انضباط عملکرددر نیروهای مسلح فدراسیون روسیه- رعایت کلیه پرسنل نظامی و پرسنل غیرنظامی نیروهای مسلح فدراسیون روسیه با الزامات اقدامات قانونی وزارت دفاع فدراسیون روسیه و ستاد کل نیروهای مسلح فدراسیون روسیه و همچنین دستورات، دستورات، دستورات، دستورات فرماندهان و مافوق در مورد مسائل خاص.

انضباط اجرایی شامل کنترل بر اجرای دستورات فرماندهان (مادر) و اجرای اسناد رسمی می باشد.

کنترل بر اجرای اسناد رسمی مجموعه ای از اقدامات با هدف اجرای با کیفیت و به موقع دستورالعمل های ارائه شده در اسناد است.

کنترل بر اجرای اسناد رسمی شامل جمع‌آوری و جمع‌بندی اطلاعات در مورد وضعیت و نتایج اجرای اسناد، ابلاغ این اطلاعات به مقامات ذیربط که دستورالعمل‌ها به آنها داده شده است، انجام اقدامات لازم برای اجرای به موقع و با کیفیت اسناد می‌باشد. و در صورت لزوم اعمال تدابیر انضباطی نسبت به مجرمان اجرای نابهنگام و بی کیفیت اسناد.

در هنگام اعمال کنترل بر اجرای اسناد رسمی، فرمانده (رئیس) یک مجموعه فرماندهی نظامی موظف است:

سازماندهی کنترل فعال بر اجرای اسناد رسمی در ارگان های فرماندهی نظامی تابعه، از جمله شناسایی ابزارها و روش های کنترل بر اجرای به موقع درخواست های هشدار (کارت های کنترلی) به منظور به دست آوردن و تجزیه و تحلیل اطلاعات میانی در مورد اقدامات انجام شده برای اجرای سفارش، انجام بررسی های کنترلی در مورد پیشرفت اجرای دستور، و غیره. رویدادها.

تعیین مقامات مسئول نظارت بر اجرای اسناد رسمی در ارگانهای فرماندهی و کنترل نظامی تابعه.

اطمینان حاصل شود که اطلاعات مربوط به وضعیت و نتایج اجرای اسناد رسمی به یک مقام نظارتی بالاتر ارائه می شود.

پس از دریافت اخطار عدم رعایت از سوی مقام نظارتی بالاتر زمان ثابتو یا عدم تنقیح اسناد و مدارک، اتخاذ تدابیر سختگیرانه در قبال متخلفان انضباط اجرایی که باید در گزارش های ارسالی به فرمانده (رئیس) دستور دهنده قید شود.

کار مستقیم نظارت بر اجرای اسناد رسمی به افرادی واگذار می شود که به دستور فرماندهان (رؤسای) مربوطه ارگان های فرماندهی و کنترل نظامی منصوب می شوند.

مقاماتی که مستقیماً بر اجرای اسناد رسمی نظارت دارند، موظفند:

داشتن تمام اطلاعات لازم در مورد اسناد کنترل شده؛

حداکثر 3 روز (برای اسنادی که نشان دهنده "فورا" - بلافاصله) پس از دریافت سفارش، اطلاعات مربوط به مجری (موقعیت، رتبه نظامی، نام خانوادگی، نام، نام خانوادگی، شماره تلفن دفتر) را به مرجع نظارتی بالاتر ارسال کنید.

نظارت مستمر بر اجرای اسناد رسمی انجام داده و به صورت دوره ای، بسته به اهمیت و فوریت اسناد، اطلاعات جاری در مورد پیشرفت اجرای آنها را دریافت می کند.

حداقل 7 روز (برای موارد فوری - 1 روز، برای اسنادی که نشان دهنده "به سرعت" - 3 روز) قبل از پایان دوره اجرا، و پس از دریافت درخواست - بلافاصله به مرجع نظارتی مربوطه اطلاعات فرماندهی نظامی ارسال کنید. در مورد وضعیت اجرای هر سند کنترل شده؛

در صورتی که پیشرفت اجرای سند کنترل شده، ضامن اجرای به موقع سند رسمی نباشد، کلیه اقدامات لازم را برای اطمینان از اجرای به موقع آن انجام دهید. اگر اقدامات انجام شده نتایج مطلوب را به همراه نداشت، باید این موضوع را به یک مقام بالاتر گزارش کنید و توصیه های آن را دنبال کنید.

به طور دوره ای وضعیت اجرای اسناد را تجزیه و تحلیل کنید که نتایج آن به فرماندهان مربوطه (مادر) گزارش می شود.

توسعه اقدامات برای تقویت کنترل بر اجرای اسناد رسمی و ارائه پیشنهادات به فرماندهان (سران) برای بهبود این کار.

وضعیت کنترل بر اجرای اسناد رسمی دو بار در سال (از اول ژانویه و اول ژوئیه) توسط کمیسیون های ویژه بررسی می شود. نتایج بازرسی در گزارش ها منعکس می شود.

اسناد رسمی مشمول کنترل در یک مجله (کارت) برای نظارت بر اجرای اسناد رسمی ثبت می شود یا در حافظه رایانه های الکترونیکی شخصی (PC) وارد می شود که باید منعکس کننده: تاریخ، شماره ثبت، خلاصه سند، دستورالعمل ها از مقامات، مهلت اجرا، نام خانوادگی مجری، علامت اجرا و سایر اطلاعات لازم.

یک سند رسمی زمانی اجرا شده و از کنترل خارج می شود که:

تمام دستورالعمل های داده شده برای آن تکمیل شده است.

نتایج رسیدگی به مدارک ارسالی توسط مقامی که تکلیف اولیه به او داده شده است نیازی به گزارش مکرر ندارد و کلیه اسناد امضا شده توسط وی برای مخاطبین ارسال می شود.

نتایج اجرا به یک مرجع نظارتی بالاتر گزارش شد و در آنجا تأیید شد که این سند از کنترل خارج شده است.

کلیه اسناد رسمی باید در مدت مقرر اجرا شوند. اگر مهلت اجرای یک سند رسمی در دستور یا خود سند مشخص نشده باشد، سند باید در مدت حداکثر یک ماه اجرا شود و اسناد با علامت "فوری" - حداکثر 3 روز. دستورالعمل های حاوی دستورالعمل "به سرعت" در متن ظرف 10 روز اجرا می شوند.

