Poslovno pismo je vaš službeni zastupnik. Osim sadržaja, vrlo je važno pravilno oblikovati poslovno pismo, kao što je poznato, “dočekuje vas odjeća”. Razmotrimo redoslijed registracije poslovno pismo.

Oblik

Poslovno pismo mora biti izdano na službenom memorandumu organizacije. Zaglavlja i podnožja obrasca moraju sadržavati sljedeće podatke:

• Naziv organizacije;
• fizička adresa organizacije;
• telefon i faks;
• web stranicu i e-mail.

Obrazac također može sadržavati podatke o organizaciji i njezin logo.

Posjedovanje svih ovih podataka omogućuje primatelju da brzo prepozna pošiljatelja i pošalje pismo odgovora na ispravnu adresu.

Polja

Poslovno pismo mora imati margine: s lijeve strane - oko tri centimetra, s desne strane - oko jedan i pol. Savjetujemo vam da koristite standardne Microsoft Word obrasce. Polja su potrebna za eventualne bilješke koje će primatelj napraviti, kao i za spremanje pisma u arhivsku mapu.

Matični broj

Registarski broj pisma, koji uključuje datum kada je pismo potpisao upravitelj, potreban je radi vaše udobnosti. Na primjer, odlučili ste poslati pismo drugoj organizaciji i niste mu dodijelili datum i broj. A ako ova tvrtka prima nekoliko tisuća pisama dnevno, kako ćete pratiti sudbinu vaše poruke? Obično se traži po datumu i broju. Ovo posebno vrijedi za vladine agencije. Odgovorno pismo osim vlastitog odlaznog broja mora sadržavati i podatak o broju dolaznog pisma na koje je odgovor. Registarski broj se stavlja u gornji lijevi kut pisma. Naravno, u svakoj organizaciji dolazna i odlazna pisma moraju se pažljivo bilježiti.

Primjer:

Ref. Broj 546 od 28. srpnja 2008. na ulazu. br.321 od 25.07.2008

Zaglavlje pisma

Zaglavlje pisma, koje sadrži žalbu primatelju, nalazi se odmah ispod registarskog broja i obično je formatirano na sljedeći način: položaj i puno ime primatelja napisani su u gornjem desnom kutu pisma. Sama žalba je sastavljena u sredini pisma i završava uskličnik. Zaglavlje može biti podebljano.

Primjer:

izvršnom direktoru
DOO "Rassvet"
Miloslavsky P.N.

Dragi Pavle Nikolajeviču!

Font

Font pisma bitno utječe na njegovu percepciju od strane primatelja. Font ne smije biti ni premali ni prevelik. U isto vrijeme, trebao bi biti isti kroz cijelo pismo. Standardna praksa je korištenje slova Times New Roman veličine 12 s jednostrukim proredom. Ali ako znate da primatelj slabo vidi, pokažite zabrinutost - povećajte font pisma.

Odabiru fonta za osobna poslovna pisma (pozivnice, čestitke, sućut itd.) možete pristupiti kreativnije.

Numeriranje listova

Numeriranje listova posebno je važno za pisma duža od 2 stranice, a posebno za ona koja sadrže priloge. Prilikom numeriranja listova u uređivač teksta U programu Microsoft Word preporučujemo da koristite funkciju "Zaglavlje i podnožje" - "Umetni automatski tekst" - "Stranica". Nema svega.” To će primatelju omogućiti da ispravno procijeni ukupni volumen pisma i ne zbuni redoslijed njegovih stranica.

Numeriranje se nalazi u donjem desnom kutu lista.

Podaci o umjetniku

Podaci o izvođaču moraju biti sadržani u svim poslovnim pismima potpisanim od strane najviših menadžera i voditelja odjela tvrtke. To će primatelju omogućiti da brzo pronađe određenog stručnjaka odgovornog za rješavanje problema u tvrtki koja šalje.

Podaci o izvođaču moraju sadržavati njegovo puno ime (po mogućnosti u cijelosti, inače će vašoj drugoj strani biti teško započeti telefonski razgovor, što može biti potrebno za pojašnjenje dodatne informacije) i kontakt telefon - poslovni ili mob. Također je poželjno navesti adresu e-pošte.

Podaci o umjetniku ispisani su na samom kraju pisma nakon potpisa. Veličina njegovog fonta treba biti jednu ili dvije jedinice manja od fonta glavnog teksta pisma.

Prijave

Ako pismo sadrži priloge, oni se sastavljaju na posebnim listovima. U tom slučaju numeriranje listova može biti zajedničko za cijeli dokument ili odvojeno za glavno pismo i svaki prilog. Podaci o prilozima moraju biti sadržani u glavnom pismu prije potpisa.

Primjer:

U prilogu ovog pisma nalaze se 2 dokumenta na 3 lista:
1. prijemni list o izvršenom poslu u dva primjerka;
2. fakture.

Iskreno, Glavni računovođa tvornica namještaja "Bolshevichka" Vasilyeva N.K.

Službeni dopisi izrađuju se na posebnim obrascima (vanjski obrasci) koji su u skladu sa standardom. Za takve obrasce utvrđen je skup obveznih elemenata (pojedinosti) koji moraju biti raspoređeni određenim redoslijedom.

Obrazac službenog dopisa je list papira sa trajnim elementima umnoženim na tipografski način. Možemo reći da se službeno pismo sastoji od „okvira” pisma i glavnog teksta te sadrži, osim glavnog teksta, i podatke o primatelju (pošiljatelju): puni i skraćeni naziv organizacije, njen poštanski i telegrafsku adresu, brojeve telefona, faksa i teletipa, broj tog pisma ili telegrama koji je služio kao osnova za korespondenciju i još mnogo toga. Obrasci mogu biti kutni (centrirani ili zastavičasti) ili s uzdužnim rasporedom detalja.

