Abisekretäri amet on sisuliselt lihtsa sekretäri töö. Kuna funktsioonid ja kohustused on mõlemad ametniküksteisega sarnased. Ainus eripära on see, et assistendile võidakse määrata palju tõsisemaid ülesandeid ning vastavalt sellele on ka kvalifikatsiooninõuded sellisele ametikohale palju kõrgemad kui tavalisel sekretäril.

Sekretär-assistendi ametijuhend sisaldab mitmeid üldsätteid, ametikoha kohustusi, töötaja õigusi ja kohustusi.

Sekretär-assistendi ametijuhend - üldsätted

TO üldsätted seotud:

• 1. Sekretär-assistendi suhtumine spetsialistide klassi.
• 2. Assistendi ametisse nimetamise ja ametist vabastamise otsustab organisatsiooni peadirektor.
• 3. tegevdirektor on sekretär-assistendi vahetu ülemus.
• 4. Kui töötaja mingil põhjusel töökohal ei viibi, asendab teda teine ​​organisatsiooni töötaja, kes määratakse vastava korraldusega, andes talle sekretär-assistendi õigused ja kohustused.
• 5. Iga kodanik, kellel on kõrgharidus, vähemalt aastane kogemus, teadmised kontoritehnikast ja arvutiprogrammid, samuti teadmisi inglise keeles.
• 6. Töötaja töötegevus peab vastama Vene Föderatsiooni õigusaktidele, organisatsiooni põhikirjale, selle normidele ja reeglitele, samuti töö kirjeldus ja juhtkonna korraldused.

Muide, kodulehel on ka tehnikadirektori ametijuhend.

Õigused ja kohustused

Töötajal on järgmised õigused:

• 1. Andmete hankimine, ka salajaste, organisatsiooni püstitatud probleemide lahendamiseks.
• 2. Organisatsiooni ja selle tõhususe ja tootlikkuse parandamise plaani kohta ettepanekute ja nõuannete andmine töötegevus eriti.
• 3. Töötegevuseks vajalike ressursside hankimine nende küsimustega tegelevatelt eriteenistustelt, samuti selgituste andmine põhjuste kohta, miks kõik organisatsiooni juhised ja ülesanded jäid õigeaegselt täitmata.
• 4. Sobivate sobivate töötingimuste ja oluliste dokumentide kaitse nõue.
• 5. Tahtejõuliste otsuste tegemine, mis ei ületa sekretäri-assistendi ametivolitusi.

Sekretär-assistendi tööülesannete hulka kuuluvad:

• 1. Ettevalmistusprotsessi läbiviimine vajalik dokumentatsioon, dokumentide vastuvõtmise, arvestuse ja registreerimise tagamine, samuti nende täitmise jälgimine vastavalt Vene Föderatsiooni õigusaktidele.
• 2. Ettevalmistusprotsesside kvaliteedi jälgimine, juhtkonnale edasiseks allkirjastamiseks edastatavate dokumentide korrektse täitmise kontrollimine.
• 3. Väljastatud dokumentide täitmise järelevalve.
• 4. Organisatsiooniprotsesside, otsuste tegemise ja järelduste koostamine.
• 5. Kodanike vastuvõtt.
• 6. Organisatsiooniline ettevalmistus koosolekud.
• 7. Kohtuasja vormistamine, ohutuse tagamine ja dokumentide edasine üleandmine arhiivi kehtestatud aja jooksul.
• 8. Muude juhi juhiste täitmine.

Ja seal on kirjutatud, kuidas näeb välja sekretär-ametniku ametijuhend.

Vastutus

Sekretär-referendi vastutus on järgmine:

• 1. Keeldumise või õigeaegse täitmise eest, ametikohustuste hooletuse eest.
• 2. Juhiste ja korralduste rikkumise eest salastatud teabe avalikustamine.
• 3. Organisatsiooni sisestruktuuri mittejärgimise eest, rikkumine töödistsipliini ja tööohutus.

Saate lugeda, milline on arhivaari ametijuhend.

Ettevõtte assistendi sekretäri ametijuhend

Igal ettevõtte vastutaval juhil peab olema sekretär, kes aitab parandada meeskonna ja ettevõtte kui terviku tulemuslikkust.

Igal sellisel töötajal on oma otsesed kohustused. Sekretär peaks vastu võtma sissetulevad ja väljaminevad dokumendid, jagama saadud dokumentatsiooni osakondade vahel, kontrollima dokumendi adressaadile üleandmist, saatma töövõtjatele dokumente, planeerima juhtkonna ja partnerite kohtumisi, võtma vastu ettevõtte töötajate avaldusi, samuti nagu muud juhtkonna juhised.

