بهبود پشتیبانی اسناد از مدیریت پرسنل

Zinakova O.S.

بودجه ایالتی فدرال موسسه تحصیلیبالاتر آموزش حرفه ایموسسه هنر و فرهنگ دولتی اوریول

ogiik. infokaf@ رامبلر.ru

پشتیبانی مستندات به عنوان یکی از اجزای توابع مدیریت در تمامی سیستم های مدیریت سازمانی از جمله سیستم مدیریت پرسنل وجود دارد. آموزش پیش دبستانی شاخه ای از فعالیت است که اسناد و مدارک و سازماندهی کار را با اسناد رسمی ارائه می دهد. هدف اصلی بهبود موسسات آموزشی پیش دبستانی، ایجاد اصول یکسان برای کار با اسناد در تمام سطوح مدیریت، سازماندهی جریان اسناد شرکت، کاهش تعداد و بهبود کیفیت اسناد، ایجاد شرایط برای استفاده موثر از اسناد مترقی است. وسایل فنیو فن آوری برای جمع آوری، پردازش، جابجایی، تجزیه و تحلیل اطلاعات، بهبود عملکرد دستگاه کنترل.

مدیریت پرسنل به دلیل ویژگی خاص خود به ویژه به دلیل مشارکت تعداد قابل توجهی از شرکت کنندگان در فرآیند مدیریت، توالی مشخصی از تهیه، اتخاذ و اجرای تصمیمات مدیریتی و در نهایت تنظیم دقیق نوع فعالیت در سوال، هم به مستندات و هم مدیریت اسناد مناسب نیاز دارد. پشتیبانی اسناد برای مدیریت پرسنل شامل چرخه کامل - ایجاد (اسناد)، پردازش و جابجایی اسناد در سازمان از لحظه ایجاد آنها توسط کارکنان خدمات پرسنلی یا دریافت تا اتمام اجرا یا انتقال به سایر بخش ها است. هر واحد از خدمات مدیریت پرسنل مطابق با هدف عملکردی خود مستندات را توسعه، اجرا و اجرا می کند، روش کار با آن توسط مقررات داخلی، قوانین و دستورالعمل ها تعیین می شود.

ویژگی های سیستم اسناد مدیریت پرسنل عبارتند از:

1) وجود تعداد قابل توجهی از عناصر تشکیل دهنده که توسط کانال های اطلاعاتی برای انتقال داده به هم مرتبط هستند.

2) وجود یک هدف مدیریت کلی برای کل سیستم و اهداف خاص برای سیستم در هر سطحی که تابع هدف کلی است.

3) تقسیم یک سیستم در هر سطح به عناصر جداگانه که اهداف و مقاصد آن تابع اهداف و مقاصد سیستم مدیریت در یک سطح معین است.

شبکه پخش تلویزیونی و رادیویی روسیه بریانسک در فعالیت های خود توسط قانون اساسی هدایت می شود فدراسیون روسیه، قوانین فدرال و سایر اقدامات قانونی نظارتی فدراسیون روسیه، احکام، دستورات دولت فدراسیون روسیه، رئیس جمهور فدراسیون روسیه، وزارتخانه ها و ادارات، قوانین مدنی، کار و بازنشستگی فدراسیون روسیه، دستورات اداره کل از شرکت، قوانین، دستورالعمل ها و مقررات تدوین شده در شرکت.

کارکنان پیش دبستانی در شبکه پخش تلویزیونی و رادیویی روسیه در بریانسک توسط خدمات پرسنل انجام می شود. مدیریت منابع انسانی در شرکت واحدشبکه پخش تلویزیونی و رادیویی روسیه شامل سازماندهی استخدام، انتخاب، پذیرش پرسنل، آنها است ارزیابی کسب و کارهدایت شغلی و انطباق، آموزش، مدیریت شغل تجاری و پیشرفت حرفه ای، انگیزه و سازماندهی کاری، مدیریت تعارض و استرس، حصول اطمینان از توسعه اجتماعی سازمان، رهایی کارکنان و غیره. سازمان و خدمات استخدامی و مدیریت ایمنی پرسنل. مطابق با قانون کارمقررات روابط کارگریدر شبکه پخش تلویزیونی و رادیویی روسیه از طریق انعقاد، اصلاح و اضافه کردن قراردادهای جمعی، قراردادها و قراردادهای کاری توسط کارمند و کارفرما انجام می شود. اسناد اصلی حاکم در زمینه مدیریت پرسنل در شرکت شبکه پخش تلویزیونی و رادیویی روسیه عبارتند از:

قطعنامه وزارت کار فدراسیون روسیه در 14 مارس 1997 N 12 "در مورد صدور گواهینامه محل کار با توجه به شرایط کار".

دستور وزارت بهداشت و توسعه اجتماعی فدراسیون روسیه مورخ 31 اوت 2007 N 569 "در مورد تصویب روش صدور گواهینامه محل کار بر اساس شرایط کار".

تفسیر دستور وزارت بهداشت و توسعه اجتماعی روسیه مورخ 31 اوت 2007 N 569 "در مورد تصویب روش صدور گواهینامه محل کار برای شرایط کار".

شرکت دارای اسناد نظارتی و قانونی است که پشتیبانی اسناد مدیریت در شرکت را تنظیم می کند.

در طول تجزیه و تحلیل سازمان موسسه آموزشی پیش دبستانی، مشخص شد که دستورالعمل های قدیمی برای تهیه اسناد در شبکه پخش تلویزیونی و رادیویی روسیه استفاده می شود. دستورالعمل های استاندارددر مورد کار اداری در وزارتخانه ها و ادارات فدراسیون روسیه: ثبت شده توسط وزارت دادگستری روسیه در تاریخ 5 اوت 1993 به شماره 321. بررسی صحت اجرای اسناد برای سال 2013 نشان داد که 25 سند بر خلاف مقررات مؤسسه آموزشی دولتی، GOST R. 6. 30 - 2003 اجرا شده است. به عنوان مثال، یک کارمند به دلیل یک تخلف به شدت توبیخ شد، اما امضای (آشنا) مقام رسمی در سند مفقود بود، همچنین هیچ یادداشت توضیحی به سند پیوست نشده بود. این نقض هنر تلقی می شود. 1131 مفاد استاندارد دولتی همه روسی برای پشتیبانی اسناد مدیریت (GOSDOU).

برای خودکارسازی موسسات آموزشی پیش دبستانی پرسنل، رایج ترین راه حل، خودکار کردن ایستگاه های کاری فردی (AWS) است: منشی-دستیار، مدیر، حسابدار یا دستیار مدیر. نقطه ضعف اصلی این رویکرد عدم وجود ارتباط عملکردی بین اتوماسیون رویه های درخواست و اتوماسیون رویه های اداری است.

شرکتی که به دنبال ایجاد یک محیط پردازش اطلاعات موثر برای بهبود کیفیت مدیریت است با دو چالش جدی روبرو است:

1) بهبود کلیه کارهای مربوط به تهیه و پردازش اطلاعات اسنادی با ایجاد مکانیزم پشتیبانی اسناد برای شرکت (DOU).

2) انتخاب استراتژی اتوماسیون مناسب.

برای حل مشکل اول، لازم است با مفاد موجود GOST هدایت شوید، اسناد نظارتی، قانون فدرال:

1. جدید GOST R 7.0 -2013 "SIBID. کار اداری و بایگانی. شرایط و تعاریف"
2. GOST R 6.30-2003. سیستم های اسناد یکپارچه سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری. ملزومات مستندسازی.
3. سیستم دولتی پشتیبانی اسناد برای مدیریت. مقررات اساسی الزامات عمومی برای خدمات پشتیبانی اسناد و مدارک.
4. OK 011–93" طبقه بندی کننده تمام روسیهمستندات مدیریت"

امروزه نمی توانید به دستورالعمل های استاندارد برای کارهای اداری تکیه کنید؛ باید دستورالعمل های خود را با در نظر گرفتن ویژگی های جریان اسناد در شرکت ایجاد کنید.

برای حل مشکل دوم توجه به فناوری های ارائه شده حائز اهمیت است شرکت های مختلفدر مورد اتوماسیون موسسات آموزشی پیش دبستانی. برای این شرکت، مناسب ترین سیستم مدیریت اسناد خودکار "Case"، ماژول "Personnel" است، زیرا این یک تصمیم گیری سریع در مورد اسناد و ابزاری موثر برای نظارت بر اجرای آنها و همچنین یک راه حل حرفه ای برای نگهداری است. هم سنتی و هم مدیریت اسناد الکترونیکی.

بنابراین، برای هر شرکتی بسیار مهم است که به طور مداوم پشتیبانی اسناد را برای مدیریت بهبود بخشد، زیرا این امر بر کیفیت تأثیر می گذارد سیاست پرسنلی، مدیریت شخصی.

فهرست منابع مورد استفاده:

1. GOST R 7.0-2013 "SIBID. مدیریت سوابق و بایگانی. شرایط و تعاریف" (تأیید شده به دستور Rosstandart مورخ 17 اکتبر 2013 شماره 1185).
2. Bobyleva M. جریان اسناد در سازمان: رویکردهای مدرن/ M. Bobyleva //روزنامه مالی. - 2012. - شماره 16. - ص 20-28.
3. Gorbenko M. ما مدیریت سوابق پرسنل خود را تنظیم می کنیم / M. Gorbenko // افسر پرسنل. مدیریت سوابق پرسنل - 1393. - شماره 10 - ص 12-16.
4. Larin M. مشکلات بهبود پشتیبانی اسناد برای مدیریت در شرایط مدرن/ M. Larin // AKDI "اقتصاد و زندگی". - 2012. - شماره 31. - ص.6-11.
5. نوویکووا تی.ام. اهمیت مدیریت سوابق پرسنلدر حوزه فعالیت سازمان / T.M. نوویکووا // مدیریت پتانسیل انسانی. – 2013. - شماره 8. - ص23-26.

آژانس فدرال آموزش

بلگورودسکی دانشگاه دولتی

دپارتمان مطالعات اسناد

کار فارغ التحصیل

مسائل معاصرپشتیبانی مستندات برای مدیریت و راه های حل آنها در دفتر خدمات ثبت نام فدرال برای منطقه بلگورود

گروه دانشجویی سال پنجم تمام وقت 070404

گوردینکو اوگنی الکساندرویچ

مشاور علمی:

دکتری، دانشیار

شاپووالوا اس.پی.

بازبین:

دکترای علوم تاریخی، استاد

مشکین ع.ن.

بلگورود 2009

معرفی

فصل 1. پشتیبانی اسنادی از مدیریت در مرحله فعلی

§1. سازمان پشتیبانی اسناد برای مدیریت

§2. مشکلات مدرن پشتیبانی اسناد برای مدیریت

فصل 2. پشتیبانی اسناد در بخش خدمات ثبت نام فدرال برای منطقه بلگورود

§1. سازمان پشتیبانی اسناد در خدمات ثبت نام فدرال برای منطقه بلگورود

§3. مشکلات موجود پشتیبانی اسناد در خدمات ثبت نام فدرال برای منطقه بلگورود و راه های حل آنها

نتیجه

فهرست کتابشناسی

برنامه های کاربردی

معرفی

ارتباطتحقیق پایان نامه این است که زمان ما که با فناوری اطلاعات اشباع شده است، مطالبات جدیدی را بر مدارک و خدماتی که مسئول ایجاد، گردش و ذخیره سازی آنها هستند، قرار می دهد. سیستم های کامپیوتری مدرن نه تنها به شما امکان می دهد یک سند را به سرعت و کارآمد تهیه کنید، بلکه فرصت های مختلفی را برای ضبط، نظارت بر اجرای اسناد، انتقال آنها از طریق کانال های مخابراتی، ذخیره سازی سریع و بازیابی اطلاعات لازم فراهم می کند. بسیاری از عملکردهای مدیریت اسناد کاغذی را می توان به طور کامل خودکار کرد، که باعث افزایش سرعت تصمیم گیری و بر این اساس، کارایی مدیریت می شود.

باید در نظر داشت که گذار به فناوری های جدید نیازمند یک چارچوب قانونی و نظارتی مناسب، یک سیستم ذخیره سازی آرشیوی سنجیده، مجریان واجد شرایط و مدیرانی است که بتوانند طیف وسیعی از مشکلات مرتبط را پوشش دهند. پیشرفته ترین فناوری ها بدون این شرایط نتیجه مورد انتظار را به ارمغان نمی آورند.

علاوه بر این، ضمن حذف برخی از مشکلات، فرآیند اطلاع رسانی جامعه ما را با موارد جدیدی روبرو می کند - فرصت های ناشناخته قبلی برای دسترسی غیرمجاز به اطلاعات محرمانه ظاهر می شود و همچنین احتمال از دست دادن مقادیر زیادی از اطلاعات ارزشمند به دلیل خرابی تجهیزات، حمله ویروس وجود دارد. یا اقدامات غیر ماهر کاربر. در همین راستا است که امروزه الزامات جدیدی به طور مساوی بر عهده مدیران و پرسنل مسئول تهیه و تصویب اسناد قرار می گیرد و تجزیه و تحلیل تمامی مشکلات احتمالی و توسعه راه های غلبه بر آنها بسیار مهم و مرتبط به نظر می رسد.

هدفپایان نامه شناسایی مشکلات اصلی کار اداری مدرن و توسعه راه هایی برای حل آنها است.

وظایفوظایف زیر قبل از پایان نامه تعیین شد:

پشتیبانی مستندات مدیریت در مرحله کنونی را شرح دهید.

تجزیه و تحلیل عملکردها و وظایف خدمات اسناد مدیریت؛

شناسایی مشکلات مدرن پشتیبانی اسناد برای مدیریت؛

تجزیه و تحلیل سازمان پشتیبانی اسناد برای مدیریت در دفتر خدمات ثبت نام فدرال برای منطقه بلگورود؛

هدف - شیتحقیق پایان نامه سازماندهی اسناد و مدارک برای مدیریت است.

موضوعپایان نامه در نظر گرفتن مشکلات پشتیبانی اسناد برای مدیریت با استفاده از مثال دفتر خدمات ثبت نام فدرال برای منطقه بلگورود بود.

پایه منبع.مبنای منبع پایان نامه شامل مقررات حاکم بر سازماندهی اسناد مدرن پشتیبانی برای مدیریت است. قانون فدرال در این کار با اقدامات قانونی مانند: "سیستم ایالتی پشتیبانی اسناد از مدیریت ارائه می شود. مقررات اساسی الزامات عمومی برای خدمات پشتیبانی اسناد و مدارک، "دستورالعمل های استاندارد برای کار اداری در مقامات اجرایی فدرال"، "فهرست استانداردها" اسناد مدیریتیتشکیل شده در فعالیت های سازمان ها، نشان دهنده دوره های ذخیره سازی، قطعنامه کمیته آمار دولتی روسیه مورخ 01/05/2004 شماره 1 "در مورد تایید اشکال یکپارچه اولیه اسناد حسابداریبرای حسابداری کار و پرداخت آن، GOST R 6.30-2003 "سیستم های اسناد واحد. سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری. الزامات برای تهیه اسناد، GOST 51141-98 "کار اداری و بایگانی" شرایط و تعاریف"؛ دستور روسترود مورخ 10 دسامبر 2004 شماره 47 "در مورد تایید فرم های اسناد" و غیره.

برای فصل دوم در دوره ای که تکمیل کردم عمل صنعتیاسناد مرجع و نظارتی در مورد خدمات ثبت نام فدرال برای منطقه بلگورود جمع آوری شد و تجزیه و تحلیلی از پشتیبانی اسناد این سازمان و اسناد آن انجام شد.

به عنوان بخشی از بررسی پشتیبانی اسناد خدمات ثبت نام فدرال برای منطقه بلگورود، ما یک نظرسنجی از کارمندان موسسه انجام دادیم تا مشکلات پشتیبانی اسناد موجود و راه های حل آنها را شناسایی کنیم. در پایان نظرسنجی، 43 پرسشنامه تکمیل شده با یادداشت ها و سوابق مناسب برگشت داده شد. تجزیه و تحلیل پاسخ های دریافتی به ما امکان می دهد وضعیت پشتیبانی اسناد در سازمان را در لحظه فعلی تعیین کنیم و در پاراگراف دوم فصل دوم مورد بحث قرار گرفته است.

تاریخ نگاری تحقیق.از جمله آثار منتشر شده از متخصصان مدیریت اداری داخلی، می توان به آثار V.E. بالاسانیان، م.پ. بوبیلوا، ام.و. لارینا، جی.یو. ماکسیموویچ و تعدادی دیگر. در بیشتر موارد آنها در نظر می گیرند وضعیت فعلیکار اداری خانگی و راه های توسعه آن در قرن فناوری اطلاعات. برخی از نویسندگان به دوره شوروی تعلق دارند (به عنوان مثال K.G. Mityaev) و منحصراً به مسائل مربوط به پشتیبانی اسناد از کار مؤسسات می پردازند، در حالی که بخشی دیگر از نویسندگان، برعکس، بر روی مسائل فناوری های مدرن و پیاده سازی سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی (L.A. Doronina، V.K. Sablin و دیگران). به طور کلی، این نویسندگان و سایر نویسندگان امکان توصیف وضعیت کار اداری سنتی مدرن و تحولات آن را در شرایط اطلاعات عمومی و اتوماسیون فرآیندهای کاری فراهم می کنند. در کار T.V. کوزنتسوا "مدیریت دفتر. پشتیبانی اسناد برای مدیریت" الزامات تهیه، اجرای اسناد و کار با آنها را بر اساس آخرین قوانین قانونی، نظارتی و روش شناختی، از جمله قانون فدرال "در مورد روند رسیدگی به درخواست های شهروندان فدراسیون روسیه" تعیین می کند. " مورخ 2 مه 2006 و قانون فدرال "در مورد اطلاعات، فناوری اطلاعات و حفاظت از اطلاعات" مورخ 27 ژوئیه 2006، مقررات مدل برای کار مقامات اجرایی فدرال (2005) و "دستورالعمل های استاندارد برای کار اداری.. " (2006). یک فصل ویژه ویژگی های کار با اسناد پرسنل را با در نظر گرفتن تغییرات و اضافات به قانون کار معرفی شده توسط قانون فدرال 30 ژوئن 2006 و قانون فدرال "در مورد داده های شخصی" 27 ژوئیه 2006 برجسته می کند. منبع برای کارکنان خدمات دفتری و پرسنلی، روسای مؤسسات، بنگاه ها و شرکت ها و کلیه دانشجویان در رشته تخصصی "پشتیبانی اسناد و مدارک مدیریت" در نظر گرفته شده است. کاری توسط Yu.M. میخائیلوف "کار اداری برای سازمان های غیر دولتی" یکی از اولین نشریات داخلی است که به طور مفصل سازماندهی کار اداری شرکت را در چارچوب استاندارد ملی GOST R ISO 15489-1-2007 "مدیریت اسناد" پوشش می دهد. مطالب موجود در این راهنما بر اساس روش فعلی پشتیبانی اسناد برای مدیریت ارائه شده است. علاوه بر یک تفسیر عملی دقیق در مورد استاندارد ملی "مدیریت اسناد"، این راهنما حاوی متن نمونه دستورالعمل در مورد کارهای اداری برای شرکت های غیر دولتی و کارآفرینان فردی است. همراه با متن، بیش از 50 ضمیمه دستورالعمل منتشر شده است: فرم های بهبود یافته از مهمترین اسناد مدیریت، توصیه هایی برای تهیه محتوای آنها - در یک کلام، همه چیز برای درست و صحیح سازماندهی سریعکار اداری یک شرکت کوچک یا شخص کارآفرین. هنگام تهیه دستورالعمل، الزامات مندرج در توصیه های روش شناختی VNIIDAD (2007) نیز در نظر گرفته شد.

در تهیه پایان نامه، از منابع و نشریاتی که در اینترنت قرار داده شده و به نقش مدیریت اسناد الکترونیکی در فرآیند پشتیبانی اسناد از مدیریت اختصاص داده شده است، استفاده کردیم. در اینجا می توانید به سایت های "گروه مشاوره TERMIKA" (http://www.termika.ru)، "DOConline: یک پورتال مستقل در مورد EDMS" (http://www.doc-online.ru/analytics/) و " EOS: سیستم های اداری الکترونیکی" (http://www.eos.ru/).

اهمیت عملیاین پایان نامه این است که با تجزیه و تحلیل تمامی مشکلات و تهدیدات شناخته شده در حال حاضر مرتبط با پشتیبانی مستند از مدیریت، می توان اقداماتی را برای غلبه یا پیشگیری از آنها و در نتیجه افزایش کارایی بنگاه ها و موسسات داخلی ایجاد کرد. در رابطه با خدمات ثبت نام فدرال برای منطقه بلگورود، اهمیت عملی پایان نامه در بررسی کار اداری و تولید سازمان آشکار شد. توصیه های عملیبهبود پشتیبانی اسناد خود با در نظر گرفتن خواسته های متخصصان خود خدمات ثبت نام فدرال برای منطقه بلگورود.

ساختار کارشامل یک مقدمه، دو فصل، یک نتیجه، یک کتابشناسی و یک پیوست است.

فصل 1. پشتیبانی اسنادی از مدیریت در مرحله فعلی

§1. سازمان پشتیبانی اسناد برای مدیریت

پشتیبانی اسناد برای مدیریت فعالیتی است که سازماندهی اسناد و مدیریت اسناد را در فرآیند اجرای وظایف یک موسسه، سازمان و شرکت پوشش می دهد.

مطابق با الزامات سیستم پشتیبانی اسناد دولتی برای مدیریت (از این پس به عنوان DOU نامیده می شود)، پشتیبانی اسناد برای مدیریت در شرکت های مدرن باید توسط یک سرویس ویژه - خدمات پشتیبانی اسناد برای مدیریت (از این پس به عنوان خدمات DOU). چنین خدماتی در شرکت به عنوان یک واحد ساختاری مستقل عمل می کند که توسط رئیس سرویس اداره می شود و مستقیماً زیر نظر رئیس شرکت است. در شرکت هایی با پرسنل تا 100 کارمند و حجم نسبتاً کمی جریان اسناد، مجاز است مسئولیت های آموزش پیش دبستانی را به یکی از کارکنان تمام وقت واگذار کند.

هدف از خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی سازماندهی، حفظ و بهبود سیستم پشتیبانی اسناد برای مدیریت شرکت بر اساس یک خط مشی فنی واحد و استفاده از ابزارهای فنی مدرن در کار با اسناد است. در این مورد، وظایف اصلی خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی عبارتند از:

معرفی یک رویه واحد برای کار با اسناد مطابق با مؤسسه آموزشی بودجه دولتی و سایر اسناد هنجاری، روش شناختی و سازمانی و اداری در شرکت.

اجرای مدیریت روش شناختی سازماندهی کار با اسناد در بخش های ساختاری شرکت.

اطمینان از کنترل مؤثر بر رعایت رویه تعیین شده برای کار با اسناد؛

اصلاح فرم ها و روش های کار مقامات شرکت با اسناد.

خدمات پیش دبستانی زیر متمایز است:

1. در وزارتخانه ها و ادارات - مدیریت بازرگانی. شامل دبیرخانه (پذیرایی، دبیرخانه وزیر، دبیرخانه معاونین وزیر، دبیرخانه هیأت مدیره، دفتر پروتکل)، بازرسی در وزارتخانه (رئیس اداره)، دفتر (اداره مکاتبات دولتی، دفتر حسابداری و ثبت، اعزامی، دفتر تحریر، تله تایپ). دفتر و غیره) ، بخش نامه (شکایات) ، بخش بهبود کار با اسناد و معرفی وسایل فنی ، آرشیو مرکزی.

2. روشن شرکت های دولتی(انجمن ها)، در تحقیقات، طراحی، سازمان های مهندسی و مراکز کامپیوتری، دانشگاه ها و سایر سازمان ها - بخش پشتیبانی اسناد برای مدیریت یا دفتر. به عنوان یک قاعده، آنها عبارتند از: واحدهای حسابداری و ثبت نام، کنترل، بهبود کار با اسناد و معرفی وسایل فنی، رسیدگی به نامه ها (شکایات)، دبیرخانه، اعزامی، دفتر تایپ، بایگانی.

3. در انجمن ها و دغدغه ها، ترکیب و ساختار سرویس آموزش پیش دبستانی توسط مدیریت سازمان تعیین می شود.

4. در سرمایه گذاری های مشترک (سازمان ها) - توسط هیئت مدیره. V شرکت های سهامی- کنفرانس موسس؛ در تعاونی ها - مجمع عمومیاعضای تعاونی؛

5- در سازمانهایی که فاقد خدمات مؤسسه آموزشی پیش دبستانی هستند، در بخشهای ساختاری، کار با اسناد توسط منشی مدیر (بازرس) یا سایر افراد منصوب خاص، معاون دبیر انجام می شود.

اهداف اصلی خدمات موسسات آموزشی پیش دبستانی سازماندهی، مدیریت، هماهنگی، کنترل و اجرای کار در زمینه پشتیبانی اسناد و مدارک برای مدیریت است. سرویس DOW وظایف زیر را حل می کند:

بهبود فرم ها و روش های کار با اسناد.

حصول اطمینان از یک رویه یکسان برای مستندسازی، سازماندهی کار با اسناد، سیستم های جستجوی ساختمان، نظارت بر اجرا و آماده سازی اسناد برای انتقال به آرشیو دپارتمان (مرکزی) مطابق با استانداردهای جاری.

کاهش جریان اسناد و تعداد فرم های سند.

تدوین و اجرای اسناد هنجاری و روش‌شناختی برای بهبود پشتیبانی اسناد در سازمان (وزارت) و سیستم تابعه.

توسعه و پیاده سازی فناوری های پیشرفته برای پشتیبانی مستندسازی مدیریت بر اساس استفاده از کامپیوتر و فناوری سازمانی. خدمات آموزش پیش دبستانی باید توسط متخصصانی با آموزش عالی و متوسطه مناسب باشد.

سرویس DOW عملکردهای زیر را انجام می دهد:

تهیه، اجرا و نگهداری برگه های زمانی و آلبوم فرم های یکپارچه اسناد سازمانی، ایجاد تغییرات در آنها.

پردازش حمل و نقل، ثبت اسناد و حسابداری و کار مرجع؛

سازمان بررسی و تهیه اسناد، کنترل بر اجرای صحیح اسناد برای امضا توسط مدیریت.

تنظیم، جمع بندی و اطلاع رسانی مدیریت در مورد پیشرفت و نتایج اجرای اسناد.

توسعه یک نامگذاری از امور سازمان، ذخیره سازی و استفاده عملیاتی از نامگذاری امور؛

سازمان تولید تایپ، کپی؛ طراحی فرم های اسناد؛

سازماندهی کار بر روی درخواست های شهروندان؛

نظارت بر کار با اسناد در بخش‌های ساختاری، بهبود اشکال و روش‌های کار با اسناد.

نظارت بر تحویل پرونده ها، سازماندهی کار بایگانی؛

برگزاری جلسات و مشاوره، ارتقای صلاحیت کارکنان آموزش و پرورش پیش دبستانی و خدمات بایگانی.

سازماندهی محل کار، محل کار خودکار، شرایط کار برای کارکنان موسسه آموزشی پیش دبستانی.

فعالیت های کارمندان خدمات آموزش پیش دبستانی با شرح وظایف تنظیم می شود که با در نظر گرفتن الزامات مؤسسه آموزشی کودکان دولتی تنظیم می شود و توسط رئیس سازمان تأیید می شود.

فعالیت های خدمات آموزش پیش دبستانی توسط اسناد نظارتی و روش شناختی، استانداردهای دولتی و صنعتی تنظیم و پشتیبانی می شود.

بنابراین، سازماندهی کار کارگران خدمات اسناد شامل حل مسائل زیر است - ساختار سازمانی واضح خدمات اسناد (دفاتر)، انتخاب منطقی ترین شکل سازماندهی کار با اسناد.

عامل اصلی تعیین کننده ساختار کارکنان خدمات اسناد، تعداد استاندارد کارگران شاغل در آن است. موسسات را می توان بسته به جریان اسناد به سه شکل اصلی (متمرکز، غیرمتمرکز و مختلط) و بر اساس برگه اطلاعات ایالت متحد به دسته ها تقسیم کرد:

مفهوم مؤسسه آموزشی پیش دبستانی نه تنها اسناد سازمانی و اداری (که عمدتاً کارهای اداری سنتی با آنها سروکار دارد) را در بر می گیرد، بلکه تمام اسنادی را که به هر نحوی در سازمان استفاده می شود - علمی و فنی، طراحی، مهندسی و غیره را در بر می گیرد. همچنین به انواع اساساً جدید اسناد گسترش می یابد، که به عنوان «تعریف می شوند. منابع اطلاعاتی» - رجیستری ها، رجیستری ها، پایگاه های داده و بانک های داده، سایت های اینترنتی و غیره. در شرایط مدرن، روش رسیدگی به همه این نوع اسناد و شرایط دسترسی به آنها باید یکنواخت باشد. تصمیم مدیریت نه تنها بر اساس یک سند اداری گرفته می شود، بلکه شامل تجزیه و تحلیل تمام اطلاعات ممکن مربوط به ماهیت موضوع است. هرچه دامنه چنین اطلاعاتی در زمان واقعی در دسترس مدیر باشد، احتمال بیشتری دارد راه حل موفقچالش ها و مسائل .

مربوط به این دومین و ویژگی اصلی آموزش پیش دبستانی در مقایسه با کار اداری است - این شامل استفاده از فناوری های پردازش اطلاعات کارآمدتر است. سیستم آموزش پیش دبستانی، به عنوان یک قاعده، شامل شبکه های کامپیوتری محلی و شرکتی است؛ اسناد با استفاده از رایانه ایجاد، ضبط و پردازش می شوند. به گفته متخصص مشهور روسی، مدیر VNIIDAD M.V. Larin، اصطلاح DOU "مرحله انتقالی از کار اداری سنتی به مدیریت اسناد" را توصیف می کند، که او آن را "یک کارکرد مدیریتی تمام عیار سازمان" می داند. به عبارت دیگر، چشم انداز ادغام کارکردهای پشتیبانی اسناد و مدیریت به این صورت در حال ظهور است.

در چنین شرایطی، تمایز بین دو طرف انتقال به فناوری های جدید مؤسسات آموزشی پیش دبستانی - فنی و سازمانی بسیار مهم است. اولین آنها شامل توسعه یا دستیابی به برنامه های رایانه ای، خرید و نصب رایانه، نصب ارتباطات شبکه و غیره می شود. . تصمیم خاص فقط با توانایی های مالی سازمان تعیین می شود. یافتن شرکتی که ابزارهای لازم را مطابق میل مشتری و در حد مقدار موجود فراهم کند کار سختی نیست.

گذار به فن آوری های جدید مستلزم یک چارچوب قانونی و نظارتی مناسب، یک سیستم ذخیره سازی آرشیوی سنجیده، مجریان واجد شرایط و (شاید این نکته اصلی است) مدیرانی است که قادر به پوشش طیف وسیعی از مشکلات مرتبط هستند. پیشرفته ترین فناوری ها بدون این شرایط نتیجه مورد انتظار را به ارمغان نمی آورند. بیایید هر دو طرف مشکل را با جزئیات بیشتری بررسی کنیم.

در حال حاضر موجود است سیستم های خودکارموسسات آموزشی پیش دبستانی را می توان به سه کلاس یا سطح تقسیم کرد. سیستم‌های سطح اول (می‌توان آنها را به عنوان سیستم‌های مدیریت اسناد کاغذی خودکار تعریف کرد) به این ترتیب با اسناد سر و کار ندارند، بلکه با اسناد همراه، نشان دهنده آنالوگ الکترونیکی گزارش‌های اسناد ورودی و خروجی، کارت‌های ثبت و غیره هستند. امروزه این سطح اتوماسیون موسسات آموزشی پیش دبستانی V نهادهای دولتیرا می توان قبول شده دانست. سیستم‌های مدیریت اسناد کاغذی در تعدادی از بخش‌ها وجود دارد، اما محدودیت‌های آن‌ها از قبل به وضوح شناخته شده است و مسئله مدرن‌سازی آنها مطرح شده است. سازمان‌هایی که زمانی چنین سیستم‌هایی را پیاده‌سازی نمی‌کردند، در شرایط امروزی تمایل دارند آنها را دور بزنند و بلافاصله از سطح دوم شروع کنند.

