Und 20 der Weisung über das Verfahren zur Erstellung, Führung und Aufbewahrung von Personalakten der Arbeitnehmer, genehmigt durch Beschluss des Belkomarchivs vom 26. März 2004 Nr. 2 (im Folgenden als Weisung bezeichnet), stellt fest, dass personenbezogene Daten vorliegen Akten werden in der Personalabteilung getrennt von anderen Akten gespeichert.

Zur Aufzeichnung und Gewährleistung der Sicherheit der Personalakten wird ein Tagebuch (Buch) der Personalakten geführt, dessen Form in Anlage 5 der Weisung festgelegt ist. Bei der Registrierung einer Personalakte in einem Tagebuch (Buch) werden folgende Spalten ausgefüllt: Personalakte-Nummer; Nachname, Vorname, Vatersname des Arbeitnehmers; Datum der Registrierung des Falles; Abmeldebescheid.

Bei der Personaldateinummer handelt es sich um die fortlaufende Registrierungsnummer, die bei der Registrierung der Personalakte zugewiesen wird, d. h. bei der Eintragung in eine Zeitschrift (Buch).

Das Datum der Registrierung einer Personalakte ist das Datum der Registrierung einer Personalakte im Journal (Buch) der Registrierung von Personalakten. Die Registrierung einer Personalakte muss an dem Tag erfolgen, an dem ihr eine Kopie der Anordnung (Anweisung, Entscheidung, Beschluss) über die Einstellung (Besetzung einer Stelle) beigefügt wird.

Die Anordnung zur Einstellung von Januschewitsch Iosif Pawlowitsch wurde am 26. März 2007 unterzeichnet. Eine Kopie dieser Anordnung wurde erstellt und beglaubigt zu gegebener Zeit 28. März und wurde am 31. März in die Personalabteilung übernommen und noch am selben Tag in die Personalakte des Mitarbeiters aufgenommen. Folglich gilt die Personalakte von Januschewitsch Iosif Pawlowitsch als am 31. März 2007 erstellt und muss am selben Tag in das Personalbuch (Buch) eingetragen werden.

Wenn die Organisation kein Tagebuch (Buch) zur Aufzeichnung persönlicher Angelegenheiten geführt hat, müssen nach der Einrichtung des entsprechenden Tagebuchs (Buchs) alle in der Personalabteilung verfügbaren Personalakten der Mitarbeiter gleichzeitig registriert werden.

In der Spalte „Abmeldungsvermerk“ ist das Datum der Übergabe der Personalakte vom Personaldienst an das Archiv der Organisation angegeben und die Unterschrift der Person angebracht, die das entsprechende Vermerk ausgestellt hat. Dieses Datum entspricht dem Datum aus der Bestandsaufnahme der Angelegenheiten der Struktureinheit, die im Personaldienst bei der Übergabe von Unterlagen an das Archiv der Organisation erstellt wird. Das Datum am Ende der Inventarisierung wird vom Mitarbeiter der Personalabteilung und dem Leiter des Archivs der Organisation (dem Archivverantwortlichen) nach Abschluss des Verfahrens zur Entgegennahme und Übermittlung von Personalakten angebracht. Vor der Übergabe an das Archiv werden die Personalakten entlassener Mitarbeiter weiterhin beim Personaldienst erfasst.

Ein Beispiel für die Gestaltung eines Journals (Buches) zur Abrechnung persönlicher Angelegenheiten finden Sie im Anhang.

Um eine zeitnahe Suche nach Personalakten zu gewährleisten, empfiehlt es sich, zusätzlich zur Zeitschrift (Buch) auch eine alphabetische Hilfsdatei zu führen ( Anmerkung 1). Für den Fall, dass Personalakten im Personaldienst nicht alphabetisch nach den Namen der Mitarbeiter, sondern der Reihe nach systematisiert werden, ist die Führung eines alphabetischen Aktenschranks sinnvoll Registrierungsnummern Personalakten (Ziffer 19 der Weisung sieht beide Verfahren zur Systematisierung von Personalakten in der Büroarbeit vor). Normative Rechtsakte legen die Form einer Personalkartei nicht fest, sie wird daher willkürlich erstellt. Auch der verbindliche Aufbau eines solchen Archivs ist nicht festgelegt. Gleichzeitig erscheint es angemessen, die alphabetische Kartei in zwei Blöcke zu unterteilen: die Personalakten der Beschäftigten und die Personalakten der Entlassenen. Wenn Mitarbeiter ausscheiden, werden die Karten vom ersten Block in den zweiten verschoben. Aus letzter Block Alphabetische Karten werden gleichzeitig mit den Personalakten in das Archiv der Organisation übertragen und dort zur Referenzdatei des Archivs gebildet.

