Vorprojektbefragung im Rahmen der Einführung von EDMS: Interviews und Fragebögen. Wie führt man eine Vorprojektumfrage durch, bevor man sed implementiert? Vorprojektumfrage was

BERATUNG

Bei der Automatisierung der Geschäftsprozesse eines Kunden steht ein IT-Unternehmen häufig vor der Notwendigkeit, vor dem Projekt eine Umfrage durchzuführen. Dieses Problem wirft automatisch eine Reihe miteinander verbundener Fragen auf.

1. Ist die Durchführung einer solchen Prüfung überhaupt notwendig? Was bringt es dem Kunden und dem IT-Unternehmen selbst?

2. Was sind die Ziele der Vorprojektbefragung?

3. Was soll das Ergebnis sein?

4. Sollte ich eine Vorprojektbefragung kostenlos durchführen oder dafür Geld verlangen?

5. Wie lässt sich gegenüber dem Kunden die Wirksamkeit einer solchen Prüfung begründen, wird sie sich rechnen können?

Hier trifft jedes Unternehmen seine Entscheidung auf seine eigene Weise: Jemand hält eine solche Prüfung im Allgemeinen für unangemessen („Lass uns auf einen Streit einlassen, dann werden wir sehen ...“); andere, die es während der Implementierung durchführen, heben diese Arbeit nicht in einem separaten Artikel hervor; wieder andere führen es als eigenständigen Arbeitsschritt durch, verlangen aber kein Geld dafür; Wieder andere betrachten die Vorprojektinspektion zu Recht als ein separates kommerzielles Produkt. Meine Erfahrung als Manager und Berater zeigt, dass die Vorprojektprüfung ein notwendiger Bestandteil der Arbeit nahezu jedes IT-Unternehmens im Zusammenhang mit der Implementierung von Automatisierungssystemen ist. Und von richtige Organisation und die Umsetzung dieser Phase hängt manchmal vom Erfolg des gesamten Projekts ab.

In diesem Artikel werde ich versuchen, die oben gestellten Fragen zu beantworten, und zwar sowohl auf der Grundlage meiner eigenen Praxis als auch der Erfahrungen von Kunden, mit denen ich kommunizieren musste, und dabei die Technologie der Durchführung von Vorprojektbefragungen von Grund auf einzuführen.

Die Notwendigkeit einer Vorprojektbefragung

Der Ansatz einiger IT-Unternehmen zur Geschäftsautomatisierung wird durch diese Anekdote gut veranschaulicht.

Ein Erfinder kommt zur Kommission und bietet auf der Straße ein neues Gerät zum Rasieren an.

„Wie funktioniert Ihr Gerät?“ - Fragen ihn Mitglieder der Kommission.

„Ganz einfach“, antwortet der Erfinder. „Du wirfst eine Münze in den Schlitz, steckst deinen Kopf in die Maschine und schon beginnen dich zwei Klingen zu rasieren.“

„Tut mir leid, Kollege, aber Menschen haben unterschiedliche Gesichtsformen!“ - Mitglieder der Kommission tadeln ihn.

„Ja“, sagt der Erfinder, „aber das ist nur vor der ersten Rasur ...“

Die Hauptaufgabe jeder Automatisierung besteht darin, die Einzigartigkeit zu bewahren Wettbewerbsvorteile automatisiertes Unternehmen. Wir können nicht, wie in diesem Witz, zulassen, dass nach der Automatisierung alle Unternehmen gleich werden. Wenn wir daher die einzigartigen Wettbewerbsvorteile des Kundengeschäfts aufrechterhalten wollen, ist es bei jeder Modernisierung von Geschäftsprozessen notwendig, eine Vorprojektbefragung durchzuführen.

Natürlich ist es möglich, die Gründe, die diesen Bedarf bestimmen, eingehend zu analysieren. Dies können die zu erwartenden hohen Kosten des Projekts, die Notwendigkeit, bestehende Geschäftsprozesse aufgrund der Automatisierung zu ändern, die Einbeziehung von Arbeiten in das Projekt, deren Umfang nicht im Voraus bestimmt werden kann, usw. sein. Denken Sie jedoch daran, wie in einer sehr lehrreichen Geschichte , unterbrach der Kommandant den Bericht des Generals über die Ursache der Niederlage:

Unsere Niederlage hatte mehrere Gründe“, begann der General. - Erstens war das Schießpulver roh...

Genug“, unterbrach ihn der Kommandant.

Hier ist die Situation ähnlich, da es für die Durchführung einer Vorprojektbefragung ausreicht, dass der Kunde über einzigartige Geschäftsmerkmale verfügt (und diese sollte jedes Unternehmen haben, sonst würde es auf dem Markt einfach nicht überleben und der Konkurrenz weichen).

Weltweit lässt sich die Frage nach der Notwendigkeit dieser Art von Arbeiten also recht einfach lösen – sie müssen durchgeführt werden, wenn das zu automatisierende Unternehmen in einem wettbewerbsintensiven Markt tätig ist.

Was bringt eine Vorprojektbefragung dem Kunden und dem IT-Unternehmen selbst?

Wie wir alle sehr gut wissen, wird jede Arbeit oder Dienstleistung nur dann auf dem Markt nachgefragt, wenn sie sowohl für den Kunden als auch für den Auftragnehmer von Vorteil ist. Schauen wir uns daher kurz an, was eine Umfrage vor dem Projekt tatsächlich ergibt.

Während der Vorentwurfsbefragung kann der Kunde:

Erhalten Sie eine detaillierte Beschreibung bestehender Geschäftsprozesse im Unternehmen und vergleichen Sie diese echtes Geschäft mit deiner Vorstellung davon;

Optimieren Sie bestehende Geschäftsprozesse durch den Einsatz praktische Erfahrung, die Berater eines IT-Unternehmens bei früheren Implementierungen in ähnlichen Unternehmen erhalten haben;

Bewerten Sie den Grad der Übereinstimmung der Funktionalität des vorgeschlagenen Systems mit den tatsächlichen Geschäftsprozessen des Kunden.

Heben Sie Ihre einzigartigen Vorteile rechtzeitig hervor und berücksichtigen Sie diese bereits in der Phase der Systemimplementierung und nicht erst nach der Inbetriebnahme;

Klären Sie das Budget und den Zeitplan des Automatisierungsprojekts unter Berücksichtigung mögliche Verbesserungen Systeme für die einzigartigen Merkmale ihrer Geschäftsprozesse;

Bewerten Sie die Ressourcen (sowohl technische als auch personelle), die in der Phase der Systemimplementierung benötigt werden. Planen Sie rechtzeitig die Zuteilung dieser Ressourcen, um das Projekt innerhalb des optimalen Zeitrahmens und ohne Überschreitung des Budgets abzuschließen;

Schätzen mögliche Risiken Dies kann sich auf die Qualität der Arbeit auswirken.

Optimieren Sie die Kosten für die Systembereitstellung, indem Sie möglicherweise einen Teil der Arbeit übernehmen auf eigene Faust;

Erhalten Sie eine genauere Schätzung wirtschaftlicher Effekt und Return-on-Investment-Zeitraum.

Vorteile einer Vorprojektbefragung für ein IT-Unternehmen:

Steigerung der Kundenzufriedenheit durch Abgleich seiner in der Vorverkaufsphase (wenn Verkäufer einen „Traum“ anbieten) gebildeten Erwartungen mit den tatsächlichen Fähigkeiten des Systems zur Unterstützung spezifischer Geschäftsprozesse;

Klärung des Zeitpunkts der Implementierung des Systems und der dafür erforderlichen Ressourcen, sodass Sie deren Zuteilung im Voraus planen können;

Rechtzeitige Identifizierung der einzigartigen Vorteile des Kunden, um diese bei der Konfiguration oder Änderung des Automatisierungssystems zu berücksichtigen;

Verkürzung der Implementierungszeit und Reduzierung des Risikos, kostenlose Arbeiten auszuführen. Notwendige Änderungen am System werden vor Beginn des Einsatzes oder parallel dazu durchgeführt und nicht erst nach Abschluss der Probebetriebsphase, bei der in der Regel Mängel festgestellt werden. Wird bei Projektabschluss eine Abweichung in der Funktionalität entdeckt, sind automatisch zusätzliche ungeplante Arbeiten erforderlich. Gleichzeitig hat der Kunde meist Schwierigkeiten, solche Arbeiten zu finanzieren, und um das Projekt erfolgreich abzuschließen, muss es oft kostenlos durchgeführt werden;

Identifizierung wahrscheinlicher Risiken, die sich auf die Qualität und den Zeitplan der Umsetzung auswirken können. Rechtzeitige Bereitstellung der erforderlichen Maßnahmen, um die Auswirkungen dieser Risiken auf den Projekterfolg zu minimieren;

Einholen von Daten zur Begründung der Anzahl der Lizenzen und der Projektstruktur;

Durch die Erfassung des aktuellen Stands der automatisierten Einheiten und der wichtigsten Parameter ihrer Arbeit kann die Wirksamkeit des Einsatzes des vorgeschlagenen Systems nachgewiesen werden;

Der Aufbau persönlicher Kontakte zwischen Beratern und den wichtigsten Projektdurchführenden des Kunden wird ihre gemeinsame Arbeit weiter vereinfachen;

Erweiterung der Wissensbasis (falls vorhanden) über die wichtigsten Geschäftsprozesse von Kunden in dieser Branche.

