Bir necha yil oldin elektron hujjat aylanish tizimlari yorqin kelajak haqida gapirilgan edi. Bugungi kunda ular allaqachon faol xususiy va ishlatiladi davlat korxonalari. Ammo eng muhimi, EDMSga bo'lgan talab doimiy ravishda o'sib bormoqda. elektron hujjat aylanishi va u qanday ishlaydi, biz Rossiya Federatsiyasida ishlaydigan tizimlar misolini ko'rib chiqamiz.

Old shartlar

EDMS dasturi qanday ishlashini yaxshiroq tushunish uchun asosiy tushunchalar va vazifalarni ko'rib chiqish kerak. Muayyan tizimni tanlash bog'liq bo'lgan omillar asosiy hisoblanadi.

Agar tashkilot norasmiy boshqaruv sharoitida ishlay olsa, u holda hujjat aylanishiga ehtiyoj qolmaydi. Biznes jarayonlarining paydo bo'lishi bilan mexanizmni tartibli hujjatlar yordamida boshqarish zarurati paydo bo'ldi. Agar siz qog'ozlar bilan o'z vaqtida shug'ullanmasangiz, ular to'plana boshlaydi va yo'qoladi.

Qog'oz ommaviy axborot vositalariga muqobil sifatida, maxsus sxema serverda fayllarni saqlash. Ammo bu ham uzoq vaqt ishlamaydi. Kompaniya hajmining o'sishi bilan ma'lumotlarni saqlash va sinxronlashtirishga bo'lgan ehtiyoj ortib bormoqda.

Dilemma paydo bo'ladi: ma'lumotni saqlash uchun eski qog'ozli yoki EDMS dan foydalanish kerakmi. Elektron tizim tufayli nimaga erishishingiz juda muhim? Tashkilot samaradorligini oshirish.

Iqtisodiy ta'sir

Samaradorlikni ikki yo'l bilan oshirish mumkin: xarajatlarni kamaytirish yoki natijalarni oshirish. Hujjatlar EDMS bir vaqtning o'zida ikkita maqsadga erishishga imkon beradi. Ya'ni, tizimning joriy etilishi tashkilotga kamroq mablag' sarflash, lekin ko'proq daromad olish imkonini beradi.

Xarajatlarni pasaytirish qog'oz tannarxini kamaytirish, vaqtni behuda sarflash, axborot almashish jarayonini tezlashtirish, korporativ madaniyatni o'zgartirish orqali amalga oshiriladi.

EDMS dasturining samaradorligini baholash uchun siz hujjatlarni rasmiylashtirishga sarflangan vaqtni hisoblashingiz kerak. Konsalting kompaniyalari hisob-kitoblariga ko'ra, bunday operatsiyalar ish vaqtining 20% ​​ni tashkil qiladi. Rossiya byurokratiyasi tizimida bu ko'proq vaqtni oladi - 60%. EDMSni amalga oshirish bu xarajatlarni kamida 10 barobar kamaytiradi.

Ofis ishi va hujjat aylanishi

Bu ikki atama o'zaro bog'liqdir. Ish yuritish - bu hujjatlar bilan ishlash uchun rasmiy qoidalar to'plamini bildiruvchi atama. Ba'zi EDMS tizimlari ofis ishi qoidalariga moslashtirilishi mumkin, ammo ular asosida ish yuritish allaqachon shakllanayotgan tizimlar ham mavjud.

Hujjat EDMSda axborotni saqlash birligidir. Hujjatlar aylanishi dan shakllanadi turli manbalar: boshqa tizimlar, ilovalar, Elektron pochta, lekin birinchi navbatda - skanerlangan qog'oz muhitidan. Shuning uchun skanerlar va boshqa jihozlar EDMSning ajralmas qismi hisoblanadi. Tizim barcha hujjatlarni saqlaydi, ularning tarixini saqlaydi, tashkilot bo'ylab harakatlanishini ta'minlaydi va ular bilan biznes jarayonlarini amalga oshiradi.

Bunday ma'lumotlar bazasida SEDning qarori, ko'rsatmasi va buyrug'i mavjud. Ular orqali tashkilot boshqariladi. Har qanday hujjat "yordam" bilan ta'minlanadi. Shakldagi maydonlar to'plami hujjat turiga bog'liq. B bunday kartaning har bir maydonining ma'lumotlar bazasi sifatida saqlanadi.

EDMS funktsiyalari va vazifalari

Hujjatlarni boshqarish dasturi quyidagi vazifalarni hal qilish uchun mo'ljallangan:

• hujjatlar bilan ishlashni tizimlashtirish.
• hujjatlarni shablonlarga muvofiq yaratish, ularni rasmiylashtirish va saqlash;
• buxgalteriya hisobini avtomatlashtirish;
• hujjatlarni tasniflash.

Keling, SED funktsiyalarini batafsil ko'rib chiqaylik. Ish jarayoni dasturi quyidagilar uchun ishlatiladi:

• kartalarni yaratish.
• hujjat matnini shakllantirish;
• ma'lumotlarni pdf yoki ms word formatida saqlash;
• foydalanuvchilarga kirish huquqlarini boshqarish;
• marshrutlarni yaratish;
• hujjat aylanishini boshqarish;
• bildirishnomalar, eslatmalar yuborish;
• jurnallar, ma'lumotnomalar, tasniflagichlarni yuritish;
• ko'rsatmalarni shakllantirish;
• hujjatlarni qidirish va imzolash;
• hisobotlarni shakllantirish.

Umumiy tizim funktsiyalariga quyidagilar kiradi:

• hujjatlar bilan masofaviy ishlash;
• ma'lumotlarni saqlash uchun ma'lumotlar bazasidan foydalanish;
• EDMS bilan bir vaqtda ishlash;
• sertifikatlar, shtrix kodlar va shaxsiylashtirish orqali xavfsizlik.

