IN Großunternehmen Jährlich wird mit Zehntausenden Gegenparteien Korrespondenz geführt und von Tausenden Mitarbeitern interne Dokumente erstellt. Ein Teil der Korrespondenz kann in Papierform empfangen und bearbeitet werden. Elektronische Büromanagementsysteme helfen Unternehmen dabei, ihre Arbeitseffizienz um ein Vielfaches zu steigern und eine einzige Ablage aller Dokumente zu schaffen.

„Office“ deckt den gesamten Zyklus der Arbeit mit Papierdokumenten ab: von der Erfassung über die Registrierung bis zur Ablage im Archiv. Die Funktionalität ist voll stimmig Russische Standards Büroarbeit, sodass Sie die meisten „manuellen“ Vorgänge automatisieren können.

Führen einer Liste von Fällen und Protokollen

Die genehmigte Zusammensetzung der Nomenklatur der Fälle wird in einem speziellen Verzeichnis des Systems geführt. Bei der dezentralen Dokumentenerfassung werden Erfassungsorte innerhalb von Struktureinheiten bereitgestellt.

Nomenklatur der Fälle

Bei der Vorbereitung von Dokumenten für die Übertragung ins Archiv können Sie für jede Nomenklaturdatei automatisch das Deckblatt der Datei sowie eine Liste der Dokumente ausdrucken. Die Zeit zur Vorbereitung der Archivierung und Suche im Archiv wird um ein Vielfaches verkürzt.

Registrierung von Dokumenten

Um ein Dokument in DIRECTUM einzugeben, füllen Sie die erforderlichen Felder der Registrierungs- und Kontrollkarte (RCC) aus und es wird automatisch eine Registrierungsnummer zugewiesen. Ein flexibles Nummerierungssystem ermöglicht es Ihnen, einem Dokument im Rahmen jedes Registrierungsprotokolls willkürlich und automatisch eine Nummer zuzuweisen. Die Nummer kann einen Abteilungscode, einen Journalcode und alle erforderlichen Details enthalten. Mit der Implementierung der Lösung wird die durchschnittliche Zeit für die Dokumentenregistrierung um 35–50 % reduziert.

RKK-Beispiel

RKK enthalten Primärdaten (Abteilung, Registrierungsdatum, Registrierungsnummer usw.) sowie Informationen über den Status eines Papierdokuments, beispielsweise seinen Standort. Beim Verschieben eines Dokuments zwischen Abteilungen verfügt jeder Registrierungsort über einen eigenen RCC. Sie können die Bewegung eines Papierdokuments innerhalb eines Unternehmens anhand der Kette der erstellten RCCs verfolgen.

Sie können dem RKK auch ein Dokument oder ein gescanntes Bild davon beifügen. Um eine große Dokumentenmenge schnell zu erfassen, kommt der Streaming-Eingabedienst DIRECTUM Capture Service zum Einsatz. Es unterstützt verschiedene Arten der Dokumenteneingabe: Erfassen von Email oder aus dem Dateisystem (zum Beispiel von einem Scanner).

Die Funktion zum Erstellen von RKK und zum Ausfüllen von Daten kann auf die intelligenten Mechanismen von Ario übertragen werden. Nach Erhalt des Dokuments klassifizieren sie es selbstständig, erkennen den Text und füllen das RCC mit den extrahierten wesentlichen Informationen. Der Sachbearbeiter kann lediglich die Richtigkeit des Ausfüllens überprüfen. Dadurch können Sie die Registrierungszeit weiter verkürzen und die Anzahl der Routinevorgänge reduzieren.

Prüfung und Ausführung eingehender Dokumente

Nach der Registrierung eines eingehenden Dokuments sendet der Sachbearbeiter es mit wenigen Klicks zur Prüfung an den Manager. Basierend auf den Ergebnissen der Prüfung des Dokuments erstellt die Sekretärin oder der Manager selbst Anweisungen zum Dokument.