Natürlich werden hier nicht alle Argumente aufgeführt, die für eine Pre-Design-Befragung sprechen, aber wie die Praxis zeigt, reicht dies völlig aus, um den Kunden von der Notwendigkeit zu überzeugen.

Hauptaufgaben der Vorprojektbefragung

Jedes Unternehmen hat seine eigene Sicht auf die Priorität der Aufgaben im Zusammenhang mit der Vorprojektinspektion, aber die wichtigste davon besteht meiner Meinung nach darin, die grundlegenden Geschäftsprozesse des Kunden zu untersuchen und die Hauptprobleme herauszufinden, die er mithilfe eines lösen möchte Automatisierungssystem. Am meisten wirksames Werkzeug Zu diesem Zweck gibt es in der Regel einen speziell zusammengestellten Fragebogen, der sich an der tatsächlichen Praxis der Durchführung von Vorprojektbefragungen orientiert. Es ermöglicht dem Berater, den Mitarbeitern des Kunden alle notwendigen Fragen zu den Hauptaktivitäten der automatisierten Einheiten zu stellen, ohne etwas zu vergessen. Ich empfehle dringend, für jeden Punkt Mitarbeiter unterschiedlicher Ränge zu befragen – von der Führungskraft bis zum oberen Management. Ich musste mich sehr oft mit der Situation auseinandersetzen, dass die Geschäftsleitung glaubte, bestimmte Geschäftsprozesse würden so ablaufen, wie sie ursprünglich beabsichtigt waren, in Wirklichkeit aber die Arbeit im Unternehmen ganz anders ablief. Gleichzeitig hatten die mittleren Führungskräfte ihre eigene Meinung über die Funktionsweise des Prozesses, die sich sowohl von den Vorstellungen der höheren Führungskräfte als auch von den tatsächlichen Aktivitäten der einzelnen an diesen Arbeiten beteiligten Akteure unterschied. Dieser Sachverhalt ruft bei der Lektüre des Vorprojektbefragungsberichts meist große Emotionen hervor. Das Ermitteln der tatsächlichen Situation und deren Darstellung in Form eines klaren Dokuments trägt dazu bei, das Vertrauen in externe Berater zu stärken und vertrauensvolle Beziehungen sowohl zum Management des Kunden als auch zu den einfachen Mitarbeitern aufzubauen.

Die nächstwichtigste Aufgabe der Vorprojektbefragung besteht natürlich darin, die einzigartigen Wettbewerbsvorteile des Kunden zu ermitteln. Wie die Praxis zeigt, stimmen etwa 75 % der vom Kunden genutzten Geschäftsprozesse mit den Prozessen in ähnlichen Unternehmen derselben Branche überein, 10 % erkennen seine einzigartigen Wettbewerbsvorteile und die restlichen 15 % sind das Ergebnis des zweiten Hauptsatzes der Thermodynamik: ) (eine Folge des „natürlichen Wachstums des Chaos“) und muss im Laufe des Projekts gelöst werden. Aber diese wettbewerbsfähigen 10 %, die für das Geschäft so wichtig sind, müssen bei jeder Automatisierung einfach erhalten bleiben (natürlich vorausgesetzt, dass diese Vorteile formalisiert werden können). Meistens wird dieses Problem durch die Konfiguration des Systems für den Kunden gelöst, manchmal sind jedoch die Dienste von Programmierern erforderlich, um die Besonderheiten des Unternehmens zu berücksichtigen. Ich möchte darauf hinweisen, dass es sich hier nicht um kundenspezifische Entwicklung handelt, sondern um die Implementierung von Produktionsautomatisierungssystemen.

Wenn das IT-Unternehmen versteht, wie die Wettbewerbsvorteile des Kunden unterstützt werden, kann es den Bedarf und die Kosten von Produktverbesserungen einschätzen und verstehen, welche zusätzlichen Ressourcen hierfür möglicherweise erforderlich sind.

Ein wichtiges Ziel der Vorprojektbefragung ist die Diagnose des Zustands der IT-Umgebung des Kunden, d. h. die Beurteilung der von ihm genutzten Computerausrüstung, Software, Kommunikation, Qualifikationsniveau der IT-Spezialisten usw. In dieser Phase ist es notwendig zu verstehen, ob der Kunde über genügend Ressourcen verfügt, um das Automatisierungssystem erfolgreich zu implementieren. Hier nähern wir uns einer weiteren Aufgabe der Vorprojektbefragung – der Analyse der potenziellen Risiken des Projekts und der Beschreibung ihrer wahrscheinlichen Folgen. Gleichzeitig müssen Berater nicht nur alle möglichen Risiken dokumentieren, sondern dem Kunden auch Möglichkeiten anbieten, diese zu reduzieren.

Jedes CIS beinhaltet die Sammlung von Informationen über die betrieblichen Aktivitäten der Abteilungen, daher sollte das nächste Thema der Vorprojektbefragung die Erhebung von Anforderungen an die automatisierten Abteilungen sein.

Die im System gesammelten Informationen bleiben tot, wenn es keine Möglichkeit gibt, sie zu analysieren. Daher ist es bei der Vorprojektbefragung sehr wichtig herauszufinden, welche Arten und Formen der Berichterstattung der Kunde benötigt. Normalerweise enthalten Automatisierungstools bereits einen Standardsatz an Berichten, aber jeder Kunde betrachtet sein Unternehmen zu Recht als einzigartig und benötigt daher ein einzigartiges System dieser Art, das in der Regel mithilfe eines speziellen Berichtsgenerators implementiert wird.

Die dringende Aufgabe der Vorprojektbefragung besteht darin, unter Berücksichtigung aller erhaltenen Daten das endgültige Budget des Projekts und den Zeitpunkt seiner Umsetzung zu klären. Diese Fristen können durch verschiedene Faktoren beeinflusst werden, wie z. B. die Bereitschaft der Führungskräfte des Auftraggebers, sich am Projekt zu beteiligen, die Motivation der Vertreter des Auftraggebers und des Auftragnehmers, die Wahrscheinlichkeit einer Sabotage durch Mitarbeiter automatisierter Einheiten, mögliche Entlassung(oder umgekehrt die Einstellung) eines Schlüsselmanagers einige Zeit nach Projektbeginn, die Unzulänglichkeit der vorhandenen Computerflotte und der technologischen Basis, um alle Automatisierungsziele zu erreichen, das Fehlen eines Beschaffungsbudgets notwendige Ausrüstung und vieles mehr. Daher muss der Berater alle diese Umstände im Detail herausfinden und im Bericht, auch für den internen Gebrauch, wiedergeben. Durch die Erstellung eines zweiten – internen – Berichts können Sie alle Nuancen der Beziehung im Detail reflektieren und Empfehlungen für Spezialisten der Implementierungs- und Integrationsabteilung geben.

Ein weiteres wichtiges Problem, das in der Phase der Vorprojektbefragung gelöst werden muss, ist die Entwicklung von Empfehlungen zur Wahl der Methoden für die Projektumsetzung. Dabei ist es wichtig, klar zu erfassen, welche der zuvor vom Kunden formulierten Probleme mit dem vorgeschlagenen Automatisierungssystem nicht gelöst werden können, und organisatorische oder sonstige Auswege aus dieser Situation vorzuschlagen.

Jedes Unternehmen kann problemlos ein Dutzend weitere Aufgaben hinzufügen, die es in der Umfragephase lösen möchte, aber wie die Praxis zeigt, macht die Beantwortung der oben aufgeführten Fragen bereits die Vorprojektbefragung sehr effektiv.

Was ist normalerweise das Ergebnis einer Vorprojektbefragung?

