Posljednjih desetljeća postao je sastavni dio svakog područja poslovanja. Osim sastavljanja ugovora, akata i dodataka njima, stručnjaci za dokumente bave se sastavljanjem raznih vrsta žalbi i dopisa. Na zakonodavnoj razini, načela njihovog dizajna i opći predložak, naravno, nisu definirani. U takvoj situaciji postavlja se pitanje: "Kako pravilno sastaviti ovaj ili onaj pravno slab, ali poslovni dokument?" Odgovor na to je krajnje jednostavan i svodi se na izradu takvih papira prema općeprihvaćenim standardima u uredskom poslovanju.

Danas je naš resurs odlučio razmotriti načela pisanja službenog pisma i značajke ovog dokumenta. Informacije o sažetoj temi i predložak za sam rad možete pronaći u nastavku.

Službeni ili je jedna od osnovnih vrsta isprava iz područja uredskog poslovanja moderno poslovanje. To je univerzalan način prijenosa informacija, implementiran na najjednostavniji mogući način, ali uz poštivanje svih pravila i propisa poslovni odnosi.

Naravno, informacije koje se iznose u službenim dopisima nisu zabavne prirode. Takvi listovi mogu biti pozivni, dijelom reklamni, informativni i drugi, ali nikako zabavni.

Mnogo je razlika između službenog i običnog pisma. Glavna je svrha. Ako poslovni dokument uvijek ima točno određenu svrhu slanja ili prijenosa primatelju, onda se obična pisma često koriste za “komunikaciju radi komunikacije”. Osim toga, poslovne poruke:

• nisu anonimni – uvijek imaju podatke o pošiljatelju i primatelju
• napisano u ime određene osobe ili organizacije ili udruge koju ona zastupa
• (ako pošiljatelj ima pečat)
• sastavljen prema općeprihvaćenim pravilima u uredskom poslovanju
• ne može biti zabavno, kao što je ranije spomenuto

Neobavezna, ali također uobičajena razlika između službenog pisma i obične poruke je u tome što je prvo napisano na memorandumu tvrtke. Ovakav pristup daje adresi najvišu razinu čvrstoće i općenito ukazuje na njen poslovni status.

Nekoliko riječi o detaljima i općem sadržaju dokumenta

Službena dopisa izdaju se iz raznih razloga, slijedom čega i sadržaj dopisa prirodno varira. Unatoč tome, poslovne poruke se ne mogu odnijeti opća struktura. To je ono što je definirano kao istinito u području uredskog poslovanja, nije predmet spora i čini osnovne uvjete za relevantne dokumente. Tipični detalji službenog pisma uključuju:

• puni naziv tvrtke pošiljatelja ili puno ime i prezime određenog građanina
• informacije o kontrolnoj točki, kontrolnoj točki i OKUD-u (za organizacije)
• adresu i sve moguće kontakte pošiljatelja
• slične podatke o primatelju
• bit poruke
• datum njegovog sastavljanja
• i tiskanje (za organizacije)

Važno! Vrsta poslovnih dokumenata o kojima danas razmišljamo jedna je od rijetkih koja ne mora sadržavati naslov. Nepostojanje potonjeg nikako nije greška, već usklađenost s osnovnim standardima uredskog rada.

Preporučljivo je samo pismo izdati na memorandumu, naravno ako je pošiljatelj tvrtka. Za državne agencije takvi obrasci imaju sliku grba, komercijalne organizacije- njihov amblem.

1. Jasno i razumljivo za primatelja.
2. Bez upotrebe psovki, a da ne govorimo o uvredama i psovkama.
3. Uredan, koncizan i kompetentan.

U načelu, stručnjaci za dokumente ne postavljaju nikakve druge zahtjeve za službena pisma. Dovoljno je pridržavati se navedenih normi, pravila i općeg sadržaja dokumenta.

U nastavku možete preuzeti predložak za službeno pismo organizaciji:

Vrste službenih dopisa

Službeni dopis je prilično opsežna skupina poslovnih dokumenata. Najčešće korišteni od njih uključuju:

• , odražavajući želju pošiljatelja da učini nešto za dobrobit primatelja
• Zamolnice
• Zahtjevi
• Pozivnice za događaje
• Pozivi na suradnju
• Papiri koji primatelja podsjećaju na nešto
• Komercijalne ponude
• Zahtjevi
• upute
• Reklamna i informativna pisma

Iz naziva svake vrste službenog pisma možete razumjeti njegovu opću svrhu i svrhu slanja poruke. Kao što pokazuje praksa, prijenos različitih vrsta zahtjeva u poslovnom okruženju provodi se iz raznih razloga, a popis njihovih gore navedenih vrsta daleko je od konačnog.

Značajke oblikovanja i prijenosa poruke primatelju

Na kraju današnjeg članka, obratimo pozornost na transfere službena pisma u Ruskoj Federaciji. Prije svega, valja napomenuti da je glavna nijansa uspješnih poslovnih odnosa kompetentan pristup njihovom upravljanju. U slučaju izrade relevantnih dokumenata, govorimo o njihovim:

• urednost
• potpuna usklađenost s poslovnim standardima
• svrhovitost (slanje službenog pisma nekome u obliku spama značajno će narušiti autoritet pošiljatelja)

Osim toga, preporučljivo je krajnje odgovorno pristupiti sastavljanju poruke. Njegov tekst treba biti pismen, sažet i razumljiv. Nepoželjna je uporaba složenih verbalnih struktura i pojmova. Opći ton obraćanja treba držati unutar granica. Suzdržanost je dobrodošla, ali familijarnost nikad.

