HR BOSHQARMASI UCHUN HUJJATLARNI TAKMONLASH

Zinakova O.S.

federal davlat byudjeti ta'lim muassasasi yuqoriroq kasb-hunar ta'limi"Orol davlat san'at va madaniyat instituti"

ogiik. infokaf@ rambler.ru

Hujjatlarni qo'llab-quvvatlash boshqaruv funktsiyalarining tarkibiy qismlaridan biri sifatida barcha korxonalarni boshqarish tizimlarida, shu jumladan xodimlarni boshqarish tizimida mavjud. DOW - bu hujjatlashtirish va rasmiy hujjatlar bilan ishlashni tashkil etishni ta'minlaydigan faoliyat sohasi. DOEni takomillashtirishning asosiy maqsadi boshqaruvning barcha darajalarida hujjatlar bilan ishlashning yagona tamoyillarini o'rnatish, korxona ish jarayonini tashkil etish, hujjatlar sonini kamaytirish va sifatini oshirish, progressiv hujjatlardan samarali foydalanish uchun shart-sharoitlarni yaratishdir. texnik vositalar va axborotni yig'ish, qayta ishlash, ko'chirish, tahlil qilish, boshqaruv apparati ishini takomillashtirish texnologiyalari.

Xodimlarni boshqarish o'zining o'ziga xosligi tufayli, xususan, boshqaruv jarayoniga ishtirokchilarning katta qismini jalb qilish, boshqaruv qarorlarini tayyorlash, qabul qilish va amalga oshirishning ma'lum bir ketma-ketligi va nihoyat, faoliyat turini sinchkovlik bilan tartibga solish bilan bog'liq. ko'rib chiqilayotganda ham hujjatlar, ham tegishli hujjat boshqaruvi kerak. Xodimlarni boshqarish bo'yicha hujjatlar bilan ta'minlash to'liq tsiklni o'z ichiga oladi - tashkilotda hujjatlarni yaratish (hujjatlashtirish), qayta ishlash va ularni kadrlar bo'limi xodimlari tomonidan yaratilgan paytdan boshlab yoki ularni bajarish yoki boshqa bo'limlarga topshirish tugaguniga qadar. Xodimlarni boshqarish xizmatining har bir bo'limi o'zining funktsional maqsadiga muvofiq hujjatlarni ishlab chiqadi, tuzadi va rasmiylashtiradi, ular bilan ishlash tartibi ichki qoidalar, qoidalar va yo'riqnomalar bilan belgilanadi.

Xodimlarni boshqarish uchun hujjatlarni ta'minlash tizimining xususiyatlari tarkibiga quyidagilar kiradi:

1) ma'lumotlarni uzatish uchun axborot kanallari bilan o'zaro bog'langan muhim miqdordagi tarkibiy elementlarning mavjudligi;

2) butun tizim uchun boshqaruvning yagona umumiy maqsadi va umumiy maqsadga bo'ysunadigan har qanday darajadagi tizim uchun shaxsiy maqsadlarning mavjudligi;

3) har qanday darajadagi tizimni maqsad va vazifalari ma'lum darajadagi boshqaruv tizimining maqsad va vazifalariga bo'ysunadigan alohida elementlarga bo'linishi.

Bryansk shahrining Rossiya teleradioeshittirish tarmog'i o'z faoliyatida Konstitutsiyaga amal qiladi. Rossiya Federatsiyasi, federal qonunlar va Rossiya Federatsiyasining boshqa normativ-huquqiy hujjatlari, Rossiya Federatsiyasi Hukumatining qarorlari, farmoyishlari, Rossiya Federatsiyasi Prezidenti, vazirliklar va idoralar, Rossiya Federatsiyasi Fuqarolik, Mehnat va Pensiya kodekslari, Rossiya Federatsiyasi Hukumatining buyruqlari. Korxona direksiyasi, korxonada ishlab chiqilgan qoidalar, ko'rsatmalar va qoidalar.

Bryanskning Rossiya televidenie va radioeshittirish tarmog'idagi kadrlar uchun maktabgacha ta'lim muassasalari kadrlar xizmati tomonidan amalga oshiriladi. Xodimlarni boshqarish unitar korxona Rossiya televidenie va radioeshittirish tarmog'i kadrlarni tanlash, tanlash, qabul qilish, uni tashkil etishni o'z ichiga oladi. biznesni baholash, kasbga yo'naltirish va moslashtirish, o'qitish, uning biznes martaba va xizmat ko'rsatish va kasbiy ko'tarish, motivatsiya va ishni tashkil etish, nizo va stressni boshqarish, tashkilotning ijtimoiy rivojlanishini ta'minlash, xodimlarni bo'shatish va boshqalar. Bunga o'zaro munosabatlar masalalari ham kirishi kerak. tashkilot rahbari va bandlik xizmatlari, boshqaruv xodimlari xavfsizligi o'rtasida. Ga binoan mehnat qonuni tartibga solish mehnat munosabatlari Rossiya televideniyesi va radioeshittirish tarmog'ida mehnat shartnomasi xodim va ish beruvchi tomonidan jamoaviy bitimlar, bitimlar va mehnat shartnomalarini tuzish, o'zgartirish va qo'shimchalar kiritish yo'li bilan amalga oshiriladi. Rossiya televideniye va radioeshittirish tarmog'ida xodimlarni boshqarish sohasidagi asosiy hujjatlar quyidagilardir:

Rossiya Federatsiyasi Mehnat vazirligining 1997 yil 14 martdagi 12-sonli "Ish joylarini mehnat sharoitlari bo'yicha sertifikatlash to'g'risida" gi qarori;

Rossiya Federatsiyasi Sog'liqni saqlash va ijtimoiy rivojlanish vazirligining 2007 yil 31 avgustdagi 569-sonli "Mehnat sharoitlari uchun ish joylarini sertifikatlash tartibini tasdiqlash to'g'risida" gi buyrug'i;

Rossiya Sog'liqni saqlash va ijtimoiy rivojlanish vazirligining 2007 yil 31 avgustdagi 569-sonli "Ish joylarini mehnat sharoitlari bo'yicha attestatsiyadan o'tkazish tartibini tasdiqlash to'g'risida" gi buyrug'iga sharh;

Korxonada boshqaruvning hujjatli ta'minotini tartibga soluvchi mavjud me'yoriy-huquqiy hujjatlar mavjud.

Maktabgacha ta'lim muassasasini tashkil etishni tahlil qilish davomida Rossiya teleradioeshittirish tarmog'ida hujjatlarni tayyorlash uchun ular eskirgan yo'riqnomadan foydalanayotgani aniqlandi. Oddiy ko'rsatma Rossiya Federatsiyasi vazirliklari va idoralarida ish yuritish uchun: Rossiya Adliya vazirligi tomonidan 1993 yil 5 avgustdagi 321-son bilan ro'yxatga olingan. 2013 yil uchun hujjatlarni rasmiylashtirishning to'g'riligini tekshirish GOSDOU, GOST R. 6. 30-2003 qoidalarini buzgan holda 25 ta hujjat tuzilganligini ko'rsatdi.hujjatga tushuntirish xati ilova qilinmagan. Bu San'atning buzilishi deb hisoblanadi. Boshqaruv hujjatlarini qo'llab-quvvatlash davlat umumrossiya standarti (GOSDOU) qoidalarining 1131-moddasi.

Xodimlarning maktabgacha ta'lim muassasasini avtomatlashtirish uchun eng keng tarqalgan yechim individual ish stantsiyalarini (AWP) avtomatlashtirishdir: kotib yordamchisi, menejer, buxgalter yoki menejer yordamchisi. Ushbu yondashuvning asosiy kamchiligi ariza berish jarayonlarini avtomatlashtirish va ofis protseduralarini avtomatlashtirish o'rtasida funktsional bog'liqlikning yo'qligi hisoblanadi.

Boshqaruv sifatini oshirish uchun axborotni qayta ishlashning samarali muhitini yaratishga intilayotgan korxona oldida ikkita jiddiy vazifa turibdi:

1) Korxonani (DOE) hujjatli ta'minlash mexanizmini yaratish orqali hujjatli ma'lumotlarni tayyorlash va qayta ishlash bo'yicha barcha ishlarni takomillashtirish.

2) To'g'ri avtomatlashtirish strategiyasini tanlash.

Birinchi muammoni hal qilish uchun GOSTning mavjud qoidalariga amal qilish kerak, normativ hujjatlar, FZ:

1. Yangi GOST R 7.0 -2013 "SIBID. Hujjatlarni rasmiylashtirish va arxivlash. Atamalar va ta'riflar"
2. GOST R 6.30–2003. Hujjatlarning yagona tizimlari. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarga qo'yiladigan talablar.
3. Boshqaruvni hujjatlashtirishning davlat tizimi. Asosiy qoidalar. Hujjatlar va hujjatlarni qo'llab-quvvatlash xizmatlariga qo'yiladigan umumiy talablar.
4. OK 011–93" Butunrossiya tasniflagichi boshqaruv hujjatlari"

Bugungi kunda ish yuritish bo'yicha standart yo'riqnomaga asoslanib bo'lmaydi, korxonada ish jarayonining o'ziga xos xususiyatlarini hisobga olgan holda o'z yo'riqnomangizni yaratishingiz kerak.

Ikkinchi muammoni hal qilish uchun taklif qilingan texnologiyalarga e'tibor berish muhimdir turli kompaniyalar maktabgacha ta'lim muassasalarini avtomatlashtirish uchun. Ushbu korxona uchun "Delo" avtomatlashtirilgan hujjat aylanish tizimi, "Kadrlar" moduli eng mos keladi, chunki bu hujjatlar bo'yicha tezkor qarorlar qabul qilish va ularning bajarilishini nazorat qilishning samarali vositasi, shuningdek, hujjatlarni saqlash bo'yicha professional echimdir. ham an'anaviy, ham elektron hujjat aylanishi.

Shunday qilib, har qanday korxona uchun hujjat boshqaruvini qo'llab-quvvatlashni doimiy ravishda yaxshilash juda muhim, chunki bu sifatga ta'sir qiladi kadrlar siyosati, xodimlarni boshqarish.

Foydalanilgan manbalar ro'yxati:

1. GOST R 7.0-2013 "SIBID. Hujjatlarni yuritish va arxivlash. Atamalar va ta'riflar" (Rosstandartning 2013 yil 17 oktyabrdagi 1185-son buyrug'i bilan tasdiqlangan).
2. Bobyleva M. Tashkilotdagi hujjat aylanishi: zamonaviy yondashuvlar/ M. Bobyleva //Moliya gazetasi. - 2012. - No 16. - S. 20-28.
3. Gorbenko M. Biz kadrlar yozuvlarini boshqarishni tartibga solamiz / M. Gorbenko // Kadrovik. Xodimlarni boshqarish. - 2014. - No 10 - B.12-16.
4. Larin M. Menejmentni hujjatlashtirishni takomillashtirish muammolari zamonaviy sharoitlar/ M. Larin // ACDI "Iqtisodiyot va hayot". - 2012. - No 31. - B.6-11.
5. Novikova T.M. Muhimligi kadrlar idorasi ishi tashkilot faoliyati sohasida / T.M. Novikova // Inson salohiyatini boshqarish. - 2013. - No 8. - B.23-26.

Federal ta'lim agentligi

Belgorod Davlat universiteti

HUJJATLAR BO'LIMI

Diplom ishi

Zamonaviy masalalar Belgorod viloyati bo'yicha Federal ro'yxatga olish xizmati idorasida boshqaruvni hujjatlashtirish va ularni hal qilish usullari

kunduzgi bo'lim 5-kurs 070404 guruhi talabasi

Gordienko Evgeniy Aleksandrovich

Ilmiy maslahatchi:

Tarix fanlari nomzodi, dotsent

Shapovalova S.P.

Sharhlovchi:

tarix fanlari doktori, professor

Moshkin A.N.

BELGOROD 2009 yil

KIRISH

1-BOB. HOZIRGI BOSQichda BOSHQARUVNI HUJJATLARI

§1. Boshqaruv uchun hujjatlar bilan ta'minlashni tashkil etish

§2. Boshqaruvni hujjatlashtirishning zamonaviy muammolari

2-BOB

§1. Belgorod viloyati uchun Federal ro'yxatga olish xizmatida hujjatlar bilan ta'minlashni tashkil etish

§3. Belgorod viloyati uchun Federal ro'yxatga olish xizmatida hujjatlarni qo'llab-quvvatlashning mavjud muammolari va ularni hal qilish yo'llari

XULOSA

ADABIYOTLAR

ILOVALAR

KIRISH

Muvofiqlik ilmiy daraja tadqiqoti shundan iboratki, axborot texnologiyalari bilan toʻyingan zamonimiz ularni yaratish, qayta ishlash va saqlash uchun masʼul boʻlgan hujjatlar va xizmatlarga yangi talablarni qoʻyadi. Zamonaviy kompyuter tizimlari nafaqat hujjatni tez va samarali rasmiylashtirishga imkon beradi, balki buxgalteriya hisobi, hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish, ularni telekommunikatsiya kanallari orqali uzatish, tezkor saqlash va kerakli ma'lumotlarni izlash uchun turli imkoniyatlarni taqdim etadi. Ko'pgina qog'ozli hujjat aylanishi funktsiyalari to'liq avtomatlashtirilishi mumkin, bu qarorlar qabul qilish tezligini va natijada boshqaruv samaradorligini oshiradi.

Shuni inobatga olish kerakki, yangi texnologiyalarga o'tish uchun tegishli huquqiy va me'yoriy baza, puxta o'ylangan arxiv saqlash tizimi, malakali ijrochilar va tegishli muammolarning butun doirasini qamrab oladigan menejerlar kerak. Ushbu shartlarsiz eng ilg'or texnologiyalar kutilgan natijani keltirmaydi.

Bundan tashqari, ba'zi muammolarni bartaraf etish, jamiyatni axborotlashtirish jarayoni biz uchun yangi muammolarni keltirib chiqaradi - maxfiy ma'lumotlarga ruxsatsiz kirish uchun ilgari noma'lum imkoniyatlar paydo bo'ladi, shuningdek, asbob-uskunalar ishdan chiqishi, virus hujumi yoki virus hujumi tufayli katta hajmdagi qimmatli ma'lumotlarni yo'qotish ehtimoli paydo bo'ladi. malakasiz foydalanuvchi harakatlari. Aynan shu munosabat bilan bugungi kunda rahbarlar va hujjatlarni tayyorlash va topshirish uchun mas'ul xodimlarga birdek yangi talablar qo'yilmoqda va barcha mumkin bo'lgan muammolarni tahlil qilish va ularni bartaraf etish yo'llarini ishlab chiqish juda muhim va dolzarb ko'rinadi.

maqsad dissertatsiya ishi zamonaviy ish yuritishning asosiy muammolarini aniqlash va ularni hal qilish yo'llarini ishlab chiqishdan iborat.

Vazifalar Dissertatsiya oldidan quyidagi savollar qo'yildi:

Hozirgi bosqichda menejmentni hujjatlashtirishni tavsiflash;

Boshqaruv hujjatlarini qo'llab-quvvatlash xizmatlarining funktsiyalari va vazifalarini tahlil qilish;

Boshqaruvni hujjatlashtirishning zamonaviy muammolarini aniqlash;

Federal ro'yxatga olish xizmatining Belgorod viloyati boshqarmasida boshqaruvning hujjatli ta'minotini tashkil etishni tahlil qilish;

ob'ekt magistratura tadqiqoti - bu hujjatlarni boshqarishni tashkil etish.

Mavzu Dissertatsiya ishi Federal ro'yxatga olish xizmatining Belgorod viloyati boshqarmasi misolida boshqaruvni hujjatli ta'minlash muammolarini ko'rib chiqish edi.

Manba bazasi. Bitiruv malakaviy ishining manba bazasi zamonaviy hujjat aylanishini tashkil qilishni tartibga soluvchi me'yoriy hujjatlardan iborat. Ushbu hujjatdagi federal qonunchilik quyidagi qonun hujjatlari bilan ifodalanadi: “Boshqaruvni hujjatlashtirishning davlat tizimi. Asosiy qoidalar. Hujjatlar va hujjatlarni qo'llab-quvvatlash xizmatlariga qo'yiladigan umumiy talablar "," Federal ijro etuvchi organlarda ish yuritish bo'yicha namunaviy ko'rsatmalar ", "Odatlarning ro'yxati" boshqaruv hujjatlari saqlash muddatlarini ko'rsatuvchi tashkilotlar faoliyatida shakllangan ", Rossiya Davlat statistika qo'mitasining 05.01.2004 yildagi 1-sonli "Boshlang'ich shakllarining yagona shakllarini tasdiqlash to'g'risida" gi qarori. buxgalteriya hujjatlari Mehnatni hisobga olish va uni to'lash to'g'risida ", GOST R 6.30-2003" Yagona hujjat tizimlari. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarga qo'yiladigan talablar ", GOST 51141-98" Ish yuritish va arxiv ishi "Atamalar va ta'riflar"; Rostrudning 2004 yil 10 dekabrdagi 47-sonli "Hujjat shakllarini tasdiqlash to'g'risida" gi buyrug'i va boshqalar.

Mening kursimdagi ikkinchi bob uchun sanoat amaliyoti Belgorod viloyati bo'yicha Federal ro'yxatga olish xizmati uchun ma'lumotnoma va me'yoriy hujjatlar to'plandi, ushbu tashkilot va uning hujjatlarining hujjatli ta'minoti tahlili o'tkazildi.

Federal ro'yxatga olish xizmatining Belgorod viloyati bo'limining hujjatli ta'minoti bo'yicha so'rovnoma doirasida biz hujjat ta'minotining mavjud muammolari va ularni hal qilish yo'llarini aniqlash uchun muassasa xodimlari o'rtasida so'rov o'tkazdik. So'rov yakunida tegishli eslatma va eslatmalarga ega bo'lgan 43 ta to'ldirilgan anketalar qaytarib olindi. Qabul qilingan javoblarni tahlil qilish hozirgi vaqtda tashkilotda hujjat ta'minoti holatini aniqlashga imkon beradi va ikkinchi bobning ikkinchi xatboshida ko'rib chiqiladi.

Tadqiqotning tarixshunosligi. Ish yuritish bo'yicha mahalliy mutaxassislarning nashr etilgan asarlari orasida V.E. Balasanyan, M.P. Bobyleva, M.V. Larina, G.Yu. Maksimovich va bir qator boshqalar. Ko'pincha ular o'ylashadi zamonaviy maishiy ish yuritish va uning asrda rivojlanish yo'llari axborot texnologiyalari. Mualliflarning bir qismi sovet davriga mansub (masalan, K.G. Mityaev) va faqat muassasalar ishini hujjatli ta’minlash masalalari bilan shug‘ullangan bo‘lsa, mualliflarning boshqa qismi esa, aksincha, zamonaviy texnologiyalar va texnologiyalar masalalariga e’tibor qaratadi. elektron hujjat aylanish tizimlarini joriy etish (L.A. Doronina, V.K. Sablin va boshqalar). Umuman olganda, ushbu va boshqa mualliflar zamonaviy an'anaviy ish yuritish holatini ham, ish jarayonlarini universal axborotlashtirish va avtomatlashtirish kontekstida uning o'zgarishlarini tavsiflash imkonini beradi. T.V ishida. Kuznetsova "Ofis ishi. Boshqaruvning hujjatlashtirilgan ta'minoti" so'nggi qonunchilik va me'yoriy-uslubiy hujjatlar, shu jumladan "Rossiya Federatsiyasi fuqarolarining arizalarini ko'rib chiqish tartibi to'g'risida" Federal qonuni asosida hujjatlarni tayyorlash, rasmiylashtirish va ular bilan ishlashga qo'yiladigan talablarni belgilaydi. Federatsiya" 02.05.2006 yildagi va "Axborot, axborot texnologiyalari va axborotni himoya qilish to'g'risida" gi 2006 yil 27 iyuldagi Federal qonuni, Federal ijro etuvchi organlarning ishi to'g'risidagi namunaviy nizom (2005 yil) va "Ish yuritish bo'yicha namunaviy yo'riqnoma ..." (2006). Maxsus bobda 30.06.2006 yildagi Federal qonun va 27.07.2006 yildagi "Shaxsiy ma'lumotlar to'g'risida" Federal qonuni bilan Mehnat kodeksiga kiritilgan o'zgartish va qo'shimchalarni hisobga olgan holda kadrlar hujjatlari bilan ishlash xususiyatlari ko'rsatilgan. Manba ofis xodimlari va xodimlar xizmatlari, muassasa, firma va korxonalar rahbarlari hamda “Hujjatshunoslik va hujjat aylanishi” mutaxassisligi bo‘yicha barcha talabalar uchun mo‘ljallangan. Yu.M.ning ishi. Mixaylovning "Nodavlat notijorat tashkilotlari uchun korporativ ish" - bu GOST R ISO 15489-1-2007 "Hujjatlarni boshqarish" milliy standarti kontekstida korporativ ish yuritishni tashkil etishni batafsil yoritgan birinchi mahalliy nashrlardan biri. Qo'llanmaning materiali boshqaruvni hujjatli qo'llab-quvvatlashning amaldagi amaliyoti asosida taqdim etilgan. Qo'llanmada "Hujjatlar bilan ishlash" milliy standarti bo'yicha batafsil amaliy sharhdan tashqari, nodavlat kompaniyalar va yakka tartibdagi tadbirkorlar uchun ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarning taxminiy matni mavjud. Matn bilan birgalikda ko'rsatmalarga 50 dan ortiq ilovalar nashr etilgan: eng muhim boshqaruv hujjatlarining takomillashtirilgan shakllari, ularning mazmunini tayyorlash bo'yicha tavsiyalar - bir so'z bilan aytganda, hamma narsa to'g'ri va tezkor tashkil etish kichik kompaniyaning ofis ishi yoki yakka tartibdagi tadbirkor. Qo'llanmani tayyorlashda VNIIDAD yo'riqnomasida (2007) mavjud bo'lgan ko'rsatmalar ham hisobga olingan.

Bitiruv malakaviy ishini tayyorlashda Internetda joylashtirilgan va hujjat aylanishi jarayonida elektron hujjat aylanishining roliga bag'ishlangan manbalar va nashrlardan foydalanilgan. Bu erda TERMIKA konsalting guruhi (http://www.termika.ru), DOConline: EDMS haqidagi mustaqil portal (http://www.doc-online.ru/analytics/) saytlarini qayd etishimiz mumkin. " EOS: elektron ofis tizimlari" (http://www.eos.ru/).

Amaliy ahamiyati Ushbu tezis shuni ko'rsatadiki, menejmentni hujjatli ta'minlash bilan bog'liq hozirgi vaqtda ma'lum bo'lgan barcha muammolar va tahdidlarni tahlil qilish orqali ularni bartaraf etish yoki oldini olish choralarini ishlab chiqish va shu orqali mahalliy korxona va muassasalar faoliyati samaradorligini oshirish mumkin. Belgorod viloyatidagi FRSga kelsak, dissertatsiyaning amaliy ahamiyati tashkilotning ofis ishi va rivojlanishini o'rganishda namoyon bo'ldi. amaliy maslahat Belgorod viloyati bo'yicha Federal ro'yxatga olish xizmati mutaxassislarining istaklarini inobatga olgan holda hujjatlashtirishni takomillashtirish.

Ish tuzilishi kirish, ikki bob, xulosa, bibliografiya va ilovadan iborat.

1-BOB. HOZIRGI BOSQichda BOSHQARUVNI HUJJATLARI

§1. Boshqaruv uchun hujjatlar bilan ta'minlashni tashkil etish

Boshqaruvni hujjat bilan ta'minlash - muassasa, tashkilot va korxona funktsiyalarini amalga oshirish jarayonida hujjatlashtirish va hujjat aylanishini tashkil qilishni o'z ichiga olgan faoliyat.

Boshqaruv hujjatlarini qo'llab-quvvatlash davlat tizimining (keyingi o'rinlarda - DOW) talablariga muvofiq, zamonaviy korxonalarda hujjat aylanishini qo'llab-quvvatlash maxsus xizmat - boshqaruv hujjatlarini qo'llab-quvvatlash xizmati (keyingi o'rinlarda - DOW xizmati) tomonidan amalga oshirilishi kerak. Bunday xizmat korxonada xizmat boshlig'i tomonidan boshqariladigan va bevosita korxona rahbariga bo'ysunadigan mustaqil tarkibiy bo'linma sifatida ishlaydi. Ishchilar soni 100 kishigacha bo'lgan va ish oqimi nisbatan kichik bo'lgan korxonalarda DOW bo'yicha vazifalarni doimiy ishlaydigan xodimlardan biriga topshirishga ruxsat beriladi.

DOW xizmatining maqsadi - yagona texnik siyosat va hujjatlar bilan ishlashda zamonaviy texnik vositalardan foydalanish asosida korxona boshqaruvini hujjatlashtirish tizimini tashkil etish, qo'llab-quvvatlash va takomillashtirish. Shu bilan birga, DOE xizmatining asosiy vazifalari:

Korxonada GSDOU va boshqa me'yoriy, uslubiy va tashkiliy-ma'muriy hujjatlarga muvofiq hujjatlar bilan ishlashning yagona tartibini joriy etish;

Korxonaning tarkibiy bo'linmalarida hujjatlar bilan ishlashni tashkil etishga uslubiy rahbarlikni amalga oshirish;

hujjatlar bilan ishlashning belgilangan tartibiga rioya etilishi ustidan samarali nazoratni ta’minlash;

Korxona mansabdor shaxslarining hujjatlar bilan ishlash shakllari va usullarini takomillashtirish.

Quyidagi DOW xizmatlari mavjud:

1. Vazirlik va idoralarda - ishlarni boshqarish. Uning tarkibiga kotibiyat (qabulxona, vazir kotibiyati, vazir o‘rinbosarlari kotibiyatlari, hay’at kotibiyati, bayonnoma byurosi), vazirlik huzuridagi inspeksiya (bo‘lim boshlig‘i), devon (hukumat xatlari byurosi, buxgalteriya hisobi va ro‘yxatga olish byurosi, ekspeditsiya) kiradi. , mashinka byurosi, teletayp va boshqalar), xatlar (shikoyatlar) bilan ishlash bo'limi, hujjatlar bilan ishlash va texnik vositalarni joriy etishni takomillashtirish bo'limi, markaziy arxiv;

2. Yoqilgan davlat korxonalari(birlashmalar), ilmiy-tadqiqot, loyihalash, loyihalash tashkilotlari va kompyuter markazlarida, universitetlarda va boshqa tashkilotlarda - boshqaruvni hujjatlashtirish bo'limi yoki idora. Qoida tariqasida, ular quyidagilardan iborat: buxgalteriya hisobi va ro'yxatga olish, nazorat qilish, hujjatlar bilan ishlashni takomillashtirish va texnik vositalarni joriy etish, xatlarni (shikoyatlarni) ko'rib chiqish bo'limlari, kotibiyat, ekspeditsiya, mashinkada yozish byurosi, arxiv;

3. Assotsiatsiya va kontsernlarda PEI xizmatining tarkibi va tuzilishi tashkilot rahbariyati tomonidan belgilanadi;

4. Qo‘shma korxonalarda (tashkilotlarda) — boshqaruv kengashi tomonidan; V aktsiyadorlik jamiyatlari- ta’sis konferensiyasi; kooperativlarda - umumiy yig'ilish kooperativ a'zolari;

5. Maktabgacha ta'lim muassasasi xizmati mavjud bo'lmagan tashkilotlarda, tarkibiy bo'linmalarda rahbarning kotibi (inspektor) yoki boshqa maxsus tayinlangan shaxslar, kotib yordamchisi hujjatlar bilan ishlaydi.

DOW xizmatining asosiy maqsadlari boshqaruvni hujjatli ta'minlash bo'yicha ishlarni tashkil etish, boshqarish, muvofiqlashtirish, nazorat qilish va amalga oshirishdir. DOW xizmati quyidagi vazifalarni hal qiladi:

Hujjatlar bilan ishlash shakllari va usullarini takomillashtirish.

Amaldagi standartlarga muvofiq hujjatlarni rasmiylashtirish, hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish, qidiruv tizimlarini yaratish, bajarilishini nazorat qilish va hujjatlarni idoraviy (markaziy) arxivga topshirish uchun tayyorlashning yagona tartibini ta'minlash.

Ish oqimini, hujjatlar shakllari sonini qisqartirish.

Tashkilot (vazirlik) va unga bo'ysunuvchi tizimda hujjat ta'minotini yaxshilash bo'yicha me'yoriy-uslubiy hujjatlarni ishlab chiqish va joriy etish.

Kompyuter va tashkiliy texnologiyalardan foydalanish asosida hujjat aylanishini ta'minlashning ilg'or texnologiyalarini ishlab chiqish va joriy etish. Maktabgacha ta’lim muassasalari tegishli oliy va o‘rta ma’lumotga ega mutaxassislardan iborat bo‘lishi kerak.

DOE xizmati quyidagi funktsiyalarni bajaradi:

Vaqt jadvalini va tashkilot hujjatlarining yagona shakllari albomini ishlab chiqish, joriy etish va yuritish, ularga o'zgartirishlar kiritish;

Ekspedisiyaviy ishlov berish, hujjatlarni rasmiylashtirish va buxgalteriya hisobi va ma'lumotnoma ishlari;

Hujjatlarni ko'rib chiqish va tayyorlashni tashkil etish, rahbariyat tomonidan imzolash uchun hujjatlarning to'g'ri rasmiylashtirilishini nazorat qilish;

Hujjatlarning bajarilishining borishi va natijalari to'g'risida tartibga solish, umumlashtirish va rahbariyatni xabardor qilish;

Ishlar nomenklaturasini tashkil etish, saqlash va ulardan operativ foydalanish ishlari nomenklaturasini ishlab chiqish;

Mashinada ishlab chiqarishni tashkil etish, nusxa ko'chirish; hujjatlar shakllarini loyihalash;

Fuqarolarning murojaatlari bo'yicha ishlarni tashkil etish;

Tuzilmaviy bo'linmalarda hujjatlar bilan ishlashni nazorat qilish, hujjatlar bilan ishlash shakllari va usullarini takomillashtirish;

Ishlarning topshirilishini nazorat qilish, arxiv ishini tashkil etish;

Uchrashuvlar va maslahatlar o'tkazish, maktabgacha ta'lim muassasasi va arxiv xodimlarining malakasini oshirish;

Maktabgacha ta'lim muassasasi xodimlarining ish joylari, ish joylari, mehnat sharoitlarini tashkil etish.

Maktabgacha ta'lim muassasasi xizmati xodimlarining faoliyati GSDOU talablarini hisobga olgan holda ishlab chiqilgan va tashkilot rahbari tomonidan tasdiqlangan lavozim yo'riqnomalari bilan tartibga solinadi.

PEI xizmatining faoliyati normativ-uslubiy hujjatlar, davlat va tarmoq standartlari bilan tartibga solinadi va ta'minlanadi.

Shunday qilib, hujjatlashtirish xizmati xodimlarining ishini tashkil etish quyidagi masalalarni hal qilishni o'z ichiga oladi - hujjatlashtirish xizmatining (idoralarning) aniq tashkiliy tuzilmasi, hujjatlar bilan ishlashni tashkil etishning eng oqilona shaklini tanlash.

Hujjatlashtirish xizmati sonining tarkibini belgilovchi asosiy omil - unda ishlaydigan xodimlarning standart soni. Ish jarayoniga qarab muassasalarni uchta asosiy shaklga (markazlashtirilgan, markazlashtirilmagan va aralash) va USSD bo'yicha toifalarga bo'lish mumkin:

DOW kontseptsiyasi nafaqat tashkiliy va ma'muriy hujjatlarni (an'anaviy ish yuritish bilan shug'ullanadi), balki tashkilotda u yoki bu tarzda qo'llaniladigan barcha hujjatlarni - ilmiy-texnikaviy, dizayn, muhandislik va boshqalarni qamrab oladi. Bu, shuningdek, "deb belgilangan hujjatning mutlaqo yangi turlariga taalluqlidir. axborot resurslari» - registrlar, registrlar, ma'lumotlar bazalari va ma'lumotlar banklari, Internet saytlari va boshqalar. Zamonaviy sharoitda ushbu turdagi barcha hujjatlar bilan ishlash tartibi va ularga kirish shartlari bir xil bo'lishi kerak. Boshqaruv qarori nafaqat ma'muriy hujjat asosida qabul qilinadi, u masalaning mohiyati bilan bog'liq barcha mumkin bo'lgan ma'lumotlarni tahlil qilishni o'z ichiga oladi. Menejerga real vaqtda mavjud bo'lgan bunday ma'lumotlar doirasi qanchalik keng bo'lsa, ehtimollik shunchalik yuqori bo'ladi muvaffaqiyatli yechim Muammolar.

Bu bilan bog'liq DOE ning ofis ishlariga nisbatan ikkinchi, asosiy xususiyati - bu axborotni qayta ishlashning yanada samarali texnologiyalaridan foydalanishni o'z ichiga oladi. DOE tizimi, qoida tariqasida, mahalliy va korporativ kompyuter tarmoqlarini o'z ichiga oladi, hujjatlar kompyuter yordamida yaratiladi, yoziladi va qayta ishlanadi. Taniqli rossiyalik mutaxassis, VNIIDAD direktori M.V.Larinning so'zlariga ko'ra, DOW atamasi "an'anaviy ish yuritishdan hujjat aylanishiga o'tish bosqichini" tavsiflaydi, uni "tashkilotning to'liq boshqaruv funktsiyasi" deb tushunadi. Boshqacha qilib aytganda, hujjatlarni qo'llab-quvvatlash va boshqarish funktsiyalarini birlashtirish istiqbollari mavjud.

Bunday vaziyatda maktabgacha ta'lim muassasalari uchun yangi texnologiyalarga o'tishning ikki tomonini - texnik va tashkiliy jihatdan farqlash juda muhimdir. Ulardan birinchisi kompyuter dasturlarini ishlab chiqish yoki sotib olish, kompyuterlarni sotib olish va o'rnatish, tarmoq aloqalarini o'rnatish va hokazolarni qamrab oladi. Bugungi kunda axborot texnologiyalari ishning bu tomoni fundamental muammolarni keltirib chiqarmaydigan rivojlanish darajasiga yetdi. . Muayyan qaror faqat tashkilotning moliyaviy imkoniyatlari bilan belgilanadi. Buyurtmachining xohishiga ko'ra va mavjud miqdor doirasida kerakli vositalar bilan ta'minlaydigan kompaniyani topish qiyin emas.

Yangi texnologiyalarga o'tish tegishli huquqiy va me'yoriy bazani, arxivni saqlashning puxta o'ylangan tizimini, tegishli muammolarning butun doirasini qamrab oladigan malakali ijrochilarni va (ehtimol, eng muhimi) menejerlarni talab qiladi. Ushbu shartlarsiz eng ilg'or texnologiyalar kutilgan natijani keltirmaydi. Keling, muammoning har ikki tomonini batafsil ko'rib chiqaylik.

Hozir mavjud avtomatlashtirilgan tizimlar DOWni uchta sinf yoki darajaga bo'lish mumkin. Birinchi darajali tizimlar (ularni qog'oz hujjat aylanishining avtomatlashtirilgan tizimlari deb ta'riflash mumkin) hujjatlarni xuddi shunday emas, balki kiruvchi va chiquvchi hujjatlar jurnallarining elektron analogi, ro'yxatga olish kartalari va boshqalarni ifodalovchi qo'shimcha hujjatlar bilan ishlaydi. Bugungi kunda ushbu darajadagi DOE ni avtomatlashtirish V davlat muassasalari o‘tgan deb hisoblash mumkin. Qog'oz hujjat aylanishi tizimlari bir qator bo'limlarda ishlaydi, ammo ularning cheklovlari allaqachon aniq tan olingan va ularni modernizatsiya qilish masalasi ko'tarilmoqda. Bunday tizimlarni o'z vaqtida, bugungi sharoitda joriy etmagan tashkilotlar ularni chetlab o'tib, darhol ikkinchi darajadan boshlashga moyildirlar.

