Noch vor wenigen Jahren galten elektronische Dokumentenmanagementsysteme als eine vielversprechende Zukunft. Heute werden sie bereits aktiv im privaten und privaten Bereich eingesetzt staatliche Unternehmen. Aber das Wichtigste ist, dass die Nachfrage nach EDMS stetig wächst. Schauen wir uns das elektronische Dokumentenmanagement und seine Funktionsweise am Beispiel der in der Russischen Föderation betriebenen Systeme an.

Voraussetzungen

Um besser zu verstehen, wie ein EDMS-Programm funktioniert, müssen Sie die grundlegenden Konzepte und Aufgaben überprüfen. Die Schlüsselfaktoren sind diejenigen, von denen die Wahl eines bestimmten Systems abhängt.

Wenn eine Organisation unter informellen Managementbedingungen funktionieren kann, ist kein Dokumentenfluss erforderlich. Mit dem Aufkommen von Geschäftsprozessen besteht die Notwendigkeit, den Mechanismus mithilfe einer organisierten Dokumentation zu verwalten. Wenn Sie die Papiere nicht rechtzeitig bearbeiten, häufen sich diese an und gehen verloren.

Wird als Alternative zu Papiermedien verwendet Sonderregelung Speichern von Dateien auf dem Server. Aber es funktioniert auch nicht lange. Mit zunehmendem Unternehmensvolumen steigt der Bedarf an Informationsspeicherung und -synchronisierung.

Es entsteht ein Dilemma: Sollen alte Papiermedien oder ein EDMS zum Speichern von Informationen verwendet werden? Welche wichtigen Dinge können über ein elektronisches System erlangt werden? Steigern Sie die Effizienz der Organisation.

Wirtschaftlicher Effekt

Die Arbeitseffizienz kann auf zwei Arten gesteigert werden: Kosten senken oder Ergebnisse steigern. Mit EDMS-Dokumenten können Sie zwei Ziele gleichzeitig erreichen. Das heißt, die Implementierung des Systems ermöglicht es der Organisation, weniger auszugeben, aber mehr zu verdienen.

Die Kostensenkung erfolgt durch Reduzierung der Papierkosten, Zeitverschwendung, Beschleunigung des Informationsaustauschprozesses und Veränderung der Unternehmenskultur.

Um die Wirksamkeit des EDMS-Programms zu bewerten, müssen Sie die Arbeitszeit berechnen, die für die Papierdokumentation aufgewendet wird. Nach Angaben von Beratungsunternehmen nehmen solche Operationen 20 % der Arbeitszeit in Anspruch. In der russischen Bürokratie dauert dies sogar noch länger – 60 % der Zeit. Implementierung von EDMS wird diese Kosten um mindestens das Zehnfache reduzieren.

Büroarbeit und Dokumentenfluss

Diese beiden Begriffe hängen miteinander zusammen. Unter Office Management versteht man ein formales Regelwerk für die Arbeit mit Dokumenten. Einige EDMS-Systeme können so konfiguriert werden, dass sie den Regeln der Büroarbeit entsprechen, es gibt aber auch solche Systeme, auf deren Grundlage die Büroarbeit bereits gestaltet wird.

Ein Dokument ist eine Informationsspeichereinheit in einem EDMS. Der Dokumentenfluss wird gebildet aus verschiedene Quellen: andere Systeme, Anwendungen, Email, sondern vor allem – von gescannten Papiermedien. Daher sind Scanner und andere Geräte ein integraler Bestandteil des EDMS. Das System speichert alle Dokumente, pflegt deren Historie, sorgt für die Bewegung im gesamten Unternehmen und führt mit ihnen Geschäftsprozesse durch.

In einer solchen Datenbank gibt es eine Entscheidung, Weisung und Anordnung des EDMS. Über sie wird die Organisation geführt. Jedes Dokument wird mit einem „Zertifikat“ geliefert. Der Satz an Feldern im Formular hängt von der Art des Dokuments ab. In Form einer Datenbank wird jedes Feld einer solchen Karte gespeichert.

Funktionen und Aufgaben des EDMS

Das Dokumentenverwaltungsprogramm soll die folgenden Probleme lösen:

• Systematisierung der Arbeit mit Dokumenten.
• Erstellung von Dokumenten anhand von Vorlagen, deren Registrierung und Speicherung;
• Buchhaltungsautomatisierung;
• Klassifizierung von Dokumenten.

Schauen wir uns die Funktionen des EDMS genauer an. Das Dokumentenverwaltungsprogramm wird verwendet für:

• Karten erstellen.
• den Text des Dokuments bilden;
• Speichern von Daten im PDF- oder MS-Word-Format;
• Verwaltung der Benutzerzugriffsrechte;
• Erstellen von Routen;
• Dokumentenbewegungsmanagement;
• Senden von Benachrichtigungen, Erinnerungen;
• Pflege von Zeitschriften, Verzeichnissen, Klassifikatoren;
• Generierung von Anweisungen;
• Suche und Unterzeichnung von Dokumenten;
• Erstellung von Berichten.

Zu den systemweiten Funktionen gehören:

• Fernarbeit mit Dokumenten;
• Verwenden eines DBMS zum Speichern von Daten;
• gleichzeitiges Arbeiten mit EDMS;
• Gewährleistung der Sicherheit durch Zertifikate, Barcodes und Personalisierung.

Vorteile und Nachteile

Der Übergang zu einem EDMS hat mehr Vorteile als Nachteile. Ein falsch organisiertes Projekt kann jedoch alle Vorteile der Automatisierung zunichte machen. Die Ziele der Implementierung eines EDMS müssen erreichbar sein. Zu den Vorteilen gehören:

• zentralisierte strukturierte Speicherung von Informationen;
• der gleiche Ansatz bei der Erstellung und Verarbeitung von Dokumenten;
• Verwendung von Vorlagen;
• suchen;
• Zugriffsprüfung.

