مشاوره

هنگام خودکارسازی فرآیندهای تجاری مشتری، یک شرکت فناوری اطلاعات اغلب نیاز به انجام یک نظرسنجی پیش از پروژه دارد. این مشکل به طور خودکار تعدادی از سوالات مرتبط را ایجاد می کند.

1. آیا اصلاً انجام چنین نظرسنجی ضروری است؟ چه چیزی به مشتری و خود شرکت فناوری اطلاعات خواهد داد؟

2. اهداف بررسی پیش از پروژه چیست؟

3. نتیجه آن چه باید باشد؟

4. آیا باید یک نظرسنجی قبل از پروژه را به صورت رایگان انجام دهم یا برای آن پول بگیرم؟

5. چگونه می توان اثربخشی چنین نظرسنجی را برای مشتری توجیه کرد، آیا می تواند نتیجه دهد؟

در اینجا ، هر شرکت به روش خود تصمیم می گیرد: شخصی به طور کلی چنین معاینه ای را نامناسب می داند ("ما وارد نبرد خواهیم شد و سپس خواهیم دید ..."). دیگران، که آن را در حین اجرا انجام می دهند، این کار را در مقاله جداگانه ای مشخص نمی کنند. دیگران آن را به عنوان یک مرحله مستقل از کار انجام می دهند، اما برای آن پول نمی گیرند. چهارمین به درستی نظرسنجی پیش از پروژه را یک محصول تجاری جداگانه در نظر می گیرند. تجربه من به عنوان یک مدیر و مشاور نشان می دهد که یک نظرسنجی پیش از پروژه جزء ضروری کار تقریباً هر شرکت فناوری اطلاعات مرتبط با پیاده سازی سیستم های اتوماسیون است. و از سازماندهی مناسبو اجرای این مرحله گاهی به موفقیت کل پروژه بستگی دارد.

در چارچوب این مقاله، من سعی خواهم کرد به سوالات فوق، هم بر اساس تمرین خودم و هم بر اساس تجربه مشتریانی که باید با آنها ارتباط برقرار کنم، با معرفی فناوری انجام یک نظرسنجی پیش از پروژه از ابتدا، پاسخ دهم.

نیاز به بررسی پیش از پروژه

رویکرد برخی از شرکت های فناوری اطلاعات به اتوماسیون کسب و کار به خوبی در این حکایت نشان داده شده است.

یک مخترع به کمیسیون می آید و یک ماشین اصلاح جدید برای خیابان ارائه می دهد.

"اما دستگاه شما چگونه کار می کند؟" - از اعضای کمیسیون خود بپرسید.

مخترع پاسخ می دهد: "بسیار ساده". "شما یک سکه را داخل شکاف می اندازید، سر خود را داخل دستگاه می کنید و دو تیغه شروع به تراشیدن شما می کنند."

"متاسفم، همکار، اما افراد اشکال مختلف چهره دارند!" - اعضای کمیسیون به او تذکر می دهند.

مخترع می گوید: "بله، اما این فقط قبل از اولین اصلاح است..."

وظیفه اصلی هر اتوماسیون این است که منحصر به فرد بماند مزایای رقابتیشرکت خودکار ما نباید اجازه دهیم، همانطور که در این شوخی، همه شرکت ها پس از اتوماسیون تبدیل به یک فرد می شوند. بنابراین، اگر می‌خواهیم مزیت‌های رقابتی منحصربه‌فرد کسب‌وکار مشتری را حفظ کنیم، با هر نوسازی فرآیندهای کسب‌وکار، انجام یک نظرسنجی قبل از پروژه ضروری است.

البته می توان تحلیل عمیقی از دلایلی که چنین نیازی را تعیین می کند انجام داد. آنها ممکن است هزینه تخمینی بالای پروژه، نیاز به تغییر فرآیندهای تجاری موجود در طول اتوماسیون، گنجاندن کار در پروژه، که محدوده آن را نمی توان از قبل تعیین کرد، و غیره باشد. با این حال، به یاد داشته باشید که چگونه در یک داستان بسیار آموزنده فرمانده گزارش ژنرال در مورد علت شکست را قطع کرد:

ژنرال شروع کرد شکست ما به چند دلیل بود. - اولا باروت خام بود...

بس است - فرمانده او را متوقف کرد.

وضعیت مشابهی در اینجا وجود دارد، زیرا برای یک نظرسنجی قبل از پروژه کافی است که مشتری ویژگی های تجاری منحصر به فردی داشته باشد (و هر شرکتی باید آنها را داشته باشد، در غیر این صورت به سادگی در بازار زنده نمی ماند و جای خود را به رقبا می دهد).

بنابراین در سطح جهانی، مسئله نیاز به این نوع کار به راحتی حل می شود - اگر شرکت خودکار در بازار رقابتی باشد، باید انجام شوند.

نظرسنجی پیش از پروژه چه چیزی به مشتری و خود شرکت فناوری اطلاعات می دهد

همانطور که همه ما به خوبی می دانیم، هر کار یا خدماتی در بازار تنها زمانی مورد تقاضا خواهد بود که هم برای مشتری و هم برای پیمانکار مفید باشد. بنابراین، اجازه دهید به طور خلاصه در نظر بگیریم که چه چیزی در واقع به هر دوی آنها یک بررسی پیش از پروژه می دهد.

در طول بررسی قبل از پروژه، مشتری می تواند:

شرح مفصلی از فرآیندهای تجاری موجود در شرکت دریافت کنید و مقایسه کنید تجارت واقعیبا تصوری که از او دارد؛

بهینه سازی فرآیندهای تجاری موجود با استفاده از تجربه عملیکه مشاوران یک شرکت فناوری اطلاعات در اجرای قبلی در شرکت های مشابه دریافت کردند.

ارزیابی میزان انطباق عملکرد سیستم پیشنهادی با فرآیندهای تجاری واقعی مشتری؛

مزایای منحصر به فرد خود را به موقع برجسته کنید و آنها را در مرحله پیاده سازی سیستم در نظر بگیرید و نه پس از عملیات تجاری.

بودجه و زمان پروژه اتوماسیون را با در نظر گرفتن روشن کنید بهبودهای احتمالیسیستم هایی برای ویژگی های منحصر به فرد فرآیندهای تجاری آنها؛

ارزیابی منابع (اعم از فنی و انسانی) که در مرحله پیاده سازی سیستم مورد نیاز خواهند بود. برنامه ریزی به موقع برای تخصیص این منابع برای تکمیل پروژه در زمان بهینه و بدون تجاوز از بودجه.

تخمین زدن خطرات احتمالیکه ممکن است بر کیفیت کار تأثیر بگذارد.

بهینه سازی هزینه استقرار سیستم به دلیل اجرای احتمالی بخشی از کار به تنهایی;

تخمین بهتری دریافت کنید اثر اقتصادیو بازگشت سرمایه

مزایای بررسی مناسب برای یک شرکت فناوری اطلاعات:

افزایش سطح رضایت مشتری از طریق تطبیق انتظارات او که در مرحله پیش فروش (زمانی که فروشندگان "رویایی" را ارائه می دهند) با قابلیت های واقعی سیستم برای پشتیبانی از فرآیندهای تجاری خاص شکل می گیرد.

شفاف سازی زمان اجرای سیستم و منابع مورد نیاز برای این کار، به شما امکان می دهد تخصیص آنها را از قبل برنامه ریزی کنید.

شفاف سازی به موقع مزایای منحصر به فرد مشتری برای در نظر گرفتن آنها هنگام پیکربندی یا نهایی کردن سیستم اتوماسیون؛

کاهش زمان اجرا و کاهش ریسک انجام کار رایگان. بهبودهای لازم در سیستم قبل یا به موازات استقرار آن انجام خواهد شد و نه پس از پایان مرحله عملیات آزمایشی، که معمولاً کمبودها را آشکار می کند. وضعیتی که در مرحله تکمیل پروژه یک اختلاف در عملکرد کشف می شود به طور خودکار مستلزم کار غیر برنامه ریزی اضافی است. در عین حال، مشتری معمولاً برای تأمین مالی چنین کارهایی با مشکلاتی روبرو است و برای انجام موفقیت آمیز پروژه، اغلب باید به صورت رایگان انجام شود.

شناسایی خطرات احتمالی که ممکن است بر کیفیت و زمان اجرا تأثیر بگذارد. ارائه به موقع اقدامات لازم برای به حداقل رساندن تأثیر این خطرات بر موفقیت پروژه.

به دست آوردن اطلاعات برای توجیه تعداد مجوزها و ساختار پروژه.

رفع وضعیت فعلی در واحدهای خودکار و پارامترهای اصلی کار آنها، کارایی سیستم پیشنهادی را توجیه می کند.

برقراری ارتباط شخصی مشاوران با مجریان اصلی مشتری در پروژه، کار مشترک آنها را ساده تر خواهد کرد.

گسترش پایگاه دانش (در صورت وجود) در مورد فرآیندهای تجاری اصلی مشتریان در این صنعت.