Wenn der Manager einen Assistenten hat, erfolgt die Vorprüfung des Dokuments mit der Erstellung eines Beschlussentwurfs durch seinen Assistenten. Der Manager kann den Beschlussentwurf nur genehmigen und Anweisungen zur Ausführung senden.

Bei der Ausführung von Aufträgen wird Folgendes sichergestellt:

• Aufzeichnung der Korrespondenz bezüglich der Ausführung;
• die Fähigkeit zu delegieren und zur Überarbeitung einzusenden;
• Kontrolle der Fristen, Anträge auf eine neue Frist.

Controller überwachen die Ausführung visuell. Eine kurze Zusammenfassung, die die Situation zu den entsprechenden Aufträgen widerspiegelt, steht allen an der Arbeit Beteiligten zur Verfügung.

Ordnungsbaum

Versenden von Briefen an Korrespondenten

Die Lösung ist eng mit dem Modul „Austausch mit Kontrahenten“ verknüpft. Sobald ein ausgehender Brief genehmigt wurde, kann er problemlos über Dokumentenaustauschsysteme an die Empfänger gesendet werden. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, das Dokument mehrmals auszudrucken, und die Versandkosten werden gesenkt.

Darüber hinaus können Sie für ausgehende Dokumente eine Mailingliste für Organisationen festlegen und automatisch E-Mails an Empfänger senden oder Umschläge drucken, die den Standards der Russischen Post entsprechen.

Umschlagdruck

Registrierung und Einarbeitung in organisatorische und administrative Dokumente

Die Erstellung und Übermittlung von Verwaltungsdokumenten zur Genehmigung erfolgt vollautomatisch. Es reicht aus, die erforderlichen Daten im Aktionsassistenten einzugeben. Anschließend generiert das System ein Dokument und sendet es zur Genehmigung und Unterzeichnung an die erforderlichen Mitarbeiter:

Nach der Unterzeichnung kann das Organisations- und Verwaltungsdokument interessierten Mitarbeitern zur Prüfung zugesandt werden. Dazu müssen Sie die RKK-Mailingliste ausfüllen. Diese Liste kann in Zukunft auch zur Verteilung eines anderen Dokuments verwendet werden.

Mitarbeiter aus der Mailingliste erhalten den Auftrag, das Dokument zu prüfen. Im DIRECTUM-System reicht es zur Bestätigung der Einarbeitung aus, die Aufgabe abzuschließen. Und wenn eine Aufgabe gesendet wird, um sich mit einem Dokument vertraut zu machen, das nicht im System erfasst ist, wird dies im Text der Aufgabe angezeigt und die Ausführenden machen sich mit dem Dokument in Papierform vertraut.

Suche und Analyse

Anhand bekannter Details können sowohl das elektronische Dokument selbst als auch dessen RKK gefunden werden, zusammen mit Informationen über den Ort und den Stand der Ausführung des Dokuments.

Suche nach RKK

Mithilfe des Barcodes auf dem Papieräquivalent des Dokuments können Sie das benötigte Dokument zusammen mit der RKK auch schnell finden. Dank der schnellen Identifikationstechnologie wird der Barcode von einem speziellen Scanner gelesen, woraufhin das System das Dokument automatisch findet und die damit verbundenen Aufgaben erledigt.

Fenster für Aktionen für ein gefundenes Dokument

Um die Effizienz der Benutzer zu analysieren, stellt das System spezielle Berichte bereit: „Liste der Einweisungen“, „Kontrolle der Fristen für die Ausführung von Aufträgen“, „Statistik der Ausführung von Aufträgen“, „Zurückzugebende Dokumente“ usw.

Beispielbericht

Der Web-Client kann in Remote-Büros einer geografisch verteilten Organisation oder als Haupt-Client verwendet werden und bietet plattformübergreifende Funktionalität und einfache Verwaltung. Zum Arbeiten benötigen Sie lediglich einen Internetzugang.

Eingehende RKK im Webbüro

Wirkung der Umsetzung

Mit der Lösung erhalten Mitarbeiter zeitnah Aufträge und Anweisungen zur Ausführung. Ausführungskontrolle Managemententscheidungen wird völlig transparent.

