که در شرکت های بزرگهر ساله مکاتباتی با ده ها هزار طرف مقابل انجام می شود و اسناد داخلی توسط هزاران کارمند ایجاد می شود. برخی از مکاتبات ممکن است به صورت کاغذی دریافت و پردازش شوند. سیستم های مدیریت دفتر الکترونیکی به شرکت ها کمک می کند تا بازده کاری خود را چندین برابر افزایش دهند و یک مخزن واحد از تمام اسناد ایجاد کنند.

"Office" کل چرخه کار با اسناد کاغذی را پوشش می دهد: از ورود و ثبت نام تا بایگانی. عملکرد کاملاً سازگار است استانداردهای روسیهکار اداری، به شما این امکان را می دهد که اکثر عملیات "دستی" را خودکار کنید.

نگهداری فهرستی از پرونده ها و گزارش ها

ترکیب تایید شده نامگذاری پرونده ها در فهرست ویژه ای از سیستم نگهداری می شود. در صورت ثبت غیرمتمرکز اسناد، مکان های ثبت در داخل واحدهای ساختاری پیش بینی می شود.

نامگذاری موارد

هنگام تهیه اسناد برای انتقال به بایگانی برای هر پرونده نامگذاری، می توانید به طور خودکار جلد پرونده و همچنین لیستی از اسناد را چاپ کنید. زمان آماده شدن برای ذخیره سازی بایگانی و جستجو در آرشیو چندین بار کاهش می یابد.

ثبت اسناد

برای وارد کردن یک سند به DIRECTUM، فیلدهای مورد نیاز کارت ثبت و کنترل (RCC) را پر کنید و یک شماره ثبت به صورت خودکار اختصاص می یابد. یک سیستم شماره گذاری منعطف به شما این امکان را می دهد که به طور دلخواه و خودکار یک شماره را به یک سند در زمینه هر گزارش ثبت نام اختصاص دهید. این شماره ممکن است شامل یک کد دپارتمان، یک کد مجله و هر جزئیات لازم باشد. با اجرای راه حل، میانگین زمان ثبت اسناد 35-50٪ کاهش می یابد.

مثال RKK

RKK حاوی داده های اولیه (تقسیم، تاریخ ثبت، شماره ثبت و غیره) و همچنین اطلاعاتی در مورد وضعیت هر سند کاغذی، به عنوان مثال، محل آن است. هنگام جابجایی یک سند بین بخش ها، هر مکان ثبت RCC خود را دارد. شما می توانید حرکت یک سند کاغذی را در یک شرکت از طریق زنجیره RCC ایجاد شده ردیابی کنید.

همچنین می توانید یک سند یا یک تصویر اسکن شده از آن را به RKK پیوست کنید. برای ضبط سریع حجم زیادی از اسناد، از سرویس ورودی جریانی DIRECTUM Capture Service استفاده می شود. از راه های مختلفی برای ورود اسناد پشتیبانی می کند: گرفتن از پست الکترونیکیا از سیستم فایل (به عنوان مثال، از یک اسکنر).

عملکرد ایجاد RKK و پر کردن داده ها را می توان به مکانیزم های هوشمند آریو منتقل کرد. پس از دریافت سند، آنها به طور مستقل آن را طبقه بندی می کنند، متن را تشخیص می دهند و RCC را با اطلاعات مهم استخراج شده پر می کنند. منشی فقط می تواند صحت پر کردن را بررسی کند. این به شما امکان می دهد زمان ثبت نام را بیشتر کاهش دهید و تعداد عملیات معمول را کاهش دهید.

بررسی و اجرای اسناد دریافتی

پس از ثبت یک سند دریافتی، منشی آن را با چند کلیک برای بررسی برای مدیر ارسال می کند. بر اساس نتایج بررسی سند، منشی یا خود مدیر دستورالعمل هایی را در مورد سند تشکیل می دهند.

در صورت داشتن دستیار، بررسی اولیه سند با تهیه پیش نویس قطعنامه توسط دستیار وی انجام می شود. مدیر فقط می تواند پیش نویس قطعنامه را تأیید کند و دستورالعمل ها را برای اجرا ارسال کند.

