VERBESSERUNG DER DOKUMENTATION FÜR DAS HR-MANAGEMENT

Zinakova O.S.

Landeshaushalt Bildungseinrichtung höher Berufsausbildung„Staatliches Institut für Kunst und Kultur Orjol“

ogiik. infokaf@ Wanderer.ru

Dokumentationsunterstützung als eine der Komponenten von Managementfunktionen ist in allen Unternehmensmanagementsystemen, einschließlich des Personalmanagementsystems, vorhanden. DOW ist ein Tätigkeitszweig, der die Dokumentation und Organisation der Arbeit mit amtlichen Dokumenten gewährleistet. Das Hauptziel der Verbesserung des DOE besteht darin, einheitliche Grundsätze für die Arbeit mit Dokumenten auf allen Managementebenen festzulegen, den Arbeitsablauf des Unternehmens zu organisieren, die Anzahl und Qualität der Dokumente zu reduzieren und Bedingungen für den effektiven Einsatz progressiver Dokumente zu schaffen technische Mittel und Technologien zum Sammeln, Verarbeiten, Verschieben, Analysieren von Informationen und zur Verbesserung der Arbeit des Steuergeräts.

Personalmanagement aufgrund seiner Spezifität, insbesondere aufgrund der Einbindung einer erheblichen Anzahl von Beteiligten in den Managementprozess, einer bestimmten Reihenfolge der Vorbereitung, Annahme und Umsetzung von Managemententscheidungen und schließlich einer sorgfältigen Regelung der Art der Tätigkeit In Frage kommt sowohl eine Dokumentation als auch ein entsprechendes Dokumentenmanagement. Die Dokumentationsunterstützung für das Personalmanagement umfasst einen vollständigen Zyklus – die Erstellung (Dokumentation), Verarbeitung und Bewegung von Dokumenten in der Organisation von der Erstellung durch Personalverantwortliche oder dem Eingang bis zum Abschluss der Ausführung oder Übergabe an andere Abteilungen. Jeder Bereich des Personalmanagementdienstes entwickelt, erstellt und führt die Dokumentation entsprechend seinem Funktionszweck aus, dessen Vorgehensweise durch interne Vorschriften, Regeln und Weisungen bestimmt wird.

Die Zusammensetzung der Eigenschaften des Systems zur Dokumentationsunterstützung für das Personalmanagement umfasst:

1) das Vorhandensein einer erheblichen Anzahl von Bestandteilen, die durch Informationskanäle zur Datenübertragung miteinander verbunden sind;

2) das Vorhandensein eines gemeinsamen Managementziels für das gesamte System und privater Ziele für das System auf jeder Ebene, die dem gemeinsamen Ziel untergeordnet sind;

3) Aufteilung eines Systems einer beliebigen Ebene in einzelne Elemente, deren Ziele und Vorgaben den Zielen und Vorgaben des Managementsystems einer bestimmten Ebene untergeordnet sind.

Der russische Fernseh- und Rundfunksender der Stadt Brjansk orientiert sich bei seiner Tätigkeit an der Verfassung Russische Föderation, Bundesgesetze und andere Rechtsakte der Russischen Föderation, Beschlüsse, Anordnungen der Regierung der Russischen Föderation, des Präsidenten der Russischen Föderation, Ministerien und Abteilungen, das Zivil-, Arbeits- und Rentengesetzbuch der Russischen Föderation, Anordnungen der Direktion des Unternehmens, im Unternehmen entwickelte Regeln, Anweisungen und Vorschriften.

Vorschulische Bildungseinrichtungen für das Personal des russischen Fernseh- und Radiosenders Brjansk werden vom Personaldienst durchgeführt. Personalmanagement in einheitliches Unternehmen Das russische Fernseh- und Rundfunknetz umfasst die Organisation der Rekrutierung, Auswahl und Aufnahme von Personal Unternehmensbewertung, Berufsorientierung und -anpassung, Ausbildung, Management seiner beruflichen Laufbahn und Dienstleistung sowie berufliche Förderung, Motivation und Organisation der Arbeit, Konflikt- und Stressmanagement, Sicherstellung der sozialen Entwicklung der Organisation, Entlassung von Personal usw. Dies sollte auch Fragen der Interaktion umfassen zwischen dem Leiter der Organisation und den Arbeitsverwaltungen, dem Management und der Sicherheit des Personals. Entsprechend Arbeitsrecht Verordnung Arbeitsbeziehungen im russischen Fernseh- und Rundfunknetz erfolgt durch den Abschluss, die Änderung und Ergänzung von Tarifverträgen, Vereinbarungen und Arbeitsverträgen durch den Arbeitnehmer und den Arbeitgeber. Die wichtigsten Leitdokumente im Bereich Personalmanagement im Unternehmen Russian Television and Radio Broadcasting Network sind:

Dekret des Arbeitsministeriums der Russischen Föderation vom 14. März 1997 N 12 „Über die Zertifizierung von Arbeitsplätzen hinsichtlich der Arbeitsbedingungen“;

Verordnung des Ministeriums für Gesundheit und soziale Entwicklung der Russischen Föderation vom 31. August 2007 N 569 „Über die Genehmigung des Verfahrens zur Zertifizierung von Arbeitsplätzen hinsichtlich der Arbeitsbedingungen“;

Kommentar zur Verordnung des Ministeriums für Gesundheit und soziale Entwicklung Russlands vom 31. August 2007 N 569 „Über die Genehmigung des Verfahrens zur Bescheinigung von Arbeitsplätzen hinsichtlich der Arbeitsbedingungen“;

Das Unternehmen verfügt über behördliche und rechtliche Dokumente, die die dokumentarische Unterstützung der Geschäftsführung des Unternehmens regeln.

Bei der Analyse der Organisation der vorschulischen Bildungseinrichtung stellte sich heraus, dass für die Erstellung von Dokumenten im russischen Fernseh- und Radiosender veraltete Anweisungen verwendet werden. Typische Anleitung für den Papierkram in den Ministerien und Abteilungen der Russischen Föderation: registriert beim Justizministerium Russlands vom 5. August 1993 Nr. 321. Die Überprüfung der Richtigkeit der Unterlagen für 2013 ergab, dass 25 Dokumente unter Verstoß gegen die Bestimmungen von GOSDOU, GOST R. 6. 30-2003, erstellt wurden. Dem Dokument waren keine Erläuterungen beigefügt. Dies gilt als Verstoß gegen Art. 1131 der Bestimmungen des Staatlichen Allrussischen Standards für die Unterstützung der Managementdokumentation (GOSDOU).

Um das Personal einer vorschulischen Bildungseinrichtung zu automatisieren, besteht die gängigste Lösung darin, einzelne Arbeitsplätze (AWP) zu automatisieren: stellvertretende Sekretärin, Managerin, Buchhalterin oder stellvertretende Geschäftsführerin. Der wesentliche Nachteil dieses Ansatzes besteht darin, dass kein funktionaler Zusammenhang zwischen der Automatisierung von Antragsverfahren und der Automatisierung von Büroabläufen besteht.

Ein Unternehmen, das eine effektive Ischaffen möchte, um die Qualität des Managements zu verbessern, hat zwei ernsthafte Aufgaben:

1) Verbesserung aller Arbeiten zur Vorbereitung und Verarbeitung dokumentarischer Informationen durch Schaffung eines Mechanismus zur dokumentarischen Unterstützung des Unternehmens (DOE).

2) Auswahl der richtigen Automatisierungsstrategie.

Um das erste Problem zu lösen, ist es notwendig, sich an den bestehenden Bestimmungen von GOST zu orientieren, normative Dokumente, FZ:

1. Neues GOST R 7.0 -2013 „SIBID. Papierkram und Archivierung. Begriffe und Definitionen“
2. GOST R 6.30–2003. Einheitliche Dokumentationssysteme. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Dokumentationsanforderungen.
3. Staatliches System der Dokumentationsunterstützung für das Management. Grundbestimmungen. Allgemeine Anforderungen an Dokumente und Dokumentationsunterstützungsleistungen.
4. OK 011–93" Allrussischer Klassifikator Managementdokumentation“

Es ist heute nicht mehr möglich, sich bei der Büroarbeit an einer Standardanweisung zu orientieren, sondern es ist notwendig, eine eigene Anleitung unter Berücksichtigung der Besonderheiten des Arbeitsablaufs im Unternehmen zu erstellen.

Um das zweite Problem zu lösen, ist es wichtig, auf die angebotenen Technologien zu achten verschiedene Unternehmen zur Automatisierung vorschulischer Bildungseinrichtungen. Für dieses Unternehmen ist das automatisierte Dokumentenmanagementsystem „Delo“, das Modul „Personal“, am besten geeignet, da es sich um eine operative Entscheidungshilfe für Dokumente und ein wirksames Mittel zur Überwachung ihrer Ausführung sowie eine professionelle Lösung für deren Pflege handelt sowohl traditionell als auch elektronisches Dokumentenmanagement.

Daher ist es für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, die Unterstützung des Dokumentationsmanagements ständig zu verbessern, da sich dies auf die Qualität auswirkt Personalpolitik, Personalmanagement.

Liste der verwendeten Quellen:

1. GOST R 7.0-2013 „SIBID. Papierkram und Archivierung. Begriffe und Definitionen“ (genehmigt durch Beschluss von Rosstandart vom 17. Oktober 2013 Nr. 1185).
2. Bobyleva M. Dokumentenfluss in der Organisation: moderne Ansätze/ M. Bobyleva //Finanzzeitung. - 2012. - Nr. 16. - S. 20-28.
3. Gorbenko M. Wir regeln die Verwaltung unserer Personalakten / M. Gorbenko // Kadrovik. Personalmanagement. - 2014. - Nr. 10 - S.12-16.
4. Larin M. Probleme der Verbesserung der Dokumentationsunterstützung des Managements in moderne Verhältnisse/ M. Larin // ACDI „Wirtschaft und Leben“. - 2012. - Nr. 31. - S.6-11.
5. Novikova T.M. Bedeutung Personalbüroarbeit im Tätigkeitsbereich der Organisation / T.M. Novikova // Management des menschlichen Potenzials. - 2013. - Nr. 8. - S.23-26.

Bundesamt für Bildung

Belgorod Staatliche Universität

ABTEILUNG FÜR DOKUMENTATION

Diplomarbeit

Zeitgenössische Themen Dokumentationsunterstützung des Managements und Wege zu deren Lösung im Amt des Föderalen Registrierungsdienstes für die Region Belgorod

Vollzeitstudent des 5. Jahres der Gruppe 070404

Gordienko Jewgeni Alexandrowitsch

Wissenschaftlicher Leiter:

Doktor der Geschichte, außerordentlicher Professor

Shapovalova S.P.

Rezensent:

Doktor der Geschichtswissenschaften, Professor

Moshkin A.N.

BELGOROD 2009

EINFÜHRUNG

KAPITEL 1. Dokumentation des Managements in der gegenwärtigen Phase

§1. Organisation der Dokumentationsunterstützung für das Management

§2. Moderne Probleme der Dokumentationsunterstützung für das Management

KAPITEL 2

§1. Organisation der Dokumentationsunterstützung im Föderalen Registrierungsdienst für die Region Belgorod

§3. Bestehende Probleme der Dokumentationsunterstützung im Föderalen Registrierungsdienst für die Region Belgorod und Möglichkeiten zu deren Lösung

ABSCHLUSS

VERWEISE

APPS

EINFÜHRUNG

Relevanz Die Graduiertenforschung liegt in der Tatsache, dass unsere mit Informationstechnologie gesättigte Zeit neue Anforderungen an Dokumente und Dienste stellt, die für deren Erstellung, Handhabung und Speicherung verantwortlich sind. Moderne Computersysteme ermöglichen nicht nur die schnelle und effiziente Erstellung eines Dokuments, sondern bieten auch vielfältige Möglichkeiten zur Buchhaltung, Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten, deren Übermittlung über Telekommunikationskanäle, betriebliche Speicherung und Suche nach den notwendigen Informationen. Viele papierbasierte Dokumentenverwaltungsfunktionen können vollständig automatisiert werden, was die Geschwindigkeit der Entscheidungsfindung und damit die Effizienz der Verwaltung verbessert.

Es ist zu berücksichtigen, dass der Übergang zu neuen Technologien einen geeigneten rechtlichen und regulatorischen Rahmen, ein durchdachtes Archivspeichersystem sowie qualifizierte Leistungsträger und Manager erfordert, die in der Lage sind, das gesamte Spektrum damit verbundener Probleme abzudecken. Ohne diese Bedingungen werden die fortschrittlichsten Technologien nicht das erwartete Ergebnis bringen.

Darüber hinaus stellt uns der Prozess der Informatisierung der Gesellschaft durch die Beseitigung einiger Probleme vor neue Herausforderungen: Es ergeben sich bisher unbekannte Möglichkeiten für den unbefugten Zugriff auf vertrauliche Informationen sowie die Wahrscheinlichkeit, dass große Mengen wertvoller Informationen aufgrund von Geräteausfällen, Virenangriffen usw. verloren gehen unqualifizierte Benutzeraktionen. In diesem Zusammenhang werden heute sowohl an Führungskräfte als auch an die Mitarbeiter, die für die Erstellung und Weitergabe von Dokumenten verantwortlich sind, neue Anforderungen gestellt, und die Analyse aller möglichen Probleme und die Entwicklung von Lösungsansätzen erscheint sehr wichtig und relevant.

Ziel Ziel dieser Arbeit ist es, die Hauptprobleme der modernen Büroarbeit zu identifizieren und Wege zu ihrer Lösung zu entwickeln.

Aufgaben Der Dissertation wurden folgende Fragen gestellt:

Charakterisierung der Dokumentationsunterstützung des Managements in der gegenwärtigen Phase;

Analysieren Sie die Funktionen und Aufgaben der Unterstützungsdienste für die Managementdokumentation.

Identifizierung moderner Probleme der Dokumentationsunterstützung für das Management;

Analyse der Organisation der dokumentarischen Unterstützung des Managements im Amt des Föderalen Registrierungsdienstes für die Region Belgorod;

Objekt Graduiertenforschung ist die Organisation des Dokumentationsmanagements.

Thema Die Diplomarbeit beschäftigte sich mit der Betrachtung der Probleme der dokumentarischen Unterstützung des Managements am Beispiel des Amtes des Föderalen Registrierungsdienstes für die Region Belgorod.

Quellenbasis. Die Quellengrundlage der Arbeit bilden Regelungen zur Organisation des modernen Dokumentationsmanagements. Die Bundesgesetzgebung in diesem Dokument wird durch Rechtsakte wie „Staatliches System der Dokumentationsunterstützung für das Management“ dargestellt. Grundbestimmungen. Allgemeine Anforderungen an Dokumente und Dokumentationsunterstützungsleistungen“, „Standardanweisungen für die Büroarbeit in Bundesorganen“, „Liste der typischen Managementdokumente gebildet in den Aktivitäten von Organisationen, unter Angabe der Aufbewahrungsfristen“, Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses Russlands vom 05.01.2004 Nr. 1 „Über die Genehmigung einheitlicher Formen der Grundschule“. Buchhaltungsdokumentationüber die Abrechnung der Arbeit und ihrer Bezahlung“, GOST R 6.30-2003 „Einheitliche Dokumentationssysteme“. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Anforderungen an den Papierkram“, GOST 51141-98 „Büroarbeit und Archivgeschäft „Begriffe und Definitionen“; Verordnung von Rostrud vom 10. Dezember 2004 Nr. 47 „Über die Genehmigung von Dokumentenformularen“ usw.

Für das zweite Kapitel im Verlauf meines industrielle Praxis Es wurden Referenz- und Regulierungsdokumente für den Föderalen Registrierungsdienst für die Region Belgorod gesammelt und eine Analyse der dokumentarischen Unterstützung dieser Organisation und ihrer Dokumente durchgeführt.

Im Rahmen einer Umfrage zur Dokumentationsunterstützung der Abteilung des Föderalen Registrierungsdienstes für die Region Belgorod führten wir eine Umfrage unter den Mitarbeitern der Einrichtung durch, um bestehende Probleme der Dokumentationsunterstützung und Möglichkeiten zu deren Lösung zu ermitteln. Am Ende der Befragung gingen 43 ausgefüllte Fragebögen mit entsprechenden Notizen und Anmerkungen zurück. Die Analyse der eingegangenen Antworten ermöglicht es, den aktuellen Stand der Dokumentationsunterstützung in der Organisation zu bestimmen und wird im zweiten Absatz des zweiten Kapitels betrachtet.

Historiographie der Studie. Unter den veröffentlichten Werken einheimischer Spezialisten für Büroarbeit sind die Werke von V.E. zu erwähnen. Balasanyan, M.P. Bobyleva, M.V. Larina, G. Yu. Maksimovich und eine Reihe anderer. Meistens denken sie darüber nach Stand der Technik Inländische Büroarbeit und Wege ihrer Entwicklung im Jahrhundert Informationstechnologien. Einige der Autoren stammen aus der Sowjetzeit (zum Beispiel K.G. Mityaev) und befassen sich ausschließlich mit Fragen der dokumentarischen Unterstützung der Arbeit von Institutionen, während sich der andere Teil der Autoren im Gegenteil auf Fragen moderner Technologien konzentriert und die Einführung elektronischer Dokumentenmanagementsysteme (L.A. Doronina, V.K. Sablin und andere). Generell ermöglichen diese und andere Autoren, sowohl den Zustand der modernen traditionellen Büroarbeit als auch ihre Veränderungen im Kontext der universellen Informatisierung und Automatisierung von Arbeitsprozessen zu charakterisieren. In der Arbeit von T.V. Kuznetsova „Büroarbeit. „Dokumentationsunterstützung des Managements“ legt die Anforderungen an die Vorbereitung, Ausführung von Dokumenten und die Arbeit mit ihnen auf der Grundlage der neuesten gesetzlichen, regulatorischen und methodischen Gesetze, einschließlich des Bundesgesetzes „Über das Verfahren zur Prüfung von Anträgen russischer Staatsbürger“, fest Bundesgesetz vom 02.05.2006 und das Bundesgesetz „Über die Information, Informationstechnik und den Informationsschutz“ vom 27.07.2006, Musterordnung für die Arbeit der Bundesorgane (2005) und „Musteranweisung für die Büroarbeit...“ (2006). Ein spezielles Kapitel beleuchtet die Besonderheiten der Arbeit mit Personaldokumenten unter Berücksichtigung der durch das Bundesgesetz vom 30.06.2006 und das Bundesgesetz „Über personenbezogene Daten“ vom 27.07.2006 eingeführten Änderungen und Ergänzungen des Arbeitsgesetzbuches. Die Quelle richtet sich an Büroangestellte und Personaldienstleister, Leiter von Institutionen, Firmen und Unternehmen sowie alle Studierenden der Fachrichtung „Dokumentenwissenschaft und Dokumentationsmanagement“. Die Arbeit von Yu.M. Mikhailov „Unternehmensarbeit für Nichtregierungsorganisationen“ ist eine der ersten inländischen Veröffentlichungen, die sich ausführlich mit der Organisation der Unternehmensbüroarbeit im Kontext der nationalen Norm GOST R ISO 15489-1-2007 „Dokumentenmanagement“ befasst. Das Material des Handbuchs wird auf der Grundlage der aktuellen Praxis der dokumentarischen Unterstützung des Managements präsentiert. Neben einem ausführlichen Praxiskommentar zum Nationalen Standard „Dokumentenmanagement“ enthält das Handbuch einen ungefähren Anleitungstext für die Büroarbeit für nichtstaatliche Unternehmen und Einzelunternehmer. Zusammen mit dem Text werden mehr als 50 Anhänge zur Anleitung veröffentlicht: verbesserte Formen der wichtigsten Managementdokumente, Empfehlungen zu deren inhaltlicher Aufbereitung – kurzum alles für die richtige und schnelle Organisation Büroarbeit eines Kleinunternehmens bzw Einzelunternehmer. Bei der Erstellung des Handbuchs wurden auch die Hinweise der VNIIDAD-Richtlinien (2007) berücksichtigt.

Bei der Erstellung der Arbeit wurden im Internet veröffentlichte Quellen und Veröffentlichungen verwendet, die sich mit der Rolle des elektronischen Dokumentenmanagements im Dokumentenmanagementprozess befassen. Hier können wir die Seiten „Consulting Group“ TERMIKA „(http://www.termika.ru), „DOConline: ein unabhängiges Portal über EDMS“ (http://www.doc-online.ru/analytics/) und erwähnen „EOS: elektronische Bürosysteme“ (http://www.eos.ru/).

Praktische Bedeutung Diese These besagt, dass es durch die Analyse aller derzeit bekannten Probleme und Bedrohungen im Zusammenhang mit der dokumentarischen Unterstützung des Managements möglich ist, Maßnahmen zu deren Überwindung oder Vorbeugung zu entwickeln und dadurch die Effizienz inländischer Unternehmen und Institutionen zu verbessern. Im Hinblick auf die FRS in der Region Belgorod zeigte sich die praktische Bedeutung der Arbeit in der Untersuchung der Büroarbeit und der Entwicklung der Organisation praktische Ratschläge Verbesserung der Dokumentationsunterstützung unter Berücksichtigung der Wünsche der Spezialisten des Föderalen Registrierungsdienstes für die Region Belgorod.

Arbeitsstruktur besteht aus Einleitung, zwei Kapiteln, Schluss, Bibliographie und Anhang.

KAPITEL 1. Dokumentation des Managements in der gegenwärtigen Phase

§1. Organisation der Dokumentationsunterstützung für das Management

Dokumentationsunterstützung des Managements – eine Tätigkeit, die die Organisation der Dokumentation und des Dokumentationsmanagements bei der Umsetzung der Funktionen einer Institution, Organisation und eines Unternehmens umfasst.

Gemäß den Anforderungen des staatlichen Systems zur Unterstützung der Managementdokumentation (im Folgenden: DOW) sollte die Unterstützung des Dokumentenmanagements in modernen Unternehmen von einem speziellen Dienst durchgeführt werden – dem Managementdokumentationsunterstützungsdienst (im Folgenden: der DOW-Dienst). Ein solcher Dienst fungiert im Unternehmen als eigenständige Struktureinheit, die vom Leiter des Dienstes geleitet wird und direkt dem Leiter des Unternehmens unterstellt ist. In Unternehmen mit einer Mitarbeiterzahl von bis zu 100 Mitarbeitern und einem relativ geringen Arbeitsaufwand ist es zulässig, Aufgaben für das DOW einem der Vollzeitmitarbeiter zu übertragen.

Der Zweck des DOW-Dienstes besteht darin, das System der dokumentarischen Unterstützung der Unternehmensführung auf der Grundlage einer einheitlichen technischen Richtlinie und des Einsatzes moderner technischer Mittel bei der Arbeit mit Dokumenten zu organisieren, aufrechtzuerhalten und zu verbessern. Gleichzeitig sind die Hauptaufgaben des DOE-Dienstes:

Implementierung eines einheitlichen Verfahrens für die Arbeit mit Dokumenten gemäß GSDOU und anderen regulatorischen, methodischen, organisatorischen und administrativen Dokumenten im Unternehmen;

Umsetzung des methodischen Managements der Arbeitsorganisation mit Dokumenten in den Strukturbereichen des Unternehmens;

Gewährleistung einer wirksamen Kontrolle über die Einhaltung des festgelegten Verfahrens für die Arbeit mit Dokumenten;

Verbesserung der Arbeitsformen und -methoden der Mitarbeiter des Unternehmens mit Dokumenten.

Es gibt folgende DOW-Dienste:

1. In Ministerien und Abteilungen - Angelegenheiten verwalten. Es umfasst das Sekretariat (Empfang, Sekretariat des Ministers, Sekretariate der stellvertretenden Minister, Sekretariat des Vorstands, Protokollbüro), Inspektion im Ministerium (Abteilungsleiter), Büro (Büro für Regierungskorrespondenz, Büro für Buchhaltung und Registrierung, Expedition). , Schreibbüro, Fernschreiber usw.), Abteilung für Briefe (Beschwerden), Abteilung zur Verbesserung der Arbeit mit Dokumenten und Einführung technischer Mittel, Zentralarchiv;

2. Ein staatliche Unternehmen(Verbände), in Forschung, Design, Designorganisationen und Rechenzentren, Universitäten und anderen Organisationen - eine Abteilung für Dokumentationsunterstützung für das Management oder ein Büro. Dazu gehören in der Regel: Unterabteilungen für Buchhaltung und Registrierung, Kontrolle, Verbesserung der Dokumentenarbeit und Einführung technischer Mittel, Bearbeitung von Briefen (Beschwerden), Sekretariat, Expedition, Schreibbüro, Archiv;

3. Bei Verbänden und Konzernen wird die Zusammensetzung und Struktur des PEI-Dienstes durch die Leitung der Organisation bestimmt;

4. In Joint Ventures (Organisationen) – durch den Vorstand; V Aktiengesellschaften- Gründungskonferenz; in Genossenschaften - Hauptversammlung Mitglieder der Genossenschaft;

5. In Organisationen, die nicht über einen vorschulischen Bildungseinrichtungsdienst verfügen, arbeiten in Strukturabteilungen der Sekretär des Leiters (Inspektor) oder andere speziell beauftragte Personen, der stellvertretende Sekretär, mit Dokumenten.

Die Hauptziele des DOW-Dienstes sind die Organisation, Leitung, Koordination, Kontrolle und Durchführung der Arbeiten zur dokumentarischen Unterstützung des Managements. Der DOW-Dienst löst folgende Aufgaben:

Verbesserung der Formen und Methoden der Arbeit mit Dokumenten.

Gewährleistung eines einheitlichen Verfahrens zur Dokumentation, Organisation der Arbeit mit Dokumenten, Aufbau von Suchmaschinen, Überwachung der Ausführung und Vorbereitung von Dokumenten für die Übermittlung an ein Abteilungs-(Zentral-)Archiv gemäß den geltenden Standards.

Reduzierung des Arbeitsablaufs und der Anzahl der Dokumentenformen.

Entwicklung und Implementierung regulatorischer und methodischer Dokumente zur Verbesserung der Dokumentationsunterstützung in der Organisation (Ministerium) und dem nachgeordneten System.

Entwicklung und Implementierung fortschrittlicher Technologien zur Unterstützung des Dokumentenmanagements basierend auf dem Einsatz von Computer- und Organisationstechnologie. Die PEI-Dienste sollten mit Spezialisten mit einschlägiger Hochschul- und Sekundarschulbildung besetzt sein.

Der DOE-Dienst führt die folgenden Funktionen aus:

Entwicklung, Implementierung und Pflege eines Stundenzettels und eines Albums einheitlicher Organisationsdokumente sowie deren Änderungen;

Speditionsbearbeitung, Erfassung von Dokumenten sowie Buchhaltungs- und Nachschlagewerken;

Organisation der Prüfung und Vorbereitung von Dokumenten, Kontrolle über die Richtigkeit der Ausführung von Dokumenten zur Unterzeichnung durch die Geschäftsführung;

Regulierung, Verallgemeinerung und Information des Managements über den Fortschritt und die Ergebnisse der Ausführung von Dokumenten;

Entwicklung der Fallnomenklatur der Organisation, Speicherung und betrieblichen Nutzung der Fallnomenklatur;

Organisation der maschinenschriftlichen Produktion, des Kopierens; Gestaltung von Dokumentenformularen;

Organisation der Arbeit an Bürgeranträgen;

Kontrolle über die Arbeit mit Dokumenten in Strukturabteilungen, Verbesserung von Formularen und Methoden der Arbeit mit Dokumenten;

Kontrolle der Aktenzustellung, Organisation der Arbeit des Archivs;

Durchführung von Besprechungen und Beratungen, Fortbildung von Mitarbeitern der vorschulischen Bildungseinrichtung und des Archivs;

Organisation von Arbeitsplätzen, Arbeitsplätzen, Arbeitsbedingungen für Mitarbeiter der vorschulischen Bildungseinrichtung.

Die Tätigkeit der Mitarbeiter des vorschulischen Bildungseinrichtungsdienstes wird durch Stellenbeschreibungen geregelt, die unter Berücksichtigung der Anforderungen der GSDOU entwickelt und vom Leiter der Organisation genehmigt werden.

Die Aktivitäten des PEI-Dienstes werden durch regulatorische und methodische Dokumente sowie staatliche und Industriestandards geregelt und bereitgestellt.

Die Arbeitsorganisation der Mitarbeiter von Dokumentationsdiensten umfasst also die Lösung der folgenden Probleme: eine klare Organisationsstruktur des Dokumentationsdienstes (Büros), die Wahl der rationalsten Form der Organisation der Arbeit mit Dokumenten.

Der Hauptfaktor, der die Struktur der Zahl des Dokumentationsdienstes bestimmt, ist die Standardzahl der darin beschäftigten Mitarbeiter. Institutionen können je nach Arbeitsablauf in drei Hauptformen (zentral, dezentral und gemischt) und in Kategorien gemäß USSD eingeteilt werden:

Das Konzept des DOW umfasst nicht nur organisatorische und administrative Dokumente (mit denen sich die traditionelle Büroarbeit hauptsächlich beschäftigt), sondern alle Dokumentationen, die auf die eine oder andere Weise in der Organisation verwendet werden – wissenschaftliche und technische, Design-, Ingenieursdokumente usw. Es gilt auch für grundlegend neue Arten der Dokumentation, definiert als „ Informationsressourcen» - Register, Register, Datenbanken und Datenbanken, Internetseiten usw. Unter modernen Bedingungen sollten das Verfahren zum Umgang mit all diesen Arten von Dokumentation und die Bedingungen für den Zugriff darauf gleich sein. Eine Managemententscheidung wird nicht nur auf der Grundlage eines Verwaltungsdokuments getroffen, sondern umfasst auch die Analyse aller möglichen Informationen im Zusammenhang mit dem Sachverhalt des Problems. Je breiter das Spektrum solcher Informationen ist, die dem Manager in Echtzeit zur Verfügung stehen, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit erfolgreiche Lösung Probleme.

Damit verbunden ist das zweite Hauptmerkmal des DOE im Vergleich zur Büroarbeit – es beinhaltet den Einsatz effizienterer Informationsverarbeitungstechnologien. Das DOE-System umfasst in der Regel lokale und unternehmenseigene Computernetzwerke, Dokumente werden computergestützt erstellt, erfasst und verarbeitet. Laut dem bekannten russischen Spezialisten und Direktor von VNIIDAD M.V. Larin charakterisiert der Begriff DOW „die Übergangsphase von der traditionellen Büroarbeit zum Dokumentenmanagement“, die er als „eine vollwertige Führungsfunktion der Organisation“ versteht. Mit anderen Worten, es besteht die Möglichkeit, die Funktionen der Dokumentationsunterstützung und -verwaltung als solche zusammenzuführen.

In einer solchen Situation ist es sehr wichtig, zwischen zwei Seiten des Übergangs zu neuen Technologien für vorschulische Bildungseinrichtungen zu unterscheiden – der technischen und der organisatorischen. Die erste davon umfasst die Entwicklung oder den Erwerb von Computerprogrammen, den Kauf und die Installation von Computern, die Installation von Netzwerkkommunikation usw. Heute hat die Informationstechnologie einen Entwicklungsstand erreicht, bei dem dieser Aspekt der Angelegenheit keine grundsätzlichen Probleme verursacht . Die konkrete Entscheidung wird allein durch die finanziellen Möglichkeiten der Organisation bestimmt. Es ist nicht schwer, ein Unternehmen zu finden, das die notwendigen Werkzeuge entsprechend den Wünschen des Kunden und im Rahmen der verfügbaren Menge bereitstellt.