• Auf ein Minimum verringert das Risiko, Dokumente zu verlieren
• 2 mal Die Zeit für die Vorbereitung und Genehmigung eines ausgehenden Briefes wird verkürzt
• 12 Mal beschleunigt die Suche nach dem Speicherort von Papierdokumenten
• 2 mal die Aufbereitung von Informationen für das Management zur Ausführung von Weisungen wird beschleunigt
• Um 20 % Die Umsetzung von Managementanweisungen wird zunehmen

Durch den Kauf einer Vielzahl von Komponenten für mobile und Unterhaltungselektronik Im Sotovik-M-Store empfehlen wir gleichzeitig, sich mit Büromaterial einzudecken – ohne sie sind die Arbeitsabläufe eines Unternehmens oder einer gemeinnützigen Einrichtung nicht möglich. Wenn Sie Büromaterial in großen Mengen kaufen möchten, dann stöbern Sie in unserem Sortiment.

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Besonderheit Olympus Electronic Office zeichnet sich durch seine reichhaltige Funktionalität aus, die aus der klassischen Büroarbeit stammt.

Im großen Maßstab Industrieunternehmen Zu den Aufgaben der Sekretärin (Sachbearbeiterin) gehört nicht nur die Erfassung von Dokumenten, sondern auch eine Vielzahl weiterer Aufgaben:

• Festlegung des Managers, dem das eingehende Dokument zur Lösung vorgelegt werden soll
• Vorbereitung von Vorbeschlüssen
• Übergabe des Dokuments an den Testamentsvollstrecker
• originale Rücklaufsteuerung
• zusammenfassende Analyse der Aufgabenausführung
• Kontrolle über die Ausführung von Aufträgen
• Erstellung von Abschlussberichten über unerfüllte Aufgaben
• Versand ausgehender Dokumente
• Suchen Sie auf Anfrage nach dem gewünschten Dokument
• Drucken, Scannen
• und sogar Lagerung riesige Menge Unterlagen. Für all das ist ein guter Sachbearbeiter verantwortlich.

Das elektronische Büro Olympus ist in der Lage, die Arbeit zu erledigen gute Menschen einfacher und effizienter!

Automatische Registrierung:

Automatische Kontrolle erneut erhaltener Dokumente

Das System selbst fängt Dokumente ab, die wieder in die Organisation gelangen, und warnt davor.

Automatische Benachrichtigungen über die Rückgabe des Originals

Das System stellt ein Diagramm der Bewegung des Originals bereit und benachrichtigt den Registrar, wenn es nicht rechtzeitig zurückgegeben wird.

Praktisches Verbindungssystem

Links zu Dokumenten in Olympus bieten die Möglichkeit, eine detaillierte Historie aller miteinander verbundenen Dokumente, einschließlich Archivdokumente, zu erhalten, die zusätzlich erstellt, gelöscht oder geändert wurden.

Berichtsdesigner

Mit dem Berichtsdesigner des Olympus-Systems kann ein Mitarbeiter die von ihm benötigten Berichte ohne die Hilfe eines Administrators oder Programmierers erstellen. Auf diese Weise werden häufig Berichte über nicht ausgeführte Dokumente oder Kontrolldokumente erstellt.

Flexibles Filtersystem

Das Olympus-System bietet die Möglichkeit, eine Anfrage zur Suche nach Dokumenten mithilfe einer Filterzeile durchzuführen. Über die Filterzeile können Sie viele variable Suchbedingungen für das gewünschte Dokument formulieren.

Elektronisches Büro im Olympus-System ist ein Tool zur Organisation digitaler Büroarbeit. In diesem Segment werden alle Informationen im Zusammenhang mit Unternehmensdokumenten gesammelt. Es enthält den Benutzerverlauf; speichert alle Dokumentlinks; informiert über die Frist; umfasst alle mit dem Dokument erstellten Dateien; gibt Antworten auf Fragen von ausübenden Künstlern und Verantwortlichen zum Dokument sowie zu den Ergebnissen ihrer Arbeit.