Im Personaldienst können weitere Hilfsaktenschränke geführt werden, die nach verschiedenen Kriterien zusammengestellt werden, zum Beispiel: ein Aktenschrank auf struktureller und alphabetischer Basis ( Anmerkung 2), separate Aktenschränke für die Personalakten der in der Organisation tätigen Rentner, Mitarbeiter mit akademischen Abschlüssen (Titeln) usw. Hilfsaktenschränke sind eine große Hilfe beim schnellen Auffinden der erforderlichen Informationen bei der Erstellung von Personalberichten und beim Ausfüllen von Statistikformularen.

Hinweis 1. Zusätzlich zur speziellen alphabetischen Kartei können die Nummern der Personalakten auch in den Personalregistrierungskarten der Mitarbeiter f.T-2 erfasst werden.

Hinweis 2. In einer solchen Kartei werden Karten für persönliche Angelegenheiten nach Strukturabteilungen und innerhalb der Strukturabteilungen alphabetisch nach Nachnamen verteilt. Dies ermöglicht Ihnen eine schnelle Auswahl der Personalakten aller Mitarbeiter der gewünschten Struktureinheit.

Eine Organisation, die zur Vereinfachung der Buchhaltung die Personalakten der Mitarbeiter verwaltet, führt ein entsprechendes Journal. Dieses Dokument ist ungültig normativer Akt auf der Ebene der Bundes- und sogar Landesgesetzgebung ist dies nicht vorgesehen, daher entwickelt der Arbeitgeber sein Formular selbstständig und genehmigt es durch seine Anordnung oder Anordnung.

Das Journal als solches erleichtert die Arbeit mit den persönlichen Daten der Mitarbeiter, die in Unterordnern organisiert sind:

• alle Informationen sind systematisiert;
• ihre Suche nimmt wenig Zeit in Anspruch;
• bequem zu verwenden;
• sichergestellt optimales Niveau Schutz personenbezogener Daten vor Dritten;
• Schließlich sieht es ästhetisch ansprechend aus.

Wie bereits erwähnt, kommt dieses Verfahren zur Speicherung personenbezogener Daten vor allem im öffentlichen Dienst zum Einsatz und ist dort verpflichtend. Daher ist der Ansatz dort durchaus seriös:

• Dokumente für entlassene und aktuelle Mitarbeiter werden getrennt voneinander gespeichert;
• Die Aufbewahrung dieser Unterlagen erfolgt in der Regel in einem gesonderten oder isolierten Raum;
• alle Papiere und Ordner werden in Metallschränken aufbewahrt, der Zugriff Dritter ist ausgeschlossen;
• Nur wenige, speziell dafür vorgesehene Mitarbeiter haben Zutritt zu den Räumlichkeiten oder dem Lager.

Das ist noch nicht alles. Um sich mit dem Inhalt seines Falles vertraut zu machen, und ein Beamter ist verpflichtet, sich mindestens einmal im Jahr mit dem Inhalt seines Falles vertraut zu machen, wird ihm ein gesonderter Platz zugewiesen, der sich in der Regel in einem Lager befindet, aber je nach Abhängig vom Filmmaterial und den Möglichkeiten der Organisation kann auch ein separater Raum zugewiesen werden.

Wie bereits erwähnt, werden für Regierungen und alle anderen Organisationen die Regeln und Speicherverfahren von der Unternehmensleitung festgelegt, jedoch mit einer eisernen Anforderung, die das Gesetz vorschreibt: Die personenbezogenen Daten der Mitarbeiter müssen geschützt werden, und niemand darf dies tun gegen die Vertraulichkeitsregelung verstoßen.

