که در شرکت های بزرگسالانه مکاتبات با ده ها هزار طرف مقابل انجام می شود و هزاران کارمند اسناد داخلی ایجاد می کنند. بخشی از مکاتبات ممکن است به صورت کاغذی دریافت و پردازش شود. سیستم های دفتر الکترونیکی به شرکت ها کمک می کنند تا کارایی خود را چندین برابر افزایش دهند و یک مخزن واحد از تمام اسناد تشکیل دهند.

"دفتر" کل چرخه کار با اسناد کاغذی را پوشش می دهد: از ورودی و ثبت نام تا ارسال به بایگانی. عملکرد کاملاً سازگار است استانداردهای روسیهکار اداری، به شما امکان می دهد بیشتر عملیات "دستی" را خودکار کنید.

حفظ نامگذاری پرونده ها و سیاهههای ثبت نام

ترکیب تایید شده نامگذاری پرونده ها در فهرست ویژه ای از سیستم نگهداری می شود. در صورت حسابداری غیرمتمرکز اسناد، مکان های ثبت در داخل بخش های ساختاری پیش بینی شده است.

نامگذاری مورد

هنگام تهیه اسناد برای انتقال به بایگانی برای هر پرونده نامگذاری، می توانید به طور خودکار جلد پرونده و همچنین موجودی اسناد را چاپ کنید. زمان آماده شدن برای ذخیره سازی بایگانی و جستجو در آرشیو چندین بار کاهش می یابد.

ثبت اسناد

برای وارد کردن یک سند در DIRECTUM، فیلدهای مورد نیاز کارت کنترل ثبت نام (RCC) را پر کنید، شماره ثبت به صورت خودکار اختصاص می یابد. سیستم انعطاف پذیرشماره گذاری به شما این امکان را می دهد که به صورت خودسرانه و خودکار یک شماره به یک سند در زمینه هر گزارش ثبت نام اختصاص دهید. این شماره ممکن است شامل یک کد دپارتمان، یک کد مجله و هر جزئیات لازم باشد. با اجرای راهکار، میانگین زمان ثبت اسناد بین 35 تا 50 درصد کاهش می یابد.

مثال RKK

RKK حاوی داده های اولیه (بخش فرعی، تاریخ ثبت، شماره ثبت و غیره) و همچنین اطلاعاتی در مورد وضعیت هر سند کاغذی، به عنوان مثال، محل آن است. هنگام جابجایی یک سند بین بخش ها، هر مکان ثبت RSC خاص خود را دارد. شما می توانید حرکت یک سند کاغذی را در شرکت در امتداد زنجیره RCM های ایجاد شده ردیابی کنید.

همچنین می توانید یک سند یا تصویر اسکن شده آن را به RKK پیوست کنید. برای ورود سریع حجم زیادی از اسناد، از سرویس ورودی جریان DIRECTUM Capture Service استفاده می شود. از راه های مختلف وارد کردن اسناد پشتیبانی می کند: ضبط از پست الکترونیکیا از سیستم فایل (به عنوان مثال، از یک اسکنر).

عملکرد ایجاد RCM و پر کردن داده ها را می توان به مکانیزم های هوشمند آریو منتقل کرد. پس از دریافت سند، آنها به طور مستقل آن را طبقه بندی می کنند، متن را تشخیص می دهند و RKK را با اطلاعات معنی دار استخراج شده پر می کنند. منشی فقط می تواند صحت پر کردن را بررسی کند. این به شما امکان می دهد زمان ثبت نام را بیشتر کاهش دهید و تعداد عملیات معمول را کاهش دهید.

رسیدگی و اجرای اسناد دریافتی

پس از ثبت سند دریافتی، متصدی با چند کلیک آن را برای رسیدگی به رئیس ارسال می کند. بر اساس نتایج بررسی سند، منشی یا خود رئیس دستورالعملی را برای سند تنظیم می کند.

در صورت داشتن دستیار، بررسی اولیه سند با تهیه پیش نویس قطعنامه توسط دستیار وی انجام می شود. رهبر فقط می تواند پیش نویس قطعنامه را تأیید کند و دستورالعملی برای اجرا ارسال کند.

