در دهه های اخیر، به بخشی جدایی ناپذیر در هر زمینه ای از تجارت تبدیل شده است. متخصصان اسناد علاوه بر تنظیم قراردادها، قوانین و ضمایم آنها، به تنظیم انواع تجدید نظر و نامه می پردازند. در سطح قانونگذاری، اصول طراحی آنها و قالب کلی، البته، تعریف نشده است. در چنین شرایطی، این سؤال مطرح می شود: "چگونه می توان این یا آن سند قانونی ضعیف اما تجاری را به درستی تنظیم کرد؟" پاسخ به این بسیار ساده است و به تهیه چنین مقالاتی بر اساس استانداردهای عمومی پذیرفته شده در کار اداری خلاصه می شود.

امروز منبع ما تصمیم گرفت که اصول نوشتن نامه رسمی و ویژگی های این سند را در نظر بگیرد. اطلاعات مربوط به موضوع خلاصه شده و الگوی خود مقاله را می توانید در زیر بیابید.

رسمی یا یکی از انواع اسناد اولیه در زمینه کارهای اداری می باشد کسب و کار مدرن. این یک روش جهانی برای انتقال اطلاعات است که به ساده ترین شکل ممکن اما با رعایت کلیه قوانین و مقررات اجرا می شود. روابط تجاری.

طبیعتاً اطلاعات ارائه شده در نامه های رسمی جنبه سرگرمی ندارد. چنین مقالاتی می توانند دعوت نامه، تا حدی تبلیغاتی، اطلاعاتی و غیره باشند، اما در هیچ موردی سرگرم کننده نیستند.

تفاوت های زیادی بین نامه رسمی و معمولی وجود دارد. اصلی ترین هدف است. اگر یک سند تجاری همیشه هدف دقیقی از ارسال یا ارسال به مخاطب داشته باشد، از نامه های معمولی اغلب برای "ارتباط به منظور ارتباط" استفاده می شود. علاوه بر این، پیام های تجاری:

• ناشناس نیستند - آنها همیشه اطلاعاتی در مورد فرستنده و گیرنده دارند
• از طرف شخص یا سازمان یا انجمن خاصی که توسط او نمایندگی می شود نوشته شده است
• (اگر فرستنده مهر داشته باشد)
• مطابق با قوانین پذیرفته شده عمومی در کار اداری تدوین شده است
• همانطور که قبلا ذکر شد نمی تواند سرگرم کننده باشد

یک تفاوت اختیاری، اما همچنین مشترک بین نامه رسمی و پیام معمولی این است که اولی روی سربرگ شرکت نوشته شده است. این رویکرد به آدرس بالاترین سطح استحکام را می دهد و به طور کلی وضعیت تجاری آن را نشان می دهد.

چند کلمه در مورد جزئیات و محتوای کلی سند

نامه های رسمی به دلایل مختلفی صادر می شود که در نتیجه محتوای این گونه نامه ها است به طور طبیعیمتفاوت است. با وجود این، پیام های تجاری را نمی توان حذف کرد ساختار کلی. این است که در زمینه کار اداری صادق است، قابل مناقشه نیست و الزامات اساسی برای اسناد مربوطه را تشکیل می دهد. جزئیات معمول نامه رسمی عبارتند از:

• نام کامل شرکت ارسال کننده یا نام کامل یک شهروند خاص
• اطلاعات مربوط به ایست بازرسی، ایست بازرسی و OKUD (برای سازمان ها)
• آدرس و تمام مخاطبین ممکن فرستنده
• اطلاعات مشابه در مورد مخاطب
• اصل پیام
• تاریخ ترکیب آن
• و چاپ (برای سازمانها)

مهم! نوع اسناد تجاری که امروزه در نظر می گیریم یکی از معدود مواردی است که نیازی به ذکر عنوان ندارد. عدم وجود دومی به هیچ وجه یک اشتباه نیست، بلکه مطابقت با استانداردهای اولیه کار اداری است.

توصیه می شود خود نامه روی سربرگ صادر شود البته اگر ارسال کننده آن شرکتی باشد. برای سازمان‌های دولتی، چنین فرم‌هایی دارای تصویری از نشان هستند. سازمان های تجاری- نشان آنها

1. واضح و قابل درک برای گیرنده.
2. بدون استفاده از فحاشی و ناسزا و فحاشی.
3. منظم، مختصر و شایسته.

اصولاً کارشناسان سند برای نامه های رسمی شرط دیگری قائل نیستند. کافی است با هنجارها، قوانین و محتوای کلی سند مطابقت داشته باشید.

می توانید یک الگوی نامه رسمی به سازمان را در زیر دانلود کنید:

انواع نامه های رسمی

نامه رسمی گروه نسبتاً گسترده ای از اوراق تجاری است. پرکاربردترین آنها عبارتند از:

• ، نشان دهنده تمایل فرستنده برای انجام کاری به نفع مخاطب است
• نامه های درخواستی
• درخواست ها
• دعوت نامه های رویداد
• دعوت به همکاری
• کاغذهایی که چیزی را به گیرنده یادآوری می کنند
• پیشنهادات تجاری
• الزامات
• دستورالعمل ها
• نامه های تبلیغاتی و اطلاعاتی

با نام هر نوع نامه رسمی می توانید هدف کلی آن و هدف از ارسال پیام را درک کنید. همانطور که تمرین نشان می دهد، انتقال انواع مختلف درخواست ها در محیط کسب و کار به دلایل مختلفی انجام می شود و لیست انواع آنها که در بالا ذکر شد به دور از نهایی است.

ویژگی های طراحی و انتقال پیام به مخاطب

در پایان مقاله امروز، بیایید به نقل و انتقالات توجه کنیم نامه های رسمیدر فدراسیون روسیه اول از همه، لازم به ذکر است که تفاوت اصلی روابط تجاری موفق، رویکرد شایسته به مدیریت آنها است. در مورد تنظیم اسناد مربوطه، ما در مورد آنها صحبت می کنیم:

• آراستگی
• انطباق کامل با استانداردهای تجاری
• هدفمندی (ارسال نامه رسمی به شخصی در قالب هرزنامه به طور قابل توجهی اقتدار فرستنده را تضعیف می کند)

علاوه بر این، توصیه می شود به ترکیب پیام بسیار مسئولانه نزدیک شوید. متن آن باید سواد، مختصر و قابل فهم باشد. استفاده از ساختارها و اصطلاحات کلامی پیچیده نامطلوب است. لحن عمومی آدرس باید در حد مجاز باشد. خویشتن داری استقبال می شود، اما آشنایی هرگز.