Der Übergang zu neuen Technologien erfordert einen geeigneten rechtlichen und regulatorischen Rahmen, ein durchdachtes System der Archivspeicherung, qualifizierte Leistungsträger und (vielleicht am wichtigsten) Manager, die das gesamte Spektrum damit verbundener Probleme abdecken können. Ohne diese Bedingungen werden die fortschrittlichsten Technologien nicht das erwartete Ergebnis bringen. Schauen wir uns beide Seiten des Problems genauer an.

Jetzt vorhanden automatisierte Systeme DOW kann in drei Klassen oder Stufen unterteilt werden. Systeme der ersten Ebene (sie können als automatisierte Padefiniert werden) verarbeiten Dokumente nicht als solche, sondern mit begleitender Dokumentation, die ein elektronisches Analogon von Journalen eingehender und ausgehender Dokumentation, Registrierungskarten usw. darstellen. Heute ist diese Ebene von Automatisierung des DOE V öffentliche Einrichtungen kann als bestanden gelten. In vielen Abteilungen gibt es Systeme zur Verwaltung von Papierdokumenten, deren Grenzen jedoch bereits klar erkannt werden und die Frage nach ihrer Modernisierung aufgeworfen wird. Organisationen, die solche Systeme zu ihrer Zeit und unter den heutigen Bedingungen nicht implementiert haben, neigen dazu, sie zu umgehen und sofort auf der zweiten Ebene zu beginnen.

Das Hauptmerkmal der zweiten Ebene ist das Vorhandensein einer vollständigen elektronischen Version jedes Dokuments im System, die es Ihnen ermöglicht, eine Volltextsuche nach seinem Inhalt durchzuführen, das Dokument über das lokale Netzwerk der Organisation zu übertragen und Dokumente mit anderen auszutauschen externe (übergeordnete oder untergeordnete) Organisationen über ein Unternehmensnetzwerk oder normale E-Mail. Solche Systeme verfügen über umfassende Suchfunktionen und Mittel zur Einschränkung des Zugriffs auf Informationen und umfassen häufig Subsysteme zum Scannen und zur Texterkennung (zur Erstellung elektronischer Versionen von Papierdokumenten). Auf dieser Ebene wird es möglich, Referenzdatenbanken in das System zu integrieren, deren Informationen verwendet werden Managementtätigkeiten. Die Fähigkeit, den Dokumentenfluss mit ihrer Hilfe zu verwalten, erhöht sich dramatisch, aber ihre Kosten sind ziemlich hoch – etwa Hunderte oder sogar Tausende von Dollar für jeden Arbeitsplatz.

Die Rechtsverbindlichkeit elektronischer Dokumente ermöglicht den Verzicht auf papierbasierte „Doubles“ und den Übergang zu einem vollelektronischen Dokumentenmanagement, bei dem der Ausdruck, sofern er gespeichert wird, nur noch als Papierkopie des elektronischen Originals erfolgt, was einen begrenzten Umfang hat . Daraus ergibt sich direkt eine weitere Anforderung: Da das Originaldokument ausschließlich in existiert elektronisches Formular, ist es notwendig, allen Phasen seines Lebenszyklus die gleiche Aufmerksamkeit zu widmen, einschließlich nicht nur der Erstellung und Verbreitung, sondern auch der anschließenden Archivspeicherung.

Trotz des reichhaltigen Funktionsumfangs weisen alle diese Systeme einige wesentliche Einschränkungen auf, die es ermöglichen, sie zu einer Klasse zusammenzufassen. Erstens arbeiten sie nicht mit elektronischen Dokumenten im eigentlichen Sinne, sondern mit elektronischen Kopien von Papierdokumenten. Parallel dazu verfügen Organisationen immer noch über Papieroriginale, deren Rechtskraft durch die darauf befindlichen Unterschriften und Siegel gegeben ist. Es sind diese traditionellen Dokumente, die der obligatorischen Archivierung unterliegen, während ihre elektronischen Versionen nur aus praktischen Gründen verwendet und gespeichert werden. Aus diesem Grund sind die in solchen Systemen verwendeten Software- und Hardwarelösungen nur unzureichend auf die Überprüfung der Authentizität von Informationen und deren langfristige Archivierung ausgerichtet.

In den Anmerkungen zu Systemen findet man häufig Formulierungen wie „Das System unterstützt den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments in einer Organisation: von der Erstregistrierung über die Abschreibung bis zum Fall.“ Mittlerweile beschränkt sich der gesamte Lebenszyklus bekanntlich keineswegs auf die „Abschreibung für das Geschäft“. Viele Systeme ignorieren diesen Umstand und ermöglichen in der Phase der Archivspeicherung nur den Zugriff auf den Inhalt des Dokuments, nicht jedoch auf dessen Kontext – Begleitinformationen, die es Ihnen ermöglichen, die Umstände der Erstellung des Dokuments oder seiner Eintragung festzustellen von außen in das System, den Weg seines Durchgangs durch die Behörden usw. Streng genommen ist das, was in der Sprache der Entwickler „elektronisches Archiv“ genannt wird, aus professioneller Sicht kein Archiv. Regulatorische Anforderungen an die Organisation der Archivierung werden bei deren Erstellung in der Regel nicht berücksichtigt.

Sowohl der russische als auch der GUS-Markt bieten mittlerweile eine große Auswahl Software-Tools Schaffung vorschulischer Bildungseinrichtungen der zweiten Ebene. Einige von ihnen werden von namhaften russischen Unternehmen oder Joint Ventures relativ unabhängig entwickelt. Die bekanntesten und beliebtesten unter ihnen sind die Systeme Delo (Entwickler – ZAO Electronic Office Systems) und Euphrates (entwickelt von Cognitive Technologies Ltd).

Beim Betrieb solcher Systeme kommen viele Benutzer jedoch zu dem Schluss, dass ihre Originalität eher ein Minus als ein Plus ist: Durch die Einführung eines Produkts eines Unternehmens wird die Organisation zu dessen Geisel. Niemand außer den Spezialisten dieses Unternehmens ist in der Lage, Korrekturen, Verbesserungen und Modernisierungen an einem solchen System vorzunehmen. Für den Fall, dass das Unternehmen aus irgendeinem Grund aufhört zu existieren oder die führenden Autoren-Entwickler verliert, bleiben alle von ihm implementierten Systeme ohne technische Unterstützung, und ihre Verbesserung und Anpassung an die Anforderungen von morgen wird unmöglich sein.

Aufgrund dieser Überlegungen bevorzugen viele Organisationen den Umgang mit Systemen, die auf der Grundlage kommerzieller Produkte westlicher Firmen erstellt wurden, die auf ein breites Spektrum von Benutzern ausgerichtet sind und daher viel offener sein müssen. Bei solchen Produkten handelt es sich um anpassbare Softwarepakete – leistungsstarke Tools zur schnellen Erstellung spezifischer Anwendungen für die Bedürfnisse eines bestimmten Kunden. Hierzu sind natürlich auch Spezialkenntnisse erforderlich, allerdings ist es viel einfacher, Spezialisten für solche Systeme zu finden. In der Regel werden Dienstleistungen eines solchen Plans von Firmen erbracht, die sich „Systemintegratoren“ nennen. Die Möglichkeit, zwischen mehreren Integratoren zu wählen (und mit dem richtigen Talent sogar Anwendungen zu erstellen oder zu ändern). allein) überwiegen in den Augen der Nutzer sogar einen so offensichtlichen Vorteil inländischer Entwicklungen wie die Möglichkeit der Volltextsuche unter Berücksichtigung der Morphologie der russischen Sprache, die in kommerziellen Produkten westlicher Produktion natürlich nicht verfügbar ist.

In Russland wird eine klare Präferenz gegeben Softwarepaket Lotusnoten/Domino. Merkwürdigerweise dominiert dieser Komplex nicht den westlichen Markt. Der Bericht von V. N. Chernov, Experte des Büros der Regierung der Russischen Föderation, liefert Daten, dass der Lotus Notes/Domino-Komplex etwa 4 % des Umsatzes ausmacht, während der ähnliche Documentation-4-Komplex (in unserem wenig bekannt) Land) macht 11 % des westlichen Marktes aus.

Beim Übergang zur dritten Ebene vorschulischer Bildungseinrichtungen müssen die oben genannten Systeme mit zertifizierten digitalen Signaturtools ausgestattet sein und eine Reihe von Problemen im Zusammenhang mit der Archivspeicherung lösen elektronische Dokumente. Unterdessen hat in Russland die Arbeit an der Schaffung eines ähnlichen Archivs noch nicht begonnen, und in dieser Hinsicht beträgt der Rückstand etwa fünf Jahre. Das Fehlen eines solchen Archivs nach dem Erscheinen Rechtsrahmen kann eine große Abschreckung beim Übergang zu Vorschulsystemen der dritten Stufe darstellen.

Offensichtlich sollten im Idealfall die elektronischen Dokumentenverwaltungssysteme der Abteilungen und das staatliche Archivspeichersystem Bestandteile eines einzigen, größeren Systems werden gemeinsames System DOW, das den gesamten Verwaltungsapparat abdeckt. Unter den heutigen Bedingungen erscheint es jedoch unrealistisch, ein solches System nach einem einzigen Plan zu schaffen. Zu unterschiedlich sind die finanziellen und personellen Möglichkeiten der verschiedenen Abteilungen und die Traditionen des Dokumentenumlaufs in ihnen sind recht spezifisch. In Fällen, in denen das Management für die Entscheidung, ein eigenes Vorschulsystem zu schaffen, „reif“ ist, wird diese Entscheidung in der Regel ohne Berücksichtigung ähnlicher Systeme getroffen, die bereits vorhanden sind oder in anderen Abteilungen implementiert werden.

In der Praxis führt dies zu recht interessanten Ergebnissen. In Moskau beispielsweise wurden Vorschulsysteme sowohl auf der Ebene des Bürgermeisteramtes als auch in allen Bezirkspräfekturen eingeführt. Gleichzeitig wurde jeder von ihnen jedoch separat und in der Regel von einem anderen Systemintegrator entwickelt. Die elektronische Version des Dokuments, das vom Rathaus an die Präfektur übermittelt wird, kann nicht automatisch an die unteren Ebenen dieser Präfektur weitergeleitet werden – ihre automatisierten Systeme sind nicht kompatibel. Aus dem gleichen Grund können verschiedene Präfekturen untereinander keine elektronischen Versionen von Dokumenten austauschen. Wenn außerdem verschiedene Abteilungen unterschiedliche EDS-Tools einführen, kann die gegenseitige Inkompatibilität vererbt und beim Übergang zu Systemen der dritten Ebene sogar noch verschärft werden.

Die Hauptentwicklung moderner Dokumentenmanagementdienste geht daher in Richtung einer weiteren Informatisierung und Automatisierung von Büroprozessen, der Einführung elektronischer Dokumentenmanagementsysteme und der Umstrukturierung der Büroarbeit in Organisationen entsprechend den Anforderungen dieser Systeme.

§2. Moderne Probleme der Dokumentationsunterstützung für das Management

Es gibt mehrere Hauptprobleme der dokumentarischen Unterstützung des Managements. Betrachten wir sie der Reihe nach.

Das Problem des Bewusstseins. Damit die Unternehmensleitung zu dem Schluss kommt, dass die Einführung eines automatisierten Büroarbeitssystems (ASS) notwendig ist, muss sie zumindest wissen, ob es solche Systeme gibt, wozu sie gedacht sind und wie sie umgesetzt werden. Darüber hinaus sollte das Management der Organisation die Vorteile der Implementierung solcher Systeme klar darstellen.

Der Mangel an Informationen über ASD führt dazu, dass sie mit einer Vielzahl automatisierter Prozessleitsysteme, automatisierter Kontrollsysteme usw. in Verbindung gebracht werden. Viele erinnern sich noch an die traurige Erfahrung eines ungebildeten Ansatzes bei der Implementierung solcher Systeme in den 80er Jahren, der zu einem falschen Urteil über das ASD als teures Spielzeug führte, das dem Unternehmen nichts Neues und Gutes bringt. Die Vorteile der Einführung automatisierter Bürosysteme liegen nicht immer auf der Hand, da es sehr schwierig ist, die wirtschaftlichen Auswirkungen einer Verbesserung der Verwaltbarkeit einer Organisation abzuschätzen. Nach Angaben von Ernst & Young und dem Nortan Nolan Institute verbessern Unternehmen, die elektronische Dokumentenmanagementsysteme implementiert haben, ihre Leistung: Die Produktivität im Büro steigt um 25–50 %, die Dokumentenverarbeitungszeit wird um 75 % reduziert, die Platzkosten für die Dokumentenspeicherung werden reduziert um 80 %.

Diese Schätzungen wurden für den westlichen Markt vorgenommen und in Russland können diese Zahlen abweichen. Insbesondere kann der Gewinn durch die Reduzierung des Speicherbereichs von Dokumenten viel geringer ausfallen, da in unserem Land nur noch Papierdokumente oder deren Mikrokopien (Mikrofilm und Mikrofiche) Rechtskraft haben. Gleichzeitig sind die Reduzierung der Dokumentenverarbeitungszeit und die strikte Einhaltung des Dokumentenverarbeitungsplans in vielen Bereichen kritische Indikatoren, die große wirtschaftliche Vorteile aus der Einführung von ASD bringen können.

Die Wirksamkeit der Implementierung solcher Systeme hängt maßgeblich davon ab, wie erfolgreich das Management der Organisation die Lösung organisatorischer Probleme bei der Einführung von ASD bewältigt.

organisatorische Probleme. In jedem Unternehmen entwickelt sich im Laufe der Zeit eine bestimmte Organisationsstruktur (und nicht immer optimal), die ihre eigenen, nur für sie charakteristischen Arbeitsstile, Führungs- und Kontrollmethoden bildet. Das implementierte ASD erweist sich in den meisten Fällen zunächst als sozusagen ein „Fremdkörper“ für das Unternehmensteam. Denn ein gut aufgebautes ASD ist eine Art „Lackmustest“ und viele Mängel im funktionalen und strukturellen Aufbau eines Unternehmens treten bereits in den ersten Phasen des ASD-Implementierungsprozesses auf.

Es entsteht ein Dilemma: Was ist besser und einfacher – ein ASD nach dem Vorbild und der Ähnlichkeit mit dem Kunden aufzubauen oder es neu zu organisieren, um eine maximale Effizienz des ASD zu erreichen? Bei der Lösung dieses Problems können zwei Lösungen angewendet werden: technische, die mehr vom Systemlieferanten abhängt, und organisatorische, die vollständig vom Kunden abhängt.

Alle guten ASDs verfügen über eine gewisse Anpassungsfähigkeit an einen bestimmten Kunden, aber alles hat seine Grenzen. Darüber hinaus ist zur Anpassung des Büroarbeitssystems an einen konkreten Kunden eine klare Problemstellung, am besten schriftlich festgehalten, erforderlich. Gleichzeitig erhält der Kunde ein maximal auf ihn abgestimmtes System und vor allem klare Kriterien zur Bewertung der Arbeitsergebnisse des Auftragnehmers. Leider ist die Erstellung solcher Dokumente recht mühsam. Oft nimmt die Entwicklung technischer Spezifikationen für ASD viel mehr Zeit in Anspruch als die Implementierung des Systems selbst.

Das ist leicht zu erklären – in dieser Phase ist es notwendig, sich auf die Standpunkte aller Abteilungen der Kundenorganisation zu einigen, was an sich keine leichte Aufgabe ist. Sehr oft wird versucht, die Phase zu verkürzen (warum extra Geld bezahlen), das führt dazu, dass der Kunde etwas erhält, das den Wünschen seiner Mitarbeiter entspricht, aber aus irgendeinem Grund ist es für alle unbequem, mit diesem System zu arbeiten . Darüber hinaus beginnen während des Probebetriebs die kontinuierlichen Nacharbeiten und Umbauten. Wenn das System danach am Leben bleibt, unterscheidet es sich völlig von der ursprünglichen Schöpfung. Ein Jahr später werden neu angekommene Mitarbeiter eine berechtigte Frage stellen: Warum ist hier alles so unlogisch? Es gibt nur eine Antwort und jeder weiß: Es ist historisch passiert.

Allerdings ist es immer noch nicht möglich, dies allein durch technische Maßnahmen zu bewältigen. Wenn ein Unternehmen organisatorisch weitgehend nicht auf die Implementierung von ASD vorbereitet ist, ist eine solche Implementierung entweder sehr schwierig oder völlig unmöglich. Eine gute Analogie wäre der Versuch, einen stärkeren Motor in ein Auto mit schwachem Fahrwerk einzubauen. Das Ergebnis ist im Voraus bekannt. Auch wenn es möglich ist, ein modernes ASD in einem Unternehmen zu platzieren, das noch nicht bereit für seine Implementierung ist, wird der Kunde aus einer solchen Implementierung keinen Nutzen ziehen.

Um einen echten wirtschaftlichen Effekt aus der Einführung von ASD zu erzielen, ist es oft notwendig, einige Arbeitsprinzipien zu ändern. Insbesondere sollte die Einführung eines automatisierten Büroarbeitssystems durch eine Änderung der Organisations- und Verwaltungsdokumente in der Kundenorganisation unterstützt werden (zumindest die Anweisungen für die Büroarbeit müssen geändert werden). Daher kann ein erheblicher wirtschaftlicher Effekt von ASD nur dann erzielt werden, wenn das Management den Prozess seiner Implementierung nicht als einfachen Akt der Anschaffung neuer Software (und möglicherweise neuer Ausrüstung) betrachtet, sondern als komplexes organisatorisches und technisches Projekt.

Leider überprüfen derzeit nur sehr wenige Kunden ihr Steuerungssystem, bevor sie ein ADS implementieren. Bei einer derart energischen Einführung kann es aufgrund psychologischer Faktoren zu einer Ablehnung des Büroarbeitssystems kommen.

Psychologische Probleme. Wie sieht der ASD die Mehrheit der Mitarbeiter des Kundenunternehmens? Wenn sie über oberflächliche Informationen verfügen, sieht die Unternehmensleitung ASD als Allheilmittel für alle Probleme, die manchmal durch einen nachlässigen Umgang mit Dokumenten entstehen, und die Darsteller glauben, dass ASD etwas zwischen E-Mail und einem vertrauten Editor ist.

Wenn Mitarbeiter über Informationen zu diesen Systemen verfügen, ändert sich die Situation erheblich. Die Darsteller sind fest davon überzeugt, dass sich das Management nach der Umsetzung des ASD aller ihrer Fehler bewusst sein wird (dies ist teilweise richtig). In dieser Hinsicht stößt die Einführung eines vollwertigen ASD-Systems oft auf erheblichen Widerstand bei den Darstellern – sie wissen sicher, dass es ihnen danach noch schlechter gehen wird. Infolgedessen wird eine Kompromissvariante ohne „fiskalische“ Funktionen eingeführt, d.h. das gleiche E-Mail zusammen mit einem Dokumentenmanagementsystem.

Nach Angaben des Managements kann man von diesem System lediglich eine objektive Kontrolle ihrer Bestellungen erwarten, was die Erstellung von Berichtsinformationen beschleunigt, die Qualität verbessert und die Zeit für die Suche nach Dokumenten verkürzt. Nach der Einführung des Systems kann sich dessen Bewertung dramatisch ändern. Und erst später, wenn sie sich mit dem System vertraut machen, stellen Manager plötzlich überrascht fest, dass sie auch an einem Computer arbeiten müssen, der schon lange nur noch auf dem Desktop verstaubt. Für eine beträchtliche Anzahl von Führungskräften der alten Schule stellt dies eine psychologische Barriere dar. Für sie ist es viel einfacher, mit den üblichen Methoden direkt mit Menschen zusammenzuarbeiten: „auf dem Teppich“ genannt, „gepumpt“, Angst in den Augen eines Untergebenen gesehen – man kommt zu dem Schluss, dass man nicht umsonst ist einen Stuhl nehmen. Zudem stellt das Management häufig fest, dass die von westlichen Experten versprochenen Vorteile irgendwo verschwunden sind. Obwohl die Lösung für dieses Problem einfach ist: Es wurde vorgeschlagen, ASD auf den Tischen aller Künstler und Manager einzuführen, und der Kunde sparte Geld: Er installierte das System nur für Sachbearbeiter in Strukturabteilungen. Dadurch wird die Arbeit zwischen den Abteilungen schnell und präzise ausgeführt und alles in ihnen ist wie zuvor.

Darsteller hingegen haben oft das Gefühl, dass mit der Einführung des CUD ein weiterer Chef aufgetaucht ist, der ständig hinter seinem Rücken steht. Tatsächlich können Sie jetzt auf Wunsch herausfinden: Wer, was, wann und wie viel tut. Zuvor war es möglich, die Behörden in die Irre zu führen: Sie sagten, sie hätten einen halben Tag lang alle Stockwerke durchsucht (obwohl ich tatsächlich am Computer gespielt habe). Gleichzeitig wird ein sehr wichtiger Punkt vergessen: Das gleiche System ermöglicht es nicht, den Auftragnehmer mit übermäßig viel Arbeit zu belasten. Dies hängt zwar von den Einstellungen eines bestimmten Systems ab, aber es wird immer eine Möglichkeit geben zu erklären, warum dieser Arbeitsaufwand nicht rechtzeitig abgeschlossen wurde. Hier gilt es also noch gut zu überlegen – die Leistungsträger bleiben Verlierer oder Gewinner. Aus meiner Sicht erhalten qualifizierte Leistungsträger ein wirkungsvolles Instrument zur Organisation ihrer Aktivitäten und durchaus gewichtige Argumente, um ihr Handeln vor dem Management zu motivieren.

Aber schlechtes Management und nachlässige Mitarbeiter erleben psychische Beschwerden und eine völlige Ablehnung der ASD. Nun, wenn dies nur in einem Kündigungsschreiben zum Ausdruck kommt. Häufiger haben wir hartnäckige und geschickte versteckte Feinde, die sich einer Innovation wie ASD auf jede erdenkliche Weise widersetzen, was ihr Scheitern und ihre Nutzlosigkeit für das Unternehmen deutlich zeigt. Daraus ergeben sich eine Reihe personeller Fragen, die bei der Einführung von ASD auf die eine oder andere Weise angegangen werden müssen.

Personalproblem. Die Einführung von ASD impliziert, dass alle wesentlichen Teilnehmer an Geschäftsprozessen in einem Unternehmen in der Lage sein müssen, an einem Computer zu arbeiten. Tatsächlich trifft dies auf junge, relativ neu gegründete Organisationen und Firmen zu. Aber was tun, wenn das Rückgrat der Unternehmensführung bereits vor 15 bis 20 Jahren ausgebildet wurde? Von ihrer Erfahrung und fachlichen Kompetenz her können sie ihren Positionen voll und ganz entsprechen, haben aber noch nie am PC studiert oder gearbeitet. Schicken Sie sie zur Schule?

Wenn jedoch ein Unternehmen auf die Idee kommt, ASD einzuführen, ist die Arbeitsintensität in diesem Unternehmen in der Regel sehr hoch. Dies bedeutet, dass eine Schulung der Mitarbeiter außerhalb des Arbeitsplatzes praktisch unmöglich ist und sich optionale Schulungen als wirkungslos erweisen und nur zu einer erhöhten Gereiztheit der Mitarbeiter des Unternehmens führen können.

Bei der Einführung von CAD (zumindest in der Elektronikindustrie) glaubte man einst, dass es billiger sei, alte Designer zu entlassen und junge Mitarbeiter (Universitätsabsolventen) einzustellen, als die „alte Garde“ umzuschulen. Leider ist dieser Ansatz bei der Implementierung von ASD nicht anwendbar, da die Hauptnutzer dieses Systems die oberste und mittlere Führungsebene der Organisation sind.

Der einzige experimentell gefundene Ausweg aus dieser Situation besteht in der berufsbegleitenden Schulung von Systemadministratoren; Anwenderschulung beim Kunden vor Ort, jedoch nicht am Arbeitsplatz; ein langer Probebetrieb mit ständiger Präsenz des Personals des Auftragnehmers in der Kundenorganisation.

Daher gibt es mehrere Hauptprobleme der Dokumentationsmanagementunterstützung: das Problem des Bewusstseins, organisatorische Probleme, psychologische Probleme und Personalproblem. Jede Institution, egal welches Profil sie hat, ist mit diesen Problemen konfrontiert. Bei der Entscheidung über die Notwendigkeit einer Verbesserung der Arbeit ihrer Organisation (einschließlich durch Automatisierung der Dokumentation) sollte jedes Management auf die Lösung dieser Probleme achten.

KAPITEL 2

§1. Organisation der Dokumentationsunterstützung im Föderalen Registrierungsdienst für die Region Belgorod

Das Amt des Föderalen Registrierungsdienstes für die Region Belgorod trägt seinen Namen seit dem 1. Januar 2005 (ehemals Justizamt der Verwaltung der Region Belgorod, später Büro des Justizministeriums Russlands für die Region Belgorod). und ist eine Gebietskörperschaft des Bundesregistrierungsdienstes. Bei seiner Tätigkeit orientiert es sich an der Verfassung der Russischen Föderation, den Bundesverfassungsgesetzen, den Bundesgesetzen, den Gesetzen des Präsidenten der Russischen Föderation und der Regierung der Russischen Föderation. Internationale Verträge der Russischen Föderation, Rechtsakte des Justizministeriums der Russischen Föderation, Rechtsakte des Föderalen Registrierungsdienstes. Die Abteilung ist eine juristische Person, verfügt über Siegel mit dem Bild des Staatswappens der Russischen Föderation, Briefmarken, Briefköpfe mit ihrem Namen und dem Bild des Staatswappens der Russischen Föderation sowie Bankkonten.

Die Hauptaufgaben des Amtes des Föderalen Registrierungsdienstes für die Region Belgorod sind:

1. Sicherstellung der Umsetzung der staatlichen Justizpolitik in der Region Belgorod im Rahmen der festgelegten Zuständigkeiten;

2. Gewährleistung der Einheit des Rechtsraums;

3. Gewährleistung des Schutzes der Rechte und Freiheiten des Menschen und der Bürger im Rahmen ihrer Befugnisse.

Steuerfunktionen:

Führung des Bundesregisters der normativen Rechtsakte der Region Belgorod in der vorgeschriebenen Weise;

Durchführung von Rechtsgutachten zu normativen Rechtsakten der Region Belgorod auf deren Übereinstimmung mit der Verfassung der Russischen Föderation und der Bundesgesetzgebung;

Staatliche Bilanzierung der von den Organen erlassenen normativen Rechtsakte Staatsmacht Region Belgorod, gemäß dem vom russischen Justizministerium festgelegten Verfahren;

Übermittlung von Informationen aus dem Bundesregister an staatliche Behörden und lokale Regierungen, juristische Personen und Einzelpersonen in der vom russischen Justizministerium festgelegten Weise

Staatliche Registrierung der Satzungen der Gemeinden und kommunaler Ordnungsrechtsakte zur Einführung von Änderungen und Ergänzungen der Satzungen der Gemeinden gemäß Bundesrecht

Sicherstellung, dass das Amt gemäß dem vom Justizministerium Russlands festgelegten Verfahren die Beschwerden von Bürgern auf Wiederherstellung von Dokumenten gemäß internationalen Verträgen und der Gesetzgebung der Russischen Föderation bearbeitet.

Darüber entscheiden die Gebietskörperschaften des Föderalen Registrierungsdienstes staatliche Registrierung gemeinnützige Organisationen aller Organisations- und Rechtsformen, mit Ausnahme von Verbrauchergenossenschaften, Landesbehörden, anderen staatlichen Körperschaften, Kommunalverwaltungen sowie Landes- und kommunale Institutionen. Die staatliche Registrierung bestimmter Organisations- und Rechtsformen gemeinnütziger Organisationen (Eigentümergemeinschaften, Gartenbau-, Gartenbau- und Datscha-gemeinnützige Vereine) durch die Steuerbehörden verstößt gegen die geltende Gesetzgebung. Das entsprechende Schreiben zur Beendigung dieser Registrierung wurde an den Bundessteuerdienst geschickt.

Der Föderale Registrierungsdienst für die Region Belgorod umfasst die folgenden Abteilungen:

1. Verwaltungs- und Managementpersonal;

2. Empfangsabteilung – Ausstellung von Dokumenten;

3. Abteilung für die Durchführung von USRR und die Registrierung von Adressaten;

4. Abteilung für die Registrierung von Rechten an Wohnräumen und Beteiligungsverträgen;

5. Hypothekenregistrierungsabteilung, Rechte an Nichtwohnräume und über die Interaktion mit großen Rechteinhabern;

6. Abteilung für die Registrierung von Rechten an Land;

7. Abteilung für die Erteilung von Informationen über eingetragene Rechte;

8. Büroarbeitsabteilung;

9. Abteilung organisatorische Unterstützung, Planungs- und Kontrollaktivitäten;

10. Abteilung Öffentlicher Dienst und Personal;

11. Materialabteilung – technischer Support;

12. Abteilung für den Schutz von Staatsgeheimnissen, Sonder- und Mobilisierungsarbeit;

13. Abteilung für Informationstechnologien und Kommunikation;

14. Abteilung für öffentliche und religiöse Vereinigungen;

15. Abteilung für Kontrolle im Bereich Anwaltschaft und Notare;

16. Abteilung für Kontrolle und Aufsicht im Bereich der staatlichen Registrierung von Personenstandsurkunden;

17. Abteilung für Aktivitätskontrolle Selbstregulierungsorganisationen, Schlichtungsmanager;

18. Abteilung für Rechtsbeistand und Rechtsschutz.

Im Amt des Föderalen Registrierungsdienstes für die Region Belgorod wurde zur Regelung der Büroaufgaben eine Büroarbeitsanweisung erstellt, die das Verfahren zur Erstellung und Übertragung von Dokumenten regelt. Es definiert das System der Büroarbeit, legt die Regeln und Verfahren für die Arbeit mit Dokumenten nicht klassifizierter Art und Briefen von Bürgern fest.

Rechtliche Grundlage Bestimmungen der Anweisung ist die aktuelle Gesetzgebung der Russischen Föderation, regulatorischen Anforderungen Staatliche Standards der Russischen Föderation für organisatorische und administrative Dokumentation, das Staatliche Dokumentationsmanagementsystem (GSDOU) sowie die Grundregeln für den Betrieb von Abteilungsarchiven, Verordnungen über den Bundesregistrierungsdienst, genehmigt durch Dekret des Präsidenten der Russischen Föderation Föderation vom 13. Oktober 2004, Nr. 1315, Allgemeine Vorschriften über die Gebietskörperschaft des Föderalen Registrierungsdienstes für das Subjekt (die Subjekte) der Russischen Föderation, genehmigt durch Beschluss des Justizministeriums Russlands vom 3. Dezember 2004 Nr. 183 , Temporärer Unterricht zur Büroarbeit im Bundesregistrierungsdienst, genehmigt durch Beschluss des Bundesregistrierungsdienstes vom 14. Juni 2005 Nr. 77, andere Regulierungsdokumente zur Büroarbeit.

Die methodische Leitung der Organisation der Büroarbeit und die Kontrolle über die Einhaltung der Anforderungen dieser Weisung erfolgt durch die Organisations- und Kontrollabteilung des Amtes. Die in dieser Weisung vorgesehenen Regeln und Verfahren für die Arbeit mit Dokumenten sind für alle Mitarbeiter der Abteilung verbindlich. Die in dieser Weisung vorgesehenen Regeln und Verfahren für die Arbeit mit Dokumenten sind für alle Mitarbeiter der Abteilung verbindlich.

Die staatlichen Beamten des Amtes (im Folgenden auch Mitarbeiter genannt) sind für die Einhaltung der Anforderungen der Weisung, die Sicherheit der amtlichen Dokumente und der darin enthaltenen Informationen verantwortlich. Mitarbeiter melden den Verlust von Dokumenten unverzüglich dem Leiter der jeweiligen Struktureinheit. Der Leiter der Strukturabteilung informiert hierüber die Organisations- und Kontrollabteilung des Amtes. Der Leiter der Organisations- und Kontrollabteilung meldet den Verlust von Dokumenten dem leitenden stellvertretenden Abteilungsleiter, der eine interne Untersuchung anordnet und den Abteilungsleiter über die Ergebnisse der Untersuchung informiert. Für den Fall, dass die Schuld eines Beamten am Verlust von Dokumenten festgestellt wird, unterliegt er der disziplinarischen, materiellen und sonstigen Haftung nach dem gesetzlich festgelegten Verfahren.