Afzalliklari va kamchiliklari

EDMSga o'tish kamchiliklardan ko'ra ko'proq afzalliklarga ega. Biroq, noto'g'ri tashkil etilgan loyiha avtomatlashtirishning barcha afzalliklarini yo'q qilishi mumkin. EDMSni amalga oshirish maqsadlariga erishish mumkin bo'lishi kerak. Imtiyozlarga quyidagilar kiradi:

• ma'lumotlarni markazlashtirilgan tizimli saqlash;
• hujjatlarni shakllantirish va qayta ishlashga bir xil yondashuv;
• shablonlardan foydalanish;
• qidirmoq;
• kirish auditi.

Kamchiliklar orasida yuqori boshlang'ich xarajatlar va foydalanuvchilarni qattiq o'qitish kiradi.

Hujjatlarni qayta ishlash jarayonlari

SEDda elektron hujjat aylanishi hujjatga ma'lum xususiyatlar beriladigan bir qator bosqichlardan o'tadi. Qayta ishlash ham qo'lda, ham avtomatik ravishda amalga oshiriladi. Ikkinchi holda, o'rnating:

• bosqichlar orasidagi o'tish shartlari;
• marshrutni ajratish;
• qayta ishlash davrlari;
• kichik jarayonlarni, taymerlarni, ishlov berish tartiblarini ishga tushirish;
• foydalanuvchi rollari o'rnatiladi.

Qayta ishlash turlari:

• Hujjat yarating.
• Tahrirlash.
• Nomini o'zgartirish.
• Ko'chirish.
• Saqlash.
• Indekslash.
• Olib tashlash.

EDMS xarajatlari

Hujjatlar oqimi litsenziyasiz, serverlarsiz, to'liq konfiguratsiya va barcha foydalanuvchilarni o'qitishsiz to'liq ishlay olmaydi. Ushbu elementlarning har biri katta naqd xarajatlarni talab qiladi. Bundan tashqari, biz EDMSni boshqa tizimlar bilan integratsiyalashuvi, ma'lumotlar bazalari va dasturiy ta'minotni yangilash, texnik yordam bo'yicha maslahatlar va boshqa texnik xizmat ko'rsatish xarajatlarini unutmasligimiz kerak.

EDMSni amalga oshirish

Loyihani amalga oshirish bir necha oy davom etishi mumkin. Jarayon hujjatlashtirish jarayonlari soniga ham, moliyaviy, tashkiliy va resurs imkoniyatlariga ham bog'liq. Amalga oshirish quyidagi algoritmga muvofiq amalga oshiriladi:

• ishchi guruh tuzish, rahbarni belgilash;
• maqsad va vazifalarni belgilash;
• mavjud hujjatlar jarayonlarini tekshirish;
• texnik shartlarni ishlab chiqish;
• EDMS tanlash;
• EDMSni amalga oshirish bo'yicha shartnoma tuzish;
• mehnat qoidalarini ishlab chiqish va tasdiqlash;
• kataloglarning dastlabki tarkibini tekshirish;
• EDMSni dastlabki sinovdan o'tkazish;
• xodimlarni tayyorlash;
• EDMSni sinovdan o'tkazish;
• test natijalarini tahlil qilish;
• xatolarni tuzatish;
• SEDni to'liq amalga oshirish.

Amalga oshirishdagi xatolar

Qog'oz hujjatni talab qiladigan jarayonlarga alohida e'tibor berilishi kerak. Asosiy xato - qog'oz hujjatning elektron hujjat bilan takrorlanishi. Bu ishni murakkablashtiradi va avtomatlashtirishga salbiy munosabatni keltirib chiqaradi. Ikkilamchi ish uchun hech kim qo'shimcha pul to'lamaydi. Avtomatlashtirish jarayonlarini takrorlashsiz qurish kerak. Ikkinchi xato - bu xodimlarning tayyor emasligi. Ko'pincha yangi jarayonlar dushmanlik bilan qabul qilinadi. Shuning uchun xodimlarga nima uchun EDMS umuman joriy qilinayotganini tushuntirish kerak, shunda ular o'quv jarayoniga ongli ravishda yondashadilar.

Hujjatlarni saqlash texnologiyalari

EDMSda elektron hujjat aylanishi atributlardan iborat bo'lib, ular asosida qidirish, tasniflash, guruhlash va hisobot berish amalga oshiriladi. Ba'zan hujjat shablonga muvofiq, ba'zan esa - ma'lumotlar bazasidan ma'lumotlarni uzatish orqali yaratiladi. Atributlar jadvallarda saqlanadi. Faylning o'zi saqlash papkasiga, undan olingan ma'lumotlar DBMS katalogiga joylashtiriladi. Ma'lumotlarga kirish faqat EDMS tizimi foydalanuvchilari uchun mavjud.

Inline skanerlash nima?

Hujjatlarni qayta ishlash ularning namunalarini keyinchalik arxivga joylashtirish bilan skanerlar yordamida amalga oshiriladi. Skanerlash jarayonida, avtomatik yaratish hujjatdagi shtrix-kod va uni belgilangan marshrut bo'ylab keyingi yo'nalish bilan ma'lumotlar bazasida ro'yxatdan o'tkazish.

OCR

Ushbu elektron hujjat aylanishi tizimi EDMS hujjatning foto yoki jpeg formatidagi elektron tasvirini matn formatiga aylantiradi. Bunday holda, alohida dastur yoki ESCOM.BPM EDMSga integratsiyalashgan holda maxsus dasturiy ta'minot qo'llaniladi. ESCOM.BPM nima? Bu turli shriftlarda yozilgan hujjatlarni tanib olish dasturi. Biroq, shuni ta'kidlash kerakki, mustaqil ilovalar ko'proq xususiyatlarga ega va hatto qo'lda yozilgan matnni tan oladi.

shtrix kodlash

Ushbu texnologiya hujjatga grafik shtrix kodini yaratish va qo'llash uchun protseduralar to'plamini taqdim etadi. Tizim serveri orqali noyob shtrix-kod yaratiladi. Shuningdek, u hujjatning identifikatsiyasini, uning tezkor qidiruv ma'lumotlar bazasida va saqlash joylarida tarqatish. Hujjatni ro'yxatdan o'tkazishda yorliqda elektron karta identifikatoriga mos keladigan shtrix-kod bosiladi. Hujjatning qog'oz versiyasiga yopishtirilgan.

