IN Großunternehmen Jährlich wird Korrespondenz mit Zehntausenden Gegenparteien geführt und Tausende Mitarbeiter erstellen interne Dokumente. Ein Teil der Korrespondenz kann in Papierform entgegengenommen und bearbeitet werden. E-Office-Systeme helfen Unternehmen dabei, ihre Effizienz um ein Vielfaches zu steigern und eine einzige Ablage aller Dokumente zu bilden.

„Office“ deckt den gesamten Zyklus der Arbeit mit Papierdokumenten ab: von der Eingabe über die Registrierung bis zur Übermittlung an das Archiv. Die Funktionalität ist voll stimmig Russische Standards Büroarbeit, sodass Sie die meisten „manuellen“ Vorgänge automatisieren können.

Pflege der Nomenklatur der Fälle und Registrierungsprotokolle

Die genehmigte Zusammensetzung der Nomenklatur der Fälle wird in einem speziellen Verzeichnis des Systems geführt. Bei dezentraler Dokumentenabrechnung sind Erfassungsorte innerhalb von Struktureinheiten vorgesehen.

Fallnomenklatur

Bei der Vorbereitung von Dokumenten für die Übergabe an das Archiv für jeden Nomenklaturfall können Sie automatisch den Umschlag des Falls sowie eine Dokumenteninventur ausdrucken. Die Zeit zur Vorbereitung der Archivierung und Suche im Archiv wird um ein Vielfaches verkürzt.

Registrierung von Dokumenten

Um ein Dokument in DIRECTUM einzugeben, füllen Sie die erforderlichen Felder der Registrierungskontrollkarte (RCC) aus und die Registrierungsnummer wird automatisch zugewiesen. Flexibles System Durch die Nummerierung können Sie einem Dokument im Rahmen jedes Registrierungsprotokolls willkürlich und automatisch eine Nummer zuweisen. Die Nummer kann einen Abteilungscode, einen Journalcode und alle erforderlichen Details enthalten. Mit der Implementierung der Lösung wird die durchschnittliche Zeit für die Registrierung von Dokumenten um 35–50 % reduziert.

RKK-Beispiel

RKK enthalten Primärdaten (Unterteilung, Registrierungsdatum, Registrierungsnummer usw.) sowie Informationen über den Status eines Papierdokuments, beispielsweise seinen Standort. Beim Verschieben eines Dokuments zwischen Abteilungen verfügt jeder Registrierungsort über einen eigenen RSC. Sie können die Bewegung eines Papierdokuments innerhalb des Unternehmens entlang der Kette der erstellten RCMs verfolgen.

Sie können dem RKK auch ein Dokument oder dessen gescanntes Bild beifügen. Für die schnelle Erfassung großer Dokumentenmengen kommt der Streaming-Eingabedienst DIRECTUM Capture Service zum Einsatz. Es unterstützt verschiedene Arten der Dokumenteneingabe: Erfassung von Email oder aus dem Dateisystem (zum Beispiel von einem Scanner).

Die Funktion der Erstellung des RCM und der Datenbefüllung kann auf die intelligenten Mechanismen von Ario übertragen werden. Nachdem sie das Dokument erhalten haben, klassifizieren sie es selbstständig, erkennen den Text und füllen das RKK mit den extrahierten aussagekräftigen Informationen aus. Der Sachbearbeiter kann lediglich die Richtigkeit der Befüllung überprüfen. Dadurch können Sie die Zeit für die Registrierung weiter verkürzen und die Anzahl der Routinevorgänge reduzieren.

Prüfung und Ausführung eingehender Dokumente

Nach der Registrierung des eingehenden Dokuments sendet der Sachbearbeiter es mit wenigen Klicks zur Prüfung an den Leiter. Basierend auf den Ergebnissen der Prüfung des Dokuments erstellt die Sekretärin oder der Leiter selbst Anweisungen für das Dokument.