در مورد ارسال نامه های تجاری، فرستنده هیچ محدودیتی ندارد. می توانید پیامی را به مخاطب ارسال کنید:

• از طریق اینترنت به صورت الکترونیکی
• از طریق پست
• از طریق پیک یا حتی حضوری

ارسال نامه های رسمی حوزه وسیعی است. همه فرستنده ها می توانند یک پیام راحت را انتخاب کنند.

با این کار مهم ترین مفاد موضوع این مقاله به پایان می رسد. ما امیدواریم که اطلاعات ارائه شده به همه خوانندگان کمک کرده باشد تا ماهیت نامه های رسمی در فدراسیون روسیه و قوانین اجرای آنها را درک کنند.

سوال خود را در فرم زیر بنویسید

در حال حاضر برای ثبت یک سازمان جدید باید آدرس قانونی آن را ذکر کنید که متعاقباً در Unified وارد می شود. ثبت نام دولتینهادهای اقتصادی

ارجاع.بر اساس آدرس قانونی ارائه شده، سازمان تازه ایجاد شده به اداره مالیاتی مشخصی واگذار می شود. ضمناً کلیه مکاتبات رسمی نیز به این آدرس ارسال خواهد شد.

بدین ترتیب، باید به سازمان مالیاتی ارائه شود ضمانت نامهدر مورد ارائه آدرس قانونی، که هدف آن به شرح زیر است:

بنابراین، زمانی که نیاز به ارائه چنین سندی وجود دارد، می توانیم دو حالت را تشخیص دهیم:

1. در صورت ایجاد سازمان جدید.
2. هنگام تغییر آدرس قانونی یک نهاد تجاری موجود.

علیرغم اینکه قانونگذاری در این زمینه ثبت نام ایالتی، حاوی دستورالعمل روشنی در مورد نیاز به ارائه چنین کاغذی نیست، با این حال، عدم وجود آن ممکن است منجر به امتناع از ثبت یک نهاد تجاری جدید شود.

در مورد اینکه ضمانت نامه برای ارائه آدرس حقوقی چیست و نحوه تنظیم چنین نامه ای از صاحبخانه با جزئیات بیشتری صحبت کردیم، بخوانید.

ویژگی های سند

در محتوای ضمانت نامه تنظیم شده توسط شخص حقیقی و حقوقی تفاوت معناداری وجود ندارد. با این حال ما می توانیم برخی از ویژگی های ذاتی یک سند تهیه شده توسط یک فرد خصوصی را برجسته کنیم:

• سند در تاریخ تنظیم شده است کاغذ سادهفرمت A4 (یک شخص حقوقی معمولاً از سربرگ استفاده می کند).
• جزئیات فقط نام کامل موجر را نشان می دهد.
• هیچ مهری در انتهای سند وجود ندارد.

چه چیزی در محتوا گنجانده شده است؟

در یک یادداشت.محتوای سندی که نشانی حقوقی را ارائه می دهد که توسط یک فرد تنظیم شده است معمولاً خودسرانه است.

در عین حال، نکات زیر باید در آن منعکس شود:

• سربرگ سند؛
• نام مقاله؛
• محتوای اصلی (این نکته در زیر با جزئیات بیشتر توضیح داده خواهد شد)؛
• کاربرد؛
• امضای صاحبخانه و همچنین شماره تماس او.

چگونه هر مورد را مرتب کنیم؟

در زیر آمده است دستورالعمل های دقیقدر مورد رویه یک فرد برای نوشتن مقاله برای ارائه آدرس قانونی:

مهم!تاریخ تدوین را نمی توان تعیین کرد، زیرا قانون فعلیهیچ محدودیتی در مدت اعتبار سند ارائه دهنده آدرس قانونی وجود ندارد.

علاوه بر این، باید توجه داشت که هنگام تنظیم چنین سندی، باید قوانین زیر را رعایت کنید:

1. متن باید واضح و بدون خطا ارائه شود.
2. هنگام نوشتن، باید منحصراً از سبک نوشتن تجاری استفاده کنید.
3. در پایان نامه باید امضای صاحب محل و سند مالکیت ملک ضمیمه شود.

برای چه کسی و چگونه ارسال می شود؟

این کاغذ به درخواست مستاجر توسط موجر تهیه می شود. سپس باید به خدمات مالیاتی فدرال ارسال شود.

در این صورت باید به صاحب محل اطلاع داده شود که باید دائماً با شماره مشخص شده در تماس باشد.

روش های مختلفی برای ارسال اسناد به اداره مالیات وجود دارد:

1. با مراجعه شخصی؛
2. با انتقال اسناد از طریق نماینده رسمی که دارای وکالتنامه تأیید شده توسط دفتر اسناد رسمی است.
3. از طریق پست سفارشی؛
4. از طریق خدمات تحویل سریع؛
5. از طریق سرویس "فید" اسناد الکترونیکیبرای ثبت نام دولتی."

به طور خلاصه می توان به این نکته اشاره کرد که فردی که مالک یک ساختمان (محل) است حق ارائه دارد.

پاسخ سوال خود را پیدا نکردید؟ دریابید، چگونه دقیقاً مشکل خود را حل کنید - همین الان تماس بگیرید:

برای ورود یک خارجی به قلمرو تحت صلاحیت دولت روسیه، دعوت از یک شخص حقیقی یا حقوقی مورد نیاز است. این با در نظر گرفتن الزامات چارچوب قانونی تدوین شده است و به هدف سفر (تحصیل، گردشگری، تماس های تجاری) بستگی دارد.

در چه مواردی ممکن است سند لازم باشد؟

ساکنان فدراسیون روسیه که برای ورود یک خارجی آماده می شوند باید مشخصات اخذ ویزا و شرایط بازدید از این کشور را روشن کنند. این یک نکته اجباری است، زیرا کشورهای مختلف قوانین متفاوتی دارند.