در فرآیند اجرای دستورات، موارد زیر تضمین می شود:

• ثبت مکاتبات مربوط به اعدام؛
• امکان تفویض اختیار و ارسال برای بازبینی؛
• کنترل مهلت ها، درخواست مهلت جدید.

کنترلرها اجرا را به صورت بصری نظارت می کنند. خلاصه مختصری که وضعیت سفارشات مربوطه را منعکس می کند برای همه شرکت کنندگان در کار موجود است.

درخت سفارش

ارسال نامه به خبرنگاران

راه حل از نزدیک با ماژول "تبادل با طرف مقابل" یکپارچه شده است. هنگامی که نامه ارسالی تأیید شد، می توان آن را به راحتی از طریق سیستم های تبادل اسناد برای گیرندگان ارسال کرد - این کار نیاز به چاپ چندین بار سند را از بین می برد و هزینه های تحویل را کاهش می دهد.

علاوه بر این، برای اسناد خروجی، می توانید یک لیست پستی برای سازمان ها مشخص کنید و به طور خودکار برای گیرندگان ایمیل ارسال کنید یا پاکت هایی را چاپ کنید که مطابق با استانداردهای پست روسیه است.

چاپ پاکت نامه

ثبت نام و آشنایی با مدارک سازمانی و اداری

تهیه و ارسال مدارک اداری برای تایید به صورت کاملا اتوماتیک می باشد. کافی است داده های لازم را در ویزارد اقدام پر کنید، پس از آن سیستم سندی را ایجاد کرده و آن را برای تأیید و امضا به کارمندان لازم ارسال می کند:

پس از امضا، سند سازمانی و اداری جهت بررسی برای کارکنان علاقه مند ارسال می شود. برای انجام این کار، باید لیست پستی RKK را پر کنید. این فهرست همچنین می تواند در آینده برای توزیع سند دیگری استفاده شود.

کارمندان از لیست پستی تکالیفی برای بررسی سند دریافت می کنند. در سیستم DIRECTUM برای تایید آشنایی کافی است کار را کامل کنید. و اگر وظیفه ای برای آشنایی با سندی که وارد سیستم نشده است ارسال شود ، این در متن کار مشخص می شود و مجریان با سند به صورت کاغذی آشنا می شوند.

جستجو و تحلیل

با استفاده از جزئیات شناخته شده، هم خود سند الکترونیکی و هم RKK آن به همراه اطلاعاتی در مورد مکان و مرحله اجرای سند می توان یافت.

جستجو بر اساس RKK

همچنین می توانید به سرعت سند مورد نیاز را به همراه RKK با استفاده از بارکد موجود در معادل کاغذ سند پیدا کنید. به لطف فناوری شناسایی سریع، بارکد توسط یک اسکنر مخصوص خوانده می شود و پس از آن سیستم به طور خودکار سند و وظایف مربوطه را پیدا می کند.

پنجره ای برای اقدامات روی یک سند پیدا شده

برای تجزیه و تحلیل کارایی کاربران، این سامانه گزارش های تخصصی «فهرست آشنایی»، «کنترل مهلت های اجرای سفارشات»، «آمار اجرای سفارش ها»، «مدارک قابل بازگشت» و ... را ارائه می دهد.

نمونه گزارش

کلاینت وب را می توان در دفاتر راه دور یک سازمان توزیع شده جغرافیایی یا به عنوان مشتری اصلی استفاده کرد که عملکرد چند پلتفرمی و سهولت مدیریت را ارائه می دهد. برای کار، فقط به دسترسی به اینترنت نیاز دارید.

RKK ورودی در دفتر وب

اثر اجرا

با استفاده از راه حل، کارکنان دستورات و دستورالعمل ها را برای اجرا به موقع دریافت خواهند کرد. کنترل اجرا تصمیمات مدیریتیکاملا شفاف خواهد شد.