مدت اجرا بر حسب روزهای تقویم از تاریخ امضای دستور اولیه توسط مقام مافوق محاسبه می شود. طبق اسناد رسمی حاوی درخواست تجدید نظر از معاون دومای ایالتی مجلس فدرال فدراسیون روسیه، مدت اجرای حکم 30 روز، درخواست معاون 30 روز، درخواست پارلمان 15 روز از تاریخ ثبت اولیه آنها است. با مقام فرماندهی نظامی

در صورت لزوم تمدید مدت اجرای دستور حداکثر 3 روز (برای اسناد فوری - 1 روز) قبل از انقضای مدت اجرا، گزارشی با درخواست مستدل برای تمدید به مقامی که دستور را داده است ارائه می شود. دوره اجرا با ذکر اجباری دلایل تاخیر، اقدامات انجام شده و مهلت لازم برای اجرای (بازبینی) دستور. گزارش با درخواست تمدید مهلت بدون موافقت مقاماتی که در دستور به عنوان مجری مشترک ذکر شده اند ارائه می شود.

اگر دستور اجرای یک سند رسمی به چند نفر از مقامات داده شود، آن مقام مسئول اجرای سند به عنوان یک کل مشخص می شود.

در صورتی که شخص مسئول در دستور مشخص نشده باشد، مقامی که ابتدا در دستور ذکر شده است مسئول اجرای سند به عنوان یک کل است که موظف است در مدت مقرر نسبت به سازماندهی اجرا و تأیید سند با مقامات رسمی اقدام کند. در دستور مشخص شده و در صورت لزوم با سایر مقامات.

مجریان باید کلیه مطالب لازم را ارائه و در صورت موافقت با پیش نویس اسناد تهیه شده، آنها را تأیید و در صورت عدم موافقت، نتیجه گیری مستدل ارائه کنند. اجرای به موقع و باکیفیت دستورالعمل ها به همراه مجری مسئول سند برعهده مجریان مشترک است.

اسناد رسمی که واجد شرایط مقرر نبوده و حاوی پاسخ تمام سؤالات مندرج در دستورالعمل نباشد، با مسئولان لازم به توافق نرسیده باشد، به ترتیب مقرر تحت کنترل قانونی قرار نگرفته و یا برخلاف مهلت مقرر ارائه شده باشد. بدون ذکر دلایل تاخیر و اقداماتی که باید علیه متخلفان اتخاذ شود، برای بازنگری و ارسال مجدد بازگردانده می شوند یا با پیش نویس دستورات برای مجازات مرتکبین گزارش می شوند.

استرداد اسناد رسمی که واجد شرایط مقرر نباشد دلیل موجهی برای تأخیر در مهلت اجرا نمی باشد.

اگر از نمایندگان تجاری که تصمیم به خرید EDMS دارند بپرسیم که از سیستم چه انتظاری دارند، احتمالاً خواهیم شنید که کمک در سازماندهی فرآیندهای تجاری شرکت برای آنها بسیار مهم است. بازار EDMS راه‌حل‌های زیادی ارائه می‌دهد و علاوه بر ساده‌سازی تعاملات درون شرکت، این سیستم در کار دفتر، بخش قرارداد و بخش فروش نیز کمک خواهد کرد.

اما مشکل اولیه عدم کنترل فرآیند تا چه حد به طور موثر حل شده است؟

به عنوان یک قاعده، فرآیندهایی برای تأیید اسناد و اجرای دستورات ساخته می شوند. گزارش های مختلفی برای کنترل استفاده می شود، مانند درصد سفارشات عقب افتاده تا تاریخ. چنین آماری می تواند مفید باشد، اما همیشه پویایی را نشان نمی دهد، که برای درک بهتر یا بدتر شدن وضعیت مهم است. همیشه نمی توان یک تحلیل عمیق انجام داد، از شاخص های کلی گرفته تا افراد خاص و وظایف آنها.

از همین رو عامل مهماستفاده موفق از سیستم می تواند ابزاری باشد که با آن می توانید تمامی فرآیندهای شرکت را شفاف تر کنید و کامل ترین اطلاعات را برای تصمیم گیری در اختیار مدیر قرار دهید.

ما سعی خواهیم کرد تصور کنیم که چنین ابزاری برای تجزیه و تحلیل تعاملی عملکرد کارکنان در سیستم ممکن است چگونه باشد.

تصویر خلاصه

ما بر ردیابی اجرای فرآیند تمرکز خواهیم کرد و چندین شاخص جهانی را برجسته خواهیم کرد:

● نظم و انضباط عملکرد یکی از ساده ترین معیارها، اما در عین حال مفید است. نشان می دهد که کارمند چقدر وظایف محوله را به موقع انجام می دهد.

● حجم کاری کارمندان زمانی مفید است که به دنبال «گلوگاه» می گردیم، یعنی کارمندانی که در بسیاری از فرآیندها درگیر هستند. در عین حال، درک اینکه آیا کارمند موفق می شود همه چیز را به موقع انجام دهد، مهم است.

● اجرای به موقع فرآیندهای مختلف (دستورالعمل، تایید اسناد) می تواند اطلاعاتی در مورد وجود مشکلات سیستمی در اجرای آنها ارائه دهد. به عنوان مثال، برخی از فرآیندها ممکن است بهینه نباشند، یا کارکنان ممکن است برخی از کارها را با اولویت پایین در نظر بگیرند.

● پویایی کلی تعداد کارها نیز مفید خواهد بود. در مرحله اجرا، به شما امکان می دهد ارزیابی کنید که کارکنان چقدر از سیستم استفاده می کنند و روند انجام کارها را به موقع تعیین می کنند. می تواند به عنوان یک شاخص خوب در هنگام معرفی اقدامات مختلف سازمانی عمل کند.

اگر این شاخص ها را در یک تصویر خلاصه ترکیب کنیم، نمونه ای از صفحه شروع ابزاری برای تجزیه و تحلیل کار کارکنان در سیستم به دست می آید.