تعدادی از کشورها (عمدتاً اعضای CIS) قراردادهای داخلی با روسیه دارند که بر اساس آن یک خارجی برای ورود نیازی به ضمانت نامه از ساکنان فدراسیون روسیه ندارد. آنها می توانند با استفاده از گذرنامه های ملی داخلی (اوکراین، بلاروس، قزاقستان)، گذرنامه های خارجی (مولداوی، تاجیکستان، آذربایجان) از مرز عبور کنند.

به طور کلی، سند در شرایط زیر مورد نیاز خواهد بود:

• یک خارجی به دعوت یک شرکت روسی برای کار به روسیه می رود.
• فرد دعوت شده تبعه ایالتی است که روسیه با آن توافقنامه بدون ویزا ندارد.

اتباع سایر ایالت هایی که روسیه با آنها رژیم ویزا دارد به دعوت نامه نیاز دارند (فرم ضمانت نامه برای دعوت خارجی ها از سرویس مهاجرت فدرال گرفته شده است). لازم به یادآوری است که صدور دعوتنامه برای شهروندان کشورهایی که وضعیت اقتصادی نامطلوب، فعالیت های نظامی یا تروریستی یا سطح بالای مهاجرت وجود دارد، بسیار دشوار است.

الزامات اساسی برای تدوین

قانونگذار استاندارد واحدی را برای تکمیل ضمانت نامه ارائه می کند. روند تهیه سند با تفاوت های ظریف بسیاری همراه است. قبل از شروع روش، باید قوانین زیر را مطالعه کنید:

• این روش با هزینه هایی همراه است. طرف دریافت کننده باید 800 روبل هزینه وظیفه بپردازد.
• یک نمونه ضمانت نامه برای دعوت از یک شهروند خارجی مصوب قانون؛
• اگر یک خارجی همراه با اعضای خانواده وارد شود، این واقعیت باید در سند ذکر شود. طبق ماده 13.2 قانون فدرال-115 "در وضعیت حقوقیشهروندان خارجی در فدراسیون روسیه"، اعضای خانواده عبارتند از: همسر (در صورتی که ازدواج دارای وضعیت رسمی باشد)، فرزندان و همسران فرزندان، والدین، پدربزرگ و مادربزرگ و نوه ها.
• ضمانت نامه برای دعوت از یک خارجی باید حاوی اطلاعات کلیدی در مورد بازدید کننده باشد. متقاضی به مشخصات گذرنامه خارجی، گواهی تولد فرزند (اگر تبعه خارجی با او سفر می کند) نیاز دارد.
• صدور ضمانت نامه مستلزم احراز مسئولیت برای طرف گیرنده است. اول از همه، خود را در ارائه اطلاعات مرتبط و واقعی نشان می دهد. اگر متقاضی به تلاش برای فریب عمدی اداره مهاجرت محکوم شود، تضمین می شود. پیامدهای منفیبه صورت جزای نقدی، کار اجباری یا حبس از 6 ماه تا 2 سال؛
• برای افرادی که به عنوان طرف دعوت کننده فعالیت می کنند، ارائه اطلاعات مالی (صورت حساب بانکی، گواهی درآمد) الزامی است. اندازه مورد نیاز امنیت مالیبستگی به منطقه خاص دارد؛ جزئیات اطلاعات باید با سرویس مهاجرت فدرال روشن شود.

اگر پس از پر کردن درخواست، شرایط تغییر کرده است، در نتیجه باید اطلاعات را اصلاح کنید، باید شخصاً با مرجع مهاجرت تماس بگیرید و در مورد شرایط تغییر یافته اطلاع دهید. این امر خطر ممنوعیت ورود به دلیل اطلاعات نادرست را به حداقل می رساند.

اگر فردی قصد دارد از اقوام یا دوستانی که تابعیت کشور دیگری را دارند دعوت کند تا به آنجا سفر کنند، باید برای این واقعیت آماده باشد که خدمات مهاجرت از او می خواهد که مسئولیت مهمان را برای کل مدت اقامت خود در روسیه بر عهده بگیرد.

تعدادی از شهروندان می توانند بدون ضمانت نامه به روسیه بیایند. نیازی به دعوت آنها نیست. بنابراین، ارزش دارد فهرست ایالت هایی را که شهروندان آنها می توانند آزادانه بدون نیاز به دریافت ویزا از روسیه بازدید کنند، از قبل مطالعه کنید.

هنگام تهیه نمونه ضمانت نامه، فردی که به عنوان یک دعوت کننده عمل می کند باید اطلاعات زیر را در برنامه ذکر کند:

• نام کامل رئیس سرویس مهاجرت فدرال در محل ثبت نام، نام کامل واحد سرزمینی خدمات مهاجرت فدرال؛
• مشخصات گذرنامه متقاضی، از جمله اطلاعات مربوط به محل ثبت نام دائمی؛
• آدرس محل سکونت (در صورتی که با محل ثبت نام دائمی مطابقت نداشته باشد)؛
• اطلاعات تماس برای پیگیری ارتباط (شماره تلفن، ایمیل)؛
• مشخصات گذرنامه یک شهروند خارجی؛
• اطلاعات شخصی دعوت شونده، از جمله تاریخ تولد و نام کشوری که او شهروند آن است.

ضمناً ضمانت نامه از شخصیتعهدات میزبان برای تهیه (از جمله مطالب) برای مهمان از خارج از کشور را در نظر می گیرد. مسئولیت تامین محل اقامت، کمک های پزشکی و هزینه های مالی در طول سفر بر عهده میزبان خواهد بود. همچنین شهروند روسیه مسئول رعایت مقررات ویزا خواهد بود. هر گونه تخلف از شرایط ضمانت نامه مستلزم مسئولیت در قالب جریمه 40-50 هزار روبل است.

قانونگذار با پذیرش ضمانت نامه از یک شخص حقوقی، متضمن تعهدات طرف پذیرنده نسبت به خارجی دعوت شده به طور کامل است. تمایل به پذیرفتن مسئولیت در فرم نامه منعکس می شود که باید به رئیس سرویس مهاجرت فدرال در منطقه ای که شخص حقوقی در آن ثبت شده و در آن فعالیت می کند ارسال شود.