Ausführungskontrolle

Ausführungskontrolle im Olympus-System- Dies ist eine umfassende Funktionalität, die Informationen über den Zeitpunkt, die Phasen und die Ergebnisse der Ausführung von Aufträgen liefert. Diese Funktionalität ist im gesamten System vorhanden, vom elektronischen Büro bis zur strukturierten Speicherung. Grundlage der Funktionalität sind Fristen für die Ausführung von Dokumenten und Weisungen sowie die Meldung bei Nichteinhaltung dieser Fristen.

Visualisierung der Ausführungskontrolle

1. Farbliche Anzeige und Meldungen des Olympus-Systems über versäumte Fristen.
2. Ein spezieller Modus mit der Gesamtzahl der empfangenen, übernommenen, fristgerecht erledigten, zeitverzögert erledigten und nicht fristgerecht erledigten Aufgaben.
3. Ein ganzes System von Berichten über die Ausführung von Anweisungen im Kontext des Dokuments, der Ausführenden und der Vorgesetzten.

Besondere Kontrolle

Für die termingerechte und qualitativ hochwertige Ausführung der Aufgaben verfügt Olympus über ein spezielles Kontrollsystem. Sein Wesen besteht darin, dass alle wichtigen der Kontrolle zugewiesenen Aufgaben das Verfahren der Entziehung der Kontrolle durchlaufen müssen, d.h. Schließen. In manchen Fällen erfordert die Entziehung einer Aufgabe eine Beurteilung der Qualität der geleisteten Arbeit durch einen kompetenten Spezialisten. Dann kann das System zusätzlich ein Bestätigungsverfahren anwenden.

Bildung einer Kontrollordnung

1. Mit der Erteilung von Kontrollaufträgen geht die Bestellung eines Mitarbeiters einher, der die Qualität der Ausführung überwacht und ggf. bestätigt.
2. Bei Kontrollaufträgen wird der Koeffizient automatisch berechnet Leistungsdisziplin.
3. Der Sondermodus „Analyse der Ausführung von Kontrollaufgaben“ zeigt Informationen über die Aktualität der Ausführung von Kontrollaufgaben.
4. Analysepanels auf dem Desktop wandeln diese Informationen in grafische Form um.

Dokumenten-Management

Eine ordnungsgemäße Dokumentenverwaltung ist der Schlüssel effiziente Arbeit Abteilung, Abteilung, Service und die Organisation als Ganzes. „Dokumentenverwaltung“ im Olympus-System- Das modernes Instrument Führung eines Großunternehmens mit besonderem Schwerpunkt auf Geschäftsprozessen auf hoher Ebene.

„Dokumentenmanagement“ ist ein Segment des Moduls Document Flow - Olympus, das auf dem Prinzip eines Planers basiert, d. h. Alle Aufgaben und Dokumente, die ein Mitarbeiter erhält, werden in einer Liste zusammengefasst.

Die Liste zeigt Art der Aufgabe, Thema, Inhalt, Eingangsdatum, Fälligkeitsdatum und von wem sie stammt. Diese Liste kann problemlos um die gewünschte Spalte ergänzt werden.

Ein roter Hintergrund weist auf eine überfällige Aufgabe hin, sodass Sie sich daran erinnern können, diese zu erledigen. Das System verfügt über eine erweiterte Steuerung, wenn eine Farbanzeige die bevorstehende Frist für die Ausführung eines Dokuments anzeigt.

Unterhalb der Liste der Lesezeichen sehen Sie alle Weitere Informationen die zur Entscheidungsfindung benötigt werden. Dies ist der Text des Dokuments, die detaillierte Aufgabe, die Geschichte der Bewegung und zugehörige Dokumente.

Das Programm macht es einfach, das benötigte Dokument zu finden und den Verlauf der Arbeit damit anzuzeigen. Darüber hinaus zeigt die Geschichte, in wie vielen Kreisen das Dokument bereits kursierte, wer es zur Arbeit gebracht hat und wer noch nicht.