Bei Urlaub, Krankheit oder Dienstreise übergibt ein Beamter auf Anweisung des Leiters der Struktureinheit die von ihm ausgeführten Unterlagen an einen anderen Mitarbeiter, bei Entlassung übergibt er die zugewiesenen Unterlagen zu ihm.

Für die Organisation der Büroarbeit und die Einhaltung der in dieser Weisung festgelegten Regeln und Verfahren für die Arbeit mit Dokumenten und Briefen von Bürgern in den Strukturabteilungen des Amtes sind deren Leiter verantwortlich. Die Büroarbeit in Strukturabteilungen wird von Mitarbeitern ausgeführt, die von den Leitern dieser Abteilungen ernannt werden.

Um die Arbeit mit Dokumenten auf papierlose Technologie umzustellen, werden elektronische Informationssysteme eingesetzt. Die im Amt eingesetzten automatisierten dokumentarischen Informüssen die Anforderungen dieser Weisung erfüllen.

Die Anleitung zur Büroarbeit im Amt des Föderalen Registrierungsdienstes für die Region Belgorod enthält folgende Abschnitte:

Allgemeine Bestimmungen.

Dokumentation (Erstellung von Dokumenten).

Dokumentenfluss (Bewegung von Dokumenten im Büro).

Kontrolle der Dokumentenausführung.

Die Reihenfolge der Arbeit mit Bürgerbeschwerden.

Das Verfahren zum Umgang mit geschützten Informationen mit begrenzter Verbreitung.

Kopieren klappt.

Drucke und Formulare.

Bildung von Fällen, deren Übergabe an das Archiv, Verwendung von Archivdokumenten.

Gemäß Allgemeine Bestimmungüber die Gebietskörperschaft des Föderalen Registrierungsdienstes für das Subjekt (die Subjekte) der Russischen Föderation, genehmigt durch Beschluss des Justizministeriums Russlands vom 3. Dezember 2004 Nr. 183, erlässt der Leiter des Amtes im Rahmen seiner Befugnisse Anordnungen und Anweisungen Kompetenz, organisiert und kontrolliert deren Durchführung.

Aufträge (Anweisungen) werden auf Grundlage und gemäß erteilt Bundesgesetze, Dekrete und Anordnungen des Präsidenten der Russischen Föderation, Dekrete und Anordnungen der Regierung der Russischen Föderation, Anordnungen und Anordnungen des Justizministeriums der Russischen Föderation, des Föderalen Registrierungsdienstes sowie auf Initiative und Notwendigkeit entsprechen:

Gesetzgebung der Russischen Föderation;

Vorschriften des Justizministeriums der Russischen Föderation;

Gesetze des Bundesregistrierungsdienstes;

Zuvor erlassene Rechtsakte des Amtes, wenn das Dokument ihre Aufhebung oder Änderung nicht vorsieht.

Verordnungsentwürfe (Anordnungen) werden von den zuständigen Struktureinheiten des Amtes im Auftrag seiner Leitung oder auf eigene Initiative der in ihren Zuständigkeitsbereich fallenden Einheiten erstellt.

Der Leiter der Struktureinheit, der den direkten Ausführenden mit der Erstellung eines Auftragsentwurfs (Anordnung) beauftragt, ist verpflichtet, konkrete und klare Aufgaben für die Erstellung des Dokuments zu erteilen und die Fristen festzulegen.

Die Frist für die Ausarbeitung eines Verordnungsentwurfs (Anweisung) gemäß Bundesgesetzen, Dekreten und Anordnungen des Präsidenten der Russischen Föderation, Beschlüssen und Anordnungen der Regierung der Russischen Föderation, Akten des Justizministeriums der Russischen Föderation usw Der Bundesregistrierungsdienst sollte in der Regel zehn Kalendertage nicht überschreiten, sofern nicht eine andere Frist festgelegt ist.

Zur Vorbereitung der wichtigsten und komplexesten Verordnungsentwürfe (Verordnungen) sowie gemeinsam mit anderen Gebietskörperschaften der Bundesstrukturen erlassenen Gesetzen können Arbeitsgruppen gebildet werden.

Entwürfe von Mitteilungen und Mitteilungen über die Verweigerung der staatlichen Registrierung werden von den zuständigen Strukturabteilungen des Amtes erstellt.

Der Text der Meldungen muss zuverlässige und begründete Informationen enthalten, den geltenden Gesetzen und anderen Vorschriften entsprechen, keine unterschiedlichen Interpretationen zulassen, sorgfältig bearbeitet, spezifisch und wahrheitsgetreu sein.

Bei der Erstellung von Entwürfen für Organisations- und Verwaltungsdokumente ist es erforderlich, die darin enthaltenen Anweisungen mit bereits veröffentlichten Dokumenten zu diesem Thema zu verknüpfen.

Das Amt unterscheidet zwischen drei Hauptdokumentationsströmen:

1. Dokumente von Drittorganisationen und Dienststellen in Kommunen (eingehend);

2. Dokumente, die an andere Organisationen und Abteilungen in den Gemeinden gesendet werden (ausgehend);

3. Dokumente, die in Strukturabteilungen erstellt und von Mitarbeitern der Zentrale des Amtes im Managementprozess (intern) verwendet werden.

Die Entgegennahme, Bearbeitung, Registrierung und Verteilung der bei der Abteilung eingegangenen Korrespondenz erfolgt durch Mitarbeiter der Organisations- und Kontrollabteilung der Abteilung.

Dokumente, die Mitarbeiter der Strukturabteilungen des Amtes von Beamten anderer Organisationen erhalten, unterliegen der obligatorischen Weiterleitung zur Registrierung in der Organisations- und Kontrollabteilung des Amtes.

Vor dem Öffnen Postsendungen Die Sicherheit ihrer Verpackung und die korrekte Adressierung werden überprüft. Falsch zugestellte Korrespondenz wird an die Post zurückgesandt oder an den Eigentümer weitergeleitet. Eingeschriebene Sendungen werden mit Einträgen in Postregistern abgeglichen.

In der Organisations- und Kontrollabteilung werden alle Umschläge geöffnet (mit Ausnahme der Umschläge mit der Aufschrift „persönlich“ und „für den Wettbewerb“). Bei Fehlen eines Dokuments, dessen Nummer auf der Verpackung angegeben ist, oder bei Beilagen dazu sowie bei Abweichungen zwischen der auf der Verpackung angegebenen Nummer und der Nummer des beigefügten Dokuments oder wenn das Dokument beschädigt ist, ist eine Handlung erforderlich wird in dreifacher Ausfertigung erstellt. Die Urkunde wird vom Mitarbeiter, der das Paket geöffnet hat, und vom Leiter bzw. stellvertretenden Leiter der Organisations- und Kontrollabteilung unterzeichnet. Eine Kopie des Gesetzes verbleibt in der Organisations- und Kontrollabteilung, die andere wird dem eingehenden Dokument beigefügt, die dritte wird an den Absender gesendet.

Umschläge eingehender Dokumente werden vernichtet, es sei denn, sie dienen ausschließlich der Feststellung der Absenderadresse, der Anlagenummer, des Versand- und Zustellungsdatums sowie im Falle des Eingangs von Einsprüchen und Anträgen von Bürgern und ausländischer Korrespondenz.

Sämtliche eingehende Korrespondenz (mit Ausnahme von Bürgerbeschwerden und persönlicher Korrespondenz) unterliegt der obligatorischen zentralen Registrierung in der Organisations- und Kontrollabteilung des Amtes. Die Abrechnung der Dokumente im Amt erfolgt in Ermangelung einer elektronischen Datenbank in Registrierungsjournalen. Eingehende, ausgehende und interne Dokumente werden getrennt erfasst.

Auf der Vorderseite des erhaltenen Dokuments befindet sich in der unteren rechten Ecke ein Registrierungsstempel mit Angaben zum Eingangsdatum des Dokuments und der Registrierungsnummer gemäß dem Buch der eingehenden Korrespondenz. Die von der Abteilung für ausgehende Korrespondenz vergebene Registrierungsnummer besteht aus dem Index der Struktureinheit, der Seriennummer des Dokuments und den Initialen des Nachnamens des Beamten, der das Dokument unterzeichnet hat, zum Beispiel: 8/226-A, 12/342 -B, 4/123-C, 13/112-Sh .

Grundlegende Informationen zu eingehenden Dokumenten werden in die Registrierungsformulare der elektronischen Datenbank des Amtes eingegeben. Um die Informationskompatibilität zu erreichen, wird die folgende Zusammensetzung der Details für Buchhaltungsdokumente in Registrierungsjournalen festgelegt:

Registrierungsnummer des Amtes;

Korrespondent;

Titel des Dokuments;

Datum des Dokuments;

Nummer des ausgehenden Dokuments;

Beschluss (Vollstrecker, Inhalt des Beschlusses, Frist, Urheber des Beschlusses, Datum der Beschlussfassung);

Die Liste der Dokumente, die nicht der Registrierung im Amt unterliegen:

Kopien von zur Information übermittelten Dokumenten;

Glückwunschbriefe;

Einladungskarten;

Buchhaltungsunterlagen (Rechnungen, Zahlungsaufträge usw.);

Gedruckte Veröffentlichungen (Bücher, Zeitschriften, Newsletter);

Formen der statistischen Berichterstattung.

Die Vorprüfung der Dokumente erfolgt durch die Organisations- und Kontrollabteilung des Amtes, um die eingegangenen Dokumente auf der Grundlage einer Bewertung an diejenigen zu verteilen, die eine obligatorische Prüfung durch den Leiter des Amtes und seine Stellvertreter im Bereich der beaufsichtigten Dienste erfordern Inhalt des Dokuments.

Bundesgesetze, Dekrete, Anordnungen des Präsidenten der Russischen Föderation, Beschlüsse, Anordnungen der Regierung der Russischen Föderation, des Gouverneurs der Region Belgorod, Anweisungen in den Sitzungsprotokollen der Regierung der Region Belgorod, Anordnungen, Anordnungen , Anweisungen des Justizministeriums der Russischen Föderation, Rosregistrierung, parlamentarische und stellvertretende Anträge und Berufungen gelten als Organisationskontrollabteilung mit dem Ziel, sie unter Kontrolle zu bringen. Derartige Unterlagen werden entsprechend der bestehenden Zuständigkeitsverteilung dem Abteilungsleiter und seinen Stellvertretern gemeldet.

Dokumenten, die zur Berichterstattung an den Abteilungsleiter oder seine Stellvertreter gesendet werden, sind elektronische Karten mit zuvor registrierten Dokumenten beigefügt, die auf Papier ausgedruckt sind, zu denen es Links gibt und die für die Prüfung dieses Problems relevant sind.

Unterlagen mit Beschlüssen des Abteilungsleiters oder seiner Stellvertreter werden an die Organisations- und Kontrollabteilung zurückgesandt, um den entsprechenden Beschluss in die elektronische Karte des Dokuments einzutragen und das Dokument an die Testamentsvollstrecker zu übermitteln. Bei mehreren Testamentsvollstreckern wird das Originaldokument an den zuständigen Testamentsvollstrecker und Kopien des Dokuments an die übrigen Testamentsvollstrecker übergeben.

Die Organisations- und Kontrollabteilung zur Beschlussfassung in der elektronischen Karte wird nur von dem vom Abteilungsleiter ernannten ersten Testamentsvollstrecker akzeptiert. Die Auflösung wird an einer textfreien Stelle auf der ersten Seite des Dokuments eingeblendet. Für die Beschlussfassung können Formulare des aufgestellten Musters herangezogen werden.

Die direkte Führung der Aufzeichnungen in den Strukturgliederungen des Amtes obliegt den Staatsbeamten dieser Gliederungen, zu deren Aufgaben (gemäß den behördlichen Vorschriften) dies gehört.

Die Abrechnung der Dokumente in den Strukturabteilungen des Amtes erfolgt in Ermangelung einer elektronischen Datenbank in Registrierungsjournalen. Eingehende, ausgehende und interne Dokumente werden getrennt erfasst.

Ausgehende Dokumente unterliegen der Unterschrift des Abteilungsleiters oder seiner Stellvertreter Einmalige Anmeldung in der Organisations- und Kontrollabteilung. Diese Unterlagen werden der Abteilung in dreifacher Ausfertigung vorgelegt:

Die erste Kopie (Original) und Anlagen dazu werden an den Adressaten versandt;

Die zweite Kopie (Kopie) mit Visa verbleibt in der Organisations- und Kontrollabteilung;

Die dritte Kopie (beglaubigte Kopie) wird zurückgegeben strukturelle Unterteilung Management.

Vom Abteilungsleiter und seinen Stellvertretern unterzeichnete ausgehende Dokumente werden als ausgehend gekennzeichnet Registrierungs Nummer in der Organisations- und Kontrollabteilung.

In der Abteilung erstellte und von Mitarbeitern im Managementprozess verwendete Dokumente sind intern. Die Registrierung interner Dokumente erfolgt in Registrierungsjournalen direkt in Strukturabteilungen und unterliegt keiner Registrierung in der Organisations- und Kontrollabteilung.

Die ausgehende Registrierungsnummer eines internen Dokuments besteht aus zwei Teilen:

2. Seriennummer innerhalb der registrierten Dokumentensammlung, vergeben durch die Strukturabteilung des Amtes.

Nach der Registrierung werden die angegebenen Unterlagen in der 1. Ausfertigung zur Übersendung an die Organisations- und Kontrollabteilung bzw. an den Landesbeamten der Struktureinheit gesendet, zu dessen Dienstpflichten (gemäß Dienstordnung) die Führung von Aufzeichnungen gehört.

Vom Abteilungsleiter und seinen Stellvertretern unterzeichnete ausgehende Korrespondenz an die Verwaltung des Präsidenten der Russischen Föderation, das Amt der Regierung der Russischen Föderation, die Büros der Staatsduma und den Föderationsrat der Föderalen Versammlung der Russischen Föderation Russische Föderation, autorisierte Vertreter des Präsidenten der Russischen Föderation in föderalen Bezirken, des Justizministeriums der Russischen Föderation und des Föderalen Registrierungsdienstes, die von Feldsvyaz entsandt werden, sofern von der Geschäftsleitung keine anderen Anweisungen erteilt werden.

Dokumente, die an die Gebietskörperschaften der föderalen Exekutivbehörden der Region Belgorod, der staatlichen Behörden der Region Belgorod und der lokalen Regierungen der Stadt Belgorod und der Region Belgorod gesendet werden, werden per Kurier versandt. Diese Korrespondenz wird laut Register registriert.

Die Bearbeitung von Dokumenten für den Postversand erfolgt durch die Organisations- und Kontrollabteilung gemäß den Regeln für die Erbringung von Postdiensten, genehmigt durch das Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 15. April 2005 Nr. 221.

Der Versand der Dokumente erfolgt per Einschreiben in Umschlägen. Auf den Umschlägen sind der Empfänger, seine Postleitzahl und Adresse sowie in der unteren linken Ecke die Nummer des zu versendenden Dokuments angegeben. Dokumente, die gleichzeitig an eine Adresse gesendet werden, werden in einem Umschlag verpackt.

Eingeschriebene Briefe werden per Post entsprechend der in dreifacher Ausfertigung erstellten Bestandsaufnahme übergeben. Darin sind die Dokumentennummern, das Versanddatum, die Adresse und die Art der Sendung angegeben. Zwei Exemplare des Inventars werden an die Post übergeben, das dritte verbleibt in der Organisations- und Kontrollabteilung. Eine Kopie des von der Post zurückgegebenen Inventars, das den Versand der eingeschriebenen Post bestätigt, wird in der entsprechenden Akte der Organisations- und Kontrollabteilung abgelegt.

Auf Kopien ausgehender Dokumente versieht die Organisations- und Kontrollabteilung des Amtes einen Stempel mit dem Versanddatum.

Juristische Dokumente durchlaufen die folgenden Phasen:

1. Empfangsphase. In dieser Phase nimmt der leitende Angestellte Dokumente von natürlichen und juristischen Personen entgegen und führt auch eine rechtliche Prüfung der akzeptierten Dokumente durch. Nach Abschluss seiner Arbeit schließt der Mitarbeiter, der die Dokumente entgegengenommen hat, die Phase der Entgegennahme der von ihm ausgefüllten Dokumente ab. Dann kommt die Phase der Registrierung des Urheberrechts mit der Ernennung eines verantwortlichen Testamentsvollstreckers hinzu. Nach Eintritt in die Registrierungsphase wird dieser Ordner in die Liste der unbearbeiteten Ordner des zuständigen Registrars aufgenommen.

2. Phase der Registrierung. Der zuständige Registrar verteilt die aus der Annahmephase eingegangenen Fälle unter den Registraren. Bei der Verteilung von Fällen in der Phase der Registrierung dieses Ordners wird ein neuer Testamentsvollstrecker ernannt. Nachdem die Registrierungsphase abgeschlossen ist, schließt der ausführende Beamte die entsprechende Registrierungsphase ab. Und legt die Phase der Ausstellung von Dokumenten fest und gibt den Ausführenden dieser Phase an.

3. Phase der Rückkehr. Wenn während des Registrierungsprozesses Fehler festgestellt werden, die eine Rücksendung des Falles zur rechtlichen Revision erfordern, ist in diesem Fall eine zusätzliche Verfahrensstufe erforderlich – die Rückgabe des Falles zur Revision. Ernennen Sie als Ausführenden dieser Phase den Mitarbeiter, der die Dokumente für diesen Ordner erhalten hat. Nach Abschluss der erneuten rechtlichen Analyse der Dokumente muss der Mitarbeiter, der die Phase der Dokumentenannahme durchgeführt hat, die Phase der Rückgabe abschließen.

4. Archivierung. Nach Abschluss der Registrierungsphase werden die Ordner zur Verteilung übergeben. Nachdem die Dokumente für einen bestimmten Ordner ausgegeben wurden, wird der Fall archiviert. Um diese Stufe auf einem Computer anzuzeigen, sollten Sie eine neue Archivierungsstufe hinzufügen und einen verantwortlichen Ausführenden ernennen.

Der Föderale Registrierungsdienst für die Region Belgorod nutzt das Automatisierte Informationssystem (AIS) „Yustitsia“, das für die automatisierte Buchhaltung von Immobilienobjekten, die Erstellung von natürlichen und juristischen Personen sowie die Erstellung von Dokumenten konzipiert ist. Die Registrierung im AIS „Justiz“ bei der Umwandlung von Objekten erfolgt im Falle einer Verschmelzung, Teilung oder Trennung von Immobilienobjekten (THE). Gleichzeitig werden Aufzeichnungen über neu gebildete Objekte in neuen Abschnitten der USRR erstellt und neue Fälle von Eigentumsurkunden mit neuen Katasternummern eröffnet. Wenn das Immobilienobjekt, für das der Abschnitt des Einheitlichen Staatsregisters gebildet wurde, durch Teilung, Zusammenlegung bereits bestehender Objekte oder Trennung von solchen Objekten entstanden ist oder andere Gründe vorliegen, die zu einer Änderung der Katasternummer geführt haben, wird die Spalte „Vorherige Katasternummer“ gibt die Katasternummern früherer Objekte an.

Wenn SIE, für die der USRR-Abschnitt gebildet wird, nicht mehr existieren und keine Quelle für ein neues Objekt (Objekte) sind, wird die Katasternummer des neuen Objekts (Objekte) in der Spalte „Nachfolgende Katasternummer“ angezeigt.

Wenn sie konvertiert werden, hören die konvertierten Objekte auf zu existieren. Mit der Beendigung der Existenz eines Immobilienobjekts wird der damit verbundene USRR-Bereich geschlossen. Die Spalte „Protokoll über die Liquidation (Umwandlung) des Objekts“ enthält die Angaben zu den Dokumenten, auf deren Grundlage der Abschnitt geschlossen wird. Unterabschnitt II-Einträge werden storniert und ein Kündigungsprotokoll gedruckt.

In der Spalte „Dokumente-Grundlagen“ werden die Dokumente eingetragen, auf deren Grundlage die Transformation von IHNEN erfolgt. Zum Beispiel ein Antrag auf Umwandlung – bei der Zusammenlegung von Gegenständen, eine gerichtliche Entscheidung – bei der Aufteilung von Gegenständen usw. Auf der Registerkarte SIE im Falle einer Teilung das gemeinsame Objekt, im Falle einer Fusion das nach der Fusion entstandene Objekt. Der Rechtsexperte prüft die Richtigkeit der Bildung des Umwandlungsprotokolls im CRC. Beim Zusammenführen von Objekten kommt im Modus „Zusammenführen“ der „Objektkonvertierungsassistent“ zum Einsatz. Bei der Aufteilung von Objekten kommt im Split-Modus der Object Conversion Wizard zum Einsatz. Wenn eine Zuordnung von Abschnitten zu vorherigen oder nachfolgenden Katasternummern (bedingte Nummern) ohne Konvertierung erforderlich ist, müssen Sie den Konvertierungsassistenten im Modus „Herstellen einer historischen Verbindung (Zusammenführung)“ oder „Herstellen einer historischen Verbindung (Trennung)“ verwenden. Die Transformation von Objekten kann als Ergebnis einer Transaktion erfolgen.

Es gibt zwei Möglichkeiten:

a) Der Vertrag, der den Inhalt der Transaktion zum Ausdruck bringt, unterliegt der staatlichen Registrierung. Wenn nur ein Vertrag vorhanden ist (also nur eine Transaktion), wird in der Eingabephase für jedes der Objekte eine Terstellt, jedoch mit der Angabe einer Transaktionsregistrierungsnummer (d. h. in einer der Aufgaben die Registrierungsnummer ist verlinkt). In der Phase der Due Diligence in einem anderen Objekt wird auch ein Transaktionsdatensatz mit derselben Registrierungsnummer und demselben Registrierungsdatum angegeben. Bei mehreren Verträgen werden so viele Transaktionen registriert wie Verträge vorhanden sind. Dementsprechend werden in der Eingabephase Trfür jedes der Objekte erstellt, mit denen eine Transaktion durchgeführt wird. Im Stadium der juristischen Begutachtung wird die Transaktion auch Objekt für Objekt registriert.

b) Eine Vereinbarung, die den Inhalt einer Transaktion zum Ausdruck bringt, unterliegt nicht der staatlichen Registrierung. In der Eingabephase werden Aufgaben zur Registrierung von Rechten ausgewählt. Im Stadium der rechtlichen Prüfung werden das Recht und der Rechtsübergang registriert.

Zur Organisation und Durchführung einer Prüfung des Werts von Dokumenten wird beim Federal Reserve Board für die Region Belgorod eine ständige Expertenkommission (EC) eingerichtet. Die Aufgaben und Rechte der Expertenkommission des Amtes sowie die Organisation ihrer Arbeit werden durch die Verordnung über die EG bestimmt, die auf Anordnung des Amtes genehmigt wird.

Die Prüfung des Werts der Dokumente im Amt erfolgt bei der Zusammenstellung der Nomenklatur der Fälle; bei der Bildung von Fällen und der Überprüfung der Richtigkeit der Zuordnung von Dokumenten zu Fällen; bei der Vorbereitung von Koffern für die spätere Lagerung usw. Bei jährlich Prüfung des Wertes von Dokumenten in Strukturabteilungen, Auswahl von Dokumenten mit dauerhafter und vorübergehender (über 10 Jahre) Aufbewahrung zur Übergabe an das Archiv des Amtes sowie Auswahl von Dokumenten mit vorübergehender Aufbewahrungsfrist zur Vernichtung, Bedingungen davon sind abgelaufen.

Die Auswahl der Dokumente zur dauerhaften Aufbewahrung erfolgt auf der Grundlage von Dokumentenlisten mit Angabe der Aufbewahrungsfristen und der Aktennomenklatur der Struktureinheit (Auszüge aus der konsolidierten Nomenklatur) durch Einzeleinsichtnahme der Akten. Es ist nicht zulässig, Dokumente zur Aufbewahrung und zur Vernichtung ausschließlich auf der Grundlage von Falltiteln auszuwählen. Bei der blattweisen Prüfung von Daueraufbewahrungsfällen unterliegen die Beschlagnahmung von Dokumentenduplikaten, Entwürfen, unformatierten Dokumentenkopien und Dokumenten mit vorübergehender Aufbewahrungsfrist.

Gleichzeitig mit der Auswahl von Dokumenten zur dauerhaften und vorübergehenden (über 10 Jahre) Aufbewahrung zur Übergabe an das Archiv der Abteilung erfolgt in Strukturabteilungen die Auswahl von Fällen und Dokumenten zur vorübergehenden (bis zu 10 Jahre) Aufbewahrung mit abgelaufenen Aufbewahrungsfristen . Dabei werden Markierungen in der Nomenklatur der Fälle wie „bis zur Notwendigkeit (DMN)“, „vorbehaltlich der Durchführung (Abschluss) der Prüfung“ usw. berücksichtigt.

Die Auswahl der Dokumente für den entsprechenden Zeitraum zur Vernichtung und die Ausarbeitung eines Gesetzes über ihre Zuweisung zur Vernichtung erfolgt nach der Erstellung der jährlichen Abschnitte der zusammenfassenden Bestandsverzeichnisse der Fälle zur dauerhaften Aufbewahrung für denselben Zeitraum. Diese Inventare und Rechtsakte werden gleichzeitig in den Sitzungen des EK behandelt. Die von der EG genehmigten Rechtsakte werden von der Leitung der Abteilung erst genehmigt, nachdem die Inventare der Fälle der dauerhaften Aufbewahrung in der vorgeschriebenen Weise vereinbart wurden. Danach hat das Amt das Recht, die in diesen Akten enthaltenen Fälle zu vernichten.

Fälle werden in das Gesetz über ihre Zuweisung zur Vernichtung einbezogen, wenn die für sie vorgesehene Aufbewahrungsfrist bis zum 1. Januar des Jahres, in dem das Gesetz erstellt wurde, abgelaufen ist. Beispielsweise können Fälle mit einer dreijährigen Aufbewahrungsfrist, die im Jahr 2005 abgeschlossen wurden, in ein Gesetz aufgenommen werden, das frühestens am 1. Januar 2009 erstellt wird, mit einer fünfjährigen Aufbewahrungsfrist – frühestens am 1. Januar 2011.

Akten mit ausgeführten Dokumenten zur dauerhaften, vorübergehenden (über 10 Jahre) Aufbewahrung und Personal werden in das Archiv der Abteilung überführt. Die Übergabe der Fälle erfolgt erst nach Bestandsaufnahme nach Ablauf der zweijährigen Frist für deren Aufbewahrung und Verwendung in der Struktureinheit. Fälle der vorübergehenden (bis zu 10 Jahre) Lagerung unterliegen nicht der Übergabe, werden in Struktureinheiten gelagert und nach Ablauf der Lagerzeit in der vorgeschriebenen Weise vernichtet.

Wenn eine strukturelle Unterabteilung Fälle für die Übergabe an das Archiv des Amtes vorbereitet, prüft der Archivmitarbeiter zunächst die Richtigkeit ihrer Bildung, Ausführung und Übereinstimmung der Anzahl der im Inventar enthaltenen Fälle mit der Anzahl der gemäß der konsolidierten Nomenklatur eingereichten Fälle der Fälle des Amtes. Gleichzeitig werden die festgestellten Mängel bei der Erstellung und Durchführung von Fällen durch Mitarbeiter der Struktureinheit des Amtes des Föderalen Registrierungsdienstes für die Region Belgorod beseitigt.

Die Aufnahme jedes Falles erfolgt durch einen Mitarbeiter des Archivs des Amtes im Beisein eines Mitarbeiters der Struktureinheit. Gleichzeitig wird auf beiden Exemplaren des Inventars für jeden darin enthaltenen Koffer ein Vermerk über das Vorhandensein des Koffers angebracht. Am Ende jeder Kopie des Inventars sind die Anzahl der tatsächlich angenommenen Fälle, das Datum der Annahme - Übergabe der Fälle sowie die Unterschriften des Leiters der Organisations- und Kontrollabteilung und der Person, die die Fälle überwiesen hat, angegeben Zahlen und in Worten.

Zusammen mit den Fällen, Registrierungsdateien für Dokumente oder elektronische Basen Daten, die Informationen zur Registrierung und Ausführung der übertragenen Dokumente enthalten. Der Titel jedes Archivs bzw. jeder Datenbank ist im Inventar enthalten.

Im Falle des Ausschlusses einer Struktureinheit aus der Struktur der Abteilung oder einer Änderung ihrer Struktur ordnet der für die Aktenführung dieser Struktureinheit verantwortliche Mitarbeiter alle verfügbaren Unterlagen zu Akten zusammen, erstellt die Akten und übergibt sie an das Archiv der Struktureinheit dem Amt, unabhängig von der Speicherdauer. Die Übergabe der Fälle erfolgt nach den Fallbeschreibungen und der Nomenklatur der Fälle.

Die Übergabe der Fälle an das Archiv erfolgt nach dem von der Organisations- und Kontrollabteilung erstellten, mit den Strukturabteilungsleitern abgestimmten und durch Anordnung des Amtes genehmigten Zeitplan.

Somit führt der Föderale Registrierungsdienst für die Region Belgorod die Registrierung, Due Diligence und Buchführung der Regulierungsrechtsakte der Gemeinden in der durch Bundesgesetze und lokale Regulierungsrechtsakte festgelegten Weise durch. Der Föderale Registrierungsdienst für die Region Belgorod nutzt bei seiner Arbeit das Automatisierte Informationssystem (AIS) „Yustitsia“, das für die automatisierte Buchhaltung von Immobilienobjekten, die Erstellung von natürlichen und juristischen Personen sowie die Erstellung von Dokumenten konzipiert ist. Der gesamte Umfang der von der Kanzlei durchgeführten Büroarbeitsprozesse steht im Einklang mit den geltenden Rechtsakten.

§2. Offizielle Vorschriften des Amtes des Föderalen Registrierungsdienstes für die Region Belgorod

Für Beamte und Arbeiter gilt eine fünftägige offizielle (Arbeits-)Woche mit zwei freien Tagen – Samstag und Sonntag.

3. Für Beamte und Angestellte der Abteilung werden folgende Dienstzeiten (Arbeitszeiten) festgelegt:

Service-(Arbeits-)Startzeit - 9 Stunden 00 Minuten;

Endzeit des Dienstes (Arbeit) - 18 Stunden 00 Minuten;

Die Endzeit des Gottesdienstes (der Arbeit) beträgt freitags 16 Stunden 45 Minuten.

Die Dauer des offiziellen (Arbeits-)Tages unmittelbar vor dem arbeitsfreien Feiertag wird um eine Stunde verkürzt.

Für Beamte (Angestellte), die für den Empfang, die Ausstellung von Dokumenten und Informationen der USRR sorgen, die Bürger gemäß den Anforderungen der Verwaltungsvorschriften zur Wahrnehmung staatlicher Aufgaben in einem bestimmten Tätigkeitsbereich empfangen, im Auftrag der Als Abteilungsleiter kann ein abweichender Dienstbeginn und ein anderes Dienstende festgelegt werden.

Einsatz von Beamten und Angestellten zum Dienst (Arbeit) an Wochenenden und arbeitsfreien Tagen Feiertage erfolgt im Auftrag des Abteilungsleiters mit dessen schriftlicher Zustimmung, sofern gesetzlich festgelegt Russische Föderation.