Zu den Nachteilen gehören hohe Anlaufkosten und eine umfangreiche Benutzerschulung.

Dokumentprozesse

Im EDMS elektronisches Dokumentenmanagement durchläuft eine Reihe von Phasen, in denen dem Dokument bestimmte Eigenschaften zugewiesen werden. Die Verarbeitung erfolgt sowohl manuell als auch automatisch. Im zweiten Fall wird Folgendes angegeben:

• Bedingungen für Übergänge zwischen Stufen;
• Streckentrennung;
• Verarbeitungszyklen;
• Starten von Unterprozessen, Timern, Verarbeitungsverfahren;
• Benutzerrollen sind festgelegt.

Arten von Behandlungen:

• Ein Dokument erstellen.
• Bearbeitung.
• Umbenennung.
• Ziehen um.
• Erhaltung.
• Indizierung.
• Löschen.

Kosten für EDMS

Der Dokumentenfluss kann ohne Lizenz, Server, vollständige Konfiguration und Schulung für alle Benutzer nicht vollständig funktionieren. Jedes dieser Elemente erfordert einen hohen finanziellen Aufwand. Darüber hinaus sollten wir die Integration des EDMS mit anderen Systemen, Datenbank- und Software-Updates, technische Support-Beratungen und andere Supportkosten nicht vergessen.

Implementierung von EDMS

Die Umsetzung des Projekts kann mehrere Monate dauern. Der Prozess hängt sowohl von der Anzahl der Dokumentationsprozesse als auch von den finanziellen, organisatorischen und ressourcenbezogenen Möglichkeiten ab. Die Umsetzung erfolgt nach folgendem Algorithmus:

• Gründung einer Arbeitsgruppe, Identifizierung eines Leiters;
• Definieren von Zielen und Vorgaben;
• Überprüfung bestehender Dokumentationsprozesse;
• Entwicklung technischer Spezifikationen;
• Wahl des EDMS;
• Abschluss einer Vereinbarung zur Implementierung von EDMS;
• Entwicklung und Genehmigung von Arbeitsordnungen;
• Überprüfung des ursprünglichen Inhalts von Verzeichnissen;
• vorläufige Prüfung von EDS;
• Schulung der Mitarbeiter;
• Testimplementierung von EDMS;
• Analyse der Testarbeitsergebnisse;
• fehler Korrektur;
• vollständige Implementierung von EDMS.

Implementierungsfehler

Besonderes Augenmerk sollte auf solche Prozesse gelegt werden, die ein Papierdokument erfordern. Der Hauptfehler besteht darin, ein Papierdokument mit einem elektronischen zu duplizieren. Dies erschwert die Arbeit und führt zu einer negativen Einstellung gegenüber der Automatisierung. Niemand zahlt extra für die doppelte Arbeit. Es ist notwendig, Automatisierungsprozesse ohne Duplizierung aufzubauen. Der zweite Fehler ist ungeschultes Personal. Am häufigsten stoßen neue Prozesse auf Feindseligkeit. Daher ist es notwendig, den Mitarbeitern zu erklären, warum das EDMS überhaupt eingeführt wird, damit sie den Lernprozess bewusst angehen.

Technologien zur Dokumentenspeicherung

In einem EDMS besteht der elektronische Dokumentenfluss aus Attributen, auf deren Grundlage Suche, Klassifizierung, Gruppierung und Berichterstellung durchgeführt werden. Manchmal wird ein Dokument anhand einer Vorlage erstellt, manchmal durch die Übernahme von Daten aus der Datenbank. Attribute werden in Tabellen gespeichert. Die Datei selbst wird im Speicherordner abgelegt, die Informationen daraus werden im DBMS-Verzeichnis abgelegt. Nur Benutzer des EDMS-Systems haben Zugriff auf die Daten.

Was ist Stream-Scanning?

Die kontinuierliche Bearbeitung der Dokumente mit anschließender Platzierung ihrer Muster im Archiv erfolgt mittels Scannern. Während des Scanvorgangs ist dies möglich automatische Erstellung Barcode auf einem Dokument und dessen Registrierung in der Datenbank mit anschließender Richtung entlang einer bestimmten Route.

Optische Texterkennung

Dieses elektronische Dokumentenmanagementsystem EDMS wandelt ein elektronisches Bild eines Dokuments im Foto- oder JPEG-Format in ein Textformat um. Dabei kommt spezielle Software in Form einer eigenständigen Anwendung oder integrierter ESCOM.BPM im EDMS zum Einsatz. Was ist ESCOM.BPM? Dabei handelt es sich um ein Programm zur Erkennung von Dokumenten, die in unterschiedlichen Schriftarten eingegeben wurden. Es ist jedoch erwähnenswert, dass eigenständige Anwendungen über mehr Funktionen verfügen und sogar handgeschriebenen Text erkennen.

Barcode

Diese Technologie bietet eine Reihe von Verfahren zum Erstellen und Anwenden eines grafischen Barcodes auf ein Dokument. Über den Systemserver wird ein eindeutiger Barcode erstellt. Es ermöglicht auch die Identifizierung des Dokuments schnelle Suche in der Datenbank und Verteilung auf Lagerbereiche. Bei der Registrierung eines Dokuments wird auf dem Etikett ein Barcode gedruckt, der der elektronischen Kartenkennung entspricht. Es wird auf die Papierversion des Dokuments geklebt.

EDS

Ermöglicht Ihnen zu überprüfen, ob das Dokument korrekt ist und die Daten unverändert sind. Die Signierung erfolgt über einen Kryptoanbieter und einen Softwareschlüssel – ein Zertifikat. Bei letzterem handelt es sich um eine Datei in einem speziellen Format, die im Lizenzvergabezentrum neu generiert wird. Um die Sicherheit der Informationen zu gewährleisten, sollten Sie das Zertifikat auf einer Smartcard oder einem I-Token-Schlüssel speichern. Sie sind durch einen PIN-Code geschützt. Bei mehrmaliger falscher PIN-Eingabe wird das Zertifikat automatisch gesperrt.