در فرآیند اجرای دستورات، موارد زیر تضمین می شود:

• تثبیت مکاتبات در اجرا؛
• امکان تفویض اختیار و ارسال برای بازنگری؛
• کنترل مهلت ها، درخواست مهلت جدید.

سرپرستان عملکرد را به صورت بصری دنبال می کنند. همه شرکت کنندگان در کار به یک خلاصه مختصر دسترسی دارند که وضعیت وظایف مرتبط را منعکس می کند.

درخت جستجو

ارسال نامه به خبرنگاران

راه حل از نزدیک با ماژول "تبادل با طرف مقابل" یکپارچه شده است. پس از تأیید نامه ارسالی، ارسال آن به گیرندگان از طریق سیستم های تبادل اسناد آسان است - این امر نیاز به چاپ مکرر سند را از بین می برد و هزینه های تحویل را کاهش می دهد.

علاوه بر این، برای اسناد خروجی، می توانید یک لیست پستی برای سازمان ها مشخص کنید و به طور خودکار ایمیل هایی را برای گیرندگان ارسال کنید یا پاکت هایی را چاپ کنید که مطابق با استانداردهای پست روسیه است.

چاپ پاکت نامه

تهیه و آشنایی با اسناد سازمانی و اداری

ثبت نام و ارسال برای تایید مدارک اداری کاملا اتوماتیک می باشد. کافی است داده های لازم را در ویزارد اقدام پر کنید، پس از آن سیستم سندی را ایجاد کرده و آن را برای تأیید و امضا به کارمندان لازم ارسال می کند:

پس از امضا، سند سازمانی و اداری جهت بررسی برای کارکنان علاقه مند ارسال می شود. برای انجام این کار، باید یک لیست پستی را در RKK پر کنید. این فهرست همچنین می تواند در آینده برای توزیع سند دیگری استفاده شود.

کارمندان از لیست پستی وظایفی را برای آشنایی با سند دریافت می کنند. در سیستم DIRECTUM برای تایید آشنایی کافی است کار را کامل کنید. و اگر وظیفه ای برای آشنایی با سندی که در سیستم وارد نشده ارسال شود، در متن تکلیف مشخص می شود و مجریان به صورت کاغذی با سند آشنا می شوند.

جستجو و تحلیل

با توجه به جزئیات شناخته شده، هم خود سند الکترونیکی و هم RSC آن به همراه اطلاعاتی در مورد محل و مرحله اجرای سند قابل مشاهده است.

جستجو بر اساس RKK

همچنین می توانید به سرعت سند مورد نظر را به همراه RKK توسط بارکد روی آنالوگ کاغذی سند پیدا کنید. به لطف فناوری شناسایی سریع، بارکد توسط یک اسکنر مخصوص خوانده می شود و پس از آن سیستم به طور خودکار سند و وظایف مربوطه را پیدا می کند.

پنجره عمل برای سند یافت شده

برای تجزیه و تحلیل اثربخشی کار کاربران، این سامانه گزارش های تخصصی «لیست آشنایی»، «کنترل زمان اجرای سفارشات»، «آمار اجرای سفارشات»، «اسناد قابل برگشت» و ... را ارائه می دهد.

نمونه گزارش

کلاینت وب را می توان در دفاتر راه دور یک سازمان توزیع شده جغرافیایی یا به عنوان مشتری اصلی استفاده کرد، که پلتفرم متقابل و سهولت مدیریت را فراهم می کند. تنها چیزی که نیاز دارید دسترسی به اینترنت برای کار است.

RKK ورودی در دفتر وب

اثر پیاده سازی

با استفاده از راه حل، کارکنان دستورات و دستورالعمل ها را برای اجرا به موقع دریافت خواهند کرد. کنترل اجرا تصمیمات مدیریتیکاملا شفاف می شود

• به حداقل برسدخطر گم شدن مدارک را کاهش می دهد
• 2 بارزمان تهیه و تصویب نامه ارسالی کاهش می یابد
• 12 بارسرعت جستجو برای مکان اسناد کاغذی
• 2 بارآماده سازی اطلاعات به مدیریت برای اجرای دستورالعمل ها تسریع خواهد شد
• با 20 درصدافزایش اجرای دستورالعمل های مدیریت

ویژگی متمایزلوازم التحریر الکترونیک Olymp عملکرد غنی آن است که از کارهای اداری کلاسیک نشات گرفته است.