Schneller Erhalt der Informationen:

• wer hat das Dokument initiiert;
• wer stimmte zu;
• wer hat es derzeit?
• welche Kommentare wurden von wem zu dem Dokument abgegeben;
• ob dieses Dokument mit anderen Dokumenten in Zusammenhang steht und wie, mit der Möglichkeit, auch verwandte Dokumente zu öffnen;
• Sehen Sie sich für einen Mitarbeiter, eine Dienstleistung, eine Abteilung oder das gesamte Unternehmen als Ganzes das Bild der ausgeführten und nicht erfüllten Aufträge an.

Einfaches Arbeiten mit einer Vielzahl von Dokumenten:

• das System selbst generiert eine Liste der zu berücksichtigenden Dokumente;
• das System informiert Sie darüber, welche Dokumente eine dringende Entscheidung erfordern;
• das System informiert über die ablaufende Frist;
• Das System ermöglicht es, Ihre Arbeit zu delegieren und die termingerechte Ausführung einfach zu kontrollieren.
• Mit dem System können Sie den Arbeitsverlauf für jedes Dokument abrufen.
• Das System ermöglicht es Ihnen, während Ihrer Abwesenheit Stellvertreter zu ernennen und zu sehen, wie der Stellvertreter gearbeitet hat.

Einfache Dokumentenverwaltung:

• Erhöhung der Geschwindigkeit des Informationsaustauschs;
• Erhöhung der Leistungsdisziplin der Mitarbeiter;
• Einhaltung von Vertragsfristen;
• die Möglichkeit, schnell die notwendigen Informationen zu erhalten, ohne den Arbeitsplatz zu verlassen.

Lagerstruktur

Die strukturierte Dokumentenablage des Olympus-Systems ist nicht nur eine Bibliothek mit eingeschränktem Zugriff auf Ordner, sondern eine individuelle „Wissensdatenbank“ für jeden Mitarbeiter. Das Prinzip des Aufbaus des Olympus-Speichers basiert auf den Zugriffsrechten des Benutzers auf Abschnitte, Ordner, Dokumente und Dateien. Das System baut automatisch für jeden Mitarbeiter eine individuelle Archivstruktur auf. Der Benutzer sieht nur die Abschnitte und Dokumente, für die er Rechte hat.

Darüber hinaus hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, Teile der Archivstruktur, Ordner und Dokumente in seinen persönlichen Speicher zu kopieren. Diese Funktion ermöglicht es dem Benutzer, die benötigten Informationen oder Dokumente noch schneller zu erhalten.

Füllen des Speichers

Der Speicher im Olympus-System wird automatisch mit Dokumenten gefüllt, basierend auf den Ergebnissen des Abschlusses des Arbeitszyklus mit dem Dokument. Mit dieser Technologie können Sie akkumulieren Notwendige Dokumente in den entsprechenden Abschnitten, ohne dass für diese Arbeit konkret Zeit eingeplant wird.

Wenn ein neues Dokument im Repository erscheint, benachrichtigt das System den Mitarbeiter, wenn er solche Benachrichtigungen abonniert hat.

Einfaches Arbeiten mit Dokumenten

Olympus Storage zeichnet sich durch funktionale Dienste aus, die den Komfort beim Arbeiten mit Dokumenten bestimmen:

• Versionierung;
• Links zu Dokumenten (storniert, abgelaufen, zusätzlich);
• Auszug aus dem Archiv;
• Ausgabe des Originals;
• Lagerattribute (Inventarnummer, Lager, Regal, Regal, Anzahl der Exemplare).