Što se tiče prijenosa poslovnih pisama, pošiljatelj nema ograničenja. Poruku možete dostaviti primatelju:

• putem interneta u elektroničkom obliku
• putem pošte
• preko kurira ili čak osobno

Prijenos službenih pisama je široko područje. Svi pošiljatelji moći će odabrati prikladnu poruku.

Time završavamo najvažnije odredbe o temi ovog članka. Nadamo se da su predstavljene informacije pomogle svim čitateljima da razumiju bit službenih pisama u Ruskoj Federaciji i pravila za njihovo izvršenje.

Napišite svoje pitanje u obrazac ispod

Trenutno je za registraciju nove organizacije potrebno navesti njezinu pravnu adresu, koja će se naknadno unijeti u Jedinstveni Državni registar gospodarskih subjekata.

Referenca. Na temelju dostavljene pravne adrese, novostvorena organizacija se dodjeljuje određenom poreznom uredu. Osim toga, sva službena korespondencija također će se slati na ovu adresu.

Tako, mora se dostaviti poreznoj upravi jamstveno pismo o davanju pravne adrese, čija je svrha sljedeća:

Dakle, možemo razlikovati dvije situacije kada postoji potreba za dostavljanjem takvog dokumenta:

1. U slučaju stvaranja nove organizacije.
2. Prilikom promjene pravne adrese već postojećeg poslovnog subjekta.

Unatoč činjenici da je zakonska regulativa na terenu državna registracija, ne sadrži jasne upute o potrebi dostavljanja takvog papira, međutim, njegov nedostatak može dovesti do odbijanja registracije novog poslovnog subjekta.

Razgovarali smo detaljnije o tome što je jamstveno pismo za davanje pravne adrese i kako sastaviti takvo pismo od stanodavca, pročitajte.

Značajke dokumenta

Nema bitnih razlika u sadržaju jamstvenog pisma fizičkog i pravnog lica. Međutim Možemo istaknuti neke značajke svojstvene dokumentu koji je izradila privatna osoba:

• dokument je sastavljen na običan papir A4 format (pravna osoba obično koristi memorandum);
• pojedinosti navode samo puni naziv najmodavca;
• Na kraju dokumenta nema pečata.

Što je uključeno u sadržaj?

Na bilješku. Sadržaj dokumenta o pravnoj adresi koji je sastavio pojedinac obično je proizvoljan.

Istodobno, u njemu se moraju odraziti sljedeće točke:

• zaglavlje dokumenta;
• naziv rada;
• glavni sadržaj (ova će točka biti detaljnije opisana u nastavku);
• primjena;
• potpis najmodavca, kao i njegov kontakt broj.

Kako rasporediti svaku stavku?

Ispod je detaljne upute o postupku za pojedinca da sačini rad za davanje pravne adrese:

Važno! Datum sastavljanja ne može se postaviti jer trenutno zakonodavstvo Ne postoji ograničenje roka valjanosti dokumenta koji daje pravnu adresu.

Uz to treba napomenuti da Prilikom sastavljanja takvog dokumenta morate se pridržavati sljedećih pravila:

1. tekst mora biti predstavljen jasno i bez grešaka;
2. kada pišete, morate koristiti isključivo poslovni stil pisanja;
3. Na kraju dopisa mora biti potpis vlasnika prostora, a potrebno je priložiti i vlasnički list nekretnine.

Kome se šalje i kako?

Ovaj papir priprema stanodavac na zahtjev najmoprimca. Zatim se mora poslati Federalnoj poreznoj službi.

U tom slučaju, vlasnik prostora mora biti obaviješten da mora biti stalno u kontaktu na navedeni broj.

Postoji nekoliko načina slanja dokumenata poreznim vlastima:

1. osobnim posjetom;
2. prijenosom dokumenata preko službenog predstavnika koji ima punomoć ovjerenu od strane javnog bilježnika;
3. preporučenom poštom;
4. putem usluga ekspresne dostave;
5. putem usluge "Feed" elektronički dokumenti za državnu registraciju."

Ukratko, može se primijetiti da pojedinac koji je vlasnik zgrade (prostora) ima pravo na pružanje.

Niste pronašli odgovor na svoje pitanje? Saznati, kako riješiti točno vaš problem - nazovite odmah:

Za ulazak stranca na područje pod jurisdikcijom ruske vlade bit će potrebna pozivnica fizičke ili pravne osobe. Sastavlja se uzimajući u obzir zahtjeve zakonodavnog okvira i ovisi o svrsi putovanja (studij, turizam, poslovni kontakti).

U kojim slučajevima može biti potreban dokument?

Stanovnici Ruske Federacije koji se pripremaju za dolazak stranca trebali bi pojasniti specifičnosti dobivanja vize i uvjete posjeta zemlji. Ovo je obvezna točka, jer različite zemlje imaju različita pravila.

Brojne države (uglavnom članice ZND-a) imaju interne sporazume s Rusijom, prema kojima strancu nije potrebno jamstveno pismo od rezidenta Ruske Federacije za dolazak. Granicu mogu prijeći s unutarnjim putovnicama (Ukrajina, Bjelorusija, Kazahstan), stranim putovnicama (Moldavija, Tadžikistan, Azerbajdžan).

