چند سال پیش از سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی به عنوان آینده ای روشن صحبت می شد. امروزه آنها به طور فعال در خصوصی و شرکت های دولتی. اما مهمترین چیز این است که تقاضا برای EDMS به طور مداوم در حال افزایش است. مدیریت اسناد الکترونیکی و نحوه عملکرد آن، نمونه ای از سیستم های فعال در فدراسیون روسیه را در نظر خواهیم گرفت.

پیش نیازها

برای درک بهتر نحوه عملکرد یک برنامه EDMS، لازم است مفاهیم و وظایف اصلی را مرور کنیم. کلید عواملی هستند که انتخاب یک سیستم خاص به آنها بستگی دارد.

اگر سازمان بتواند در شرایط مدیریت غیررسمی فعالیت کند، دیگر نیازی به مدیریت اسناد نیست. با ظهور فرآیندهای تجاری، نیاز به مدیریت مکانیسم با کمک اسناد منظم وجود دارد. اگر به موقع با اوراق برخورد نکنید، آنها شروع به جمع شدن و گم شدن خواهند کرد.

به عنوان جایگزینی برای رسانه های کاغذی، طرح ویژهذخیره فایل ها روی سرور اما برای مدت طولانی نیز کار نمی کند. با رشد حجم شرکت، نیاز به ذخیره سازی و همگام سازی اطلاعات بیشتر می شود.

یک دوراهی پیش می‌آید: آیا از رسانه‌های کاغذی قدیمی یا EDMS برای ذخیره‌سازی اطلاعات استفاده کنیم. چه چیزی بسیار مهم است که می توانید به لطف سیستم الکترونیکی به دست آورید؟ افزایش کارایی سازمان.

اثر اقتصادی

کارایی را می توان از دو طریق افزایش داد: کاهش هزینه ها یا افزایش نتایج. اسناد EDMS به شما امکان می دهد به دو هدف در یک زمان دست یابید. یعنی پیاده سازی سیستم به سازمان این امکان را می دهد که کمتر هزینه کند، اما درآمد بیشتری کسب کند.

کاهش هزینه با کاهش هزینه کاغذ، اتلاف وقت، تسریع فرآیند تبادل اطلاعات، تغییر فرهنگ شرکت انجام می شود.

برای ارزیابی کارایی که برنامه EDMS فراهم می کند، باید زمان صرف شده برای کارهای اداری را محاسبه کنید. شرکت های مشاور تخمین می زنند که این گونه عملیات ها 20 درصد از زمان کار را به خود اختصاص می دهند. در سیستم بوروکراسی روسیه، این حتی بیشتر طول می کشد - 60٪ از زمان. پیاده سازی EDMSاین هزینه ها را حداقل 10 برابر کاهش می دهد.

کارهای اداری و جریان اسناد

این دو اصطلاح به هم مرتبط هستند. نگهداری سوابق اصطلاحی است که به مجموعه قوانین رسمی برای کار با اسناد اشاره دارد. برخی از سیستم‌های EDMS را می‌توان بر اساس قوانین کار اداری سفارشی کرد، اما سیستم‌هایی نیز وجود دارند که بر اساس آن‌ها کار اداری در حال شکل‌گیری است.

سند یک واحد ذخیره سازی اطلاعات در یک EDMS است. جریان سند از تشکیل شده است منابع مختلف: سایر سیستم ها، برنامه ها، پست الکترونیک، اما مهمتر از همه - از رسانه های کاغذی اسکن شده. بنابراین، اسکنرها و سایر تجهیزات جزء لاینفک EDMS هستند. این سیستم تمام اسناد را ذخیره می کند، تاریخچه آنها را حفظ می کند، حرکت در سازمان را تضمین می کند و فرآیندهای تجاری را با آنها انجام می دهد.

در چنین پایگاه داده ای تصمیم، دستورالعمل و دستور SED وجود دارد. از طریق آنها سازمان مدیریت می شود. هر سندی با "کمک" ارائه می شود. مجموعه فیلدها در فرم به نوع سند بستگی دارد. B به عنوان پایگاه داده هر فیلد چنین کارتی ذخیره می شود.

توابع و وظایف EDMS

برنامه مدیریت اسناد برای حل وظایف زیر طراحی شده است:

• سیستماتیک کردن کار با اسناد.
• ایجاد اسناد با توجه به الگوها، ثبت و ذخیره آنها؛
• اتوماسیون حسابداری؛
• طبقه بندی اسناد

اجازه دهید با جزئیات بیشتری عملکرد SED را در نظر بگیریم. برنامه گردش کار برای موارد زیر استفاده می شود:

• ایجاد کارت
• تشکیل متن سند؛
• ذخیره داده ها در قالب pdf یا ms word.
• مدیریت حقوق دسترسی کاربر؛
• ایجاد مسیرها؛
• مدیریت جریان اسناد؛
• ارسال اعلان ها، یادآوری ها؛
• نگهداری مجلات، دایرکتوری ها، طبقه بندی کننده ها؛
• تشکیل دستورالعمل؛
• جستجو و امضای اسناد؛
• تولید گزارش

توابع عمومی سیستم عبارتند از:

• کار از راه دور با اسناد؛
• استفاده از DBMS برای ذخیره سازی داده ها؛
• کار همزمان با EDMS؛
• امنیت از طریق گواهی، بارکد و شخصی سازی.

مزایا و معایب

تغییر به EDMS مزایای بیشتری نسبت به معایب دارد. با این حال، یک پروژه بد سازماندهی شده می تواند تمام مزایای اتوماسیون را از بین ببرد. اهداف اجرای EDMS باید قابل دستیابی باشد. مزایا عبارتند از:

• ذخیره سازی ساختار یافته متمرکز اطلاعات؛
• همان رویکرد برای تشکیل و پردازش اسناد؛
• استفاده از قالب ها؛
• جستجو کردن؛
• حسابرسی دسترسی

معایب شامل هزینه های اولیه بالا و آموزش دقیق کاربران است.

