-6 / 172-sonli xati va unga ilova, faqat 3 varaq.

Agar ariza hujjatda ko'rsatilgan barcha manzillarga yuborilmasa, uning mavjudligi to'g'risida belgi qo'yiladi quyida bayon qilinganidek:

Ilova: 3 litr uchun. 5 nusxada. faqat birinchi manzilga.

9. Imzo

"Imzo" rekvizitiga quyidagilar kiradi: xatni imzolagan shaxsning lavozimi nomi (to'liq, agar xat blankada berilmagan bo'lsa va qisqartirilgan holda - firma blankida berilgan xatda) va imzo stenogrammasi ( bosh harflar, familiya), Masalan:

Bir nechta mansabdor shaxslar tomonidan xat imzolanganda ularning imzolari egallab turgan lavozimiga mos keladigan ketma-ketlikda birin-ketin qo'yiladi; Masalan:

Hujjatni bir xil lavozimdagi bir nechta shaxslar imzolagan bo'lsa, ularning imzolari bir xil darajada qo'yiladi, Masalan:

10. Chop etish

Muhrning izi mansabdor shaxs imzosi haqiqiyligini tasdiqlovchi hujjatlarga tegishli faktlarni tasdiqlovchi shaxslarning huquqlarini tasdiqlaydi. Moliyaviy, shuningdek, boshqa hujjatlar bo'yicha, haqiqiy imzoni tasdiqlashni TA'MINLASH.

11. Ijrochi

Ijrochi to'g'risidagi belgi hujjat ijrochisining bosh harflari va familiyasini va uning telefon raqamini o'z ichiga oladi. Ijrochi haqidagi eslatma hujjatning oxirgi varag'ining old yoki orqa tomonida pastki chap burchakda joylashgan; Masalan:

"Axborot axlatida" yo'qolmaydigan va o'qiladigan ish xatini qanday yozish kerak? Qoidalar, tavsiyalar, misollar

Bu so'z hamyonbop biznes vositasidir. Ish dunyosida o'z ishida so'zni ishlatmaydigan odamni topib bo'lmaydi.

Zamonaviy biznes asta-sekin yozishma biznesiga aylanib bormoqda. Xatlar yordamida - elektron yoki an'anaviy - mijozlar, biznes sheriklar, ish beruvchilar bilan aloqa mavjud. Maktub muallifni professional yoki munosabatlarni davom ettirishga arzimaydigan shaxs sifatida ko'rsatadi.

Mutaxassis yozishni bilishi kerak

• Tushunarli
• samarali
• astoydil
• Qiziqarli

Va o'rganish uchun hech qachon kech emas. Biz asoslardan boshlaymiz: biz biznes va oddiy yozuv o'rtasidagi farqni tushunamiz.

Ish xati oddiy xatdan qanday farq qiladi? Ish xatining o'ziga xos xususiyatlari

Xat - bu bir yoki ikki sahifadan iborat qisqa matn bo'lib, uning maqsadi adresatga biror narsa haqida ma'lumot etkazishdir.

Axborotning tabiati va xatni jo'natuvchi va oluvchi o'rtasidagi munosabatlar yozishmalarni ajratadi

• biznes (rasmiy)
• shaxsiy (norasmiy)

Ish xati quyidagilar bilan tavsiflanadi:

• ixchamlik
• aniqlik
• fikrlash va mantiq
• ma'lumot beruvchi
• baholash va hissiy betaraflik
• standartlashtirish:
• rasmiy shakllardan foydalaniladi
• nutqning turg'un burilishlari, maxsus ish yuritish atamalari va konstruktsiyalari qo'llaniladi
• mavzular soni - 1-2
• nishonga olish
• aniq belgilangan bo'ysunish (agar kerak bo'lsa)

Ish xatlarining qanday turlari bor?