Peadirektori sekretär-assistendi ametijuhend

Üldsätted:

• 1. Töötajat käsitletakse spetsialistina ning teda võib ametisse nimetada ja vabastada ettevõtte direktor.
• 2. Referendi ülesanneteks on tagada organisatsioonilised protsessid ja dokumentatsioon efektiivseks juhtimisega seotud tegevuseks.
• 3. On ettevõtte direktori alluv.
• 4. Tegevus peab toimuma vastavalt Vene Föderatsiooni õigusaktidele.
• 5. Töötajaks võivad saada ainult kõrg- ja keskeriharidusega, aastase töökogemusega või kursused läbinud kodanikud.
• 6. Õigusraamistikuga seotud küsimuste tundmine.

Sekretäri assistent on kohustatud täitma järgmisi ülesandeid:

• 1. Teenindus vastavalt ettevõtte dokumentatsioonile.
• 2. Juhtida ja kontrollida ettevõtte asjade tootmise korraldamist.
• 3. Dokumenteerige kõik koosolekud.
• 4. Dokumentide üle arvestuse pidamine.

Nagu ka muud kohustused ja õigused sellel ametikohal.

Organisatsiooni- ja haldusfunktsioonide täitmine on ettevõtte juhtimise jaoks ebaefektiivne võimalus. Direktori vabastamiseks tavapärastest ja rutiinsetest ülesannetest, mis ei ole seotud vastutustundlike otsuste tegemisega, võib personal ette näha assistendi ametikoha.

Selle spetsialisti ametijuhendi koostamise omadustest räägime esitatud materjalis.

Dokumendi kohta

Iga ettevõtte töötaja ja spetsialisti jaoks on ette nähtud individuaalne õiguste, kohustuste ja volituste loetelu. Need kajastuvad nii ettevõtte kohalikes eeskirjades, töötajaga sõlmitud töölepingus kui ka ametijuhendi sisus.

See dokument väljastatakse iga töötaja kohta, kuigi vastavalt Vene Föderatsiooni tööseadustiku normidele ei kuulu see kohustuslike vormide hulka, mille osalejad peavad koostama. töösuhted.

Olemus ja eesmärk

Töötaja ametijuhendi olemasolu lihtsustab oluliselt töösuhete elluviimist:

• Ettevõtte juhtkond määrab koheselt ette, mida ja kuidas töötaja töökohal tegema hakkab;
• spetsialist teab ette, milliste õiguste ja kohustuste loetelu talle tööülesannete täitmiseks üle antakse;
• pooled määravad kindlaks volituste ja vastutuse piirid tööülesannete mittenõuetekohase täitmise eest.

Seega võib DI koostamise põhieesmärgiks pidada tööandja ja töötaja vaheliste töösuhete reguleerimise dokumenteerimist.

Juhendaja ametijuhendite koostamisel tuleb arvestada järgmiste nüanssidega:

• juhend peab sisaldama konkreetse spetsialisti õiguste ja kohustuste loetelu - kui ettevõttes töötab korraga mitu abilist, tuleb igaühele koostada oma ametijuhend;
• töökohustused referent on reeglina seotud otsese alluvusega ettevõtte juhile - DI sisus peab olema selgelt sätestatud, kellel ettevõtte juhtkonnast on õigus anda juhiseid, juhiseid ja;
• juhendaja ametikohta iseloomustab täidetavate tööülesannete universaalsus - DI sisu peab koheselt ette nägema valdkonnad, milles juhendaja tegevust teostatakse.

Ametijuhendi olemasolu võimaldab assistendi tööd sujuvamaks muuta. Dokument sisaldab täielikku loetelu õiguste ja kohustuste, volituste ja vastutuse piiridest, kvalifikatsiooninõuetest ja distsiplinaarmeetmete kohaldamise alustest.

Millised määrused reguleerivad

Seadusandlikul tasandil on assistendi ametijuhendi vormi- ja sisunõuded kinnitamata. Standardse DI vormi saab ettevõte kinnitada ja selle täitmisel tuleb arvestada järgmiste standarditega:

• Vene Föderatsiooni töökoodeksi sätted - töötaja ja tööandja garantiid, üldreeglid palkade väljastamine jms;
• ettevõtte kohalike aktide sätted - tööaja ja töödistsipliini tagamise, tasustamis- ja ergutussüsteemi kohaldamise jms osas;
• teatud tegevusvaldkondade asjakohaste määruste nõuded.