Volltext- und Attributsuche

Die Attributsuche erfolgt über ein spezielles Formular anhand mehrerer Werte aus den Kartenfeldern. Das Kriterium „Konto“ sucht beispielsweise nach Daten im Feld „Empfänger“ oder „Absender“. In diesem Fall vergleicht das System die eingegebenen Kriterien mit den Daten in den Karten und trägt die passenden Karten in das Ergebnis ein. Die Suche erfolgt unter Berücksichtigung exakter oder teilweiser Übereinstimmungen.

Die Volltextsuche erfolgt anhand von Daten im Dokument selbst, einschließlich Wortformen, über integrierte DBMS-Tools wie MS SQL SERVER, ORACLE. Für eine vollständige Suche müssen Dateien im Format eines Dokuments (doc), einer Tabelle (xls), einer Präsentation oder einer Nachricht in die Datenbank eingegeben werden.

Grundkonzepte des elektronischen Dokumentenmanagements

Grundprinzipien des elektronischen Dokumentenmanagements

• Einzelregistrierung eines Dokuments, sodass Sie ein Dokument in jeder Installation dieses Systems eindeutig identifizieren können.
• Möglichkeit der parallelen Ausführung von Vorgängen, wodurch die Zeit für die Bewegung von Dokumenten verkürzt und die Effizienz ihrer Ausführung erhöht wird
• Kontinuität der Dokumentbewegung, die es ermöglicht, die Person zu identifizieren, die für die Ausführung des Dokuments (Aufgabe) zu jedem Zeitpunkt im Leben des Dokuments (Prozesses) verantwortlich ist.
• Eine einheitliche (oder koordinierte verteilte) Datenbank mit Dokumentinformationen, die die Möglichkeit der Duplizierung von Dokumenten ausschließt.
• Ein effektiv organisiertes Dokumentensuchsystem, mit dem Sie ein Dokument mit minimalen Informationen darüber finden können.
• Ein entwickeltes Berichtssystem für verschiedene Status und Attribute von Dokumenten, mit dem Sie die Bewegung von Dokumenten durch Dokumentenflussprozesse steuern und akzeptieren können Managemententscheidungen, basierend auf Daten aus Berichten.

Russische elektronische Dokumentenmanagementsysteme

Proprietäres EDMS

EDMS wird aus dem Budget bezahlt

• Das EDMS für am Haushaltsprozess beteiligte Organisationen wird von der Bundeskasse bereitgestellt

Bezahltes EDMS

siehe auch

• ECM (Business) – Managementsysteme Informationsressourcen Unternehmen

Links

• Es geht um elektronisches Dokumentenmanagement, Geschäftsprozesse und Interaktion. Blogs. Diskussionen.
• Auswahl von Enterprise-Management-Automatisierungssystemen nach Kriterien

Wikimedia-Stiftung. 2010.

Sehen Sie, was „EDS“ in anderen Wörterbüchern ist:

EDMS- Technisches EDMS-System für das elektronische Dokumentenmanagement. Zusammenfassung der EDMS-Wirtschaftsabteilung für Finanzen. EDMS-System der „Elektronischen Demokratie“ http://e democratia.ru/ ...

EDMS UD- elektronisches Dokumentenmanagement und technisches Interaktionsmanagementsystem. Quelle: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2007/06/09/254408 Ein Beispiel für die Verwendung von Directum EDMS... Wörterbuch der Abkürzungen und Abkürzungen

Das elektronische Dokumentenmanagementsystem ist ein automatisiertes Mehrbenutzersystem, das den Prozess der Verwaltung der Arbeit einer Organisation begleitet, um die Erfüllung ihrer Funktionen sicherzustellen. Wörterbuch der Geschäftsbegriffe. Akademik.ru. 2001... Wörterbuch der Geschäftsbegriffe

SED GO UR- Elektronisches Dokumentenmanagementsystem Regierungsbehörden Staat der Republik Udmurtien, Udmurtien Quelle: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2013/12/20/554261 … Wörterbuch der Abkürzungen und Abkürzungen

EDMS PD- elektronisches Dokumentenmanagementsystem für die finanzielle Primärbuchhaltungsdokumentation. Quelle: http://mskit.ru/news/n57353/ … Wörterbuch der Abkürzungen und Abkürzungen

EDMS-Kanzlertyp Dokumentenflussautomatisierungssystem, EDMS-Entwickler IBA, Minsk-Website www.kancler.by www.iba.by Dieser Begriff hat andere Bedeutungen, siehe Kanzler. Kanzler ... Wikipedia

SEDO- EDMS EDMS elektronisches Dokumentenmanagementsystem... Wörterbuch der Abkürzungen und Abkürzungen

- – ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem, das von Spezialisten des ukrainischen Unternehmens „Bankomsvyaz“ entwickelt wurde und darauf abzielt, ein vollwertiges System zur Verwaltung von Geschäftsprozessen der Dokumentenverarbeitung und zur Überwachung ihrer Umsetzung aufzubauen. JSC... ... Wikipedia

EDMS-Typ, Unternehmensinformationssystem. Entwickelt von JSC Industrial Information Systems. Geschrieben in... Wikipedia

LanDocs ist eine Softwareplattform zum Aufbau von Corporate Content Management- und elektronischen Dokumentenmanagementsystemen (ECM/EDMS). Eigene Entwicklung der Firma LANIT. LanDocs Typ ECM, Dokumentenfluss-Automatisierungssystem, EDMS-Entwickler... ... Wikipedia

Bücher

• Moderne Technologien der Büroarbeit und des Dokumentenflusses Nr. 9 (45) 2014, Abwesend. " Moderne Technologien„Büroarbeit und Dokumentenfluss“ – eine Zeitschrift für Leiter von Büroabteilungen. Sie erfahren, wie Sie elektronische… effektiv implementieren und optimieren.