البته، همه دلایل به نفع یک نظرسنجی پیش از پروژه در اینجا ذکر نشده است، با این حال، همانطور که تمرین نشان می دهد، این برای متقاعد کردن مشتری به ضرورت آن کافی است.

وظایف اصلی بررسی پیش از پروژه

هر شرکتی دیدگاه خاص خود را در مورد اولویت وظایف مرتبط با نظرسنجی قبل از پروژه دارد، اما مهمترین آنها به نظر من مطالعه فرآیندهای تجاری اساسی مشتری و روشن شدن مشکلات اصلی است که او می خواهد با کمک یک سیستم اتوماسیون حل کند. توسط بیشترین ابزار موثربرای این، معمولاً از یک پرسشنامه تدوین شده ویژه استفاده می شود که بر اساس عملکرد واقعی انجام نظرسنجی های قبل از پروژه است. این امکان را به مشاور می دهد تا بدون فراموش کردن چیزی، تمام سوالات لازم را در مورد فعالیت های اصلی واحدهای خودکار از کارکنان مشتری بپرسد. اکیداً توصیه می‌کنم که برای هر مورد با کارمندان رده‌های مختلف مصاحبه کنید - از مجریان تا مدیریت ارشد. من اغلب مجبور بودم با موقعیتی دست و پنجه نرم کنم که در آن مدیریت ارشد معتقد بود که فرآیندهای تجاری خاص همانطور که در ابتدا تصور می شد پیش می رود، اما در واقع کار در شرکت به روشی کاملاً متفاوت انجام می شد. در عین حال، مدیران میانی نظر خود را در مورد عملکرد این فرآیند داشتند که هم با ایده های مدیران ارشد و هم با فعالیت های واقعی مجریان خاص شرکت کننده در این کارها متفاوت بود. این وضعیت معمولاً هنگام خواندن گزارش بررسی دقیق، احساسات زیادی را برمی انگیزد. پی بردن به وضعیت واقعی و بیان آن در قالب یک سند روشن به ایجاد اعتماد در مشاوران خارجی و برقراری رابطه اعتماد هم با مدیریت مشتری و هم با کارکنان عادی کمک می کند.

بدیهی است که مهمترین وظیفه بعدی نظرسنجی قبل از پروژه، شناسایی مزیت های رقابتی منحصر به فرد مشتری است. همانطور که تمرین نشان می دهد، حدود 75٪ از فرآیندهای تجاری مورد استفاده توسط مشتری با فرآیندهای شرکت های مشابه در همان صنعت منطبق است، 10٪ از مزایای رقابتی منحصر به فرد آن آگاه هستند و 15٪ باقیمانده نتیجه قانون دوم ترمودینامیک است: ) (نتیجه "رشد طبیعی هرج و مرج") و باید در طول پروژه حذف شود. اما آن 10 درصد رقابتی که برای تجارت بسیار مهم هستند، به سادگی باید با هر اتوماسیونی حفظ شوند (به طور طبیعی، مشروط بر اینکه این مزایا رسمی شوند). بیشتر اوقات، این مشکل با پیکربندی سیستم برای مشتری حل می شود، اما گاهی اوقات خدمات برنامه نویسان برای در نظر گرفتن ویژگی های منحصر به فرد تجارت مورد نیاز است. توجه دارم که در اینجا ما در مورد توسعه سفارشی صحبت نمی کنیم، بلکه در مورد معرفی سیستم های اتوماسیون گردش خون صحبت می کنیم.

با درک چگونگی حمایت از مزیت رقابتی مشتری، شرکت فناوری اطلاعات قادر خواهد بود نیاز و هزینه اصلاح محصول را ارزیابی کند و همچنین بفهمد چه منابع اضافی ممکن است برای این کار مورد نیاز باشد.

یک هدف مهم از نظرسنجی قبل از پروژه، تشخیص وضعیت محیط IT مشتری است، یعنی ارزیابی تجهیزات کامپیوتری مورد استفاده او، نرم افزار، ارتباطات، سطح مهارت متخصصان فناوری اطلاعات و ... در این مرحله باید فهمید که آیا مشتری منابع کافی برای اجرای موفق سیستم اتوماسیون را دارد یا خیر. در اینجا به یکی دیگر از وظایف بررسی پیش از پروژه می رسیم - تجزیه و تحلیل خطرات بالقوه پروژه و شرح پیامدهای احتمالی آنها. در عین حال، مشاوران نه تنها باید تمام ریسک های احتمالی را ثبت کنند، بلکه باید راه هایی را برای کاهش هر یک از آنها به مشتری ارائه دهند.

هر CIS شامل جمع آوری اطلاعات در مورد فعالیت های عملیاتی بخش ها است، بنابراین موضوع بعدی بررسی پیش از پروژه باید مجموعه ای از الزامات برای بخش های خودکار باشد.

اطلاعات انباشته شده در سیستم در صورت عدم امکان تجزیه و تحلیل آن به عنوان یک وزن مرده باقی می ماند، بنابراین بسیار مهم است که در طول بررسی قبل از پروژه دریابید که مشتری به چه نوع و اشکالی از گزارش نیاز دارد. معمولاً ابزارهای اتوماسیون قبلاً شامل مجموعه استانداردی از گزارش ها هستند ، اما هر مشتری به درستی کسب و کار خود را منحصر به فرد می داند و بنابراین به یک سیستم منحصر به فرد از این نوع نیاز دارد که معمولاً با استفاده از یک تولید کننده گزارش ویژه پیاده سازی می شود.

یک وظیفه فوری بررسی پیش از پروژه، شفاف سازی بودجه نهایی پروژه و زمان اجرای آن با در نظر گرفتن تمام داده های دریافت شده است. این شرایط می تواند تحت تأثیر عوامل مختلفی مانند آمادگی دستگاه مدیریت کارفرما برای مشارکت در پروژه، انگیزه نمایندگان مشتری و پیمانکار، احتمال خرابکاری توسط کارکنان بخش های خودکار، اخراج احتمالی(یا برعکس استخدام) مدیر کلیدی مدتی پس از شروع پروژه، ناکافی بودن پارک کامپیوتری موجود و پایگاه فناوری برای دستیابی به تمام اهداف اتوماسیون، نبود بودجه تدارکاتی تجهیزات لازمو خیلی بیشتر. بنابراین، مشاور باید همه این شرایط را به تفصیل دریابد و در گزارش از جمله برای استفاده داخلی منعکس کند. تهیه گزارش دوم - داخلی - به شما امکان می دهد تمام تفاوت های ظریف رابطه و توصیه هایی را برای متخصصان بخش اجرا و ادغام با جزئیات منعکس کنید.

موضوع مهم دیگری که باید در مرحله بررسی پیش از پروژه به آن پرداخته شود، تهیه توصیه هایی در مورد انتخاب روش های اجرای پروژه است. در اینجا مهم است که به وضوح مشخص شود که کدام یک از مشکلاتی که قبلا توسط مشتری فرموله شده است را نمی توان با کمک سیستم اتوماسیون پیشنهادی حل کرد و راه های سازمانی یا سایر راه های خروج از این وضعیت را پیشنهاد کرد.

هر شرکتی به راحتی می‌تواند ده‌ها کار دیگر را که می‌خواهد در مرحله نظرسنجی حل کند اضافه کند، اما، همانطور که تمرین واقعی نشان می‌دهد، دریافت پاسخ به سؤالات ذکر شده در بالا، نظرسنجی قبل از پروژه را کاملاً مؤثر می‌کند.

آنچه معمولاً نتیجه یک نظرسنجی پیش از پروژه است

نتیجه اصلی، گزارش نهایی کار انجام شده، مورد توافق و امضای مشتری و پیمانکار است. بیایید به بخش های ضروری چنین گزارشی نگاه کنیم. اگر در بخش‌های استاندارد کلمات مقدماتی، فهرستی از اختصارات، کلمات اختصاری و اختصارات تمرکز نکنید، می‌توانید اجزای اساسی زیر را در گزارش متمایز کنید:

- شرح فرآیندهای تجاری موجود مشتری؛

- لیستی از وظایف اصلی که باید با استفاده از سیستم اتوماسیون حل شوند.

- ارزیابی فرآیندهای تجاری مشتری و توصیه هایی برای تغییر یا بهینه سازی کار بخش ها با در نظر گرفتن مزایای ارائه شده توسط IS.

- مزیت های رقابتی منحصر به فرد مشتری، که باید در هنگام اجرای سیستم در نظر گرفته شود.

- تجزیه و تحلیل محیط فناوری اطلاعات موجود برای انطباق با الزامات سیستم حاکمیت شرکتی، توصیه هایی برای تغییر آن؛

- ارزیابی کار بر روی ادغام CIS در زیرساخت IT موجود مشتری؛

- شرح a در واحدهای خودکار و الزامات برای تجزیه و تحلیل.

- ارزیابی خطرات احتمالی در اجرای پروژه و تعیین اقدامات لازم برای به حداقل رساندن تأثیر آنها.

- شرح خواسته های مشتری که در سیستم کنترل پیشنهادی قابل اجرا نیست و نیاز به بهبود دارد، تخمین زمان و هزینه چنین بهبودی.