شاخص ها با استفاده از نمودارهای گرافیکی نمایش داده می شوند:

● "انضباط عملکرد" ​​با مقدار از 0 تا 100%. ما بلافاصله تصویر کلی را برای کل شرکت مشاهده می کنیم.

● «فرآیندهای با نقض مهلت» در فرم نمودار دایره ای، که سهام آن فرآیندهای مختلف است. ما به سرعت انواع فرآیندهای "مشکل" را شناسایی می کنیم.

● «کارکنان با حجم کار بالا» به صورت دو نوار برای هر کدام: سبز تعداد وظایف بدون تجاوز از مهلت مقرر، قرمز تعداد کارهای عقب افتاده است. ما به سرعت کارکنانی را شناسایی می کنیم که گلوگاه هستند: تعداد وظایف زیاد است، همراه با مقدار زیادی "قرمز".

● "دینامیک کار با وظایف" در قالب یک نمودار با دو خط نشان داده می شود: تعداد کل کارهای فعال برای هر تاریخ و تعداد وظایف با نقض مهلت (به رنگ قرمز). ما بلافاصله شاهد پویایی کلی در امتداد خط قرمز هستیم: وضعیت پایدار است، بهبود می یابد یا بدتر می شود.

در این دیدگاه می توان وضعیت کلی کار کارکنان در سیستم را ارزیابی کرد، اما اگر بخواهیم هر شاخص را با جزئیات در نظر بگیریم چه؟

یک راه حل راحت، افزودن تعامل است: هنگام انتخاب یک مقدار نشانگر در صفحه شروع، می توانیم به صفحه ای با داده های گسترده روی آن برویم. به عنوان مثال، با انتخاب یک کارمند خاص با حجم کاری بالا، به صفحه ای بروید که نشان می دهد چه چیزی باعث چنین حجم کاری شده است.

بیایید هر یک از این صفحات را جداگانه در نظر بگیریم.

تجزیه و تحلیل نظم و انضباط عملکرد

نظم و انضباط عملکرد نشان دهنده درصدی از انجام وظایف به موقع است.

● یا سیستم اصلا استفاده نمی شود.

● یا کارمندان بی اثر کار می کنند.

● یا مهلت تعیین تکالیف به وضوح غیر واقعی است.

اگر نظم و انضباط عملکرد در ماه گذشته از 50٪ تجاوز نکرده باشد، بدون شک می توانیم رتبه بدی را ارائه دهیم. اما چگونه می توانیم بفهمیم که این ارزش از کجا آمده است و آیا روندهای مثبت یا منفی وجود دارد؟ بنابراین اجرای نظم مستلزم جزئیات آن است.

از تصویر خلاصه با انتخاب نشانگر “انضباط اجرایی” به صفحه تحلیل دقیق آن می رویم.

در اینجا درصد شاخص را بر اساس کارمند می بینیم. بهتر است کار روی اقدامات سازمانی برای افزایش انضباط عملکرد با آن دسته از کارکنانی که انضباط عملکردی آنها حداقل است شروع شود.

برای کارمند انتخاب شده می توانید مشاهده کنید:

● اینکه کارمند چه وظایف خاصی را به موقع انجام نداده و چه مدت به تاخیر افتاده است، دلایل تاخیر آنها را مشخص کنید.

● پویایی اندیکاتور را ارزیابی کنید.

اگر شاخص انضباط عملکرد به طور مداوم بالا باشد، پس همه چیز خوب است.

اگر قبلاً اقدامات سازمانی برای بهبود انضباط عملکرد انجام شده بود، ارزش این شاخص باید افزایش یابد

کاهش در مقدار شاخص نشان می دهد که اقدامات انجام شده بی اثر بوده است

● فراموشی ساده. اگر یک کارمند به ندرت در سیستم کار می کند، به راحتی می توان فراموش کرد که وظایف ورودی را بررسی کند.

● عدم درک چرایی انجام وظایف. کار از قبل می تواند انجام شود، چه فرقی می کند که کار تکمیل شود.

● نادیده گرفتن این واقعیت که انجام کارها زنجیره ای از کار است و کوتاهی نابهنگام در انجام یک کار می تواند مهلت کل فرآیند را مختل کند.

در چنین مواردی لازم است اطلاعاتی در مورد چگونگی و چرایی نیاز به کار در سیستم به مجریان منتقل شود.

تجزیه و تحلیل حجم کار کارکنان

در تصویر خلاصه، پرمشغله ترین کارمندان، تعداد وظایفی که دریافت کرده اند و سهم کارهای عقب افتاده را می بینیم. سهم سبز تعداد وظایف را بدون تجاوز از مهلت نشان می دهد، سهم قرمز تعداد کارهای عقب افتاده را نشان می دهد.

برای اینکه بفهمیم چه کارهای خاصی را به موقع انجام نداده است، به صفحه ای می رویم که جزئیات وظایف او را بر اساس فرآیند شرح می دهد.

در اینجا می بینیم:

● چه نوع فرآیندهایی حجم کار کارمند را تشکیل می دهند؟

● کارمند چه نوع وظایفی را به موقع انجام نمی دهد؟

● پویایی تعداد کارهایی که دریافت می کند و سهم کارهای عقب افتاده در بین آنها چقدر است. اگر اقداماتی برای کاهش حجم کار بر روی کارمند انجام شده باشد، باید تعداد کل و تعداد کارکنان معوق کاهش یابد، در غیر این صورت اقدامات بی اثر بوده است.

در عمل، اغلب "گلوگاه" در EDMS مدیرانی هستند که اسناد را در حین تأیید اسناد تأیید و امضا می کنند و همچنین کارمندان. در بین مدیران، دلیل جریان زیاد وظایف ورودی ممکن است مدیریت خرد باشد - بسته شدن همه فرآیندهای شرکت.

اما زمانی ممکن است که حجم کار بر روی یک کارمند به تدریج افزایش یابد و منجر به اضافه بار شود. سپس او به سادگی از نظر فیزیکی نمی تواند با حجم کار خود کنار بیاید.

در اینجا دو نوع اقدام ممکن است:

● عملیاتی: به کسی بدهید که به او کمک کند، بخشی از کار را به مجریان دیگر منتقل کنید.