Dizajn forme, koji je u skladu s načelima tehničke estetike, pozitivno utječe na percepciju njezina sadržaja. Na primjer, s obzirom na to da je ljudskom oku lakše fiksirati gornji dio bilo kojeg predmeta, prilikom sastavljanja dokumenata njihov gornji dio bi trebao biti zasićeniji.

Standardi za uzorke obrazaca utvrđuju formate i veličine polja dokumenata koji su dio jedinstvenog dokumentacijskog sustava, kao i zahtjeve za konstrukciju strukturne mreže uzorka obrasca, skup detalja i pravila za njihovu lokaciju. Dokumenti uključeni u jedinstvene dokumentacijske sustave sastoje se od tri glavna dijela koji se nalaze unutar jasno razgraničenih zona. Ova "geometrija" dokumenta osigurava potrebnu brzinu percepcije njegovog teksta.

Podaci su obvezna obilježja utvrđena zakonom ili propisima za pojedine vrste dokumenata. Sastav i raspored detalja na obrascima organizacijskih i administrativnih dokumenata mora biti u skladu s GOST R 6.30 - 2003.

Uspostavljanje standarda za predložak obrasca, koji zauzvrat određuje zahtjeve za oblik službenog pisma, uzrokovano je potrebom da se objedini postupak njegove registracije, što omogućuje:

Organizirati centraliziranu izradu memoranduma;

Smanjite troškove tipkanja;

Smanjite troškove rada za pisanje i oblikovanje pisama;

Olakšati vizualno traženje potrebnih informacija;

Proširiti mogućnosti korištenja računalne i organizacijske tehnologije pri obradi pisama.

Ogledni obrazac temelj je za izradu obrazaca i predložaka za sve vrste poslovodne dokumentacije. Područje dodijeljeno oglednim obrascima za mjesto svakog detalja odgovara optimalnom volumenu ovog detalja u tiskanim slovima.

Obrazac je skup pojedinosti dokumenta. Prema GOST R 6.30 - 2003, dokumenti mogu sadržavati do 30 detalja, ali niti jedan dokument nije sastavljen s njihovim potpunim skupom. Za svaku vrstu isprave sastav pojedinosti određuje se ovisno o njezinoj namjeni. Dakle, za službeno pismo preporučujemo sljedeće podatke:

1) amblem ili zaštitni znak organizacije;

naziv organizacije (pun ili skraćen);

referentne informacije o organizaciji;

datum dokumenta;

1. naslov teksta;

2. prezime (ili prezime, ime i patronim) i broj telefona izvođača.

Inicijali daktilografa i broj primjeraka mogu biti naznačeni, ali nisu dio potrebnih podataka. Možete uključiti sljedeće detalje: ID e-pošte (ako je potrebno).

Službeni dopis je jedini dokument koji ne nosi naziv svoje vrste. Svi ostali dokumenti imaju nazive, npr. “Nalog”, “Akt”, “Odluka”, “Memorandum” itd.

Prema GOST R 6.30-2003 slika državnog grba Ruske Federacije stavljaju na zaglavlja državnih agencija.

Ime kompanije - adresat dokumenta naveden je u punom i skraćenom obliku, na primjer, Sveruski istraživački institut za upravljanje dokumentima i arhivske poslove - VNIIDAD.

Treba imati na umu da se nazivi organizacija ne mogu proizvoljno skraćivati. Skraćeni nazivi organizacija tvore se na tri načina:

Prvim slovima riječi uključenih u nazive, na primjer Ministarstvo unutarnjih poslova (Ministarstvo unutarnjih poslova). Kratice se pišu spojeno i slova u njima nisu odvojena točkama;

Prema početnim slogovima riječi uključenih u imena, na primjer, Uralmash (Ural Machine-Building Plant);

Na mješoviti način, kada se složena skraćena imena tvore dijelom od početnih slova, dijelom od skraćenih riječi i pišu se velikim slovima u prvom dijelu, malim slovima u drugom, na primjer VNIIDormash. I takve se riječi pišu zajedno. Nazivi institucija su skraćeni samo ako je skraćeni naziv naveden u službenom dokumentu (na primjer, zabilježen u Povelji organizacije).

DOreferentne informacije o organizaciji uključuju, prije svega, poštanske i telegrafske adrese. Postupak i obrazac za evidentiranje podataka o poštanskim i brzojavnim adresama organizacije moraju biti u skladu s Poštanskim pravilnikom. Drugo, referentni podaci uključuju telefonske brojeve, brojeve faksa i brojeve bankovnih računa. Oni također moraju biti naznačeni na memorandumu.

Obavezni detalji pisma su Datum od, koji se nalazi u gornjem lijevom kutu. Datum pisma je datum njegovog potpisa. Služi kao značajka pretraživanja i koristi se kada se govori o pismu. Datumi u pismu moraju biti digitalno oblikovani. Elementi datuma daju se u jednom retku arapskim brojevima u sljedećem nizu: dan, mjesec, godina. Na primjer, datum 25. listopada 2000. trebao bi biti napisan na sljedeći način: 25. listopada 2000. Ako je dan ili mjesec označen jednom znamenkom, ispred njega se stavlja nula. Na primjer, datum 12. siječnja 2000. piše se na sljedeći način: 01.12.2000. Točke se stavljaju nakon dvije znamenke koje označavaju dan i mjesec; nakon četiri znamenke koje označavaju godinu ne stavlja se točka (na primjer, 20.02.2000.).

Matični broj odlazni dokument - broj slova i njegov simbol - obično se sastoji od nekoliko dijelova. Prvo se može upisati indeks strukturne jedinice, indeks prema nomenklaturi predmeta klasifikatora dopisnika, izvršitelja, a posljednji dio će biti redni broj odlaznog pisma, na primjer br. 2/16. -2955 ili 18/275.