Elektronisches Dokumentenmanagementsystem (EDMS)- das ist ein System ( Computer Programm. Software usw.), sodass Sie die Arbeit mit elektronischen Dokumenten (d. h. elektronisches Dokumentenmanagement) während ihres gesamten Lebenszyklus organisieren und automatisieren können. Die Hauptfunktionalität des EDMS sollte die Fähigkeit zum Erstellen, Ändern, Speichern und Weiterleiten von Dokumenten sowie eine Reihe von Servicefunktionen wie Suche, Klassifizierung usw. umfassen.

EDMS Darüber hinaus dient es der Organisation und Automatisierung von Interaktionsprozessen zwischen Mitarbeitern (Übertragung von Dokumenten, Erteilung von Aufgaben, Versenden von Benachrichtigungen usw.). Mitarbeiter können diese schnell erhalten notwendige Informationen nach Angaben der Kunden des Unternehmens. In diesem Fall kann es sich bei Dokumenten sowohl um strukturierte Objekte des Informationssystems handeln, die über bestimmte Standarddetails verfügen, als auch um unstrukturierte Objekte (Word-, Excel-, .pdf-, .jpg-Dateien usw.). EDMS kann ein elektronisches Dokumentenarchiv umfassen, das eine gemeinsame Verarbeitung von Informationen ermöglicht, und ein System zur Automatisierung von Geschäftsprozessen (Workflow). Auch EDMS ist eine der Möglichkeiten für den Einsatz eines BPM-Systems.

Traditionell wird das Konzept der Dokumentenautomatisierung mit der Arbeit mit Korrespondenz, Verwaltungs- und Organisationsdokumenten usw. in Verbindung gebracht. Jedoch EDMS Sie ermöglichen es Ihnen außerdem, jedem Dokument die Aktionen zuzuordnen, die damit durchgeführt werden sollen. Dank eines solchen Systems wird es möglich, die Ausführung bestimmter Aufgaben durch Mitarbeiter zu verfolgen. Somit bietet EDMS nicht nur eine effektive Verwaltung des Dokumentenflusses und der Informationssicherheit im Unternehmen, sondern auch eine erhöhte Kontrolle über die Ausführung der Arbeit an Dokumenten und die Produktivität der Mitarbeiter.

Elektronische Dokumentenmanagementsysteme (EDMS) werden derzeit in der IT-Infrastruktur fast aller Unternehmen eingesetzt – sowohl private als auch öffentliche. Die meisten Unternehmen haben entweder bereits ein EDMS implementiert oder planen die Implementierung in naher Zukunft. Elektronische Dokumentenmanagementsysteme lösen ein immer breiteres Spektrum an Problemen, integrieren sich in Buchhaltungssysteme und ermöglichen Ihnen die Verwaltung der wichtigen Indikatoren eines Unternehmens (Aufbau von KPI- oder BSC-Systemen).
Mit Hilfe EDMS das Unternehmen wird transparent und überschaubar: Alle einfachsten Geschäftsvorfälle (z. B. Warenversand aus einem Lager oder Materialtransfer in die Produktion) werden durch ihre Abbildung im Buchhaltungssystem in Form elektronischer Dokumente begleitet. Der Geschäftsbetrieb kann durch die Abrechnung und Erfassung von Geschäftsprozesskennzahlen begleitet werden. Die gesammelten Informationen zu den Indikatoren werden im EDMS in Indikatoren der obersten Ebene integriert, und so erhalten wir ein Balanced-Scorecard-System, das sich im Managerpanel widerspiegelt.

Elektronische Dokumentenmanagementsysteme haben eine Reihe von Vorteilen, darunter die Möglichkeit der einmaligen Registrierung eines elektronischen Dokuments, die parallele Ausführung notwendiger Vorgänge mit Verfolgung der für deren Ausführung verantwortlichen Person sowie das Vorhandensein eines effektiv organisierten Dokumentensuchsystems und eines entwickelten Meldesystems .

Außerdem, EDMS enthalten in der Regel Werkzeuge für die Gruppenarbeit an Dokumenten und Projekten, Terminplanung und Laden von Mitarbeitern zur Arbeit mit Dokumenten, Pflege des Arbeitsverlaufs mit Dokumenten und sicheres Arbeiten mit entfernten Büros und Abteilungen des Unternehmens. Auf der in Russland am weitesten verbreiteten Plattform „1C:Enterprise 8“ zum Beispiel EDMS Ist . Mit der Einführung der 1C:Enterprise 8-Plattform wurde die Verbreitung der 1C-Programmfamilie von kleinen auf mittlere und große Unternehmenssegmente neu ausgerichtet. Das elektronische Dokumentenmanagement ist ein Attribut eines vollwertigen Informationssystems für solche Unternehmen, während Workflow-Klassensysteme und eine fortgeschrittenere Version von BPMS ein Standardmodul des Unternehmensinformationssystems eines Unternehmens sind, in dem die Zahl der Büroangestellten mehr als beträgt 50 Personen.

Sollte nicht branchenspezifisch sein. Die wichtigste und gebräuchlichste Option für das elektronische Dokumentenmanagement sind Paketprodukte, und EDMS auf der 1C-Plattform bildet da keine Ausnahme.