ویژگی کلیدی سطح دوم وجود نسخه کامل الکترونیکی هر سند در سیستم است که امکان جستجوی متن کامل بر اساس محتوای آن، انتقال سند از طریق شبکه کامپیوتری محلی سازمان و همچنین تبادل اسناد را فراهم می کند. با سازمان های خارجی (برتر یا زیردست) از طریق یک شبکه شرکتی یا ایمیل معمولی. چنین سیستم‌هایی دارای قابلیت‌های جستجوی غنی و ابزارهای محدود کردن دسترسی به اطلاعات هستند؛ آنها اغلب شامل زیرسیستم‌های اسکن و تشخیص متن (برای ایجاد نسخه‌های الکترونیکی اسناد کاغذی) می‌شوند. در این سطح امکان ادغام پایگاه های مرجع در سیستمی که از اطلاعات آن ها استفاده می شود، میسر می شود فعالیت های مدیریتی. توانایی مدیریت جریان اسناد با کمک آنها به شدت افزایش می یابد، اما هزینه آنها نیز بسیار بالا است - در حدود صدها یا حتی هزاران دلار برای هر محل کار.

قوت قانونی دادن به اسناد الکترونیکی این امکان را فراهم می کند که از کاغذ "دوبل" صرف نظر کنید و به مدیریت اسناد کاملاً الکترونیکی بروید که در آن پرینت در صورت ذخیره فقط به عنوان یک کپی کاغذی از اصل الکترونیکی است که دامنه محدودی دارد. یکی دیگر از الزامات مستقیماً از این نتیجه می گیرد: از آنجا که سند اصلی منحصراً در وجود دارد فرم الکترونیکی، لازم است به تمام مراحل چرخه حیات آن از جمله نه تنها ایجاد و گردش، بلکه ذخیره سازی آرشیوی بعدی نیز توجه شود.

با وجود مجموعه ای غنی از قابلیت ها، همه این سیستم ها دارای چندین محدودیت قابل توجه هستند که ترکیب آنها را در یک کلاس ممکن می کند. اولاً آنها با اسناد الکترونیکی به معنای کامل کلمه کار نمی کنند، بلکه با کپی الکترونیکی اسناد کاغذی کار می کنند. به موازات آن، سازمان ها هنوز دارای اصل های کاغذی هستند که قدرت قانونی آن توسط امضاها و مهرهای روی آنها داده می شود. این اسناد سنتی هستند که در معرض ذخیره سازی بایگانی اجباری هستند، در حالی که نسخه های الکترونیکی آنها فقط به دلایل راحتی عملی استفاده و ذخیره می شوند. به همین دلیل، راه‌حل‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری مورد استفاده در چنین سیستم‌هایی بر روی احراز هویت اطلاعات و ذخیره‌سازی آرشیوی طولانی‌مدت آن تمرکز ضعیفی دارند.

اغلب در حاشیه نویسی های سیستم می توانید عباراتی مانند "سیستم از چرخه عمر کامل یک سند در یک سازمان پشتیبانی می کند: از ثبت اولیه آن تا حذف." در همین حال، همانطور که مشخص است، چرخه زندگی کامل به هیچ وجه محدود به "حذف آن" نیست. با نادیده گرفتن این شرایط، بسیاری از سیستم ها، در مرحله ذخیره سازی بایگانی، فقط به محتویات سند، اما نه به متن آن دسترسی دارند - اطلاعات همراهی که امکان تعیین شرایط ایجاد سند یا ورود آن به آن را فراهم می کند. سیستم از بیرون، مسیر عبور آن از مقامات و غیره. به عبارت دقیق، آنچه در زبان توسعه دهندگان «آرشیو الکترونیک» نامیده می شود، از منظر حرفه ای یک آرشیو نیست. الزامات نظارتی برای سازماندهی تجارت بایگانی، به عنوان یک قاعده، هنگام ایجاد آن در نظر گرفته نمی شود.

هر دو بازار روسیه و کشورهای مستقل مشترک المنافع اکنون انتخاب زیادی را ارائه می دهند نرم افزارایجاد سیستم های موسسات آموزشی پیش دبستانی سطح دوم. برخی از آنها توسط شرکت های مشهور روسی یا مشترک به طور نسبتاً مستقل توسعه یافته اند. معروف ترین و محبوب ترین آنها سیستم های Delo (طراحی شده توسط ZAO Electronic Office Systems) و Euphrates (توسعه یافته توسط Cognitive Technologies Ltd) هستند.

با این حال، در حین کار با چنین سیستم هایی، بسیاری از کاربران به این نتیجه می رسند که اصالت آنها بیشتر یک منهای است تا یک مزیت: با پیاده سازی محصول برخی از شرکت ها، سازمان به گروگان آن تبدیل می شود. هیچ کس به جز متخصصان این شرکت نمی تواند هرگونه اصلاح، اصلاح و نوسازی چنین سیستمی را انجام دهد. اگر شرکت به دلایلی وجود خود را متوقف کند یا نویسندگان و توسعه دهندگان برجسته خود را از دست بدهد، تمام سیستم هایی که پیاده سازی کرده است بدون آن باقی خواهند ماند. پشتیبانی فنیو بهبود آنها و تطبیق آن با مقتضیات فردا غیرممکن خواهد شد.

بر اساس این ملاحظات، بسیاری از سازمان‌ها ترجیح می‌دهند با سیستم‌هایی که بر اساس محصولات تجاری شرکت‌های غربی ایجاد شده‌اند، سروکار داشته باشند که طیف گسترده‌ای از کاربران را هدف قرار داده و در نتیجه مجبور به باز بودن بسیار بیشتر هستند. چنین محصولاتی بسته های نرم افزاری قابل تنظیم هستند - ابزار قدرتمندی برای ایجاد سریع برنامه های کاربردی خاص متناسب با نیازهای یک مشتری خاص. البته این نیز به دانش خاصی نیاز دارد، اما یافتن متخصصان در چنین سیستم هایی بسیار ساده تر است. به عنوان یک قاعده، چنین خدماتی توسط شرکت هایی ارائه می شود که خود را "یکپارچه ساز سیستم" می نامند. امکان انتخاب بین چندین ادغام کننده (و حتی در صورت وجود پرسنل مناسب، ایجاد یا تغییر برنامه ها). به تنهایی) از نظر کاربران حتی چنین مزیت آشکاری از پیشرفت های داخلی مانند امکان جستجوی متن کامل با در نظر گرفتن ریخت شناسی زبان روسی که طبیعتاً محصولات تجاری تولید غربی فاقد آن هستند، بیشتر است.

در روسیه، اولویت واضح داده می شود بسته نرم افزاری"نت های لوتوس/دومینو". عجیب است که این مجموعه بر بازار غرب تسلط ندارد. گزارش V.N. Chernov، کارشناس متخصص دولت فدراسیون روسیه، داده هایی را ارائه می دهد که مجتمع "Lotus Notes / Domino" حدود 4٪ از فروش را به خود اختصاص می دهد، در حالی که مجموعه مشابه "Documentation-4" (که در ما کمتر شناخته شده است) کشور) متعلق به 11 درصد از بازار غرب است.

سهم انتقال به سطح سوم موسسات آموزشی پیش دبستانی، سیستم های فوق الذکر باید به ابزارهای امضای دیجیتال گواهی شده مجهز شوند و همچنین مجموعه ای از مشکلات مربوط به ذخیره سازی آرشیوی را حل کنند. اسناد الکترونیکی. این در حالی است که در روسیه هنوز کار برای ایجاد آرشیو مشابه آغاز نشده است و از این نظر تاخیر آن تقریباً پنج سال است. عدم وجود چنین آرشیوی پس از ظهور چارچوب قانونیممکن است به عامل محدود کننده اصلی در انتقال به موسسات آموزشی پیش دبستانی سطح سوم تبدیل شود.

بدیهی است که در حالت ایده آل، سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی دپارتمان و سیستم ذخیره سازی آرشیو دولتی باید به اجزای یک واحد واحد و بیشتر تبدیل شوند. سیستم مشترکموسسه آموزشی پیش دبستانی که کل دستگاه مدیریت را پوشش می دهد. اما در شرایط امروز ایجاد چنین سیستمی بر اساس یک برنامه غیر واقعی به نظر می رسد. توانایی های مالی و پرسنلی بخش های مختلف بسیار متفاوت است و سنت های جریان اسناد آنها می تواند کاملاً خاص باشد. در مواردی که مدیریت برای تصمیم گیری برای ایجاد سیستم آموزشی پیش دبستانی خود "آغاز" است، این تصمیم معمولاً بدون در نظر گرفتن سیستم های مشابهی که قبلاً وجود داشته یا در بخش های دیگر در حال اجرا هستند گرفته می شود.

در عمل، این منجر به نتایج بسیار جالبی می شود. به عنوان مثال، در مسکو، سیستم های آموزش پیش دبستانی هم در سطح شهرداری و هم در تمام بخش های منطقه اجرا شده است. اما در همان زمان، هر یک از آنها به طور جداگانه و، به عنوان یک قاعده، توسط یکپارچه کننده سیستم متفاوت توسعه داده شد. نسخه الکترونیکی سندی که از دفتر شهردار به بخشداری می رسد را نمی توان به طور خودکار به سطوح پایین تر این استان ارسال کرد - سیستم های خودکار آنها ناسازگار است. به همین دلیل، استان های مختلف نمی توانند نسخه های الکترونیکی اسناد را بین خود مبادله کنند. علاوه بر این، اگر بخش‌های مختلف ابزارهای امضای دیجیتال متفاوتی را پیاده‌سازی کنند، ناسازگاری متقابل می‌تواند در طول انتقال به سیستم‌های سطح سوم به ارث رسیده و حتی بدتر شود.

بنابراین، توسعه اصلی خدمات پشتیبانی اسناد مدرن برای مدیریت در جهت اطلاعات بیشتر و اتوماسیون فرآیندهای اداری، معرفی سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی و تجدید ساختار کار اداری سازمان ها مطابق با الزامات این سیستم ها است.

§2. مشکلات مدرن پشتیبانی اسناد برای مدیریت

چندین مشکل اصلی در مدیریت اسناد وجود دارد. بیایید به ترتیب به آنها نگاه کنیم.

مشکل آگاهی. برای اینکه مدیریت یک سازمان به این نتیجه برسد که نیاز به پیاده سازی سیستم مدیریت خودکار اداری (ACS) است، حداقل باید از وجود چنین سیستم هایی، برای چه منظوری و نحوه پیاده سازی آنها اطلاع داشته باشد. علاوه بر این، مدیریت سازمان باید به وضوح مزایای اجرای چنین سیستم هایی را درک کند.

کمبود اطلاعات در مورد سیستم های کنترل خودکار منجر به این واقعیت می شود که آنها با نوعی سیستم کنترل خودکار فرآیند، سیستم کنترل خودکار و غیره مرتبط هستند. بسیاری هنوز تجربه غم انگیز یک رویکرد بی سواد برای اجرای چنین سیستم هایی در دهه 80 را به یاد می آورند، که منجر به قضاوت اشتباه ASD به عنوان یک اسباب بازی گران قیمت شد که چیز جدیدی و خوبی برای فعالیت های شرکت به ارمغان نمی آورد. مزایای پیاده‌سازی سیستم‌های مدیریت اداری خودکار همیشه آشکار نیست، زیرا ارزیابی اثر اقتصادی بهبود مدیریت پذیری یک سازمان بسیار دشوار است. طبق داده‌های ارنست و یانگ و مؤسسه نولان شمالی، شرکت‌هایی که سیستم‌های مدیریت اسناد الکترونیکی را پیاده‌سازی کرده‌اند، عملکرد را بهبود بخشیده‌اند: بهره‌وری دفتر 25 تا 50 درصد افزایش می‌یابد، زمان پردازش اسناد تا 75 درصد کاهش می‌یابد، هزینه‌های فضا کاهش می‌یابد ذخیره‌سازی اسناد کاهش می‌یابد. 80 درصد کاهش می یابد.

این برآوردها برای بازار غرب انجام شده است و در روسیه این ارقام ممکن است متفاوت باشد. به طور خاص، سود حاصل از کاهش فضای ذخیره سازی اسناد ممکن است به طور قابل توجهی کمتر باشد، زیرا در کشور ما فقط اسناد کاغذی یا میکروکپی های آنها (میکرو فیلم و میکروفیش) هنوز دارای اعتبار قانونی هستند. در عین حال، کاهش زمان پردازش اسناد و رعایت دقیق مقررات پردازش اسناد در بسیاری از زمینه ها از شاخص های حیاتی است که می تواند مزایای اقتصادی زیادی را از اجرای ASD به همراه داشته باشد.

اثربخشی اجرای چنین سیستم‌هایی تا حد زیادی به این بستگی دارد که مدیریت سازمان تا چه حد با حل مشکلات سازمانی در حین اجرای سیستم‌های کنترل خودکار کنار می‌آید.

مشکلات سازمانی در هر سازمانی، با گذشت زمان، ساختار سازمانی خاصی شکل می گیرد (و نه همیشه بهینه) و سبک های کاری، روش های مدیریت و کنترل خود، که فقط برای آن مشخص است، شکل می گیرد. ASD معرفی شده در بیشتر موارد در ابتدا مانند یک "بدن خارجی" برای تیم سازمانی به نظر می رسد. این به این دلیل اتفاق می افتد که یک سیستم کنترل خودکار خوش ساخت نوعی "آزمون تورنسل" است و بسیاری از کاستی ها در طراحی عملکردی و ساختاری یک شرکت در اولین مراحل اجرای سیستم های کنترل خودکار ظاهر می شود.

یک معضل پیش می‌آید: چه چیزی بهتر و آسان‌تر است - ساختن یک سیستم کنترل خودکار در تصویر و شباهت اوضاع با مشتری، یا سازماندهی مجدد آن به منظور دستیابی به حداکثر کارایی سیستم کنترل خودکار؟ هنگام حل این مشکل دو راه حل می توان اعمال کرد: راه حل فنی که بیشتر به تامین کننده سیستم بستگی دارد و راه حل سازمانی که کاملاً به مشتری بستگی دارد.

همه ASD های خوب توانایی خاصی برای انطباق با یک مشتری خاص دارند، اما هر چیزی محدودیت هایی دارد. علاوه بر این، برای تطبیق سیستم مدیریت دفتر با یک مشتری خاص، یک بیانیه واضح از وظیفه مورد نیاز است که ترجیحاً به صورت مکتوب ثبت شود. در این صورت مشتری سیستمی را دریافت می کند که حداکثر برای او سفارشی شده است و از همه مهمتر معیارهای روشنی برای ارزیابی نتایج کار پیمانکار خواهد داشت. متأسفانه، توسعه چنین اسنادی کاملاً کار فشرده است. اغلب، توسعه مشخصات فنی برای ASD بسیار بیشتر از پیاده سازی خود سیستم طول می کشد.

توضیح این امر آسان است - در این مرحله لازم است دیدگاه های همه بخش های سازمان مشتری هماهنگ شود، که به خودی خود کار آسانی نیست. اغلب آنها سعی می کنند مرحله را کوتاه کنند (چرا پول اضافی می پردازند)، این منجر به این واقعیت می شود که مشتری چیزی دریافت می کند که خواسته های کارمندانش را برآورده می کند، اما به دلایلی همه کار کردن با این سیستم را ناخوشایند می دانند. سپس در طول دوره عملیات آزمایشی، بهبودها و تغییرات مستمر آغاز می شود. اگر پس از این سیستم زنده بماند، آنگاه کاملاً متفاوت از خلقت اصلی می شود. در یک سال، کارمندان تازه وارد یک سوال منصفانه می پرسند: چرا همه چیز اینجا اینقدر غیر منطقی است؟ تنها یک پاسخ وجود دارد و همه آن را می دانند: از نظر تاریخی این چنین بود.

اما هنوز تنها با اقدامات فنی نمی توان از پس آن برآمد. اگر یک شرکت عمدتاً از نظر سازمانی برای اجرای سیستم‌های کنترل خودکار آمادگی نداشته باشد، چنین پیاده‌سازی یا بسیار دشوار یا کاملاً غیرممکن است. یک قیاس خوب می تواند تلاش برای نصب یک موتور قوی تر در خودرویی با شاسی ضعیف باشد. نتیجه از قبل مشخص است. حتی اگر امکان قرار دادن یک سیستم کنترل اتوماتیک مدرن در شرکتی وجود داشته باشد که برای اجرای آن آماده نیست، مشتری هیچ سودی از این پیاده سازی نخواهد داشت.

اغلب، برای به دست آوردن یک اثر اقتصادی واقعی از پیاده سازی سیستم های کنترل خودکار، نیاز به تغییر برخی از اصول عملیاتی است. به طور خاص، اجرای هر سیستم کار اداری خودکار باید با تغییرات در اسناد سازمانی و اداری در سازمان مشتری پشتیبانی شود (لازم است حداقل دستورالعمل های کار اداری تغییر کند). بنابراین، ASD تنها در صورتی می تواند اثر اقتصادی قابل توجهی داشته باشد که مدیریت فرآیند اجرای آن را نه به عنوان یک اقدام ساده برای خرید نرم افزار جدید (و احتمالاً سخت افزار جدید)، بلکه به عنوان یک پروژه سازمانی و فنی پیچیده ببیند.

متأسفانه در حال حاضر تعداد بسیار کمی از مشتریان قبل از اجرای یک سیستم کنترل خودکار، سیستم کنترل خود را تجزیه و تحلیل می کنند. با چنین اجرای اجباری، رد سیستم مدیریت دفتر ممکن است به دلیل عوامل روانی رخ دهد.

مشکلات روانی. اکثر کارمندان شرکت مشتری ASD را چگونه می بینند؟ اگر اطلاعات سطحی داشته باشند، مدیریت شرکت ASD را نوشدارویی برای تمام مشکلاتی می داند که هر از چند گاهی به دلیل بی توجهی به اسناد و مدارک به وجود می آید و مجریان معتقدند که ASD چیزی بین ایمیل و یک ایمیل معمولی است. ویرایشگر

اگر کارمندان اطلاعاتی در مورد این سیستم ها داشته باشند، وضعیت به طور قابل توجهی تغییر می کند. مجریان کاملا متقاعد شده اند که پس از اجرای ASD، مدیریت از تمام اشتباهات آنها آگاه خواهد شد (این تا حدی درست است). در این راستا، اجرای یک سیستم کنترل خودکار تمام عیار اغلب با مقاومت قابل توجهی از سوی مجریان مواجه می شود - آنها مطمئناً می دانند که پس از این برای آنها بدتر خواهد بود. در نتیجه، برخی از گزینه های مصالحه بدون کارکردهای "مالی" معرفی می شوند، به عنوان مثال. همان یکی پست الکترونیکهمراه با سیستم مدیریت اسناد

به گفته مدیریت، تنها چیزی که می توان از این سیستم انتظار داشت کنترل عینی سفارشات آنها، آماده سازی سریعتر اطلاعات گزارش، بهبود کیفیت و کاهش زمان جستجوی اسناد است. پس از پیاده سازی سیستم، ارزیابی آن ممکن است به طور قابل توجهی تغییر کند. و تنها پس از آن، هنگامی که آنها با سیستم بیشتر آشنا می شوند، ناگهان مدیران متوجه می شوند که آنها نیز باید روی رایانه ای کار کنند که برای مدت طولانی گرد و غبار را روی دسکتاپ آنها جمع می کند. برای تعداد قابل توجهی از مدیران مدرسه قدیمی، این یک مانع روانی است. کار کردن مستقیم با مردم با استفاده از روش های معمول برای آنها بسیار ساده تر است: آنها آنها را "روی فرش" نامیدند ، "به آنها پمپ دادند" ، ترس را در چشمان زیردست دیدند - به این نتیجه می رسید که اینطور نیست بیهوده که یک صندلی را اشغال می کنید. علاوه بر این، مدیریت اغلب متوجه می شود که مزایای وعده داده شده توسط کارشناسان غربی در جایی ناپدید شده است. اگرچه راه حل این مشکل ساده است - پیشنهاد شد که ASD را روی میز تمام مدیران و مدیران پیاده سازی کنید و مشتری در هزینه خود صرفه جویی کرد: او سیستم را فقط برای کارمندان بخش های ساختاری عرضه کرد. در نتیجه کار به سرعت و با دقت بین بخش ها انجام می شود و در داخل آنها همه چیز مانند قبل است.

مجریان اغلب این احساس را دارند که با معرفی CMS، رئیس دیگری ظاهر شده که مدام پشت سر آنها ایستاده است. در واقع، اکنون، اگر بخواهید، می توانید بفهمید: چه کسی، چه زمانی و چقدر چه کاری انجام می دهد. قبلاً ممکن بود مقامات را گمراه کرد: آنها می گویند که آنها نیم روز را در همه طبقات جستجو کردند (اگرچه در واقع آنها در رایانه بازی می کردند). در عین حال، یک نکته بسیار مهم فراموش می شود - همان سیستم اجازه نمی دهد پیمانکار با حجم بیش از حد کار بارگیری شود. درست است، این بستگی به تنظیمات یک سیستم خاص دارد، اما همیشه می توان توضیح داد که چرا مقدار مشخصی از کار به موقع انجام نشده است. بنابراین در اینجا شما هنوز باید به دقت فکر کنید که آیا بازیگران بازنده هستند یا برنده. از دیدگاه من، مجریان واجد شرایط ابزاری قدرتمند برای سازماندهی فعالیت های خود و استدلال های کاملاً قدرتمندی برای ایجاد انگیزه در اقدامات خود در مقابل مدیریت دریافت می کنند.

اما مدیریت ضعیف و کارگران بی دقت، ناراحتی روانی و رد کامل SDA را تجربه می کنند. خوب است اگر این فقط در نامه استعفا بیان شود. بیشتر اوقات ما با دشمنان پنهان مداوم و ماهری روبرو می شویم که به هر طریق ممکن در برابر نوآوری مانند ASD مقاومت می کنند که به وضوح ورشکستگی و بی فایده بودن آنها را برای شرکت نشان می دهد. این منجر به تعدادی از مسائل پرسنلی می شود که به هر طریقی باید هنگام اجرای ASD حل شوند.

مشکل پرسنلی پیاده سازی ASD به این معنی است که همه شرکت کنندگان اصلی در فرآیندهای تجاری در یک شرکت باید بتوانند روی رایانه کار کنند. در واقع، این مورد در سازمان ها و شرکت های جوان و نسبتاً جدید ایجاد شده است. اما اگر هسته اصلی مدیریت شرکت 15-20 سال پیش تحصیل کرده بود چه باید کرد؟ بر اساس تجربه و مهارت‌های حرفه‌ای‌شان، آنها ممکن است کاملاً با موقعیت‌هایشان مطابقت داشته باشند، اما هرگز روی رایانه شخصی آموزش ندیده‌اند یا کار نکرده‌اند. بفرستند درس بخوانند؟

اما، به عنوان یک قاعده، اگر یک شرکت به ایده نیاز به پیاده سازی سیستم های کنترل خودکار رسیده باشد، پس شدت کار در این شرکت بسیار زیاد است. این بدان معنی است که آموزش کارکنان در خارج از محل کار عملاً غیرممکن است و آموزش اختیاری ممکن است بی اثر باشد و فقط به افزایش تحریک پذیری کارکنان شرکت منجر شود.

زمانی، هنگام معرفی CAD (حداقل در صنعت الکترونیک)، اعتقاد بر این بود که اخراج طراحان قدیمی و استخدام کارمندان جوان (فارغ التحصیلان دانشگاه) ارزان تر از آموزش مجدد "گارد قدیمی" است. متأسفانه این رویکرد در هنگام پیاده‌سازی سیستم‌های مدیریت خودکار قابل اجرا نیست، زیرا کاربران اصلی این سیستم، مدیران ارشد و میانی سازمان‌ها هستند.

تنها راه برون رفت از این وضعیت، که به صورت تجربی پیدا شده است، شامل موارد زیر است: آموزش خارج از کار مدیران سیستم. آموزش کاربران در محل مشتری، اما نه در محل کار؛ یک دوره طولانی عملیات آزمایشی با حضور مستمر پرسنل پیمانکار در سازمان مشتری.

بنابراین، چندین مشکل اصلی برای پشتیبانی اسناد برای مدیریت وجود دارد: مشکل آگاهی، مشکلات سازمانی، مشکلات روانیو مشکل پرسنل هر موسسه ای فارغ از مشخصاتش با این مشکلات مواجه است. هنگام تصمیم گیری در مورد نیاز به بهبود کار سازمان خود (از جمله از طریق خودکارسازی پشتیبانی اسناد)، هر مدیریتی باید به حل این مشکلات توجه کند.

فصل 2. پشتیبانی اسناد در بخش خدمات ثبت نام فدرال برای منطقه بلگورود

§1. سازمان پشتیبانی اسناد در خدمات ثبت نام فدرال برای منطقه بلگورود

دفتر خدمات ثبت نام فدرال برای منطقه بلگورود از 1 ژانویه 2005 نام خود را داشته است (قبلاً وزارت دادگستری اداره منطقه بلگورود و پس از آن - وزارت دادگستری روسیه برای منطقه بلگورود ) و یک ارگان سرزمینی خدمات ثبت نام فدرال است. در فعالیت های خود، توسط قانون اساسی فدراسیون روسیه، قوانین اساسی فدرال، قوانین فدرال، اعمال رئیس جمهور فدراسیون روسیه و دولت فدراسیون روسیه هدایت می شود. معاهدات بین المللی فدراسیون روسیه، قوانین قانونی نظارتی وزارت دادگستری فدراسیون روسیه، قوانین خدمات ثبت فدرال. این بخش یک شخص حقوقی است، دارای مهرهایی با تصویر نشان دولتی فدراسیون روسیه، تمبر، فرم هایی با نام آن و تصویر نشان دولتی فدراسیون روسیه، حساب های بانکی است.

وظایف اصلی دفتر خدمات ثبت نام فدرال برای منطقه بلگورود عبارتند از:

1. تضمین اجرای سیاست دولتی در زمینه عدالت در منطقه بلگورود در صلاحیت تعیین شده.

2. تأمین وحدت فضای قانونی;

3. تضمین حمایت از حقوق و آزادی های انسانی و مدنی در حدود اختیارات خود.

توابع کنترل:

حفظ ثبت فدرال قوانین قانونی هنجاری منطقه بلگورود به روش مقرر.

انجام یک بررسی قانونی از اقدامات قانونی نظارتی منطقه بلگورود برای انطباق آنها با قانون اساسی فدراسیون روسیه و قوانین فدرال.

حسابداری ایالتی اقدامات قانونی هنجاری تصویب شده توسط ارگان ها قدرت دولتیمنطقه بلگورود، طبق روال تعیین شده توسط وزارت دادگستری روسیه؛

ارسال اطلاعات از ثبت فدرال به مقامات ایالتی و دولت های محلی، اشخاص حقوقی و افراد به روشی که توسط وزارت دادگستری روسیه تعیین می شود.

ثبت ایالتی منشور تشکل های شهرداری و قوانین قانونی نظارتی شهرداری در مورد اعمال اصلاحات و اضافات در منشور تشکیلات شهرداری مطابق با قوانین فدرال

حصول اطمینان از حل و فصل درخواست های شهروندان برای اسناد مطابق با معاهدات بین المللی و قوانین فدراسیون روسیه، طبق روال تعیین شده توسط وزارت دادگستری روسیه و وزارت.

ارگان های منطقه ای خدمات ثبت نام فدرال تصمیم گیری می کنند ثبت نام ایالتیموسسات غیرانتفاعی در کلیه اشکال سازمانی و قانونی به استثنای تعاونی های مصرف، ارگان های دولتی، سایر ارگان های دولتی، دولت های محلی و همچنین ایالتی و نهادهای شهرداری. ثبت دولتی برخی از اشکال سازمانی و قانونی سازمان های غیر انتفاعی (انجمن صاحبان خانه، انجمن های غیرانتفاعی باغبانی، باغبانی و ویلا) توسط مقامات مالیاتی مغایر با قوانین جاری است. نامه مربوطه برای خاتمه چنین ثبت نام به خدمات مالیاتی فدرال ارسال شده است.

خدمات ثبت نام فدرال برای منطقه بلگورود شامل بخش های زیر است:

1. پرسنل اداری و مدیریتی.

2. اداره دریافت و صدور اسناد.

3. دپارتمان نگهداری ثبت نام یکپارچه ایالتی و ثبت نام گیرندگان.

4. دپارتمان ثبت حقوق اماکن مسکونی و قراردادهای مشارکت سهام عدالت.

5. اداره ثبت وام مسکن، حقوق به اماکن غیر مسکونیو در تعامل با دارندگان اصلی حق چاپ؛

6. اداره ثبت حقوق به زمین;

7. دپارتمان صدور اطلاعات حقوق ثبت شده.

8. بخش مدیریت دفتر;

9. بخش پشتیبانی سازمانی، برنامه ریزی و کنترل فعالیت ها؛

10. بخش خدمات مدنیو پرسنل؛

11. اداره لجستیک و پشتیبانی فنی.

12. اداره حفاظت از اسرار دولتی، کار ویژه و بسیج.

13. بخش فناوری اطلاعات و ارتباطات.

14. ریاست انجمن های عمومی و مذهبی;

15. اداره کنترل در زمینه وکالت و دفاتر اسناد رسمی.

16. اداره کنترل و نظارت در زمینه ثبت دولتی اعمال مدنی.

17. اداره کنترل فعالیت ها سازمان های خود تنظیمی، مدیران داوری;

18. اداره حمایت حقوقی و حمایت قضایی.

در دفتر خدمات ثبت نام فدرال برای منطقه بلگورود، برای تنظیم وظایف اداری، دستورالعملی برای کارهای اداری ایجاد شده است که روند ایجاد و جابجایی اسناد را تنظیم می کند. این سیستم ثبت سوابق را تعریف می کند، قوانین و روش کار با اسناد و نامه های طبقه بندی نشده شهروندان را تعیین می کند.

مبنای حقوقیمفاد دستورالعمل ها قوانین فعلی فدراسیون روسیه است، ملزومات قانونیاستانداردهای دولتی فدراسیون روسیه برای اسناد سازمانی و اداری، سیستم دولتی پشتیبانی اسناد برای مدیریت (GSDOU)، و همچنین قوانین اساسی برای کار بایگانی دپارتمان، مقررات مربوط به خدمات ثبت نام فدرال، مصوب با فرمان رئیس جمهور فدراسیون روسیه، 13 اکتبر 2004، شماره 1315، مقررات عمومی در مورد ارگان سرزمینی خدمات ثبت نام فدرال برای موضوع (موضوعات) فدراسیون روسیه، تصویب شده به دستور وزارت دادگستری روسیه مورخ 3 دسامبر 2004 شماره 183 دستورالعمل های موقتدر مورد کار اداری در خدمات ثبت نام فدرال، به تصویب Rosregistration مورخ 14 ژوئن 2005 شماره 77، سایر اسناد نظارتی در مورد مسائل مربوط به کار اداری.

مدیریت روش شناختی سازمان کار اداری و کنترل بر رعایت الزامات این دستورالعمل توسط بخش سازمانی و کنترل دفتر انجام می شود. قوانین و رویه های کار با اسناد ارائه شده در این دستورالعمل برای همه کارکنان بخش اجباری است. قوانین و رویه های کار با اسناد ارائه شده در این دستورالعمل برای همه کارکنان بخش اجباری است.

کارمندان دولتی وزارتخانه (که از این پس کارمندان نیز نامیده می شوند) مسئول رعایت الزامات دستورالعمل ها، ایمنی اسناد رسمی و اطلاعات مندرج در آن هستند. کارکنان بلافاصله مفقود شدن مدارک را به رئیس واحد سازه مربوطه گزارش می دهند. رئیس واحد ساختاری در این خصوص به اداره سازمانی و کنترلی اداره اطلاع می دهد. رئيس اداره تشكيلات و كنترل مفقود شدن مدارك را به معاون نظارتي اداره گزارش مي دهد و او دستور تحقيقات داخلي مي دهد و نتيجه تحقيقات را به رئيس اداره اعلام مي كند. در صورتی که ثابت شود کارمند دولتی در مفقود شدن مدارک مجرم است، به ترتیبی که قانون معین می کند به مسئولیت انتظامی، مادی و غیره محکوم می شود.