Poveznica za Matični broj i datum ulaznog dokumenta uključuje registarski broj i datum pisma na koje se daje odgovor i nalazi se ispod registracijskog broja i datuma odlaznog dokumenta. Ovaj detalj je prisutan samo na memorandumu. Usporedba datuma slanja i primanja pisama daje ideju o stupnju učinkovitosti rada institucije s korespondencijom.

Ni pod kojim okolnostima se ti podaci ne smiju stavljati u tijelo samog pisma. Vrsta ovog detalja u dopisu treba biti sljedeća: „Na br. 4520/144 od 17.05.2000.

Odredište - ime i adresu primatelja pisma (naziv i adresu organizacije, ustrojstvenog dijela organizacije, tvrtku ili prezime i adresu osobe kojoj se pismo šalje) - naznačeno na gornjoj desnoj strani obrasca pisma . Ovo je interna adresa pisma. U adresatu se naziv organizacije primatelja piše u nominativu. Na primjer:

CJSC "Oxid"

Ovo je djelomično učinjeno imajući na umu strojnu obradu. Kako bi se ubrzalo izvršenje dopisa, ako je poznato prezime osobe koja će ga pregledati, preporučuje se navesti to prezime. Prilikom slanja pisma službenoj osobi naziv organizacije navodi se u nominativnom slučaju, a položaj i prezime - u dativu. Na primjer:

Kemerovo OJSC "Granit"

Glavnom specijalistu

A.N. Smirnov

Ako je pismo naslovljeno na čelnika organizacije, naziv organizacije mora biti dio radnog mjesta primatelja. Na primjer:

Novosibirskom rektoru

državna akademija

ekonomije i menadžmenta

prof. Yu.V. Gusev

Interpunkcijski znakovi u internoj adresi mogu se izostaviti. Naziv organizacije, ime i prezime osobe na koju je pismo upućeno treba napisati onako kako su navedeni u korespondenciji koja dolazi od te organizacije ili u imeniku.

Podaci o "adresatu" mogu uključivati ​​poštansku adresu. Poštanska adresa nije otisnuta na dokumentima koji se šalju vladinim organizacijama i stalnim dopisnicima; u tim slučajevima preporučljivo je koristiti omotnice s unaprijed otisnutim adresama.

Ako je pismo upućeno službenoj osobi, prvo navedite položaj, zatim prezime i inicijale, a zatim adresu organizacije. Na primjer:

Direktor CJSC Kristall

G.N. Nekrasov

103030, Moskva,

Skatertny put, 22

Ako je pismo naslovljeno na fizičku osobu, prvo navedite poštanski broj i adresu, a zatim inicijale i prezime primatelja. Na primjer:

630102, Novosibirsk-102,

sv. Kirova, 76, kv. 12

P.I. Grigoriev

Ako osoba na čije ime se pismo piše ima akademski naziv (akademski stupanj), ispred prezimena treba navesti:

akad. A.G. Ivanov

prof. N.G. Kirsanov

Skraćenica teksta "gr." (od riječi "građanin") koristi se kada se osoba kojoj je pismo upućeno smatra subjektom građanskopravnih odnosa. U korespondenciji s organizacijama i tvrtkama u drugim zemljama riječi "gospodin", "gospodin" skraćeno su "gospodin", "gospodin".

Naslov u tekst treba odražavati glavno pitanje postavljeno u pismu i biti kratko i sažeto, formulirano u jednoj rečenici. Zaglavlje se postavlja ispred tijela pisma. Sadržaj pisma u njemu je izražen oblikom prijedložnog padeža s prijedlogom "o" ("o"). Naslov se ne ističe navodnicima, piše se velikim početnim slovom i počinje odmah od lijeve margine lista. Na primjer:

O organiziranju vanjske trgovine

O isporuci ugljena po ugovoru broj 33-02/567

O kupnji ciglane

O pozivu

Preporučljivo je da naslov ne prelazi dva retka; ako postoje dva retka, koristi se odlomak.

Naslov bi trebao napisati neposredni izvršitelj, koji bolje od bilo koga drugog poznaje sadržaj dokumenta. Zaposlenik koji sortira poštu trebao bi samo pročitati zaglavlje kako bi odredio kojoj kategoriji pisama pismo pripada i gdje ga treba poslati, što je posebno važno u slučajevima kada adresa ne označava konkretnu osobu kojoj je pismo upućeno. Osim toga, brzi pogled na zaglavlje može spasiti zaposlenika od čitanja cijelog pisma.

Nije preporučljivo koristiti riječi "u vezi" ili "zabrinutosti" u naslovu. Također, ne biste trebali pisati "u točku", budući da je ovaj izraz prihvaćen u pravnoj praksi. Sasvim je prikladno, na primjer, u pismu upućenom policijskoj upravi:

Šefu

Policijska postaja

Kirovski okrug

Novosibirsk G.V. Sidorov

u slučaju gr. Kruglova A.A.

Glavni detalji poslovnog pisma su: tekst . Maksimalna duljina standardnog retka službenog pisma je 64 tiskana znaka, što je oko 17 cm. Redak obično sadrži 60-62 znaka. Odabir ove duljine retka objašnjava se najčešće korištenim formatom A4, kao i činjenicom da ga prilikom čitanja teksta u pravilu držimo na udaljenosti od 30-35 cm od očiju, a kut sektora najbolje receptivnosti ljudskog oka je 30 stupnjeva.

Označavanje prisutnosti aplikacije vrši se ako su uz pismo priloženi bilo kakvi dokumenti. U donjem lijevom kutu pisma, odmah iz polja, stavlja se riječ "Privitak", zatim se brojčanim redoslijedom stavljaju nazivi priloženih dokumenata uz naznaku broja primjeraka i listova. Svaki naziv se nalazi u zasebnom retku. Ispod riječi “Prijava” ne vrši se unos. Na primjer:

Prilog: Preslika ugovora s tvrtkom Keller, 3 stranice. u 1 primjerku.