Das Personalregister der Arbeitnehmer, von dem wir im Folgenden einen Auszug zeigen, wird in der Regel dazu verwendet, die Tatsache zu erfassen, dass eine bestimmte Person und zu einem bestimmten Zweck mit personenbezogenen Daten aus einem bestimmten Fall vertraut geworden ist. In der Regel nutzen sie dafür eine Bekanntenkarte, die tatsächlich gespeichert wird, bequemer ist es jedoch, das Tagebuch für Kontrolleure zu nutzen: Man sieht sofort, wie in diesem Bereich der Personalaktenverwaltung in der Organisation gearbeitet wird.

Regeln für die Registrierung und das Ausfüllen

Es gibt kein einheitliches Formular für die Führung eines Fallregisters. Sie können die Registrierungs- und Ausfüllregeln selbstständig ändern. Es enthält normalerweise folgende Spalten:

• persönliches Aktenzeichen;
• VOLLSTÄNDIGER NAME. Mitarbeiter;
• Datum der Aufnahme (Datum der Registrierung der Personalakte), Datum und Nummer des Arbeitsauftrags;
• Berufsbezeichnung;
• strukturelle Unterteilung;
• Datum der Entlassung (Datum der Schließung der Personalakte), Datum und Nummer des Kündigungsbeschlusses Arbeitsvertrag mit einem Mitarbeiter (Entlassung);
• Bei Bedarf können Sie die Spalte „Notizen“ nutzen.

Für schnelle Suche Sie können zusätzlich ein Magazin in Form eines alphabetischen Buches mit einem Ausschnitt auf der rechten Seite erstellen und jedem Buchstaben separate Seiten zuweisen. Anhand des Anfangsbuchstabens des Nachnamens des Mitarbeiters können Sie die gewünschte Seite leicht finden. Ein normales kariertes A4-Notizbuch mit festem Einband dient in zahlreichen Safes mit Hülle als Kompass. Es reicht aus, darin Ihren vollständigen Namen anzugeben. Mitarbeiter- und Fallnummer.

Bei der Einstellung eines Mitarbeiters wird für ihn eine Personalakte erstellt – ein spezieller Dokumentensatz, der alles enthält notwendige Informationenüber den Mitarbeiter. Alle Fälle werden in einem speziellen Journal oder Buch mit Aufzeichnungen über persönliche Angelegenheiten in chronologischer Reihenfolge des Eingangs der Mitarbeiter in der Organisation erfasst.

Ernennung des Buches

Das Buch zur Buchführung der Personalakten der Mitarbeiter ist für die Registrierung und Gewährleistung der Sicherheit aller Dokumente der eingestellten Mitarbeiter erforderlich. Der Zweck besteht darin, chronologisch klar und chronologisch Informationen darüber einzutragen, welche Mitarbeiter und zu welchem ​​Datum Klagen eingereicht wurden. Es ist möglich, dass die Informationen nicht für alle Mitarbeiter der Organisation bereitgestellt werden, da nicht alle Wirtschaftssubjekte verpflichtet sind, Personalakten zu erstellen. Dieser Absatz betrifft öffentliche Einrichtungen für die eine solche Verpflichtung gesetzlich vorgesehen ist.

Im Buchhaltungsbuch werden nur die Personalakten der Mitarbeiter erfasst, über die das Unternehmen diese Dokumente erstellt. Viele Organisationen entscheiden sich jedoch dafür, Dateien für alle eingestellten Mitarbeiter zu hinterlegen, da dies bei der Verwaltung von Personalakten sehr praktisch ist. Dokumente für jeden Mitarbeiter werden in separaten nummerierten Ordnern nach festgelegten Regeln gespeichert.

Die Vorteile der Führung von Personalakten und eines Protokolls über ihre Registrierung können berücksichtigt werden:

1. Organisation einer hochwertigen Personalaktenverwaltung im Unternehmen;
2. Einfachheit bei der Suche nach Dokumenten für jeden Mitarbeiter;
3. Fähigkeit, Personalakten gemäß den Rechtsvorschriften der Russischen Föderation zu führen.

Wichtig: Wenn ein Unternehmen Fälle für Personal erstellt, muss auch ein Registrierungsbuch geführt werden, anhand dessen Sie die Bewegung dieser Dokumente in der Organisation verfolgen können.