هنگام رفتن به تعطیلات، در صورت بیماری یا رفتن به سفر کاری، یک کارمند دولتی به دستور رئیس یک واحد ساختاری، اسنادی را که در اختیار دارد به کارمند دیگری منتقل می کند و پس از اخراج، اسناد را تحویل می دهد. نزد او ثبت نام کرد.

مدیران آنها مسئول سازماندهی کار اداری، رعایت قوانین و رویه های تعیین شده توسط این دستورالعمل برای کار با اسناد و نامه های شهروندان در بخش های ساختاری این اداره هستند. ثبت سوابق در بخش های ساختاری توسط کارکنانی که توسط روسای این بخش ها منصوب می شوند انجام می شود.

به منظور انتقال به فناوری بدون کاغذ برای کار با اسناد، از سیستم های اطلاعات الکترونیکی استفاده می شود. فن آوری های خودکار برای پردازش اطلاعات اسناد مورد استفاده در دفتر باید الزامات این دستورالعمل ها را برآورده کند.

دستورالعمل کار اداری در دفتر خدمات ثبت نام فدرال برای منطقه بلگورود شامل بخش های زیر است:

مقررات عمومی

مستندسازی (ایجاد اسناد).

جریان اسناد (حرکت اسناد در اداره).

کنترل اجرای سند

روش کار با درخواست های شهروندان.

رویه رسیدگی به اطلاعات اختصاصی محدود شده.

کپی و تکثیر آثار.

تمبر و فرم.

تشکیل پرونده ها، انتقال آنها به بایگانی، استفاده از اسناد آرشیوی.

مطابق با تدارک عمومیدر بدنه سرزمینی خدمات ثبت نام فدرال برای موضوعات (موضوعات) فدراسیون روسیه، مصوب 3 دسامبر 2004 شماره 183 وزارت دادگستری روسیه، رئیس بخش دستورات و دستورالعمل های خود را صادر می کند. صلاحیت، سازماندهی و کنترل اجرای آنها.

دستورات (دستورالعمل ها) بر اساس و در پی آن صادر می شود قوانین فدرال، احکام و دستورات رئیس جمهور فدراسیون روسیه، فرامین و دستورات دولت فدراسیون روسیه، دستورات و دستورات وزارت دادگستری فدراسیون روسیه، خدمات ثبت نام فدرال، و همچنین بر اساس ابتکار عمل و باید رعایت کنید:

قانون فدراسیون روسیه؛

قوانین نظارتی وزارت دادگستری فدراسیون روسیه؛

قوانین خدمات ثبت نام فدرال؛

اقدامات قبلی اداره، مگر اینکه سند لغو یا اصلاح آنها را پیش بینی کند.

پیش نویس دستورات (دستورالعمل ها) توسط واحدهای ساختاری مربوطه دفتر به نمایندگی از مدیریت آن یا به ابتکار واحدهای در صلاحیت آنها تهیه می شود.

رئیس واحد ساختاری که تهیه پیش نویس دستور (دستورالعمل) را به مجری فوری محول می کند، موظف است برای تنظیم سند و تعیین مهلت مقرر، وظایف مشخص و روشنی را تعیین کند.

دوره تهیه پیش نویس دستور (دستورالعمل) در اجرای قوانین فدرال، فرامین و دستورات رئیس جمهور فدراسیون روسیه، فرامین و دستورات دولت فدراسیون روسیه، اقدامات وزارت دادگستری فدراسیون روسیه، خدمات ثبت نام فدرال، به عنوان یک قاعده، نباید از ده روز تقویم تجاوز کند، مگر اینکه مدت دیگری تعیین شده باشد.

برای تهیه مهم ترین و پیچیده ترین پیش نویس دستورات (دستورالعمل ها) و همچنین اقداماتی که به طور مشترک با سایر ارگان های سرزمینی ساختارهای فدرال صادر می شود، می توان گروه های کاری ایجاد کرد.

پیش نویس اطلاعیه ها و پیام ها در مورد امتناع از ثبت نام دولتی توسط بخش های ساختاری مربوطه دفتر تهیه می شود.

متن اطلاعیه ها باید حاوی اطلاعات موثق و مستدل باشد، مطابق با قوانین جاری و سایر مقررات باشد، اجازه تفاسیر متفاوت را ندهد، با دقت ویرایش شده، خاص و واقعی باشد.

هنگام تهیه پیش نویس اسناد سازمانی و اداری، لازم است دستورالعمل های موجود در آنها را با اسنادی که قبلاً در این مورد صادر شده است پیوند دهید.

دفتر دارای سه جریان اصلی اسناد است:

1. اسناد و مدارک از سازمان ها و ادارات شخص ثالث در شهرداری ها (ورودی).

2. مدارک ارسالی به سایر سازمانها و ادارات در شهرداریها (خروجی).

3. اسناد ایجاد شده در بخش های ساختاری و مورد استفاده کارمندان دفتر مرکزی ریاست در فرآیند مدیریت (داخلی).

دریافت، پردازش، ثبت و توزیع مکاتبات دریافتی توسط کارمندان بخش سازمانی و کنترل اداره انجام می شود.

مدارک دریافتی کارکنان بخش های ساختاری اداره از مسئولان سایر سازمان ها برای ثبت در قسمت سازمانی و کنترلی این اداره اجباری است.

قبل از کالبد شکافی مرسولات پستیایمنی بسته بندی و صحت آدرس دهی آنها بررسی می شود. مکاتباتی که اشتباهاً تحویل داده شده است به اداره پست بازگردانده می شود یا طبق نظر صاحب آن ارسال می شود. نامه‌های ثبت‌شده در برابر ورودی‌های ثبت پست بررسی می‌شوند.

همه پاکت ها در بخش سازمانی و کنترلی باز می شوند (به استثنای پاکت هایی که دارای علامت "شخصی" و "برای مسابقه" هستند). در صورت عدم وجود سندی که شماره آن روی بسته یا ضمیمه های آن درج شده باشد و همچنین در مواردی که شماره مندرج روی بسته با شماره سند پیوست مطابقت نداشته باشد یا سند آسیب دیده، یک گزارش در سه نسخه تنظیم می شود. این قانون توسط کارمند بازکننده بسته و رئیس یا معاون اداره سازمانی و کنترل امضا می شود. یک نسخه از قانون در بخش سازمانی و کنترل باقی می ماند، دیگری به سند دریافتی پیوست می شود، نسخه سوم برای فرستنده ارسال می شود.

پاکت اسناد دریافتی معدوم می شود مگر در مواردی که فقط به وسیله آنها امکان تعیین نشانی فرستنده، شماره پیوست، تاریخ ارسال و تحویل و همچنین در موارد دریافت درخواست و اظهارات اتباع و مکاتبات خارجی وجود داشته باشد.

کلیه مکاتبات ورودی (به استثنای درخواست شهروندان و مکاتبات شخصی) منوط به ثبت نام متمرکز اجباری در واحد سازمانی و کنترلی دفتر می باشد. در صورت عدم وجود پایگاه الکترونیکی، سوابق اسناد در بخش در مجلات ثبت نگهداری می شود. اسناد ورودی، خروجی و داخلی به صورت جداگانه ثبت می شوند.

در سمت جلوی سند دریافتی، مهر ثبتی در گوشه سمت راست پایین حاوی اطلاعات تاریخ دریافت سند و شماره ثبت در دفتر مکاتبات دریافتی قرار داده شده است. شماره ثبت تخصیص داده شده توسط اداره مکاتبات خروجی شامل نمایه واحد ساختاری، شماره سریال سند و حروف اول نام خانوادگی مسئول امضا کننده سند است، به عنوان مثال: 8/226-A، 12/342. -B, 4/123-С, 13/112-Ш .

اطلاعات اولیه در مورد اسناد دریافتی در فرم های ثبت نام پایگاه الکترونیکی دفتر درج می شود. برای دستیابی به سازگاری اطلاعات، جزئیات زیر برای ثبت اسناد در مجلات ثبت ایجاد می شود:

شماره ثبت دفتر؛

خبرنگار؛

عنوان سند؛

تاریخ سند؛

شماره سند خروجی؛

قطعنامه (مجری، مفاد دستور، مهلت، نویسنده قطعنامه، تاریخ قطعنامه)؛

لیست مدارکی که مشمول ثبت نام در دفتر نیستند:

کپی اسناد ارسال شده برای اطلاعات؛

نامه های تبریک؛

کارت دعوت؛

اسناد حسابداری (فاکتورها، دستورات پرداخت و غیره)؛

انتشارات چاپی (کتاب، مجلات، خبرنامه)؛

فرم های گزارش آماری

بررسی مقدماتی اسناد توسط اداره سازمانی و کنترلی اداره به منظور توزیع اسناد دریافتی در بین افرادی که نیاز به رسیدگی اجباری توسط رئیس اداره و معاونین وی از طریق خدمات نظارتی دارند، بر اساس ارزیابی محتوای سند.

قوانین فدرال، فرامین، دستورات رئیس جمهور فدراسیون روسیه، قطعنامه ها، دستورات دولت فدراسیون روسیه، فرماندار منطقه بلگورود، دستورالعمل های مندرج در صورتجلسات جلسات دولت منطقه بلگورود، دستورات، دستورالعمل ها ، دستورالعمل های وزارت دادگستری فدراسیون روسیه، درخواست ها و درخواست های پارلمانی و معاونت، به منظور نیاز به کنترل آنها، بخش سازمانی و کنترلی در نظر گرفته می شود. مدارک از این نوع مطابق با تقسیم وظایف موجود به رئیس اداره و معاونان وی گزارش می شود.

اسنادی که جهت گزارش به رئیس اداره یا معاونین وی ارسال می شود، همراه با کارت الکترونیکی مدارک ثبت شده قبلی چاپ شده بر روی کاغذ می باشد که لینک آنها و مربوط به رسیدگی به این موضوع می باشد.

اسناد با تصمیم رئیس اداره یا معاونان وی جهت درج مصوبه مربوطه در کارت الکترونیکی و انتقال سند به مجریان به اداره سازمانی و کنترلی مسترد می شود. در صورت وجود چند مجری اصل سند در اختیار مجری مسئول و رونوشت سند در اختیار سایر مجریان قرار می گیرد.

واحد سازمانی و کنترلی تنها اولین مجری منصوب از سوی رئیس اداره را برای درج مصوبات در کارت الکترونیکی می پذیرد. وضوح در یک فضای خالی از متن در صفحه اول سند قرار می گیرد. برای اعمال رزولوشن ها می توان از فرم های استاندارد استفاده کرد.

ثبت سوابق مستقیم در بخشهای ساختاری اداره به کارکنان دولتی این بخشها محول می شود که مسئولیت شغلی آنها (مطابق با مقررات رسمی) شامل این موارد می شود.

سوابق اسناد در بخش های ساختاری دفتر در صورت عدم وجود پایگاه الکترونیکی در مجلات ثبت نگهداری می شود. اسناد ورودی، خروجی و داخلی به صورت جداگانه ثبت می شوند.

اسناد خروجی با امضای رئیس اداره یا معاونین وی مشمول می باشد ورود تکدر بخش سازمانی و کنترلی این اسناد در سه نسخه به بخش ارائه می شود:

نسخه اول (اصل) و پیوست های آن برای مخاطب ارسال می شود.

نسخه دوم (کپی) با ویزا در بخش سازمانی و کنترل باقی می ماند.

نسخه سوم (نسخه تایید شده) به آن بازگردانده می شود زیربخش ساختاریمدیریت

اسناد خروجی که به امضای رئیس اداره و معاونین وی رسیده باشد، خروجی تعیین می شود شماره ثبتدر بخش سازمانی و کنترلی

اسناد ایجاد شده در بخش و مورد استفاده کارکنان در فرآیند مدیریت داخلی است. ثبت اسناد داخلی در مجلات ثبتی مستقیماً در بخشهای ساختاری انجام می شود و مشمول ثبت در واحد سازمانی و کنترلی نمی باشد.

شماره ثبت خروجی سند داخلی از دو قسمت تشکیل شده است:

2. شماره سریال در آرایه ثبت شده اسناد اختصاص داده شده توسط واحد ساختاری دفتر.

پس از ثبت نام، مدارک مشخص شده در یک نسخه برای ارسال به اداره سازمان و کنترل و یا به یکی از کارمندان کشوری یک واحد ساختاری که مسئولیت شغلی وی (مطابق با مقررات رسمی) شامل حفظ سوابق می باشد ارسال می شود.

مکاتبات خروجی امضا شده توسط رئیس بخش و معاونان وی خطاب به اداره رئیس جمهور فدراسیون روسیه، دفتر دولت فدراسیون روسیه، دفاتر دومای ایالتی و شورای فدراسیون مجلس فدرال فدراسیون روسیه، نمایندگان مجاز رئیس جمهور فدراسیون روسیه در مناطق فدرال، وزارت دادگستری فدراسیون روسیه و خدمات ثبت نام فدرال از طریق ارتباط میدانی ارسال می شوند، مگر اینکه توسط مدیریت مشخص شده باشد.

اسناد ارسال شده به ارگان های ارضی مقامات اجرایی فدرال در منطقه بلگورود، مقامات ایالتی منطقه بلگورود و ارگان های دولتی محلی شهر بلگورود و منطقه بلگورود از طریق اکسپرس ارسال می شوند. این مکاتبات با توجه به ثبت پردازش می شود.

پردازش اسناد برای ارسال از طریق پست توسط بخش سازمانی و کنترل مطابق با قوانین ارائه خدمات پستی مصوب 15 آوریل 2005 شماره 221 دولت فدراسیون روسیه انجام می شود.

اسناد از طریق پست سفارشی در پاکت ارسال می شود. پاکت ها نشان دهنده مخاطب، کد پستی و آدرس وی و همچنین در گوشه پایین سمت چپ - شماره سند در حال ارسال است. اسنادی که به طور همزمان به یک آدرس ارسال می شوند در یک پاکت قرار می گیرند.

نامه های ثبت شدهطبق موجودی که در سه نسخه تنظیم شده است به اداره پست ارائه می شود. شماره اسناد، تاریخ ارسال، آدرس و نوع حمل را نشان می دهد. دو نسخه از موجودی به اداره پست منتقل می شود، سومی در بخش سازمانی و کنترل باقی می ماند. یک نسخه از موجودی برگشتی از اداره پست با تایید ارسال مرسولات سفارشی در پرونده مربوطه اداره سازمانی و کنترلی بایگانی می شود.

دپارتمان سازمانی و کنترلی دفتر بر روی کپی مدارک ارسالی مهر با ذکر تاریخ ارسال می گذارد.

موارد اسناد عنوان مراحل زیر را طی می کنند:

1. مرحله پذیرایی. در این مرحله مامور اجرا از اشخاص حقیقی و حقوقی مدارک دریافت می کند و همچنین مدارک پذیرفته شده را مورد بررسی قانونی قرار می دهد. کارمندی که مدارک را پذیرفته است، پس از اتمام کار، مرحله پذیرش مدارکی را که طی کرده است، می بندد. سپس مرحله ثبت مالکیت کپی رایت را با تعیین مجری مسئول اضافه می کند. پس از ورود به مرحله ثبت نام، پوشه به لیست پوشه های برجسته ثبت کننده مسئول تعیین شده اضافه می شود.

2. مرحله ثبت نام. سردفتر مسئول پرونده های دریافتی از مرحله پذیرش را بین سردفتران توزیع می کند. هنگام توزیع پرونده ها در مرحله ثبت این پوشه، یک مجری جدید تعیین می شود. پس از اتمام مرحله ثبت نام، کارمند اجرایی مرحله ثبت نام مربوطه را می بندد. و مرحله ای را برای صدور اسناد با نشان دادن مجری این مرحله اختصاص می دهد.

3. مرحله بازگشت. در صورتی که در فرآیند ثبت اشتباهاتی کشف شود که مستلزم عودت پرونده برای بازنگری قانونی باشد، در این صورت لازم است مرحله دیگری به پرونده اضافه شود - بازگرداندن پرونده برای تجدید نظر. کارمندی که مدارک این پوشه را پذیرفته است را به عنوان مجری این مرحله تعیین کنید. کارمندی که مرحله پذیرش مدارک را انجام داده است، پس از تکمیل تحلیل قانونی مکرر مدارک، باید مرحله برگشت را ببندد.

4. آرشیو کردن. پس از اتمام مرحله ثبت نام، پوشه ها برای تحویل منتقل می شوند. پس از صدور اسناد مربوط به یک پوشه خاص، پرونده بایگانی می شود. برای نمایش این مرحله در کامپیوتر، باید یک مرحله نگهداری بایگانی جدید اضافه کنید و یک فرد مسئول را تعیین کنید.

خدمات ثبت نام فدرال برای منطقه بلگورود از سیستم اطلاعات خودکار (AIS) "عدالت" استفاده می کند که برای حسابداری خودکار اشیاء املاک و مستغلات، ایجاد اشخاص حقیقی و حقوقی و برای ایجاد اسناد طراحی شده است. ثبت نام در AIS "عدالت" در هنگام تبدیل اشیاء در صورت ادغام، تقسیم یا تخصیص اشیاء املاک و مستغلات (RPI) رخ می دهد. در همان زمان، سوابق مربوط به اشیاء تازه تشکیل شده در بخش های جدید ثبت نام یکپارچه ایالتی وارد می شود و پرونده های جدید اسناد عنوان با شماره های کاداستر جدید باز می شود. اگر شی املاک و مستغلاتی که بخش ثبت دولتی واحد برای آن تشکیل شده است در نتیجه تقسیم، ادغام اشیاء از قبل موجود یا جدا شدن از چنین اشیایی یا دلایل دیگری که منجر به تغییر در شماره کاداستر شده است، تشکیل شده است، کاداستر شماره اشیاء قبلی در ستون "شماره کاداستر قبلی" نشان داده شده است.

اگر آنها، که بخشی از ثبت نام یکپارچه ایالتی برای آنها تشکیل شده است، وجود نداشته باشند، به عنوان منبع یک شی (اشیاء) جدید، شماره کاداستر شی (اشیاء) جدید در ستون "شماره کاداستر بعدی" منعکس می شود. .

هنگامی که THEY تبدیل می شوند، شی (های) تبدیل شده دیگر وجود ندارند. با پایان یافتن املاک و مستغلات، بخش ثبت نام واحد دولتی مرتبط با آن بسته می شود. در ستون "سوابق انحلال (تبدیل) یک شی" جزئیات اسنادی که بر اساس آن بخش بسته شده است وارد می شود. ورودی های فصل دوم لغو شده و برگه ثبت پایان کار چاپ می شود.

اسنادی که بر اساس آنها تحول فناوری اطلاعات انجام می شود در ستون "اسناد پایه" وارد می شوند. به عنوان مثال، درخواست تبدیل - هنگام ادغام اشیاء، تصمیم دادگاه - هنگام تقسیم اشیاء و غیره. در مورد تقسیم، تب ONI وارد می شود - شیء در حال تقسیم، در مورد ادغام - شیء تشکیل شده پس از ادغام. یک کارشناس حقوقی صحت شکل گیری ورودی در تبدیل به ATC را بررسی می کند. در مورد ادغام اشیاء، از "Object Conversion Wizard" در حالت "Merge" استفاده کنید. در صورت تقسیم اشیا، "جادوگر تبدیل شی" در حالت "جداسازی" استفاده می شود. اگر نیاز دارید که شماره های قبلی یا بعدی کاداستر (متعارف) را بدون انجام تبدیل به بخش ها اختصاص دهید، باید از جادوگر تبدیل در حالت "ایجاد یک ارتباط تاریخی (ادغام)" یا "ایجاد یک ارتباط تاریخی (تقسیم)" استفاده کنید. تبدیل اشیاء می تواند در نتیجه یک معامله رخ دهد.

دو گزینه وجود دارد:

الف) قرارداد بیان کننده محتوای معامله منوط به ثبت دولتی است. اگر فقط یک توافق (و بنابراین یک تراکنش) وجود داشته باشد، در مرحله ورودی یک کار ثبت تراکنش برای هر یک از اشیاء ایجاد می شود، اما یک شماره ثبت تراکنش را نشان می دهد (یعنی در یکی از وظایف شماره ثبت پیوند داده شده است) . در مرحله رسیدگی قانونی، سابقه معامله با همان شماره و تاریخ ثبت نیز در شی دیگری قید می شود. اگر قراردادهای متعددی وجود داشته باشد، به تعداد قراردادها، معامله ثبت می شود. بر این اساس، در مرحله ورودی، وظایفی برای ثبت تراکنش ها برای هر یک از اشیایی که معامله با آنها انجام می شود ایجاد می شود. در مرحله رسیدگی قانونی نیز معامله عین به مفعول ثبت می شود.

ب) قرارداد بیان کننده محتوای معامله مشمول ثبت دولتی نمی باشد. در مرحله ورودی، وظایف مربوط به ثبت حقوق انتخاب می شود. در مرحله رسیدگی قانونی، حق و انتقال حق ثبت می شود.

برای سازماندهی و انجام بررسی ارزش اسناد، یک کمیسیون متخصص دائمی (EC) در دفتر خدمات فدرال رزرو منطقه بلگورود ایجاد می شود. وظايف و حقوق كميسيون كارشناسي رياست و نيز سازماندهي كار آن توسط آئين نامه EC كه به تصويب رياست اداره مي شود تعيين مي شود.

بررسی ارزش اسناد در دفتر هنگام تهیه لیست موارد انجام می شود. هنگام تشکیل پرونده ها و بررسی صحت انتساب اسناد به پرونده ها. هنگام آماده سازی فایل ها برای ذخیره سازی بعدی و غیره در سالانهبررسی ارزش اسناد در بخش‌های ساختاری، انتخاب اسناد نگهداری دائم و موقت (بیش از 10 سال) برای انتقال به بایگانی اداره و همچنین انتخاب اسنادی با دوره نگهداری موقت که در معرض تخریب هستند. که مدت آن به پایان رسیده است.

انتخاب اسناد برای ذخیره سازی دائمی بر اساس لیست اسنادی که دوره های نگهداری آنها و نامگذاری پرونده های واحد ساختاری (عصاره از نامگذاری تلفیقی) را نشان می دهد، با نگاهی به برگه پرونده ها انجام می شود. انتخاب اسناد برای نگهداری و تخصیص برای تخریب صرفاً بر اساس عناوین پرونده مجاز نیست. هنگام بررسی یک به یک پرونده های ذخیره شده دائمی، کپی های دوتایی اسناد، پیش نویس ها، کپی های شکل نگرفته از اسناد و اسناد با دوره نگهداری موقت مشمول توقیف می شوند.

همزمان با انتخاب اسناد نگهداری دائم و موقت (بیش از 10 سال) برای انتقال به آرشیو اداره در بخش‌های ساختاری، گزیده‌ای از پرونده‌ها و اسناد ذخیره‌سازی موقت (تا 10 سال) با مدت نگهداری منقضی شده انجام می‌شود. . در این مورد، علائمی در نامگذاری موارد مانند "تا زمانی که نیاز بگذرد (DMN)" ، "مشروط به انجام (تکمیل) حسابرسی" و غیره در نظر گرفته می شود.

انتخاب اسناد برای دوره مربوطه برای تخریب و تنظیم قانون در مورد تخصیص آنها برای تخریب پس از تهیه بخش های سالانه موجودی های تلفیقی موارد ذخیره سازی دائم برای همان دوره انجام می شود. موجودی ها و اقدامات مشخص شده در جلسات EC به طور همزمان در نظر گرفته می شود. اعمال تایید شده توسط EC تنها پس از توافق بر روی لیست پرونده های ذخیره سازی دائمی مطابق با رویه تعیین شده توسط مدیریت بخش تایید می شود. پس از این، دفتر حق دارد پرونده های موجود در این اعمال را از بین ببرد.

مواردی در عمل تخصیص آنها برای تخریب لحاظ می شود که مدت نگهداری آنها تا اول ژانویه سال تنظیم قانون منقضی شده باشد. به عنوان مثال، مواردی با دوره ذخیره سازی سه ساله که در سال 2005 تکمیل شده است را می توان در قانونی گنجاند که زودتر از 1 ژانویه 2009 تنظیم می شود، با دوره ذخیره سازی پنج ساله - نه زودتر از 1 ژانویه 2011.

پرونده هایی با اسناد اجرا شده نگهداری دائم، موقت (بیش از 10 سال) و سوابق پرسنلی به بایگانی اداره منتقل می شود. انتقال کیس ها تنها بر اساس موجودی ها پس از انقضای مدت دوساله جهت نگهداری و استفاده در واحد سازه انجام می شود. موارد نگهداری موقت (حداکثر 10 سال) قابل انتقال نمی باشد، در واحدهای سازه ای نگهداری می شوند و پس از انقضای مدت انبارداری به روش مقرر در معرض تخریب قرار می گیرند.

هنگامی که یک واحد ساختاری پرونده هایی را برای انتقال به بایگانی اداره آماده می کند، کارگر بایگانی ابتدا صحت تشکیل، اجرا و مطابقت تعداد پرونده های موجود در موجودی را با تعداد پرونده های باز شده مطابق با نامگذاری تلفیقی بررسی می کند. از پرونده های وزارت در عین حال، کمبودهای شناسایی شده در تشکیل و ثبت پرونده ها توسط کارمندان واحد ساختاری دفتر خدمات ثبت نام فدرال برای منطقه بلگورود برطرف می شود.

هر پرونده توسط یکی از کارکنان بایگانی اداره با حضور یکی از کارکنان واحد ساختاری دریافت می شود. در این صورت بر روی هر دو نسخه موجودی در مورد هر پرونده مندرج در آن تبصره مبنی بر وجود پرونده قید می شود. در پایان هر نسخه از موجودی، تعداد پرونده های مورد قبول واقع شده، تاریخ پذیرش - انتقال پرونده ها و همچنین امضای رئیس اداره سازمانی و کنترل و انتقال دهنده پرونده درج شده است. اعداد و در کلمات

به همراه پرونده ها، پرونده های ثبت نام برای اسناد و یا پایگاه های اطلاعاتی الکترونیکیداده های حاوی اطلاعات مربوط به ثبت و اجرای اسناد منتقل شده. عنوان هر فایل یا پایگاه داده در فهرست موجودی درج شده است.

در صورتی که یک واحد ساختاری از ساختار اداره خارج شود یا ساختار آن تغییر کند، کارمند مسئول نگهداری سوابق این واحد ساختاری کلیه اسناد موجود را در پرونده تشکیل داده و پرونده ها را تنظیم و به بایگانی اداره منتقل می کند. صرف نظر از مدت نگهداری انتقال پرونده ها با توجه به موجودی پرونده ها و نام گذاری پرونده ها انجام می شود.

انتقال پرونده ها به بایگانی بر اساس جدول زمانی تنظیم شده توسط اداره سازمانی و کنترل و با توافق روسای بخش های ساختاری و تصویب به دستور اداره انجام می شود.

بنابراین ، خدمات ثبت نام فدرال برای منطقه بلگورود ثبت ، بررسی قانونی و حسابداری اقدامات قانونی نظارتی شهرداری ها را به روشی که توسط قوانین فدرال و قوانین قانونی نظارتی محلی تعیین شده است انجام می دهد. در کار خود ، خدمات ثبت نام فدرال برای منطقه بلگورود از سیستم اطلاعات خودکار (AIS) "عدالت" استفاده می کند که برای حسابداری خودکار اشیاء املاک و مستغلات، ایجاد اشخاص حقیقی و حقوقی و برای ایجاد اسناد طراحی شده است. طیف وسیعی از فرآیندهای اداری انجام شده توسط وزارت با مقررات موجود مطابقت دارد.

§2. مقررات رسمی دفتر خدمات ثبت نام فدرال برای منطقه بلگورود

برای کارمندان و کارگران، یک هفته رسمی (کاری) پنج روزه با دو روز تعطیل - شنبه و یکشنبه برقرار می شود.

3. برای کارمندان ملکی و کارمندان ریاست، زمان خدمت (کار) زیر تعیین می شود:

زمان شروع خدمات (کار) - 9 ساعت 00 دقیقه؛

زمان پایان خدمت (کار) - 18 ساعت 00 دقیقه؛

زمان پایان خدمت (کار) در روزهای جمعه 16 ساعت و 45 دقیقه می باشد.

طول روز خدمات (کاری) بلافاصله قبل از تعطیلات غیر کاری یک ساعت کاهش می یابد.

برای کارمندان دولت (کارگران) که از دریافت و صدور اسناد و اطلاعات از ثبت نام واحد دولتی اطمینان حاصل می کنند و شهروندان را مطابق با الزامات مقررات اداری برای انجام وظایف دولتی در زمینه خاصی از فعالیت دریافت می کنند. رئیس بخش، ممکن است زمان شروع و پایان خدمت (کار) متفاوتی ایجاد شود.

درگیر کردن کارمندان و کارگران در خدمت (کار) در تعطیلات آخر هفته و روزهای غیر کاری تعطیلاتدر مواردی که به دستور رئیس اداره با موافقت کتبی آنها انجام می شود توسط قانون ایجاد شده استفدراسیون روسیه.

زمان استراحت برای استراحت و غذا برای متخصصانی که پذیرش، صدور اسناد و اطلاعات از ثبت نام واحد دولتی و همچنین پذیرش شهروندان مطابق با الزامات مقررات اداری برای انجام وظایف دولتی در زمینه خاصی از فعالیت را ارائه می دهند. ، در بازه زمانی 12:00 الی 15:00 دقیقه تعیین می شود. زمان مشخص استراحت و صرف غذا توسط رئیس بخش تعیین می شود.

برای کارمندان دولتی که موقعیت های خود را در خدمات دولتی سایر گروه ها پر می کنند و کارگرانی که موقعیت هایی را پر می کنند که در خدمات مدنی فدرال نیستند، ممکن است یک روز خدمات نامنظم (کار) مطابق با قرارداد خدمات (قرارداد کار) ایجاد شود.

6. مرخصی استحقاقی سالیانه به کارمندان دولت اعطا می شود که شامل مرخصی استحقاقی پایه و مرخصی استحقاقی اضافی (مرخصی اضافی استحقاقی سالانه برای خدمت طولانی مدت و مرخصی اضافی استحقاقی سالانه برای روزهای کاری نامنظم) می باشد.

به کارمندان دولتی که پست های اصلی خدمات ملکی را پر می کنند، مرخصی پایه سالانه با حقوق 35 روز تقویمی، سایر گروه ها - 30 روز تقویمی، کارمندانی که موقعیت هایی را که در خدمات مدنی فدرال پست نیستند - 28 روز تقویمی پر می کنند.

مدت مرخصی استحقاقی اضافی سالانه برای خدمت طولانی مدت به میزان یک روز تقویمی برای هر سال خدمت کشوری محاسبه می شود.

مدت مرخصی استحقاقی اضافی سالانه برای یک روز خدمات نامنظم (کار) عبارت است از:

برای کارمندان دولتی که پست های اصلی خدمات دولتی ایالتی فدرال را دارند - 10 روز تقویمی.

برای کارمندان دولتی که دارای موقعیت های پیشرو در خدمات عمومی دولتی فدرال هستند - 8 روز تقویمی؛

برای کارمندان دولتی که دارای پست های ارشد در خدمات دولتی دولتی فدرال هستند - 6 روز تقویمی؛

برای کارمندان دولتی که دارای موقعیت های پایین تر در خدمات دولتی دولتی فدرال هستند - 4 روز تقویمی؛

برای کارمندانی که موقعیت هایی را پر می کنند که در خدمات مدنی فدرال پست نیستند - 3 روز تقویمی.

هنگام محاسبه کل مدت مرخصی استحقاقی سالانه، مرخصی پایه استحقاقی سالانه با مرخصی استحقاقی اضافی سالانه برای خدمت طولانی خلاصه می شود. مجموع مدت مرخصی استحقاقی سالانه پایه و مرخصی استحقاقی اضافی سالانه برای خدمت طولانی برای کارمندان دولتی که دارای پست های اصلی در خدمات کشوری هستند نمی تواند از 45 روز تقویمی تجاوز کند، برای کارمندان دولت که موقعیت های خود را در خدمات کشوری سایر گروه ها پر می کنند - 40 روز تقویمی.