Ish xatining turini belgilaydi

1. Uni yozishdan maqsad

Tijorat maqsadlari

• Siz bitim tuzmoqchisiz va uning o'ziga xos shartlarini taklif qilmoqchisiz - qabul qiluvchiga taklif xati (taklif) yozing

• Agar siz tranzaktsiyaning siz uchun maqbul shartlari haqida qaror qilmagan bo'lsangiz, so'rov xatini yuboring
• Siz o'z manzilingizni shartnoma bo'yicha majburiyatlarni uning tomonidan buzganligi haqida xabardor qilishni xohlaysizmi? Shikoyat xatini yozing

Notijorat maqsadlarda

• Rahmat maktubida minnatdorchilik bildiring
• Majburiyatingizni yana bir bor tasdiqlang kafolat xati, va sizning roziligingiz - tasdiqlash xati
• Agar sizning ma'lumotlaringiz qabul qiluvchini qiziqtiradi deb o'ylasangiz, ma'lumot xatlarini yozing
• Eslatma xatlari bilan muhim shartnomalar, majburiyatlar, jarimalar haqida eslatib o'ting
• Tabrik maktublarida tabriklash, so'rov xatlarida so'rash, hamdardlik maktublarida hamdardlik bildirish
• Agar yuborish kerak bo'lsa muhim hujjatlar yoki moddiy qadriyatlar, yukingiz uchun qopqoq xatini yozishni unutmang

2. Qabul qiluvchi

Agar siz bir vaqtning o'zida bir nechta oluvchilarga xat yuborayotgan bo'lsangiz, unda siz dumaloq xat yozasiz

Sizning xatingiz bir vaqtning o'zida bir nechta mavzularga tegishi mumkin, bu esa uni avtomatik ravishda ko'p qirrali qiladi

4. Tuzilishi

Tartibga solinadigan harflar xatning matn qismini ma'lum bir naqsh bo'yicha tuzishni o'z ichiga oladi, tartibga solinmagan harflar esa erkin taqdimot shakliga ega.

5. Ketish shakli

• konvertda
• elektron
• faks orqali

Ish xatining tuzilishi: kirish, asosiy, xulosa

Standart ish xatining tuzilishi ko'proq diqqat bilan ko'rib chiqishni talab qiladi.

To'g'ri tuzilgan xat quyidagi sxema bo'yicha bo'lishi kerak:

Keling, sxemaning ba'zi nuqtalarini batafsil ko'rib chiqaylik:

1. Sarlavha

Qoida tariqasida, bu xulosa maktubning mavzusi.

Muhim: Qabul qiluvchi xatingizni o'qishini istasangiz, sarlavhani to'g'ri tuzing.

Ishbilarmonlik yozishmalarida sarlavhalarning yo'qligi biznes yozishmalari bo'yicha asosiy ko'nikmalarga ega bo'lmagan yangi boshlanuvchilar uchun xosdir.

2. Ishlov berish

• "Azizim" an'anaviy shakliga ega
• bilan yozilgan Bosh harf qatorning o'rtasida

Muhim: Muomalada qisqartmalardan foydalanish taqiqlanadi!

3. Preambula

• oluvchini xatning asosiy g'oyasi bilan tanishtiradi
• adresatni xatdagi keyingi ma'lumotlarni to'g'ri idrok etishga tayyorlaydi

4. Matnning asosiy qismi muqaddimada keltirilgan asosiy fikrni asoslaydi

Maktubning bu qismi

• siz taklif / murojaatning mohiyatini aniq ko'rsatasiz
• dalillarni keltiring: faktlar, raqamlar, xat mavzusi bo'yicha boshqa o'ziga xosliklar. ekspert fikri, o'zining ijobiy/salbiy tajribasi

Asoslash qulayligi uchun quyidagi sxemadan foydalanish mumkin:

Muhim: Oxirgi xatboshida ma'lum bir qadam yoki kutilgan natijani ko'rsatadigan va qabul qiluvchini harakatga undaydigan ibora bo'lishi kerak.

5. Xulosa:

6. "Imzo" oynasida adresat to'g'risidagi ma'lumotlar ko'rsatilishi kerak:

• lavozim

Yozish uslubini tanlashda qanday xato qilmaslik kerak?

IN ish yozishmalar Siz doimo yozish uslubi va qabul qiluvchi bilan muloqot qilish ohangini tanlashga to'g'ri keladi. Sizning xabaringiz qanchalik quruq, rasmiy, rasmiy yoki aksincha, jonli, iliq, insonparvar bo'lishi kerak?

• Ishbilarmonlik yozishmalarida shaxsiy uslub xat yozgan shaxsning individual fazilatlarini ta'kidlaydi.
• Rasmiy uslubdan foydalanishda faktlar aytiladi va ular asosida tegishli xulosalar chiqariladi.
• Shaxsiy uslub maktub muallifi va qabul qiluvchi o'rtasidagi teng huquqli muloqotni o'z ichiga oladi.
• Rasmiy uslub maktubni o'quvchi hisoblashi kerak bo'lgan aniq bo'ysunish va kuchni ko'rsatadi.