Ikkinchi darajaning asosiy xususiyati tizimda har bir hujjatning toʻliq elektron versiyasining mavjudligi boʻlib, uning mazmuni boʻyicha toʻliq matnli qidiruvni amalga oshirish, hujjatni tashkilotning lokal tarmogʻi orqali oʻtkazish va hujjat almashish imkonini beradi. korporativ tarmoq yoki oddiy elektron pochta orqali tashqi (yuqori yoki quyi) tashkilotlar. Bunday tizimlar boy qidiruv imkoniyatlariga va ma'lumotlarga kirishni cheklash vositalariga ega, ko'pincha skanerlash va matnni aniqlash quyi tizimlarini (qog'oz hujjatlarning elektron versiyalarini yaratish uchun) o'z ichiga oladi. Ushbu darajada ma'lumotlardan foydalaniladigan ma'lumotlar bazasini tizimga integratsiya qilish mumkin bo'ladi boshqaruv faoliyati. Ularning yordami bilan hujjat aylanishini boshqarish qobiliyati keskin oshadi, lekin ularning narxi ancha yuqori - har bir ish joyi uchun taxminan yuzlab yoki hatto minglab dollar.

Elektron hujjatlarga qonuniy kuch berish qog'oz "ikkilamchi" dan voz kechish va to'liq elektron hujjat aylanishiga o'tish imkonini beradi, bunda chop etish, agar u saqlangan bo'lsa, faqat cheklangan doiraga ega bo'lgan elektron asl nusxaning qog'oz nusxasi sifatida amalga oshiriladi. . Yana bir talab to'g'ridan-to'g'ri bundan kelib chiqadi: chunki asl hujjat faqat shu erda mavjud elektron shakl, uning hayot aylanishining barcha bosqichlariga, jumladan, nafaqat yaratish va muomalaga, balki keyingi arxiv saqlashga ham bir xil e'tibor berish kerak.

Boy funktsiyalar to'plamiga qaramay, bunday tizimlarning barchasi bir nechta muhim cheklovlarga ega, bu ularni bir sinfga birlashtirishga imkon beradi. Birinchidan, ular so‘zning to‘liq ma’nosida elektron hujjatlar bilan emas, balki qog‘ozdagi hujjatlarning elektron nusxalari bilan ishlaydi. Shu bilan birga, tashkilotlarda qog'oz asl nusxalari mavjud bo'lib, ularning yuridik kuchi imzo va muhrlar bilan berilgan. Aynan mana shu an'anaviy hujjatlar majburiy arxiv saqlanishi kerak, ularning elektron versiyalari esa faqat amaliy qulaylik uchun foydalaniladi va saqlanadi. Shu sababli, bunday tizimlarda qo'llaniladigan dasturiy-apparat echimlari ma'lumotlarning autentifikatsiyasiga va uni uzoq muddatli arxivda saqlashga yomon yo'naltirilgan.

Ko'pincha tizimlarning izohlarida "tizim tashkilotdagi hujjatning to'liq hayot aylanishini qo'llab-quvvatlaydi: uni dastlabki ro'yxatdan o'tkazishdan tortib to ishdan chiqarishgacha" kabi iboralarni topish mumkin. Ayni paytda, ma'lumki, to'liq hayot aylanishi hech qanday holatda "biznes uchun hisobdan chiqarish" bilan cheklanmaydi. Ushbu holatga e'tibor bermagan holda, ko'plab tizimlar arxivni saqlash bosqichida hujjatning mazmuniga emas, balki faqat hujjatning mazmuniga kirishga imkon beradi - hujjatni yaratish yoki uni kiritish holatlarini aniqlashga imkon beradigan qo'shimcha ma'lumotlar. tizimga tashqaridan, uning hokimiyat organlari orqali o'tish yo'li va hokazo. To'g'risini aytganda, ishlab chiquvchilar tilida "elektron arxiv" deb ataladigan narsa professional nuqtai nazardan arxiv emas. Arxivlashni tashkil etishda uni yaratishda me'yoriy talablar, qoida tariqasida, hisobga olinmaydi.

Rossiya va MDH bozorlari endi katta tanlovni taklif qilmoqda dasturiy vositalar ikkinchi darajali maktabgacha ta'lim muassasalarini tashkil etish. Ulardan ba'zilari taniqli rus yoki qo'shma korxonalar tomonidan nisbatan mustaqil ravishda ishlab chiqilgan. Ular orasida eng mashhur va ommaboplari Delo tizimlari (ishlab chiqaruvchi - ZAO Electronic Office Systems) va Evfrat (Cognitive Technologies Ltd tomonidan ishlab chiqilgan).

Biroq, bunday tizimlarning ishlashi davomida ko'plab foydalanuvchilar ularning o'ziga xosligi ortiqcha narsadan ko'ra ko'proq minus degan xulosaga kelishadi: biron bir kompaniyaning mahsulotini taqdim etgan holda, tashkilot uning garoviga aylanadi. Ushbu kompaniya mutaxassislaridan tashqari hech kim bunday tizimni tuzatish, takomillashtirish va modernizatsiya qilishga qodir emas. Agar kompaniya biron sababga ko'ra o'z faoliyatini to'xtatsa yoki etakchi muallif-ishlab chiquvchilarni yo'qotsa, u tomonidan amalga oshirilgan barcha tizimlar ishlamasdan qoladi. texnik yordam, va ularni takomillashtirish va ertangi kun talablariga muvofiqlashtirish imkonsiz bo'lib qoladi.

Ushbu fikrlardan kelib chiqqan holda, ko'plab tashkilotlar foydalanuvchilarning keng doirasiga yo'naltirilgan va shuning uchun ancha ochiq bo'lishi kerak bo'lgan G'arb firmalarining tijorat mahsulotlari asosida yaratilgan tizimlar bilan shug'ullanishni afzal ko'radi. Bunday mahsulotlar moslashtirilgan dasturiy ta'minot paketlari - ma'lum bir mijozning ehtiyojlari uchun maxsus ilovalarni tezda yaratish uchun kuchli vositalar. Bu, albatta, maxsus bilimlarni ham talab qiladi, ammo bunday tizimlarda mutaxassislarni topish ancha oson. Qoida tariqasida, bunday reja xizmatlari o'zlarini "tizim integratorlari" deb ataydigan firmalar tomonidan taqdim etiladi. Bir nechta integratorlar o'rtasida tanlov qilish qobiliyati (va hatto to'g'ri iste'dod bilan ilovalarni yaratish yoki o'zgartirish o'zingizga) foydalanuvchilar nazarida mahalliy ishlanmalarning aniq afzalligi ham rus tilining morfologiyasini hisobga olgan holda to'liq matnli qidirish imkoniyati kabi ustunlik qiladi, bu, albatta, G'arb ishlab chiqarishining tijorat mahsulotlarida mavjud emas.

Rossiyada aniq afzallik beriladi dasturiy ta'minot to'plami Lotus Notes/Domino. Qizig'i shundaki, bu majmua G'arb bozorida hukmronlik qilmaydi. Rossiya Federatsiyasi Hukumati Devonining ekspert-eksperti V. N. Chernovning ma'ruzasida Lotus Notes / Domino majmuasi sotuvlarning qariyb 4 foizini tashkil etishi, shunga o'xshash "Documentation-4" majmuasi (bizda unchalik ma'lum emas) haqida ma'lumot beradi. mamlakat) G'arbiy bozorning 11% ga tegishli.

Maktabgacha ta'lim muassasalarining uchinchi bosqichga o'tish ulushi yuqoridagi tizimlar sertifikatlangan raqamli imzo vositalari bilan jihozlangan bo'lishi, shuningdek, arxivni saqlash bilan bog'liq muammolar majmuasini hal qilishi kerak. elektron hujjatlar. Ayni paytda, Rossiyada shunga o'xshash arxiv yaratish bo'yicha ishlar hali boshlanmagan va bu borada uning orqada qolishi taxminan besh yilni tashkil etadi. Tashqi ko'rinishdan keyin bunday arxivning yo'qligi qonunchilik bazasi uchinchi darajali maktabgacha ta'lim tizimiga o'tishda asosiy to'siq bo'lishi mumkin.

Shubhasiz, ideal holda, idoraviy elektron hujjat aylanishi tizimlari va davlat arxivini saqlash tizimi yagona, ko'proq tarkibiy qismlarga aylanishi kerak. umumiy tizim DOW, butun boshqaruv apparatini qamrab oladi. Ammo bugungi sharoitda bunday tizimni yagona reja asosida yaratish haqiqatga to‘g‘ri kelmaydigan ko‘rinadi. Turli bo'limlarning moliyaviy va kadrlar imkoniyatlari juda xilma-xildir va ulardagi hujjat aylanishi an'analari juda o'ziga xosdir. Boshqaruv o'zining maktabgacha ta'lim tizimini yaratish to'g'risida qaror qabul qilish uchun "pishib" bo'lgan hollarda, bu qaror odatda mavjud yoki boshqa bo'limlarda joriy etilayotgan shunga o'xshash tizimlarni hisobga olmagan holda qabul qilinadi.

Amalda, bu juda qiziq natijalarga olib keladi. Misol uchun, Moskvada maktabgacha ta'lim tizimlari shahar meriyasi darajasida ham, barcha tuman prefekturalarida ham joriy etilgan. Ammo shu bilan birga, ularning har biri alohida va, qoida tariqasida, boshqa tizim integratori tomonidan ishlab chiqilgan. Shahar meriyasidan prefekturaga kelayotgan hujjatning elektron versiyasini ushbu prefekturaning quyi bo‘g‘inlariga avtomatik ravishda jo‘natib bo‘lmaydi – ularning avtomatlashtirilgan tizimlari bir-biriga mos kelmaydi. Xuddi shu sababga ko'ra, turli prefekturalar hujjatlarning elektron versiyalarini o'zaro almashishlari mumkin emas. Bundan tashqari, agar turli bo'limlar turli xil EDS vositalarini joriy qilsalar, uchinchi darajali tizimlarga o'tish paytida o'zaro nomuvofiqlik meros bo'lib qolishi va hatto kuchayishi mumkin.

Shunday qilib, zamonaviy hujjat aylanishi xizmatlarining asosiy rivojlanishi ish yuritish jarayonlarini yanada axborotlashtirish va avtomatlashtirish, elektron hujjat aylanish tizimlarini joriy etish va tashkilotlarda ish yuritishni ushbu tizimlar talablariga muvofiq qayta tashkil etish yo‘nalishidadir.

§2. Boshqaruvni hujjatlashtirishning zamonaviy muammolari

Menejmentni hujjatli ta'minlashning bir qancha asosiy muammolari mavjud. Keling, ularni tartibda ko'rib chiqaylik.

Ogohlik muammosi. Tashkilot rahbariyati avtomatlashtirilgan ish yuritish tizimini (ASS) joriy etish zarur degan xulosaga kelishi uchun u hech bo'lmaganda bunday tizimlarning mavjudligi, ular nima uchun mo'ljallanganligi va ularni qanday amalga oshirish kerakligini bilishi kerak. Bundan tashqari, tashkilot rahbariyati bunday tizimlarni joriy etishning afzalliklarini aniq ko'rsatishi kerak.

ASD haqida ma'lumotlarning etishmasligi ularning turli xil avtomatlashtirilgan jarayonlarni boshqarish tizimlari, avtomatlashtirilgan boshqaruv tizimlari va boshqalar bilan bog'liqligiga olib keladi. Ko'pchilik 80-yillarda bunday tizimlarni amalga oshirishga savodsiz yondashishning qayg'uli tajribasini hali ham eslaydi, bu ASD haqida noto'g'ri qaror qabul qilishga olib keldi, bu korxonaga yangi va yaxshi narsa keltirmaydigan qimmatbaho o'yinchoq. Avtomatlashtirilgan ofis tizimlarini joriy etishning afzalliklari har doim ham aniq emas, chunki tashkilotning boshqaruv qobiliyatini yaxshilashning iqtisodiy samarasini baholash juda qiyin. Ernst & Young va Nortan Nolan institutlari tomonidan taqdim etilgan ma'lumotlarga ko'ra, elektron hujjat aylanish tizimini joriy qilgan korxonalar ish faoliyatini yaxshilaydi: ofisda ish unumdorligi 25-50% ga oshadi, hujjatlarni qayta ishlash vaqti 75% ga qisqaradi, joy xarajatlari Hujjatlarni saqlash uchun sarf-xarajatlar kamayadi. 80% ga.

Ushbu hisob-kitoblar G'arbiy bozor uchun qilingan va Rossiyada bu raqamlar boshqacha bo'lishi mumkin. Xususan, hujjatlarni saqlash maydonini qisqartirishdan olinadigan daromad ancha kam bo'lishi mumkin, chunki bizning mamlakatimizda faqat qog'oz hujjatlar yoki ularning mikronusxalari (mikrofilm va mikrofish) yuridik kuchga ega. Shu bilan birga, hujjatlarni qayta ishlash muddatini qisqartirish va ko'plab sohalarda hujjatlarni qayta ishlash jadvaliga qat'iy rioya qilish ASDni joriy etishdan katta iqtisodiy foyda keltirishi mumkin bo'lgan muhim ko'rsatkichdir.

Bunday tizimlarni joriy etish samaradorligi ko'p jihatdan tashkilot rahbariyati ASDni joriy etishda tashkiliy muammolarni hal qilish bilan qanchalik muvaffaqiyatli kurashayotganiga bog'liq.

tashkiliy muammolar. Har bir korxonada vaqt o'tishi bilan ma'lum bir tashkiliy tuzilma rivojlanadi (va har doim ham maqbul emas), o'ziga xos, faqat unga xos bo'lgan ish uslublari, boshqaruv va nazorat qilish usullari shakllanadi. Amalga oshirilgan ASD ko'p hollarda dastlab korxona jamoasi uchun "xorijiy organ" bo'lib chiqadi. Buning sababi shundaki, yaxshi qurilgan ASD o'ziga xos "lakmus testi" dir va korxonaning funktsional va tarkibiy tuzilishidagi ko'plab kamchiliklar ASDni amalga oshirish jarayonining birinchi bosqichlarida paydo bo'ladi.

Dilemma paydo bo'ladi: nima yaxshiroq va osonroq - mijoz bilan ishlarning qiyofasi va o'xshashligida ASD qurish yoki ASDning maksimal samaradorligiga erishish uchun uni qayta tashkil etish? Ushbu muammoni hal qilishda ikkita echim qo'llanilishi mumkin: texnik, ko'proq tizim yetkazib beruvchiga bog'liq va tashkiliy, bu butunlay mijozga bog'liq.

Barcha yaxshi ASDlar ma'lum bir mijozga moslashish qobiliyatiga ega, ammo hamma narsa o'z chegaralariga ega. Bundan tashqari, ofis ish tizimini ma'lum bir mijozga moslashtirish uchun muammoning aniq bayoni kerak, tercihen yozma ravishda qayd etiladi. Shu bilan birga, mijoz unga maksimal darajada moslashtirilgan tizimni oladi va eng muhimi, u pudratchi ishining natijalarini baholashning aniq mezonlariga ega bo'ladi. Afsuski, bunday hujjatlarni ishlab chiqish juda mashaqqatli. Ko'pincha, ASD uchun texnik xususiyatlarni ishlab chiqish tizimning o'zini amalga oshirishdan ko'ra ko'proq vaqt talab etadi.

Buni tushuntirish oson - bu bosqichda mijoz tashkilotining barcha bo'limlari nuqtai nazarini kelishib olish kerak, bu o'z-o'zidan oson ish emas. Ko'pincha ular bosqichni qisqartirishga harakat qilishadi (nega qo'shimcha pul to'lash kerak), bu mijoz o'z xodimlarining xohish-istaklarini qondiradigan narsani olishiga olib keladi, ammo: negadir bu tizim bilan ishlash hamma uchun noqulay. . Bundan tashqari, sinov muddati davomida uzluksiz pardozlash va o'zgartirishlar boshlanadi. Agar bundan keyin tizim tirik qolsa, u asl yaratilishdan butunlay farq qiladi. Bir yil o'tgach, yangi kelgan xodimlar adolatli savol berishadi: nega bu erda hamma narsa mantiqsiz? Faqat bitta javob bor va hamma biladi: bu tarixan sodir bo'lgan.

Biroq, faqat texnik choralar bilan boshqarish hali ham mumkin emas. Agar korxona ASDni amalga oshirishga asosan tashkiliy jihatdan tayyor bo'lmasa, unda bunday amalga oshirish juda qiyin yoki mutlaqo mumkin emas. Yaxshi o'xshatish, zaif shassisi bo'lgan mashinaga kuchliroq dvigatel o'rnatishga harakat qilishdir. Natija oldindan ma'lum. Zamonaviy ASDni uni amalga oshirishga tayyor bo'lmagan korxonada joylashtirish mumkin bo'lsa ham, mijoz bunday amalga oshirishdan hech qanday foyda olmaydi.

Ko'pincha, ASDni joriy etishdan haqiqiy iqtisodiy samaraga erishish uchun ishning ba'zi tamoyillarini o'zgartirish kerak bo'ladi. Xususan, har qanday avtomatlashtirilgan ish yuritish tizimini joriy etish buyurtmachi tashkilotdagi tashkiliy va ma'muriy hujjatlarni o'zgartirish bilan qo'llab-quvvatlanishi kerak (hech bo'lmaganda ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarni o'zgartirish kerak). Shunday qilib, agar rahbariyat uni amalga oshirish jarayonini yangi dasturiy ta'minotni (va, ehtimol, yangi asbob-uskunalar) sotib olishning oddiy harakati sifatida emas, balki murakkab tashkiliy-texnik loyiha sifatida ko'rib chiqsa, ASD ning sezilarli iqtisodiy samarasini berishi mumkin.

Afsuski, hozirda juda kam sonli mijozlar ADSni qo'llashdan oldin o'zlarining boshqaruv tizimini ko'rib chiqadilar. Bunday kuchli kirish bilan, psixologik omillar tufayli ofis ishi tizimini rad etish mumkin.

Psixologik muammolar. ASD mijoz korxonasi xodimlarining ko'pchiligini qanday ko'radi? Agar ular yuzaki ma'lumotlarga ega bo'lsa, unda korxona rahbariyati ASD ni ba'zida hujjatlarga beparvo munosabat tufayli yuzaga keladigan barcha muammolar uchun davo sifatida ko'radi va ijrochilar ASD elektron pochta va tanish muharrir o'rtasidagi narsa deb hisoblashadi.

Agar xodimlar ushbu tizimlar haqida ba'zi ma'lumotlarga ega bo'lsa, unda vaziyat katta darajada o'zgaradi. Ijrochilar ASD amalga oshirilgandan so'ng, rahbariyat o'zlarining barcha xatolaridan xabardor bo'lishiga qat'iy ishonch hosil qilishadi (bu qisman to'g'ri). Shu munosabat bilan, to'liq huquqli ASD tizimini joriy etish ko'pincha ijrochilar tomonidan sezilarli qarshilikka duch keladi - ular bundan keyin ular uchun yomonroq bo'lishini aniq bilishadi. Natijada, ba'zi bir kompromis varianti "fiskal" funktsiyalarsiz kiritiladi, ya'ni. xuddi shu Elektron pochta hujjatlarni boshqarish tizimi bilan birga.

Rahbariyatning fikricha, bu tizimdan faqat ularning buyurtmalarini xolisona nazorat qilish, hisobot ma’lumotlarini tayyorlashni tezlashtirish, sifatni oshirish va hujjatlarni qidirish vaqtini qisqartirishni kutish mumkin. Tizim joriy etilgandan so'ng uning bahosi keskin o'zgarishi mumkin. Va faqat keyinroq, tizim bilan ko'proq tanish bo'lgach, menejerlar to'satdan hayrat bilan ular ham uzoq vaqt davomida ish stolida chang to'playotgan kompyuterda ishlashlari kerakligini bilib olishadi. Eski maktabning ko'plab rahbarlari uchun bu psixologik to'siq bo'lib chiqadi. Ular uchun odatiy usullardan foydalangan holda odamlar bilan to'g'ridan-to'g'ri ishlash ancha oson: "gilamda" deb ataladi, "nasos berdi", qo'rquvni bo'ysunuvchining ko'zida ko'rdi - siz bejiz emas degan xulosaga kelasiz. stul olish. Bundan tashqari, rahbariyat ko'pincha G'arb mutaxassislari va'da qilgan imtiyozlar qayerdadir yo'qolganini aniqlaydi. Garchi bu muammoni hal qilish oddiy bo'lsa-da - barcha ijrochilar va menejerlarning stollarida ASDni joriy etish taklif qilindi va mijoz pulni tejaydi: u tizimni faqat tarkibiy bo'linmalarning kotiblari uchun o'rnatdi. Binobarin, bo‘limlar o‘rtasida ish tez va aniq amalga oshirilib, ularning ichida hammasi avvalgidek bo‘ladi.

Boshqa tomondan, ijrochilar ko'pincha CUD joriy etilishi bilan doimo uning orqasida turadigan boshqa xo'jayin paydo bo'lganini his qilishadi. Haqiqatan ham, agar xohlasangiz, bilib olishingiz mumkin: kim, nima, qachon va qancha. Ilgari rasmiylarni chalg'itish mumkin edi: ular yarim kun davomida barcha qavatlarni qidirishdi (garchi men kompyuterda o'ynagan bo'lsam ham), deyishadi. Shu bilan birga, juda muhim bir nuqta unutiladi - xuddi shu tizim pudratchiga haddan tashqari katta hajmdagi ishlarni yuklashga imkon bermaydi. To'g'ri, bu ma'lum bir tizimning sozlamalariga bog'liq, ammo nima uchun bu ish hajmi o'z vaqtida bajarilmaganligini tushuntirish uchun har doim imkoniyat bo'ladi. Shunday qilib, bu erda siz hali ham ehtiyotkorlik bilan o'ylashingiz kerak - ijrochilar mag'lub yoki g'olib bo'lib qoladilar. Mening fikrimcha, malakali ijrochilar o'z faoliyatini tashkil qilish uchun kuchli vosita va rahbariyat oldida o'z harakatlarini rag'batlantirish uchun juda jiddiy dalillarni olishadi.

Ammo yomon boshqaruv va beparvo xodimlar psixologik noqulaylik va ASD ni to'liq rad etishni boshdan kechiradilar. Xo'sh, agar bu faqat iste'foga chiqish xatida ifodalangan bo'lsa. Ko'pincha biz ASD kabi yangilikka har tomonlama qarshilik ko'rsatadigan qat'iy va mohir yashirin dushmanlarni olamiz, bu ularning muvaffaqiyatsizligi va korxona uchun foydasizligini aniq ko'rsatadi. Bundan ASDni joriy qilishda u yoki bu tarzda hal qilinishi kerak bo'lgan bir qator kadrlar muammolari kelib chiqadi.

Kadrlar muammosi. ASD ning joriy etilishi korxonadagi biznes-jarayonlarning barcha asosiy ishtirokchilari kompyuterda ishlay olishlarini nazarda tutadi. Aslida, bu yosh, nisbatan yaqinda tashkil etilgan tashkilot va firmalarda to'g'ri keladi. Ammo kompaniya rahbariyatining asosiy tayanchi 15-20 yil avval o'qitilgan bo'lsa, nima qilish kerak? Tajriba va kasbiy ko'nikmalar bo'yicha ular o'z lavozimlariga to'liq mos kelishi mumkin, ammo ular hech qachon shaxsiy kompyuterda o'qimagan yoki ishlamagan. Ularni maktabga yuborasizmi?

Ammo, qoida tariqasida, agar korxona ASD ni joriy etish zarurligi to'g'risida fikrga kelgan bo'lsa, unda bu korxonada mehnat intensivligi juda yuqori. Bu shuni anglatadiki, xodimlarni ish joyidan tashqari o'qitish deyarli mumkin emas va ixtiyoriy o'qitish samarasiz bo'lib chiqishi va faqat korxona xodimlarining asabiylashishiga olib kelishi mumkin.

Bir vaqtlar, SAPR (hech bo'lmaganda elektronika sanoatida) joriy etilganda, "eski gvardiya" ni qayta tayyorlashdan ko'ra, eski dizaynerlarni ishdan bo'shatish va yosh xodimlarni (universitet bitiruvchilari) ishga olish arzonroq deb hisoblangan. Afsuski, bu yondashuv ASDni amalga oshirishda qo'llanilmaydi, chunki ushbu tizimning asosiy foydalanuvchilari tashkilot rahbariyatining yuqori va o'rta boshqaruvchilari hisoblanadi.

Eksperimental tarzda topilgan ushbu vaziyatdan chiqishning yagona yo'li quyidagilardan iborat: tizim ma'murlarini ish joyidan tashqari o'qitish; foydalanuvchini ish joyida emas, balki mijozning binolarida o'qitish; buyurtmachi tashkilotda pudratchi xodimlarining doimiy ishtiroki bilan uzoq muddatli sinov muddati.

Shunday qilib, hujjatli boshqaruvni qo'llab-quvvatlashning bir nechta asosiy muammolari mavjud: xabardorlik muammosi, tashkiliy muammolar, psixologik muammolar va kadrlar muammosi. Har qanday muassasa, qanday profil bo'lishidan qat'i nazar, bu muammolarga duch keladi. O'z tashkilotining ishini yaxshilash zarurati to'g'risida qaror qabul qilishda (shu jumladan hujjatlarni avtomatlashtirish orqali) har qanday rahbariyat ushbu muammolarni hal qilishga e'tibor berishi kerak.

2-BOB

§1. Belgorod viloyati uchun Federal ro'yxatga olish xizmatida hujjatlar bilan ta'minlashni tashkil etish

Belgorod viloyati bo'yicha Federal ro'yxatga olish xizmati idorasi 2005 yil 1 yanvardan boshlab o'z nomini oldi (ilgari Belgorod viloyati adliya boshqarmasi, keyin Rossiya Adliya vazirligining Belgorod viloyati bo'yicha boshqarmasi) va Federal ro'yxatga olish xizmatining hududiy organi hisoblanadi. U o'z faoliyatida Rossiya Federatsiyasi Konstitutsiyasiga, federal konstitutsiyaviy qonunlarga, federal qonunlarga, Rossiya Federatsiyasi Prezidenti va Rossiya Federatsiyasi Hukumatining hujjatlariga amal qiladi. Rossiya Federatsiyasining xalqaro shartnomalari, Rossiya Federatsiyasi Adliya vazirligining normativ-huquqiy hujjatlari, Federal ro'yxatga olish xizmatining hujjatlari. Bo'lim yuridik shaxs hisoblanadi, Rossiya Federatsiyasi Davlat gerbi tasviri tushirilgan muhrlarga, o'z nomi va Rossiya Federatsiyasi Davlat gerbi tasviri tushirilgan shtamplarga, blankalarga, bank hisob raqamlariga ega.

Belgorod viloyati bo'yicha Federal ro'yxatga olish xizmati idorasining asosiy vazifalari:

1. Belgilangan vakolatlar doirasida Belgorod viloyatida adliya sohasidagi davlat siyosatining amalga oshirilishini ta'minlash;

2. Huquqiy makonning birligini ta'minlash;

3. O'z vakolatlari doirasida inson va fuqaroning huquq va erkinliklarini himoya qilishni ta'minlash.

Boshqarish funktsiyalari:

Belgorod viloyati normativ-huquqiy hujjatlarining federal reestrini belgilangan tartibda yuritish;

Belgorod viloyatining normativ-huquqiy hujjatlarining Rossiya Federatsiyasi Konstitutsiyasi va federal qonun hujjatlariga muvofiqligini huquqiy ekspertizadan o'tkazish;

Organlar tomonidan qabul qilingan normativ-huquqiy hujjatlarning davlat hisobi davlat hokimiyati Belgorod viloyati, Rossiya Adliya vazirligi tomonidan belgilangan tartibda;

Rossiya Adliya vazirligi tomonidan belgilangan tartibda federal reestrdan ma'lumotlarni davlat hokimiyati va mahalliy hokimiyat organlariga, yuridik va jismoniy shaxslarga taqdim etish.

Munitsipalitetlarning ustavlarini va munitsipalitetlarning nizomlariga federal qonunlarga muvofiq o'zgartish va qo'shimchalar kiritish to'g'risidagi me'yoriy-huquqiy hujjatlarni davlat ro'yxatidan o'tkazish.

Rossiya Federatsiyasi Adliya vazirligi tomonidan belgilangan tartibda xalqaro shartnomalar va Rossiya Federatsiyasi qonunchiligiga muvofiq hujjatlarni tiklash bo'yicha fuqarolarning murojaatlarini hal qilishni ta'minlash.

Federal ro'yxatga olish xizmatining hududiy organlari qaror qabul qiladi davlat ro'yxatidan o'tkazish barcha tashkiliy-huquqiy shakllardagi notijorat tashkilotlari, iste'mol kooperativlari, davlat hokimiyati organlari, boshqa davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari, shuningdek, davlat va shahar muassasalari. Nodavlat notijorat tashkilotlarining ayrim tashkiliy-huquqiy shakllarini (uy-joy mulkdorlari shirkatlari, bog‘dorchilik, bog‘dorchilik va dacha notijorat birlashmalari) soliq organlari tomonidan davlat ro‘yxatidan o‘tkazish amaldagi qonun hujjatlariga ziddir. Bunday ro'yxatga olishni tugatish to'g'risidagi tegishli xat Federal Soliq xizmatiga yuborildi.

Belgorod viloyati uchun Federal ro'yxatga olish xizmati quyidagi bo'limlarni o'z ichiga oladi:

1. Ma'muriy va boshqaruv xodimlari;

2. Qabul bo‘limi – hujjatlarni rasmiylashtirish;

3. USRRni o'tkazish va qabul qiluvchilarni ro'yxatga olish bo'limi;

4. Turar-joy binolariga bo'lgan huquqlarni va aktsiyadorlik shartnomalarini ro'yxatga olish bo'limi;

5. Ipoteka ro'yxatga olish bo'limi, huquqlar noturarjoy binolari va yirik huquq egalari bilan o'zaro munosabatlar bo'yicha;

6. Huquqlarni ro'yxatga olish bo'limi yer;

7. Ro'yxatga olingan huquqlar to'g'risidagi ma'lumotlarni berish bo'limi;

8. Ish yuritish bo'limi;

9. Kafedra tashkiliy yordam, rejalashtirish va nazorat faoliyati;

10. Kafedra davlat xizmati va xodimlar;

11. Moddiy-texnik ta'minot bo'limi;

12. Davlat sirlarini saqlash, maxsus va safarbarlik ishlari boshqarmasi;

13. Axborot texnologiyalari va kommunikatsiyalarini rivojlantirish boshqarmasi;

14. Jamoat va diniy birlashmalar bilan ishlash boshqarmasi;

15. Advokatura va notariat sohasida nazorat bo‘limi;

16. Fuqarolik holati dalolatnomalarini davlat ro‘yxatidan o‘tkazish sohasida nazorat va nazorat departamenti;

17. Faoliyatni nazorat qilish bo'limi o'zini o'zi tartibga soluvchi tashkilotlar, arbitraj menejerlari;

18. Huquqiy ta'minlash va sud himoyasi bo'limi.

Federal ro'yxatga olish xizmatining Belgorod viloyati boshqarmasida ofis vazifalarini tartibga solish uchun hujjatlarni yaratish va ko'chirish tartibini tartibga soluvchi ish yuritish bo'yicha yo'riqnoma yaratildi. U ish yuritish tizimini belgilaydi, maxfiy bo'lmagan hujjatlar va fuqarolarning xatlari bilan ishlash qoidalari va tartibini belgilaydi.

Huquqiy asos Yo'riqnomaning qoidalari Rossiya Federatsiyasining amaldagi qonunchiligi, tartibga soluvchi talablar Rossiya Federatsiyasining tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning davlat standartlari, Davlat hujjat aylanishi tizimi (GSDOU), shuningdek idoraviy arxivlar faoliyatining asosiy qoidalari, Rossiya Federatsiyasi Prezidentining farmoni bilan tasdiqlangan Federal ro'yxatga olish xizmati to'g'risidagi nizom. Federatsiya 2004 yil 13 oktyabrdagi 1315-son, Rossiya Federatsiyasi Adliya vazirligining 2004 yil 3 dekabrdagi 183-son buyrug'i bilan tasdiqlangan Rossiya Federatsiyasi sub'ekti (sub'ektlari) uchun Federal ro'yxatga olish xizmatining hududiy organi to'g'risidagi umumiy nizom. , Vaqtinchalik ko'rsatma Federal ro'yxatga olish xizmatining 2005 yil 14 iyundagi 77-sonli buyrug'i bilan tasdiqlangan Federal ro'yxatga olish xizmatida ish yuritish bo'yicha, ish yuritish bo'yicha boshqa me'yoriy hujjatlar.

Ish yuritishni tashkil etishga uslubiy rahbarlik qilish va ushbu Yo‘riqnoma talablariga rioya etilishini nazorat qilish devonning tashkiliy-nazorat bo‘limi tomonidan amalga oshiriladi. Ushbu Yo'riqnomada nazarda tutilgan hujjatlar bilan ishlash qoidalari va tartibi boshqarmaning barcha xodimlari uchun majburiydir. Ushbu Yo'riqnomada nazarda tutilgan hujjatlar bilan ishlash qoidalari va tartibi boshqarmaning barcha xodimlari uchun majburiydir.

Idoraning davlat xizmatchilari (keyingi o‘rinlarda xodimlar deb yuritiladi) Yo‘riqnoma talablariga rioya etilishi, rasmiy hujjatlar va ulardagi ma’lumotlarning saqlanishi uchun javobgardir. Xodimlar hujjatlar yo'qolganligi to'g'risida darhol tegishli tarkibiy bo'linma boshlig'iga xabar beradi. Bu haqda tarkibiy bo‘linma rahbari Devonning tashkiliy-nazorat bo‘limiga ma’lum qiladi. Tashkiliy-nazorat bo‘limi boshlig‘i hujjatlarning yo‘qolishi to‘g‘risida boshqarma boshlig‘ining rahbarlik qiluvchi o‘rinbosariga xabar beradi, u xizmat tekshiruvini tayinlaydi va tekshirish natijalari to‘g‘risida boshqarma boshlig‘iga xabar beradi. Hujjatlar yo‘qolganligida davlat xizmatchisining aybi aniqlangan taqdirda u qonun hujjatlarida belgilangan tartibda intizomiy, moddiy va boshqa javobgarlikka tortiladi.

Ta'tilga chiqayotganda, kasal bo'lganida yoki xizmat safariga ketayotganda, davlat xizmatchisi tarkibiy bo'linma boshlig'ining ko'rsatmasi bilan o'zi rasmiylashtirgan hujjatlarni boshqa xodimga topshiradi, ishdan bo'shatilgandan keyin u tayinlangan hujjatlarni topshiradi. unga.

Idoraning tarkibiy bo‘linmalarida ish yuritishni tashkil etish, fuqarolardan kelgan hujjatlar va xatlar bilan ishlash bo‘yicha ushbu Yo‘riqnomada belgilangan qoidalar va tartiblarga rioya etilishi uchun ularning rahbarlari javobgardirlar. Tarkibiy bo'linmalarda ish yuritish ushbu bo'linmalar rahbarlari tomonidan tayinlangan xodimlar tomonidan amalga oshiriladi.

Hujjatlar bilan ishlashning qog'ozsiz texnologiyasiga o'tish uchun elektron axborot tizimlari qo'llaniladi. Ofisda qo‘llaniladigan hujjatlashtirilgan axborotni qayta ishlashning avtomatlashtirilgan texnologiyalari ushbu Yo‘riqnoma talablariga javob berishi kerak.

Federal ro'yxatga olish xizmatining Belgorod viloyati boshqarmasida ish yuritish bo'yicha yo'riqnoma quyidagi bo'limlarni o'z ichiga oladi:

Umumiy holat.

Hujjatlar (hujjatlarni yaratish).

Hujjatlar aylanishi (Idorada hujjatlarning harakatlanishi).

Hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish.

Fuqarolarning murojaatlari bilan ishlash tartibi.

Cheklangan tarqatishning mulkiy ma'lumotlari bilan ishlash tartibi.

