IN yirik kompaniyalar Har yili o'n minglab kontragentlar bilan yozishmalar olib boriladi va ichki hujjatlar minglab xodimlar tomonidan tuziladi. Ba'zi yozishmalar qog'oz shaklida olinishi va qayta ishlanishi mumkin. Elektron ofis boshqaruv tizimlari kompaniyalarga ish samaradorligini bir necha bor oshirishga va barcha hujjatlarning yagona omborini yaratishga yordam beradi.

"Ofis" qog'oz hujjatlari bilan ishlashning butun tsiklini qamrab oladi: kirish va ro'yxatdan o'tkazishdan arxivga topshirishgacha. Funktsionallik to'liq mos keladi Rossiya standartlari ko'pgina "qo'lda" operatsiyalarni avtomatlashtirishga imkon beruvchi ofis ishi.

Ishlar va jurnallar ro'yxatini yuritish

Ishlar nomenklaturasining tasdiqlangan tarkibi tizimning maxsus ma’lumotnomasida yuritiladi. Hujjatlarni markazlashmagan holda qayd etishda ro'yxatga olish joylari tarkibiy bo'linmalar ichida taqdim etiladi.

Ishlarning nomenklaturasi

Hujjatlarni arxivga topshirish uchun har bir nomenklatura fayli uchun tayyorlashda siz avtomatik ravishda faylning muqovasini, shuningdek hujjatlar roʻyxatini chop etishingiz mumkin. Arxivni saqlash va arxivda qidirishga tayyorgarlik ko'rish vaqti bir necha marta qisqartiriladi.

Hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish

Hujjatni DIRECTUM-ga kiritish uchun ro'yxatga olish va nazorat qilish kartasining (RCC) kerakli maydonlarini to'ldiring va ro'yxatga olish raqami avtomatik ravishda beriladi. Moslashuvchan tizim raqamlash har bir ro'yxatga olish jurnali kontekstida o'zboshimchalik bilan va avtomatik ravishda hujjatga raqam berish imkonini beradi. Raqam bo'lim kodi, jurnal kodi va kerakli ma'lumotlarni o'z ichiga olishi mumkin. Yechimni amalga oshirish bilan hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish uchun o'rtacha vaqt 35-50% ga kamayadi.

RKK misoli

RKK birlamchi ma'lumotlarni (bo'linish, ro'yxatga olish sanasi, ro'yxatga olish raqami va boshqalar), shuningdek, har qanday qog'oz hujjatning holati, masalan, uning joylashgan joyi to'g'risidagi ma'lumotlarni o'z ichiga oladi. Hujjatni bo'limlar o'rtasida ko'chirishda har bir ro'yxatdan o'tish joyi o'z RCCga ega. Siz yaratilgan RCClar zanjiri orqali kompaniya ichidagi qog'oz hujjatning harakatini kuzatishingiz mumkin.

RKK ga hujjat yoki uning skanerlangan tasvirini ham biriktirishingiz mumkin. Katta hajmdagi hujjatlarni tezda yozib olish uchun DIRECTUM Capture Service oqimli kiritish xizmatidan foydalaniladi. U hujjatlarni kiritishning turli usullarini qo'llab-quvvatlaydi: tortib olish Elektron pochta yoki fayl tizimidan (masalan, skanerdan).

RKK yaratish va ma'lumotlarni to'ldirish funksiyasi Arioning aqlli mexanizmlariga o'tkazilishi mumkin. Hujjatni olgandan so'ng, ular mustaqil ravishda uni tasniflaydi, matnni tan oladi va RCCni olingan muhim ma'lumotlar bilan to'ldiradi. Kotib faqat to'ldirishning to'g'riligini tekshirishi mumkin. Bu ro'yxatga olish vaqtini yanada qisqartirish va muntazam operatsiyalar sonini kamaytirish imkonini beradi.

Kiruvchi hujjatlarni ko'rib chiqish va rasmiylashtirish

Kiruvchi hujjatni ro'yxatdan o'tkazgandan so'ng, kotib uni bir necha marta bosish orqali menejerga ko'rib chiqish uchun yuboradi. Hujjatni ko'rib chiqish natijalariga ko'ra kotib yoki menejerning o'zi hujjat bo'yicha ko'rsatmalar tuzadi.

Agar menejerning yordamchisi bo'lsa, qaror loyihasini tayyorlash bilan hujjatni dastlabki ko'rib chiqish uning yordamchisi tomonidan amalga oshiriladi. Rahbar faqat qaror loyihasini tasdiqlashi va bajarish uchun ko'rsatmalar yuborishi mumkin.