Kui sisekorraeeskirjad, töödistsipliini ja muud sarnased dokumendid on kinnitatud kohalike seadustega, võetakse neid ametijuhendi koostamisel arvesse.

Liigid

Ametijuhendite tingimused sõltuvad referendi tegevusvaldkondadest ja ettevõttest endast. Eristada saab järgmist tüüpi referente, millest igaühe jaoks töötatakse välja ainulaadne DI:

• – kõige levinum nende spetsialistide rühm, kelle vastutusalasse kuuluvad kõik organisatsiooniline tugi juhi tegevus;
• personali assistent– tegeleb ettevõtte personaliteeninduse dokumentaalse toega, tellimuste logide pidamisega jms;
• – pakub tuge võõrkeelte läbirääkimistel, eriala- ja äridokumentatsiooni tõlkimist ning delegatsioonide vastuvõtmist välismaised ettevõtted ja ettevõtted;
• – viib läbi ettevõtte sissetulevate ja väljaminevate dokumentide voogu, koostab dokumentatsiooni, koostab juhi nimel aruandeid ja aruandeid.

See on lihtsalt näidisloend referentidest, kes võivad olla ettevõtte töötajate hulgas. Samuti on võimalik jaotada kohustusi mitme referendi vahel, selleks on vastavad sätted iga juhendi juures.

Kes teeb välja

Ametijuhendite koostamine toimub pärast töötaja tööle registreerimist. Töösuhtega seotud dokumentide vormistamise eest vastutab reeglina,. Lisaks võib olla kaasatud. Ametijuhendi koostamiseks peab olema kinnitatud töökorraldus ja allkirjastatud tööleping.

Pärast ametijuhendi koostamist peab juhendaja tutvuma selle sisuga. Selleks pange käsitsi kirjutatud allkiri DI-vormile või personaliosakonna spetsiaalsesse ajakirja. Üks juhendi eksemplar antakse ülemusele ja teine ​​lisatakse töötaja isikutoimikusse.

Kasutamine

Juhiseid kasutatakse järgmistes valdkondades:

• referent peab arvestama DI sisuga sisse praegused tegevused, täitma fikseeritud kohustusi ja nõudeid;
• juhendajaga seotud korraldusi ja korraldusi saab anda ainult juhendi raames ning tööülesannete või volituste loetelu laiendamine võib toimuda ainult töötaja enda nõusolekul;
• Tööülesannete mittenõuetekohase täitmise korral võidakse rakendada distsiplinaarkaristusi - selleks, ametlik uurimine ja tööülesannete ulatus määratakse vastavalt ametijuhendile;
• DI sisust määratakse alluvustasemed - kellele referent jooksvas töös aru andma peaks, samuti spetsialistide loetelu, kellel on lubatud juhiseid anda.

Pärast juhendi allkirjastamist töötaja poolt ja ettevõtte juhi poolt heakskiitmist on dokumendi muutmine lubatud ainult poolte vastastikusel kokkuleppel. Erand sellest reeglist on lubatud ainult teisele tööle üleviimisel vastavalt Vene Föderatsiooni tööseadustiku nõuetele.

Referendi juhiste sisu võib jagada kahte ossa. Esimene plokk sisaldab eeskirju ja eeskirju, mis kehtivad kõigile töötajatele sellest ettevõttest(nad vastavad Vene Föderatsiooni töökoodeksi normidele ja kohalikele seadustele). Teine osa sisaldab konkreetse referentspetsialisti sätteid, nõudeid, õigusi ja kohustusi.

Üldnõuded

Esimene osa peaks sisaldama järgmisi punkte:

• dokumendi vormistamise kuupäev ja koht - kuigi seadus ei sisalda täpset DI koostamise tähtaega, on mõlemad pooled huvitatud dokumendile võimalikult kiiresti alla kirjutama, et vaidlused välistada;
• osapoolte täielikud andmed - ettevõte ja selle juht, samuti referent;
• teave ametikoha täpse ja täieliku nimetuse kohta;
• ametikoha määramine konkreetsele struktuuriüksusele, alluvusastme märkimine;
• referendi kvalifikatsiooninõuete loetelu - haridus, töökogemus, kutse- ja isikuomadused, oskused.

Loetletud sätted ei muutu reeglina ka siis, kui varem töötanud spetsialisti asemele määratakse uus referent. Assistendi haridusele seadus erinõudeid ei sea, piisab keskerihariduse omandamisest.