روی یک بزرگ بنگاه صنعتیوظایف منشی (منشی) فقط ثبت اسناد نیست، بلکه انبوهی از وظایف دیگر است:

• تعیین رئیس برای انتقال سند دریافتی برای حل و فصل
• تهیه پیش قطعنامه ها
• تحویل سند به پیمانکار
• کنترل بازگشت اصلی
• تجزیه و تحلیل خلاصه عملکرد کار
• کنترل بر اجرای دستورات
• تشکیل گزارش نهایی در مورد وظایف باقی مانده
• ارسال مدارک خروجی
• در صورت درخواست سند مورد نظر را جستجو کنید
• چاپ، اسکن
• و حتی ذخیره سازی مقدار زیادیاسناد. یک منشی خوب مسئول همه اینها است.

دفتر الکترونیک Olympus قادر به انجام کار است مردم خوبراحت تر و کارآمدتر!

ثبت نام خودکار:

کنترل خودکار اسناد دریافتی مجدد

خود سیستم اسنادی را که دوباره وارد سازمان می شوند را می گیرد و در مورد آن هشدار می دهد.

اعلان های خودکار برای بازگرداندن نسخه اصلی

سامانه طرحی برای جابجایی اصل ارائه می کند و در صورت عدم استرداد به موقع، به ثبت کننده اطلاع می دهد.

سیستم ارتباطی مناسب

پیوندهای اسناد در Olympus حاکی از امکان به دست آوردن تاریخچه دقیق از تمام اسناد مرتبط، از جمله اسناد آرشیوی، ایجاد شده علاوه بر آن، در صورت لغو یا تغییر است.

طراح گزارش

با استفاده از طراح گزارش سیستم Olympus، یک کارمند می تواند گزارش های مورد نیاز خود را بدون توسل به کمک مدیر یا برنامه نویس ایجاد کند. به این صورت است که گزارش ها اغلب بر روی اسناد تکمیل نشده یا کنترلی ایجاد می شوند.

سیستم فیلتراسیون انعطاف پذیر

سیستم Olympus توانایی اجرای درخواست جستجوی اسناد را با استفاده از رشته فیلتر فراهم می کند. خط فیلتر به شما این امکان را می دهد که بسیاری از شرایط جستجوی متغیر را برای سند مورد نظر فرموله کنید.

دفتر الکترونیک در سیستم Olympusابزاری برای سازماندهی کارهای اداری دیجیتال است. این بخش تمام اطلاعات مربوط به اسناد سازمانی را جمع آوری می کند. این شامل سابقه کاری کاربر است. تمام پیوندهای اسناد را ذخیره می کند. مهلت را اعلام می کند؛ شامل تمام فایل های ایجاد شده با سند است. به سوالات مجریان و مسئولین سند و همچنین نتایج کار آنها پاسخ می دهد.

کنترل اجرا

کنترل اجرا در سیستم Olympus- این یک عملکرد عمیق است که اطلاعاتی در مورد زمان بندی، مراحل و نتایج اجرای دستورالعمل ها ارائه می دهد. این قابلیت در کل سیستم وجود دارد، از دفتر الکترونیکی گرفته تا ذخیره سازی ساختاریافته. عملکرد بر اساس مهلت های اجرای سند و دستورالعمل ها و اطلاع رسانی در مورد شکست این مهلت ها ساخته شده است.

تجسم کنترل اجرا

1. نشان رنگ و پیام های سیستم Olympus در مورد شکست مهلت.
2. حالت تخصصی با تعداد کل کارهای دریافت شده، انجام شده در محل کار، تکمیل به موقع، تکمیل با تاخیر بر اساس دوره، تکمیل نشده به موقع.
3. یک سیستم کامل از گزارش ها در مورد اجرای دستورالعمل ها در زمینه سند، مجریان، کنترل کننده ها.