Nusxalash ishlari.

Chop etish va shakllar.

Ishlarni shakllantirish, ularni arxivga topshirish, arxiv hujjatlaridan foydalanish.

Ga muvofiq Umumiy ta'minot Rossiya Federatsiyasi Adliya vazirligining 2004 yil 03 dekabrdagi 183-son buyrug'i bilan tasdiqlangan Rossiya Federatsiyasi sub'ekti (sub'ektlari) uchun Federal ro'yxatga olish xizmatining hududiy organi bo'yicha idora boshlig'i o'z vakolatlari doirasida buyruqlar va ko'rsatmalar chiqaradi. vakolatiga ega, ularning bajarilishini tashkil qiladi va nazorat qiladi.

Buyruqlar (ko'rsatmalar) asosida va ularga muvofiq chiqariladi federal qonunlar, Rossiya Federatsiyasi Prezidentining farmonlari va farmoyishlari, Rossiya Federatsiyasi Hukumatining farmonlari va farmoyishlari, Rossiya Federatsiyasi Adliya vazirligining, Federal ro'yxatga olish xizmatining buyruqlari va buyruqlari, shuningdek tashabbuskorlik asosida va amalga oshirishi shart. amal qilish:

Rossiya Federatsiyasi qonunchiligi;

Rossiya Federatsiyasi Adliya vazirligining Nizomi;

Federal ro'yxatga olish xizmatining hujjatlari;

Idoraning ilgari qabul qilingan hujjatlari, agar hujjatda ularni bekor qilish yoki o'zgartirish nazarda tutilmagan bo'lsa.

Buyruqlar (buyruqlar) loyihalari Devonning tegishli tarkibiy bo‘linmalari tomonidan uning rahbariyati topshirig‘i yoki bo‘linmalarning o‘z tashabbusi bilan o‘z vakolatlari doirasida tayyorlanadi.

Tarkibiy bo'linma boshlig'i bevosita ijrochiga buyruq (buyruq) loyihasini tayyorlash bo'yicha ko'rsatma berib, hujjatni tayyorlash bo'yicha aniq va aniq topshiriqlar berishga va muddatlarni belgilashga majburdir.

Federal qonunlar, Rossiya Federatsiyasi Prezidentining farmonlari va farmoyishlari, Rossiya Federatsiyasi Hukumatining qarorlari va farmoyishlari, Rossiya Federatsiyasi Adliya vazirligining hujjatlari, Rossiya Federatsiyasi Hukumatining qarorlari va farmoyishlarini bajarish uchun buyruq (ko'rsatma) loyihasini tayyorlash muddati. Federal ro'yxatga olish xizmati, qoida tariqasida, agar boshqacha belgilanmagan bo'lsa, o'n kalendar kundan oshmasligi kerak.

Eng muhim va murakkab buyruqlar (buyruqlar) loyihalarini, shuningdek federal tuzilmalarning boshqa hududiy organlari bilan birgalikda chiqariladigan aktlarni tayyorlash uchun ishchi guruhlar tuzilishi mumkin.

Davlat ro‘yxatidan o‘tkazishni rad etish to‘g‘risidagi bildirishnomalar va xabarlar loyihalari idoraning tegishli tarkibiy bo‘linmalari tomonidan tayyorlanadi.

Bildirishnomalar matni ishonchli va asosli ma’lumotlarni o‘z ichiga olishi, amaldagi qonunlar va boshqa me’yoriy hujjatlarga muvofiq bo‘lishi, turli talqinlarga yo‘l qo‘ymasligi, puxta tahrirlangan, aniq va real bo‘lishi kerak.

Tashkiliy va ma'muriy hujjatlar loyihalarini tayyorlashda ulardagi ko'rsatmalarni ushbu masala bo'yicha ilgari chiqarilgan hujjatlar bilan bog'lash kerak.

Ofis hujjatlarning uchta asosiy oqimini ajratadi:

1. munitsipalitetlardagi uchinchi tomon tashkilotlari va bo'limlaridan keladigan hujjatlar (kirish);

2. munitsipalitetlardagi boshqa tashkilot va idoralarga yuborilgan hujjatlar (chiqish);

3. tarkibiy bo'linmalarda yaratilgan va boshqarma markaziy apparati xodimlari tomonidan boshqaruv jarayonida foydalaniladigan hujjatlar (ichki).

Departamentga kelib tushgan yozishmalarni qabul qilish, qayta ishlash, hisobga olish va tarqatish boshqarmaning tashkiliy-nazorat bo‘limi xodimlari tomonidan amalga oshiriladi.

Idoraning tarkibiy bo‘linmalari xodimlari tomonidan boshqa tashkilotlarning mansabdor shaxslaridan olingan hujjatlar boshqarmaning tashkiliy-nazorat bo‘limiga ro‘yxatdan o‘tkazish uchun majburiy ravishda o‘tkazilishi shart.

Ochilishdan oldin pochta jo'natmalari ularning qadoqlash xavfsizligi va to'g'ri manzillanishi tekshiriladi. Noto'g'ri yetkazilgan yozishmalar pochta bo'limiga qaytariladi yoki egasiga yuboriladi. Ro'yxatdan o'tgan xatlar pochta registrlaridagi yozuvlarga nisbatan tekshiriladi.

Tashkiliy-nazorat bo'limida barcha konvertlar ochiladi ("shaxsan" va "tanlov uchun" deb belgilangan konvertlardan tashqari). Paketda raqami ko'rsatilgan hujjat yoki unga qo'shimchalar mavjud bo'lmaganda, shuningdek paketda ko'rsatilgan raqam bilan ilova qilingan hujjatning raqami o'rtasida nomuvofiqlik bo'lsa yoki hujjat shikastlangan bo'lsa, dalolatnoma tuziladi. uch nusxada tuziladi. Dalolatnoma paketni ochgan xodim va tashkiliy-nazorat bo'limi boshlig'i yoki o'rinbosari tomonidan imzolanadi. Dalolatnomaning bir nusxasi tashkiliy-nazorat bo'limida qoladi, ikkinchisi kiruvchi hujjatga ilova qilinadi, uchinchisi jo'natuvchiga yuboriladi.

Kiruvchi hujjatlar konvertlari yo‘q qilinadi, faqat ulardan jo‘natuvchining manzili, ilova raqami, jo‘natilgan va topshirilgan sanani belgilash mumkin bo‘lgan hollar bundan mustasno, shuningdek fuqarolarning murojaatlari va arizalari hamda xorijiy yozishmalar kelib tushgan hollar bundan mustasno.

Barcha kiruvchi xat-xabarlar (fuqarolar murojaatlari, shaxsiy yozishmalardan tashqari) boshqarmaning tashkiliy-nazorat bo‘limida majburiy markazlashtirilgan ro‘yxatga olinadi. Elektron ma'lumotlar bazasi mavjud bo'lmaganda idorada hujjatlarni hisobga olish ro'yxatga olish jurnallarida amalga oshiriladi. Kiruvchi, chiquvchi va ichki hujjatlar alohida qayd qilinadi.

Qabul qilingan hujjatning old tomonining pastki o'ng burchagida ro'yxatga olish muhri qo'yiladi, unda hujjatning qabul qilingan sanasi va kiruvchi yozishmalar kitobiga muvofiq ro'yxatga olish raqami to'g'risidagi ma'lumotlar mavjud. Chiquvchi yozishmalar bo‘limi tomonidan berilgan ro‘yxatga olish raqami tarkibiy bo‘linma indeksi, hujjatning tartib raqami va hujjatni imzolagan mansabdor shaxs familiyasining bosh harflaridan iborat bo‘ladi, masalan: 8/226-A, 12/342. -B, 4/123-C, 13/112-Sh .

Kiruvchi hujjatlar to'g'risidagi asosiy ma'lumotlar idoraning elektron ma'lumotlar bazasining ro'yxatga olish shakllariga kiritiladi. Axborot muvofiqligiga erishish uchun ro'yxatga olish jurnallarida buxgalteriya hujjatlari uchun rekvizitlarning quyidagi tarkibi o'rnatiladi:

Bo'limning ro'yxatga olish raqami;

muxbir;

Hujjatning nomi;

Hujjat sanasi;

Chiquvchi hujjat raqami;

Qaror (ijrochi, buyruq mazmuni, muddati, qaror muallifi, qaror chiqarilgan sana);

Ofisda ro'yxatdan o'tkazilmaydigan hujjatlar ro'yxati:

Ma'lumot olish uchun yuborilgan hujjatlarning nusxalari;

tabrik xatlari;

taklifnomalar;

Buxgalteriya hujjatlari (hisob-kitoblar, to'lov topshiriqlari va boshqalar);

Bosma nashrlar (kitoblar, jurnallar, axborotnomalar);

Statistik hisobot shakllari.

Hujjatlarni dastlabki ko‘rib chiqish devonning tashkiliy-nazorat bo‘limi tomonidan qabul qilingan hujjatlarni boshqarma boshlig‘i va uning o‘rinbosarlari tomonidan nazorat qilinadigan xizmatlar bo‘yicha majburiy ko‘rib chiqilishi talab qilinadigan hujjatlarga taqsimlash maqsadida amalga oshiriladi. hujjatning mazmuni.

Federal qonunlar, Rossiya Federatsiyasi Prezidentining farmonlari, farmoyishlari, Rossiya Federatsiyasi Hukumatining, Belgorod viloyati gubernatori qarorlari, farmoyishlari, Belgorod viloyati hukumati yig'ilishlari bayonnomalarida keltirilgan ko'rsatmalar, buyruqlar, buyruqlar. , Rossiya Federatsiyasi Adliya vazirligining ko'rsatmalari, Rosregistration, parlament va deputatlik so'rovlari va murojaatlari, ularni nazorat ostiga olish zarurati maqsadida tashkiliy-nazorat bo'limi ko'rib chiqiladi. Ushbu turdagi hujjatlar bo'lim boshlig'iga va uning o'rinbosarlariga mavjud vazifalar taqsimotiga muvofiq ma'lum qilinadi.

Hisobot uchun boshqarma boshlig‘iga yoki uning o‘rinbosarlariga yuboriladigan hujjatlarga ilgari ro‘yxatdan o‘tkazilgan, qog‘ozga bosilgan, havolalari bo‘lgan va ushbu masalani ko‘rib chiqish uchun tegishli bo‘lgan hujjatlarning elektron kartochkalari ilova qilinadi.

Bo‘lim boshlig‘i yoki uning o‘rinbosarlarining qarorlari bilan hujjatlar tegishli qarorni hujjatning elektron kartochkasiga kiritish va hujjatni ijrochilarga o‘tkazish uchun tashkiliy-nazorat bo‘limiga qaytariladi. Agar bir nechta ijrochilar bo'lsa, u holda hujjatning asl nusxasi mas'ul ijrochiga, hujjatning nusxalari esa qolgan ijrochilarga o'tkaziladi.

Tashkiliy-nazorat bo‘limi elektron kartochkada qaror qabul qilish uchun faqat boshqarma boshlig‘i tomonidan tayinlangan birinchi ijrochidan qabul qilinadi. Rezolyutsiya hujjatning birinchi sahifasida matnsiz bo'sh joyga qo'yilgan. Qarorlarni kiritish uchun belgilangan namunadagi blankalardan foydalanish mumkin.

Devonning tarkibiy bo‘linmalarida bevosita ish yuritish ushbu bo‘linmalarning davlat xizmatchilariga yuklanadi, ularning vazifalariga (rasmiy nizomlarga muvofiq) shular kiradi.

Idoraning tarkibiy bo‘linmalarida elektron ma’lumotlar bazasi mavjud bo‘lmagan hollarda hujjatlarni hisobga olish ro‘yxatga olish jurnallarida amalga oshiriladi. Kiruvchi, chiquvchi va ichki hujjatlar alohida qayd qilinadi.

Boshqarma boshlig'i yoki uning o'rinbosarlari tomonidan imzolangan chiquvchi hujjatlarga rioya qilinadi yagona kirish tashkiliy-nazorat bo'limida. Ushbu hujjatlar bo'limga uch nusxada taqdim etiladi:

Birinchi nusxa (asl nusxa) va unga qo'shimchalar qabul qiluvchiga yuboriladi;

Ikkinchi nusxasi (nusxasi) vizalar bilan tashkiliy-nazorat bo‘limida qoladi;

Uchinchi nusxa (tasdiqlangan nusxa) ga qaytariladi tarkibiy bo'linma Boshqaruv.

Departament boshlig'i va uning o'rinbosarlari tomonidan imzolangan chiquvchi hujjatlarga chiqish hujjati beriladi ro'yxatga olish raqami tashkiliy-nazorat bo'limida.

Boshqarmada tuzilgan va xodimlar tomonidan boshqaruv jarayonida foydalaniladigan hujjatlar ichki hisoblanadi. Ichki hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish ro'yxatga olish jurnallarida bevosita tarkibiy bo'linmalarda amalga oshiriladi va tashkiliy-nazorat bo'limida ro'yxatdan o'tkazilmaydi.

Ichki hujjatning chiquvchi ro'yxatga olish raqami ikki qismdan iborat:

2. Idoraning tarkibiy bo'linmasi tomonidan berilgan ro'yxatga olingan hujjatlar qatoridagi tartib raqami.

Roʻyxatdan oʻtkazilgandan soʻng 1-nusxadagi koʻrsatilgan hujjatlar tashkiliy-nazorat boʻlimiga yoki mehnat vazifalariga (mehnat nizomlariga muvofiq) ish yuritish kiritilgan tarkibiy boʻlinmaning davlat xizmatchisiga yuborish uchun yuboriladi.

Departament boshlig'i va uning o'rinbosarlari tomonidan imzolangan Rossiya Federatsiyasi Prezidenti Administratsiyasiga, Rossiya Federatsiyasi Hukumati Devoniga, Davlat Dumasi idoralariga va Federal Majlisning Federatsiya Kengashiga yuborilgan chiqish xatlari. Rossiya Federatsiyasi, Rossiya Federatsiyasi Prezidentining federal okruglardagi vakolatli vakillari, Rossiya Federatsiyasi Adliya vazirligi va Federal ro'yxatga olish xizmati Feldsvyaz tomonidan yuborilgan, agar rahbariyat tomonidan boshqacha ko'rsatma bo'lmasa.

Belgorod viloyatidagi federal ijroiya organlarining hududiy organlariga, Belgorod viloyatining davlat hokimiyati organlariga va Belgorod shahri va Belgorod viloyatining mahalliy hokimiyatlariga yuborilgan hujjatlar kurer orqali yuboriladi. Ushbu yozishmalar reestr bo'yicha ro'yxatga olinadi.

Pochta orqali jo'natish uchun hujjatlarni qayta ishlash Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2005 yil 15 apreldagi 221-sonli qarori bilan tasdiqlangan pochta aloqasi xizmatlarini ko'rsatish qoidalariga muvofiq tashkiliy-nazorat bo'limi tomonidan amalga oshiriladi.

Hujjatlar ro'yxatdan o'tgan pochta orqali konvertlarda yuboriladi. Konvertlarda adresat, uning pochta indeksi va manzili, shuningdek pastki chap burchakda - yuborilayotgan hujjatning raqami ko'rsatilgan. Bir vaqtning o'zida bitta manzilga yuborilgan hujjatlar bitta konvertga joylashtiriladi.

Ro'yxatdan o'tgan xatlar uch nusxada tuzilgan inventar bo‘yicha pochta orqali topshiriladi. Unda hujjat raqamlari, jo'natilgan sana, manzil va jo'natish turi ko'rsatilgan. Inventarizatsiyaning ikki nusxasi pochta bo'limiga topshiriladi, uchinchisi tashkiliy-nazorat bo'limida qoladi. Pochta bo'limidan qaytarilgan, buyurtma xat jo'natilganligini tasdiqlovchi inventar nusxasi tashkiliy-nazorat bo'limining tegishli ishiga qo'yiladi.

Boshqarmaning tashkiliy-nazorat bo‘limi chiquvchi hujjatlar nusxalariga yuborilgan sana ko‘rsatilgan holda muhr qo‘yadi.

Huquqiy hujjatlar quyidagi bosqichlardan o'tadi:

1. Qabul qilish bosqichi. Ushbu bosqichda mas'ul xodim jismoniy va yuridik shaxslardan hujjatlarni qabul qiladi, shuningdek, qabul qilingan hujjatlarni huquqiy ekspertizadan o'tkazadi. Ishini tugatgandan so'ng, hujjatlarni qabul qilgan xodim o'zi tugatgan hujjatlarni qabul qilish bosqichini yopadi. Keyin u mas'ul ijrochini tayinlash bilan mualliflik huquqini ro'yxatdan o'tkazish bosqichini qo'shadi. Ro'yxatga olish bosqichi kiritilgandan so'ng, ushbu papka tayinlangan mas'ul registratorning qayta ishlanmagan papkalari ro'yxatiga kiritiladi.

2. Ro'yxatga olish bosqichi. Mas'ul ro'yxatga oluvchi qabul qilish bosqichidan kelib tushgan ishlarni ro'yxatga oluvchilar o'rtasida taqsimlaydi. Ushbu jildni ro'yxatdan o'tkazish bosqichida ishlarni taqsimlashda yangi ijrochi tayinlanadi. Ro'yxatga olish bosqichi tugagandan so'ng, ijrochi tegishli ro'yxatga olish bosqichini yopadi. Va ushbu bosqichning ijrochisini ko'rsatgan holda hujjatlarni berish bosqichini belgilaydi.

3. Qaytish bosqichi. Agar ro'yxatga olish jarayonida ishni qonuniy qayta ko'rib chiqish uchun qaytarishni talab qiladigan xatolar aniqlansa, bu holda ishning qo'shimcha bosqichini - ishni qayta ko'rib chiqish uchun qaytarishni qo'shish kerak. Ushbu bosqichning ijrochisi sifatida ushbu papka uchun hujjatlarni qabul qilgan xodimni tayinlang. Hujjatlarni qayta huquqiy tahlil qilishni tugatgandan so'ng, hujjatlarni qabul qilish bosqichini amalga oshirgan xodim qaytarish bosqichini yopishi kerak.

4. Arxivlash. Ro'yxatga olish bosqichi tugagandan so'ng, papkalar tarqatish uchun topshiriladi. Muayyan papka uchun hujjatlar berilgandan so'ng, ish arxivga o'tkaziladi. Ushbu bosqichni kompyuterda ko'rsatish uchun siz arxivlashning yangi bosqichini qo'shishingiz va mas'ul ijrochini tayinlashingiz kerak.

Belgorod viloyati bo'yicha Federal ro'yxatga olish xizmati ko'chmas mulk ob'ektlarini avtomatlashtirilgan hisobga olish, jismoniy va yuridik shaxslarni yaratish va hujjatlarni yaratish uchun mo'ljallangan "Yustitsiya" avtomatlashtirilgan axborot tizimidan (AIS) foydalanadi. Ob'ektlar o'zgartirilganda "Adliya" AISda ro'yxatdan o'tish ko'chmas mulk ob'ektlari (THE) qo'shilishi, bo'linishi yoki ajralishi holatlarida amalga oshiriladi. Shu bilan birga, yangi tashkil etilgan ob'ektlar to'g'risidagi yozuvlar USRRning yangi bo'limlarida tuziladi va yangi kadastr raqamlari bilan huquqni tasdiqlovchi hujjatlarning yangi holatlari ochiladi. Agar Yagona davlat reestri bo'limi tashkil etilgan ko'chmas mulk ob'ekti bo'linishi, mavjud ob'ektlarning qo'shilishi yoki bunday ob'ektlardan ajralib chiqishi yoki kadastr raqamini o'zgartirishga olib kelgan boshqa sabablar natijasida shakllangan bo'lsa, ustun. "Oldingi kadastr raqami" oldingi ob'ektlarning kadastr raqamlarini ko'rsatadi.

Agar USRR bo'limi tashkil etilgan ULAR yangi ob'ekt (ob'ektlar) uchun manba bo'lib, o'z faoliyatini to'xtatsa, yangi ob'ektning (ob'ektlarning) kadastr raqami "Keyingi kadastr raqami" ustunida aks ettiriladi.

Ular aylantirilganda, o'zgartirilgan ob'ekt(lar) mavjud bo'lishni to'xtatadi. Ko'chmas mulk ob'ektining mavjudligi tugashi bilan u bilan bog'liq USRR bo'limi yopiladi. "Ob'ektni tugatish (o'zgartirish) to'g'risidagi yozuv" ustunida bo'lim yopilgan hujjatlarning rekvizitlari mavjud. II kichik bo'limdagi yozuvlar bekor qilinadi va tugatish yozuvi varaqasi chop etiladi.

"Hujjatlar-asoslar" ustuniga hujjatlar kiritiladi, ular asosida ularni o'zgartirish amalga oshiriladi. Masalan, o'zgartirish to'g'risidagi ariza - ob'ektlarni birlashtirishda, sud qarori - ob'ektlarni bo'lishda va boshqalar. ULAR yorlig'ida bo'linishda - umumiy ob'ekt, qo'shilishda - qo'shilishdan keyin hosil bo'lgan ob'ekt. Yuridik ekspert YHQda o'zgartirish to'g'risidagi yozuvni shakllantirishning to'g'riligini tekshiradi. Ob'ektlarni birlashtirishda "Obyektni aylantirish ustasi" "Birlashtirish" rejimida qo'llaniladi. Ob'ektlarni bo'lish holatida Ob'ektni aylantirish ustasi Split rejimida qo'llaniladi. Agar oldingi yoki keyingi kadastr (shartli raqamlar) ga konvertatsiya qilmasdan bo'limlarni belgilash zarur bo'lsa, siz "Tarixiy aloqani o'rnatish (birlashma)" yoki "Tarixiy aloqani (ajratish) o'rnatish" rejimida konvertatsiya qilish ustasidan foydalanishingiz kerak. Ob'ektlarning o'zgarishi tranzaksiya natijasida sodir bo'lishi mumkin.

Ikkita variant mavjud:

a) Bitim mazmunini ifodalovchi shartnoma davlat ro'yxatidan o'tkazilishi kerak. Agar bitta shartnoma mavjud bo'lsa (shuning uchun faqat bitta operatsiya mavjud bo'lsa), u holda kiritish bosqichida har bir ob'ekt uchun bitimni ro'yxatdan o'tkazish vazifasi yaratiladi, lekin bitta operatsiyani ro'yxatga olish raqami ko'rsatilgan (ya'ni, topshiriqlardan birida, ro'yxatga olish raqami bog'langan). Boshqa ob'ektda tegishli tekshiruv bosqichida, xuddi shu raqam va ro'yxatdan o'tkazilgan sana bilan bitim yozuvi ham ko'rsatiladi. Agar bir nechta shartnomalar mavjud bo'lsa, qancha shartnomalar mavjud bo'lsa, shuncha bitimlar ro'yxatga olinadi. Shunga ko'ra, kiritish bosqichida bitim tuzilgan ob'ektlarning har biri uchun tranzaktsiyalarni ro'yxatga olish vazifalari yaratiladi. Huquqiy ekspertiza bosqichida bitim ham ob'ekt bo'yicha ro'yxatga olinadi.

b) Bitim mazmunini ifodalovchi shartnoma davlat ro'yxatidan o'tkazilmaydi. Kirish bosqichida huquqlarni ro'yxatga olish bo'yicha vazifalar tanlanadi. Huquqiy ekspertiza bosqichida huquq va huquqning o'tishi ro'yxatga olinadi.

Hujjatlarning qiymatini tekshirishni tashkil etish va o'tkazish uchun Belgorod viloyati bo'yicha Federal zaxira kengashida doimiy ekspert komissiyasi (EK) tuzilmoqda. Idoraning ekspert komissiyasining funksiyalari va huquqlari, shuningdek uning ishini tashkil etish Idoraning buyrug‘i bilan tasdiqlanadigan EK to‘g‘risidagi nizom bilan belgilanadi.

Idorada hujjatlarning qiymatini ekspertizadan o‘tkazish ishlar nomenklaturasini tuzishda amalga oshiriladi; ishlarni shakllantirishda va hujjatlarning ishlarga tegishliligini tekshirishda; ishlarni keyingi saqlash uchun tayyorlashda va hokazo. Da yillik tarkibiy bo‘linmalarda hujjatlarning qiymatini ekspertizadan o‘tkazish, idora arxiviga topshirish uchun doimiy va vaqtincha (10 yildan ortiq) saqlanadigan hujjatlarni tanlash, shuningdek yo‘q qilinishi kerak bo‘lgan vaqtincha saqlash muddati bo‘lgan hujjatlarni, muddatlarini tanlash; ulardan foydalanish muddati tugagan.

Doimiy saqlash uchun hujjatlarni tanlash ularni saqlash muddatlari ko‘rsatilgan hujjatlar ro‘yxatlari va tarkibiy bo‘linmaning ish nomenklaturasi (jamlanma nomenklaturadan ko‘chirma) bo‘yicha ishlarni ko‘rib chiqish yo‘li bilan amalga oshiriladi. Saqlash uchun hujjatlarni tanlash va yo'q qilish uchun ajratishga faqat ishlarning sarlavhalari asosida yo'l qo'yilmaydi. Doimiy saqlash holatlari varaqma-varaq ko'rib chiqilgan taqdirda, hujjatlarning ikki nusxadagi nusxalari, qoralamalar, hujjatlarning shakllanmagan nusxalari va vaqtincha saqlash muddati bo'lgan hujjatlar olib qo'yiladi.

Departament arxiviga topshirish uchun doimiy va vaqtincha (10 yildan ortiq) saqlanadigan hujjatlarni tanlash bilan bir vaqtda, saqlash muddati o‘tgan vaqtincha (10 yilgacha) saqlanadigan ishlar va hujjatlarni tanlash tarkibiy bo‘linmalarda amalga oshiriladi. . Shu bilan birga, ishlarning nomenklaturasida "kerak bo'lgunga qadar (DMN)", "auditni o'tkazish (tugatish) sharti bilan" va boshqalar kabi belgilar hisobga olinadi.

Tegishli muddatga hujjatlarni yo'q qilish uchun tanlash va ularni yo'q qilishga ajratish to'g'risida dalolatnoma tuzish shu davr uchun doimiy saqlash uchun ishlarning yig'ma inventarlarining yillik bo'limlari tuzilgandan keyin amalga oshiriladi. Ushbu inventarizatsiya va aktlar bir vaqtning o'zida EK yig'ilishlarida ko'rib chiqiladi. EK tomonidan tasdiqlangan dalolatnomalar doimiy saqlash hollari inventarlari belgilangan tartibda kelishilgandan keyingina boshqarma rahbariyati tomonidan tasdiqlanadi. Shundan so'ng, idora ushbu aktlarga kiritilgan ishlarni yo'q qilishga haqli.

Ishlar, agar ular uchun nazarda tutilgan saqlash muddati dalolatnoma tuzilgan yilning 1 yanvarigacha o'tgan bo'lsa, ularni yo'q qilishga ajratish to'g'risidagi dalolatnomaga kiritiladi. Masalan, 2005 yilda tugallangan uch yillik saqlash muddati bo'lgan ishlar 2009 yil 1 yanvardan kechiktirmay tuziladigan dalolatnomaga kiritilishi mumkin, besh yillik saqlash muddati - 2011 yil 1 yanvardan oldin.

Doimiy, vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlash va shaxsiy tarkibning rasmiylashtirilgan hujjatlari bilan bo‘lim arxiviga topshiriladi. Ishlarni topshirish faqat inventarizatsiya bo'yicha ularni saqlash va tarkibiy bo'linmada foydalanish uchun ikki yillik muddat tugaganidan keyin amalga oshiriladi. Vaqtinchalik (10 yilgacha) saqlash holatlari boshqa joyga o'tkazilmaydi, tarkibiy bo'linmalarda saqlanadi va saqlash muddati o'tgandan keyin belgilangan tartibda yo'q qilinishi kerak.

Tuzilmaviy bo‘linma tomonidan ishlarni idora arxiviga topshirish uchun tayyorlashda arxiv xodimi birinchi navbatda ularning to‘g‘ri shakllantirilishi, rasmiylashtirilishi va inventarga kiritilgan ishlar sonining yig‘ma nomenklaturaga muvofiq taqdim etilgan ishlar soniga muvofiqligini tekshiradi. idoraning ishlari bo'yicha. Shu bilan birga, ishlarni shakllantirish va bajarishda aniqlangan kamchiliklar Federal ro'yxatga olish xizmatining Belgorod viloyati bo'yicha boshqarmasining tarkibiy bo'linmasi xodimlari tomonidan bartaraf etiladi.

Har bir ishni qabul qilish idora arxivi xodimi tomonidan tarkibiy bo‘linma xodimi ishtirokida amalga oshiriladi. Shu bilan birga, unga kiritilgan har bir ish bo'yicha inventarizatsiyaning ikkala nusxasida ishning mavjudligi to'g'risida belgi qo'yiladi. Inventarizatsiyaning har bir nusxasi oxirida amalda qabul qilingan ishlarning soni, ishlarni qabul qilish - topshirish sanasi, shuningdek tashkiliy-nazorat bo'limi boshlig'i va ishlarni topshirgan shaxsning imzolari ko'rsatiladi. raqamlar va so'zlar bilan.

Ishlar bilan bir qatorda hujjatlar uchun ro'yxatga olish fayllari yoki elektron asoslar o'tkazilgan hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish va rasmiylashtirish to'g'risidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olgan ma'lumotlar. Har bir fayl shkafi yoki ma'lumotlar bazasining nomi inventarga kiritilgan.

Tuzilmaviy bo'linma tarkibidan chiqarilgan yoki uning tarkibi o'zgargan taqdirda, ushbu tarkibiy bo'linmaning ish yuritish uchun mas'ul xodimi mavjud bo'lgan barcha hujjatlarni fayllarga shakllantiradi, fayllarni rasmiylashtiradi va ularni arxivga topshiradi. saqlash muddatidan qat'i nazar, idora. Ishlarni topshirish ishlarning tavsiflari va ishlarning nomenklaturasi bo'yicha amalga oshiriladi.

Ishlarni arxivga o‘tkazish tashkiliy-nazorat bo‘limi tomonidan tuzilgan, tarkibiy bo‘linmalar rahbarlari bilan kelishilgan va boshqarma buyrug‘i bilan tasdiqlangan jadval asosida amalga oshiriladi.

Shunday qilib, Belgorod viloyati bo'yicha Federal ro'yxatga olish xizmati federal qonunlar va mahalliy normativ-huquqiy hujjatlar bilan belgilangan tartibda munitsipalitetlarning normativ-huquqiy hujjatlarini ro'yxatga olish, tegishli tekshirish va hisobga olishni amalga oshiradi. Belgorod viloyati bo'yicha Federal ro'yxatga olish xizmati o'z ishida ko'chmas mulk ob'ektlarini avtomatlashtirilgan hisobga olish, jismoniy va yuridik shaxslarni yaratish va hujjatlarni yaratish uchun mo'ljallangan "Yustitsiya" avtomatlashtirilgan axborot tizimidan (AIS) foydalanadi. Boshqarma tomonidan amalga oshiriladigan ish yuritish jarayonlarining butun majmuasi amaldagi normativ-huquqiy hujjatlarga mos keladi.

§2. Belgorod viloyati bo'yicha Federal ro'yxatga olish xizmati idorasining rasmiy qoidalari

Davlat xizmatchilari va ishchilari uchun ikki dam olish kuni - shanba va yakshanba bilan besh kunlik rasmiy (ish) haftasi belgilanadi.

3. Departamentning davlat xizmatchilari va xodimlari uchun quyidagi ish (ish) soatlari belgilanadi:

Xizmatning (ishning) boshlanish vaqti - 9 soat 00 daqiqa;

Xizmatning (ishning) tugash vaqti - 18 soat 00 daqiqa;

Juma kunlari xizmatning (ishning) tugash vaqti 16 soat 45 minut.

Ishlamaydigan bayramdan oldingi rasmiy (ish) kunning davomiyligi bir soatga qisqartiriladi.

SSSRdan hujjatlar va ma'lumotlarni qabul qilish, berishni ta'minlaydigan, ma'muriy reglamentlar talablariga muvofiq fuqarolarni qabul qiluvchi davlat xizmatchilari (xodimlari) uchun - ma'lum bir faoliyat sohasida davlat funktsiyalarini bajarish uchun Boshqarma boshlig'i tomonidan xizmatning (ishning) boshqa boshlanish va tugash vaqti belgilanishi mumkin.

Davlat xizmatchilari va xizmatchilarni dam olish va ishlamaydigan kunlarda xizmatga (ishlashga) jalb qilish bayramlar hollarda boshqarma boshlig‘ining buyrug‘i bilan ularning yozma roziligi bilan amalga oshiriladi qonun bilan belgilanadi Rossiya Federatsiyasi.

Qabul qilish, hujjatlar va ma'lumotlarni USRR berishni ta'minlaydigan mutaxassislar uchun dam olish va ovqatlanish uchun tanaffus, shuningdek ma'muriy qoidalar talablariga muvofiq fuqarolarni muayyan faoliyat sohasida davlat funktsiyalarini bajarish uchun qabul qilish; 12:00 dan 15:00 daqiqagacha vaqt oralig'ida belgilanadi. Dam olish va ovqatlanishning aniq vaqti kafedra mudiri tomonidan belgilanadi.

Boshqa guruhlarning davlat xizmatidagi lavozimlarini egallagan davlat xizmatchilari va federal davlat xizmatining lavozimlari bo'lmagan lavozimlarni egallagan xodimlar uchun xizmat shartnomasiga (mehnat shartnomasiga) muvofiq tartibsiz rasmiy (ish) kuni belgilanishi mumkin.

6. Davlat xizmatchilariga yillik haq toʻlanadigan taʼtil beriladi, ular asosiy toʻlanadigan taʼtil va qoʻshimcha haq toʻlanadigan taʼtillardan (ish staji uchun yillik qoʻshimcha haq toʻlanadigan taʼtil va tartibsiz ish kuni uchun yillik qoʻshimcha haq toʻlanadigan taʼtildan) iborat.

Davlat xizmatining asosiy lavozimlarini egallagan davlat xizmatchilariga yillik asosiy to'lanadigan ta'til 35 kalendar kun, boshqa guruhlarga - 30 kalendar kun, federal davlat xizmatining lavozimiga kirmaydigan lavozimlarni egallagan xodimlarga - 28 kalendar kun.

Ish stajiga ko‘ra yillik qo‘shimcha haq to‘lanadigan ta’tilning davomiyligi davlat xizmatining har bir yili uchun bir kalendar kuni hisobidan hisoblanadi.

Muntazam bo'lmagan rasmiy (ish) kuni uchun yillik qo'shimcha haq to'lanadigan ta'tilning davomiyligi:

Federal davlat davlat xizmatining asosiy lavozimlarini almashtirgan davlat xizmatchilari uchun - 10 kalendar kun;

Federal davlat davlat xizmatining etakchi lavozimlarini almashtirgan davlat xizmatchilari uchun - 8 kalendar kun;

Federal davlat davlat xizmatining yuqori lavozimlarini almashtirgan davlat xizmatchilari uchun - 6 kalendar kun;

Federal davlat davlat xizmatining kichik lavozimlarini almashtirgan davlat xizmatchilari uchun - 4 kalendar kun;

federal davlat xizmatining lavozimlari bo'lmagan lavozimlarni egallagan xodimlar - 3 kalendar kun.

Yillik haq to'lanadigan ta'tilning umumiy davomiyligini hisoblashda yillik asosiy to'lanadigan ta'til ish staji uchun yillik qo'shimcha haq to'lanadigan ta'tilga qo'shiladi. Davlat xizmatining asosiy lavozimlarini egallab turgan davlat xizmatchilari uchun yillik asosiy haq toʻlanadigan taʼtilning va ish stajiga doir yillik qoʻshimcha haq toʻlanadigan taʼtilning umumiy muddati 45 kalendar kundan, boshqa guruhlardagi davlat xizmatchilari uchun esa 40 kalendar kundan oshmasligi kerak.

Muntazam bo'lmagan mansabdor (ish) kuniga qo'shimcha ta'til ushbu bandda nazarda tutilgan yillik haq to'lanadigan ta'tildan ortiq miqdorda beriladi.