- پیشنهادی برای اجرای پروژه با منطق گزینه پیشنهادی، تعیین تعداد ایستگاه های کاری مورد نیاز برای مشتری و شفاف سازی بودجه پروژه.

یک سند جداگانه از بررسی قبل از پروژه باید یک برنامه کاری اولیه باشد، از جمله، از جمله، لیست توافق شده افراد مسئول (هم از طرف مشتری و هم از طرف پیمانکار)، حوزه مسئولیت آنها و قوانین اساسی تعامل بین آنها برای اجرای موثر سیستم، توصیه می شود آیین نامه ای در مورد تبادل اطلاعات بین کارکنان مشتری و متخصصان شرکت فناوری اطلاعات انجام دهنده نظرسنجی تنظیم شود و مهمتر از همه، تعیین زمان و رویه نظارت بر عملکرد کار. .

برخی از شرکت ها (اغلب آنهایی که درگیر توسعه سفارشی هستند) پس از تکمیل نظرسنجی قبل از پروژه، پروژه ای را در اختیار مشتری قرار می دهند. شرایط مرجع.

یک نظرسنجی قبل از پروژه را به صورت رایگان انجام دهید یا برای آن پول بگیرید؟

پاسخ به این سوال تا حد زیادی به اهداف نظرسنجی بستگی دارد. اگر این هدف یک نظرسنجی سریع برای "فریب کردن" مشتری باشد (معمولاً با پر کردن پرسشنامه از مشتری)، انجام آن به صورت رایگان منطقی به نظر می رسد.

اگر هدف نظرسنجی با وظایفی که در بالا توضیح داده شد مطابقت داشته باشد، نیاز به انحراف منابع قابل توجه شرکت دارد و لزوما باید پرداخت شود. این نظرسنجی پیش از پروژه یک خدمات مشاوره کامل است که نه تنها امکان ارزیابی نیاز، زمان و بودجه برای اتوماسیون را فراهم می کند، بلکه فرآیندهای تجاری موجود مشتری را نیز بهینه می کند.

همانطور که تمرین نشان داده است، اگر شرکت فناوری مناسب را پیاده سازی کرده باشد و فروشندگان به وضوح بدانند (و بتوانند به طور واضح به مشتری توضیح دهند) هدف نظرسنجی و مزایایی که مشتری دریافت خواهد کرد، فروش خدمات نظرسنجی قبل از پروژه دشوار نیست. از آن.

چگونه می توان اثربخشی نظرسنجی قبل از پروژه را برای مشتری توجیه کرد

موضوع ارزیابی اثربخشی یک نظرسنجی قبل از پروژه، در واقع، مانند هر سرویس دیگری، یکی از دشوارترین ها در تجارت است، زیرا نتیجه آن همیشه برای مشتری واضح نیست و اغلب به صورت ذهنی درک می شود. برای توجیه تأثیر اقتصادی خدمات مشاوره - و نظرسنجی قبل از پروژه، همانطور که در بالا ذکر شد، دقیقاً یک خدمات مشاوره است - هر بخش تجاری الگوریتم ها و تکنیک های منحصر به فرد خود را دارد. با این حال، در اینجا روش‌های ساده‌تر و جهانی‌تری را در نظر می‌گیریم که به مشتری امکان می‌دهد اثربخشی نظرسنجی قبل از پروژه را به طور تقریبی ارزیابی کند.

کانال های پس انداز بالقوه را در نظر بگیرید که در نظر گرفتن آنها می تواند نیاز به بررسی پیش از پروژه را توجیه کند.

1. صرفه جویی در نیروی انسانی و زمان:

هنگام نهایی کردن سیستم برای مزایای رقابتی منحصر به فرد مشتری در مرحله اولیه پیاده سازی و نه پس از راه اندازی.

در مرحله ادغام سیستم در زیرساخت فناوری اطلاعات مشتری، با توجه به این واقعیت که تمام اطلاعات در مورد وضعیت محیط فناوری اطلاعات شرکت و تفاوت های ظریف ادغام قبل از شروع، و نه در حین اجرا، روشن می شود.

با توجه به تخصیص به موقع منابع مادی و انسانی از طرف پیمانکار و مشتری؛

با توجه به ارزیابی زودهنگام خطرات احتمالی که می تواند بر روند پیاده سازی سیستم تأثیر بگذارد و توسعه اقدامات لازم برای به حداقل رساندن پیامدهای منفی آنها.

هر گونه تاخیر در پیشرفت پروژه منجر به هزینه های اضافی جدی برای مشتری می شود که در هر مورد خاص به راحتی قابل محاسبه است.

2. کاهش احتمالی هزینه اجرا:

با شناسایی خدمات و کارهایی که مشتری می تواند به تنهایی انجام دهد.

با تنظیم زمان برخی از کارها پس از روشن شدن شدت کار واقعی آنها.

3. بهبود کارایی CIS و بهره وری کارکنان با بهینه سازی فرآیندهای تجاری با در نظر گرفتن ویژگی های منحصر به فرد مشتری.

4. چشم پوشی سیستم خودکار، اگر در مرحله نظرسنجی قبل از پروژه معلوم شود که اجازه حل وظایف مشتری را نمی دهد یا تجدید نظر آن هزینه زیادی خواهد داشت.

در عمل من، موردی وجود داشت که به یک مشتری با فرآیندهای تجاری بسیار خاص، بر اساس نتایج یک نظرسنجی پیش از پروژه، توصیه شد که CIS را مستقر نکند، بلکه انجام دهد. تغییرات سازمانیو فناوری کار با مشتریان خود را بهینه کنند، زیرا اثر اجرای سیستم (نیاز به تجدید نظر گران قیمت) هزینه ها را جبران نمی کند. در نتیجه، مشتری ده ها هزار دلار پس انداز کرد و نظرسنجی پیش از پروژه فقط با بهبود کارایی بخش نتیجه داد که به توصیه مشاوران فناوری کار کارمندان را تغییر داد.

فقدان مرحله بررسی پیش از پروژه در بیشتر موارد منجر به تاخیر قابل توجه در اجرای پروژه ها و افزایش هزینه آنها می شود که هم به دلیل مشکلات سازمانی و هم فنی در حین اجرا به وجود می آید. اغلب، چنین پروژه هایی به طور کلی به شکست کامل ختم می شوند. طبق مطالعه گروه Standish، تقریباً یک سوم از 2.5 هزار پروژه فناوری اطلاعات که آنها تجزیه و تحلیل کردند، نه تنها ناموفق * 1 بودند، بلکه اصلاً تکمیل نشدند. در روسیه، به دست آوردن چنین داده هایی بسیار دشوارتر است، اما من مطمئن هستم که نسبت اجرای ناموفق کمتر نخواهد بود.

*1 پروژه های ناموفق به پروژه هایی اطلاق می شود که در آنها ضرب الاجل مغفول مانده، بودجه نقض شده و یا نتایج مورد انتظار به دست نیامده است.

بنابراین، اگر یک شرکت مشاور نمی‌خواهد پروژه‌های محقق نشده را در کارنامه خود داشته باشد، کافی است یک نظرسنجی پیش از پروژه از کسب و کار مشتریان انجام دهد. بهتر است در مرحله اولیه قرارداد را رد کنید تا اینکه در کار غرق شوید و در نهایت شهرت خود را لکه دار کنید.

1. آیا اصلاً انجام چنین نظرسنجی ضروری است؟ چه چیزی به مشتری و خود شرکت فناوری اطلاعات خواهد داد؟
2. اهداف بررسی پیش از پروژه چیست؟
3. نتیجه آن چه باید باشد؟
4. آیا باید یک نظرسنجی قبل از پروژه را به صورت رایگان انجام دهم یا برای آن پول بگیرم؟
5. چگونه می توان اثربخشی چنین نظرسنجی را برای مشتری توجیه کرد، آیا می تواند نتیجه دهد؟

در اینجا ، هر شرکت به روش خود تصمیم می گیرد: شخصی به طور کلی چنین معاینه ای را نامناسب می داند ("ما وارد نبرد خواهیم شد و سپس خواهیم دید ..."). دیگران، که آن را در حین اجرا انجام می دهند، این کار را در مقاله جداگانه ای مشخص نمی کنند. دیگران آن را به عنوان یک مرحله مستقل از کار انجام می دهند، اما برای آن پول نمی گیرند. چهارمین به درستی نظرسنجی پیش از پروژه را یک محصول تجاری جداگانه در نظر می گیرند. تجربه من به عنوان یک مدیر و مشاور نشان می دهد که یک نظرسنجی پیش از پروژه جزء ضروری کار تقریباً هر شرکت فناوری اطلاعات مرتبط با پیاده سازی سیستم های اتوماسیون است. و موفقیت کل پروژه گاهی به سازماندهی و انجام صحیح این مرحله بستگی دارد.

در چارچوب این مقاله، من سعی خواهم کرد به سوالات فوق، هم بر اساس تمرین خودم و هم بر اساس تجربه مشتریانی که باید با آنها ارتباط برقرار کنم، با معرفی فناوری انجام یک نظرسنجی پیش از پروژه از ابتدا، پاسخ دهم.