Die Pausenzeit für Ruhe und Verpflegung für Fachkräfte, die den Empfang, die Ausstellung von Dokumenten und Informationen der USRR sowie den Empfang von Bürgern gemäß den Anforderungen der Verwaltungsvorschriften für die Wahrnehmung staatlicher Aufgaben in einem bestimmten Tätigkeitsbereich übernehmen, wird im Zeitintervall von 12:00 bis 15:00 Minuten ermittelt. Die konkreten Ruhe- und Essenszeiten werden vom Abteilungsleiter festgelegt.

Für Beamte, die Stellen im öffentlichen Dienst anderer Gruppen besetzen, und Arbeitnehmer, die Stellen besetzen, die nicht Stellen des Bundesbeamtentums sind, kann nach Maßgabe des Dienstvertrags (Arbeitsvertrags) ein unregelmäßiger Amts(arbeits)tag festgelegt werden.

6. Beamten wird ein bezahlter Jahresurlaub gewährt, der sich aus dem bezahlten Haupturlaub und zusätzlichen bezahlten Feiertagen (jährlicher zusätzlicher bezahlter Urlaub für die Dienstzeit und jährlicher zusätzlicher bezahlter Urlaub für einen unregelmäßigen Arbeitstag) zusammensetzt.

Beamte, die die Hauptpositionen des öffentlichen Dienstes besetzen, erhalten einen jährlichen bezahlten Grundurlaub von 35 Kalendertagen, andere Gruppen - 30 Kalendertage, Mitarbeiter, die Positionen besetzen, die keine Positionen des Bundesbeamtentums sind - 28 Kalendertage.

Die Dauer des zusätzlichen bezahlten Jahresurlaubs für die Dienstzeit wird mit einem Kalendertag für jedes Jahr des öffentlichen Dienstes berechnet.

Die Dauer des zusätzlichen bezahlten Jahresurlaubs für einen unregelmäßigen offiziellen (Arbeits-)Tag beträgt:

Für Beamte, die die Hauptämter des Landesbeamtentums besetzen - 10 Kalendertage;

Für Beamte, die Führungspositionen im öffentlichen Dienst des Bundeslandes besetzen - 8 Kalendertage;

Für Beamte, die leitende Positionen im Landesbeamtendienst besetzen - 6 Kalendertage;

Für Beamte, die Nachwuchsstellen des Landesbeamtentums besetzen - 4 Kalendertage;

Mitarbeiter, die Stellen besetzen, die keine Stellen des Bundesbeamtentums sind – 3 Kalendertage.

Bei der Berechnung der Gesamtdauer des bezahlten Jahresurlaubs wird der bezahlte Jahresgrundurlaub zum bezahlten Jahresurlaub für die Dienstzeit addiert. Die Gesamtdauer des jährlichen bezahlten Grundurlaubs und des jährlichen zusätzlichen bezahlten Urlaubs für das Dienstalter darf für Beamte, die die Hauptpositionen des öffentlichen Dienstes innehaben, 45 Kalendertage nicht überschreiten, für Beamte, die öffentliche Dienstpositionen anderer Gruppen innehaben, 40 Kalendertage.

Zusätzlicher Urlaub für einen unregelmäßigen offiziellen (Arbeits-)Tag wird über den in diesem Absatz vorgesehenen bezahlten Jahresurlaub hinaus gewährt.

Der Urlaubsplan wird für jedes Kalenderjahr auf der Grundlage von Vorschlägen von Struktur- und Strukturbehörden erstellt separate Unterteilungen Management und kommuniziert allen Regierungsbeamten und Mitarbeitern.

So legt der Arbeitsplan des Amtes des Föderalen Registrierungsdienstes für die Region Belgorod das Verfahren für die Arbeit des Personals des Amtes fest, regelt die Dauer der Arbeitszeit, sieht eine Ruhezeit vor und legt deren Umfang und Verfahren fest Gewährung von Urlaub an Mitarbeiter des Amtes. Im Allgemeinen regelt dieses Dokument die Arbeitstätigkeit der Organisation und dient dazu, die Wirksamkeit der Erfüllung ihrer Produktionsaufgaben sicherzustellen.

§3. Bestehende Probleme der Dokumentationsunterstützung im Föderalen Registrierungsdienst für die Region Belgorod und Möglichkeiten zu deren Lösung

Am 19. März 2009 wurde im Rahmen einer Umfrage zur Dokumentationsunterstützung der Abteilung des Föderalen Registrierungsdienstes für die Region Belgorod eine Umfrage unter den Mitarbeitern der Einrichtung durchgeführt, um bestehende Probleme der Dokumentationsunterstützung und Möglichkeiten zu deren Lösung zu ermitteln . Den Mitarbeitern wurden Fragebögen mit folgenden Fragen ausgehändigt:

1. Ihre Position;

2. Mit welchen Dokumenten arbeiten Sie? (Bestellanweisung, Vertrag, Service-Memorandum, eingehender Brief, ausgehender Brief, ggf. unterstreichen), Sonstiges;

3. Beteiligen Sie sich an der Dokumentenkoordination?

4 Was Computerprogramme Verwenden Sie bei der Arbeit mit Dokumenten?

5. Was muss Ihrer Meinung nach getan werden, um die Arbeit Ihrer Einheit und Institution insgesamt effizienter und qualitativ hochwertiger zu gestalten:

a) den regulatorischen Rahmen für die Arbeit mit Dokumenten verbessern;

b) die beruflichen Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter anpassen;

c) den Grad der Computerkenntnisse der Mitarbeiter erhöhen;

d) Installieren Sie das System elektronische Registrierung Unterlagen;

e) ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem einrichten;

f) eine Person ernennen, die die Ausführung von Anweisungen kontrolliert;

g) Auffrischungskurse für Mitarbeiter zu organisieren;

h) Einführung einer neuen Stabsstelle für die Arbeit mit Dokumenten.

Am Ende der Befragung gingen 43 ausgefüllte Fragebögen mit entsprechenden Notizen und Anmerkungen zurück. Durch die Analyse der eingegangenen Antworten können Sie den Stand der Dokumentationsunterstützung in der Organisation ermitteln und die Probleme identifizieren, mit denen Mitarbeiter verschiedener Abteilungen bei der Arbeit mit der Dokumentation am häufigsten konfrontiert sind.

Fast alle Mitarbeiter nutzen bei ihrer Arbeit das Justizprogramm, einige nutzen zusätzlich den Registrar. Hinweise auf elektronische Dokumentenmanagementsysteme oder deren Ähnlichkeiten finden sich in den Fragebögen nicht. Dennoch gibt mehr als die Hälfte der Mitarbeiter an, dass im Föderalen Registrierungsdienst für die Region Belgorod ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem eingeführt werden muss, das dadurch die Arbeit mit verschiedenen Arten von Dokumentationen sowie bei der Registrierung von Dokumenten für die Registrierung von Dokumenten erleichtern würde. .

Die Hälfte der Arbeitnehmer ist unzufrieden mit dem Grad der rechtlichen Unterstützung ihrer Arbeit, dem unzureichenden Grad ihrer Regulierung und der Festlegung der genauen Grenzen ihrer Arbeit Offizielle Pflichten. Solche Mitarbeiter weisen auf die Notwendigkeit hin, diesen Zustand zu ändern, indem sie die beruflichen Verantwortlichkeiten des Personals der Einrichtung klären und weiterentwickeln detaillierte Anleitung auf diesem Konto.

Diejenigen Mitarbeiter des Föderalen Registrierungsdienstes für die Region Belgorod, die mit der rechtlichen Unterstützung ihrer Tätigkeit sowie dem Grad ihrer Regulierung unzufrieden waren, wiesen bei der Befragung auf die Notwendigkeit hin, durch entsprechende Maßnahmen eine Fortbildung des Personals der Einrichtung zu organisieren , einschließlich der Organisation von Seminaren, Fortbildungen usw.

Die maximale Stimmenzahl in der Umfrage unter Mitarbeitern des Föderalen Registrierungsdienstes für die Region Belgorod wurde für die Ernennung einer Person zur Kontrolle der Ausführung von Anweisungen sowie für die Ernennung einer neuen Kurierstabeinheit für die Zustellung von Unterlagen vergeben den zuständigen Behörden. Allerdings halten es einige Mitarbeiter des Bundesregistrierungsdienstes für unangemessen, eine neue Stabsstelle für die Arbeit mit Dokumenten einzurichten. Dementsprechend sollte die für die Überwachung der Ausführung von Anweisungen zuständige Fachkraft als Teilzeitbeschäftigte arbeiten und aus dem Kreis der bereits tätigen Mitarbeiter des Föderalen Registrierungsdienstes für die Region Belgorod eingestellt werden.

Am wenigsten Interesse zeigten die Befragten an der Verbesserung der Computerkenntnisse und anderer Büroausstattung sowie an der Möglichkeit der Einführung einer neuen Stabsstelle für die Arbeit mit Dokumenten. Dies lässt den Schluss zu, dass das Personal der Organisation nach Meinung des Personals des Föderalen Registrierungsdienstes für die Region Belgorod recht dicht besetzt ist und kein zusätzliches Personal benötigt. Das Niveau seiner technischen Fähigkeiten stimmt durchaus mit den ausgeübten Aufgaben überein, und die Ausbildung der Mitarbeiter sollte nicht mit ihren Computerkenntnissen, sondern mit dem Besitz grundlegender Kenntnisse verbunden sein professionelles Wissen, Fähigkeiten und Fertigkeiten entsprechend der ausgeübten Position.

Die Analyse der Ergebnisse der Umfrage ermöglicht es uns, die Hauptprobleme bei der Dokumentationsunterstützung des Managements und vorschulischer Bildungseinrichtungen im Föderalen Registrierungsdienst für die Region Belgorod zu identifizieren. Die Hauptprobleme hierbei sind folgende:

Geringe Führungsdisziplin der Mitarbeiter;

Mangel an Programmen zur Automatisierung der Büroarbeit der Institution.

Auf der Grundlage der durchgeführten Umfrage zur Ermittlung der Probleme, mit denen die Mitarbeiter des Föderalen Registrierungsdienstes für die Region Belgorod bei ihrer Arbeit konfrontiert sind, kann daher der Schluss gezogen werden, dass die Einheiten im Hinblick auf ihre Aufgaben nicht effektiv arbeiten Personal und schlagen vor, dass die Mitarbeiter des Föderalen Registrierungsdienstes für die Region Belgorod ihrer Führung die Frage stellen, Maßnahmen zu ergreifen, um die aktuelle Situation zu ändern, nämlich:

Den Abteilungsleitern der Einrichtung vorschlagen, die Abteilungsordnung und Stellenbeschreibungen ihrer Mitarbeiter zu verbessern;

Stellen Sie jeder Abteilung rechtliche Dokumente zur Art der Tätigkeit dieser Einheit und aller Mitarbeiter im Allgemeinen zur Verfügung;

Die Frage der Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems in der Organisation unter Berücksichtigung der Branchenspezifika der Institution ansprechen;

Schlagen Sie vor, eine neue Stabseinheit des Kurierdienstes einzuführen.

ABSCHLUSS

Unter Dokumentationsmanagement wird derzeit eine Tätigkeit verstanden, die die Organisation der Dokumentation und das Dokumentationsmanagement im Prozess der Umsetzung der Funktionen einer Institution, Organisation und eines Unternehmens umfasst. Dieses Konzept umfasst nicht nur organisatorische und administrative Dokumente (mit denen sich die traditionelle Büroarbeit hauptsächlich beschäftigt), sondern alle Dokumentationen, die auf die eine oder andere Weise in einer Organisation verwendet werden – wissenschaftliche und technische, Design-, Ingenieurdokumente usw. Es gilt auch für grundlegend neue Arten der Dokumentation, definiert als „Informationsressourcen“ – Register, Register, Datenbanken und Datenbanken, Internetseiten usw. Unter modernen Bedingungen sollten das Verfahren zum Umgang mit all diesen Arten von Dokumentation und die Bedingungen für den Zugriff darauf gleich sein.

Die Entwicklung moderner Dienste zur Dokumentationsunterstützung des Managements erfolgt in Richtung einer weiteren Informatisierung und Automatisierung von Büroprozessen, der Einführung elektronischer Dokumentenmanagementsysteme und der Neustrukturierung der Büroarbeit in Organisationen entsprechend den Anforderungen dieser Systeme.

Es gibt mehrere Hauptprobleme der dokumentarischen Unterstützung des Managements: das Problem des Bewusstseins, organisatorische Probleme, psychologische Probleme und das Problem des Personals. Jede Institution, egal welches Profil sie hat, ist mit diesen Problemen konfrontiert. Bei der Entscheidung über die Notwendigkeit einer Verbesserung der Arbeit ihrer Organisation (einschließlich durch Automatisierung der Dokumentation) sollte jedes Management auf die Lösung dieser Probleme achten.

Der praktische Teil der Diplomarbeit wurde auf der Grundlage des Amtes des Föderalen Registrierungsdienstes für die Region Belgorod durchgeführt und umfasste eine Befragung der Dokumentation in der Einrichtung, der Organisation ihrer Arbeit sowie eine Befragung des Personals der Einrichtung um bestehende Mängel in der Arbeit zu identifizieren.

Die Abteilung des Föderalen Registrierungsdienstes für die Region Belgorod führt die Registrierung, Due-Diligence-Prüfung und Abrechnung der Regulierungsrechtsakte der Gemeinden gemäß dem durch Bundesgesetze und lokale Regulierungsgesetze festgelegten Verfahren durch. Der Föderale Registrierungsdienst für die Region Belgorod nutzt bei seiner Arbeit das Automatisierte Informationssystem (AIS) „Yustitsia“, das für die automatisierte Buchhaltung von Immobilienobjekten, die Erstellung von natürlichen und juristischen Personen sowie die Erstellung von Dokumenten konzipiert ist. Der gesamte Umfang der von der Kanzlei durchgeführten Büroarbeitsprozesse steht im Einklang mit den geltenden Rechtsakten.

Der Arbeitsplan des Amtes des Föderalen Registrierungsdienstes für die Region Belgorod legt die Arbeitsweise des Personals des Amtes fest und regelt die Dauer der Arbeitszeit, sieht eine Ruhezeit vor und legt die Höhe und das Verfahren für die Gewährung von Urlaub fest an Mitarbeiter des Amtes. Im Allgemeinen regelt dieses Dokument die Arbeitstätigkeit der Organisation und dient dazu, die Wirksamkeit der Erfüllung ihrer Produktionsaufgaben sicherzustellen.

Im Rahmen einer Umfrage zur Dokumentationsunterstützung der Abteilung des Föderalen Registrierungsdienstes für die Region Belgorod wurde eine Umfrage unter den Mitarbeitern der Einrichtung durchgeführt, um bestehende Probleme der Dokumentationsunterstützung und Möglichkeiten zu deren Lösung zu ermitteln. Am Ende der Befragung gingen 43 ausgefüllte Fragebögen mit entsprechenden Notizen und Anmerkungen zurück. Durch die Analyse der eingegangenen Antworten können Sie den Stand der dokumentarischen Unterstützung des Managements in der Organisation ermitteln, bestehende Probleme identifizieren und Möglichkeiten zur aktuellen Lösung dieser Probleme prüfen.

In der Dokumentationsunterstützung des Föderalen Registrierungsdienstes für die Region Belgorod können folgende Probleme festgestellt werden:

Unzureichend genaue und detaillierte Regelung der Pflichten jedes einzelnen Mitarbeiters;

Kein hohes Maß an Führungsdisziplin unter den Mitarbeitern;

Mangel an Programmen zur Automatisierung der Büroarbeit der Institution;

Geringe Kenntnisse von Computerprogrammen.

Aufgrund der gezogenen Schlussfolgerungen kann man den Mitarbeitern des Föderalen Registrierungsdienstes für die Region Belgorod vorschlagen, Maßnahmen zur Änderung der aktuellen Situation zu ergreifen, und zwar:

Den Leitern der zuständigen Abteilungen der Einrichtung vorschlagen, Regelungen zu Abteilungen und Stellenbeschreibungen ihrer Mitarbeiter zu entwickeln und zu verbessern;

Stellen Sie jeder Abteilung rechtliche Dokumente zur Art der Tätigkeit dieser Einheit zur Verfügung.

Bringen Sie die Frage der Einführung eines elektronischen Dokumentenverwaltungssystems in der Organisation unter Berücksichtigung der Branchenspezifika der Institution zur Sprache und versuchen Sie, die elektronischen Dokumentenverwaltungssysteme zu verbessern, die bereits von den Mitarbeitern des Föderalen Registrierungsdienstes für die Region Belgorod verwendet werden;

Einen Inspektor ernennen, der die Ausführung der Anweisungen kontrolliert;

Schlagen Sie die Einführung einer neuen Stabseinheit eines Kurierdienstes vor, um die Zustellung verschiedener Arten von Unterlagen an die zuständigen Behörden, mit denen der Föderale Registrierungsdienst für die Region Belgorod zusammenarbeitet, zuverlässiger und einfacher zu gestalten.

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39. Rumänisch, L.A. Papierkram / L.A. Rumänisch. - M.: „Verlagsmeister“, 2002. – 220 S.

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49. Khurgin, V.M. Noch einmal zum elektronischen Dokument / V.M. Khurgin // Informationsressourcen Russlands. - 2008. - Nr. 3. - S. 13–21.

50. Chukovenkov A.Yu. Anleitung zur Büroarbeit in der Organisation / A.Yu. Tschukowenkow // Sekretär-Referent. - 2003. - Nr. 1. – S. 47–51.

Internetressourcen

1. Beratungsgruppe „TERMIKA“ [Elektronische Ressource]. - Elektron. Dan. - Zugriffsmodus: http://www.termika.ru/

2. Föderaler Dienst für die Aufsicht im Bereich Massenkommunikation, Kommunikation und Schutz des Kulturerbes [Elektronische Ressource]. - Elektron. Dan. - Zugriffsmodus: http://62.rsoc.ru/

3. DIRECTUM [Elektronische Ressource]. - Elektron. Dan. - Zugriffsmodus: http://www.directum.ru/348539.aspx/

4. DOConline: ein unabhängiges Portal über elektronische Dokumentenmanagementsysteme [Elektronische Ressource]. - Elektron. Dan. - Zugriffsmodus: http://www.doc-online.ru/analytics/

5. EOS: Elektronische Bürosysteme [Elektronische Ressource]. - Elektron. Dan. - Zugriffsmodus: http://www.eos.ru/

APPS

Anhang 1

Schema der Organisationsstruktur des Föderalen Registrierungsdienstes für die Region Belgorod

Anhang 2

Blockdiagramm Gesamtstruktur Abfolge von Aktionen bei der staatlichen Registrierung von Rechten

Flussdiagramm des Aktionsablaufs bei der Dokumentenausgabe

Anhang 4

in der Region Belgorod

Stellungnahme

ICH,___________________

(vollständiger Nachname, Vorname, Vatersname des Antragstellers)

„___“ ________________ __________ Geburtsjahr, Passserie ______________________________

Nr. _________ ausgestellt am „____“ ___________ ______ des Jahres ____________________________________

_______________________

wohnhaft an der Adresse: ___________________________________

(Adresse des tatsächlichen Wohnsitzes)

Kontakt Nummer___________________________________________________________

Handeln aufgrund einer Vollmacht vom „_____“ _______________ ______________.

als gesetzlicher Vertreter eines Minderjährigen (Zutreffendes unterstreichen) im Namen von

(vollständiger Nachname, Vorname und Vatersname des Antragstellers)

"____" ________________________ des Jahres _______________________________________________________________

(Name der Behörde, die das Dokument ausgestellt hat)

_________________

Ich teile Ihnen mit, dass aufgrund der Ersetzung des Reisepasses:

Serie _____________ Nr. ____________ ausgestellt von „___“ _________________________________

__________________________________________________________________________________

(Name der ausstellenden Behörde)

__________________________________________________________________________________

"____" ___________ ________________ G. ______________________________________________

Bürger _______________________________________________ (vollständiger Nachname, Vorname, Vatersname des Schulleiters)

einen neuen Reisepass mit folgenden Daten erhalten:

Reisepassserie _______________ Nr. _________ ausgestellt am „____“ ____________ des Jahres _____________________________________________________________________________

(Name der Behörde, die das Dokument ausgestellt hat)

„___“ __________________ 200___

(Datum der Bewerbung)

______________________________________

„___“ __________ 200_____

Anhang 5

An das Büro des Bundesregistrierungsdienstes

in der Region Belgorod

Stellungnahme

ICH,___________________________________________________________

„___“ ________________ __________ Geburtsjahr, Passserie _______________

Nr. ______________ ausgestellt am „____“ ___________ _________ des Jahres _____________________________

_____________________________________________________________,

wohnhaft an der Adresse: __________________________________

_____________________________________________________________

Handeln aufgrund einer Vollmacht vom „_____“ _______________.

Ich teile Ihnen mit, dass zum Zeitpunkt des Kaufs ____________________________________________

an die Adresse__________________________________________________

_____________________________________________________________

GR._______________________________________________________________

„____“ __________ __________ Geburtsjahr, Passserie ________________________

Nr. ____________ ausgestellt am „____“ _____________ _______________ und Jahr

_____________________________________________________________

wohnhaft an der Adresse: _________________________________

_____________________________________________________________

war nicht rechtmäßig verheiratet.

"____" ___________ ________________ G. ______________________

Geschrieben im Beisein einer Empfangsdame

______________________________________

Offizielle Anordnung des Amtes des Föderalen Registrierungsdienstes für die Region Belgorod. - Belgorod, 2005. - S. 2-3.

Offizielle Anordnung des Amtes des Föderalen Registrierungsdienstes für die Region Belgorod. - Belgorod, 2005. - S. 3.

Offizielle Anordnung des Amtes des Föderalen Registrierungsdienstes für die Region Belgorod. - Belgorod, 2005. - S. 5.

Bei den allermeisten Dokumenten, die in verschiedenen Organisationen und Managementsystemen zirkulieren, sind die Fristen für deren Ausführung im obersten Feld der verwendeten Kontroll- und Registrierungskarten (RKK) vermerkt.

Informationen über die Ergebnisse der Leistungsüberwachung sollten diejenigen Manager erhalten, die die Notwendigkeit der Kontrolle bestimmter Dokumente und den Zeitpunkt ihrer Ausführung feststellen.

Fristen für die Ausführung von Dokumenten. Für Dokumente, die regelmäßig erstellt werden, für Dokumente, die am häufigsten im ganzen Land, in einzelnen Tätigkeitsbereichen oder einer bestimmten Organisation erstellt werden, werden Standardfristen für deren Ausführung festgelegt.

So sind beispielsweise in Dekreten des Präsidenten der Russischen Föderation, Gesetzen der Russischen Föderation, Regierungsverordnungen Standardfristen für die Prüfung von Vorschlägen, Anträgen und Beschwerden von Bürgern, Stellvertreteranträgen festgelegt; für die Übertragung von Dokumenten zur dauerhaften Aufbewahrung von Abteilungsbehörden an staatliche; für das endgültige Inkrafttreten der unterzeichneten Dokumente usw.

In den Geschäftsordnungen der Abteilungen sind zahlreiche Standardfristen festgelegt, beispielsweise für die Bereitstellung statistischer und finanzieller Berichte, für die Fristen für die Einreichung von Ansprüchen auf Produktqualität, für die Einreichung von Beschwerden gegen Entscheidungen von Finanz- und Justizbehörden usw. Standard In einer Organisation können auch Fristen für die Ausführung von Dokumenten festgelegt werden, die nicht in Gesetzen und anderen Vorschriften enthalten sind. Nachdem sie genehmigt und in die Arbeitszeittabelle oder die Anweisungen für das DOW aufgenommen wurden, werden sie auch typisch für alle Mitarbeiter der Organisation.

Einzelne Fristen werden im Text des Dokuments oder Beschlusses bei der Prüfung des erhaltenen Dokuments nur dann angegeben, wenn diese Frist vom Autor des Dokuments abweicht oder nicht in den Standardfristen enthalten ist.

Die Frist für die Ausführung eingehender Dokumente wird im Allgemeinen ab dem Zeitpunkt berechnet, an dem ihr Eingang bei der Organisation registriert wird, und für erstellte Dokumente ab dem Zeitpunkt, an dem sie den Testamentsvollstreckern vorgelegt werden, es sei denn, es ist eine andere Frist angegeben das Dokument.

Die Vollstreckungsfrist kann nur von der Organisation oder dem Beamten, der sie festgelegt hat, oder von einer höheren Leitung verlängert werden. In der Praxis wird für den Fall, dass die Frist für die Ausführung eines Dokuments zum Zeitpunkt seiner Registrierung oder bei der Prüfung nicht bestimmt werden kann, eine bedingte Frist festgelegt, die im Laufe der Ausführung des Dokuments angepasst werden kann , beispielsweise bei der Überwachung der Ausführung ausgehender Dokumente.

Steuerung einrichten. Das technische Mittel zur Überwachung der Ausführung von Dokumenten ist das Eingabeformat Kontrollsystem(Karten- oder Bildschirmformular), bei dem es sich in der Regel um ein Duplikat des Registrierungsformats handelt. Wie zum Beispiel die vom Unified System of Organizational and Administrative Documentation vorgeschlagene Kontrollsystemkarte.

Bei der Kontrolle der mündlichen Anweisungen des Leiters, nicht registrierter Dokumente, bei der Rückkehr zu den Dokumenten, die als ausgeführt galten, wird das Eingabeformat im Kontrolldienst selbst ausgefüllt. Bei der Bereitstellung von Dokumenten zur Kontrolle, die eine Reihe von Aufgaben, verschiedene Ausführende und Fristen enthalten, wird das Kontrolleingabeformat für jeden kontrollierten Auftrag oder jede kontrollierte Aufgabe ausgefüllt. Zu diesem Zweck sollten die Arbeitsablaufpläne vorsehen, dass der Kontrolldienst nacheinander oder parallel (z. B. in Kopien) mit ähnlichen Dokumenten vertraut gemacht wird. Im rechten Teil des oberen Feldes des Dokuments selbst ist eine Markierung angebracht, um es unter Kontrolle zu bringen.

Das Kontrollarray ist so organisiert, dass unabhängig davon, ob es sich um ein internes, eingehendes oder ausgehendes Dokument handelt, Dokumente nach Fristen für die Tage des aktuellen Monats sowie für längere Fristen klassifiziert werden können.

Während der Ausführungsdauer des Dokuments führt ein professionell organisierter Kontrolldienst regelmäßige Kontrollen des Ausführungsfortschritts durch, deren Ergebnisse in der Regel auch in der Kontrollakte festgehalten werden. Die Verantwortung für die Richtigkeit der bereitgestellten Informationen liegt bei den ausübenden Künstlern.

Schecks können mündlich oder schriftlich protokolliert werden. Im letzteren Fall erstellt der Kontrolldienst schriftliche Mahnungen. Sie können sowohl einer bestimmten Aufgabe als auch einem separaten Dokument und Ausführenden gewidmet sein. Mahnungen werden an die Leiter der Strukturabteilungen gesendet, nach dem Ausfüllen unterschrieben und zur Analyse der Leistungsdisziplin an den Kontrolldienst zurückgesendet.

Die Überprüfung des Ausführungsfortschritts erfolgt in der Regel innerhalb der folgenden von USORD empfohlenen Fristen:

Aufgaben für die Folgejahre mindestens einmal im Jahr;
Aufgaben für die Folgemonate des laufenden Jahres mindestens einmal im Monat;
Aufgaben des aktuellen Monats alle 10 Tage und 5 Tage vor dem Fälligkeitsdatum.

Die Weitergabe von Dokumenten zur Ausführung an andere Mitarbeiter ist kein Grund, diese der Kontrolle zu entziehen oder die Ausführungsfristen zu verschieben.

Entfernen eines Dokuments aus der Kontrolle. Dies kann nur durch den Beamten, der die Kontrolle vorgenommen hat, oder den verantwortlichen Testamentsvollstrecker nach tatsächlicher Erledigung von Aufgaben, Anfragen, Übermittlung der Ergebnisse an interessierte Personen und Organisationen oder einer anderen dokumentierten Bestätigung der Ausführung erfolgen.

Es ist möglich, die Entfernung eines Dokuments aus der Kontrolle nur im Kontrollarray selbst (Karte, Datenbank) zu markieren. Nach Ermessen der Geschäftsführung können Informationen über die Ausführung von Dokumenten oder einzelnen Aufgaben schriftlich oder mündlich an den Kontrolldienst gemeldet werden.

Stellt der Kontrolldienst fest, dass Inhalt, Form und Ausführungsverfahren nicht der Aufgabe entsprachen, hat er das Recht, das Dokument ohne Verlängerung der Ausführungsfristen zur Überarbeitung zurückzusenden.

Daten über den Fortschritt und die Ergebnisse der Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten werden regelmäßig analysiert. Informationen über den Stand der Leistungsdisziplin werden in der Regel monatlich zusammengefasst. Da keine einheitlichen analytischen Formen zur Kontrolle der Führungsdisziplin definiert sind, werden diese von der Leitung der Organisation zur Darstellung der Leistungen der vorschulischen Bildungseinrichtung festgelegt.

Die Ergebnisse der Arbeit der ausübenden Künstler sehen am anschaulichsten aus, wenn in den monatlichen Berichten, die der Geschäftsführung vorgelegt werden, Folgendes angegeben ist:

Die Gesamtzahl der Dokumente in der Arbeit des Auftragnehmers;
die Anzahl (Prozentsatz) der vorzeitig abgeschlossenen Arbeiten;
die Anzahl (Prozentsatz) derjenigen, die nicht oder nicht innerhalb der festgelegten Fristen abgeschlossen wurden;
Ausführungsverzögerungen in Arbeitstagen;
Gründe für Verzögerungen bei der Ausführung von Dokumenten.

ZU charakteristische Gründe Zu den nicht rechtzeitigen Ausführungen von Dokumenten zählen in der Regel:

Zu hoher Zentralisierungsgrad der Befugnisse;
Überlastung von Künstlern und Managern verschiedene Level;
Disziplinlosigkeit von Mitarbeitern und untergeordneten Organisationen;
unzureichende Zeit für qualitativ hochwertige Leistungen;
irrationales Dokumentenmanagementsystem;
Mangel an technischen Mitteln zur Bearbeitung und Vervielfältigung von Dokumenten usw.

Basierend auf den Ergebnissen der Analyse werden Maßnahmen entwickelt und ergriffen, um die Ausführung von Dokumenten zu beschleunigen, die Leistungsdisziplin zu verbessern und die Organisation der Kontrolle und des Managements im Allgemeinen zu verbessern.

Managementdokumentation

Es sind die Dokumente, die die Umsetzung ermöglichen Führungsfunktionen In ihnen werden Pläne definiert, Rechnungslegungs- und Berichtskennzahlen sowie andere Informationen erfasst. In diesem Zusammenhang können wir sagen, dass die Effizienz und Qualität der getroffenen Entscheidungen, die Wirksamkeit ihrer Umsetzung und die Aktivitäten der gesamten Organisation maßgeblich davon abhängen, wie die Arbeit mit Dokumenten organisiert ist.

Die Organisation der Arbeit mit Dokumenten ist ein wichtiger Bestandteil der Managementprozesse und Managemententscheidungen, der die Effizienz und Qualität des Managements maßgeblich beeinflusst.

Der Prozess der Entscheidungsfindung im Management umfasst die Beschaffung von Informationen; seine Verarbeitung; Analyse, Vorbereitung und Entscheidungsfindung.

Diese Komponenten stehen in engem Zusammenhang mit der Dokumentationsverwaltung. Zum Erhalten wirtschaftlicher Effekt Wichtig ist zunächst die Qualität der Informationen, die durch deren Quantität, Effizienz, Komplexitätsgrad und Kosten bestimmt wird. Verfügt das Unternehmen nicht über einen klaren Umgang mit Dokumenten, verschlechtert sich dadurch die Verwaltung, da die Qualität und Zuverlässigkeit, die Effizienz des Empfangs und der Übermittlung von Informationen, die korrekte Einstellung des Referenz- und Informationsdienstes usw. davon abhängen Präzise Organisation der Suche, Speicherung und Nutzung von Dokumenten.