Ta'til jadvali har bir kalendar yili uchun tuzilmaviy va tashkilotlarning takliflari asosida tuziladi alohida bo'linmalar Boshqaruv va barcha davlat amaldorlari va ishchilarga etkazilgan.

Shunday qilib, Federal Ro'yxatga olish xizmatining Belgorod viloyati boshqarmasining ish jadvali idora xodimlarining ish tartibini, ish vaqtining davomiyligini belgilaydi va tartibga soladi, dam olish rejimini ta'minlaydi va ish vaqtining miqdori va tartibini belgilaydi. idora xodimlariga ta'tillar berish. Umuman olganda, ushbu hujjat tashkilotning mehnat faoliyatini tartibga soladi va uning ishlab chiqarish vazifalarini bajarish samaradorligini ta'minlashga xizmat qiladi.

§3. Belgorod viloyati uchun Federal ro'yxatga olish xizmatida hujjatlarni qo'llab-quvvatlashning mavjud muammolari va ularni hal qilish yo'llari

2009 yil 19 martda Federal ro'yxatga olish xizmatining Belgorod viloyati bo'limining hujjatli ta'minoti bo'yicha so'rovi doirasida muassasa xodimlari o'rtasida hujjat ta'minotining mavjud muammolari va ularni hal qilish yo'llarini aniqlash uchun so'rov o'tkazildi. . Xodimlarga quyidagi savollarni o'z ichiga olgan anketalar berildi:

1. Sizning pozitsiyangiz;

2. Siz qanday hujjatlar bilan ishlaysiz? (buyruq-ko'rsatma, shartnoma, xizmat-memorandum, kiruvchi xat, chiquvchi xat, kerak bo'lganda tagiga chizish), boshqa;

3. Hujjatlarni muvofiqlashtirishda ishtirok etasizmi?

4. Nima kompyuter dasturlari Hujjatlar bilan ishlashda foydalanasizmi?

5. Sizningcha, sizning bo'linmangiz va umuman muassasangizning yanada samarali va sifatli ishlashi uchun nima qilish kerak?

a) hujjatlar bilan ishlashning normativ-huquqiy bazasini takomillashtirish;

b) xodimlarning mehnat majburiyatlarini moslashtirish;

v) xodimlarning kompyuterni bilish darajasini oshirish;

d) tizimni o'rnatish elektron ro'yxatga olish hujjatlar;

e) elektron hujjat aylanishi tizimini yaratish;

f) buyruqlar bajarilishini nazorat qiluvchi shaxsni tayinlaydi;

g) xodimlar uchun malaka oshirish kurslarini tashkil etish;

h) hujjatlar bilan ishlash bo'yicha yangi shtat birligini joriy etish.

So'rov yakunida tegishli eslatma va eslatmalarga ega bo'lgan 43 ta to'ldirilgan anketalar qaytarib olindi. Qabul qilingan javoblarni tahlil qilish tashkilotdagi hujjatlarni qo'llab-quvvatlash holatini aniqlash, turli bo'limlar xodimlarining hujjatlar bilan ishlashda ko'pincha duch keladigan muammolarni aniqlash imkonini beradi.

Deyarli barcha xodimlar o'z ishlarida "Adolat" dasturidan foydalanadilar, ba'zilari esa qo'shimcha ravishda Registratordan foydalanadilar. Anketalarda hech qanday elektron hujjat aylanishi tizimiga yoki ularning o'xshashligiga havolalar yo'q. Shunga qaramay, xodimlarning yarmidan ko'pi Belgorod viloyati bo'yicha Federal ro'yxatga olish xizmatida elektron hujjat aylanishi tizimini joriy etish zarurligini ta'kidlamoqda, bu esa turli xil hujjatlar bilan ishlashni osonlashtiradi, shuningdek hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish uchun hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazishda. . .

Xodimlarning yarmi o'z ishini huquqiy qo'llab-quvvatlash darajasidan, uni tartibga solishning etarli darajada emasligidan va ularning aniq chegaralarini belgilashdan norozi. rasmiy vazifalar. Bunday xodimlar muassasa xodimlarining mehnat majburiyatlarini aniqlashtirish va ishlab chiqish orqali ushbu holatni o'zgartirish zarurligini ko'rsatadilar. batafsil ko'rsatmalar bu hisobda.

So'roq paytida, Belgorod viloyati Federal Ro'yxatga olish xizmati xodimlari o'z faoliyatini huquqiy qo'llab-quvvatlashdan, shuningdek, uni tartibga solish darajasidan norozi bo'lib, tegishli tadbirlar orqali muassasa xodimlari uchun malaka oshirishni tashkil etish zarurligini ko'rsatdilar. , shu jumladan seminarlar, malaka oshirish kurslari va boshqalarni tashkil etish.

Belgorod viloyati bo'yicha Federal ro'yxatga olish xizmati xodimlarining so'rovida maksimal ovozlar ko'rsatmalarning bajarilishini nazorat qiluvchi shaxsni tayinlash, shuningdek hujjatlarni etkazib berish uchun yangi kurerlik shtat birligini tayinlash uchun berilgan. tegishli organlar. Ammo Federal ro'yxatga olish xizmatining ma'lum bir qismi hujjatlar bilan ishlash uchun yangi shtat birligini joriy etishni noo'rin deb hisoblasa ham. Shunga ko'ra, ko'rsatmalarning bajarilishini nazorat qilish uchun mas'ul bo'lgan mutaxassis yarim kunlik xodim sifatida ishlashi va Belgorod viloyati bo'yicha Federal Ro'yxatga olish xizmatining allaqachon ishlaydigan xodimlaridan yollanishi kerak.

Respondentlar kompyuter va boshqa orgtexnika bilimi darajasini oshirishga, shuningdek, hujjatlar bilan ishlash bo‘yicha yangi shtat birligini joriy etish imkoniyatlarini ko‘rib chiqishga eng kam qiziqish bildirgan. Bu bizga Belgorod viloyati bo'yicha Federal ro'yxatga olish xizmati xodimlarining fikriga ko'ra, tashkilot xodimlari juda zich joylashgan va qo'shimcha xodimlarga muhtoj emas degan xulosaga kelishimizga imkon beradi. Uning texnik ko'nikmalari darajasi bajarilgan vazifalarga juda mos keladi va xodimlarni o'qitish ularning kompyuter savodxonligi bilan emas, balki asosiy bilimlarga ega bo'lishi bilan bog'liq bo'lishi kerak. kasbiy bilim, egallab turgan lavozimiga ko'ra ko'nikma va qobiliyatlar.

So'rov natijalarini tahlil qilish Belgorod viloyati Federal ro'yxatga olish xizmatidagi maktabgacha ta'lim muassasalarini, boshqaruvni hujjatlashtirishning asosiy muammolarini aniqlashga imkon beradi va bu erda asosiy muammolar quyidagilardir:

Xodimlar orasida ijro intizomining past darajasi;

Muassasada ish yuritishni avtomatlashtirish dasturlari mavjud emas.

Shunday qilib, Belgorod viloyati bo'yicha Federal ro'yxatga olish xizmati xodimlari o'z faoliyati davomida duch keladigan muammolarni aniqlash uchun o'tkazilgan so'rov natijalariga ko'ra, bo'linmalar o'z faoliyati davomida samarali ishlamayapti degan xulosaga kelish mumkin. kadrlar va Belgorod viloyati bo'yicha Federal ro'yxatga olish xizmati xodimlariga o'z rahbariyatiga mavjud vaziyatni o'zgartirish bo'yicha choralar ko'rish masalasini qo'yishni taklif qiladi, xususan:

Muassasa bo‘limlari rahbarlariga bo‘limlar to‘g‘risidagi nizomni va ularning xodimlarining lavozim yo‘riqnomalarini takomillashtirish bo‘yicha takliflar kiritish;

Har bir bo'limni ushbu bo'linma va umuman barcha xodimlarning faoliyat turiga tegishli huquqiy hujjatlar bilan ta'minlash;

muassasaning tarmoq xususiyatlarini hisobga olgan holda tashkilotda elektron hujjat aylanishi tizimini joriy etish masalasini ko‘tarish;

Kuryerning yangi shtat birligini joriy etishni taklif qilish.

XULOSA

Hozirgi vaqtda hujjat boshqaruvi deganda muassasa, tashkilot va korxona funktsiyalarini amalga oshirish jarayonida hujjatlashtirish va hujjatlarni boshqarishni tashkil qilishni qamrab oladigan faoliyat tushuniladi. Ushbu kontseptsiya nafaqat tashkiliy va ma'muriy hujjatlarni (ular bilan an'anaviy ish yuritish asosan shug'ullanadi), balki tashkilotda u yoki bu tarzda ishlatiladigan barcha hujjatlarni - ilmiy-texnikaviy, dizayn, muhandislik va boshqalarni qamrab oladi. Shuningdek, u "axborot resurslari" deb ta'riflangan hujjatning tubdan yangi turlariga - registrlar, registrlar, ma'lumotlar bazalari va ma'lumotlar banklari, Internet saytlari va boshqalarga taalluqlidir. Zamonaviy sharoitda ushbu turdagi barcha hujjatlar bilan ishlash tartibi va ularga kirish shartlari bir xil bo'lishi kerak.

Boshqaruvni hujjatlashtirish bo'yicha zamonaviy xizmatlarni rivojlantirish ish yuritish jarayonlarini yanada axborotlashtirish va avtomatlashtirish, elektron hujjat aylanish tizimlarini joriy etish va tashkilotlarda ish yuritishni ushbu tizimlar talablariga muvofiq qayta qurish yo'nalishida amalga oshiriladi.

Menejmentni hujjatli ta'minlashning bir nechta asosiy muammolari mavjud: xabardorlik muammosi, tashkiliy muammolar, psixologik muammolar va kadrlar muammosi. Har qanday muassasa, qanday profil bo'lishidan qat'i nazar, bu muammolarga duch keladi. O'z tashkilotining ishini yaxshilash zarurati to'g'risida qaror qabul qilishda (shu jumladan hujjatlarni avtomatlashtirish orqali) har qanday rahbariyat ushbu muammolarni hal qilishga e'tibor berishi kerak.

Dissertatsiya ishining amaliy qismi Federal ro'yxatga olish xizmatining Belgorod viloyati boshqarmasi asosida amalga oshirildi va muassasadagi hujjatlarni tekshirish, uning ishini tashkil etish, shuningdek, muassasa xodimlarining so'rovini o'z ichiga oldi. ishdagi mavjud kamchiliklarni aniqlash maqsadida.

Federal ro'yxatga olish xizmatining Belgorod viloyati bo'limi federal qonunlar va mahalliy normativ-huquqiy hujjatlarda belgilangan tartibda munitsipalitetlarning me'yoriy-huquqiy hujjatlarini ro'yxatga olish, zarur tekshirish va hisobga olishni amalga oshiradi. Belgorod viloyati bo'yicha Federal ro'yxatga olish xizmati o'z ishida ko'chmas mulk ob'ektlarini avtomatlashtirilgan hisobga olish, jismoniy va yuridik shaxslarni yaratish va hujjatlarni yaratish uchun mo'ljallangan "Yustitsia" avtomatlashtirilgan axborot tizimidan (AIS) foydalanadi. Boshqarma tomonidan amalga oshiriladigan ish yuritish jarayonlarining butun majmuasi amaldagi normativ-huquqiy hujjatlarga mos keladi.

Federal Ro'yxatga olish xizmatining Belgorod viloyati boshqarmasining ish jadvali idora xodimlarining ish tartibini, ish vaqtining davomiyligini belgilaydi va tartibga soladi, dam olish rejimini ta'minlaydi va ta'til berish miqdori va tartibini belgilaydi. idorasi xodimlariga. Umuman olganda, ushbu hujjat tashkilotning mehnat faoliyatini tartibga soladi va uning ishlab chiqarish vazifalarini bajarish samaradorligini ta'minlashga xizmat qiladi.

Federal ro'yxatga olish xizmatining Belgorod viloyati bo'limining hujjatli ta'minoti bo'yicha so'rov doirasida muassasa xodimlari o'rtasida hujjat ta'minotining mavjud muammolari va ularni hal qilish yo'llarini aniqlash uchun so'rov o'tkazildi. So'rov yakunida tegishli eslatma va eslatmalarga ega bo'lgan 43 ta to'ldirilgan anketalar qaytarib olindi. Qabul qilingan javoblarni tahlil qilish tashkilotdagi boshqaruvni hujjatli qo'llab-quvvatlash holatini aniqlash, mavjud muammolarni aniqlash va hozirgi vaqtda ushbu muammolarni hal qilish variantlarini ko'rib chiqish imkonini beradi.

Belgorod viloyati uchun Federal ro'yxatga olish xizmatining hujjatlarni qo'llab-quvvatlashda quyidagi muammolarni aniqlash mumkin:

Har bir xodimning vazifalarini etarlicha aniq va batafsil tartibga solish;

Xodimlar orasida ijro intizomining yuqori darajada emasligi;

Muassasa ish yuritishni avtomatlashtirish dasturlari yo'qligi;

Kompyuter dasturlarini yomon bilish.

Xulosalarga asoslanib, Belgorod viloyati bo'yicha Federal ro'yxatga olish xizmati xodimlariga mavjud vaziyatni o'zgartirish choralarini ko'rish masalasini ko'tarishni taklif qilish mumkin, xususan:

Muassasaning tegishli bo‘linmalari rahbarlariga bo‘limlar to‘g‘risidagi nizom va ularning xodimlarining lavozim yo‘riqnomalarini ishlab chiqish va takomillashtirishni taklif qilish;

Har bir bo‘limni ushbu bo‘linma faoliyati turiga oid huquqiy hujjatlar bilan ta’minlash;

Tashkilotning tarmoq xususiyatlarini hisobga olgan holda tashkilotda elektron hujjat aylanishi tizimini joriy etish masalasini ko'taring va Belgorod viloyati bo'yicha Federal ro'yxatga olish xizmati xodimlari tomonidan allaqachon foydalanilgan elektron hujjat aylanishi tizimlarini takomillashtirishga harakat qiling;

Ko'rsatmalarning bajarilishini nazorat qilish uchun inspektorni tayinlash;

Belgorod viloyati bo'yicha Federal ro'yxatga olish xizmati hamkorlik qiladigan tegishli organlarga har xil turdagi hujjatlarni yanada ishonchli va soddalashtirilgan tarzda etkazib berish uchun kurerning yangi shtat birligini joriy etishni taklif qiling.

ADABIYOTLAR

Manbalar

1. "Axborot, axborot texnologiyalari va axborotni himoya qilish to'g'risida" 2006 yil 27 iyuldagi 149-FZ-sonli Federal qonuni [Elektron resurs]. - elektron. Dan. - Kirish rejimi: http://www.akdi.ru/GD/proekt/097699GD.SHTM.

2. 2002 yil 10 yanvardagi 1-FZ-sonli Federal qonuni «Elektron raqamli imzo" // Rossiya gazetasi. - 2002. - 14 yanvar.

3. GOST R 51141–98. Ofis ishlari va arxivlash. Shartlar va ta'riflar. - M.: IPK standartlari nashriyoti, 1998. - 89 b.

4. GOST R 6.30–2003. USD. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarga qo'yiladigan talablar. - M.: IPK Standartlar nashriyoti, 2003. - 20 b.

5. Davlat hujjatlarini boshqarish tizimi. Asosiy qoidalar. Hujjatlar va hujjatlarni qo'llab-quvvatlash xizmatlariga qo'yiladigan umumiy talablar (SSSR Bosh arxivi kollegiyasi tomonidan 1988 yil 27 aprelda tasdiqlangan; SSSR Bosh arxivining 1988 yil 25 maydagi 33-son buyrug'i) [Elektron resurs]. - elektron. Dan. - Kirish rejimi: http://www.directum.ru/gsdou.htm.

6. Federal ijro etuvchi hokimiyat organlarida ish yuritish bo'yicha odatiy ko'rsatmalar (Rossiya Federatsiyasi Madaniyat va ommaviy kommunikatsiyalar vazirligining 2005 yil 8 noyabrdagi 536-son buyrug'i bilan tasdiqlangan) [Elektron resurs]. - elektron. Dan. - Kirish rejimi: http://www.directum.ru/348539.aspx.

7. Federal ro'yxatga olish xizmatining Belgorod viloyati bo'yicha idorasining ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalari. - Belgorod, 2005. - 22 p.

8. Belgorod viloyati bo'yicha Federal ro'yxatga olish xizmati idorasi to'g'risidagi nizom. - Belgorod, 2004. - 27 p.

9. Belgorod viloyati bo'yicha Federal ro'yxatga olish xizmati idorasining rasmiy buyrug'i. - Belgorod, 2005. - 14 p.

Adabiyot

1. Andreeva, V.I. Ish yuritish: Kompaniyaning hujjat aylanishiga qo'yiladigan talablar (Rossiya Federatsiyasi GOSTlari asosida): Kotiblar, buxgalterlar, advokatlar, menejerlar uchun qo'llanma / V.I. Andreeva. - M.: "Intel-Sintez" OAJ biznes maktabi, 1994. - 191 b.

2. Astaxova, L.V. Faoliyat sohasi sifatida menejmentni hujjatlashtirish / L.V. Astaxova // Qog'oz ishlari. - 2005. - No 2. - S. 3-9.

3. Balasanyan, V.E. Elektron hujjat aylanishi - asos samarali boshqaruv zamonaviy korxona / V.E. Balasanyan // Kotibiyat ishi. - 2002. - 2-son. – 46–48-betlar.

4. Balasanyan, V.E. Boshqaruv uchun hujjatlarni qo'llab-quvvatlashning zamonaviy avtomatlashtirilgan tizimi qanday bo'lishi kerak / V.E. Balasanyan // X stajyor. ilmiy-amaliy konferensiya “Hujjatlar axborot jamiyati: 21-asr paradigmalari. - M., 2003. - S. 22–25.

5. Balibardina, G.I. Hujjatlarni yuritish va boshqaruvni hujjatlashtirish / G.I. Balibardin. - Volgograd, 2002. - 178 p.

6. Bobyleva, M.P. Korporativ hujjatlarni boshqarish tizimi va korporativ madaniyat: o'zaro ta'sir aspektlari / M.P. Bobyleva // Ofis ishi. - 2001. - 2-son. - S. 41-43.

7. Bobyleva, M.P. Samarali hujjat aylanishi: an'anaviydan elektronga / M.P. Bobylev. - M .: MPEI nashriyoti, 2004. - 149 b.

8. Bobyleva, M.P. Tashkilotda elektron hujjat aylanishi elementlaridan foydalanish masalalari / M.P. Bobyleva // Kotibiyat ishi. - 2003. - 2-son. – 15–17-betlar.

9. Bobyleva, M.P. Ish jarayonini avtomatlashtirish uchun dasturiy mahsulotni tanlash / M.P. Bobyleva // Ofis ishi. - 2002. - 2-son. – 27–33-betlar.

10. Vitin, Yu.G. Klassik hujjat aylanishidan elektronga! / Yu.G. Vitin // Kotib va ​​ofis menejerining ma'lumotnomasi. - 2004. - No 4. - B. 50–55.

11. Vovkotrub, O.V. Kompyuterlar davridagi hujjat va ma'lumotlar va nusxa ko'chirish uskunalari/ O.V. Vovkotrub // Materiallar to'plami II Intern. “Biznes, ishlab chiqarish va boshqaruvda hujjat aylanishining zamonaviy texnologiyalari” ilmiy-amaliy konferensiyasi. – Penza, 2000. – B. 3–10.

12. Gaidukova, L.M. Hujjatlarni qo'llab-quvvatlashning an'anaviy texnologiyalari muammolari / L.M. Gaidukova // Kotibiyat ishi. - 2006. - No 10 - S. 17–22.

13. Gelman-Vinogradov, K.B. "Hujjat" tushunchasini ilmiy izohlashning ba'zi masalalari / K.B. Gelman-Vinogradov // XI stajyor. ilmiy-amaliy konferensiya "Axborot jamiyatida hujjatlashtirish: ma'muriy islohot va hujjat boshqaruvi" - M., 2005. - B. 84–87.

14. Gelman-Vinogradov, K.B. "Hujjat" tushunchasini talqin qilishdagi qiyinchiliklar va ularni bartaraf etish yo'llari haqida / K.B. Gelman-Vinogradov // Qog'oz ishlari. - 2005. - No 2. - B. 16–24.

15. Glik, D.I. Elektron hujjat aylanishi sohasidagi milliy standartlar / D.I. Glick // Kotibiyat ishi. - 2006. - No 9 - B. 45–75.

16. Domarev, V.V. Axborotni muhofaza qilish va xavfsizlik kompyuter tizimlari/ V.V. Domarev. - K .: "Dia-Soft", 1999. - 38 b.

17. Doronina, L.A. Tashkilot hujjatlarini saqlash uchun yangi axborot texnologiyalari (muammoni shakllantirish uchun) / L.A. Doronina, B.V. Chernikov // Xodimlarni boshqarish. - 2002. - 2-son. – B. 39–43.

18. Jivaeva, O.V. Axborot oqimini boshqarish sanoat korxonalari ish oqimini optimallashtirishga asoslangan: Dis. … samimiy. iqtisodiyot Fanlar: 03.00.02 / O.V. Jivaev. - Voronej, 2002. - 148 p.

19. “Adolat” avtomatlashtirilgan axborot tizimi foydalanuvchi qo‘llanmasi. - Sankt-Peterburg, 2002. - 220 b.

20. Kochetkova, P. Ofisni avtomatlashtirish tizimi "CompanyMedia-Ofis ishi / P. Kochetkova // Kotibiyat ishi. - 2006. - 8-son. – 20–24-betlar.

21. Kudryaev, V.A. Hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish / V.A. Kudryaev. - M .: Infa-M, 2001. - 356 p.

22. Kuznetsov, S.L. Ofisda hujjatlar bilan ishlashni avtomatlashtirish uchun dasturiy ta'minotni tanlash muammolari / S.L. Kuznetsov // Kotibiyat ishi. - 2005. - 10-son. – B. 32–35.

23. Kuznetsova T.V. Ofis ishi. Hujjatlarni boshqarish. - M.: "Xodimlarni boshqarish", 2007. - 520 b.

24. Kutsinyak, D.L. Avtomatlashtirilgan ish yuritishdan elektron hujjat aylanishigacha / D.L. Kutsiniak // X stajyor. “Axborot jamiyatida hujjatlashtirish: 21-asr paradigmalari” mavzusidagi ilmiy-amaliy konferensiya. - M., 2003. - S. 18-23.

25. Larin, M.V. Tashkilotda hujjat aylanishi / M.V. Larin. - M.: "Ilmiy kitob", 2002. - 110 b.

26. Larin, M.V. Hujjatlarni boshqarish: nazariya va amaliyot (referatlar) / M.V. Larin // Ofis ishi. - 2001. - No 1. - S. 5–9.

27. Larin, M.V. Elektron hujjat aylanishi: uni amalga oshirishga nima to'sqinlik qiladi / M.V. Larin // Kotib va ​​ofis menejerining ma'lumotnomasi. - 2003. - 12-son. – 30–38-betlar.

28. Lisenko, N.A. Korxonada boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirish: ish yuritish va yozishmalar / N.A. Lisenko // Darslik-uslubiy. Nafaqa / - R-on-D: Mart, 2002. - 272 p.

29. Maksimovich, G.Yu. Maktabgacha ta'lim muassasalarining barcha sohalarida axborot texnologiyalarini joriy etishga kompleks yondashuv / G.Yu. Maksimovich, V.I. Berestova // Kotibiyat ishi. - 2005. - No 11. - B. 51–56.

30. Maksimovich, G.Yu. Zamonaviy universal axborot texnologiyalari - maktabgacha ta'lim muassasasini takomillashtirish asosi / G.Yu. Maksimovich, V.I. Berestova // Kotibiyat ishi. - 2005. - No 2. - S. 23-27.

31. Maksimovich, G.Yu. Axborotni saqlashning zamonaviy axborot texnologiyalari va unga kirishni tashkil etish / G.Yu Maksimovich, V.I. Berestova // Kotibiyat ishi. - 2005. - No 1 (53) - 34-bet.

32. Mityaev, K.G. Hujjatlar va ularning maqsadi / K.G. Mityaev // Arxivlash masalalari. - 1990. - No 5. - S. 88–102.

33. Mityaev, K.G. Sovet muassasalarining ish yuritishdagi hujjatlar tasnifi / K.G. Mityaev // Arxivchining xabarnomasi. - 1991. - No 1. - S. 59–61.

34. Mityaev, K.G. Ish yuritishda hujjatlarni tasniflash sxemalari (klassifikatorlari) / K.G. Mityaev // Arxivologiya byulleteni. - 1993. - No 4. - S. 81–83.

35. Mixaylov Yu.M. Nodavlat notijorat tashkilotlari uchun ofis ishi. - M .: Alfa-Press, 2008. - 288 p.

36. Moskva, P.M. Elektron hujjat aylanishi yo'lida / P.M. Moskva // Qog'oz ishlari. - 2004. - 2-son. – B. 36–41.

37. Pechnikova, T.V. Tashkilotni hujjatlar bilan ta'minlash / T.V. Pechnikov // Prok. Nafaqa / M .: Dots. mualliflar va nashriyotlar "Tandem": "Ekmos", 1998. - 208 b.

38. Privalov, V.F. Bosma matnlarni saqlash masalalari// Axborot jamiyatida hujjatlashtirish: elektron hujjat aylanishi va elektron arxiv. / V.F. Privalov // Oltinchi Xalqaro ilmiy-amaliy konferentsiyadagi ma'ruzalar va xabarlar 1999 yil 24-25 noyabr. - M., 2000. - S. 120-124.

39. Ruminiya, L.A. Hujjatlar / L.A. rumin. - M .: "Mahorat nashriyoti", 2002. - 220 b.

40. Sablin, V.K. Elektron hujjat aylanishini joriy etish to'g'risida / V.K. Sablin // Audit. - 2004. - 5-son. – S.6.

41. Sborets, M.V. “Akademkimbank” OAT AIBda elektron hujjat aylanish tizimini joriy etish to‘g‘risida / M.V. To'plam // Kotib va ​​ofis menejerining ma'lumotnomasi. - 2004. - 9-son. – B. 48–56.

42. Stenyukov, M.Yu. Hujjatlarni kompyuterda rasmiylashtirish / M.Yu. Stenyukov // Darslik-uslubiy. Foyda. - M .: "Ekmos", 1998. - 238 b.

43. Sysoeva, L.V. Hujjatlarni boshqarishning korporativ tizimi kontseptsiyasini ishlab chiqish / L.V. Sysoeva // Kotibiyat ishi. - 2006. - No 7 - S. 30–35.

44. Sysoeva, L.A. Elektron hujjat aylanish tizimlari / L.A. Sysoeva // Kotibiyat ishi. - 2003 yil - 3-son. – B.29–33.

45. Tixonov, V.I. Elektron arxivlar va elektron hujjat aylanishi / V.I. Tixonov, I.F. Yushin // Vatan. Arxivlar. - 1999. - 2-son. – B.17–26.

46. ​​Tkachev, A.V. Kompyuter hujjatlarining huquqiy holati: asosiy xarakteristikalar / A.V. Tkachev. - M .: MChJ "Gorodets-izdat", 2000. - P.62.

47. Filenko, E.N. Yangi axborot texnologiyalarini joriy etgan holda "hujjat" kontseptsiyasini ishlab chiqish / E.N. Filenko // Ofis ishi. - 2006. - 3-son - S. 64–65.

48. Xramtsovskaya, N. Elektron hujjat aylanishining me'yoriy hujjatlari / N. Xramtsovskaya // Iqtisodiyot va hayot. - 2006. - No 14. - B. 33.

49. Xurgin, V.M. Yana bir bor elektron hujjat haqida / V.M. Xurgin // Rossiya axborot resurslari. - 2008. - No 3. - B.13–21.

50. Chukovenkov A.Yu. Tashkilotda ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalar / A.Yu. Chukovenkov // Kotib-referent. - 2003 yil - 1-son. – B. 47–51.

Internet resurslari

1. “TERMIKA” konsalting guruhi [Elektron resurs]. - elektron. Dan. - Kirish rejimi: http://www.termika.ru/

2. Ommaviy kommunikatsiyalar, kommunikatsiyalar va madaniy merosni muhofaza qilish sohasidagi nazorat federal xizmati [Elektron resurs]. - elektron. Dan. - Kirish rejimi: http://62.rsoc.ru/

3. DIRECTUM [Elektron resurs]. - elektron. Dan. - Kirish rejimi: http://www.directum.ru/348539.aspx/

4. DOConline: elektron hujjat aylanish tizimlari haqidagi mustaqil portal [Elektron resurs]. - elektron. Dan. - Kirish rejimi: http://www.doc-online.ru/analytics/

5. EOS: elektron ofis tizimlari [Elektron resurs]. - elektron. Dan. - Kirish rejimi: http://www.eos.ru/

ILOVALAR

1-ilova

Belgorod viloyati uchun Federal ro'yxatga olish xizmatining tashkiliy tuzilmasining sxemasi

2-ilova

blok diagrammasi umumiy tuzilma huquqlarni davlat ro'yxatidan o'tkazishda harakatlar ketma-ketligi

Hujjatlarni berishda harakatlar ketma-ketligining sxemasi

4-ilova

Belgorod viloyatida

Bayonot

Men,___________________

(ariza beruvchining to'liq familiyasi, ismi, otasining ismi)

"___" ________________ __________ tug'ilgan yili, pasport seriyasi ____________________________

Yilning "____" ___________ _________ kuni berilgan _________-son ______________________________________

_______________________

manzilda istiqomat qiluvchi: ________________________________________________

(haqiqiy yashash manzili)

aloqa telefon raqami___________________________________________________________

"_____" _______________ ______________-sonli ishonchnoma asosida ish yurituvchi.

nomidan voyaga etmagan shaxsning qonuniy vakili sifatida (kerakli hollarda tagiga chiziladi).

(ariza beruvchining to'liq familiyasi, ismi va otasining ismi)

Yilning "____" ______________________________________________________________________________________

(hujjatni bergan organning nomi)

_________________

Sizga shuni ma'lum qilamanki, pasportni almashtirish natijasida:

seriya _____________ No ____________ tomonidan berilgan "___" _________________________________

__________________________________________________________________________________

(bergan organning nomi)

__________________________________________________________________________________

"____" ___________ ________________ G. ________________________________________________

fuqaro ______________________________________________________ (direktorning to'liq familiyasi, ismi, otasining ismi)

quyidagi ma'lumotlarga ega yangi pasport oldi:

pasport seriyasi _______________-sonli _________ yilning "____" ____________ yilda berilgan _________________________________________________________________________________________

(hujjatni bergan organning nomi)

"___" ________________ 200___ yil

(ariza berilgan sana)

______________________________________

"___" __________ 200_____

5-ilova

Federal ro'yxatga olish xizmati idorasiga

Belgorod viloyatida

Bayonot

Men, ________________________________________________________________

"___" ________________ __________ tug'ilgan yili, pasport seriyasi _______________

Yilning "____" ___________ _________-yilda berilgan ______________-soni _____________________________

_____________________________________________________________,

manzilda istiqomat qiluvchi: __________________________________

_____________________________________________________________

"_____" _______________-sonli ishonchnoma asosida ish yurituvchi.

Sizga shuni ma'lum qilamanki, sotib olish paytida __________________________________________

manzili bo'yicha ______________________________________________________

_____________________________________________________________

gr._______________________________________________________________

"____" __________ __________ tug'ilgan yili, pasport seriyasi ________________________

"____" _____________ _________________ va yilida chiqarilgan ____________-son

_____________________________________________________________

manzilda istiqomat qiluvchi: _________________________________

_____________________________________________________________

qonuniy nikohda bo'lmagan.

"____" ___________ ________________ G. ______________________

Qabulxona xodimi ishtirokida yozilgan

______________________________________

Belgorod viloyati bo'yicha Federal ro'yxatga olish xizmati idorasining rasmiy buyrug'i. - Belgorod, 2005. - S. 2-3.

Belgorod viloyati bo'yicha Federal ro'yxatga olish xizmati idorasining rasmiy buyrug'i. - Belgorod, 2005. - S. 3.

Belgorod viloyati bo'yicha Federal ro'yxatga olish xizmati idorasining rasmiy buyrug'i. - Belgorod, 2005. - S. 5.

Turli tashkilotlar va boshqaruv tizimlarida muomalada bo'lgan hujjatlarning aksariyati uchun ularni bajarish muddatlari qo'llaniladigan nazorat va ro'yxatga olish kartalarining (RKK) yuqori maydonida belgilangan.

Natijalarni monitoring qilish natijalari to'g'risidagi ma'lumotni aniq hujjatlarni nazorat qilish zarurligini va ularni bajarish muddatlarini belgilaydigan rahbarlar olishlari kerak.

Hujjatlarni rasmiylashtirish muddatlari. Vaqti-vaqti bilan yaratiladigan hujjatlar uchun, ko'pincha shtatda, alohida faoliyat sohalarida yoki muayyan tashkilotda yaratiladigan hujjatlar uchun ularni bajarishning standart muddatlari belgilanadi.

Shunday qilib, standart muddatlar Rossiya Federatsiyasi Prezidentining farmonlarida, Rossiya Federatsiyasi qonunlarida, hukumatning normativ hujjatlarida, masalan, fuqarolarning takliflari, arizalari va shikoyatlarini, deputatlik so'rovlarini ko'rib chiqish uchun; doimiy saqlash hujjatlarini idoraviy organlardan davlat organlariga o‘tkazish uchun; imzolangan hujjatlarning yakuniy kuchga kirishi uchun va boshqalar.

Ko'pgina standart muddatlar idoraviy normativ hujjatlarda, masalan, statistik va moliyaviy hisobotlarni taqdim etish, mahsulot sifati bo'yicha da'volar berish, moliya va sud organlarining qarorlari ustidan shikoyat qilish muddatlari va boshqalar bilan belgilanadi. Tashkilotda qonunlarda va boshqa me'yoriy hujjatlarda aks ettirilmagan hujjatlar bo'yicha ijro muddati ham belgilanishi mumkin. Ular tasdiqlangan va vaqt jadvaliga yoki DOW ko'rsatmalariga kiritilgandan so'ng, ular tashkilotning barcha xodimlari uchun ham odatiy holga aylanadi.

Qabul qilingan hujjatni ko'rib chiqishda hujjat yoki qaror matnida alohida muddatlar, agar bu muddat hujjat muallifidan farq qilsa yoki standart muddatlarga kiritilmagan bo'lsa, ko'rsatiladi.

Kiruvchi hujjatlarni bajarish muddati, qoida tariqasida, ular tashkilot tomonidan olinganligi fakti qayd etilgan paytdan boshlab, yaratilganlar uchun esa, agar boshqa muddat ko'rsatilmagan bo'lsa, ijrochilarga topshirilgan paytdan boshlab hisoblanadi. hujjat.

Ijro etish muddati faqat uni tashkil etgan tashkilot yoki mansabdor shaxs yoki yuqori turuvchi rahbariyat tomonidan uzaytirilishi mumkin. Ish amaliyotida, agar hujjatni rasmiylashtirish muddatini uni ro'yxatdan o'tkazish yoki ko'rib chiqish vaqtida aniqlash mumkin bo'lmasa, hujjatni bajarish jarayonida o'zgartirilishi mumkin bo'lgan shartli muddat belgilanadi. , masalan, chiquvchi hujjatlarning bajarilishini nazorat qilishda.

Nazoratni sozlash. Hujjatlarning bajarilishini nazorat qilishning texnik vositalari kirish formatidir nazorat qilish tizimi(karta yoki ekran shakli), odatda ro'yxatga olish formatining dublikati. Masalan, tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi tomonidan taklif qilingan boshqaruv tizimi kartasi.