هنگام تهیه نامه، باید درخواست و اطلاعات از نوع زیر را مشخص کند:

• نام شرکت، آدرس ثبت؛
• جزئیات شخص حقوقی (اطلاعات TIN و غیره باید پر شود)؛
• اطلاعات ثبت نام از جمله تاریخ و شماره ثبت شرکت در دفتر حسابداری خاص.
• مشخصات گذرنامه شخص دعوت شده؛
• کارت مهاجرت صادر شده توسط گمرک؛
• نشانی از تابعیت یک ایالت خاص

در این نامه همچنین آمده است که این شرکت متعهد می شود که فرد خارجی را در بازه زمانی کاملاً تایید شده ثبت کند و آماده حمایت مالی از وی و مسئولیت رعایت قوانین مقررات مهاجرت است. در برخی مواقع، نامه باید نشان دهد که شرکت به خارجی کمک می کند محل کار، و یک قرارداد را به سند ضمیمه کنید (دعوت نامه کار برای یک شهروند خارجی از یک کارفرما). عدم رعایت شرایط تصویب شده توسط قانونگذار با جریمه 400-500 هزار روبل مجازات می شود.

برای طرف دعوت کننده، صدور ضمانت نامه شامل تعدادی از شرایط اجباریو تعهداتی که قانونگذار وضع کرده است. با ارسال درخواست برای دعوت از اتباع خارجی، طرف دریافت کننده به طور خودکار متعهد می شود:

• در طول مدت سفر، محل زندگی را برای فرد خارجی فراهم کنید (آدرس خاص محل سکونت، اجاره یا محل اقامت رایگان را ذکر کنید).
• ارائه خدمات پزشکی با کیفیت بالا به دعوت شونده در طول سفر در قالب توافقنامه خدمات پزشکی پولی یا سیاست پزشکی.
• حمایت مالی از یک خارجی، از جمله پرداخت برای ورود و خروج، غذا، اقامت و فعالیت های تفریحی.

عدم انجام یا انجام نادرست تعهدات مقرر توسط معتبر چارچوب قانونی، مستلزم مجازات برای شخص دریافت کننده است.

آنچه در هر پاراگراف باید بنویسید: تجزیه و تحلیل دقیق

نامه یک فرد مستلزم ذکر اطلاعات زیر در درخواست برای دعوت از یک شهروند خارجی است:

1. نام بخش خدمات مهاجرت فدرال، نام کامل رئیسی که درخواست به نام او ارسال شده است.
2. مشخصات گذرنامه گیرنده (نام کامل، مشخصات ثبت نام، تاریخ صدور پاسپورت).
3. اطلاعات در مورد خارجی (نام کامل، سال تولد، شماره گذرنامه، تاریخ صدور سند).
4. آدرس محل سکونت مورد نظر.
5. تاریخ درخواست، امضای شخصی متقاضی.

اگر طرف دریافت کننده یک شرکت یا سازمان باشد، باید درخواست تجدیدنظر را با داده هایی با ماهیت زیر تکمیل کنید:

1. نام سازمان، کد پستی و آدرس ثبت شده.
2. اطلاعات ثبت نام LLC (شماره ثبت، ایست بازرسی، INN، OGRN و غیره).
3. تأیید این واقعیت که طرف دریافت کننده به عنوان یک شخص حقوقی ثبت شده است، مالیات پرداخت می کند و مقیم روسیه است.
4. مشخصات فرد مجاز (نام کامل، امضای رئیس شرکت، مهر سازمان).

در برخی شرایط، هنگام دعوت از کارگران خارجی، لازم است پیوست های اضافی ارائه شود - تأیید در دسترس بودن محل کار، ضمانت کارفرما برای استخدام تازه وارد.

کجا باید ضمانت نامه ارائه کنم؟

مطابق با الزامات قانون فدرال شماره 373 مورخ 16 مه 2011، ثبت نام، صدور دعوتنامه ها و تمدیدها توسط وزارت امور داخلی روسیه انجام می شود. ضمانت نامه به همراه فهرست مدارک لازم و دادخواست به ریاست اصلی وزارت امور داخله در محل اقامت طرف گیرنده ارائه می شود.

هنگام تهیه اسناد برای ورود یک فرد خارجی به روسیه، باید تمام داده ها را به دقت بررسی کنید تا بعداً مشکلی ایجاد نشود.

GOST 7.0.8-2013 "سیستم استانداردهای اطلاعات، کتابخانه و انتشار. نگهداری سوابق و بایگانی. اصطلاحات و تعاریف» معانی اساسی مفاهیمی را که در ادامه از آنها استفاده خواهیم کرد ادغام کرد:

• مقصد- جزئیات حاوی اطلاعات در مورد گیرنده سند؛
• جزئیات سند- عنصر طراحی سند

علاوه بر این، باید به اصطلاح جدید توجه کنید صفت، که در هنگام کار با مستندات علمی و فنی الکترونیکی به طور فعال مورد استفاده قرار می گیرد و به عنوان اجباری جزءلوازم جانبیسند قوانین ثبت جزئیات "مخاطب" تعیین شده توسط GOST R 6.30-2003 ارائه می شود گزینه های مختلفطراحی آن - در آنها ویژگی های اصلی مورد نیاز "مخاطب" رسمی یا غیر رسمی است.

و در نهایت، اصطلاح مقصدباید از مفهوم منسوخ شده متمایز شود مخاطب، که با این وجود در ضمیمه قوانین کار اداری در ارگانهای فدرال ذکر شده است قدرت اجرایی(مصوب با فرمان دولت فدراسیون روسیه مورخ 15 ژوئن 2009 شماره 477) به معنای نویسنده، یعنی فرستنده سند(و بالاتر از همه نامه ها).