Das Hauptergebnis ist der vom Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbarte und unterzeichnete Abschlussbericht über die durchgeführten Arbeiten. Schauen wir uns die notwendigen Abschnitte eines solchen Berichts an. Wenn Sie sich nicht mit den Standardabschnitten befassen, die einleitenden Wörtern, einer Liste von Abkürzungen, Akronymen und Abkürzungen gewidmet sind, können im Bericht die folgenden Grundbestandteile unterschieden werden:

- Beschreibung der bestehenden Geschäftsprozesse des Kunden;

- eine Liste der Hauptaufgaben, die mit dem Automatisierungssystem gelöst werden müssen;

- Bewertung der Geschäftsprozesse des Kunden und Empfehlungen zur Änderung oder Optimierung der Arbeit der Abteilungen unter Berücksichtigung der Vorteile des IS;

- einzigartige Wettbewerbsvorteile des Kunden, die bei der Implementierung des Systems berücksichtigt werden sollten;

- Analyse der bestehenden IT-Umgebung auf Einhaltung der Systemanforderungen Unternehmensführung, Empfehlungen zur Änderung;

- Bewertung der Arbeiten zur Integration von CIS in die bestehende IT-Infrastruktur des Kunden;

- Beschreibung der Automatisierungseinheiten und Anforderungen an die Analytik;

- Bewertung möglicher Risiken während der Projektdurchführung und Ermittlung notwendiger Maßnahmen zur Minimierung ihrer Auswirkungen;

- eine Beschreibung der Wünsche des Kunden, die im vorgeschlagenen Steuerungssystem nicht umgesetzt werden können und eine Änderung erfordern, sowie eine Schätzung des Zeit- und Kostenaufwands einer solchen Änderung;

- ein Vorschlag für die Umsetzung des Projekts mit Begründung der vorgeschlagenen Option, Angabe der Anzahl der für den Kunden erforderlichen automatisierten Arbeitsplätze und Klärung des Projektbudgets.

Ein separates Dokument der Vorprojektbefragung sollte ein vorläufiger Arbeitsplan sein, der unter anderem eine vereinbarte Liste der Verantwortlichen (sowohl des Auftraggebers als auch des Auftragnehmers), deren Verantwortungsbereiche und grundsätzliche Regelungen für das Zusammenspiel zwischen ihnen enthält ihnen. Für eine effektive Umsetzung des Systems wird empfohlen, Regelungen für den Informationsaustausch zwischen den Mitarbeitern des Kunden und den Spezialisten des befragenden IT-Unternehmens zu erstellen und vor allem den Zeitpunkt und das Verfahren für die Überwachung des Abschlusses der Arbeiten festzulegen.

Einige Unternehmen (am häufigsten diejenigen, die sich mit kundenspezifischer Entwicklung befassen) stellen dem Kunden nach Abschluss der Vorentwurfsbefragung ein Projekt zur Verfügung Leistungsbeschreibung.

Führen Sie eine kostenlose Vorprojektbefragung durch oder verlangen Sie dafür Geld?

Die Antwort auf diese Frage hängt stark vom Zweck der Umfrage ab. Wenn der Zweck darin besteht, eine schnelle Umfrage durchzuführen, um einen Kunden zu „locken“ (normalerweise indem der Kunde einen Fragebogen ausfüllt), dann erscheint es sinnvoll, dies kostenlos durchzuführen.

Entspricht der Zweck der Befragung den oben beschriebenen Aufgaben, so erfordert sie den Einsatz erheblicher Unternehmensressourcen und muss zwingend vergütet werden. Bei dieser Vorprojektbefragung handelt es sich um eine vollwertige Beratungsleistung, die es Ihnen ermöglicht, nicht nur den Bedarf, den Zeitplan und das Budget für die Automatisierung einzuschätzen, sondern auch die bestehenden Geschäftsprozesse des Kunden zu optimieren.

Wie die Praxis gezeigt hat, ist es nicht schwierig, Dienstleistungen im Rahmen einer Vorprojektbefragung zu verkaufen, wenn das Unternehmen die entsprechende Technologie implementiert hat und die Verkäufer den Zweck der Befragung und die Vorteile, die der Kunde daraus ziehen wird, genau kennen (und dem Kunden klar erklären können). Es.

So begründen Sie gegenüber dem Kunden die Wirksamkeit der Vorprojektprüfung

Die Bewertung der Wirksamkeit einer Vorprojektbefragung sowie jeder anderen Dienstleistung ist eine der schwierigsten in der Wirtschaft, da deren Ergebnis für den Kunden nicht immer offensichtlich ist und oft sehr subjektiv wahrgenommen wird. Um die wirtschaftliche Wirkung von Beratungsdienstleistungen zu rechtfertigen – und wie oben erwähnt, handelt es sich bei der Vorprojektbefragung genau um eine Beratungsdienstleistung – verfügt jedes Geschäftssegment über seine eigenen einzigartigen Algorithmen und Methoden. Hier betrachten wir jedoch andere, einfachere und universellere Methoden, die es dem Kunden ermöglichen, die Wirksamkeit der Vorprojektbefragung grob einzuschätzen.

Betrachten wir mögliche Einsparungskanäle und berücksichtigen wir, welche dazu beitragen können, die Notwendigkeit einer Vorprojektbefragung zu rechtfertigen.

1. Personal- und Zeiteinsparung:

Bei der Anpassung des Systems an die einzigartigen Wettbewerbsvorteile des Kunden in der Anfangsphase der Implementierung und nicht erst nach der kommerziellen Inbetriebnahme;

In der Phase der Integration des Systems in die IT-Infrastruktur des Kunden, da alle Informationen über den Zustand der IT-Umgebung des Unternehmens und die Nuancen der Integration vor Beginn und nicht während der Implementierung geklärt werden;

Dank der rechtzeitigen Bereitstellung von Material und Personal sowohl vom Auftragnehmer als auch vom Kunden;

Durch frühzeitige Bewertung möglicher Risiken, die sich auf den Systemimplementierungsprozess auswirken könnten, und Entwicklung notwendiger Maßnahmen zur Minimierung ihrer negativen Folgen.

Jede Verzögerung im Projektfortschritt führt für den Kunden zu erheblichen Mehrkosten, die im Einzelfall recht einfach kalkulierbar sind.

2. Mögliche Reduzierung der Implementierungskosten:

Durch die Identifizierung von Leistungen und Arbeiten, die der Kunde selbst durchführen kann;

Durch Anpassung der Fristen für die Erledigung einiger Arbeiten nach Klärung der tatsächlichen Arbeitsintensität.

3. Steigerung der Effizienz der Unternehmensinformationssysteme und der Mitarbeiterproduktivität durch Optimierung von Geschäftsprozessen unter Berücksichtigung der einzigartigen Merkmale des Kunden.

4. Verweigerung der Nutzung automatisiertes System, wenn sich bei der Vorprojektprüfung herausstellt, dass die Probleme des Kunden dadurch nicht gelöst werden oder die Änderung zu teuer ist.

In meiner Praxis gab es den Fall, dass einem Kunden mit sehr spezifischen Geschäftsprozessen aufgrund der Ergebnisse einer Vorprojektbefragung empfohlen wurde, kein CIS einzusetzen, sondern es durchzuführen organisatorische Veränderungen und optimieren die Technologie für die Zusammenarbeit mit ihren Kunden, da die Auswirkungen der Implementierung des Systems (die teure Änderungen erforderte) die Kosten nicht ausgleichen würden. Dadurch sparte der Kunde Zehntausende Dollar und die Vorprojektbefragung zahlte sich nur durch die Steigerung der Effizienz der Abteilung aus, die auf Empfehlung der Berater die Arbeitstechnologie des Mitarbeiters veränderte.

Das Fehlen einer Vorprojekterhebungsphase führt in den meisten Fällen zu einer erheblichen Verzögerung bei der Umsetzung von Projekten und einem Anstieg ihrer Kosten aufgrund sowohl organisatorischer als auch technischer Probleme, die bei der Umsetzung auftreten. Oft scheitern solche Projekte völlig. Laut einer Studie der Standish Group waren fast ein Drittel der 2,5 Tausend analysierten IT-Projekte nicht nur erfolglos*1, sondern wurden überhaupt nicht abgeschlossen. In Russland ist es viel schwieriger, solche Daten zu erhalten, aber ich bin sicher, dass der Anteil der erfolglosen Umsetzungen nicht geringer sein wird.

*1 Projekte gelten als erfolglos, wenn die Fristen nicht eingehalten wurden, das Budget verletzt wurde oder die erwarteten Ergebnisse nicht erzielt wurden.

Wenn ein Beratungsunternehmen daher keine unrealisierten Projekte in seiner Erfolgsbilanz haben möchte, muss es lediglich eine Vorprojektbefragung des Kundengeschäfts durchführen. Es ist besser, den Auftrag gleich in der Anfangsphase abzulehnen, als sich in der Arbeit zu verzetteln und am Ende einen Rufschaden zu erleiden.

Ist eine solche Prüfung überhaupt notwendig? Was bringt es dem Kunden und dem IT-Unternehmen selbst?
Was sind die Ziele der Vorprojektbefragung?
Was soll das Ergebnis sein?
Soll ich eine Vorprojektbefragung kostenlos durchführen oder dafür Geld verlangen?
Wie lässt sich die Wirksamkeit einer solchen Prüfung gegenüber dem Kunden begründen, wird sie sich rechnen können?