Typischerweise liegt die Verantwortung für die Sicherstellung des „Papier“-Dokumentenflusses und die Überwachung der Auftragsausführung bei den an der Büroarbeit beteiligten Organisationsbereichen: dem Büro, der Geschäftsführung sowie den Büroarbeitsverantwortlichen in Strukturabteilungen. Für sie ist das Modul „Office“ des elektronischen Dokumentenmanagement- und Interaktionsmanagementsystems DIRECTUM gedacht. Dieses Modul erleichtert die Durchführung routinemäßiger Vorgänge zur Verarbeitung von Papierdokumenten gemäß den Anforderungen der staatlichen Haushaltsbildungseinrichtung, auf denen die traditionelle russische Büromanagementtechnologie basiert:

• einheitliche Registrierung der gesamten ein- und ausgehenden Korrespondenz sowie interner Dokumente mithilfe von Registrierungs- und Kontrollkarten (RCC);
• Registrierung des Standorts eines Papierdokuments in jeder Phase seines Lebenszyklus: Überprüfung durch das Management, Genehmigung des Dokumententwurfs, Ausführung usw.;
• Ausübung der Kontrolle über die rechtzeitige Ausführung von Anweisungen, Beschlüssen und Weisungen des Managements;
• Abschreibung von Dokumenten in der Akte gemäß der in der Organisation angenommenen Nomenklatur der Akten;
• schnelle Suche notwendige Informationen je nach Zustand, Verfügbarkeit, Bewegung von Papierdokumenten;
• Beschaffung der erforderlichen Standardformulare und Journale sowie statistischer Berichte über den Dokumentenfluss der Organisation.

Darüber hinaus ermöglicht Ihnen das Modul „Office“, den Austausch zwischen verschiedenen Organisationen zu organisieren. Mit einem solchen Austausch ist eine Nutzung möglich elektronische Unterschrift(EP) und spezielle Systemmechanismen ermöglichen Ihnen die Kontrolle der Zustellung von Dokumenten. Die Börsengrundsätze orientieren sich am Branchen-Börsenstandard elektronische Dokumente„Zusammenspiel von Automatisierungssystemen Dokumentationsunterstützung Management“, genehmigt von der Guild of Documentation Managers.

Führen einer Liste von Fällen und Protokollen

Mit dem flexiblen Nummerierungssystem können Sie einem Dokument abschnittsweise eine Nummer zuweisen elektronisches Journal Anmeldung. Für jedes Journal wird eine benutzerdefinierte Methode zur automatischen Nummerierung von Dokumenten innerhalb des Journals angegeben. Die Nummer kann einen Abteilungscode, einen Journalcode sowie alle anderen erforderlichen Details enthalten.

Bei der Vorbereitung von Dokumenten für die Übermittlung an das Archiv können Sie für jede Nomenklaturdatei das Deckblatt des Falls sowie eine Bestandsaufnahme der Falldokumente ausdrucken, was die Zeit für die Vorbereitung von Dokumenten für die Archivaufbewahrung erheblich verkürzt.

Registrierung von Dokumenten

Zur Registrierung von Dokumenten im Modul „Büro“ werden Registrierungs- und Kontrollkarten (RCC) verwendet, die alle Primärdaten (Korrespondent, Abteilung der Organisation, Vertreter der Organisation, Datum der Registrierung, Registrierungsnummer, Thema usw.) enthalten Zusammenfassung Dokument, Versandart usw.) sowie die notwendigen Informationen über den Status jedes Papierdokuments der Organisation (Standort, Ausführungsstatus usw.). Für ausgehende Dokumente können Sie eine Verteilerliste nach Organisation angeben.

Das System bietet die Möglichkeit, Dokumente sowohl von Organisationen als auch von Bürgern zu registrieren.

Für Organisationen, die eine dezentrale Dokumentenregistrierung nutzen, verwendet das System Registrierungsorte – Arbeitsplätze von Sekretärinnen und Büroangestellten. Jeder Registrierungsort kann eine oder mehrere Abteilungen bedienen. Abhängig vom Ort der Registrierung ist es möglich, die Zugriffsrechte auf Daten zu differenzieren.

Beim Verschieben eines Dokuments zwischen Abteilungen kann jeder Registrierungsort über einen eigenen RCC verfügen. Somit entsteht eine RKK-Kette, entlang derer Sie die Bewegung eines Papierdokuments nicht nur zwischen Mitarbeitern innerhalb einer Abteilung, sondern auch zwischen Abteilungen verfolgen können. Darüber hinaus wird über das RKK die Beziehung zwischen den registrierten Dokumenten des Systems hergestellt, wie zum Beispiel: „Als Antwort auf“, „In Verfolgung“ usw.