Buyurtmalarni bajarish jarayonida quyidagilar ta'minlanadi:

• ijroga oid yozishmalarni qayd etish;
• vakolat berish va qayta ko'rib chiqish uchun yuborish imkoniyati;
• muddatlarni nazorat qilish, yangi muddatga so'rovlar.

Nazoratchilar bajarilishni ingl. Tegishli buyurtmalar bo'yicha vaziyatni aks ettiruvchi qisqacha xulosa ishning barcha ishtirokchilari uchun mavjud.

Buyurtma daraxti

Muxbirlarga xat yuborish

Yechim "Kontragentlar bilan almashish" moduli bilan chambarchas integratsiyalangan. Chiquvchi xat ma’qullangandan so‘ng uni hujjat almashish tizimlari orqali qabul qiluvchilarga bemalol jo‘natish mumkin – bu hujjatni bir necha marta chop etish zaruratini yo‘q qiladi va yetkazib berish xarajatlarini kamaytiradi.

Bundan tashqari, chiquvchi hujjatlar uchun siz tashkilotlar uchun pochta ro'yxatini belgilashingiz va avtomatik ravishda qabul qiluvchilarga elektron pochta xabarlarini yuborishingiz yoki rus pochtasi standartlariga mos keladigan konvertlarni chop etishingiz mumkin.

Konvertni chop etish

Ro'yxatga olish va tashkiliy-ma'muriy hujjatlar bilan tanishish

Ma'muriy hujjatlarni tayyorlash va tasdiqlash uchun jo'natish to'liq avtomatlashtirilgan. Harakatlar ustasida kerakli ma'lumotlarni to'ldirish kifoya, shundan so'ng tizim hujjat yaratadi va uni tasdiqlash va imzolash uchun kerakli xodimlarga yuboradi:

Imzolangandan so'ng tashkiliy va ma'muriy hujjat manfaatdor xodimlarga ko'rib chiqish uchun yuborilishi mumkin. Buning uchun siz RKK pochta ro'yxatini to'ldirishingiz kerak. Ushbu ro'yxat kelajakda boshqa hujjatni tarqatish uchun ham ishlatilishi mumkin.

Pochta ro'yxatidagi xodimlar hujjatni ko'rib chiqish uchun topshiriqlar oladi. DIRECTUM tizimida tanishishni tasdiqlash uchun vazifani bajarish kifoya. Va agar tizimga kiritilmagan hujjat bilan tanishish uchun topshiriq yuborilgan bo'lsa, u holda bu topshiriq matnida ko'rsatilgan va ijrochilar hujjat bilan qog'oz shaklida tanishadilar.

Qidiruv va tahlil

Ma'lum bo'lgan tafsilotlardan foydalanib, elektron hujjatning o'zi ham, uning RKK ham hujjatning joylashuvi va bajarilish bosqichi to'g'risidagi ma'lumotlarni topish mumkin.

RKK bo'yicha qidiruv

Shuningdek, hujjatning ekvivalentidagi qog'ozdagi shtrix-kod yordamida kerakli hujjatni RKK bilan birga tezda topishingiz mumkin. Tez identifikatsiyalash texnologiyasi tufayli shtrix-kod maxsus skaner tomonidan o'qiladi, shundan so'ng tizim hujjatni va tegishli vazifalarni avtomatik ravishda topadi.

Topilgan hujjat bo'yicha harakatlar oynasi

Foydalanuvchilarning samaradorligini tahlil qilish uchun tizim ixtisoslashtirilgan hisobotlarni taqdim etadi: "Tanishish ro'yxati", "Buyurtmalarni bajarish muddatlarini nazorat qilish", "Buyurtmalarning bajarilishi statistikasi", "Qaytarilishi kerak bo'lgan hujjatlar" va boshqalar.

Hisobot namunasi

Veb-mijozdan geografik jihatdan taqsimlangan tashkilotning uzoqdagi ofislarida yoki platformalararo funksionallik va boshqaruv qulayligini ta'minlovchi asosiy mijoz sifatida foydalanish mumkin. Ishlash uchun sizga faqat Internetga kirish kerak.

Veb-ofisda kiruvchi RKK

Amalga oshirish samarasi

Yechimdan foydalanib, xodimlar o'z vaqtida bajarish uchun buyruq va ko'rsatmalar oladi. Amalga oshirish nazorati boshqaruv qarorlari butunlay shaffof bo‘ladi.

• Minimalgacha hujjatlarni yo'qotish xavfini kamaytiradi
• 2 marta chiquvchi xatni tayyorlash va tasdiqlash vaqti qisqaradi
• 12 marta qog'oz hujjatlarning joylashuvini qidirishni tezlashtiradi
• 2 marta ko'rsatmalarning bajarilishi bo'yicha rahbariyat uchun ma'lumotlarni tayyorlash tezlashadi
• 20% ga Boshqaruv ko'rsatmalarini amalga oshirish kuchayadi

O'ziga xos xususiyat Olympus elektron ofisi klassik ofis ishlaridan kelib chiqqan boy funksionallikdir.