Ish xatida to'g'ri muloqot uslubini tanlash uchun quyidagilarni ko'rib chiqing:

• siz va sizning manzilingiz qaysi vazn toifalarida
• siz yaxshi yo'l bilan muzokara qilishni yoki kuchli pozitsiyadan bosim o'tkazishni xohlaysiz

Tanlangan uslubga qanday rioya qilish kerak?

Shaxsiy uslub

• Kishilik olmoshlarining mavjudligi: men, biz, siz
  Masalan: Sizdan uzr so'rayman va bunday xatolar boshqa takrorlanmasligini chin dildan tilayman.
• To'g'ridan-to'g'ri murojaatlar va so'rovlar
  Masalan: Iltimos, shaxsiy narsalarni qarovsiz qoldirmang.
• Hissiy baholovchi iboralardan foydalanish: yulduz yoshligi, karlik qobiliyatsizligi

rasmiy uslub

• Kishilik olmoshlarini mavhum otlar bilan almashtirish
  Masalan: Kinoteatr ma'muriyati kechki tomoshalar jadvali o'zgargani uchun chin dildan uzr so'raydi
• Shaxsiy murojaatlar va so'rovlarni bayonotlar bilan almashtirish
  Masalan: Iltimos, shaxsiy narsalarni qarovsiz qoldirmang
• An'anaviy klerikalizmdan foydalanish: Men sizning ma'lumotingizga keltiraman, chunki

Agar siz minnatdorchilik maktubi yoki hamdardlik maktubi, ya'ni his-tuyg'ularingizni ifoda etishingiz kerak bo'lgan ish xatlarini yozayotgan bo'lsangiz, rasmiy uslub mutlaqo mos kelmaydi. Agar so'rov xati yoki taklif xati yozayotgan bo'lsangiz, shaxsiy uslubga rioya qilish yaxshiroqdir.

Da'vo xati nima va uni qanday yozish kerak? U boshqa turdagi harflardan nimasi bilan farq qiladi?

Muhim: xat yozayotganda, qabul qiluvchining e'tiborini undan qanday harakatlar kutayotganingizga qarating. Shuningdek ko'rsating aniq sanalar maqsadlaringizga erishish uchun.

Shikoyat xati shabloni uni to'g'ri yozishga yordam beradi:

Javob xati nima va uni qanday yozish kerak?

Maslahat xatlarining ikki turi mavjud:

• rad etish xati
• ijobiy javob xati

Har ikki turdagi harflarni yozish ikkitadan iborat umumiy qoidalar(tashabbus xati to'g'ri yozilgan bo'lsa):
1. Javob xatida tashabbus maktubining so‘z boyligi va nutqiy namunalari saqlanadi
2. Javob xati matni haqida ma'lumot bo'lmasligi kerak

• tashabbus maktubi yozilgan sana
• uning ro'yxatga olish raqami

Do'stona va to'g'ri rad etish xatining namunasi quyida ko'rsatilgan:

Biroq, taslim bo'lish har doim ham yumshoq bo'lishi shart emas. Muloqotning qattiq va qat'iy uslubi zarur bo'lgan holatlar mavjud. Quyida qattiqdan yumshoqgacha bo'lgan barcha holatlar uchun rad etish xati shabloni keltirilgan:

Axborot xati: uning javob xatlari va shikoyat xatlaridan farqi

Ma'lumot xati ko'p funktsiyali:

• ma'lumot beradi (masalan, narxlar ro'yxatidagi narxlar o'zgarishi haqida)
• xabardor qiladi (direktorlar kengashi a’zolarini qayta saylash to‘g‘risida)
• xabar beradi (tovar jo'natilganligi to'g'risida)
• e'lon qiladi (niyatlari)
• tasdiqlaydi (tovarlarni qabul qilish)
• eslatadi (shartnoma bo'yicha o'z zimmasiga olgan majburiyatlarning bajarilishi to'g'risida)
• reklama va ma'lumot beradi (umuman kompaniya haqida, xususan, tovarlar / xizmatlar haqida)

Ehtimol, bugungi kunda eng dolzarb masala reklama va axborot xatini qanday yozish kerakligi masalasidir.