Naznaka prisutnosti prijave, čiji je naziv naveden u tekstu pisma, može se izvršiti u sljedećem obliku:

Primjena: za 5 l. u 1 primjerku.

Ovaj detalj može se pripremiti na memorandumu. U uvezanoj prijavi broj araka nije naveden. Na primjer:

Dodatak: informativni materijal o međunarodnoj izložbi “SIB-2000” u 3 primjerka.

Sami dokumenti priloženi zahtjevu moraju sadržavati sve potrebne podatke: naziv vrste dokumenta, naziv, datum, potpis. Osim toga, na prijavama se u gornjem desnom kutu pravi oznaka koja označava povezanost prijave s glavnim dokumentom. Ako je prijava samostalan dokument, šalje se uz popratno pismo.

Rekviziti « potpis » smješteno lijevo od podteksta pisma odmah iz polja. Potpis uključuje naziv radnog mjesta osobe koja potpisuje pismo, svojeručni potpis i njegov prijepis. Budući da se poslovna pisma pišu na zaglavlju ustanove, u potpisu se ne navodi naziv ustanove. Na primjer:

Glavni učitelj Potpis N.K. Sidorov

Dva potpisa stavljaju se kada je potrebno potvrditi valjanost prvog potpisa, kao iu posebno važnim dokumentima, na primjer, u pismima o financijskim i kreditnim pitanjima koja se šalju financijskim i bankarskim institucijama. Takva pisma uvijek potpisuje glavni (viši) računovođa poduzeća.

Kad dopis potpisuje više službenika, njihovi potpisi se stavljaju jedan ispod drugog redoslijedom koji odgovara položaju koji obnašaju:

Ravnatelj Zavoda Potpis A.N. Marčenko

Glavni računovođa Potpis Yu.P. Volkov

Kada pismo potpisuje više osoba na istim položajima, njihovi se potpisi nalaze na istoj razini:

Direktor OJSC Karelia Direktor CJSC Korsar

Potpis I.V. Petrov Potpis G.A. Fomin

Sve kopije dopisa koje ostaju u dosjeima organizacija moraju sadržavati originalne potpise dužnosnika. Ako je službena osoba čiji je potpis pripremljen na nacrtu dopisa odsutna, dopis potpisuje osoba koja obavlja njegovu dužnost ili njegov zamjenik. U tom slučaju mora biti naznačen stvarni položaj osobe koja je potpisala pismo (na primjer, "vd", "zamjenik") i njegovo prezime. Pisma ne možete potpisivati ​​prijedlogom “za” ili kosom crtom ispred naziva posla.

Potpisivanje dokumenta jedan je od načina provjere autentičnosti. Službeni dopis bez potpisa nema pravnu snagu.

Bilješka o izvršitelju (autoru dopisa) sadrži prezime izvršitelja i broj njegovog uredskog telefona i stavlja se na prednju stranu dopisa.

Evo primjera službenog pisma s kutnim detaljima:

Naziv organizacije Adresat

Naziv strukturalnog

odjeljenja (ako je potrebno)

Referentni podaci

o organizaciji

___________№ ______

do br._______ od_____

Zaglavlje pisma (počinje s "O" ili "Ob")

Položaj teksta Potpis Inicijali, prezime

Prezime (ili prezime, ime, patronim) izvođača, broj telefona

Inicijali daktilografa i broj primjeraka

ID e-pošte

1. Pismo se tiska na bijelom papiru ili svijetlom papiru u formatu A4 (210 x 297 mm) ili A5 (148 x 210 mm).

2. List mora imati polja od najmanje:

20 mm - lijevo;

10 mm - desno;

20 mm - vrh;

20 mm - niže.

Datum pisma je datum kada je potpisano. Datum se ispisuje arapskim brojevima u nizu: dan u mjesecu, mjesec, godina. Dan u mjesecu i mjesec sastavljaju se u dva para arapski brojevi, odvojene točkom; godina – četiri arapska broja.

4. Odlazni broj.

Registarski (odlazni) broj pisma sastoji se od njegovog serijskog broja, koji se po nahođenju može nadopuniti indeksom (na primjer, inicijalima voditelja smjera). Registarski broj pisma koje zajednički sastavljaju dva ili više odjela sastoji se od registarskih brojeva pisma svakog od tih odjela, odvojenih kosom crtom.

6. Adresat

Primatelj mogu biti organizacije, njihovi strukturni odjeli, službenici ili pojedinci. Prilikom upućivanja pisma službenoj osobi, inicijali se navode ISPRED prezimena. Naziv organizacije i njen strukturna jedinica naznačeno u nominativu.

Na primjer:

LLC "Tvrtka "Naziv"

Odjel za planiranje

Položaj osobe kojoj je pismo upućeno naveden je u dativu, Na primjer:

izvršnom direktoru

LLC "Tvrtka "Naziv"

A.A. Ivanov

LLC "Tvrtka "Naziv"

Odjel za planiranje

B.B. Petrov

Pismo ne smije sadržavati više od četiri adresata. Ispred drugog, trećeg i četvrtog primatelja ne navodi se riječ "Kopija". Ako je broj primatelja veći, kreira se mailing lista.

Atribut "Adresant" može uključivati ​​poštansku adresu. Elementi poštanske adrese navedeni su redoslijedom utvrđenim pravilima za pružanje poštanskih usluga.

Kada šaljete pismo organizaciji, navedite njen naziv, zatim poštansku adresu, Na primjer:

LLC "Tvrtka "Naziv"

Yaroslavsky Ave., 12, Yaroslavl, 150001

Prilikom obraćanja pismu pojedincu navesti prezime i inicijale primatelja, zatim poštansku adresu, Na primjer:

Sidorov V.V.

sv. Svobody, 5, kv. 12,

Jaroslavlj, 150 000

7. Tekst pisma

Tekst pisma sastavljen je u obliku tablice, koherentnog teksta ili kombinacije ovih struktura.