Katta miqyosda sanoat korxonasi Kotibning (kotibning) vazifalari nafaqat hujjatlarni rasmiylashtirish, balki boshqa bir qator vazifalardir:

• kiruvchi hujjatni hal qilish uchun kimga topshirish kerakligini boshqaruvchini aniqlash
• oldindan rezolyutsiyalarni tayyorlash
• hujjatni ijrochiga topshirish
• original qaytish nazorati
• topshiriqning bajarilishining umumlashtirilgan tahlili
• buyruqlarning bajarilishini nazorat qilish
• bajarilmagan vazifalar bo'yicha yakuniy hisobotlarni shakllantirish
• chiquvchi hujjatlarni yuborish
• so'rov bo'yicha kerakli hujjatni qidiring
• chop etish, skanerlash
• va hatto saqlash katta miqdor hujjatlar. Bularning barchasiga yaxshi kotib mas'uldir.

Ishni bajarishga qodir elektron ofis Olympus yaxshi odamlar osonroq va samaraliroq!

Avtomatik ro'yxatdan o'tish:

Qayta qabul qilingan hujjatlarni avtomatik boshqarish

Tizimning o'zi tashkilotga qayta kiradigan hujjatlarni ushlaydi va bu haqda ogohlantiradi.

Asl nusxani qaytarish haqida avtomatik bildirishnomalar

Tizim asl nusxaning harakatlanish sxemasini taqdim etadi va agar u o‘z vaqtida qaytarilmasa, bu haqda registratorga xabar beradi.

Qulay ulanish tizimi

Olympus-dagi hujjatlarning havolalari o'zaro bog'liq bo'lgan barcha hujjatlarning, shu jumladan, qo'shimcha ravishda, bekor qilingan yoki o'zgartirilgan arxiv hujjatlarining batafsil tarixini olish imkoniyatini taklif qiladi.

Hisobot dizayneri

Olympus tizimining hisobot dizayneridan foydalanib, xodim ma'mur yoki dasturchi yordamisiz o'ziga kerakli hisobotlarni yaratishi mumkin. Hisobotlar ko'pincha bajarilmagan yoki nazorat hujjatlarida shunday tuziladi.

Moslashuvchan filtrlash tizimi

Olympus tizimi filtr chizig'i yordamida hujjatlarni qidirish uchun so'rovni bajarish imkoniyatini beradi. Filtrlash liniyasi kerakli hujjat uchun ko'plab o'zgaruvchan qidiruv shartlarini shakllantirish imkonini beradi.

Olympus tizimidagi elektron ofis raqamli ofis ishini tashkil qilish uchun vositadir. Ushbu segment korxona hujjatlari bilan bog'liq barcha ma'lumotlarni to'playdi. Unda foydalanuvchi tarixi mavjud; barcha hujjat havolalarini saqlaydi; muddati haqida xabar beradi; hujjat bilan yaratilgan barcha fayllarni o'z ichiga oladi; ijrochilar va mas'ul shaxslarning hujjat bo'yicha savollariga, shuningdek ularning ish natijalariga javob beradi.

Amalga oshirish nazorati

Olympus tizimida ijro nazorati- bu buyurtmalarni bajarish muddati, bosqichlari va natijalari haqida ma'lumot beruvchi chuqur funksionallik. Bu funksiya butun tizimda, elektron ofisdan tortib tuzilgan saqlashgacha mavjud. Funktsionallik hujjatlar va ko'rsatmalarni bajarish muddatlariga va ushbu muddatlarga rioya qilmaslik to'g'risida xabar berishga asoslanadi.

Bajarilishini nazorat qilishning vizualizatsiyasi

1. Rang ko'rsatkichi va Olympus tizimidan o'tkazib yuborilgan muddatlar haqida xabarlar.
2. Qabul qilingan, qabul qilingan, o'z vaqtida bajarilgan, davr bo'yicha kechikish bilan bajarilgan va o'z vaqtida bajarilmagan vazifalarning umumiy soniga ega ixtisoslashtirilgan rejim.
3. Hujjat, ijrochilar va nazoratchilar kontekstida ko'rsatmalarning bajarilishi bo'yicha hisobotlarning butun tizimi.