Općenito, dokument će biti potreban u sljedećim situacijama:

• stranac odlazi u Rusiju raditi na poziv ruske tvrtke;
• pozvana osoba je državljanin države s kojom Rusija nema bezvizni sporazum.

Državljanima drugih država s kojima Rusija ima vizni režim trebat će pozivnica (obrazac jamstvenog pisma za pozivanje stranaca preuzima se od Federalne službe za migracije). Treba imati na umu da je najteže izdati poziv državljanima država u kojima postoji nepovoljna gospodarska situacija, vojne ili terorističke aktivnosti ili visoka razina migracija.

Osnovni zahtjevi za kompilaciju

Zakonodavac daje jedinstven standard za ispunjavanje jamstvenog pisma. Proces pripreme dokumenata popraćen je mnogim nijansama. Prije nego započnete postupak, morate proučiti sljedeća pravila:

• Postupak je popraćen troškovima. Primatelj će morati platiti carinu od 800 rubalja;
• jedinstveni uzorak jamstvenog pisma za pozivanje stranog državljanina, odobrenog zakonom;
• ako stranac dolazi u pratnji članova obitelji, ta činjenica mora biti naznačena u dokumentu. Prema članku 13.2 Saveznog zakona-115 „O pravni status strani državljani u Ruskoj Federaciji", članovi obitelji su supružnik (ako brak ima službeni status), djeca i supružnici djece, roditelji, djedovi, bake i unuci;
• jamstveno pismo za pozivanje stranca mora sadržavati ključne podatke o posjetitelju. Podnositelj zahtjeva trebat će podatke o putovnici stranca, rodni list djeteta (ako strani državljanin putuje s njim);
• izdavanje jamstvenog pisma pretpostavlja utvrđivanje odgovornosti primatelja. Prije svega, očituje se u pružanju relevantnih i istinitih informacija. Ako je podnositelj zahtjeva osuđen za pokušaj namjerne obmane migracijskih vlasti, zajamčeno mu je Negativne posljedice u obliku novčane kazne, prisilnog rada ili zatvora u trajanju od 6 mjeseci do 2 godine;
• Za osobe koje su pozvane, obvezno je dostaviti financijske podatke (bankovni izvod, potvrdu o prihodima). Potrebna veličina financijska podrška ovisi o određenoj regiji; pojedinosti o informacijama treba razjasniti sa Saveznom službom za migracije.

Ako su se nakon ispunjavanja zahtjeva promijenile okolnosti zbog kojih je potrebno ispraviti podatke, potrebno je pismeno ili osobno kontaktirati migracijsko tijelo i obavijestiti o promijenjenim okolnostima. To će smanjiti rizik od zabrane ulaska zbog lažnih informacija.

Ako pojedinac namjerava pozvati u posjet rođake ili prijatelje koji imaju državljanstvo druge države, mora biti spreman na činjenicu da će službe za migracije od njega zahtijevati da preuzme odgovornost za gosta za cijelo vrijeme njegovog boravka u Rusiji.

Brojni građani mogu doći u Rusiju bez jamstvenog pisma. Nema potrebe pozivati ​​ih. Stoga je vrijedno unaprijed proučiti popis država čiji građani mogu slobodno posjetiti Rusiju bez potrebe za dobivanjem vize.

Prilikom pripreme uzorka jamstvenog pisma, pojedinac koji djeluje kao strana koja poziva morat će u prijavi navesti sljedeće podatke:

• Puno ime voditelja Federalne službe za migracije u mjestu registracije, puni naziv teritorijalne jedinice Federalne službe za migracije;
• podaci o putovnici podnositelja zahtjeva, uključujući podatke o mjestu stalne registracije;
• adresa stanovanja (ako ne odgovara mjestu stalne prijave);
• kontakt informacije za naknadnu komunikaciju (broj telefona, e-mail);
• podaci o putovnici stranog državljanina;
• osobni podaci pozvanog, uključujući datum rođenja i naziv države čiji je državljanin.

Osim toga, jamstveno pismo od pojedinac vodi računa o obvezama domaćina da osigura (uključujući i materijalno) gosta iz inozemstva. Domaćin će snositi troškove smještaja, medicinske pomoći i financijskih troškova tijekom putovanja. Također, ruski državljanin bit će odgovoran za poštivanje viznih propisa. Svako kršenje uvjeta jamstvenog pisma povlači odgovornost u obliku novčane kazne od 40-50 tisuća rubalja.

Prihvaćanjem jamstvenog pisma pravne osobe zakonodavac implicira da primatelj u potpunosti preuzima obveze prema pozvanom strancu. Spremnost na preuzimanje odgovornosti ogleda se u obrascu pisma koje se mora poslati šefu Federalne službe za migracije u regiji u kojoj je pravna osoba registrirana i djeluje.

Prilikom izrade pisma treba navesti zahtjev i podatke sljedeće vrste:

• naziv tvrtke, adresa registracije;
• podatke o pravnoj osobi (obavezno ispuniti podatke o PIB-u i sl.);
• podaci o registraciji, uključujući datum i broj upisa društva u posebnu knjigovodstvenu knjigu;
• podaci o putovnici pozvane osobe;
• migracijska kartica koju je izdala carina;
• naznaka državljanstva određene države.