EDS

Hujjatning to'g'riligini va ma'lumotlarning o'zgarmasligini tekshirish imkonini beradi. Imzolash kriptografik provayder va dasturiy kalit - sertifikat yordamida amalga oshiriladi. Ikkinchisi litsenziyani berish markazida qayta tiklanadigan maxsus formatdagi fayldir. Ma'lumotlar xavfsizligini ta'minlash uchun siz sertifikatni smart-karta yoki I-Token kalitlarida saqlashingiz kerak. Ular PIN-kod bilan himoyalangan. Agar PIN-kod bir necha marta noto'g'ri kiritilsa, sertifikat avtomatik ravishda bloklanadi.

To'liq matn va atributlarni qidirish

Atributlarni qidirish karta maydonlaridan bir nechta qiymatlar uchun maxsus shakl orqali amalga oshiriladi. Masalan, "Hisob qaydnomasi" mezoni "Qabul qiluvchi" yoki "Yuboruvchi" maydonida ma'lumotlarni qidiradi. Shu bilan birga, tizim kiritilgan mezonlarni kartalardagi ma'lumotlar bilan taqqoslaydi va natijaga mos keladigan kartalarni kiritadi. Qidiruv aniq yoki qisman mosliklarni hisobga olgan holda amalga oshiriladi.

To'liq matnli qidiruv hujjatning o'zida ma'lumotlarga, shu jumladan MS SQL SERVER, ORACLE kabi o'rnatilgan DBMS vositalari orqali so'z shakllariga muvofiq amalga oshiriladi. To'liq qidiruv uchun fayllar ma'lumotlar bazasiga hujjat (doc), jadval (xls), taqdimotlar, xabarlar formatida kiritilishi kerak.

Elektron hujjat aylanishining asosiy tushunchalari

Elektron hujjat aylanishining asosiy tamoyillari

• Hujjatni bir martalik ro'yxatdan o'tkazish, bu tizimning har qanday o'rnatilishida hujjatni yagona aniqlash imkonini beradi.
• Hujjatlarning harakatlanish vaqtini qisqartirish va ularni bajarish samaradorligini oshirish imkonini beruvchi operatsiyalarni parallel bajarish imkoniyati.
• Hujjat (jarayon) hayotining har bir daqiqasida hujjatning (topshiriqning) bajarilishi uchun mas'ul shaxsni aniqlash imkonini beruvchi hujjat harakatining uzluksizligi.
• Hujjatlarni takrorlash imkoniyatini istisno qilishga imkon beradigan hujjatli ma'lumotlarning yagona (yoki muvofiqlashtirilgan taqsimlangan) ma'lumotlar bazasi.
• Hujjat haqida minimal ma'lumotga ega hujjatni topish imkonini beruvchi samarali tashkil etilgan hujjatlarni qidirish tizimi.
• Hujjatlarning turli holatlari va atributlari uchun ilg'or hisobot tizimi, bu sizga hujjatlarning ish jarayoni jarayonlari orqali harakatini nazorat qilish va qabul qilish imkonini beradi. boshqaruv qarorlari hisobotlardan olingan ma'lumotlarga asoslanadi.

Rossiya elektron hujjat aylanish tizimlari

Xususiy EDMS

SED byudjetdan to'lanadi

• Byudjet jarayonida ishtirok etuvchi tashkilotlar uchun EDMS Federal G'aznachilik tomonidan taqdim etiladi

To'langan EDMS

Shuningdek qarang

• ECM (biznes) - Boshqarish tizimlari axborot resurslari korxonalar

Havolalar

• Faqat elektron hujjat aylanishi, biznes jarayonlari va o'zaro aloqalar haqida. Bloglar. Munozaralar.
• Korxona boshqaruvini avtomatlashtirish tizimlarini mezonlarga muvofiq tanlash

Wikimedia fondi. 2010 yil.

Boshqa lug'atlarda "SED" nima ekanligini ko'ring:

SED- SEDO elektron hujjat aylanish tizimi texnologiyasi. SED finning konsolidatsiyalangan iqtisodiy bo'limi. EDMS "Elektron demokratiya" tizimi http://e democratia.ru/ …

SED UD- elektron hujjat aylanishi tizimi va o'zaro aloqalarni boshqarish texnologiyasi. Manba: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2007/06/09/254408 EDMS UD Directum dan foydalanishga misol ... Qisqartmalar va qisqartmalar lug'ati

Elektron hujjat aylanishi tizimi - bu o'z funktsiyalarini bajarishni ta'minlash uchun tashkilot ishini boshqarish jarayoniga hamroh bo'lgan ko'p foydalanuvchili avtomatlashtirilgan tizim. Biznes atamalari lug'ati. Akademik.ru. 2001 yil ... Biznes atamalarining lug'ati

EDMS GO UR- elektron hujjat aylanish tizimi davlat organlari Udmurtiya Respublikasi davlati, Udmurtiya Manba: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2013/12/20/554261 … Qisqartmalar va qisqartmalar lug'ati

EDMS PD- birlamchi buxgalteriya hujjatlarining elektron hujjat aylanishi tizimi fin. Manba: http://mskit.ru/news/n57353/ … Qisqartmalar va qisqartmalar lug'ati

SEDO kansleri turi Ish jarayonini avtomatlashtirish tizimi, SEDO Developer IBA, Minsk veb-sayti www.kancler.by www.iba.by Bu atama boshqa maʼnolarga ham ega, qarang: Kansler. Kansler ... Vikipediya

SEDO- EDMS SEDO elektron hujjat aylanish tizimi texnologiyasi ... Qisqartmalar va qisqartmalar lug'ati

- - Ukrainaning "Bankomsvyaz" kompaniyasi mutaxassislari tomonidan ishlab chiqilgan elektron hujjat aylanishi tizimi hujjatlarni qayta ishlash va ularning bajarilishini nazorat qilish uchun biznes-jarayonlarni boshqarishning to'liq tizimini yaratish uchun mo'ljallangan. AO ... ... Vikipediya

EDMS turi, Korporativ axborot tizimini ishlab chiquvchi OAO Sanoat axborot tizimlari Yozilgan ... Vikipediya

LanDocs korporativ kontentni boshqarish tizimlari va elektron hujjat aylanishini (ECM / EDMS) yaratish uchun dasturiy platformadir. LANIT kompaniyasining shaxsiy rivojlanishi. LanDocs turi ECM, Hujjatlarni boshqarish tizimi, EDMS Developer ... ... Vikipediya

Kitoblar

• Ish yuritish va hujjat aylanishining zamonaviy texnologiyalari No 9 (45) 2014 yil, Mavjud emas. " Zamonaviy texnologiyalar ish yuritish va hujjat aylanishi” – idora bo‘limlari boshliqlari uchun jurnal. Siz elektronni samarali qo'llash va optimallashtirishni o'rganasiz ...