نیاز به بررسی پیش از پروژه

یک مخترع به کمیسیون می آید و یک ماشین اصلاح جدید برای خیابان ارائه می دهد.
"اما دستگاه شما چگونه کار می کند؟" اعضای کمیته می پرسند
مخترع پاسخ می دهد: "بسیار ساده". شما یک سکه را داخل شکاف می اندازید، سر خود را داخل دستگاه می کنید و دو تیغه شروع به تراشیدن شما می کنند.
"متاسفم، همکار، اما افراد اشکال مختلف چهره دارند!" اعضای کمیسیون به او تذکر می دهند.
مخترع می گوید: "بله، اما این فقط قبل از اولین اصلاح است...".

وظیفه اصلی هر اتوماسیون حفظ مزیت های رقابتی منحصر به فرد شرکتی است که خودکار می شود. غیرممکن است که اجازه دهیم، مانند این شوخی، که پس از اتوماسیون، همه شرکت ها "در یک چهره" شوند. بنابراین، اگر می‌خواهیم مزیت‌های رقابتی منحصربه‌فرد کسب‌وکار مشتری را حفظ کنیم، با هر نوسازی فرآیندهای کسب‌وکار، انجام یک نظرسنجی قبل از پروژه ضروری است.

البته می توان تحلیل عمیقی از دلایلی که چنین نیازی را تعیین می کند انجام داد. آنها ممکن است هزینه تخمینی بالای پروژه، نیاز به تغییر فرآیندهای تجاری موجود در طول اتوماسیون، گنجاندن کار در پروژه، که محدوده آن را نمی توان از قبل تعیین کرد، و غیره باشد. با این حال، به یاد داشته باشید که چگونه در یک داستان بسیار آموزنده فرمانده گزارش ژنرال در مورد علت شکست را قطع کرد:

ژنرال شروع کرد: "شکست ما به دلایل مختلفی ایجاد شد." - اولا باروت خام بود...
فرمانده او را متوقف کرد: بس است.

وضعیت مشابهی در اینجا وجود دارد، زیرا برای یک نظرسنجی قبل از پروژه کافی است که مشتری ویژگی های تجاری منحصر به فردی داشته باشد (و هر شرکتی باید آنها را داشته باشد، در غیر این صورت به سادگی در بازار زنده نمی ماند و جای خود را به رقبا می دهد).

بنابراین در سطح جهانی، مسئله نیاز به این نوع کار به راحتی حل می شود - اگر شرکت خودکار در بازار رقابتی باشد، باید انجام شوند.

نظرسنجی پیش از پروژه چه چیزی به مشتری و خود شرکت فناوری اطلاعات می دهد

در طول بررسی قبل از پروژه، مشتری می تواند:

• شرح مفصلی از فرآیندهای تجاری موجود در شرکت دریافت کنید و تجارت واقعی را با ایده خود از آن مقایسه کنید.
• بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار موجود با استفاده از تجربه عملی که مشاوران یک شرکت فناوری اطلاعات در اجرای قبلی در شرکت های مشابه دریافت کردند.
• ارزیابی میزان انطباق عملکرد سیستم پیشنهادی با فرآیندهای تجاری واقعی مشتری.
• مزایای منحصر به فرد آنها را به موقع برجسته کنید و آنها را در مرحله پیاده سازی سیستم، و نه پس از عملیات تجاری، در نظر بگیرید.
• شفاف سازی بودجه و زمان پروژه اتوماسیون، با در نظر گرفتن بهبودهای احتمالی در سیستم برای ویژگی های منحصر به فرد فرآیندهای تجاری آنها.
• ارزیابی منابع (اعم از فنی و انسانی) که در مرحله پیاده سازی سیستم مورد نیاز خواهند بود. برنامه ریزی به موقع برای تخصیص این منابع برای تکمیل پروژه در زمان بهینه و بدون تجاوز از بودجه.
• ارزیابی خطرات احتمالی که ممکن است بر کیفیت کار تأثیر بگذارد.
• بهینه سازی هزینه های استقرار سیستم به دلیل اجرای احتمالی بخشی از کار به تنهایی.
• ارزیابی دقیق تری از اثر اقتصادی و بازده سرمایه گذاری دریافت کنید.

مزایای بررسی مناسب برای یک شرکت فناوری اطلاعات:

• افزایش سطح رضایت مشتری با همسو کردن انتظارات او در مرحله پیش فروش (زمانی که فروشندگان "رویایی" را ارائه می دهند) با قابلیت های واقعی سیستم برای پشتیبانی از فرآیندهای تجاری خاص.
• روشن کردن زمان اجرای سیستم و منابع مورد نیاز برای این کار، به شما امکان می دهد تخصیص آنها را از قبل برنامه ریزی کنید.
• شفاف سازی به موقع مزایای منحصر به فرد مشتری برای در نظر گرفتن آنها هنگام پیکربندی یا نهایی کردن سیستم اتوماسیون.
• کاهش زمان اجرا و کاهش ریسک انجام کار رایگان. بهبودهای لازم در سیستم قبل یا به موازات استقرار آن انجام خواهد شد و نه پس از پایان مرحله عملیات آزمایشی، که معمولاً کمبودها را آشکار می کند. وضعیتی که در مرحله تکمیل پروژه یک اختلاف در عملکرد کشف می شود به طور خودکار مستلزم کار غیر برنامه ریزی اضافی است. در عین حال، مشتری معمولاً برای تأمین مالی چنین کارهایی با مشکلاتی روبرو است و برای انجام موفقیت آمیز پروژه، اغلب باید به صورت رایگان انجام شود.
• شناسایی خطرات احتمالی که ممکن است بر کیفیت و زمان اجرا تأثیر بگذارد. ارائه به موقع اقدامات لازم برای به حداقل رساندن تأثیر این خطرات بر موفقیت پروژه.
• به دست آوردن داده ها برای توجیه تعداد مجوزها و ساختار پروژه؛
• رفع وضعیت فعلی امور در واحدهای خودکار و پارامترهای اصلی کار آنها امکان توجیه اثربخشی سیستم پیشنهادی را فراهم می کند.
• برقراری تماس های شخصی مشاوران با مجریان اصلی مشتری در پروژه، کار مشترک آنها را ساده تر می کند.
• گسترش پایگاه دانش (در صورت وجود) در مورد فرآیندهای تجاری اصلی مشتریان در این صنعت.

البته، همه دلایل به نفع یک نظرسنجی پیش از پروژه در اینجا ذکر نشده است، با این حال، همانطور که تمرین نشان می دهد، این برای متقاعد کردن مشتری به ضرورت آن کافی است.

وظایف اصلی بررسی پیش از پروژه

بدیهی است که مهمترین وظیفه بعدی نظرسنجی قبل از پروژه، شناسایی مزیت های رقابتی منحصر به فرد مشتری است. همانطور که تمرین نشان می دهد، حدود 75٪ از فرآیندهای تجاری مورد استفاده توسط مشتری با فرآیندهای شرکت های مشابه در همان صنعت منطبق است، 10٪ از مزایای رقابتی منحصر به فرد آن آگاه هستند و 15٪ باقیمانده نتیجه قانون دوم ترمودینامیک است: ) (نتیجه "رشد طبیعی هرج و مرج") و باید در طول پروژه حذف شود. اما آن 10 درصد رقابتی که برای تجارت بسیار مهم هستند، به سادگی باید با هر اتوماسیونی حفظ شوند (به طور طبیعی، مشروط بر اینکه این مزایا رسمی شوند). بیشتر اوقات، این مشکل با پیکربندی سیستم برای مشتری حل می شود، اما گاهی اوقات خدمات برنامه نویسان برای در نظر گرفتن ویژگی های منحصر به فرد تجارت مورد نیاز است. توجه دارم که در اینجا ما در مورد توسعه سفارشی صحبت نمی کنیم، بلکه در مورد معرفی سیستم های اتوماسیون گردش خون صحبت می کنیم.

با درک چگونگی حمایت از مزیت رقابتی مشتری، شرکت فناوری اطلاعات قادر خواهد بود نیاز و هزینه اصلاح محصول را ارزیابی کند و همچنین بفهمد چه منابع اضافی ممکن است برای این کار مورد نیاز باشد.

هدف مهم نظرسنجی قبل از پروژه، تشخیص وضعیت محیط فناوری اطلاعات مشتری، یعنی ارزیابی تجهیزات کامپیوتری، نرم افزار، ارتباطات مورد استفاده وی، سطح مهارت متخصصان فناوری اطلاعات و غیره است. درک اینکه آیا مشتری منابع کافی برای اجرای موفقیت آمیز اتوماسیون سیستم را دارد یا خیر ضروری است. در اینجا به یکی دیگر از وظایف بررسی پیش از پروژه می رسیم - تجزیه و تحلیل خطرات بالقوه پروژه و شرح پیامدهای احتمالی آنها. در عین حال، مشاوران نه تنها باید تمام ریسک های احتمالی را ثبت کنند، بلکه باید راه هایی را برای کاهش هر یک از آنها به مشتری ارائه دهند.