Wenn der Leiter einen Assistenten hat, wird die Vorprüfung des Dokuments mit der Erstellung eines Beschlussentwurfs von seinem Assistenten durchgeführt. Der Leiter kann den Beschlussentwurf nur genehmigen und Anweisungen zur Ausführung senden.

Bei der Ausführung von Aufträgen wird Folgendes sichergestellt:

• Korrespondenz über die Ausführung regeln;
• die Möglichkeit der Delegation und Übermittlung zur Überarbeitung;
• Kontrolle der Fristen, Anträge auf eine neue Frist.

Vorgesetzte verfolgen die Leistung visuell. Alle an der Arbeit Beteiligten haben Zugriff auf eine kurze Zusammenfassung, die den Status der zugehörigen Aufgaben widerspiegelt.

Questbaum

Versenden von Briefen an Korrespondenten

Die Lösung ist eng mit dem Modul „Austausch mit Kontrahenten“ verknüpft. Sobald ein ausgehender Brief genehmigt wurde, kann er problemlos über Dokumentenaustauschsysteme an die Empfänger gesendet werden. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, ein Dokument wiederholt auszudrucken, und die Lieferkosten werden gesenkt.

Darüber hinaus können Sie für ausgehende Dokumente eine Mailingliste für Organisationen festlegen und automatisch E-Mails an Empfänger senden oder Umschläge drucken, die den Standards der Russischen Post entsprechen.

Umschlagdruck

Vorbereitung und Einarbeitung in organisatorische und administrative Dokumente

Die Registrierung und Übermittlung der Verwaltungsdokumente zur Genehmigung erfolgt vollständig automatisiert. Es reicht aus, die erforderlichen Daten im Aktionsassistenten einzugeben. Anschließend generiert das System ein Dokument und sendet es zur Genehmigung und Unterzeichnung an die erforderlichen Mitarbeiter:

Nach der Unterzeichnung kann das Organisations- und Verwaltungsdokument interessierten Mitarbeitern zur Prüfung zugesandt werden. Dazu müssen Sie eine Mailingliste im RKK ausfüllen. Diese Liste kann in Zukunft auch zur Verteilung eines anderen Dokuments verwendet werden.

Mitarbeiter aus der Mailingliste erhalten Aufgaben, um sich mit dem Dokument vertraut zu machen. Im DIRECTUM-System reicht es zur Bestätigung der Einarbeitung aus, die Aufgabe abzuschließen. Und wenn eine Aufgabe zum Kennenlernen eines Dokuments gesendet wird, das nicht im System erfasst ist, wird dies im Text der Aufgabe angegeben und die Ausführenden machen sich mit dem Dokument in Papierform vertraut.

Suche und Analyse

Den bekannten Angaben zufolge sind sowohl das elektronische Dokument selbst als auch sein RSC sowie Informationen über den Ort und den Stand der Ausführung des Dokuments zu finden.

Suche nach RKK

Sie können das gewünschte Dokument zusammen mit dem RKK auch schnell anhand des Barcodes auf dem Papieranalog des Dokuments finden. Dank der schnellen Identifikationstechnologie wird der Barcode von einem speziellen Scanner gelesen, woraufhin das System das Dokument automatisch findet und die damit verbundenen Aufgaben erledigt.

Aktionsfenster für gefundenes Dokument

Um die Wirksamkeit der Arbeit der Benutzer zu analysieren, stellt das System spezielle Berichte bereit: „Einarbeitungsliste“, „Kontrolle des Zeitpunkts der Auftragsausführung“, „Statistik der Auftragsausführung“, „Zurückzugebende Dokumente“ usw.

Beispielbericht

Der Web-Client kann in Remote-Büros einer geografisch verteilten Organisation oder als Haupt-Client verwendet werden und bietet plattformübergreifende und einfache Verwaltung. Alles, was Sie zum Arbeiten benötigen, ist ein Internetzugang.

Eingehende RKK im Webbüro

Umsetzungseffekt

Mit der Lösung erhalten Mitarbeiter zeitnah Aufträge und Anweisungen zur Ausführung. Ausführungskontrolle Managemententscheidungen wird völlig transparent.