1. Tuzilishning yo'qligi
2. Xat matnida jargon yoki norasmiy lug'atning mavjudligi
3. Bezovta dizayn
4. Imlo, sintaktik, stilistik xatolarning ko'pligi
5. Xatda ishonchli faktlar, ob'ektiv ma'lumotlarning yo'qligi
6. Xushmuomalalikning elementar qoidalarini buzish (ayniqsa, shikoyat xatlarida)
7. Matnda og'ir va tushunarsiz gaplardan foydalanish
8. Materialni taqdim etishda mantiqning yo'qligi
9. Qisqartmalarning transkriptlarining yo'qligi
10. Matnni maqsadsiz tuzilgan taqdirda uning umumiy xiralashishi

Ish xatlari haqida yana nimani bilishingiz kerak?

1. Zamonaviy ish yozishmalar uchun matn kompozitsiyasining blokli tuzilishi usuli qo'llaniladi.
Bu usul vaqtni tejaydi va barcha biznes hujjatlarining umumiy uslubini saqlaydi. Usulning o'ziga xos xususiyati ochiq tinish belgilari yoki nuqtalar / vergullarning yo'qligi (masalan, ro'yxatlarni tuzishda)

2. Xat sarlavhasi uchun sans-serif shriftidan (masalan, Arial) foydalanish mumkin. Bunday shrift ongsiz ravishda barqaror va mustahkam sifatida qabul qilinadi.

3. Asosiy matn serif shriftlardan foydalanishi kerak (Times News Roman). Seriflar ko'zlarning harfdan harfga o'tishini osonlashtiradi va o'qishni tezlashtiradi

Muhim: Har doim qo'lda yozilgan harflar bor!
Bu tabrik xatlari, hamdardlik maktublari, minnatdorchilik xatlari

Katta miqdorda foydali ma'lumotlar ish maktublari uchun matnlarni tayyorlash bo'yicha Sasha Karepinadan videoda topish mumkin.

Video: Muqova xatlari va rezyumeni qanday yozish kerak

Video: “Hikoyachilardan saboq”. Matnlarni sotish sirlari

Ehtimol, har bir kishi kamida bir marta ish xatini yozish zarurati bilan shug'ullanishi kerak edi. Uni tuzayotganda, siz beixtiyor bu oson emas degan xulosaga kelasiz. Ish xatlarini yozish uchun siz bilishingiz kerak bo'lgan ko'plab qoidalar va qoidalar mavjud. Maqolada hujjatni tayyorlash jarayoni batafsil tavsiflanadi, ish xati namunalari keltirilgan, ularning turlari va dizayni muhokama qilinadi.

Shakl

Tayyor shakllar mustahkamlikni beradi va kompaniyaning ishonchliligini ko'rsatadi. Ular o'z ichiga oladi zarur ma'lumotlar kabi tashkilot haqida:

• Ism.
• Manzil.
• Aloqa telefon raqamlari.
• Veb-sayt.
• Elektron pochta.
• Logotip.
• Boshqa aloqa ma'lumotlari.

Shakllarda qat'iy qoidalar yo'q. Shuning uchun har bir tashkilot o'zlariga qanday ma'lumotlarni joylashtirishni mustaqil ravishda hal qiladi.

Ish xatlarini qanday qilib to'g'ri yozish kerak? Tayyorgarlik

Ish xatlari o'ziga xos qoidalar va talablarga bo'ysungan holda ma'lum bir tarzda yoziladi va rasmiylashtiriladi. Maqsadga qarab, muallif o'zi hisoblagan natijani olish uchun tarkibni batafsil o'ylaydi. U adresat xat mavzusi bo'yicha qanday ma'lumotlarni bilishini, nimadan boshlash kerakligini va unda nima yangi bo'lishini aniq tushunishi kerak. Argumentlar muallif qanday maqsadni ko'zlaganiga bog'liq. Ish xatini tayyorlash jarayonini quyidagi bosqichlarga bo'lish mumkin:

• Muammoni o'rganish.
• Xat loyihasini yozish.
• Uning kelishuvi.
• Imzolanish.
• Roʻyxatdan oʻtish.
• Qabul qiluvchiga yuborish.

Ish xatlarining tuzilishi

Xatni tuzishda uni ma'lumot bilan to'ldirish kerak, ya'ni u erda barcha kerakli ma'lumotlarni qo'yish kerak. Bu oddiy yoki murakkab bo'lishi mumkin. IN oddiy harf kontent odatda qabul qiluvchining javobini talab qilmaydigan ma'lumotlarni aniq va aniq ko'rsatadi. Kompleks bir nechta bo'limlar, paragraflar va paragraflardan iborat bo'lishi mumkin. Har bir paragraf ma'lumotlarning bir tomonini ko'rsatadi. Ushbu turdagi ish xatlarining namunalari odatda kirish, asosiy va yakuniy qismlardan iborat.