هر CIS شامل جمع آوری اطلاعات در مورد فعالیت های عملیاتی بخش ها است، بنابراین موضوع بعدی بررسی پیش از پروژه باید مجموعه الزامات برای گردش کار بخش های خودکار باشد.

اطلاعات انباشته شده در سیستم در صورت عدم امکان تجزیه و تحلیل آن به عنوان یک وزن مرده باقی می ماند، بنابراین بسیار مهم است که در طول بررسی قبل از پروژه دریابید که مشتری به چه نوع و اشکالی از گزارش نیاز دارد. معمولاً ابزارهای اتوماسیون قبلاً شامل مجموعه استانداردی از گزارش ها هستند ، اما هر مشتری به درستی کسب و کار خود را منحصر به فرد می داند و بنابراین به یک سیستم منحصر به فرد از این نوع نیاز دارد که معمولاً با استفاده از یک تولید کننده گزارش ویژه پیاده سازی می شود.

یک وظیفه فوری بررسی پیش از پروژه، شفاف سازی بودجه نهایی پروژه و زمان اجرای آن با در نظر گرفتن تمام داده های دریافت شده است. این شرایط می تواند تحت تأثیر عوامل مختلفی مانند آمادگی کارکنان مدیریت مشتری برای مشارکت در پروژه، انگیزه نمایندگان مشتری و پیمانکار، احتمال خرابکاری توسط کارکنان بخش های خودکار، اخراج احتمالی (یا برعکس، استخدام یک مدیر کلیدی پس از مدتی پس از شروع پروژه، ناکافی بودن پارک کامپیوتری موجود و پایگاه فناوری برای دستیابی به تمام اهداف اتوماسیون، کمبود بودجه برای خرید تجهیزات لازم و موارد بسیار زیاد. بیشتر. بنابراین، مشاور باید همه این شرایط را به تفصیل دریابد و در گزارش از جمله برای استفاده داخلی منعکس کند. تهیه گزارش دوم - داخلی - به شما امکان می دهد تمام تفاوت های ظریف رابطه و توصیه ها را برای متخصصان بخش اجرا و ادغام با جزئیات منعکس کنید.

موضوع مهم دیگری که باید در مرحله بررسی پیش از پروژه به آن پرداخته شود، تهیه توصیه هایی در مورد انتخاب روش های اجرای پروژه است. در اینجا مهم است که به وضوح مشخص شود که کدام یک از مشکلاتی که قبلا توسط مشتری فرموله شده است را نمی توان با کمک سیستم اتوماسیون پیشنهادی حل کرد و راه های سازمانی یا سایر راه های خروج از این وضعیت را پیشنهاد کرد.

هر شرکتی به راحتی می‌تواند ده‌ها کار دیگر را که می‌خواهد در مرحله نظرسنجی حل کند اضافه کند، اما، همانطور که تمرین واقعی نشان می‌دهد، دریافت پاسخ به سؤالات ذکر شده در بالا، نظرسنجی قبل از پروژه را کاملاً مؤثر می‌کند.

آنچه معمولاً نتیجه یک نظرسنجی پیش از پروژه است

• شرح فرآیندهای تجاری موجود مشتری؛
• لیستی از وظایف اصلی که باید با کمک یک سیستم اتوماسیون حل شوند.
• ارزیابی فرآیندهای تجاری مشتری و توصیه هایی برای تغییر یا بهینه سازی کار بخش ها با در نظر گرفتن مزایای ارائه شده توسط IS.
• مزیت های رقابتی منحصر به فرد مشتری، که باید در هنگام اجرای سیستم در نظر گرفته شود.
• تجزیه و تحلیل محیط فناوری اطلاعات موجود برای انطباق با الزامات سیستم حاکمیت شرکتی، توصیه هایی برای تغییر آن؛
• ارزیابی کار روی ادغام CIS در زیرساخت IT موجود مشتری؛
• شرح گردش کار در بخش های خودکار و الزامات تجزیه و تحلیل؛
• ارزیابی خطرات احتمالی در اجرای پروژه و تعیین اقدامات لازم برای به حداقل رساندن تأثیر آنها.
• شرح خواسته های مشتری که نمی توانند در سیستم کنترل پیشنهادی پیاده سازی شوند و نیاز به بهبود دارند، تخمین زمان و هزینه چنین بهبودی.
• پیشنهادی برای اجرای پروژه با منطق گزینه پیشنهادی، تعیین تعداد ایستگاه های کاری مورد نیاز برای مشتری و شفاف سازی بودجه پروژه.

یک سند جداگانه از بررسی قبل از پروژه باید یک برنامه کاری اولیه باشد، از جمله، از جمله، لیست توافق شده افراد مسئول (هم از طرف مشتری و هم از طرف پیمانکار)، حوزه مسئولیت آنها و قوانین اساسی تعامل بین آنها برای اجرای موثر سیستم، توصیه می شود آیین نامه ای در مورد تبادل اطلاعات بین کارکنان مشتری و متخصصان شرکت فناوری اطلاعات انجام دهنده نظرسنجی تنظیم شود و مهمتر از همه، تعیین زمان و رویه نظارت بر عملکرد کار. .

برخی از شرکت ها (اغلب آنهایی که درگیر توسعه سفارشی هستند) پس از تکمیل نظرسنجی پیش از پروژه، پیش نویس مشخصات را به مشتری ارائه می دهند.

یک نظرسنجی قبل از پروژه را به صورت رایگان انجام دهید یا برای آن پول بگیرید؟

اگر هدف نظرسنجی با وظایفی که در بالا توضیح داده شد مطابقت داشته باشد، نیاز به انحراف منابع قابل توجه شرکت دارد و لزوما باید پرداخت شود. این نظرسنجی پیش از پروژه یک خدمات مشاوره کامل است که نه تنها امکان ارزیابی نیاز، زمان و بودجه برای اتوماسیون را فراهم می کند، بلکه فرآیندهای تجاری موجود مشتری را نیز بهینه می کند.

همانطور که تمرین نشان داده است، اگر شرکت فناوری مناسب را پیاده سازی کرده باشد و فروشندگان به وضوح بدانند (و بتوانند به طور واضح به مشتری توضیح دهند) هدف نظرسنجی و مزایایی که مشتری دریافت خواهد کرد، فروش خدمات نظرسنجی قبل از پروژه دشوار نیست. از آن.

چگونه می توان اثربخشی نظرسنجی قبل از پروژه را برای مشتری توجیه کرد

کانال های پس انداز بالقوه را در نظر بگیرید که در نظر گرفتن آنها می تواند نیاز به بررسی پیش از پروژه را توجیه کند.

1. صرفه جویی در منابع انسانی و زمان:
   • هنگام نهایی کردن سیستم برای مزایای رقابتی منحصر به فرد مشتری در مرحله اولیه اجرا و نه پس از راه اندازی.
   • در مرحله ادغام سیستم در زیرساخت فناوری اطلاعات مشتری به دلیل این واقعیت که تمام اطلاعات در مورد وضعیت محیط فناوری اطلاعات شرکت و تفاوت های ظریف ادغام قبل از شروع و نه در حین اجرا روشن می شود.
   • به لطف تخصیص به موقع منابع مادی و انسانی از طرف پیمانکار و مشتری؛
   • به دلیل ارزیابی زودهنگام خطرات احتمالی که می تواند بر روند اجرای سیستم تأثیر بگذارد و توسعه اقدامات لازم برای به حداقل رساندن پیامدهای منفی آنها.
     هر گونه تاخیر در پیشرفت پروژه منجر به هزینه های اضافی جدی برای مشتری می شود که در هر مورد خاص به راحتی قابل محاسبه است.
2. کاهش احتمالی هزینه اجرا:
   • با شناسایی خدمات و کارهایی که مشتری می تواند به تنهایی انجام دهد.
   • با تنظیم زمان انجام برخی از کارها پس از روشن شدن شدت کار واقعی آنها.
3. بهبود کارایی CIS و بهره وری کارکنان با بهینه سازی فرآیندهای تجاری، با در نظر گرفتن ویژگی های منحصر به فرد مشتری.
4. امتناع از استفاده از یک سیستم خودکار در صورتی که در مرحله بررسی پیش از پروژه مشخص شود که اجازه حل وظایف مشتری را نمی دهد یا تکمیل آن هزینه زیادی خواهد داشت.
   در عمل من، موردی وجود داشت که بر اساس نتایج یک نظرسنجی پیش از پروژه، به مشتری با فرآیندهای تجاری بسیار خاص توصیه شد که CIS را مستقر نکند، بلکه تغییرات سازمانی را انجام دهد و فناوری کار با مشتریان خود را بهینه کند. ، از آنجایی که اثر پیاده سازی سیستم (نیازمند بازنگری گران قیمت بود) هزینه ای را به همراه نداشت. در نتیجه، مشتری ده ها هزار دلار پس انداز کرد و نظرسنجی پیش از پروژه فقط با بهبود کارایی بخش نتیجه داد که به توصیه مشاوران فناوری کار کارمندان را تغییر داد.