• Auf ein Minimum verringert das Risiko, Dokumente zu verlieren
• 2 mal Die Zeit für die Vorbereitung und Genehmigung eines ausgehenden Briefes wird verkürzt
• 12 Mal Beschleunigen Sie die Suche nach dem Speicherort von Papierdokumenten
• 2 mal die Bereitstellung von Informationen an die Geschäftsführung zur Ausführung von Weisungen wird beschleunigt
• Um 20 % die Ausführung von Anweisungen des Managements erhöhen

Besonderheit Elektronisches Briefpapier von Olymp zeichnet sich durch seine reichhaltige Funktionalität aus, die aus der klassischen Büroarbeit stammt.

Auf einem großen Industrieunternehmen Zu den Aufgaben der Sekretärin (Sachbearbeiterin) gehört nicht nur die Erfassung von Dokumenten, sondern auch eine Vielzahl weiterer Aufgaben:

• Festlegung des Leiters, an den das eingehende Dokument zur Lösung weitergeleitet werden soll
• Vorbereitung von Vorbeschlüssen
• Übergabe des Dokuments an den Auftragnehmer
• originale Rücklaufsteuerung
• zusammenfassende Analyse der Aufgabenleistung
• Kontrolle über die Ausführung von Aufträgen
• Erstellung eines Abschlussberichts über noch ausstehende Aufgaben
• Versand ausgehender Dokumente
• Suchen Sie auf Anfrage nach dem gewünschten Dokument
• Drucken, Scannen
• und sogar Lagerung riesige Menge Unterlagen. Für all das ist ein guter Sachbearbeiter verantwortlich.

Das elektronische Büro Olympus ist in der Lage, diese Aufgabe zu erledigen gute Menschen einfacher und effizienter!

Automatische Registrierung:

Automatische Kontrolle wieder eingehender Dokumente

Das System selbst erkennt Dokumente, die wieder in die Organisation gelangen, und warnt davor.

Automatische Benachrichtigungen für die Rückgabe des Originals

Das System bietet ein Schema für den Transport des Originals und benachrichtigt den Registrar, wenn es nicht rechtzeitig zurückgegeben wird.

Komfortables Kommunikationssystem

Die Verknüpfung von Dokumenten in Olympus bietet die Möglichkeit, eine detaillierte Historie aller zugehörigen Dokumente, einschließlich Archivdokumente, zu erhalten, die zusätzlich erstellt, gelöscht oder geändert wurden.

Berichtsdesigner

Mit dem Berichtsdesigner des Olympus-Systems kann ein Mitarbeiter die von ihm benötigten Berichte erstellen, ohne auf die Hilfe eines Administrators oder Programmierers zurückgreifen zu müssen. Auf diese Weise werden häufig Berichte über nicht erfüllte Dokumente oder Kontrolldokumente erstellt.

Flexibles Filtersystem

Das Olympus-System bietet die Möglichkeit, eine Anfrage zur Suche nach Dokumenten mithilfe einer Filterzeichenfolge auszuführen. Über die Filterzeile können Sie viele variable Suchbedingungen für das gewünschte Dokument formulieren.

Elektronisches Büro im Olympus-System ist ein Tool zur Organisation digitaler Büroarbeit. In diesem Segment werden alle Informationen im Zusammenhang mit Unternehmensdokumenten gesammelt. Es enthält den Arbeitsverlauf des Benutzers; speichert alle Links von Dokumenten; informiert über die Frist; umfasst alle mit dem Dokument erstellten Dateien; gibt Antworten auf die Fragen der Testamentsvollstrecker und Dokumentverantwortlichen sowie die Ergebnisse ihrer Arbeit.

Ausführungskontrolle

Ausführungskontrolle im Olympus-System- Dies ist eine umfassende Funktionalität, die Informationen über den Zeitpunkt, die Phasen und die Ergebnisse der Ausführung von Anweisungen liefert. Diese Funktionalität ist im gesamten System vorhanden, vom elektronischen Büro bis zur strukturierten Speicherung. Die Funktionalität basiert auf den Fristen für die Ausführung des Dokuments und der Anweisungen und informiert über die Nichteinhaltung dieser Fristen.