Bei der Büroarbeit (DOE) sind im Wesentlichen drei Aufgaben zu lösen:

1. Dokumentation (Erstellung, Ausführung, Genehmigung und Erstellung von Dokumenten).
2. Organisation der Arbeit mit Dokumenten im Verwaltungsprozess (Sicherstellung der Bewegung, Kontrolle der Ausführung, Aufbewahrung und Verwendung von Dokumenten).
3. Systematisierung des Dokumentenarchivs.

Die Dokumentationsunterstützung des Managements erfolgt durch einen Sonderdienst, der als eigenständige Struktureinheit fungiert. Es kann sein: die Geschäftsverwaltung, die allgemeine Abteilung, das Büro oder das Sekretariat.

Der DOW-Dienst löst drei Hauptaufgabenbereiche:

1. Sicherstellung der Dokumentation der Managementaktivitäten;
2. Organisation der Arbeit mit Dokumenten in der Einrichtung;
3. Verbesserung der Formen und Methoden der Arbeit mit Dokumenten.

Die Aufgaben des DOW-Dienstes bestimmen seine Funktionen:

1. Die Aufgaben der Sicherstellung der Dokumentation der Managementtätigkeiten können durch die Wahrnehmung folgender Funktionen gelöst werden:

Entwicklung und Gestaltung von Formen, Sicherstellung ihrer Herstellung;
Sicherstellung der Erstellung, Vervielfältigung und Vervielfältigung von Dokumenten;
Qualitätskontrolle der Vorbereitung und Ausführung von Dokumenten, Einhaltung des festgelegten Verfahrens zur Genehmigung und Zertifizierung von Dokumenten.

2. Die Aufgaben der Organisation der Arbeit mit Dokumenten in einer Institution werden durch die Wahrnehmung folgender Funktionen gelöst:

Einrichtung eines einheitlichen Verfahrens zur Weitergabe von Dokumenten (Dokumentenfluss der Institution);
Speditionelle Bearbeitung ein- und ausgehender Dokumente;
Registrierung und Abrechnung eingehender, ausgehender und interner Dokumente;
Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten;
Systematisierung von Dokumenten, Sicherstellung ihrer Speicherung und Verwendung; Organisation der Arbeit mit Bürgeraufrufen.
Gewährleistung des Informationsschutzes.

3. Zu den Aufgaben der Verbesserung der Formen und Methoden der Arbeit mit Dokumenten gehören folgende Funktionen:

Entwicklung und Überarbeitung regulatorischer, instruktiver und methodischer Dokumente und deren Übermittlung an die Mitarbeiter der Organisation;
methodische Anleitung und Kontrolle über die Einhaltung der festgelegten Regeln für die Arbeit mit Dokumenten in den Strukturbereichen der Organisation;
Fortbildung der Mitarbeiter der Organisation und deren Beratung im Umgang mit Dokumenten;
Straffung der Dokumentation der Organisation, Durchführung von Arbeiten zur Vereinheitlichung von Dokumenten, Entwicklung des Zeugnisses und des Albums mit Dokumentenformen, die bei den Aktivitäten der Organisation verwendet werden;
Entwicklung und Implementierung neuer Formen und Methoden der Arbeit mit Dokumenten, Verbesserung des Arbeitsablaufs der Organisation, Verbesserung der Führungsdisziplin;
Festlegung von Aufgaben zur Entwicklung und Verbesserung automatisierter Informationssysteme und Datenbanken für die Arbeit mit Dokumenten.

Ein Unternehmen, das ein effektives Umfeld für die Verarbeitung von Informationen und die Verbesserung der Managementqualität schaffen möchte, steht vor folgenden Aufgaben:

1. Verbesserung aller Arbeiten zur Vorbereitung und Verarbeitung dokumentarischer Informationen durch Schaffung eines Mechanismus zur dokumentarischen Unterstützung des Unternehmens (DOE).
2. Auswahl der richtigen Automatisierungsstrategie, einschließlich der richtigen Wahl Softwareprodukte.

Um ein so scheinbar einfaches Thema wie die Arbeit mit Dokumenten zu automatisieren, müssen Sie die neuesten technologischen Fortschritte nutzen:

1. Datenbankverwaltungssysteme;
2. Systeme zur Dokumentensuche und Textanalyse;
3. Systeme zum Scannen und Erkennen von Dokumenten (gedruckt und handschriftlich);
4. Client-Server-Umgebung;
5. Internet/Intranet.

Unabhängig von den Besonderheiten des Unternehmens lassen sich folgende Hauptgruppen von Dokumenten unterscheiden:

Organisatorische Dokumente des Unternehmens (Satzung, Vorschriften, Gesellschaftsvertrag, Struktur und Besetzung, Besetzung, Stellenbeschreibungen, interne Regeln Arbeitsplan);
Verwaltungsdokumente des Unternehmens (Aufträge für Kerntätigkeiten, Anordnungen, Beschlüsse);
Dokumente zum Personal des Unternehmens (Personalaufträge, Arbeitsverträge (Verträge), Personalakten, Personalkarten f. T-2, persönliche Gehaltskonten, Arbeitsbücher);
Finanz- und Buchhaltungsunterlagen des Unternehmens ( Hauptbuch, Jahresberichte Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen, Prüfungsberichte, Inventare, Pläne, Berichte, Schätzungen, Konten, Kassenbücher usw.);
Informationen und Referenzdokumente des Unternehmens (Akten, Briefe, Faxe, Zertifikate, Telefonnachrichten, Memoranden, Erläuterungen, Protokolle usw.).

von der Regierung und kommunale Organisationen Das Unternehmen kann Dokumente erhalten, die verschiedene Aspekte seiner Tätigkeit regeln (Steuern, Umweltschutz usw.). Diese Dokumente bilden eine eigene Gruppe – Regulierungsdokumente höherer Behörden.

In einer eigenständigen Gruppe lassen sich Handelsverträge (Vereinbarungen) unterscheiden, die die wesentlichen Dokumente unternehmerischen Handelns darstellen. Alle diese Dokumente beziehen sich auf Management- oder Organisations- und Verwaltungsdokumente (ORD). Eine Ausnahme bilden Finanz- und Buchhaltungsdokumente, die besondere Merkmale der Erstellung und Verarbeitung aufweisen.

Der Staatliche Archivdienst Russlands (Rosarchiv) und seine Organe befassen sich mit der Sammlung und Aufbewahrung von Dokumenten, die das materielle und spirituelle Leben seiner Völker widerspiegeln und von historischer, wissenschaftlicher, sozialer, wirtschaftlicher oder kultureller Bedeutung sind. Sie schaffen das „Gedächtnis“ der Gesellschaft, speichern Informationen über das Leben des Landes. Darüber hinaus ist Rosarchiw als zentrales Organ der föderalen Exekutive für die Organisation und Rationalisierung der Büroarbeit im Land verantwortlich. Er entwickelt Standards und Empfehlungen für die Organisation der Büroarbeit. Das Rosarchive ist als Entwickleragentur für die Organisations- und Verwaltungsdokumentation (ORD) verantwortlich, was die Entwicklung allgemeiner Anforderungen an die ORD, spezifische Dokumentenformen und die Kontrolle über die Anwendung der ORD umfasst verschiedene Gebiete Aktivitäten, Vereinheitlichung von Dokumentformularen durch Schaffung eines einheitlichen Systems der organisatorischen und administrativen Dokumentation (USORD). Das Komitee der Russischen Föderation für Standardisierung, Metrologie und Zertifizierung (Gosstandart of Russia) ist für die regulatorische Konsolidierung spezifischer Anforderungen an Dokumente und die Vereinheitlichung durch die Erstellung von GOSTs sowie für die Teilnahme an der internationalen Vereinheitlichung und Standardisierung von Dokumenten verantwortlich. Das Arbeitsministerium erstellt Dokumente zu Arbeit und Arbeitsschutz. Wenn also die Behörden die höchste Autorität für sind Verordnung Archivverwaltung, dann der Staatliche Archivdienst.

Bei der Regelung der Tätigkeit des Bürodienstes spielt die Satzung der Organisation eine wichtige Rolle – ein Rechtsakt, der das Gründungsverfahren, die Zuständigkeit der Organisation, ihre Funktionen, Aufgaben und die Arbeitsweise festlegt. Die Entwicklung der Charta wirkt sich auf die Gesamtorganisation der Büroarbeit aus. Die in der Satzung festgelegte Organisationsstruktur ermöglicht es, die Dokumentensätze festzulegen, die bei der Managementtätigkeit verwendet werden.

Die wichtigsten Regulierungsdokumente, die die Aktivitäten des Dienstes der vorschulischen Bildungseinrichtung der Organisation regeln:

Die Verordnung über den Dienst der vorschulischen Bildungseinrichtung ist ein Rechtsakt, der das Verfahren zur Bildung, die Aufgaben und die Organisation der Arbeit dieser Einheit sowie die Rechtsstellung und Kompetenz der im Dienst der vorschulischen Bildungseinrichtung tätigen Beamten regelt Institution. Die Dienstordnung der vorschulischen Bildungseinrichtung wird vom Leiter des Dienstes erstellt und unterzeichnet und vom Leiter der Organisation genehmigt. Die Verordnung wird mit den Leitern derjenigen Struktureinheiten vereinbart, zu denen die Beziehung darin festgelegt ist.

Die Stellenbeschreibung ist das wichtigste Organisationsdokument, das die Abgrenzung der Pflichten und Rechte zwischen den Mitarbeitern regelt und als Grundlage für die Beseitigung von Parallelität und Doppelarbeit bei der Durchführung einzelner Vorgänge dient.

Die Büroarbeitsanweisung ist das wichtigste Regulierungsdokument, das die Regeln, Techniken, Prozesse zur Erstellung von Dokumenten und die Technologie zur Arbeit mit Dokumenten regelt. Für effektive Arbeit Dienstleistungen der vorschulischen Bildungseinrichtung und aller Abteilungen der Organisation, für ein klares Verständnis und eine klare Darstellung aller Phasen der Arbeit mit Dokumenten in jeder Organisation sollte eine Anleitung zur Büroarbeit unter Berücksichtigung der Besonderheiten ihrer Tätigkeit erstellt werden.

Tabelle mit Dokumentenformen für typische Führungssituationen. Der Stundenzettel ist eine Liste einheitlicher Dokumentenformen, die für die Umsetzung der dokumentarischen Unterstützung der vom Unternehmen gelösten Funktionen und Aufgaben erforderlich und ausreichend sind. Es enthält eine Beschreibung jedes Dokuments, seinen rechtlichen Status und die Dokumentationsschritte. Das Zeugnis ist eine Möglichkeit, sowohl die Zusammensetzung der im Apparat verwendeten Dokumente als auch das Verfahren zu ihrer Erstellung normativ festzulegen.

Album mit Dokumentenformularen der Organisation. Neben der Tabelle der Dokumentenformen muss jede Organisation über ein Album der Dokumentenformen verfügen, bei dem es sich um eine Sammlung von Standards der im Blatt enthaltenen Dokumentenformen handelt.

Bis heute gibt es vier Hauptorganisationsstrukturen des DOW-Dienstes:

1. Fallmanagement.
2. Allgemeine Abteilung.
3. Büro.
4. Sekretär.

Das Case Management wiederum gliedert sich in folgende Strukturmodelleinheiten:

1. Das Sekretariat ist eine Struktureinheit, die zur Leitung der Organisation geschaffen wurde. Es besteht aus:

Rezeption;
Sekretariat des Leiters und Sekretariate der stellvertretenden Leiter;
Vorstandssekretariat;
Protokollbüro.

2. Die Abteilung für Rationalisierung der vorschulischen Bildungseinrichtung ist ein Zentrum zur Verbesserung der vorschulischen Bildungseinrichtung, ein methodisches Zentrum. Zu seinen Funktionen gehören:

Entwicklung und Umsetzung von Maßnahmen zur Verbesserung der Bürotechnik;
Entwicklung normativer und methodischer Unterstützung für die Büroarbeit (Vorschriften, Weisungen, Regeln, Vorschriften, Stundenzettel in einheitlicher Form etc.);
Entwicklung von Klassifikations-Nachschlagewerken (Fallnomenklatur, Klassifikatoren, Verzeichnisse von Dokumenten mit Aufbewahrungsfristen).

3. Büro, das wiederum unterteilt ist in:

Expedition;
Korrespondenzbüro;
Büro für Buchhaltung und Registrierung von Dokumenten;
Rechenzentrum zur Verarbeitung und Reproduktion von Dokumententexten.

4. Abteilung für Briefe.

5. Zentralarchiv.

6. Inspektion.

Organisation der Dokumentationsunterstützung

Zentralisiert;
- dezentral;
- gemischt.

Bei einer zentralisierten Form der Büroarbeitsorganisation werden alle technischen Vorgänge zur Bearbeitung von Dokumenten in einer Struktureinheit (dem DOW-Service) konzentriert und die kreative Arbeit mit Dokumenten in anderen Struktureinheiten durchgeführt. Zu den Vorteilen einer zentralisierten Form der Büroarbeitsorganisation gehört die Möglichkeit, eine einzige Datenbank für alle bei der Organisation eingegangenen und darin erstellten Dokumente zu erstellen, was es ermöglicht, die Effizienz der Dokumentensuche zu steigern und damit die Nachschlagearbeit zu optimieren Unterlagen. Der Einsatz einer zentralisierten Form der Büroarbeitsorganisation empfiehlt sich, wenn die Organisation über eine linear-funktionale Organisationsstruktur verfügt.

Eine dezentrale Form der Büroarbeitsorganisation sieht die Schaffung eines eigenständigen Büroarbeitsdienstes in jeder Struktureinheit vor. Es ist ratsam, es bei einer abteilungsartigen Organisationsstruktur oder bei territorialer Uneinigkeit der strukturellen Abteilungen der Organisation zu verwenden.

Eine gemischte Form der Büroarbeitsorganisation beinhaltet die Durchführung einiger Bürotätigkeiten (Empfang, Registrierung, Kontrolle, Vervielfältigung von Dokumenten) im DOE-Dienst, andere (Erstellung und Ausführung von Dokumenten, deren Systematisierung, Aktenbildung und Aufbewahrung) in Strukturabteilungen . Zu beachten ist, dass bei einer gemischten Form der Büroarbeitsorganisation je nach Dokumentenkategorie der gleiche technologische Vorgang, beispielsweise die Registrierung ein- und ausgehender Dokumente, sowohl im DOE-Dienst als auch in Strukturabteilungen durchgeführt werden kann.

Die Wahl des Namens des DOW-Dienstes

Derzeit gibt es keine regulatorischen Dokumente oder methodischen Dokumente, die bei der Wahl des Namens des PEI-Dienstes und der Festlegung seiner Struktur befolgt werden sollten, daher haben Organisationen das Recht, in diesen Fragen ihre eigenen Entscheidungen zu treffen.

Allerdings sollten mehrere Faktoren berücksichtigt werden:

Die Art der Aktivitäten der Organisation, ihre Struktur (Anzahl der Abteilungen, Anzahl der Führungsapparate und Gesamtzahl der Mitarbeiter);
- Umfang des Dokumentenumlaufs der Organisation;
- das Vorhandensein eines untergeordneten Systems (untergeordnete Organisationen, Zweigstellen, Zweigstellen, Repräsentanzen) und die Art der Beziehung zwischen ihnen und der Zentralregierung.

In der Praxis werden verschiedene Bezeichnungen der Büroarbeitseinheit verwendet: Fallmanagement, Büro, Allgemeine Abteilung, Büroarbeitsabteilung, Korrespondenzabteilung, Büroarbeitsdienst, Dokumentenverwaltungsdienst, Dokumentenverwaltung, Dokumentationsabteilung usw.

Das Fallmanagement ist in der Regel eine Unterabteilung mit einer internen Struktur. Im Rahmen der Fallverwaltung werden Gruppen, Sektoren, Abteilungen und andere Struktureinheiten unterschieden, die die Buchhaltung und Registrierung von Dokumenten, die Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten, die Arbeit mit Dokumenten von Kollegialorganen, die Erstellung von Dokumenten, das Kopieren und Replizieren von Dokumenten usw. gewährleisten sowie solche Einheiten wie das Sekretariat, das Archiv, die Abteilung zur Verbesserung der Büroarbeit usw. Die Büroverwaltung wird in großen Organisationen geschaffen, die eine untergeordnete Struktur haben: Bundesvollzugsbehörden (Ministerien, Dienste, Agenturen), große Aktiengesellschaften usw. Das Büromanagement übernimmt neben den reinen Büroarbeitsfunktionen die organisatorische und methodische Unterstützung der Büroarbeit nachgeordneter Organisationen.

Die übrigen Vornamen – Büro, allgemeine Abteilung, Büroarbeitsabteilung usw. – können inhaltlich als Synonyme betrachtet werden. Das Büro ist vielleicht der verständlichste und bekannteste Name für den DOW-Dienst. Es ist praktisch, weil es aus einem Wort besteht, was bedeutet, dass es einfacher zu verwenden ist. In den Köpfen vieler wird dieser Name jedoch mit „Bürokratie“, „Bürokratie“, also mit den negativen Aspekten von, in Verbindung gebracht Büroarbeit. Der Name „allgemeine Abteilung“ ist vielen nicht ganz klar, da das Wort „allgemein“ alles bedeuten kann, wir reden aber immer noch über die Arbeit mit Dokumenten. In diesem Zusammenhang sind die Bezeichnungen „Abteilung für Büroarbeit“, „Abteilung für die Arbeit mit Dokumenten“ usw. erfolgreicher. Aufgrund dieser Überlegungen sollte bei der Wahl des Namens der Büroverwaltungsdienstleistung, wenn nicht der Bezeichnung „Büro“ (aufgrund der Klarheit und Benutzerfreundlichkeit), dann Namen wie „Büroverwaltungsabteilung“, „Büromanagementabteilung“ der Vorzug gegeben werden. Dokumentationsabteilung“ usw.

Organisatorische Struktur Vorschuldienste

In großen Unternehmen werden im Rahmen des DOW-Dienstes Funktionsgruppen eingeteilt und jedem Mitarbeiter bestimmte Verantwortlichkeiten zugewiesen. Der DOE-Dienst kann ein Sekretariat, eine Expedition, eine Kontrollgruppe (Büro, Abteilung), eine Briefgruppe (Beschwerdebüro, Abteilung für öffentliche Berufungen), ein Schreibbüro, ein Kopier- und Vervielfältigungsbüro und ein Archiv umfassen.

In mittelständischen Unternehmen werden die Funktionen des DOW-Dienstes von einzelnen Spezialisten in den Arbeitsbereichen wahrgenommen.

In kleinen Unternehmen besteht der DOW-Service aus 2-3 Personen.

In vielen Organisationen ist der DOW-Dienst keine eigenständige Einheit, sondern Teil des Verwaltungs- und Wirtschaftsdienstes, der Personalverwaltung oder der Buchhaltungsdienste. Die Organisation der Arbeit mit Dokumenten ist jedoch eine völlig eigenständige Tätigkeitsform, die nichts mit wirtschaftlicher Unterstützung oder zu tun hat Buchhaltung. Da der DOW-Dienst tatsächlich die Dokumentation und die Dokumentationsabläufe der gesamten Organisation verwaltet, sollte es sich um eine unabhängige Einheit handeln, wenn auch mit einer kleinen Mitarbeiterzahl (es können 2-3 Personen sein), die direkt dem Leiter der Organisation oder einem von ihnen unterstellt ist der stellvertretende Leiter, der für die Information und Dokumentation zuständig ist. Dies ist auch deshalb von grundlegender Bedeutung, weil der DOW-Dienst direkt mit der Geschäftsführung zusammenarbeitet, Fragen der Dokumentenprüfung klärt, deren Ausführung kontrolliert, Nachschlagewerke zu Dokumenten im Auftrag der Geschäftsführung durchführt und sonstige Weisungen der Geschäftsführung ausführt.

Festlegung der offiziellen Zusammensetzung und Personalausstattung der vorschulischen Bildungseinrichtung

Bei der Bestimmung der offiziellen Zusammensetzung der Arbeitnehmer sollte man sich an der Allrussischen Klassifikation der Arbeitnehmerberufe, Arbeitnehmerpositionen und Lohnniveaus (OKPDTR) und dem Qualifikationsleitfaden für die Positionen von Managern, Spezialisten und anderen Arbeitnehmern (genehmigt durch Dekret) orientieren des Arbeitsministeriums Russlands Nr. 37).

Zur Ermittlung des Personalbestands der vorschulischen Bildungseinrichtung werden normative Dokumente zur Arbeit und Arbeitsorganisation herangezogen.

Die Rationierung der Arbeit der Büroangestellten einschließlich der Berechnung ihres Personalbestands erfolgt auf Grundlage folgender Unterlagen:

1. Branchenübergreifend erweiterte Zeitvorgaben für die Arbeit zur dokumentarischen Unterstützung des Managements.
2. Zeitvorgaben für die Arbeit zur Verbesserung der Dokumentationsunterstützung für das Management von Ministerien, Abteilungen, Unternehmen und Organisationen.
3. Zeitnormen für die Arbeit an automatisierter Archivierungstechnologie und Dokumentationsunterstützung für Leitungsorgane.
4. Zeitnormen für die Arbeit zur dokumentarischen Unterstützung der Verwaltungsstrukturen der Bundesorgane.

Die Festlegung der Einheitsgröße liegt in der Regel nicht in der Verantwortung des PEI-Dienstes selbst – diese Arbeiten werden von den Arbeits- und Lohnabteilungen bzw. Wirtschaftseinheiten durchgeführt, bei Bedarf können solche Berechnungen aber auch von Mitarbeitern des PEI-Dienstes durchgeführt werden PEI-Dienst. Die oben genannten normativen Dokumente zur Arbeit enthalten methodische Hinweise zur Anwendung dieser Dokumente in der Praxis.

Erarbeitung einer Verordnung über die Dienstleistung der vorschulischen Bildungseinrichtung und Stellenbeschreibungen der Mitarbeiter Eine wichtige Aufgabe bei der Organisation der Dienstleistung der vorschulischen Bildungseinrichtung ist die Erarbeitung einer Verordnung über die Dienstleistung der vorschulischen Bildungseinrichtung und Stellenbeschreibungen der Mitarbeiter. Diese Aufgabe wird vom Leiter des PEI-Dienstes selbst oder unter Einschaltung qualifizierter Fachkräfte gelöst. Die Verordnung über die Dienstleistung der vorschulischen Bildungseinrichtung und die Stellenbeschreibungen ihrer Mitarbeiter stellen eine Reihe organisatorischer und rechtlicher Dokumentationen dar, deren Entwicklung die organisatorische Phase der Schaffung dieser Dienstleistung abschließt.

1. Allgemeine Bestimmungen.
3. Funktionen des DOW-Dienstes.

Der empfehlende Charakter des GSDOU impliziert die Möglichkeit, die notwendigen Änderungen und Klarstellungen vorzunehmen. Insbesondere empfiehlt es sich unserer Meinung nach, Abschnitt 4 „Rechte und Pflichten“ in zwei Abschnitte zu unterteilen: „Rechte“ und „Verantwortung“, da es sich hierbei um völlig unterschiedliche Konzepte handelt.

Organisationsphase Die Erstellung des DOW-Dienstes endet mit der Entwicklung von Stellenbeschreibungen. Die Zeitschrift hat wiederholt Artikel zur Entwicklung von Stellenbeschreibungen veröffentlicht, daher beschränken wir uns in diesem Artikel auf allgemeine Kommentare. Es ist zu berücksichtigen, dass die Stellenbeschreibung für eine bestimmte Position entwickelt wird. Wenn es in der Einheit mehrere identische Positionen gibt, die Mitarbeiter, die sie besetzen, jedoch unterschiedliche Aufgaben wahrnehmen, sollte für jede Gruppe von Aufgabenbereichen eine eigene Stellenbeschreibung entwickelt werden . Die Zuordnung einer bestimmten Reihe von beruflichen Verantwortlichkeiten zur Position sollte sich im Titel des Dokuments widerspiegeln, zum Beispiel: Stellenbeschreibung für eine Fachkraft für Buchhaltung und Registrierung von Dokumenten, Stellenbeschreibung für eine Fachkraft für die Überwachung der Ausführung von Dokumenten, Stelle Beschreibung für einen Spezialisten für die Bearbeitung von Bürgerbeschwerden usw.

Dokumentationssystem

Der Ordnungsrahmen für die Büroarbeit besteht aus einer Reihe von Gesetzen und Rechtsakten, die die Technologie zur Erstellung, Verarbeitung, Speicherung und Nutzung von Dokumenten regeln aktuelle Aktivitäten Organisationen und umfasst:

Gesetzgebungsakte der Russischen Föderation im Bereich Information und Dokumentation;
Dekrete und Anordnungen des Präsidenten der Russischen Föderation, Beschlüsse und Anordnungen der Regierung der Russischen Föderation zur Regelung von Fragen der Dokumentationsunterstützung auf Bundesebene;
Rechtsakte der föderalen Exekutivbehörden (Ministerien, Ausschüsse, Dienste, Agenturen usw.) sowohl branchenweiter als auch abteilungsbezogener Art;
Rechtsakte der Vertretungs- und Exekutivbehörden der Teilstaaten der Russischen Föderation und ihrer Gebietskörperschaften, die Fragen der Büroarbeit regeln;
Rechtsakte regulierender und belehrender Natur zur Büroarbeit von Institutionen, Organisationen und Unternehmen;
Staatliche Standards für die Dokumentation;
Einheitliche Dokumentationssysteme;
Allrussische Klassifikatoren für technische, wirtschaftliche und soziale Informationen;
Staatliches System der Dokumentationsunterstützung für das Management. Grundanforderungen an Dokumente und Dokumentationsunterstützungsdienste (GSDOU);
Normative Dokumente zur Organisation der Führungsarbeit und zum Arbeitsschutz;
Normative Dokumente zur Organisation der Archivspeicherung von Dokumenten.

Die normative Grundlage der Büroarbeit lässt sich bedingt in zwei Teile unterteilen: Informationsdokumentation Unterstützungsmanagement:

1. normative Basis, Bereitstellung des technologischen Prozesses der Büroarbeit;
2. Regulierungsrahmen, der die Arbeitsorganisation von Büroangestellten gewährleistet.

Der erste Teil des Regulierungsrahmens ist bedingt in mehrere Gruppen unterteilt.

Die erste Gruppe - föderal Vorschriften keine direkte Aktion, die sich in gewissem Maße auf die Organisation und Technologie der Dokumentation von Managementaktivitäten und der Organisation der Arbeit mit Dokumenten auswirkt. Unter ihnen kann man nennen Bürgerliches Gesetzbuch, Ordnungswidrigkeitengesetz, Arbeitsgesetzbuch. Für die Dokumentenverwaltung und Büroarbeit ist der Abschnitt des Bundesgesetzes „Über Information, Informatisierung und Informationsschutz“, der die rechtliche Regelung der Informationsdokumentation festlegt, von großer Bedeutung. Laut Gesetz ist die Dokumentation von Informationen eine Voraussetzung für deren Aufnahme in Informationsressourcen. Das Gesetz legt das Verfahren zur Dokumentation von Informationen fest und benennt die Landesbehörden, die zur Sicherstellung dieses Verfahrens verpflichtet sind. Laut Gesetz, gegebene Aufgabe ist den staatlichen Behörden zugeordnet, die für folgende Bereiche zuständig sind: Organisation der Büroarbeit, Standardisierung von Dokumenten, Sicherheit der Russischen Föderation.

Die zweite Gruppe normativer Rechtsakte sind abteilungsübergreifende Rechtsakte zur Büroarbeit, die abteilungsübergreifenden Charakter haben.

Diese beinhalten:

Staatliches System der dokumentarischen Unterstützung des Managements;
- Standardunterweisung zur Büroarbeit in Bundesorganen;
- staatliche Standards für die Dokumentation (GOST R 6.30-2003 „Einheitliche Dokumentationssysteme. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Anforderungen an den Papierkram“);
- Allrussische Klassifikatoren für technische, wirtschaftliche und soziale Informationen;
- Regeln für die Ausführung von Regulierungsakten der Bank von Russland (Anweisungen, Vorschriften, Anweisungen), auf Anordnung festgelegt der Zentralbank der Russischen Föderation Nr. 02-395 „Über die Vorschriften der Bank von Russland“, „Über das Verfahren zur Vorbereitung und zum Inkrafttreten von Vorschriften der Bank von Russland“ sowie eine Reihe von Vorschriften von das Arbeitsministerium Russlands, das Staatliche Statistikkomitee Russlands, das Bundesarchiv usw.

Die dritte Gruppe normativer Akte sind verschiedene Standard- und Beispielhafte Anleitungüber die Büroarbeit der Verwaltungen der Teilstaaten der Russischen Föderation und Anweisungen bestimmter Organisationen.

Der allgemeine Trend zur Stärkung der rechtlichen Unterstützung des Lebens des russischen Staates erfordert die Lösung der Frage der Beseitigung der Gesetzeslücke (Fehlen einer klaren Rechtsnorm zu diesem Thema) im Bereich der Regulierung der Dokumentationsverwaltung. Es ist notwendig, ein Bundesgesetz „Über die Dokumentation der Managementtätigkeiten“ zu entwickeln.

Vorschläge zur Ausarbeitung eines Gesetzes „Über die Dokumentation von Führungstätigkeiten“ sind darauf zurückzuführen, dass in modernes Management und deren Informationsunterstützung wächst der Dokumentationsumfang immer weiter, es gibt ungerechtfertigterweise parallele „Papier“- und „elektronische“ Systeme zur Dokumentation und Dokumentenverwaltung, es gibt eine Vielzahl von Software-, Technologie- und technischen Mitteln, die miteinander nicht kompatibel sind Es gibt kein wirksames System zur Überwachung der Bewegung und Ausführung von Dokumenten.

Derzeit hat VNIIDAD zusammen mit einer Reihe von Abteilungen einen Gesetzesentwurf „Über die Dokumentationsunterstützung für Managementaktivitäten“ vorbereitet.

Das Dokumentenmanagementsystem umfasst drei miteinander verbundene Komponenten: die Erstellung von Verwaltungsdokumenten, die Technologie für die Arbeit mit Dokumenten, die Systematisierung von Dokumenten während des Kalenderjahres und die Organisation ihrer Archivspeicherung. Bei der Lösung jedes dieser Probleme sollten sich Praktiker an den aktuellen regulatorischen und methodischen Dokumenten im Bereich der Büroarbeit orientieren, die vom Staatlichen Komitee der Russischen Föderation für Standardisierung und dem Föderalen Archivdienst Russlands genehmigt wurden.

In Übereinstimmung mit den Grundbestimmungen des Staatsarchivdienstes der Russischen Föderation hat der Staatsarchivdienst der Russischen Föderation die Standardanweisung für die Büroarbeit in den Ministerien und Abteilungen der Russischen Föderation genehmigt, die ein einheitliches Verfahren zur Organisation der Büroarbeit festlegt in föderalen Exekutivorganen, um die rechtzeitige Umsetzung von Bundesgesetzen, Dekreten und Anordnungen des Präsidenten der Russischen Föderation, Beschlüssen und Anordnungen der Regierung der Russischen Föderation sicherzustellen und die Dokumentationsunterstützung für die Aktivitäten der Strukturabteilungen von Ministerien, Abteilungen usw. zu verbessern Gebietskörperschaften föderale Exekutivgewalt. Das Verfahren zur Zusammenstellung und Genehmigung der Nomenklatur der Akten der Organisation, zur Durchführung einer Wertprüfung von Dokumenten, zur Bearbeitung von Akten und deren Überführung in die Archivspeicherung ist in den Grundregeln für den Betrieb des Abteilungsarchivs festgelegt.