● استراتژیک: بررسی و بهینه سازی فرآیندهای شرکت.

تجزیه و تحلیل فرآیند

در صفحه شروع با داده های خلاصه، انواع فرآیندهایی را می بینیم که در میان آنها نقض مهلت رایج ترین است.

برای دیدن اینکه چه وظایف خاصی در این فرآیندها منجر به این وضعیت شده است، اجازه دهید صفحه ای با اطلاعات گسترده باز کنیم.

در صفحه می بینیم:

● کدام وظایف خاص در فرآیند انتخاب شده به تعویق افتاده است و چه کسی انجام می دهد.

● پویایی چیست: آیا وضعیت در حال تغییر است، در چه جهتی.

وضعیت عادی در دراز مدت حداقل مقادیر پایدار حجم فرآیند با نقض مهلت است.

تجزیه و تحلیل برنامه با پویایی وظایف به شما امکان می دهد موقعیت های مشکل را مشاهده کنید:

تعداد فرآیندهای آغاز شده در سیستم کاهش می یابد.

این ممکن است سیگنالی باشد که کارمندان استفاده از سیستم را متوقف می کنند.

کارمندان وظایف خود را به موقع انجام نمی دهند.

این در نمودار به عنوان خط قرمز فرآیندها با نقض مهلت نزدیک به خط تعداد کل فرآیندها نشان داده می شود.

این می تواند به معنای موارد زیر باشد:

● کارمندان قادر به انجام وظایف خود نیستند.

● ضرب الاجل وظایف بیش از حد خوش بینانه است.

● کارمندان استفاده از سیستم را متوقف می کنند و وظایف ناتمام باقی می مانند.

با درک مشکلاتی که وجود دارد، می توانید علل آنها را پیدا کنید، زیرا فرآیندها همیشه بهینه نیستند:

● در داخل یک فرآیند ممکن است یک زیرفرآیند پنهان از چندین مرحله دیگر وجود داشته باشد. به عنوان مثال، زمانی که شخص تأیید کننده باید به طور مستقل در مورد یک سند با شخص دیگری توافق کند و فقط برای 1 روز.

● به جای تایید متوالی می توان از تایید موازی همزمان استفاده کرد، اما در این حالت یکی از تایید کننده ها همچنان منتظر تصمیم دیگری است. مثلا، مهندس ارشدممکن است صبر کند تا یک وکیل سند را بررسی کند و از این طریق مهلت تعیین شده خود را نقض کند.

● عملکردها ممکن است به شخص اشتباهی اختصاص داده شوند. به عنوان مثال، نامه پوششی برای یک قرارداد توسط یک منشی تهیه می شود. او مجبور می شود به کارمند بخش قرارداد مراجعه کند و بفهمد چه چیزی باید نوشته شود. در چنین شرایطی بهتر است کارمند اداره پیمان مدارک همراه را تهیه کند.

به جای نتیجه گیری

ما به نمونه ای از ابزاری برای تجزیه و تحلیل تعاملی عملکرد کارکنان در سیستم نگاه کردیم. نظم و انضباط عملکرد به ما کمک می کند تا "دما" کلی را از نظر اجرای به موقع وظایف درک کنیم، لیستی از پرمشغله ترین کارمندان کار یافتن گلوگاه ها را ساده می کند و نمایش فرآیندهایی که طبق برنامه نیستند به ما امکان می دهد این فرآیندها را بهینه کنیم.

سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکیآنها حجم عظیمی از اطلاعات را ذخیره می کنند، اما به عنوان یک قاعده، بیشتر آن پنهان است. تجسم داده‌های پنهان فرصت‌های جدیدی را باز می‌کند و به سیستم اجازه می‌دهد تا به کیفیت بالایی دست یابد سطح جدیدکنترل فرایند.

شما می توانید شیوه های تجزیه و تحلیل را در زمینه های موضوعی دیگر توسعه دهید: فروش، مدیریت پروژه، کار اداری. از این گذشته، مهم نیست که چه حوزه ای را انتخاب می کنیم، همیشه شاخص هایی وجود دارد که وضعیت واقعی امور را در آن منعکس می کند. نحوه ارائه این به کاربر وظیفه EDMS و ابزارهای تجسمی است که آنها ارائه می دهند.

نحوه پیاده سازی این ابزار در DirectumRX می تواند باشد

فوریه زمان بررسی وظایف انجام شده در سال گذشته است. مسائل نظارت بر اجرای وظایف و انضباط عملکردی به چشم می خورد. چرا کنترل لازم است و چگونه آن را در طول سال انجام دهیم، در مقاله توضیح خواهیم داد.

چرا انضباط اجرایی در فوریه تجزیه و تحلیل می شود

امکان تجزیه و تحلیل اجرای وظایف در سازمان طی سال گذشته قبل از فوریه امکان پذیر خواهد بود. گواهینامه سالانه انضباط عملکرد در سازمان در روزهای اول بهمن ماه تهیه می شود به دو دلیل :

1. اکثر کارهای سند دارای مهلت معمول 30 روز تقویمی هستند. اگر این کار در 30 دسامبر داده شود، باید قبل از 30 ژانویه تکمیل شود. در سال 2018، آخرین روز کاری 29 دسامبر بود (29 ژانویه 2019 مهلت معمول برای تکمیل وظایف در اسناد است). در سال 2019، 30 و 31 دسامبر در حال حاضر روزهای کاری خواهند بود، بنابراین، مهلت های تکمیل وظایف به روزهای پایانی ژانویه منتقل می شود.
2. نمی توان عامل انسانی و عادت بسیار رایج به تعویق انداختن کارها را تا آخرین لحظه در نظر گرفت. بعید است که در بین اجراکنندگان کسی نباشد که گزارش های خود را در 29 ژانویه ارسال کند ، اگرچه او یک ماه تمام وقت داشت تا این کار را انجام دهد.

بنابراین، اگر آخرین مهلت برای یک کار 29 ژانویه باشد، باید تا آن روز صبر کنیم. اگر حتی در 30 ژانویه گزارش تکمیلی وجود نداشته باشد، تنها در این صورت می توان کار را انجام نشده در نظر گرفت.