U pismu se također navodi da se tvrtka obvezuje registrirati stranca u strogo odobrenom vremenskom roku i spremna ga je financijski podržati te biti odgovorna za poštivanje pravila migracijskih propisa. U nekim situacijama, pismo mora naznačiti da tvrtka pruža strancu radno mjesto, te uz dokument priložiti ugovor (poziv poslodavca za rad stranog državljanina). Nepoštivanje uvjeta koje je odobrio zakonodavac kažnjava se novčanom kaznom od 400-500 tisuća rubalja.

Za stranu koja poziva, izdavanje jamstvenog pisma uključuje niz obvezni uvjeti i obveze koje nameće zakonodavac. Slanjem zahtjeva za pozivanje stranih državljana primatelj se automatski obvezuje:

• osigurati strancu stambeni prostor za vrijeme trajanja putovanja (navesti konkretnu adresu namjeravanog boravišta, najamnine ili besplatnog smještaja);
• pružiti pozvanoj osobi kvalitetnu medicinsku podršku tijekom putovanja u obliku ugovora o plaćenim medicinskim uslugama ili medicinske police;
• financijski poduprijeti stranca, uključujući plaćanje ulaska i izlaska, hranu, smještaj i aktivnosti u slobodno vrijeme.

Neispunjavanje ili nepravilno ispunjavanje obveza propisanih važećim zakonodavni okvir, povlači za sobom kazne protiv primatelja.

Što napisati u svakom paragrafu: detaljna analiza

Pismo fizičke osobe zahtijeva da se u zahtjevu za poziv stranog državljanina navedu sljedeći podaci:

1. Naziv odjela Federalne službe za migracije, puno ime voditelja na čije se ime šalje zahtjev.
2. Podaci o putovnici primatelja (puno ime, podaci o registraciji, datum izdavanja putovnice).
3. Podaci o strancu (ime i prezime, godina rođenja, broj putovnice, datum izdavanja dokumenta).
4. Adresa predviđenog mjesta stanovanja.
5. Datum prijave, vlastoručni potpis podnositelja.

Ako je primatelj tvrtka ili organizacija, morat ćete dopuniti žalbu podacima sljedeće prirode:

1. Naziv organizacije, poštanski broj i registrirana adresa.
2. Podaci o registraciji LLC (matični broj, kontrolna točka, INN, OGRN itd.).
3. Potvrda činjenice da je primatelj registriran kao pravna osoba, plaća porez i da je ruski rezident.
4. Podaci o ovlaštenoj osobi (puno ime, potpis voditelja tvrtke, pečat organizacije).

U nekim situacijama, prilikom pozivanja stranih radnika, potrebno je osigurati dodatne priloge - potvrdu o dostupnosti radnog mjesta, jamstvo poslodavca za zapošljavanje pridošlice.

Gdje trebam predati jamstveno pismo?

U skladu sa zahtjevima Saveznog zakona br. 373 od 16. svibnja 2011., registraciju, izdavanje pozivnica i produljenja provodi Ministarstvo unutarnjih poslova Rusije. Jamstveno pismo dostavlja se Glavnoj upravi Ministarstva unutarnjih poslova u mjestu prebivališta primatelja, zajedno s potrebnim popratnim popisom dokumentacije i peticijom.

Prilikom pripreme dokumenata za ulazak strane osobe u Rusiju morate pažljivo provjeriti sve podatke kako se kasnije ne bi pojavili problemi.

GOST 7.0.8-2013 „Sustav standarda za informacije, knjižnice i izdavaštvo. Vođenje evidencije i arhiviranje. Pojmovi i definicije” objedinio je osnovna značenja pojmova koje ćemo dalje koristiti:

• odredište- pojedinosti koje sadrže podatke o primatelju isprave;
• detalji dokumenta– element dizajna dokumenta.

Dodatno, morate obratiti pozornost na novi termin atribut, koji se aktivno koristi pri radu s elektroničkom znanstvenom i tehničkom dokumentacijom i smatra se obavezna komponenta rekviziti dokument. Pravila za registraciju pojedinosti o "adresatu" utvrđena GOST R 6.30-2003 predviđaju razne opcije njegov dizajn - u njima su glavni atributi rekvizita "adresat" formalizirani ili nisu drugačije formalizirani.

I na kraju termin odredište treba razlikovati od zastarjelog koncepta adresat, koji se ipak spominje u prilogu Pravilnika o uredskom poslovanju u federalnim tijelima Izvršna moč(odobreno Uredbom Vlade Ruske Federacije od 15. lipnja 2009. br. 477) u smislu Autor, tj. pošiljatelj dokumenta(i iznad svega slova).

Budući da korespondencija obično zauzima više od 80% protoka dokumenata u organizacijama, razmotrit ćemo pravila za registraciju pojedinosti o "adresatu" na primjeru službenih službenih pisama, koja se sastavljaju u papirnatom obliku i šalju primatelju uglavnom putem pošta.