مرخصی اضافی برای روزهای خدمت نامنظم (کاری) علاوه بر مرخصی استحقاقی سالانه مقرر در این بند ارائه می شود.

برنامه تعطیلات برای هر سال تقویمی بر اساس پیشنهادات ساختاری و تقسیمات جداگانهمدیریت و مورد توجه کلیه مقامات دولتی و کارکنان قرار می گیرد.

بنابراین، مقررات رسمی دفتر خدمات ثبت نام فدرال برای منطقه بلگورود، روند کار پرسنل دفتر، مدت زمان کار، رژیم استراحت را فراهم می کند و میزان و روش اعطای مرخصی را تعیین و تنظیم می کند. کارمندان دفتر به طور کلی، این سند فعالیت های کاری سازمان را تنظیم می کند و برای اطمینان از اثربخشی اجرای وظایف تولیدی آن است.

§3. مشکلات موجود پشتیبانی اسناد در خدمات ثبت نام فدرال برای منطقه بلگورود و راه های حل آنها

به عنوان بخشی از بررسی پشتیبانی اسناد خدمات ثبت نام فدرال برای منطقه بلگورود، در 19 مارس 2009، نظرسنجی از کارکنان موسسه برای شناسایی مشکلات پشتیبانی اسناد موجود و راه های حل آنها انجام شد. به کارکنان پرسشنامه هایی حاوی سوالات زیر داده شد:

1. موقعیت شما؛

2. با چه مدارکی کار می کنید؟ (سفارش، قرارداد، یادداشت، نامه ورودی، نامه خروجی، زیر خط در صورت لزوم)، سایر؛

3. آیا در تایید مدارک شرکت می کنید؟

4. چی برنامه های کامپیوتریآیا هنگام کار با اسناد از آن استفاده می کنید؟

5. کاری که به نظر شما برای کارآمدتر و باکیفیت تر کار بخش شما و موسسه به طور کلی باید انجام شود:

الف) بهبود چارچوب نظارتی برای کار با اسناد؛

ب) مسئولیت های شغلی کارکنان را تنظیم کند.

ج) افزایش سطح مهارت رایانه در بین کارکنان.

د) سیستم را نصب کنید ثبت نام الکترونیکیاسناد؛

ه) نصب سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی؛

و) شخصی را برای نظارت بر اجرای دستورات تعیین کند.

ز) برگزاری دوره های آموزشی پیشرفته برای کارکنان.

ح) یک موقعیت جدید برای کار با اسناد معرفی کنید.

در پایان نظرسنجی، 43 پرسشنامه تکمیل شده با یادداشت ها و سوابق مناسب برگشت داده شد. تجزیه و تحلیل پاسخ های دریافتی به ما امکان می دهد وضعیت پشتیبانی اسناد را در سازمان تعیین کنیم و مشکلاتی را که کارکنان بخش های مختلف اغلب هنگام کار با اسناد با آن مواجه می شوند شناسایی کنیم.

تقریباً همه کارمندان از برنامه "عدالت" در کار خود استفاده می کنند و برخی نیز از "ثبت کننده" استفاده می کنند. در پرسشنامه ها هیچ اشاره ای به سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی یا موارد مشابه وجود ندارد. با این حال ، بیش از نیمی از کارمندان نیاز به معرفی یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی در خدمات ثبت نام فدرال برای منطقه بلگورود را نشان می دهند که از این طریق کار با انواع اسناد و همچنین هنگام ثبت اسناد برای ثبت اسناد را تسهیل می کند.

نیمی از کارمندان از سطح حمایت نظارتی از کار خود، درجه ناکافی مقررات و تعیین حدود دقیق کار خود ناراضی هستند. وظایف شغلی. چنین کارکنانی نیاز به تغییر این وضعیت را با روشن کردن مسئولیت های شغلی پرسنل موسسه و توسعه نشان می دهند. دستورالعمل های دقیقدر این امتیاز

در طول بررسی، آن دسته از کارمندان خدمات ثبت نام فدرال در منطقه بلگورود که از چارچوب قانونی فعالیت های خود و همچنین سطح مقررات آن ناراضی بودند، به لزوم سازماندهی آموزش های پیشرفته برای پرسنل موسسه از طریق فعالیت های مناسب اشاره کردند. از جمله برگزاری سمینارها، دوره های آموزشی پیشرفته و غیره.

حداکثر تعداد آرا در طول یک نظرسنجی از کارمندان خدمات ثبت نام فدرال در منطقه بلگورود برای انتصاب شخصی برای نظارت بر اجرای سفارشات و همچنین برای انتصاب یک واحد جدید کارکنان پیک برای تحویل اسناد به مقامات مربوطه اما اگرچه تعدادی از کارمندان خدمات ثبت نام فدرال معرفی یک واحد جدید کارکنان برای کار با اسناد را نامناسب می دانند. بر این اساس، متخصص مسئول نظارت بر اجرای دستورات باید به عنوان یک کارمند پاره وقت کار کند و از میان کارمندانی که قبلاً مشغول به کار خدمات ثبت نام فدرال برای منطقه بلگورود هستند، استخدام شود.

پاسخ دهندگان کمترین علاقه را به افزایش سطح مهارت های کامپیوتری و سایر تجهیزات اداری خود و همچنین در نظر گرفتن احتمال معرفی یک موقعیت جدید کارکنان برای کار با اسناد نشان دادند. این به ما امکان می دهد نتیجه بگیریم که از نظر کارکنان خدمات ثبت نام فدرال برای منطقه بلگورود ، کارکنان سازمان به اندازه کافی پرسنل هستند و به پرسنل اضافی نیاز ندارند. سطح مهارت های فنی وی کاملاً با وظایف انجام شده منطبق است و ارتقای صلاحیت کارمندان باید نه با سواد رایانه ای آنها، بلکه با دانش پایه مرتبط باشد. دانش حرفه ای، مهارت ها و توانایی ها با توجه به موقعیت شغلی.

تجزیه و تحلیل نتایج نظرسنجی به ما امکان می دهد مشکلات اصلی را در پشتیبانی اسناد مدیریت، موسسات آموزشی پیش دبستانی در خدمات ثبت نام فدرال در منطقه بلگورود شناسایی کنیم و مشکلات اصلی را در اینجا می توان به شرح زیر شناسایی کرد:

سطح پایین انضباط اجرایی در بین کارکنان؛

فقدان برنامه برای اتوماسیون کار اداری موسسه.

بنابراین، بر اساس نظرسنجی انجام شده به منظور شناسایی مشکلاتی که کارکنان خدمات ثبت نام فدرال در منطقه بلگورود در حین انجام کار با آن مواجه هستند، می توان نتیجه گرفت که کار واحدها از نقطه نظر کارایی کافی ندارد. نگاهی به پرسنل خود دارند و از کارمندان خدمات ثبت نام فدرال در منطقه بلگورود دعوت می کنند تا موضوع اتخاذ اقداماتی برای تغییر وضعیت فعلی را در برابر مدیریت خود مطرح کنند، یعنی:

دعوت از روسای ادارات مؤسسه برای اصلاح مقررات مربوط به ادارات و شرح وظایف کارکنان خود.

ارائه اسناد تنظیمی مربوط به نوع فعالیت این اداره و به طور کلی کلیه کارکنان به هر بخش.

طرح موضوع معرفی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی به یک سازمان با در نظر گرفتن ویژگی های صنعتی موسسه.

پیشنهاد معرفی پست جدید کارکنان پیک.

نتیجه

در حال حاضر، پشتیبانی اسناد از مدیریت به فعالیت هایی اطلاق می شود که سازماندهی اسناد و مدیریت اسناد را در فرآیند اجرای وظایف یک موسسه، سازمان و شرکت پوشش می دهد. این مفهوم نه تنها اسناد سازمانی و اداری (که عمدتاً کارهای اداری سنتی با آنها سروکار دارد) را در بر می گیرد، بلکه تمام اسنادی را که به هر طریقی در سازمان استفاده می شود - علمی و فنی، طراحی، مهندسی و غیره را در بر می گیرد. همچنین به انواع جدیدی از اسناد، که به عنوان "منابع اطلاعاتی" تعریف می شوند - ثبت، ثبت، پایگاه های داده و بانک های داده، سایت های اینترنتی و غیره گسترش می یابد. در شرایط مدرن، روش رسیدگی به همه این نوع اسناد و شرایط دسترسی به آنها باید یکنواخت باشد.

توسعه خدمات پشتیبانی اسناد مدرن برای مدیریت به سمت اطلاع رسانی و اتوماسیون بیشتر فرآیندهای اداری، معرفی سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی و تجدید ساختار کار اداری سازمان ها مطابق با الزامات این سیستم ها حرکت می کند.

چندین مشکل اصلی پشتیبانی اسنادی برای مدیریت وجود دارد: مشکل آگاهی، مشکلات سازمانی، مشکلات روانی و مشکل پرسنل. هر موسسه ای فارغ از مشخصاتش با این مشکلات مواجه است. هنگام تصمیم گیری در مورد نیاز به بهبود کار سازمان خود (از جمله از طریق خودکارسازی پشتیبانی اسناد)، هر مدیریتی باید به حل این مشکلات توجه کند.

بخش عملی پایان نامه بر اساس دفتر خدمات ثبت نام فدرال برای منطقه بلگورود انجام شد و شامل بررسی پشتیبانی اسناد در موسسه، سازماندهی کار آن و همچنین بررسی وضعیت موسسه بود. کارکنان به منظور شناسایی کاستی های موجود در کار.

اداره خدمات ثبت نام فدرال برای منطقه بلگورود ثبت، بررسی قانونی و حسابداری قوانین قانونی نظارتی شهرداری ها را به روشی که توسط قوانین فدرال و قوانین قانونی نظارتی محلی تعیین شده است انجام می دهد. در کار خود ، خدمات ثبت نام فدرال برای منطقه بلگورود از سیستم اطلاعات خودکار (AIS) "عدالت" استفاده می کند که برای حسابداری خودکار اشیاء املاک و مستغلات، ایجاد اشخاص حقیقی و حقوقی و برای ایجاد اسناد طراحی شده است. طیف وسیعی از فرآیندهای اداری انجام شده توسط وزارت با مقررات موجود مطابقت دارد.

مقررات رسمی دفتر خدمات ثبت نام فدرال برای منطقه بلگورود، روند کار پرسنل دفتر، مدت زمان کار، رژیم استراحت و تعیین میزان و روش اعطای مرخصی به کارکنان دفتر را تعیین و تنظیم می کند. . به طور کلی، این سند فعالیت های کاری سازمان را تنظیم می کند و در خدمت اطمینان از اثربخشی اجرای وظایف تولیدی آن است.

به عنوان بخشی از بررسی پشتیبانی اسناد برای اداره خدمات ثبت نام فدرال در منطقه بلگورود، نظرسنجی از کارمندان موسسه برای شناسایی مشکلات پشتیبانی اسناد موجود و راه های حل آنها انجام شد. در پایان نظرسنجی، 43 پرسشنامه تکمیل شده با یادداشت ها و سوابق مناسب برگشت داده شد. تجزیه و تحلیل پاسخ های دریافتی به ما امکان می دهد وضعیت پشتیبانی اسنادی برای مدیریت در سازمان را تعیین کنیم، مشکلات موجود را شناسایی کنیم و گزینه هایی را برای حل این مشکلات در حال حاضر در نظر بگیریم.

مشکلات زیر را می توان در پشتیبانی اسناد خدمات ثبت نام فدرال برای منطقه بلگورود شناسایی کرد:

تنظیم ناکافی دقیق و دقیق وظایف شغلی هر کارمند؛

سطح بالایی از انضباط اجرایی در بین کارکنان وجود ندارد.

فقدان برنامه برای خودکارسازی کار اداری موسسه؛

تسلط ضعیف در برنامه های کامپیوتری.

بر اساس نتیجه گیری های انجام شده، می توانیم پیشنهاد کنیم که کارمندان خدمات ثبت نام فدرال برای منطقه بلگورود با مدیریت خود سؤال اتخاذ اقداماتی برای تغییر وضعیت فعلی را مطرح کنند، یعنی:

دعوت از روسای ادارات مربوطه مؤسسه برای تدوین و بهبود مقررات مربوط به ادارات و شرح وظایف کارکنان خود.

ارائه اسناد تنظیمی مربوط به نوع فعالیت این بخش به هر بخش.

موضوع معرفی یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی به سازمان را با در نظر گرفتن ویژگی های صنعت موسسه مطرح کنید و سعی کنید سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی را که کارمندان خدمات ثبت فدرال در منطقه بلگورود قبلاً از آنها استفاده می کنند ، بهبود بخشید.

تعیین یک بازرس برای نظارت بر اجرای دستورالعمل ها؛

پیشنهاد می شود برای تحویل قابل اعتمادتر و ساده تر انواع اسناد به مقامات مربوطه که خدمات ثبت نام فدرال منطقه بلگورود با آنها همکاری می کند، یک موقعیت جدید کارکنان پیک معرفی شود.

فهرست کتابشناسی

منابع

1. قانون فدرال 27 ژوئیه 2006 شماره 149-FZ "در مورد اطلاعات، فناوری اطلاعات و حفاظت از اطلاعات" [منبع الکترونیکی]. - الکترون دن. - حالت دسترسی: http://www.akdi.ru/GD/proekt/097699GD.SHTM.

2. قانون فدرال 10 ژانویه 2002 شماره 1-FZ "در مورد الکترونیک امضای دیجیتالی"// روزنامه روسی. - 2002. - 14 ژانویه.

3. GOST R 51141-98. نگهداری سوابق و بایگانی. اصطلاحات و تعاریف. - م.: انتشارات IPK انتشارات استاندارد، 1998. - 89 ص.

4. GOST R 6.30-2003. دلار آمریکا. سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری. ملزومات مستندسازی. - م.: انتشارات IPK انتشارات استاندارد، 2003. - 20 ص.

5. سیستم دولتی پشتیبانی اسناد برای مدیریت. مقررات اساسی الزامات عمومی برای خدمات پشتیبانی اسناد و مدارک (تصویب شده توسط هیئت مدیره بایگانی اصلی اتحاد جماهیر شوروی در تاریخ 88/04/27؛ دستور آرشیو اصلی اتحاد جماهیر شوروی در تاریخ 1988/05/25 شماره 33) [منبع الکترونیکی]. - الکترون دن. - حالت دسترسی: http://www.directum.ru/gsdou.htm.

6. دستورالعمل استاندارد برای کار اداری در مقامات اجرایی فدرال (مصوب به دستور وزارت فرهنگ و ارتباطات جمعی فدراسیون روسیه مورخ 8 نوامبر 2005 شماره 536) [منبع الکترونیکی]. - الکترون دن. - حالت دسترسی: http://www.directum.ru/348539.aspx.

7. دستورالعمل برای کار اداری دفتر خدمات ثبت نام فدرال برای منطقه بلگورود. - بلگورود، 2005. - 22 ص.

8. مقررات مربوط به دفتر خدمات ثبت نام فدرال برای منطقه بلگورود. - بلگورود، 2004. - 27 ص.

9. مقررات رسمی دفتر خدمات ثبت نام فدرال برای منطقه بلگورود. - بلگورود، 2005. - 14 ص.

ادبیات

1. آندریوا، V.I. کار اداری: الزامات جریان اسناد یک شرکت (بر اساس GOST های فدراسیون روسیه): کتابچه راهنمای منشی ها، حسابداران، وکلا، مدیران / V.I. آندریوا. - M.: JSC "مدرسه بازرگانی "Intel-Sintez"، 1994. - 191 p.

2. آستاخوا، L.V. پشتیبانی اسناد مدیریت به عنوان شاخه ای از فعالیت / L.V. آستاخوا // کار اداری. - 2005. - شماره 2. - ص 3-9.

3. بالاسانیان، وی. مدیریت اسناد الکترونیکی اساس است مدیریت موثرشرکت مدرن / V.E. بالاسانیان // تجارت منشی. – 2002. – شماره 2. – صص 46-48.

4. بالاسانیان، وی. یک سیستم اسناد مدیریت خودکار مدرن چگونه باید باشد؟ / V.E. بالاسانیان // X International. کنفرانس علمی و عملی مستندسازی در جامعه اطلاعاتی: پارادایم های قرن بیستم. - م.، 2003. - صص 22-25.

5. بالیبردینا، جی.آی. پشتیبانی اسناد و مدارک برای مدیریت / G.I. بالیبردینا. - ولگوگراد، 2002. - 178 ص.

6. Bobyleva، M.P. سیستم مدیریت اسناد شرکتی و فرهنگ شرکتی: جنبه های تأثیر متقابل / M.P. Bobyleva // کار اداری. - 2001. - شماره 2. - ص 41-43.

7. Bobyleva، M.P. جریان سند مؤثر: از سنتی به الکترونیکی / M.P. بوبیلوا. – M.: MPEI Publishing House, 2004. - 149 p.

8. Bobyleva، M.P. مسائل استفاده از عناصر مدیریت اسناد الکترونیکی در یک سازمان / M.P. Bobyleva // تجارت منشی. – 2003. – شماره 2. – صص 15–17.

9. Bobyleva، M.P. انتخاب محصول نرم افزاری برای اتوماسیون اسناد / M.P. Bobyleva // کار اداری. – 2002. – شماره 2. – ص 27–33.

10. ویتین، یو.جی. از مدیریت اسناد کلاسیک تا الکترونیکی! / یو.جی. ویتین // دایرکتوری منشی و مدیر دفتر. – 2004. – شماره 4. – ص 50–55.

11. Vovkotrub، O.V. سند و اطلاعات در عصر کامپیوتر و تجهیزات کپی/ O.V. Vovkotrub // مجموعه مواد بین المللی II. کنفرانس علمی و کاربردی فناوری های نوین مدیریت اسناد در کسب و کار، تولید و مدیریت. – پنزا، 2000. – ص 3–10.

12. گایدوکووا، ال.م. مشکلات فناوری های پشتیبانی اسناد سنتی / L.M. Gaidukova // تجارت منشی. – 1385. – شماره 10 – صص 17–22.

13. گلمن–وینوگرادوف، ک.بی. برخی از مسائل تفسیر علمی مفهوم "سند" / K.B. گلمن–وینوگرادوف // یازدهم بین المللی. کنفرانس علمی و عملی "مستندسازی در جامعه اطلاعاتی: اصلاحات اداری و مدیریت اسناد" - م.، 1384. - صفحات 84-87.

14. گلمن–وینوگرادوف، ک.بی. در مورد دشواری های تفسیر مفهوم "سند" و راه های غلبه بر آنها / K.B. گلمن-وینوگرادوف // کار اداری. – 2005. – شماره 2. – ص 16–24.

15. گلیک، دی.آی. استانداردهای ملی در زمینه مدیریت اسناد الکترونیکی / D.I. گلیک // تجارت منشی. – 2006. – شماره 9 – ص 45–75.

16. دومارف، وی. حفاظت و امنیت اطلاعات سیستم های کامپیوتری/ V.V. دومارف. - ک.: "دیا سافت"، 1999. - 38 ص.

17. دورونینا، لس آنجلس. فناوری های نوین اطلاعاتی برای ذخیره سازی اسناد سازمانی (در راستای تدوین مشکل) / L.A. دورونینا، بی.وی. چرنیکوف // مدیریت پرسنل. – 2002. – شماره 2. – صص 39–43.

18. ژیواوا، O.V. مدیریت جریان اطلاعات شرکت های صنعتیبر اساس بهینه سازی جریان اسناد: دیس. ... می تونم. اقتصاد علوم: 03.00.02 / O.V. ژیواوا. – Voronezh, 2002. – 148 p.

19. دستورالعمل کاربر برای سیستم اطلاعات خودکار "عدالت". - سن پترزبورگ، 2002. - 220 ص.

20. Kochetkova، P. سیستم اتوماسیون اداری "CompanyMedia-Office Work / P. Kochetkova // تجارت منشی. – 2006. – شماره 8. – ص 20–24.

21. کودریایف، V.A. سازماندهی کار با اسناد / V.A. کودریایف. – م.: اینفا-م، 2001. – 356 ص.

22. کوزنتسوف، اس.ال. مشکلات انتخاب نرم افزار برای خودکارسازی کار با اسناد در دفتر / S.L. کوزنتسوف // تجارت منشی. – 2005. – شماره 10. – صص 32–35.

23. Kuznetsova T.V. دفتر کار. پشتیبانی اسناد برای مدیریت - م.: "مدیریت پرسنل"، 2007. - 520 ص.

24. کوتسینیاک، دی.ال. از کارهای اداری خودکار تا مدیریت اسناد الکترونیکی / D.L. Kucynyak // X International. کنفرانس علمی و عملی "مستندسازی در جامعه اطلاعاتی: پارادایم های قرن بیست و یکم". - م.، 2003. - ص 18-23.

25. لارین، م.و. مدیریت اسناد در سازمان / M.V. لارین. - م.: کتاب علمی، 1381. – 110 ص.

26. لارین، م.و. مدیریت اسناد: تئوری و عمل (چکیده) / M.V. لارین // کار اداری. – 2001. – شماره 1. – ص 5–9.

27. لارین، م.و. مدیریت اسناد الکترونیکی: چه چیزی مانع اجرای آن می شود / M.V. لارین // دایرکتوری منشی و مدیر دفتر. – 2003. – شماره 12. – ص 30–38.

28. لیسنکو، ن.ا. مستندسازی فعالیت های مدیریتی در شرکت: کار اداری و مکاتبات / N.A. لیسنکو // روش آموزشی. راهنما/ - R–on–D: MarT, 2002. – 272 p.

29. ماکسیموویچ، جی.یو. رویکردی یکپارچه برای اجرای فناوری اطلاعات در تمام زمینه های آموزش پیش دبستانی / G.Yu. ماکسیموویچ، وی. Berestova // تجارت منشی. – 2005. – شماره 11. – ص 51–56.

30. ماکسیموویچ، جی.یو. فن آوری های اطلاعات جهانی مدرن - مبنایی برای بهبود موسسات آموزشی پیش دبستانی / G.Yu. ماکسیموویچ، وی. Berestova // تجارت منشی. – 2005. – شماره 2. – ص 23–27.

31. ماکسیموویچ، جی.یو. فن آوری های مدرن اطلاعات برای ذخیره اطلاعات و سازماندهی دسترسی به آن / G.Yu Maksimovich، V.I. Berestova // تجارت منشی. – 2005. – شماره 1 (53) – ص 34.

32. Mityaev، K.G. اسناد و هدف آنها / ک.گ. میتیایف // سوالات علم آرشیو. – 1990. – شماره 5. – ص 88–102.

33. Mityaev، K.G. طبقه بندی اسناد در دفتر کار مؤسسات شوروی / K.G. میتیایف // بولتن بایگانی. – 1991. – شماره 1. – ص 59–61.

34. Mityaev، K.G. طرح های طبقه بندی (طبقه بندی) اسناد در کار اداری / K.G. میتیایف // بولتن مطالعات آرشیوی. – 1993. – شماره 4. – ص 81–83.

35. میخائیلوف یو.م. کار اداری برای سازمان های غیر دولتی. - م.: آلفا-پرس، 2008. - 288 ص.

36. مسکوویا، پ.م. در راه مدیریت اسناد الکترونیکی / پ.م. مسکو // کار اداری. – 2004. – شماره 2. – ص 36–41.

37. پچنیکوا، تی.وی. پشتیبانی اسناد برای فعالیت های سازمان / T.V. پچنیکوا // کتاب درسی. منفعت / م.: دانشیار. نویسندگان و ناشران "Tandem": "Ekmos"، 1998. – 208 p.

38. پریوالوف، وی.ف. مسائل ایمنی متون چاپی // اسناد در جامعه اطلاعاتی: مدیریت اسناد الکترونیکی و آرشیو الکترونیکی. / V.F. پریوالوف // گزارش ها و ارتباطات در ششمین کنفرانس علمی و عملی بین المللی در 24-25 نوامبر 1999. - م.، 2000. - ص 120-124.

39. رومانینا، لس آنجلس. کار اداری / L.A. رومانیایی - M.: "انتشار خانه Masterstvo"، 2002. - 220 ص.

40. سابلین، وی.ک. در مورد اجرای مدیریت اسناد الکترونیکی / V.K. سابلین // حسابرسی. – 2004. – شماره 5. - P.6.

41. اسبورتس، ام.و. در مورد پیاده سازی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی در JSC AIB Academkhimbank / M.V. مجموعه // دایرکتوری منشی و مدیر دفتر. – 2004. – شماره 9. – صص 48–56.

42. Stenyukov، M.Yu. ترسیم اسناد در رایانه / M.Yu. استنیوکوف // روش آموزشی. سود. – م.: «اکموس»، 1377. – 238 ص.

43. سیسووا، L.V. توسعه مفهوم سیستم مدیریت اسناد شرکتی / L.V. سیسووا // تجارت منشی. – 2006. – شماره 7 – ص 30–35.

44. Sysoeva, L.A. سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی / L.A. سیسووا // تجارت منشی. – 2003. – شماره 3. – ص 29–33.

45. تیخونوف، وی. آرشیو الکترونیکی و مدیریت اسناد الکترونیکی / V.I. تیخونوف، I.F. یوشین // Otech. آرشیوها – 1999. – شماره 2. – ص 17–26.

46. ​​تکاچف، A.V. وضعیت حقوقی اسناد رایانه ای: مشخصات اصلی / A.V. تکاچف - M.: LLC "Gorodets-izdat"، 2000. - P.62.

47. فیلنکو، ای.ن. توسعه مفهوم "سند" با معرفی فناوری های جدید اطلاعات / E.N. Filenko // کار اداری. – 2006. – شماره 3 – ص 64–65.

48. Khramtsovskaya، N. اسناد نظارتی مدیریت اسناد الکترونیکی / N. Khramtsovskaya // اقتصاد و زندگی. – 1385. – شماره 14. – ص 33.

49. خورگین، وی.م. بار دیگر در مورد سند الکترونیکی / V.M. خورگین // منابع اطلاعاتی روسیه. – 2008. – شماره 3. – ص.13–21.

50. چوکونکوف، آ.یو. دستورالعمل کار اداری در یک سازمان / A.Yu. چوکوونکوف // منشی مرجع. – 2003. – شماره 1. – صص 47–51.

منابع اینترنتی

1. گروه مشاوره "TERMIKA" [منبع الکترونیکی]. - الکترون دن. - حالت دسترسی: http://www.termika.ru/

2. سرویس فدرال برای نظارت در حوزه ارتباطات جمعی، ارتباطات و حفاظت از میراث فرهنگی [منبع الکترونیکی]. - الکترون دن. - حالت دسترسی: http://62.rsoc.ru/

3. DIRECTUM [منبع الکترونیکی]. - الکترون دن. - حالت دسترسی: http://www.directum.ru/348539.aspx/

4. DOConline: یک پورتال مستقل در مورد سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی [منبع الکترونیکی]. - الکترون دن. - حالت دسترسی: http://www.doc-online.ru/analytics/

5. EOS: سیستم های اداری الکترونیکی [منبع الکترونیکی]. - الکترون دن. - حالت دسترسی: http://www.eos.ru/

برنامه های کاربردی

پیوست 1

طرح ساختار سازمانی خدمات ثبت نام فدرال برای منطقه بلگورود

پیوست 2

نمودار بلوکی ساختار کلیتوالی اقدامات در هنگام ثبت نام دولتی حقوق

فلوچارت توالی اقدامات هنگام صدور اسناد

پیوست 4

در منطقه بلگورود

بیانیه

من،___________________

(نام خانوادگی، نام، نام خانوادگی متقاضی)

“___”________________ __________ سال تولد، سری پاسپورت _______________________

شماره_________ صادره «____»___________ _______ سال______________

_______________________

ساکن در آدرس:________________________________

(آدرس محل سکونت واقعی)

شماره تماس___________________________________________________________

به موجب وکالتنامه «_____» _______________ ______________.

به عنوان نماینده قانونی یک خردسال (در صورت لزوم زیر خط بکشید) از طرف

(نام خانوادگی، نام و نام خانوادگی متقاضی)

"____" ________________________ از سال _______________________________________________________________

(نام مرجع صادرکننده سند)

_________________

به اطلاع شما می رساند که در نتیجه تعویض پاسپورت:

سری _____________ شماره ____________ صادر شده توسط "___" _________________________________

__________________________________________________________________________________

(نام مرجع صادرکننده سند)

__________________________________________________________________________________

"____" ___________ ________________ G. ________________________________________________

شهروند _________________________________________________ (نام خانوادگی، نام، نام خانوادگی اصلی)

یک پاسپورت جدید با اطلاعات زیر دریافت کرد:

سری گذرنامه _______________ شماره __________ صادر شده «____»____________________________________

(نام مرجع صادرکننده سند)

"___" _________________200___g.

(تاریخ درخواست)

______________________________________

"___" __________ 200_____ گرم.

ضمیمه 5

به دفتر خدمات ثبت نام فدرال

در منطقه بلگورود

بیانیه

من،___________________________________________________________

“___”________________ __________ سال تولد، سری پاسپورت__

شماره ______________ صادر شده «____»___________ در تاریخ _____________________________

_____________________________________________________________,

اقامت در: ___________________________________

_____________________________________________________________

به موجب وکالتنامه «_____» _______________.

به اطلاع شما می رساند که در زمان خرید _________________________________________________________________

به آدرس ________________________________________________

_____________________________________________________________

گرم.________________________________________________________________

"____" __________ __________ سال تولد، سری پاسپورت _______________________

شماره____________ صادره «____»_____________ _______________ و سال

_____________________________________________________________

ساکن در آدرس: _________________________________

_____________________________________________________________

ازدواج قانونی نداشت

"____" ___________ ________________ G. _____________________

در حضور متخصص پذیرش نوشته شده است

______________________________________

مقررات رسمی دفتر خدمات ثبت نام فدرال برای منطقه بلگورود. - بلگورود، 2005. - ص 2-3.

مقررات رسمی دفتر خدمات ثبت نام فدرال برای منطقه بلگورود. - بلگورود، 2005. - ص 3.

مقررات رسمی دفتر خدمات ثبت نام فدرال برای منطقه بلگورود. - بلگورود، 2005. - ص 5.

برای اکثریت قریب به اتفاق اسنادی که در سازمان‌ها و سیستم‌های مدیریتی مختلف در گردش هستند، مهلت‌های اجرای آنها در قسمت بالای کارت‌های کنترل و ثبت استفاده شده (RCC) درج شده است.

اطلاعات در مورد نتایج کنترل اجرا باید در اختیار مدیرانی قرار گیرد که نیاز به کنترل اسناد خاص و زمان اجرای آنها را تعیین می کنند.

مهلت اجرای اسناد. برای اسنادی که به صورت دوره ای ایجاد می شوند، برای اسنادی که اغلب در سراسر ایالت، حوزه های فعالیت فردی یا یک سازمان خاص ایجاد می شوند، مهلت های استاندارد برای اجرای آنها تعیین می شود.

بنابراین، مهلت های استاندارد در احکام رئیس جمهور فدراسیون روسیه، قوانین فدراسیون روسیه، مقررات دولتی، به عنوان مثال، برای بررسی پیشنهادات، درخواست ها و شکایات شهروندان، درخواست های پارلمان تعیین می شود. برای انتقال اسناد ذخیره سازی دائمی از ادارات به ارگان های دولتی؛ برای لازم الاجرا شدن نهایی اسناد امضا شده و غیره.

تعداد قابل توجهی از مهلت‌های استاندارد در آیین‌نامه‌های بخش‌ها تعیین شده‌اند، به‌عنوان مثال، در مورد ارائه گزارش‌های آماری و مالی، در مورد مهلت‌های طرح ادعا در مورد کیفیت محصول، در مورد درخواست تجدیدنظر علیه تصمیمات مقامات مالی و قضایی و غیره. همچنین سازمان می تواند برای اسنادی که در قوانین و مقررات دیگر منعکس نشده اند، مهلت های استاندارد تعیین کند. پس از تصویب و درج در جدول فرم ها یا دستورالعمل های آموزش پیش دبستانی، برای کلیه کارکنان سازمان نیز استاندارد می شوند.