کنترل ویژه

برای اجرای به موقع و با کیفیت وظایف، Olympus دارای یک سیستم کنترل ویژه است. ماهیت آن این است که همه مهم ترین وظایف تحت کنترل باید از طریق روند حذف از کنترل، یعنی. بسته شدن در برخی موارد، برای حذف کار از کنترل، ارزیابی کیفیت کار انجام شده توسط متخصص ذیصلاح مورد نیاز است. سپس سیستم می‌تواند روش تأیید را نیز اعمال کند.

تشکیل دستور کنترل

1. صدور دستورات کنترلی با انتصاب ناظر و در صورت لزوم تایید عملکرد باکیفیت کارمند همراه است.
2. برای دستورات کنترل، ضریب به طور خودکار محاسبه می شود نظم عملکرد.
3. حالت ویژه "تجزیه و تحلیل اجرای وظایف کنترل" اطلاعاتی در مورد به موقع بودن اجرای وظایف کنترلی نشان می دهد.
4. پنل های تحلیلی روی دسکتاپ این اطلاعات را به یک فرم گرافیکی تبدیل می کنند.

مدیریت اسناد

مدیریت صحیح اسناد کلیدی است کار موثربخش، زیرمجموعه، خدمات و سازمان به عنوان یک کل. "مدیریت اسناد" در سیستم Olympus- این ساز مدرنمدیریت یک شرکت در مقیاس بزرگ، به طور خاص بر روی فرآیندهای تجاری سطح بالا متمرکز شده است.

"مدیریت اسناد" بخشی از ماژول مدیریت اسناد - Olympus است که بر اساس اصل یک زمانبندی ساخته شده است. تمام وظایف و اسناد دریافت شده توسط کارمند در یک لیست ردیف شده است.

این لیست نوع کار، موضوع، محتوا، تاریخ دریافت، سررسید، از چه کسی است را نشان می دهد. این لیست را می توان به راحتی با ستون مورد نظر تکمیل کرد.

پس‌زمینه قرمز نشان‌دهنده یک کار عقب افتاده است، که به شما کمک می‌کند آن را کامل کنید. سیستم دارای کنترل پیشرفته است، زمانی که نشان رنگی از نزدیک شدن مهلت سند خبر می دهد.

در زیر لیست موجود در برگه ها، می توانید کل را ببینید اطلاعات تکمیلیبرای تصمیم گیری لازم است این متن سند، تکلیف تفصیلی، تاریخچه نهضت و اسناد مربوطه است.

این برنامه یافتن سند مورد نظر را آسان می کند و همچنین سابقه کار با آن را بالا می برد. علاوه بر این، در تاریخ می توانید ببینید که سند در حال حاضر چند دایره را طی می کند، چه کسی آن را وارد کار کرده است و چه کسی هنوز آن را نکرده است.

دریافت سریع اطلاعات:

• چه کسی سند را آغاز کرده است.
• چه کسی موافقت کرد؛
• چه کسی آن را در حال حاضر دارد؛
• چه نظراتی و توسط چه کسی در مورد سند داده شده است.
• آیا این سند با سایر اسناد مرتبط است و چگونه، با قابلیت باز کردن از جمله اسناد مرتبط.
• برای یک کارمند، خدمات، بخش یا کل شرکت به عنوان یک کل، تصویری از سفارشات اجرا شده و انجام نشده را ببینید.

سهولت کار با مجموعه وسیعی از اسناد:

• خود سیستم لیستی از اسناد را برای بررسی ایجاد می کند.
• سیستم هشدار می دهد که در کدام اسناد باید تصمیم فوری گرفته شود.
• سیستم در مورد دوره ای که به پایان می رسد اطلاع می دهد.
• این سیستم این امکان را به شما می دهد که کار خود را واگذار کنید و اجرای به موقع را به راحتی کنترل کنید.
• این سیستم به شما امکان می دهد تاریخچه کار را روی هر سندی دریافت کنید.
• این سیستم به شما این امکان را می دهد که در زمان غیبت خود معاونینی را منصوب کنید و ببینید معاونت چگونه کار کرده است.

سهولت مدیریت اسناد:

• افزایش سرعت تبادل اطلاعات؛
• افزایش سطح انضباط اجرایی کارکنان؛
• رعایت مهلت های اجرای قراردادها؛
• توانایی به دست آوردن اطلاعات لازم، به سرعت بدون برخاستن از محل کار.