U procesu vođenja korespondencije, menadžeri, zaposlenici i služba za upravljanje evidencijom organizacije trebaju uzeti u obzir sljedeće čimbenike:

• tehnološkog, što znači da će organizacija svoje pismo poslati putem poštanskih ureda ili korištenjem usluga tvrtki koje dostavljaju korespondenciju. Te tvrtke i Ruska pošta djeluju kao neovisne treće strane tijekom procesa dostave. Prilikom sastavljanja pisma morate voditi računa o tome kako će biti poslano, pakirano, da su redoslijed i redoslijed registracije atributa poštanske adrese utvrđeni Pravilima za pružanje poštanskih usluga, koja su odobrena rezolucijama Vlade Ruske Federacije i povremeno se ažuriraju;
• menadžerski, jer Pismo može sadržavati:
  • specifično odluka uprave, prijedlog, izvješće ili zahtjev - može se uputiti višoj organizaciji ili ravnopravnom partneru, klijentu;
  • obvezna zapovijed ili normativni pravni akt koji se šalje podređenim organizacijama na izvršenje ili informaciju.
    Odnosno, svrha nastanka i sadržaj dokumenta, mjesto organizacije autora u sustavu upravljanja i odnos s primateljem pisma utječu na dizajn rekvizita „Adresat“. Osim toga, dopis se mora poslati na točku (organizacija, službenik, stručnjak, strukturna jedinica) gdje postoji ovlast za rješavanje pitanja navedenog u dokumentu, konačno i meritorno. Ako imate više pitanja/prijedloga za određenu organizaciju koja nisu međusobno povezana i čije je rješavanje u nadležnosti različitih osoba, onda je bolje da svakom „krajnjem primatelju“ napišete posebno pismo. A ako ne znate kome će biti dodijeljen rad na vašim pitanjima, možete ih staviti u pismo naslovljeno na Generalni direktor ili ga općenito uputite organizaciji;
• faktor bontona– potrebu poštivanja prihvaćenih pravila pristojnosti, uzimajući u obzir specifičnu situaciju poslovna komunikacija, status i položaj primatelja (pravni ili pojedinac, nadređena ili podređena organizacija, pismo se šalje prvi put ili stalnom dopisniku itd.).

Obrazac pisma organizacije

Za vođenje korespondencije gotovo svaka organizacija razvija i odobrava vlastiti obrazac pisma. Sastav njegovih detalja i primjeri dizajna mogu se naći:

• u GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni sustavi dokumentacije. Jedinstveni sustav organizacijske i upravne dokumentacije. Zahtjevi za pripremu dokumenata" (slike B.2 - B.4) i
• Metodološke preporuke za izradu uputa za uredski rad u saveznim izvršnim tijelima, odobrene. naredbom Rosarhiva od 23. prosinca 2009. br. 76 (klauzula 3.3.1 s dodacima).
  Organizacije posvećuju veliku pozornost razvoju obrasca pisma i čak ga uključuju u knjigu "korporativnog" stila, što je apsolutno pošteno, jer on je “lice” pravne osobe, formira sliku autora pisma i dojam o njemu. Ali ne radi se samo o kvaliteti papira i bojama boja koje se koriste za izradu forme. U obrascu se navodi puni i skraćeni naziv organizacije, organizacijski i pravni oblik i podređenost. Najvažnije je osigurati da podaci o autoru koji su na njemu navedeni budu ispravno oblikovani, navodeći sve načine kontaktiranja autora. U vanjsko okruženje to prenosi znakove stabilnosti, spremnosti na kontakt, otvorenosti i "dobre volje" organizacije.

Položaj detalja u obrascu može biti:

• uzdužni(kao u primjeru 1) ili
• kutak:
  • centriran(kao u primjeru 2) ili
  • zastava(atributi se nalaze u istoj bočnoj zoni, ali tekst svakog retka počinje od ruba lijeve margine).

Uzdužni i kutni obrasci imaju različito mjesto za atribut "adresat", označeno je narančastom ispunom (usporedite primjere 1 i 2).

Atributi atributa “adresat”.

Štoviše, odgovor na pitanje “Gdje?”, tj. registraciju atributa "adresa za slanje" GOST smatra neobveznom. Ako se uklapa, tada se njegovi elementi pišu redoslijedom predviđenim Pravilima za pružanje poštanskih usluga (ovo se utvrđuje Metodološke preporuke o izradi uputa za uredsko poslovanje u federalnim organima izvršne vlasti, Prilog br. 11). Označavanje poštanske adrese na samom pismu postaje zgodno kada se koristi omotnica s prozorom, u kojoj će biti vidljivi svi podaci o primatelju (kome i gdje pismo treba dostaviti), tada ti podaci ne moraju biti umnoženo na omotnicu ručno ili lijepljenjem “naljepnice”. Uz velike količine korespondencije, ovaj pristup značajno štedi vrijeme i novac.

Ako je pismo adresirano državno tijelo, tijelo lokalne uprave, vrhovna vlast, viša organizacija, atribut "adresa za slanje" još uvijek nije izdan (naveden je samo na omotnici). Pogledajte primjere 3 i 4.

Ako je pismo poslano prvom šef ove "superiorne organizacije", onda se naziv organizacije uključuje u radno mjesto, vidi primjere 5 i 6. I radno mjesto i puni naziv pišu se u dativu.

Primjer 1

Sažmi emisiju

Primjer 2

Sažmi emisiju

Primjer 3

Sažmi emisiju

Primjer 4

Sažmi emisiju

Primjer 5

Sažmi emisiju

Primjer 6

Sažmi emisiju

Ako slovo upućeno ravnopravnoj ili nižoj organizaciji treće strane, tada "primatelj" pisma može uključivati ​​poštansku adresu, koju je najbolje odvojiti od naziva organizacije s 1,5-2 proreda i počinje malim slovom kako je propisano GOST R 6.30-2003 (na primjer, " ulica” ili “pr.”):

Primjer 7

Sažmi emisiju

Ako je pismo adresirano upravitelju organizacija, tada pozicija uključuje puni naziv organizacije s naznakom organizacijsko-pravnog oblika:

Primjer 8

Sažmi emisiju

Ako je pismo naslovljeno na čelnika organizacije s kojom se komunikacija ne provodi prvi put, onda je bolje ne navesti poštansku adresu.