Eine wichtige Aufgabe bei der Organisation des Dienstes der vorschulischen Bildungseinrichtung ist die Erarbeitung einer Verordnung über den Dienst der vorschulischen Bildungseinrichtung und Stellenbeschreibungen für Mitarbeiter. Diese Aufgabe wird vom Leiter des PEI-Dienstes selbst oder unter Einschaltung qualifizierter Fachkräfte gelöst. Die Verordnung über die Dienstleistung der vorschulischen Bildungseinrichtung und die Stellenbeschreibungen ihrer Mitarbeiter stellen eine Reihe organisatorischer und rechtlicher Dokumentationen dar, deren Entwicklung die organisatorische Phase der Schaffung dieser Dienstleistung abschließt. Die Regelung über die Struktureinheit der Abteilung wird vom Leiter dieser Einheit gemeinsam mit dem Abteilungsleiter erarbeitet und vom Abteilungsleiter, dem Sachbearbeiter oder dem Leiter einer anderen Einheit, zu der auch die Geschäftsstelle gehört, genehmigt Arbeitsabteilung.

Ordnung der Untergliederung – ein Dokument, das die organisatorische und rechtliche Stellung der Untergliederung in der Struktur der Einrichtung festlegt.

Das staatliche System der dokumentarischen Unterstützung des Managements enthält eine ungefähre Bestimmung über die Dienstleistungen einer vorschulischen Bildungseinrichtung, kann jedoch derzeit nur unter Berücksichtigung der im Managementsystem eingetretenen und in der Moderne widergespiegelten Änderungen in die Praxis umgesetzt werden Gesetzgebung.

Der Text der Verordnung über den Dienst des DOW sollte gemäß GSDOU folgende Abschnitte enthalten:

1. Allgemeine Bestimmungen.
2. Ziele und Zielsetzungen der vorschulischen Bildungseinrichtung.
3. Funktionen des DOW-Dienstes.
4. Rechte und Pflichten des DOW-Dienstes.
5. Die Beziehung der vorschulischen Bildungseinrichtung zu anderen Struktureinheiten.

Die organisatorische Phase der Schaffung des DOW-Dienstes endet mit der Entwicklung von Stellenbeschreibungen. Es ist zu berücksichtigen, dass die Stellenbeschreibung für eine bestimmte Position entwickelt wird. Wenn es in der Einheit mehrere identische Positionen gibt, die Mitarbeiter, die sie besetzen, jedoch unterschiedliche Aufgaben wahrnehmen, sollte für jede Gruppe von Aufgabenbereichen eine eigene Stellenbeschreibung entwickelt werden . Die Zuordnung einer bestimmten Reihe von beruflichen Verantwortlichkeiten zur Position sollte sich im Titel des Dokuments widerspiegeln, zum Beispiel: Stellenbeschreibung für eine Fachkraft für Buchhaltung und Registrierung von Dokumenten, Stellenbeschreibung für eine Fachkraft für die Überwachung der Ausführung von Dokumenten, Stelle Beschreibung für einen Spezialisten für die Bearbeitung von Bürgerbeschwerden usw.

Die Anleitung besteht aus folgenden Abschnitten:

- der allgemeine Teil (die Hauptaufgaben des Arbeitnehmers, das Verfahren zur Besetzung einer Stelle, berufliche Anforderungen an den Arbeitnehmer, die Person, der der Arbeitnehmer direkt unterstellt ist, die wichtigsten Dokumente und Materialien, an denen sich der Arbeitnehmer bei seiner Tätigkeit orientieren muss Sind etabliert);
- die Funktionen des Arbeitnehmers (das Fachgebiet bzw. der dem Arbeitnehmer zugewiesene Arbeitsbereich, die Liste der Arbeitsarten, aus denen sich die Ausübung der übertragenen Funktionen zusammensetzt), werden festgelegt);
- die Pflichten des Arbeitnehmers (geben Sie die Pflichten an, die mit der Erstellung von Dokumenten, dem Empfang, der Verarbeitung und der Erteilung von Informationen verbunden sind, die die obligatorische Verwendung bestimmter Arbeitsformen und -methoden umfassen und die Einhaltung der Fristen für die Umsetzung bestimmter Maßnahmen erfordern). Festlegung des Verfahrens zur Ausführung von Weisungen, ethische Standards das muss im Team beachtet werden);
- die Rechte des Arbeitnehmers (die Rechte des Arbeitnehmers werden für die Ausübung der ihm übertragenen Funktionen bestimmt);
- Beziehungen (geben Sie die Einheiten und Mitarbeiter an, von denen der Auftragnehmer Informationen erhält und an die er Informationen übermittelt, den Zeitpunkt der Übertragung, wer an der Ausführung bestimmter Dokumente beteiligt ist, mit wem sie vereinbart werden usw.);
- Bewertung der Arbeit (es werden Kriterien aufgeführt, anhand derer beurteilt werden kann, inwieweit ein Mitarbeiter seine Funktionen und Pflichten, die Nutzung von Rechten usw. erfüllt; die Hauptkriterien sind die Qualität der Arbeit und die Aktualität ihrer Umsetzung).

Die Stellenbeschreibung wird vom Leiter der Büroarbeitsabteilung unterzeichnet und vom Leiter oder Stellvertreter der Büroarbeitsabteilung genehmigt.

Gesetzgebungsakte sowie regulatorische und methodische Dokumente zur Buchhaltung sollten von Spezialisten von Organisationen und Unternehmen aller Organisations- und Rechtsformen berücksichtigt werden.

Abteilung für Dokumentation

Gewährleistung eines einheitlichen Verfahrens zur Organisation und Aufrechterhaltung der Büroarbeit in den Unternehmensbereichen, Vereinheitlichung der Dokumentenformen, Erstellung von Mustern von Unternehmensdokumenten, Organisation der Büroarbeit im Unternehmen gemäß Standards sowie regulatorischen und methodischen Dokumenten.

Organisatorische und methodische Leitung der Arbeit mit Dokumenten in den Strukturbereichen des Unternehmens.

Organisation der Kontrolle über die rechtzeitige Ausführung von Dokumenten gemäß den Beschlüssen der Unternehmensleitung.

Gewährleistung einer angemessenen Zugangsregelung zu als vertraulich eingestuften Dokumenten und der Nutzung der darin enthaltenen Informationen.

Erstellung einer konsolidierten Nomenklatur der Angelegenheiten des Unternehmens, Kontrolle über richtige Bildung und Registrierung von Fällen in Strukturabteilungen.

Entwicklung regulatorischer und methodischer Dokumente zur Führung von Aufzeichnungen im Unternehmen (Anweisungen zum Umgang mit Dokumenten, Formen amtlicher Dokumente, einheitliche Formen von Unternehmensdokumenten).

Registrierung und Abrechnung von Dokumenten, Durchführung von Referenz- und Informationsarbeiten zu den Dokumenten des Unternehmens. Empfang, Registrierung, Abrechnung, Speicherung und Verteilung der eingehenden, gesendeten und internen Dokumentation; operative Suche und Erteilung von Informationen zu Dokumenten.

Prüfung und Überprüfung der Ausführung der zur Berichterstattung und zur Unterzeichnung an die Unternehmensleitung vorgelegten Unterlagen.

Erstellung von Reisedokumenten; Registrierung entsandter Mitarbeiter. Mitwirkung an der Arbeit der Expertenkommission des Unternehmens zur Vorbereitung der Überführung von Dokumenten mit langfristiger (dauerhafter) Aufbewahrungsfrist in das Archiv; Auswahl zur Vernichtung abgelaufener Dokumente.

Implementierung neuer Informationstechnologien bei der Arbeit mit Dokumenten. Mitwirkung bei der Aufgabenstellung, Entwicklung, Gestaltung und Implementierung neuer Informationstechnologien im Unternehmen.

Durchführung von Aktivitäten zur Verbesserung der Fähigkeiten der Mitarbeiter des Unternehmens, die im Büro tätig sind.

Regulierungsdokumente

Externe Dokumente:

Gesetzgebungs- und normative Akte, Normen und normativ-methodische Dokumente zur Büroarbeit.

Interne Dokumente:

Satzung des Unternehmens, Regelungen zur Aufteilung, Stellenbeschreibung, Interne Arbeitsvorschriften.

Die Beziehung der Dokumentationsabteilung zu anderen Abteilungen

Mit technischen Abteilungen und Zeichenwerkstätten, Spezifikationen, andere Dokumentationsunterstützung für:

Registrierung, Abrechnung und Speicherung;
- Benachrichtigungen über Änderungen in der Dokumentationsunterstützung;
- Bewerbungen zur Auswahl von Fachliteratur;
- wirkt auf die Abschreibung der Dokumentationsunterstützung;
- Anträge auf Vervielfältigung und Verbreitung von Dokumentationsunterstützung;
- Kopien der Dokumentationsunterstützung von Zeichnungen, Spezifikationen und anderen Dokumentationsunterstützungen;
- technische Literatur;
- Anweisungen, Anweisungen zum Verfahren zur Ausstellung von Dokumentationsunterstützung für das Archiv.

Mit der Abteilung für Arbeitsorganisation und Löhne der genehmigten Besetzungstabelle:

Regelungen zu Prämien für Mitarbeiter der Abteilung;
- Beratungen zu arbeitsrechtlichen Fragen;
- Vorschläge zur personellen Besetzung der Abteilung.

Mit der Abteilung für materielle und technische Bereitstellung von materiellen und technischen Ressourcen auf Anfrage der Abteilung für Anträge auf die für die Abteilung erforderlichen materiellen und technischen Ressourcen (Schreibwaren, Bürogeräte usw.).

Rechte der Abteilung Dokumentation

Überprüfen Sie die Organisation der Büroarbeit in den Strukturbereichen des Unternehmens, unterbreiten Sie auf der Grundlage der Inspektionsergebnisse Vorschläge und Empfehlungen und empfehlen Sie deren Führungskräften, geeignete Maßnahmen zu ergreifen.

Fordern Sie von den Leitern der Strukturabteilungen Referenzen, Informationen, Dokumente, sonstige für die Führung des Unternehmens notwendige Materialien sowie Informationen zur Ausführung von Dokumenten, Weisungen und Aufträgen der Geschäftsführung an.

Für Revisionsdokumente, die unter Verstoß gegen die von GOST festgelegten Registrierungsregeln erstellt wurden, kehren Sie zu den Strukturabteilungen zurück.

Präsentieren Sie der Unternehmensleitung:

Angebote zur Förderung der Mitarbeiter der Abteilung.
- Informationen über die Pläne der Abteilung und ein Bericht über deren Umsetzung.
- Führen Sie Leistungsbeurteilungen von Abteilungsmitarbeitern durch.

Verantwortung der Dokumentationsabteilung

Der Leiter der Dokumentationsabteilung ist für die gewissenhafte und termingerechte Wahrnehmung der ihm übertragenen Aufgaben verantwortlich.

Der Leiter der Dokumentationsabteilung ist persönlich verantwortlich für:

Einhaltung aktuelle Gesetzgebung während er die Abteilung leitet.
- Zusammenstellung, Genehmigung und Präsentation verlässlicher Informationen über die Arbeit der Abteilung.
- Rechtzeitige Ausführung von Managementaufträgen.

Die Verantwortung der Mitarbeiter der Dokumentationsunterstützung ergibt sich aus den jeweiligen Stellenbeschreibungen.

Dokumentationsdienst

Der fünfte Abschnitt des vom Vorstand des Hauptarchivs der UdSSR genehmigten staatlichen Systems der dokumentarischen Unterstützung des Managements sieht Folgendes vor: „Die dokumentarische Unterstützung des Managements in einer Organisation wird von einem Sonderdienst durchgeführt, der als unabhängige Struktureinheit fungiert.“ direkt dem Leiter der Organisation unterstellt.“

Was den Namen des Dienstes zur Unterstützung der Managementdokumentation betrifft, ist zu beachten, dass der DOW-Dienst heute verschiedene Namen haben kann, zum Beispiel: Fallmanagement, Abteilung für Büroarbeit, Abteilung zur Unterstützung der Managementdokumentation, allgemeine Abteilung, Büro, Sekretariat usw.

Gleichzeitig können wir sagen, dass der konkrete Name des DOW-Dienstes nicht von grundlegender Bedeutung ist, jedoch ist es bei der Auswahl wünschenswert, die folgenden Faktoren zu berücksichtigen:

Die Struktur der Einheit (hat eine interne Struktur oder nicht, wenn ja, ist sie komplex oder nicht);
Anforderungen an den Namen (es ist wünschenswert, dass der Name einfach, leicht zu merken und auszusprechen ist);
bestehende Geschäftstraditionen.

Im State Documentation Management System wird beispielsweise empfohlen, die folgenden Namen zu verwenden:

In Ministerien und Abteilungen - Verwaltung, die in der Regel Folgendes umfasst:

Sekretariat (Empfang, Sekretariat des Ministers, Sekretariat der stellvertretenden Minister, Sekretariat des Vorstands, Protokollbüro);
Inspektion unter dem Minister (Abteilungsleiter);
Büro (Büro für Regierungskorrespondenz, Büro für Buchhaltung und Registrierung, Versand-, Kopier- und Reproduktionsbüro usw.);
Abteilung für Briefe (Beschwerden);
Abteilung für Verbesserung der Arbeit mit Dokumenten und Einführung technischer Mittel;
Zentralarchiv;

Bei staatlichen Unternehmen (Verbänden), in Forschungs-, Design-, Designorganisationen und Rechenzentren, Hochschulen und anderen Organisationen - eine Abteilung für Dokumentationsunterstützung für die Geschäftsführung oder ein Büro, die in der Regel Folgendes umfasst:

Abteilungen für Buchhaltung und Registrierung, Kontrolle, Verbesserung der Arbeit mit Dokumenten und Einführung technischer Mittel, Bearbeitung von Briefen (Beschwerden);
Sekretariat;
Expedition;
Kopier- und Vervielfältigungsbüro;
Archiv.

Für Organisationen, die die alten Namen des DOW-Dienstes (Fallmanagement, allgemeine Abteilung, Büro) grundsätzlich nicht verwenden möchten, können wir jedoch Benennungsoptionen anbieten, die moderne Trends in der Entwicklung der Unterstützung des Dokumentationsmanagements widerspiegeln, zum Beispiel: Dienst (Abteilung) für Dokumentenmanagement (Dokumente), Verbesserungsabteilung, Arbeit mit Dokumenten und Implementierung technischer Mittel.

In kleinen Organisationen ist der Dienst zur Unterstützung der Managementdokumentation als eigenständige Struktureinheit möglicherweise nicht vorhanden. In diesem Fall wird die Arbeit mit Dokumenten vom Sekretär des Leiters (Inspektor) oder einer anderen speziell beauftragten Person durchgeführt.

Wenn man über den Unterstützungsdienst für Managementdokumentation spricht, ist es notwendig, seine Hauptaufgaben und Funktionen hervorzuheben.

Zu den Hauptaufgaben des DOE-Dienstes gehören:

Verbesserung der Formen und Methoden der Arbeit mit Dokumenten;
Gewährleistung eines einheitlichen Verfahrens zur Dokumentation und Organisation der Arbeit mit Dokumenten; Aufbau von Informationsabfragesystemen, Ausführungskontrolle und Vorbereitung von Dokumenten für die Übermittlung an das Archiv gemäß den geltenden Vorschriften;
Reduzierung des Papierkrams;
Vereinheitlichung der Dokumentenformen;
Entwicklung und Umsetzung regulatorischer und methodischer Dokumente zur Verbesserung der Dokumentationsunterstützung des Managements in der Organisation, ihren Strukturabteilungen;
Einführung der neuesten Informationstechnologien bei der Arbeit mit Dokumenten.

Zu den typischen Funktionen des DOW-Dienstes gehören: verschiedene Typen Arbeiten, die in technologische, organisatorische, methodische und kontrollbezogene Arbeiten unterteilt werden können.

Zu den technologischen Merkmalen gehören:

Durchführung der Erst-(Weiterleitungs-)Bearbeitung eingehender Dokumente;
Registrierung eingehender, ausgehender und interner Dokumente;
Durchführung von Informations- und Nachschlagewerken zu den Dokumenten der Organisation; maschinenschriftliche Erstellung von Dokumenten (Schreiben am Computer);
Kopieren, Replizieren und betriebliche Wiedergabe von Dokumenten;
Entwicklung und Gestaltung von Dokumentenformularen;
Vorbereitung der Dokumente für den Versand.

Zu den organisatorischen Funktionen des DOE-Dienstes gehören:

Vorbereitung des Berichts zur Verwaltung eingehender Dokumente;

Organisation der rechtzeitigen Prüfung von Dokumenten durch die Leitung der Organisation; Regelung der Ausführung von Dokumenten, der fristgerechten Verabschiedung und Ausführung von Dokumenten;
Organisation der Aufbewahrung von Dokumenten in Strukturabteilungen;
Organisation der Arbeit des Archivs gemäß den Regeln, Anweisungen und methodischen Empfehlungen des Bundesarchivs;
Fortbildung der Mitarbeiter des Aktendienstes und des Archivs;
Organisation von Arbeitsplätzen für Mitarbeiter des Bürodienstes, einschließlich automatisierter Arbeitsplätze (AWP), Arbeitsbedingungen für Mitarbeiter des Bürodienstes;
Organisation der Büroarbeit auf Wunsch der Bürger;
Entwicklung (gemeinsam mit den zuständigen Strukturbereichen der Organisation) von Maßnahmen zur Verbesserung der Formen und Methoden der Arbeit mit Dokumenten.

Zu den Steuerfunktionen gehören:

Kontrolle über die Richtigkeit der Ausführung der der Geschäftsführung zur Unterschrift vorgelegten Dokumente (d. h. ausgehende und interne Dokumente);
Kontrolle über die Fristen für die Ausführung von Dokumenten;
Kontrolle über die Richtigkeit der Registrierung und Bildung in den Strukturabteilungen der Organisation der zu archivierenden Fälle;
Organisation der Kontrolle über die Arbeit mit Dokumenten in Strukturabteilungen;
Zusammenfassen von Informationen über den Fortschritt und die Ergebnisse der Ausführung von Dokumenten, systematische Information des Managements über diese Themen;
Sicherstellung der Aufbewahrung von Akten und der betrieblichen Nutzung dokumentarischer Informationen.

Zu den methodischen Funktionen des DOW-Dienstes gehören:

Entwicklung einer Nomenklatur der Angelegenheiten der Organisation, Anweisungen für die Büroarbeit, eines Blattes mit Dokumentenformularen und anderen lokalen Regulierungsdokumenten, die das Büroarbeitssystem der Organisation festlegen;
Prüfung des wissenschaftlichen und praktischen Werts von Dokumenten;
Durchführung von Sitzungen und Beratung zu Fragen im Zusammenhang mit der Kompetenz des kirchlichen Dienstes.

Dokumentationsunterstützung der öffentlichen Verwaltung

Die Hauptziele der GSDOU:

1. bei der Optimierung des Dokumentenflusses der Organisation;
2. Reduzierung der Anzahl und Verbesserung der Qualität der Dokumente;
3. Schaffung günstiger Bedingungen für den Einsatz technischer Mittel und moderner Technologien zur Sammlung, Verarbeitung und Analyse von Informationen;
4. Verbesserung des Verwaltungsapparates.

Der Abschnitt „Dokumentation der Managementaktivitäten“ besteht aus vier Teilen: Erstellung von Managementdokumenten, Vereinheitlichung und Standardisierung von Managementdokumenten, Registrierung von Managementdokumenten, Ausarbeitung von Texten von Managementdokumenten.

Bei der Zusammenstellung von Dokumenten für ein bestimmtes Unternehmen ist es sehr wichtig, sich auf die Anforderungen an die Zusammenstellung von Dokumenten in verschiedenen Führungssituationen und an deren Texte zu konzentrieren.

Unter Dokumentation von Managementtätigkeiten versteht GSDOU die Erstellung von Dokumenten nicht nur auf Papier, sondern auch auf anderen Medienarten (Magnetbänder, Disketten etc.). Mit anderen Worten: Die formulierten Anforderungen gelten für alle Dokumente, unabhängig davon, ob sie auf herkömmliche Weise oder mit Hilfe von Computertechnologie erstellt werden.

Der Abschnitt „Organisation der Arbeit mit Dokumenten“ deckt den gesamten Zyklus der Arbeit mit der Dokumentation ab, vom Eingang oder der Erstellung bis zum Abschluss der Ausführung, dem Versand oder der Übergabe an den Fall. Der Abschnitt enthält Empfehlungen zur rationellen Organisation des Arbeitsablaufs, zur Schaffung von Informationsabrufsystemen für Unternehmensdokumente, zur Kontrolle der Ausführung von Dokumenten und zu deren Vorbereitung für die Übertragung in das Archiv.

Ein Merkmal des GSDOU besteht darin, dass die Wegepläne für den Dokumentenverkehr im Unternehmen alle Punkte im Zusammenhang mit der automatisierten Dokumentenverarbeitung umfassen sollten. Eine wichtige Anforderung ist die Kompatibilität von manueller und automatisierter Dokumentenverarbeitung.

Darüber hinaus werden Empfehlungen zur Einrichtung und Nutzung eines Information Retrieval Systems (IPS) eines Unternehmens oder einer Institution in einem separaten Unterabschnitt der GSDOU hervorgehoben. In diesem Teil werden die Regeln für die Erstellung von IPS in herkömmlichen und automatisierten Systemen erläutert. Die Zusammensetzung des IPS wurde bestimmt. Es sollte die Registrierung, Indizierung von Dokumenten, deren betriebliche Speicherung und Informationsabruf-Arrays umfassen. Da Informationsabfrage-Arrays in Papierform (Aktenschränke) und elektronisch implementiert werden können, erfordert die GSDOU deren Kompatibilität. Um eine solche Kompatibilität zu erreichen, entwickelt das Unternehmen Klassifikatoren, beispielsweise die Nomenklatur von Fällen, den Klassifikator für Korrespondenten, den Klassifikator für Strukturabteilungen, den Klassifikator für Dokumententypen usw.

Der Abschnitt befasst sich auch mit den Technologien zur Registrierung von Dokumenten, zur Indexierung, zur betrieblichen Speicherung, zur Erstellung einer Fallnomenklatur, zur Bildung von Fällen, zu Technologien zur Überwachung der Ausführung von Dokumenten und deren Übertragung in ein Abteilungsarchiv.

Am meisten enthält der Abschnitt „Mechanisierung und Automatisierung der Arbeit mit Dokumenten“. Allgemeine Anforderungen zu den Bedingungen für den Einsatz automatisierter Mittel zur Arbeit mit Dokumenten (dieser Abschnitt erfordert viel Arbeit).

Der Abschnitt „Organisation des PEI-Dienstes“ enthält einen Ansatz zur Organisation und Funktionsweise der Unterstützungsdienste für die Managementdokumentation.

GSDOU definierte die Dienstleistung der vorschulischen Bildungseinrichtung als eigenständige Struktureinheit, die direkt dem Leiter der Organisation unterstellt ist. GSDOU sieht die Erstellung mehrerer Standard-Bürodienste vor, je nach Kategorie der Organisation oder des Unternehmens können dies sein: Betriebswirtschaft, Büro, allgemeine Abteilung, Sekretär des Leiters.

Der Abschnitt formuliert die Hauptaufgaben des Dienstes, die Anforderungen an die offizielle Zusammensetzung, die regulatorische Unterstützung für Büroangestellte. Der Abschnitt enthält Links zu Dokumenten, die diese angeben sollten. Einige davon, zum Beispiel der Allrussische Klassifikator der Arbeiterberufe, Qualifizierungsleitfaden Positionen von Führungskräften, Spezialisten und anderen Mitarbeitern.

Die Funktionen der Büroarbeitsdienste sind im Anhang der GSDOU: „Vorläufige Regelung zum Dokumentenverwaltungsdienst“ aufgeführt.

Die GSDOU verfügt über eine Reihe von Anwendungen, die derzeit in der Praxis der Managementdokumentationsunterstützungsdienste eingesetzt werden können:

Indikative Liste zu genehmigende Dokumente;
Eine ungefähre Liste der Dokumente, auf denen das offizielle Siegel angebracht ist;
Liste typischer Fristen für die Ausführung von Dokumenten;
Ungefährer Textaufbau Arbeitsbeschreibung für Mitarbeiter der vorschulischen Bildungseinrichtung;
Fallnomenklaturformulare;
Die Form der Deckung für den Fall dauerhafter und vorübergehender (über 10 Jahre) Aufbewahrungsfristen usw.

Viele Bestimmungen der GSDOU bedürfen einer Überarbeitung. Allerdings können eine Reihe von Regeln und Empfehlungen zur Organisation vorschulischer Bildungseinrichtungen den Sachbearbeitern von Institutionen und Unternehmen helfen, insbesondere denen, die gerade erst die schwierige Technik der Arbeit mit Dokumentation beherrschen.

Dokumentationsunterstützung des Organisationsmanagements

Es gibt drei Formen der Organisation der Dokumentationsunterstützung für das Management:

- zentralisiert;
– dezentral;
- gemischt.

Die zentralisierte Form des Dokumentationsdienstes wird in Firmen und kleinen Institutionen eingesetzt. Diese Form der Einrichtung einer Dokumentationsunterstützung für das Management beinhaltet die Konzentration aller Arbeiten mit Dokumenten in einer Einheit: vom Eingang bis zur Lieferung an das Archiv. Die Vorteile einer zentralen Dokumentenverarbeitung liegen in der Rationalisierung der Büroarbeit.

Die dezentrale Form der Einrichtung der Dokumentationsunterstützung für das Management setzt voraus, dass jede Struktureinheit über einen eigenen Büroverwaltungsdienst verfügt und alle Arten von Arbeiten mit Dokumenten selbstständig durchführt. Dieses Formular wird in einer geografisch verteilten Organisation verwendet, wenn es unmöglich ist, Büroarbeiten an einem Ort auszuführen.

In großen Organisationen hat sich eine Mischform der dokumentarischen Unterstützung des Managements etabliert – wenn ein Teil der Abläufe zentral und ein Teil in Strukturabteilungen durchgeführt wird. Beispielsweise erfolgt die Registrierung der im Namen der Geschäftsführung eingegangenen Dokumente zentral durch den DOW-Dienst und Buchhaltung, Personal, Finanzen – in den entsprechenden Strukturabteilungen.

Die Struktur des DOW-Dienstes richtet sich nach dem Arbeitsumfang und der Zugehörigkeit zu einer bestimmten Organisationsgruppe. In Ministerien und Abteilungen – Geschäftsleitung, in Forschungsinstituten, Fabriken, anderen staatlichen und nichtstaatlichen Unternehmen wird eine Abteilung zur dokumentarischen Unterstützung der Geschäftsführung oder ein Büro eingerichtet, in Exekutivbehörden und kommunalen Selbstverwaltungen – eine allgemeine Abteilung.

Jede der oben genannten Struktureinheiten umfasst spezialisierte Strukturelemente: Abteilung, Büro, Gruppe, Sektor. Jede Abteilung erfüllt eine oder mehrere Funktionen.

Das Fallmanagement umfasst:

- Inspektion durch den Minister oder die Abteilungsleiter;
- Briefabteilung;
- Büro;
- Protokollbüro;
- Vorstandssekretär;
– Büro für Buchhaltung und Registrierung;
- Expedition;
- Rechenzentrum zur Bearbeitung von Textdokumenten;
- Büro für Regierungskorrespondenz;
- Briefabteilung;
– Abteilung zur Verbesserung der Arbeit mit Dokumenten;
- Zentralarchiv.

Das Büro oder die Abteilung für Aktenverwaltung kann Folgendes umfassen:

– eine Gruppe zum Empfangen und Bearbeiten eingehender und ausgehender Dokumente;
– eine Gruppe für die Buchhaltung und Registrierung von Dokumenten;
- eine Gruppe zur Bearbeitung von Bürgerbeschwerden;
- Archiv;
– Sekretäre der Leiter und Strukturabteilungen;
- Kontrollgruppe;
- Kopierbüro.

Struktur Allgemeine Abteilung umfasst folgende Abteilungen:

- Büro;
- Kontrollgruppe;
- Protokollabteilung;
– Gruppe zur Verbesserung der Arbeit mit Dokumenten;
- eine Gruppe von Bürgerappellen;
– Kopier- und Vervielfältigungsbüro;
- Archiv.

Informations- und Dokumentationsunterstützung

Jeder der aufgeführten Vorgänge wird in einer inhaltlichen, dokumentarischen Form umgesetzt, die sowohl traditionell (manuell) als auch mit Hilfe elektronischer Computer erstellt wird. In der Praxis sind undokumentierte Managemententscheidungen im Wesentlichen Hilfs-, Betriebs- und Organisationsentscheidungen und haben vorläufigen Charakter.

Ein komplexer Mechanismus zur Verwaltung nationaler Wirtschaftsobjekte wird hauptsächlich durch eine ziemlich universelle Dokumentation administrativer Art umgesetzt, die unabhängig von den Besonderheiten der Tätigkeit oder Eigentumsform eines bestimmten Unternehmens (Organisation, Institution) erstellt wird.

Zu Beginn der neunziger Jahre des 20. Jahrhunderts waren mehr als 14 Millionen Menschen im Verwaltungsapparat des Landes beschäftigt, und der jährliche Dokumentenfluss betrug mindestens 60 Milliarden Blätter, Tendenz deutlich steigend. Für ein Land wie Russland erscheinen diese Daten nicht fantastisch. 1. Dokument. Dokumentationssysteme in der Volkswirtschaft Russlands.

Während der Wehen und soziale Aktivitäten einer Person entstehen Dokumente, die komplexe Informationszusammenhänge zwischen Menschen und ihren unterschiedlichen Formationen festigen, widerspiegeln und festigen. „Ein materieller Gegenstand mit künstlich fixierten Informationen zur zeitlichen und räumlichen Übertragung“ – so wird ein Dokument definiert Landesstandard.

Historisch gesehen werden Informationen in einem Dokument auf verschiedene Arten fixiert, die sich im Laufe der Zivilisationsentwicklung entwickelt haben: symbolisch, schriftlich, grafisch, fotografisch, mithilfe von Audio- und Videoaufzeichnungstools. Gleichzeitig erfüllte das Dokument selbst in erster Linie eine Informationsfunktion, hat aber auch andere, ebenso wichtige Funktionen: Kommunikation, Akkumulation, Beweisführung, Buchhaltung und Verwaltung. Im Rahmen dieses Kurses steht die organisatorische und administrative Funktion im Vordergrund, umgesetzt mit Hilfe etablierter Managementtechnologien, einschließlich Planung, Rechnungswesen, Kontrolle.

Jedes einzelne Dokument ist ein einzelner Dokumentationsakt als eigenständiger technologischer Prozess. Gleichzeitig Aktivitäten einzelne Organisationen, Industrieunternehmen werden aktiv durch eine Reihe miteinander verbundener, voneinander abhängiger und organisch interagierender Dokumente abgebildet, die durch das Grundkonzept eines Dokumentationssystems vereint sind.

Das allgemeinste und umfassendste System ist das bundesweite Dokumentationssystem, das praktisch alle Arten von Dokumenten umfasst, die bundesweit erstellt und umgesetzt werden. Dieses System wiederum wird durch viele Teilsysteme gebildet, die nach thematischen, geografischen, funktionalen, hierarchischen und anderen wesentlichen Merkmalen klassifiziert werden.

Somit umfassen funktionale Systeme Planung, Berichterstattung und Statistik, Versorgung und Marketing sowie Finanzdokumentation, die ausnahmslos allen Regierungsbehörden innewohnen. nationale Wirtschaft Russland.