Elektron hujjat aylanishi tizimi (EDMS) tizimdir ( kompyuter dasturi. dasturiy ta'minot va hokazo), bu elektron hujjatlar bilan ishlashni (ya'ni elektron hujjat aylanishini) butun hayotiy tsikli davomida tashkil etish va avtomatlashtirish imkonini beradi. EDMS ning asosiy funksionalligi hujjatlarni yaratish, o'zgartirish, saqlash va yo'naltirish qobiliyatini, shuningdek, qidiruv, tasniflash va boshqalar kabi bir qator xizmat ko'rsatish imkoniyatlarini o'z ichiga olishi kerak.

SED, bundan tashqari, xodimlar o'rtasidagi o'zaro aloqa jarayonlarini (hujjatlarni uzatish, topshiriqlarni berish, bildirishnomalarni yuborish va h.k.) tashkil etish va avtomatlashtirish uchun mo'ljallangan. Xodimlar tezda istalganini olishlari mumkin zarur ma'lumotlar kompaniya mijozlari uchun. Shu bilan birga, hujjatlar ma'lum bir standart rekvizitlar to'plamiga ega bo'lgan axborot tizimining strukturaviy ob'ektlari ham, tuzilmagan (Word, Excel, .pdf, .jpg fayllari va boshqalar) ham bo'lishi mumkin. SED axborotni jamoaviy qayta ishlash imkonini beruvchi hujjatlarning elektron arxivini va biznes jarayonlarini (ish jarayonini) avtomatlashtirish tizimini o‘z ichiga olishi mumkin. Shuningdek, EDMS BPM tizimidan foydalanish variantlaridan biridir.

An'anaga ko'ra, ish jarayonini avtomatlashtirish tushunchasi yozishmalar, ma'muriy va tashkiliy hujjatlar va boshqalar bilan ishlash bilan bog'liq. Biroq SED shuningdek, har bir hujjatni unda bajarilishi kerak bo'lgan harakatlar bilan bog'lash imkonini beradi. Bunday tizim tufayli xodimlar tomonidan muayyan ishlarning bajarilishini kuzatish mumkin bo'ladi. Shunday qilib, EDMS nafaqat kompaniyada hujjat aylanishini samarali boshqarish va axborot xavfsizligini ta'minlaydi, balki hujjatlar bo'yicha ishlarning bajarilishi va xodimlarning samaradorligi ustidan nazoratni kuchaytiradi.

Elektron hujjat aylanishi tizimlari (EDMS) Hozirda deyarli har qanday kompaniyaning IT infratuzilmasida - ham xususiy, ham davlatda qo'llaniladi. Aksariyat kompaniyalarda yoki EDMS allaqachon amalga oshirilgan yoki uni yaqin kelajakda amalga oshirish rejalashtirilgan. Elektron hujjat aylanishi tizimlari tobora kengroq vazifalarni hal qiladi, buxgalteriya tizimlari bilan integratsiyalashadi va sizga korxona faoliyatini boshqarish imkonini beradi (KPI yoki BSC tizimlarini qurish).
Yordamida SED korxona shaffof va boshqariladigan bo'ladi: barcha eng oddiy xo'jalik operatsiyalari (masalan, ombordan tovarlarni jo'natish yoki materiallarni ishlab chiqarishga o'tkazish) ularni elektron hujjatlar shaklida buxgalteriya tizimida aks ettirish bilan birga keladi. Biznes operatsiyalari buxgalteriya hisobi va biznes jarayonlarining ko'rsatkichlarini belgilash bilan birga bo'lishi mumkin. Ko'rsatkichlar bo'yicha to'plangan ma'lumotlar EDMSga yuqori darajadagi ko'rsatkichlarga kiritiladi va shu bilan biz menejer panelida aks ettirilgan muvozanatli ko'rsatkich kartasini olamiz.

Elektron hujjat aylanish tizimlari elektron hujjatni yagona ro'yxatdan o'tkazish imkoniyati, ularning bajarilishi uchun mas'ul shaxsni kuzatish bilan zarur operatsiyalarni parallel ravishda bajarish, shuningdek, samarali tashkil etilgan hujjatlarni qidirish tizimining mavjudligi va ishlab chiqilgan bir qator afzalliklarga ega. hisobot tizimi.

Bundan tashqari, SED, qoida tariqasida, hujjatlar va loyihalar bo'yicha guruh ishlashi uchun vositalarni o'z ichiga oladi; rejalashtirish va hujjatlar bilan ishlaydigan xodimlarni yuklab olish, hujjatlar bilan ishlash tarixini yuritish va xavfsiz ish korxonaning uzoqdagi idoralari va bo'linmalari bilan. Rossiyada eng keng tarqalgan platformada "1C: Enterprise 8" misoli SED hisoblanadi. 1C: Enterprise 8 platformasining paydo bo'lishi bilan 1C dasturlari oilasini taqsimlash korxonalarning kichik va o'rta va korporativ segmentlariga yo'naltirildi. Elektron hujjat aylanishi bunday korxonalar uchun to'laqonli axborot tizimining atributidir, ish jarayonlari sinf tizimlari va BPMSning yanada takomillashtirilgan versiyasi korxona korporativ axborot tizimining standart moduli bo'lib, unda ofis xodimlari soni 50 dan ortiq kishiga etadi. odamlar.

Sanoatga xos bo'lmasligi kerak. Elektron hujjat aylanishining asosiy va eng keng tarqalgan versiyasi qutilarga o'rnatilgan mahsulotlardir va 1C platformasidagi EDMS bundan mustasno emas.