Visualisierung der Ausführungskontrolle

1. Farbanzeige und Meldungen des Olympus-Systems über die Nichteinhaltung der Frist.
2. Spezialisierter Modus mit der Gesamtzahl der erhaltenen Aufgaben, die zur Arbeit gebracht, pünktlich erledigt, zeitverzögert erledigt, nicht pünktlich erledigt wurden.
3. Ein ganzes System von Berichten über die Ausführung von Anweisungen im Kontext des Dokuments, der Ausführenden und der Verantwortlichen.

Besondere Kontrolle

Für die termingerechte und qualitativ hochwertige Ausführung der Aufgaben verfügt Olympus über ein spezielles Kontrollsystem. Sein Wesen besteht darin, dass alle wichtigen Aufgaben, die unter Kontrolle gebracht werden, das Verfahren der Außerkraftsetzung durchlaufen müssen, d.h. Schließen. Um die Aufgabe außer Kontrolle zu bringen, ist in manchen Fällen eine Beurteilung der Qualität der geleisteten Arbeit durch einen kompetenten Spezialisten erforderlich. Dann kann das System zusätzlich das Bestätigungsverfahren anwenden.

Bildung einer Kontrollordnung

1. Mit der Erteilung von Kontrollaufträgen geht die Ernennung eines Vorgesetzten und gegebenenfalls die Bestätigung der qualitativ hochwertigen Leistung eines Mitarbeiters einher.
2. Bei Kontrollaufträgen wird der Koeffizient automatisch berechnet Leistungsdisziplin.
3. Der Sondermodus „Analyse der Ausführung von Kontrollaufgaben“ zeigt Informationen über die Aktualität der Ausführung von Kontrollaufgaben.
4. Analysepanels auf dem Desktop wandeln diese Informationen in eine grafische Form um.

Dokumenten-Management

Eine ordnungsgemäße Dokumentenverwaltung ist der Schlüssel effektive Arbeit Abteilung, Unterabteilung, Service und die Organisation als Ganzes. „Dokumentenverwaltung“ im Olympus-System- Das modernes Instrument Führung eines Großunternehmens mit besonderem Schwerpunkt auf Geschäftsprozessen auf hoher Ebene.

„Dokumentenverwaltung“ ist ein Segment des Dokumentenverwaltungsmoduls von Olympus, das auf dem Prinzip eines Planers basiert, d. h. Alle Aufgaben und Dokumente, die der Mitarbeiter erhält, werden in einer Liste zusammengefasst.

Die Liste zeigt die Art der Aufgabe, das Thema, den Inhalt, das Eingangsdatum, das Fälligkeitsdatum und von wem sie stammt. Diese Liste kann problemlos um die gewünschte Spalte ergänzt werden.

Ein roter Hintergrund weist auf eine überfällige Aufgabe hin, sodass Sie sich daran erinnern können, diese zu erledigen. Das System verfügt über eine erweiterte Kontrolle, wenn die Farbanzeige über den bevorstehenden Abgabetermin des Dokuments informiert.

Unter der Liste auf den Registerkarten können Sie das Ganze sehen Weitere Informationen benötigt, um eine Entscheidung zu treffen. Dies ist der Text des Dokuments, die detaillierte Aufgabe, die Geschichte der Bewegung und zugehörige Dokumente.

Das Programm erleichtert das Auffinden des gewünschten Dokuments und zeigt den Verlauf der Arbeit damit an. Darüber hinaus können Sie in der Historie sehen, wie viele Kreise das Dokument bereits geht, wer es in die Tat umgesetzt hat und wer noch nicht.