ساختار ذخیره سازی

ذخیره سازی اسناد ساختاریافته سیستم Olympus فقط یک کتابخانه با دسترسی محدود به پوشه ها نیست، بلکه یک "پایگاه دانش" فردی هر کارمند است. اصل ساخت مخزن Olympus بر اساس حقوق دسترسی کاربر به بخش ها، پوشه ها، اسناد، فایل ها است. این سیستم به طور خودکار یک ساختار آرشیو جداگانه برای هر کارمند می سازد. کاربر فقط بخش ها و اسنادی را می بیند که برای آنها حقوق دارد.

علاوه بر این، کارمند این فرصت را دارد که بخشی از ساختار بایگانی، پوشه ها، اسناد را در یک ذخیره سازی شخصی کپی کند. این ویژگی به کاربر این امکان را می دهد که اطلاعات مورد نیاز خود را سریعتر دریافت کند.

پر کردن طاق

ذخیره سازی در سیستم Olympus در نتیجه تکمیل چرخه کار با سند به طور خودکار با اسناد پر می شود. این فناوری امکان انباشت را فراهم می کند مدارک مورد نیازدر بخش های مربوطه، بدون اختصاص زمان مشخص برای این کار.

هنگامی که یک سند جدید در مخزن ظاهر می شود، سیستم به کارمند اطلاع می دهد که آیا مشترک چنین اعلان هایی است.

سهولت کار با اسناد

ذخیره سازی Olympus با خدمات عملکردی که راحتی کار با اسناد را تعیین می کند متمایز می شود:

• نسخه سازی؛
• پیوندهای اسناد (لغو، باطل، علاوه بر این)؛
• استخراج از آرشیو؛
• صدور نسخه اصلی؛
• ویژگی های ذخیره سازی (تعداد موجودی، ذخیره سازی، قفسه، قفسه، تعداد نسخه ها).

خرید انواع لوازم جانبی موبایل و لوازم الکترونیکی مصرفیدر فروشگاه Sotovik-M ، در طول مسیر ، توصیه می کنیم لوازم التحریر تهیه کنید - فرآیندهای کاری هر موسسه تجاری یا غیر انتفاعی بدون آنها نمی تواند انجام شود. اگر می خواهید لوازم التحریر را به صورت عمده بخرید، از مجموعه ما دیدن کنید.

خرید عمده لوازم التحریر از تولید کننده (عمده لوازم التحریر، عمده فروشی لوازم التحریر مسکو) یک راه موثر برای صرفه جویی قابل توجهی در تهیه مداوم دفتر شرکت با لوازم التحریر عمده است. آیا لوازم التحریر را به صورت عمده ارزان می خواهید؟ با سفارش یک دسته بزرگ خودکار، مداد، گیره کاغذ، دفترچه یادداشت و سایر اقلام کوچک هر ربع یا شش ماه، نیازی به صرف زمان برای تحویل ماهانه دیگر ندارید. خرید عمده لوازم التحریر به صورت عمده نیز مفید است سازمان های دولتی- بسیاری از ادارات موسسات آموزشیخرید لوازم التحریر به صورت عمده برای مدرسه، مهد کودکیا دانشگاه شرکت های عمده فروشی لوازم التحریر به اندازه کافی سیاست قیمت گذاری، بنابراین "Sotovik-M" لوازم تحریر را با قیمت مناسب به فروش می رساند - عمده فروشی لوازم التحریر ارزان است. لوازم التحريرعمده فروشی در مسکو (لوازم التحریر عمده فروشی مسکو، عمده فروشی لوازم التحریر مسکو) در فروشگاه آنلاین ما.

عمده فروشی لوازم التحریر بسیار ارزان است. عمده فروشی لوازم التحریر در مسکو

لوازم التحریر به صورت عمده در فروشگاه ما با بهترین قیمت. اگر قصد دارید لوازم التحریر مدرسه را عمده فروشی کنید، لوازم التحریر را با قیمت پایین به فروش برسانید، یا لوازم التحریر غیر معمول را برای یک فروشگاه هدیه سفارش دهید، Sotovik-M همان چیزی است که نیاز دارید! لوازم التحریر را به صورت عمده، از نوت بوک معمولی گرفته تا محصولات تمبر و کارت ویزیت، با قیمتی جذاب با تحویل فوری در سراسر روسیه خریداری کنید. ما لوازم التحریر عمده فروشی بسیار ارزان است!