فرآیندهای پردازش اسناد

در SED مدیریت اسناد الکترونیکییک سری مراحل را طی می کند که طی آن ویژگی های خاصی به سند اختصاص داده می شود. پردازش به دو صورت دستی و خودکار انجام می شود. در حالت دوم، تنظیم کنید:

• شرایط انتقال بین مراحل؛
• جداسازی مسیر؛
• چرخه های پردازش؛
• راه اندازی فرآیندهای فرعی، تایمرها، رویه های پردازش؛
• نقش های کاربر تنظیم شده است.

انواع پردازش:

• یک سند ایجاد کنید.
• ویرایش.
• تغییر نام دهید.
• حرکت.
• حفظ.
• نمایه سازی
• حذف.

هزینه های EDMS

جریان سند بدون مجوز، سرورها، پیکربندی کامل و آموزش همه کاربران نمی تواند به طور کامل کار کند. هر یک از این عناصر نیاز به هزینه نقدی زیادی دارد. علاوه بر این، نباید ادغام EDMS با سایر سیستم ها، به روز رسانی پایگاه داده ها و نرم افزارها، مشاوره های پشتیبانی فنی و سایر هزینه های تعمیر و نگهداری را فراموش کنیم.

پیاده سازی EDMS

اجرای پروژه ممکن است چند ماه طول بکشد. این فرآیند هم به تعداد فرآیندهای مستندسازی و هم به توانایی های مالی، سازمانی و منابع بستگی دارد. پیاده سازی بر اساس الگوریتم زیر انجام می شود:

• ایجاد کارگروه، تعیین رهبر؛
• تعریف اهداف و مقاصد؛
• تأیید فرآیندهای اسناد موجود؛
• توسعه مشخصات فنی؛
• انتخاب EDMS؛
• انعقاد قرارداد برای اجرای EDMS؛
• تدوین و تصویب مقررات کار؛
• بررسی محتوای اولیه دایرکتوری ها؛
• آزمایش اولیه EDMS؛
• آموزش کارکنان؛
• اجرای آزمایشی EDMS؛
• تجزیه و تحلیل نتایج آزمایش؛
• تصحیح خطا؛
• اجرای کامل SED

خطاهای پیاده سازی

توجه ویژه باید به آن دسته از فرآیندهایی که نیاز به یک سند کاغذی دارند. اشتباه اصلی کپی شدن سند کاغذی با الکترونیکی است. این کار را پیچیده می کند و باعث نگرش منفی نسبت به اتوماسیون می شود. هیچ کس برای انجام کار مضاعف هزینه اضافی نمی پردازد. ساخت فرآیندهای اتوماسیون بدون تکرار ضروری است. اشتباه دوم عدم آمادگی پرسنل است. اغلب، فرآیندهای جدید با خصومت درک می شوند. بنابراین لازم است برای کارکنان توضیح داده شود که چرا اصلاً EDMS معرفی می شود تا آگاهانه به فرآیند یادگیری نزدیک شوند.

فن آوری های ذخیره سازی اسناد

در EDMS، مدیریت اسناد الکترونیکی شامل ویژگی هایی است که بر اساس آنها جستجو، طبقه بندی، گروه بندی و گزارش دهی انجام می شود. گاهی اوقات یک سند مطابق با یک الگو ایجاد می شود، گاهی اوقات - با انتقال داده ها از پایگاه داده. ویژگی ها در جداول ذخیره می شوند. خود فایل در پوشه ذخیره سازی قرار می گیرد، اطلاعات آن در پوشه DBMS قرار می گیرد. دسترسی به داده ها فقط برای کاربران سیستم EDMS در دسترس است.

اسکن درون خطی چیست؟

پردازش درون خطی اسناد با قرار دادن نمونه های بعدی آنها در بایگانی با استفاده از اسکنر انجام می شود. در طول فرآیند اسکن، ایجاد خودکاربارکد روی سند و ثبت آن در پایگاه داده با جهت بعدی در مسیر مشخص شده.

OCR

این سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی EDMS یک تصویر الکترونیکی از یک سند را با فرمت عکس یا jpeg به فرمت متن تبدیل می کند. در این حالت از نرم افزار ویژه ای در قالب یک اپلیکیشن مستقل یا ESCOM.BPM ادغام شده در EDMS استفاده می شود. ESCOM.BPM چیست؟ این یک برنامه برای تشخیص اسناد تایپ شده با فونت های مختلف است. با این حال، شایان ذکر است که برنامه های مستقل دارای ویژگی های بیشتری هستند و حتی متن های دست نویس را تشخیص می دهند.

بارکدینگ

این فناوری مجموعه ای از رویه ها را برای ایجاد و اعمال یک بارکد گرافیکی بر روی یک سند ارائه می دهد. یک بارکد منحصر به فرد از طریق سرور سیستم تولید می شود. همچنین شناسایی سند، آن را فراهم می کند جستجوی سریعدر پایگاه داده و توزیع در مکان های ذخیره سازی. هنگام ثبت سند، بارکد مربوط به شناسه کارت الکترونیکی روی برچسب چاپ می شود. به نسخه کاغذی سند چسبانده شده است.