مهلت های فردی برای اجرا در متن سند یا قطعنامه هنگام بررسی یک سند دریافتی تنها در صورتی مشخص می شود که این مهلت با مهلت تعیین شده توسط نویسنده سند متفاوت باشد یا در مهلت های استاندارد گنجانده نشده باشد.

مهلت اجرای اسناد دریافتی معمولاً از لحظه ثبت واقعیت دریافت آنها توسط سازمان و برای اسناد ایجاد شده - از لحظه ای که به اطلاع مجریان می رسد محاسبه می شود، مگر اینکه، البته، متفاوت باشد. دوره در سند مشخص شده است.

مهلت اجرا فقط توسط سازمان یا مقامی که آن را تأسیس کرده یا مدیریت مافوق وی قابل تمدید است. عملاً در مواردی که نمی توان مهلت اجرای سند را در زمان ثبت آن یا پس از بررسی تعیین کرد، مهلت مشروط تعیین می شود که می توان آن را با اجرای سند تنظیم کرد، مثلاً در هنگام نظارت بر اجرا. از اسناد خروجی

تحت کنترل قرار دادن. ابزار فنی نظارت بر اجرای اسناد، فرمت ورودی است سیستم کنترل(فرم کارت یا صفحه)، معمولا تکراری از فرمت ثبت نام. مانند کارت سیستم کنترل که توسط سیستم واحد اسناد سازمانی و اداری پیشنهاد شده است.

هنگام نظارت بر دستورالعمل های شفاهی مدیر، اسناد ثبت نشده یا هنگام بازگشت به اسنادی که اجرا شده اند، قالب ورودی در خود سرویس کنترل پر می شود. هنگامی که اسنادی را تحت کنترل قرار می دهید که حاوی تعدادی کار، انجام دهندگان و مهلت های مختلف هستند، قالب ورودی کنترل برای هر سفارش یا کار کنترل شده پر می شود. برای انجام این کار، نمودارهای جریان اسناد باید برای آشنایی با سرویس کنترل، به صورت متوالی یا موازی (به عنوان مثال، در کپی)، با اسناد مشابه فراهم شود. در قسمت سمت راست قسمت بالای خود سند، علامتی قرار می گیرد که نشان می دهد آن را تحت کنترل گرفته است.

آرایه کنترل به گونه ای سازماندهی شده است که صرف نظر از داخلی، ورودی یا خروجی بودن سند، اسناد را می توان بر اساس مهلت های روزهای ماه جاری و همچنین برای مهلت های طولانی تر طبقه بندی کرد.

در طول دوره اجرای سند، یک سرویس کنترل حرفه ای سازماندهی شده، بررسی های منظمی از پیشرفت اجرا انجام می دهد که نتایج آن معمولاً در پرونده کنترل نیز ثبت می شود. مسئولیت صحت اطلاعات ارائه شده بر عهده اجراکنندگان است.

چک ها ممکن است به صورت شفاهی یا کتبی ثبت شوند. در مورد دوم، سرویس کنترل یادآورهای کتبی را آماده می کند. آنها می توانند به یک کار خاص یا یک سند و مجری جداگانه اختصاص داده شوند. تذکرات به روسای بخش های سازه ارسال می شود و پس از تکمیل توسط آنها امضا می شود و برای تجزیه و تحلیل انضباط عملکرد به سرویس کنترل بازگردانده می شود.

بررسی پیشرفت اجرا معمولاً در بازه‌های زمانی زیر توصیه شده توسط USORD انجام می‌شود:

تکالیف برای سالهای بعدی حداقل یک بار در سال؛
تکالیف ماه های بعدی سال جاری حداقل یک بار در ماه؛
وظایف ماه جاری هر 10 روز و 5 روز قبل از مهلت مقرر.

انتقال اسناد برای اجرا به سایر کارکنان دلیلی برای حذف آنها از کنترل یا به تعویق انداختن مهلت اجرا نیست.

حذف یک سند از کنترل این کار فقط توسط مقامی که کنترل را ایجاد کرده است یا مجری مسئول پس از اتمام واقعی وظایف، درخواست ها، ارسال نتایج به افراد و سازمان های ذینفع یا سایر تاییدیه های مستند اجرا می تواند انجام شود.

علامت گذاری حذف یک سند از کنترل فقط در خود آرایه کنترل (کارت، پایگاه داده) امکان پذیر است. بنا به صلاحدید مدیریت، اطلاعات مربوط به اجرای اسناد یا وظایف فردی ممکن است به صورت کتبی یا شفاهی به سرویس کنترل گزارش شود.

در صورتی که سرویس کنترل تشخیص دهد که محتوا، فرم و روش اجرا با تکلیف مطابقت ندارد، این حق را دارد که بدون تمدید مهلت اجرا، سند را برای بازبینی بازگرداند.

داده های مربوط به پیشرفت و نتایج کنترل بر اجرای اسناد به صورت دوره ای تجزیه و تحلیل می شود. به عنوان یک قاعده، اطلاعات مربوط به وضعیت نظم عملکرد ماهانه خلاصه می شود. از آنجایی که فرم های تحلیلی استاندارد برای نظارت بر انضباط عملکرد تعریف نشده است، به توصیه خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی توسط مدیریت سازمان ایجاد می شود.

نتایج کار مجریان در صورتی واضح تر به نظر می رسد که گزارش های ماهانه ارائه شده به مدیریت نشان دهد:

تعداد کل اسناد در حال پردازش توسط پیمانکار؛
تعداد (درصد) قبل از برنامه تکمیل شده؛
تعداد (درصد) تکمیل نشده یا دیرتر از مهلت مقرر تکمیل نشده است.
تاخیر در اجرا در روزهای کاری؛
دلایل تاخیر در اجرای اسناد

به دلایل مشخصهعدم تکمیل به موقع اسناد معمولاً شامل موارد زیر است:

درجه تمرکز بیش از حد قدرت ها؛
اضافه بار مجریان و مدیران سطوح مختلف;
بی انضباطی کارکنان و سازمان های زیر مجموعه؛
مهلت ناکافی برای اجرای با کیفیت بالا؛
سیستم جریان اسناد غیرمنطقی؛
نبود ابزار فنی برای پردازش و تکثیر اسناد و غیره.

بر اساس نتایج تجزیه و تحلیل، اقداماتی برای تسریع در اجرای اسناد، افزایش انضباط اجرایی و به طور کلی بهبود سازمان کنترل و مدیریت تدوین و انجام می شود.

پشتیبانی اسناد برای مدیریت

این اسناد هستند که اجرا را تضمین می کنند توابع مدیریت، برنامه ها را تعریف می کنند، شاخص های حسابداری و گزارشگری و سایر اطلاعات را ثبت می کنند. در این راستا می توان گفت که کارایی و کیفیت تصمیمات اتخاذ شده، اثربخشی اجرای آنها و فعالیت های سازمان به طور کلی تا حد زیادی به نحوه سازماندهی کار با اسناد بستگی دارد.

سازماندهی کار با اسناد بخش مهمی از فرآیندهای مدیریت و تصمیم گیری مدیریت است که به طور قابل توجهی بر کارایی و کیفیت مدیریت تأثیر می گذارد.

فرآیند تصمیم گیری مدیریت شامل به دست آوردن اطلاعات است. پردازش آن؛ تجزیه و تحلیل، آماده سازی و تصمیم گیری.

این مؤلفه ها ارتباط نزدیکی با پشتیبانی مستندات برای مدیریت دارند. برای گرفتن اثر اقتصادیاول از همه، کیفیت اطلاعات مهم است که با کمیت، کارایی، میزان پیچیدگی و هزینه آن تعیین می شود. اگر شرکت کار موثری با اسناد نداشته باشد، در نتیجه، مدیریت بدتر می شود، زیرا این امر به کیفیت و قابلیت اطمینان، کارایی دریافت و انتقال اطلاعات، سازماندهی صحیح یک مرجع و خدمات اطلاعاتی و سازماندهی روشن بستگی دارد. جستجو، ذخیره سازی و استفاده از اسناد.

سه کار اصلی در کار اداری (DOW) حل می شود:

1. مستندسازی (تهیه، اجرا، هماهنگی و تولید اسناد).
2. سازماندهی کار با اسناد در فرآیند مدیریت (اطمینان از حرکت، کنترل اجرا، ذخیره و استفاده از اسناد).
3. سیستم سازی آرشیو اسناد.

پشتیبانی اسناد برای مدیریت توسط یک سرویس ویژه انجام می شود که به عنوان یک واحد ساختاری مستقل عمل می کند. این می تواند: مدیریت بازرگانی، اداره کل، دفتر یا دبیرخانه باشد.

خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی سه مجموعه اصلی از وظایف را حل می کند:

1. حصول اطمینان از مستندسازی فعالیت های مدیریتی.
2. سازماندهی کار با اسناد در موسسه.
3. بهبود فرم ها و روش های کار با اسناد.

وظایف پیش روی سرویس آموزش پیش دبستانی وظایف آن را تعیین می کند:

1. وظایف حصول اطمینان از مستندسازی فعالیت های مدیریتی را می توان با انجام وظایف زیر حل کرد:

توسعه و طراحی فرم ها، اطمینان از تولید آنها؛
حصول اطمینان از تولید اسناد، کپی و تکثیر؛
کنترل کیفی تهیه و اجرای اسناد، انطباق با رویه تأیید تعیین شده و تأیید اسناد.

2. وظایف سازماندهی کار با اسناد در یک موسسه با انجام وظایف زیر حل می شود:

ایجاد یک رویه واحد برای عبور اسناد (جریان اسناد نهادی).
پردازش حمل و نقل اسناد ورودی و خروجی؛
ثبت و حسابداری اسناد ورودی، خروجی و داخلی.
کنترل بر اجرای اسناد؛
سیستم سازی اسناد، اطمینان از ذخیره و استفاده از آنها؛ سازماندهی کار با درخواست های شهروندان.
تضمین امنیت اطلاعات.

3. وظایف بهبود فرم ها و روش های کار با اسناد شامل انجام وظایف زیر است:

تدوین و بازنگری اسناد نظارتی، دستورالعملی، روش شناختی و رساندن آنها به اطلاع کارکنان سازمان.
هدایت روش شناختی و کنترل بر رعایت قوانین تعیین شده برای کار با اسناد در بخش های ساختاری سازمان؛
بهبود صلاحیت کارکنان سازمان و مشاوره با آنها در مورد مسائل مربوط به کار با اسناد.
ساده سازی اسناد سازمان، انجام کار برای یکسان سازی اسناد، تهیه جدول زمانی و آلبوم فرم های اسناد مورد استفاده در فعالیت های سازمان؛
توسعه و اجرای اشکال و روش های جدید کار با اسناد، بهبود جریان اسناد سازمان، افزایش انضباط اجرایی.
تعیین وظایف برای توسعه و بهبود سیستم های اطلاعاتی خودکار و پایگاه های داده برای کار با اسناد.

شرکتی که به دنبال ایجاد محیطی موثر برای پردازش اطلاعات و بهبود کیفیت مدیریت است با وظایف زیر روبروست:

1. بهبود کلیه کارهای مربوط به تهیه و پردازش اطلاعات اسنادی با ایجاد مکانیزم پشتیبانی اسناد برای شرکت (DOU).
2. انتخاب استراتژی اتوماسیون مناسب، از جمله انتخاب درست محصولات نرم افزاری.

برای خودکار کردن یک موضوع به ظاهر ساده مانند کار با اسناد، باید از آخرین پیشرفت های تکنولوژیک استفاده کنید:

1. سیستم های مدیریت پایگاه داده;
2. جستجوی اسناد و سیستم های تجزیه و تحلیل متن.
3. سیستم های اسکن و تشخیص اسناد (چاپی و دست نویس).
4. محیط مشتری-سرور;
5. اینترنت/اینترانت.

صرف نظر از ویژگی های شرکت، گروه های اصلی اسناد زیر را می توان تشخیص داد:

اسناد سازمانی شرکت (منشور، مقررات، تفاهم نامه انجمن، ساختار و کارکنان، کارکنان، شرح وظایف، قوانین داخلی مقررات کار);
اسناد اداری شرکت (دستورات مربوط به فعالیت های اصلی، دستورالعمل ها، تصمیمات)؛
اسناد مربوط به پرسنل شرکت (سفارش پرسنل، قراردادهای کاری (توافقنامه ها)، پرونده های شخصی، کارت های شخصی f. T-2، حساب های حقوق شخصی، کتاب های کار);
اسناد مالی و حسابداری شرکت ( کتاب اصلی, گزارش های سالانه، ترازنامه ها، حساب های سود و زیان، گزارش های حسابرسی، موجودی ها، طرح ها، گزارش ها، برآوردها، حساب ها، دفاتر وجوه نقد و غیره).
اطلاعات و اسناد مرجع شرکت (اعمال، نامه ها، فکس ها، گواهی ها، پیام های تلفنی، یادداشت ها، یادداشت های توضیحی، پروتکل ها و غیره).

از دولت و سازمان های شهرداریشرکت ممکن است اسنادی را دریافت کند که موضوعات مختلف فعالیت های خود را تنظیم می کند (مالیات، حفاظت از محیط زیست و غیره). این اسناد یک گروه جداگانه را تشکیل می دهند - اسناد نظارتی مقامات بالاتر.

یک گروه جداگانه را می توان به قراردادهای تجاری (توافقنامه) تقسیم کرد که اسناد اصلی فعالیت کارآفرینی هستند. کلیه اسناد ذکر شده مربوط به اسناد مدیریتی یا سازمانی و اداری (ORD) می باشد. استثنا اسناد مالی و حسابداری است که دارای ویژگی های خاص تهیه و پردازش است.

سرویس آرشیو دولتی روسیه (روسارخیف) و ارگانهای آن درگیر جمع آوری و ذخیره اسنادی هستند که زندگی مادی و معنوی مردمان آن را منعکس می کند که دارای اهمیت تاریخی، علمی، اجتماعی، اقتصادی یا فرهنگی است. آنها "حافظه" جامعه را ایجاد می کنند و اطلاعات مربوط به زندگی کشور را ذخیره می کنند. علاوه بر این، روزارخیف، به عنوان ارگان مرکزی قوه مجریه فدرال، مسئول سازماندهی و منطقی کردن کار اداری در کشور است. او استانداردها و توصیه هایی را برای سازماندهی کارهای اداری ایجاد می کند. مسئولیت اسناد سازمانی و اداری (ORD) به عنوان یک آژانس توسعه بر عهده Rosarkhiv سپرده شده است که شامل توسعه الزامات عمومی برای ORD، اشکال خاص اسناد، کنترل استفاده از ORD در زمینههای مختلففعالیت ها، یکسان سازی فرم های اسناد با ایجاد یک سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری (USORD). کمیته استانداردسازی، اندازه گیری و صدور گواهینامه فدراسیون روسیه (Gosstandart روسیه) مسئول ادغام مقرراتی الزامات خاص برای اسناد و یکسان سازی از طریق ایجاد GOST ها و همچنین مشارکت در یکسان سازی بین المللی و استانداردسازی اسناد است. وزارت کار اسناد مربوط به کار و حمایت از کار را تهیه می کند. بنابراین، اگر مقامات بالاترین مقام در مقررات نظارتیمدیریت سوابق، سپس خدمات بایگانی دولتی.

منشور سازمان در تنظیم فعالیت های دفتری نقش مهمی ایفا می کند - یک قانون قانونی که ترتیب تشکیل، صلاحیت سازمان، وظایف، وظایف و رویه کاری آن را تعیین می کند. توسعه منشور بر سازمان کلی کار اداری تأثیر می گذارد. ساختار سازمانی مندرج در منشور تعیین مجموعه اسنادی را که در فعالیت های مدیریتی مورد استفاده قرار می گیرد، امکان پذیر می سازد.

اسناد اصلی نظارتی تنظیم کننده فعالیت های خدمات آموزش پیش دبستانی سازمان:

آیین نامه خدمات موسسات آموزشی پیش دبستانی یک قانون قانونی است که ترتیب تشکیل، مسئولیت ها و سازماندهی کار این واحد و همچنین وضعیت قانونی و صلاحیت مقامات شاغل در خدمات موسسات آموزشی پیش دبستانی را مشخص می کند. آیین نامه خدمات آموزش پیش دبستانی تهیه و به امضای رئیس سرویس به تصویب رئیس سازمان می رسد. این آیین نامه با سران بخش های ساختاری که در آن روابط با آنها برقرار است توافق می شود.

شرح شغل اصلی ترین سند سازمانی است که تقسیم مسئولیت ها و حقوق بین کارکنان را تنظیم می کند و به عنوان مبنایی برای از بین بردن موازی کاری و تکراری در اجرای عملیات فردی عمل می کند.

دستورالعمل های مربوط به کار اداری سند اصلی تنظیم مقررات، تکنیک ها، فرآیندهای ایجاد اسناد و فناوری کار با اسناد است. برای کار کارآمدخدمات مؤسسه آموزشی پیش دبستانی و کلیه بخش های سازمان، برای درک و ارائه واضح تمام مراحل کار با اسناد، هر سازمان باید دستورالعمل هایی را برای کارهای اداری با در نظر گرفتن ویژگی های فعالیت خود تهیه کند.

جدول فرم های سند برای موقعیت های معمول مدیریت. برگه زمانی فهرستی از فرم های استاندارد شده اسناد لازم و کافی برای اجرای پشتیبانی اسناد برای عملکردها و وظایف حل شده توسط شرکت است. این شامل ویژگی های هر سند، وضعیت حقوقی آن و مراحل مستندسازی است. کارنامه راهی است برای ادغام هنجاری ترکیب اسناد مورد استفاده در دستگاه و روش تهیه آنها.

آلبوم فرم اسناد سازمانی. هر سازمانی باید همراه با برگه‌های اسناد، آلبوم فرم‌های اسناد را داشته باشد که مجموعه‌ای از استانداردهای فرم‌های اسناد موجود در برگه است.

امروزه چهار ساختار سازمانی اصلی خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی وجود دارد:

1. مدیریت کسب و کار.
2. اداره کل.
3. دفتر.
4. منشی.

مدیریت کسب و کار به نوبه خود به واحدهای ساختاری معمولی زیر تقسیم می شود:

1. دبیرخانه یک واحد ساختاری است که برای خدمت به مدیریت سازمان ایجاد شده است. آن شامل:

پذیرایی؛
دبیرخانه رئیس و دبیرخانه معاونت ها؛
دبیرخانه هیئت؛
دفتر پروتکل

2. دپارتمان منطقی سازی موسسات آموزشی پیش دبستانی مرکز بهبود موسسات آموزشی پیش دبستانی، یک مرکز روش شناختی است. توابع آن عبارتند از:

توسعه و اجرای اقدامات برای بهبود فناوری مدیریت اداری؛
توسعه پشتیبانی هنجاری و روش شناختی برای کارهای اداری (مقررات، دستورالعمل ها، قوانین، مقررات، کارت های گزارش فرم های یکپارچه و غیره)؛
توسعه کتب مرجع طبقه بندی (نامگذاری موارد، طبقه بندی کننده ها، فهرست اسناد با دوره های ذخیره سازی).

3. دفتر که به نوبه خود به موارد زیر تقسیم می شود:

اعزام؛
دفتر مکاتبات؛
دفتر حسابداری و ثبت اسناد؛
مرکز کامپیوتر برای پردازش و تکثیر متون اسناد.

4. بخش نامه.

5. آرشیو مرکزی.

6. بازرسی.

سازمان پشتیبانی اسناد

متمرکز؛
- غیر متمرکز؛
- مخلوط

با شکل متمرکز سازماندهی کار اداری، تمام عملیات فنی برای پردازش اسناد در یک واحد ساختاری (سرویس مؤسسه آموزشی پیش دبستانی) متمرکز می شود و کار خلاقانه با اسناد در سایر واحدهای ساختاری انجام می شود. از مزایای یک فرم متمرکز سازماندهی کار اداری می توان به امکان ایجاد یک پایگاه داده واحد از کلیه اسناد دریافت شده توسط سازمان و ایجاد شده در آن اشاره کرد که امکان افزایش کارایی جستجوی اسناد و در نتیجه بهینه سازی کار مرجع را فراهم می کند. روی اسناد اگر سازمان دارای ساختار سازمانی خطی-عملکردی باشد، توصیه می شود از شکل متمرکز سازماندهی کار اداری استفاده کنید.

شکل غیر متمرکز سازماندهی کار اداری شامل ایجاد یک سرویس کار اداری مستقل در هر واحد ساختاری است. استفاده از آن با یک نوع ساختار سازمانی تقسیمی یا در شرایط عدم وحدت ارضی تقسیمات ساختاری سازمان توصیه می شود.

شکل مختلط سازماندهی کار اداری شامل انجام برخی از عملیات اداری (دریافت، ثبت، کنترل، بازتولید اسناد) در خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی و سایرین (ایجاد و اجرای اسناد، سیستم سازی آنها، تشکیل پرونده ها و ذخیره سازی است. ) در واحدهای سازه ای. لازم به ذکر است که با شکل ترکیبی سازماندهی کار اداری، همان عملیات فناورانه، به عنوان مثال، ثبت اسناد دریافتی و ارسالی، می تواند بسته به دسته، هم در خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی و هم در بخش های ساختاری انجام شود. از اسناد

انتخاب نام موسسه آموزشی پیش دبستانی

در حال حاضر هیچ سند نظارتی یا اسناد روش شناختی وجود ندارد که باید انتخاب نام خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی و تعیین ساختار آن را هدایت کند، بنابراین سازمان ها حق دارند به طور مستقل در مورد این موضوعات تصمیم بگیرند.

با این حال، چندین عامل وجود دارد که باید در نظر گرفته شود:

ماهیت فعالیت های سازمان، ساختار آن (تعداد بخش ها، تعداد کارکنان مدیریت و تعداد کل کارکنان)؛
- حجم جریان اسناد سازمان؛
- وجود یک سیستم زیرمجموعه (سازمانهای تابعه، شعب، ادارات، دفاتر نمایندگی) و ماهیت رابطه بین آنها و هیئت حاکمه مرکزی.

در عمل از نام‌های مختلفی برای دپارتمان اداری استفاده می‌شود: مدیریت دفتر، اداره، اداره کل، اداره کار اداری، بخش مکاتبات، خدمات اداری، خدمات مدیریت اسناد، بخش مدیریت اسناد، بخش اسناد و غیره.

مدیریت کسب و کار، به عنوان یک قاعده، یک بخش است که دارای ساختار داخلی است. به عنوان بخشی از مدیریت بازرگانی، گروه‌ها، بخش‌ها، بخش‌ها و سایر بخش‌های ساختاری وجود دارد که حسابداری و ثبت اسناد، کنترل اجرای اسناد، کار با اسناد ارگان‌های دانشگاهی، تولید اسناد، کپی و تکثیر اسناد و مدارک را انجام می‌دهند. همچنین واحدهایی مانند دبیرخانه، بایگانی، بخش بهبود کار اداری، و غیره. مدیریت دفتر در سازمان های بزرگی ایجاد می شود که دارای ساختار فرعی هستند: مقامات اجرایی فدرال (وزارتخانه ها، خدمات، آژانس ها)، شرکت های سهامی بزرگ و غیره. مدیریت اداری، همراه با وظایف کاری صرفاً اداری، پشتیبانی سازمانی و روش شناختی را برای کارهای اداری سازمان های زیرمجموعه فراهم می کند.

اسامی باقی مانده - اداره، اداره کل، اداره مدیریت و ... را از نظر محتوا می توان مترادف دانست. دفتر شاید قابل فهم ترین و آشناترین نام برای خدمات موسسات آموزشی پیش دبستانی باشد. راحت است زیرا از یک کلمه تشکیل شده است، به این معنی که استفاده از آن راحت تر است، اما در ذهن بسیاری این نام با "روال اداری"، "نوار اداری اداری"، یعنی با جنبه های منفی کار اداری مرتبط است. . نام "بخش عمومی" برای بسیاری کاملاً واضح نیست، زیرا کلمه "عمومی" می تواند دلالت بر هر چیزی داشته باشد، اما ما هنوز در مورد کار با اسناد صحبت می کنیم. در این راستا، نام‌های «بخش مدیریت دفتر»، «بخش مدیریت اسناد» و ... است. موفق تر بر اساس این ملاحظات، هنگام انتخاب نام خدمات اداری، اگر نه به نام "دفتر" (به دلیل وضوح و سهولت استفاده) اولویت داده شود، سپس به نام هایی مانند "بخش کار اداری" اولویت داده شود. "بخش پشتیبانی اسناد" و غیره

ساختار سازمانیخدمات DOW

در شرکت های بزرگ، گروه های عملکردی به عنوان بخشی از خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی اختصاص داده می شود و به هر کارمند مسئولیت های خاصی اختصاص داده می شود. خدمات مؤسسه آموزشی پیش دبستانی ممکن است شامل دبیرخانه، یک اعزامی، یک گروه کنترل (دفتر، بخش)، یک گروه نامه (دفتر شکایات، بخش تجدیدنظر عمومی)، یک دفتر تایپ، یک دفتر کپی و یک آرشیو باشد.

در شرکت های متوسط، وظایف خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی توسط متخصصان فردی در زمینه های کاری انجام می شود.

در شرکت های کوچک، خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی شامل 2-3 نفر است.

در بسیاری از سازمان ها، خدمات آموزش پیش دبستانی یک واحد مستقل نیست، بلکه بخشی از خدمات اداری و اقتصادی، خدمات مدیریت پرسنل یا بخش حسابداری است. با این حال، سازماندهی کار با اسناد یک نوع فعالیت کاملا مستقل است که ربطی به حمایت اقتصادی و یا حسابداری. از آنجایی که سرویس DOW در واقع اسناد و جریان اسناد کل سازمان را مدیریت می کند، باید یک واحد مستقل باشد، البته با پرسنل کوچک (می تواند 2-3 نفر باشد)، که مستقیماً به رئیس سازمان یا یکی از آنها گزارش دهد. معاونان، که مسئول اطلاعات و اسناد هستند. این نیز اساساً مهم است زیرا خدمات مؤسسه آموزشی پیش دبستانی مستقیماً با مدیریت کار می کند ، مسائل مربوط به بررسی اسناد را حل می کند ، بر اجرای آنها نظارت می کند ، کار مرجع را بر روی اسناد دستورالعمل های مدیریت انجام می دهد و سایر دستورالعمل های مدیریت را انجام می دهد.

تعیین ترکیب رسمی و سطح کارکنان خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی

هنگام تعیین ترکیب شغلی کارمندان، باید از طبقه بندی همه روسی مشاغل، موقعیت های کارمند و درجه های تعرفه (OKPDTR) و فهرست صلاحیت موقعیت های مدیران، متخصصان و سایر کارمندان (مصوب با قطعنامه وزارت) هدایت شود. کار روسیه شماره 37).

برای تعیین تعداد پرسنل در موسسه آموزشی پیش دبستانی، از اسناد نظارتی در مورد سازمان کار و کار استفاده می شود.

استانداردهای کار برای کارکنان اداری، از جمله محاسبه سطح کارکنان آنها، بر اساس اسناد زیر انجام می شود:

1. استانداردهای زمانی یکپارچه بین بخشی برای کار بر روی پشتیبانی اسناد برای مدیریت.
2. استانداردهای زمانی برای کار برای بهبود پشتیبانی اسناد برای مدیریت وزارتخانه ها، ادارات، شرکت ها و سازمان ها.
3. استانداردهای زمانی برای کار بر روی فناوری آرشیو خودکار و پشتیبانی اسناد برای بدنه های مدیریتی.
4. استانداردهای زمانی برای کار در زمینه پشتیبانی اسناد برای ساختارهای مدیریتی مقامات اجرایی فدرال.

به عنوان یک قاعده، تعیین تعداد واحدها به عهده خود مؤسسه آموزشی پیش دبستانی نیست - این کار توسط بخش های کار و دستمزد یا بخش های اقتصادی انجام می شود، اما در صورت لزوم، چنین محاسباتی می تواند توسط کارمندان پیش دبستانی نیز انجام شود. خدمات موسسه آموزشی آیین نامه کار فوق حاوی دستورالعمل هایی در مورد اعمال این اسناد در عمل است.

تدوین مقررات مربوط به خدمات مؤسسه آموزشی پیش دبستانی و شرح وظایف کارکنان یک وظیفه مهم در سازماندهی خدمات مؤسسه آموزشی پیش دبستانی، تدوین مقررات مربوط به خدمات مؤسسه آموزشی پیش دبستانی و شرح وظایف کارکنان است. این کار توسط خود رئیس خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی یا با مشارکت متخصصان واجد شرایط حل می شود. مقررات مربوط به خدمات مؤسسه آموزشی پیش دبستانی و شرح وظایف کارکنان آن مجموعه ای از اسناد سازمانی و قانونی را تشکیل می دهد که توسعه آنها مرحله سازمانی ایجاد این خدمات را تکمیل می کند.

1. مقررات عمومی.
3. وظایف خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی.

ماهیت مشورتی مؤسسه آموزشی بودجه دولتی امکان ایجاد تغییرات و شفاف سازی های لازم را پیش فرض می گیرد. به ویژه، به نظر ما، توصیه می شود بخش چهارم "حقوق و مسئولیت ها" را به دو بخش "حقوق" و "مسئولیت" تقسیم کنیم، زیرا اینها مفاهیم کاملاً متفاوتی هستند.

مرحله سازمانیایجاد یک سرویس آموزش پیش دبستانی با توسعه شرح وظایف به پایان می رسد. این مجله بارها و بارها مقالاتی در مورد توسعه شرح وظایف منتشر کرده است، بنابراین در این مقاله فقط به نظرات کلی اکتفا می کنیم. باید در نظر داشت که شرح شغل برای یک موقعیت خاص تهیه می شود و اگر چندین پست یکسان در بخش وجود داشته باشد، اما کارکنانی که آنها را اشغال می کنند وظایف متفاوتی را انجام می دهند، باید برای هر مجموعه از مسئولیت های شغلی شرح وظایف جداگانه ای تهیه شود. . واگذاری مجموعه خاصی از مسئولیت های شغلی به یک موقعیت باید در عنوان سند منعکس شود، به عنوان مثال: شرح شغل متخصص در حسابداری و ثبت اسناد، شرح وظایف یک متخصص در نظارت بر اجرای اسناد، شغل. شرح یک متخصص در کار با درخواست های شهروندان و غیره.

سیستم پشتیبانی اسناد

چارچوب نظارتی برای کار اداری مجموعه ای از قوانین و مقررات حاکم بر فناوری ایجاد، پردازش، ذخیره و استفاده از اسناد در فعالیت های جاریسازمان و شامل:

اقدامات قانونی فدراسیون روسیه در زمینه اطلاعات و اسناد؛
احکام و دستورات رئیس جمهور فدراسیون روسیه، احکام و دستورات دولت فدراسیون روسیه که مسائل مربوط به پشتیبانی اسناد در سطح فدرال را تنظیم می کند.
اعمال حقوقی مقامات اجرایی فدرال (وزارتخانه ها، کمیته ها، خدمات، آژانس ها، و غیره) هم در سطح صنعت و هم ماهیت دپارتمان.
اعمال حقوقی مقامات نمایندگی و اجرایی نهادهای تشکیل دهنده فدراسیون روسیه و نهادهای سرزمینی آنها که مسائل مربوط به کار اداری را تنظیم می کند.
اعمال قانونی با ماهیت هنجاری و آموزنده در مورد نگهداری سوابق موسسات، سازمان ها و شرکت ها؛
استانداردهای دولتی برای اسناد؛
سیستم های اسناد یکپارچه؛
طبقه بندی کننده های همه روسی اطلاعات فنی، اقتصادی و اجتماعی؛
سیستم دولتی پشتیبانی اسناد برای مدیریت. الزامات اساسی برای خدمات پشتیبانی اسناد و مدارک (GSDO)؛
اسناد نظارتی در مورد سازماندهی کار مدیریتی و حفاظت از کار؛
اسناد نظارتی در مورد سازماندهی ذخیره سازی آرشیوی اسناد.