Schneller Erhalt der Informationen:

• wer hat das Dokument initiiert;
• wer stimmte zu;
• Wer hat es im Moment?
• welche Kommentare wurden von wem zu dem Dokument abgegeben;
• ob dieses Dokument mit anderen Dokumenten in Zusammenhang steht und wie, mit der Möglichkeit, einschließlich verwandter Dokumente zu öffnen;
• Sehen Sie sich für einen Mitarbeiter, eine Dienstleistung, eine Abteilung oder das gesamte Unternehmen ein Bild der ausgeführten und nicht erfüllten Aufträge an.

Einfaches Arbeiten mit einer Vielzahl von Dokumenten:

• das System selbst generiert eine Liste der zu berücksichtigenden Dokumente;
• das System gibt Auskunft darüber, welche Dokumente eine dringende Entscheidung erfordern;
• das System informiert über den ablaufenden Zeitraum;
• Das System ermöglicht es, Ihre Arbeit zu delegieren und die termingerechte Ausführung einfach zu kontrollieren.
• Mit dem System können Sie den Arbeitsverlauf für jedes Dokument abrufen.
• Das System ermöglicht es Ihnen, während Ihrer Abwesenheit Stellvertreter zu ernennen und zu sehen, wie der Stellvertreter gearbeitet hat.

Einfache Dokumentenverwaltung:

• Erhöhung der Geschwindigkeit des Informationsaustauschs;
• Erhöhung der Führungsdisziplin der Mitarbeiter;
• Einhaltung der Fristen für die Vertragsabwicklung;
• die Fähigkeit, schnell die notwendigen Informationen zu erhalten, ohne vom Arbeitsplatz aufstehen zu müssen.

Lagerstruktur

Die strukturierte Dokumentenablage des Olympus-Systems ist nicht nur eine Bibliothek mit eingeschränktem Zugriff auf Ordner, sondern eine individuelle „Wissensdatenbank“ jedes Mitarbeiters. Das Prinzip des Aufbaus des Olympus-Repositorys basiert auf den Zugriffsrechten des Benutzers auf Abschnitte, Ordner, Dokumente und Dateien. Das System baut automatisch für jeden Mitarbeiter eine individuelle Archivstruktur auf. Der Benutzer sieht nur die Abschnitte und Dokumente, für die er Rechte hat.

Darüber hinaus hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, Teile der Archivstruktur, Ordner und Dokumente in einen persönlichen Speicher zu kopieren. Diese Funktion ermöglicht es dem Benutzer, die benötigten Informationen und das Dokument noch schneller zu erhalten.

Füllen des Tresors

Der Speicher im Olympus-System wird automatisch mit Dokumenten gefüllt, wenn der Arbeitszyklus mit dem Dokument abgeschlossen ist. Diese Technologie ermöglicht die Akkumulation erforderliche Dokumente in den entsprechenden Abschnitten, ohne dass für diese Arbeit konkret Zeit eingeplant wird.

Wenn ein neues Dokument im Repository erscheint, benachrichtigt das System den Mitarbeiter, wenn er solche Benachrichtigungen abonniert hat.

Einfaches Arbeiten mit Dokumenten

Olympus Storage zeichnet sich durch funktionale Dienste aus, die den Komfort beim Arbeiten mit Dokumenten bestimmen:

• Versionierung;
• Links von Dokumenten (annulliert, ungültig gemacht, zusätzlich);
• Auszug aus dem Archiv;
• Ausgabe des Originals;
• Lagerattribute (Inventarnummer, Lager, Regal, Regal, Anzahl der Exemplare).

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Typischerweise liegt die Last, den „Papier“-Arbeitsablauf sicherzustellen und die Ausführung von Aufträgen zu überwachen, bei den an der Büroarbeit beteiligten Abteilungen der Organisation: der Geschäftsstelle, dem Fallmanagement sowie den Büroarbeitsverantwortlichen in Strukturabteilungen. Für sie ist das Modul „Office“ des elektronischen Dokumentenmanagement- und Interaktionsmanagementsystems DIRECTUM gedacht. Dieses Modul erleichtert die Durchführung von Routinevorgängen zur Verarbeitung von Papierdokumenten gemäß den Anforderungen des GSDOU, auf dem die traditionelle russische Bürotechnik basiert:

• einheitliche Registrierung der gesamten ein- und ausgehenden Korrespondenz sowie interner Dokumente mithilfe von Registrierungs- und Kontrollkarten (RCC);
• Registrierung des Standorts eines Papierdokuments in jeder Phase seines Lebenszyklus: Prüfung durch das Management, Genehmigung eines Dokumententwurfs, Ausführung usw.;
• Kontrolle über die rechtzeitige Ausführung von Weisungen, Beschlüssen und Weisungen der Geschäftsführung;
• Abschreibung von Dokumenten im Fall gemäß der in der Organisation angenommenen Nomenklatur der Fälle;
• schnelle Suche notwendige Informationen nach Zustand, Verfügbarkeit, Bewegung von Papierdokumenten;
• Beschaffung der erforderlichen Standardformulare und Journale sowie statistischer Berichte über den Arbeitsablauf der Organisation.

Darüber hinaus ermöglicht Ihnen das Modul „Office“, den Austausch zwischen verschiedenen Organisationen zu organisieren. Mit diesem Austausch ist eine Nutzung möglich elektronische Unterschrift(ES) und spezielle Mechanismen des Systems ermöglichen Ihnen die Kontrolle der Zustellung von Dokumenten. Die Austauschprinzipien basieren auf dem branchenüblichen Austausch elektronische Dokumente„Zusammenspiel von Automatisierungssystemen Dokumentationsunterstützung Management“, genehmigt von der Guild of Records Managers.

Pflege der Nomenklatur der Fälle und Registrierungsprotokolle

Mit dem flexiblen Nummerierungssystem können Sie einem Dokument in einem Abschnitt eine Nummer zuweisen elektronisches Journal Anmeldung. Für jede Zeitschrift wird eine beliebige Methode zur automatischen Nummerierung der Dokumente innerhalb der Zeitschrift festgelegt. Die Nummer kann einen Abteilungscode, einen Journalcode und alle anderen erforderlichen Details enthalten.

Bei der Vorbereitung von Dokumenten für die Übergabe an das Archiv für jeden Nomenklaturfall können Sie den Umschlag des Falls sowie eine Bestandsaufnahme der Falldokumente ausdrucken, was die Zeit für die Vorbereitung von Dokumenten für die Archivaufbewahrung erheblich verkürzt.

Registrierung von Dokumenten

Zur Registrierung von Dokumenten im Modul „Büro“ werden Registrierungs- und Kontrollkarten (RCCs) verwendet, die alle Primärdaten (Korrespondent, Organisationseinheit, Vertreter der Organisation, Registrierungsdatum, Registrierungsnummer, Betreff usw.) enthalten Zusammenfassung Dokument, Versandart usw.) sowie die notwendigen Informationen über den Status aller Papierdokumente der Organisation (Standort, Stand der Ausführung usw.). Für ausgehende Dokumente können Sie eine Verteilerliste für Organisationen festlegen.

Das System bietet die Möglichkeit, Dokumente sowohl von Organisationen als auch von Bürgern zu registrieren.

Für Organisationen, die eine dezentrale Registrierung von Dokumenten nutzen, nutzt das System Registrierungsorte – Arbeitsplätze von Sekretärinnen und Büropersonal. Jeder Registrierungsort kann eine oder mehrere Abteilungen bedienen. Je nach Registrierungsort besteht die Möglichkeit, die Zugriffsrechte auf die Daten zu differenzieren.

Beim Verschieben eines Dokuments zwischen Abteilungen kann jeder Registrierungsort über einen eigenen RSC verfügen. Somit entsteht eine RKK-Kette, entlang derer es möglich ist, die Bewegung eines Papierdokuments nicht nur zwischen Mitarbeitern innerhalb einer Abteilung, sondern auch zwischen Abteilungen zu verfolgen. Darüber hinaus erfolgt über das RSC die Verknüpfung der im System registrierten Dokumente untereinander, wie zum Beispiel: „Als Antwort auf“, „In Ausführung“ usw.