فقدان مرحله بررسی پیش از پروژه در بیشتر موارد منجر به تاخیر قابل توجه در اجرای پروژه ها و افزایش هزینه آنها می شود که هم به دلیل مشکلات سازمانی و هم فنی در حین اجرا به وجود می آید. اغلب، چنین پروژه هایی به طور کلی به شکست کامل ختم می شوند. بر اساس مطالعه گروه Standish، تقریبا یک سوم از 2.5 هزار پروژه IT که آنها تجزیه و تحلیل کردند، نه تنها ناموفق نبودند، بلکه اصلاً تکمیل نشدند. در روسیه، به دست آوردن چنین داده هایی بسیار دشوارتر است، اما من مطمئن هستم که نسبت اجرای ناموفق کمتر نخواهد بود.

بنابراین، اگر یک شرکت مشاور نمی‌خواهد پروژه‌های محقق نشده را در کارنامه خود داشته باشد، کافی است یک نظرسنجی پیش از پروژه از کسب و کار مشتریان انجام دهد. بهتر است در مرحله اولیه قرارداد را رد کنید تا اینکه در کار غرق شوید و در نهایت شهرت خود را لکه دار کنید.

قبل از هر شرکت فناوری اطلاعات، هنگام خودکارسازی فرآیندهای تجاری مشتری، نیاز به انجام یک نظرسنجی پیش از پروژه وجود دارد.
معمولاً این موضوع تعدادی از سؤالات مرتبط را برای دومی ایجاد می کند:

1. نتیجه چه خواهد شد؟
2. هزینه معاینه؟

تجربه ما نشان می دهد که یک بررسی پیش از پروژه جزء ضروری کار تقریباً هر شرکت فناوری اطلاعات مرتبط با اجرای سیستم های اتوماسیون است. موفقیت کل پروژه به سازماندهی و اجرای صحیح این مرحله بستگی دارد.

آیا انجام معاینه ضروری است؟ چه چیزی به مشتری می دهد؟

دلایل زیادی وجود دارد که چرا انجام آزمایش ضروری است. آنها می توانند هزینه تخمینی بالای پروژه، نیاز به تغییر فرآیندهای تجاری موجود در حین اتوماسیون، گنجاندن کاری در پروژه که محدوده آن از قبل قابل تعیین نیست و غیره باشد. به عبارت ساده، بررسی باید انجام شود. اگر شرکتی که خودکار می شود در بازار رقابتی باشد.

اهداف و مقاصد نظرسنجی پیش از پروژه چیست؟

در طول بررسی قبل از پروژه، مشتری می تواند:

شرح مفصلی از فرآیندهای تجاری موجود در شرکت دریافت کنید و تصویر واقعی را با تصویر ارائه شده مقایسه کنید

بهینه سازی فرآیندهای تجاری موجود با استفاده از تجربه عملی که مشاوران یک شرکت فناوری اطلاعات در اجرای قبلی در شرکت های مشابه دریافت کرده اند.

میزان انطباق عملکرد سیستم پیشنهادی با فرآیندهای تجاری واقعی مشتری را ارزیابی کنید

مزایای منحصر به فرد خود را به موقع برجسته کنید و آنها را در مرحله پیاده سازی سیستم، و نه پس از عملیات تجاری سازی، در نظر بگیرید.

بودجه و زمان پروژه اتوماسیون را با در نظر گرفتن بهبودهای احتمالی در سیستم برای ویژگی های منحصر به فرد فرآیندهای کسب و کار خود روشن کنید.

ارزیابی منابع فنی و انسانی که در طول اجرای سیستم مورد نیاز خواهد بود. برای تخصیص این منابع برای تکمیل پروژه به موقع و در حد بودجه برنامه ریزی کنید

خطرات احتمالی که ممکن است بر کیفیت کار تأثیر بگذارد را ارزیابی کنید

به دلیل اجرای احتمالی بخشی از کار خودمان، هزینه استقرار سیستم را بهینه کنیم

برآورد دقیق تری از اثر اقتصادی و بازگشت سرمایه دریافت کنید

وظایف اصلی بررسی پیش از پروژه:

مطالعه فرآیندهای تجاری مشتری و یافتن مشکلات اصلی که او می خواهد با کمک یک سیستم اتوماسیون حل کند.

شناسایی مزیت های رقابتی منحصر به فرد مشتری که باید در طول اتوماسیون حفظ شود

محاسبه بودجه نهایی پروژه و زمان اجرای آن با در نظر گرفتن داده های دریافتی

هر شرکتی می‌تواند وظایفی را که می‌خواهد در مرحله نظرسنجی حل کند اضافه کند، اما دریافت پاسخ به سؤالات بالا باعث می‌شود نظرسنجی قبل از پروژه کاملاً مؤثر باشد.

نتیجه چه خواهد شد؟

نتیجه اصلی، گزارش نهایی کار انجام شده، مورد توافق و امضای مشتری و پیمانکار است.

ساختار گزارش نهایی:

ساختار سازمانی شرکت

شرح سیستم خودکار موجود

شرح گسترده فرآیندهای کسب و کار و گردش کار سازمانی

اهداف و مقاصد سیستم جدیداتوماسیون

انتخاب ها محصول نرم افزاری

گزینه های پیاده سازی

تعیین روش برای انجام کار در اتوماسیون

طرح تقویمآثار

برآورد هزینه اجرا

هزینه معاینه؟

پاسخ به این سوال به هدف نظرسنجی بستگی دارد. اگر هدف یک معاینه سریع با پر کردن توسط مشتری باشد پرسشنامهسپس آن را رایگان است.

اگر هدف نظرسنجی با وظایفی که در بالا توضیح داده شد مطابقت داشته باشد، نیاز به استفاده از منابع قابل توجه یک شرکت فناوری اطلاعات دارد و هزینه به صورت جداگانه محاسبه می شود. این نظرسنجی پیش از پروژه، موردی است که نه تنها امکان ارزیابی نیاز، زمان و بودجه برای اتوماسیون را فراهم می کند، بلکه فرآیندهای تجاری موجود مشتری را نیز بهینه می کند.

اثربخشی چنین نظرسنجی چیست و آیا نتیجه خواهد داد؟

موضوع ارزیابی اثربخشی یک نظرسنجی قبل از پروژه یکی از دشوارترین مسائل در تجارت است، زیرا نتیجه آن همیشه برای مشتری واضح نیست و اغلب به صورت ذهنی درک می شود. برای توجیه اثر اقتصادی خدمات، کانال های پس انداز احتمالی را در نظر بگیرید:

1. صرفه جویی در نیروی انسانی و زمان:

هنگام نهایی کردن سیستم برای مزایای رقابتی منحصر به فرد مشتری در مرحله اولیه پیاده سازی و نه پس از راه اندازی

در مرحله ادغام سیستم در زیرساخت فناوری اطلاعات مشتری، با توجه به این واقعیت که تمام اطلاعات در مورد وضعیت محیط فناوری اطلاعات شرکت و در مورد تفاوت های ظریف ادغام قبل از شروع، و نه در حین اجرا، روشن می شود.

با توجه به تخصیص به موقع منابع مادی و انسانی هم از طرف پیمانکار و هم از طرف مشتری

ناشی از ارزیابی اولیهخطرات احتمالی که می تواند بر اجرای سیستم تأثیر بگذارد و توسعه اقدامات لازم برای به حداقل رساندن پیامدها

هر گونه تاخیر در پیشرفت پروژه منجر به هزینه های اضافی جدی برای مشتری می شود که در هر مورد خاص به راحتی قابل محاسبه است.

2. کاهش احتمالی هزینه اجرا:

با شناسایی خدمات و کارهایی که مشتری می تواند انجام دهد

با تنظیم زمان برخی از کارها پس از روشن شدن شدت کار واقعی آنها

3. افزایش کارایی CIS و بهره وری کارکنان با بهینه سازی فرآیندهای تجاری با در نظر گرفتن ویژگی های منحصر به فرد مشتری.

4. امتناع از استفاده از سیستم خودکار، در صورتی که در مرحله بررسی پیش از پروژه معلوم شود که اجازه حل وظایف مشتری را نمی دهد یا تکمیل آن هزینه زیادی دارد.

جمع بندی

عدم وجود مرحله بررسی پیش از پروژه در اکثر موارد به دلیل مشکلات سازمانی و فنی که در حین اجرا ایجاد می شود منجر به تاخیر قابل توجه در اجرای پروژه ها و افزایش هزینه آنها می شود. اغلب چنین پروژه هایی با شکست ختم می شوند. طبق مطالعات اخیر، تقریباً 1/3 از 2500 پروژه فناوری اطلاعات نه تنها موفق نبوده، بلکه اصلاً تکمیل نشده است.

برای محاسبه سریع هزینه اجرای 1C یک برنامه کاربردی پر کنید: ERP کاملا رایگان!

در حال حاضر، توسعه و اجرای سریع وجود دارد فناوری اطلاعاتنه تنها در سازمان های دولتی، بلکه در بسیاری از سازمان ها شرکت های روسیو اینکه رویکرد اجرای EDMS چگونه خواهد بود، چقدر خوب برنامه ریزی خواهد شد، موفقیت خود پیاده سازی بستگی دارد.