Ako je pismo adresirano zamjenik upravitelja ili drugi dužnosnik (a ne prvi upravitelj), tada su dopuštene opcije (sa ili bez dodavanja poštanske adrese), a treba obratiti pozornost na velika i mala slova i prored. Obraćanje službenoj osobi uvijek se vrši u dativu; ako je naziv organizacije odvojen od položaja, onda se piše u nominativu:

Primjer 9

Sažmi emisiju

Primjer 10

Sažmi emisiju

Ako je pismo adresirano strukturna jedinica organizacije, zatim u atributu "adresat" prvo navedite naziv organizacije (dopuštene su utvrđene kratice), a tek onda - ovu strukturnu jedinicu u nominativnom slučaju.

Preporučljivo je napraviti prored u primjerima 7, 10 i 11 kako bi se razdvojili atributi atributa "adresat" kako bi se ubrzala percepcija i izolacija informacija od strane primatelja, ali to nije striktan zahtjev.

Primjer 11

Sažmi emisiju

Primjer 12

Sažmi emisiju

Ako je pismo upućeno voditelju strukturne jedinice, tada je naziv organizacije (u nominativnom slučaju) uključen u atribut "adresat", a naziv jedinice uključen je u puni naziv pozicije u dativ:

Primjer 13

Sažmi emisiju

GOST R 6.30-2003 uspostavlja metoda generaliziranog dizajna adresata pri slanju pisama u nekoliko homogenih organizacija ili nekoliko strukturne podjele jedna organizacija. Ova metoda osigurava:

• na samom pismu, dizajn općeg naziva adresata;
• dodatno sastavljanje posebnog popisa za slanje poštanskih pisama, koji uključuje njihova konkretna imena i poštanske adrese.

Primjer 14

Sažmi emisiju

Primjer 15

Sažmi emisiju

Pogledajte članak “Stvaranje omotnica u MS Wordu” da biste saznali kako prilagoditi svoju adresu pošiljatelja, brzo izraditi mnogo omotnica prema zadanom predlošku i listi za slanje e-pošte, ukrasiti ih pozadinom ili dizajnom (ideje za ukrašavanje omotnice za 23. veljače i ožujak Predlaže se 8

Mailing List ili Mailing List generira izvršitelj pisma na temelju klasifikatora organizacija i njihovih adresa, koji se obično akumulira u službi za upravljanje uredom kao rezultat operacija registracije dokumenata (u EDMS ili u Word, Excel tablicama). Na svakoj omotnici u kojoj je svaki primjerak pisma zapečaćen, naznačen je konkretan naziv i adresa organizacije u skladu s mailing listom. Na temelju ovog popisa, informacije o ispisu na omotnicama mogu se automatski konfigurirati čak i putem Worda.

Potrebno je napomenuti da ovu metodu obično koristi viša organizacija kada šalje dopise svojim podređenim tijelima.

Međutim ako nema više od 4 primatelja jednog pisma, tada su svi primatelji registrirani na samom dokumentu, tada možete i bez mailing liste (riječ “Kopiraj” ne pojavljuje se ispred 2., 3. i 4. primatelja). Ovo ograničenje broja adresata u jednom pismu utvrđeno je GOST R 6.30-2003 i zdravim razumom. U tom slučaju, adresa se sastavlja u gornjem desnom kutu kao popis podataka o "adresatu" za svako tijelo/organizaciju, ali svi primjerci takvog pisma su potpisani kao izvornici, a svaki primjerak je zapečaćen u zasebnoj omotnici na kojoj je izdana odgovarajuća određena poštanska adresa.

Ovaj način adresiranja pogodan je za korištenje kada je potrebno obavijestiti o prekršajima ili značajnim događajima, prvenstveno višim, nadzornim i regulatornim tijelima. Na taj će način svi primatelji vidjeti kome je još ovo pismo poslano.

Primjer 16

Sažmi emisiju

Ako pismo istog sadržaja (pismo ponude, na primjer) treba poslati na više "neovisnih" organizacija, onda je bolje izdati svako pismo u statusu originala, tj. Na svakom naznačite pojedinog primatelja. pri čemu registracijski brojevi ova će slova biti drugačija.

Registracija podataka o "adresatu" prilikom održavanja dopisivanje s pojedincima ima svoje karakteristike. Prvi atribut je prezime u dativu, zatim inicijali i onda poštanska adresa:

Primjer 17

Sažmi emisiju

Prilikom upućivanja pisma službenoj osobi s naznakom njegovog položaja, sastavljaju se inicijali prije prezime (vidi primjere 9, 10, 13), budući da se glavna identifikacija primatelja provodi nazivom radnog mjesta. Prilikom upućivanja pisma privatnoj osobi, navode se njeni inicijali iza prezimena (primjer 17), budući da je naša identifikacija kao građana prvenstveno prezimenom. Pri oblikovanju prezimena i inicijala odvajaju se razmakom, inicijali se ne odvajaju razmakom, tj. “I.I. Ivanov”, ali ne i “I. I. Ivanov."