Rahbarning og'zaki ko'rsatmalarini, ro'yxatdan o'tkazilmagan hujjatlarni nazorat qilishda, bajarilgan deb hisoblangan hujjatlarga qaytib kelganda, kiritish formati nazorat xizmatining o'zida to'ldiriladi. Bir qator topshiriqlar, turli xil ijrochilar va muddatlarni o'z ichiga olgan hujjatlarni nazorat qilish uchun joylashtirishda har bir nazorat qilinadigan buyurtma yoki topshiriq uchun nazorat kiritish formati to'ldiriladi. Buning uchun ish jarayoni sxemalari nazorat xizmatini ketma-ket yoki parallel ravishda (masalan, nusxalarda) shunga o'xshash hujjatlar bilan tanishtirishni ta'minlashi kerak. Hujjatning o'zi yuqori maydonining o'ng qismida uni nazoratga olish belgisi qo'yiladi.

Boshqaruv massivi shunday tashkil etilganki, hujjat ichki, kiruvchi yoki chiquvchi bo'lishidan qat'i nazar, hujjatlar joriy oy kunlari uchun muddatlarga, shuningdek, uzoqroq muddatlarga ko'ra tasniflanishi mumkin.

Hujjatni bajarish muddati davomida professional tashkil etilgan nazorat xizmati ijroning borishini muntazam ravishda tekshirishni amalga oshiradi, ularning natijalari, qoida tariqasida, nazorat massivida ham qayd etiladi. Taqdim etilgan ma'lumotlarning to'g'riligi uchun javobgarlik ijrochilar zimmasiga tushadi.

Tekshiruvlar og'zaki yoki yozma ravishda yozilishi mumkin. Ikkinchi holda, nazorat xizmati yozma eslatmalarni tayyorlaydi. Ular ham muayyan vazifaga, ham alohida hujjat va ijrochiga bag'ishlangan bo'lishi mumkin. Eslatmalar tarkibiy bo‘linmalar rahbarlariga yuboriladi va ular to‘ldirilgandan so‘ng imzo qo‘yadi va ijro intizomini tahlil qilish uchun nazorat xizmatiga qaytariladi.

Bajarish jarayonini tekshirish odatda USORD tomonidan tavsiya etilgan quyidagi muddatlarda amalga oshiriladi:

Yiliga kamida bir marta keyingi yillar uchun vazifalar;
oyiga kamida bir marta joriy yilning keyingi oylari uchun topshiriqlar;
joriy oyning vazifalari har 10 kunda va muddatidan 5 kun oldin.

Hujjatlarni ijro uchun boshqa xodimlarga topshirish ularni nazoratdan chiqarish yoki ijro etish muddatlarini kechiktirish uchun asos bo'lmaydi.

Hujjatni nazoratdan olib tashlash. Buni faqat nazoratni o'rnatgan mansabdor shaxs yoki mas'ul ijrochi topshiriqlar, so'rovlar, natijalar manfaatdor shaxslar va tashkilotlarga etkazilganidan yoki ijroning boshqa hujjatlashtirilgan tasdiqlanganidan keyin amalga oshirilishi mumkin.

Hujjatni nazoratdan olib tashlashni faqat boshqaruv massivining o'zida (karta, ma'lumotlar bazasi) belgilash mumkin. Rahbariyatning ixtiyoriga ko‘ra, hujjatlar yoki alohida topshiriqlarning bajarilishi to‘g‘risidagi ma’lumotlar nazorat xizmatiga yozma yoki og‘zaki shaklda taqdim etilishi mumkin.

Agar nazorat xizmati mazmuni, shakli va ijro etish tartibi topshiriqga mos kelmaganligini aniqlasa, hujjatni bajarish muddatlarini uzaytirmasdan qayta ko‘rib chiqish uchun qaytarishga haqli.

Hujjatlarning bajarilishini nazorat qilishning borishi va natijalari to'g'risidagi ma'lumotlar vaqti-vaqti bilan tahlil qilinadi. Qoida tariqasida, har oyda ijro intizomi holati to'g'risidagi ma'lumotlar umumlashtiriladi. Ijro intizomini nazorat qilishning namunaviy tahliliy shakllari aniqlanmaganligi sababli, ular maktabgacha ta'lim muassasasi xizmatini taqdim etish uchun tashkilot rahbariyati tomonidan belgilanadi.

Ijrochilarning ish natijalari, agar rahbariyatga taqdim etilgan oylik hisobotlarda quyidagilar ko'rsatilgan bo'lsa, eng aniq ko'rinadi:

Pudratchi ishidagi hujjatlarning umumiy soni;
muddatidan oldin bajarilgan raqam (foiz);
tugallanmagan yoki belgilangan muddatdan kechikib bajarilganlarning soni (foizi);
ish kunlarida ijroning kechikishi;
hujjatlarning bajarilishini kechiktirish sabablari.

TO xarakterli sabablar Hujjatlarni o'z vaqtida bajarmaslik odatda quyidagilarni o'z ichiga oladi:

Vakolatlarni markazlashtirishning juda yuqori darajasi;
ijrochilar va menejerlarning ortiqcha yuklanishi turli darajalar;
xodimlar va quyi tashkilotlarning intizomi;
yuqori sifatli ishlash uchun vaqt etarli emas;
irratsional hujjat aylanishi tizimi;
hujjatlarni qayta ishlash va nusxalash uchun texnik vositalarning etishmasligi va boshqalar.

Tahlil natijalari bo‘yicha hujjatlar ijrosini tezlashtirish, ijro intizomini yaxshilash, umuman nazorat va boshqaruvni tashkil etishni takomillashtirish bo‘yicha chora-tadbirlar ishlab chiqilib, ko‘rilmoqda.

Boshqaruv hujjatlari

Amalga oshirishni ta'minlovchi hujjatlardir boshqaruv funktsiyalari, ularda rejalar aniqlanadi, buxgalteriya hisobi va hisobot ko'rsatkichlari va boshqa ma'lumotlar qayd etiladi. Shu munosabat bilan aytishimiz mumkinki, qabul qilingan qarorlarning samaradorligi va sifati, ularni amalga oshirish samaradorligi va umuman tashkilot faoliyati ko'p jihatdan hujjatlar bilan ishlash qanday tashkil etilganiga bog'liq.

Hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish boshqaruv jarayonlari va boshqaruv qarorlarini qabul qilishning muhim qismi bo'lib, boshqaruv samaradorligi va sifatiga sezilarli ta'sir ko'rsatadi.

Boshqaruv qarorini qabul qilish jarayoni ma'lumot olishni o'z ichiga oladi; uni qayta ishlash; tahlil qilish, tayyorlash va qaror qabul qilish.

Ushbu komponentlar hujjatlarni boshqarish bilan chambarchas bog'liq. Olish uchun iqtisodiy samara Avvalo, axborotning sifati muhim, bu uning miqdori, samaradorligi, murakkablik darajasi va narxi bilan belgilanadi. Agar korxonada hujjatlar bilan aniq ish bo'lmasa, natijada menejment yomonlashadi, chunki bu sifat va ishonchlilikka, axborotni qabul qilish va uzatish samaradorligiga, ma'lumotnoma va axborot xizmatining to'g'ri yo'lga qo'yilganligiga bog'liq. hujjatlarni qidirish, saqlash va ulardan foydalanishni aniq tashkil etish.

Ofis ishida (DOE) hal qilinishi kerak bo'lgan uchta asosiy vazifa mavjud:

1. Hujjatlashtirish (hujjatlarni rasmiylashtirish, rasmiylashtirish, tasdiqlash va ishlab chiqarish).
2. Boshqaruv jarayonida hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish (hujjatlarning harakatlanishini, bajarilishini, saqlanishini va ishlatilishini nazorat qilishni ta'minlash).
3. Hujjatlar arxivini tizimlashtirish.

Boshqaruvning hujjat ta'minoti mustaqil tarkibiy bo'linma sifatida ishlaydigan maxsus xizmat tomonidan amalga oshiriladi. Bu: ishlar boshqarmasi, umumiy bo'lim, idora yoki kotibiyat bo'lishi mumkin.

DOW xizmati uchta asosiy vazifani hal qiladi:

1. boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirishni ta'minlash;
2. muassasada hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish;
3. hujjatlar bilan ishlash shakllari va usullarini takomillashtirish.

DOW xizmati oldida turgan vazifalar uning funktsiyalarini belgilaydi:

1. Boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirishni ta'minlash vazifalari quyidagi funktsiyalarni bajarish orqali hal qilinishi mumkin:

Shakllarni ishlab chiqish va loyihalash, ularni ishlab chiqarishni ta'minlash;
hujjatlarni tayyorlash, nusxa ko'chirish va takrorlashni ta'minlash;
hujjatlarni tayyorlash va rasmiylashtirish sifatini, hujjatlarni tasdiqlash va sertifikatlashning belgilangan tartibiga rioya etilishini nazorat qilish.

2. Muassasada hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish vazifalari quyidagi funktsiyalarni bajarish orqali hal etiladi:

Hujjatlarni o'tkazishning yagona tartibini o'rnatish (muassasaning hujjat aylanishi);
Kiruvchi va chiquvchi hujjatlarni qayta ishlash;
Kiruvchi, chiquvchi va ichki hujjatlarni rasmiylashtirish va hisobga olish;
Hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish;
Hujjatlarni tizimlashtirish, ularning saqlanishi va ishlatilishini ta'minlash; fuqarolarning murojaatlari bilan ishlashni tashkil etish.
Axborotni himoya qilishni ta'minlash.

3. Hujjatlar bilan ishlash shakllari va usullarini takomillashtirish vazifalariga quyidagi funktsiyalar kiradi:

me'yoriy, yo'riqnoma, uslubiy hujjatlarni ishlab chiqish va qayta ko'rib chiqish va ularni tashkilot xodimlari e'tiboriga etkazish;
tashkilotning tarkibiy bo'linmalarida hujjatlar bilan ishlash bo'yicha belgilangan qoidalarga rioya etilishi ustidan uslubiy rahbarlik va nazorat qilish;
tashkilot xodimlarining malakasini oshirish va ularga hujjatlar bilan ishlash bo'yicha maslahatlar berish;
tashkilot hujjatlarini tartibga solish, hujjatlarni unifikatsiya qilish bo'yicha ishlarni amalga oshirish, tashkilot faoliyatida foydalaniladigan hujjatlar shakllarining Hisobot kartasi va Albomini ishlab chiqish;
hujjatlar bilan ishlashning yangi shakllari va usullarini ishlab chiqish va joriy etish, tashkilot ish jarayonini takomillashtirish, ijro intizomini yaxshilash;
hujjatlar bilan ishlashning avtomatlashtirilgan axborot tizimlari va ma’lumotlar bazalarini ishlab chiqish va takomillashtirish bo‘yicha vazifalarni belgilash.

Axborotni qayta ishlash va boshqaruv sifatini oshirish uchun samarali muhit yaratishga intilayotgan korxona oldida quyidagi vazifalar turibdi:

1. Korxonani (DOE) hujjatli ta'minlash mexanizmini yaratish orqali hujjatli axborotni tayyorlash va qayta ishlash bo'yicha barcha ishlarni takomillashtirish.
2. To'g'ri avtomatlashtirish strategiyasini tanlash, shu jumladan to'g'ri tanlash dasturiy mahsulotlar.

Hujjatlar bilan ishlash kabi oddiy ko'rinadigan mavzuni avtomatlashtirish uchun siz eng so'nggi texnologik yutuqlardan foydalanishingiz kerak:

1. ma'lumotlar bazasini boshqarish tizimlari;
2. hujjatlarni qidirish va matnlarni tahlil qilish tizimlari;
3. hujjatlarni skanerlash va tanib olish tizimlari (bosma va qo'lda);
4. mijoz-server muhiti;
5. Internet/intranet.

Korxonaning o'ziga xos xususiyatlaridan qat'i nazar, hujjatlarning quyidagi asosiy guruhlarini ajratish mumkin:

Korxonaning tashkiliy hujjatlari (nizom, nizom, ta'sis memorandumi, tuzilmasi va shtat jadvali, shtat jadvali, lavozim tavsiflari, ichki tartib qoidalari ish tartibi);
korxonaning ma'muriy hujjatlari (asosiy faoliyat bo'yicha buyruqlar, buyruqlar, qarorlar);
korxona xodimlari to'g'risidagi hujjatlar (kadrlar to'g'risidagi buyruqlar, mehnat shartnomalari (shartnomalari), shaxsiy ishlar, shaxsiy kartochkalar f. T-2, shaxsiy ish haqi hisobvaraqlari, ish kitoblari);
korxonaning moliyaviy va buxgalteriya hujjatlari ( asosiy kitob, yillik hisobotlar, buxgalteriya balanslari, foyda va zararlar hisobi, audit hisobotlari, inventarizatsiya, rejalar, hisobotlar, smetalar, hisoblar, kassa kitoblari va boshqalar);
korxonaning ma'lumot va ma'lumotnoma hujjatlari (aktlar, xatlar, fakslar, ma'lumotnomalar, telefon xabarlari, memorandumlar, tushuntirish xatlari, bayonnomalar va boshqalar).

hukumatdan va shahar tashkilotlari kompaniya o'z faoliyatining turli masalalarini (soliqlar, atrof-muhitni muhofaza qilish va boshqalar) tartibga soluvchi hujjatlarni olishi mumkin. Ushbu hujjatlar alohida guruhni - yuqori organlarning me'yoriy hujjatlarini tashkil qiladi.

Mustaqil guruhda tadbirkorlik faoliyatining asosiy hujjatlari bo'lgan tijorat shartnomalarini (shartnomalarini) ajratish mumkin. Ushbu hujjatlarning barchasi boshqaruv yoki tashkiliy-ma'muriy hujjatlarga (ORD) tegishli. Istisno - kompilyatsiya va qayta ishlashning o'ziga xos xususiyatlariga ega bo'lgan moliyaviy va buxgalteriya hujjatlari.

Rossiya Davlat arxiv xizmati (Rosarchiv) va uning organlari o'z xalqlarining tarixiy, ilmiy, ijtimoiy, iqtisodiy yoki madaniy ahamiyatga ega bo'lgan moddiy va ma'naviy hayotini aks ettiruvchi hujjatlarni to'plash va saqlash bilan shug'ullanadi. Ular jamiyatning "xotirasini" yaratadi, mamlakat hayoti haqidagi ma'lumotlarni saqlaydi. Bundan tashqari, Rosarxiv federal ijroiya hokimiyatining markaziy organi sifatida mamlakatda ofis ishlarini tashkil etish va tartibga solish uchun javobgardir. U ish yuritishni tashkil etish bo'yicha standartlar va tavsiyalarni ishlab chiqadi. Rosarxiv ishlab chiquvchi agentlik sifatida tashkiliy va ma'muriy hujjatlar (ORD) uchun mas'ul bo'lib, u ORDga umumiy talablarni, hujjatlarning o'ziga xos shakllarini ishlab chiqishni, ORDning qo'llanilishini nazorat qilishni o'z ichiga oladi. turli sohalar faoliyati, tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimini (USORD) yaratish orqali hujjat shakllarini birlashtirish. Rossiya Federatsiyasining Standartlashtirish, metrologiya va sertifikatlashtirish qo'mitasi (Rossiya Davlat standarti) GOSTlarni yaratish yo'li bilan hujjatlarga qo'yiladigan aniq talablarni tartibga solish va unifikatsiya qilish, shuningdek, hujjatlarni xalqaro birlashtirish va standartlashtirishda ishtirok etish uchun javobgardir. Mehnat vazirligi mehnat va mehnatni muhofaza qilish bo'yicha hujjatlarni ishlab chiqadi. Shunday qilib, agar hokimiyat uchun eng yuqori hokimiyat bo'lsa tartibga solish ish yuritish, keyin Davlat arxiv xizmati.

Ish yuritish xizmati faoliyatini tartibga solishda tashkilotning Nizomi muhim rol o'ynaydi - tashkil etish tartibini, tashkilotning vakolatini, uning funktsiyalari, vazifalari va ishlash tartibini belgilaydigan huquqiy hujjat. Nizomni ishlab chiqish ish yuritishning umumiy tashkil etilishiga ta'sir qiladi. Ustavda belgilangan tashkiliy tuzilma boshqaruv faoliyatida qo'llaniladigan hujjatlar to'plamini aniqlash imkonini beradi.

Tashkilotning maktabgacha ta'lim muassasasi xizmati faoliyatini tartibga soluvchi asosiy me'yoriy hujjatlar:

Maktabgacha ta'lim muassasasining xizmati to'g'risidagi nizom ushbu bo'linmani shakllantirish tartibi, vazifalari va ishini tashkil etish, shuningdek, maktabgacha ta'lim muassasasi xizmatida ishlaydigan mansabdor shaxslarning huquqiy maqomi va vakolatlarini belgilaydigan huquqiy hujjatdir. muassasa. Maktabgacha ta’lim muassasasida xizmat ko‘rsatish to‘g‘risidagi nizom ishlab chiqiladi va xizmat rahbari tomonidan imzolanadi, tashkilot rahbari tomonidan tasdiqlanadi. Nizom unda munosabatlar o'rnatilgan tarkibiy bo'linmalarning rahbarlari bilan kelishilgan.

Lavozim tavsifi xodimlar o'rtasidagi majburiyatlar va huquqlarning chegaralanishini tartibga soluvchi asosiy tashkiliy hujjat bo'lib, u individual operatsiyalarni bajarishda parallellik va takroriylikni bartaraf etish uchun asos bo'lib xizmat qiladi.

Ish yuritish bo'yicha yo'riqnoma hujjatlarni yaratish qoidalari, usullari, jarayonlari va hujjatlar bilan ishlash texnologiyasini tartibga soluvchi asosiy me'yoriy hujjatdir. Uchun samarali ish maktabgacha ta'lim muassasasining xizmatlari va tashkilotning barcha bo'linmalari, har bir tashkilotda hujjatlar bilan ishlashning barcha bosqichlarini aniq tushunish va taqdim etish uchun uning faoliyatining o'ziga xos xususiyatlarini hisobga olgan holda ish yuritish bo'yicha yo'riqnoma tuzilishi kerak.

Oddiy boshqaruv vaziyatlari uchun hujjatlar shakllari jadvali. Vaqt jadvali - bu kompaniya tomonidan hal qilinadigan funktsiyalar va vazifalarni hujjatlashtirishni amalga oshirish uchun zarur va etarli bo'lgan hujjatlarning yagona shakllari ro'yxati. Unda har bir hujjatning tavsifi, uning huquqiy holati va hujjatlashtirish bosqichlari mavjud. Hisobot kartasi apparatda qo'llaniladigan hujjatlar tarkibini ham, ularni tayyorlash tartibini ham me'yoriy belgilash usulidir.

Tashkilot hujjatlari shakllari albomi. Hujjatlar shakllari jadvali bilan bir qatorda, har qanday tashkilotda varaqga kiritilgan hujjatlar shakllari standartlari to'plami bo'lgan hujjatlar shakllari albomi bo'lishi kerak.

Bugungi kunga kelib, DOW xizmatining to'rtta asosiy tashkiliy tuzilmasi mavjud:

1. Ishni boshqarish.
2. Umumiy bo‘lim.
3. Ofis.
4. Kotib.

Ishlarni boshqarish, o'z navbatida, quyidagi strukturaviy model birliklariga bo'linadi:

1. Kotibiyat – tashkilot boshqaruviga xizmat ko‘rsatish uchun tuzilgan tarkibiy bo‘linma. U quyidagilardan iborat:

Qabul qilish;
boshliq kotibiyati va rahbar o‘rinbosarlarining kotibiyatlari;
boshqaruv kengashi kotibiyati;
protokol idorasi.

2. Maktabgacha ta’lim muassasasini ratsionalizatorlik bo‘limi maktabgacha ta’lim muassasasi faoliyatini takomillashtirish markazi, metodik markaz hisoblanadi. Uning funktsiyalariga quyidagilar kiradi:

Ofis texnologiyalarini takomillashtirish chora-tadbirlarini ishlab chiqish va amalga oshirish;
ish yuritishning me'yoriy-uslubiy ta'minotini ishlab chiqish (nizomlar, yo'riqnomalar, qoidalar, nizomlar, unifikatsiyalangan shakllardagi ish vaqtlari jadvallari va boshqalar);
tasniflash ma'lumotnomalarini ishlab chiqish (ishlar nomenklaturasi, tasniflagichlar, saqlash muddati bo'lgan hujjatlar ro'yxati).

3. Ofis, o'z navbatida, quyidagilarga bo'linadi:

ekspeditsiya;
yozishmalar byurosi;
hujjatlarni hisobga olish va rasmiylashtirish byurosi;
hujjatlar matnlarini qayta ishlash va ko'paytirish kompyuter markazi.

4. Xatlar bo'limi.

5. Markaziy arxiv.

6. Tekshirish.

Hujjatlar bilan ta'minlashni tashkil etish

Markazlashtirilgan;
- markazlashmagan;
- aralashgan.

Ish yuritishni tashkil etishning markazlashtirilgan shakli bilan hujjatlarni qayta ishlash bo'yicha barcha texnik operatsiyalar bitta tarkibiy bo'linmada (DOW xizmati) jamlangan va hujjatlar bilan ijodiy ishlar boshqa tarkibiy bo'linmalarda amalga oshiriladi. Ish yuritishni tashkil etishning markazlashtirilgan shaklining afzalliklari tashkilot tomonidan qabul qilingan va unda yaratilgan barcha hujjatlar uchun yagona ma'lumotlar bazasini yaratish imkoniyatini o'z ichiga oladi, bu hujjatlarni qidirish samaradorligini oshirish va shuning uchun ma'lumotnoma ishlarini optimallashtirish imkonini beradi. hujjatlar. Agar tashkilot chiziqli-funktsional tashkiliy tuzilmaga ega bo'lsa, ish yuritishni tashkil etishning markazlashtirilgan shaklidan foydalanish maqsadga muvofiqdir.

Ish yuritishni tashkil etishning markazlashmagan shakli har bir tarkibiy bo'linmada mustaqil ish yuritish xizmatini yaratishni nazarda tutadi. Uni tashkiliy tuzilmaning bo'linma turi bilan yoki tashkilotning tarkibiy bo'linmalarining hududiy tarqoqligi sharoitida qo'llash tavsiya etiladi.

Ish yuritishni tashkil etishning aralash shakli DOE xizmatida ba'zi ofis operatsiyalarini (qabul qilish, ro'yxatga olish, nazorat qilish, ko'paytirish), boshqalarini (hujjatlarni yaratish va bajarish, ularni tizimlashtirish, fayllarni shakllantirish va saqlash) tarkibiy bo'linmalarda bajarishni o'z ichiga oladi. . Shuni ta'kidlash kerakki, ish yuritishni tashkil etishning aralash shakli bilan bir xil texnologik operatsiya, masalan, kiruvchi va chiquvchi hujjatlarni ro'yxatga olish hujjatlar toifasiga qarab DOE xizmatida ham, tarkibiy bo'linmalarda ham amalga oshirilishi mumkin.

DOW xizmati nomini tanlash

Hozirgi vaqtda PEI xizmatining nomini tanlashda rahbarlik qilishi va uning tuzilishini belgilashi kerak bo'lgan normativ hujjatlar yoki uslubiy hujjatlar mavjud emas, shuning uchun tashkilotlar ushbu masalalar bo'yicha o'z qarorlarini qabul qilish huquqiga ega.

Biroq, bir nechta omillarni hisobga olish kerak:

Tashkilot faoliyatining tabiati, uning tuzilishi (bo'linmalar soni, boshqaruv apparatlari soni va xodimlarning umumiy soni);
- tashkilotning hujjat aylanishi hajmi;
- quyi tizimning mavjudligi (bo'ysunuvchi tashkilotlar, filiallar, filiallar, vakolatxonalar) va ular bilan markaziy hokimiyat o'rtasidagi munosabatlarning xarakteri.

Amalda ish yuritish bo'limining turli nomlari qo'llaniladi: ish yuritish, ish yuritish, umumiy bo'lim, ish yuritish bo'limi, yozishmalar bo'limi, ish yuritish xizmati, hujjat aylanishi xizmati, hujjat aylanishi, hujjatlashtirish bo'limi va boshqalar.

Ishlarni boshqarish odatda ichki tuzilishga ega bo'lgan bo'linmadir. Ish yuritishning bir qismi sifatida hujjatlarni hisobga olish va rasmiylashtirishni, hujjatlarning bajarilishini nazorat qilishni, kollegial organlar hujjatlari bilan ishlashni, hujjatlarni tayyorlashni, hujjatlarni nusxalash va ko‘paytirishni ta’minlaydigan guruhlar, sektorlar, bo‘limlar va boshqa tarkibiy qismlar ajratiladi. shuningdek, kotibiyat, arxiv, ish yuritishni takomillashtirish bo'limi va boshqalar kabi bo'linmalar. Devonxona boshqaruvi quyi tuzilmaga ega bo'lgan yirik tashkilotlarda yaratiladi: federal ijro etuvchi hokimiyat organlari (vazirliklar, xizmatlar, idoralar), yirik aktsiyadorlik jamiyatlari va boshqalar. Ofis boshqaruvi sof ish yuritish funktsiyalari bilan bir qatorda, quyi tashkilotlarning ish yuritishini tashkiliy va uslubiy jihatdan ta'minlaydi.

Qolgan nomlar – idora, umumiy bo‘lim, ish yuritish bo‘limi va hokazolarni mazmun jihatdan sinonimlar deb hisoblash mumkin. Ofis, ehtimol DOW xizmati uchun eng tushunarli va tanish nomdir. Bu qulay, chunki u bitta so'zdan iborat bo'lib, uni ishlatish osonroq degan ma'noni anglatadi, ammo ko'pchilikning fikriga ko'ra, bu nom "klerikal tartib", "klerika byurosi", ya'ni salbiy tomonlari bilan bog'liq. ofis ishi. "Umumiy bo'lim" nomi ko'pchilik uchun unchalik tushunarli emas, chunki "umumiy" so'zi hamma narsani anglatishi mumkin, ammo biz hali ham hujjatlar bilan ishlash haqida gapiramiz. Shu munosabat bilan "ish yuritish bo'limi", "hujjatlar bilan ishlash bo'limi" va boshqalar nomlari. yanada muvaffaqiyatli. Ushbu fikrlardan kelib chiqqan holda, ofisni boshqarish xizmati nomini tanlashda, agar "ofis" nomiga emas (uning ravshanligi va foydalanish qulayligi tufayli), keyin "ofisni boshqarish bo'limi", " kabi nomlarga ustunlik berish kerak. hujjatlar bo'limi" va boshqalar.

Tashkiliy tuzilma maktabgacha ta'lim xizmatlari

Yirik korxonalarda DOW xizmatining bir qismi sifatida funktsional guruhlar ajratiladi va har bir xodimga ma'lum mas'uliyat yuklanadi. DOE xizmati tarkibiga kotibiyat, ekspeditsiya, nazorat guruhi (byuro, boʻlim), xatlar guruhi (shikoyat byurosi, xalq murojaatlari boʻlimi), matn terish byurosi, nusxa koʻchirish va koʻpaytirish byurosi, arxiv kirishi mumkin.

O'rta korxonalarda DOW xizmatining funktsiyalari ish yo'nalishlari bo'yicha individual mutaxassislar tomonidan amalga oshiriladi.

Kichik korxonalarda DOW xizmati 2-3 kishidan iborat.

Ko'pgina tashkilotlarda DOW xizmati mustaqil bo'linma emas, balki ma'muriy va iqtisodiy xizmat, xodimlarni boshqarish yoki buxgalteriya xizmatlarining bir qismidir. Shu bilan birga, hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish iqtisodiy yordam yoki hech qanday aloqasi bo'lmagan mutlaqo mustaqil faoliyat turidir buxgalteriya hisobi. DOW xizmati haqiqatan ham butun tashkilotning hujjatlar va hujjatli oqimlarini boshqarganligi sababli, u kichik xodimlar soniga ega (2-3 kishi bo'lishi mumkin) bo'lsa ham, to'g'ridan-to'g'ri tashkilot rahbariga yoki ulardan biriga hisobot beradigan mustaqil bo'linma bo'lishi kerak. axborot va hujjatlar bilan ishlashni nazorat qiluvchi rahbar o'rinbosarlari. Bu ham printsipial jihatdan muhimdir, chunki DOW xizmati bevosita rahbariyat bilan ishlaydi, hujjatlarni ko'rib chiqish masalalarini hal qiladi, ularning bajarilishini nazorat qiladi, rahbariyatning ko'rsatmalariga binoan hujjatlar bo'yicha ma'lumotnoma ishlarini olib boradi va rahbariyatning boshqa ko'rsatmalarini bajaradi.

Maktabgacha ta'lim muassasasining rasmiy tarkibi va shtatlarini aniqlash

Xodimlarning rasmiy tarkibini aniqlashda ishchilar kasblarining Butunrossiya tasniflagichi, xodimlarning lavozimlari va ish haqi darajalari (OKPDTR) va menejerlar, mutaxassislar va boshqa xodimlarning lavozimlari bo'yicha malaka qo'llanmasiga (Farmon bilan tasdiqlangan) amal qilish kerak. Rossiya Mehnat vazirligining 37-son).

Maktabgacha ta'lim muassasasi xodimlarining sonini aniqlash uchun mehnat va mehnatni tashkil etish bo'yicha normativ hujjatlar qo'llaniladi.

Ofis xodimlarining ishini normalash, shu jumladan ularning shtat stavkalarini hisoblash quyidagi hujjatlar asosida amalga oshiriladi:

1. Boshqaruvni hujjatli ta'minlash bo'yicha ish vaqtining tarmoqlararo kengaytirilgan me'yorlari.
2. Vazirliklar, idoralar, korxonalar va tashkilotlar boshqaruvini hujjatlashtirishni takomillashtirish bo'yicha ishlarning vaqt me'yorlari.
3. Boshqaruv organlarining avtomatlashtirilgan arxiv texnologiyasi va hujjat ta'minoti bo'yicha ishlash vaqt normalari.
4. Federal ijro etuvchi hokimiyat organlarining ma'muriy tuzilmalarini hujjatli ta'minlash bo'yicha ish uchun vaqt normalari.

Qoida tariqasida, birlikning o'lchamini aniqlash PEI xizmatining o'ziga tegishli emas - bu ish mehnat va ish haqi bo'limlari yoki iqtisodiy bo'linmalar tomonidan amalga oshiriladi, ammo kerak bo'lganda, bunday hisob-kitoblar xodimlar tomonidan ham amalga oshirilishi mumkin. PEI xizmati. Yuqorida aytib o'tilgan mehnatga oid me'yoriy hujjatlarda ushbu hujjatlarni amaliyotda qo'llash bo'yicha uslubiy ko'rsatmalar mavjud.

Maktabgacha ta’lim muassasasiga xizmat ko‘rsatish to‘g‘risidagi nizomni ishlab chiqish va xodimlarning lavozim yo‘riqnomalari Maktabgacha ta’lim muassasasida xizmat ko‘rsatishni tashkil etishning muhim vazifasi maktabgacha ta’lim muassasasining xizmati to‘g‘risidagi nizomni va xodimlarning lavozim yo‘riqnomalarini ishlab chiqish hisoblanadi. Ushbu vazifani PEI xizmati rahbarining o'zi yoki malakali mutaxassislarni jalb qilgan holda hal qiladi. Maktabgacha ta'lim muassasasiga xizmat ko'rsatish to'g'risidagi nizom va uning xodimlarining lavozim yo'riqnomalari tashkiliy-huquqiy hujjatlar to'plamini tashkil etadi, ularning ishlab chiqilishi ushbu xizmatni yaratishning tashkiliy bosqichini yakunlaydi.

1. Umumiy qoidalar.
3. DOW xizmatining funksiyalari.

GSDOU ning tavsiyaviy xususiyati zarur o'zgartirishlar va aniqliklarni kiritish imkoniyatini nazarda tutadi. Xususan, bizningcha, 4-bo‘lim “Huquq va mas’uliyat”ni ikki bo‘lim: “Huquq” va “Mas’uliyat” bo‘limiga bo‘lish maqsadga muvofiq, chunki bular mutlaqo boshqa tushunchalardir.

Tashkiliy bosqich DOW xizmatini yaratish ish tavsiflarini ishlab chiqish bilan yakunlanadi. Jurnalda ish ta'riflarini ishlab chiqish bo'yicha maqolalar bir necha bor nashr etilgan, shuning uchun biz ushbu maqolada faqat umumiy sharhlar bilan cheklanamiz. Shuni yodda tutish kerakki, ish tavsifi ma'lum bir lavozim uchun ishlab chiqilgan va agar bo'linmada bir nechta bir xil lavozimlar mavjud bo'lsa, lekin ularni egallab turgan xodimlar turli xil vazifalarni bajarsa, har bir lavozim majburiyatlari uchun alohida ish tavsifi ishlab chiqilishi kerak. . Lavozimga ma'lum bir mehnat majburiyatlari to'plamini tayinlash hujjatning sarlavhasida aks ettirilishi kerak, masalan: hujjatlarni hisobga olish va rasmiylashtirish bo'yicha mutaxassis uchun ish tavsifi, hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish bo'yicha mutaxassis uchun ish tavsifi, ish fuqarolarning murojaatlari bilan ishlash bo'yicha mutaxassis uchun tavsif va boshqalar.

Hujjatlar tizimi

Ish yuritishning me'yoriy bazasi - bu hujjatlarni yaratish, qayta ishlash, saqlash va ulardan foydalanish texnologiyasini tartibga soluvchi qonunlar va me'yoriy-huquqiy hujjatlar to'plami. joriy faoliyat tashkilotlar va quyidagilarni o'z ichiga oladi:

Rossiya Federatsiyasining axborot va hujjatlashtirish sohasidagi qonun hujjatlari;
Rossiya Federatsiyasi Prezidentining farmonlari va farmoyishlari, Rossiya Federatsiyasi Hukumatining federal darajada hujjatlashtirish masalalarini tartibga soluvchi qarorlari va farmoyishlari;
Federal ijro etuvchi hokimiyat organlarining (vazirliklar, qo'mitalar, xizmatlar, idoralar va boshqalar) ham tarmoq, ham idoraviy xarakterdagi huquqiy hujjatlari;
Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlarining va ularning hududiy tuzilmalarining vakillik va ijro etuvchi hokimiyat organlarining ish yuritish masalalarini tartibga soluvchi huquqiy hujjatlari;
Muassasa, tashkilot va korxonalarning ish yuritish bo'yicha me'yoriy-ma'rifiy va ko'rsatma xarakteridagi huquqiy hujjatlar;
Hujjatlarning davlat standartlari;
Yagona hujjatlar tizimlari;
Texnik, iqtisodiy va ijtimoiy ma'lumotlarning butun Rossiya tasniflagichlari;
Boshqaruvni hujjatlashtirishning davlat tizimi. Hujjatlar va hujjatlarni qo'llab-quvvatlash xizmatlariga qo'yiladigan asosiy talablar (GSDOU);
Boshqaruv ishlarini va mehnatni muhofaza qilishni tashkil etish bo'yicha normativ hujjatlar;
Hujjatlarni arxivda saqlashni tashkil etish bo'yicha normativ hujjatlar.

Ish yuritishning me'yoriy bazasini shartli ravishda ikki qismga bo'lish mumkin: axborot hujjatlarini qo'llab-quvvatlashni boshqarish:

1. normativ baza, ish yuritishning texnologik jarayonini ta'minlash;
2. ofis xodimlari ishini tashkil etishni ta'minlaydigan me'yoriy-huquqiy baza.

Normativ-huquqiy bazaning birinchi qismi shartli ravishda bir nechta guruhlarga bo'linadi.

Birinchi guruh - federal qoidalar to'g'ridan-to'g'ri harakat emas, u yoki bu darajada boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirish va hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish va tashkil etish texnologiyasiga ta'sir qiladi. Ulardan birini nomlash mumkin Fuqarolik kodeksi, Ma'muriy javobgarlik to'g'risidagi kodeks, Mehnat kodeksi. Hujjatlarni boshqarish va ish yuritish uchun "Axborot, axborotlashtirish va axborotni himoya qilish to'g'risida" Federal qonunining axborotni hujjatlashtirishning huquqiy rejimini belgilaydigan bo'limi juda muhimdir. Qonunga muvofiq, axborotni hujjatlashtirish uni axborot resurslariga kiritish uchun zarur shartdir. Qonun ma'lumotlarni hujjatlashtirish tartibini belgilaydi va ushbu tartibni ta'minlashi shart bo'lgan davlat organlarini nomlaydi. Qonunga ko'ra, topshiriq berilgan Quyidagilar uchun mas'ul bo'lgan davlat organlariga yuklangan: ish yuritishni tashkil etish, hujjatlarni standartlashtirish, Rossiya Federatsiyasi xavfsizligi.