Das Registrierungsverfahren ist einfach und besteht im Ausfüllen der erforderlichen Felder des RKK, wobei die Registrierungsnummer automatisch vergeben wird.

Bei der Anmeldung direkt bei der RKK besteht die Möglichkeit, ein gescanntes (elektronisches) Dokument in das Modul „Elektronische Dokumentenverwaltung“ einzugeben und automatisch an die RKK anzuhängen. Für die zeitnahe Erfassung großer Dokumentenmengen werden die Systemeingabedienste genutzt, die die Inline-Eingabe der Dokumente in das Modul gewährleisten. Dank der im System integrierten Technologie zur schnellen Identifizierung können künftig sowohl die RKK als auch das eingegebene elektronische Dokument anhand des Barcodes auf dem Papieranalog des Dokuments leicht gefunden werden.

Laut RKK werden Protokolle über ein- und ausgehende Dokumente gedruckt. Für ausgehende Dokumente können Sie automatisch einen Aufkleber generieren und auf den Umschlag drucken.

Bewegung und Ausführung von Dokumenten

Nach der Registrierung durchläuft das eingehende Dokument die Phasen der Prüfung, Lösung, Kontrolle und Ausführung des Dokuments. Gleichzeitig kann die weitere Arbeit der Testamentsvollstrecker mit dem Dokument vollständig durchgeführt werden im elektronischen Format. Dies reduziert den Zeitaufwand der Künstler erheblich und verhindert einen versehentlichen Verlust des Originals.

Je nach Arbeitsstil des Managers wird das Dokument von ihm entweder in Papierform oder in elektronischer Form geprüft.

Aufgrund des Beschlusses des Leiters kann das Dokument mit der Ernennung von Testamentsvollstreckern, Weisungen und Fristen unter Kontrolle gebracht werden. Für Führungskräfte, die mit dem Modul Business Process Management arbeiten, kann die Sekretärin oder der Manager selbst schnell eine Aufgabe direkt aus dem RKK heraus erstellen. Die Arbeit mit Aufgaben ermöglicht es, die Möglichkeiten des Systems zur Überwachung der Ausführung von Anweisungen in vollem Umfang zu nutzen, wie zum Beispiel: Festlegen der vollständigen Korrespondenz über die Ausführung von Anweisungen; die Möglichkeit, zur Überarbeitung einzusenden; flexible Routing-Einstellungen etc.

Anschließend können Sie für Aufgaben im Zusammenhang mit dem RSC schnell den Arbeitsverlauf am Dokument, das Genehmigungsverfahren und die Begründung der Entscheidung nachvollziehen.

Bei eigenständiger Nutzung des Moduls „Büro“ werden alle an die ausübenden Künstler erteilten Weisungen von der Sekretärin in das RSC des Dokuments eingetragen und anschließend deren fristgerechte Ausführung überwacht. Gleichzeitig können für nicht automatisierte Benutzer Anweisungen ausgedruckt werden.

Bei der Arbeit mit elektronischen Dokumenten werden alle Dokumentenbewegungen über Aufgaben abgewickelt, während der Standort eines Papierdokuments jederzeit auf einer speziellen Registerkarte des RKK erfasst wird. Dadurch können Sie über das RKK schnell das Papieroriginal des Dokuments finden. Die Arbeit mit ausgehenden und internen Dokumenten basiert auf den gleichen Prinzipien.

Austausch elektronischer Dokumente zwischen Systemen

Mit Hilfe des Systems ist es möglich, den Austausch offizieller, rechtlich bedeutsamer elektronischer Dokumente zwischen Organisationen zu organisieren. Der Dokumentenaustausch basiert auf der Verwendung des von der Guild of Document Managers genehmigten Industriestandards für den Austausch elektronischer Dokumente „Interaktion von Automatisierungssystemen für das Dokumentenmanagement“.