So arrangieren Sie ein Buch

Das Buch zur Erfassung von Fällen muss wie jedes andere Buchhaltungsbuch entsprechend gestaltet sein. Da Wirtschaftssubjekte (mit Ausnahme staatlicher Institutionen) nicht zur Führung dieses Buchführungsregisters verpflichtet sind, haben sie das Recht, ein Standardformular zu verwenden oder selbst zu entwickeln. Es wäre richtig, diese Form des Journals in der Dokumentation zur Personalaktenführung als Anwendung beispielsweise auf die Personalaktenverordnung im Unternehmen festzulegen.

Das Personalbuch muss unbedingt nummeriert sein, und das erste Blatt für Einträge wird ab der Nummer „2“ nummeriert. Die Blätter sind lückenlos in streng chronologischer Reihenfolge nummeriert. Außerdem muss das Buch geschnürt, also mit starken Fäden in 2-3 Einstichen genäht werden. Die Enden der Fäden werden zur Rückseite des Buches herausgeführt und dort 5-6 cm lang belassen.

Darüber wird ein spezieller Aufkleber für die Zertifizierungsunterschrift eines autorisierten Mitarbeiters geklebt und das Siegel der Organisation angebracht. Die Zertifizierungsunterschrift wird in der Regel vom Leiter der Organisation oder der Person angebracht, die für die Führung der Personalakten der Mitarbeiter verantwortlich ist. Außerdem sind das Datum, an dem das Magazin gedruckt wurde, und das Siegel angebracht, von dem sich ein Teil auf dem Aufkleber und der andere direkt auf dem Magazin befinden sollte.

Die wichtigsten Dinge, auf die Sie bei der Registrierung eines Buches zur Registrierung von Personalakten achten müssen:

1. Die Titelseite sollte den Namen der Organisation, den Namen des Buches selbst und das Datum enthalten, an dem es begonnen wurde;
2. Es muss geschnürt sein;
3. Alle Blätter müssen nummeriert sein;
4. Es muss einen Aufkleber mit der Unterschrift einer bevollmächtigten Person und dem Siegel der Organisation tragen.

Was den internen Inhalt eines solchen Buchs angeht, hat eine Nichtregierungsorganisation das Recht, die Form ihrer Blätter unabhängig zu entwickeln und zu entscheiden, welche Informationen das Buch enthalten soll.

Informationen, die in das Buch aufgenommen werden sollen

Da ein solches Buch Informationen darüber enthält, welche konkreten Fälle von Arbeitnehmern im Unternehmen registriert waren, enthält es meist folgende Daten:

1. Die Nummer der Personalakte in der Reihenfolge (sie wird auch auf der Personalakte selbst angegeben, um die Suche zu vereinfachen);
2. Datum der Erstellung einer Personalakte – alle Daten müssen in chronologischer Reihenfolge angegeben werden;
3. Daten, die sich direkt auf den Mitarbeiter beziehen, einschließlich vollständiger Name, seine Personalnummer, Position bei der Vorbereitung des Falles;
4. Das Abschlussdatum der Personalakte, wenn der Mitarbeiter die Organisation verlässt;
5. Aufbewahrungsort einer geschlossenen Personalakte;
6. Hinweis – alle Informationen, die für die Umsetzung einer qualitativ hochwertigen Buchhaltung der Personalakten der Mitarbeiter erforderlich sind.

Alle diese Informationen werden im Personalangelegenheitenbuch in einer speziellen Tabelle mit Spalten dargestellt, die ebenfalls einer Nummerierung unterliegen. Jede Zeile der Tabelle ist in chronologischer Reihenfolge ohne Lücken, Flecken oder Korrekturen nummeriert. Sollte bei der Eintragung dennoch ein Fehler unterlaufen sein, ist dieser zu berichtigen und die korrigierte Eintragung durch die Unterschrift einer bevollmächtigten Person und den Vermerk „Glaube korrigiert“ unter Angabe des Datums der Korrektureintragung zu beglaubigen.

Wichtig: Die im Buch enthaltenen Informationen dienen der Buchhaltung, wie alle anderen Daten auch Personalbüroarbeit, sollte eingeschränkten Zugriff haben.

Mit anderen Worten: Das Protokoll sollte von Unbefugten ferngehalten werden, die die verfügbaren Daten nutzen können.