Quyida biznes maktubi yozishning namunasi - uning kirish qismi.

Asosiy qismda vaziyatlar, hodisalar, ularning tahlili va dalillari tasvirlangan. Aynan shu qismda ular u yoki bu tarzda harakat qilish kerakligiga ishontiradilar, ular qanday bo'lganini isbotlaydilar va turli dalillarni keltirib, har qanday tadbirda ishtirok etish zarurligi haqida xabar beradilar.

Xulosa takliflar, so'rovlar, eslatmalar, rad etishlar va boshqalar shaklida tuzilgan xulosalarni o'z ichiga oladi.

Ish xatini yozish misoli - uning yakuniy qismi quyida keltirilgan. Bu asosiyda ko'rsatilgan talabni umumlashtiradi.

Taqdim etilgan barcha ma'lumotlar maqbul darajada izchil va idrok etish uchun tushunarli bo'lishi kerak.

Har bir elektron pochta markazga tekislangan xabar bilan boshlanadi. Bu kichik qism juda muhim. Uni tanlashda muallif quyidagilarni hisobga olishi kerak:

• Qabul qiluvchining pozitsiyasi.
• O'zaro munosabatlarning tabiati.
• Rasmiylik.
• Odob qoidalari.

Xat muloyim shakl bilan tugashi kerak. Masalan: "... Kelgusi hamkorlikka umid bildiraman (taklif uchun rahmat) ...". Bu iboralardan keyin muallifning imzosi qo‘yiladi.

Uslub

Barcha harflar kiritilishi kerak rasmiy biznes uslubi, bu mansabdor shaxslar uchun nutq vositalaridan foydalanishni anglatadi biznes aloqalari. Bunday tilning xususiyatlari quyidagi sharoitlarda shakllanadi:

• Ishbilarmonlik munosabatlarining asosiy ishtirokchilari yuridik shaxs, rahbarlar va mansabdor shaxslar nomidan xat yoziladi.
• Tashkilotlardagi munosabatlar qat'iy tartibga solinadi.
• Aloqa predmeti kompaniya faoliyatidir.
• Boshqaruv xarakteriga ega hujjatlar odatda ma'lum bir adresatga ega.
• Ko'pincha tashkilot faoliyati jarayonida bir xil holatlar yuzaga keladi.

Shu munosabat bilan, ish xatida keltirilgan ma'lumotlar quyidagilar bo'lishi kerak:

• Rasmiy, shaxssiz, muloqot ishtirokchilari orasidagi masofani ta'kidlaydi.
• Muayyan adresat uchun mo'ljallangan manzil.
• Yozish vaqtidagi joriy.
• Ishonchli va xolis.
• Qabul qiluvchini har qanday harakatga undash uchun sabab.
• Qaror qabul qilish uchun to'liq.

Talablar

Ish xati quyidagi talablarga javob berishi kerak:

• Nutq barcha darajalarda standartlashtirilgan - leksik, morfologik va sintaktik. Unda ko'plab burilishlar, atamalar va formulalar mavjud.
• Yozuv ohangi neytral, vazmin va qat'iy, hissiy va ekspressiv til ifodalaridan foydalanmasdan.
• Matnning aniqligi va ravshanligi, mantiqiy xatolarsiz, so'zning aniqligi va o'ylanganligi.
• Ixchamlik va qisqalik - qo'shimcha ma'noni anglatuvchi iboralarni ishlatmasdan.
• Takroriy vaziyatlar natijasida shakllangan til formulalaridan foydalanish.
• Atamalar, ya'ni maxsus tushunchalarga ega bo'lgan so'zlar yoki iboralardan foydalanish.
• Leksik (ya'ni, so'zlarning qismlaridan harflarni olib tashlash natijasida hosil bo'lgan qo'shma so'zlar: MChJ, GOST va boshqalar) va grafik (ya'ni qisqartirilgan so'z belgilari: gr-n, zh-d va boshqalar) bo'lishi mumkin bo'lgan qisqartmalardan foydalanish. ).
• Genitiv va instrumental holatlarda konstruksiyalardan foydalanish.
• Og'zaki otlar bilan iboralar ("qo'llab-quvvatlash" o'rniga "qo'llab-quvvatlash").
• Oddiy umumiy jumlalardan foydalanish.