Unter Bedingungen moderne Entwicklung Business EDMS muss Probleme im Zusammenhang mit der Kostenoptimierung lösen und gleichzeitig interne Ressourcen des Unternehmens einsparen. Gleichzeitig die meisten Die beste Option ist eine Situation für ein Unternehmen, wenn die implementierten Informationen elektronisches Dokumentenmanagementsystem ermöglicht es Ihnen, die Implementierungskosten schnell (in 2-3 Monaten) wieder hereinzuholen. Eine notwendige Bedingung Für eine solche Implementierung muss das Unternehmen über einen Mitarbeiter verfügen, der über Kenntnisse im Bereich Prozessmanagement, Kenntnisse in der Erstellung von Notationsdiagrammen zur Beschreibung von Geschäftsprozessen und ein recht gutes Verständnis der Geschäftsprozesse verfügt, die im Unternehmen ablaufen, das das EDMS implementiert. Formalisierte Geschäftsprozessdiagramme können eine wichtige Hilfe sein.

Implementierung EDMS sollte sich immer mit der Frage der Optimierung von Geschäftsprozessen und der Einsparung von Arbeitskosten sowohl für das Management als auch für die einfachen Mitarbeiter des Unternehmens befassen. Gleichzeitig wird die maximale Wirkung der Umsetzung erreicht, wenn das elektronische Dokumentenmanagement in einem einzigen Informationsraum mit einem Verwaltungs- und Buchhaltungssystem betrieben wird. Mit einem solchen kombinierten System können Sie eine deutlich größere Anzahl von Problemen lösen.

Es gibt eine Reihe von Standardanwendungen EDMS auf der 1C-Plattform beispielsweise Automatisierung von Vertragsarbeiten. Aber auch die Lösung von Problemen wie Personaldokumentenfluss, Arbeit mit Geschäftsreisen und Spesenabrechnungen, Anträge für Geldmittel Die Prozesse zur Unterstützung des Vertriebs-, Einkaufs-, Produktions- und Lagerbelegflusses können nur in einem einheitlichen Informationssystem mit einem Buchhaltungssystem gelöst werden. Zum Beispiel auf der 1C 8-Plattform elektronisches Dokumentenmanagementsystem „PiterSoft: Process Management“ oder

Zum Beispiel auf der 1C 8-Plattform elektronisches Dokumentenmanagementsystem kann in einer einzigen Datenbank mit dem Produkt „1C: Gehalts- und Personalmanagement“ oder „1C: Manufacturing Enterprise Management“ arbeiten, wodurch Sie funktionale Aufgaben (z. B. Recruiting), Buchhaltung (Gehaltsberechnung) und Management (Machen) umfassend lösen können motivierende Entscheidungen über eine Gehaltserhöhung oder eine Geldstrafe) und die Aufgabe der Interaktion und Informationsübermittlung (Übergabe eines Dokuments entlang der Route, verbunden mit der rechtzeitigen Benachrichtigung aller interessierten Prozessbeteiligten gemäß einem zuvor genehmigten Verfahren).

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Dokumente können auf Papier oder elektronisch unterzeichnet werden. Lange Zeit auf Papier, elektronisch – unklar wie.

Pavel Ovchinnikov

12 Jahre Erfahrung im Umgang mit elektronischen Dokumenten

Aber ich beschäftige mich seit zwölf Jahren mit elektronischen Dokumenten und ich sage Ihnen: Es ist ein unglaublicher Nervenkitzel. Lassen Sie mich Ihnen anhand von Beispielen erklären, wie das alles funktioniert.

Kurz gesagt

Um mit der Verwaltung des elektronischen Dokumentenmanagements zu beginnen, benötigen Sie:

1. Überzeugen Sie Gegenparteien, mit dem Austausch elektronischer Dokumente zu beginnen.
2. Kaufen Sie ein elektronisches Signaturzertifikat.
3. Entscheiden Sie sich für die Art des Dokumentenversands: über einen speziellen Dienst oder ohne.

Wer braucht elektronische Dokumente?

Trotz der Bequemlichkeit und Modernität pflegen nur wenige die elektronische Dokumentenverwaltung. Wenn ein Unternehmer mit vereinfachter Besteuerung ein paar Verträge pro Jahr abschließt, ist es für ihn vielleicht nicht so schlimm, ein paar Mal gedruckte Dokumente zu versenden. Es gibt jedoch Fälle, in denen die elektronische Dokumentenverwaltung äußerst nützlich ist.

Großunternehmen Elektronische Dokumente tragen dazu bei, Kosten zu senken, wenn das Volumen der externen Korrespondenz mehrere Hundert Dokumente pro Monat übersteigt. Für sie hat die Zustellung von Papieren direkten Einfluss auf die Geschwindigkeit der Transaktionen. Der Dokumentationsaufwand kann Hunderttausende Rubel pro Jahr betragen, und die mit Verlusten, Fehlern und Bußgeldern des Finanzamts verbundenen Risiken erhöhen die Kosten zusätzlich.

Auch wenn Sie jetzt alle sechs Monate ein Gesetz unterzeichnen, heißt das nicht, dass Ihr Unternehmen nicht wächst. Möglicherweise haben Sie große Partner, die mit elektronischen Dokumenten arbeiten, und diese werden dasselbe von Ihnen verlangen.

Zum Beispiel

Der Online-Shop häufte regelmäßig Forderungen in zweistelliger Millionenhöhe an, weil erneut ein Fehler in der Rechnung unterlaufen war: Die Ware befand sich in einem LKW und konnte nicht ins Lager aufgenommen werden. Es vergehen Tage, während sie darauf warten, dass der Kurier mit dem korrigierten Dokument vom Lieferanten eintrifft. Wir haben elektronische Dokumente eingeführt und jetzt dauern alle Anpassungen an Dokumenten weniger als eine Stunde.

Und in einem großen Energievertriebsunternehmen stellten Prüfer bei Steuerprüfungen vor Ort jedes Jahr Verstöße und Fehler in Dokumenten fest. Der Bußgeldscheck belief sich auf 120.000 Rubel pro Jahr. Es ist an dem Punkt angelangt, an dem Finanzabteilung Dieses Geld wurde im Voraus als Gemeinkosten budgetiert. Die elektronische Dokumentenverwaltung wurde eingeführt, und nun wird die Genauigkeit von Dokumenten durch Programme und nicht durch Menschen kontrolliert. Es liegen keine Fehler mehr vor.