Hier trifft jedes Unternehmen seine Entscheidung auf seine eigene Weise: Jemand hält eine solche Prüfung im Allgemeinen für unangemessen („Wir werden uns auf einen Streit einlassen, und dann werden wir sehen ...“); andere, die es während der Implementierung durchführen, heben diese Arbeit nicht in einem separaten Artikel hervor; wieder andere führen es als eigenständigen Arbeitsschritt durch, verlangen aber kein Geld dafür; Wieder andere betrachten die Vorprojektinspektion zu Recht als ein separates kommerzielles Produkt. Meine Erfahrung als Manager und Berater zeigt, dass die Vorprojektprüfung ein notwendiger Bestandteil der Arbeit nahezu jedes IT-Unternehmens im Zusammenhang mit der Implementierung von Automatisierungssystemen ist. Und der Erfolg des gesamten Projekts hängt manchmal von der richtigen Organisation und Umsetzung dieser Phase ab.

Die Notwendigkeit einer Vorprojektbefragung

Der Ansatz einiger IT-Unternehmen zur Geschäftsautomatisierung wird durch diese Anekdote gut veranschaulicht.

Ein Erfinder kommt zur Kommission und bietet auf der Straße ein neues Gerät zum Rasieren an.
„Wie funktioniert Ihr Gerät?“ - Fragen ihn Mitglieder der Kommission.
„Ganz einfach“, antwortet der Erfinder. „Du wirfst eine Münze in den Schlitz, steckst deinen Kopf in die Maschine und schon beginnen dich zwei Klingen zu rasieren.“
„Tut mir leid, Kollege, aber Menschen haben unterschiedliche Gesichtsformen!“ - Mitglieder der Kommission tadeln ihn.
„Ja“, sagt der Erfinder, „aber das ist nur vor der ersten Rasur ...“

Die Hauptaufgabe jeder Automatisierung besteht darin, die einzigartigen Wettbewerbsvorteile des automatisierten Unternehmens aufrechtzuerhalten. Wir können nicht, wie in diesem Witz, zulassen, dass nach der Automatisierung alle Unternehmen „die gleiche Person“ werden. Wenn wir daher die einzigartigen Wettbewerbsvorteile des Kundengeschäfts aufrechterhalten wollen, ist es bei jeder Modernisierung von Geschäftsprozessen notwendig, eine Vorprojektbefragung durchzuführen.

„Unsere Niederlage hatte mehrere Gründe“, begann der General. - Erstens war das Schießpulver feucht...
„Das reicht“, unterbrach ihn der Kommandant.

Was bringt eine Vorprojektbefragung dem Kunden und dem IT-Unternehmen selbst?

Während der Vorentwurfsbefragung kann der Kunde:

Erhalten Sie eine detaillierte Beschreibung der im Unternehmen vorhandenen Geschäftsprozesse und vergleichen Sie das reale Geschäft mit Ihrer Vorstellung davon;
Optimieren Sie bestehende Geschäftsprozesse, indem Sie die praktischen Erfahrungen nutzen, die Berater eines IT-Unternehmens bei früheren Implementierungen in ähnlichen Unternehmen gesammelt haben.
den Grad der Übereinstimmung der Funktionalität des vorgeschlagenen Systems mit den realen Geschäftsprozessen des Kunden beurteilen;
Heben Sie Ihre einzigartigen Vorteile rechtzeitig hervor und berücksichtigen Sie sie bereits in der Phase der Systemimplementierung und nicht erst nach der Inbetriebnahme.
Klären Sie das Budget und den Zeitplan des Automatisierungsprojekts und berücksichtigen Sie dabei mögliche Änderungen des Systems, um es an die Besonderheiten Ihrer Geschäftsprozesse anzupassen.
Bewerten Sie die Ressourcen (sowohl technische als auch personelle), die in der Phase der Systemimplementierung benötigt werden. Planen Sie rechtzeitig die Zuteilung dieser Ressourcen, um das Projekt innerhalb des optimalen Zeitrahmens und ohne Überschreitung des Budgets abzuschließen;
mögliche Risiken bewerten, die die Qualität der Arbeit beeinträchtigen können;
Optimieren Sie die Kosten der Systembereitstellung, indem Sie möglicherweise einen Teil der Arbeit selbst durchführen.
eine genauere Einschätzung des wirtschaftlichen Effekts und der Kapitalrendite zu erhalten.

Vorteile einer Vorprojektbefragung für ein IT-Unternehmen:

Steigerung der Kundenzufriedenheit durch Abgleich seiner in der Vorverkaufsphase (wenn Verkäufer einen „Traum“ anbieten) gebildeten Erwartungen mit den tatsächlichen Fähigkeiten des Systems zur Unterstützung spezifischer Geschäftsprozesse;
Klärung des Zeitpunkts der Systemimplementierung und der dafür erforderlichen Ressourcen, um deren Zuteilung im Voraus planen zu können;
rechtzeitige Identifizierung der einzigartigen Vorteile des Kunden, um diese bei der Konfiguration oder Änderung des Automatisierungssystems zu berücksichtigen;
Verkürzung der Implementierungszeit und Verringerung des Risikos, kostenlose Arbeiten auszuführen. Notwendige Änderungen am System werden vor Beginn des Einsatzes oder parallel dazu durchgeführt und nicht erst nach Abschluss der Probebetriebsphase, bei der in der Regel Mängel festgestellt werden. Wird bei Projektabschluss eine Abweichung in der Funktionalität entdeckt, sind automatisch zusätzliche ungeplante Arbeiten erforderlich. Gleichzeitig hat der Kunde meist Schwierigkeiten, solche Arbeiten zu finanzieren, und um das Projekt erfolgreich abzuschließen, muss es oft kostenlos durchgeführt werden;
Identifizierung wahrscheinlicher Risiken, die sich auf die Qualität und den Zeitpunkt der Umsetzung auswirken können. Rechtzeitige Bereitstellung der erforderlichen Maßnahmen, um die Auswirkungen dieser Risiken auf den Projekterfolg zu minimieren;
Einholen von Daten zur Begründung der Anzahl der Lizenzen und der Projektstruktur;
Durch die Erfassung des aktuellen Stands der automatisierten Einheiten und der wichtigsten Parameter ihrer Arbeit kann die Wirksamkeit des Einsatzes des vorgeschlagenen Systems nachgewiesen werden.
Der Aufbau persönlicher Kontakte zwischen Beratern und den wichtigsten Projektdurchführenden des Kunden wird deren zukünftige Zusammenarbeit vereinfachen.
Erweiterung der Wissensbasis (falls vorhanden) über die Hauptgeschäftsprozesse von Kunden in dieser Branche.

Hauptaufgaben der Vorprojektbefragung

Jedes Unternehmen hat seine eigene Sicht auf die Priorität der Aufgaben im Zusammenhang mit der Vorprojektinspektion, aber die wichtigste davon besteht meiner Meinung nach darin, die grundlegenden Geschäftsprozesse des Kunden zu untersuchen und die Hauptprobleme herauszufinden, die er mithilfe eines lösen möchte Automatisierungssystem. Das effektivste Instrument hierfür ist in der Regel ein speziell entwickelter Fragebogen, der auf der tatsächlichen Praxis bei der Durchführung von Vorprojektbefragungen basiert. Es ermöglicht dem Berater, den Mitarbeitern des Kunden alle notwendigen Fragen zu den Hauptaktivitäten der automatisierten Einheiten zu stellen, ohne etwas zu vergessen. Ich empfehle dringend, für jeden Punkt Mitarbeiter unterschiedlicher Ränge zu befragen – von der Führungskraft bis zum oberen Management. Ich musste mich sehr oft mit der Situation auseinandersetzen, dass die Geschäftsleitung glaubte, bestimmte Geschäftsprozesse würden so ablaufen, wie sie ursprünglich beabsichtigt waren, in Wirklichkeit aber die Arbeit im Unternehmen ganz anders ablief. Gleichzeitig hatten die mittleren Führungskräfte ihre eigene Meinung über die Funktionsweise des Prozesses, die sich sowohl von den Vorstellungen der höheren Führungskräfte als auch von den tatsächlichen Aktivitäten der einzelnen an diesen Arbeiten beteiligten Akteure unterschied. Dieser Sachverhalt ruft bei der Lektüre des Vorprojektbefragungsberichts meist große Emotionen hervor. Das Ermitteln der tatsächlichen Situation und deren Darstellung in Form eines klaren Dokuments trägt dazu bei, das Vertrauen in externe Berater zu stärken und vertrauensvolle Beziehungen sowohl zum Management des Kunden als auch zu den einfachen Mitarbeitern aufzubauen.

Offensichtlich besteht die zweitwichtigste Aufgabe der Vorprojektbefragung darin, die einzigartigen Wettbewerbsvorteile des Kunden zu ermitteln. Wie die Praxis zeigt, stimmen etwa 75 % der vom Kunden genutzten Geschäftsprozesse mit den Prozessen in ähnlichen Unternehmen derselben Branche überein, 10 % erkennen seine einzigartigen Wettbewerbsvorteile und die restlichen 15 % sind das Ergebnis des zweiten Hauptsatzes der Thermodynamik: ) (eine Folge des „natürlichen Wachstums des Chaos“) und muss im Laufe des Projekts gelöst werden. Aber diese wettbewerbsfähigen 10 %, die für das Geschäft so wichtig sind, müssen bei jeder Automatisierung einfach erhalten bleiben (natürlich vorausgesetzt, dass diese Vorteile formalisiert werden können). Meistens wird dieses Problem durch die Konfiguration des Systems für den Kunden gelöst, manchmal sind jedoch die Dienste von Programmierern erforderlich, um die Besonderheiten des Unternehmens zu berücksichtigen. Ich möchte darauf hinweisen, dass es sich hier nicht um kundenspezifische Entwicklung handelt, sondern um die Implementierung von Produktionsautomatisierungssystemen.