• به حداقل برسدخطر گم شدن مدارک را کاهش می دهد
• 2 بارزمان تهیه و تصویب نامه ارسالی کاهش می یابد
• 12 بارجستجوی مکان اسناد کاغذی را سرعت می بخشد
• 2 بارآماده سازی اطلاعات برای مدیریت در مورد اجرای دستورالعمل ها تسریع خواهد شد
• با 20 درصداجرای دستورالعمل های مدیریت افزایش خواهد یافت

با خرید انواع قطعات برای موبایل و لوازم الکترونیکی مصرفیدر فروشگاه Sotovik-M ، در عین حال توصیه می کنیم لوازم اداری را تهیه کنید - فرآیندهای کاری هر کسب و کار یا موسسه غیر انتفاعی بدون آنها انجام نمی شود. اگر می خواهید لوازم اداری را به صورت عمده بخرید، از مجموعه ما دیدن کنید.

خرید عمده لوازم اداری از تولید کننده (لوازم اداری عمده فروشی، لوازم اداری عمده فروشی مسکو) روشی موثر برای صرفه جویی قابل توجه در تامین مداوم لوازم اداری شرکت به صورت عمده است. آیا لوازم التحریر عمده فروشی ارزان می خواهید؟ با سفارش یک دسته بزرگ از خودکار، مداد، گیره کاغذ، دفترچه یادداشت و سایر اقلام کوچک هر ربع یا شش ماه، دیگر نیازی به تلف کردن زمان برای تحویل ماهانه دیگر نخواهید داشت. خرید عمده لوازم اداری به صورت عمده نیز مفید است سازمان های دولتی- بسیاری از ادارات موسسات آموزشیخرید لوازم التحریر به صورت عمده برای مدرسه، مهد کودکیا دانشگاه شرکت های عمده فروشی لوازم التحریر انجام کافی سیاست قیمت گذاریبه همین دلیل است که Sotovik-M لوازم تحریر را با قیمت رقابتی می فروشد - لوازم اداری به صورت عمده ارزان هستند. عمده فروشی لوازم التحریر در مسکو (فروش عمده لوازم التحریر مسکو، عمده فروشی لوازم التحریر مسکو) در فروشگاه اینترنتی ما.

عمده فروشی لوازم التحریر بسیار ارزان است. عمده فروشی لوازم اداری در مسکو

فروش عمده لوازم التحریر در فروشگاه ما با بهترین قیمت. اگر قصد خرید عمده لوازم التحریر مدرسه را دارید، لوازم التحريرعمده فروشی با قیمت های پایین یا سفارش لوازم التحریر غیر معمول به صورت عمده برای یک فروشگاه سوغاتی، "Sotovik-M" همان چیزی است که شما نیاز دارید! لوازم اداری را به صورت عمده، از نوت بوک معمولی گرفته تا محصولات مهر شده و کارت ویزیت، با قیمتی جذاب با تحویل فوری در سراسر روسیه خریداری کنید. عمده فروشی لوازم التحریر ما بسیار ارزان است!

ویژگی متمایزدفتر الکترونیکی Olympus عملکرد غنی آن است که از کارهای اداری کلاسیک نشات گرفته است.

در مقیاس بزرگ بنگاه صنعتیوظایف منشی (منشی) فقط ثبت اسناد نیست، بلکه انبوهی از وظایف دیگر است:

• تعیین مدیر برای ارائه سند دریافتی برای حل و فصل
• تهیه پیش قطعنامه ها
• تحویل سند به مجری
• کنترل بازگشت اصلی
• تجزیه و تحلیل خلاصه اجرای کار
• کنترل بر اجرای دستورات
• تولید گزارش نهایی در مورد وظایف انجام نشده
• ارسال مدارک خروجی
• سند مورد نیاز را با درخواست جستجو کنید
• چاپ، اسکن
• و حتی ذخیره سازی مقدار زیادیاسناد. یک منشی خوب مسئول همه اینها است.

دفتر الکترونیکی Olympus قادر به انجام کار است مردم خوبراحت تر و کارآمدتر!

ثبت نام خودکار:

کنترل خودکار اسناد دریافتی مجدد

خود سیستم اسنادی را می گیرد که دوباره وارد سازمان می شود و در مورد آن هشدار می دهد.

اعلان های خودکار در مورد بازگرداندن نسخه اصلی

سامانه نمودار حرکت اصل را ارائه می دهد و در صورت عدم استرداد به موقع آن را به ثبت کننده اطلاع می دهد.