Was ist ein elektronisches Dokument?

Ein elektronisches Dokument ist ein normales Dokument oder eine PDF-Datei, die in jedem Editor erstellt und gelesen werden kann. Es ist wichtig, dass es mit einer besonderen Unterschrift versehen ist elektronische Unterschrift und auf besondere Weise verschickt.

Damit ein Partner, Anwalt oder Richter keinen Zweifel daran hat, dass Sie das elektronische Dokument unterzeichnet haben und niemand es geändert hat, haben Spezialisten für digitale Sicherheit eine elektronische Signatur entwickelt. Es ist wie ein Fingerabdruck, der auf den einzigartigen Bits und Bytes Ihres Dokuments platziert wird. Wenn Sie etwas elektronisch signieren, sagen Sie grob gesagt: „Ich authentifiziere diesen Satz von Bits.“

Jedem Dokument wird eine elektronische Signatur beigefügt, nach der es als unterzeichnet gilt. Das Dokument kann ohne Unterschrift gelesen werden. Es garantiert lediglich, dass Sie das gleiche unveränderliche Dokument in der Form vor sich haben, in der es Ihnen zugesandt wurde. Wenn Sie etwas in einem Dokument ändern und es speichern, ändert sich auch der Bitsatz – die Signatur wird ungültig.

Zum Beispiel

Die beiden Unternehmen beschlossen, einen elektronischen Vertrag zu unterzeichnen. Wir haben einen Vertrag erstellt und uns auf die Konditionen geeinigt. Nun unterzeichnet ein Unternehmen den Vertrag mit seiner Unterschrift und sendet ihn an das andere. Sie öffnet den Vertrag und beschließt, stillschweigend etwas zu korrigieren, zum Beispiel die Höhe der Bußgelder. Korrigiert. Spart. Sendet zuerst. Sie sieht aus – ups! - Die Originalunterschrift dieser Vereinbarung wurde beschädigt. Es bedeutet, dass sie etwas repariert haben, die Bösewichte. Dann schlagen sie ihm wahrscheinlich ins Gesicht.

Wo bekomme ich eine elektronische Signatur?

Eine elektronische Signatur wird in einer speziellen Zertifizierungsstelle erworben. Sie müssen nur ein geeignetes Zentrum in Ihrer Stadt finden. Die Hauptsache ist, dass es in die Liste der akkreditierten Zentren des Kommunikationsministeriums der Russischen Föderation aufgenommen wird.

Das Gleiche können Sie auch direkt im Büro der Zertifizierungsstelle tun: Kommen Sie einfach mit allen Unterlagen vorbei und füllen Sie einen Antrag aus. Allerdings müssen Sie in diesem Fall warten, bis die bargeldlose Zahlung erfolgt ist – dies kann mehrere Stunden dauern. Sie können ein Zertifikat für ein Unternehmen nicht in bar bezahlen und es auch nicht aus der Ferne erhalten.

Wie funktioniert eine elektronische Signatur?

Die Rechtswirksamkeit einer elektronischen Signatur ist im Bundesgesetz „Über elektronische Signaturen“ beschrieben.

Das Gesetz definiert die Arten von Signaturen: einfache, unqualifizierte und qualifizierte. Sie können Dokumente von jedem von ihnen unterzeichnen, jedoch mit Vorbehalten: qualifiziert – für Steuerzwecke, Handel und in einigen Fällen für Gerichte; einfach und uneingeschränkt - für alles andere.

Einfache oder uneingeschränkte Unterschrift

Eine erschwingliche und günstige Option, aber mit begrenztem Nutzen. Eine unqualifizierte Signatur enthält kryptografische Algorithmen, wird jedoch von keiner Zertifizierungsstelle überprüft. Eine einfache Möglichkeit ist lediglich eine Kombination aus Login und Passwort, ein Konto auf einer Website eines Regierungsdienstes oder eine E-Mail-Adresse einer Gegenpartei.

Solche Unterschriften sind geeignet, wenn Sie nicht daran teilnehmen elektronischer Handel, keine elektronischen Primärnachrichten austauschen und nicht versenden Steuerberichterstattung. Für Verträge, Rechnungen und Urkunden kann eine einfache Unterschrift verwendet werden, Sie müssen jedoch eine separate Vereinbarung mit der Gegenpartei unterzeichnen und die Vereinbarung der Parteien festhalten, einer solchen Unterschrift zu vertrauen.

Wenn Sie Dutzende von Gegenparteien und unterschiedliche Dokumente haben, wird das Schema nicht funktionieren. Sie müssen ein solches Dokument mit allen unterschreiben, und mit der Zeit wird dieser Prozess die Arbeit verlangsamen und nicht beschleunigen. Dann ist es besser, über ein anderes elektronisches Signaturzertifikat nachzudenken.

Um eine einfache elektronische Signatur verwenden zu können, müssen Sie eine Papierversion der Vereinbarung ausdrucken und unterzeichnen oder eine Sonderklausel in die Vereinbarung mit der Gegenpartei aufnehmen – dies ist gesetzlich vorgeschrieben.

Qualifizierte Signatur

Diese Signatur eignet sich für Rechnungen und Steuerzwecke. Elektronische Rechnungen dürfen gesetzlich nur mit dieser Signatur signiert werden. Ein qualifiziertes Zertifikat kostet ab 1000 RUR, es kann nur bei einer Zertifizierungsstelle erworben werden, die zur Vertrauenszone des Föderalen Steuerdienstes gehört.

Jedes Jahr muss das qualifizierte Signaturzertifikat erneuert werden, was zusätzliche Sorgen mit sich bringt: Sie müssen die Gültigkeitsdauer überwachen und rechtzeitig eine Neuausstellung anordnen.