Stupci i reci tablice moraju imati naslove izražene imenicom u nominativu. Podnaslovi stupaca i redaka moraju biti u skladu s naslovima. Ako je tablica ispisana na više stranica, stupci tablice moraju biti numerirani, a na sljedećim stranicama ispisivati ​​samo brojeve tih stupaca.

Vezani tekst obično se sastoji od dva dijela. U prvom dijelu navode se razlozi, razlozi, ciljevi pisanja pisma, u drugom (konačnom) - odluke, zaključci, zahtjevi, prijedlozi, preporuke. Tekst može sadržavati jedan završni dio (npr. zahtjev bez obrazloženja).

U tekstu pisma pripremljenog na temelju dokumenata drugih organizacija navode se njihovi podaci: naziv dokumenta, naziv organizacije - autor dokumenta, datum dokumenta, registarski broj dokumenta, naziv tekst.

U pismu se koriste sljedeći oblici prezentacije:

Prvo lice množine ( "molim pošalji", "pošalji na razmatranje");

Prvo lice jednine ( “Smatram potrebnim”, “molim označite”);

Treće lice jednine ( “društvo se ne protivi”, “Ime” LLC smatra mogućim”).

8. Primjena

Izdaje se bilješka koja ukazuje na prisutnost privitka navedenog u tekstu pisma na sljedeći način:

Primjena: za 5 l. u 2 primjerka.

Ako pismo ima prilog koji nije naveden u tekstu, navesti njegov naziv, broj listova i broj primjeraka; ako ima više prijava one se numeriraju, Na primjer:

Prilog: 1. Ugovor o zakupu 5 l. u 2 primjerka.

2. Potvrda o prijenosu i prihvaćanju za 1 litru. u 2 primjerka.

Ako su prijave uvezane, tada se ne navodi broj listova.

Ako je pismu priložen drugi dokument, koji također ima privitak, izdaje se bilješka koja ukazuje na prisutnost privitka na sljedeći način:

Dodatak: pismo Ministarstva unutarnjih poslova Ruske Federacije od 05.05.2007 N 02-6/172 i dodatak uz njega, samo 3 stranice.

Ako prijava nije poslana na sve adrese navedene u dokumentu, tada se izdaje bilješka koja ukazuje na njezinu dostupnost na sljedeći način:

Primjena: za 3 l. u 5 primjeraka. samo na prvu adresu.

9. Potpis

Podatak "Potpis" sadrži: naziv radnog mjesta osobe koja je potpisala pismo (puno ako pismo nije sastavljeno na memorandumu, a skraćeno za pismo sastavljeno na memorandumu) i prijepis potpisa ( inicijali, prezime), Na primjer:

Kad dopis potpisuje više službenika, njihovi se potpisi stavljaju jedan ispod drugog redom koji odgovara položaju koji obnašaju, Na primjer:

Kad ispravu potpisuje više osoba jednakog položaja, njihovi se potpisi stavljaju na istoj razini, Na primjer:

10. Ispis

Otiskom pečata potvrđuje se vjerodostojnost potpisa službene osobe na ispravama kojima se potvrđuju prava osoba koje bilježe činjenice u vezi s FINANCIJSKIM SREDSTVIMA, kao i na drugim dokumentima UZ DAVANJE ovjere izvornog potpisa.

11. Izvođač

Oznaka o izvršitelju sadrži inicijale i prezime izvršitelja isprave i njegov broj telefona. Oznaka o izvođaču stavlja se na prednjoj ili stražnjoj strani posljednjeg lista isprave u donjem lijevom kutu, Na primjer:

Kako napisati poslovno pismo koje se neće izgubiti u „smeću informacija“ i koje će biti pročitano? Pravila, preporuke, primjeri

Riječ je pristupačan poslovni alat. U poslovnom svijetu nemoguće je pronaći osobu koja se u svom poslu ne služi riječima.

Suvremeno poslovanje postupno se pretvara u dopisništvo. Uz pomoć pisama - elektroničkih ili tradicionalnih - odvija se komunikacija s klijentima, poslovnim partnerima i poslodavcima. Pismo pozicionira autora ili kao profesionalca ili kao osobu s kojom ne biste trebali nastaviti vezu.

Profesionalac mora znati pisati

• To je jasno
• učinkovito
• ozbiljno
• Zanimljiv

I nikad nije kasno da ovo naučite. Počnimo s osnovama: shvatite razliku između poslovnog i običnog pisanja.

Kako se službeno pismo razlikuje od običnog pisma? Specifičnosti poslovnog pisma

Pismo je kratak tekst od jedne ili dvije stranice, čija je svrha prenijeti informaciju o nečemu primatelju.

Priroda informacija i odnos između pošiljatelja i primatelja pisma dijeli korespondenciju na

• poslovno (formalno)
• osobno (neformalno)

Poslovno pismo karakterizira:

• kratkoća
• točnost
• rasuđivanje i logika
• informacijski sadržaj
• evaluacijska i emocionalna neutralnost
• standardizacija:
• koriste se službeni obrasci
• koriste se stabilne govorne figure, posebni službenički izrazi i konstrukcije
• broj tema - 1-2
• ciljanje
• jasno definiran lanac zapovijedanja (ako je potrebno)

Koje vrste poslovnih pisama postoje?