Sharoitlarda zamonaviy rivojlanish EDMS biznesi korxonaning ichki resurslarini tejash imkoniyati bilan xarajatlarni optimallashtirish bilan bog'liq muammolarni hal qilishi kerak. Shu bilan birga, eng ko'p eng yaxshi variant ma'lumotlar amalga oshirilganda korxona uchun shunday holat hisoblanadi elektron hujjat aylanish tizimi amalga oshirish xarajatlarini tezda (2-3 oy ichida) qoplash imkonini beradi. Kerakli holat Bunday amalga oshirish uchun korxonada jarayonlarni boshqarish sohasida bilimga ega bo'lgan, biznes-jarayonlarni tavsiflash belgilarining diagrammalarini tuzish ko'nikmalariga ega bo'lgan va EDMSni amalga oshiruvchi korxonada sodir bo'layotgan biznes-jarayonlarni juda yaxshi ifodalovchi xodimning mavjudligi hisoblanadi. Rasmiylashtirilgan biznes-jarayon sxemalari muhim yordam bo'lishi mumkin.

Amalga oshirish SED biznes jarayonlarini optimallashtirish va korxona rahbariyatining ham, oddiy xodimlarining ham mehnat xarajatlarini tejash masalasini doimo hal qilishi kerak. Shu bilan birga, amalga oshirishdan maksimal samaraga elektron hujjat aylanishi boshqaruv va buxgalteriya tizimi bilan yagona axborot maydonida ishlaganda erishiladi. Bunday birlashtirilgan tizim sizga juda ko'p sonli muammolarni hal qilishga imkon beradi.

Bir qator standart ilovalar mavjud SED 1C platformasida, masalan, shartnoma ishlarini avtomatlashtirish. Ammo kadrlar hujjat aylanishi, xizmat safarlari va avans hisobotlari, arizalar bilan ishlash kabi vazifalarni hal qilish pul mablag'lari, sotish, sotib olish, ishlab chiqarish va ombor ish jarayonini qo'llab-quvvatlash jarayonlari faqat buxgalteriya tizimiga ega bo'lgan yagona axborot tizimida hal qilinishi mumkin. Masalan, 1C 8 platformasida "PiterSoft: Jarayonlarni boshqarish" elektron hujjat aylanish tizimi yoki

Masalan, 1C 8 platformasida elektron hujjat aylanish tizimi Yagona ma'lumotlar bazasida "1C: Ish haqi va xodimlarni boshqarish" yoki "1C: Ishlab chiqarish korxonalarini boshqarish" mahsuloti bilan ishlashi mumkin, bu sizga funktsional vazifalarni (masalan, ishga qabul qilish), buxgalteriya hisobini (ish haqini hisoblash) va boshqaruvni har tomonlama hal qilish imkonini beradi. (ish haqini oshirish yoki jarima to'lash to'g'risida motivatsion qaror qabul qilish) va o'zaro ta'sir qilish va ma'lumot uzatish vazifalari (oldindan tasdiqlangan tartibga muvofiq jarayonning barcha manfaatdor ishtirokchilarini o'z vaqtida xabardor qilish bilan bog'liq bo'lgan hujjatni marshrut bo'ylab o'tkazish) ).

29.05.18 71 255 13

Hujjatlar qog'ozda yoki elektron shaklda imzolanishi mumkin. Uzoq vaqt davomida qog'ozda, elektron shaklda - qanday qilib aniq emas.

Pavel Ovchinnikov

12 yil elektron hujjatlar bilan ishlash

Ammo bu erda men o'n ikki yildan beri elektron hujjatlar bilan shug'ullanaman va sizga aytaman: bu aql bovar qilmaydigan hayajon. Bularning barchasi qanday ishlashini misollar bilan aytib beraman.

Qisqacha aytganda

Elektron hujjat aylanishini boshlash uchun sizga quyidagilar kerak:

1. Kontragentlarni elektron hujjatlarni almashishni boshlashga ishontirish.
2. Elektron imzo sertifikatini sotib oling.
3. Hujjatlarni yuborish usuli haqida qaror qabul qiling: maxsus xizmat orqali yoki usiz.

Kimga elektron hujjatlar kerak

Qulaylik va zamonaviylikka qaramay, elektron hujjat aylanishini kam odam amalga oshiradi. Agar soddalashtirilgan soliqqa tortish bo'yicha tadbirkor yiliga bir nechta shartnoma tuzsa, u bosma hujjatlarni bir necha marta yuborishdan qo'rqmasligi mumkin. Ammo elektron hujjat aylanishi juda foydali bo'lgan holatlar mavjud.

Yirik kompaniyalar elektron hujjatlar, agar tashqi yozishmalar hajmi oyiga bir necha yuz hujjatdan oshsa, xarajatlarni kamaytirishga yordam beradi. Ular uchun qimmatli qog'ozlarni yetkazib berish operatsiyalar tezligiga bevosita ta'sir qiladi. Hujjatlarni yuritish xarajatlari yiliga yuz minglab rublni tashkil qilishi mumkin va soliq organlari tomonidan yo'qotishlar, xatolar va jarimalar bilan bog'liq xavflar xarajatlarni yanada oshiradi.

Endi siz har olti oyda bitta aktga imzo cheksangiz ham, bu sizning biznesingiz rivojlanmaydi degani emas. Sizning elektron hujjatlar bilan ishlaydigan yirik hamkorlaringiz bo'lishi mumkin va ular sizdan xuddi shunday talab qiladi.

Masalan

Onlayn do'konda hisob-fakturada yana bir bor xato qilinganligi sababli o'n millionlab debitorlik qarzlari muntazam ravishda to'planib turardi: tovarlar yuk mashinasida, ularni omborga olib bo'lmaydi. Ular yetkazib beruvchidan tuzatilgan hujjat bilan kurer kelishini kutishayotganda, kunlar o‘tadi. Biz elektron hujjatlarni joriy qildik va endi hujjatlardagi barcha tuzatishlar bir soatdan kamroq vaqtni oladi.