کنترل اجرای وظیفه و انضباط اجرایی چیست؟

هر روز یک رهبر برای زیردستان خود وظایفی را تعیین می کند. البته آنها باید برآورده شوند. اما همیشه اینطوری نمی شود. بنابراین وجود دارد نظارت بر اجرای وظایف

استخراج
از GOST R 7.0.8-2013 "سیستم استانداردهای اطلاعات، کتابخانه و انتشار. نگهداری سوابق و بایگانی. اصطلاحات و تعاریف"

88. کنترل بر اجرای اسناد: مجموعه اقداماتی که اجرای به موقع اسناد را تضمین می کند.

کارمند مسئول نظارت بر اجرای اسناد همیشه از وضعیت آگاه است نظم عملکرد در یک سازمان - نسبت تعداد وظایف محول شده به تعداد کارهای انجام شده. در حالت ایده آل، تعادل باید 1:1 باشد.

کنترل بر اجرای دستورات به خاطر خودش وجود ندارد. این یک ابزار مدیریتی و پایه و اساس سیستم انگیزشی در سازمان است. بر اساس آگاهی از اینکه چه کسی و چگونه در طول دوره گزارش کار کرده است، جوایز و پاداش برای این دوره توزیع می شود. بنابراین، به عنوان مثال، در ماه فوریه گزارشی در مورد نظم و انضباط عملکرد سال گذشته تهیه می کنیم تا پاداش های سالانه را توزیع کنیم. اگر سیستم انگیزشی "به علاوه" وجود نداشته باشد، کنترل نظم و انضباط عملکرد هدفی کمتر خوشایند را دنبال می کند - توزیع مجازات برای شکست در انجام وظایف. اقدام انضباطی، حق بیمه به طور کامل پرداخت نمی شود). اگر مجازات ها پیش بینی نشود، کنترل معنای خود را از دست می دهد. مثلاً کارگردان می‌داند که از 10 دستورش فقط نیمی از دستوراتش تکمیل شده است، اما اگر تدبیری اندیشیده نشود چه؟

چه کسی کنترل می کند

مسئول نظارت بر اجرای اسناد معمولاً از بین کارکنان خدمات مدیریت دفتر منصوب می شود. به عنوان مثال، رئیس یک سرویس یا یکی از کارکنان آن، در سازمان های کوچک - یک دستیار مدیر.

مسئول به دستور برای فعالیت اصلی منصوب می شود (مثال 1) و اضافات مناسب در شرح وظایف (مثال 2) انجام می شود.

آنچه تحت کنترل است

در صورتی که سازمان از سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی استفاده کند (SED)، سپس تمام وظایف محول شده در آن به طور خودکار تحت کنترل قرار می گیرند. گواهینامه های روزانه و سالانه نیز به صورت خودکار تولید می شوند (جزئیات). شخص مسئول کنترل باقی می ماند تا یک گزارش تولید کند و آن را از برنامه "تخلیه" کند.

در صورت عدم وجود EDS گزینه هایی وجود دارد:

• سازمان می تواند تمام وظایف را کنترل کند. از یک طرف، این روند را ساده می کند: شما نیازی به تصمیم گیری در مورد هر کار ندارید که آیا اجرای آن را کنترل کنید یا خیر. از طرفی میزان کار به میزان قابل توجهی افزایش می یابد. کاری که EDMS به طور خودکار انجام می دهد، مسئول مجبور است به صورت دستی انجام دهد.
• سازمان وظایفی را که تحت کنترل است تعیین می کند. لیستی از پاسخ دهندگان تهیه شده است که اجرای نامه ها از آن نظارت می شود. موضوعات مکاتبات داخلی و خارجی؛ انواع اسناد این لیست در دستورالعمل کار اداری ثابت شده است (مثال 3). به بند 5.8.27 در مثال 3 توجه کنید: به سازمان این حق را می دهد که در صورت لزوم مدیر هر دستوری را تحت کنترل درآورد.

انواع وظایف، اجرای آنها تحت کنترل

نوشته شده است

اکثریت این گونه دستورات. آنها با توجه به نوع سند به انواع زیر تقسیم می شوند:

• وظایف نامه های دریافتی؛
• تکالیف برای مکاتبات داخلی (یادداشت های اداری، یادداشت ها)؛
• تکالیف بر اساس دستورات برای فعالیت های اصلی؛
• تکالیف بر اساس صورتجلسات.
• وظایف هماهنگ کردن پیش نویس اسناد

وظایف ایمیل ورودی و مکاتبات داخلی در قطعنامه آمده است. اینها جزئیات سند است که باید شامل نام خانوادگی، حروف اول مجری یا مجریان، دستورالعمل سند، در صورت لزوم، مهلت اجرا، امضای صادرکننده قطعنامه، تاریخ صدور قطعنامه باشد.

مدیران ممکن است محتوای کار، مهلت یا حتی نام مجری را (بسته به موقعیت) مشخص نکنند. منشی که وظیفه اجرا را تعیین می کند باید این را درک کند:

• اگر مدیر مهلتی را مشخص نکرده باشد ، از مهلت استاندارد تعیین شده در دستورالعمل های مدیریت دفتر استفاده می شود.
• اگر مدیر محتوای کار را مشخص نکرده باشد ، نامه (یادداشت) استاندارد است و خود مجری باید بفهمد که چه کاری باید انجام دهد.
• اگر مدیر مجری را مشخص نکرده باشد، نامه (یادداشت) استاندارد است و خود منشی باید بفهمد که برای چه کسی تکلیف را ارسال کند و مجری باید بفهمد که این موضوع در حیطه وظایف او است.

آخرین گزینه خارج از هنجار است، اما رایج است.

در دستورات و پروتکل ها دستور، مهلت و مجری در متن سند ذکر شده است (به ترتیب مثال 4، 5).

وظایف برای تصویب پیش نویس اسناد از نظر اجرا متفاوت است. آنها به قطعنامه یا تلفظ در دستورات یا پروتکل ها نیاز ندارند. ترکیب افراد تایید کننده برای هر نوع سند در دستورالعمل کار اداری، مقررات کار قراردادی و غیره مشخص شده است. اگر رسمیاگر پیش نویس سندی با علامت "برای تایید" دریافت شود ، او با رعایت الزامات LNA ، باید این کار را بدون دستورالعمل اضافی انجام دهد.