Vrstu poslovnog pisma određuje

1. Svrha pisanja

Komercijalne namjene

• Želite sklopiti posao i predložiti njegove posebne uvjete - sastavite pismo ponude (ponuda) za primatelja

• Ako se niste odlučili za vama prihvatljive uvjete transakcije, pošaljite pismo zahtjeva
• Želite li obavijestiti svog primatelja o kršenju ugovornih obveza s njegove strane? Napišite tužbu (žalbu)

Neprofitne svrhe

• Zahvalite se u pismu zahvale
• Potvrdite svoje obveze jamstveno pismo, a vaš pristanak - potvrdnim pismom
• Pišite biltene ako mislite da će vaši podaci biti zanimljivi primatelju
• Podsjetnicima podsjetite na važne dogovore, obveze, kazne
• Čestitajte u čestitkama, pitajte u molbama, sućutite u pismima sućuti
• Ako trebate poslati važne dokumente ili materijalne imovine, svakako pripremite popratno pismo za svoj teret

2. Primatelj

Ako pismo upućujete na nekoliko primatelja odjednom, tada pišete cirkularno pismo

Vaše pismo može doticati više tema istovremeno, što ga automatski čini višestranim

4. Struktura

Regulirana pisma podrazumijevaju sastavljanje tekstualnog dijela pisma prema određenom obrascu, dok neregulirana pisma imaju slobodan oblik prezentacije

5. Oblik polaska

• u omotnici
• elektronička
• putem faksa

Struktura poslovnog pisma: uvod, sadržaj, zaključak

Struktura standardnog poslovnog pisma zahtijeva pažljivije razmatranje.

Ispravno oblikovano slovo treba odgovarati sljedećem pregledu:

Pogledajmo pobliže neke točke sheme:

1. Naslov

Obično je ovo Sažetak teme pisma.

Važno: Napišite naslov ispravno ako želite da primatelj pročita vaše pismo.

Nedostatak naslova u poslovnoj korespondenciji tipičan je za početnike koji nemaju osnovne vještine vođenja poslovne korespondencije.

2. Žalba

• ima tradicionalni oblik "Dragi"
• napisano sa velika slova u sredini reda

Važno: Zabranjena je uporaba kratica!

3.Preambula

• upoznaje primatelja s glavnom idejom pisma
• priprema primatelja za ispravnu percepciju naknadnih informacija sadržanih u pismu

4. Glavni dio teksta potkrepljuje ključnu ideju iznesenu u preambuli

U ovom dijelu pisma

• jasno naznačite bit prijedloga/apela
• dati argumente: činjenice, brojke, druge specifičnosti o temi pisma. stručno mišljenje, vlastito pozitivno/negativno iskustvo

Radi lakšeg obrazloženja, možete koristiti sljedeći dijagram:

Važno: posljednji odlomak trebao bi sadržavati frazu koja ukazuje na određeni korak ili očekivani rezultat i potaknuti primatelja na akciju

5. Zaključno:

6. U prozoru "Potpis" potrebno je navesti podatke o primatelju:

• naziv radnog mjesta

Kako ne pogriješiti u odabiru stila pisanja?

U poslovno dopisivanje Stalno morate birati stil pisanja i ton komunikacije s primateljem. Koliko suha, formalna ili, obrnuto, koliko živa, topla i ljudska treba biti vaša poruka?

• Osobni stil u poslovnoj korespondenciji naglašava individualne kvalitete osobe koja piše pismo
• U formalnom se stilu iznose činjenice i na temelju njih izvode odgovarajući zaključci.
• Osobni stil podrazumijeva ravnopravnu komunikaciju između autora pisma i primatelja
• Formalni stil pokazuje jasan lanac zapovijedanja i silu s kojom je čitatelj pisma prisiljen računati.

Kako biste odabrali pravi komunikacijski stil u poslovnom pismu, razmotrite:

• u kojoj ste težinskoj kategoriji vi i vaš primatelj?
• želite prijateljski pregovarati ili izvršiti pritisak s pozicije snage

Kako se držati odabranog stila?

Osobni stil

• Prisutnost osobnih zamjenica: ja, mi, ti
  Na primjer: Ispričavam vam se i iskreno se nadam da se slične greške neće ponoviti.
• Izravni apeli i molbe
  Na primjer: Molimo ne ostavljajte osobne stvari bez nadzora
• Upotreba emocionalnih evaluativnih izraza: zvjezdana mladost, zaglušujući neuspjeh

Formalni stil

• Zamjena osobnih zamjenica apstraktnim imenicama
  Na primjer: Uprava kina se iskreno ispričava zbog promjene rasporeda večernjih predstava
• Zamjena osobnih žalbi i zahtjeva izjavama
  Na primjer: Molimo ne ostavljajte osobne stvari bez nadzora
• Upotreba uobičajenog klerikalizma: skrećem vam pozornost, zbog činjenice da

Formalni stil apsolutno nije prikladan ako pišete pismo zahvalnosti ili pismo sućuti, odnosno ona poslovna pisma u kojima trebate izraziti osjećaje. U situaciji kada pišete zamolnicu ili ponudu, također je bolje držati se osobnog stila.

Što je prigovor i kako ga napisati? Po čemu se razlikuje od drugih vrsta pisama?

Važno: kada sastavljate pismo, usredotočite pažnju primatelja na to koje radnje očekujete od njega. Također naznačite konkretne rokove za postizanje svojih ciljeva.

Predložak žalbenog pisma pomoći će vam da ga pravilno sastavite:

Što je pismo odgovora i kako ga napisati?