به طور معمول، بار حصول اطمینان از گردش کار "کاغذی" و نظارت بر اجرای دستورات بر دوش بخش های سازمان درگیر در امور اداری است: دفتر، مدیریت پرونده و همچنین مسئولین کار اداری در بخش های ساختاری. برای آنها ماژول "Office" سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی و مدیریت تعامل DIRECTUM در نظر گرفته شده است. این ماژول انجام عملیات معمول برای پردازش اسناد کاغذی مطابق با الزامات GSDOU را که بر اساس آن فناوری اداری سنتی روسیه استوار است، آسان تر می کند:

• ثبت یکپارچه کلیه مکاتبات ورودی و خروجی و همچنین اسناد داخلی با استفاده از کارتهای ثبت و کنترل (RCC)؛
• ثبت محل یک سند کاغذی در هر مرحله از چرخه عمر آن: بررسی توسط مدیریت، تصویب پیش نویس سند، اجرا و غیره.
• کنترل بر اجرای به موقع دستورالعمل ها، قطعنامه ها و دستورالعمل های مدیریت؛
• حذف اسناد در پرونده مطابق با نام پرونده های اتخاذ شده در سازمان.
• جستجوی سریع اطلاعات لازمبر اساس شرایط، در دسترس بودن، جابجایی اسناد کاغذی؛
• اخذ فرم ها و مجلات استاندارد لازم و همچنین گزارش های آماری گردش کار سازمان.

علاوه بر این، ماژول "Office" به شما امکان می دهد تبادل بین سازمان های مختلف را سازماندهی کنید. با این تبادل امکان استفاده وجود دارد امضای الکترونیک(ES) و مکانیسم های ویژه سیستم به شما امکان می دهد تحویل اسناد را کنترل کنید. اصول مبادله بر اساس مبادله استاندارد صنعت است اسناد الکترونیکی"تعامل سیستم های اتوماسیون پشتیبانی مستنداتمدیریت»، مورد تایید انجمن صنفی مدیران سوابق.

حفظ نامگذاری پرونده ها و سیاهههای ثبت نام

سیستم شماره گذاری انعطاف پذیر به شما این امکان را می دهد که در یک بخش، یک شماره را به یک سند اختصاص دهید مجله الکترونیکیثبت. برای هر مجله، یک روش دلخواه برای شماره گذاری خودکار اسناد درون مجله تنظیم شده است. این شماره ممکن است شامل کد دپارتمان، کد مجله و هر جزئیات ضروری دیگر باشد.

هنگام تهیه اسناد برای انتقال به بایگانی برای هر پرونده نامگذاری، می توانید جلد پرونده و همچنین موجودی اسناد پرونده را چاپ کنید که به طور قابل توجهی زمان آماده سازی اسناد برای ذخیره سازی بایگانی را کاهش می دهد.

ثبت اسناد

برای ثبت اسناد در ماژول "دفتر" از کارت های ثبت و کنترل (RCC) استفاده می شود که شامل کلیه داده های اولیه (خبرنگار، واحد سازمانی، نماینده سازمان، تاریخ ثبت، شماره ثبت، موضوع و خلاصهسند، نحوه تحویل و غیره) و همچنین اطلاعات لازم در مورد وضعیت هر سند کاغذی سازمان (محل، وضعیت اجرا و غیره). برای اسناد خروجی، می توانید یک لیست توزیع برای سازمان ها مشخص کنید.

این سامانه امکان ثبت اسناد را هم از سازمان ها و هم از شهروندان اجرا می کند.

برای سازمان هایی که از ثبت نام غیر متمرکز اسناد استفاده می کنند، این سیستم از مکان های ثبت نام - محل کار منشی ها و کارکنان اداری استفاده می کند. هر مکان ثبت نام ممکن است به یک یا چند بخش خدمت کند. با توجه به مکان های ثبت نام، امکان تفکیک حقوق دسترسی به داده ها وجود دارد.