سیستم اتصال راحت

پیوندهای اسناد در Olympus امکان به دست آوردن تاریخچه مفصلی از تمام اسناد مرتبط با یکدیگر، از جمله اسناد آرشیوی، ایجاد شده علاوه بر آن، در صورت لغو یا تغییر را نشان می دهد.

طراح گزارش

با استفاده از طراح گزارش سیستم Olympus، یک کارمند می تواند گزارش های مورد نیاز خود را بدون کمک مدیر یا برنامه نویس ایجاد کند. به این صورت است که گزارش ها اغلب بر روی اسناد اجرا نشده یا کنترلی تولید می شوند.

سیستم فیلتراسیون انعطاف پذیر

سیستم Olympus امکان انجام درخواست جستجوی اسناد را با استفاده از خط فیلتر فراهم می کند. خط فیلتر به شما امکان می دهد تا شرایط جستجوی متغیر زیادی را برای سند مورد نظر فرموله کنید.

دفتر الکترونیک در سیستم Olympusابزاری برای سازماندهی کارهای اداری دیجیتال است. این بخش تمام اطلاعات مربوط به اسناد سازمانی را جمع آوری می کند. این شامل تاریخچه کاربر است. تمام پیوندهای سند را ذخیره می کند. مهلت را اعلام می کند؛ شامل تمام فایل های ایجاد شده با سند است. به سوالات مجریان و مسئولین در مورد سند و همچنین نتایج کار آنها پاسخ می دهد.

کنترل اجرا

کنترل اجرا در سیستم Olympus- این یک عملکرد عمیق است که اطلاعاتی در مورد زمان بندی، مراحل و نتایج اجرای سفارشات ارائه می دهد. این قابلیت در سراسر سیستم وجود دارد، از دفتر الکترونیکی گرفته تا ذخیره سازی ساختار یافته. عملکرد بر اساس مهلت های اجرایی برای اجرای اسناد و دستورالعمل ها و اعلام عدم رعایت این مهلت ها است.

تجسم کنترل اجرا

1. نشان رنگ و پیام های سیستم Olympus در مورد مهلت های از دست رفته.
2. یک حالت تخصصی با تعداد کل کارهای دریافت شده، انجام شده، به موقع انجام شده، با تاخیر بر اساس دوره تکمیل شده و به موقع تکمیل نشده است.
3. یک سیستم کامل از گزارش ها در مورد اجرای دستورالعمل ها در زمینه سند، مجریان و ناظران.

کنترل ویژه

برای اجرای به موقع و با کیفیت وظایف، Olympus دارای سیستم کنترل ویژه است. ماهیت آن این است که تمام مهم ترین وظایف محول شده به کنترل باید از طریق روند حذف از کنترل، یعنی. بسته شدن در برخی موارد، حذف یک کار از کنترل مستلزم ارزیابی کیفیت کار انجام شده توسط متخصص صالح است. سپس سیستم علاوه بر این می تواند یک روش تأیید را اعمال کند.

تشکیل دستور کنترل

1. صدور دستور کنترل همراه با تعیین کارمندی است که بر کیفیت اجرا نظارت و در صورت لزوم تایید می کند.
2. برای دستورات کنترل، ضریب به طور خودکار محاسبه می شود نظم عملکرد.
3. حالت ویژه "تجزیه و تحلیل اجرای وظایف کنترل" اطلاعاتی را در مورد به موقع بودن اجرای وظایف کنترلی نشان می دهد.
4. پنل های تحلیلی روی دسکتاپ این اطلاعات را به شکل گرافیکی تبدیل می کنند.

مدیریت اسناد

مدیریت صحیح اسناد کلیدی است کار کارآمدبخش، بخش، خدمات و سازمان به عنوان یک کل. "مدیریت اسناد" در سیستم Olympus- این ساز مدرنمدیریت یک شرکت در مقیاس بزرگ، به طور خاص بر روی فرآیندهای تجاری سطح بالا متمرکز شده است.

"مدیریت اسناد" بخشی از ماژول جریان سند - Olympus است که بر اساس اصل یک برنامه ریز ساخته شده است. تمام وظایف و اسناد دریافت شده توسط یک کارمند در یک لیست مرتب شده است.