Kako ispravno poslovno dopisivanje smanjiti dvojna imena i dvostruki patronimi adresata, napisani s crticom, na primjer, Khozh-Ahmed Sultanovich, Khalimat Abrek-Zaurovna? Pogledajte odgovor na pitanje „Kako je pravilno u poslovnoj korespondenciji skraćivati ​​dvojna imena i dvojna patronime primatelja napisana s crticom? »

Kako ne biste pogriješili prilikom adresiranja, potrebno je na web stranicama organizacija saznati točne poštanske adrese, puna imena i titule rukovoditelja i druge informacije koje će vam pomoći da najbolje uspostavite komunikaciju u prvoj fazi percepcije dokumenta. Možete pokušati dobiti slične informacije od tajnika ili ih prikupiti iz dokumenata primljenih od ove organizacije.

Obratite posebnu pozornost na korištenje velikih slova i mala slova u nazivima organizacija i položaja. Norme ruskog jezika predlažu pisanje položaja malim (malim) slovom, ali određeni visoki položaj može se pisati velikim slovom, ako je tako predviđeno sastavni dokumenti i lokalnog propisi organizacija primatelj. Obratite pozornost na ove suptilnosti.

Faktor bontona

Apel- konvencionalna etiketna fraza, govorna formula koja izražava poštovanje i prijateljski, uljudan odnos prema primatelju. Preporuča se prekinuti uskličnik , naglašavajući značaj i pitanja i apela ovoj osobi.

Najčešće kontaktirani imenom i patronimom(Primjer 18), mnogo rjeđe - po poziciji(Primjer 20). Druga opcija je strogo poslovne prirode i koristi se kada se obraća osobi na visokom položaju. službeni položaj u vladi i općinske vlasti, velika organizacija. Još rjeđe kontaktiraju prezimenom bez inicijala(Primjer 19) - time se naglašava "distanca", formalnost odnosa između autora i primatelja, prilično tipična za dopisivanje s privatnom osobom.

Primjer 18

Obraćanje imenom i patronimom

Sažmi 20

Drugi način posebnog poštovanja prema primatelju očituje se u „okviru etikete“: “Dragi...” – "S dubokim poštovanjem,", koji se koristi kada se obraća osobi višeg ranga (predsjedniku upravnog odbora, čelniku višeg organa ili tijela upravljanja i sl.), kao iu slučaju upućivanja čestitki, na primjer, za godišnjicu.

Apel "Skup..."čak iu slučaju čestitke primatelju, treba ga koristiti s oprezom, jer U službenim odnosima ipak se mora zadržati određena menadžerska distanca.

Apel "Draga" trenutno se smatra zastarjelim, suvišnim - ne zadovoljava standarde moderne poslovni stil ruski književni jezik.

Postupno su se pojavila posebna pravila rukovanja u radu sa žalbama građana. Kao odgovor na njihova pisma "najbolje prakse" Državna tijela i jedinice lokalne samouprave preporučuju sljedeće govorne formule:

Primjer 22

Sažmi emisiju

No, bez obzira na problem koji je postavljen u žalbi građanina, bez obzira na situaciju (konflikt, pritužba ili žalba na osobni problem, prvi put ili ponovljeno itd.), ipak je univerzalna formula za obraćanje građanima oslovljava se imenom i patronimom (kao u primjeru 18).

Komercijalne organizacije, kada dopisuju s kupcima i razmatraju njihove pritužbe, mogu se voditi istim preporukama.

Građanski zakonik Ruske Federacije obvezuje porezne inspektore da provjeravaju vjerodostojnost podataka sadržanih u dokumentima predanim za registraciju LLC poduzeća. Između ostalog, moraju provjeriti pravnu adresu organizacije koja se osniva. Kako bi se pojednostavio ovaj zadatak, zaposlenici tijela za registraciju zahtijevaju jamstveno pismo od podnositelja zahtjeva na pravnu adresu.

Jamstveno pismo za registraciju LLC preduzeća

Tekstom takvog pisma i potpisom pravna ili fizička osoba jamči da je spremna iznajmiti prostor koji je u njenom zakonskom vlasništvu čim LLC prođe državnu registraciju. Najmodavac također jamči da prostor pripada njemu po zakonu i da sklapanjem ugovora o najmu ne vrijeđa interese trećih osoba. Pismu je priložena kopija potvrde o državnoj registraciji prava vlasništva.

Uredski prostor ne mora biti uredski prostor. Dopušteno je koristiti adresu kao pravnu adresu proizvodni prostori(skladište, radionica), ako se jedino izvršno tijelo DOO zaista može nalaziti u njemu i ako osigurava nesmetan prijem dopisa upućenih DOO. Ako podnositelj zahtjeva pokuša registrirati LLC u garaži, tijelo za registraciju može imati potraživanja - morat će se dokazati stvarnost uredskog aranžmana.

U slučaju “kupnje” pravne adrese treba biti oprezan. Oslonite se samo na tvrtku s dobrom reputacijom, inače riskirate da vam se uskrati registracija. Vaš "ured" može se pokazati kao mjesto masovne registracije tvrtki, ruševna zgrada ili zgrada u izgradnji, vojna jedinica ili klinika. Dešava se da adresa kao takva ne postoji. Bilo bi dobro sve još jednom provjeriti.