EDS

به شما امکان می دهد صحت سند و تغییرناپذیری داده ها را تأیید کنید. امضا با کمک یک ارائه دهنده رمزنگاری و یک کلید نرم افزار - گواهی انجام می شود. مورد دوم فایلی با فرمت خاص است که در مرکز صدور مجوز بازسازی می شود. برای اطمینان از ایمنی اطلاعات، باید گواهی را روی یک کارت هوشمند یا کلیدهای I-Token ذخیره کنید. آنها توسط یک پین محافظت می شوند. اگر پین چندین بار اشتباه وارد شود، گواهی به طور خودکار مسدود می شود.

متن کامل و جستجوی ویژگی

جستجوی ویژگی از طریق یک فرم خاص برای چندین مقدار از فیلدهای کارت انجام می شود. به عنوان مثال، معیار "حساب" داده ها را در قسمت "گیرنده" یا "فرستنده" جستجو می کند. در همان زمان، سیستم معیارهای وارد شده را با داده های موجود در کارت ها مقایسه می کند و کارت هایی را که مطابقت دارند را در نتیجه وارد می کند. جستجو با در نظر گرفتن تطابق دقیق یا جزئی انجام می شود.

جستجوی متن کامل با توجه به داده های خود سند، از جمله فرم های کلمه از طریق ابزارهای داخلی DBMS، مانند MS SQL SERVER، ORACLE انجام می شود. برای جستجوی کامل، فایل ها باید در قالب یک سند (doc)، جدول (xls)، ارائه ها، پیام ها وارد پایگاه داده شوند.

مفاهیم اساسی مدیریت اسناد الکترونیکی

اصول اولیه مدیریت اسناد الکترونیکی

• ثبت یکباره سند که امکان شناسایی منحصر به فرد سند را در هر نصب این سیستم فراهم می کند.
• امکان اجرای موازی عملیات، که امکان کاهش زمان جابجایی اسناد و افزایش کارایی اجرای آنها را فراهم می کند.
• تداوم حرکت سند که امکان شناسایی مسئول اجرای سند (وظیفه) را در هر لحظه از عمر سند (فرایند) فراهم می کند.
• یک پایگاه داده واحد (یا توزیع شده هماهنگ) از اطلاعات اسنادی، که امکان حذف امکان تکرار اسناد را فراهم می کند.
• سیستم جستجوی اسناد سازمان یافته کارآمد که به شما امکان می دهد سندی را با حداقل اطلاعات در مورد آن پیدا کنید.
• یک سیستم گزارش دهی پیشرفته برای وضعیت ها و ویژگی های مختلف اسناد، که به شما امکان می دهد حرکت اسناد را از طریق فرآیندهای گردش کار کنترل کرده و بپذیرید. تصمیمات مدیریتیبر اساس داده های گزارش ها

سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی روسی

EDMS اختصاصی

SED از بودجه پرداخت می شود

• EDMS برای سازمان های شرکت کننده در فرآیند بودجه توسط خزانه داری فدرال ارائه می شود

EDMS پولی

همچنین ببینید

• ECM (کسب و کار) - سیستم های کنترل منابع اطلاعاتشرکت ها

پیوندها

• فقط در مورد مدیریت اسناد الکترونیکی، فرآیندهای تجاری و تعامل. وبلاگ ها بحث ها
• انتخاب سیستم های اتوماسیون مدیریت سازمانی بر اساس معیارها

بنیاد ویکی مدیا 2010 .

ببینید «SED» در فرهنگ‌های دیگر چیست:

SED- فناوری سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی SEDO. بخش اقتصادی تلفیقی SED فین. سیستم EDMS "دموکراسی الکترونیک" http://e democratia.ru/…

SED UD- سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی و فناوری مدیریت تعامل. منبع: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2007/06/09/254408 نمونه ای از استفاده از EDMS UD Directum ... فرهنگ اختصارات و اختصارات

سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی یک سیستم خودکار چند کاربره است که فرآیند مدیریت کار یک سازمان را به منظور اطمینان از عملکرد عملکرد آن همراهی می کند. فرهنگ لغت اصطلاحات تجاری. Akademik.ru. 2001 ... واژه نامه اصطلاحات تجاری

EDMS GO UR- سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی سازمان های دولتیایالت جمهوری اودمورت، اودمورتیا منبع: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2013/12/20/554261 … فرهنگ اختصارات و اختصارات

EDMS PD- سیستم گردش الکترونیکی اسناد فین اسناد حسابداری اولیه. منبع: http://mskit.ru/news/n57353/ … فرهنگ اختصارات و اختصارات

SEDO Chancellor Type Workflow system, SEDO Developer IBA, Minsk Website www.kancler.by www.iba.by این اصطلاح معانی دیگری دارد، رجوع کنید به Chancellor. صدراعظم ... ویکی پدیا

SEDO- فناوری سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی EDMS SEDO ... فرهنگ اختصارات و اختصارات

- - یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی توسعه یافته توسط متخصصان شرکت اوکراینی "Bankomsvyaz" که برای ایجاد یک سیستم کامل برای مدیریت فرآیندهای تجاری برای پردازش اسناد و نظارت بر اجرای آنها طراحی شده است. AO ... ... ویکی پدیا

نوع EDMS، توسعه دهنده سیستم اطلاعات شرکت OAO سیستم های اطلاعات صنعتی نوشته شده در ... ویکی پدیا

LanDocs یک پلت فرم نرم افزاری برای ساخت سیستم های مدیریت محتوای شرکتی و مدیریت اسناد الکترونیکی (ECM / EDMS) است. توسعه خود شرکت LANIT. LanDocs Type ECM, Document Management System, EDMS Developer ... ... ویکی پدیا

کتاب ها

• فن آوری های مدرن کار اداری و جریان اسناد شماره 9 (45) 2014، موجود نیست. " فن آوری های مدرنکار اداری و جریان اسناد» – مجله ای برای روسای ادارات. شما یاد خواهید گرفت که چگونه الکترونیکی را به طور موثر پیاده سازی و بهینه کنید ...

سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS)یک سیستم است ( برنامه کامپیوتری. نرم افزارو غیره)، که امکان سازماندهی و خودکارسازی کار با اسناد الکترونیکی (یعنی مدیریت اسناد الکترونیکی) را در کل چرخه عمر آنها فراهم می کند. عملکرد اصلی EDMS باید شامل توانایی ایجاد، تغییر، ذخیره و مسیریابی اسناد و همچنین تعدادی از قابلیت های خدماتی مانند جستجو، طبقه بندی و غیره باشد.

SEDعلاوه بر این، برای سازماندهی و خودکارسازی فرآیندهای تعامل بین کارکنان (انتقال اسناد، صدور وظایف، ارسال اعلان ها و غیره) طراحی شده است. کارمندان می توانند به سرعت هر کدام را دریافت کنند اطلاعات لازمبرای مشتریان شرکت در عین حال، اسناد می توانند هم اشیاء ساختار یافته سیستم اطلاعاتی باشند که دارای مجموعه مشخصی از جزئیات استاندارد هستند و هم بدون ساختار (فایل های Word، Excel، .pdf، .jpg، و غیره). SEDممکن است شامل یک آرشیو الکترونیکی از اسناد، که پردازش جمعی اطلاعات را ممکن می‌سازد، و سیستمی برای خودکارسازی فرآیندهای تجاری (جریان کاری) باشد. همچنین EDMS یکی از گزینه های استفاده از سیستم BPM است.

به طور سنتی، مفهوم اتوماسیون گردش کار با کار با مکاتبات، اسناد اداری و سازمانی و غیره همراه است. با این حال SEDهمچنین به شما این امکان را می دهد که هر سند را با اقداماتی که باید روی آن انجام شود مرتبط کنید. به لطف چنین سیستمی، ردیابی عملکرد کار خاصی توسط کارمندان امکان پذیر می شود. بنابراین، EDMS نه تنها مدیریت جریان اسناد موثر و امنیت اطلاعات را در شرکت فراهم می کند، بلکه کنترل بیشتری بر اجرای کار بر روی اسناد و بهره وری کارکنان را نیز افزایش می دهد.

سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS)در حال حاضر در زیرساخت فناوری اطلاعات تقریباً هر شرکتی - اعم از خصوصی و عمومی - استفاده می شود. در اکثر شرکت ها یا EDMS قبلاً پیاده سازی شده است و یا قرار است در آینده نزدیک اجرا شود. سیستم‌های مدیریت اسناد الکترونیکی طیف وسیع‌تری از وظایف را حل می‌کنند، با سیستم‌های حسابداری ادغام می‌شوند و به شما امکان می‌دهند عملکرد یک سازمان را مدیریت کنید (ساخت سیستم‌های KPI یا BSC).
با استفاده از SEDشرکت شفاف و قابل مدیریت می شود: همه ساده ترین معاملات تجاری (به عنوان مثال، حمل کالا از انبار یا انتقال مواد به تولید) با انعکاس آنها در سیستم حسابداری در قالب اسناد الکترونیکی همراه است. عملیات تجاری می تواند با حسابداری و تثبیت شاخص های فرآیندهای تجاری همراه باشد. اطلاعات جمع‌آوری‌شده در مورد شاخص‌ها در EDMS در شاخص‌های سطح بالا ادغام می‌شود، و بنابراین ما یک کارت امتیازی متعادل دریافت می‌کنیم که در پانل مدیر منعکس می‌شود.

سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکیدارای تعدادی مزیت است که شامل امکان ثبت یک سند الکترونیکی، اجرای موازی عملیات لازم با ردیابی شخص مسئول اجرای آنها و همچنین در دسترس بودن یک سیستم جستجوی اسناد سازمان یافته کارآمد و توسعه یافته است. سیستم گزارش دهی.

بعلاوه، SED، به عنوان یک قاعده، حاوی ابزارهایی برای کار گروهی روی اسناد و پروژه ها است، برنامه ریزیو دانلود کارمندان کار با اسناد، حفظ سابقه کار با اسناد و کار ایمنبا دفاتر از راه دور و بخش های شرکت. در رایج ترین پلت فرم در روسیه "1C: Enterprise 8" مثال SEDاست . با ظهور پلت فرم 1C:Enterprise 8، توزیع برنامه های خانواده 1C از بخش های کوچک به متوسط ​​و شرکت های بزرگ تغییر جهت داد. مدیریت اسناد الکترونیکی ویژگی یک سیستم اطلاعاتی کامل برای چنین شرکت‌هایی است، در حالی که سیستم‌های کلاس گردش کار و نسخه پیشرفته‌تر BPMS یک ماژول استاندارد از سیستم اطلاعات شرکتی یک شرکت هستند که در آن تعداد کارمندان دفتر به بیش از 50 نفر می‌رسد. مردم.

نباید خاص صنعت باشد. اصلی‌ترین و رایج‌ترین نسخه مدیریت اسناد الکترونیکی محصولات جعبه‌دار هستند و EDMS در پلتفرم 1C نیز از این قاعده مستثنی نیست.