از آنجایی که مکاتبات معمولاً بیش از 80٪ از جریان اسناد سازمان ها را به خود اختصاص می دهد ، قوانین مربوط به ثبت جزئیات "مخاطب" را با استفاده از نمونه نامه های رسمی رسمی که به صورت کاغذی تنظیم شده و عمدتاً توسط گیرنده ارسال می شود در نظر می گیریم. پست

در فرآیند انجام مکاتبات، مدیران، کارکنان و خدمات مدیریت سوابق سازمان باید عوامل زیر را در نظر بگیرند:

• تکنولوژیکییعنی سازمان نامه خود را از طریق دفاتر پست و یا با استفاده از خدمات شرکت های ارسال کننده مکاتبات ارسال می کند. این شرکت ها و روسیه پست به عنوان اشخاص ثالث مستقل در طول فرآیند تحویل عمل می کنند. هنگام نوشتن نامه، باید نحوه ارسال، بسته بندی آن را در نظر بگیرید، که ترتیب و ترتیب ثبت ویژگی های آدرس پستی توسط قوانین ارائه خدمات پستی تعیین شده است که با قطعنامه ها تأیید شده است. دولت فدراسیون روسیه و به طور دوره ای به روز می شوند.
• مدیریتی، زیرا نامه ممکن است شامل موارد زیر باشد:
  • خاص تصمیم مدیریت، پیشنهاد، گزارش یا ادعا - می توان آن را به یک سازمان بالاتر یا یک شریک برابر، مشتری خطاب کرد.
  • دستور اجباری یا قانون قانونی هنجاری که برای اجرا یا اطلاع رسانی به سازمان های زیرمجموعه ارسال می شود.
    یعنی هدف از ایجاد و محتوای سند، جایگاه سازمان نویسنده در سیستم مدیریت و ارتباط با گیرنده نامه در طراحی مورد نیاز "مخاطب" تأثیر می گذارد. ضمناً نامه باید به نقطه ای (سازمان، رسمی، متخصص، واحد ساختاری) ارسال شود که در آن صلاحیت حل و فصل موضوع مندرج در سند، نهایتاً و بر اساس اساسنامه وجود داشته باشد. اگر چندین سؤال/پیشنهاد برای یک سازمان دارید که به یکدیگر مرتبط نیستند و حل آنها در صلاحیت افراد مختلف است، بهتر است برای هر «گیرنده نهایی» نامه جداگانه ای بنویسید. و اگر نمی‌دانید چه کسی قرار است روی سؤالات شما کار کند، می‌توانید آنها را در نامه‌ای به آدرس مدیر کلیا آن را به طور کلی به سازمان خطاب کنید.
• عامل آداب معاشرت- نیاز به رعایت قوانین پذیرفته شده ادب با در نظر گرفتن شرایط خاص ارتباطات تجاری، وضعیت و سمت مخاطب (حقوقی یا فردی، سازمان مافوق یا زیرمجموعه، نامه برای اولین بار یا به خبرنگار دائمی و ... ارسال می شود).

فرم نامه سازمانی

برای انجام مکاتبات، تقریباً هر سازمانی فرم نامه خود را تهیه و تأیید می کند. ترکیب جزئیات آن و نمونه هایی از طراحی را می توان یافت:

• در GOST R 6.30-2003 "سیستم های اسناد یکپارچه. سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری. الزامات تهیه اسناد» (شکل های B.2 - B.4) و
• توصیه های روش شناختی برای تدوین دستورالعمل های کار اداری در مقامات اجرایی فدرال تصویب شد. به دستور Rosarkhiv مورخ 23 دسامبر 2009 شماره 76 (بند 3.3.1 به همراه ضمائم).
  سازمان ها توجه زیادی به توسعه یک فرم نامه دارند و حتی آن را در یک کتاب سبک "شرکتی" گنجانده اند، که کاملا منصفانه است، زیرا او "چهره" یک شخص حقوقی است، تصویر نویسنده نامه و تصور او را تشکیل می دهد. اما این فقط به کیفیت کاغذ و رنگ های رنگ استفاده شده برای ساخت فرم مربوط نمی شود. فرم بیانگر نام کامل و مختصر سازمان، شکل سازمانی و قانونی و تابعه است. مهمترین چیز این است که اطمینان حاصل شود که اطلاعات مربوط به نویسنده که روی آن نشان داده شده است به درستی قالب بندی شده است. فهرست کردن تمام راه های تماس با نویسنده. که در محیط خارجیاین نشانه هایی از ثبات، تمایل به تماس، باز بودن و "خوبی" سازمان را نشان می دهد.

محل جزئیات در فرم می تواند:

• طولی(مانند مثال 1) یا
• گوشه:
  • متمرکز شده است(مانند مثال 2) یا
  • پرچم(ویژگی ها در همان ناحیه کناری قرار دارند، اما متن هر خط از حاشیه حاشیه سمت چپ شروع می شود).

شکل‌های طولی و گوشه‌ای دارای مکان متفاوتی برای ویژگی «مخاطب» هستند؛ این ویژگی با پر کردن نارنجی نشان داده می‌شود (مثال‌های 1 و 2 را مقایسه کنید).

ویژگی های ویژگی «مخاطب».

علاوه بر این، پاسخ به سوال "کجا؟"، یعنی. ثبت ویژگی "آدرس پستی" توسط GOST اختیاری در نظر گرفته می شود. اگر مطابقت داشته باشد ، عناصر آن به ترتیبی که توسط قوانین ارائه خدمات پستی پیش بینی شده است نوشته می شود (این مشخص شده است توصیه های روش شناختیدر مورد توسعه دستورالعمل برای کار اداری در مقامات اجرایی فدرال، پیوست شماره 11). نشان دادن آدرس پستی روی نامه هنگام استفاده از یک پاکت با یک پنجره، که در آن تمام داده های مربوط به مخاطب قابل مشاهده است (به چه کسی و کجا نامه باید تحویل داده شود) راحت می شود، پس این اطلاعات لازم نیست به صورت دستی یا با چسباندن یک "برچسب" روی پاکت نامه کپی شده است. با حجم زیاد مکاتبات، این رویکرد به طور قابل توجهی در زمان و هزینه صرفه جویی می کند.

اگر نامه خطاب شود ارگان دولتی، ارگان حکومت محلی، مقام عالی، سازمان عالی، سپس ویژگی "آدرس پستی" هنوز صادر نشده است (فقط روی پاکت نشان داده شده است). به مثال های 3 و 4 مراجعه کنید.

اگر نامه به اولی ارسال شود رئیس این "سازمان برتر"، سپس نام سازمان در موقعیت درج می شود، به مثال های 5 و 6 مراجعه کنید. هر دو سمت و نام کامل در حروف داتیو نوشته می شوند.