Arbeiten mit qualifizierte Signatur Sie müssen ein spezielles Programm installieren – ein Mittel zum Kryptoschutz von Informationen. Das Programm fügt dem Dokument eine elektronische Signatur hinzu und überprüft die Unterschriften anderer Teilnehmer des Austauschs.

Sie können zwischen einem kostenpflichtigen Programm („Cryptopro TsSP“) oder einem kostenlosen Programm („Vipnet TsSP“) wählen. Funktionell sind sie fast gleich, es kann jedoch zu Kompatibilitätsproblemen mit der kostenlosen Version kommen. Beide funktionieren unter Windows und Mac. Das kostenpflichtige kostet etwa 1000 RUR, die jährliche Zahlung für ein elektronisches Signaturzertifikat beträgt etwa 1000 RUR.

Einige verwenden eine cloudbasierte elektronische Signatur; die Installation eines kryptografischen Schutzprogramms ist nicht erforderlich. Die Cloud-Signatur wird im Austauschdienst gespeichert und jedes Mal, wenn Sie ein Dokument signieren, erhalten Sie eine SMS auf Ihrem Telefon, die den Vorgang bestätigt. Dieses Zertifikat ist günstiger und bequemer zu verwenden, aber weniger sicher als ein Krypto-Schutzprogramm.

Warum brauchen Sie einen Mitarbeiter für Dokumentenmanagement?

Ein signiertes elektronisches Dokument kann per E-Mail versendet werden, dies ist jedoch nicht sicher. Wenn Ihre E-Mail gehackt wird, gelangen die Dokumente in die Hände der Kriminellen. Daher nimmt beispielsweise das Finanzamt Erklärungen nur über besondere Dienste entgegen. Sie müssen elektronische Rechnungen über dieselben Dienste austauschen, andernfalls verstoßen Sie gegen die Anordnung des russischen Finanzministeriums. Solche Dienste werden Dokumentenflussoperatoren genannt.

Für den durchschnittlichen Benutzer ist dies eine aufgepumpte E-Mail. Es funktioniert über einen Browser, es gibt eingehende und ausgehende Ordner, ein Adressverzeichnis, eine integrierte Suche und einen Dokumenteneditor. Im Inneren befindet sich ein Hochlastdienst mit sicheren Kommunikationskanälen und Verschlüsselung, der die Sicherheit der Dokumentenübertragung gewährleistet.

Sie müssen nicht einmal einen Vertrag mit dem Betreiber des elektronischen Dokumentenmanagements abschließen. Einfach registrieren, das elektronische Signaturzertifikat herunterladen und die Rechnung bezahlen. Der Betreiber kümmert sich um den Rest: Er benachrichtigt den Föderalen Steuerdienst über Ihren Beitritt zur Börse, überwacht die Formate und garantiert die Einhaltung der Gesetzgebung der Russischen Föderation.

In Russland gibt es mehrere Dutzend solcher Dienste. In Bezug auf Preis, Funktionalität, Zuverlässigkeit und Geschwindigkeit sind sie ungefähr gleich. Es ist üblich, Betreiber auf der Grundlage der Servicequalität auszuwählen: wie schnell der technische Support funktioniert, ob der Betreiber bereit ist, bei der Verbindung von Gegenparteien zu helfen, welche Möglichkeiten er bietet und ob er über Berater-Analysten verfügt, die Sie bei der Implementierung des Dienstes in Ihre Arbeit unterstützen .

Auch Ihr Kontrahent muss sich mit dem Betreiber verbinden. Er kann Ihren oder einen anderen auswählen – dann erfolgt der Austausch über Roaming, wie in Mobilfunkkommunikation.

Wie viel kosten elektronische Dokumente?

Wenn Sie über einen Operator arbeiten, zahlen Sie nur für das von beiden Parteien unterzeichnete Dokument. Im Durchschnitt betragen die Kosten für den Versand eines Dokuments etwa 6-8 R, und alle eingehenden Nachrichten sind kostenlos.

Normalerweise kaufen Einsteiger ein Mindestpaket von 300 Dokumenten, das sehr schnell aufgebraucht ist. Dann müssen Sie das nächste Paket kaufen. Es ist rentabler, ein unbegrenztes Jahrespaket zu kaufen oder individuelle Konditionen auszuhandeln.

Die Umstellung auf elektronische Dokumente lohnt sich, wenn Sie 100 oder mehr Dokumente pro Monat oder mindestens 1000 Dokumente pro Jahr versenden. Dann reduzieren Sie die Papier- und Lieferkosten um fast das Fünffache.

Wie viel kostet Dokumentenmanagement?

1000 Papierdokumente

Elektronische Dokumentenverwaltung

Büroarbeit- eine Reihe von Maßnahmen zur Organisation des Dokumentenflusses eines Unternehmens oder einer Organisation. Als Büromanagement bezeichnet man in der Büropraxis ein formales Regelwerk für die Arbeit mit Dokumenten.

Elektronisches Dokument(ED) – ein mit Computer-Informationsverarbeitungstools erstelltes Dokument, das mit einer elektronischen Signatur (ES) signiert und auf Computermedien in Form einer Datei im entsprechenden Format gespeichert werden kann.

Dokumentenfluss- ein System zur Erstellung, Interpretation, Übermittlung, zum Empfang und zur Archivierung von Dokumenten sowie zur Überwachung ihrer Umsetzung und zum Schutz vor unbefugtem Zugriff.

Elektronische Dokumentenverwaltung(EDO) – eine Reihe automatisierter Prozesse für die Arbeit mit Dokumenten, die in präsentiert werden im elektronischen Format, mit der Umsetzung des Konzepts der „papierlosen Büroarbeit“.

• Produktionsdokumentenfluss;
• Management-Dokumentenfluss;
• Archivierung (eine Reihe von Verfahren zur Verwaltung von Archivdokumenten);
• Personaldokumentenfluss (HR-Verfahren);
• Buchhaltungsdokumentfluss;
• Lagerbelegfluss;
• Verwaltung geheimer und vertraulicher Aufzeichnungen;
• technischer und technologischer Dokumentenfluss.