Branchendokumentationssysteme spiegeln die organisatorischen Aspekte des Branchen-(Abteilungs-)Managements wider, zu denen die Aktivitäten von Ministerien, Abteilungen, Abteilungen und Abteilungen der Bundes-, Regional- und Kommunalebene gehören.

Im Wesentlichen wird im Land seit Ende der sechziger Jahre des 20. Jahrhunderts intensiv an der Entwicklung und Implementierung einheitlicher Dokumentationssysteme gearbeitet. Gleichzeitig ist mit dem Konzept solcher Systeme die Einheit rechtlicher und formaler Anforderungen an Informationen verbunden, die für die Koordinierung von Managementabläufen in einem bestimmten Bereich der Unternehmenstätigkeit erforderlich und ausreichend sind.

Bis Ende der neunziger Jahre gab es im Land mehr als zwanzig einheitliche föderale Dokumentationssysteme, deren regulatorischer Rahmen durch die entsprechenden GOSTs geregelt wurde. Für ein einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation werden daher die Dokumentenformen auf Basis des GOSTR6.30-7-Modells „Anforderungen an die Ausführung von Dokumenten“ entwickelt.

Die einstige Schaffung eines bundesweiten Systems zur Dokumentationsunterstützung (GS DOW) ermöglichte es, das Konzept des Dokumentationssystems selbst als eine Reihe technologischer Prozesse zur Erstellung und Verarbeitung von Dokumenten, die in Unternehmen, Organisationen und Institutionen erstellt wurden, klarer zu formulieren unterschiedlichen Status und Abteilungszugehörigkeit. Das Dokumentationssystem setzt in diesem Fall das Vorhandensein bestimmter Normen, Verfahren und Anforderungen nicht nur für die Ausführung des Dokuments, sondern auch für die Organisation der Arbeit damit, die Verarbeitung, Bewegung, Speicherung und Kontrolle der Ausführung voraus.

Mit der Einführung elektronischer Computergeräte und automatisierter Workstations (AWPs) in den Prozess der Verarbeitung dokumentarischer Informationen hat sich das Konzept der Unterstützung des Informations- und Dokumentationsmanagements durchgesetzt, das einen organisierten Satz von Arbeiten zum Empfang, zur Verarbeitung, zur Speicherung und zur Ausgabe von Informationen umfasst Dokumente an den Verbraucher (Abonnenten) als dessen materielle Träger.

In den Objekten der Implementierung der Informations- und Dokumentationsunterstützung, in denen computergestützte automatisierte Systeme noch nicht eingeführt wurden, werden alle technologischen Vorgänge beobachtet – von der Erstellung von Entwurfsdokumenten bis hin zur Arbeit mit Dokumenten externer Herkunft: Empfang, Verteilung, Registrierung, Zustellung (Transport). ), Ausführungskontrolle, Referenz- und Bestands- und Archivverarbeitung von Dokumenten.

Mit der Einführung von Computern in die Dokumentationsprozesse verändert sich die betrachtete Technologiekette, da der Fachmann und der Manager die Möglichkeit erhalten, sowohl mit dem Volltext des Dokuments als auch mit Fragmenten mit pragmatischen Informationen zu arbeiten.

Das Phänomen des Dokuments besteht darin, dass es gleichzeitig als Objekt, Mittel und Subjekt der Arbeit in einer Einheit fungiert. Dieser Umstand ist entscheidend für die Vorbereitung, Durchführung, Koordination, Genehmigung sowie analytische und synthetische Verarbeitung dokumentarischer Informationen, die 60 bis 80 Prozent der Arbeitszeit des Verwaltungsapparates in Anspruch nehmen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass für einen erheblichen Teil der Mitarbeiter (Planer, Wirtschaftswissenschaftler, Buchhalter, Hilfssekretäre, Statistiker etc.) die Arbeit mit dokumentarischen Informationen die Grundlage ihrer Arbeit bildet.

Die Einführung moderner Informationstechnologien und Bürogeräte in dokumentarischen Prozessen ist recht effektiv, erfordert jedoch die Einhaltung von mindestens zwei Grundbedingungen: Einheitlichkeit der Formate und rationeller Aufbau der Dokumenteninformationsverarbeitungstechnologie, bei der gleichartige Vorgänge in einem konzentriert würden Ort.

In den Vereinigten Staatssystem Dokumentationsunterstützung, die bereits in den siebziger Jahren eingeführt wurde, empfiehlt es sich, mehrere Schwerpunktbereiche für die Rationalisierung und technologische Verbesserung der Dokumentationsprozesse herauszugreifen:

Vereinheitlichung und Standardisierung;
- Zentralisierung und Rationalisierung des Arbeitsablaufs;
- Trennung der Dokumentenspeicherung;
- Ökonomie und Planung von Dokumentationsprozessen;
- Arbeitsorganisation des Fachpersonals;
- Mechanisierung und Automatisierung technologischer Prozesse. Durch die landesweite Einführung eines zentralisierten Büroarbeitssystems konnte eine Einheitlichkeit und Informationskompatibilität der Dokumentation unterschiedlicher hierarchischer Strukturen und Funktionszwecke erreicht werden.

Die massive Einführung elektronischer Computer in die Dokumentationsprozesse und die Organisation der Arbeit mit dokumentarischen Informationen erforderte eine umfassende Überarbeitung der wichtigsten Bestimmungen des USSD unter Berücksichtigung realer Veränderungen in den technologischen Prozessen der Vorbereitung, Verarbeitung und Verarbeitung von Dokumenten. Neues System EGS DOW basiert auf den potenziellen Fähigkeiten von Computern, berücksichtigt aber auch die realen Möglichkeiten der zuvor gesammelten Erfahrungen der traditionellen (manuellen) Verarbeitung von Dokumenten unterschiedlicher Art. Dabei werden die spezifischen Bedingungen des Unternehmens (der Organisation) und das Arbeitsvolumen berücksichtigt.

Somit ist die in Russland entwickelte Technologie der Informations- und Dokumentationsunterstützung für das Management der Volkswirtschaft und ihrer Struktureinheiten eine Reihe von Methoden und Mitteln zur Verarbeitung und Umsetzung von Dokumenten Informationsprozesse und organisatorische Verfahren zur Sicherstellung der Wirksamkeit des Managements.

Die Qualitätskriterien für das Doksind:

Komplexität (Beteiligung aller Strukturen);
- Konsistenz (eine Reihe von Elementen, die durch organisatorische und technologische Einheit verbunden sind);
- Regulierung (Reihenfolge der Elemente in den angegebenen Parametern);
- Bewertung und Anregung (Vergleichbarkeit der Ergebnisse mit anerkannten Kriterien und Motivation zur Rationalisierung des Managements).

Informations- und Dokumentationsunterstützung ist eine sehr mobile Technologie, angereichert mit neuen Formen, Methoden und Mitteln zur Verarbeitung, Speicherung und Verteilung von Dokumenten.

Dokumentationsprozess

Eine Voraussetzung für ein effektives Management, das eine nachhaltige Wettbewerbstätigkeit des Unternehmens gewährleistet, ist seine Informationssicherheit.

Es gibt zwei Arten von Informationen:

Technische, technologische - Methoden zur Herstellung von Produkten, Software, wichtige Leistungsindikatoren, Testergebnisse usw.;
Geschäft - Prognosen, Aktionsstrategie, Forschungsergebnisse, Datenbank usw.

Jede Managemententscheidung basiert immer auf Informationen zum betrachteten Thema oder zum verwalteten Objekt. Aktualität und Richtigkeit hängen von der Objektivität, Zuverlässigkeit, Effizienz und Vollständigkeit der Informationen ab. Entscheidung. Der Informationsträger (d. h. das Ergebnis der Reflexion von Tatsachen, Ereignissen, Gegenständen, Phänomenen der objektiven Realität und der menschlichen Geistestätigkeit) ist ein Dokument.

Im Managementprozess sind die im Dokument festgehaltenen Informationen nicht nur Entscheidungsgrundlage, sondern auch Beweis für deren Umsetzung, Quelle für Analysen und Verallgemeinerungen sowie Material für Nachschlage- und Recherchearbeiten. Somit fungiert das Dokument bei Managementtätigkeiten als Arbeitsgegenstand und Arbeitsergebnis. Buchhaltungs- und Berichtsdokumente gelangen von der unteren Führungsebene zur oberen; Sie können zur Beurteilung des Sachverhalts in verwalteten Objekten verwendet werden. Diese Informationen sind die Grundlage für Planung und Prognose. Organisatorische und administrative Dokumente entstehen auf der obersten Führungsebene und gehen weiter nach unten.

Organisatorische und administrative Funktionen im Management werden mithilfe von Dokumenten umgesetzt verschiedene Sorten und Termine. Somit geht mit der Gründung einer Organisation als juristische Person die Verabschiedung konstituierender Dokumente (Satzung, Verordnung, Gesellschaftsvertrag) einher. Die Tätigkeit der Leitungsorgane der Organisation, ihrer Strukturgliederungen und Funktionäre wird durch Verordnungen, Strukturgliederungsordnungen, Weisungen, Ordnungen und sonstige Organisationsdokumente geregelt. Managemententscheidungen werden in aufgezeichnet Verwaltungsdokumente, deren Namen durch den rechtlichen Status und die Zuständigkeit der Organisation bestimmt werden (Dekrete, Anordnungen, Anordnungen usw.). Die Sitzungen der Kollegialorgane werden durch eine Protokollführung begleitet. Die Beziehungen zu Geschäftspartnern werden durch Verträge und andere bei der Vertragsarbeit verwendete Unterlagen geregelt. Der Informationsaustausch mit Organisationen und Bürgern erfolgt mit Hilfe von Briefen, Telegrammen, Telefonnachrichten sowie Nachrichten, die über Fax- und Computernetzwerke übermittelt werden. Die Organisation erstellt Gesetze, Berichte, Zertifikate, Memoranden und andere Dokumente. Bei der Anmeldung der Aufnahme, Entlassung, Arbeitnehmerversetzung, Urlaubsgewährung, Personaldokumente(Arbeitsverträge, Personalaufträge, Abrechnungen, Arbeitsbücher, Personalkarten usw.).

Die Tätigkeiten von Spezialisten im Zusammenhang mit der Dokumentationsunterstützung des Managements moderne Organisationen(Sekretärinnen, Assistenten, Büroleiter, Sachbearbeiter etc.) umfasst ein breites Spektrum an Aufgaben, Funktionen und beruflichen Verantwortungsbereichen. Neben der Bearbeitung von Dokumenten müssen Mitarbeiter der Dokumentenverwaltungsdienste (Fallabteilungen, Büros, allgemeine und organisatorische Abteilungen, Sekretariate) viel Aufmerksamkeit auf die dokumentenlose Bedienung der Arbeit des Verwaltungsapparats legen: Empfang von Besuchern; Organisation von Verhandlungen, Meetings und Meetings; Vorbereitung von Geschäftsreisen des Leiters; Telefongespräche usw. Allerdings ist es die Arbeit mit Dokumenten, die den Hauptbestandteil der Tätigkeit von Dokumentenmanagementdiensten aus objektiven Gründen darstellt: für die erfolgreiche Umsetzung der wesentlichen Managementfunktionen – Organisation, Planung, Motivation, Kontrolle und Koordination – Es ist notwendig, ständig sowohl operative als auch strategische Informationen über die Aktivität und Marktsituation in bestimmten Bereichen zu haben, einschließlich Informationen über Verbraucher, Wettbewerber, neue Technologien usw.

Informationen sind eine Sammlung von Informationen, Indikatoren und Daten, die zur Beschreibung von Phänomenen, Objekten und Prozessen erforderlich sind. Die äußerst wichtige Rolle von Informationen im Management erklärt sich aus der Tatsache, dass sich der Managementprozess tatsächlich auf das Sammeln, Verarbeiten, Übertragen, Speichern, Suchen und Nutzen von Informationen reduziert, um Managemententscheidungen zu entwickeln, bei denen es sich um neue Informationen handelt das Leitungsgremium, das sowohl für den internen (Mitarbeiter der Organisation) als auch für den externen (durch andere Organisationen) Konsum bestimmt ist.

Die dienstliche Tätigkeit einer Person in jedem Bereich erfordert in der Regel die Erstellung und Verwendung schriftlicher Informationen zur Bestätigung konkreter Tatsachen und Ereignisse im Rahmen ihrer Tätigkeit Unternehmenskommunikation insbesondere bei wirtschaftlichen oder arbeitsrechtlichen Streitigkeiten. Wird jeweils vor Schiedsgerichten und Gerichten der allgemeinen Gerichtsbarkeit berücksichtigt. Auf Papier oder anderen Medien aufgezeichnete Informationen werden zu einem Dokument, und der Prozess der Informationsfixierung selbst, d.h. Das Erstellen von Dokumenten wird als Dokumentieren von Managementaktivitäten bezeichnet.

Dienstdokumente erfüllen seit langem eine Reihe wichtiger Funktionen, die bis heute nicht an Bedeutung verloren haben:

Informationen – sind Quelle und Träger von Informationen;
- Management – ​​ermöglichen Ihnen die Organisation, Regulierung, Kontrolle und Analyse des Managementprozesses;
- rechtlich - dienen als Rechtsgrundlage für Finanz-, Wirtschafts- und Managementaktivitäten, bestätigen die Fakten und zertifizieren Indikatoren und Informationen;
- kommunikativ - helfen, den Informationsaustausch und die Kommunikation zu organisieren;
- Buchhaltung – Informationen über bestimmte Zeiträume sammeln und analysieren, um Trends und Muster zu erkennen;
- sozial - charakterisieren die sozioökonomischen, politischen, sozialen und anderen Lebensbereiche des Staates und seiner Bürger;
- kulturell – sie sind ein Kulturdenkmal, das die Merkmale, Traditionen und Bräuche der damaligen Zeit zeigt;
- historisch - sie sind eine Wissensquelle über Ereignisse und Persönlichkeiten verschiedener Epochen, genauer gesagt, andere historische Denkmäler offenbaren historische Ereignisse, bestätigen und ergänzen historische Fakten und tragen zur Wiederherstellung der historischen Vergangenheit von Ländern und Völkern bei.

Allerdings löst die Dokumentation selbst nicht alle Probleme, die mit der Dokumentation des Managements verbunden sind. Dokumente sind spezifische materielle Objekte, mit denen viele verschiedene Aktionen ausgeführt werden müssen. Die erstellten Dokumente bedürfen während ihrer Verwendung im Verwaltungsprozess einer weiteren Verarbeitung sowie einer anschließenden Speicherung zu Referenzzwecken. Daher werden die Verfahren zur Erstellung von Dokumenten durch die Organisation der Arbeit mit ihnen ergänzt.

Die Aufzeichnungsunterstützung des Personalmanagementsystems (Personalaktenverwaltung) ist erstens eine Reihe von Dokumenten organisatorischer, administrativer, informativer, Referenz- und Buchhaltungscharakter für das Personal der Organisation und zweitens deren Erstellung (oder Empfang von außen) , Abwicklung und Organisation der Bewegung für alle Ebenen bis hin zur Überführung in andere Unternehmensbereiche.

Der Teil der Personalaktenverwaltung, der direkt mit der Erstellung dieser Dokumente gemäß den festgelegten Anforderungen zusammenhängt, wird als Dokumentation bezeichnet. Fragen der Bewegung und Abrechnung von Dokumenten (Empfang, Verarbeitung, Registrierung, Ausführungskontrolle, laufende Speicherung, Versand) werden durch das Konzept des Dokumentenflusses abgedeckt. Tätigkeiten zur Organisation der Langzeitaufbewahrung von Dokumenten (Wertprüfung von Dokumenten, Registrierung von Fällen, Übergabe an das Archiv, Archivaufbewahrung) stehen im Zusammenhang mit dem Archivgeschäft.

Die wichtigsten Bürofunktionen des Personalmanagementsystems sind:

Rechtzeitige Bearbeitung eingehender Personalunterlagen;
- Registrierung, Abrechnung und laufende Aufbewahrung von Personaldokumenten;
- Entwicklung, Koordination, Druck von Dokumenten zu Personalfragen;
- Übermittlung der Personaldokumentation an die entsprechenden Mitarbeiter zur Ausführung;
- Kontrolle über die Erfüllung der Anforderungen von Dokumenten;
- Vervielfältigung von Dokumenten zu Personalthemen etc.

Der Verwaltungsprozess umfasst die folgenden grundlegenden typischen Dokumentationsvorgänge:

Sammlung und Verarbeitung dokumentarischer Informationen;
- Vorbereitung einer Entscheidung;
- Treffen und Dokumentieren der Entscheidung;
- Übermittlung der Entscheidung an die ausübenden Künstler;
- Ausführung der Entscheidung;
- Ausführungskontrolle;
- Sammlung von Leistungsinformationen;
- Übermittlung von Informationen über vertikale und horizontale Verbindungen;
- Speicherung und Abruf von Informationen.

Jeder dieser Vorgänge wird sowohl in der traditionellen Version als auch in Form elektronischer Dokumente dokumentarisch umgesetzt. Undokumentierte (nicht dokumentierte) Managementmaßnahmen sind Hilfs-, Betriebs- und Organisationsmaßnahmen und stellen daher einen unbedeutenden Prozentsatz im Vergleich zu dokumentierten Funktionen dar, die trotz Computerisierung hohe geistige und Arbeitskosten erfordern.

Der Verwaltungsapparat übt seine Aufgaben hauptsächlich durch universelle und autorisierte Organisations- und Verwaltungsdokumente aus, die unabhängig von den Besonderheiten der Aktivitäten in allen Bereichen der Wirtschaft und der öffentlichen Verwaltung erstellt und verbreitet werden.

Die Steigerung der Effizienz bei der Nutzung von Informationssystemen wird durch den durchgängigen Aufbau und die Kompatibilität von Informationssystemen erreicht, wodurch Duplikate vermieden und die Wiederverwendung von Informationen sichergestellt, bestimmte Integrationsverbindungen hergestellt, die Anzahl der Indikatoren begrenzt und das Informationsvolumen reduziert werden können Informationsflüsse und eine Erhöhung des Informationsnutzungsgrads.

Die Informationsunterstützung umfasst:

Verbreitung von Informationen, d.h. Bereitstellung der Informationen für Benutzer, die zur Lösung wissenschaftlicher und produktiver Probleme erforderlich sind;
- Schaffung der günstigsten Bedingungen für die Verbreitung von Informationen, d.h. Durchführung von Verwaltungs-, Organisations-, Forschungs- und Produktionstätigkeiten, um den effektiven Vertrieb sicherzustellen.

Das automatisierte Managementinformationssystem basiert auf schnelle Abwicklung Informationen zur Bereitstellung von Informationen über Abweichungen von den geplanten Indikatoren.

Das intraorganisationale Informationssystem erfüllt folgende Funktionen:

Ermittlung der Bedürfnisse jedes einzelnen Leiters in Bezug auf Art und Inhalt der Informationen, die er für die operative Führung der Organisation benötigt;
- Ermittlung des Bedarfs an technischen Mitteln der gesamten Organisation und jedes Managers, um alle erforderlichen Informationen bereitzustellen;
- zentrale Planung aller Kosten für die Anschaffung und Miete technischer Mittel, um das reibungslose Funktionieren des Informationssystems zu gewährleisten;
- Ermittlung der Kostenhöhe für den Einsatz technischer Mittel im Informationssystem (Wartung und Schulung). Dienstpersonal, Bezahlung der genutzten Räumlichkeiten, Kosten für den Kauf von Magnetbändern, Disketten, Papier usw.);
- Gewährleistung eines angemessenen Umfangs der Erhebung, Speicherung und Bereitstellung von Informationen;
- Entwicklung von Software, Anwendungsprogrammen.

Als das effektivste gilt das Informationssystem, das auf der gleichzeitigen Nutzung von Computern und Mitteln zur automatisierten Textinformationsverarbeitung basiert.

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Liste der verwendeten Literatur

1. Arkhipova E.V. Grundlagen der Methodik zur Entwicklung der studentischen Sprache. - M.: Verbum-M, 2004. - 192 S.

2. Vvedenskaya L.A., Pavlova L.G., Kashaeva E.Yu. Russische Sprache und Sprachkultur für Ingenieure. - Rostow n/a: Verlag „Phoenix“, 2003. – 384 S.

3. Goldin V.E., Sirotinina O.B., Yagubova M.A. Russische Sprache und Sprachkultur: Ein Lehrbuch für Nicht-Philologen / Ed. UM. Sirotinina. - 2. Aufl., stereotyp. - M.: Editorial URSS, 2003. - 216 S.

4. Dantsev A.A., Nefedova N.V. Russische Sprache und Sprachkultur: Ein Lehrbuch für technische Universitäten. - 4. Aufl., hinzufügen. überarbeitet - M.: Verlag "Phoenix", 2005. - 317 S.

5. Maksimov V. I., Golubeva A. V., Kostomarov V. G. Russische Sprache und Sprachkultur: Lehrbuch für technische Universitäten. - M.: Hochschulbildung, 2006. - 356 S.

6. Ein Leitfaden zum wissenschaftlichen Redestil. Für Technische Universitäten / Ed. I. G. Proskuryakova. - 2. Aufl., hinzufügen. und überarbeitet – M.: Finta: Nauka, 2004. – 320 S.

7. Russische Sprache und Sprachkultur: Lernprogramm/ O.Ya. Goykhman, L.M. Goncharova, O.N. Lapshina und andere; Ed. Prof. O.Ya. Göichman. - M.: INFRA-M, 2002. - 192 S.

Verbesserung der Dokumentationsunterstützung für die Verwaltung der Aktivitäten der Universität

O.V. Worobjew

GOUVPO „Moskauer Staatliche Dienstleistungsuniversität“

Aufgrund sozioökonomischer und organisatorischer Veränderungen der letzten Zeit im Bereich Management modernes System Das Bildungswesen in Russland befindet sich in einer Phase radikaler Reformen und erfordert eine Aktualisierung des bestehenden gesetzlichen und regulatorischen Rahmens für das Management sowie eine Verbesserung der Dokumentationsunterstützung, um die Effizienz zu steigern.

Mit der Einführung der mehrstufigen Ausbildung von Fachkräften im Hochschulbereich in Russland besteht die Tendenz, den Anteil der Einzelarbeit an der Ausbildung einer Fachkraft zu erhöhen (Ausweitung der Zahl nach Wahl des Studierenden, Erhöhung des Umfangs). unabhängige Arbeit usw.). In diesem Zusammenhang sind Veränderungen in der Technologie der Organisation und Unterstützung des Bildungsprozesses an der Universität erforderlich. Die Verschlechterung der Qualität der Organisation des Bildungsprozesses ist oft mit der Schwierigkeit verbunden, große Informationsmengen zu beschaffen und zu verarbeiten. Die Effektivität der Analyse der empfangenen Daten und der Entscheidungsfindung durch das Führungspersonal wird verringert. Die Bearbeitung einer großen Anzahl von Papierdokumenten ist kostspielig Handarbeit und erhöht den Einfluss subjektiver Faktoren (menschlicher Faktor).

Gegenwärtig sind die objektiven Voraussetzungen für den Übergang zu elektronischen Technologien zur Organisation des Bildungsprozesses reif. Dazu gehören: Ausstattung einer höheren Bildungseinrichtung mit moderner Computer- und Büroausrüstung; flächendeckende Einführung automatisierte Informationssysteme und verteilte Datenbanken.

Die meisten Universitäten verwenden ein dreistufiges System zur Verwaltung des Bildungsprozesses: Verwaltung – Fakultät – Abteilung. Jede dieser Ebenen löst ihre eigenen Aufgaben und verfügt über eigene Reserven zur Verbesserung der Qualität der Organisation des Bildungsprozesses.

In diesem Artikel betrachten wir die Dokumentationsunterstützung der Fakultätsleitung. Fakultät

Pädagogische und wissenschaftliche Unterabteilung der Universität, die einen vollständigen Zyklus der Ausbildung von Fachkräften in mehreren verwandten Fachgebieten durchführt. Gleichzeitig führt die Fakultät Lehrveranstaltungen ihrer Fachgebiete an anderen Fakultäten durch. In enger Verbindung mit dem Ausbildungsprozess führt die Fakultät Grundlagen- und angewandte Forschungsarbeiten entsprechend dem Profil der Ausbildungsfachkräfte durch.

Die Fakultät umfasst Fachbereiche, Dekanat, Bildungs- und Wissenschaftsräume.

Die Abteilung ist die wichtigste Bildungs- und Wissenschaftsabteilung der Universität. Die pädagogischen und wissenschaftlichen Tätigkeiten des Fachbereichs werden in einem oder mehreren Wissensgebieten durchgeführt und unterliegen der Lösung der Hauptaufgabe

Ausbildung hochqualifizierter Fachkräfte.

Darüber hinaus nimmt die Abteilung im Rahmen des Bildungsprozesses folgende Aufgaben wahr:

Organisiert und leitet modernes Niveau pädagogische und methodische Arbeit, einschließlich der Entwicklung von Lehrplänen, Themen und Programmen von Kursen und Seminaren, Hausarbeiten sowie Abschlussarbeiten und Projekten, legt alle Formen der Durchführung von Lehrveranstaltungen, das Verhältnis zwischen Vorlesungen, Praktika und Laborstunden fest, verteilt Schulungsaufträge und organisiert die Kontrolle über das Lernen der Studierenden ;

Erstellt Pläne für die wissenschaftliche Forschung, organisiert deren Umsetzung und überwacht deren Umsetzung;

Führt die Ausbildung von Spezialisten durch Höchste Qualifikation(Kandidaten und Doktoren der Wissenschaften) durch Aufbaustudium, Doktoratsstudium und in der Reihenfolge des Auswahlverfahrens;

Organisiert und kontrolliert die Fortbildung und Umschulung von Lehrkräften und Mitarbeitern der Abteilung;

Unternimmt Anstrengungen, den Umsatz zu steigern

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Probleme der Bildung und Erziehung

von außerbudgetären Mitteln zu Lasten von Bildungs- und wissenschaftliche Arbeit, Entwicklung der Produktion und kommerzielle Aktivitäten;

Fördert die Verbreitung wissenschaftlicher Erkenntnisse und führt kulturelle und pädagogische Aktivitäten in der Bevölkerung durch;

Unterbreitet dem Wissenschaftlichen Rat der Fakultät (Universität) Vorschläge zu Kandidaten für die Besetzung von Stellen, für die Nominierung für akademische und Ehrentitel;

Führt andere Aktivitäten durch, die in der Satzung der Universität und der geltenden Gesetzgebung vorgesehen sind.

Die Abteilung hält monatliche Abteilungssitzungen gemäß den entwickelten Arbeitsplänen ab. Anschließend werden alle Protokolle archiviert. Außerdem erstellt die Abteilung Lehrpläne, Kalenderpläne, Arbeitsprogramme, Pläne für den Zeitplan. Briefköpfe werden häufig an verschiedene Organisationen gesendet.

Fakultätsverwaltung (Dekanat) – eine Unterabteilung, die die Aktivitäten der Fakultät kontrolliert und organisiert. Die direkte Verantwortung liegt beim Dekan. Er kontrolliert die Umsetzung der Pläne und plant die Arbeit des Dekanats, bestimmt zudem selbstständig deren Anzahl und qualifiziertes Personal Fakultätsverwaltung. Der Dekan ist verantwortlich für die Berichterstattung über Daten, Informationen und Verschiedene Materialien vom Dekanat erstellt.

In der Satzung der Universität ist das Dekanat nicht als Unterabteilung der Fakultät ausgewiesen und seine Aufgaben daher nicht definiert.

Das Dekanat ist jedoch das Leitungsgremium der Fakultät und organisiert die Büroarbeit, den Ausbildungsprozess und die gut koordinierte Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen der Universität.

Der Hauptzweck der Arbeit des Dekanats ist die Organisation des Bildungsprozesses, mit dem die Hauptbüroarbeit verbunden ist.

Im Rahmen der Hochschultätigkeit werden Anordnungen, Vermerke, Weisungen, Protokolle etc. erlassen. Sie treffen Entscheidungen zu administrativen und organisatorischen Fragen sowie zu Fragen der Verwaltung, Interaktion, Bereitstellung und Regulierung von Aktivitäten.

Die im System der Organisations- und Verwaltungsdokumentation enthaltenen Dokumente sind in drei Gruppen unterteilt:

1. Administrativ (Bestellungen, Anweisungen usw.);

2. Organisatorisch (Vorschriften, Anweisungen, Regeln usw.);

3. Referenzen und Informationen (offizielle Briefe, Memoranden, Protokolle, Gesetze usw.).

Die Dokumente, die den Arbeitsablauf der Fakultät bilden, sind:

1. Anordnung – ein vom Rektor der Universität erlassener Rechtsakt zur Lösung der Haupt- und operative Aufgaben steht vor der Universität.

2. Memo- ein vom Leiter einer anderen Unterabteilung an eine strukturelle Unterabteilung gerichtetes Dokument, das eine Stellungnahme zu allen Fragen, Schlussfolgerungen, Vorschlägen und Anfragen enthält.

3. Ein Dienstbrief ist eine verallgemeinerte Bezeichnung für Dokumente unterschiedlichen Inhalts, die als Kommunikationsmittel zwischen Institutionen, privat, dienen

Personen. Servicebriefe werden immer nur zu einem Thema erstellt.

4. Gesetz – ein von mehreren Personen erstelltes Dokument, das die festgestellten Tatsachen und Ereignisse bestätigt.

5. Erläuterung – ein Dokument, das eine schriftliche Erklärung zur Rechtfertigung von etwas, ein Geständnis von etwas enthält.

6. Protokoll – ein Dokument, das den Verlauf der Diskussion von Themen und der Entscheidungsfindung bei Sitzungen, Sitzungen, Konferenzen und Sitzungen kollektiver Gremien (Räte, Kommissionen usw.) festlegt.

7. Stellenbeschreibung – eine Anweisung, ein Regelwerk, das das Verfahren und die Methode für die Durchführung und Ausführung der Arbeit festlegt. Die Stellenbeschreibung definiert die beruflichen Pflichten, Verantwortlichkeiten, Rechte und Beziehungen (Kommunikation nach Position) des Mitarbeiters.

8. Der Vertrag ist eines der Dokumente, das die Bedingungen der Arbeitsbeziehungen zwischen dem Arbeitnehmer und der Verwaltung widerspiegelt.

Zu den Abteilungen, die den Dokumentenfluss der Fakultät organisieren, gehören:

Dekanat (erteilt Anordnungen zu Studierenden, zu organisatorischen Fragen, nimmt Personalanordnungen der Personalabteilung entgegen, erfasst Unterlagen, erstellt Protokollbücher, übergibt Unterlagen an das Archiv etc.);

Abteilungen (Dokumente entgegennehmen, veröffentlichen, Stellungnahmen für die Sitzung verteilen, Lehrpläne aufbewahren, nach der Sitzung der Abteilung Protokolle erstellen, Arbeitspläne der Abteilung erstellen, Dokumente an das Archiv übergeben usw.);

Personalabteilung (Studierende und Mitarbeiter) (Führt Personalakten, erteilt Personalanweisungen, registriert die Ausstellung von Diplomen, Zeugnissen, Dokumenten usw.);

Buchhaltung (Rezeption Geld von Studierenden, vergibt Löhne und Stipendien, stellt Bescheinigungen aus Löhne usw.).