هنگام انتقال یک سند بین بخش ها، هر مکان ثبت نام می تواند RSC خود را داشته باشد. بنابراین، یک زنجیره RKK ظاهر می شود، که در طول آن امکان ردیابی حرکت یک سند کاغذی نه تنها بین کارمندان در یک بخش، بلکه بین بخش ها وجود دارد. علاوه بر این، از طریق RSC، اتصال اسناد ثبت شده سیستم بین خود انجام می شود، مانند: "در پاسخ به"، "در حال اجرا" و غیره.

روش ثبت نام ساده است و شامل پر کردن فیلدهای مورد نیاز RKK است، در حالی که شماره ثبت به طور خودکار اختصاص می یابد.

هنگام ثبت نام مستقیم از RKK، امکان وارد کردن یک سند اسکن شده (الکترونیکی) به ماژول "مدیریت اسناد الکترونیکی" با پیوست خودکار آن به RKK وجود دارد. برای ورود سریع حجم زیادی از اسناد، از خدمات ورودی سیستم استفاده می شود که ورود درون خطی اسناد به ماژول را تضمین می کند. در آینده، به لطف فناوری شناسایی سریع که در سیستم تعبیه شده است، RKK و همچنین سند الکترونیکی وارد شده را می توان به راحتی توسط بارکد روی آنالوگ کاغذی سند پیدا کرد.

طبق RKK، گزارش اسناد ورودی و خروجی چاپ می شود. برای اسناد خروجی، می توانید به طور خودکار یک برچسب روی پاکت ایجاد و چاپ کنید.

جابجایی و اجرای اسناد

سند دریافتی پس از ثبت مراحل رسیدگی، حل و فصل، کنترل و اجرای سند را طی می کند. در عین حال، کار بیشتر مجریان با سند را می توان به طور کامل انجام داد در قالب الکترونیکی. این امر زمان صرف شده توسط مجریان را تا حد زیادی کاهش می دهد و از گم شدن تصادفی نسخه اصلی جلوگیری می کند.

بسته به سبک کار مدیر، سند توسط او به صورت کاغذی یا الکترونیکی در نظر گرفته می شود.

بر اساس مصوبه صادره از سوی رئیس، سند با تعیین مجری، دستورالعمل و مهلت قابل کنترل می باشد. برای مدیرانی که با ماژول مدیریت فرآیند کسب و کار کار می کنند، منشی یا خود مدیر می توانند به سرعت مستقیماً از RKK یک کار ایجاد کنند. کار با وظایف این امکان را فراهم می کند تا از امکانات سیستم برای نظارت بر اجرای دستورالعمل ها استفاده شود، مانند: تثبیت مکاتبات کامل در اجرای دستورالعمل ها. امکان ارسال برای بازبینی؛ تنظیمات مسیریابی انعطاف پذیر و غیره

متعاقباً، برای وظایف مربوط به RSC، می توانید به سرعت تاریخچه کار روی سند، روش تأیید و منطق تصمیم را دوباره ایجاد کنید.

اگر ماژول "Office" به طور مستقل استفاده شود، تمام دستورالعمل های صادر شده برای مجریان توسط منشی در RSC سند وارد می شود و پس از آن بر اجرای به موقع آنها نظارت می شود. در همان زمان، برای کاربران غیر خودکار، دستورالعمل ها می توانند چاپ شوند.

هنگام کار با اسناد الکترونیکی، تمام جابجایی اسناد از طریق وظایف انجام می شود، در حالی که محل یک سند کاغذی در هر زمان در یک برگه ویژه RKK ثبت می شود. این به شما امکان می دهد تا به سرعت اصل کاغذی سند را از طریق RKK پیدا کنید. کار با اسناد خروجی و داخلی بر اساس همین اصول است.

تبادل اسناد الکترونیکی بین سیستم ها

با کمک این سامانه، امکان سازماندهی تبادل اسناد الکترونیکی رسمی و قانونی بین سازمان ها وجود دارد. تبادل اسناد بر اساس استفاده از استاندارد صنعت مبادله اسناد الکترونیکی «تعامل سیستم های اتوماسیون مدیریت اسناد» مصوب انجمن صنفی مدیران اسناد انجام می شود.