Maxsus nazorat

Vazifalarni o'z vaqtida va sifatli bajarish uchun Olympus maxsus boshqaruv tizimiga ega. Uning mohiyati shundaki, nazoratga qo'yilgan barcha eng muhim vazifalar nazoratdan olib tashlash tartibidan o'tishi kerak, ya'ni. yopilish. Ba'zi hollarda topshiriqni nazoratdan olib tashlash vakolatli mutaxassis tomonidan bajarilgan ishlarning sifatini baholashni talab qiladi. Keyin tizim qo'shimcha ravishda tasdiqlash protsedurasini qo'llashi mumkin.

Nazorat tartibini shakllantirish

1. Nazorat farmoyishlarini chiqarish nazorat qiluvchi va kerak bo'lganda ijro sifatini tasdiqlovchi xodimni tayinlash bilan birga amalga oshiriladi.
2. Nazorat buyurtmalari uchun koeffitsient avtomatik ravishda hisoblanadi ishlash intizomi.
3. “Nazorat topshiriqlarining bajarilishini tahlil qilish” maxsus rejimi nazorat topshiriqlarini o‘z vaqtida bajarish to‘g‘risidagi ma’lumotlarni ko‘rsatadi.
4. Ish stolidagi analitik panellar ushbu ma'lumotni grafik shaklga aylantiradi.

Hujjatlarni boshqarish

Hujjatlarni to'g'ri boshqarish muhim ahamiyatga ega samarali ish bo'lim, bo'lim, xizmat va umuman tashkilot. Olympus tizimidagi "Hujjatlarni boshqarish"- Bu zamonaviy asbob yirik korxonani boshqarish, ayniqsa yuqori darajadagi biznes jarayonlariga yo'naltirilgan.

"Hujjatlarni boshqarish" - bu Hujjatlar oqimining segmenti - Olympus moduli, rejalashtiruvchi printsipi asosida qurilgan, ya'ni. xodim tomonidan olingan barcha topshiriqlar va hujjatlar bitta ro'yxatda tartibga solinadi.

Ro'yxatda topshiriqning turi, mavzusi, mazmuni, olingan sana, to'lash muddati va kimdan kelganligi ko'rsatilgan. Ushbu ro'yxat osongina kerakli ustun bilan to'ldirilishi mumkin.

Qizil fon kechiktirilgan vazifani bildiradi, bu sizga uni bajarishni eslab qolishga yordam beradi. Rangli ko'rsatkich hujjatni bajarish muddati yaqinlashayotganini ko'rsatsa, tizim rivojlangan boshqaruvga ega.

Xatcho'plar ro'yxati ostida siz hammasini ko'rishingiz mumkin qo'shimcha ma'lumot qaror qabul qilish uchun talab qilinadi. Bu hujjat matni, batafsil vazifa, harakat tarixi va tegishli hujjatlar.

Dastur sizga kerakli hujjatni topishni, shuningdek, u bilan ishlash tarixini ko'rishni osonlashtiradi. Bundan tashqari, tarix hujjatning qancha doiralarda aylanib yurganini, kim uni ishga tushirganini va kim hali yo'qligini ko'rsatadi.

Ma'lumotni tezda qabul qilish:

• hujjatni kim boshlagan;
• kim rozi bo'ldi;
• hozir kimda bor;
• hujjatga qanday izohlar va kim tomonidan berilganligi;
• ushbu hujjat boshqa hujjatlar bilan bog'liqmi va qanday qilib, tegishli hujjatlarni ochish imkoniyati bilan;
• Xodim, xizmat, bo'linma yoki umuman korxona uchun bajarilgan va bajarilmagan buyurtmalar rasmiga qarang.

Ko'p hujjatlar to'plami bilan ishlash qulayligi:

• tizimning o'zi ko'rib chiqish uchun hujjatlar ro'yxatini yaratadi;
• tizim sizga qaysi hujjatlar bo'yicha shoshilinch qaror qabul qilish kerakligini so'raydi;
• tizim tugash muddati haqida xabar beradi;
• tizim sizning ishingizni topshirish va o'z vaqtida bajarilishini osongina nazorat qilish imkonini beradi;
• tizim har qanday hujjat bo'yicha ish tarixini olish imkonini beradi;
• tizim yo‘qligingizda o‘rinbosarlarni tayinlash va deputat qanday ishlaganini ko‘rish imkonini beradi.

Hujjatlarni boshqarish qulayligi:

• axborot almashish tezligini oshirish;
• xodimlarning mehnat intizomi darajasini oshirish;
• shartnoma muddatiga rioya qilish;
• ish joyingizdan chiqmasdan kerakli ma'lumotlarni tezda olish qobiliyati.