Va yirik energiya chakana kompaniyasida, soliq tekshiruvlari paytida inspektorlar har yili hujjatlardagi buzilishlar va xatolarni aniqladilar. Jarimalarni tekshirish yiliga 120 000 rublga etdi. Shu darajaga yetdi moliya bo'limi bu pulni byudjetga qo'shimcha xarajatlar sifatida oldindan qo'ying. Ular elektron hujjat aylanishini joriy qildilar va endi hujjatlarning to‘g‘riligini odamlar emas, balki dasturlar nazorat qiladi. Boshqa xatolar yo'q.

Elektron hujjat nima

Elektron hujjat - bu har qanday muharrirda yaratilishi va o'qilishi mumkin bo'lgan oddiy doc yoki pdf fayl. Bu maxsus tomonidan imzolangan bo'lishi muhim ahamiyatga ega elektron imzo va maxsus tarzda yuboriladi.

Sherik, advokat yoki sudya elektron hujjatni imzolagan siz ekanligingizga va uni hech kim o'zgartirmaganiga shubha qilmasligi uchun raqamli xavfsizlik bo'yicha mutaxassislar elektron imzoni ishlab chiqdilar. Bu hujjatingizdagi noyob bit va baytlar to‘plamiga qo‘yilgan barmoq iziga o‘xshaydi. Taxminan aytganda, elektron imzo bilan biror narsani imzolash orqali siz: "Men ushbu bitlar to'plamining haqiqiyligini tasdiqlayman" deyapsiz.

Elektron imzo har qanday hujjatga ilova qilinadi, shundan so'ng u imzolangan hisoblanadi. Hujjatni imzosiz o'qish mumkin. Bu faqat sizning oldingizda bir xil o'zgarmagan hujjat sizga yuborilgan shaklda bo'lishini kafolatlaydi. Agar siz hujjatdagi biror narsani o'zgartirsangiz va uni saqlasangiz, uning bit to'plami o'zgaradi - imzo yaroqsiz bo'ladi.

Masalan

Ikki kompaniya elektron shartnoma imzolashga qaror qildi. Biz shartnoma tuzdik va shartlarni kelishib oldik. Endi bir kompaniya o'z imzosi bilan shartnomani imzolaydi va uni boshqasiga yuboradi. U shartnomani ochadi va jimgina biror narsani tuzatishga qaror qiladi, masalan, jarimalar miqdori. To'g'rilaydi. Saqlaydi. Avval yuboradi. U qaraydi - voy! - ushbu shartnomadagi asl imzo buzilgan. Shunday qilib, bir narsa tuzatildi, yovuzlar. Keyin ular yuzni urishga boradilar, ehtimol.

Elektron imzoni qayerdan olish mumkin

Elektron imzo maxsus sertifikatlashtirish markazida sotib olinadi. Sizning shahringizda qulay markazni topish kifoya. Asosiysi, u Rossiya Federatsiyasi Aloqa vazirligining akkreditatsiyalangan markazlari ro'yxatiga kiritilishi.

Xuddi shu narsani to'g'ridan-to'g'ri sertifikatlashtirish markazining ofisida qilish mumkin: faqat barcha hujjatlar bilan keling va arizani to'ldiring. Ammo bu holda siz naqd pulsiz to'lov amalga oshishini kutishingiz kerak bo'ladi - bu bir necha soat davom etishi mumkin. Kompaniya uchun sertifikatni masofadan turib olishning iloji bo'lmaganidek, naqd pulda ham to'lash mumkin emas.

Elektron imzo qanday ishlaydi?

Elektron imzoning yuridik kuchi "Elektron imzo to'g'risida" Federal qonunida tasvirlangan.

Qonun imzo turlarini belgilaydi: oddiy, malakasiz va malakali. Hujjatlarni ularning har biri bilan imzolashingiz mumkin, lekin shartlar bilan: malakali - soliq, savdo va ba'zi hollarda sud uchun; oddiy va malakasiz - qolgan hamma narsa uchun.

Oddiy yoki sifatsiz imzo

Qulay va arzon variant, lekin cheklangan dastur bilan. Noma'lum imzo kriptografik algoritmlarni o'z ichiga oladi, lekin hech qanday sertifikatlash organi tomonidan tasdiqlanmagan. Oddiy - bu foydalanuvchi nomi va parol, davlat xizmatlari veb-saytidagi hisob yoki kontragentning elektron pochta manzilining kombinatsiyasi.

Agar siz ishtirok etmasangiz, bunday imzolar mos keladi elektron auktsion, elektron birlamchi hujjatlarni almashtirmang va yubormang soliq hisoboti. Oddiy imzo shartnomalar, hisob-fakturalar va aktlar uchun ishlatilishi mumkin, lekin siz kontragent bilan alohida shartnoma imzolashingiz va bunday imzoga ishonish uchun tomonlarning roziligini yozishingiz kerak bo'ladi.

Agar sizda o'nlab kontragentlar va turli hujjatlar mavjud bo'lsa, sxema ishlamaydi. Bunday hujjatni hamma bilan imzolashingiz kerak bo'ladi va vaqt o'tishi bilan bu jarayon ishni tezlashtirmaydi, sekinlashadi. Keyin boshqa elektron imzo sertifikati haqida o'ylash yaxshiroqdir.

Oddiy elektron imzodan foydalanish uchun siz shartnomaning qog'oz versiyasini chop etishingiz va imzolashingiz yoki kontragent bilan tuzilgan shartnomaga maxsus bandni kiritishingiz kerak - bu qonun talabidir.

Malakali imzo

Ushbu imzo hisob-fakturalar va soliqlar uchun javob beradi. Qonunga ko'ra, elektron hisob-fakturalar faqat shunday imzo bilan imzolanishi mumkin. Malakali sertifikat 1000 R dan turadi, uni faqat FTS ishonch zonasining bir qismi bo'lgan sertifikatlashtirish markazida sotib olishingiz mumkin.

Har yili malakali imzo sertifikati yangilanishi kerak, bu esa tashvishlarni kuchaytiradi: amal qilish muddatini kuzatib borish va o'z vaqtida qayta chiqarishga buyurtma berish kerak.