مثال 1

کوچک کردن نمایش

مثال 2

کوچک کردن نمایش

مثال 3

کوچک کردن نمایش

مثال 4

کوچک کردن نمایش

مثال 5

کوچک کردن نمایش

مثال 6

کوچک کردن نمایش

اگر نامه خطاب به یک شخص ثالث همتا یا سازمان پایین خط، سپس "مخاطب" نامه می تواند شامل یک آدرس پستی باشد که به بهترین وجه از نام سازمان با فاصله خطوط 1.5-2 جدا می شود و با یک حرف کوچک همانطور که توسط GOST R 6.30-2003 تجویز می شود شروع می شود (به عنوان مثال، " خیابان» یا «خبر»):

مثال 7

کوچک کردن نمایش

اگر نامه خطاب شود به مدیرسازمان، پس از آن موقعیت شامل نام کامل سازمان است که نشان دهنده شکل سازمانی و قانونی است:

مثال 8

کوچک کردن نمایش

اگر نامه برای اولین بار خطاب به رئیس سازمانی است که ارتباط با آن انجام نمی شود، بهتر است آدرس پستی را ذکر نکنید.

اگر نامه خطاب شود معاون مدیر یا مقام دیگر (و نه مدیر اول)، سپس گزینه ها مجاز هستند (با یا بدون افزودن آدرس پستی) و باید به موارد و فاصله خطوط توجه کنید. خطاب به یک مقام رسمی همیشه در حالت داتیو انجام می شود. اگر نام سازمان از موقعیت آن جدا شود، در حالت اسمی نوشته می شود:

مثال 9

کوچک کردن نمایش

مثال 10

کوچک کردن نمایش

اگر نامه خطاب شود واحد ساختاری سازمان، سپس در ویژگی "مخاطب" ابتدا نام سازمان را مشخص کنید (اختصارات ایجاد شده مجاز است) و تنها پس از آن - این واحد ساختاری در حالت اسمی.

توصیه می‌شود که در مثال‌های 7، 10 و 11 فاصله خطوط را انجام دهید تا ویژگی‌های ویژگی «مخاطب» را از هم جدا کنید تا درک و جداسازی اطلاعات توسط گیرنده تسریع شود، اما این یک الزام دقیق نیست.

مثال 11

کوچک کردن نمایش

مثال 12

کوچک کردن نمایش

اگر نامه خطاب به رئیس یک واحد ساختاری باشد، نام سازمان (در حالت اسمی) در ویژگی "مخاطب" و نام واحد در نام کامل سمت درج می شود. مورد داده ای:

مثال 13

کوچک کردن نمایش

GOST R 6.30-2003 ایجاد می کند یک روش طراحی تعمیم یافته مخاطبین هنگام ارسال نامه به چندین سازمان همگنیا چندین تقسیمات ساختاری یک سازمان این روش فراهم می کند:

• در خود نامه، طراحی نام عمومی مخاطبین؛
• گردآوری اضافی لیست جداگانه ای برای نامه های پستی، که شامل نام های خاص و آدرس پستی آنها است.

مثال 14

کوچک کردن نمایش

مثال 15

کوچک کردن نمایش

برای یادگیری نحوه سفارشی‌سازی آدرس فرستنده خود، به‌سرعت ایجاد بسیاری از پاکت‌ها با توجه به یک الگو و لیست پستی، تزئین آنها با پس‌زمینه یا طرح (ایده‌هایی برای تزئین پاکت نامه برای 23 فوریه و مارس) به مقاله "ایجاد پاکت نامه در MS Word" مراجعه کنید. 8 پیشنهاد می شود

لیست پستی یا لیست پستیتوسط مجری نامه بر اساس طبقه بندی کننده سازمان ها و آدرس آنها تولید می شود که معمولاً در نتیجه عملیات ثبت اسناد (در EDMS یا جداول Word, Excel) در سرویس مدیریت دفتر انباشته می شود. روی هر پاکتی که هر کپی نامه در آن مهر و موم شده باشد، نام و نشانی خاص سازمان مطابق با لیست پستی درج شده است. بر اساس این لیست، چاپ اطلاعات روی پاکت نامه را می توان به طور خودکار حتی از طریق Word پیکربندی کرد.

لازم به ذکر است که این روش معمولاً توسط یک سازمان بالاتر هنگام ارسال نامه به ارگان های زیرمجموعه استفاده می شود.

با این حال اگر بیش از 4 گیرنده یک حرف وجود نداشته باشد، سپس همه گیرندگان در خود سند ثبت می شوند، سپس می توانید بدون لیست پستی انجام دهید (کلمه "کپی" قبل از گیرندگان دوم، سوم و چهارم ظاهر نمی شود). این محدودیت در تعداد مخاطبین در یک نامه توسط GOST R 6.30-2003 و عقل سلیم ایجاد شده است. در این مورد، آدرس در گوشه سمت راست بالا به عنوان فهرستی از جزئیات «مخاطب» برای هر ارگان/سازمان ترسیم می‌شود، اما تمام نسخه‌های چنین نامه‌ای به‌عنوان اصل امضا می‌شوند و هر نسخه در یک پاکت جداگانه مهر و موم می‌شود. که در آن آدرس پستی خاص مربوطه صادر می شود.

این روش آدرس دهی برای استفاده در مواقعی که نیاز به اطلاع رسانی در مورد تخلفات یا رویدادهای مهم، عمدتاً به مقامات سطح بالاتر، نظارتی و نظارتی دارید، راحت است. به این ترتیب، همه گیرندگان خواهند دید که این نامه برای چه کسی ارسال شده است.

مثال 16

کوچک کردن نمایش

اگر نامه ای با همان محتوا (مثلاً یک پیشنهاد نامه) باید به چندین سازمان "مستقل" ارسال شود، بهتر است هر نامه را در وضعیت اصلی صادر کنید. روی هر کدام یک مخاطب خاص را مشخص کنید. که در آن شماره های ثبت ناماین حروف متفاوت خواهد بود.

ثبت جزئیات «مخاطب» هنگام نگهداری مکاتبه با افرادویژگی های خاص خود را دارد. اولین ویژگی، نام خانوادگی در حالت داده، سپس حروف اول و سپس آدرس پستی است:

مثال 17

کوچک کردن نمایش

هنگام ارسال نامه به یک مقام رسمی که موقعیت وی را نشان می دهد، حروف اول نوشته می شود قبل ازنام خانوادگی (به مثال های 9، 10، 13 مراجعه کنید)، زیرا شناسایی اصلی گیرنده بر اساس عنوان شغلی است. هنگام ارسال نامه به شخص خصوصی، حروف اول او مشخص می شود پشتنام خانوادگی (مثال 17)، زیرا شناسایی ما به عنوان شهروند عمدتاً با نام خانوادگی انجام می شود. هنگام ثبت نام خانوادگی و حروف اول، آنها با فاصله از هم جدا می شوند؛ حروف اول با فاصله از هم جدا نمی شوند، یعنی. "I.I. ایوانف»، اما نه «من. I. ایوانف."