Postoje dvije vrste pisama savjeta:

• pismo odbijanja
• pismo s pozitivnim odgovorom

Sastavljanje obje vrste slova ima dva Opća pravila(pod uvjetom da je pismo inicijative ispravno sastavljeno):
1. Odgovorno pismo zadržava vokabular i govorne obrasce inicijativnog pisma
2. Tekst pisma odgovora ne smije sadržavati podatke o

• datum sastavljanja inicijativnog pisma
• njegov registarski broj

Primjer prijateljskog i ispravnog pisma odbijanja naveden je u nastavku:

Međutim, odbijanje ne mora uvijek biti blago. Postoje situacije kada je neophodan čvrst i strog stil komunikacije. Ispod je predložak pisama odbijanja za sve prilike, od tvrdih do mekih:

Informativno pismo: razlika u odnosu na pisma odgovora i pisma pritužbi

Informativno pismo je višenamjensko:

• izvješća (npr. o promjenama cijena u cjenicima)
• obavještava (o reizboru članova upravnog odbora)
• obavještava (o otpremi robe)
• izjavljuje (namjere)
• potvrđuje (prijem robe)
• podsjeća (na ispunjenje obveza preuzetih ugovorom)
• oglašava i informira (općenito o tvrtki, posebno o robi/uslugama)

Možda je danas najhitnije pitanje kako pravilno sastaviti reklamno i informativno pismo.

1. Nedostatak strukture
2. Prisutnost slenga ili neformalnog jezika u tekstu pisma
3. Nemaran dizajn
4. Obilje pravopisnih, sintaktičkih, stilskih pogrešaka
5. Nedostatak pouzdanih činjenica i objektivnih informacija u pismu
6. Kršenje osnovnih pravila pristojnosti (osobito u pismima pritužbi)
7. Upotreba glomaznih i nejasnih rečenica u tekstu
8. Nedostatak logike u prezentaciji gradiva
9. Nedostatak objašnjenja kratica
10. Opća zamagljenost teksta ako se sastavlja besciljno

Što još trebate znati o poslovnim pismima?

1. Za modernu poslovnu korespondenciju koristi se metoda blok strukture sastavljanja teksta.
Ova metoda štedi vrijeme i održava cjelokupni stil cjelokupne poslovne dokumentacije. Karakteristična značajka metode je otvorena interpunkcija ili odsutnost točaka/zareza (na primjer, pri izradi popisa)

2. Za naslov pisma može se koristiti sans-serif font (na primjer, Arial). Takav font se na podsvjesnoj razini percipira kao stabilan i čvrst.

3. Serifni fontovi (Times News Roman) trebaju se koristiti u tijelu teksta. Serifi olakšavaju vašim očima kretanje od slova do slova, čineći čitanje bržim.

Važno: Postoje slova koja se uvijek pišu samo rukom!
To su pisma čestitke, pisma sućuti, pisma zahvalnosti

Veliki broj korisna informacija o izradi tekstova poslovnih pisama možete pronaći u videu Saše Karepine.

Video: Kako napisati propratno pismo i životopis

Video: “Učenje od pripovjedača.” Tajne prodaje tekstova

Vjerojatno se svatko barem jednom suočio s potrebom da napiše poslovno pismo. Kada ga sastavljate, nehotice dolazite do zaključka da to nije nimalo lako. Postoje mnoga pravila i propisi za pisanje poslovnih pisama koje morate znati. U članku se detaljno opisuje postupak sastavljanja dokumenta, daju se uzorci poslovnih pisama i raspravlja o njihovim vrstama i dizajnu.

Oblik

Gotovi obrasci će dodati čvrstoću i ukazati na pouzdanost tvrtke. Oni sadrže potrebne informacije o organizaciji kao što je:

• Ime.
• Adresa.
• Kontakt brojevi telefona.
• Web stranica.
• E-mail.
• Logo.
• Ostali podaci za kontakt.

Ne postoje stroga pravila u pogledu obrazaca. Stoga svaka organizacija samostalno odlučuje koje će informacije uključiti u njih.

Kako pravilno pisati poslovna pisma? Priprema

Poslovna pisma pišu se i oblikuju na određeni način, podložna svojim inherentnim pravilima i zahtjevima. Ovisno o cilju, autor detaljno promišlja sadržaj kako bi dobio rezultat koji računa. Mora jasno razumjeti koje informacije primatelj već zna o predmetu pisma, na čemu se temelji i što će u njemu biti novo. Argumenti ovise o tome kojem cilju autor teži. Proces pripreme poslovnog pisma može se podijeliti u sljedeće faze:

• Proučavanje pitanja.
• Pisanje nacrta pisma.
• Njegovo odobrenje.
• Potpisivanje.
• Registracija.
• Slanje primatelju.

Struktura poslovnih pisama

Prilikom sastavljanja pisma potrebno ga je zasititi informacijama, odnosno tamo staviti sve potrebne podatke. Može biti jednostavan ili složen. U jednostavno pismo Sadržaj jasno i sažeto prikazuje informacije koje u pravilu ne zahtijevaju odgovor primatelja. Složeni se može sastojati od nekoliko odjeljaka, točaka i paragrafa. Svaki odlomak predstavlja jedan aspekt informacije. Ove vrste uzoraka poslovnih pisama obično se sastoje od uvodnog, glavnog i završnog dijela.

Ispod je primjer pisanja poslovnog pisma - njegov uvodni dio.

Glavni dio opisuje situacije i događaje, daje njihovu analizu i dokaze. Upravo u tom dijelu uvjeravaju da treba djelovati na ovaj ili onaj način, dokazuju kako je bilo i informiraju o potrebi sudjelovanja u bilo kojem događaju, dajući razne argumente.

Zaključak sadrži zaključke koji se daju u obliku prijedloga, zahtjeva, opomena, odbijanja i sl.

U nastavku je prikazan primjer pisanja poslovnog pisma - njegov završni dio. Ovo sažima zahtjev naveden u glavnom.

Sve pružene informacije trebaju biti optimalno dosljedne i razumljive.

Svako slovo počinje centriranom adresom. Ovaj mali dio je izuzetno važan. Prilikom odabira, autor mora uzeti u obzir:

• Položaj adresata.
• Priroda odnosa.
• Formalnost.
• Etiketa.