با رشد کسب و کار، حجم کاغذبازی نیز افزایش می یابد. و هنگامی که تعداد اسناد پردازش شده از مقدار آستانه فراتر رود، فرآیندهای کار با اسناد از کنترل خارج می شوند، قابل مدیریت نیستند و در نتیجه شروع به کاهش سرعت توسعه شرکت می کنند، سپس درک اهمیت پیاده سازی EDMS می آید. در این مرحله، بسیاری از کسب و کارها با مشکلی به نام «از کجا شروع کنیم» مواجه می شوند.

فرآیند اجرای EDMS در عملکرد موفق جهانی و داخلی شامل مراحل زیر است:

1. نظرسنجی اطلاعاتی
   1. مصاحبه کردن
   2. سوال کردن
2. تجزیه و تحلیل داده های جمع آوری شده.
3. تشکیل الزامات فنی و عملکردی برای EDMS.
4. نظارت بر بازار EDMS و برگزاری مناقصه.
5. آزمایش نسخه ی نمایشی
6. انعقاد قرارداد.
7. تدوین مقررات برای EDMS.
8. نصب و پیکربندی نرم افزار.
9. آموزش کاربر EMS.
10. تست نرم افزار با کاربران
11. حذف خطاهای شناسایی شده در طول تست سیستم.
12. عملیات صنعتی.

چرا بدون نظرسنجی اطلاعاتی انجام نمی دهید؟

چرا انجام یک نظرسنجی اطلاعاتی بسیار مهم است؟ اعتقاد بر این است که یک بررسی با کیفیت بالا قبل از پروژه تضمین می کند نرخ موفقیت 80% اجرای EDMS. پس از همه، این اجازه می دهد:

• یک "پرتره" واضح تر از سازمان دریافت کنید: ماموریت، زمینه های فعالیت. ساختار شرکت؛ وظایف بخش ها (و تعامل آنها) که در مقررات مربوط به بخش های ساختاری تعیین شده است. فرآیندهای اصلی کسب و کار؛
• وضعیت کلی سازماندهی کار اداری در شرکت را تعیین کنید.
• تعیین جریان اطلاعات و اسناد (از جمله انواع اسناد مورد استفاده)؛
• شناسایی و در نظر گرفتن خطرات و راه های غلبه بر آنها هنگام پیاده سازی سیستم؛
• تعیین هدف از اجرا؛
• تعیین وظایف و وظایفی که EDMS باید در آینده انجام دهد.
• شناسایی کاربران EDMS؛
• فرآیندهای تجاری موجود (به صورت خودکار) را بیاموزید و توصیف کنید.

شما می توانید پاسخ این سوالات را از طریق اطلاعات عمومی خود مطالعهدر مورد هدف اجرای EDMS. به آماده شدن برای مصاحبه کردنمدیریت و متخصصان کلیدی و تجزیه و تحلیل نتایج مصاحبه به پیشرفت شما کمک می کند پرسشنامهبا سوالات دقیق تر برای طیف وسیع تری از مردم. بنابراین، هر مرحله از نظرسنجی به شما این امکان را می‌دهد که عمیق‌تر در مسئله غوطه‌ور شوید و در نتیجه شرح دقیق‌تری از مشکل دریافت کنید.

تنها با درک نیازهای واقعی شرکت، می توان تعیین کرد که EDMS چه وظایفی را باید انجام دهد. سپس ظاهر آن می تواند کار افراد را بهینه کند و آنها آن را به عنوان چرخ پنجم گاری درک نمی کنند.

تا زمان شروع بررسی، کارخانه فرآوری گوشت ما دارای گروهی از دفاتر توزیع شده جغرافیایی، ساختار سازمانی پیچیده و حجم زیادی از گردش کار کاغذ بود که منجر به گردش کار کنترل نشده پراکنده، نقض شرایط هماهنگی و اجرا و همچنین از دست دادن اسناد

با رشد حجم تولید و افزایش وظایف حل شده توسط شرکت ما، میزان مدیریت و سایر اسناد توسعه یافته، دریافت و ارسال تنها رشد کرد و نقش نظم عملکرد. در ارتباط با خروجی کارخانه فرآوری گوشت به سطح جدیدمدیریت شرکت تصمیم به معرفی یک سیستم گرفت مدیریت اسناد الکترونیکی(SED)، که به شما امکان می دهد نه تنها با اسناد سازمانی و اداری (سفارشات، مکاتبات و غیره) کار کنید، بلکه برخی از فرآیندهای تجاری همراه با پردازش و اجرای اسناد را نیز به طور خودکار انجام دهید.

برای این منظور تیمی از متخصصان کلید تقسیمات ساختاریشرکت ها سرپرست این طرح به عنوان معاون آموزش پیش دبستانی - نویسنده این مقاله منصوب شد.

مصاحبه کردن

تصمیم گرفتیم EDMS را به صورت مرحله ای پیاده سازی کنیم. اولین مرحله "قابل مشاهده" نظرسنجی اطلاعاتی برای تیم، مرحله بود نظرسنجی از خط اول مدیران و شرکت کنندگان کلیدی در فرآیندهای تجاری که در EDMS کار خواهند کرد، یعنی کاربران آن خواهند بود. این نظرسنجی بدون شکست باید شامل مدیران و متخصصان موضوع واحدهای ساختاری ذینفع باشد که بتوانند خواسته ها و نظرات خود را بیان کنند.

قبل از شروع این مرحله معاونت موسسات آموزشی پیش دبستانی بودند سوالات آماده شده، پاسخ هایی که می تواند ایده ای از مشکلات در سازماندهی کار با اسناد بدهد.

فهرستی از پاسخ دهندگان آینده تهیه شد که شامل حدود 30 نفر بود (این رؤسای ادارات، معاونان آنها و متخصصان مسئول ایجاد اسناد، تأیید، امضا و تأیید آنها). با هر یک جلسه جداگانه ترتیب داده شد که در طی آن ابتدا هدف گفتگوی شخصی بیان شد و سپس گفتگویی انجام شد که "برنامه" آن لیستی از پایان نامه ها و سوالات از پیش آماده شده بود (به مثال 1 مراجعه کنید). برای سهولت در انجام و تجزیه و تحلیل مصاحبه، می توانید مکالمه را روی یک ضبط صوت ضبط کنید. اما بهتر است شرکت کننده در نظرسنجی نداند که ضبط در حال انجام است زیرا با دیدن دستگاه ضبط صدا اکثر افراد گم می شوند.

مثال 1

قالب مصاحبه برای بررسی کارخانه فرآوری گوشت برای اجرای EDMS

نمایش کوچک کردن

معاون آموزش پیش دبستانی در ابتدای گفتگو با هر یک از پاسخگویان به تفصیل بیان کرد:

1-هدف نظرسنجی:

"بررسی وضعیت کار اداری و جریان اسناد، درک فرآیندهای تجاری موجود که باید خودکار شوند و فعالیت های آنها با پردازش و اجرای اسناد همراه باشد."

2. چرا شرکت ما نیاز به پیاده سازی EDMS دارد:

"هدف EDMS بهبود کیفی فرآیند کار با اسناد مدیران و متخصصان موضوعی در همه سطوح، کاهش زمان کار معمول با اسناد است."

3. مزایای EDMS چیست، به عنوان مثال:

"سیستم به شما امکان می دهد زمان جستجو را کاهش دهید سند مورد نیاز، اجازه دسترسی به پایه مشترکاسناد با تمایز حقوق کاربر، می توانید از راه دور در سیستم کار کنید، با یک سند به طور مشترک با چندین کاربر کار کنید، اسناد را سریع و آسان هماهنگ کنید، ثبت و توزیع اسناد را خودکار کنید، کنترل بر اجرای سفارشات و اسناد را سازماندهی کنید. فعالیت مدیریتیشفاف می شود)، امکان امضای اسناد در سیستم با استفاده از آن وجود دارد امضای الکترونیک، سازماندهی کار با قراردادها، ادغام EDMS با سایر برنامه های مورد استفاده توسط سازمان، کاهش هزینه های نگهداری آرشیو.

1. در کار با اسناد چه مشکلاتی دارید؟
2. چه چیزی را می خواهید در سازماندهی کار با اسناد بهبود، بهبود یا تغییر دهید؟
3. تحویل اسناد چقدر سریع و کارآمد است؟
4. به نظر شما نقاط ضعفی که در کار با اسناد مشکل ایجاد می کند کجاست؟
5. آیا اشکال موجود اسناد در کار راحت است؟
6. پردازش یک سند چقدر طول می کشد؟ این سوال باید در رابطه با هر نوع سندی که به طور گسترده در فرآیندهای تجاری سازمان وجود دارد پرسیده شود.
7. حجم کاغذبازی در حوزه کاری شما چقدر است؟

روند انجام مصاحبه تحت تأثیر مشغله شرکت کنندگان در نظرسنجی قرار گرفت که بر زمان بندی نظرسنجی تأثیر گذاشت و همچنین نشان دهنده کم توجهی به اهمیت پروژه از سوی کارکنان بود.