این لیست نوع تکلیف، موضوع، محتوا، تاریخ دریافت، موعد مقرر، و از چه کسی است را نشان می دهد. این لیست را می توان به راحتی با ستون مورد نظر تکمیل کرد.

پس‌زمینه قرمز نشان‌دهنده یک کار عقب افتاده است، که به شما کمک می‌کند آن را کامل کنید. سیستم دارای کنترل پیشرفته است، زمانی که یک نشانه رنگی نزدیک شدن به مهلت اجرای یک سند را نشان می دهد.

در زیر لیست نشانک ها می توانید همه را ببینید اطلاعات تکمیلیکه برای تصمیم گیری لازم خواهد بود. این متن سند، تکلیف تفصیلی، تاریخچه نهضت و اسناد مربوطه است.

این برنامه یافتن سند مورد نیاز و همچنین مشاهده تاریخچه کار با آن را آسان می کند. علاوه بر این، تاریخ نشان می دهد که این سند قبلاً در چند دایره در گردش بوده است، چه کسی آن را به کار گرفته است و چه کسی هنوز این کار را نکرده است.

دریافت سریع اطلاعات:

• چه کسی سند را آغاز کرده است.
• چه کسی موافقت کرد؛
• چه کسی در حال حاضر آن را دارد.
• چه نظراتی و توسط چه کسی در مورد سند داده شده است.
• آیا این سند با سایر اسناد مرتبط است و چگونه با قابلیت باز کردن اسناد مرتبط
• برای یک کارمند، خدمات، بخش یا کل شرکت به عنوان یک کل، تصویر سفارشات اجرا شده و انجام نشده را ببینید.

سهولت کار با مجموعه وسیعی از اسناد:

• خود سیستم لیستی از اسناد را برای بررسی ایجاد می کند.
• سیستم به شما می گوید که در کدام اسناد باید تصمیم فوری گرفته شود.
• سیستم در مورد مهلتی که به پایان می رسد اطلاع می دهد.
• این سیستم این امکان را به شما می دهد که کار خود را واگذار کنید و اجرای به موقع را به راحتی کنترل کنید.
• این سیستم به شما امکان می دهد تاریخچه کار را روی هر سندی بدست آورید.
• این سیستم به شما این امکان را می دهد که در زمان غیبت خود معاونینی را تعیین کنید و ببینید معاونت چگونه کار می کرد.

سهولت مدیریت اسناد:

• افزایش سرعت تبادل اطلاعات؛
• افزایش سطح انضباط عملکرد کارکنان؛
• رعایت مهلت های قرارداد؛
• توانایی به دست آوردن سریع اطلاعات لازم بدون ترک محل کار.

ساختار ذخیره سازی

ذخیره سازی اسناد ساختاریافته سیستم Olympus فقط یک کتابخانه با دسترسی محدود به پوشه ها نیست، بلکه یک "پایه دانش" فردی برای هر کارمند است. اصل ساخت فضای ذخیره سازی Olympus بر اساس حقوق دسترسی کاربر به بخش ها، پوشه ها، اسناد و فایل ها است. این سیستم به طور خودکار یک ساختار آرشیو جداگانه برای هر کارمند می سازد. کاربر فقط بخش‌ها و اسنادی را می‌بیند که دارای حقوق است.

علاوه بر این، کارمند این فرصت را دارد که بخشی از ساختار آرشیو، پوشه ها، اسناد را در فضای ذخیره سازی شخصی خود کپی کند. این ویژگی به کاربر این امکان را می دهد که اطلاعات یا اسناد مورد نیاز خود را سریعتر دریافت کند.

پر کردن فضای ذخیره سازی

ذخیره سازی در سیستم Olympus بر اساس نتایج تکمیل چرخه کار با سند به طور خودکار با اسناد پر می شود. این فناوری به شما امکان می دهد تا انباشته کنید مدارک لازمدر بخش های مربوطه، بدون اختصاص زمان مشخص برای این کار.

هنگامی که یک سند جدید در مخزن ظاهر می شود، سیستم به کارمند اطلاع می دهد که آیا مشترک چنین اعلان هایی است.