Na kraju pisma treba postojati uljudan oblik. Na primjer: “...izražavam nadu u daljnju suradnju (zahvalnost na pozivu)...” Nakon ovih rečenica slijedi potpis autora.

Stil

Sva pisma moraju se čuvati formalni poslovni stil, što znači korištenje govornih sredstava za službene poslovni odnosi. Značajke takvog jezika formiraju se pod sljedećim okolnostima:

• Glavni sudionici poslovnih odnosa su pravne osobe, u ime čijih menadžera i dužnosnika se pišu pisma.
• Odnosi u organizacijama su strogo regulirani.
• Predmet komunikacije je djelatnost poduzeća.
• Upravljački dokumenti općenito imaju određenog primatelja.
• Često se tijekom aktivnosti organizacije događaju iste situacije.

U tom smislu, podaci sadržani u poslovnom pismu trebaju biti:

• Službeni, bezličan, s naglaskom na distanci između sudionika u komunikaciji.
• Adresirano, namijenjeno određenom primatelju.
• Aktualno u vrijeme pisanja.
• Pouzdan i nepristran.
• S razlogom da potakne primatelja na bilo kakvu radnju.
• Kompletan za donošenje odluka.

Zahtjevi

Poslovno pismo mora ispunjavati sljedeće uvjete:

• Govor je normiran na svim razinama – leksičkoj, morfološkoj i sintaktičkoj. Sadrži mnogo izraza, pojmova i formula.
• Ton pisanja je neutralan, suzdržan i strog, bez upotrebe emotivnog i ekspresivnog jezika.
• Točnost i jasnoća teksta, bez logičkih grešaka, jasnoća i promišljenost teksta.
• Konciznost i sažetost – bez upotrebe izraza koji nose dodatno značenje.
• Upotreba jezičnih formula nastalih kao rezultat ponovljenih situacija.
• Korištenje pojmova, odnosno riječi ili izraza koji imaju posebne pojmove.
• Upotreba kratica, koje mogu biti leksičke (to jest, složenice nastale uklanjanjem slova iz dijelova riječi: LLC, GOST i tako dalje) i grafičke (to jest, oznake riječi u skraćenom obliku: grn, zh-d, itd.).
• Upotreba konstrukcija u genitivu i instrumentalu.
• Fraze s glagolskim imenicama ("pružiti podršku" umjesto "podrška").
• Korištenje jednostavnih uobičajenih rečenica.

Gornji uzorci poslovnih pisama u nastavku prikazani su u Puna verzija(s glavnim dijelom). Informacije zadovoljavaju sve zahtjeve službenog poslovnog stila.

Vrste poslovnih pisama

Najbolje je napisati poslovno pismo o jednom konkretnom pitanju. Ako je potrebno riješiti nekoliko problema odjednom, preporuča se izraditi nekoliko različitih opcija.

Poslovna pisma mogu imati sljedeći sadržaj:

• Prateći. Takva su pisma obično potrebna da vas obavijeste gdje poslati dokumente.
  (Kako napisati poslovno pismo? Uzorak propratno pismo pomoći će onima koji trebaju sastaviti ovu vrstu dokumenta.)

• Garantirano. Napisane su kako bi potvrdile sva obećanja ili uvjete. Na primjer, plaćanje za rad, najamninu, vrijeme isporuke itd. može biti zajamčeno.
• Hvala. Počeli su se posebno često koristiti u U zadnje vrijeme. Takva pisma pokazuju dobar partnerski ton. Mogu se izdati na običnom memorandumu ili na papiru u boji s prekrasnim tiskom.
  (Kako napisati poslovno pismo? Uzorak vrste zahvale sastavlja se u slobodnom obliku, ovisno o zadacima koje rješava. U ovom slučaju pismo izražava svoju bit u najkraćem obliku. Takav uzorak, napravljen na papiru u boji s ornamentom, može visjeti na zidu u sobi tvrtke na počasnom mjestu.)

• Informativni.
• Poučno.
• Čestitamo.
• Oglašavanje.

Tu su i slova:

• Prijedlozi za suradnju. Sasvim uobičajeno u novije vrijeme, šalju se organizacijama, često se nose reklamna priroda, na primjer, poput ovog uzorka. Komercijalna pisma Prilično je teško pisati, potrebno je uzeti u obzir mnogo nijansi da bi se primijetilo, a kamoli zainteresiralo. Ali ako ga sastavite prema donjem uzorku, ima sve šanse za uspjeh.

• Pozivnice. Šalju ih, pozivajući ih da sudjeluju u raznim događajima. Obično su upućeni menadžeru ili dužnosniku, ali mogu biti upućeni i cijelom timu.
• Zahtjevi.
• Obavijesti.
• Zahtjevi i mnogi drugi.

Kako napisati odgovor na pismo. Primjer

Odgovor mora započeti ponavljanjem zahtjeva iz prvog pisma. Zatim se daje rezultat njegovog razmatranja i izražava suglasnost ili razlog odbijanja. Poslovni odgovor može sadržavati alternativno rješenje za očekivane informacije. Obično zadovoljava sljedeća načela:

• Dostupnost poveznice na prvo slovo i njegov sadržaj.
• Identična jezična sredstva.
• Usporedivi aspekti opsega i sadržaja.
• Usklađenost s određenim slijedom.

Dekor

Osim korištenja korporativnih memoranduma za poslovna pisma, potrebno je uzeti u obzir i druge suptilnosti prilikom njihovog dizajniranja. To su detalji, pravila za kratice, pisanje adresa, naslova, duljina teksta, širina polja i drugo.

Uzorci poslovnog pisma pomažu vam da ga sastavite, uzimajući u obzir sve suptilnosti i nijanse. Koriste ih i uredski radnici početnici i iskusni radnici. Zahvaljujući uzorcima, uče kako pravilno pisati slova i štede puno vremena.