Malakali imzo bilan ishlash uchun siz maxsus dasturni o'rnatishingiz kerak - kriptografik axborotni himoya qilish vositasi. Dastur hujjatga elektron imzo qo'yadi va birjaning boshqa ishtirokchilarining imzolarini tekshiradi.

Siz pullik dasturni ("Cryptopro DSP") yoki bepul ("Vipnet DSP") tanlashingiz mumkin. Funktsional jihatdan ular deyarli bir xil, ammo bepul bilan moslik bilan bog'liq muammolar bo'lishi mumkin. Ikkalasi ham Windows va Mac-da ishlaydi. To'langani taxminan 1000 R, elektron imzo sertifikati uchun yillik to'lov taxminan 1000 R ni tashkil qiladi.

Ba'zilar bulutga asoslangan elektron imzodan foydalanadilar, buning uchun kriptoprotektsiya dasturini o'rnatishingiz shart emas. Bulutli imzo almashinuv xizmatida saqlanadi va har safar hujjat imzolaganingizda, telefoningizga harakatni tasdiqlovchi SMS keladi. Bunday sertifikat arzonroq va foydalanish uchun qulayroq, ammo kriptografik himoya dasturiga qaraganda xavfsizroq.

Nima uchun sizga hujjat protsessor kerak?

Imzolangan elektron hujjat oddiy elektron pochta orqali yuborilishi mumkin, ammo bu xavfsiz emas. Agar pochta buzilgan bo'lsa, hujjatlar hujumchilarning qo'lida bo'ladi. Shuning uchun, masalan, soliq idorasi deklaratsiyalarni faqat maxsus xizmatlar orqali qabul qiladi. Xuddi shu xizmatlar orqali siz elektron hisob-fakturalarni almashtirishingiz kerak, aks holda siz Rossiya Moliya vazirligining buyrug'ini buzasiz. Bunday xizmatlar hujjat aylanishi operatorlari deb ataladi.

Oddiy foydalanuvchi uchun bu pompalanadigan elektron pochta. Brauzer orqali ishlaydi, kiruvchi va chiquvchi papkalar, manzillar katalogi, o'rnatilgan qidiruv, hujjat muharriri mavjud. Ichkarida - hujjatlarni uzatish xavfsizligini ta'minlaydigan xavfsiz aloqa kanallari va shifrlash bilan yuqori yuklangan xizmat.

Elektron hujjat aylanishi operatori bilan shartnoma tuzish ham shart emas. Faqat ro'yxatdan o'ting, elektron imzo sertifikatini yuklang va hisobni to'lang. Operator qolganlari haqida g'amxo'rlik qiladi: Federal Soliq Xizmatiga siz birjaga qo'shilganligingiz haqida xabar beradi, formatlarni nazorat qiladi va Rossiya Federatsiyasi qonunchiligiga rioya qilishni kafolatlaydi.

Rossiyada bir necha o'nlab bunday xizmatlar mavjud. Narxlari, funksionalligi, ishonchliligi va tezligi jihatidan ular taxminan bir xil. Xizmat ko'rsatish sifatiga qarab operatorlarni tanlash odatiy holdir: texnik yordam qanchalik tez ishlashi, operator kontragentlarni ulashga yordam berishga tayyormi, u qanday imkoniyatlarni taklif qiladi va sizga xizmatni ishga kiritishda yordam beradigan tahlilchi-maslahatchilar bormi.

Sizning kontragentingiz ham operatorga ulanishi kerak bo'ladi. U sizni yoki boshqasini tanlashi mumkin - keyin ayirboshlash avvalgidek rouming orqali o'tadi uyali aloqa.

Elektron hujjatlar qancha turadi

Operator orqali ishlash, siz faqat ikkala tomon imzolagan hujjat uchun to'laysiz. O'rtacha, hujjatni yuborish narxi taxminan 6-8 R ni tashkil qiladi va barcha kiruvchilar bepul.

Odatda yangi boshlanuvchilar 300 ta hujjatdan iborat minimal paketni sotib olishadi, bu juda tez tugaydi. Keyin keyingi paketni sotib olishingiz kerak. Cheksiz yillik paketni sotib olish yoki individual shartlar bo'yicha kelishib olish foydaliroq.

Agar siz oyiga 100 yoki undan ortiq hujjat yoki yiliga kamida 1000 ta hujjat yuborsangiz, elektron hujjatlarga o'tish foydali bo'ladi. Shunda qog‘oz va yetkazib berish narxini deyarli 5 barobarga kamaytirasiz.

Hujjatlar qancha turadi

1000 ta qog'oz hujjat

Elektron hujjat aylanishi

ofis ishi- korxona yoki tashkilotning ish jarayonini tashkil etish bo'yicha chora-tadbirlar majmui. Ish yuritish - bu ish yuritish amaliyotida hujjatlar bilan ishlash uchun rasmiy qoidalar to'plamini bildirish uchun ishlatiladigan atama.

Elektron hujjat(ED) - elektron imzo (ES) bilan imzolanishi va tegishli formatdagi fayl ko'rinishida mashina muhitida saqlanishi mumkin bo'lgan kompyuter ma'lumotlarini qayta ishlash vositalaridan foydalangan holda yaratilgan hujjat.

Hujjatlar oqimi- hujjatlarni yaratish, sharhlash, uzatish, qabul qilish va arxivlash, shuningdek ularning bajarilishini nazorat qilish va ruxsatsiz kirishdan himoya qilish tizimi.

Elektron hujjat aylanishi(EDO) - taqdim etilgan hujjatlar bilan ishlash uchun avtomatlashtirilgan jarayonlar to'plami elektron formatda, "qog'ozsiz ish yuritish" kontseptsiyasini amalga oshirish bilan.

• ishlab chiqarish jarayoni;
• boshqaruv hujjatlari aylanishi;
• arxivlash (arxiv ish jarayoni uchun protseduralar to'plami);
• kadrlar bo'yicha hujjatlar aylanishi (kadrlar hisobini yuritish tartiblari);
• buxgalteriya hujjatlari aylanishi;
• ombor hujjatlari oqimi;
• maxfiy va maxfiy ofis ishlari;
• texnik va texnologik ish jarayoni.