Spetsiaalne plokk

Ametikirjelduse spetsiaalne plokk sisaldab järgmisi üksusi:

• referendi volituste kindlaksmääramine, samuti nende piiritlemine teiste ametikohtade suhtes;
• viide spetsialisti õiguste ja kohustuste kohta, mida ta oma senises tegevuses täidab;
• tööpäeva tingimused, arvestades tehtava tegevuse eripära (näiteks juhi saatmiseks töölähetustele võib assistendile kehtestada ebaregulaarse tööpäeva);
• töökaitse- ja ohutuseeskirjad;
• eriteadmiste ja -oskuste loetelu, millele referent peab vastama - näiteks teatud võõrkeelte või tarkvarasüsteemide oskus;
• rahalise tasu maksmise tingimused, sealhulgas täiendavad ergutavad ja stimuleerivad summad;
• distsiplinaarkaristuse kohaldamise alus, kui juhendaja rikub ametikohustusi.

See video räägib sekretäri ja eraldi referendi tööst:

Kohustused

Töötajate ametijuhendid kehtestavad nende kohustuste loetelu. Referendi jaoks võivad need hõlmata järgmist:

• juhi ja/või tema asetäitjate töö korraldamine - päeva planeerimine, koosolekute ja läbirääkimiste ettevalmistamine, koosolekute tulemuste dokumenteerimine jms;
• arvestuse pidamine - sissetuleva ja väljamineva kirjavahetuse fikseerimine, registreerimispäevikute pidamine, arhiveerimine;
• juhtkonna tegevuse toetamisega seotud majandusküsimuste lahendamine - kirjatarvete ostmine, kirjade saatmine, telefonivestluste ja videosuhtluse korraldamine jms;
• dokumentatsiooni tõlkimine võõrkeeltest, läbirääkimiste toetamine välispartnerite osalusel;
• analüütiliste materjalide valik juhtkonnale või teistele ettevõtte spetsialistidele, aruannete ja aruannete genereerimine.

Mida üksikasjalikumad ja täpsemad on retsensendi töökohustused, seda lihtsam on senises töös volitusi ja vastutusvaldkondi piiritleda.

Viidatud ametijuhendid saab alla laadida.

Referendi ametijuhendid (näidis)

Lisa nr. ___ töölepingule

"KINNITUD"
tegevdirektor
OOO ____________
"___" _______________

TÖÖ KIRJELDUS
Sekretär-referents

1. ÜLDSÄTTED

• 1.1. Abisekretär kuulub ettevõtte spetsialistide kategooriasse ning tema võtab tööle ja vabastab ametist direktor.
• 1.2. Sekretär-assistendi põhiülesanneteks on korralduslik ja dokumentatsiooni toetamine juhtimistegevused.
• 1.3. Abisekretär allub otse ettevõtte direktorile.
• 1.4. Sekretär-referent juhindub oma tegevuses:
• Vene Föderatsiooni seadusandlikud aktid;
• ettevõtte põhikiri;
• ettevõtte funktsionaalsete teenuste eeskirjad;
• ettevõtte juhtkonna korraldused (juhised);
• normatiiv- ja metoodilised materjalid kontoritöö korraldamise kohta;
• see ametijuhend.
• 1.5. Sekretär-assistendi ametikohale nimetatakse kõrg-, keskeriharidusega ja vähemalt 1-aastase töökogemusega või staažita isikud, kuid sekretär-assistentide koolituse läbimisel.
• 1.6. Abisekretär peab teadma järgmisi küsimusi:
• ettevõtte, selle finants- ja majandustegevuse arenguväljavaated;
• dokumentidega töö korraldamine, dokumentatsiooni vormistamine;
• juhtimistöö korraldamine;
• arvuti- ja organisatsioonitehnoloogia kasutamine;
• ametliku dokumentatsiooni tõlge keelde võõrkeeläripartner;
• töökultuur ja tööeetika;
• töötervishoid, tööohutus ja tulekaitse.

2. FUNKTSIOONID

Sekretär-referendile on määratud järgmised ülesanded:

• 2.1. Info- ja viiteteenused ettevõtte dokumentide kohta.
• 2.2. aastal kontoritöö korralduse metoodiline juhendamine ja kontroll struktuurijaotused ja ettevõtte filiaalid.
• 2.3. Ettevõtte nõuandeorganite tegevuse dokumenteerimine.
• 2.4. Tegevus- ja korraldusteenused juhtkonnale.
• 2.5. Personalidokumentatsiooni ja arvestuse koostamise pidamine (personaliinspektori puudumisel).