چارچوب نظارتی برای کارهای اداری را می توان به دو بخش تقسیم کرد: مدیریت پشتیبانی اسناد اطلاعاتی:

1. پایه هنجاری، ارائه فرآیند فن آوری کار اداری؛
2. چارچوب نظارتی تضمین کننده سازماندهی کار کارکنان اداری.

بخش اول چارچوب نظارتی به طور مشروط به چند گروه تقسیم می شود.

گروه اول فدرال است آئین نامهنه از اقدام مستقیم، به یک درجه یا دیگری بر مسائل سازمان و فناوری برای مستندسازی فعالیت های مدیریت و سازماندهی کار با اسناد تأثیر می گذارد. از جمله آنها هستند قانون مدنی، قانون تخلفات اداری، قانون کار. برای مدیریت اسناد و کارهای اداری، بخش قانون فدرال "در مورد اطلاعات، اطلاعات و حفاظت از اطلاعات" که رژیم قانونی را برای مستندسازی اطلاعات ایجاد می کند، بسیار مهم است. بر اساس قانون، مستندسازی اطلاعات شرط اجباری درج آن در منابع اطلاعاتی است. قانون روشی را برای مستندسازی اطلاعات تعیین می کند و مقامات دولتی را که موظف به اطمینان از این رویه هستند نام می برد. بر اساس قانون، این وظیفهبه نهادهای دولتی مسئول: سازماندهی کار اداری، استانداردسازی اسناد، امنیت فدراسیون روسیه سپرده شده است.

دسته دوم مقررات، قوانین حقوقی دپارتمان در مورد کارهای اداری هستند که ماهیت بین بخشی دارند.

این شامل:

سیستم دولتی پشتیبانی اسناد برای مدیریت؛
- دستورالعمل استاندارد برای کار اداری در مقامات اجرایی فدرال؛
- استانداردهای دولتی برای اسناد (GOST R 6.30-2003 "سیستم های اسناد یکپارچه. سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری. الزامات تهیه اسناد").
- طبقه بندی کننده های تمام روسی اطلاعات فنی، اقتصادی و اجتماعی؛
- قوانین تنظیم اقدامات نظارتی بانک روسیه (دستورالعمل ها، مقررات، دستورالعمل ها)، به دستور تاسیس شدبانک مرکزی فدراسیون روسیه شماره 02-395 "در مورد مقررات بانک روسیه "در مورد روند تهیه و لازم الاجرا شدن مقررات بانک روسیه" و همچنین تعدادی از مقررات وزارت کار روسیه، کمیته آمار دولتی روسیه، روزارخیف و غیره.

دسته سوم مقررات مختلف استاندارد و نمونه دستورالعملدر مورد مدیریت اداری ادارات نهادهای تشکیل دهنده فدراسیون روسیه و دستورالعمل های سازمان های خاص.

روند کلی تقویت حمایت حقوقی برای زندگی دولت روسیه مستلزم حل مسئله رفع شکاف قانونی (عدم وجود یک هنجار قانونی واضح در مورد این موضوع) در زمینه تنظیم مدیریت اسناد است. لازم است یک قانون فدرال "درباره پشتیبانی اسناد برای فعالیت های مدیریت" تدوین شود.

پیشنهادات برای تدوین قانون "در مورد حمایت اسنادی از فعالیت های مدیریت" ناشی از این واقعیت است که در مدیریت مدرنو پشتیبانی اطلاعاتی آن، حجم اسناد به رشد خود ادامه می‌دهد، سیستم‌های موازی غیرقابل توجیه «کاغذی» و «الکترونیکی» مستندسازی و جریان اسناد وجود دارد، انواع نرم‌افزار، ابزارهای فنی و فنی که با یکدیگر ناسازگار هستند، وجود دارد. هیچ سیستم موثری برای نظارت بر جابجایی و اجرای اسناد نیست.

در حال حاضر، VNIIDAD، همراه با تعدادی از بخش ها، پیش نویس قانون "در مورد پشتیبانی اسناد از فعالیت های مدیریت" را تهیه کرده است.

سیستم پشتیبانی اسناد مدیریت شامل سه جزء مرتبط با یکدیگر است: تهیه اسناد مدیریتی، فناوری کار با اسناد، سیستم سازی اسناد در طول سال تقویم و سازماندهی ذخیره سازی آرشیوی آنها. هنگام حل هر یک از این مشکلات، پزشکان باید براساس اسناد نظارتی و روش‌شناختی فعلی در زمینه کارهای اداری که توسط کمیته دولتی استانداردسازی فدراسیون روسیه و سرویس بایگانی فدرال روسیه تأیید شده است هدایت شوند.

مطابق با مفاد اساسی سرویس آرشیو دولتی فدراسیون روسیه، دستورالعمل های استاندارد برای کار اداری در وزارتخانه ها و بخش های فدراسیون روسیه تصویب شد که یک روش یکسان برای سازماندهی کار اداری در مقامات اجرایی فدرال ایجاد می کند تا اطمینان حاصل شود که اجرای به موقع قوانین فدرال، فرامین و دستورات رئیس جمهور فدراسیون روسیه، فرامین و دستورات دولت فدراسیون روسیه و بهبود پشتیبانی اسناد از فعالیت های بخش های ساختاری وزارتخانه ها، ادارات و ارگان های سرزمینیقدرت اجرایی فدرال روش تنظیم و تأیید نام پرونده های یک سازمان، بررسی ارزش اسناد، ثبت پرونده ها و انتقال آنها برای ذخیره سازی بایگانی در قوانین اساسی عملکرد بایگانی دپارتمان تعیین شده است.

یک وظیفه مهم در سازماندهی خدمات مؤسسه آموزشی پیش دبستانی، تدوین مقررات مربوط به خدمات مؤسسه آموزشی پیش دبستانی و شرح وظایف کارکنان است. این کار توسط خود رئیس خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی یا با مشارکت متخصصان واجد شرایط حل می شود. مقررات مربوط به خدمات مؤسسه آموزشی پیش دبستانی و شرح وظایف کارکنان آن مجموعه ای از اسناد سازمانی و قانونی را تشکیل می دهد که توسعه آنها مرحله سازمانی ایجاد این خدمات را تکمیل می کند. آیین نامه مربوط به بخش ساختاری یک بخش توسط رئیس این بخش همراه با رئیس اداره تهیه و به تصویب رئیس بخش، مدیر بازرگانی یا رئیس بخش دیگری که شامل اداره مدیریت دفتر می شود، می رسد. .

مقررات مربوط به واحد - سندی است که موقعیت سازمانی و قانونی واحد را در ساختار موسسه مشخص می کند.

سیستم دولتی پشتیبانی اسناد مدیریت شامل یک ماده تقریبی در مورد خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی است ، اما در حال حاضر فقط با در نظر گرفتن تغییراتی که در سیستم مدیریت رخ داده است و در قوانین مدرن منعکس شده است ، می توان آن را در عمل اعمال کرد.

متن آیین نامه خدمات مؤسسه آموزشی پیش دبستانی مطابق با مؤسسه آموزشی دولتی باید دارای بخش های زیر باشد:

1. مقررات عمومی.
2. اهداف و اهداف خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی.
3. وظایف خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی.
4. حقوق و وظایف خدمات مؤسسه آموزشی پیش دبستانی.
5. روابط بین خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی و سایر بخش های ساختاری.

مرحله سازمانی ایجاد خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی با تدوین شرح وظایف به پایان می رسد. باید در نظر داشت که شرح شغل برای یک موقعیت خاص تهیه می شود و اگر چندین پست یکسان در بخش وجود داشته باشد، اما کارکنانی که آنها را اشغال می کنند وظایف متفاوتی را انجام می دهند، باید برای هر مجموعه از مسئولیت های شغلی شرح وظایف جداگانه ای تهیه شود. . واگذاری مجموعه خاصی از مسئولیت های شغلی به یک موقعیت باید در عنوان سند منعکس شود، به عنوان مثال: شرح شغل متخصص در حسابداری و ثبت اسناد، شرح وظایف یک متخصص در نظارت بر اجرای اسناد، شغل. شرح یک متخصص در کار با درخواست های شهروندان و غیره.

دستورالعمل ها شامل بخش های زیر است:

- بخش کلی (وظایف اصلی کارمند ، روش پر کردن موقعیت ، الزامات حرفه ای کارمند ، شخصی که کارمند مستقیماً زیرمجموعه او است ، اسناد و مواد اصلی که کارمند باید در فعالیت های خود دنبال کند) را تعیین می کند.
- وظایف کارمند (موضوع یا حوزه کاری که به کارمند محول شده مشخص می شود، لیستی از انواع کارهایی که عملکرد وظایف محوله را تشکیل می دهند مشخص می شود).
- مسئولیت های کارمند (مسئولیت های مرتبط با تهیه اسناد، دریافت، پردازش و صدور اطلاعات، نیاز به استفاده اجباری از اشکال و روش های خاص کار، نیاز به رعایت مهلت های اجرایی برای اجرای اقدامات خاص، تعیین روش اجرای دستورات، استانداردهای اخلاقی، که باید در تیم رعایت شود).
- حقوق کارمند (حقوق کارمند برای اجرای وظایف محول شده به او تعیین می شود).
- روابط (نشان دهید واحدها و کارکنانی که پیمانکار از آنها دریافت می کند و اطلاعات را به آنها منتقل می کند، زمان انتقال، افرادی که در اجرای برخی اسناد نقش دارند، با آنها توافق شده است و غیره).
- ارزیابی عملکرد (معیارهایی را فهرست می کند که امکان ارزیابی میزان انجام وظایف و مسئولیت های کارمند، اعمال حقوق خود و غیره را فراهم می کند، معیارهای اصلی کیفیت کار و به موقع بودن تکمیل آن است).

شرح وظایف به امضای رئیس اداره مدیریت سوابق و تأیید رئیس یا معاون ناظر اداره مدیریت سوابق می رسد.

اقدامات قانونی و اسناد هنجاری و روش شناختی در مورد نگهداری سوابق باید توسط متخصصان سازمان ها و شرکت ها در تمام اشکال سازمانی و قانونی مورد توجه قرار گیرد.

بخش پشتیبانی اسناد

حصول اطمینان از یک رویه یکنواخت برای سازماندهی و نگهداری کار اداری در بخش های شرکت، یکسان سازی فرم های اسناد، ایجاد نمونه اسناد سازمانی سازماندهی کار اداری در شرکت مطابق با استانداردها و اسناد تنظیمی و روش شناختی.

مدیریت سازمانی و روش شناختی کار با اسناد در بخش های ساختاری شرکت.

سازماندهی کنترل بر اجرای به موقع اسناد مطابق با تصمیمات مدیریت شرکت.

اطمینان از رژیم مناسب دسترسی به اسناد طبقه بندی شده به عنوان محرمانه و استفاده از اطلاعات موجود در آنها.

تهیه فهرست تلفیقی از امور شرکت، نظارت تشکیل صحیحو ثبت پرونده در بخشهای ساختاری.

توسعه اسناد هنجاری و روش شناختی برای حفظ کار اداری در یک شرکت (دستورالعمل برای کار با اسناد، فرم های اسناد رسمی، فرم های یکپارچه اسناد شرکت).

ثبت و حسابداری اسناد، انجام کار مرجع و اطلاعاتی در مورد اسناد سازمانی دریافت، ثبت، حسابداری، ذخیره و توزیع اسناد ورودی، ارسالی و داخلی. جستجوی سریع و تحویل اطلاعات در مورد اسناد.

بررسی و تأیید اجرای اسناد ارائه شده برای گزارش و امضا توسط مدیریت شرکت.

تهیه اسناد سفر؛ ثبت نام کارکنان اعزام شده مشارکت در کار کمیسیون تخصصی شرکت برای تهیه اسناد با دوره های نگهداری طولانی مدت (دائمی) برای انتقال به بایگانی. تخصیص برای از بین بردن اسناد با دوره ذخیره سازی منقضی شده است.

معرفی فناوری های نوین اطلاعاتی در کار با اسناد مشارکت در تعیین وظایف، توسعه، طراحی و پیاده سازی فناوری های نوین اطلاعاتی در سازمان.

انجام فعالیت هایی برای بهبود مهارت های کارکنان شرکت درگیر در امور اداری.

اسناد نظارتی

اسناد خارجی:

قوانین و مقررات قانونی، استانداردها و اسناد هنجاری و روش شناختی در مورد کار اداری.

اسناد داخلی:

منشور شرکت، مقررات مربوط به تقسیم، شرح شغل، مقررات داخلی کار.

روابط بین بخش پشتیبانی اسناد و سایر بخش ها

با بخش های فنی و فروشگاه های نقشه کشی مشخصات فنی، سایر اسناد پشتیبانی برای:

ثبت، حسابداری و ذخیره سازی؛
- پیام هایی در مورد تغییرات در پشتیبانی اسناد؛
- برنامه های کاربردی برای انتخاب ادبیات فنی؛
- در مورد حذف پشتیبانی مستند عمل می کند.
- برنامه های کاربردی برای تکثیر و توزیع پشتیبانی اسناد؛
- کپی از پشتیبانی اسناد برای نقشه ها، مشخصات فنی و سایر پشتیبانی اسناد؛
- ادبیات فنی؛
- دستورالعمل ها، دستورالعمل ها در مورد روش تهیه پشتیبانی اسناد برای بایگانی.

با اداره سازمان کار و دستمزد جدول مصوب کارکنان:

مقررات مربوط به پاداش برای کارکنان بخش؛
- مشاوره در مورد مسائل قانون کار؛
- پیشنهادات برای تشکیل جدول کارکنان بخش.

با دپارتمان تامین مواد و تخنیکی منابع مادی و تخنیکی بنا به درخواست دپارتمان درخواست منابع مادی و تخنیکی لازم دپارتمان (لوازم اداری، تجهیزات اداری و غیره).

حقوق بخش پشتیبانی اسناد

سازماندهی کار اداری را در بخش های ساختاری شرکت بررسی کنید، بر اساس نتایج بررسی ها برای انجام اقدامات مناسب، پیشنهادات و توصیه هایی را به مدیران آنها ارائه دهید.

درخواست از روسای بخش های ساختاری گواهی، اطلاعات، اسناد و سایر مواد لازم برای مدیریت شرکت و همچنین اطلاعات مربوط به اجرای اسناد، دستورالعمل ها و تکالیف مدیریت.

اسنادی را که بر خلاف قوانین طراحی تعیین شده توسط GOST تهیه شده است، به واحدهای ساختاری برای بازبینی برگردانید.

ارائه به مدیریت شرکت:

پیشنهادات تشویقی برای کارکنان بخش.
- معلومات در مورد پلان های ریاست و گزارش تطبیق آنها.
- صدور گواهینامه کارکنان بخش.

مسئولیت بخش پشتیبانی اسناد

رئیس بخش پشتیبانی اسناد و مدارک مسئول انجام وظیفه شناسانه و به موقع وظایف محوله به بخش است.

رئیس بخش پشتیبانی اسناد شخصاً مسئول موارد زیر است:

انطباق قانون فعلیدر فرآیند مدیریت بخش
- تدوين، تصويب و ارائه اطلاعات موثق در مورد كار بخش.
- اجرای به موقع دستورات مدیریت.

مسئولیت کارکنان بخش پشتیبانی اسناد با شرح وظایف مربوطه تعیین می شود.

خدمات پشتیبانی اسناد

بخش پنجم سیستم دولتی پشتیبانی اسناد برای مدیریت، مصوب هیئت مدیره آرشیو اصلی اتحاد جماهیر شوروی، موارد زیر را تصریح می کند: "پشتیبانی اسناد از مدیریت در یک سازمان توسط یک سرویس ویژه انجام می شود که به عنوان یک واحد ساختاری مستقل عمل می کند. مستقیماً تابع رئیس سازمان است.»

در مورد نام خدمات پشتیبانی اسناد مدیریت، لازم به ذکر است که امروزه خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی می تواند نام های مختلفی داشته باشد، به عنوان مثال: مدیریت بازرگانی، بخش مدیریت دفتر، بخش پشتیبانی اسناد مدیریت، اداره کل، دفتر، دبیرخانه و غیره. .

در عین حال، می توان گفت که نام خاص خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی از اهمیت اساسی برخوردار نیست، با این حال، هنگام انتخاب آن، توصیه می شود عوامل زیر را در نظر بگیرید:

ساختار واحد (چه ساختار داخلی داشته باشد یا نداشته باشد، اگر داشته باشد، پیچیده است یا نه).
الزامات نام (مطلوب است که نام ساده، به خاطر سپردن و تلفظ آسان باشد)؛
سنت های موجود کار اداری

به عنوان مثال، در سیستم مدیریت اسناد دولتی استفاده از نام های زیر توصیه می شود:

در وزارتخانه ها و ادارات - مدیریت بازرگانی که به طور معمول شامل موارد زیر است:

دبیرخانه (پذیرایی، دبیرخانه وزیر، دبیرخانه معاونین وزیر، دبیرخانه هیئت مدیره، دفتر پروتکل).
بازرسی زیر نظر وزیر (رئیس اداره)؛
دفتر (اداره مکاتبات دولتی، دفتر حسابداری و ثبت، اعزامی، دفتر کپی و غیره)؛
بخش نامه (شکایات)؛
بخش بهبود کار با اسناد و معرفی وسایل فنی؛
آرشیو مرکزی;

در شرکت های دولتی (انجمن ها)، در تحقیقات، طراحی، سازمان های مهندسی و مراکز کامپیوتری، موسسات آموزش عالی و سایر سازمان ها - یک بخش یا دفتر اسناد مدیریت، که به طور معمول شامل موارد زیر است:

بخش های حسابداری و ثبت نام، کنترل، بهبود کار با اسناد و اجرای وسایل فنی، رسیدگی به نامه ها (شکایات).
دبیرخانه؛
اعزام؛
دفتر کپی؛
بایگانی.

با این حال، برای آن دسته از سازمان هایی که قاطعانه نمی خواهند از نام های قدیمی خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی (مدیریت پرونده، اداره کل، دفتر) استفاده کنند، می توان گزینه های نامگذاری را ارائه داد که منعکس کننده روندهای مدرن در توسعه اسناد و مدارک برای مدیریت است. به عنوان مثال: خدمات مدیریت اسناد (اسناد) (بخش)، بخش بهبود کار با اسناد و اجرای وسایل فنی.

در سازمان های کوچک، خدمات پشتیبانی اسناد مدیریت، به عنوان یک واحد ساختاری مستقل، ممکن است وجود نداشته باشد. در این مورد، کار با اسناد توسط منشی مدیر (بازرس) یا شخص خاص دیگری انجام می شود.

با صحبت در مورد خدمات اسناد مدیریت، لازم است وظایف و عملکردهای اصلی آن برجسته شود.

وظایف اصلی خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی شامل موارد زیر است:

بهبود فرم ها و روش های کار با اسناد؛
حصول اطمینان از یک رویه یکسان برای مستندسازی و سازماندهی کار با اسناد؛ ایجاد سیستم های بازیابی اطلاعات، نظارت بر اجرا و آماده سازی اسناد برای انتقال به بایگانی مطابق با استانداردهای جاری؛
کاهش جریان اسناد؛
یکسان سازی فرم های اسناد؛
توسعه و اجرای اسناد هنجاری و روش‌شناختی برای بهبود پشتیبانی اسناد از مدیریت در سازمان و بخش‌های ساختاری آن؛
پیاده سازی آخرین فناوری اطلاعات در کار با اسناد.

کارکردهای معمولی خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی عبارتند از انواع متفاوتکارهایی که می توانند به فناوری، سازمانی، روش شناختی، کنترلی تقسیم شوند.

توابع فن آوری عبارتند از:

انجام پردازش اولیه (ارسال) اسناد دریافتی.
ثبت اسناد ورودی، خروجی و داخلی؛
انجام کار اطلاعاتی و مرجع در مورد اسناد سازمانی؛ تولید اسناد تایپی (تایپ متن در رایانه)؛
کپی، تکثیر و تکثیر سریع اسناد؛
توسعه و طراحی فرم های اسناد؛
آماده سازی اسناد برای حمل و نقل

از جمله وظایف سازمانی خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی عبارتند از:

تهیه اسناد دریافتی برای گزارش به مدیریت؛

سازماندهی بررسی به موقع اسناد توسط مدیریت سازمان؛ تنظیم روند اجرای اسناد، تصویب و اجرای اسناد در مدت مقرر.
سازماندهی ذخیره اسناد در بخش های ساختاری؛
سازماندهی کار بایگانی مطابق با قوانین، دستورالعمل ها و توصیه های روش شناختی آرشیو فدرال.
آموزش پیشرفته کارکنان اداری و آرشیو.
سازماندهی محل کار برای کارکنان خدمات کار اداری، از جمله ایستگاه های کاری خودکار (AWS)، شرایط کاری برای کارکنان خدمات کار اداری.
سازماندهی کاغذبازی بر اساس درخواست شهروندان؛
توسعه (همراه با بخش های ساختاری مربوطه سازمان) اقداماتی برای بهبود اشکال و روش های کار با اسناد.

توابع کنترل عبارتند از:

کنترل بر اجرای صحیح اسناد ارسال شده برای امضا به مدیریت (یعنی اسناد خروجی و داخلی).
کنترل مهلت های اجرای اسناد؛
اعمال کنترل بر ثبت و تشکیل صحیح در بخش های ساختاری سازمان پرونده های مشمول ارسال به بایگانی.
سازماندهی کنترل کار با اسناد در بخش های ساختاری؛
تعمیم اطلاعات در مورد پیشرفت و نتایج اجرای اسناد، اطلاع رسانی سیستماتیک مدیریت در مورد این موضوعات.
اطمینان از ذخیره سازی فایل ها و استفاده سریع از اطلاعات مستند.

عملکردهای روش شناختی انجام شده توسط خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی عبارتند از:

توسعه یک نامگذاری از امور سازمان، دستورالعمل های کار اداری، برگه فرم های اسناد و سایر اسناد نظارتی محلی که سیستم کار دفتری سازمان را ایجاد می کند.
انجام بررسی ارزش علمی و عملی اسناد؛
برگزاری جلسات و مشاوره در مورد مسائل مربوط به صلاحیت مدیریت دفتر.

پشتیبانی اسناد برای مدیریت دولتی

اهداف اصلی موسسه آموزشی دولتی:

1. در ساده سازی جریان اسناد سازمان؛
2. کاهش تعداد و بهبود کیفیت اسناد.
3. ایجاد شرایط مساعد برای استفاده از وسایل فنی و فن آوری های مدرن برای جمع آوری، پردازش و تجزیه و تحلیل اطلاعات.
4. بهبود دستگاه مدیریت.

بخش "مستندسازی فعالیت های مدیریت" شامل چهار بخش است: ترکیب اسناد مدیریت، یکسان سازی و استانداردسازی اسناد مدیریت، ثبت اسناد مدیریت، تدوین متون اسناد مدیریت.

هنگام تهیه اسناد برای یک شرکت خاص، تمرکز بر الزامات ترکیب اسناد در موقعیت های مختلف مدیریتی و متون آنها بسیار مهم است.

GSDOU مستندسازی فعالیت‌های مدیریتی را به‌عنوان ایجاد اسناد نه تنها بر روی کاغذ، بلکه بر روی انواع دیگر رسانه‌ها (نوارهای مغناطیسی، دیسک‌ها و غیره) می‌داند. به عبارت دیگر، الزامات ذکر شده برای همه اسناد، صرف نظر از اینکه به روش سنتی یا با استفاده از فناوری رایانه ایجاد شده باشد، اعمال می شود.

بخش "سازمان کار با اسناد" کل چرخه کار با اسناد را از لحظه دریافت یا ایجاد آن تا اتمام اجرا، ارسال یا تحویل به پرونده در بر می گیرد. این بخش شامل توصیه هایی برای سازماندهی منطقی جریان اسناد، ایجاد سیستم های بازیابی اطلاعات برای اسناد سازمانی، نظارت بر اجرای اسناد و آماده سازی آنها برای انتقال به بایگانی است.

ویژگی خاص GSDO این است که تمام موارد مربوط به پردازش خودکار اسناد باید در نمودارهای جریان اسناد در سازمان گنجانده شود. یک نیاز مهم سازگاری پردازش دستی و خودکار اسناد است.

علاوه بر این، مؤسسه آموزشی بودجه دولتی حاوی توصیه هایی برای ایجاد و استفاده از یک سیستم بازیابی اطلاعات (IRS) یک شرکت یا مؤسسه در یک زیربخش جداگانه است. در این قسمت قوانین ایجاد یک سیستم اطلاعاتی در سیستم های سنتی و خودکار بحث می شود. ترکیب IPS مشخص شده است. این باید شامل ثبت، نمایه سازی اسناد، ذخیره سازی عملیاتی آنها و آرایه های بازیابی اطلاعات باشد. از آنجایی که آرایه‌های بازیابی اطلاعات را می‌توان در نسخه کاغذی (فایل‌های کارت) و الکترونیکی پیاده‌سازی کرد، SDOU ایالت برای سازگاری آنها الزامی را مطرح می‌کند. برای دستیابی به چنین سازگاری ، شرکت طبقه بندی کننده هایی را ایجاد می کند ، به عنوان مثال ، نامگذاری موارد ، طبقه بندی کننده گزارشگران ، طبقه بندی کننده تقسیمات ساختاری ، طبقه بندی انواع اسناد و غیره.

در این بخش همچنین فن آوری هایی برای ثبت اسناد، نمایه سازی، ذخیره سازی عملیاتی، گردآوری نامگذاری پرونده ها، تشکیل پرونده ها، فناوری های نظارت بر اجرای اسناد، انتقال به بایگانی دپارتمان بحث می شود.

بخش "مکانیزه سازی و اتوماسیون کار با اسناد" بیشترین موارد را دارد الزامات کلیبه شرایط استفاده از ابزارهای خودکار برای کار با اسناد (این بخش نیاز به بهبود زیادی دارد).

بخش "سازمان خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی" رویکردی به سازماندهی و عملکرد خدمات پشتیبانی اسناد برای مدیریت ارائه می دهد.

مؤسسه آموزشی دولتی کودکان، خدمات مؤسسه آموزشی پیش دبستانی را به عنوان یک واحد ساختاری مستقل تعریف کرده است که مستقیماً به رئیس سازمان گزارش می دهد. مؤسسه آموزشی بودجه دولتی بسته به دسته سازمان یا شرکت، چندین خدمات دفتری استاندارد ایجاد می کند، این خدمات می توانند عبارتند از: مدیریت بازرگانی، دفتر، اداره کل، دبیر رئیس.

این بخش وظایف اصلی خدمات، الزامات ترکیب شغل و پشتیبانی نظارتی برای کارکنان اداری را تدوین می کند. این بخش حاوی پیوندهایی به اسنادی است که باید آنها را مشخص کند. برخی از آنها، به عنوان مثال، طبقه بندی همه روسی مشاغل کارگران، دایرکتوری صلاحیتموقعیت های مدیران، متخصصان و سایر کارکنان.

وظایف خدمات مدیریت دفتر در پیوست مؤسسه آموزشی بودجه دولتی آمده است: "مقررات تقریبی در مورد خدمات پشتیبانی اسناد برای مدیریت".

مؤسسه آموزشی بودجه دولتی تعدادی برنامه کاربردی دارد که در حال حاضر می توان از آنها در فعالیت های عملی خدمات پشتیبانی اسناد استفاده کرد:

لیست نمونهاسناد مشمول تایید؛
فهرست تقریبی اسنادی که مهر رسمی روی آنها نصب شده است.
فهرست مهلت های معمول برای اجرای اسناد؛
ساختار تقریبی متن شرح شغلبرای کارکنان موسسات آموزشی پیش دبستانی؛
فرم‌های نام‌گذاری موردی؛
فرم پوشش پرونده برای دوره های نگهداری دائم و موقت (بیش از 10 سال) و غیره.

بسیاری از مقررات مؤسسه آموزشی بودجه دولتی نیاز به بازنگری دارد. با این حال، تعدادی از قوانین و توصیه ها برای سازماندهی موسسات آموزشی پیش دبستانی می تواند به کارمندان موسسات و شرکت ها کمک کند، به ویژه برای کسانی که به تازگی بر فناوری دشوار کار با اسناد تسلط دارند.

پشتیبانی اسنادی برای مدیریت سازمانی

سه شکل از سازماندهی پشتیبانی اسناد برای مدیریت وجود دارد:

- متمرکز؛
- غیر متمرکز؛
- مخلوط

یک شکل متمرکز از خدمات مستندسازی در شرکت ها و مؤسسات کوچک استفاده می شود. این شکل از راه‌اندازی پشتیبانی اسناد برای مدیریت شامل تمرکز همه کارها با اسناد در یک بخش است: از دریافت تا تحویل به بایگانی. از مزایای پردازش متمرکز اسناد می توان به ساده سازی کار اداری اشاره کرد.

شکل غیرمتمرکز مدیریت مدیریت اسناد فرض می کند که هر واحد ساختاری خدمات مدیریت دفتر خود را دارد و به طور مستقل انواع کارها را با اسناد انجام می دهد. این فرم در یک سازمان پراکنده جغرافیایی استفاده می شود، زمانی که انجام امور دفتری در یک مکان غیرممکن باشد.

در سازمان های بزرگ، یک شکل ترکیبی از پشتیبانی مستند برای مدیریت ایجاد می شود - زمانی که برخی از عملیات به صورت مرکزی و برخی در بخش های ساختاری انجام می شود. به عنوان مثال ثبت اسناد دریافتی به نام مدیریت به صورت متمرکز توسط خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی و اسناد حسابداری، پرسنلی و مالی در بخش های ساختاری مربوطه انجام می شود.

ساختار خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی بسته به دامنه کار و عضویت در گروه خاصی از سازمان ها ایجاد می شود. در وزارتخانه ها و ادارات - مدیریت بازرگانی، در موسسات تحقیقاتی، کارخانه ها و سایر شرکت های دولتی و غیر دولتی، یک اداره برای پشتیبانی اسناد مدیریت یا یک دفتر ایجاد می شود، در دستگاه های اجرایی قدرت و خودگردانی محلی - یک اداره کل ایجاد می شود. .

هر یک از بخش های ساختاری فوق شامل عناصر ساختاری تخصصی است: بخش، دفتر، گروه، بخش. هر بخش یک یا چند عملکرد را انجام می دهد.

مدیریت پرونده شامل:

- بازرسی زیر نظر وزیر یا روسای ادارات؛
- بخش نامه؛
- دفتر؛
- دفتر پروتکل؛
- دبیر هیئت مدیره؛
- دفتر حسابداری و ثبت؛
- اعزام؛
– مرکز کامپیوتر برای پردازش اسناد متنی؛
- دفتر مکاتبات دولتی؛
- بخش نامه؛
- بخش بهبود کار با اسناد؛
- آرشیو مرکزی

دفتر یا بخش اسناد مدیریت ممکن است شامل موارد زیر باشد:

- گروهی برای دریافت و پردازش اسناد ورودی و خروجی.
- گروه حسابداری و ثبت اسناد؛
- گروهی برای کار با درخواست های شهروندان؛
- بایگانی؛
- دبیران مدیران و بخش‌های ساختاری؛
- گروه کنترل؛
- دفتر کپی و چاپ.

ساختار اداره کلشامل بخش های زیر است:

- دفتر؛
- گروه کنترل؛
- بخش پروتکل؛
- گروه برای بهبود کار با اسناد؛
- گروهی از درخواست های شهروندان؛
- دفتر کپی و چاپ؛
- بایگانی.

پشتیبانی اطلاعات و اسناد

هر یک از عملیات ذکر شده در یک فرم هدف و سند اجرا می شود که هم به صورت سنتی (دستی) و هم با کمک رایانه های الکترونیکی ایجاد می شود. در عمل، تصمیمات مدیریتی غیرمستند، در اصل کمکی، عملیاتی و سازمانی هستند و ماهیت اولیه دارند.

مکانیسم پیچیده مدیریت اشیاء اقتصادی ملی عمدتاً از طریق اسناد اداری نسبتاً جهانی ایجاد شده بدون توجه به ویژگی های فعالیت یا شکل مالکیت ذاتی در یک شرکت خاص (سازمان، مؤسسه) اجرا می شود.