چگونه به درستی مکاتبات تجاریكاهش دادن نام های دوگانهو نامهای دوتایی مخاطب که با خط فاصله نوشته شده است، به عنوان مثال، خوژ-احمد سلطانوویچ، خلیمات ابرک-زاورونا؟ به پاسخ سوال «راه صحیح اختصار دو نام و دو نام وسط مخاطب که با خط فاصله نوشته می شود در مکاتبات تجاری چگونه است؟ »

برای اینکه هنگام آدرس دهی دچار اشتباه نشوید، در وب سایت های سازمان ها لازم است آدرس پستی دقیق، نام کامل و عنوان شغلی مدیران و سایر اطلاعاتی که به برقراری ارتباط در مرحله اول درک سند کمک می کند، پیدا کنید. . می توانید سعی کنید اطلاعات مشابهی را از منشی دریافت کنید یا از اسناد دریافتی از این سازمان به دست آورید.

توجه ویژه به استفاده از سرمایه و حروف کوچکبه نام سازمان ها و سمت ها. هنجارهای زبان روسی نشان می دهد که یک موقعیت با حروف کوچک (کوچک) بنویسید، اما اگر چنین باشد، می توان یک موقعیت خاص را با حرف بزرگ نوشت. اسناد تشکیل دهندهو محلی آئین نامهسازمان دریافت کننده به این نکات ظریف توجه کنید.

عامل آداب معاشرت

درخواست- یک عبارت آداب مرسوم، یک فرمول گفتاری که بیانگر احترام و نگرش دوستانه و مودبانه نسبت به مخاطب است. توصیه می شود به آن پایان دهید علامت تعجب ، با تأکید بر اهمیت سؤال و جذابیت برای این شخص.

اغلب تماس گرفته می شود با نام و نام خانوادگی(مثال 18)، خیلی کمتر - بر اساس موقعیت(مثال 20). گزینه دوم کاملاً ماهیت تجاری دارد و هنگام مخاطب قرار دادن فردی در موقعیت بالا استفاده می شود. موقعیت رسمیدر دولت و مقامات شهرداری، یک سازمان بزرگ حتی کمتر با هم تماس می گیرند با نام خانوادگی بدون حرف اول(مثال 19) - این بر "فاصله" ، رسمی بودن رابطه بین نویسنده و مخاطب تأکید می کند که برای مکاتبات با یک شخص خصوصی بسیار معمول است.

مثال 18

آدرس بر اساس نام و نام خانوادگی

فروپاشی 20

راه دیگری برای نگرش ویژه محترمانه نسبت به مخاطب در "قاب آداب" آشکار می شود: "عزیز..." – "با احترام عمیق"، که هنگام خطاب به شخص بالاتر (رئیس هیئت مدیره، رئیس مقام بالاتر یا نهاد مدیریتی و ...) و همچنین در مورد صدور تبریک مثلاً در سالگرد استفاده می شود.

درخواست "گران..."حتی در مورد تبریک به مخاطب نیز باید با احتیاط استفاده کرد زیرا در روابط رسمی همچنان باید فاصله مدیریتی حفظ شود.

درخواست "عزیز"در حال حاضر منسوخ، زائد در نظر گرفته شده است - مطابق با استانداردهای مدرن نیست سبک کسب و کارزبان ادبی روسی.

قوانین رسیدگی ویژه به تدریج پدیدار شد هنگام کار با درخواست های شهروندان. در پاسخ به نامه هایشان "بهترین تمرین"نهادهای ایالتی و دولت‌های محلی فرمول‌های گفتاری زیر را توصیه می‌کنند:

مثال 22

کوچک کردن نمایش

اما صرف نظر از موضوع مطرح شده در درخواست شهروندی، صرف نظر از وضعیت (تعارض، شکایت یا تجدیدنظر در مورد یک موضوع شخصی، برای اولین بار یا تکرار و غیره)، همچنان وجود دارد. فرمول جهانی برای خطاب به شهروندانبا نام و نام خانوادگی خطاب می شود (مانند مثال 18).

سازمان های تجاری هنگام مکاتبه با مشتریان و رسیدگی به شکایات آنها می توانند با همین توصیه ها هدایت شوند.

قانون مدنی فدراسیون روسیه بازرسان مالیاتی را موظف می کند که صحت اطلاعات موجود در اسناد ارائه شده برای ثبت LLC را تأیید کنند. از جمله اینکه باید آدرس قانونی سازمان در حال ایجاد را بررسی کنند. برای ساده‌تر شدن این کار، کارمندان سازمان ثبت نیاز به ضمانت نامه از متقاضی به آدرس قانونی دارند.

ضمانت نامه برای ثبت LLC

با متن چنین نامه و امضایی، یک شخص حقوقی یا فردی تضمین می کند که آماده است به محض ثبت نام دولتی LLC، فضایی را که به طور قانونی متعلق به خود است، اجاره کند. همچنین موجر تضمین می کند که محل طبق قانون به او تعلق دارد و با انعقاد قرارداد اجاره، منافع اشخاص ثالث را نقض نمی کند. یک کپی از گواهی ثبت دولتی حقوق مالکیت به نامه پیوست شده است.

فضای اداری لازم نیست یک فضای اداری باشد. استفاده از آدرس به عنوان آدرس قانونی مجاز است محل تولید(انبار، کارگاه)، در صورتی که تنها دستگاه اجرایی LLC واقعاً بتواند در آنجا مستقر باشد و اگر از دریافت بدون مانع مکاتبات ارسال شده به LLC اطمینان حاصل کند. اگر متقاضی سعی در ثبت یک LLC در یک گاراژ داشته باشد، ممکن است مرجع ثبت ادعاهایی داشته باشد - واقعیت تنظیم دفتر باید ثابت شود.

در مورد "خرید" یک آدرس قانونی، باید مراقب باشید. فقط به یک شرکت با شهرت اعتماد کنید، در غیر این صورت خطر عدم ثبت نام را دارید. ممکن است "دفتر" شما محل ثبت انبوه شرکت ها، یک ساختمان ویران شده یا در حال ساخت، یک واحد نظامی یا یک درمانگاه باشد. این اتفاق می افتد که آدرس به عنوان وجود ندارد. این ایده خوبی است که همه چیز را دوباره بررسی کنید.