Normativ hujjatlarning ikkinchi guruhiga idoralararo xususiyatga ega ish yuritish bo'yicha idoraviy huquqiy hujjatlar kiradi.

Bularga quyidagilar kiradi:

Boshqaruvni hujjatli ta'minlashning davlat tizimi;
- federal ijroiya organlarida ish yuritish bo'yicha namunaviy yo'riqnoma;
- hujjatlarning davlat standartlari (GOST R 6.30-2003 "Yagona hujjat tizimlari. Tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Qog'oz hujjatlariga qo'yiladigan talablar");
- texnik, iqtisodiy va ijtimoiy ma'lumotlarning butun Rossiya tasniflagichlari;
- Rossiya Bankining me'yoriy hujjatlarini bajarish qoidalari (ko'rsatmalar, qoidalar, ko'rsatmalar), buyrug'i bilan o'rnatiladi Rossiya Federatsiyasi Markaziy bankining 02-395-sonli "Rossiya Bankining "Rossiya Bankining normativ hujjatlarini tayyorlash va kuchga kiritish tartibi to'g'risida"gi Nizomi to'g'risida", shuningdek, bir qator normativ-huquqiy hujjatlar. Rossiya Mehnat vazirligi, Rossiya Davlat statistika qo'mitasi, Federal arxivlar va boshqalar.

Uchinchi guruh normativ aktlar turli standart va namunali ko'rsatmalar rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlari ma'muriyatlarining ish yuritishi va muayyan tashkilotlarning ko'rsatmalari bo'yicha.

Rossiya davlatining hayotini huquqiy qo'llab-quvvatlashni kuchaytirishning umumiy tendentsiyasi hujjat boshqaruvini tartibga solish sohasidagi qonunchilikdagi bo'shliqni (bu masala bo'yicha aniq huquqiy normaning yo'qligi) bartaraf etish masalasini hal qilishni talab qiladi. "Boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirish to'g'risida" federal qonunni ishlab chiqish kerak.

“Boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirish toʻgʻrisida”gi qonunni ishlab chiqish boʻyicha takliflar shu bilan bogʻliq zamonaviy boshqaruv va uning axborot ta'minoti, hujjatlar hajmi o'sishda davom etmoqda, hujjatlashtirish va hujjat aylanishining asossiz parallel "qog'oz" va "elektron" tizimlari mavjud, bir-biriga mos kelmaydigan turli xil dasturiy ta'minot, texnologik va texnik vositalar mavjud. hujjatlar harakati va bajarilishini nazorat qilishning samarali tizimi emas.

Hozirgi vaqtda VNIIDAD bir qator boshqarmalar bilan birgalikda “Boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirish to‘g‘risida”gi qonun loyihasini tayyorladi.

Hujjatlarni boshqarish tizimi o'zaro bog'liq bo'lgan uchta komponentni o'z ichiga oladi: boshqaruv hujjatlarini tayyorlash, hujjatlar bilan ishlash texnologiyasi, kalendar yil davomida hujjatlarni tizimlashtirish va ularni arxivda saqlashni tashkil etish. Ushbu muammolarning har birini hal qilishda amaliyotchilar Rossiya Federatsiyasi Davlat standartlashtirish qo'mitasi va Rossiya Federal arxiv xizmati tomonidan tasdiqlangan ish yuritish sohasidagi amaldagi me'yoriy va uslubiy hujjatlarga amal qilishlari kerak.

Rossiya Federatsiyasi Davlat arxiv xizmatining asosiy qoidalariga muvofiq, Rossiya Federatsiyasi Davlat arxiv xizmati Rossiya Federatsiyasi vazirliklari va idoralarida ish yuritish bo'yicha namunaviy yo'riqnomani tasdiqladi, bu ish yuritishni tashkil etishning yagona tartibini belgilaydi. federal qonunlar, Rossiya Federatsiyasi Prezidentining farmonlari va farmoyishlari, Rossiya Federatsiyasi Hukumatining qarorlari va farmoyishlari o'z vaqtida bajarilishini ta'minlash va vazirliklar, idoralar va idoralarning tarkibiy bo'linmalari faoliyatini hujjatlashtirishni takomillashtirish maqsadida federal ijroiya organlarida. hududiy organlar federal ijro etuvchi hokimiyat. Tashkilot ish yuritish nomenklaturasini tuzish va tasdiqlash, hujjatlarning qiymati bo‘yicha ekspertiza o‘tkazish, fayllarni qayta ishlash va ularni arxiv saqlanishiga o‘tkazish tartibi Idoraviy arxivlar faoliyatining asosiy qoidalarida belgilangan.

Maktabgacha ta'lim muassasasiga xizmat ko'rsatishni tashkil etishning muhim vazifasi maktabgacha ta'lim muassasasining xizmati to'g'risidagi nizomni va xodimlarning lavozim yo'riqnomalarini ishlab chiqishdan iborat. Ushbu vazifani PEI xizmati rahbarining o'zi yoki malakali mutaxassislarni jalb qilgan holda hal qiladi. Maktabgacha ta'lim muassasasiga xizmat ko'rsatish to'g'risidagi nizom va uning xodimlarining lavozim yo'riqnomalari tashkiliy-huquqiy hujjatlar to'plamini tashkil etadi, ularning ishlab chiqilishi ushbu xizmatni yaratishning tashkiliy bosqichini yakunlaydi. Bo‘limning tarkibiy bo‘linmasi to‘g‘risidagi nizom ushbu bo‘lim boshlig‘i tomonidan boshqarma boshlig‘i bilan birgalikda ishlab chiqiladi va bo‘lim boshlig‘i, ishlar bo‘limi rahbari yoki tarkibiga boshqarma boshlig‘i tomonidan tasdiqlanadi. ish bo'limi.

Bo'linma to'g'risidagi nizom - bo'linmaning muassasa tuzilmasidagi tashkiliy-huquqiy holatini belgilovchi hujjat.

Boshqaruvni hujjatli qo'llab-quvvatlashning davlat tizimi maktabgacha ta'lim muassasasiga xizmat ko'rsatish to'g'risidagi taxminiy qoidani o'z ichiga oladi, ammo hozirgi vaqtda uni faqat boshqaruv tizimida sodir bo'lgan va zamonaviy boshqaruv tizimida o'z aksini topgan o'zgarishlarni hisobga olgan holda amalda qo'llash mumkin. qonunchilik.

GSDOU ga muvofiq DOW xizmati to'g'risidagi nizom matni quyidagi bo'limlarni o'z ichiga olishi kerak:

1. Umumiy qoidalar.
2. Maktabgacha ta'lim muassasasining maqsad va vazifalari.
3. DOW xizmatining funksiyalari.
4. DOW xizmatining huquq va majburiyatlari.
5. Maktabgacha ta'lim muassasasining boshqa tarkibiy bo'linmalar bilan munosabatlari.

DOW xizmatini yaratishning tashkiliy bosqichi ish tavsiflarini ishlab chiqish bilan yakunlanadi. Shuni yodda tutish kerakki, ish tavsifi ma'lum bir lavozim uchun ishlab chiqilgan va agar bo'linmada bir nechta bir xil lavozimlar mavjud bo'lsa, lekin ularni egallab turgan xodimlar turli xil vazifalarni bajarsa, har bir lavozim majburiyatlari uchun alohida ish tavsifi ishlab chiqilishi kerak. . Lavozimga ma'lum bir mehnat majburiyatlari to'plamini tayinlash hujjatning sarlavhasida aks ettirilishi kerak, masalan: hujjatlarni hisobga olish va rasmiylashtirish bo'yicha mutaxassis uchun ish tavsifi, hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish bo'yicha mutaxassis uchun ish tavsifi, ish fuqarolarning murojaatlari bilan ishlash bo'yicha mutaxassis uchun tavsif va boshqalar.

Ko'rsatma quyidagi bo'limlardan iborat:

- umumiy qism (xodimning asosiy vazifalari, lavozimni egallash tartibi, xodimga qo'yiladigan kasbiy talablar, xodim bevosita bo'ysunadigan shaxs, xodim o'z faoliyatida rahbarlik qilishi kerak bo'lgan asosiy hujjatlar va materiallar); o'rnatiladi);
- xodimning funktsiyalari (xodimga yuklangan ish mavzusi yoki sohasi, unga yuklangan funktsiyalarning bajarilishini tashkil etuvchi ish turlarining ro'yxati belgilanadi);
- xodimning majburiyatlari (hujjatlarni tayyorlash, ma'lumotlarni qabul qilish, qayta ishlash va berish bilan bog'liq bo'lgan, muayyan ish shakllari va usullaridan majburiy foydalanishni o'z ichiga olgan, muayyan harakatlarni amalga oshirish muddatlariga rioya qilishni talab qiladigan vazifalarni ko'rsating); ko'rsatmalarni bajarish tartibini belgilash, axloqiy me'yorlar bu jamoada kuzatilishi kerak);
- xodimning huquqlari (xodimning huquqlari unga yuklangan funktsiyalarni amalga oshirish uchun belgilanadi);
- o'zaro munosabatlar (pudratchi ma'lumotni kimdan oladigan va kimga uzatayotganini, o'tkazish muddatini, ayrim hujjatlarni rasmiylashtirishda kim ishtirok etayotganini, ular kim bilan kelishilganligini va boshqalarni ko'rsating);
- ishni baholash (xodimning o'z funktsiyalari va majburiyatlarini bajarish darajasini, huquqlardan foydalanishni va boshqalarni baholashga imkon beruvchi mezonlar sanab o'tilgan, asosiy mezonlar ish sifati va uni amalga oshirishning o'z vaqtidaligi hisoblanadi).

Lavozim ta'rifi ish yuritish bo'limi boshlig'i tomonidan imzolanadi va ish yuritish bo'limi boshlig'i yoki uning o'rinbosari tomonidan tasdiqlanadi.

Ish yuritish bo'yicha qonun hujjatlari va me'yoriy-uslubiy hujjatlar barcha tashkiliy-huquqiy shakldagi tashkilotlar va korxonalarning mutaxassislari tomonidan hisobga olinishi kerak.

Hujjatlar bo'limi

Korxona bo'linmalarida ish yuritishni tashkil etish va yuritishning yagona tartibini ta'minlash, hujjatlar shakllarini unifikatsiya qilish, korxona hujjatlari namunalarini yaratish Korxonada ish yuritishni standartlar va me'yoriy-uslubiy hujjatlarga muvofiq tashkil etish.

Korxonaning tarkibiy bo'linmalarida hujjatlar bilan ishlashni tashkiliy-uslubiy boshqarish.

Korxona rahbariyatining qarorlariga muvofiq hujjatlarning o'z vaqtida bajarilishi ustidan nazoratni tashkil etish.

Maxfiy deb tasniflangan hujjatlarga kirishning tegishli rejimini va ulardagi ma'lumotlardan foydalanishni ta'minlash.

Korxona ishlarining jamlanma nomenklaturasini tuzish, nazorat qilish to'g'ri shakllantirish tuzilmaviy bo‘linmalarda ishlarni rasmiylashtirish.

Korxonada ish yuritish bo'yicha me'yoriy-uslubiy hujjatlarni ishlab chiqish (hujjatlar bilan ishlash bo'yicha ko'rsatmalar, rasmiy hujjatlar shakllari, korxona hujjatlarining yagona shakllari).

Hujjatlarni ro'yxatga olish va hisobga olish, korxona hujjatlari bo'yicha ma'lumot-axborot ishlarini olib borish, kiruvchi, jo'natilgan va ichki hujjatlarni qabul qilish, hisobga olish, hisobga olish, saqlash va tarqatish; hujjatlar bo'yicha tezkor qidiruv va ma'lumotlarni berish.

Hisobot va korxona rahbariyatiga imzolash uchun taqdim etilgan hujjatlarning bajarilishini ko'rib chiqish va tekshirish.

Sayohat hujjatlarini tayyorlash; ishga yuborilgan xodimlarni ro'yxatga olish. Uzoq muddatli (doimiy) saqlash muddatlariga ega bo'lgan hujjatlarni arxivga topshirishga tayyorgarlik ko'rish bo'yicha korxona ekspert komissiyasi ishida ishtirok etish; muddati o'tgan hujjatlarni yo'q qilish uchun tanlov.

Hujjatlar bilan ishlashda yangi axborot texnologiyalarini joriy etish Korxonada yangi axborot texnologiyalarini ishlab chiqish, loyihalash va joriy etish vazifalarini belgilashda ishtirok etish.

Korxonaning ish yuritish bilan shug'ullanuvchi xodimlarining malakasini oshirish bo'yicha tadbirlarni amalga oshirish.

Normativ hujjatlar

Tashqi hujjatlar:

Ish yuritish bo'yicha qonunchilik va me'yoriy hujjatlar, standartlar va me'yoriy-uslubiy hujjatlar.

Ichki hujjatlar:

Korxona ustavi, bo'linma to'g'risidagi nizom, ish tavsifi, ichki mehnat qoidalari.

Hujjatlar bo'limining boshqa bo'limlar bilan aloqasi

Texnik bo'limlar va chizmachilik ustaxonalari bilan, spetsifikatsiyalar, boshqa hujjatlarni qo'llab-quvvatlash:

Ro'yxatga olish, hisobga olish va saqlash;
- hujjatlarni qo'llab-quvvatlashdagi o'zgarishlar to'g'risida bildirishnomalar;
- texnik adabiyotlarni tanlash uchun arizalar;
- hujjatlashtirilgan ta'minotni hisobdan chiqarish to'g'risidagi dalolatnomalar;
- hujjatlarni ko'paytirish va tarqatish uchun arizalar;
- chizmalar, spetsifikatsiyalar, boshqa hujjatlarni qo'llab-quvvatlash hujjatlarining nusxalari;
- texnik adabiyotlar;
- arxiv uchun hujjat ta'minotini berish tartibi bo'yicha ko'rsatmalar, ko'rsatmalar.

Mehnatni tashkil etish va ish haqi bo'limi bilan tasdiqlangan shtat jadvali:

Bo‘lim xodimlariga ustama to‘lash to‘g‘risidagi nizom;
- mehnat qonunchiligi masalalari bo'yicha maslahatlar;
- bo'limning shtat jadvalini shakllantirish bo'yicha takliflar.

Moddiy-texnika resurslari bilan moddiy-texnik ta'minlash bo'limi bilan bo'lim talabiga binoan bo'lim uchun zarur bo'lgan moddiy-texnika resurslari (kanselyariya buyumlari, orgtexnika va boshqalar) uchun arizalar.

Hujjatlar bo'limining huquqlari

Korxonaning tarkibiy bo'linmalarida ish yuritishning tashkil etilishini tekshirish, tekshirish natijalari bo'yicha taklif va tavsiyalar va tegishli choralar ko'rish uchun ularning rahbarlariga tavsiyalar berish.

Tuzilmaviy bo'linmalarning rahbarlaridan korxonani boshqarish uchun zarur bo'lgan ma'lumotnomalar, ma'lumotlar, hujjatlar, boshqa materiallar, shuningdek, hujjatlar, rahbariyatning ko'rsatmalari va topshiriqlarining bajarilishi to'g'risidagi ma'lumotlarni talab qilish.

GOST tomonidan belgilangan ro'yxatga olish qoidalarini buzgan holda tuzilgan hujjatlarni qayta ko'rib chiqish uchun tarkibiy bo'linmalarga qayting.

Korxona rahbariyatiga taqdim eting:

Bo'lim xodimlarini rag'batlantirish bo'yicha takliflar.
- bo'limning rejalari to'g'risida ma'lumot va ularning bajarilishi bo'yicha hisobot.
- Bo'lim xodimlarining faoliyatini baholashni amalga oshirish.

Hujjatlar bo'limining javobgarligi

Hujjatlar bo'limi boshlig'i bo'limga yuklangan funktsiyalarning vijdonan va o'z vaqtida bajarilishi uchun javobgardir.

Hujjatlar bo'limi boshlig'i quyidagilar uchun shaxsan javobgardir:

Muvofiqlik amaldagi qonunchilik bo'limni boshqarayotganda.
- bo'lim faoliyati to'g'risida ishonchli ma'lumotlarni to'plash, tasdiqlash va taqdim etish.
- boshqaruv buyruqlarini o'z vaqtida bajarish.

Hujjatlar bilan ta'minlash bo'limi xodimlarining javobgarligi tegishli lavozim yo'riqnomalari bilan belgilanadi.

Hujjatlar xizmati

SSSR Bosh arxivi kengashi tomonidan tasdiqlangan Boshqaruvni hujjatli ta'minlash davlat tizimining beshinchi bo'limida quyidagilar nazarda tutilgan: "Tashkilotda boshqaruvni hujjatli ta'minlash mustaqil tarkibiy bo'linma sifatida faoliyat yurituvchi maxsus xizmat tomonidan amalga oshiriladi. bevosita tashkilot rahbariga bo'ysunadi».

Boshqaruv hujjatlarini qo'llab-quvvatlash xizmatining nomi haqida gapirganda, shuni ta'kidlash kerakki, bugungi kunda DOW xizmati turli nomlarga ega bo'lishi mumkin, masalan: ishlarni boshqarish, ish yuritish bo'limi, boshqaruv hujjatlarini qo'llab-quvvatlash bo'limi, umumiy bo'lim, ofis, kotibiyat va boshqalar.

Shu bilan birga, DOW xizmatining o'ziga xos nomi fundamental ahamiyatga ega emasligini aytishimiz mumkin, ammo uni tanlashda quyidagi omillarni hisobga olish maqsadga muvofiqdir:

Birlikning tuzilishi (ichki tuzilishga ega yoki yo'q, agar mavjud bo'lsa, u murakkabmi yoki yo'q);
ismga qo'yiladigan talablar (ism sodda, eslab qolish va talaffuz qilish oson bo'lishi maqsadga muvofiqdir);
mavjud biznes an'analari.

Masalan, Davlat hujjat aylanishi tizimida quyidagi nomlardan foydalanish tavsiya etiladi:

Vazirlik va idoralarda - boshqaruv, qoida tariqasida, quyidagilarni o'z ichiga oladi:

Kotibiyat (qabulxona, vazir kotibiyati, vazir o‘rinbosarlari kotibiyatlari, hay’at kotibiyati, bayonnoma byurosi);
vazir huzuridagi inspeksiya (boshqaruv);
idora (davlat xatlari byurosi, hisobga olish va ro'yxatga olish byurosi, ekspeditsiya, nusxa ko'chirish va ko'paytirish byurosi va boshqalar);
xatlar (shikoyatlar) bo'limi;
hujjatlar bilan ishlashni takomillashtirish va texnik vositalarni joriy etish bo‘limi;
markaziy arxiv;

Davlat korxonalarida (birlashmalarida), ilmiy-tadqiqot, loyihalash, loyihalash tashkilotlarida va hisoblash markazlarida, oliy o‘quv yurtlarida va boshqa tashkilotlarda boshqaruvni hujjat bilan ta’minlash bo‘limi yoki idorasi, qoida tariqasida, quyidagilarni o‘z ichiga oladi:

Buxgalteriya hisobi va ro'yxatga olish, nazorat qilish, hujjatlar bilan ishlash va texnik vositalarni joriy etishni takomillashtirish, xatlarni (shikoyatlarni) ko'rib chiqish bo'limlari;
kotibiyat;
ekspeditsiya;
nusxa ko'chirish va ko'paytirish idorasi;
Arxiv.

Biroq, DOW xizmatining eski nomlaridan (ish yuritish, umumiy bo'lim, ofis) foydalanishni mutlaqo istamaydigan tashkilotlar uchun biz hujjatlarni boshqarishni qo'llab-quvvatlashni rivojlantirishning zamonaviy tendentsiyalarini aks ettiruvchi nomlash variantlarini taklif qilishimiz mumkin, masalan: xizmat. hujjat aylanishi (hujjatlar) (bo'limi), hujjatlar bilan ishlash va texnik vositalarni joriy etishni takomillashtirish bo'limi.

Kichik tashkilotlarda boshqaruv hujjatlarini qo'llab-quvvatlash xizmati mustaqil tarkibiy bo'linma sifatida mavjud bo'lmasligi mumkin. Bunda hujjatlar bilan ishlash rahbarning kotibi (inspektor) yoki boshqa maxsus tayinlangan shaxs tomonidan amalga oshiriladi.

Boshqaruv hujjatlarini qo'llab-quvvatlash xizmati haqida gapirganda, uning asosiy vazifalari va funktsiyalarini ta'kidlash kerak.

DOE xizmatining asosiy vazifalari quyidagilarni o'z ichiga oladi, xususan:

Hujjatlar bilan ishlash shakllari va usullarini takomillashtirish;
hujjatlashtirishning yagona tartibini ta'minlash, hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish; amaldagi me’yoriy hujjatlarga muvofiq axborot-qidiruv tizimlarini qurish, bajarilishini nazorat qilish va hujjatlarni arxivga topshirishga tayyorlash;
hujjatlarni qisqartirish;
hujjatlar shakllarini unifikatsiya qilish;
tashkilotda, uning tarkibiy bo'linmalarida boshqaruvni hujjatlashtirishni takomillashtirish bo'yicha me'yoriy-uslubiy hujjatlarni ishlab chiqish va amalga oshirish;
hujjatlar bilan ishlashda eng yangi axborot texnologiyalarini joriy etish.

DOW xizmatining odatiy funktsiyalari quyidagilarni o'z ichiga oladi turli xil turlari texnologik, tashkiliy, uslubiy, nazoratga bo'linadigan ishlar.

Texnologik xususiyatlarga quyidagilar kiradi:

Kiruvchi hujjatlarni dastlabki (yo'naltirish) qayta ishlashni amalga oshirish;
kiruvchi, chiquvchi va ichki hujjatlarni rasmiylashtirish;
tashkilot hujjatlari bo'yicha axborot-ma'lumotnoma ishlarini olib borish; hujjatlarni mashinkada ishlab chiqarish (kompyuterda yozish);
hujjatlarni nusxalash, takrorlash va operativ takrorlash;
hujjatlar shakllarini ishlab chiqish va loyihalash;
yuborish uchun hujjatlarni tayyorlash.

DOE xizmatining tashkiliy funktsiyalari orasida:

Kiruvchi hujjatlar bo'yicha rahbariyatga hisobot tayyorlash;

Tashkilot rahbariyati tomonidan hujjatlarni o'z vaqtida ko'rib chiqishni tashkil etish; hujjatlarni rasmiylashtirish, hujjatlarni o'z vaqtida o'tkazish va rasmiylashtirishni tartibga solish;
tarkibiy bo'linmalarda hujjatlarni saqlashni tashkil etish;
arxiv ishini federal arxivning qoidalari, ko'rsatmalari va uslubiy tavsiyalariga muvofiq tashkil etish;
ish yuritish xizmati va arxiv xodimlarining malakasini oshirish;
ish yuritish xizmati xodimlari uchun ish joylarini, shu jumladan avtomatlashtirilgan ish stantsiyalarini (AWP) tashkil etish, ish yuritish xodimlari uchun ish sharoitlarini;
fuqarolarning iltimosiga binoan ish yuritishni tashkil etish;
hujjatlar bilan ishlash shakllari va usullarini takomillashtirish bo'yicha chora-tadbirlarni ishlab chiqish (tashkilotning tegishli tarkibiy bo'linmalari bilan birgalikda).

Nazorat funktsiyalariga quyidagilar kiradi:

Rahbariyatga imzolash uchun taqdim etilgan hujjatlarning (ya’ni chiquvchi va ichki hujjatlar) to‘g‘ri rasmiylashtirilishini nazorat qilish;
hujjatlarni bajarish muddatlarini nazorat qilish;
arxivga topshiriladigan ishlarni tashkil etishning tarkibiy bo‘linmalarida rasmiylashtirilishi va shakllantirilishining to‘g‘riligini nazorat qilish;
tarkibiy bo'linmalarda hujjatlar bilan ishlash ustidan nazoratni tashkil etish;
hujjatlar ijrosining borishi va natijalari to‘g‘risidagi ma’lumotlarni umumlashtirish, ushbu masalalar yuzasidan rahbariyatni tizimli ravishda xabardor qilish;
fayllarni saqlash va hujjatli ma'lumotlardan operativ foydalanishni ta'minlash.

DOW xizmati tomonidan bajariladigan uslubiy funktsiyalarga quyidagilar kiradi:

Tashkilot ishlarining nomenklaturasini, ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarni, hujjatlar blankalari varaqlarini va tashkilotning ish yuritish tizimini tartibga soluvchi boshqa mahalliy normativ hujjatlarni ishlab chiqish;
hujjatlarning ilmiy va amaliy ahamiyatini tekshirish;
ish yuritish vakolatiga taalluqli masalalar bo‘yicha yig‘ilishlar o‘tkazish va maslahatlar berish.

Davlat boshqaruvini hujjatlashtirish

GSDOUning asosiy maqsadlari:

1. tashkilotning hujjat aylanishini tartibga solishda;
2. hujjatlar sonini qisqartirish va sifatini oshirish;
3. axborotni yig'ish, qayta ishlash va tahlil qilishning texnik vositalari va zamonaviy texnologiyalaridan foydalanish uchun qulay sharoitlar yaratish;
4. boshqaruv apparatini takomillashtirish.

“Boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirish” bo‘limi to‘rt qismdan iborat: Boshqaruv hujjatlari tarkibi, Boshqaruv hujjatlarini unifikatsiya qilish va standartlashtirish, Boshqaruv hujjatlarini ro‘yxatga olish, Boshqaruv hujjatlari matnlarini tuzish.

Muayyan korxona uchun hujjatlarni tuzishda turli xil boshqaruv holatlarida hujjatlar tarkibiga va ularning matnlariga qo'yiladigan talablarga e'tibor qaratish juda muhimdir.

GSDOU boshqaruv faoliyati hujjatlarini nafaqat qog'ozda, balki boshqa turdagi tashuvchilarda (magnit lentalar, disklar va boshqalar) hujjatlarni yaratish deb hisoblaydi. Boshqacha qilib aytganda, shakllantirilgan talablar an'anaviy usulda yoki kompyuter texnologiyalari yordamida yaratilganidan qat'i nazar, barcha hujjatlarga nisbatan qo'llaniladi.

"Hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish" bo'limi hujjatlar bilan ishlashning butun tsiklini hujjatlar qabul qilingan yoki yaratilgan paytdan boshlab bajarish, jo'natish yoki ishga topshirishgacha bo'lgan davrni qamrab oladi. Bo'limda ish jarayonini oqilona tashkil etish, korxona hujjatlari bo'yicha axborot-qidiruv tizimlarini yaratish, hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish va ularni arxivga topshirishga tayyorlash bo'yicha tavsiyalar mavjud.

GSDOU ning o'ziga xos xususiyati shundaki, korxonada hujjatlarning harakatlanish yo'nalishlari sxemalari hujjatlarni avtomatlashtirilgan qayta ishlash bilan bog'liq barcha nuqtalarni o'z ichiga olishi kerak. Muhim talab - hujjatlarni qo'lda va avtomatlashtirilgan qayta ishlashning muvofiqligi.

Bundan tashqari, korxona yoki muassasaning axborot-qidiruv tizimini (IPS) yaratish va undan foydalanish bo'yicha tavsiyalar GSDOUning alohida kichik bo'limida ta'kidlangan. Ushbu qism an'anaviy va avtomatlashtirilgan tizimlarda IPS yaratish qoidalarini muhokama qiladi. IPS tarkibi aniqlandi. U hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish, indeksatsiya qilish, ularni operativ saqlash, ma'lumotlarni qidirish massivlarini o'z ichiga olishi kerak. Axborot izlash massivlari qog'oz (fayl kabinetlari) va elektron shaklda amalga oshirilishi mumkinligi sababli, GSDOU ularning muvofiqligini talab qiladi. Bunday muvofiqlikka erishish uchun korxona tasniflagichlarni ishlab chiqadi, masalan, ishlar nomenklaturasi, muxbirlar klassifikatori, tarkibiy bo'linmalar klassifikatori, hujjatlar turlarining tasniflagichi va boshqalar.

Bo'limda hujjatlarni ro'yxatga olish, indeksatsiya qilish, operativ saqlash, ishlar nomenklaturasini tuzish, ishlarni shakllantirish, hujjatlar ijrosini nazorat qilish va idoraviy arxivga o'tkazish texnologiyalari ham muhokama qilinadi.

"Hujjatlar bilan ishlashni mexanizatsiyalash va avtomatlashtirish" bo'limi eng ko'p narsalarni o'z ichiga oladi Umumiy talablar hujjatlar bilan ishlashning avtomatlashtirilgan vositalaridan foydalanish shartlariga (bu bo'lim ko'p mehnat talab qiladi).

"PEI xizmatini tashkil etish" bo'limida boshqaruv hujjatlarini qo'llab-quvvatlash xizmatlarini tashkil etish va faoliyatiga yondashuv mavjud.

GSDOU maktabgacha ta'lim muassasasi xizmatini bevosita tashkilot rahbariga bo'ysunadigan mustaqil tarkibiy bo'linma sifatida belgiladi. GSDOU tashkilot yoki korxona toifasiga qarab bir nechta standart ofis xizmatlarini yaratishni nazarda tutadi, ular quyidagilar bo'lishi mumkin: biznes boshqaruvi, ofis, umumiy bo'lim, rahbar kotibi.

Bo'lim xizmatning asosiy vazifalarini, rasmiy tarkibga qo'yiladigan talablarni, ofis xodimlarini me'yoriy jihatdan qo'llab-quvvatlashni belgilaydi. Bo'limda ularni ko'rsatishi kerak bo'lgan hujjatlarga havolalar mavjud. Ulardan ba'zilari, masalan, ishchilar kasblarining Butunrossiya tasniflagichi, malaka qo'llanma menejerlar, mutaxassislar va boshqa xodimlarning lavozimlari.

Ish yuritish xizmatlarining funktsiyalari GSDOU ilovasida keltirilgan: "Hujjatlarni boshqarish xizmati to'g'risidagi taxminiy nizom".

GSDOU hozirda boshqaruv hujjatlarini qo'llab-quvvatlash xizmatlari amaliyotida qo'llanilishi mumkin bo'lgan bir qator ilovalarga ega:

Indikativ ro'yxat tasdiqlanishi kerak bo'lgan hujjatlar;
Rasmiy muhr bosilgan hujjatlarning taxminiy ro'yxati;
Hujjatlarni rasmiylashtirishning odatiy muddatlari ro'yxati;
Taxminiy matn tuzilishi ish tavsifi maktabgacha ta'lim muassasasi xodimlari uchun;
Ish nomenklaturasi shakllari;
Doimiy va vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlash muddatlari ishining qopqog'i shakli va boshqalar.

GSDOUning ko'pgina qoidalari qayta ko'rib chiqishni talab qiladi. Shu bilan birga, maktabgacha ta'lim muassasalarini tashkil etish bo'yicha bir qator qoidalar va tavsiyalar muassasalar, korxonalarning xizmat ko'rsatuvchi xodimlariga, ayniqsa, hujjatlar bilan ishlashning qiyin texnologiyasini endigina o'zlashtirganlarga yordam berishi mumkin.

Tashkiliy boshqaruvni hujjatlar bilan ta'minlash

Boshqaruv uchun hujjatlarni qo'llab-quvvatlashni tashkil etishning uchta shakli mavjud:

- markazlashtirilgan;
- markazlashmagan;
- aralashgan.

Hujjatli xizmat ko'rsatishning markazlashtirilgan shakli firmalar va kichik muassasalarda qo'llaniladi. Boshqaruv uchun hujjatlarni qo'llab-quvvatlashni o'rnatishning ushbu shakli hujjatlar bilan barcha ishlarni bir birlikda jamlashni o'z ichiga oladi: qabul qilishdan arxivga etkazib berishgacha. Hujjatlarni markazlashtirilgan holda qayta ishlashning afzalliklari ish yuritishni tartibga solishdadir.

Boshqaruv uchun hujjat ta'minotini tashkil etishning markazlashtirilmagan shakli har bir tarkibiy bo'linmaning o'z ofis boshqaruvi xizmatiga ega ekanligini va hujjatlar bilan barcha turdagi ishlarni mustaqil ravishda amalga oshirishini nazarda tutadi. Ushbu shakl geografik jihatdan taqsimlangan tashkilotda, ofis ishlarini bir joyda bajarish mumkin bo'lmaganda qo'llaniladi.

Yirik tashkilotlarda boshqaruvni hujjatli qo'llab-quvvatlashning aralash shakli o'rnatiladi - operatsiyalarning bir qismi markazlashtirilgan, bir qismi esa tarkibiy bo'linmalarda amalga oshirilganda. Masalan, boshqaruv nomiga olingan hujjatlarni ro'yxatga olish markazlashtirilgan holda DOW xizmati tomonidan, buxgalteriya hisobi, kadrlar, moliyaviy - tegishli tarkibiy bo'linmalarda amalga oshiriladi.

DOW xizmatining tuzilishi ish hajmiga va ma'lum bir tashkilotlar guruhiga mansubligiga qarab belgilanadi. Vazirlik va idoralarda - ishlar boshqarmasi, ilmiy-tadqiqot institutlari, fabrikalar, boshqa davlat va nodavlat korxonalarda boshqaruvni hujjat bilan ta'minlash bo'limi yoki idorasi, ijro etuvchi hokimiyat va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlarida - umumiy bo'lim tashkil etiladi.

Yuqoridagi tarkibiy bo'linmalarning har biri ixtisoslashgan tarkibiy elementlarni o'z ichiga oladi: bo'lim, byuro, guruh, sektor. Har bir bo'linma bir yoki bir nechta funktsiyalarni bajaradi.

Ishni boshqarish quyidagilarni o'z ichiga oladi:

- vazir yoki boshqarma boshliqlari huzuridagi tekshiruv;
- xatlar bo'limi;
- idora;
- protokol byurosi;
- kengash kotibi;
– buxgalteriya hisobi va ro‘yxatga olish byurosi;
- ekspeditsiya;
- matnli hujjatlarni qayta ishlash kompyuter markazi;
- Hukumat yozishmalari byurosi;
- xatlar bo'limi;
– hujjatlar bilan ishlashni takomillashtirish bo‘limi;
- markaziy arxiv.

Ofis yoki Yozuvlarni boshqarish bo'limi quyidagilarni o'z ichiga olishi mumkin:

– kiruvchi va chiquvchi hujjatlarni qabul qilish va qayta ishlash guruhi;
– hujjatlarni hisobga olish va ro‘yxatga olish guruhi;
-fuqarolar murojaatlari bilan ishlash guruhi;
- Arxiv;
– rahbar va tarkibiy bo‘linmalar kotiblari;
- nazorat guruhi;
- Nusxa ko'chirish idorasi.

Tuzilishi umumiy bo'lim quyidagi bo'limlarni o'z ichiga oladi:

- idora;
- nazorat guruhi;
- protokol bo'limi;
– hujjatlar bilan ishlashni takomillashtirish guruhi;
- bir guruh fuqarolar murojaatlari;
– nusxa ko‘chirish va ko‘paytirish byurosi;
- Arxiv.

Axborot va hujjatlarni qo'llab-quvvatlash

Ro'yxatga olingan operatsiyalarning har biri an'anaviy (qo'lda) va elektron kompyuterlar yordamida yaratilgan mazmunli, hujjatli shaklda amalga oshiriladi. Amalda hujjatsiz boshqaruv qarorlari o‘z mohiyatiga ko‘ra yordamchi, operativ va tashkiliy xarakterga ega bo‘lib, dastlabki xarakterga ega.