سهولت کار با اسناد

ذخیره سازی Olympus با خدمات عملکردی که راحتی کار با اسناد را تعیین می کند متمایز می شود:

• نسخه سازی؛
• پیوندهای اسناد (لغو، منقضی شده، علاوه بر این)؛
• استخراج از آرشیو؛
• صدور اصل؛
• ویژگی های ذخیره سازی (تعداد موجودی، ذخیره سازی، قفسه، قفسه، تعداد نسخه ها).

به طور معمول، مسئولیت حصول اطمینان از جریان اسناد "کاغذی" و نظارت بر اجرای دستورات بر دوش بخش های سازمان درگیر در کار اداری است: دفتر، مدیریت بازرگانی، و همچنین مسئولین کار اداری در بخش های ساختاری. برای آنها ماژول "Office" سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی و مدیریت تعامل DIRECTUM در نظر گرفته شده است. این ماژول اجرای عملیات معمول برای پردازش اسناد کاغذی مطابق با الزامات مؤسسه آموزشی بودجه دولتی را تسهیل می کند که بر اساس آن فناوری مدیریت دفتر سنتی روسیه مبتنی است:

• ثبت یکپارچه کلیه مکاتبات ورودی و خروجی و همچنین اسناد داخلی با استفاده از کارتهای ثبت و کنترل (RCC)؛
• ثبت محل یک سند کاغذی در هر مرحله از چرخه عمر آن: بررسی توسط مدیریت، تصویب پیش نویس سند، اجرا و غیره.
• اعمال کنترل بر اجرای به موقع دستورالعمل ها، قطعنامه ها و دستورالعمل های مدیریت؛
• نوشتن اسناد موجود در پرونده مطابق با نامگذاری پرونده های اتخاذ شده در سازمان.
• جستجوی سریع اطلاعات لازمبا توجه به شرایط، در دسترس بودن، حرکت اسناد کاغذی؛
• دریافت فرم ها و مجلات استاندارد لازم و همچنین گزارش های آماری از جریان اسناد سازمان.

علاوه بر این، ماژول "Office" به شما امکان می دهد تبادلات بین سازمان های مختلف را سازماندهی کنید. با چنین تبادلی امکان استفاده وجود دارد امضای الکترونیک(EP) و مکانیسم های سیستم ویژه به شما امکان می دهد تحویل اسناد را کنترل کنید. اصول مبادله بر اساس استاندارد بورس صنعت است اسناد الکترونیکی"تعامل سیستم های اتوماسیون پشتیبانی مستنداتمدیریت»، مصوب انجمن صنفی مدیران اسناد و مدارک.

نگهداری فهرستی از پرونده ها و گزارش ها

سیستم شماره گذاری انعطاف پذیر به شما این امکان را می دهد که در یک بخش به یک سند شماره اختصاص دهید مجله الکترونیکیثبت. برای هر مجله، یک روش سفارشی برای شماره گذاری خودکار اسناد درون مجله مشخص شده است. این شماره ممکن است شامل یک کد دپارتمان، یک کد مجله و همچنین سایر جزئیات ضروری باشد.

هنگام تهیه اسناد برای انتقال به بایگانی برای هر پرونده نامگذاری، می توانید جلد پرونده و همچنین موجودی اسناد پرونده را چاپ کنید که به طور قابل توجهی زمان آماده سازی اسناد برای ذخیره سازی آرشیوی را کاهش می دهد.

ثبت اسناد

برای ثبت اسناد در ماژول دفتر از کارت‌های ثبت و کنترل (RCC) استفاده می‌شود که شامل کلیه اطلاعات اولیه (خبرنگار، بخش سازمان، نماینده سازمان، تاریخ ثبت، شماره ثبت، موضوع و خلاصهسند، روش تحویل و غیره) و همچنین اطلاعات لازم در مورد وضعیت هر سند کاغذی سازمان (محل، وضعیت اجرا و غیره). برای اسناد خروجی، می توانید فهرست توزیع را بر اساس سازمان مشخص کنید.

این سامانه امکان ثبت اسناد از سازمان ها و شهروندان را فراهم می کند.

برای سازمان هایی که از ثبت اسناد غیرمتمرکز استفاده می کنند، این سیستم از مکان های ثبت نام - محل کار منشی ها و کارمندان دفتر استفاده می کند. هر مکان ثبت نام می تواند به یک یا چند بخش خدمات رسانی کند. بسته به محل ثبت، می توان حقوق دسترسی به داده ها را متمایز کرد.