Zusätzlich zum Personalregister können Sie eine Art Kartei erstellen, die für jeden Mitarbeiter Karten mit Informationen zu persönlichen Angelegenheiten und darin enthaltenen Dokumenten enthält. Die Erstellung eines solchen Verzeichnisses ist nicht verpflichtend, sondern eher beratender Natur, um die Personalerfassung im Unternehmen zu vereinfachen.

Bei der Herstellung von Arbeitsbeziehungen Es wird eine Personalakte angelegt, die im Register eingetragen wird. Nachfolgend finden Sie ein Beispiel davon. In dem Artikel beantworten wir interessante Fragen zur Arbeit mit dem oben genannten Dokument.

Seine Bildung beginnt mit der Erteilung des Arbeitsauftrags und wird bis zur Entlassung durchgeführt. Die Unternehmensleitung ist nicht verpflichtet, die Personalakten zu formalisieren. Gemäß dem Dekret des Präsidenten der Russischen Föderation vom 30. Mai 2006 Nr. 609 gilt es nur für staatliche und Magistrat Behörden.

Trotzdem wurden viele Unternehmen angeklagt Personaldienstleistungen Pflege dieses Dokuments. Dies vereinfacht in der Folge die Arbeit erheblich, da alle Informationen systematisiert sind und die Suche nur ein Minimum an Zeit in Anspruch nimmt.

Was steht in der Personalakte des Arbeitnehmers?

Dabei handelt es sich um eine Mappe mit eingenähten Dokumenten (Kopien) für einen einzelnen Mitarbeiter. Betrachten Sie die Liste:

• Bewerbung;
• mit Zusatzvereinbarungen;
• Personalbogen zur Personalakte;
• ein selbst verfasster Fragebogen oder eine Autobiografie;
• eine Kopie des Bildungsdiploms;
• Arbeitsbeschreibung;
• Eigenschaften, Empfehlungsschreiben;
• Fotokopien von Reisepässen, Heiratsurkunden, Geburtsurkunden von Kindern;
• Auszüge aus Personalaufträgen (Versetzung auf eine Stelle, Vertretungen);
• Auszeichnungen, Beförderungen;
• Verstöße, ;
• Sonstige Unterlagen.

So archivieren Sie die Personalakte eines Mitarbeiters

Vervollständigen Sie die Titelseite. Geben Sie den Nachnamen, den Vornamen, das Patronym, das Datum des Arbeitsbeginns (es stimmt mit dem Tag der Einreichung des Falles überein) und die zugewiesene Nummer an. Machen Sie Einträge in sauberer Handschrift, mit blauer, schwarzer oder violetter Tinte. Vermeiden Sie Flecken und Korrekturen.

Machen Sie unbedingt eine Beschreibung der Informationen in Ihrem persönlichen Ordner. Für jedes Dokument werden folgende Informationen angezeigt:

• Name;
• Abgabedatum;
• Anzahl der Blätter;
• Das Inventar wird von einem autorisierten Spezialisten zertifiziert.

Wenn ein Dokument aus dem Ordner entfernt wird, wird eine Markierung im internen Inventar gesetzt. Sie legen eine Ersatzbescheinigung bei, aus der hervorgeht, wann, von wem, wofür und wie lange die Arbeit angefertigt wurde. Der autorisierte Mitarbeiter und derjenige, der es erhalten hat, werden mit Unterschriften beglaubigt. Ein Rücktritt ist nur mit Zustimmung des Unternehmensleiters oder des Leiters der Personalabteilung möglich.

Manchmal sind Korrekturen am Titelblatt oder am Dokumentenbestand erforderlich. Dies geschieht, wenn eine Person ihren Nachnamen oder andere Daten ändert und wenn die klärenden Informationen von den bereits eingegebenen Daten abweichen (das Patronym ist falsch geschrieben). In diesem Fall muss der Personalreferent die vorgenommenen Korrekturen mit dem Siegel des Unternehmens und seiner Unterschrift beglaubigen.

Vergessen Sie nicht die Fotografie. Auf der Rückseite des Bildes sind Name, Vorname und Vatersname des abgebildeten Mitarbeiters angegeben. Die Angaben sind von einem Personalfachmann zertifiziert und mit dem Siegel des Arbeitgebers versehen. Geben Sie das Datum des Fotos ein.

Alle Ordner werden im Meldebuch geheftet und fixiert.