Yuqoridagi ish xati namunalari quyida ko'rsatilgan to'liq versiya(asosiy qism bilan). Ma'lumotlar rasmiy biznes uslubining barcha talablariga javob beradi.

Ish xatlarining turlari

Har qanday aniq masala bo'yicha ish xatini yozish yaxshidir. Agar bir vaqtning o'zida bir nechta muammolarni hal qilish kerak bo'lsa, bir nechta turli xil variantlarni tuzish tavsiya etiladi.

Ish xatlari ularning mazmunida bo'lishi mumkin:

• Hamroh. Bunday xatlar odatda hujjatlarni qaerga jo'natish kerakligi haqida ma'lumot berish uchun kerak bo'ladi.
  (Ish xatini qanday yozish kerak? Namuna biriktirilgan xat bunday hujjatni tuzishga muhtoj bo'lganlarga yordam beradi.)

• Kafolat. Ular har qanday va'dalar yoki shartlarni tasdiqlash uchun yozilgan. Bunga kafolat berilishi mumkin, masalan, ish uchun to'lov, ijara, etkazib berish muddatlari va boshqalar.
• Rahmat. Ular, ayniqsa, tez-tez ishlatilgan Yaqinda. Bunday xatlar hamkorlikning yaxshi ohangini ko'rsatadi. Ular oddiy blankalarda yoki chiroyli nashri bilan rangli qog'ozda chiqarilishi mumkin.
  (Tadbir maktubi qanday yoziladi? Rahmat estradasining namunasi, u hal qiladigan vazifalarga qarab, erkin shaklda tuziladi. Bu holda, xat o'z mohiyatini eng qisqa shaklda ifodalaydi. Bunday namuna, tuzilgan. bezakli rangli qog'ozga, kompaniyaning sharafli joyidagi devorga osib qo'yilishi mumkin.)

• Axborot.
• ibratli.
• Tabriklaymiz.
• Reklama.

Harflar ham bor:

• Hamkorlik bo'yicha takliflar. So'nggi paytlarda juda keng tarqalgan, tashkilotlarga yuborilgan, tez-tez kiyiladi reklama xarakteri, masalan, bu namuna kabi. Tijorat xatlari yozish juda qiyin, siz ko'plab nuanslarni hisobga olishingiz kerak, shunda ular unga e'tibor berishadi va bundan ham ko'proq qiziqish uyg'otadi. Ammo agar siz uni quyidagi modelga muvofiq qilsangiz, u muvaffaqiyatga erishish uchun barcha imkoniyatlarga ega.

• Taklifnomalar. Ular turli tadbirlarda ishtirok etishni taklif qilib yuboriladi. Odatda ular rahbar yoki mansabdor shaxsga murojaat qilishadi, lekin ular butun jamoaga ham murojaat qilishlari mumkin.
• So'rovlar.
• Bildirishnomalar.
• so'rovlar va boshqalar.

Xatga qanday javob yozish kerak. Misol

Javob birinchi harfda ko'rsatilgan so'rovni takrorlash bilan boshlanishi kerak. Keyin uni ko'rib chiqish natijalari beriladi va tasdiqlash yoki rad etish sababi ko'rsatiladi. Ishbilarmonlik javob xatida kutilgan ma'lumotlarga muqobil yechim bo'lishi mumkin. Odatda quyidagi tamoyillarga amal qiladi:

• Birinchi harf va uning mazmuniga havola mavjudligi.
• Xuddi shu tilni anglatadi.
• Tarkibning taqqoslanadigan hajmlari va jihatlari.
• Muayyan ketma-ketlikka rioya qilish.

Dekor

Antetli biznes xatlaridan foydalanishdan tashqari, ularning dizaynida boshqa nozikliklarni ham hisobga olishingiz kerak. Bu tafsilotlar, qisqartmalar qoidalari, manzilning imlosi, sarlavha, matn uzunligi, maydon kengligi va boshqalar.

Ish xatining namunalari barcha nozikliklar va nuanslarni hisobga olgan holda uni tuzishga yordam beradi. Ulardan yangi boshlanuvchilar ham, tajribali ishchilar ham foydalanadilar. Namunalar tufayli ular harflarni to'g'ri yozishni va ko'p vaqtni tejashni o'rganadilar.