در شرایط توسعه مدرنکسب و کار EDMS باید مشکلات مربوط به بهینه سازی هزینه را با امکان صرفه جویی در منابع داخلی شرکت حل کند. در عین حال، بیشترین بهترین گزینهچنین وضعیتی برای یک شرکت زمانی است که اطلاعات پیاده سازی شده است سیستم مدیریت اسناد الکترونیکیبه شما امکان می دهد تا به سرعت (در 2-3 ماه) هزینه های اجرا را جبران کنید. شرط لازمبرای چنین پیاده سازی، حضور کارمندی در شرکت است که دانشی در زمینه مدیریت فرآیند دارد، مهارت در ساختن نمودارهایی از نمادهای شرح فرآیند کسب و کار دارد و به خوبی نشان دهنده فرآیندهای تجاری است که در شرکتی که EDMS را اجرا می کند. نمودارهای رسمی فرآیند کسب و کار می تواند کمک مهمی باشد.

پیاده سازی SEDهمیشه باید مسئله بهینه سازی فرآیندهای تجاری و صرفه جویی در هزینه های نیروی کار مدیریت و کارکنان عادی شرکت را حل کند. در عین حال، حداکثر اثر از پیاده سازی زمانی حاصل می شود که مدیریت اسناد الکترونیکی در یک فضای اطلاعاتی واحد با یک سیستم مدیریت و حسابداری عمل کند. چنین سیستم ترکیبی به شما امکان می دهد تعداد بسیار بیشتری از مشکلات را حل کنید.

تعدادی برنامه کاربردی استاندارد وجود دارد SEDدر پلت فرم 1C، به عنوان مثال، اتوماسیون کار قراردادی. اما راه حل کارهایی مانند جریان اسناد پرسنل، کار با سفرهای کاری و گزارش های پیش از آن، برنامه های کاربردی برای پول نقد، فرآیندهای پشتیبانی فروش، خرید، تولید و گردش کار انبار تنها در یک سیستم اطلاعاتی واحد با یک سیستم حسابداری قابل حل است. به عنوان مثال، در پلت فرم 1C 8 سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی "PiterSoft: Process Management"یا

به عنوان مثال، در پلت فرم 1C 8 سیستم مدیریت اسناد الکترونیکیمی تواند در یک پایگاه داده واحد با محصول "1C: مدیریت حقوق و دستمزد و پرسنل" یا "1C: مدیریت شرکت تولیدی" کار کند، که به شما امکان می دهد وظایف عملکردی (مثلاً استخدام) و حسابداری (محاسبه حقوق و دستمزد) و مدیریت را به طور جامع حل کنید. (تصمیم گیری انگیزشی در مورد افزایش حقوق یا جریمه) و وظایف تعامل و انتقال اطلاعات (گذراندن سند در طول مسیر، همراه با اطلاع رسانی به موقع کلیه شرکت کنندگان علاقه مند در فرآیند مطابق با رویه مصوب قبلی). ).

29.05.18 71 255 13

اسناد را می توان به صورت کاغذی یا الکترونیکی امضا کرد. روی کاغذ برای مدت طولانی، الکترونیکی - مشخص نیست که چگونه.

پاول اووچینیکوف

12 سال کار با اسناد الکترونیکی

اما در اینجا من دوازده سال است که با اسناد الکترونیکی سروکار دارم و به شما می گویم: این یک هیجان باورنکردنی است. اجازه دهید به شما بگویم که چگونه کار می کند، با مثال.

به طور خلاصه

برای شروع مدیریت اسناد الکترونیکی، شما نیاز دارید:

1. طرفین را متقاعد کنید که مبادله اسناد الکترونیکی را آغاز کنند.
2. خرید گواهی امضای الکترونیکی
3. در مورد روش ارسال اسناد تصمیم بگیرید: از طریق یک سرویس ویژه یا بدون آن.

چه کسانی به اسناد الکترونیکی نیاز دارند

با وجود راحتی و مدرنیته، تعداد کمی از آنها مدیریت اسناد الکترونیکی را انجام می دهند. اگر یک کارآفرین در زمینه مالیات ساده چند قرارداد در سال منعقد کند، ممکن است از ارسال چند بار اسناد چاپی ترسی نداشته باشد. اما مواردی وجود دارد که مدیریت اسناد الکترونیکی بسیار مفید است.

شرکت های بزرگاگر حجم مکاتبات خارجی بیش از چند صد سند در ماه باشد، اسناد الکترونیکی به کاهش هزینه ها کمک می کند. برای آنها، تحویل اوراق بهادار مستقیماً بر سرعت معاملات تأثیر می گذارد. هزینه های جریان اسناد می تواند به صدها هزار روبل در سال برسد و خطرات مرتبط با ضرر، اشتباه و جریمه از سوی مقامات مالیاتی هزینه ها را بیش از پیش افزایش می دهد.

حتی اگر اکنون هر شش ماه یک قانون را امضا کنید، این بدان معنا نیست که تجارت شما رشد نخواهد کرد. ممکن است شرکای بزرگی داشته باشید که با اسناد الکترونیکی کار می کنند و آنها نیز همین را از شما می خواهند.

مثلا

فروشگاه آنلاین به دلیل این واقعیت که فاکتور یک بار دیگر اشتباه شده است، به طور منظم مطالبات به ارزش ده ها میلیون انباشته می کند: کالاها در یک کامیون هستند، آنها را نمی توان به انبار برد. در حالی که منتظر رسیدن پیک با سند اصلاح شده از تامین کننده هستند، روزها می گذرد. ما اسناد الکترونیکی را معرفی کردیم و در حال حاضر تمام تنظیمات در اسناد کمتر از یک ساعت طول می کشد.

و در یک شرکت بزرگ خرده فروشی انرژی، در طول ممیزی های مالیاتی میدانی، بازرسان سالانه تخلفات و اشتباهاتی در اسناد پیدا کردند. چک برای جریمه به 120000 روبل در سال رسید. کار به جایی رسید که بخش مالیاین پول را از قبل به عنوان هزینه های سربار در بودجه قرار دهید. مدیریت اسناد الکترونیکی را معرفی کردند و اکنون صحت اسناد توسط برنامه ها کنترل می شود نه افراد. دیگر هیچ خطایی وجود ندارد.