در اوایل دهه نود قرن بیستم، بیش از 14 میلیون نفر در دستگاه های اداری کشور مشغول به کار بودند و گردش اسناد سالانه حداقل به 60 میلیارد برگ با روند رشد مشخص رسید. برای کشوری مانند روسیه، این داده ها خارق العاده به نظر نمی رسند. 1. سند. سیستم های اسناد و مدارک در اقتصاد ملی روسیه.

در روند زایمان و فعالیت های اجتماعیاسنادی به وجود می آیند که ارتباطات پیچیده اطلاعاتی بین افراد و تشکل های مختلف آنها را ثبت، منعکس و تثبیت می کنند. "یک شیء مادی با اطلاعات ثابت شده به روشی ساخته شده توسط انسان برای انتقال آن در زمان و مکان" - این نحوه تعریف سند است. استاندارد دولتی.

از نظر تاریخی، اطلاعات در یک سند به روش های مختلفی که در طول توسعه تمدن توسعه یافته است، ادغام می شود: به صورت نمادین، نوشتاری، گرافیکی، عکاسی، با استفاده از دستگاه های ضبط صدا و تصویر. خود سند اول از همه یک عملکرد اطلاعاتی را انجام می دهد ، اما موارد دیگری نیز دارد که کمتر مهم نیستند: ارتباط ، انباشت ، شواهد ، حسابداری و اداری. در چارچوب این دوره، کارکرد سازمانی و اداری که با کمک فن آوری های مدیریتی مستقر از جمله برنامه ریزی، حسابداری و کنترل اجرا می شود، به چشم می خورد.

هر سند منفرد یک عمل واحد از اسناد را به عنوان یک فرآیند تکنولوژیکی مستقل نشان می دهد. در عین حال فعالیت سازمان های فردی، شرکت های صنعتی به طور فعال توسط مجموعه ای از اسناد مرتبط، وابسته و متقابل ارگانیک نمایش داده می شوند که با مفهوم اساسی یک سیستم مستندسازی متحد می شوند.

کلی‌ترین و جامع‌ترین سیستم، سیستم اسناد ملی است که تقریباً همه انواع اسناد ایجاد و اجرا شده در سراسر ایالت را شامل می‌شود. این سیستم به نوبه خود توسط زیرسیستم های زیادی شکل می گیرد که بر اساس ویژگی های موضوعی، جغرافیایی، عملکردی، سلسله مراتبی و سایر ویژگی های اساسی طبقه بندی می شوند.

بنابراین، سیستم‌های عملکردی شامل برنامه‌ریزی، گزارش‌دهی و آماری، تهیه و فروش و مستندات مالی است که بدون استثنا در تمامی دستگاه‌های مدیریتی ذاتی است. اقتصاد ملیروسیه.

سیستم های اسناد بخشی، جنبه های سازمانی نهادهای مدیریت بخشی (بخشی) را منعکس می کنند که شامل فعالیت های وزارتخانه ها، ادارات، ادارات و بخش ها در سطوح فدرال، منطقه ای و محلی دولت است.

اساساً از اواخر دهه شصت قرن بیستم، فعالیت فشرده در زمینه توسعه و اجرای سیستم های اسناد یکپارچه در کشور آشکار شده است. علاوه بر این، مفهوم این نوع سیستم ها با وحدت الزامات قانونی و رسمی برای اطلاعات لازم و کافی برای هماهنگی رویه های مدیریت در یک زمینه خاص از فعالیت شرکت همراه است.

تا پایان دهه نود، بیش از بیست سیستم اسناد و مدارک یکپارچه فدرال در کشور فعال بود که چارچوب نظارتی آن توسط GOST های مربوطه تنظیم می شد. بنابراین، برای یک سیستم یکپارچه از اسناد سازمانی و اداری، فرم های سند بر اساس مدل GOSTR6.30-7 "الزامات تهیه اسناد" ایجاد می شود.

ایجاد در یک زمان یک سیستم پشتیبانی اسناد ملی (GS DOU) این امکان را فراهم کرد تا مفهوم سیستم اسناد را به عنوان مجموعه ای از فرآیندهای فناورانه برای ایجاد و پردازش اسناد ایجاد شده در شرکت ها، سازمان ها و مؤسسات با وضوح بیشتری فرموله کنیم. وضعیت های مختلف و وابستگی های بخش. سیستم مستندسازی وجود هنجارها، رویه ها و الزامات خاصی را نه تنها برای اجرای سند، بلکه همچنین برای سازماندهی کار با آن، پردازش، جابجایی، ذخیره سازی و کنترل اجرا پیش فرض می گیرد.

با معرفی فناوری رایانه الکترونیکی و ایستگاه های کاری خودکار (AWS) در فرآیند پردازش اطلاعات اسناد، مفهوم پشتیبانی اطلاعات و اسناد برای مدیریت قانونی شده است که شامل مجموعه ای سازمان یافته از کارها در مورد دریافت، پردازش، ذخیره و صدور اطلاعات است. و اسناد به مصرف کننده (مشترک) به عنوان حامل مواد آن.

در اشیاء برای اجرای اطلاعات و پشتیبانی اسناد، جایی که سیستم‌های مبتنی بر رایانه خودکار هنوز پیاده‌سازی نشده‌اند، تمام عملیات فن‌آوری مشاهده می‌شود - از ایجاد اسناد پیش‌نویس گرفته تا کار با اسناد منشأ خارجی: پذیرش، توزیع، ثبت نام، تحویل (حمل و نقل) ) کنترل اجرا، مرجع و پردازش انبار و آرشیوی اسناد.

با ورود رایانه ها به فرآیندهای مستندسازی، زنجیره فناوری در نظر گرفته شده تغییر می کند، زیرا متخصص و مدیر این فرصت را دارند که هم با متن کامل سند و هم با قطعات حاوی اطلاعات عملی کار کنند.

پدیده سند این است که به طور همزمان به عنوان یک شیء، وسیله و موضوع کار در یک موجود واحد عمل می کند. این شرایط در تهیه، اجرا، هماهنگی، تایید و پردازش تحلیلی و ترکیبی اطلاعات اسناد تعیین کننده است که از 60 تا 80 درصد زمان کار کارکنان مدیریت را به خود اختصاص می دهد. باید در نظر داشت که برای بخش قابل توجهی از کارمندان (برنامه ریزان، اقتصاددانان، حسابداران، دستیاران دبیر، آماردانان و غیره) کار با اطلاعات اسنادی اساس کار آنها را تشکیل می دهد.

معرفی فناوری‌های اطلاعاتی مدرن و تجهیزات اداری به فرآیندهای مستندسازی کاملاً مؤثر است، اما مستلزم رعایت حداقل دو شرط اساسی است: یکنواختی قالب‌ها و ساخت منطقی فناوری برای پردازش اطلاعات اسناد، که در آن عملیات مشابه در یک مکان متمرکز می‌شود.

در یونایتد سیستم دولتیپشتیبانی اسناد، که در دهه هفتاد توسعه یافت، توصیه می شود چندین حوزه اولویت برای منطقی سازی و بهبود تکنولوژیکی فرآیندهای مستندسازی برجسته شود:

یکسان سازی و استانداردسازی؛
- متمرکز و ساده سازی جریان اسناد؛
- ارتقاء سطح ذخیره سازی اسناد؛
- اقتصاد و برنامه ریزی فرآیندهای مستندسازی؛
- سازماندهی کار پرسنل متخصص؛
- مکانیزاسیون و اتوماسیون فرآیندهای فناوری. معرفی سیستم های مدیریت سوابق متمرکز در سراسر ایالت امکان دستیابی به یکنواختی و سازگاری اطلاعاتی اسناد ساختارهای سلسله مراتبی مختلف و اهداف عملکردی را فراهم کرد.

معرفی گسترده فناوری رایانه الکترونیکی به فرآیندهای مستندسازی و سازماندهی کار با اطلاعات اسناد نیاز به بازنگری قابل توجهی در مفاد اصلی برگه داده یکپارچه ایالت با در نظر گرفتن تغییرات واقعی در فرآیندهای فنی تهیه، اجرا و پردازش اسناد داشت. . سیستم جدیدسیستم واحد دولتی مؤسسه آموزشی پیش دبستانی مبتنی بر قابلیت های بالقوه رایانه است، اما همچنین قابلیت های واقعی تجربه انباشته شده قبلی از پردازش سنتی (دستی) اسناد انواع مختلف را در نظر می گیرد. در این مورد، شرایط خاص شرکت (سازمان) و حجم جریان اسناد در نظر گرفته می شود.

بنابراین، فناوری اطلاعات و پشتیبانی اسناد برای مدیریت اقتصاد ملی و واحدهای ساختاری آن که در روسیه توسعه یافته است، مجموعه ای از روش ها و ابزارهای پردازش اسناد، پیاده سازی است. فرآیندهای اطلاعاتیو رویه های سازمانی طراحی شده برای اطمینان از مدیریت موثر.

معیارهای کیفیت برای مدیریت جریان اطلاعات اسناد عبارتند از:

پیچیدگی (مشارکت تمام ساختارها)؛
- سیستماتیک (مجموعه ای از عناصر مرتبط با وحدت سازمانی و فناوری).
- تنظیم (ترتیب عناصر در پارامترهای داده شده)؛
- ارزیابی و مشوق ها (مقایسه نتایج با معیارهای پذیرفته شده و انگیزه برای منطقی سازی مدیریت).

پشتیبانی اطلاعات و اسناد یک فناوری بسیار متحرک است که با فرم ها، روش ها و ابزارهای جدید پردازش، ذخیره و توزیع اسناد غنی شده است.

فرآیند مستندسازی

پیش نیاز مدیریت موثر، تضمین فعالیت رقابتی پایدار یک شرکت، امنیت اطلاعات آن است.

دو نوع اطلاعات وجود دارد:

فنی، فن آوری - روش های تولید محصولات، نرم افزار، شاخص های اصلی تولید، نتایج آزمایش و غیره؛
کسب و کار - پیش بینی ها، استراتژی اقدام، نتایج تحقیق، پایگاه داده و غیره

هر تصمیم مدیریتی همیشه بر اساس اطلاعات مربوط به موضوع مورد بررسی یا موضوع مدیریت شده است. به موقع بودن و صحت اطلاعات به عینیت، قابلیت اطمینان، کارایی و کامل بودن اطلاعات بستگی دارد. تصمیم گرفته شده. حامل اطلاعات (یعنی نتیجه انعکاس حقایق، رویدادها، اشیاء، پدیده های واقعیت عینی و فعالیت ذهنی انسان) یک سند است.

در فرآیند مدیریت، اطلاعات ثبت شده در یک سند نه تنها مبنای تصمیم گیری است، بلکه شواهدی از اجرای آن، منبعی برای تجزیه و تحلیل و تعمیم و مطالبی برای کار مرجع و جستجو است. بنابراین، در فعالیت های مدیریتی، یک سند به عنوان موضوع کار و نتیجه کار عمل می کند. اسناد حسابداری و گزارشگری از سطح پایین مدیریت به بالاتر می آیند. می توان از آنها برای ارزیابی وضعیت امور در اشیاء مدیریت شده استفاده کرد. این اطلاعات مبنای برنامه ریزی و پیش بینی است. اسناد سازمانی و اداری از سطوح بالای مدیریتی سرچشمه می گیرد و پایین می آید.

وظایف سازمانی و اداری در مدیریت با استفاده از اسناد اجرا می شود انواع مختلفو قرار ملاقات ها بنابراین، ایجاد یک سازمان به عنوان یک شخصیت حقوقی با تصویب اسناد تشکیل دهنده (منشور، مقررات، موافقت نامه تشکیل دهنده) همراه است. فعالیت‌های دستگاه‌های مدیریتی سازمان، بخش‌های ساختاری و مقامات آن توسط آیین‌نامه‌ها، مقررات مربوط به بخش‌های ساختاری، دستورالعمل‌ها، قوانین و سایر اسناد سازمانی تنظیم می‌شود. تصمیمات مدیریت در ثبت می شود اسناد اداری، که اسامی آنها بر اساس وضعیت قانونی و صلاحیت سازمان (فرمان ها، دستورات، دستورات و ...) تعیین می شود. جلسات هیأت های دانشگاهی با تشکیل صورتجلسه همراه است. روابط با شرکای تجاری از طریق قراردادها و سایر اسناد مورد استفاده در کار قراردادی تنظیم می شود. تبادل اطلاعات با سازمان‌ها و شهروندان با استفاده از نامه‌ها، تلگرام، پیام‌های تلفنی و همچنین پیام‌های ارسالی از طریق فکس و شبکه‌های رایانه‌ای انجام می‌شود. سازمان اقدام، گزارش، گواهی، یادداشت و سایر اسناد را تهیه می کند. هنگام ثبت نام استخدام، اخراج، جابجایی کارمندان، اعطای مرخصی، اسناد پرسنلی(قراردادهای کار، احکام پرسنلی، اظهارنامه، دفترچه کار، کارت شخصی و ...).

فعالیت های متخصصان مرتبط با پشتیبانی اسناد مدیریت سازمان های مدرن(منشی ها، دستیاران، مدیران دفتر، کارمندان و غیره)، شامل طیف گسترده ای از وظایف، وظایف و مسئولیت های شغلی است. در کنار پردازش اسناد، کارکنان خدمات پشتیبانی اسناد مدیریت (ادارات، ادارات، ادارات کل و سازمانی، دبیرخانه ها) باید توجه زیادی به نگهداری غیر اسنادی کار دستگاه های اداری داشته باشند: پذیرش بازدیدکنندگان; سازماندهی مذاکرات، جلسات و جلسات؛ آماده سازی سفرهای کاری برای مدیر؛ مکالمات تلفنی و غیره با این حال، کار با اسناد است که جزء اصلی فعالیت های خدمات مدیریت پشتیبانی اسناد است که به دلایل عینی است: برای اجرای موفقیت آمیز عملکردهای اساسی مدیریت - سازمان، برنامه ریزی، انگیزه، کنترل و هماهنگی - لازم است. داشتن دائماً اطلاعات عملیاتی و استراتژیک در مورد فعالیت های مناطق خاص و وضعیت بازار، از جمله اطلاعات در مورد مصرف کنندگان، رقبا، فناوری های جدید و غیره.

اطلاعات مجموعه ای از اطلاعات، شاخص ها، داده های لازم برای توصیف پدیده ها، اشیا، فرآیندها است. نقش فوق العاده مهم اطلاعات در مدیریت با این واقعیت توضیح داده می شود که فرآیند مدیریت در اصل به جمع آوری، پردازش، انتقال، ذخیره سازی، جستجو و استفاده از اطلاعات به منظور توسعه تصمیمات مدیریتی که اطلاعات جدید است، خلاصه می شود. از هیئت حاکمه، هم برای مصرف داخلی (کارکنان سازمان) و هم برای مصرف خارجی (سایر سازمان ها) در نظر گرفته شده است.

فعالیت رسمی یک فرد در هر زمینه ای معمولاً مستلزم ایجاد و استفاده از اطلاعات مکتوب برای تأیید حقایق و رویدادهای خاص در طول ارتباطات تجاریبه خصوص زمانی که اختلافات اقتصادی یا کاری به وجود می آید. به ترتیب در دادگاه های داوری و دادگاه های صلاحیت عمومی در نظر گرفته شده است. اطلاعات ثبت شده روی کاغذ یا رسانه های دیگر تبدیل به یک سند می شود و فرآیند ثبت اطلاعات خود، یعنی. ایجاد اسناد را مستندسازی فعالیت های مدیریت می گویند.

اسناد رسمی مدتهاست که چندین کارکرد مهم را انجام داده اند که امروزه اهمیت خود را از دست نداده اند:

اطلاعات - آنها منبع و حامل اطلاعات هستند.
- مدیریتی - به شما امکان می دهد فرآیند مدیریت را سازماندهی، تنظیم، کنترل و تجزیه و تحلیل کنید.
- قانونی - به عنوان مبنای قانونی برای فعالیت های مالی، اقتصادی و مدیریتی، تأیید حقایق و تأیید شاخص ها و اطلاعات عمل می کند.
- ارتباطی - کمک به سازماندهی تبادل اطلاعات و ارتباطات.
- حسابداری - جمع آوری اطلاعات برای دوره های زمانی خاص و امکان تجزیه و تحلیل آنها، شناسایی روندها و الگوها.
- اجتماعی - ویژگی های اجتماعی-اقتصادی، سیاسی، اجتماعی و سایر حوزه های زندگی دولت و شهروندان آن.
- فرهنگی - یک بنای تاریخی فرهنگی است که ویژگی ها، سنت ها، آداب و رسوم دوران را نشان می دهد.
- تاریخی - منبع شناخت وقایع و شخصیت های دوره های مختلف هستند، وقایع تاریخی را بیشتر از سایر بناهای تاریخی آشکار می کنند، حقایق تاریخی را تأیید و تکمیل می کنند و به بازیابی گذشته تاریخی کشورها و مردم کمک می کنند.

با این حال، اسناد به خودی خود همه مشکلات مربوط به پشتیبانی مستندات مدیریت را حل نمی کند. اسناد اشیای مادی خاصی هستند که هنگام کار با آنها باید اقدامات مختلفی انجام داد. اسناد ایجاد شده نیاز به پردازش بیشتر در طول استفاده از آنها در فرآیند مدیریت و همچنین ذخیره سازی بعدی برای اهداف مرجع دارند. بنابراین، روش های ایجاد اسناد با سازماندهی کار با آنها تکمیل می شود.

پشتیبانی اداری از سیستم مدیریت پرسنل (کار دفتر پرسنل) اولاً مجموعه ای از اسناد با ماهیت سازمانی، اداری، اطلاعاتی، مرجع و حسابداری در مورد پرسنل سازمان و ثانیاً ایجاد آنها (یا دریافت از خارج) است. ) پردازش و سازماندهی حرکت در تمامی سطوح تا انتقال به واحدهای دیگر.

بخشی از مدیریت سوابق پرسنلی که مستقیماً با ایجاد این اسناد مطابق با الزامات تعیین شده مرتبط است، مستندسازی نامیده می شود. مسائل مربوط به جابجایی و حسابداری اسناد (دریافت، پردازش، ثبت، کنترل اجرا، ذخیره سازی جاری، ارسال) مشمول مفهوم جریان اسناد می باشد. فعالیت های ساماندهی نگهداری بلندمدت اسناد (بررسی ارزش اسناد، ثبت پرونده ها، انتقال به بایگانی، نگهداری بایگانی) متعلق به امور آرشیوی است.

وظایف دفتر اصلی سیستم مدیریت پرسنل عبارتند از:

پردازش به موقع اسناد پرسنل ورودی؛
- ثبت نام، حسابداری و ذخیره سازی فعلی اسناد پرسنل؛
- توسعه، هماهنگی، چاپ اسناد در مورد مسائل پرسنلی.
- آوردن اسناد پرسنلی به کارکنان مربوطه برای اجرا.
- کنترل بر انطباق با الزامات سند؛
- تکثیر اسناد در مورد مسائل پرسنلی و غیره.

فرآیند مدیریت شامل عملیات مستندسازی معمولی زیر است:

جمع آوری و پردازش اطلاعات اسنادی؛
- تهیه یک تصمیم؛
- تصمیم گیری و مستندسازی؛
- رساندن تصمیم به مجریان؛
- اجرای تصمیم؛
- کنترل اجرا؛
- مجموعه ای از اطلاعات در مورد عملکرد؛
- انتقال اطلاعات از طریق اتصالات عمودی و افقی.
- ذخیره و بازیابی اطلاعات

هر یک از این عملیات از طریق مستندسازی، هم به صورت سنتی و هم در قالب اسناد الکترونیکی اجرا می شود. اقدامات مدیریتی غیرمستند (غیر مستند) کمکی، عملیاتی و سازمانی است و در نتیجه درصد ناچیزی را در مقایسه با کارکردهای مستند تشکیل می دهد که علیرغم کامپیوتری شدن، هزینه های فکری و کارگری زیادی را می طلبد.

دستگاه مدیریت وظایف خود را عمدتاً از طریق اسناد سازمانی و اداری جهانی و معتبر ایجاد شده و بدون توجه به ویژگی های فعالیت در همه بخش های اقتصاد و مدیریت دولتی ایجاد و پخش می کند.

افزایش کارایی استفاده از سیستم های اطلاعاتی از طریق ساخت و ساز سرتاسر و سازگاری سیستم های اطلاعاتی حاصل می شود که امکان حذف تکراری بودن و اطمینان از استفاده مجدد از اطلاعات، ایجاد لینک های یکپارچه سازی خاص، محدود کردن تعداد شاخص ها، کاهش حجم را ممکن می سازد. جریان اطلاعات و افزایش درجه استفاده از اطلاعات.

پشتیبانی اطلاعاتی فرض می کند:

انتشار اطلاعات، یعنی ارائه اطلاعات لازم برای حل مشکلات علمی و تولیدی به کاربران
- ایجاد مساعدترین شرایط برای انتشار اطلاعات، یعنی. انجام فعالیتهای اداری، سازمانی، تحقیقاتی و تولیدی برای اطمینان از انتشار موثر آن.

سیستم اطلاعات مدیریت خودکار بر اساس طراحی شده است پردازش سریعاطلاعاتی برای ارائه اطلاعات در مورد انحراف از شاخص های برنامه ریزی شده.

سیستم اطلاعات درون سازمانی وظایف زیر را انجام می دهد:

تعیین نیازهای هر یک از مدیران خاص در ماهیت و محتوای اطلاعات مورد نیاز او برای اهداف مدیریت عملیاتی فعالیت های سازمان.
- تعیین نیازهای فنی سازمان در کل و هر مدیر برای ارائه کلیه اطلاعات لازم.
- برنامه ریزی متمرکز کلیه هزینه ها برای کسب و اجاره تجهیزات فنی برای اطمینان از عملکرد بی وقفه سیستم اطلاعاتی.
- تعیین سطح هزینه های استفاده از وسایل فنی در سیستم اطلاعاتی (نگهداری و آموزش پرسنل خدماتی، پرداخت برای محل مورد استفاده، هزینه های خرید نوار مغناطیسی، فلاپی دیسک، کاغذ و غیره)؛
- اطمینان از سطح مناسب جمع آوری، ذخیره سازی و ارائه اطلاعات.
- توسعه نرم افزار، برنامه های کاربردی.

موثرترین سیستم اطلاعاتی مبتنی بر استفاده همزمان از فناوری رایانه و ابزار پردازش خودکار اطلاعات متنی در نظر گرفته می شود.

MGUS VESTNIK شماره 2 (2) / 2007

فهرست ادبیات استفاده شده

1. Arkhipova E.V. مبانی روش های توسعه گفتار دانش آموزان. - M.: Verbum-M، 2004. - 192 p.

2. Vvedenskaya L.A., Pavlova L.G., Kashaeva E.Yu. زبان روسی و فرهنگ گفتار برای مهندسان. - روستوف n/d: انتشارات "ققنوس"، 2003. - 384 ص.

3. Goldin V.E., Sirotinina O.B., Yagubova M.A. زبان روسی و فرهنگ گفتار: کتاب درسی برای دانشجویان غیر فلسفه / ویرایش. در باره. سیروتینینا. - ویرایش دوم، کلیشه ای. - M.: Editorial URSS, 2003. - 216 p.

4. Dantsev A.A., Nefedova N.V. زبان روسی و فرهنگ گفتار: کتاب درسی برای دانشگاه های فنی. - ویرایش چهارم، اضافه کنید. دوباره کار کرد - م.: انتشارات ققنوس، 2005. - 317 ص.

5. ماکسیموف V.I.، Golubeva A.V.، Kostomarov V.G. زبان و فرهنگ گفتار روسی: کتاب درسی برای دانشگاه های فنی. - م.: آموزش عالی، 2006. - 356 ص.

6. راهنمای سبک علمی گفتار. برای دانشگاه های فنی / اد. I.G. Proskuryakova. - ویرایش دوم، اضافه کنید. و تجدید نظر - م.: فینتا: ناوکا، 2004. - 320 ص.

7. زبان روسی و فرهنگ گفتار: آموزش/ O.Ya. گویخمان، ل.م. گونچاروا، O.N. لاپسینا و دیگران؛ اد. پروفسور O.Ya. گویخمان. - M.: INFRA-M، 2002. - 192 p.

بهبود پشتیبانی اسناد برای مدیریت فعالیت های یک دانشگاه

O.V. وروبیووا

GOUVPO "دانشگاه خدمات دولتی مسکو"

با توجه به تغییرات اخیر اجتماعی-اقتصادی و سازمانی در حوزه مدیریت سیستم مدرنآموزش و پرورش در روسیه دوره ای از اصلاحات اساسی را سپری می کند و نیازمند به روز رسانی چارچوب مدیریت قانونی، نظارتی و روش شناختی موجود، بهبود پشتیبانی اسنادی آن به منظور افزایش کارایی است.

با معرفی آموزش چند سطحی متخصصان در آموزش عالی در روسیه، تمایل به افزایش سهم کار فردی در آموزش تخصصی (گسترش تعداد گزینه های دانشجویی، افزایش حجم وجود دارد. کار مستقلو غیره.). در این راستا تغییراتی در فناوری سازماندهی و پشتیبانی از فرآیند آموزشی در دانشگاه ضروری است. کاهش کیفیت سازماندهی فرآیند آموزشی اغلب با دشواری به دست آوردن و پردازش مقادیر زیادی اطلاعات همراه است. کارایی تجزیه و تحلیل داده های دریافتی و تصمیم گیری توسط پرسنل مدیریت کاهش می یابد. پردازش تعداد زیادی از اسناد کاغذی پرهزینه است کار دستیو تأثیر عوامل ذهنی (عامل انسانی) را افزایش می دهد.

در حال حاضر، شرایط عینی برای انتقال به فناوری های الکترونیکی برای سازماندهی فرآیند آموزشی بالغ شده است. این موارد عبارتند از: تجهیز یک مؤسسه آموزش عالی به رایانه و تجهیزات اداری مدرن. اجرای گستردهسیستم های اطلاعاتی خودکار و پایگاه های داده توزیع شده

اکثر دانشگاه ها از سیستم مدیریت فرآیند آموزشی سه مرحله ای استفاده می کنند: ریاست - دانشکده - گروه. هر یک از این سطوح مشکلات خاص خود را حل می کند و ذخایر خاص خود را برای بهبود کیفیت سازماندهی فرآیند آموزشی دارد.

در این مقاله ما به پشتیبانی مستندات برای مدیریت دانشکده نگاه خواهیم کرد. دانشکده

دپارتمان آموزشی و علمی دانشگاه که یک چرخه کامل از آموزش متخصصان در چندین تخصص مرتبط را انجام می دهد. در عین حال، این دانشکده رشته های تخصصی خود را در دانشکده های دیگر تدریس می کند. در ارتباط نزدیک با فرآیند آموزشی، دانشکده کار تحقیقاتی بنیادی و کاربردی را مطابق با مشخصات آموزش تخصصی انجام می دهد.

این دانشکده شامل بخش‌ها، ریاست، دفاتر آموزشی و علمی است.

دپارتمان اصلی ترین بخش آموزشی و علمی دانشگاه است. فعالیت های آموزشی و علمی بخش در یک یا چند حوزه علمی انجام می شود و تابع حل کار اصلی است.

آموزش متخصصین مجرب.

علاوه بر این، در چارچوب فرآیند آموزشی، بخش وظایف زیر را انجام می دهد:

سازماندهی و هدایت می کند سطح مدرنکارهای آموزشی و آموزشی-روش شناختی شامل تدوین برنامه های درسی، موضوعات و برنامه های دوره ها و سمینارها، کارها و پروژه های درسی و دیپلم، ایجاد کلیه اشکال برگزاری کلاس ها، ارتباط بین سخنرانی ها، کلاس های عملی و آزمایشگاهی، توزیع تکالیف آموزشی، سازماندهی کنترل مطالعات دانشجویی؛

طرح هایی برای تحقیقات علمی تشکیل می دهد، اجرای آنها را سازماندهی می کند و بر اجرای آنها نظارت می کند.

آموزش متخصصان را انجام می دهد بسیار واجد شرایط(کاندیداها و دکترای علوم) از طریق تحصیلات تکمیلی، دکتری و از طریق رقابت.

سازماندهی و کنترل آموزش پیشرفته و بازآموزی معلمان و کارکنان بخش.

برای افزایش درآمد تلاش می کند

MGUS VESTNIK شماره 2 (2) / 2007

مشکلات آموزش و پرورش

تخصیص وجوه خارج از بودجه به هزینه آموزشی و کار علمی، توسعه تولید و فعالیت های تجاری;

ترویج انتشار دانش علمی و انجام فعالیت های فرهنگی و آموزشی در بین مردم.

ارائه پیشنهادات به شورای علمی دانشکده (دانشگاه) برای کاندیداهای سمت، برای ارائه به دانشگاهیان و عناوین افتخاری.

انجام سایر فعالیت های پیش بینی شده در اساسنامه دانشگاه و قوانین جاری.

دپارتمان جلسات دپارتمان ماهانه را طبق برنامه های کاری تدوین شده برگزار می کند. سپس تمام پروتکل ها بایگانی می شوند. این اداره همچنین برنامه های آموزشی را تنظیم می کند برنامه های تقویم، برنامه های کاری، برنامه ریزی برای برنامه. سربرگ ها اغلب به سازمان های مختلف ارسال می شوند.

مدیریت دانشکده (ریاست دانشکده) واحدی است که بر فعالیت های دانشکده نظارت و سازماندهی می کند. رئیس بر او نظارت مستقیم دارد. او اجرای برنامه ها را کنترل می کند و کارهای دفتر ریاست را برنامه ریزی می کند، همچنین به طور مستقل تعداد و تعیین می کند. پرسنل واجد شرایطمدیریت دانشکده رئیس مسئول گزارش داده ها، اطلاعات و مواد مختلف، در ریاست دانشگاه تهیه شده است.

در اساسنامه دانشگاه، ریاست به عنوان گروه آموزشی دانشکده مشخص نشده است و بنابراین وظایف آن تعریف نشده است.

با این حال، این دفتر ریاست است که بدنه اداره کننده دانشکده، سازماندهی کار اداری، فرآیند آموزشی و کار هماهنگ با بخش های مختلف دانشگاه است.

هدف اصلی ریاست، سازماندهی فرآیند آموزشی است که با کار اصلی دفتر همراه است.

در فرآیند فعالیت دانشگاه دستورات، یادداشت ها، دستورالعمل ها، پروتکل ها و ... صادر می شود. آنها تصمیمات مربوط به مسائل اداری و سازمانی و همچنین مسائل مربوط به مدیریت، تعامل، پشتیبانی و تنظیم فعالیت ها را ثبت می کنند.

اسناد موجود در سیستم اسناد سازمانی و اداری به سه گروه تقسیم می شوند:

1. اداری (دستورالعمل، دستورالعمل و غیره)؛

2. سازمانی (مقررات، دستورالعمل ها، قوانین و غیره).

3. مرجع و اطلاعات (نامه های رسمی، یادداشت ها، پروتکل ها، اعمال و غیره).

مدارکی که جریان اسناد دانشکده را تشکیل می دهند عبارتند از:

1. دستور - قانوني كه رئيس دانشگاه به منظور حل اصلي و وظایف عملیاتی، روبروی دانشگاه.

2. یادداشت خدمات- سندی که توسط رئیس واحد دیگر خطاب به یک واحد ساختاری است که حاوی بیانیه ای در مورد هر موضوع، نتیجه گیری، پیشنهادات، درخواست ها است.

3. نامه رسمی یک نام عمومی برای اسناد با محتوای مختلف است که به عنوان وسیله ارتباط بین مؤسسات خصوصی عمل می کند.

افراد نامه های خدماتی همیشه فقط در مورد یک موضوع نوشته می شود.

4. قانون - سندی که توسط چندین نفر تنظیم شده و حقایق و رویدادهای ثابت را تأیید می کند.

5. یادداشت توضیحی - سندی که حاوی بیانیه ای مکتوب برای توجیه چیزی، اقرار به چیزی است.

6. صورتجلسه - سندی است که پیشرفت بحث در مورد مسائل و تصمیم گیری در جلسات، جلسات، کنفرانس ها و جلسات ارگان های جمعی (شوراها، کمیسیون ها و ...) را ثبت می کند.