دهانی

بسیاری از مدیران با کمک یک منشی دستورات شفاهی خود را کنترل می کنند. این دشوارتر از بررسی تکالیف نوشتاری است:

• یک دستورالعمل شفاهی باید "گرفته" و به درستی در کار بیان شود.
• دستور شفاهی مهلت استانداردی برای اجرا ندارد.
• مجری همچنین می تواند به صورت شفاهی، در جلسه شخصی با کارگردان یا تلفنی گزارشی از انجام یک دستور شفاهی ارائه دهد، اما این موضوع را به منشی نمی گوید.

برای اطمینان از اینکه هنگام نظارت بر اجرای دستورالعمل های شفاهی مشکلی پیش نمی آید، منشی می تواند:

• با مدیر موافقت کنید که اگر دستور شفاهی تحت کنترل قرار گیرد، مدیر این موضوع را با ذکر مجری و مهلت به منشی اطلاع دهد.
• به مدیر پیشنهاد کنید که یک دستورالعمل شفاهی را به یک دستورالعمل کتبی تبدیل کند: یک دستور در مورد فعالیت اصلی یا یک صورتجلسه کوتاه از جلسه ایجاد کنید. سپس آموزش شفاهی تبدیل به یک کار سند معمولی می شود که کنترل آن بسیار آسان تر است.
• اگر دستور همچنان شفاهی باقی بماند، منشی به مجری یادآوری می کند که باید گزارشی از اجرا را نه تنها به مدیر، بلکه به کنترل کننده - منشی ارائه کند.

منشی به مجری در مورد تعیین تکلیف یا توسط EDMS یا توسط پست الکترونیک، یعنی در هر صورت تکلیف به صورت کتبی قید و تاریخ ارسال آن برای پیمانکار قید می شود.

مهلت تکمیل وظایف

مهلت تکمیل هر نوع کار باید در دستورالعمل مدیریت دفتر سازمان تعیین شود. منبع سررسید می تواند باشد نمونه دستورالعملدر مورد کار اداری در سازمان های دولتی(بند 4.6، 6.6)، و همچنین مقررات صنعت.

باید توجه ویژه ای به ضرب الاجل شود درخواست های شهروندان قانون فدرال 2 مه 2006 شماره 59-FZ "در مورد رویه رسیدگی به درخواست تجدیدنظر از شهروندان فدراسیون روسیه" (در 27 دسامبر 2018 اصلاح شد؛ از این پس قانون فدرال شماره 59-FZ نامیده می شود) در اینجا اعمال می شود. . دو تا از مقالات او را نقل می کنیم:

استخراج
از جانب قانون فدرالشماره 59-FZ

2. تجدیدنظر کتبی منوط به ثبت اجباری است ظرف سه روز از دریافت V آژانس دولتی، ارگان یا مقام دولتی محلی.

استخراج

از قانون فدرال شماره 59-FZ

ماده 12. مهلت رسیدگی به درخواست تجدیدنظر کتبی

1. درخواست تجدیدنظر کتبی واصله توسط ارگان دولتی، ارگان محلی یا مقامات محلی با توجه به صلاحیت آنها ظرف 30 روز از تاریخ ثبت درخواست تجدیدنظر کتبی رسیدگی می شود...

قانونگذار در مقایسه با نامه‌های دریافتی از سازمان‌هایی که در روز دریافت ثبت نام می‌شوند، سه روز دیگر به سازمان‌ها فرصت داد تا به درخواست‌های شهروندان پاسخ دهند. اینکه آیا از این مورد استفاده کند، سازمان خود را تعیین می کند و تصمیم را در دستورالعمل های مدیریت دفتر ثبت می کند (مثال 6).

الگوریتم کنترل

الگوریتم نظارت بر اجرای سفارشات در نمودار ارائه شده است.

همانطور که متوجه شدیم، صرف نظر از اینکه دستور شفاهی است یا کتبی، خود فرآیند کنترل لزوماً "به صورت کتبی" انجام می شود. ما به این خواهیم پرداخت که منشی دقیقاً چه چیزی را باید در هر مرحله در جدول ثبت کند.

گواهی در مورد انضباط اجرایی

نتیجه نظارت مستمر بر اجرای وظایف مدیر گواهینامه انضباط عملکرد است. بر اساس تصمیم مدیریت، گواهینامه ها می توانند دارای فرکانس های مختلف باشند: از روزانه تا سالانه. اصل ساده است: اگر یک سازمان پاداش های ماهانه را بر اساس عملکرد اعمال کند، پس از آن یک گواهینامه ماهانه تهیه می شود. اگر پاداش ها سه ماهه باشد، گواهی سه ماهه است. برای شناسایی به موقع کارهای ناتمام، می توانید گزارش های بیشتری تولید کنید. گزارش سالانه در هر صورت تهیه می شود: هر مدیری می خواهد بداند که چه تعداد از وظایف محول شده به او در طول سال تکمیل شده است (مثال 7).

فرم گواهینامه نیز در سطح سازمانی تدوین شده و در دستورالعمل مدیریت دفتر ثبت می شود.

خلاصه

1. نظارت بر اجرای دستورات و نظارت بر انضباط عملکرد از وظایف مدیریت است. آنها اساس سیاست انگیزشی سازمان را تشکیل می دهند.
2. یک کارمند ویژه بر اجرای دستورات نظارت می کند. او همچنین اطلاعاتی را در مورد وضعیت نظم عملکرد در یک فرکانس مشخص به مدیریت ارائه می دهد.
3. هر دو کار بر اساس اسناد و دستورالعمل های شفاهی مدیر نظارت می شود. بر اساس نتایج هر یک از آنها، پیمانکار باید یک گزارش آموزنده ارائه دهد.

بند 5.28 GOST R 7.0.97-2016 "سیستم استانداردهای اطلاعات، کتابخانه و انتشارات. اسناد سازمانی و اداری. الزامات برای تهیه اسناد" (مصوب به دستور Rosstandart مورخ 8 دسامبر 2016 شماره 2004-st).