سند الکترونیکی چیست؟

یک سند الکترونیکی یک فایل Doc یا pdf معمولی است که می تواند در هر ویرایشگر ایجاد و خوانده شود. مهم است که توسط یک ویژه امضا شود امضای الکترونیکو به صورت ویژه ارسال شد.

برای اینکه شریک، وکیل یا قاضی شک نداشته باشد که این شما بودید که سند الکترونیکی را امضا کردید و کسی آن را تغییر نداد، متخصصان امنیت دیجیتال با امضای الکترونیکی آمدند. این مانند اثر انگشتی است که روی مجموعه ای منحصر به فرد از بیت ها و بایت ها در سند شما قرار گرفته است. به طور کلی، با امضای چیزی با امضای الکترونیکی، می گویید: "من صحت این مجموعه بیت ها را تایید می کنم."

یک امضای الکترونیکی به هر سندی پیوست می شود و پس از آن امضا شده در نظر گرفته می شود. سند بدون امضا قابل خواندن است. این فقط تضمین می کند که همان سند بدون تغییر، به شکلی که برای شما ارسال شده است، پیش روی شما باشد. اگر چیزی را در سند تغییر دهید و آن را ذخیره کنید، مجموعه بیت آن تغییر خواهد کرد - امضا نامعتبر خواهد بود.

مثلا

دو شرکت تصمیم گرفتند قرارداد الکترونیکی امضا کنند. قرارداد بستیم و بر سر شرایط توافق کردیم. حالا یک شرکت قرارداد را با امضای خود امضا می کند و برای دیگری می فرستد. او قرارداد را باز می کند و تصمیم می گیرد بی سر و صدا چیزی را اصلاح کند، مثلاً میزان جریمه ها. تصحیح می کند. ذخیره می کند. اول ارسال می کند. او به نظر می رسد - اوه! - امضای اصلی این قرارداد شکسته است. پس یه چیزی درست شده، شرورها. بعد می‌روند تا صورت را بزنند، احتمالا.

از کجا می توان امضای الکترونیکی گرفت

یک امضای الکترونیکی در یک مرکز صدور گواهینامه ویژه خریداری می شود. فقط کافی است یک مرکز مناسب در شهر خود پیدا کنید. نکته اصلی این است که در لیست مراکز معتبر وزارت ارتباطات فدراسیون روسیه قرار گیرد.

همین کار را می توان دقیقاً در دفتر مرکز صدور گواهینامه انجام داد: فقط با تمام اسناد همراه شوید و یک درخواست را پر کنید. اما در این مورد، باید منتظر بمانید تا پرداخت بدون نقد انجام شود - این ممکن است چندین ساعت طول بکشد. پرداخت نقدی گواهینامه برای یک شرکت غیرممکن است، همانطور که دریافت آن از راه دور غیرممکن است.

امضای الکترونیکی چگونه کار می کند؟

نیروی قانونی امضای الکترونیکی در قانون فدرال "در مورد امضای الکترونیکی" توضیح داده شده است.

قانون انواع امضاها را تعریف می کند: ساده، بدون صلاحیت و واجد شرایط. شما می توانید اسناد را با هر یک از آنها امضا کنید، اما با رزرو: واجد شرایط - برای مالیات، مناقصه و در برخی موارد برای دادگاه. ساده و بی مهارت - برای هر چیز دیگری.

امضای ساده یا بدون صلاحیت

گزینه ای مقرون به صرفه و ارزان، اما با کاربرد محدود. یک امضای فاقد صلاحیت حاوی الگوریتم های رمزنگاری است، اما توسط هیچ مرجع صدور گواهی تایید نمی شود. یکی ساده فقط ترکیبی از یک نام کاربری و رمز عبور، یک حساب کاربری در یک وب سایت خدمات عمومی یا یک آدرس ایمیل طرف مقابل است.

اگر در آن شرکت نمی کنید چنین امضاهایی مناسب هستند حراج الکترونیکی، مبادله الکترونیکی مدارک اولیه و ارسال خودداری شود گزارش مالیاتی. یک امضای سادهمی تواند برای قراردادها، فاکتورها و اعمال استفاده شود، اما شما باید یک قرارداد جداگانه با طرف مقابل امضا کنید و رضایت طرفین برای اعتماد به چنین امضایی را ثبت کنید.

اگر ده ها طرف مقابل و اسناد مختلف داشته باشید، این طرح کار نخواهد کرد. شما باید چنین سندی را با همه امضا کنید و به مرور زمان این روند کند می شود نه سرعت کار. سپس بهتر است به یک گواهی امضای الکترونیکی دیگر فکر کنید.

برای استفاده از یک امضای الکترونیکی ساده، باید نسخه کاغذی توافق نامه را چاپ و امضا کنید یا بند خاصی را در قرارداد با طرف مقابل وارد کنید - این یک الزام قانون است.

امضای واجد شرایط

این امضا برای فاکتورها و مالیات مناسب است. طبق قانون، فاکتورهای الکترونیکی فقط با چنین امضایی قابل امضا هستند. یک گواهی واجد شرایط از 1000 R هزینه دارد، شما می توانید آن را فقط در یک مرکز صدور گواهینامه که بخشی از منطقه اعتماد FTS است خریداری کنید.

هر سال، گواهی امضای واجد شرایط نیاز به تمدید دارد، که بر نگرانی ها می افزاید: باید مدت اعتبار را زیر نظر داشته باشید و به موقع دستور صدور مجدد بدهید.