Ako se adresa u potvrdi o vlasništvu i jamstvenom pismu malo razlikuje, u dokumentima za registraciju LLC-a navedite onu iz pisma, jer će ona biti navedena u ugovoru o najmu.

Jamstveno pismo nije među potrebnim dokumentima za registraciju LLC poduzeća, ali njegov nedostatak može rezultirati odbijanjem registracije. Propali vlasnik vlastiti posao mogu braniti slučaj na sudu, gdje će porezna uprava dokazati da nisu dobili priliku provjeriti točnost pravne adrese. Plenum Vrhovnog arbitražnog suda doista ne smatra nepostojanje jamstvenog pisma dokazom nepouzdanosti pravne adrese. Međutim, svaki sudski spor je neugodan postupak, a još više na prvom koraku prema vlastitom poslu. Stoga preporučujemo da preuzmete uzorak jamstvenog pisma na pravnu adresu, pripremite dokument i podnesete ga zajedno sa zahtjevom za registraciju LLC preduzeća.

Ažurirani uzorak jamstvenog pisma za davanje pravne adrese možete pronaći na našoj web stranici.

Jamstveno pismo nije potrebno ovjeravati kod javnog bilježnika. Dovoljno je da vlasnik u telefonskom razgovoru sa zaposlenikom matičnog tijela potvrdi činjenicu postojećeg sporazuma.

Jamstveno pismo pravne osobe

Što se tiče sadržaja pisma, ne postoji jedinstveni uzorak jamstvenog pisma za davanje adrese. Možete koristiti naš uzorak, zadržavajući logiku dokumenta i ne zaboravljajući navesti tražene informacije, kao što su:

• u "zaglavlju" - detalji zakupodavca i naziv IFTS-a, gdje bi trebalo registrirati tvrtku;
• detaljnu adresu, površinu zakupljenog prostora i njegove karakteristike - kako će biti naznačeno u ugovoru o zakupu;
• ime voditelja LLC društva koje se osniva i naziv njegove tvrtke;
• potvrda spremnosti za prijenos prostora na korištenje prema ugovoru o zakupu.

Za registraciju LLC nije potrebno navesti datum u jamstvenom pismu. Možete navesti, ali nema veze - jamstveno pismo nema rok valjanosti.

Napomena: u jamstvenom pismu vlasnik navodi da će sklopiti ugovor o najmu s voditeljem doo kada se doo registrira, ali nije dužan to učiniti. Jamstvenim pismom potvrđuje da nema ništa protiv da se na adresi nekretnine koju posjeduje upiše određena pravna osoba. U konačnici, hoće li sklopiti dogovor ili odbiti ovu ideju slobodan je izbor vlasnika, a jamstveno pismo za njega nije dekret. Stoga, ako želite biti sigurni da će kvadrati ostati vaši, šminkajte se predugovor sa stanodavcem.

Sve to djeluje i u suprotnom smjeru: čelnik DOO-a nije dužan, nakon registracije tvrtke, iznajmiti ured od osobe koja je prilikom registracije DOO-a dala jamstveno pismo o najmu. Ako ste odbili predugovore, morat ćete obavijestiti poreznu upravu o promjeni pravne adrese. To se radi u obliku P13001 ili P14001. Prvi se koristi ako je u povelji navedena pravna adresa, što znači da će se s njegovom promjenom morati prilagoditi i tekst povelje. Drugi obrazac prikladan je za ona LLC društva čija statuta ne gubi na važnosti zbog promjene pravne adrese.

Jamstveno pismo na pravnu adresu od pojedinca

Ako registrirate LLC na kućnoj adresi voditelja, tada vam neće trebati jamstveno pismo za registraciju pravne adrese. U tom slučaju trebat će vam suglasnost vlasnika prostora i, eventualno, drugih osoba registriranih u njemu. Zahtjeve provjerite u inspekcijskom uredu u kojem se planirate prijaviti.

Jamstveno pismo na pravnu adresu od pojedinca potrebno je u situaciji kada je pojedinac vlasnik prostora koji iznajmljuje organizacija. Sastavlja se po analogiji s pismom pravne osobe. Ovdje se više neće pojavljivati ​​samo podaci o tvrtki. Samo prezime, ime, patronim građanina, njegov pristanak na registraciju tog i tog LLC-a na toj i toj adresi, uvjerenje da je vlasnik, da ne krši interese države i trećim osobama sklapanjem ugovora o najmu i sl.

Zanimljivo je da vlasnik nestambeni prostori ima pravo izdati jamstveno pismo za sebe ako djeluje kao osnivač LLC društva i želi koristiti prostorije u svom vlasništvu kao pravnu adresu. Takvo pismo se sastavlja kao dano jamstvo za najam pravna osoba fizički. Tijelo za registraciju neće biti zbunjeno činjenicom da se ime voditelja LLC i najmodavca podudara.

Tko god djeluje kao najmodavac, mora biti spreman da ga kontaktira djelatnik registracijskog tijela na kontakt broj naveden u jamstvenom pismu. Ovo je uobičajena procedura, jer zaposlenik koji je prihvatio dokumente za registraciju LLC-a mora biti siguran da su navedeni podaci točni. Ako stanodavac nije dostupan ili ne odgovori, postoji mogućnost da LLC neće biti registrirano, smatrajući jamstveno pismo nevažećim.