Ein wichtiges Ziel der Vorprojektbefragung ist die Diagnose des Zustands der IT-Umgebung des Kunden, d. h. die Beurteilung der von ihm verwendeten Computerausrüstung, Software, Kommunikation, Qualifikationsniveau der IT-Spezialisten usw. In dieser Phase Es ist notwendig zu verstehen, ob der Kunde über genügend Ressourcen für eine erfolgreiche Implementierung der Systemautomatisierung verfügt. Hier kommen wir zu einer weiteren Aufgabe der Vorprojektbefragung – der Analyse der potenziellen Risiken des Projekts und der Beschreibung ihrer wahrscheinlichen Folgen. Gleichzeitig müssen Berater nicht nur alle möglichen Risiken dokumentieren, sondern dem Kunden auch Möglichkeiten anbieten, diese zu reduzieren.

Jedes CIS beinhaltet die Sammlung von Informationen über die betrieblichen Aktivitäten von Abteilungen, daher sollte das nächste Thema der Vorprojektbefragung die Erhebung von Anforderungen an den Dokumentenfluss automatisierter Abteilungen sein.

Die dringende Aufgabe der Vorprojektbefragung besteht darin, unter Berücksichtigung aller erhaltenen Daten das endgültige Budget des Projekts und den Zeitpunkt seiner Umsetzung zu klären. Diese Fristen können durch verschiedene Faktoren beeinflusst werden, wie z. B. die Bereitschaft der Führungskräfte des Auftraggebers, sich am Projekt zu beteiligen, die Motivation der Vertreter des Auftraggebers und des Auftragnehmers, die Wahrscheinlichkeit einer Sabotage seitens der Mitarbeiter automatisierter Einheiten, die mögliche Entlassung (oder umgekehrt Einstellung) eines Schlüsselmanagers nach einiger Zeit. Zeit nach Projektbeginn, Unzulänglichkeit der vorhandenen Computerflotte und technologischen Basis, um alle Automatisierungsziele zu erreichen, fehlendes Budget für den Kauf der notwendigen Ausrüstung und vieles mehr. Daher muss der Berater alle diese Umstände im Detail herausfinden und im Bericht, auch für den internen Gebrauch, wiedergeben. Durch die Erstellung eines zweiten – internen – Berichts können Sie alle Nuancen der Beziehung im Detail reflektieren und Empfehlungen für Spezialisten der Implementierungs- und Integrationsabteilung geben.

Was ist normalerweise das Ergebnis einer Vorprojektbefragung?

Beschreibung der bestehenden Geschäftsprozesse des Kunden;
eine Liste der Hauptaufgaben, die mit dem Automatisierungssystem gelöst werden müssen;
Bewertung der Geschäftsprozesse des Kunden und Empfehlungen zur Änderung oder Optimierung der Arbeit der Abteilungen unter Berücksichtigung der Vorteile des Informationssystems;
einzigartige Wettbewerbsvorteile des Kunden, die bei der Implementierung des Systems berücksichtigt werden müssen;
Analyse der bestehenden IT-Umgebung auf Übereinstimmung mit den Anforderungen des Corporate Governance-Systems, Empfehlungen zu deren Änderung;
Beurteilung der Arbeiten zur Integration von CIS in die bestehende IT-Infrastruktur des Kunden;
Beschreibung des Dokumentenflusses in automatisierten Abteilungen und Anforderungen an die Analyse;
Einschätzung möglicher Risiken bei der Projektdurchführung und Ermittlung notwendiger Maßnahmen zur Minimierung ihrer Auswirkungen;
eine Beschreibung der Wünsche des Kunden, die im vorgeschlagenen Steuerungssystem nicht umgesetzt werden können und eine Änderung erfordern, eine Schätzung des Zeit- und Kostenaufwands einer solchen Änderung;
Vorschlag für die Umsetzung des Projekts mit Begründung der vorgeschlagenen Option, Angabe der Anzahl der für den Kunden erforderlichen automatisierten Arbeitsplätze und Klärung des Projektbudgets.

Einige Unternehmen (am häufigsten diejenigen, die sich mit kundenspezifischer Entwicklung befassen) stellen dem Kunden nach Abschluss der Vorprojektprüfung einen Entwurf einer technischen Spezifikation zur Verfügung.

Führen Sie eine kostenlose Vorprojektbefragung durch oder verlangen Sie dafür Geld?

So begründen Sie gegenüber dem Kunden die Wirksamkeit der Vorprojektprüfung

Betrachten wir mögliche Einsparungskanäle und berücksichtigen wir, welche dazu beitragen können, die Notwendigkeit einer Vorprojektbefragung zu rechtfertigen.

Personal- und Zeitersparnis:
- wenn das System in der Anfangsphase der Implementierung an die einzigartigen Wettbewerbsvorteile des Kunden angepasst wird und nicht erst nach der kommerziellen Inbetriebnahme;
- in der Phase der Integration des Systems in die IT-Infrastruktur des Kunden, da alle Informationen über den Zustand der IT-Umgebung des Unternehmens und die Nuancen der Integration vor Beginn und nicht während der Implementierung geklärt werden;
- dank der rechtzeitigen Bereitstellung von Material und Personal sowohl vom Auftragnehmer als auch vom Kunden;
- durch eine frühzeitige Bewertung möglicher Risiken, die sich auf den Systemimplementierungsprozess auswirken könnten, und die Entwicklung notwendiger Maßnahmen zur Minimierung ihrer negativen Folgen.
  Jede Verzögerung im Projektfortschritt führt für den Kunden zu erheblichen Mehrkosten, die im Einzelfall recht einfach kalkulierbar sind.
Mögliche Reduzierung der Implementierungskosten:
- durch die Identifizierung von Leistungen und Arbeiten, die der Kunde selbst erbringen kann;
- durch Anpassung der Fristen für die Erledigung einiger Arbeiten nach Klärung ihrer tatsächlichen Arbeitsintensität.
Steigerung der Effizienz von Unternehmensinformationssystemen und der Mitarbeiterproduktivität durch Optimierung von Geschäftsprozessen unter Berücksichtigung der einzigartigen Merkmale des Kunden.
Verweigerung der Verwendung eines automatisierten Systems, wenn sich in der Phase der Prüfung vor dem Entwurf herausstellt, dass es die Probleme des Kunden nicht löst oder seine Änderung zu teuer ist.
In meiner Praxis gab es einen Fall, bei dem einem Kunden mit sehr spezifischen Geschäftsprozessen aufgrund der Ergebnisse einer Vorprojektbefragung empfohlen wurde, kein CIS einzusetzen, sondern organisatorische Änderungen vorzunehmen und die Technologie für die Zusammenarbeit mit seinen Kunden zu optimieren , da sich der Effekt der Implementierung des Systems (es war eine kostspielige Änderung erforderlich) nicht auszahlen würde, würden Kosten anfallen. Dadurch sparte der Kunde Zehntausende Dollar und die Vorprojektbefragung zahlte sich nur durch die Steigerung der Effizienz der Abteilung aus, die auf Empfehlung der Berater die Arbeitstechnologie des Mitarbeiters veränderte.

Das Fehlen einer Vorprojekterhebungsphase führt in den meisten Fällen zu einer erheblichen Verzögerung bei der Umsetzung von Projekten und einem Anstieg ihrer Kosten aufgrund sowohl organisatorischer als auch technischer Probleme, die bei der Umsetzung auftreten. Oft scheitern solche Projekte völlig. Laut einer Studie der Standish Group waren fast ein Drittel der 2,5 Tausend analysierten IT-Projekte nicht nur erfolglos, sondern wurden überhaupt nicht abgeschlossen. In Russland ist es viel schwieriger, solche Daten zu erhalten, aber ich bin sicher, dass der Anteil der erfolglosen Umsetzungen nicht geringer sein wird.

Jedes IT-Unternehmen steht vor der Notwendigkeit, vor dem Projekt eine Umfrage durchzuführen, wenn es die Geschäftsprozesse des Kunden automatisiert.
Für letztere wirft dies in der Regel eine Reihe miteinander verbundener Fragen auf:

Was wird das Ergebnis sein?
Kosten der Untersuchung?

Unsere Erfahrung zeigt, dass die Prüfung vor dem Projekt ein notwendiger Bestandteil der Arbeit fast aller IT-Unternehmen im Zusammenhang mit der Implementierung von Automatisierungssystemen ist. Der Erfolg des gesamten Projekts hängt von der richtigen Organisation und Durchführung dieser Phase ab.