Xalq xo'jaligi ob'ektlarini boshqarishning kompleks mexanizmi asosan ma'lum bir korxona (tashkilot, muassasa) faoliyatining o'ziga xos xususiyatlaridan yoki mulkchilik shaklidan qat'i nazar, yaratilgan ma'muriy xarakterdagi juda universal hujjatlar orqali amalga oshiriladi.

XX asrning 90-yillari boshlariga kelib, mamlakatning boshqaruv apparatida 14 milliondan ortiq kishi ish bilan ta'minlangan va yillik hujjat aylanishi aniq o'sish tendentsiyasi bilan kamida 60 milliard varaqni tashkil etdi. Rossiya kabi davlat uchun bu ma'lumotlar fantastik ko'rinmaydi. 1. Hujjat. Rossiya milliy iqtisodiyotidagi hujjat tizimlari.

Mehnat paytida va ijtimoiy faoliyat shaxs to'g'risida, odamlar va ularning turli shakllanishlari o'rtasidagi murakkab axborot aloqalarini mustahkamlovchi, aks ettiruvchi va mustahkamlovchi hujjatlar paydo bo'ladi. "Vaqt va makonda uzatish uchun inson tomonidan yaratilgan ma'lumotlarga ega bo'lgan moddiy ob'ekt" - hujjat shunday ta'riflanadi. davlat standarti.

Tarixiy jihatdan hujjatdagi ma'lumotlar tsivilizatsiya rivojlanishi jarayonida shakllangan turli yo'llar bilan o'rnatiladi: ramziy, yozma, grafik, fotosurat, audio va video yozish vositalaridan foydalangan holda. Shu bilan birga, hujjatning o'zi, birinchi navbatda, axborot funktsiyasini bajaradi, lekin u boshqa bir xil darajada muhim funktsiyalarga ham ega: aloqa, to'plash, dalillar, buxgalteriya va ma'muriy. Ushbu kurs kontekstida o'rnatilgan boshqaruv texnologiyalari, jumladan rejalashtirish, hisob, nazorat yordamida amalga oshiriladigan tashkiliy-ma'muriy funktsiya birinchi o'ringa chiqadi.

Har bir alohida hujjat mustaqil texnologik jarayon sifatida yagona hujjat aktidir. Shu bilan birga, faoliyat individual tashkilotlar, sanoat korxonalari hujjat tizimining asosiy tushunchasi bilan birlashtirilgan o'zaro bog'liq, o'zaro bog'liq va organik o'zaro ta'sir qiluvchi hujjatlar to'plami bilan faol ravishda namoyon bo'ladi.

Eng umumlashtirilgan va yaxlit tizim bu umummilliy hujjatlashtirish tizimi bo'lib, u butun mamlakat miqyosida yaratilgan va amalga oshirilayotgan deyarli barcha turdagi hujjatlarni o'z ichiga oladi. Bu tizim, o'z navbatida, ko'plab quyi tizimlardan iborat bo'lib, ular mavzu, geografik, funktsional, ierarxik va boshqa muhim belgilariga ko'ra tasniflanadi.

Shunday qilib, funktsional tizimlar istisnosiz barcha davlat organlariga xos bo'lgan rejalashtirish, hisobot va statistik, ta'minot va marketing va moliyaviy hujjatlarni o'z ichiga oladi. milliy iqtisodiyot Rossiya.

Sanoat hujjatlari tizimlari federal, mintaqaviy va mahalliy davlat hokimiyati organlarining vazirliklar, idoralar, idoralar va bo'limlarning faoliyatini o'z ichiga olgan sanoat (idora) boshqaruvining tashkiliy jihatlarini aks ettiradi.

Mohiyatan, XX asrning 60-yillari oxiridan boshlab mamlakatimizda yagona hujjatlashtirish tizimini ishlab chiqish va joriy etish bo‘yicha jadal ishlar boshlandi. Shu bilan birga, bunday tizimlar kontseptsiyasi kompaniya faoliyatining ma'lum bir sohasida boshqaruv jarayonlarini muvofiqlashtirish uchun zarur va etarli bo'lgan ma'lumotlarga huquqiy va rasmiy talablarning birligi bilan bog'liq.

90-yillarning oxiriga kelib, mamlakatda yigirmadan ortiq federal yagona hujjat tizimlari ishladi, ularning me'yoriy-huquqiy bazasi tegishli GOSTlar tomonidan tartibga solingan. Shunday qilib, tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi uchun hujjatlar shakllari GOSTR6.30-7 "Hujjatlarni rasmiylashtirishga qo'yiladigan talablar" modeli asosida ishlab chiqilgan.

Hujjatlar bilan ta'minlashning umummilliy tizimini (GS DOW) bir vaqtning o'zida yaratish hujjatlar tizimining o'zi kontseptsiyasini korxonalar, tashkilotlar va muassasalarda yaratilgan hujjatlarni yaratish va qayta ishlash uchun texnologik jarayonlar to'plami sifatida yanada aniqroq shakllantirish imkonini berdi. turli maqom va idoraviy mansublik. Hujjatlar tizimi bu holda nafaqat hujjatning bajarilishi, balki u bilan ishlashni tashkil etish, qayta ishlash, harakatlanish, saqlash va bajarilishini nazorat qilish uchun ham ma'lum normalar, tartiblar va talablarning mavjudligini nazarda tutadi.

Hujjatli ma'lumotlarni qayta ishlash jarayoniga elektron hisoblash texnikasi va avtomatlashtirilgan ish stantsiyalarining (AWS) joriy etilishi bilan axborotni va hujjatlarni boshqarishni qo'llab-quvvatlash tushunchasi qonuniy bo'lib qoldi, bu ma'lumotlarni qabul qilish, qayta ishlash, saqlash va berish bo'yicha tashkil etilgan ishlar majmuasini o'z ichiga oladi. uning moddiy tashuvchisi sifatida iste'molchiga (abonentga) hujjatlar.

Kompyuter avtomatlashtirilgan tizimlari hali joriy etilmagan axborot-hujjatlashtirishni amalga oshirish ob'ektlarida barcha texnologik operatsiyalar - hujjatlar loyihalarini yaratishdan tortib, tashqi hujjatlar bilan ishlashgacha: qabul qilish, tarqatish, ro'yxatdan o'tkazish, yetkazib berish (tashish) kuzatilmoqda. ), ijroni nazorat qilish, hujjatlarni ma'lumotnoma va fond va arxivga ishlov berish.

Hujjatlashtirish jarayonlariga kompyuterlarning kiritilishi bilan ko'rib chiqilayotgan texnologik zanjir o'zgaradi, chunki mutaxassis va menejer hujjatning to'liq matni bilan ham, pragmatik ma'lumotlarni o'z ichiga olgan fragmentlar bilan ishlash imkoniyatiga ega bo'ladi.

Hujjatning hodisasi shundaki, u bir vaqtning o'zida bir ob'ektda mehnat ob'ekti, vositasi va sub'ekti sifatida harakat qiladi. Ushbu holat boshqaruv apparati ish vaqtining 60 dan 80 foizigacha bo'lgan hujjatli ma'lumotlarni tayyorlash, bajarish, muvofiqlashtirish, tasdiqlash va analitik va sintetik qayta ishlashda hal qiluvchi ahamiyatga ega. Shu bilan birga, shuni yodda tutish kerakki, xodimlarning katta qismi (rejachilar, iqtisodchilar, buxgalterlar, kotib yordamchilari, statistiklar va boshqalar) hujjatli ma'lumotlar bilan ishlash ularning ishining asosini tashkil qiladi.

Hujjatlashtirish jarayonlariga zamonaviy axborot texnologiyalari va orgtexnika vositalarini joriy etish juda samarali, lekin kamida ikkita asosiy shartga rioya qilishni talab qiladi: formatlarning bir xilligi va hujjatlarni qayta ishlash texnologiyasini oqilona qurish, unda bir xil turdagi operatsiyalar bir joyda jamlanadi. joy.

Birlashganda davlat tizimi 70-yillarda tashkil etilgan hujjatli yordam, hujjatlashtirish jarayonlarini ratsionalizatsiya qilish va texnologik takomillashtirishning bir nechta ustuvor yo'nalishlarini ajratib ko'rsatish tavsiya etiladi:

Birlashtirish va standartlashtirish;
- ish jarayonini markazlashtirish va tartibga solish;
- hujjatlarni saqlash joylarini ajratish;
- iqtisod va hujjatlashtirish jarayonlarini rejalashtirish;
- ixtisoslashgan kadrlar ishini tashkil etish;
- texnologik jarayonlarni mexanizatsiyalash va avtomatlashtirish. Shtat bo'ylab markazlashtirilgan ish yuritish tizimining joriy etilishi turli xil ierarxik tuzilmalar va funktsional maqsadlardagi hujjatlarning bir xilligi va axborot muvofiqligiga erishish imkonini berdi.

Hujjatlarni rasmiylashtirish va hujjatli ma'lumotlar bilan ishlashni tashkil etish jarayonlariga elektron hisoblash mashinalarining ommaviy ravishda kiritilishi hujjatlarni tayyorlash, qayta ishlash va qayta ishlash texnologik jarayonlaridagi real o'zgarishlarni hisobga olgan holda USSDning asosiy qoidalarini sezilarli darajada qayta ko'rib chiqishni talab qildi. Yangi tizim EGS DOW kompyuterlarning potentsial imkoniyatlariga asoslanadi, balki turli xarakterdagi hujjatlarni an'anaviy (qo'lda) qayta ishlash bo'yicha ilgari to'plangan tajribaning real imkoniyatlarini ham hisobga oladi. Bu korxonaning (tashkilotning) o'ziga xos shartlarini va ish oqimining hajmini hisobga oladi.

Shunday qilib, Rossiyada ishlab chiqilgan milliy iqtisodiyotni va uning tarkibiy bo'linmalarini boshqarishni axborot va hujjatlashtirish texnologiyasi hujjatlarni qayta ishlash, amalga oshirish usullari va vositalari to'plamidir. axborot jarayonlari va boshqaruv samaradorligini ta'minlash uchun ishlab chiqilgan tashkiliy tartib-qoidalar.

Hujjat axboroti oqimini boshqarishning sifat mezonlari quyidagilardan iborat:

Murakkablik (barcha tuzilmalarning ishtiroki);
- izchillik (tashkiliy va texnologik birlik bilan bog'langan elementlar to'plami);
- tartibga solish (berilgan parametrlarda elementlarni tartiblash);
- baholash va rag'batlantirish (natijalarni qabul qilingan mezonlar bilan taqqoslash va boshqaruvni ratsionalizatsiya qilish uchun motivatsiya).

Axborot-hujjatlarni qo'llab-quvvatlash juda mobil texnologiya bo'lib, hujjatlarni qayta ishlash, saqlash va tarqatishning yangi shakllari, usullari va vositalari bilan boyitilgan.

Hujjatlarni rasmiylashtirish jarayoni

Korxonaning barqaror raqobatbardosh faoliyatini ta'minlaydigan samarali boshqaruvning zaruriy sharti uning axborot xavfsizligi hisoblanadi.

Ikki turdagi ma'lumotlar mavjud:

Texnik, texnologik - mahsulot ishlab chiqarish usullari, dasturiy ta'minot, asosiy ishlash ko'rsatkichlari, test natijalari va boshqalar;
biznes - prognozlar, harakatlar strategiyasi, tadqiqot natijalari, ma'lumotlar bazasi va boshqalar.

Har qanday boshqaruv qarori har doim ko'rib chiqilayotgan masala yoki boshqariladigan ob'ekt bo'yicha ma'lumotlarga asoslanadi. O'z vaqtida va to'g'riligi ma'lumotlarning ob'ektivligi, ishonchliligi, samaradorligi va to'liqligiga bog'liq. qaror. Axborot tashuvchisi (ya'ni faktlar, hodisalar, ob'ektlar, ob'ektiv voqelik hodisalari va inson aqliy faoliyatining aks etishi natijasi) hujjatdir.

Boshqaruv jarayonida hujjatda qayd etilgan ma'lumotlar nafaqat qaror qabul qilish uchun asos, balki uni amalga oshirishning dalili, tahlil va umumlashtirish uchun manba, ma'lumotnoma va qidiruv ishlari uchun materialdir. Shunday qilib, boshqaruv faoliyatida hujjat mehnat ob'ekti va mehnat natijasi sifatida ishlaydi. Buxgalteriya hisobi va hisobot hujjatlari boshqaruvning quyi bo'g'inidan yuqoriga qadar keladi; ular boshqariladigan ob'ektlardagi ishlarning holatini baholash uchun ishlatilishi mumkin. Ushbu ma'lumotlar rejalashtirish va prognozlash uchun asosdir. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlar boshqaruvning yuqori darajasidan kelib chiqadi va pastga tushadi.

Boshqaruvdagi tashkiliy va ma'muriy funktsiyalar hujjatlar yordamida amalga oshiriladi har xil turlari va uchrashuvlar. Shunday qilib, tashkilotning yuridik shaxs sifatida tashkil etilishi ta'sis hujjatlarini (nizom, nizom, ta'sis shartnomasi) qabul qilish bilan birga keladi. Tashkilotning boshqaruv organlari, uning tarkibiy bo'linmalari va mansabdor shaxslarining faoliyati nizomlar, tarkibiy bo'linmalar to'g'risidagi nizomlar, yo'riqnomalar, qoidalar va boshqa tashkiliy hujjatlar bilan tartibga solinadi. Boshqaruv qarorlari ro'yxatga olinadi ma'muriy hujjatlar, ularning nomlari tashkilotning huquqiy maqomi va vakolatlari (farmonlar, buyruqlar, buyruqlar va boshqalar) bilan belgilanadi. Kollegial organlarning majlislari bayonnomalari bilan birga olib boriladi. Ishbilarmon sheriklar bilan munosabatlar shartnomalar va shartnoma ishlarida foydalaniladigan boshqa hujjatlar orqali tartibga solinadi. Tashkilotlar va fuqarolar bilan axborot almashish xatlar, telegrammalar, telefon xabarlari, shuningdek faksimil va kompyuter tarmoqlaridan foydalangan holda uzatiladigan xabarlar yordamida amalga oshiriladi. Tashkilot aktlar, hisobotlar, sertifikatlar, memorandumlar va boshqa hujjatlarni tayyorlaydi. Xodimlarni qabul qilish, ishdan bo'shatish, ko'chirish, ta'til berishni ro'yxatdan o'tkazishda; kadrlar hujjatlari(mehnat shartnomalari, xodimlar bo'yicha buyruqlar, bayonotlar, mehnat daftarchalari, shaxsiy kartalar va boshqalar).

Mutaxassislarning faoliyati menejmentni hujjatlashtirish bilan bog'liq zamonaviy tashkilotlar(kotiblar, yordamchilar, ofis menejerlari, kotiblar va boshqalar), keng ko'lamli vazifalar, funktsiyalar va ish majburiyatlarini o'z ichiga oladi. Hujjatlarni qayta ishlash bilan bir qatorda hujjat aylanishi xizmatlari xodimlari (ish bo'limlari, kantsleryalar, umumiy va tashkiliy bo'limlar, kotibiyatlar) boshqaruv apparati ishiga hujjatsiz xizmat ko'rsatishga katta e'tibor qaratishlari kerak: tashrif buyuruvchilarni qabul qilish; muzokaralar, uchrashuvlar va uchrashuvlar tashkil etish; rahbarning xizmat safarlarini tayyorlash; telefon suhbatlari va boshqalar. Shu bilan birga, hujjat aylanishi xizmatlari faoliyatining asosiy tarkibiy qismi bo'lgan hujjatlar bilan ishlash ob'ektiv sabablarga ko'ra yuzaga keladi: asosiy boshqaruv funktsiyalarini muvaffaqiyatli amalga oshirish uchun - tashkil etish, rejalashtirish, motivatsiya, nazorat qilish va muvofiqlashtirish. Muayyan sohalar faoliyati va bozor kon'yunkturasi, shu jumladan iste'molchilar, raqobatchilar, yangi texnologiyalar va boshqalar to'g'risida doimiy ravishda operativ va strategik ma'lumotlarga ega bo'lish zarur.

Axborot - hodisalar, ob'ektlar, jarayonlarni tavsiflash uchun zarur bo'lgan ma'lumotlar, ko'rsatkichlar, ma'lumotlar to'plami. Menejmentda axborotning o'ta muhim roli boshqaruv jarayonining yangi ma'lumotlar bo'lgan boshqaruv qarorlarini ishlab chiqish uchun ma'lumotlarni yig'ish, qayta ishlash, uzatish, saqlash, qidirish va foydalanishga qisqartirilishi bilan izohlanadi. ichki (tashkilot xodimlari) va tashqi (boshqa tashkilotlar tomonidan) iste'mol uchun mo'ljallangan boshqaruv organi.

Shaxsning har qanday sohadagi rasmiy faoliyati, qoida tariqasida, ish jarayonida aniq fakt va hodisalarni tasdiqlash uchun yozma ma'lumotlarni yaratish va ulardan foydalanishni talab qiladi. biznes aloqasi ayniqsa, iqtisodiy yoki mehnat nizolari bo'lsa. Tegishli ravishda hakamlik sudlarida va umumiy yurisdiktsiya sudlarida ko'rib chiqiladi. Qog'oz yoki boshqa ommaviy axborot vositalarida yozilgan ma'lumotlar hujjatga aylanadi va ma'lumotni tuzatish jarayonining o'zi, ya'ni. hujjatlarni yaratish boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirish deb ataladi.

Xizmat hujjatlari uzoq vaqt davomida o'z ahamiyatini yo'qotmagan bir qator muhim funktsiyalarni bajargan:

Axborot - axborot manbai va tashuvchisi;
- boshqaruv - boshqaruv jarayonini tashkil qilish, tartibga solish, nazorat qilish va tahlil qilish imkonini beradi;
- huquqiy - moliyaviy-xo'jalik va boshqaruv faoliyati uchun huquqiy asos bo'lib xizmat qiladi, faktlarni tasdiqlaydi va ko'rsatkichlar va ma'lumotlarni tasdiqlaydi;
- kommunikativ - axborot va aloqa almashinuvini tashkil etishga yordam beradi;
- buxgalteriya hisobi - ma'lum vaqt oralig'ida ma'lumotlarni to'plash va ularni tahlil qilish, tendentsiya va qonuniyatlarni aniqlash imkonini beradi;
- ijtimoiy - davlat va fuqarolar hayotining ijtimoiy-iqtisodiy, siyosiy, ijtimoiy va boshqa sohalarini tavsiflaydi;
- madaniy - ular davr xususiyatlarini, an'analarini, odatlarini ko'rsatadigan madaniy yodgorlikdir;
- tarixiy - ular turli davrlardagi voqea va shaxslar haqidagi bilimlar manbai, aniqrog'i, boshqa tarixiy obidalar tarixiy voqealarni ochib beradi, tarixiy faktlarni tasdiqlaydi va to'ldiradi, mamlakatlar va xalqlarning tarixiy o'tmishini tiklashga yordam beradi.

Biroq, hujjatlarning o'zi boshqaruv hujjatlari bilan bog'liq barcha muammolarni hal qilmaydi. Hujjatlar o'ziga xos moddiy ob'ektlar bo'lib, ular yordamida juda ko'p turli xil harakatlarni bajarish kerak. Yaratilgan hujjatlar boshqaruv jarayonida foydalanish jarayonida qo'shimcha ishlov berishni, shuningdek, keyinchalik ma'lumotnoma maqsadlarida saqlashni talab qiladi. Shuning uchun hujjatlarni yaratish tartiblari ular bilan ishlashni tashkil etish bilan to'ldiriladi.

Xodimlarni boshqarish tizimini (kadrlar ishini yuritish) ish yuritishni ta'minlash, birinchidan, tashkilot xodimlari uchun tashkiliy, ma'muriy, axborot, ma'lumotnoma va buxgalteriya xarakteridagi hujjatlar to'plami, ikkinchidan, ularni yaratish (yoki ulardan olish) tashqarida), boshqa bo'linmalarga o'tkazishgacha barcha darajalar uchun harakatni qayta ishlash va tashkil etish.

Xodimlar ishini yuritishning ushbu hujjatlarni belgilangan talablarga muvofiq yaratish bilan bevosita bog'liq bo'lgan qismi hujjatlashtirish deb ataladi. Hujjatlarning harakatlanishi va hisobini yuritish masalalari (qabul qilish, qayta ishlash, hisobga olish, bajarilishini nazorat qilish, joriy saqlash, jo'natish) hujjat aylanishi tushunchasiga kiradi. Hujjatlarni uzoq muddatli saqlashni tashkil etish bo'yicha faoliyat (hujjatlarning qiymatini tekshirish, ishlarni rasmiylashtirish, arxivga topshirish, arxivda saqlash) arxiv ishi bilan bog'liq.

Xodimlarni boshqarish tizimining asosiy ofis funktsiyalari quyidagilardan iborat:

Xodimlarning kiruvchi hujjatlarini o'z vaqtida qayta ishlash;
- kadrlar hujjatlarini ro'yxatga olish, hisobga olish va joriy saqlash;
- kadrlar masalalari bo'yicha hujjatlarni ishlab chiqish, muvofiqlashtirish, chop etish;
- kadrlar hujjatlarini tegishli xodimlarga rasmiylashtirish uchun olib kelish;
- hujjatlar talablarining bajarilishini nazorat qilish;
- kadrlar masalalari bo'yicha hujjatlarni takrorlash va boshqalar.

Boshqaruv jarayoni quyidagi asosiy tipik hujjat operatsiyalarini o'z ichiga oladi:

Hujjatli ma'lumotlarni yig'ish va qayta ishlash;
- qaror tayyorlash;
- qaror qabul qilish va hujjatlashtirish;
- qarorni ijrochilarga etkazish;
- qarorning ijrosi;
- bajarilishini nazorat qilish;
- samaradorlik haqida ma'lumot to'plash;
- vertikal va gorizontal aloqalar orqali axborotni uzatish;
- axborotni saqlash va olish.

Ushbu operatsiyalarning har biri hujjatli ravishda an'anaviy versiyada ham, elektron hujjatlar shaklida ham amalga oshiriladi. Hujjatsiz (hujjatsiz) boshqaruv harakatlari yordamchi, tezkor va tashkiliy xarakterga ega va shuning uchun kompyuterlashtirishga qaramay, yuqori intellektual va mehnat xarajatlarini talab qiladigan hujjatlashtirilgan funktsiyalarga nisbatan ahamiyatsiz foizni tashkil qiladi.

Boshqaruv apparati o‘z vazifalarini asosan iqtisodiyotning barcha tarmoqlari va davlat boshqaruvi faoliyatining o‘ziga xos xususiyatlaridan qat’i nazar, yaratilgan va muomalada bo‘ladigan universal va vakolatli tashkiliy-ma’muriy hujjatlar orqali amalga oshiradi.

Axborot tizimlaridan foydalanish samaradorligini oshirishga axborot tizimlarini oxirigacha qurish va muvofiqligi orqali erishiladi, bu takroriylikni bartaraf etish va ma'lumotlardan qayta foydalanishni ta'minlash, muayyan integratsiya aloqalarini o'rnatish, ko'rsatkichlar sonini cheklash, axborot hajmini kamaytirish imkonini beradi. oqimlari va axborotdan foydalanish darajasini oshirish.

Axborotni qo'llab-quvvatlash quyidagilarni o'z ichiga oladi:

Axborotni tarqatish, ya'ni. foydalanuvchilarni ilmiy va ishlab chiqarish muammolarini hal qilish uchun zarur bo'lgan ma'lumotlar bilan ta'minlash;
- axborotni tarqatish uchun eng qulay shart-sharoitlarni yaratish, ya'ni. samarali taqsimlanishini ta'minlash uchun ma'muriy, tashkiliy, ilmiy-ishlab chiqarish faoliyatini amalga oshirish.

Avtomatlashtirilgan boshqaruv axborot tizimi asosida ishlab chiqilgan tez ishlov berish rejalashtirilgan ko'rsatkichlardan chetga chiqishlar haqida ma'lumot berish uchun ma'lumot.

Tashkilot ichidagi axborot tizimi quyidagi funktsiyalarni bajaradi:

Har bir aniq rahbarning tashkilotni tezkor boshqarish maqsadlari uchun zarur bo'lgan ma'lumotlarning tabiati va mazmuniga bo'lgan ehtiyojlarini aniqlash;
- butun tashkilotning texnik vositalariga va har bir rahbarning barcha kerakli ma'lumotlarni taqdim etishiga bo'lgan ehtiyojini aniqlash;
- axborot tizimining uzluksiz ishlashini ta'minlash uchun texnik vositalarni sotib olish, ijaraga olish bo'yicha barcha xarajatlarni markazlashtirilgan holda rejalashtirish;
- axborot tizimida texnik vositalardan foydalanish xarajatlari darajasini aniqlash (xizmat ko'rsatish va o'qitish xizmat ko'rsatuvchi xodimlar, foydalanilgan binolar uchun to'lov, magnit lenta, disket, qog'oz va boshqalarni sotib olish narxi);
- axborotni to'plash, saqlash va taqdim etishning tegishli darajasini ta'minlash;
- dasturiy ta'minot, amaliy dasturlarni ishlab chiqish.

Kompyuterlar va matnli axborotni avtomatlashtirilgan qayta ishlash vositalaridan bir vaqtda foydalanishga asoslangan axborot tizimi eng samarali hisoblanadi.

VESTNIK MGUS №2 (2) / 2007 yil

Foydalanilgan adabiyotlar ro'yxati

1. Arkhipova E.V. Talabalar nutqini rivojlantirish metodikasining asoslari. - M .: Verbum-M, 2004. - 192 p.

2. Vvedenskaya L.A., Pavlova L.G., Kashaeva E.Yu. Muhandislar uchun rus tili va nutq madaniyati. - Rostov n / a: "Feniks" nashriyoti, 2003. - 384 p.

3. Goldin V.E., Sirotinina O.B., Yagubova M.A. Rus tili va nutq madaniyati: filolog bo'lmaganlar uchun darslik / Ed. HAQIDA. Sirotinina. - 2-nashr, stereotipik. - M.: URSS tahririyati, 2003. - 216 p.

4. Dantsev A.A., Nefedova N.V. Rus tili va nutq madaniyati: Texnik universitetlar uchun darslik. - 4-nashr, qo'shimcha. qayta ko'rib chiqilgan - M .: "Feniks" nashriyoti, 2005. - 317 b.

5. Maksimov V.I., Golubeva A.V., Kostomarov V.G. Rus tili va nutq madaniyati: Texnik universitetlar uchun darslik. - M.: Oliy ma'lumot, 2006. - 356 b.

6. Ilmiy nutq uslubi bo'yicha qo'llanma. Texnik universitetlar uchun / Ed. I.G. Proskuryakova. - 2-nashr, qo'shimcha. va qayta ko'rib chiqilgan - M .: Finta: Nauka, 2004. - 320 b.

7. Rus tili va nutq madaniyati: Qo'llanma/ O.Ya. Goyxman, L.M. Goncharova, O.N. Lapshina va boshqalar; Ed. prof. O.Ya. Goyxman. - M.: INFRA-M, 2002. - 192 b.

Universitet faoliyatini boshqarish uchun hujjat ta'minotini takomillashtirish

O.V. Vorobyev

GOUVPO "Moskva davlat xizmat ko'rsatish universiteti"

Menejment sohasida keyingi davrlarning ijtimoiy-iqtisodiy va tashkiliy o'zgarishlari tufayli zamonaviy tizim Rossiyada ta'lim tub islohotlar davridan o'tmoqda va samaradorlikni oshirish uchun boshqaruvning mavjud qonunchilik va me'yoriy-huquqiy bazasini yangilashni, uning hujjat ta'minotini yaxshilashni talab qiladi.

Rossiyada oliy ta'limda ko'p bosqichli mutaxassislar tayyorlashning joriy etilishi bilan mutaxassis tayyorlashda individual ishlarning ulushini oshirish tendentsiyasi mavjud (talabaning tanloviga ko'ra sonini kengaytirish, hajmni oshirish). mustaqil ish va hokazo.). Shu munosabat bilan universitetda o'quv jarayonini tashkil etish va qo'llab-quvvatlash texnologiyasiga o'zgartirishlar kiritish talab etiladi. O'quv jarayonini tashkil etish sifatining pasayishi ko'pincha katta hajmdagi ma'lumotlarni olish va qayta ishlash qiyinligi bilan bog'liq. Olingan ma'lumotlarni tahlil qilish va boshqaruv xodimlari tomonidan qarorlar qabul qilish samaradorligi pasayadi. Ko'p sonli qog'oz hujjatlarni qayta ishlash qimmatga tushadi qo'l mehnati va sub'ektiv omillar (inson omili) ta'sirini kuchaytiradi.

Hozirgi vaqtda o'quv jarayonini tashkil etishning elektron texnologiyalariga o'tish uchun ob'ektiv sharoitlar tayyor. Jumladan: oliy ta’lim muassasasini zamonaviy hisoblash va ofis texnikasi bilan jihozlash; keng joriy etish avtomatlashtirilgan axborot tizimlari va taqsimlangan ma'lumotlar bazalari.

Aksariyat universitetlarda o'quv jarayonini boshqarishning uch bosqichli tizimi qo'llaniladi: ma'muriyat - fakultet - kafedra. Ushbu darajalarning har biri o'z vazifalarini hal qiladi va o'quv jarayonini tashkil etish sifatini oshirish uchun o'z zaxiralariga ega.

Ushbu maqolada biz fakultet rahbariyatining hujjat ta'minotini ko'rib chiqamiz. Fakultet

Universitetning o'quv va ilmiy bo'linmasi, bir nechta turdosh mutaxassisliklar bo'yicha mutaxassislar tayyorlashning to'liq tsiklini amalga oshiradi. Shu bilan birga, fakultet boshqa fakultetlarda o‘z mutaxassisliklari bo‘yicha fanlarni o‘qitishni olib boradi. Fakultetda o‘quv jarayoni bilan chambarchas bog‘langan holda mutaxassislar tayyorlash profiliga muvofiq fundamental va amaliy ilmiy-tadqiqot ishlari olib borilmoqda.

Fakultet tarkibiga kafedralar, dekanat, o‘quv va fan xonalari kiradi.

Kafedra universitetning asosiy oʻquv va ilmiy boʻlimi hisoblanadi. Kafedraning o'quv va ilmiy faoliyati bir yoki bir nechta bilim sohalarida amalga oshiriladi va asosiy vazifani hal qilishga bo'ysunadi.

Yuqori malakali mutaxassislarni tayyorlash.

Bundan tashqari, o'quv jarayonining bir qismi sifatida kafedra quyidagi funktsiyalarni bajaradi:

Tashkil etadi va olib boradi zamonaviy daraja o'quv-uslubiy ishlar, shu jumladan o'quv rejalari, kurslar va seminarlar mavzulari va dasturlarini, kurs va tezislar va loyihalarni ishlab chiqish, darslarni o'tkazishning barcha shakllarini, ma'ruzalar, amaliy va laboratoriya mashg'ulotlari o'rtasidagi nisbatni belgilaydi, o'quv topshiriqlarini taqsimlaydi, talabalarning bilim olishi ustidan nazoratni tashkil qiladi. ;

Ilmiy tadqiqotlar rejalarini shakllantiradi, ularning bajarilishini tashkil qiladi va bajarilishini nazorat qiladi;

Mutaxassislar tayyorlashni olib boradi eng yuqori malaka(fan nomzodlari va fan doktorlari) aspirantura, doktorantura orqali va tanlov tartibida;

Kafedra professor-o‘qituvchilari va xodimlarining malakasini oshirish va qayta tayyorlashni tashkil etadi va nazorat qiladi;

Daromadni oshirishga harakat qiladi

VESTNIK MGUS №2 (2) / 2007 yil

TA'LIM VA TARBIYA MUAMMOLARI

byudjetdan tashqari mablag'larning ta'lim va ilmiy ish, ishlab chiqarishni rivojlantirish va tijorat faoliyati;

ilmiy bilimlarni ommalashtirishga ko‘maklashadi va aholi o‘rtasida madaniy-ma’rifiy tadbirlarni amalga oshiradi;

fakultet (universitet) ilmiy kengashiga ko‘rib chiqish uchun lavozimlarni egallashga, ilmiy va faxriy unvonlarga ko‘rsatishga nomzodlar bo‘yicha takliflar kiritadi;

Universitet Ustavi va amaldagi qonun hujjatlarida nazarda tutilgan boshqa faoliyatni amalga oshiradi.

Kafedrada har oyda tuzilgan ish rejalari asosida kafedra yig‘ilishlari o‘tkaziladi. Keyin barcha protokollar tuziladi. Shuningdek, kafedra o‘quv rejalarini tuzadi, kalendar rejalari, ish dasturlari, jadval uchun rejalar. Blankalar ko'pincha turli tashkilotlarga yuboriladi.

Fakultet ma’muriyati (dekanat) – fakultet faoliyatini nazorat qiluvchi va tashkil etuvchi bo‘linma. Bunga bevosita dekan rahbarlik qiladi. U rejalarning bajarilishini nazorat qiladi va dekanat ishini rejalashtiradi, shuningdek, ularning soni va sonini mustaqil ravishda belgilaydi. malakali xodimlar fakultet boshqaruvi. Dekan ma'lumotlar, ma'lumotlar va hisobot berish uchun javobgardir turli materiallar dekanat tomonidan tayyorlanadi.

Universitet Ustavida dekanat fakultetning tarkibiy bo‘linmasi sifatida alohida ajratilmagan va shuning uchun uning vazifalari belgilanmagan.

Shu bilan birga, aynan dekanat fakultetning boshqaruv organi bo‘lib, ish yuritishni, o‘quv jarayonini tashkil etish va universitetning turli kafedralari bilan yaxshi muvofiqlashtirilgan ishlarni tashkil etadi.

Dekanat ishining asosiy maqsadi o'quv jarayonini tashkil etish bo'lib, u bilan asosiy ish yuritish bog'lanadi.

Universitet faoliyati jarayonida buyruqlar, eslatmalar, ko'rsatmalar, bayonnomalar va boshqalar chiqariladi. Ular ma'muriy va tashkiliy masalalar, shuningdek, boshqaruv, o'zaro hamkorlik, faoliyatni ta'minlash va tartibga solish masalalari bo'yicha qarorlar qabul qiladi.

Tashkiliy-ma'muriy hujjatlar tizimiga kiritilgan hujjatlar uch guruhga bo'lingan:

1. Ma'muriy (buyruqlar, ko'rsatmalar va boshqalar);

2. Tashkiliy (nizomlar, ko'rsatmalar, qoidalar va boshqalar);

3. Ma’lumotnoma va ma’lumotlar (rasmiy xatlar, memorandumlar, bayonnomalar, aktlar va boshqalar).

Fakultetning ish tartibini tashkil etuvchi hujjatlar quyidagilardir:

1. Buyruq – asosiy va masalalarni hal etish maqsadida universitet rektori tomonidan chiqarilgan huquqiy hujjat operativ vazifalar universitet oldida turib.

2. eslatma- har qanday masala bayoni, xulosalar, takliflar, so'rovlarni o'z ichiga olgan boshqa bo'linma rahbari tomonidan tarkibiy bo'linmaga yo'llangan hujjat.

3. Xizmat xati - muassasalar o'rtasidagi aloqa vositasi bo'lib xizmat qiluvchi turli mazmundagi hujjatlarning umumlashtirilgan nomi, xususiy

shaxslar. Xizmat xatlari har doim faqat bitta masala bo'yicha tuziladi.

4. Akt - bir necha shaxslar tomonidan tuzilgan va aniqlangan fakt va hodisalarni tasdiqlovchi hujjat.

5. Tushuntirish xati – biror narsani oqlash, biror narsaga iqror bo‘lish uchun yozma bayonotni o‘z ichiga olgan hujjat.

6. Protokol - yig'ilishlar, yig'ilishlar, konferentsiyalar va kollegial organlar (kengashlar, komissiyalar va boshqalar) yig'ilishlarida masalalarni muhokama qilish va qarorlar qabul qilish tartibini belgilovchi hujjat.