Saqlash tuzilishi

Olympus tizimining tuzilgan hujjatlarni saqlash nafaqat papkalarga kirish imkoniyati cheklangan kutubxona, balki har bir xodim uchun individual "bilimlar bazasi" dir. Olympus xotirasini qurish printsipi foydalanuvchining bo'limlar, papkalar, hujjatlar va fayllarga kirish huquqlariga asoslanadi. Tizim avtomatik ravishda har bir xodim uchun individual arxiv tuzilmasini quradi. Foydalanuvchi faqat o'zi huquqiga ega bo'lgan bo'limlar va hujjatlarni ko'radi.

Bundan tashqari, xodim arxiv tuzilmasi, papkalar, hujjatlarning bir qismini shaxsiy xotirasiga nusxalash imkoniyatiga ega. Bu funksiya foydalanuvchiga o‘ziga kerakli ma’lumot yoki hujjatni tezroq olish imkonini beradi.

Saqlash joyini to'ldirish

Olympus tizimidagi saqlash hujjat bilan ishlash tsiklini yakunlash natijalariga ko'ra avtomatik ravishda hujjatlar bilan to'ldiriladi. Ushbu texnologiya sizni to'plash imkonini beradi zarur hujjatlar tegishli bo'limlarda, bu ish uchun maxsus vaqt ajratmasdan.

Omborda yangi hujjat paydo bo'lganda, tizim xodimga bunday xabarnomalarga obuna bo'lganligi haqida xabar beradi.

Hujjatlar bilan ishlash qulayligi

Olympus ombori hujjatlar bilan ishlash qulayligini aniqlaydigan funktsional xizmatlar bilan ajralib turadi:

• Versiyalash;
• Hujjatlarning havolalari (bekor qilingan, muddati o'tgan, qo'shimcha ravishda);
• Arxivdan ko'chirma;
• Asl nusxani berish;
• Saqlash atributlari (inventar raqami, saqlash joyi, raf, javon, nusxalar soni).

Mobil uchun turli xil komponentlarni sotib olish va maishiy elektronika Sotovik-M do'konida, shu bilan birga, biz ofis materiallarini zaxiralashni tavsiya qilamiz - har qanday biznes yoki notijorat tashkilotning ish jarayonlari ularsiz amalga oshirilmaydi. Agar siz ofis jihozlarini ommaviy ravishda sotib olishni istasangiz, unda bizning assortimentimizni ko'rib chiqing.

Ishlab chiqaruvchidan (ofis anjomlari ulgurji, ofis anjomlari ulgurji Moskva) ommaviy ravishda ofis jihozlarini sotib olish kompaniya ofisini doimiy ravishda ommaviy ofis jihozlari bilan ta'minlashda sezilarli darajada tejashning samarali usuli hisoblanadi. Arzon ulgurji kantselyariya buyumlarini xohlaysizmi? Har chorakda yoki olti oyda bir marta ruchkalar, qalamlar, qog'oz qisqichlari, bloknotlar va boshqa kichik narsalarning katta partiyasiga buyurtma berish orqali siz yana bir oylik yetkazib berish uchun vaqtni behuda sarflamaysiz. Ofis jihozlarini ulgurji xarid qilish ham foydalidir davlat tashkilotlari- ko'plab ma'muriyatlar ta'lim muassasalari maktab uchun kantselyariya buyumlarini ommaviy ravishda sotib olish, bolalar bog'chasi yoki universitet. Ulgurji ish yuritish kompaniyalari adekvat qiladi narx siyosati, shuning uchun Sotovik-M yozuv materiallarini raqobatbardosh narxda sotadi - ofis materiallari ommaviy ravishda arzon. Kantselyariya buyumlari Moskvada ulgurji (kanselyariya ulgurji Moskva, ish yuritish ulgurji Moskva) bizning onlayn do'konimizda.

Kantselyariya tovarlari ulgurji narxi juda arzon. Moskvada ofis jihozlarining ulgurji savdosi

Kantselyariya buyumlari ulgurji savdo do'konimizda eng yaxshi narxlardan birida. Agar siz maktab kantselyariyalarini yoppasiga, arzon narxlarda yoppasiga sotib olishni yoki sovg'a do'koniga noodatiy kantselyariya buyumlarini ommaviy ravishda buyurtma qilishni rejalashtirmoqchi bo'lsangiz, Sotovik-M sizga kerak! Oddiy daftarlardan tortib muhrlangan mahsulotlar va tashrif qog'ozlarigacha bo'lgan ofis jihozlarini Rossiya bo'ylab tez yetkazib berish bilan jozibador narxda sotib oling. Bizning kantselyariya buyumlari ulgurji narxi juda arzon!