در نتیجه تجزیه و تحلیل اطلاعات جمع آوری شده در طول مصاحبه، جدولی تشکیل شد، در مثال 2 نشان داده شده است. به ساختار اطلاعات دریافتی و نتیجه گیری های لازم کمک کرد که به خوبی در آن منعکس شده است.

مثال 2

سیستم سازی اطلاعات به دست آمده در طول مصاحبه

نمایش کوچک کردن

بر اساس نتایج مصاحبه، فرآیندهای تجاری زیر شناسایی شدند که در وهله اول نیاز به اتوماسیون توسط EDMS دارند:

• مدیریت قرارداد؛
• تطبیق فاکتورها برای پرداخت؛
• هماهنگی اسناد سازمانی و اداری:
• کنترل بر اجرای دستورالعمل ها (قطعنامه ها).

مصاحبه ها راه را برای پرسشنامه که مستلزم دقت بیشتر در ارائه پاسخ به سوالات است، هموار کرد.

پرسشنامه

هدف از این نظرسنجی به دست آوردن اطلاعات دقیق تر (دقیق) در مورد وضعیت فعلی گردش اسناد و کارهای اداری در شرکت بود. شرکت‌کنندگان در نظرسنجی روسای بخش‌های ساختاری و متخصصان موضوعی بودند که پس از آن باید به کاربران EDMS تبدیل شوند. نظرسنجی به صورت غیر حضوری انجام شد که به معنای تکمیل پرسشنامه در غیاب محقق بود.

پرسشنامه شامل سه بخش بود (به مثال 4 مراجعه کنید):

1. بخش مقدماتی - وظیفه اصلی آن تشویق پاسخ دهنده به پاسخ دادن به سؤالات مطرح شده بود. هدف و اهداف پژوهش، اهمیت نقش پاسخگو تشریح شد. دستورالعمل پر کردن پرسشنامه
2. بخش اصلی شامل سوالات با جمله بندی ساده است و کامل بودن و تعداد آنها به هدف مورد نظر بستگی دارد (سوالات نمونه پرسشنامه از مثال 4 مشاوره ای هستند و ممکن است با سوالات بهینه برای بررسی شرکت شما متفاوت باشند، می توانید از آنها به عنوان شروع استفاده کنید. نمونه ای برای تهیه پرسشنامه خودتان).
3. بخش پایانی - در اینجا به پاسخ دهنده تضمین محرمانه بودن نظر خود داده شد. از شرکت در مطالعه تشکر کرد.

بنا به درخواست پاسخگو، پرسشنامه پرینت شد و شخصاً در اختیار وی قرار گرفت و یا برای وی ارسال شد پست الکترونیک. فرم پرسشنامه به گونه ای طراحی شده است که پاسخگو به راحتی می تواند آن را مستقیماً در یک فایل word پر کند.

اگر پرسشنامه به صورت فایل word ارسال شده باشد، پس در بدنه پست الکترونیکگیرنده ابتدا متن همراه را دید (همه جزئیات تماس در مثال ساختگی هستند):

مثال 3

متن همراه و موضوع ایمیل هنگام ارسال پرسشنامه به صورت پیوست از طریق ایمیل

نمایش کوچک کردن

مثال 4

پرسشنامه برای انجام یک نظرسنجی از شرکت قبل از معرفی EDS

نمایش کوچک کردن

داده های جمع آوری شده در یک صفحه گسترده MS Excel وارد شد که امکان تولید خودکار نمودارهای توزیع نظرات در مورد هر موضوع را فراهم کرد. آن ها نتایج به بهترین شکل به مدیریت ارائه شد (به مثال 6 مراجعه کنید). تعداد گزینه‌های پاسخ منتخب برای هر سؤال در یک برگه از فایل منعکس شد و نمودارهای مبتنی بر این داده‌ها در برگه دیگر آن ساخته شد:

در آینده قصد داریم تمام ریسک های شناسایی شده را در نظر بگیریم تا بتوانیم در اسرع وقترفتن به کار در SED:

• خطر عدم وجود یا تعریف نادرست وظایف و عملکردهای EDMS؛
• خطر دست کم گرفتن منابع لازم (پولی، موقت)؛
• خطر نقض مهلت های اجرای مراحل پروژه؛
• خطر عدم اطلاع کافی کارکنان شرکت در مورد پیشرفت کار، و همچنین خطر غفلت، انفعال، مقاومت کارکنان، دخالت ضعیف مدیران در پروژه؛
• خطر تجهیزات تکنولوژیکی ضعیف؛
• خطر عدم وجود چارچوب نظارتی

به طور کلی، نظرسنجی نگرش مثبتی را نسبت به معرفی مدیریت اسناد الکترونیکی نشان داد، اما تعدادی از کارمندان نیز در مورد معرفی EDMS منفی بودند، زیرا آنها این پروژه را به عنوان یک نوآوری دیگر درک کردند که فقط به کار آنها می افزاید. .

پس از آن، بر اساس تجزیه و تحلیل نتایج مصاحبه و پرسشنامه، هدف مشخص شد و الزامات EDMS ترسیم شد، اما این مرحله دیگری و نه کم اهمیت از کار اجرایی است. در حال حاضر، شرکت ما در حال انجام یک تحلیل مقایسه ای از بازار EDMS است.

پانویسها و منابع

نمایش کوچک کردن

ایجاد یک پروژه برای یک ساختمان جدید، سازه یا بازسازی یک شی لزوماً با تعدادی از اقدامات مقدماتی انجام می شود که به شما امکان می دهد تمام ویژگی ها و داده های اولیه سازه را در نظر بگیرید. قطعه زمینو ارتباطات مهندسی مرحله شروع مرحله طراحی مقدماتی یک بررسی پیش از پروژه است که به شما امکان می دهد در فرآیند توسعه بیشتر طراحی و راه حل های فنی، مطابق با الزامات SNiP فعلی و مقررات، تمام شرایط مشتری و خواسته های او فعالیت های اولیه بستگی دارد ترکیب طراحی پیش نویس ، زمان تهیه طرح و مستندات فنی و پیچیدگی کار.

ویژگی های روش و ویژگی های آن

بررسی قبل از پروژه - پیچیده کارهای تخصصیبرای جمع آوری، پردازش و تجزیه و تحلیل سیستم اشیاء برای اهداف مختلف. بر اساس داده های جمع آوری شده، توجیه جامع ساخت و ساز یا بازسازی، امکان سنجی آنها، بروز مشکلات و مشکلات احتمالی انجام می شود. برای دستیابی به مطمئن ترین و موثرترین نتایج در فرآیند انجام نظرسنجی، از انواع مختلفابزار و تجهیزات با تکنولوژی بالا.

حرفه ای هایی که اجرا می کنند کار تحقیقاتیباید داشته باشد آموزش تخصصی، دارای مجوز رسمی از مقامات دولتی و ساختارهای سیستم SRO هستند.

چرا یک بررسی پیش از پروژه انجام می شود:

1. برای ارزیابی وضعیت واقعی شی قبل از بازسازی، گسترش، تکمیل یا نوسازی آن.
2. در صورت مفقود شدن مدارک طراحی و فنی.
3. هنگام انجام اشتباهات در تهیه پروژه.
4. هنگام انجام تنظیمات در طول فرآیند ساخت و ساز، که در نقشه ها و در کار واقعی منعکس نشده است.
5. هنگام ارزیابی زوال فیزیکی و اخلاقی سازه ها و شبکه های مهندسی.

اغلب امروز سفارش داده می شود مستندات قبل از پروژهدر مرحله قبل از سرمایه گذاری به منظور ارائه توجیه مستدل برای سرمایه گذاری های مالی، مصلحت و اجرای سیستماتیک پروژه.

مراحل اصلی کار:

• مرحله آماده سازی: مطالعه خواسته های مشتری، جمع آوری مستندات لازمو داده های دیگر
• آشنایی با موضوع، هماهنگی شرایط و هزینه خدمات، توسعه برنامه فعالیت ها و تهیه TOR (شرایط مرجع دقیق).
• بازرسی جامع بصری و ابزاری از شی.
• تجزیه و تحلیل نتایج به دست آمده و انجام محاسبات لازم.
• نتیجه گیری در مورد وضعیت جسم.

از کجا می توان بازرسی قبل از پروژه را سفارش داد؟

شرکت متنوع "Region" طیف کاملی از خدمات را برای بررسی اولیه تاسیسات، سایت های ساخت و ساز، ساخت و ساز در حال پیشرفت و سیستم های مهندسی به افراد، سازمان های ساختمانی و پیمانکاری، شرکت های سرمایه گذاری و توسعه ارائه می دهد. زمان انجام کار پیش پروژه و هزینه طراحی پیش نویسبه پیچیدگی ساختاری شی، میزان کاری که باید انجام شود و ترکیب آنها، مکان بستگی دارد سایت ساخت و سازو در دسترس بودن داده های قابل اعتماد در مورد وضعیت واقعی خاک، بزرگراه های مهندسی و ارتباطات.