برای کار با امضای واجد شرایط، باید برنامه خاصی را نصب کنید - وسیله ای برای محافظت از اطلاعات رمزنگاری. این برنامه یک امضای الکترونیکی را به سند متصل می کند و امضای سایر شرکت کنندگان در تبادل را بررسی می کند.

می توانید یک برنامه پولی ("Cryptopro DSP") یا رایگان ("Vipnet DSP") را انتخاب کنید. از نظر عملکرد، تقریباً یکسان هستند، اما ممکن است مشکلات سازگاری با رایگان وجود داشته باشد. هر دو روی ویندوز و مک کار می کنند. هزینه پرداخت شده حدود 1000 R است، پرداخت سالانه برای گواهی امضای الکترونیکی حدود 1000 R است.

برخی از آنها از امضای الکترونیکی مبتنی بر ابر استفاده می کنند که برای آن نیازی به نصب برنامه محافظت از رمزگذاری نیست. امضای ابری در سرویس صرافی ذخیره می‌شود و هر بار که سندی را امضا می‌کنید، پیامکی دریافت می‌کنید که این عمل را در تلفن خود تأیید می‌کند. چنین گواهینامه ای ارزان تر و راحت تر برای استفاده است، اما امنیت کمتری نسبت به یک برنامه حفاظت رمزنگاری دارد.

چرا به یک پردازشگر اسناد نیاز دارید؟

یک سند الکترونیکی امضا شده را می توان از طریق ایمیل معمولی ارسال کرد، اما این امن نیست. در صورت هک شدن نامه، اسناد در دست مهاجمان خواهد بود. بنابراین به عنوان مثال اداره مالیات فقط از طریق خدمات ویژه اظهارنامه می پذیرد. از طریق همان خدمات، شما باید فاکتورهای الکترونیکی را مبادله کنید، در غیر این صورت دستور وزارت دارایی روسیه را نقض خواهید کرد. چنین خدماتی را اپراتورهای جریان اسناد می نامند.

برای یک کاربر ساده، این یک ایمیل پمپاژ شده است. از طریق مرورگر کار می کند، پوشه هایی با ورودی و خروجی، فهرست آدرس، جستجوی داخلی، ویرایشگر سند وجود دارد. داخل - یک سرویس بسیار بارگذاری شده با کانال های ارتباطی ایمن و رمزگذاری، که امنیت انتقال اسناد را تضمین می کند.

حتی نیازی به انعقاد قرارداد با اپراتور مدیریت اسناد الکترونیکی نیست. فقط ثبت نام کنید، گواهی امضای الکترونیکی را آپلود کنید و صورتحساب را پرداخت کنید. اپراتور از بقیه مراقبت می کند: به خدمات مالیاتی فدرال اطلاع می دهد که به صرافی پیوسته اید، فرمت ها را نظارت می کند و مطابقت با قوانین فدراسیون روسیه را تضمین می کند.

چندین ده چنین خدماتی در روسیه وجود دارد. از نظر قیمت، عملکرد، قابلیت اطمینان و سرعت تقریباً یکسان هستند. انتخاب اپراتورها بر اساس کیفیت خدمات مرسوم است: پشتیبانی فنی با چه سرعتی کار می کند، آیا اپراتور آماده کمک به اتصال طرفین است، چه فرصت هایی ارائه می دهد و آیا مشاوران تحلیلی دارد که به شما کمک می کنند تا این سرویس را در کار پیاده سازی کنید.

طرف مقابل شما نیز باید به اپراتور متصل شود. او می تواند شما یا هر دیگری را انتخاب کند - سپس مبادله مانند رومینگ از طریق رومینگ انجام می شود ارتباط سلولی.

هزینه اسناد الکترونیکی چقدر است

با کار از طریق اپراتور، شما فقط برای سند امضا شده توسط هر دو طرف پرداخت می کنید. به طور متوسط ​​هزینه ارسال یک سند حدود 6-8 R است و تمام موارد دریافتی رایگان است.

معمولا افراد مبتدی حداقل بسته 300 مدرکی را خریداری می کنند که خیلی سریع به پایان می رسد. سپس باید بسته بعدی را خریداری کنید. خرید یک بسته سالانه نامحدود یا توافق بر روی شرایط فردی سودآورتر است.

تغییر به مدارک الکترونیکی در صورتی مفید است که 100 سند یا بیشتر در ماه یا حداقل 1000 سند در سال ارسال کنید. سپس هزینه کاغذ و تحویل را تقریبا 5 برابر کاهش خواهید داد.

هزینه مدارک چقدر است

1000 سند کاغذی

مدیریت اسناد الکترونیکی

دفتر کار- مجموعه ای از اقدامات برای سازماندهی گردش کار یک شرکت یا سازمان. کار اداری اصطلاحی است که در کار دفتری برای اشاره به مجموعه قوانین رسمی برای کار با اسناد استفاده می شود.

سند الکترونیکی(ED) - سندی است که با استفاده از ابزارهای پردازش اطلاعات رایانه ای ایجاد شده است که می تواند با امضای الکترونیکی (ES) امضا شود و در قالب یک فایل با فرمت مناسب در یک رسانه ماشین ذخیره شود.

جریان سند- سیستمی برای ایجاد، تفسیر، انتقال، دریافت و بایگانی اسناد و همچنین نظارت بر اجرای آنها و محافظت در برابر دسترسی های غیرمجاز.

مدیریت اسناد الکترونیکی(EDO) - مجموعه ای از فرآیندهای خودکار برای کار با اسناد ارسال شده به در قالب الکترونیکی، با اجرای مفهوم "کار اداری بدون کاغذ".