Odatda, "qog'oz" hujjat aylanishini ta'minlash va buyurtmalar bajarilishini nazorat qilish yuki tashkilotning ish yuritish bilan shug'ullanadigan bo'linmalariga tushadi: ofis, biznes boshqaruvi, shuningdek, tarkibiy bo'linmalarda ish yuritish uchun mas'ul shaxslar. DIRECTUM elektron hujjat aylanishi va o'zaro aloqalarni boshqarish tizimining "Ofis" moduli ular uchun mo'ljallangan. Ushbu modul an'anaviy rus ish yuritish texnologiyasiga asoslangan Davlat byudjeti ta'lim muassasasi talablariga muvofiq qog'oz hujjatlarni qayta ishlash bo'yicha muntazam operatsiyalarni amalga oshirishga yordam beradi:

• barcha kiruvchi va chiquvchi yozishmalarni, shuningdek, ro'yxatga olish va nazorat kartalari (RCC) yordamida ichki hujjatlarni yagona ro'yxatga olish;
• qog'oz hujjatning hayot aylanishining istalgan bosqichida joylashgan joyini ro'yxatdan o'tkazish: rahbariyat tomonidan ko'rib chiqish, hujjat loyihasini tasdiqlash, ijro etish va boshqalar;
• rahbariyatning ko'rsatmalari, qarorlari va ko'rsatmalarining o'z vaqtida bajarilishi ustidan nazoratni amalga oshirish;
• tashkilotda qabul qilingan ishlarning nomenklaturasiga muvofiq hujjatlarni ishdan chiqarish;
• tezkor qidiruv zarur ma'lumotlar qog'oz hujjatlarning holati, mavjudligi, harakati bo'yicha;
• zarur standart shakllar va jurnallarni, shuningdek, tashkilotning hujjat aylanishi bo'yicha statistik hisobotlarni olish.

Bundan tashqari, "Ofis" moduli turli tashkilotlar o'rtasida almashinuvni tashkil qilish imkonini beradi. Bunday almashinuv bilan foydalanish mumkin elektron imzo(EP) va maxsus tizim mexanizmlari hujjatlarni yetkazib berishni nazorat qilish imkonini beradi. Ayirboshlash tamoyillari sanoat almashinuvi standartiga asoslanadi elektron hujjatlar"Avtomatlashtirish tizimlarining o'zaro ta'siri hujjatlarni qo'llab-quvvatlash boshqaruv", Hujjatlar menejerlari gildiyasi tomonidan tasdiqlangan.

Ishlar va jurnallar ro'yxatini yuritish

Moslashuvchan raqamlash tizimi hujjatga bo'limlar bo'yicha raqam berish imkonini beradi elektron jurnal ro'yxatdan o'tish. Har bir jurnal uchun jurnal ichidagi hujjatlarni avtomatik raqamlashning maxsus usuli ko'rsatilgan. Raqam bo'lim kodi, jurnal kodi va boshqa kerakli ma'lumotlarni o'z ichiga olishi mumkin.

Hujjatlarni arxivga topshirish uchun har bir nomenklatura fayli uchun tayyorlashda siz ishning muqovasi, shuningdek ish hujjatlarining inventarizatsiyasini chop etishingiz mumkin, bu hujjatlarni arxivda saqlash uchun tayyorlash vaqtini sezilarli darajada qisqartiradi.

Hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish

Hujjatlarni "Ofis" modulida ro'yxatdan o'tkazish uchun barcha birlamchi ma'lumotlarni (muxbir, tashkilot bo'limi, tashkilot vakili, ro'yxatga olingan sana, ro'yxatga olish raqami, mavzu va) o'z ichiga olgan ro'yxatga olish va nazorat kartalari (RCC) qo'llaniladi. xulosa hujjat, etkazib berish usuli va boshqalar), shuningdek, tashkilotning har qanday qog'oz hujjatining holati (joylashuvi, bajarilish holati va boshqalar) haqida zarur ma'lumotlar. Chiquvchi hujjatlar uchun siz tashkilot bo'yicha tarqatish ro'yxatini belgilashingiz mumkin.

Tizim tashkilotlar va fuqarolarning hujjatlarini ro‘yxatdan o‘tkazish imkoniyatini beradi.

Hujjatlarni markazlashtirilmagan ro'yxatga olish tizimidan foydalanadigan tashkilotlar uchun tizim ro'yxatga olish joylaridan - kotiblar va ofis xodimlarining ish joylaridan foydalanadi. Har bir ro'yxatga olish joyi bir yoki bir nechta bo'limlarga xizmat qilishi mumkin. Ro'yxatdan o'tish joyiga qarab, ma'lumotlarga kirish huquqlarini farqlash mumkin.