Ist eine Prüfung erforderlich? Was bringt es dem Kunden?

Es gibt viele Gründe, warum Tests notwendig sind. Dies können die hohen erwarteten Kosten des Projekts, die Notwendigkeit, bestehende Geschäftsprozesse im Zuge der Automatisierung zu ändern, die Einbeziehung von Arbeiten in das Projekt, deren Umfang nicht im Voraus bestimmt werden kann, usw. sein. Vereinfacht gesagt muss eine Umfrage durchgeführt werden, wenn Das zu automatisierende Unternehmen befindet sich in einem wettbewerbsintensiven Markt.

Was sind die Ziele und Zielsetzungen der Vorprojektbefragung?

Während der Vorentwurfsbefragung kann der Kunde:

Erhalten Sie eine detaillierte Beschreibung der im Unternehmen vorhandenen Geschäftsprozesse und vergleichen Sie das reale Bild mit dem dargestellten

Optimieren Sie bestehende Geschäftsprozesse, indem Sie die praktischen Erfahrungen nutzen, die Berater eines IT-Unternehmens bei früheren Implementierungen in ähnlichen Unternehmen gesammelt haben

Bewerten Sie den Grad der Übereinstimmung der Funktionalität des vorgeschlagenen Systems mit den realen Geschäftsprozessen des Kunden

Heben Sie Ihre einzigartigen Vorteile rechtzeitig hervor und berücksichtigen Sie diese bereits in der Phase der Systemimplementierung und nicht erst nach der Inbetriebnahme

Klären Sie das Budget und den Zeitplan des Automatisierungsprojekts und berücksichtigen Sie dabei mögliche Systemänderungen, um sie an die Besonderheiten Ihrer Geschäftsprozesse anzupassen

Bewerten Sie die technischen und personellen Ressourcen, die in der Phase der Systemimplementierung benötigt werden. Planen Sie, diese Ressourcen so bereitzustellen, dass das Projekt innerhalb des optimalen Zeitrahmens und innerhalb des Budgets abgeschlossen wird

Bewerten Sie mögliche Risiken, die die Qualität der Arbeit beeinträchtigen können

Optimieren Sie die Kosten für die Systembereitstellung, indem Sie möglicherweise einen Teil der Arbeit intern ausführen

Erhalten Sie eine genauere Schätzung der wirtschaftlichen Auswirkungen und der Kapitalrendite

Die Hauptaufgaben der Vorprojektbefragung:

Untersuchung der Geschäftsprozesse des Kunden und Ermittlung der Hauptprobleme, die er mithilfe eines Automatisierungssystems lösen möchte

Identifizierung der einzigartigen Wettbewerbsvorteile des Kunden, die bei der Automatisierung erhalten bleiben müssen

Berechnung des endgültigen Budgets des Projekts und des Zeitpunkts seiner Umsetzung unter Berücksichtigung der erhaltenen Daten

Jedes Unternehmen kann in der Umfragephase Aufgaben hinzufügen, die es lösen möchte, aber die Beantwortung der oben genannten Fragen macht die Vorprojektbefragung bereits sehr effektiv.

Was wird das Ergebnis sein?

Das Hauptergebnis ist der vom Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbarte und unterzeichnete Abschlussbericht über die durchgeführten Arbeiten.

Aufbau des Abschlussberichts:

Organisationsstruktur des Unternehmens

Beschreibung des bestehenden automatisierten Systems

Erweiterte Beschreibung der Geschäftsprozesse und des Dokumentenflusses des Unternehmens

Ziele und Ziele neues System Automatisierung

Auswahlmöglichkeiten Softwareprodukt

Umsetzungsmöglichkeiten

Festlegung des Verfahrens zur Durchführung von Automatisierungsarbeiten

Zeitplan funktioniert

Geschätzte Kosten der Implementierung

Kosten der Untersuchung?

Die Antwort auf diese Frage hängt vom Zweck der Umfrage ab. Handelt es sich um eine ausdrückliche Prüfung durch Ausfüllen durch den Kunden Fragebogen, dann ist es kostenlos.

Wenn der Zweck der Befragung den oben beschriebenen Aufgaben entspricht, ist der Einsatz erheblicher Ressourcen des IT-Unternehmens erforderlich und der Aufwand wird individuell berechnet. Diese Vorprojektbefragung ermöglicht nicht nur die Beurteilung des Bedarfs, des Zeitplans und des Budgets für die Automatisierung, sondern auch die Optimierung der bestehenden Geschäftsprozesse des Kunden.

Welche Wirksamkeit hat eine solche Untersuchung und wird sie sich auszahlen?

Die Bewertung der Wirksamkeit einer Vorprojektbefragung ist eine der schwierigsten in der Wirtschaft, da deren Ergebnis für den Kunden nicht immer offensichtlich ist und oft sehr subjektiv wahrgenommen wird. Um den wirtschaftlichen Effekt der Dienstleistung zu rechtfertigen, berücksichtigen Sie mögliche Einsparkanäle:

1. Personal- und Zeiteinsparung:

Bei der Anpassung des Systems an die individuellen Wettbewerbsvorteile des Kunden bereits in der Anfangsphase der Implementierung und nicht erst nach der kommerziellen Inbetriebnahme

In der Phase der Integration des Systems in die IT-Infrastruktur des Kunden, da alle Informationen über den Zustand der IT-Umgebung des Unternehmens und die Nuancen der Integration vor dem Start und nicht während der Implementierung geklärt werden

Dank der rechtzeitigen Bereitstellung von Material und Personal sowohl vom Auftragnehmer als auch vom Kunden

Auf Kosten der vorläufige Einschätzung mögliche Risiken, die den Prozess der Systemimplementierung beeinträchtigen könnten, und die Entwicklung notwendiger Maßnahmen zur Minimierung der Folgen

Jede Verzögerung im Projektfortschritt führt für den Kunden zu erheblichen Mehrkosten, die im Einzelfall recht einfach kalkulierbar sind.

2. Mögliche Reduzierung der Implementierungskosten:

Durch die Identifizierung von Leistungen und Arbeiten, die der Kunde erbringen kann

Durch Anpassung der Fristen für die Erledigung einiger Arbeiten nach Klärung ihrer tatsächlichen Arbeitsintensität

3. Steigerung der Effizienz der Unternehmensinformationssysteme und der Mitarbeiterproduktivität durch Optimierung von Geschäftsprozessen unter Berücksichtigung der einzigartigen Merkmale des Kunden

4. Weigerung, ein automatisiertes System zu verwenden, wenn sich in der Phase der Vorprojektprüfung herausstellt, dass es die Probleme des Kunden nicht löst oder seine Änderung zu teuer ist

Fassen wir es zusammen

Das Fehlen einer Vorprojekterhebungsphase führt in den meisten Fällen zu einer erheblichen Verzögerung bei der Umsetzung von Projekten und einer Erhöhung ihrer Kosten aufgrund organisatorischer und technischer Probleme, die bei der Umsetzung auftreten. Oft scheitern solche Projekte. Aktuellen Studien zufolge waren fast ein Drittel von 2.500 IT-Projekten nicht nur erfolglos, sondern wurden überhaupt nicht abgeschlossen.

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Derzeit erfolgt eine rasante Entwicklung und Umsetzung Informationstechnologien nicht nur in Regierungsbehörden, sondern auch in vielen Russische Unternehmen, und der Erfolg der Implementierung selbst hängt davon ab, wie die Implementierung von EDMS angegangen wird und wie gut sie geplant wird.

Mit dem Wachstum des Unternehmens nimmt auch der Umfang der Papierdokumentation zu. Und wenn die Anzahl der verarbeiteten Dokumente einen Schwellenwert überschreitet, die Prozesse der Arbeit mit Dokumenten außer Kontrolle geraten, nicht mehr beherrschbar sind und infolgedessen die Entwicklung des Unternehmens zu verlangsamen beginnen, dann ist es wichtig, eine zu implementieren EDMS kommt ans Licht. An diesem Punkt stehen viele Unternehmen vor dem Problem „Wo soll ich anfangen?“.

Der Prozess der Implementierung von EDMS in eine erfolgreiche globale und nationale Praxis umfasst die folgenden Phasen:

Informationsumfrage.
1. Vorstellungsgespräch.
2. Befragung.
Analyse der gesammelten Daten.
Bildung technischer und funktionaler Anforderungen an EDMS.
Überwachung des EDMS-Marktes und Durchführung einer Ausschreibung.
Testen der Demoversion.
Abschluss einer Vereinbarung.
Entwicklung von Vorschriften für EDMS.
Softwareinstallation und -konfiguration.
Schulung von EDMS-Benutzern.
Testen von Software mit Benutzern.
Beseitigung von Fehlern, die beim Systemtest festgestellt wurden.
Industriebetrieb.