3. TÖÖKOHUSTUSED

Abisekretär peab:

• 3.1. Valmistage ette vajalikud dokumendid, tagama ettevõtte finantsmajandusliku tegevuse.
• 3.2. Osutada vastuvõttu, arvestust, registreerimist, dokumentide vormistamise kontrolli, teabe- ja viiteteenuseid ning dokumendiinfo säilitamist.
• 3.3. Jälgige ettevõtte juhtkonnale allkirjastamiseks esitatavate dokumentide koostamise kvaliteeti, vormistamise õigsust, kooskõlastamist ja kooskõlastamist.
• 3.4. Jälgige juhtkonna dokumentide ja juhiste täitmist, rakendage kiireid meetmeid nende õigeaegseks ja kvaliteetseks täitmiseks.
• 3.5. Korraldada ettevalmistamine, otsustamine ja nendest teavitamine vahetutele täitjatele. Analüüsige juhtkonnale esitatud sertifikaate ja aruandeid ning tehke nende kohta pädevad järeldused.
• 3.6. Säilitage kiiret suhtlust kolmandate osapoolte organisatsioonidega (nii äri- kui ka valitsusasutustega) ja üksikute kodanikega aktuaalsetes küsimustes ettevõtte tegevus(telefon, faks jne).
• 3.7. Külastajaid vastu võtta.
• 3.8. Tehke ettevõtte personalitegevuse dokumentatsioonitoe töid:
• korralduste väljastamine personalile;
• vormi T-2 isiklike kaartide või isiklike toimikute registreerimine;
• dekoor tööraamatud;
• töölepingute (lepingute) registreerimine ja pidamine;
• reisidokumentide koostamine;
• töövõimetuslehtede registreerimine;
• ajalehtede pidamine;
• töökogemust ja töötasu tõendavate tõendite väljastamine.
• 3.9. Veenduge, et trükite ja kopeerite.
• 3.10. Kasutage arvutit automatiseerimisvahendina dokumentatsiooni tugi ettevõtetele.
• 3.11. Viige läbi iga-aastane dokumentide valik arhiivi säilitamiseks või hävitamiseks.
• 3.12. Täitma juhtkonna individuaalseid juhiseid ettevõtte finants- ja majandustegevuse profiili kohta.

4. ÕIGUSED

Sekretär-referendil on õigus:

• 4.1. Funktsionaalsete teenuste taotlus vajalikke materjale, samuti selgitusi ülesannete täitmisega viivitamise põhjuste kohta ja juhtkonna juhiseid.
• 4.2. Vaadake dokumendid üle ja edastage need täitmiseks ettevõtte juhtidele ja spetsialistidele.
• 4.3. Nõua, et esinejad viimistleksid dokumendid, mis on koostatud rikkudes nende koostamise ja täitmise kehtestatud reegleid (GOST 6.38-90), dokumentide koostamise rahvusvahelisi eeskirju (ISO).
• 4.4 Kinnitada oma pädevuse piires juhtimistegevuse dokumente.
• 4.5. Esitada juhtkonnale ettepanekuid ettevõtte tegevuse dokumentatsiooni toetamise parandamiseks, elektroonikatehnoloogial põhineva juhtimistöö vormide ja meetodite täiustamiseks.
• 4.6. Loomiseks on vaja juhtkonda normaalsetes tingimustes hukkamiseks ametlikud kohustused ja kõigi ettevõtte tegevuses tekkivate dokumentide ohutust.
• 4.7. Töötage dokumentidega, millel on märge "CT" või "Konfidentsiaalne".
• 4.8. Tehke otsuseid oma pädevuse piires.
• 4.9. Dokumentide täitmise kontrollimise ja esitamise küsimustes suhelge ettevõtte kõigi teenuste (töötajatega) vajalikku teavet juhtimine.

5. VASTUTUS

Abisekretär vastutab:

• 5.1. Ettevõtte juhtkonnale allkirjastamiseks ette nähtud dokumentide kvaliteet.
• 5.2. Hoolimatu, hoolimatu suhtumine dokumentide registreerimisse ja pidamisse.
• 5.3. Dokumentatsiooni turvalisus, „Konfidentsiaalse” või „KT” kategooriasse liigitatud teabe avalikustamine.
• 5.4. Käesolevas juhendis sätestatud tööülesannete ebamäärane ja mitteõigeaegne täitmine.