هنگام انتقال یک سند بین بخش ها، هر مکان ثبت نام می تواند RKK خود را داشته باشد. بنابراین، یک زنجیره RKK ظاهر می شود، که در طول آن می توانید حرکت یک سند کاغذی را نه تنها بین کارمندان یک بخش، بلکه بین بخش ها نیز دنبال کنید. ضمناً از طریق RKK ارتباط بین اسناد ثبت شده سامانه مانند: «در پاسخ به»، «در تعقیب» و غیره انجام می‌شود.

روش ثبت نام ساده است و شامل پر کردن فیلدهای مورد نیاز RKK است و یک شماره ثبت به طور خودکار اختصاص می یابد.

هنگام ثبت نام مستقیم از RKK، می توان یک سند اسکن شده (الکترونیکی) را در ماژول "مدیریت الکترونیکی اسناد" وارد کرد و به طور خودکار آن را به RKK پیوست. برای ورود سریع حجم زیادی از اسناد، از خدمات ورودی سیستم برای اطمینان از ورود مداوم اسناد به ماژول استفاده می شود. در آینده، به لطف فناوری شناسایی سریع که در سیستم تعبیه شده است، RKK، مانند سند الکترونیکی وارد شده، به راحتی توسط بارکد بر روی همتای کاغذی سند یافت می شود.

طبق RKK، گزارش اسناد ورودی و خروجی چاپ می شود. برای اسناد خروجی، می توانید به طور خودکار یک برچسب پاکت را تولید و چاپ کنید.

جابجایی و اجرای اسناد

سند دریافتی پس از ثبت مراحل رسیدگی، حل و فصل، کنترل و اجرای سند را طی می کند. در عین حال، کار بیشتر مجریان با سند را می توان به طور کامل در آن انجام داد در قالب الکترونیکی. این به طور قابل توجهی زمان صرف شده برای اجراکنندگان را کاهش می دهد و از گم شدن تصادفی نسخه اصلی جلوگیری می کند.

بسته به سبک کاری مدیر، او سند را به صورت کاغذی یا الکترونیکی بررسی می کند.

بر اساس مصوبه مدیر می توان سند را با تعیین مجری، دستورالعمل و مهلت کنترل کرد. برای مجریانی که با ماژول "مدیریت فرآیند کسب و کار" کار می کنند، منشی یا خود مدیر می توانند به سرعت مستقیماً از کمیته کار و توسعه یک کار ایجاد کنند. کار با وظایف به شما این امکان را می دهد که از قابلیت های سیستم برای نظارت بر اجرای سفارش ها استفاده کامل کنید، مانند: ثبت مکاتبات کامل در اجرای دستورات؛ امکان ارسال برای بازبینی؛ پیکربندی مسیریابی انعطاف پذیر و غیره

متعاقباً، بر اساس وظایف مربوط به RKK، می توانید به سرعت تاریخچه کار روی سند، روش تأیید و منطق تصمیم گرفته شده را بازسازی کنید.

اگر ماژول "Office" به طور مستقل استفاده شود، تمام دستورات صادر شده به مجریان توسط منشی به RKK سند وارد می شود و پس از آن اجرای به موقع آنها نظارت می شود. در همان زمان، دستورالعمل ها را می توان برای کاربران دستی چاپ کرد.

هنگام کار با اسناد الکترونیکی، همه جابجایی اسناد از طریق وظایف انجام می شود، در حالی که محل سند کاغذی در هر زمان در یک زبانه مخصوص RKK ثبت می شود. این به شما امکان می دهد به سرعت سند کاغذی اصلی را از طریق RKK پیدا کنید. کار با اسناد خروجی و داخلی بر اساس همین اصول است.

تبادل اسناد الکترونیکی بین سیستم ها

با استفاده از این سیستم می توانید تبادل اسناد الکترونیکی رسمی و قانونی را بین سازمان ها سازماندهی کنید. مبادله اسناد بر اساس استفاده از استاندارد صنعت مبادله اسناد الکترونیکی «تعامل سیستم‌های اتوماسیون برای پشتیبانی مدیریت اسناد» مصوب انجمن صنفی مدیران اسناد انجام می‌شود.