Va boshqalar. Shubhasiz, ish oqimi tizimlari qancha faoliyat turlari bo'lsa, shuncha ko'p bo'lishi mumkin, natijada ish oqimining shaxsiy turlarini avtomatlashtiradigan axborot tizimlari ommaviy xarakterga ega bo'lgan yo'nalishda rivojlanmoqda.

• Xavfsizlik samarali boshqaruv amalga oshirishning avtomatik nazorati, barcha darajadagi butun tashkilot faoliyatining shaffofligi tufayli.
• Xalqaro standartlarga javob beradigan sifat nazorati tizimini yuritish.
• Axborot va bilimlarni samarali to'plash, boshqarish va ulardan foydalanishni qo'llab-quvvatlash. Har bir xodimning faoliyatini yanada rasmiylashtirish va uning faoliyatining butun tarixini saqlash qobiliyati tufayli xodimlarning moslashuvchanligini ta'minlash.
• Butun korxona faoliyatini qayd etish (ichki rasmiy tekshiruvlar, bo'linmalar faoliyatini tahlil qilish, faoliyatda "qaynoq nuqtalarni" aniqlash).
• Biznes jarayonlarini optimallashtirish va ularni amalga oshirish va nazorat qilish mexanizmini avtomatlashtirish.
• Qog'oz hujjatlarni korxonaning ichki muomalasidan chiqarish. Tashkilotdagi hujjatlar oqimini boshqarish xarajatlarini kamaytirish orqali resurslarni tejash.
• Operatsion elektron arxiv mavjudligi sababli qog'oz hujjatlarni saqlash zaruriyatini bartaraf etish yoki sezilarli soddalashtirish va xarajatlarni kamaytirish.

• Saqlash talablari. Ierarxal saqlash boshqaruvini (HSM) qo'llab-quvvatlaydigan ish oqimi tizimini tanlashingiz kerak. Ushbu mexanizm eng faol ishlatiladigan ma'lumotlarni eng tez, lekin eng qimmat tashuvchida saqlaydi, kamroq foydalaniladigan ma'lumotlar esa avtomatik ravishda sekinroq va arzonroq ommaviy axborot vositalariga o'tkaziladi.
• Ularni amalga oshirish va nazoratni avtomatlashtirishni qo'llab-quvvatlashni talab qiladigan rasmiylashtirilgan tartiblarning mavjudligi (ma'lum turdagi hujjatlarni tayyorlash, tashkilotning standart funktsiyalarini bajarish va boshqalar).
• Tashkilotning ma'muriy boshqaruvini avtomatlashtirish zarurati. Qiyinchilik darajasi tashkiliy tuzilma.
• Hududiy taqsimlangan bo'linmalarning mavjudligi. Bu omil masofaviy kirish, ma'lumotlarni ko'paytirish va boshqalar uchun ma'lum talablarni qo'yadi.
• Katta qog'oz arxivi. Ba'zi ish oqimi tizimlari allaqachon integratsiyalangan ommaviy hujjatlarni kiritish quyi tizimlari bilan birga keladi.
• Hozirgi ehtiyojlarga javob bermaydigan hujjat aylanishi tizimining mavjudligi.
• Murakkab hujjatlarni marshrutlash, ish jarayonini boshqarish zarurati. Ushbu ehtiyojning davomi sifatida, o'zboshimchalik bilan biznes jarayonlarini qo'llab-quvvatlash zarurati, ehtimol ushbu jarayonlarni qo'llab-quvvatlash uchun amaliy tizimlar bilan birgalikda ishlash.
• Hujjatlarni saqlash talablari. Uzoq muddatli saqlash (o'nlab yillar) bilan mikrofilmlarda parallel arxivni tashkil qilish haqida jiddiy o'ylash kerak.
• Tizimning "ochiqligi", kengaytirilishiga qo'yiladigan talablar. Mavjud bilan integratsiya qilish qobiliyati axborot tizimlari va mavjud uskunalardan foydalanish.
• Hujjatlarning tasvirlarini saqlash zarurati. Hujjatlarni saqlash uchun maxsus formatlarni tashkil qilishda foydalaning. Muhandislik va dizayn vazifalarini, korxonaning boshqa xususiyatlarini qo'llab-quvvatlash zarurati.
• Ilg'or ma'lumot qidirish vositalariga ehtiyoj. Tizim tomonidan tashkilotda mavjud bo'lgan hujjatlar tillarini to'liq qo'llab-quvvatlash.
• Xavfsizlik talablari (shifrlash, kirishni tashkil etish va boshqalar). Hujjatlarni boshqarish tizimida tashkilotning axborot infratuzilmasida mavjud bo'lgan kirish mexanizmlaridan foydalanish imkoniyati.
• Muayyan standartlarga rioya qilish talablari: ichki, sanoat, GOST, xalqaro standartlar sifat nazorati, axborotni saqlashni tashkil etish darajasi bo'yicha.

Har qanday elektron hujjat aylanishi tizimi quyidagi toifalarning har birining elementlarini o'z ichiga olishi mumkin, ammo ularning aksariyati, birinchi navbatda, mahsulotni joylashtirish bilan bog'liq bo'lgan sohalardan birida o'ziga xos yo'nalishga ega.

Yirik korxonalarda bunday tizimlarni joriy qilishda tizim katta hajmdagi ma’lumotlarni samarali boshqarish, qayta ishlash, ma’lumotlar bilan integratsiya qilish imkoniyatini ta’minlab berishini aniqlash zarur. avtomatlashtirilgan tizimlar ishlab chiqarishni boshqarish, masshtablilik, bosqichma-bosqich amalga oshirish, hududiy taqsimotni hisobga olish, murakkab tashkiliy tuzilma, rolga asoslangan kirishni tashkil etish va boshqalar.

Bunday platformani tanlashda asosiy e'tibor quyidagilarga qaratilishi kerak:

• elektron hujjatlarni saqlashni tashkil etish;
• tashkilotning individual xususiyatlarini hisobga olgan holda ish jarayonini avtomatlashtirish;
• mavjud axborot muhiti bilan integratsiya.

funktsional talablar