Das Dekanat nimmt die vom Universitätsbüro registrierten Unterlagen entgegen. Alle Dokumente werden nach Nummer, Datum und Namen in den entsprechenden Ordnern abgelegt. Zur Erfassung und Steuerung der Studierendenschaft des Instituts wurden für die Vollzeit- und die Teilzeitabteilung getrennt Register zur Erfassung von Studierendenaufträgen geführt. Diese Zeitschriften enthalten Listen von Studierenden (oder einzelnen Studierenden), die sich zum Studium am Institut angemeldet haben. Angegeben sind die Ausbildungsgrundlage, die Nummer und das Datum des Antrags auf Immatrikulation, Versetzung oder Wiedereingliederung. Es werden Nummern und Daten aktueller Bestellungen eingetragen. Beim Ausschluss aus dem Institut wird die Zeile mit den Daten des/der Studierenden durchgestrichen und am Ende folgende Daten eingetragen: Nummer und Datum des Ausschlussbeschlusses, Grund des Ausschlusses. Die in den Journalen für Studierende eingegebenen Daten werden in Lehrveranstaltungen, Jahrgänge und Gruppen eingeteilt, Blätter mit Gruppen werden markiert. Zeitschriften erleichtern die Buchhaltung und Kontrolle sowie die Suche und Nachschlagearbeit erheblich.

Die Ausführung aller registrierten Dokumente unterliegt der Kontrolle. Die Ausführungskontrolle umfasst: Festlegen eines Dokuments zur Kontrolle; Überprüfung der rechtzeitigen Zustellung des Dokuments an den Auftragnehmer; Vorkontrolle und Regelung des Ausführungsfortschritts; Abrechnung und Verallgemeinerung der Ergebnisse der Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten; den Manager informieren.

Das Hauptziel der Organisation ist die Kontrolle über die Ausführung

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Sicherstellung einer zeitnahen und qualitativ hochwertigen Ausführung von Dokumenten. Die Kontrolle erfolgt durch die Leitung, den Dienst der vorschulischen Bildungseinrichtung und die verantwortlichen Testamentsvollstrecker. Der DOW-Dienst kontrolliert organisatorische und administrative Dokumente.

Bei der Erstellung von Dokumenten in Fällen durch den DOW-Dienst werden die folgenden Anzeichen für die Feststellung von Fällen verwendet. Grundlage für die Gruppierung von Dokumenten nach einem Nominalmerkmal ist der Name ihrer Sorte. Zum Beispiel: Anordnungen, Protokolle, Urkunden, Zertifikate usw. In die Akte werden Unterlagen aufgenommen, die inhaltlich der Überschrift des Falles entsprechen.

Das Dekanat hat bestimmte Regeln für die Gruppierung von Dokumenten in Fälle nach Art und Chronologie entwickelt. So werden Anordnungen zum Personal der Studierenden getrennt von Anordnungen zum Personal der Lehrenden und Angestellten gruppiert; Aufträge für die Akademie – getrennt von Aufträgen für das Institut. Unterlagen, die für die Erteilung einer Anordnung über das Personal von Teilzeitstudierenden erforderlich sind, werden in Personalakten abgelegt oder bilden eine eigenständige Datei mit Anlagen zu diesen Anordnungen oder Weisungen (z. B. Personalakten).

Scheine, Kopien von Heiratsurkunden, Geburtsurkunden usw.). Im Vollzeitbereich werden solche Unterlagen an die studentische Personalabteilung der Hochschule weitergeleitet. Die Personalakten der Vollzeitstudierenden des Instituts werden vollständig in der studentischen Personalabteilung gepflegt und gespeichert.

Als Ergebnis der wissenschaftlichen Tätigkeit der Fakultät (Sitzung des Akademischen Rates, verschiedene Konferenzen, Zulassung von Studierenden zum Magistrat) entstehen solche Arten von Dokumenten wie: Anordnungen, Protokolle, Beschlüsse, Auszüge. Für alle gibt es Ordner, in denen sie abgelegt werden.

Auch zu Tagungen erhält die Fakultät verschiedene Materialien. Monatlich finden Sitzungen des Akademischen Rates statt, für die eine Teilnehmerliste, die Tagesordnung, erstellt und an die Mitglieder des Rates verteilt wird. Nach der Besprechung werden alle Protokolle in einem Ordner abgelegt.

Das Dekanat sammelt jährlich Informationen zur Vertrags- und Landeshaushaltsrecherche, die dann an die Bildungsabteilung weitergeleitet werden.

An der Fakultät erfolgt der Workflow durch eingehende, ausgehende und interne Dokumente (Tabelle 1).

Eingehende, interne und ausgehende Dokumente

Eingangsannahme und Erstbearbeitung (Büro) Vorprüfung (Büro) Registrierung (Büro) Prüfung der Unterlagen durch den Leiter (Rektor der Universität, Prorektor) Übergabe der Unterlagen an die Testamentsvollstrecker (Dekan bzw. Stellvertreter) Ausführungskontrolle Ablage des ausgeführten Dokuments in die Akte (Büro)

Ausgehende Vorbereitung eines Dokumententwurfs (Fakultät) Erstellung eines Dokuments (Dekanat, Abteilungen der Fakultät) Befürwortung eines Dokumententwurfs, dessen Genehmigung Unterzeichnung eines Dokuments (Universitätsabteilungen) Registrierung (Dekanat oder Büro) Versenden eines Dokuments an einen Adressaten (Büro)

Somit stellt nur die Gesamtheit der Dokumente der Fakultäten einen nennenswerten Umfang der Organisations-, Verwaltungs-, Informations- und sonstigen Dokumentation dar (universitätsweite Dokumente bleiben hiervon ausgenommen). In diesem Zusammenhang sollte die Organisation der universitären Arbeitsabläufe geregelt und gestrafft werden.

Die Aufgabe, den Dokumentenumlauf zu reduzieren, hat zwei Hauptaspekte: die Reduzierung der Anzahl der erstellten Dokumente und die Reduzierung des Papierverbrauchs für die Dokumentenerstellung. Am wichtigsten ist natürlich der erste Aspekt.

Die Hauptvoraussetzung für die Reduzierung des Dokumentenvolumens ist die Rationalisierung der Dokumentenerstellung. Die Hauptmethode hierbei ist die Vereinheitlichung sowohl einzelner Dokumentengruppen als auch des gesamten Systems der Dokumentationsunterstützung. In der Praxis kommt dies in der Schaffung von Dokumentationssystemen zum Ausdruck, die die Zusammensetzung der zur Verwendung zugelassenen Formulare und die Regeln für deren Verwendung strikt festlegen.

Der wirkliche Weg, den ungerechtfertigten Dokumentenfluss zu reduzieren, besteht darin, die Qualität der Dokumente selbst als Träger normativer und anderer Pakete zu verbessern.

Ausrichtungsinformationen. Der Text des Dokuments, das die Maßnahmen, Anweisungen und Entscheidungen des Managements widerspiegelt, sollte so verfasst sein, dass er nur die erforderlichen Informationen enthält, den Kern der Entscheidung klar interpretiert und die tatsächlichen und angemessenen Fristen für die Ausführung festlegt. In der Praxis kommt es leider häufig vor, dass ein Dokument mit bereits abgelaufener Frist zur Ausführung eingereicht wird und der Kern der Angelegenheit so verschleiert ist, dass nicht klar ist, ob die Angelegenheit positiv oder negativ gelöst wird. Daher ist es so wichtig, dass bei der Erstellung von Dokumenten möglichst weitgehend einheitliche Formulare verwendet werden, deren Text bereits durchdacht und rationalisiert wurde.

Da es die Aufgabe hat, den Papierverbrauch zu reduzieren und dem Personal des Apparats beim Vorbereiten und Lesen von Dokumenten Arbeit zu ersparen, ist es ratsam, den Text zu kürzen, indem die traditionellen verschiedenen Arten von Einleitungsteilen und Präambeln deutlich reduziert werden.

Die Reduzierung des Dokumentationsumfangs wird durch den Aufbau effektiver Informationsabfragesysteme erreicht. Beispielsweise wird ein Personalauftrag in mehreren Exemplaren ausgedruckt und in einer Auftragsdatei, in einer Personaldatei, in einer Buchhaltungsdatei usw. abgelegt

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Probleme der Bildung und Erziehung

sein, sowie in den Planungs- und Produktionsabteilungen. Der Grund für die große Auflage liegt in der schwierigen Suche: Jeder Fachmann, der dieses Dokument benötigt, bewahrt es lieber zu Hause auf, als sich auf eine unzuverlässige und vor allem langwierige Suche zu verlassen. Dadurch erhöht sich das Dokumentenvolumen deutlich. Die Entwicklung einer gut funktionierenden Suchmaschine kann Doppelarbeit drastisch reduzieren, insbesondere bei der Nutzung von Computern und der Möglichkeit, alle in der Organisation verfügbaren Informationen an Ihrem Arbeitsplatz über das Netzwerk abzurufen.

Die Reduzierung der physischen Größe von Dokumenten ist ein wesentlicher Aspekt der Reduzierung des Arbeitsablaufs. Diese Aufgabe wird mit einfachen Methoden erledigt, die jedoch mit der Überwindung einiger bürokratischer Gewohnheiten verbunden sind. Beispielsweise herrscht unter Managern immer noch die Meinung vor, dass es unmöglich ist, ein Dokument im A5-Format „nach oben“ zu schicken, dass ein Briefkopf mit einer eckigen Anordnung der Details weniger „solide“ ist als mit einer Längsanordnung und dies auch kann waren, den Autor demütigen usw.

Nach modernen Regeln sollte die Größe des Formulars nur von der Größe des Textes abhängen und nicht vom Grad unseres Respekts gegenüber dem Adressaten. Die Textmenge kann durch die Anwendung von Standard-Schreibregeln reduziert werden, wodurch etwa 5 % Platz auf dem Blatt eingespart werden. Sinnvoll ist die Erstellung umfangreicher Nachschlagewerke und eine langfristige Nutzung mit auswechselbaren Seiten, die es ermöglichen, bei Änderungen nicht den gesamten Text nachzudrucken. Bei der Erstellung von Dokumenten operativer Art wird empfohlen, den Telegraphenstil zu verwenden, Antworten auf die Anfrage selbst zu schreiben, keine zusätzlichen redundanten Informationen zu schreiben, die das Informationsrauschen erhöhen usw.

Wie oben erwähnt, wird der Arbeitsablauf durch die Rationalisierung und Reduzierung der Anzahl der Dokumentformulare verbessert; Organisation ihrer Lieferung; Einführung der Praxis der Vorprüfung von Dokumenten durch einen hochqualifizierten Spezialisten und deren Verteilung durch Testamentsvollstrecker unter Umgehung der Leitung der Anstalt; Minimierung manueller Vorgänge und Datenkorrespondenz; der Einsatz von Mechanisierung und Computertechnologie in allen Phasen der Dokumentenbewegung; Einführung einer strengen Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten.

Wichtig moderne Mittel Die Verbesserung des Arbeitsablaufs ist die Computerisierung der Vorgänge zur Zusammenstellung und Verarbeitung von Dokumenten.

Mit der Verbesserung des Dokumentenumlaufs unter den Bedingungen der Computertechnologie kommt dem Platz und der Rolle der Technologie im Gesamtschema des Dokumentenverkehrs die größte Bedeutung zu. Gebäude Computernetzwerk an der Universität geht es darum, den Dokumentenfluss des traditionellen Managementsystems zu verändern und deren Umsetzung mit Hilfe von Computertools zu steigern. Bedeutung Gleichzeitig wurde im Verwaltungssystem das Verfahren eingeführt, um „maschinellen“ Dokumenten Rechtskraft zu verleihen. Dokumente, die mittels elektronischer Computer und insbesondere auf maschinellen Datenträgern erstellt wurden.

Die Hauptaufgabe besteht darin, die parallele Beteiligung traditioneller und „maschineller“ Dokumentation mit doppelten Informationen am Arbeitsablauf zu vermeiden. Daher wird für die Nutzung durch Mitarbeiter des Verwaltungsapparates empfohlen, nur verarbeitete und synthetisierte Dokumentationsinformationen zu versenden und die Originalinformationen unmittelbar nach der Übertragung der Daten auf ein Computermedium zur Speicherung im Archiv zu übertragen.

Einhaltung von GOST 6.10.484 „Unified Documentation Systems. Verleihung der Rechtskraft von Dokumenten auf einem Maschinenträger und einem durch Computertechnologie erstellten Machinogramm. Grundbestimmungen“. Insbesondere legt dieser Standard einen einzigen Satz verbindlicher Angaben für alle Dokumente fest.

Um Probleme auf universitärer Ebene zu lösen, haben verschiedene Universitäten Softwaresysteme entwickelt und implementiert (z. B. 1992 an der Staatlichen Technischen Universität Nowosibirsk), die es ermöglichen, die routinemäßigsten Vorgänge im Zusammenhang mit der Vorbereitung und Ausführung von Dokumentationen zu automatisieren: Listen von Gruppen, Bestellungen, persönlichen Karten usw.

Der Hauptnachteil solcher Systeme ist die schwierige Integration in übergeordnete Systeme und ihre Geschlossenheit.

Die Haupteigenschaften dieses Systems sind: Benutzer- und Ereignissteuerbarkeit; die Fähigkeit zur Integration in Systeme einer höheren Ebene (Rektorat) und einer niedrigeren Ebene (Department, Auswahlausschuss usw.); Offenheit für Änderungen und Erweiterungen; die Fähigkeit, im Netzwerk zu arbeiten und Daten für die Dienste der Universität in elektronischer Form aufzubereiten. Das System führt folgende Funktionen aus:

Buchhaltung und Analyse Personal Studierende und Lehrende der Fakultät;

Abrechnung und Analyse der Studierendenleistungen für die gesamte Studienzeit an der Hochschule;

Bildung und Anhäufung von Aufträgen;

Erstellung und Sammlung von Dokumenten zur Organisation des Bildungsprozesses (Lehrpläne, Studienaufgaben für Fachbereiche, Arbeitslehrpläne für Studierende, Prüfungspläne etc.);

Abrechnung und Analyse der finanziellen Aktivitäten der Fakultät (Stipendien, Zulagen, Vertragsstudenten etc.);

Erstellung und Sammlung aktueller Unterlagen (Zeugnisse, Prüfungsbögen, Gruppenverzeichnisse etc.);

Kontrolle der rechtzeitigen Erstellung und Weitergabe von Dokumenten;

Bildung von Benutzergruppen mit Zuweisung bestimmter Zugriffsrechte an Informationen an jeden Benutzer.

Der Einsatz von Softwaresystemen zur Dokumentenverarbeitung, der Übergang zu elektronischen Technologien zur Organisation des Bildungsprozesses an der Universität wird die Effizienz der Analyse der empfangenen Daten erhöhen und die richtigen Managemententscheidungen treffen. Dadurch kann die Hochschule den modernen sozioökonomischen und organisatorischen Veränderungen im Land gerecht werden.

Büroarbeitskurs: Dokumentationsunterstützung des Managements: Lehrbuch. - 2. Aufl. - M.: INFRA-M; Nowosibirsk: NGAEIU, 1998. - S. 124.

Das Hauptziel der Verbesserung des DOE besteht darin, einheitliche Grundsätze für die Arbeit mit Dokumenten auf allen Managementebenen festzulegen, den Dokumentenfluss eines Unternehmens zu organisieren, die Qualität von Dokumenten zu verbessern und Bedingungen für den effektiven Einsatz fortschrittlicher technischer Mittel und Technologien zum Sammeln zu schaffen , Verarbeitung, Übertragung, Analyse von Informationen, Verbesserung der Arbeit des Verwaltungsapparats.

Eine Organisation, die danach strebt, eine effektive Izu schaffen, um die Qualität des Managements zu verbessern, hat eine ernsthafte Aufgabe: die Arbeit an der Vorbereitung und Verarbeitung dokumentarischer Informationen durch die Schaffung eines Mechanismus zur Dokumentation des Unternehmensmanagements (DOE) zu verbessern.

Um dieses Problem zu lösen, ist es notwendig, sich an den bestehenden Regulierungsdokumenten, den Bestimmungen von GOST und den Empfehlungen von Spezialisten zu orientieren.

Aufgrund neuer Anforderungen auf Basis moderner internationale Standards Für den Aufbau einer Dokumentationsunterstützung für das Management ist eine methodische Grundlage erforderlich, die diese Anforderungen berücksichtigt. In diesem Zusammenhang besteht der erste Schritt zur Verbesserung der Dokumentationsmanagementunterstützung (DOW) in der Konstruktion eines Algorithmus, auf dessen Grundlage das aktuelle System bewertet und alle Komponenten des Systemverbesserungsprozesses ausgearbeitet werden.

Die Hauptaufgaben bei der Beurteilung und Verbesserung der vorschulischen Bildungseinrichtung sind:

Verbesserung der Effizienz der Managementaktivitäten;

Beschleunigung der Dokumentenbewegung in der Organisation;

Reduzierung der Komplexität der Dokumentenverarbeitung;

Feststellung der Einhaltung der Verfügbarkeit und Bedürfnisse von Produktions- und Managementprozessen in der Dokumentationsunterstützung;

Verfügbarkeit und weitere Festlegung von Zielen zur Dokumentationsunterstützung (deren Erreichung durch das Dokumentensystem sichergestellt werden soll);

Festlegung der Funktionen des Dokumentensystems anhand der gesetzten Ziele unter Berücksichtigung der Anforderungen.

Die Hauptaufgabe bei der Erstellung eines Algorithmus zur Bewertung und Verbesserung des DOE besteht darin, Systemanforderungen und grundlegende Attribute zu verknüpfen, die ein Gleichgewicht des Steuerungssystems ermöglichen.

Die Praxis der Rationalisierung des Dokumentenmanagements im Verwaltungsapparat ermöglicht es uns, die Hauptphasen des Designs zu identifizieren:

Durchführung einer Vorprojektstudie, d.h. Sammlung von Ausgangsdaten für das Design;

Analyse von Mustern der internen Dokumentation und Klassifizierung von Dokumenten;

Analyse des bestehenden Arbeitsablaufs des Unternehmens;

Analyse des bestehenden Dokumentenmanagements (Dokumentenverwaltungspraktiken, Dokumentenspeicherungspraktiken, Dateibildungspraktiken, Einhaltung von GOST R 6.30-2003);

Analyse der Nomenklatur der Angelegenheiten des Unternehmens;

Ein Foto des Arbeitstages der Mitarbeiter, die an der Dokumentenverwaltung des Unternehmens beteiligt sind, um den tatsächlichen Stand des Einsatzes von Technologien für vorschulische Bildungseinrichtungen und die Praxis der Dokumentation getroffener Entscheidungen zu ermitteln;

Identifizierung von Mängeln in der Managementdokumentation;

Erstellung technischer Spezifikationen für Design;

Entwicklung eines Projekts zur Rationalisierung des Dokumentenmanagements und Berechnung der erwarteten Wirtschaftlichkeit aus seiner Umsetzung;

Implementierung.

Die Durchführung jeder Phase erfordert die Verwendung bestimmter, dieser Phase innewohnender Methoden.

Funktionen, Aufgaben und Struktur der Organisation;

Organisations- und Regelungsmaterialien zur Büroarbeit;

Dokumente der Organisation (Gestaltung und Inhalt);

Die Art der Belastung der Aufzeichnungen der Hauptspezialisten;

Organisation der Arbeit mit Dokumenten;

Technologie zur Dokumentenweitergabe;

Organisation der Produktion (Set) und Reproduktion von Dokumenten;

Organisation der Zustellung (Bewegung) von Dokumenten;

Organisation der laufenden Aufbewahrung von Dokumenten und Übergabe an das Archiv.

Bei der Forschungsarbeit kamen folgende Methoden zum Einsatz: monografische Methode, Verallgemeinerung, Dokumentenstudium, direkte Beobachtung, Fotografie eines Arbeitstages, grafisch, statistisch. Die Wahl der Methode richtet sich einerseits nach dem Zweck der Untersuchung und andererseits nach der Art und den Bedingungen der untersuchten Arbeitszeit.

Die monografische Methode ist eine gründliche Untersuchung und eine spezifische Beschreibung Wirtschaftstätigkeit einzelne Einheiten der Studienpopulation. Es besteht darin, dass das Problem der dokumentarischen Unterstützung des Managements im Unternehmen sorgfältig und von vielen Seiten analysiert wird und anschließend von diesem Objekt auf einen größeren Bereich ähnlicher Objekte geschlossen wird.

Verallgemeinerung ist eine Definition allgemeines Konzept Dokumentationsunterstützung des Managements, die das grundlegende, charakteristische Konzept von DOW widerspiegelt.

Das Studium von Dokumenten ist eine der wichtigsten obligatorischen Methoden, mit denen das Studium beginnt.

Die für das Studium im Rahmen der Organisationsgestaltung erforderlichen Unterlagen lassen sich in mehrere Gruppen einteilen.

Die erste Gruppe umfasst gesetzgeberische und behördliche Materialien zu Gründung, Aufgaben, Funktionen der Organisation, Rechtsakten, Anordnungen, Satzung und Personalausstattung, die es Ihnen ermöglichen, sich sofort die Größe der Organisation, die Dokumentationsströme und deren Umfang vorzustellen.

Besonders hervorzuheben sind die Vorschriften und Lehrmaterial zur Organisation des Dokumentenmanagements: Anweisungen für die Büroarbeit, Stellenbeschreibungen der Mitarbeiter, Richtlinien zur Durchführung einzelner Vorgänge bei der Arbeit mit Dokumenten.

Die zweite Gruppe umfasst verschiedene Buchhaltungsformulare, Listen und Informationen, die Material über den Zustand und die Dokin der Organisation liefern.

Es werden Informationen über das Verfahren zur Entgegennahme, Bearbeitung und Übermittlung eingehender und ausgehender Korrespondenz, das Volumen des Arbeitsablaufs und die Struktur von Dokumentenflüssen, Abrechnungsformulare (Magazine, Register), Zeitpläne und Wege von Dokumenten untersucht.

Ein besonderer Ansatz erfordert die Untersuchung von Materialien, die die Organisation der aktuellen Dokumentenspeicherung charakterisieren.

Auch die Beobachtungsmethode ist eine der wichtigsten. Es besteht in der direkten Präsenz in der Organisation an bestimmten Arbeitsplätzen und der visuellen Fixierung laufender Prozesse und Arbeitsbedingungen.

Die Beobachtungsmethode wird verwendet, um die Art der Arbeitsbelastung des Leiters und der Chefspezialisten sowie die Arbeitsorganisation für den Empfang, die Verarbeitung, die Produktion, den Transport, die Lagerung von Dokumenten und Geräten mit Computerausrüstung zu bestimmen.

Um die Art der Arbeitszeitbelastung für die Dokumentation der Hauptkategorien des Büropersonals und die Identifizierung der von einzelnen Mitarbeitern geleisteten Arbeitsarten zu ermitteln, habe ich ein Foto des Arbeitstages verwendet. Die Ergebnisse der Fotografie des Arbeitstages sind integraler Bestandteil des Berichts über die Organisation der vorschulischen Bildungseinrichtung.

Der Zweck des Fotografierens eines Arbeitstages besteht darin, den Arbeitsinhalt, die Anzahl der Arbeitseinheiten und die Arbeitszeitkosten zu bestimmen sowie Fragen im Zusammenhang mit der Verbesserung der Arbeitseffizienz der Arbeitnehmer anhand von Dokumenten und der Gewährleistung einer rationellen Arbeitsorganisation zu untersuchen .

In der Technologie des Fotografierens eines Arbeitstages habe ich drei Phasen identifiziert:

Überwachung;

Systematisierung der empfangenen Daten;

Analyse der erzielten Ergebnisse.

Während des Arbeitstages wurden alle tatsächlichen Aktionen und Pausen mit einer Genauigkeit von einer Minute notiert und zu jedem Element des Arbeitszeitaufwands die Zeit und Dauer des Vorgangs verbucht.

Bei der Systematisierung der empfangenen Daten brachte sie diese in ein einziges System zusammen.

Die Analyse der gewonnenen Ergebnisse ist ein Verfahren zur gedanklichen, oft auch realen Zerlegung eines Gegenstandes in Teile; analytische Verfahren gehören zu den Hauptverfahren der wissenschaftlichen Forschung.

Die grafische Methode ermöglicht eine detaillierte und prägnante Fixierung der beobachteten Vorgänge anhand einer Zeichnung. Es wird bei der Untersuchung des Dokumentenflusses verwendet.

Die statistische Methode ermöglicht die quantitative Erfassung homogener Vorgänge und Phänomene. Es wurde verwendet, um das Arbeitsvolumen, die Anzahl der registrierten und kontrollierten Dokumente und die Ergebnisse eines Fotos eines Arbeitstages zu berechnen.

Grundlage der gesamten Methodik zur Gestaltung der Dokumentationsunterstützung für das Management sollte zunächst die Definition des Ziels und dann der Mechanismus zu dessen Erreichung sein.

Der systemische Charakter des Ansatzes selbst zeigt sich im Folgenden:

Verlieren Sie keine der Führungsaufgaben aus den Augen, ohne die die Umsetzung der Ziele nicht vollständig ist;

Im Hinblick auf diese Aufgaben das gesamte System der Funktionen, Rechte und Verantwortlichkeiten entlang der Vertikalen zu identifizieren und zu vernetzen;

Untersuchen und organisieren Sie alle Verbindungen und Beziehungen entlang des horizontalen Managements;

Bieten Sie eine organische Kombination aus vertikaler und horizontaler Verwaltung der Dokumentationsunterstützung.

Wichtig bei der Entwicklung der Regulierungsdokumentation ist die Vorbereitung (Beschreibung, Gestaltung) der Dokumente. Zu diesem Zeitpunkt gibt es keine festen Methoden, aber bestimmte methodische Dokumente und Stilregeln für die Formulierung der Bestimmungen von Stellenbeschreibungen und Anweisungen für die Büroarbeit.

Die Gestaltung eines Systems zur dokumentarischen Unterstützung des Managements sollte ein System von Zielen und deren Verteilung auf verschiedene Verbindungen umfassen. Dazu gehört die Zusammensetzung von Einheiten, die in bestimmten Verbindungen und Beziehungen zueinander stehen, die Verteilung der Verantwortung.

In der Phase der Gestaltung der Regulierungsdokumentation wurden die folgenden Methoden verwendet.

Die Methode der „Teilnahme oder aktiven Beobachtung“ beinhaltet die aktive Einbindung des Analysators in den Prozess der Durchführung der Arbeit, in Bezug auf die er Informationen sammelt. Der Hauptnachteil dieser Methode ist der hohe Arbeitszeitaufwand für die Sammlung relevanter Informationen. Darüber hinaus besteht die Gefahr, dass einige Informationen unentdeckt bleiben und der Beobachter eine andere Sicht auf die Arbeit hat, da der Beobachter weniger Erfahrung in der Ausführung der Arbeit hat, insbesondere wenn die aktive Beobachtung nur über einen kurzen Zeitraum durchgeführt wird.

Am meisten wichtige Methode beim Entwerfen von Dokumentationen - Funktionsanalyse Beiträge. Die durch Befragungsmethoden (Interviews) gesammelten Informationen werden in einer lose standardisierten Version und Beobachtungen anhand von drei Parametern analysiert: Daten, Personal, Tätigkeitsgegenstände.

Bei der Verteilung der Steuerfunktionen auf die Spezialisten des Steuergerätes wurde eine parametrische Methode verwendet. Der Zweck dieser Methode besteht darin, funktionale Abhängigkeiten zwischen den Parametern der Elemente des Produktionssystems und des Steuerungssystems herzustellen, um den Grad ihrer Konformität zu ermitteln.

Zur Entwicklung der regulatorischen Dokumentation kommen folgende Methodengruppen zum Einsatz:

Methoden zur Informationssammlung;

Methoden der Informationsanalyse;

Methoden zur Gestaltung von Vorschriften.

Bei der Formulierung der Bestimmungen von Stellenbeschreibungen wird empfohlen, die folgenden Regeln zu verwenden:

Beschreiben Sie Aufgaben oder Verantwortlichkeiten, indem Sie Sätze mit einem Verb beginnen, das die Aktion eines Mitarbeiters bezeichnet und im Präsens verwendet wird.

Seien Sie präzise, ​​verwenden Sie die Mindestanzahl an Wörtern und vermeiden Sie Wiederholungen.

Unterscheiden Sie immer zwischen der direkten Verantwortung für die direkte Ausführung einer Aufgabe und der Führungsverantwortung, die darin besteht, die Leistung anderer zu überwachen und zu überwachen. Es ist von größter Bedeutung, die Kontur der methodischen Unterstützung der Regulierungsfunktionen der Führungstätigkeit zu bestimmen.

Die Besonderheiten der Führungsarbeit als Regelungsgegenstand erfordern eine Unterscheidung Quantitative Methoden Berechnung und Bewertung von Indikatoren für Managementaktivitäten von Unternehmen und qualitative Methoden zur Gestaltung der Regulierungsdokumentation.

Normative und methodische Grundlage für die Entwicklung von Anweisungen und Vorschriften:

Qualifikationsverzeichnis der Positionen von Führungskräften, Fachkräften und anderen Mitarbeitern, genehmigt vom Arbeitsministerium und gesellschaftliche Entwicklung RF im Jahr 1998;

Musterbestimmungen und Stellenbeschreibungen.

Der Vorteil dieser Dokumente ist das Vorhandensein einer vollständigen Liste der Positionen, Aufgabenbereiche und Fähigkeiten des Führungspersonals der Organisation.

Die Methodik zur Entwicklung der Regulierungsdokumentation weist die folgenden Merkmale auf:

Bei der Entwicklung Job-Anforderungen Für eine Gruppe gleichnamiger Positionen werden immer seltener Standardbeschreibungen verwendet;

Positionen im oberen und unteren Management werden von vielen Organisationen als einzigartig angesehen;

Für leitende Führungspositionen wird es als wichtig erachtet, spezifische Persönlichkeitsmerkmale der Führungskraft zu etablieren, die den Anforderungen für diese Führungsposition entsprechen.

Die wichtigsten und allgemeingültigsten Dokumente, die die Verteilung von Funktionen, Rechten, Pflichten und Verantwortlichkeiten von Abteilungen und Beamten des Führungspersonals regeln, sind Stellenbeschreibungen, Anweisungen für die Büroarbeit.

Bei der Entwicklung der Stellenbeschreibung des Sekretärs und anderer Dokumente in dieser Arbeit wurde die normative Methode verwendet. Es sieht die Anwendung eines Systems von Standards vor, die die Zusammensetzung und den Inhalt der Managementfunktionen bestimmen.

Zur Gestaltung der Fallnomenklatur wurden die methodischen Empfehlungen für die Entwicklung einer beispielhaften Fallnomenklatur des Allrussischen Forschungsinstituts für Dokumentation und Archivierung verwendet.

Um die Wirksamkeit der Verbesserung des Managements zu beurteilen, wurde die Methode der Analogien verwendet, die darin besteht, bewährte Projekte mit ähnlichen Merkmalen im Prozess der Rationalisierung und Dokumentation als Unterstützung für das Management zu verwenden.

Maßnahmen zur Verbesserung der Dokumentationsunterstützung des Managements sollen dazu führen:

ѕ Verkürzung der Fristen für die Verabschiedung und Ausführung von Dokumenten;

- Beseitigung des Verlusts von Dokumenten;

* Optimierung des Dokumentengenehmigungsprozesses;

ѕ zentralisierte Speicherung der Texte von Dokumenten, die in erstellt wurden

elektronisches Formular und deren grafische Darstellungen;

ѕ Kontrolle des Dokumentenflusses in den Unternehmensbereichen mit

vom Zeitpunkt ihres Erhalts oder ihrer Erstellung bis zum Abschluss der Ausführung;

ѕ rechtzeitige Information der Mitarbeiter und des Managements

über erhaltene und erstellte Dokumente;

- Kontrolle der Leistungsdisziplin.

Daher ist es für jede Organisation von entscheidender Bedeutung, die Managementdokumentation ständig zu verbessern, da sich dies direkt auf die Qualität der Managemententscheidungen auswirkt.

Der Prozess der Entwicklung und Umsetzung des Projekts besteht aus drei Phasen: Vorbereitung vor dem Projekt, Design und Umsetzung.