Hujjatni bo'limlar o'rtasida ko'chirishda har bir ro'yxatga olish joyi o'z RKKga ega bo'lishi mumkin. Shunday qilib, RKK zanjiri paydo bo'ladi, u orqali siz qog'oz hujjatning harakatini nafaqat bo'lim ichidagi xodimlar o'rtasida, balki bo'limlar o'rtasida ham kuzatishingiz mumkin. Bundan tashqari, RKK orqali tizimning ro'yxatdan o'tgan hujjatlari o'rtasidagi munosabatlar amalga oshiriladi, masalan: "Javob sifatida", "Ta'qib qilishda" va boshqalar.

Ro'yxatdan o'tish tartibi oddiy va RKKning kerakli maydonlarini to'ldirishdan iborat bo'lib, ro'yxatga olish raqami avtomatik ravishda beriladi.

To'g'ridan-to'g'ri RKKdan ro'yxatdan o'tishda skanerlangan (elektron) hujjatni "Elektron hujjat aylanishi" moduliga kiritish va uni avtomatik ravishda RKKga biriktirish mumkin. Hujjatlarning katta hajmini tezda kiritish uchun hujjatlarni modulga uzluksiz kiritishni ta'minlash uchun tizim kiritish xizmatlaridan foydalaniladi. Kelajakda RKK, kiritilgan elektron hujjat kabi, tizimga o'rnatilgan tezkor identifikatsiya texnologiyasi tufayli hujjatning qog'ozdagi shtrix-kod orqali osongina topish mumkin.

RKK ma'lumotlariga ko'ra, kiruvchi va chiquvchi hujjatlar jurnallari chop etiladi. Chiquvchi hujjatlar uchun siz avtomatik ravishda konvert yorlig'ini yaratishingiz va chop etishingiz mumkin.

Hujjatlarning harakatlanishi va bajarilishi

Ro'yxatga olingandan so'ng, kiruvchi hujjat hujjatni ko'rib chiqish, hal qilish, nazorat qilish va ijro etish bosqichlaridan o'tadi. Shu bilan birga, ijrochilarning hujjat bilan keyingi ishi to'liq amalga oshirilishi mumkin elektron formatda. Bu ijrochilarga sarflangan vaqtni sezilarli darajada kamaytiradi va asl nusxaning tasodifiy yo'qolishining oldini oladi.

Rahbarning ish uslubiga qarab, u hujjatni qog'oz yoki elektron shaklda ko'rib chiqadi.

Rahbar tomonidan qabul qilingan qaror asosida hujjat ijrochilarni tayinlash, ko'rsatmalar va muddatlar bilan nazoratga olinishi mumkin. "Biznes jarayonlarini boshqarish" moduli bilan ishlaydigan ijrochilar uchun kotib yoki menejerning o'zi to'g'ridan-to'g'ri Ish va rivojlanish qo'mitasidan tezda vazifa yaratishi mumkin. Vazifalar bilan ishlash tizimning buyruqlar bajarilishini monitoring qilish imkoniyatlaridan to'liq foydalanish imkonini beradi, masalan: buyurtmalar bajarilishi bo'yicha to'liq yozishmalarni qayd etish; qayta ko'rib chiqish uchun yuborish imkoniyati; moslashuvchan marshrutlash konfiguratsiyasi va boshqalar.

Keyinchalik, RKK bilan bog'liq vazifalarga asoslanib, siz hujjat ustida ishlash tarixini, tasdiqlash tartibini va qabul qilingan qarorning asosini tezda qayta tiklashingiz mumkin.

Agar "Ofis" moduli mustaqil ravishda ishlatilsa, ijrochilarga berilgan barcha buyruqlar kotib tomonidan hujjatning RKK ga kiritiladi, shundan so'ng ularning o'z vaqtida bajarilishi nazorat qilinadi. Shu bilan birga, qo'lda foydalanuvchilar uchun ko'rsatmalar chop etilishi mumkin.

Elektron hujjatlar bilan ishlashda barcha hujjatlar harakati vazifalar orqali amalga oshiriladi, qog'oz hujjatning joylashuvi istalgan vaqtda maxsus RKK yorlig'ida qayd etiladi. Bu RKK orqali asl qog'oz hujjatni tezda topish imkonini beradi. Chiquvchi va ichki hujjatlar bilan ishlash bir xil tamoyillarga asoslanadi.

Tizimlar o'rtasida elektron hujjatlar almashinuvi

Tizimdan foydalanib, siz tashkilotlar o'rtasida rasmiy, yuridik ahamiyatga ega elektron hujjatlar almashinuvini tashkil qilishingiz mumkin. Hujjatlarni almashish Hujjatlar menejerlari gildiyasi tomonidan tasdiqlangan "Hujjatlarni boshqarishni qo'llab-quvvatlash uchun avtomatlashtirish tizimlarining o'zaro ta'siri" elektron hujjatlar almashinuvining sanoat standartidan foydalanishga asoslangan.