Führen von Personalakten der Mitarbeiter

Die Dokumente werden in einem feuerfesten Schrank aufbewahrt, der verschlossen und versiegelt ist.

Der Leiter der Personalabteilung und der mit diesen Dokumenten arbeitende Fachmann haben Zugriff auf die Datenbank der persönlichen Akten. Er wird durch Anordnung ernannt und erhält Weisungen. Der Personalreferent ist außerdem verpflichtet, sich mit der im Unternehmen angenommenen Unterschrift vertraut zu machen.

Bei Bedarf können die Informationen vom unmittelbaren Vorgesetzten des Mitarbeiters genutzt werden. Zur Information wendet sich der Interessent an den Leiter der Personalabteilung oder des Unternehmens. Zur Einarbeitung in die Unterlagen wird ein Auftrag erteilt. Es werden nur die Informationen bereitgestellt, die der angeforderten Anfrage entsprechen. Vor Erhalt der interessierenden Informationen macht sich der Abteilungsleiter oder ein sonstiger Beamter mit den Regelungen zum Umgang mit personenbezogenen Daten der im Unternehmen zugelassenen Mitarbeiter vertraut und beglaubigt dies mit einer Unterschrift.

Nur der Arbeitnehmer hat freien Zugang zu seiner Arbeit. Es kann ihm gegen Unterschrift vor Ablauf des Arbeitstages ausgehändigt werden. Anschließend wird der Ordner an seinen Platz zurückgebracht.

Wie viele Jahre werden Personalakten von Mitarbeitern aufbewahrt?

Nach einer Entlassung oder Pensionierung können Akten (auf besonderen Wunsch) an einen neuen Arbeitsplatz übertragen oder ins Archiv geschickt werden.

Gleichzeitig beträgt die Aufbewahrungsfrist für Dokumente in der Personalabteilung: 10 Jahre für Beamte und drei Jahre für alle anderen.

Bei der Übergabe an das Archiv wird ein Fall geheftet, nummeriert und beschrieben. 75 Jahre gelagert.

Nach Ablauf der Frist werden die Unterlagen vernichtet. Die personenbezogenen Daten von Bürgern, die Führungspositionen innehatten und staatliche Auszeichnungen und Titel besaßen, werden jedoch dauerhaft gespeichert.

Die Verwaltung der Mitarbeiterangelegenheiten erfordert zusätzliche Zeit und Personalressourcen. Aber eine wohlgeformte Datenbank ist ein guter Helfer bei der Arbeit des Unternehmens.

Jedes Unternehmen wird von Zeit zu Zeit auf die Art der Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten jedes beschäftigten Mitarbeiters überprüft. Bei Unstimmigkeiten ist es notwendig, sich mit den gesetzlichen Bestimmungen vertraut zu machen und sich bestmöglich auf alle Arten von Kontrollen vorzubereiten.

Der Gesetzgeber hat in den letzten 6 Jahren vielfach auf den Schutz personenbezogener Daten im Unternehmen geachtet. Im Laufe dieser Zeit wurde das Gesetz über personenbezogene Daten verabschiedet und weitere Änderungen vorgenommen Arbeitsgesetzbuch RF. Er regelt nun den Schutz personenbezogener Daten eines Arbeitnehmers und wird in Form zusätzlicher Regelungen eingeführt. Dies sollte jede Person leiten, die mit solchen Informationen in Zusammenhang steht.

Regeln für die Speicherung und Verarbeitung persönlicher Dateien von Mitarbeitern

Beim Erstellen einer Personalakte eines Mitarbeiters müssen Sie einige Nuancen berücksichtigen:

• Dokumente zur vorübergehenden Verwendung im persönlichen Archiv sollten nicht vorhanden sein. Das heißt, temporäre Dokumente sollten getrennt von permanenten gespeichert werden;
• Achten Sie darauf, Originaldokumente zur dauerhaften Aufbewahrung aus der Personalakte auszuschließen;
• Jedes Dokument muss in einer einzigen Version eingereicht werden;
• Eine Datei im Archiv sollte nicht größer als 40 Millimeter (4 cm) sein;
• Der Hauptordner sollte sowohl Dokumente als auch erläuternde Anhänge dazu enthalten.