Warum nicht auf eine Informationsbefragung verzichten?

Warum ist es so wichtig, eine Informationsbefragung durchzuführen? Es wird davon ausgegangen, dass eine qualitativ hochwertige Vorprojektbefragung eine Garantie dafür ist 80 % Erfolg der EDMS-Implementierung. Schließlich ermöglicht es:

ein klareres „Porträt“ der Organisation erhalten: ihre Mission, Tätigkeitsbereiche; Firmenstruktur; Funktionen der Abteilungen (und deren Wechselwirkung), die in den Bestimmungen über Strukturabteilungen festgelegt sind; Hauptgeschäftsprozesse;
den allgemeinen Stand der Organisation der Büroarbeit im Unternehmen ermitteln;
Informations- und Dokumentationsflüsse bestimmen (einschließlich der Arten der verwendeten Dokumente);
Risiken und Möglichkeiten zu deren Überwindung bei der Implementierung des Systems identifizieren und berücksichtigen;
den Zweck der Umsetzung bestimmen;
Bestimmen Sie die Aufgaben und Funktionen, die das EDMS anschließend ausführen muss.
EDMS-Benutzer identifizieren;
Erlernen und Beschreiben vorhandener Geschäftsprozesse (die automatisiert werden sollen) usw.

Antworten auf die oben genannten Fragen erhalten Sie unter unabhängiges Studium allgemeiner Informationenüber den Gegenstand der EDMS-Implementierung. Das hilft bei der Vorbereitung interviewen Management und Schlüsselspezialisten. Und die Analyse der Interviewergebnisse wird Ihnen bei der Entwicklung helfen Fragebogen mit detaillierteren Fragen für ein breiteres Personenspektrum. So können Sie mit jeder Untersuchungsphase tiefer in die Problematik eintauchen und dadurch eine immer detailliertere Beschreibung des Problems erhalten.

Nur wenn man die tatsächlichen Bedürfnisse des Unternehmens versteht, kann man bestimmen, welche Funktionen das EDMS erfüllen soll. Dann kann sein Erscheinungsbild die Arbeit der Menschen optimieren und sie werden es nicht als fünftes Rad eines Karrens wahrnehmen.

Zu Beginn der Umfrage verfügte unser Fleischverarbeitungsbetrieb über eine Gruppe geografisch verteilter Büros, eine komplexe Unternehmensstruktur und einen großen Dokumentenfluss in Papierform, was zu einem vereinzelten unkontrollierten Dokumentenfluss, Verstößen gegen Genehmigungs- und Ausführungsfristen usw. führte Verlust von Dokumenten.

Mit dem Wachstum des Produktionsvolumens und der Zunahme der von unserem Unternehmen gelösten Aufgaben wuchs die Anzahl der entwickelten, empfangenen und versendeten Management- und anderen Dokumentationen und die Rolle von Leistungsdisziplin. Im Zusammenhang mit dem Eintritt des Fleischverarbeitungsbetriebs in Neues level Die Unternehmensleitung beschloss, das System einzuführen elektronisches Dokumentenmanagement(EDMS), mit dem Sie nicht nur die Arbeit mit Organisations- und Verwaltungsdokumenten (Bestellungen, Korrespondenz usw.) automatisieren können, sondern auch einige Geschäftsprozesse, die mit der Verarbeitung und Ausführung von Dokumenten einhergehen.

Zu diesem Zweck wurde ein Team aus Schlüsselspezialisten gebildet strukturelle Unterteilungen Unternehmen. Der stellvertretende Direktor für Vorschulerziehung, der Autor dieses Artikels, wurde zum Leiter dieses Projekts ernannt.

Vorstellungsgespräch

Wir haben uns entschieden, das EDMS schrittweise zu implementieren. Die erste Phase der Informationsbefragung, die für das Team „sichtbar“ war, bestand darin, Folgendes durchzuführen: Befragung der ersten Führungsebene und wichtiger Teilnehmer an Geschäftsprozessen, die im EDMS arbeiten werden, d.h. werden seine Benutzer sein. In diese Umfrage müssen unbedingt Führungskräfte und Fachexperten interessierter Struktureinheiten einbezogen werden, die ihre Wünsche und Anmerkungen äußern können.

Vor Beginn dieser Phase war er stellvertretender Direktor für Vorschulerziehung Fragen vorbereitet, deren Antworten einen Eindruck von den Problemen bei der Organisation der Arbeit mit Dokumenten vermitteln könnten.

Es wurde eine Liste zukünftiger Befragter erstellt, die etwa 30 Personen umfasste (dies Abteilungsleiter, deren Stellvertreter und Fachkräfte, die für die Erstellung, Unterzeichnung, Unterzeichnung und Genehmigung von Dokumenten verantwortlich sind). Mit jeder Person wurde ein separates Treffen vereinbart, bei dem zunächst der Zweck des persönlichen Gesprächs dargelegt wurde und anschließend ein Dialog stattfand, dessen „Programm“ eine vorbereitete Liste von Thesen und Fragen war (siehe Beispiel 1). . Um die Durchführung und Analyse von Interviews zu vereinfachen, können Sie das Gespräch mit einem Diktiergerät aufzeichnen. Für den Umfrageteilnehmer ist es jedoch besser, nicht zu wissen, dass eine Aufzeichnung stattfindet, denn die meisten Menschen verlieren die Orientierung, wenn sie ein Diktiergerät sehen.

Beispiel 1

Vorbereitung zur Durchführung von Interviews im Rahmen einer Befragung eines Fleischverarbeitungsbetriebs zur Einführung von EDS

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Beim Treffen mit jedem Befragten erläuterte der Stellvertreter der vorschulischen Bildungseinrichtung zu Beginn des Gesprächs ausführlich:

1. Zweck der Umfrage:

„Überprüfung des Standes der Büroarbeit und des Dokumentenflusses, Verständnis bestehender Geschäftsprozesse, die automatisiert werden sollen und deren Aktivitäten mit der Bearbeitung und Ausführung von Dokumenten einhergehen.“

2. Warum muss unser Unternehmen ein EDMS implementieren:

„Der Zweck des EDMS besteht darin, den Prozess der Arbeit mit Dokumenten für Manager und Fachspezialisten auf allen Ebenen qualitativ zu verbessern und die Zeit für die Routinearbeit mit Dokumenten zu verkürzen.“

3. Welche Vorteile bietet das EDMS, zum Beispiel:

„Mit dem System können Sie die Suchzeit verkürzen das erforderliche Dokument, ermöglicht Ihnen den Zugriff auf gemeinsame Basis Dokumente mit Differenzierung der Benutzerrechte, Sie können remote im System arbeiten, von mehreren Benutzern gemeinsam mit einem Dokument arbeiten, Dokumente schnell und einfach genehmigen, die Registrierung und Verteilung von Dokumenten automatisieren, die Kontrolle über die Ausführung von Aufträgen und Dokumenten organisieren ( Managementtätigkeiten wird transparent), ist es möglich, Dokumente im System mit zu signieren elektronische Unterschrift, die Arbeit mit Verträgen organisieren, das EDMS mit anderen von der Organisation verwendeten Programmen integrieren, die Kosten für die Pflege des Archivs senken.“

Auf welche Probleme stoßen Sie bei der Arbeit mit Dokumenten?
Was möchten Sie in der Organisation der Arbeit mit Dokumenten verbessern, verbessern, verändern?
Wie schnell und effizient werden Dokumente zugestellt?
Wo liegen Ihrer Meinung nach die Schwachstellen, die bei der Arbeit mit Dokumenten zu Problemen führen?
Sind die vorhandenen Dokumentformulare bequem zu verwenden?
Wie lange dauert die Bearbeitung eines Dokuments? Diese Frage sollte in Bezug auf jede Art von Dokument gestellt werden, die in den Geschäftsprozessen der Organisation weit verbreitet ist.
Wie hoch ist der Dokumentenfluss in Ihrem Arbeitsbereich?

Der Interviewprozess wurde durch die Geschäftigkeit der Umfrageteilnehmer beeinträchtigt, was sich auf den Zeitpunkt der Umfrage auswirkte und auch zeigte, dass die Mitarbeiter die Bedeutung des Projekts unterschätzten.

Als Ergebnis der Analyse der während des Interviews gesammelten Informationen wurde eine Tabelle erstellt, gezeigt in Beispiel 2. Es hat geholfen, die erhaltenen Informationen zu strukturieren und die notwendigen Schlussfolgerungen zu ziehen, die sich darin gut widerspiegeln.

Beispiel 2

Systematisierung der während des Interviews erhaltenen Informationen

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Basierend auf den Interviewergebnissen wurden die folgenden Geschäftsprozesse identifiziert, die überhaupt eine Automatisierung durch EDMS erfordern:

Vertragsmanagement;
Koordinierung von Rechnungen zur Zahlung;
Koordination organisatorischer und administrativer Dokumente:
Kontrolle über die Ausführung von Anweisungen (Beschlüssen).