امکان تبادل اسناد بین تقسیمات ساختارییک شرکت (هلدینگ) و بین سازمانهای همکار مستقل. در این صورت ممکن است طرف های مبادله از سیستم های مختلف مدیریت اسناد الکترونیکی استفاده کنند یا اصلا با این گونه سیستم ها کار نکنند.

اگر تبادل بین بخش های یک شرکت (هلدینگ) انجام شود، کار با اسناد در ماژول های "مدیریت اسناد الکترونیکی"، "مدیریت فرآیند کسب و کار" و "دفتر" انجام می شود. اگر تبادل بین سازمان های شخص ثالث انجام شود، سند الکترونیکی از سیستم به یک فایل ESD صادر می شود. طرف دوم می تواند سند ESD را به سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی مورد استفاده خود وارد کند (به شرطی که این قالب توسط این سیستم پشتیبانی شود؛ قالب ESD باز است)، یا از برنامه DIRECTUM OverDoc که آزادانه توزیع شده است برای کار با سند ESD استفاده کند. DIRECTUM OverDoc به شما امکان می دهد یک سند، ویژگی های آن و همه امضاهای الکترونیکی را که سند با آنها امضا شده است، از جمله نشانگر اصالت را مشاهده کنید.

جستجو و تجزیه و تحلیل اطلاعات

از لحظه ثبت هر سند در سامانه می توانید هم کارت ثبت آن را به همراه اطلاعات محل و روند اجرای سند و هم خود سند الکترونیکی را بیابید.

سیستم بر اساس جستجو می کند شماره های ثبت نام، خبرنگار، نویسنده قطعنامه، و همچنین تمام جزئیات RKK و هر ترکیبی از آنها.

علاوه بر این، این سیستم گزارش های تخصصی ارائه می دهد که کارایی کاربران را به میزان قابل توجهی افزایش می دهد: اسناد در دست بررسی، سفارشات معوق، اسناد مشمول بازگشت و غیره.

ماژول وب "Office"

ماژول وب "Office" برای خودکارسازی کار با اسناد رسمی کاغذی، به عنوان مثال اسناد اداری، نامه های ورودی و خروجی، دستورالعمل ها، گزارش ها و یادداشت ها. پردازش اسناد کاغذی را تسهیل می کند.

پردازش اسناد کاغذی مطابق با الزامات مؤسسه آموزشی بودجه دولتی انجام می شود که بر اساس آن فناوری مدیریت دفتر سنتی روسیه مبتنی است.

ماژول وب "Office" با هدف حل مشکلات زیر است:

• ثبت یکپارچه کلیه مکاتبات ورودی و خروجی و همچنین اسناد داخلی با استفاده از کارتهای ثبت نام و کنترل.
• کنترل بر اجرای به موقع دستورالعمل ها، قطعنامه ها و دستورالعمل های مدیریت؛
• جستجوی سریعاطلاعات لازم در مورد وضعیت، در دسترس بودن، حرکت اسناد کاغذی؛
• دریافت فرم ها و مجلات استاندارد لازم و همچنین گزارش های آماری از جریان اسناد سازمان.

ماژول وب "دفتر" بر اساس کتاب های مرجع "کارت های ثبت نام و کنترل"، "دستورالعمل های RKK"، "نام گذاری موارد" است.

مزایای ادغام ماژول آفیس با سایر ماژول های سیستم

بنابراین، به لطف تعامل ماژول های "مدیریت اسناد الکترونیکی"، "مدیریت فرآیند کسب و کار" و "دفتر" در سیستم یکپارچهحصول اطمینان از افزایش بهره وری کار سازمان در انطباق کامل با سنت های داخلی و استانداردهای کار اداری. تمام مکانیزم های ارائه شده توسط هر ماژول را می توان در ترکیب های مختلفی از مراحل "کاغذی" و "الکترونیکی" پردازش اسناد استفاده کرد. در عین حال، کار اداری سنتی "کاغذی" به طور هماهنگ در آن جا می شود مدیریت اسناد الکترونیکیسازمان هایی با ارتباطات افقی توسعه یافته