Bitte beachte, dass Bundesgesetz Es ist verboten, Informationen über den Mitarbeiter preiszugeben und in die Verarbeitung einzubeziehen. Es geht um religiöse und politische Beziehungen, Daten zum Privatleben – ohne schriftliche Genehmigung. Personenbezogene Daten können im Rahmen einer Anstellung oder im Rahmen der Beförderung eines Mitarbeiters verwendet werden, um die Sicherheit des Eigentums des Mitarbeiters zu gewährleisten.

Wie archiviere ich die Personalakte eines Mitarbeiters?

Personalakten müssen einheitlich und ordentlich abgelegt werden. Dies verhindert den Verlust äußerst wichtiger Dokumentation.

Die Personalakte des Arbeitnehmers wird wie folgt erstellt:

• Das Hauptblatt enthält alle Daten des Mitarbeiters: Nachname, Vorname und Vatersname sowie das Datum der Eröffnung der Personalakte;
• Wenn sie im selben Ordner gespeichert sind, sortieren Sie sie zur Erleichterung der weiteren Arbeit alphabetisch.
• Behalten Sie den Überblick über die Gesamtzahl der Seiten in einem Fall. Die Menge sollte 250 Einheiten nicht überschreiten.

Die Notwendigkeit eines Registers der Personalakten der Mitarbeiter

Der Bedarf an diesem Journal besteht für jedes Unternehmen. Es gibt kein einheitliches Journalformat. Sie können es aber auch selbst erstellen oder im Laden kaufen. Der Inhalt kann je nach Aktivitäten der Organisation variieren.

Das Journal enthält Daten zu persönlichen Dateien, die einst in einer bestimmten Organisation abgelegt wurden. In einer ähnlichen Spalte werden zusätzliche persönliche Informationen, Datum, Nachname, Vorname und Vatersname des Mitarbeiters usw. eingegeben. Mit dem Abschluss des Falles wird ein Protokolleintrag in Form des Grundes und des Datums des Abschlusses erstellt. Wenn optionale Daten in das Fallformular des Mitarbeiters eingegeben werden, können Sie eine zusätzliche Spalte namens „Hinweis“ verwenden.

Muss ich ein Verzeichnis der auf Geschäftsreisen ausscheidenden Mitarbeiter führen?

Heute gibt es eine Anordnung, nach der ein Verzeichnis der Personen erstellt wird, die eine Geschäftsreise unternommen haben.

Nach den neuen Regeln muss jeder Manager Aufzeichnungen über seine eigenen Mitarbeiter führen, die auf Geschäftsreisen im gesamten Gebiet entsandt werden Russische Föderation sowie ins Ausland. Damit diese Abrechnung durchgeführt werden kann, sind zwei Formen der Registrierung von Mitarbeitern erforderlich, die eine Dienstreise angetreten haben:

1. Tagebuch der Mitarbeiter, die eine Geschäftsreise unternommen haben;
2. Verzeichnis der Mitarbeiter, die von einer Geschäftsreise angereist sind.

Um die Abrechnung der Reisemitarbeiter zu organisieren, muss der Unternehmensleiter eine bevollmächtigte Person benennen, die für die Registrierung von Abflügen und Ankünften verantwortlich ist. Darüber hinaus muss der Arbeitgeber ab dem Datum der Anmeldung fünf Jahre lang ein Abgangs- und Ankunftsprotokoll aufbewahren.

Wie lange wird die Personalakte eines Mitarbeiters aufbewahrt?

Die Gesetzgebung verpflichtet jeden Unternehmensleiter, die im Laufe der Zeit entstandenen Daten aufzubewahren. Verantwortlich hierfür ist die Personalabteilung. Darüber hinaus ist das Gesetz über Aktiengesellschaften und die LLC ist verpflichtet, diese Dokumente aufzubewahren. Diese beinhalten:

• Aufträge;
• Vorschriften;
• Unterlagen zu Personal und dergleichen.

Heute müssen Personalakten 75 Jahre lang im Archiv aufbewahrt werden. Jedoch staatlichen Behörden Planen Sie, diesen Zeitraum viermal zu kürzen, um Haushaltsmittel zu sparen Geldmittel. Tatsächlich belaufen sich die Kosten für die Lagerung eines Koffers auf etwa 40 Rubel pro Jahr.