Durch die Befragung konnte der Boden für die Befragung vorbereitet werden, was eine größere Genauigkeit bei der Beantwortung der Fragen erfordert.

Fragebogen

Ziel der Befragung war es, detailliertere (genauere) Informationen über den aktuellen Stand des Dokumentenflusses und der Büroarbeit im Unternehmen zu erhalten. Bei den Befragungsteilnehmern handelte es sich um Leiter von Struktureinheiten und Fachexperten, die dann zu Nutzern des EDMS wurden. Die Befragung wurde in Abwesenheit durchgeführt, was bedeutete, dass der Fragebogen in Abwesenheit des Forschers ausgefüllt wurde.

Der Fragebogen bestand aus drei Teilen (siehe Beispiel 4):

Der einleitende Teil – seine Hauptaufgabe bestand darin, den Befragten zu ermutigen, Antworten auf die gestellten Fragen zu geben. Der Zweck und die Ziele der Studie sowie die Bedeutung der Rolle des Befragten wurden beschrieben; Anleitung zum Ausfüllen des Fragebogens.
Der Hauptteil enthält Fragen mit einfachem Wortlaut, deren Vollständigkeit und Menge vom angestrebten Ziel abhängen (die Fragen im Beispielfragebogen aus Beispiel 4 sind beratend und können von den optimalen Fragen zur Befragung Ihres Unternehmens abweichen; Sie können sie als Ausgangspunkt verwenden). Beispiel für die Entwicklung eines eigenen Fragebogens).
Der letzte Teil – hier wurde dem Beklagten eine Garantie für die Vertraulichkeit der von ihm geäußerten Meinung gegeben; Für die Teilnahme an der Studie wurde Dank geäußert.

Auf Wunsch des Befragten wurde der Fragebogen ausgedruckt und ihm persönlich ausgehändigt oder ihm zugesandt Email. Die Form des Fragebogens wurde so gestaltet, dass der Befragte ihn bequem direkt in einer Word-Datei ausfüllen kann.

Wenn der Fragebogen in Form einer Word-Datei gesendet wurde, dann im Textkörper Email Der Empfänger sah zunächst den Begleittext (alle Kontaktdaten im Beispiel sind fiktiv):

Beispiel 3

Begleittext und Betreff der E-Mail bei Versand des Fragebogens als angehängte Datei per E-Mail

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Beispiel 4

Fragebogen zur Durchführung einer Unternehmensbefragung vor der Einführung eines EDMS

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Die gesammelten Daten wurden in eine MS-Excel-Tabelle eingegeben, die es ermöglichte, automatisch Diagramme der Meinungsverteilung zu jedem Thema zu erstellen. Diese. Die Ergebnisse wurden dem Management möglichst sichtbar präsentiert (siehe Beispiel 6). Die Anzahl der ausgewählten Antwortoptionen für jede Frage wurde auf einem Blatt der Datei wiedergegeben und auf einem anderen Blatt wurden Diagramme basierend auf diesen Daten erstellt:

Verlust von Papierdokumenten in einer langen Kette der Prüfung durch genehmigende Personen (wichtige Vertragsentwürfe gingen manchmal verloren oder blieben oft in einem Stapel anderer Papiere hängen);

eine Zunahme des Umfangs der Papierdokumentation (das Vorhandensein zahlreicher Kopien desselben Dokuments in verschiedenen Abteilungen);

Fehlen einer öffentlich zugänglichen und einfach zu nutzenden Wissensdatenbank interne Standards Und Verwaltungsdokumente Unternehmen.

Zukünftig werden wir dabei alle identifizierten Risiken berücksichtigen so schnell wie möglich Gehen Sie zur Arbeit in EDMS:

das Risiko der Abwesenheit oder falschen Definition der Aufgaben und Funktionen des EDMS;
das Risiko, die notwendigen Ressourcen (Geld, Zeit) zu unterschätzen;
das Risiko von Verzögerungen bei der Umsetzung von Projektphasen;
das Risiko einer unzureichenden Information der Mitarbeiter des Unternehmens über den Arbeitsfortschritt sowie das Risiko von Vernachlässigung, Passivität, Widerstand der Mitarbeiter und schlechter Einbindung der Führungskräfte in das Projekt;
Risiko einer mangelhaften technischen Ausstattung;
Risiko eines fehlenden Regulierungsrahmens.

Im Allgemeinen zeigte die Umfrage eine positive Einstellung zur Einführung des elektronischen Dokumentenmanagements, es gab jedoch auch eine Reihe von Mitarbeitern, die der Einführung von EDS ablehnend gegenüberstanden, da sie dieses Projekt nur als eine weitere Innovation wahrnahmen, die nur mehr bringen würde Arbeit für sie.

Anschließend wurde auf Basis der Analyse der Ergebnisse der Interviews und Fragebögen das Ziel ermittelt und Anforderungen an das EDMS formuliert, dies ist jedoch ein weiterer und nicht minder wichtiger Schritt der Umsetzungsarbeit. Derzeit führt unser Unternehmen eine vergleichende Analyse des EDMS-Marktes durch.

Fußnoten

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Der Erstellung eines Projekts für ein neues Gebäude, eine Struktur oder einen Umbau eines Objekts gehen zwangsläufig eine Reihe vorbereitender Maßnahmen voraus, die es ermöglichen, alle Merkmale und Ausgangsdaten des Entwurfs zu berücksichtigen. Grundstück und technische Kommunikation. Die Anfangsphase der Vorentwurfsphase ist eine Vorentwurfsbesichtigung, die es ermöglicht, im Prozess der Weiterentwicklung von Design und technischen Lösungen die Anforderungen des aktuellen SNiP und der Vorschriften sowie alle Bedingungen des Kunden vollständig zu erfüllen seine Wünsche. Dies hängt von den vorbereitenden Aktivitäten ab Verbindung vorläufiger Entwurf , Zeitpunkt der Erstellung der Entwurfs- und technischen Dokumentation und Komplexität der Arbeit.

Merkmale des Verfahrens und seiner Merkmale

Inspektion vor dem Projekt – komplex spezialisierte Arbeit zur Erhebung, Verarbeitung und Systemanalyse von Objekten für verschiedene Zwecke. Basierend auf den gesammelten Daten erfolgt eine umfassende Begründung des Baus oder Umbaus, seiner Machbarkeit und des Auftretens möglicher Schwierigkeiten und Probleme. Um bei der Untersuchung die zuverlässigsten und effektivsten Ergebnisse zu erzielen, verwenden wir Verschiedene Arten Hightech-Werkzeuge und -Geräte.

Spezialisten treten auf Forschungsunterlagen haben müssen Fachausbildung, über offizielle Genehmigungen von Regierungsbehörden und Strukturen des SRO-Systems verfügen.

Warum wird eine Vorprojektbefragung durchgeführt:

Beurteilung des tatsächlichen Zustands der Anlage vor deren Umbau, Erweiterung, Ergänzung oder Modernisierung.
Bei Verlust der Design- und technischen Dokumentation.
Wenn beim Entwurf eines Projekts Fehler gemacht werden.
Wenn während des Bauprozesses Anpassungen vorgenommen werden, die sich nicht in den Zeichnungen und der tatsächlichen Arbeit widerspiegeln.
Bei der Beurteilung der physischen und moralischen Abnutzung von Bauwerken und Versorgungsnetzen.

Heute oft bestellt Dokumentation vor dem Projekt in der Vorinvestitionsphase, um eine begründete Begründung für finanzielle Investitionen, deren Durchführbarkeit und die systematische Umsetzung des Projekts zu liefern.

Hauptarbeitsschritte:

Vorbereitungsphase: Kundenwünsche studieren, sammeln notwendige Dokumentation und andere Daten.
Kennenlernen des Objekts, Abstimmung der Leistungsbedingungen und -kosten, Entwicklung eines Tätigkeitsprogramms und Erstellung technischer Spezifikationen (detaillierte technische Spezifikationen).
Umfassende visuelle und instrumentelle Untersuchung des Objekts.
Analysieren Sie die erhaltenen Ergebnisse und führen Sie die erforderlichen Berechnungen durch.
Erstellen einer Schlussfolgerung über den Zustand des Objekts.

Wo kann ich eine Vorprojektbefragung bestellen?

Das multidisziplinäre Unternehmen „Region“ bietet Privatpersonen, Bau- und Vertragsorganisationen, Investitions- und Entwicklungsunternehmen ein umfassendes Leistungsspektrum für die Vorprüfung von Objekten, Baustellen, unfertigen Bau- und Ingenieursystemen. Zeit für Vorentwurfsarbeiten und Kosten für den Vorentwurf hängt von der strukturellen Komplexität des Objekts, dem Umfang der auszuführenden Arbeiten sowie seiner Zusammensetzung und Lage ab Baustelle und die Verfügbarkeit zuverlässiger Daten über den tatsächlichen Zustand von Böden, Versorgungsleitungen und Kommunikationsmitteln.