یکی از شرایط مهمی که کار مولد یک سازمان را تضمین می کند، انضباط عملکردی است. بنابراین کارکنان نیز به اندازه مدیریت موضوع به تعیین شاخص انضباط عملکرد و بهبود بیشتر آن علاقه مند هستند.

اجرای نظم - مفهوم

این اصطلاح در تعامل بین یک کارمند و کارفرمای او منعکس می شود. نظم و انضباط اجرایی نشانگر مسئولیت اولی در اجرای دستورات مستقیم مافوق یا دستورات فردی اوست. اساساً، هرچه یک کارمند بهتر از رئیس خود اطاعت کند، نظم و انضباط عملکرد بالاتری دارد.

نظم و انضباط عملکرد در یک سازمان نقش بسیار مهمی ایفا می کند، زیرا انسجام کار تیم موضوع و کارایی عملکرد آن به آن بستگی دارد. اهمیت انضباط اجرایی در هر دو سطح اولیه و بالاتر سلسله مراتب مدیریت در یک شرکت یکسان است.

خود سلسله مراتب در شرکت توسط جمع ایجاد می شود قرارداد استخدامیا شرح شغل، برای هر یک از کارکنان شرکت صادر می شود. کافی است به این اسناد نگاه کنید تا متوجه شوید چه کسی باید از چه کسی اطاعت کند.

اصطلاح "انضباط اجرایی" را می توان هم برای یک کارمند خاص و هم برای سازمان به عنوان یک کل به کار برد. شایان ذکر است که نظم و انضباط سازمان به نظم و انضباط کارکنان بستگی دارد. در عین حال سازمان به انضباط عملکرد هر کارمند علاقه مند است و هر کارمند شخصاً به نظم عملکرد خود علاقه مند است.

تأثیر انضباط اجرایی بر کارایی یک شرکت

ساختار هر سازمانی شامل بخش‌های ساختاری، بخش‌ها، کارگاه‌های مجزایی است که هر کدام وظایف و وظایف خاص خود را دارند. در عین حال، هر بخش دارای کارکنانی است که وظایف خاصی نیز دارند. هرچه بهتر با وظایف خود کنار بیایند، با وجدان بیشتری به کار نزدیک شوند و دستورالعمل ها را دنبال کنند، نظم عملکرد و در نتیجه کارایی کل شرکت بالاتر می رود.

این شاخص می تواند میزان اثربخشی انجام وظایف توسط کارکنان فردی و همچنین تیم ها، تیم ها و کارگاه ها را به طور کلی اندازه گیری کند.

نظم و انضباط عملکردی برای اطمینان لازم است اجرای سریع وظایف تولیددر سطح مناسب ما در مورد دستورالعمل هایی صحبت می کنیم که به تک تک کارکنان سپرده می شوند و پروژه های بزرگ مقیاس را تشکیل می دهند که بر موفقیت سازمان تأثیر می گذارد.

در ابتدا، تکلیفی که با سوء نیت در پایین ترین سطح سلسله مراتب سازمانی انجام شد، ممکن است به کل شرکت آسیبی وارد نکند. اما انباشت آنها می تواند منجر به شکست پروژه هایی شود که توجه اصلی شرکت به آنها معطوف بوده و مشکلات جدی مرتبط با آن (ظهور تحریم ها علیه شرکت به دلیل اختلال در پروژه ها، مهلت های معوقه و عدم انجام تعهدات قراردادی، ممانعت از توسعه آن است. چشم اندازهای بلند مدتبه دلیل کمبود فرصت برای اجرای پروژه های سودآور از دست رفته است).

بنابراین، کنترل بر نظم عملکرد باید تبدیل شود اولویتنهادهای مدیریت شرکت تنها از این طریق است که می توان به طور کامل از پتانسیل سازمان بهره برد و به توسعه مطمئن آن دست یافت.

اگر مدیریت نظم و انضباط اجرایی را به دست خود بگیرد و اقداماتی را برای حفظ و بهبود آن انجام دهد، این امکان را به شرکت می دهد تا به اهداف استراتژیک خود دست یابد و تمام برنامه های برنامه ریزی شده را به موقع انجام دهد.

کنترل نظم و انضباط عملکرد

اگرچه در نگاه اول، انضباط عملکردی یک شاخص ذهنی از اشتیاق کارکنان به نظر می‌رسد، اما می‌توان آن را بر اساس معیارهای استاندارد ارزیابی کرد که از میان آنها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

برای اینکه بتوانیم با وضوح بیشتری تصور کنیم که اوضاع با انضباط اجرایی در شرکت چگونه است، ضریب انضباط اجرایی محاسبه می شود. برای تعیین آن، باید تعداد وظایفی را که یک کارمند در یک زمان مشخص انجام داده است با تعداد وظایفی که در آن زمان به او محول شده است مرتبط کنید.

تعداد وظایف تکمیل شده نه تنها تحت تأثیر مسئولیت کارمند است، بلکه بر میزان روشن بودن کار برای او نیز تأثیر می گذارد. بسیار مهم است که رئیس بخش بتواند تمام نکات ظریف کار را به کارمند عادی منتقل کند و آنچه را که باید انجام شود با جزئیات توضیح دهد.

یک فرمول ویژه برای تنظیم یک کار به نام SMART وجود دارد. کارایی خود را ثابت کرده است و اکنون توسط بسیاری از شرکت ها استفاده می شود. بر اساس آن، وظیفه تعیین شده برای کارمند باید:

• دارای عنوان واضح و قابل فهم باشد.

اگر با فعل شروع شود بهتر است.

• برای زیردستان تا حد امکان مشخص و قابل فهم باشد.
• قابل اندازه گیری و اندازه گیری باشد؛
• برای یک زیردستان خاص قابل دسترس باشید.
• مهلت مشخصی داشته باشید.

برای دستیابی به حداکثر نتایج، کنترل نظم و انضباط عملکرد باید به طور سیستماتیک انجام شود. برای سازماندهی آن، کافی است الزامات روشنی برای کارمندان ایجاد کنید. این الزامات باید شامل موارد اجباری و مطلوب باشد.