امکان تبادل اسناد بین تقسیمات ساختارییک شرکت (هلدینگ)، و بین سازمان های شریک مستقل. در عین حال، طرفین مبادله ممکن است از سیستم های مختلف مدیریت اسناد الکترونیکی استفاده کنند یا اصلاً با چنین سیستم هایی کار نکنند.

اگر تبادل بین بخش های یک شرکت (هلدینگ) انجام شود، کار با اسناد در ماژول های "مدیریت اسناد الکترونیکی"، "مدیریت فرآیند کسب و کار" و "دفتر" انجام می شود. اگر تبادل بین اشخاص ثالث انجام شود، سند الکترونیکی از سیستم به یک فایل ESD صادر می شود. طرف دوم می تواند یک سند ESD را به سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی خود وارد کند (به شرط اینکه این قالب توسط این سیستم پشتیبانی شود؛ قالب ESD باز است)، یا از برنامه توزیع آزادانه DIRECTUM OverDoc برای کار با یک سند ESD استفاده کند. DIRECTUM OverDoc به شما امکان می دهد سند، ویژگی های آن و تمام ES هایی را که سند با آن امضا شده است، از جمله نشانگر اعتبار، مشاهده کنید.

جستجو و تجزیه و تحلیل اطلاعات

از لحظه ثبت هر سند در سامانه می توانید هم کارت ثبت آن را به همراه اطلاعات محل و روند اجرای سند و هم خود سند الکترونیکی را بیابید.

سیستم جستجو می کند شماره های ثبت نام، خبرنگار، نویسنده قطعنامه، و همچنین کلیه الزامات RKK و ترکیب دلخواه آنها.

علاوه بر این، این سیستم گزارش های تخصصی ارائه می دهد که کارایی کاربران را به طور قابل توجهی افزایش می دهد: اسناد در دست بررسی، سفارشات معوق، اسناد قابل بازگشت و غیره.

ماژول وب "Office"

ماژول وب "Office" برای خودکارسازی کار با اسناد رسمی کاغذی، مانند اسناد اداری، نامه های ورودی و خروجی، دستورالعمل ها، گزارش ها و یادداشت ها. کار با اسناد کاغذی را تسهیل می کند.

پردازش اسناد کاغذی مطابق با الزامات GSDOU انجام می شود که بر اساس آن فناوری اداری سنتی روسیه مبتنی است.

ماژول وب "Office" با هدف حل وظایف زیر است:

• ثبت یکپارچه کلیه مکاتبات ورودی و خروجی و همچنین اسناد داخلی با استفاده از کارتهای ثبت نام و کنترل.
• کنترل بر اجرای به موقع دستورالعمل ها، قطعنامه ها و دستورالعمل های مدیریت؛
• جستجوی سریعاطلاعات لازم در مورد وضعیت، در دسترس بودن، حرکت اسناد کاغذی؛
• اخذ فرم ها و مجلات استاندارد لازم و همچنین گزارش های آماری گردش کار سازمان.

اساس ماژول وب "Chancery" از کتاب های مرجع "کارت های ثبت و کنترل"، "تکالیف برای RRC"، "نامگذاری پرونده ها" تشکیل شده است.

مزایای یکپارچه سازی ماژول "Office" با سایر ماژول های سیستم

بنابراین، به لطف تعامل ماژول های "مدیریت الکترونیکی اسناد"، "مدیریت فرآیندهای تجاری" و "دفتر" در سیستم یکپارچهافزایش بهره وری کار سازمان با رعایت کامل سنت های داخلی و استانداردهای کار اداری تضمین می شود. تمام مکانیزم های ارائه شده توسط هر ماژول را می توان در ترکیب های مختلفی از مراحل "کاغذی" و "الکترونیکی" کار با اسناد استفاده کرد. در همان زمان، کار اداری سنتی "کاغذی" به طور هماهنگ در آن جا می شود مدیریت اسناد الکترونیکیسازمان هایی با ارتباطات افقی توسعه یافته