Dokumente können untereinander ausgetauscht werden strukturelle Unterteilungen einem Unternehmen (Holding) und zwischen unabhängigen Partnerorganisationen. Dabei kann es sein, dass die Austauschparteien unterschiedliche elektronische Dokumentenmanagementsysteme nutzen oder überhaupt nicht mit solchen Systemen arbeiten.

Erfolgt der Austausch zwischen Abteilungen eines Unternehmens (Holding), erfolgt die Arbeit mit Dokumenten in den Modulen „Elektronisches Dokumentenmanagement“, „Geschäftsprozessmanagement“ und „Büro“. Erfolgt der Austausch zwischen Dritten, wird das elektronische Dokument aus dem System in eine ESD-Datei exportiert. Die zweite Partei kann entweder ein ESD-Dokument in ihr eigenes elektronisches Dokumentenmanagementsystem importieren (vorausgesetzt, dass dieses Format von diesem System unterstützt wird; das ESD-Format ist offen) oder das frei verteilte Programm DIRECTUM OverDoc verwenden, um mit einem ESD-Dokument zu arbeiten. Mit DIRECTUM OverDoc können Sie das Dokument, seine Attribute und alle ES anzeigen, mit denen das Dokument signiert wurde, einschließlich des Echtheitsmarkers.

Suche und Analyse von Informationen

Ab dem Zeitpunkt der Registrierung eines Dokuments im System finden Sie sowohl dessen Registrierungskarte mit Informationen über den Ort und den Prozess der Ausführung des Dokuments als auch das elektronische Dokument selbst.

Das System sucht nach Registrierungsnummern, der Korrespondent, der Verfasser des Beschlusses sowie alle Voraussetzungen des RKK und deren willkürliche Kombination.

Darüber hinaus stellt das System spezielle Berichte bereit, die die Effizienz der Benutzer erheblich steigern: Zu prüfende Dokumente, überfällige Bestellungen, zurückzusendende Dokumente usw.

Webmodul „Office“

Das Webmodul „Office“ dient der Automatisierung der Arbeit mit offiziellen Papierdokumenten wie Verwaltungsdokumenten, ein- und ausgehenden Briefen, Weisungen, Berichten usw Memos. Erleichtert den Umgang mit Papierdokumenten.

Die Bearbeitung von Papierdokumenten erfolgt gemäß den Anforderungen des GSDOU, auf dem die traditionelle russische Bürotechnik basiert.

Das Webmodul „Office“ zielt auf die Lösung folgender Aufgaben ab:

• einheitliche Registrierung der gesamten ein- und ausgehenden Korrespondenz sowie interner Dokumente mithilfe von Registrierungs- und Kontrollkarten;
• Kontrolle über die rechtzeitige Ausführung von Weisungen, Beschlüssen und Weisungen der Geschäftsführung;
• schnelle Suche notwendige Informationen über den Zustand, die Verfügbarkeit und den Transport von Papierdokumenten;
• Beschaffung der erforderlichen Standardformulare und Journale sowie statistischer Berichte über den Arbeitsablauf der Organisation.

Die Basis des Webmoduls „Kanzlei“ bilden die Nachschlagewerke „Registrierungs- und Kontrollkarten“, „Aufgaben für das RRC“, „Nomenklatur der Fälle“.

Vorteile der Integration des Moduls „Office“ mit anderen Systemmodulen

Durch das Zusammenspiel der Module „Elektronisches Dokumentenmanagement“, „Geschäftsprozessmanagement“ und „Office“ innerhalb der einheitliches System Die Steigerung der Effizienz der Arbeit der Organisation wird unter vollständiger Einhaltung der inländischen Traditionen und Büroarbeitsstandards sichergestellt. Alle von jedem Modul bereitgestellten Mechanismen können in verschiedenen Kombinationen von „Papier“- und „elektronischen“ Phasen der Arbeit mit Dokumenten verwendet werden. Gleichzeitig fügt sich die traditionelle „Papier“-Büroarbeit harmonisch ein elektronisches Dokumentenmanagement Organisationen mit entwickelten horizontalen Verbindungen.