اگر الزامات تعیین شده با حسن نیت برآورده شوند، مدیریت شرکت این فرصت را خواهد داشت تا نظم و انضباط عملکرد را در تمام مراحل کار کنترل کند. این به مدیریت این فرصت را می دهد تا کاستی هایی را که در گذشته در زمان کنترل خود ایجاد شده بود، اصلاح کند.

مدیریت انضباط عملکرد

نظم و انضباط عملکرد یک ارزش دلخواه نیست که صرفاً به آن بستگی داشته باشد ویژگی های شخصیکارکنان شرکت در صورت تمایل، مدیریت شرکت ممکن است بر آن تأثیر بگذارد و در نتیجه این شاخص را بهبود بخشد. راه های مختلفی برای این کار وجود دارد:

دلایل انضباط عملکرد پایین

به منظور افزایش انضباط اجرایی، مدیریت می تواند هر اقدامی را انجام دهد و تصمیمات مدیریتی. بنابراین، برای مثال، یک شرکت حتی ممکن است یک ویژه منتشر کند سند اداری، که تأثیر نسبتاً قوی بر کارمندان و عادات کاری آنها خواهد داشت.

اما در عین حال صدور چنین دستوری به خودی خود ضامن افزایش انضباط اجرایی و تغییر نگرش کارکنان نسبت به انجام وظایف کاری نیست.

یکی از دلایل اصلی کاهش مسئولیت کارکنان، انضباط عملکرد پایین مدیران ارشد است. مدیران در تمام سطوح باید به مسئولیت خود آگاه باشند و نمونه ای از نگرش وظیفه شناسانه نسبت به کار محوله باشند. تنها در این صورت است که مدیریت انضباط عملکردی واقعاً مؤثر خواهد بود و نتیجه مطلوب را به همراه خواهد داشت.

آژانس فدرال فرهنگ و سینما

در مورد تقویت کنترل بر وضعیت اجرای نظم و انضباط
در دستگاه آژانس فدرال فرهنگ و سینما

تجزیه و تحلیل وضعیت اجرای نظم و انضباط در دستگاه آژانس فدرال فرهنگ و سینما نشان داد که تعدادی دستورالعمل مندرج در فرامین و دستورات دولت فدراسیون روسیه و صورتجلسات جلسات دولت، دستورالعمل های رئیس جمهور فدراسیون روسیه، رئیس دولت فدراسیون روسیه، معاون رئیس دولت فدراسیون روسیه، و سایر نهادهای مقامات دولتی، و همچنین دستورالعمل های رهبری وزارت فرهنگ و فرهنگ ارتباطات جمعیفدراسیون روسیه با نقض مهلت مقرر اعدام شد.

به منظور تقویت کنترل بر اجرای به موقع و با کیفیت دستورالعمل ها، آماده سازی پاسخ به درخواست ها و درخواست های اعضای شورای فدراسیون، نمایندگان مجلس دومای ایالتی، روسای ارگان های دولتی نهادهای تشکیل دهنده فدراسیون روسیه.

من سفارش می دهم:

1. رؤسای بخشهای ساختاری باید کنترل بر اجرای به موقع و با کیفیت وظایف محوله را تقویت کرده و از بین معاونین خود مسئولین وضعیت انضباط عملکرد در بخش را تعیین نمایند.

2. هشدار به روسای ادارات در مورد مسئولیت شخصی برای رعایت مهلت های اجرای دستورات.

تثبیت کنید که اگر به دلایل عینی انجام به موقع دستور غیرممکن باشد، رئیس واحد باید از قبل پیشنهادهایی را برای تمدید مدت زمان با پیش نویس پاسخی به ارگانی که این دستور را صادر کرده است، به مدیریت آژانس ارائه کند. دلایل تمدید و تاریخ برنامه ریزی شده اجرای آن.

3. اداره اداری (A.D. Krasnov) باید اقدامات سازمانی را برای تقویت کنترل بر اجرای دستورالعمل ها در دستگاه آژانس فدرال فرهنگ و سینما انجام دهد.

برای این اهداف:

الف) اطمینان از تحویل منظم روزانه مکاتبات رسمی از وزارت فرهنگ روسیه؛

ب) اسناد دولتی را با اولویت پردازش کرده و در روز دریافت آنها به مدیریت آژانس گزارش دهد.

ج) ارسال اطلاعات هفتگی به روسای بخش های ساختاری در مورد سفارشات تحت کنترل با مهلت های منقضی.

د) برای گزارش بعدی به مدیریت آژانس، یادداشت های توضیحی را از روسای بخش های ساختاری در مورد دلایل عدم اجرای یک دستورالعمل خاص، که نشان دهنده کارمند مسئول اجرای آن است، بخواهد.

ه) ارائه ماهانه اطلاعات تحلیلی به مدیریت در مورد وضعیت انضباط اجرایی در دستگاه آژانس.

4. قبل از تصویب مقررات آژانس فدرال فرهنگ و سینما، هنگام سازماندهی کار با اسناد رسمی، از آیین نامه نمونه برای تعامل مقامات اجرایی فدرال، مصوب با فرمان دولت فدراسیون روسیه در ژانویه هدایت شوید. 19، 2005 N 30.

اداره امور موظف است نسخه هایی از آیین نامه نمونه مشخص شده را در اختیار ادارات قرار دهد.

5. اداره حقوقی قراردادی (I.F. Ilyina)، اداره بازرگانی (A.D. Krasnov)، با مشارکت سایر بخش های آژانس، اجرای بند 2 فرمان دولت فدراسیون روسیه در 19 ژانویه 2005 را تضمین می کند. N 30 "در مورد مقررات مدل برای تعامل قدرت اجرایی فدرال" .

6. مرکز اصلی اطلاعات و محاسبات (O.P. Neretin) تجهیز محل کار افراد مسئول امور اداری در ادارات را با برنامه های مناسب تکمیل و در صورت لزوم آموزش آنها را سازماندهی می کند.

7. معاونان A.A. Golutva، V.S. Malyshev باید کاهش اندازه پاداش را به میزان مناسب ارائه دهند. واحد ساختاریو کارکنان فردی، با در نظر گرفتن نظم و انضباط عملکرد.

8. نظارت بر اجرای این دستور را به معاون رئیس V.S. Malyshev بسپارید

سرپرست
M.E. شویدکوی