7. شرح شغل - یک دستورالعمل، مجموعه ای از قوانین تعیین کننده نظم و روش انجام و انجام کار. شرح شغل وظایف، مسئولیت ها، حقوق، روابط (ارتباطات موقعیتی) کارمند را تعریف می کند.

8. قرارداد یکی از اسناد منعکس کننده شرایط رابطه کاری کارمند با اداره است.

بخش های سازماندهی جریان اسناد دانشکده عبارتند از:

دفتر ریاست (صدور دستورات برای دانشجویان، در مورد مسائل سازمانی، دریافت دستورات از بخش پرسنل در مورد پرسنل، ثبت اسناد، تهیه کتابهای پروتکل، ارائه اسناد به بایگانی و غیره)؛

بخش ها (دریافت اسناد، انتشار آنها، توزیع گزارش ها برای جلسه، ذخیره برنامه های آموزشی، پس از یک جلسه بخش، پروتکل ها و برنامه های کاری بخش، ارائه اسناد به بایگانی و غیره).

بخش پرسنل (دانشجو و کارمند) (پرونده های شخصی را ذخیره می کند ، برای پرسنل دستور صادر می کند ، صدور دیپلم ، گواهینامه ها ، اسناد و غیره را ثبت می کند).

حسابداری (دریافت می کند پولاز دانشجویان، دستمزد و بورسیه صادر می کند، گواهینامه صادر می کند دستمزدو غیره.).

ریاست دانشگاه مدارک ثبت شده توسط دفتر دانشگاه را دریافت می کند. تمام اسناد بر اساس شماره، تاریخ و نام در پوشه های مربوطه ثبت می شوند. برای ثبت و کنترل بدنه دانشجویی مؤسسه، مجلاتی برای ثبت سفارش دانشجویان به تفکیک دپارتمان های تمام وقت و پاره وقت ایجاد شده است. این مجلات حاوی لیستی از دانشجویان (یا دانشجویان فردی) هستند که برای تحصیل در این موسسه پذیرفته شده اند. اساس آموزش، شماره و تاریخ سفارش برای ثبت نام، انتقال یا بازگردانی مشخص شده است. شماره و تاریخ سفارشات جاری وارد می شود. هنگام اخراج از مؤسسه، خط اطلاعات دانش آموز خط خورده و در انتها اطلاعات زیر وارد می شود: شماره و تاریخ حکم اخراج، دلیل اخراج. داده‌های وارد شده در لاگ دانش‌آموزان به دوره‌ها، سال‌ها و گروه‌ها تقسیم می‌شوند و برگه‌هایی با گروه‌ها علامت‌گذاری می‌شوند. مجلات تا حد زیادی کار حسابداری، کنترل و جستجو و مرجع را تسهیل می کنند.

اجرای کلیه اسناد ثبت شده تحت کنترل است. کنترل اجرا شامل: قرار دادن سند تحت کنترل; بررسی تحویل به موقع سند به مجری؛ بررسی اولیه و تنظیم پیشرفت اجرا؛ ثبت و جمع بندی نتایج کنترل بر اجرای اسناد؛ اطلاع رسانی به مدیر

هدف اصلی سازماندهی کنترل اجرا

مشکلات آموزش و پرورش

MGUS VESTNIK شماره 2 (2) / 2007

حصول اطمینان از اجرای به موقع و با کیفیت اسناد. کنترل توسط مدیریت، خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی و مدیران مسئول اعمال می شود. خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی اسناد سازمانی و اداری را کنترل می کند.

هنگام تهیه اسناد برای پرونده ها، خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی از علائم زیر برای ایجاد پرونده استفاده می کند. مبنای گروه بندی اسناد بر اساس مشخصات اسمی، نام نوع آنهاست. به عنوان مثال: دستورات، پروتکل ها، اعمال، گواهی ها و غیره. اسنادی که در محتوای خود با عنوان پرونده مطابقت دارند در پرونده قرار می گیرند.

دفتر ریاست قواعد خاصی را برای گروه بندی اسناد به پرونده ها بر اساس نوع و زمان بندی تدوین کرده است. بنابراین ، سفارشات برای پرسنل دانش آموزان جدا از سفارشات برای پرسنل معلمان و کارکنان گروه بندی می شوند. سفارشات آکادمی جدا از سفارشات موسسه است. مدارکی که برای صدور حکم برای پرسنل دانشجویان پاره وقت لازم است در پرونده های شخصی بایگانی می شود یا پرونده مستقلی از پیوست های این دستورات یا دستورالعمل ها را تشکیل می دهد (مثلاً سوابق شخصی -

پدیده ها، کپی گواهی ازدواج، شناسنامه و غیره). برای دانشجویان تمام وقت، چنین مدارکی به واحد منابع انسانی دانشجویی دانشگاه ارسال می شود. پرونده شخصی دانشجویان تمام وقت مؤسسه به طور کامل در قسمت پرسنل دانشجویی نگهداری و نگهداری می شود.

در نتیجه فعالیت های علمی دانشکده (جلسات شورای علمی، کنفرانس های مختلف، پذیرش دانشجو در مقطع کارشناسی ارشد) انواع اسنادی مانند: دستورات، پروتکل ها، تصمیمات، عصاره ها شکل می گیرد. برای همه آنها پوشه هایی وجود دارد که در آنها بایگانی می شوند.

دانشکده همچنین مطالب مختلفی را از کنفرانس ها دریافت می کند. جلسات شورای علمی به صورت ماهانه تشکیل می شود که برای آن برگه حضور و دستور جلسه تهیه می شود که بین اعضای شورا توزیع می شود. پس از جلسه، تمام صورتجلسه ها در یک پوشه بایگانی می شوند.

هر سال، ریاست دانشگاه اطلاعات مربوط به پروژه های تحقیقاتی قراردادی و بودجه دولتی را جمع آوری می کند و سپس به بخش آموزشی ارسال می کند.

در دانشکده، جریان اسناد توسط اسناد ورودی، خروجی و داخلی انجام می شود (جدول 1).

اسناد ورودی، داخلی و خروجی

پذیرش ورودی و رسیدگی اولیه (دفتر) بررسی اولیه (دفتر) ثبت (دفتر) بررسی مدارک توسط رئیس (رئیس دانشگاه، معاون آموزشی) تحویل مدارک به مجریان (رئیس یا معاون آموزشی) کنترل اجرایی تشکیل پرونده سند اجرا شده در پرونده (دفتر)

تنظیم خروجی سند (دانشکده) تولید سند (دانشکده، گروه های دانشکده) تایید پیش نویس سند، تایید آن امضای سند (گروه های دانشگاهی) ثبت (دانشکده یا ریاست دانشگاه) ارسال سند به مخاطب (دفتر) )

بنابراین، تنها مجموع اسناد دانشکده مقدار قابل توجهی از اسناد سازمانی، اداری، اطلاعاتی و سایر اسناد را تشکیل می دهد (و این اسناد سراسری دانشگاه را به حساب نمی آورد). در این راستا ساماندهی گردش اسناد دانشگاه باید تنظیم و روان شود.

وظیفه کاهش حجم جریان اسناد دو جنبه اصلی دارد - کاهش تعداد اسناد ایجاد شده و کاهش مصرف کاغذ برای تولید اسناد. طبیعتاً مهمترین جنبه اول است.

شرط اصلی کاهش حجم اسناد، ساده سازی مدیریت اسناد است. روش اصلی در اینجا یکسان سازی هر دو گروه جداگانه اسناد و کل سیستم پشتیبانی اسناد است. در عمل، این در ایجاد سیستم های اسنادی بیان می شود که به شدت ترکیب فرم های مجاز برای استفاده و مقررات استفاده از آنها را تعیین می کند.

راه واقعی برای کاهش جریان اسناد غیر ضروری، بهبود کیفیت اسناد خود به عنوان حامل استانداردهای نظارتی و سایر استانداردهای مدیریتی است.

اطلاعات برابر متن سند، منعکس کننده اقدامات مدیریت، دستورالعمل ها، تصمیمات، باید به گونه ای تنظیم شود که فقط حاوی اطلاعات لازم باشد، ماهیت تصمیم را به وضوح تفسیر کند و مهلت های واقعی و معقول را برای اجرا تعیین کند. در عمل، متأسفانه مکرر مواردی وجود دارد که سندی با مهلت های معوقه برای اجرا ارائه می شود، که اصل موضوع به قدری پوشیده است که مشخص نیست موضوع به صورت مثبت یا منفی حل شده است. بنابراین، بسیار مهم است که هنگام تهیه اسناد، از فرم های یکپارچه تا حد امکان استفاده شود که متن آنها قبلاً فکر و منطقی شده است.

با داشتن وظیفه کاهش مصرف کاغذ و صرفه جویی در کار کارکنان در تهیه و خواندن اسناد، توصیه می شود با کاهش چشمگیر انواع سنتی مقدمه ها و مقدمه ها، متن را کوتاه کنید.

کاهش حجم اسناد با ایجاد سیستم های بازیابی اطلاعات موثر حاصل می شود. به عنوان مثال، یک سفارش پرسنلی در چندین نسخه چاپ شده و در پرونده سفارش، در پرونده شخصی، در پرونده حسابداری یا شاید

MGUS VESTNIK شماره 2 (2) / 2007

مشکلات آموزش و پرورش

در هر دو بخش برنامه ریزی و تولید باشد. دلیل چنین تیراژ بزرگی دشواری جستجو است: هر متخصصی که ممکن است به این سند نیاز داشته باشد ترجیح می دهد آن را در خانه نگه دارد تا اینکه به جستجوی غیرقابل اعتماد و مهمتر از همه طولانی مدت اعتماد کند. در نتیجه حجم اسناد به میزان قابل توجهی افزایش می یابد. توسعه یک سیستم جستجوی با عملکرد خوب می تواند به طور چشمگیری تکراری را کاهش دهد، به خصوص در هنگام استفاده از رایانه و توانایی به دست آوردن اطلاعات موجود در سازمان در محل کار شما از طریق شبکه.

کاهش اندازه فیزیکی اسناد یک جنبه ضروری برای کاهش جریان اسناد است. این کار با استفاده از روش‌های ساده انجام می‌شود که البته شامل غلبه بر برخی عادات بوروکراتیک است. به عنوان مثال، هنوز در بین مدیران این عقیده وجود دارد که ارسال یک سند با فرمت A5 در "طبقه بالا" غیرممکن است، که یک فرم نامه با ترتیب زاویه ای جزئیات کمتر از آرایش طولی "محترمانه" است و می تواند به نوعی باعث تحقیر این سند شود. نویسنده و غیره

طبق قوانین مدرن، اندازه فرم باید فقط به اندازه متن بستگی داشته باشد، نه به میزان احترام ما به مخاطب. حجم متن را می توان با اعمال قوانین تایپ استاندارد کاهش داد، که باعث صرفه جویی در سطح صفحه تقریباً 5٪ می شود. توصیه می شود اسناد حجیم با ماهیت مرجع و استفاده طولانی مدت با صفحات قابل تعویض تولید کنید، که به شما امکان می دهد هنگام ایجاد تغییرات، کل متن را دوباره تایپ نکنید. هنگام تهیه اسناد با ماهیت عملیاتی، توصیه می شود از سبک تلگرافی استفاده کنید، پاسخ ها را روی خود درخواست بنویسید، اطلاعات اضافی اضافی ننویسید، نویز اطلاعات را افزایش دهید و غیره.

همانطور که در بالا ذکر شد، جریان اسناد با منطقی‌سازی و کاهش تعداد فرم‌های اسناد بهبود می‌یابد. سازماندهی تحویل آنها؛ معرفی روش بررسی اولیه اسناد توسط یک متخصص بسیار ماهر و توزیع آنها به مجریان با دور زدن مدیریت موسسه. به حداقل رساندن عملیات دستی و مکاتبات داده ها؛ استفاده از مکانیزاسیون و فناوری رایانهدر تمام مراحل حرکت سند؛ ایجاد کنترل دقیق بر اجرای اسناد.

مهم وسایل مدرنبهبود جریان اسناد کامپیوتری کردن عملیات تهیه و پردازش اسناد است.

هنگام بهبود جریان اسناد در زمینه فناوری رایانه، اهمیت اصلی به جایگاه و نقش فناوری در طرح کلی جریان اسناد داده می شود. ساخت و ساز شبکه کامپیوتریدر دانشگاه شامل تغییر جریان اسناد سیستم مدیریت سنتی و اجرای فزاینده آنها با استفاده از ابزارهای رایانه ای است. مهمدر عین حال ، رویه ای در سیستم مدیریت برای اعطای نیروی قانونی به اسناد "ماشین آلات" اتخاذ شده است ، یعنی. اسناد ایجاد شده با استفاده از فناوری رایانه الکترونیکی و به ویژه در رسانه های رایانه ای.

وظیفه اصلی اجتناب از مشارکت موازی در جریان اسناد اسناد سنتی و "ماشین" حاوی اطلاعات تکراری است. بنابراین برای استفاده کارکنان مدیریت توصیه می شود فقط اطلاعات اسناد پردازش شده و سنتز شده ارسال شود و بلافاصله پس از انتقال داده ها به رسانه کامپیوتری، اطلاعات اصلی را برای ذخیره در بایگانی منتقل کنید.

مطابقت با GOST 6.10.484 "سیستم های اسناد یکپارچه" مهم است. اعطای قدرت قانونی به اسناد موجود در رسانه های رایانه ای و تایپوگرافی های ایجاد شده توسط فناوری رایانه. مقررات اساسی». این استاندارد، به ویژه، مجموعه واحدی از جزئیات اجباری را برای هر سند ایجاد می کند.

برای حل مشکلات در سطح دانشگاه، سیستم‌های نرم‌افزاری در دانشگاه‌های مختلف (به عنوان مثال، در دانشگاه فنی دولتی نووسیبیرسک، در سال 1992) توسعه یافته و پیاده‌سازی شده‌اند که این امکان را فراهم می‌سازد تا معمول‌ترین عملیات مربوط به تدوین و اجرای آن را خودکار کند. اسناد: لیست گروه ها، سفارشات، کارت های شخصی و غیره

عیب اصلی چنین سیستم هایی پیچیدگی ادغام آنها در سیستم های سطح بالاتر و ماهیت بسته آنها است.

ویژگی های اصلی این سیستم عبارتند از: قابلیت کنترل کاربر و رویداد. توانایی ادغام با سیستم های سطح بالاتر (دفتر رئیس) و سطح پایین تر (بخش، کمیته پذیرش و غیره)؛ گشودگی به اصلاح و گسترش؛ توانایی کار آنلاین و تهیه داده ها برای خدمات دانشگاه به صورت الکترونیکی. این سیستم عملکردهای زیر را انجام می دهد:

حسابداری و تحلیل کارکناندانشجویان و معلمان دانشکده؛

حسابداری و تجزیه و تحلیل عملکرد دانشجویان در کل دوره تحصیل در دانشگاه؛

تشکیل و انباشت سفارشات؛

تشکیل و جمع آوری اسناد در مورد سازماندهی فرآیند آموزشی (برنامه های درسی، تکالیف آموزشی به بخش ها، برنامه های درسی کار برای دانش آموزان، برنامه امتحانات و غیره).

حسابداری و تجزیه و تحلیل فعالیت های مالی دانشکده (بورسیه، مزایا، دانشجویان قراردادی و غیره)؛

تشکیل و جمع آوری اسناد فعلی (گواهینامه ها، برگه های امتحانی، لیست گروه ها و غیره)؛

کنترل تشکیل و انتقال به موقع اسناد؛

تشکیل گروه های کاربری که به هر کاربر حقوق دسترسی خاصی به اطلاعات اختصاص می دهد.

استفاده از سیستم‌های نرم‌افزاری پردازش اسناد و گذار به فناوری‌های الکترونیکی برای سازماندهی فرآیند آموزشی در دانشگاه منجر به افزایش کارایی تحلیل داده‌های دریافتی و تصمیم‌گیری صحیح مدیریتی می‌شود. این امر به مؤسسه آموزش عالی امکان می دهد تا با تغییرات اجتماعی-اقتصادی و سازمانی مدرن در کشور مطابقت داشته باشد.

دوره مدیریت دفتر: پشتیبانی مستندات برای مدیریت: کتاب درسی. - ویرایش دوم - M.: INFRA-M; نووسیبیرسک: NGAEiU، 1998. - ص 124.

هدف اصلی بهبود موسسات آموزشی پیش دبستانی، ایجاد اصول یکسان برای کار با اسناد در تمام سطوح مدیریت، سازماندهی جریان اسناد شرکت، بهبود کیفیت اسناد، ایجاد شرایط برای استفاده موثر از ابزارها و فن آوری های فنی پیشرفته برای جمع آوری، پردازش، جابجایی، تجزیه و تحلیل اطلاعات و بهبود کار دستگاه مدیریت.

سازمانی که به دنبال ایجاد محیطی مؤثر برای پردازش اطلاعات برای بهبود کیفیت مدیریت است، با یک وظیفه جدی روبرو است - بهبود تهیه و پردازش اطلاعات اسنادی با ایجاد مکانیزمی برای پشتیبانی اسناد مدیریت سازمانی (DOU).

برای حل این مشکل، لازم است با اسناد نظارتی موجود، مفاد GOST و توصیه های متخصصان هدایت شود.

با توجه به الزامات جدید مبتنی بر مدرن استانداردهای بین المللی، یک مبنای روش شناختی مورد نیاز است که این الزامات را برای ایجاد پشتیبانی اسناد برای مدیریت در نظر می گیرد. در این راستا، اولین مرحله بهبود پشتیبانی مستندات مدیریت (DMS) ساخت الگوریتمی است که بر اساس آن سیستم فعلی ارزیابی شده و تمام اجزای فرآیند بهبود سیستم کار می‌شود.

وظایف اصلی در ارزیابی و بهبود موسسات آموزشی پیش دبستانی عبارتند از:

افزایش کارایی فعالیت های مدیریتی؛

تسریع در جابجایی اسناد در سازمان؛

کاهش شدت کار پردازش اسناد؛

تعیین انطباق در دسترس بودن و نیازهای فرآیندهای تولید و مدیریت در پشتیبانی اسناد؛

در دسترس بودن و تنظیم بیشتر اهداف پشتیبانی اسناد (که دستیابی به آن باید توسط سیستم اسناد تضمین شود).

تعیین وظایف سیستم اسناد بر اساس اهداف تعیین شده با در نظر گرفتن الزامات.

وظیفه اصلی در ساخت الگوریتمی برای ارزیابی و بهبود سیستم آموزشی پیش دبستانی، پیوند الزامات سیستم و ویژگی های اصلی است که به سیستم کنترل اجازه می دهد در تعادل باشد.

عمل منطقی کردن مدیریت اسناد در دستگاه مدیریت به ما امکان می دهد مراحل اصلی طراحی را شناسایی کنیم:

انجام تحقیقات پیش از پروژه، یعنی. جمع آوری داده های اولیه برای طراحی؛

تجزیه و تحلیل نمونه های اسناد داخلی و طبقه بندی اسناد.

تجزیه و تحلیل جریان اسناد موجود در شرکت؛

تجزیه و تحلیل مدیریت اسناد موجود (روش های کار با اسناد، شیوه های ذخیره سازی اسناد، شیوه های ایجاد فایل ها، انطباق با GOST R 6.30-2003).

تجزیه و تحلیل نامگذاری امور شرکت؛

عکسی از روز کاری کارکنان درگیر در جریان اسناد شرکت، به منظور شناسایی وضعیت واقعی استفاده از فناوری ها برای موسسات آموزشی پیش دبستانی و تمرین مستندسازی تصمیمات اتخاذ شده؛

شناسایی کاستی‌ها در پشتیبانی اسناد مدیریت؛

تهیه مشخصات فنی برای طراحی؛

توسعه یک پروژه منطقی سازی مدیریت اسناد و محاسبه بازده اقتصادی مورد انتظار از اجرای آن؛

پیاده سازی.

انجام هر مرحله مستلزم استفاده از روش های خاصی است که در این مرحله ذاتی است.

وظایف، وظایف و ساختار سازمان؛

مواد سازمانی و نظارتی در امور اداری؛

اسناد سازمان (طرح و محتوا)؛

ماهیت حجم کار نگهداری اسناد برای متخصصان کلیدی؛

سازماندهی کار با اسناد؛

فناوری پردازش اسناد؛

سازمان تولید (تایپ) و تکثیر اسناد؛

سازمان تحویل (جابجایی) اسناد؛

سازماندهی ذخیره سازی فعلی اسناد و بایگانی آنها در بایگانی.

روش های زیر در کار تحقیق استفاده شد: روش تک نگاری، تعمیم، مطالعه اسناد، مشاهده مستقیم، عکس روز کاری، گرافیکی، آماری. انتخاب روش، از یک سو، با هدف مطالعه، و از سوی دیگر، با توجه به ماهیت و شرایط زمان کار مورد مطالعه تعیین می شود.

روش تک نگاری یک مطالعه عمیق و توصیف خاص است فعالیت اقتصادیواحدهای فردی از جمعیت مورد مطالعه این شامل این واقعیت است که مشکل پشتیبانی اسناد برای مدیریت به دقت و از زوایای بسیاری در شرکت مورد تجزیه و تحلیل قرار می گیرد و پس از آن نتیجه گیری از این شی به منطقه وسیع تری از اشیاء مشابه گرفته می شود.

تعمیم یک تعریف است مفهوم کلیپشتیبانی اسناد از مدیریت، که بیانگر مفهوم اصلی، اساسی و مشخصه مؤسسه آموزشی پیش دبستانی است.

مطالعه مدارک یکی از اصلی ترین روش های اجباری است که تحقیق با آن آغاز می شود.

مدارک لازم برای مطالعه در طول طراحی سازمانی را می توان به چند گروه تقسیم کرد.

گروه اول شامل مواد قانونی و نظارتی در مورد ایجاد، وظایف، وظایف سازمان، قوانین قانونی، دستورات، منشور و کارکنان است که به شما امکان می دهد بلافاصله اندازه سازمان، جریان اسناد و حجم آنها را تصور کنید.

نظارتی و مواد آموزشیدر مورد سازماندهی مدیریت اسناد: دستورالعمل های کار اداری، شرح وظایف کارکنان، توصیه های روش شناختی برای انجام عملیات فردی در کار با اسناد.

گروه دوم شامل فرم ها، فهرست ها و اطلاعات مختلف حسابداری است که مطالبی را در مورد وضعیت و فناوری پردازش اسناد در سازمان ارائه می دهد.

با جمع آوری اطلاعات در مورد روش دریافت، پردازش و ارسال مکاتبات ورودی و خروجی، حجم گردش اسناد و ساختار جریان اسناد، فرم های حسابداری (ژورنال ها، ثبت ها)، جدول ها و مسیرهای اسناد مورد مطالعه قرار می گیرد.

یک رویکرد ویژه مستلزم مطالعه موادی است که سازماندهی ذخیره سازی فعلی اسناد را مشخص می کند.

روش مشاهده نیز یکی از روش های اصلی است. این شامل حضور مستقیم در سازمان در محل های کاری خاص و ثبت بصری فرآیندهای جاری و شرایط کاری است.

روش مشاهده برای تعیین ماهیت حجم کار مدیر و متخصصان اصلی، سازماندهی کار در مورد پذیرش، پردازش، تولید، حمل و نقل، ذخیره اسناد و در دسترس بودن تجهیزات رایانه ای استفاده می شود.

برای تعیین ماهیت حجم کار برای نگهداری اسناد و مدارک دسته های اصلی پرسنل دفتری و شناسایی انواع کارهای انجام شده توسط کارکنان، از عکس روز کاری استفاده کردم. نتایج عکس روز کاری به عنوان بخشی از گزارش سازماندهی موسسه آموزشی پیش دبستانی گنجانده شده است.

هدف از عکاسی روز کاری تعیین محتوای نیروی کار، تعداد واحدهای کار و هزینه زمان کار و همچنین بررسی مسائل مربوط به افزایش کارایی کارگران با اسناد و اطمینان از سازماندهی منطقی کار است.

من سه مرحله را در فناوری عکاسی روز کاری شناسایی کرده ام:

مشاهده؛

سیستم سازی داده های دریافتی؛

تجزیه و تحلیل نتایج به دست آمده.

در طول روز کاری، تمام اقدامات و وقفه های واقعی با دقت یک دقیقه ثبت می شد و زمان و مدت عملیات در برابر هر عنصر از هزینه زمان کار درج می شد.

هنگام سیستم‌بندی داده‌های دریافتی، او آنها را در یک سیستم واحد آورد.

تجزیه و تحلیل نتایج به‌دست‌آمده روشی برای تقسیم ذهنی و اغلب واقعی یک شی به قطعات است؛ روش‌های تحلیلی یکی از اصلی‌ترین روش‌های تحقیقات علمی است.

روش گرافیکی ضبط دقیق و مختصر عملیات مشاهده شده را با استفاده از نقاشی فراهم می کند. در مطالعه جریان اسناد استفاده می شود.

روش آماری یک حسابداری کمی از عملیات و پدیده های همگن را فراهم می کند. برای محاسبه حجم جریان اسناد، تعداد اسناد ثبت شده و کنترل شده و نتایج عکاسی در روز کاری استفاده شد.

کل متدولوژی طراحی پشتیبان مستندسازی برای مدیریت باید ابتدا بر اساس تعریف هدف و سپس مکانیسم دستیابی به آن باشد.

خود رویکرد سیستماتیک در موارد زیر آشکار می شود:

از هیچ یک از وظایف مدیریتی غافل نشوید که بدون حل آنها اجرای اهداف کامل نخواهد شد.

برای شناسایی و به هم پیوستن در رابطه با این وظایف، کل سیستم عملکردها، حقوق و مسئولیت ها در امتداد عمودی؛

کاوش و نهادینه کردن تمام ارتباطات و روابط در طول افق مدیریت؛

از ترکیبی ارگانیک از مدیریت اسناد عمودی و افقی اطمینان حاصل کنید.

در توسعه اسناد نظارتی، تهیه (توضیح، طراحی) اسناد مهم است. در این مرحله روش های سختگیرانه ای وجود ندارد، اما اسناد روش شناختی و قوانین سبکی خاصی برای تدوین مفاد شرح وظایف و دستورالعمل های کار اداری وجود دارد.

طراحی یک سیستم اسناد مدیریت باید شامل سیستمی از اهداف و توزیع آنها بین واحدهای مختلف باشد. این شامل ترکیب واحدهایی است که در ارتباطات و روابط خاصی با یکدیگر هستند و توزیع مسئولیت ها.

در مرحله طراحی اسناد نظارتی از روش های زیر استفاده شد.

روش "مشاهده مشارکتی یا فعال" شامل مشارکت فعال تحلیلگر در فرآیند انجام کاری است که برای آن اطلاعات جمع آوری می کند. عیب اصلی این روش زمان کاری زیاد برای جمع آوری اطلاعات مربوطه است. علاوه بر این، این خطر وجود دارد که برخی از اطلاعات کشف نشده باقی بمانند و ناظر دیدگاه متفاوتی نسبت به کار داشته باشد، زیرا ناظر در انجام کار تجربه کمتری دارد، به خصوص اگر مشاهده فعال در مدت زمان کوتاهی انجام شود.

اکثر روش مهمهنگام طراحی اسناد - تجزیه و تحلیل عملکردموقعیت ها اطلاعات جمع آوری شده با روش های مصاحبه در یک نسخه استاندارد شده ضعیف و مشاهدات بر اساس سه پارامتر تجزیه و تحلیل می شوند: داده ها، پرسنل، اشیاء فعالیت.

هنگام توزیع توابع مدیریت بین متخصصان دستگاه مدیریت، از روش پارامتریک استفاده شد. هدف از این روش ایجاد وابستگی های عملکردی بین پارامترهای عناصر سیستم تولید و سیستم مدیریت برای شناسایی درجه انطباق آنها است.

برای توسعه اسناد نظارتی، از گروه های زیر استفاده می شود:

روش های جمع آوری اطلاعات؛

روش های تجزیه و تحلیل اطلاعات؛

روشهای طراحی مقررات

هنگام تنظیم مفاد شرح وظایف، توصیه می شود از قوانین زیر استفاده کنید:

وظایف یا مسئولیت ها را با شروع جملات با فعل کارمند که در زمان حال استفاده می شود، توصیف کنید.

دقیق باشید، از حداقل تعداد کلمات استفاده کنید، از تکرار اجتناب کنید.

همیشه بین مسئولیت مستقیم برای اجرای فوری یک کار و مسئولیت مدیریتی که شامل کنترل و نظارت بر اجرای آنها توسط دیگران است، تمایز قائل شوید. تعیین طرح کلی حمایت روش شناختی برای عملکردهای نظارتی فعالیت های مدیریت بسیار مهم است.

خاص بودن کار مدیریتی به عنوان یک موضوع مقررات، تمایز را ایجاب می کند روش های کمیمحاسبه و ارزیابی شاخص های فعالیت های مدیریت شرکت ها و روش های کیفی برای طراحی اسناد نظارتی.

مبنای تنظیمی و روش شناختی برای توسعه دستورالعمل ها و مقررات:

دفترچه صلاحیت پست های مدیران، متخصصان و سایر کارکنان مورد تایید وزارت کار و توسعه اجتماعیفدراسیون روسیه در سال 1998؛

مقررات استاندارد و شرح وظایف.

مزیت این اسناد در دسترس بودن فهرست کاملی از موقعیت ها، مسئولیت های شغلی و مهارت های پرسنل مدیریت سازمان است.

روش توسعه اسناد نظارتی دارای ویژگی های زیر است:

در طول توسعه الزامات شغلیتوصیفات استاندارد عمومی برای گروهی از موقعیت ها با همین نام کمتر و کمتر استفاده می شود.

بسیاری از سازمان ها، پست های مدیریت ارشد و مدیریت پایین تر را منحصر به فرد می دانند.

برای پست‌های مدیریت ارشد، تعیین ویژگی‌های شخصیتی خاص یک مدیر که الزامات یک موقعیت رهبری معین را برآورده می‌کند، مهم تلقی می‌شود.

مهمترین و کلی ترین اسناد تنظیم کننده توزیع وظایف، حقوق، وظایف و مسئولیت های ادارات و مقامات پرسنل مدیریت، شرح وظایف و دستورالعمل های کار اداری است.

هنگام تدوین شرح وظایف منشی-کارمند و سایر اسناد در این کار، از روش هنجاری استفاده شد. استفاده از سیستم استانداردهایی را فراهم می کند که ترکیب و محتوای توابع مدیریت را تعیین می کند.

برای طراحی نام‌گذاری موارد، از توصیه‌های روش‌شناختی برای توسعه نام‌گذاری‌های تقریبی موارد، پیشنهاد شده توسط موسسه تحقیقات اسناد و علوم بایگانی روسیه استفاده کردیم.

برای ارزیابی اثربخشی بهبود مدیریت، از روش قیاس‌ها استفاده شد که شامل استفاده از پروژه‌های اثبات‌شده با ویژگی‌های مشابه در فرآیند منطقی‌سازی و طراحی مستندات پشتیبانی برای مدیریت است.

اقدامات برای بهبود پشتیبانی اسناد برای مدیریت باید به موارد زیر منجر شود:

* کاهش زمان لازم برای عبور و اجرای اسناد.

* جلوگیری از گم شدن اسناد؛

* بهینه سازی فرآیند تأیید اسناد؛

ذخیره سازی متمرکز متون اسناد تهیه شده در

فرم الکترونیکی و تصاویر گرافیکی آنها؛

کنترل عبور اسناد در بخش های شرکت با

لحظه دریافت یا ایجاد آنها قبل از اتمام اجرا؛

* اطلاع رسانی به موقع به کارکنان و مدیریت

در مورد اسناد دریافتی و ایجاد شده؛

* کنترل نظم و انضباط عملکرد.

بنابراین، برای هر سازمانی حیاتی است که به طور مداوم اسناد مدیریت را بهبود بخشد، زیرا این امر به طور مستقیم بر کیفیت تصمیم گیری مدیریت تأثیر می گذارد.

فرآیند توسعه و اجرای یک پروژه شامل سه مرحله آماده سازی قبل از پروژه، طراحی و اجرا می باشد.