• گردش کار تولید؛
• جریان اسناد مدیریت؛
• بایگانی (مجموعه ای از رویه ها برای گردش کار بایگانی)؛
• جریان اسناد پرسنل (روش های حسابداری پرسنل)؛
• جریان اسناد حسابداری؛
• جریان اسناد انبار؛
• کارهای اداری مخفی و محرمانه؛
• گردش کار فنی و فناوری

و دیگران. بدیهی است که به تعداد انواع فعالیت‌ها، سیستم‌های گردش کار می‌تواند وجود داشته باشد، در نتیجه، سیستم‌های اطلاعاتی که انواع خصوصی گردش کار را خودکار می‌کنند، در جهت شخصیت انبوه توسعه می‌یابند.

• امنیت مدیریت موثربه دلیل کنترل خودکار اجرا، شفافیت فعالیت های کل سازمان در تمامی سطوح.
• حفظ یک سیستم کنترل کیفیت مطابق با استانداردهای بین المللی.
• حمایت از انباشت، مدیریت و دسترسی مؤثر به اطلاعات و دانش. اطمینان از انعطاف پذیری پرسنل به دلیل رسمی شدن بیشتر فعالیت های هر کارمند و توانایی ذخیره کل تاریخچه فعالیت های وی.
• ثبت فعالیت های شرکت به عنوان یک کل (داخلی تحقیقات رسمی، تجزیه و تحلیل فعالیت های بخش ها، شناسایی "نقاط داغ" در فعالیت ها).
• بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار و اتوماسیون مکانیزم پیاده سازی و کنترل آنها.
• حذف اسناد کاغذی از گردش داخلی شرکت. صرفه جویی در منابع با کاهش هزینه های مدیریت جریان اسناد در سازمان.
• رفع نیاز یا ساده سازی قابل توجه و کاهش هزینه های نگهداری اسناد کاغذی به دلیل در دسترس بودن آرشیو الکترونیکی عملیاتی.

• الزامات ذخیره سازی شما باید یک سیستم گردش کار را انتخاب کنید که از مدیریت حافظه سلسله مراتبی (HSM) پشتیبانی کند. این مکانیزم فعال ترین داده های مورد استفاده را در سریع ترین اما گران ترین رسانه ذخیره می کند، در حالی که اطلاعات کم استفاده به طور خودکار به رسانه های کندتر و ارزان تر منتقل می شود.
• وجود رویه های رسمی که نیاز به پشتیبانی برای اجرای آنها و اتوماسیون کنترل دارند (تهیه اسناد از نوع خاصی ، انجام وظایف استاندارد سازمان و غیره).
• نیاز به خودکارسازی مدیریت اداری سازمان. درجه سختی ساختار سازمانی.
• وجود تقسیمات پراکنده سرزمینی. این عامل الزامات خاصی را برای دسترسی از راه دور، تکرار داده ها و غیره تحمیل می کند.
• آرشیو کاغذی بزرگ برخی از سیستم‌های گردش کار با زیرسیستم‌های ورودی اسناد انبوه از قبل یکپارچه ارائه می‌شوند.
• وجود یک سیستم مدیریت اسناد که نیازهای فعلی را برآورده نمی کند.
• نیاز به مسیریابی اسناد پیشرفته، مدیریت گردش کار. به عنوان ادامه این نیاز، نیاز به حمایت از فرآیندهای تجاری دلخواه، احتمالاً کار کردن در ارتباط با سیستم های کاربردی برای پشتیبانی از این فرآیندها است.
• الزامات نگهداری اسناد با دوره های طولانی ذخیره سازی (ده ها سال)، ارزش آن را دارد که به طور جدی در مورد سازماندهی یک آرشیو موازی روی میکروفیلم ها فکر کنید.
• الزامات "باز بودن"، توسعه پذیری سیستم. قابلیت ادغام با موجود سیستم های اطلاعاتیو استفاده از تجهیزات موجود
• نیاز به ذخیره تصاویر اسناد استفاده در سازماندهی فرمت های خاص برای ذخیره اسناد. نیاز به پشتیبانی از وظایف مهندسی و طراحی، سایر ویژگی های شرکت.
• نیاز به ابزارهای پیشرفته بازیابی اطلاعات پشتیبانی کامل سیستم از زبان اسناد موجود در سازمان.
• الزامات امنیتی (رمزگذاری، سازماندهی دسترسی و غیره). امکان استفاده از مکانیزم های دسترسی از قبل موجود در زیرساخت اطلاعاتی سازمان در سیستم مدیریت اسناد.
• الزامات انطباق با استانداردهای خاص: داخلی، صنعت، GOST، استانداردهای بین المللیدر مورد کنترل کیفیت، سطح سازماندهی ذخیره سازی اطلاعات.

هر سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی ممکن است حاوی عناصری از هر یک از دسته های زیر باشد، اما بیشتر آنها جهت گیری خاصی در یکی از حوزه های مرتبط با موقعیت محصول دارند.

هنگام پیاده‌سازی چنین سیستم‌هایی در شرکت‌های بزرگ، تعیین اینکه آیا سیستم توانایی مدیریت مؤثر، پردازش مقادیر زیادی از اطلاعات و ادغام با سیستم های خودکارمدیریت تولید، مقیاس پذیری، پیاده سازی مرحله ای، حسابداری توزیع سرزمینی، ساختار سازمانی پیچیده، سازمان دسترسی مبتنی بر نقش و غیره.

هنگام انتخاب چنین پلت فرمی، توجه اصلی باید به این موارد معطوف شود:

• سازماندهی ذخیره سازی اسناد الکترونیکی؛
• اتوماسیون گردش کار با در نظر گرفتن ویژگی های فردی سازمان؛
• ادغام با محیط اطلاعاتی موجود

الزامات عملکردی