اگر آدرس در گواهی مالکیت و ضمانت نامه کمی متفاوت است، در اسناد ثبت LLC، یکی را در نامه ذکر کنید، زیرا در قرارداد اجاره ظاهر می شود.

ضمانت نامه جزو اسناد مورد نیاز برای ثبت شرکت LLC نیست، اما عدم وجود آن ممکن است منجر به امتناع از ثبت شود. مالک ناموفق کسب و کار خودمی تواند از پرونده خود در دادگاه دفاع کند، جایی که مقامات مالیاتی ثابت کنند که آنها فرصتی برای تأیید صحت آدرس قانونی نداشته اند. پلنوم دیوان عالی کشور در واقع عدم وجود ضمانت نامه را دلیلی بر غیرقابل اعتماد بودن آدرس قانونی نمی داند. با این حال، هر گونه روند قانونی یک رویه ناخوشایند است، و حتی بیشتر از آن در اولین قدم به سمت کسب و کار شما. بنابراین توصیه می کنیم نمونه ضمانت نامه را به آدرس حقوقی دانلود کنید، سند را تهیه و همراه با درخواست ثبت LLC ارسال کنید.

شما می توانید نمونه فعلی ضمانت نامه برای ارائه آدرس حقوقی را در وب سایت ما بیابید.

ضمانت نامه الزامی به تایید دفتر اسناد رسمی ندارد. کافی است مالک توافق موجود را در یک مکالمه تلفنی با یکی از کارکنان اداره ثبت تأیید کند.

ضمانت نامه از شخص حقوقی

در مورد محتوای نامه، ضمانت نامه واحدی برای ارائه آدرس وجود ندارد. شما می توانید از نمونه ما استفاده کنید، منطق سند را حفظ کنید و فراموش نکنید که اطلاعات مورد نیاز را نشان دهید، مانند:

• در "هدر" - جزئیات موجر و نام خدمات مالیاتی فدرال که شرکت قرار است در آن ثبت شود.
• آدرس دقیق، منطقه محل اجاره و مشخصات آن - همانطور که در قرارداد اجاره مشخص می شود.
• نام رئیس LLC در حال ایجاد و نام شرکت او؛
• تایید آمادگی برای انتقال محل برای استفاده تحت قرارداد اجاره.

برای ثبت شرکت LLC نیازی به ذکر تاریخ در ضمانت نامه نیست. می توانید آن را نشان دهید، اما مهم نیست - ضمانت نامه تاریخ انقضا ندارد.

لطفا توجه داشته باشید: در ضمانت نامه مالک قید می کند که در هنگام ثبت شرکت LLC با رئیس LLC قرارداد اجاره منعقد می کند اما تعهدی به این کار ندارد. او با ضمانت نامه گواهی می دهد که هیچ مخالفتی ندارد که یک شخص حقوقی خاص در آدرس ملکی که او دارد ثبت شود. در نهایت انعقاد قرارداد یا ترک این عقیده با اختیار مالک است و ضمانت نامه برای او حکم نیست. بنابراین، اگر می خواهید مطمئن شوید که متر مربع مال شما باقی می ماند، بسازید توافق اولیهبا صاحبخانه

همه اینها در جهت مخالف نیز عمل می کند: رئیس یک LLC بر اساس ثبت شرکت موظف نیست دفتری را از شخصی که در هنگام ثبت LLC ضمانت نامه اجاره نامه را ارائه کرده است اجاره کند. در صورت امتناع از توافقات اولیه، باید تغییر آدرس قانونی را به سازمان مالیاتی اطلاع دهید. این کار به شکل P13001 یا P14001 انجام می شود. اولین مورد در صورتی استفاده می شود که آدرس قانونی در منشور ذکر شده باشد، به این معنی که با تغییر آن متن منشور باید تنظیم شود. فرم دوم برای آن دسته از شرکت های LLC مناسب است که اساسنامه آنها پس از تغییر آدرس قانونی ارتباط خود را از دست نمی دهد.

ضمانت نامه به آدرس حقوقی از یک فرد

اگر در حال ثبت شرکت LLC در آدرس منزل مدیر هستید، برای ثبت آدرس قانونی نیازی به ضمانت نامه ندارید. در این صورت رضایت مالک محل و احتمالاً سایر اشخاص ثبت شده در آن الزامی خواهد بود. الزامات را با دفتر بازرسی که در آن قصد ثبت نام دارید بررسی کنید.

ضمانت نامه به آدرس حقوقی از یک فرد در شرایطی ضروری است که مالک محل اجاره شده به یک سازمان یک فرد باشد. این به قیاس با نامه ای از یک شخص حقوقی تهیه می شود. فقط جزئیات شرکت دیگر در اینجا ظاهر نمی شود. فقط نام خانوادگی، نام، نام خانوادگی شهروند، رضایت او برای ثبت فلان LLC در فلان آدرس، اطمینان از اینکه او مالک است، که با انعقاد یک قرارداد، منافع دولت و اشخاص ثالث را نقض نمی کند. قرارداد اجاره و غیره.

جالب است که مالک اماکن غیر مسکونیاگر به عنوان موسس یک LLC عمل می کند و مایل است از محل متعلق به خود به عنوان آدرس قانونی استفاده کند، حق دارد برای خود ضمانت نامه صادر کند. چنین نامه ای به عنوان ضمانت اجاره داده می شود نهاد قانونیفیزیکی مرجع ثبت نام با این واقعیت که نام رئیس LLC و موجر بر هم منطبق است اشتباه نخواهد شد.

هرکسی که به عنوان اجاره دهنده فعالیت می کند باید با استفاده از شماره تماس مندرج در ضمانت نامه، آماده تماس با کارمند مرجع ثبت باشد. این یک رویه عادی است، زیرا کارمندی که مدارک را برای ثبت نام LLC پذیرفته است باید مطمئن شود که اطلاعات ارائه شده صحیح است. اگر صاحبخانه در دسترس نباشد یا پاسخ ندهد، با توجه به نامعتبر بودن ضمانت نامه، احتمال عدم ثبت LLC وجود دارد.