Das Registrierungsverfahren ist einfach und besteht aus dem Ausfüllen der erforderlichen Felder der RKK, wobei automatisch eine Registrierungsnummer vergeben wird.

Bei der Anmeldung direkt bei der RKK besteht die Möglichkeit, ein gescanntes (elektronisches) Dokument in das Modul „Elektronische Dokumentenverwaltung“ einzugeben und automatisch an die RKK anzuhängen. Um eine große Menge an Dokumenten schnell erfassen zu können, werden Systemeingabedienste verwendet, um eine kontinuierliche Eingabe von Dokumenten in das Modul sicherzustellen. Dank der im System integrierten Skann der RKK künftig ebenso wie das eingegebene elektronische Dokument problemlos per Barcode auf dem Papiergegenstück des Dokuments gefunden werden.

Laut RKK werden Protokolle über ein- und ausgehende Dokumente gedruckt. Für ausgehende Dokumente können Sie automatisch ein Umschlagetikett generieren und drucken.

Bewegung und Ausführung von Dokumenten

Nach der Registrierung durchläuft das eingehende Dokument die Phasen der Prüfung, Lösung, Kontrolle und Ausführung des Dokuments. Gleichzeitig kann die weitere Arbeit der ausübenden Künstler mit dem Dokument vollständig durchgeführt werden im elektronischen Format. Dies reduziert den Zeitaufwand für die Darsteller erheblich und verhindert einen versehentlichen Verlust des Originals.

Abhängig vom Arbeitsstil des Managers prüft dieser das Dokument entweder in Papierform oder in elektronischer Form.

Aufgrund eines Beschlusses des Geschäftsführers kann das Dokument mit der Ernennung von Testamentsvollstreckern, Weisungen und Fristen unter Kontrolle gebracht werden. Für Leistungsträger, die mit dem Modul „Geschäftsprozessmanagement“ arbeiten, kann die Sekretärin oder der Manager selbst schnell eine Aufgabe direkt aus dem Arbeits- und Entwicklungsausschuss heraus erstellen. Durch die Arbeit mit Aufgaben können Sie die Möglichkeiten des Systems zur Überwachung der Ausführung von Aufträgen voll ausnutzen, wie zum Beispiel: Aufzeichnung der vollständigen Korrespondenz über die Ausführung von Aufträgen; Möglichkeit der Einsendung zur Überarbeitung; flexible Routing-Konfiguration etc.

Anschließend können Sie anhand von Aufgaben rund um das RKK schnell den Arbeitsverlauf am Dokument, das Genehmigungsverfahren und die Begründung der getroffenen Entscheidung nachvollziehen.

Bei eigenständiger Nutzung des Moduls „Büro“ werden alle an Testamentsvollstrecker erteilten Aufträge vom Sekretär in das Dokumenten-RKK eingetragen und anschließend deren fristgerechte Ausführung überwacht. Gleichzeitig können Anleitungen für manuelle Benutzer ausgedruckt werden.

Bei der Arbeit mit elektronischen Dokumenten werden alle Dokumentbewegungen durch Aufgaben ausgeführt, während der Standort des Papierdokuments jederzeit auf einer speziellen RKK-Registerkarte aufgezeichnet wird. Dadurch können Sie das Original-Papierdokument schnell über die RKK finden. Die Arbeit mit ausgehenden und internen Dokumenten basiert auf den gleichen Prinzipien.

Austausch elektronischer Dokumente zwischen Systemen

Mit dem System können Sie den Austausch offizieller, rechtlich bedeutsamer elektronischer Dokumente zwischen Organisationen organisieren. Der Dokumentenaustausch basiert auf der Verwendung des von der Guild of Documentation Managers genehmigten Industriestandards für den Austausch elektronischer Dokumente „Interaktion von Automatisierungssystemen zur Unterstützung des Dokumentenmanagements“.