Und andere. Es ist offensichtlich, dass es so viele Dokumentenflusssysteme geben kann, wie es Arten von Aktivitäten gibt; daher entwickeln sich Informationssysteme, die bestimmte Arten des Dokumentenflusses automatisieren, in Richtung Massenproduktion.

• Sicherheit effektives Management durch automatische Umsetzungskontrolle Transparenz der Aktivitäten der gesamten Organisation auf allen Ebenen.
• Aufrechterhaltung eines Qualitätskontrollsystems, das internationalen Standards entspricht.
• Unterstützung der effektiven Sammlung, Verwaltung und des Zugriffs auf Informationen und Wissen. Gewährleistung der Personalflexibilität durch stärkere Formalisierung der Aktivitäten jedes Mitarbeiters und die Möglichkeit, den gesamten Hintergrund seiner Aktivitäten zu speichern.
• Erfassung der Aktivitäten des gesamten Unternehmens (intern). interne Untersuchungen, Analyse der Aktivitäten von Abteilungen, Identifizierung von „Hot Spots“ in Aktivitäten).
• Optimierung von Geschäftsprozessen und Automatisierung der Mechanismen zu ihrer Ausführung und Kontrolle.
• Ausschluss von Papierdokumenten aus dem internen Umlauf des Unternehmens. Einsparung von Ressourcen durch Reduzierung der Kosten für die Verwaltung des Dokumentenflusses in der Organisation.
• Eliminierung der Notwendigkeit oder erhebliche Vereinfachung und Reduzierung der Kosten für die Aufbewahrung von Papierdokumenten aufgrund der Verfügbarkeit eines funktionsfähigen elektronischen Archivs.

• Anforderungen an das Speichervolumen. Es ist notwendig, ein Dokumentenmanagementsystem auszuwählen, das die hierarchische Strukturspeicherung (HSM – Hierarchal Storage Management) unterstützt. Dieser Mechanismus speichert die am aktivsten genutzten Daten auf den schnellsten, aber teuersten Medien, während weniger häufig genutzte Informationen automatisch auf die langsameren und günstigeren Medien übertragen werden.
• Das Vorhandensein formalisierter Verfahren, die Unterstützung bei deren Umsetzung und Automatisierung der Kontrolle erfordern (Erstellung von Dokumenten einer bestimmten Art, Durchführung standardmäßiger Organisationsfunktionen usw.).
• Die Notwendigkeit, die Verwaltungsverwaltung einer Organisation zu automatisieren. Schwierigkeitsgrad organisatorische Struktur.
• Verfügbarkeit geografisch verteilter Einheiten. Dieser Faktor stellt bestimmte Anforderungen an den Fernzugriff, die Datenreplikation usw.
• Verfügbarkeit eines großen Papierarchivs. In einigen Dokumentenmanagementsystemen sind Subsysteme zur Massendokumenteneingabe bereits integriert.
• Das Vorhandensein eines Dokumentenflusssystems, das den aktuellen Anforderungen nicht entspricht.
• Der Bedarf an fortschrittlicher Dokumentenweiterleitung und Workflow-Management. Als Fortsetzung dieses Bedarfs besteht der Bedarf, beliebige Geschäftsprozesse zu unterstützen, möglicherweise in Verbindung mit Anwendungssystemen, um diese Prozesse zu unterstützen.
• Anforderungen an die Aufbewahrungsfristen von Dokumenten. Bei langen Aufbewahrungsfristen (mehrere Jahre) lohnt es sich, ernsthaft über die Einrichtung eines parallelen Archivs auf Mikrofilm nachzudenken.
• Anforderungen an „Offenheit“ und Erweiterbarkeit des Systems. Möglichkeit der Integration mit bestehenden Informationssysteme und Nutzung vorhandener Geräte.
• Die Notwendigkeit, Dokumentbilder zu speichern. Verwendung spezifischer Dokumentenspeicherformate in der Organisation. Die Notwendigkeit, technische und gestalterische Aufgaben sowie andere Funktionen des Unternehmens zu unterstützen.
• Der Bedarf an entwickelten Tools zum Abrufen von Informationen. Vollständige Sprachsystemunterstützung für in der Organisation verfügbare Dokumente.
• Sicherheitsanforderungen (Verschlüsselung, Zugriffsorganisation usw.). Die Möglichkeit, Zugriffsmechanismen zu nutzen, die bereits in der Informationsinfrastruktur der Organisation im Dokumentenflusssystem verfügbar sind.
• Anforderungen an die Einhaltung bestimmter Standards: intern, Industrie, GOST, internationale Standards zur Qualitätskontrolle und zum Organisationsgrad der Informationsspeicherung.

Jedes elektronische Dokumentenmanagementsystem kann Elemente jeder der folgenden Kategorien enthalten, die meisten haben jedoch einen spezifischen Schwerpunkt in einem Bereich, der hauptsächlich mit der Produktpositionierung zusammenhängt.

Bei der Implementierung solcher Systeme in großen Unternehmen ist es wichtig zu bestimmen, ob das System die Möglichkeit bietet, große Informationsmengen effektiv zu verwalten, zu verarbeiten und zu integrieren automatisierte Systeme Produktionsmanagement, Skalierbarkeit, schrittweise Implementierung, Berücksichtigung der territorialen Verteilung, komplexe Organisationsstruktur, rollenbasierter Zugriff usw.

Bei der Auswahl einer solchen Plattform sollte vor allem auf Folgendes geachtet werden:

• Organisation der elektronischen Dokumentenspeicherung;
• Automatisierung des Dokumentenflusses unter Berücksichtigung der individuellen Merkmale der Organisation;
• Integration in die bestehende Informationsumgebung.

Funktionale Anforderungen