Hujjatlar o'rtasida almashish mumkin tarkibiy bo'linmalar bitta kompaniya (xolding) va mustaqil hamkor tashkilotlar o'rtasida. Bunda ayirboshlash taraflari turli elektron hujjat aylanish tizimlaridan foydalanishi yoki bunday tizimlar bilan umuman ishlamasligi mumkin.

Agar ayirboshlash bitta kompaniya (xolding) bo'linmalari o'rtasida amalga oshirilsa, hujjatlar bilan ishlash "Elektron hujjat aylanishi", "Biznes jarayonlarini boshqarish" va "Ofis" modullarida amalga oshiriladi. Agar almashinuv uchinchi tomon tashkilotlari o'rtasida amalga oshirilsa, elektron hujjat tizimdan ESD fayliga eksport qilinadi. Ikkinchi tomon ESD hujjatini o'zlari foydalanadigan elektron hujjat aylanishi tizimiga import qilishi mumkin (agar ushbu format ushbu tizim tomonidan qo'llab-quvvatlansa; ESD formati ochiq bo'lsa) yoki ESD hujjati bilan ishlash uchun erkin tarqatilgan DIRECTUM OverDoc dasturidan foydalanishi mumkin. DIRECTUM OverDoc sizga hujjatni, uning atributlarini va hujjat imzolangan barcha elektron imzolarni, shu jumladan haqiqiylik belgisini ko'rish imkonini beradi.

Axborotni qidirish va tahlil qilish

Tizimda har qanday hujjat ro'yxatdan o'tkazilgan paytdan boshlab siz uning ro'yxatga olish kartasini ham, hujjatning joylashuvi va ijro jarayoni haqidagi ma'lumotlarni ham, elektron hujjatning o'zini ham topishingiz mumkin.

Tizim tomonidan qidiradi ro'yxatga olish raqamlari, muxbir, rezolyutsiya muallifi, shuningdek, barcha RKK tafsilotlari va ularning har qanday kombinatsiyasi.

Bundan tashqari, tizim foydalanuvchilarning samaradorligini sezilarli darajada oshiradigan maxsus hisobotlarni taqdim etadi: ko'rib chiqilayotgan hujjatlar, muddati o'tgan buyurtmalar, qaytarilishi kerak bo'lgan hujjatlar va boshqalar.

"Ofis" veb-modul

"Ofis" veb moduli rasmiy qog'oz hujjatlar bilan ishlashni avtomatlashtirish uchun mo'ljallangan, masalan, ma'muriy hujjatlar, kiruvchi va chiquvchi xatlar, ko'rsatmalar, hisobotlar va boshqalar. eslatmalar. Qog'oz hujjatlarini qayta ishlashni osonlashtiradi.

Qog'oz hujjatlarini qayta ishlash an'anaviy rus ish yuritish texnologiyasiga asoslangan Davlat byudjeti ta'lim muassasasi talablariga muvofiq amalga oshiriladi.

"Office" veb-modul quyidagi muammolarni hal qilishga qaratilgan:

• ro'yxatga olish va nazorat kartochkalaridan foydalangan holda barcha kiruvchi va chiquvchi yozishmalarni, shuningdek ichki hujjatlarni yagona ro'yxatga olish;
• rahbariyatning ko'rsatmalari, qarorlari va ko'rsatmalarining o'z vaqtida bajarilishini nazorat qilish;
• tezkor qidiruv qog'oz hujjatlarning holati, mavjudligi, harakati to'g'risida zarur ma'lumotlar;
• zarur standart shakllar va jurnallarni, shuningdek, tashkilotning hujjat aylanishi bo'yicha statistik hisobotlarni olish.

"Ofis" veb-modul "Ro'yxatga olish va nazorat qilish kartalari", "RKK bo'yicha ko'rsatmalar", "Ishlar nomenklaturasi" ma'lumotnomalariga asoslangan.

Office modulini boshqa tizim modullari bilan integratsiyalashning afzalliklari

Shunday qilib, "Elektron hujjat aylanishi", "Biznes jarayonlarini boshqarish" va "Ofis" modullarining o'zaro ta'siri tufayli yagona tizim mahalliy an'analar va ish yuritish standartlariga to'liq rioya qilgan holda tashkilot ishining samaradorligini oshirishni ta'minlash. Har bir modul tomonidan taqdim etilgan barcha mexanizmlar hujjatlarni qayta ishlashning "qog'oz" va "elektron" bosqichlarining turli kombinatsiyalarida ishlatilishi mumkin. Shu bilan birga, an'anaviy "qog'oz" ofis ishi uyg'un tarzda mos keladi elektron hujjat aylanishi gorizontal aloqalari rivojlangan tashkilotlar.