7. Ish tavsifi - ishni bajarish va bajarish tartibi va usulini belgilaydigan ko'rsatma, qoidalar to'plami. Lavozim ta'rifi xodimning ish majburiyatlarini, majburiyatlarini, huquqlarini, munosabatlarini (lavozim bo'yicha aloqalarni) belgilaydi.

8. Shartnoma xodim va ma'muriyat o'rtasidagi mehnat munosabatlari shartlarini aks ettiruvchi hujjatlardan biridir.

Fakultetning hujjat aylanishini tashkil etuvchi kafedralarga quyidagilar kiradi:

Dekanat (talabalar bo'yicha, tashkiliy masalalar bo'yicha buyruqlar chiqaradi, kadrlar bo'limidan kadrlar bo'yicha buyruqlar oladi, hujjatlarni ro'yxatga oladi, bayonnomalar kitoblarini tuzadi, hujjatlarni arxivga topshiradi va hokazo);

Bo'limlar (hujjatlarni qabul qilish, ularni nashr etish, sessiya uchun bayonotlarni tarqatish, o'quv dasturlarini saqlash, bo'lim yig'ilishidan keyin bayonnomalar, bo'lim ish rejalari tuziladi, hujjatlar arxivga topshiriladi va hokazo);

Kadrlar bo'limi (talaba va xodimlar) (shaxsiy ishlarni yuritadi, xodimlar bo'yicha buyruqlar chiqaradi, diplomlar, sertifikatlar, hujjatlar va boshqalarni rasmiylashtiradi);

Buxgalteriya hisobi (qabul qilish Pul talabalardan ish haqi va stipendiyalar beradi, sertifikatlar beradi ish haqi va hokazo.).

Dekanat universitet idorasi tomonidan ro'yxatga olingan hujjatlarni qabul qiladi. Barcha hujjatlar raqamlar, sanalar va nomlar bo'yicha tegishli papkalarga joylashtiriladi. Institut talabalari tarkibini hisobga olish va nazorat qilish maqsadida kunduzgi va sirtqi bo‘limlar uchun talabalar uchun buyurtmalarni ro‘yxatdan o‘tkazish reyestrlari alohida ochilgan. Ushbu jurnallarda institutga o'qishga kirgan talabalar (yoki alohida talabalar) ro'yxati mavjud. O'qitish asoslari, ro'yxatga olish, o'tkazish yoki tiklash uchun buyurtmaning raqami va sanasi ko'rsatilgan. Joriy buyurtmalarning raqamlari va sanalari kiritiladi. Institutdan haydashda talaba to‘g‘risidagi ma’lumotlar ko‘rsatilgan qator chiziladi va oxirida quyidagi ma’lumotlar qo‘yiladi: haydash to‘g‘risidagi buyruqning raqami va sanasi, o‘qishdan chetlashtirish sababi. Talabalar uchun jurnallarga kiritilgan ma'lumotlar kurslar, yillar va guruhlarga bo'linadi, guruhlar bilan varaqlar belgilanadi. Jurnallar buxgalteriya hisobi va nazorati, qidiruv va ma'lumotnoma ishlarini sezilarli darajada osonlashtiradi.

Roʻyxatga olingan barcha hujjatlarning bajarilishi nazoratga olinadi. Ijro nazorati quyidagilarni o'z ichiga oladi: nazorat qilish uchun hujjatni o'rnatish; hujjatning pudratchiga o'z vaqtida topshirilishini tekshirish; ijroning borishini dastlabki tekshirish va tartibga solish; hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish natijalarini hisobga olish va umumlashtirish; menejerni xabardor qilish.

Ijro nazoratini tashkil etishning asosiy maqsadi

TA'LIM VA TARBIYA MUAMMOLARI

VESTNIK MGUS №2 (2) / 2007 yil

Hujjatlarning o'z vaqtida va sifatli bajarilishini ta'minlash. Nazorat maktabgacha ta’lim muassasasi rahbariyati, xizmati va mas’ul ijrochilar tomonidan amalga oshiriladi. DOW xizmati tashkiliy va ma'muriy hujjatlarni nazorat qiladi.

DOW xizmati tomonidan ishlar bo'yicha hujjatlarni shakllantirishda ishlarni belgilashning quyidagi belgilaridan foydalaniladi. Hujjatlarni nominal atributiga ko'ra guruhlash uchun asos ularning xilma-xilligi nomidir. Masalan: farmoyishlar, bayonnomalar, aktlar, guvohnomalar va boshqalar. Hujjatlar faylga joylashtiriladi, ular mazmuniga ko'ra ishning sarlavhasiga mos keladi.

Hujjatlarni turlari va xronologiyasi bo'yicha ishlarga guruhlash uchun dekanat tomonidan muayyan qoidalar ishlab chiqilgan. Shunday qilib, talabalarning shaxsiy tarkibi bo'yicha buyruqlar o'qituvchilar va xodimlarning shaxsiy tarkibi to'g'risidagi buyruqlardan alohida guruhlanadi; akademiyaga buyurtmalar - institutga buyurtmalardan alohida. Sirtqi tahsil olayotgan talabalarning shaxsiy tarkibi to'g'risida buyruq chiqarish uchun zarur bo'lgan hujjatlar shaxsiy ishlarga rasmiylashtiriladi yoki ushbu buyruqlar yoki ko'rsatmalarga ilovalarning mustaqil faylini tashkil qiladi (masalan, shaxsiy

ko'rinishlar, nikoh to'g'risidagi guvohnomalarning nusxalari, tug'ilganlik haqidagi guvohnomalar va boshqalar). Kunduzgi bo'limda bunday hujjatlar universitetning talabalar bilan ishlash bo'limiga yuboriladi. Institutning kunduzgi bo‘limi talabalarining shaxsiy ishlari to‘liq yuritiladi va talabalar bilan ishlash bo‘limida saqlanadi.

Fakultetning ilmiy faoliyati natijasida (ilmiy kengash majlisi, turli konferensiyalar, talabalarni magistraturaga qabul qilish) buyruqlar, bayonnomalar, qarorlar, ko‘chirmalar kabi hujjatlar turlari shakllanadi. Ularning barchasi uchun ular joylashtirilgan papkalar mavjud.

Fakultetga konferensiyalar bo‘yicha turli materiallar ham keladi. Ilmiy kengash yig‘ilishlari har oyda o‘tkaziladi, ular uchun qatnashuvchilar ro‘yxati, kun tartibi tuzilib, kengash a’zolariga tarqatiladi. Uchrashuvdan so'ng barcha protokollar papkaga joylashtiriladi.

Har yili dekanat tomonidan shartnoma va davlat budjeti bo‘yicha ilmiy tadqiqotlar bo‘yicha ma’lumotlar yig‘ilib, keyinchalik o‘quv bo‘limiga topshiriladi.

Fakultetda ish jarayoni kiruvchi, chiquvchi va ichki hujjatlar bilan amalga oshiriladi (1-jadval).

Kiruvchi, ichki va chiquvchi hujjatlar

Hujjatlarni qabul qilish va birlamchi qayta ishlash (kabinet) rahbari (universitet rektori, prorektor) tomonidan hujjatlarni dastlabki ko‘rib chiqish (kabinet) ro‘yxatidan o‘tkazish (kabinet) hujjatlarni ijrochilarga yetkazib berish (dekan yoki dekan o‘rinbosari) bajarilgan hujjatning topshirilishini nazorat qilish. faylga (ofisga)

Hujjat loyihasini (fakultet) rasmiylashtirish hujjatni tayyorlash (fakultet dekanati, bo'limlari) hujjat loyihasini tasdiqlash, uni tasdiqlash hujjatni imzolash (universitet kafedralari) ro'yxatdan o'tkazish (dekanat yoki idora) hujjatni adresatga yuborish ( idora)

Shunday qilib, faqat fakultet hujjatlarining yig'indisi tashkiliy, ma'muriy, axborot va boshqa hujjatlarning katta qismini tashkil qiladi (va bu universitet miqyosidagi hujjatlarni hisobga olmaydi). Shu munosabat bilan universitetning ish jarayonini tashkil etishni tartibga solish va tartibga solish kerak.

Hujjat aylanishi hajmini qisqartirish vazifasi ikkita asosiy jihatga ega - yaratilgan hujjatlar sonini qisqartirish va hujjatlarni ishlab chiqarish uchun qog'oz sarfini kamaytirish. Eng muhimi, albatta, birinchi jihat.

Hujjatlar hajmini kamaytirishning asosiy sharti hujjatlarni shakllantirishni tartibga solishdir. Bu erda asosiy usul hujjatlarning alohida guruhlarini va hujjatlarni qo'llab-quvvatlashning butun tizimini birlashtirishdir. Amalda, bu foydalanishga ruxsat berilgan shakllar tarkibini va ulardan foydalanish qoidalarini qat'iy belgilovchi hujjat tizimlarini yaratishda ifodalanadi.

Hujjatlarning asossiz aylanishini kamaytirishning haqiqiy yo'li normativ va boshqa paketlarning tashuvchisi sifatida hujjatlarning sifatini oshirishdan iborat.

hizalama ma'lumotlari. Hujjatning boshqaruv harakati, ko'rsatmalari, qarorlari aks ettirilgan matni shunday tuzilishi kerakki, unda faqat zarur ma'lumotlar bo'lishi kerak, qarorning mohiyati aniq izohlanadi va ijro etishning haqiqiy va oqilona muddatlari belgilab qo'yiladi. Amalda, afsuski, hujjat ijroga muddati o‘tib ketgan, masalaning mohiyati shu qadar yashirin bo‘lib, masalaning ijobiy yoki salbiy hal etilgani aniq bo‘lmagan holatlar tez-tez uchrab turadi. Shuning uchun hujjatlarni tayyorlashda matni allaqachon o'ylab topilgan va ratsionalizatsiya qilingan yagona shakllardan imkon qadar keng foydalanish juda muhimdir.

Qog'oz sarfini kamaytirish va hujjatlarni tayyorlash va o'qish apparati xodimlarining mehnatini tejash vazifasini qo'ygan holda, an'anaviy turli xil kirish qismlari va preambulalarini sezilarli darajada qisqartirish orqali matnni qisqartirish tavsiya etiladi.

Hujjatlar hajmini qisqartirish samarali axborot-qidiruv tizimlarini yaratish orqali erishiladi. Masalan, kadrlar buyrug'i bir necha nusxada chop etiladi va buyruqlar bilan faylga, shaxsiy faylga, buxgalteriya fayliga yoki ehtimol

VESTNIK MGUS №2 (2) / 2007 yil

TA'LIM VA TARBIYA MUAMMOLARI

bo'lishi va rejalashtirish va ishlab chiqarish bo'limlarida. Bunday katta tirajning sababi qidiruvning qiyinligi: ushbu hujjatga muhtoj bo'lishi mumkin bo'lgan har bir mutaxassis ishonchsiz, eng muhimi, uzoq qidiruvga tayanishdan ko'ra, uni uyda saqlashni afzal ko'radi. Natijada hujjatlar hajmi sezilarli darajada oshadi. Yaxshi ishlaydigan qidiruv tizimini ishlab chiqish, ayniqsa kompyuterlardan foydalanganda va tarmoq orqali ish joyingizda tashkilotda mavjud bo'lgan har qanday ma'lumotni olish qobiliyatini takrorlashni keskin kamaytirishi mumkin.

Hujjatlarning jismoniy hajmini qisqartirish ish oqimini qisqartirishning muhim tomonidir. Bu vazifa oddiy usullar bilan amalga oshiriladi, ammo bu ba'zi byurokratik odatlarni bartaraf etish bilan bog'liq. Masalan, menejerlar orasida A5 formatidagi hujjatni "tepaga" jo'natishning iloji yo'qligi, tafsilotlarning burchakli joylashuvi bo'lgan blanka bo'ylama joylashuvga qaraganda kamroq "mustahkam" va bo'lishi mumkin degan fikr mavjud. edi, muallifni kamsitadi va hokazo.

Zamonaviy qoidalarga ko'ra, shaklning hajmi adresatga bo'lgan hurmatimiz darajasiga emas, balki faqat matn hajmiga bog'liq bo'lishi kerak. Matn miqdori standart yozish qoidalarini qo'llash orqali kamaytirilishi mumkin, bu varaq maydonini taxminan 5% ga tejaydi. Hajmli ma'lumotnoma hujjatlarini ishlab chiqarish va o'zgartiriladigan sahifalar bilan uzoq muddatli foydalanish maqsadga muvofiqdir, bu esa o'zgartirishlar kiritilganda butun matnni qayta chop etmaslik imkonini beradi. Operatsion xarakterdagi hujjatlarni tayyorlashda telegraf uslubidan foydalanish, so'rovning o'ziga javob yozish, qo'shimcha ortiqcha ma'lumotlarni yozmaslik, axborot shovqinini oshirish va hk tavsiya etiladi.

Yuqorida aytib o'tilganidek, ish jarayoni ratsionalizatsiya va hujjat shakllari sonini kamaytirish orqali yaxshilanadi; ularni yetkazib berishni tashkil etish; hujjatlarni yuqori malakali mutaxassis tomonidan oldindan ko‘rib chiqish va ularni muassasa rahbariyatini chetlab o‘tgan holda ijrochilar tomonidan taqsimlash amaliyotini joriy etish; qo'lda operatsiyalarni va ma'lumotlar yozishmalarini minimallashtirish; mexanizatsiyadan foydalanish va kompyuter texnologiyasi hujjatlar harakatining barcha bosqichlarida; hujjatlarning bajarilishi ustidan qat'iy nazoratni joriy etish.

Muhim zamonaviy vositalar ish jarayonini takomillashtirish - hujjatlarni tuzish va qayta ishlash operatsiyalarini kompyuterlashtirish.

Hisoblash texnikasi sharoitida hujjat aylanishining takomillashishi bilan hujjatlar harakatining umumiy sxemasida texnologiyaning o‘rni va roliga asosiy ahamiyat beriladi. Bino kompyuter tarmog'i universitetda an'anaviy boshqaruv tizimidagi hujjatlar oqimini o'zgartirish va ularni kompyuter vositalari yordamida amalga oshirishni ko'paytirishni o'z ichiga oladi. Muhimligi shu bilan birga, u "mashina" hujjatlariga yuridik kuch berishning boshqaruv tizimida qabul qilingan tartibiga ega. elektron kompyuterlar va ayniqsa, mashina tashuvchilari yordamida yaratilgan hujjatlar.

Asosiy vazifa - takroriy ma'lumotlarni o'z ichiga olgan an'anaviy va "mashina" hujjatlarining ish jarayonida parallel ishtirok etishdan qochishdir. Shuning uchun ma'muriy apparat xodimlari foydalanishi uchun faqat qayta ishlangan va sintez qilingan hujjatli ma'lumotlarni jo'natish va ma'lumotlarni kompyuter tashuvchisiga o'tkazgandan so'ng darhol arxivda saqlash uchun dastlabki ma'lumotlarni o'tkazish tavsiya etiladi.

GOST 6.10.484 “Yagona hujjat tizimlari. Mashina tashuvchisi va kompyuter texnikasi yordamida yaratilgan machinogrammadagi hujjatlarga yuridik kuch berish. Asosiy qoidalar". Ushbu standart, xususan, har qanday hujjatlarning majburiy tafsilotlarining yagona to'plamini belgilaydi.

Universitet darajasidagi muammolarni hal qilish uchun turli universitetlar dasturiy ta'minot tizimlarini ishlab chiqdilar va joriy qildilar (masalan, Novosibirsk davlat texnika universitetida, 1992 yilda), bu hujjatlarni tayyorlash va bajarish bilan bog'liq eng oddiy operatsiyalarni avtomatlashtirishga imkon beradi: ro'yxatlar guruhlar, buyurtmalar, shaxsiy kartalar va boshqalar.

Bunday tizimlarning asosiy kamchiligi ularni yuqori darajadagi tizimlarga integratsiya qilishning qiyinligi va ularning yopiqligidir.

Ushbu tizimning asosiy xossalari quyidagilardir: foydalanuvchi va hodisalarni boshqarish imkoniyati; yuqori darajadagi (rektorlik) va quyi darajadagi (kafedra, tanlov komissiyasi va boshqalar) tizimlari bilan integratsiyalashuv qobiliyati; o'zgartirish va kengaytirish uchun ochiqlik; tarmoqda ishlash va universitet xizmatlari uchun ma'lumotlarni elektron shaklda tayyorlash qobiliyati. Tizim quyidagi funktsiyalarni bajaradi:

Hisob va tahlil xodimlar fakultet talabalari va o‘qituvchilari;

Talabalarning universitetda o'qishning butun davri uchun ish faoliyatini hisobga olish va tahlil qilish;

Buyurtmalarni shakllantirish va jamlash;

O'quv jarayonini tashkil etish bo'yicha hujjatlarni shakllantirish va jamlash (o'quv rejalari, kafedralar uchun o'quv topshiriqlari, talabalar uchun ishchi o'quv dasturlari, imtihon jadvallari va boshqalar);

Fakultetning moliyaviy faoliyatini hisobga olish va tahlil qilish (stipendiyalar, nafaqalar, kontrakt talabalari va boshqalar);

Joriy hujjatlarni shakllantirish va to'plash (sertifikatlar, imtihon varaqalari, guruhlar ro'yxati va boshqalar);

Hujjatlarning o'z vaqtida shakllantirilishi va o'tkazilishini nazorat qilish;

Har bir foydalanuvchiga ma'lumotlarga kirishning ma'lum huquqlarini berish bilan foydalanuvchilar guruhlarini shakllantirish.

Hujjatlarni qayta ishlashning dasturiy tizimlaridan foydalanish, universitetda o‘quv jarayonini tashkil etishning elektron texnologiyalariga o‘tish olingan ma’lumotlarni tahlil qilish samaradorligini oshiradi va to‘g‘ri boshqaruv qarorlarini qabul qiladi. Bu oliy ta’lim muassasasining mamlakatimizdagi zamonaviy ijtimoiy-iqtisodiy va tashkiliy o‘zgarishlarga mos kelishiga imkon beradi.

Ish yuritish kursi: Boshqaruvni hujjatlashtirish: Darslik. - 2-nashr. - M.: INFRA-M; Novosibirsk: NGAEiU, 1998. - S. 124.

DOEni takomillashtirishning asosiy maqsadi boshqaruvning barcha darajalarida hujjatlar bilan ishlashning yagona tamoyillarini belgilash, korxonaning hujjat aylanishini tashkil etish, hujjatlar sifatini oshirish, yig'ish uchun ilg'or texnik vositalar va texnologiyalardan samarali foydalanish uchun shart-sharoitlarni yaratishdir. , axborotni qayta ishlash, ko'chirish, tahlil qilish, boshqaruv apparati ishini takomillashtirish.

Boshqaruv sifatini oshirish uchun samarali axborotni qayta ishlash muhitini yaratishga intilayotgan tashkilot oldida jiddiy vazifa turibdi - korxona boshqaruvini (DOE) hujjatlashtirish mexanizmini yaratish orqali hujjatli ma'lumotlarni tayyorlash va qayta ishlash bo'yicha ishlarni yaxshilash.

Ushbu muammoni hal qilish uchun mavjud me'yoriy hujjatlar, GOST qoidalari va mutaxassislarning tavsiyalariga amal qilish kerak.

Zamonaviyga asoslangan yangi talablar tufayli xalqaro standartlar, boshqaruv uchun hujjatlarni qo'llab-quvvatlashni qurish uchun ushbu talablarni hisobga oladigan uslubiy asos kerak. Shu munosabat bilan, hujjatlarni boshqarishni qo'llab-quvvatlashni (DOW) takomillashtirishning birinchi bosqichi algoritmni qurish bo'lib, uning asosida joriy tizim baholanadi va tizimni takomillashtirish jarayonining barcha tarkibiy qismlari ishlab chiqiladi.

Maktabgacha ta'lim muassasasini baholash va takomillashtirishning asosiy vazifalari quyidagilardan iborat:

Boshqaruv faoliyati samaradorligini oshirish;

Tashkilotda hujjatlar harakatini tezlashtirish;

Hujjatlarni qayta ishlashning murakkabligini kamaytirish;

Hujjatlarni ta'minlashda ishlab chiqarish va boshqaruv jarayonlarining mavjudligi va ehtiyojlariga muvofiqligini aniqlash;

Hujjatlarni qo'llab-quvvatlash bo'yicha maqsadlarning mavjudligi va kelgusida belgilanishi (ularga erishish hujjat tizimi tomonidan ta'minlanishi kerak);

Talablarni hisobga olgan holda, qo'yilgan maqsadlardan kelib chiqib, hujjat tizimining funktsiyalarini aniqlash.

DOEni baholash va takomillashtirish algoritmini qurishda asosiy vazifa tizim talablari va boshqaruv tizimining muvozanatda bo'lishiga imkon beruvchi asosiy atributlarni bog'lashdir.

Boshqaruv apparatida hujjat aylanishini tartibga solish amaliyoti dizaynning asosiy bosqichlarini aniqlashga imkon beradi:

Loyihadan oldingi tadqiqotni o'tkazish, ya'ni. dizayn uchun dastlabki ma'lumotlarni yig'ish;

Ichki hujjatlar namunalarini tahlil qilish va hujjatlarni tasniflash;

Korxonaning mavjud ish jarayonini tahlil qilish;

Mavjud hujjat aylanishini tahlil qilish (hujjatlarni boshqarish amaliyoti, hujjatlarni saqlash amaliyoti, fayllarni shakllantirish amaliyoti, GOST R 6.30-2003 ga muvofiqligi);

Korxona ishlari nomenklaturasini tahlil qilish;

Maktabgacha ta'lim muassasalari uchun texnologiyalardan foydalanishning haqiqiy holatini va qabul qilingan qarorlarni hujjatlashtirish amaliyotini aniqlash maqsadida korxonaning hujjat aylanishiga jalb qilingan xodimlarning ish kunining fotosurati;

Boshqaruv hujjatlaridagi kamchiliklarni aniqlash;

Loyihalash uchun texnik shartlarni tayyorlash;

hujjat aylanishini ratsionalizatsiya qilish loyihasini ishlab chiqish va uni amalga oshirishdan kutilayotgan iqtisodiy samaradorlikni hisoblash;

Amalga oshirish.

Har bir bosqichni o'tkazish ushbu bosqichga xos bo'lgan muayyan usullardan foydalanishni talab qiladi.

Tashkilotning funktsiyalari, vazifalari va tuzilishi;

Ish yuritish bo'yicha tashkiliy-me'yoriy materiallar;

Tashkilotning hujjatlari (loyiha va mazmuni);

Asosiy mutaxassislarning ish yuritishini yuklash xarakteri;

Hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish;

Hujjatlarni topshirish texnologiyasi;

Hujjatlarni ishlab chiqarish (to'plami) va ko'paytirishni tashkil etish;

Hujjatlarni yetkazib berishni (harakat qilishni) tashkil etish;

Hujjatlarni joriy saqlash va arxivga topshirishni tashkil etish.

Tadqiqot ishida quyidagi usullar qo'llanildi: monografik usul, umumlashtirish, hujjatlarni o'rganish, to'g'ridan-to'g'ri kuzatish, ish kunining fotosurati, grafik, statistik. Usulni tanlash, bir tomondan, tadqiqot maqsadi bilan, ikkinchi tomondan, o'rganilayotgan ish vaqtining tabiati va shartlari bilan belgilanadi.

Monografik usul chuqur o'rganish va o'ziga xos tavsifdir iqtisodiy faoliyat o'rganilayotgan aholining alohida birliklari. Bu korxonada boshqaruvni hujjatli ta'minlash muammosi sinchkovlik bilan va ko'p tomondan tahlil qilinishidan iborat bo'lib, shundan so'ng ushbu ob'ektdan shunga o'xshash ob'ektlarning kengroq maydoniga xulosa chiqariladi.

Umumlashtirish - bu ta'rif umumiy tushuncha DOWning asosiy, asosiy, tavsiflovchi kontseptsiyasini aks ettiruvchi boshqaruvni hujjatlashtirish.

Hujjatlarni o'rganish o'rganish boshlanadigan asosiy majburiy usullardan biridir.

Tashkiliy loyihalash jarayonida o'rganish uchun zarur bo'lgan hujjatlarni bir necha guruhlarga bo'lish mumkin.

Birinchi guruhga tashkilotning tuzilishi, vazifalari, funktsiyalari, qonun hujjatlari, buyruqlar, nizom va shtat jadvali bo'yicha qonunchilik va me'yoriy hujjatlar kiradi, bu sizga tashkilotning hajmini, hujjat oqimlarini va ularning hajmini darhol tasavvur qilish imkonini beradi.

Qoidalarga alohida e'tibor berish kerak va o'quv materiallari hujjat aylanishini tashkil etish bo'yicha: ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalar, xodimlarning lavozim tavsiflari, hujjatlar bilan ishlashda individual operatsiyalarni bajarish bo'yicha ko'rsatmalar.

Ikkinchi guruhga tashkilotda davlat, hujjatlarni qayta ishlash texnologiyalari bo'yicha materiallarni taqdim etadigan turli xil buxgalteriya shakllari, ro'yxatlar va ma'lumotlar kiradi.

Kiruvchi va chiquvchi yozishmalarni qabul qilish, qayta ishlash va jo'natish tartibi, ish jarayonining hajmi va hujjat aylanishining tuzilishi to'g'risida ma'lumot to'plash orqali biz buxgalteriya hisobi shakllarini (jurnallar, registrlar), hujjatlarning jadvallari va yo'nalishlarini o'rganamiz.

Maxsus yondashuv hujjatlarni joriy saqlashni tashkil qilishni tavsiflovchi materiallarni o'rganishni talab qiladi.

Kuzatish usuli ham asosiylaridan biridir. Bu tashkilotda ma'lum ish joylarida to'g'ridan-to'g'ri bo'lish va davom etayotgan jarayonlar va ish sharoitlarini vizual tarzda aniqlashdan iborat.

Kuzatish usuli bosh va bosh mutaxassislarning ish yuklamalarining xususiyatini, hujjatlarni va kompyuter texnikasi bilan jihozlarni qabul qilish, qayta ishlash, ishlab chiqarish, tashish, saqlash ishlarini tashkil etishni aniqlash uchun ishlatiladi.

Ofis xodimlarining asosiy toifalari hujjatlarini yuritish va alohida xodimlar tomonidan bajariladigan ish turlarini aniqlash uchun ish vaqtining yuklanishi xarakterini aniqlash uchun men ish kunining fotosuratidan foydalandim. Ish kunining fotosurati natijalari maktabgacha ta'lim muassasasini tashkil etish to'g'risidagi hisobotning ajralmas qismi hisoblanadi.

Ish kunini suratga olishdan maqsad mehnat mazmunini, ish birliklari sonini va ish vaqtining narxini aniqlash, shuningdek, hujjatlar bilan ishchilarning samaradorligini oshirish va mehnatni oqilona tashkil etishni ta'minlash bilan bog'liq masalalarni o'rganishdir. .

Ish kunini suratga olish texnologiyasida men uchta bosqichni aniqladim:

Kuzatuv;

Qabul qilingan ma'lumotlarni tizimlashtirish;

Olingan natijalarni tahlil qilish.

Ish kuni davomida barcha haqiqiy harakatlar va tanaffuslar bir daqiqalik aniqlik bilan qayd etildi va ish vaqtining har bir elementiga nisbatan operatsiya vaqti va davomiyligi belgilandi.

Qabul qilingan ma'lumotlarni tizimlashtirishda u ularni yagona tizimga kiritdi.

Olingan natijalarni tahlil qilish - bu ob'ektni aqliy va ko'pincha haqiqiy qismlarga bo'lish jarayoni; analitik protseduralar ilmiy tadqiqotlarda asosiylaridan biridir.

Grafik usul chizma yordamida kuzatilgan amallarni batafsil va qisqacha tasvirlashni ta'minlaydi. U hujjat aylanishini o'rganishda qo'llaniladi.

Statistik usul bir hil operatsiyalar va hodisalarning miqdoriy hisobini ta'minlaydi. U ish jarayonining hajmini, ro'yxatdan o'tgan va nazorat qilinadigan hujjatlar sonini va ish kunining fotosurati natijalarini hisoblash uchun ishlatilgan.

Boshqaruv uchun hujjatlarni qo'llab-quvvatlashni loyihalashning butun metodologiyasining asosi birinchi navbatda maqsadni aniqlash, keyin esa unga erishish mexanizmi bo'lishi kerak.

Yondashuvning tizimli tabiati quyidagilarda namoyon bo'ladi:

Boshqaruvning biron bir vazifasini e'tibordan chetda qoldirmang, ularsiz maqsadlarni amalga oshirish to'liq bo'lmaydi;

Vertikal bo'yicha funktsiyalar, huquqlar va majburiyatlarning butun tizimini aniqlash va bu vazifalarni o'zaro bog'lash;

Gorizontal boshqaruv bo'ylab barcha aloqa va munosabatlarni o'rganish va tartibga solish;

Hujjatlarni qo'llab-quvvatlashning vertikal va gorizontal boshqaruvining organik kombinatsiyasini ta'minlang.

Normativ hujjatlarni ishlab chiqishda hujjatlarni tayyorlash (tavsiflash, loyihalash) muhim ahamiyatga ega. Ushbu bosqichda qiyin usullar mavjud emas, lekin ish tavsiflari qoidalarini, ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarni shakllantirish uchun ma'lum uslubiy hujjatlar va stilistik qoidalar mavjud.

Boshqaruvning hujjatli ta'minoti tizimini loyihalash maqsadlar tizimini va ularni turli bo'g'inlar o'rtasida taqsimlashni o'z ichiga olishi kerak. Bunga bir-biri bilan ma'lum aloqa va munosabatlarda bo'lgan birliklarning tarkibi, mas'uliyatni taqsimlash kiradi.

Normativ hujjatlarni ishlab chiqish bosqichida quyidagi usullar qo'llanilgan.

“Ishtirok etish yoki faol kuzatish” usuli analizatorning u ma’lumot to‘playdigan ishni bajarish jarayonida faol ishtirok etishini nazarda tutadi. Ushbu usulning asosiy noqulayligi - tegishli ma'lumotlarni to'plash uchun ish vaqtining katta xarajatlari. Bundan tashqari, ba'zi ma'lumotlarning aniqlanmasdan qolishi va kuzatuvchining ishga boshqacha qarashi xavfi mavjud, chunki kuzatuvchining ishni bajarishda tajribasi kam, ayniqsa faol kuzatish qisqa vaqt ichida amalga oshirilsa.

Ko'pchilik muhim usul hujjatlarni loyihalashda - funktsional tahlil postlar. Intervyu (intervyu) usullari bilan to'plangan ma'lumotlar erkin standartlashtirilgan versiyada va kuzatishlar uchta parametr bo'yicha tahlil qilinadi: ma'lumotlar, xodimlar, faoliyat sub'ektlari.

Boshqarish apparati mutaxassislari o'rtasida nazorat funktsiyalarini taqsimlashda parametrik usul ishlatilgan. Ushbu usulning maqsadi ishlab chiqarish tizimi va boshqaruv tizimi elementlarining parametrlari o'rtasida ularning muvofiqlik darajasini aniqlash uchun funktsional bog'liqlikni o'rnatishdir.

Normativ hujjatlarni ishlab chiqishda quyidagi usullar guruhlari qo'llaniladi:

Axborot yig'ish usullari;

Axborotni tahlil qilish usullari;

Normativ-huquqiy hujjatlarni ishlab chiqish usullari.

Lavozim ta'riflari qoidalarini shakllantirishda quyidagi qoidalardan foydalanish tavsiya etiladi:

Hozirgi zamonda qo‘llangan xodimning harakatini bildiruvchi fe’l bilan jumlalarni boshlash orqali vazifa yoki mas’uliyatni tasvirlab bering;

Aniq bo'ling, so'zlarning minimal sonini ishlating, takrorlashdan saqlaning;

Har doim topshiriqning bevosita bajarilishi uchun to'g'ridan-to'g'ri javobgarlik va ularning bajarilishini boshqalar tomonidan nazorat qilish va nazorat qilishdan iborat bo'lgan boshqaruv mas'uliyatini farqlang. Boshqaruv faoliyatining tartibga solish funktsiyalarini uslubiy ta'minlash konturini aniqlash eng muhim hisoblanadi.

Boshqaruv ishining o'ziga xos xususiyatlari tartibga solish ob'ekti sifatida farqlashni taqozo etadi miqdoriy usullar korxonalarning boshqaruv faoliyati ko'rsatkichlarini va me'yoriy hujjatlarni loyihalashning sifat usullarini hisoblash va baholash.

Ko'rsatmalar va qoidalarni ishlab chiqishning me'yoriy va uslubiy bazasi:

Mehnat vazirligi tomonidan tasdiqlangan rahbarlar, mutaxassislar va boshqa xodimlar lavozimlarining malaka ma'lumotnomasi va ijtimoiy rivojlanish RF 1998 yil;

Model qoidalari va ish tavsiflari.

Ushbu hujjatlarning afzalligi - tashkilotning boshqaruv xodimlarining lavozimlari, ish majburiyatlari va ko'nikmalarining to'liq ro'yxatining mavjudligi.

Normativ hujjatlarni ishlab chiqish metodologiyasi quyidagi xususiyatlarga ega:

Rivojlanayotganda ish talablari bir xil nomdagi lavozimlar guruhi uchun kamroq va kamroq tarqalgan standart tavsiflar qo'llaniladi;

Yuqori boshqaruv va quyi boshqaruv lavozimlari ko'plab tashkilotlar tomonidan noyob deb hisoblanadi;

Yuqori boshqaruv lavozimlari uchun ushbu rahbarlik lavozimiga qo'yiladigan talablarga javob beradigan rahbarning o'ziga xos shaxsiy xususiyatlarini aniqlash muhim deb hisoblanadi.

Bo'limlar va boshqaruv xodimlarining mansabdor shaxslarining funktsiyalari, huquqlari, majburiyatlari va majburiyatlarini taqsimlashni tartibga soluvchi eng muhim va umumlashtiruvchi hujjatlar lavozim tavsiflari, ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalardir.

Ushbu ishda kotib-kotibning ish tavsifi va boshqa hujjatlarni ishlab chiqishda normativ usuldan foydalanilgan. U boshqaruv funktsiyalarining tarkibi va mazmunini belgilovchi standartlar tizimini qo'llashni nazarda tutadi.

Ishlar nomenklaturasini loyihalash uchun Butunrossiya Hujjatlar va arxiv ishi ilmiy-tadqiqot instituti tomonidan taklif qilingan ishlarning namunaviy nomenklaturasini ishlab chiqish bo'yicha uslubiy tavsiyalardan foydalanilgan.

Menejmentni takomillashtirish samaradorligini baholash uchun ratsionalizatsiya va loyihalash jarayonida o'xshash xususiyatlarga ega tasdiqlangan loyihalarni boshqarish uchun hujjatlarni qo'llab-quvvatlashdan iborat analogiya usuli qo'llanildi.

Boshqaruvning hujjat ta'minotini yaxshilash bo'yicha chora-tadbirlar quyidagilarga olib kelishi kerak:

ẑ hujjatlarni o'tkazish va bajarish muddatlarini qisqartirish;

- hujjatlarning yo'qolishini bartaraf etish;

* hujjatlarni tasdiqlash jarayonini optimallashtirish;

da tayyorlangan hujjatlar matnlarini markazlashtirilgan holda saqlash

elektron shakl va ularning grafik tasvirlari;

bilan korxona bo'linmalarida hujjatlarning o'tishini nazorat qilish

ular qabul qilingan yoki bajarilish tugaguniga qadar yaratilgan vaqt;

ẑ xodimlar va rahbariyatni o'z vaqtida xabardor qilish

qabul qilingan va yaratilgan hujjatlar to'g'risida;

- ijro intizomini nazorat qilish.

Shunday qilib, har qanday tashkilot uchun boshqaruv hujjatlarini doimiy ravishda takomillashtirish juda muhim, chunki bu boshqaruv qarorlarini qabul qilish sifatiga bevosita ta'sir qiladi.

Loyihani ishlab chiqish va amalga oshirish jarayoni uch bosqichdan iborat: loyihadan oldingi tayyorgarlik, loyihalash va amalga oshirish.