Dokumente können untereinander ausgetauscht werden strukturelle Unterteilungen einem Unternehmen (Holding) und zwischen unabhängigen Partnerorganisationen. In diesem Fall können die Austauschparteien unterschiedliche elektronische Dokumentenmanagementsysteme nutzen oder überhaupt nicht mit solchen Systemen arbeiten.

Erfolgt der Austausch zwischen Abteilungen eines Unternehmens (Holding), erfolgt die Arbeit mit Dokumenten in den Modulen „Elektronisches Dokumentenmanagement“, „Geschäftsprozessmanagement“ und „Büro“. Erfolgt der Austausch zwischen Drittorganisationen, wird das elektronische Dokument aus dem System in eine ESD-Datei exportiert. Die zweite Partei kann entweder das ESD-Dokument in das von ihr verwendete elektronische Dokumentenmanagementsystem importieren (vorausgesetzt, dass dieses Format von diesem System unterstützt wird; das ESD-Format ist offen) oder das frei verteilte Programm DIRECTUM OverDoc verwenden, um mit dem ESD-Dokument zu arbeiten. Mit DIRECTUM OverDoc können Sie ein Dokument, seine Attribute und alle elektronischen Signaturen, mit denen das Dokument signiert wurde, einschließlich des Echtheitsmarkers, anzeigen.

Suche und Analyse von Informationen

Ab dem Zeitpunkt der Registrierung eines Dokuments im System finden Sie sowohl dessen Registrierungskarte mit Informationen über den Ort und den Prozess der Ausführung des Dokuments als auch das elektronische Dokument selbst.

Das System sucht nach Registrierungsnummern, Korrespondent, Autor des Beschlusses sowie alle RKK-Details und jede Kombination davon.

Darüber hinaus stellt das System spezielle Berichte bereit, die die Effizienz der Benutzer erheblich steigern: Zu prüfende Dokumente, überfällige Bestellungen, rückgabepflichtige Dokumente usw.

Webmodul „Office“

Das Webmodul „Office“ dient der Automatisierung der Arbeit mit offiziellen Papierdokumenten, zum Beispiel Verwaltungsdokumenten, ein- und ausgehenden Briefen, Weisungen, Berichten usw Memos. Erleichtert die Bearbeitung von Papierdokumenten.

Die Bearbeitung von Papierdokumenten erfolgt gemäß den Anforderungen der staatlichen Haushaltsbildungseinrichtung, auf der die traditionelle russische Büromanagementtechnologie basiert.

Das Webmodul „Office“ zielt auf die Lösung folgender Probleme ab:

• einheitliche Registrierung der gesamten ein- und ausgehenden Korrespondenz sowie interner Dokumente mithilfe von Registrierungs- und Kontrollkarten;
• Kontrolle über die rechtzeitige Ausführung von Anweisungen, Beschlüssen und Weisungen des Managements;
• schnelle Suche notwendige Informationen über den Zustand, die Verfügbarkeit und den Transport von Papierdokumenten;
• Beschaffung der erforderlichen Standardformulare und Journale sowie statistischer Berichte über den Dokumentenfluss der Organisation.

Das Webmodul „Büro“ basiert auf den Nachschlagewerken „Registrierungs- und Kontrollkarten“, „Anleitung für RKK“, „Nomenklatur der Fälle“.

Vorteile der Integration des Office-Moduls mit anderen Systemmodulen

Dies ist dem Zusammenspiel der Module „Elektronisches Dokumentenmanagement“, „Geschäftsprozessmanagement“ und „Office“ zu verdanken einheitliches System Gewährleistung einer Steigerung der Effizienz der Arbeit der Organisation unter vollständiger Einhaltung der inländischen Traditionen und Standards der Büroarbeit. Alle von jedem Modul bereitgestellten Mechanismen können in verschiedenen Kombinationen von „Papier“- und „elektronischen“ Phasen der Dokumentenverarbeitung verwendet werden. Gleichzeitig fügt sich die traditionelle „Papier“-Büroarbeit harmonisch ein elektronisches Dokumentenmanagement Organisationen mit entwickelten horizontalen Verbindungen.