TEGEVDIREKTOR ________________ __________________________

Õigusnõustaja ____________________ ______________________________

Lugesin juhiseid ____________________ ______________________________

1. ÜLDSÄTTED 1.1. Abisekretär kuulub ettevõtte spetsialistide kategooriasse ning tema võtab tööle ja vabastab ametist direktor. 1.2. Sekretär-assistendi põhiülesanneteks on juhtimistegevuse organisatsiooniline ja dokumentaalne tugi. 1.3. Abisekretär allub otse ettevõtte direktorile. 1.4. Sekretär-referent juhindub oma tegevuses: - Vene Föderatsiooni seadusandlikest aktidest; - ettevõtte põhikiri; - ettevõtte funktsionaalsete teenuste eeskirjad; - ettevõtte juhtkonna korraldused (juhised); - normatiiv- ja metoodilised materjalid kontoritöö korraldamise kohta; - see ametijuhend. 1.5. Sekretär-assistendi ametikohale nimetatakse kõrg-, keskeriharidusega ja vähemalt 1-aastase töökogemusega või staažita isikud, kuid sekretär-assistentide koolituse läbimisel. 1.6. Sekretär-referent peab teadma järgmisi küsimusi: - ettevõtte, selle finants- ja majandustegevuse arenguperspektiivid; - dokumentidega töö korraldamine, dokumentatsiooni vormistamine; - juhtimistöö korraldamine; - arvuti- ja organisatsioonitehnika kasutamine; - äripartneri ametliku dokumentatsiooni tõlkimine võõrkeelde; - töökultuur ja tööeetika; - töötervishoid, tööohutus ja tulekaitse. 2. FUNKTSIOONID Sekretär-referendile on määratud järgmised ülesanded: 2.1. Info- ja viiteteenused ettevõtte dokumentide kohta. 2.2. Metoodiline juhendamine ja kontroll bürootöö korraldamise üle ettevõtte struktuuriüksustes ja filiaalides. 2.3. Ettevõtte nõuandeorganite tegevuse dokumenteerimine. 2.4. Tegevus- ja korraldusteenused juhtkonnale. 2.5. Personalidokumentatsiooni ja arvestuse koostamise pidamine (personaliinspektori puudumisel). 3. AMETLIKUD KOHUSTUSED Abisekretär peab: 3.1. Koostada vajalikud dokumendid, tagada ettevõtte finantsmajanduslik tegevus. 3.2. Osutada vastuvõttu, arvestust, registreerimist, dokumentide vormistamise kontrolli, teabe- ja viiteteenuseid ning dokumendiinfo säilitamist. 3.3. Jälgige ettevõtte juhtkonnale allkirjastamiseks esitatavate dokumentide koostamise kvaliteeti, vormistamise õigsust, kooskõlastamist ja kooskõlastamist. 3.4. Jälgige juhtkonna dokumentide ja juhiste täitmist, rakendage kiireid meetmeid nende õigeaegseks ja kvaliteetseks täitmiseks. 3.5. Korraldada ettevalmistamine, otsustamine ja nendest teavitamine vahetutele täitjatele. Analüüsige juhtkonnale esitatud sertifikaate ja aruandeid ning tehke nende kohta pädevad järeldused. 3.6. Tehke operatiivsuhtlust kolmandate osapoolte organisatsioonidega (nii äri- kui ka valitsusasutustega) ja üksikute kodanikega ettevõtte jooksva tegevuse kohta (telefon, faks jne). 3.7. Külastajaid vastu võtta. 3.8. Teostada ettevõtte personalitegevuse dokumentatsiooni tugitöid: - personalitellimuste koostamine; - vormi T-2 isikukaartide või isiklike toimikute registreerimine; - tööraamatute registreerimine; - töölepingute (lepingute) registreerimine ja pidamine; - reisidokumentide vormistamine; - töövõimetuslehtede registreerimine; - ajalehtede pidamine; - töökogemust ja töötasu tõendavate tõendite väljastamine. 3.9. Tagada trüki- ja kopeerimistööde teostamine. 3.10. Kasutage personaalarvutit ettevõtte dokumentatsioonitoe automatiseerimiseks. 3.11. Viige läbi iga-aastane dokumentide valik arhiivi säilitamiseks või hävitamiseks. 3.12. Täitma juhtkonna individuaalseid juhiseid ettevõtte finants- ja majandustegevuse profiili kohta. 4. ÕIGUSED Abisekretäril on õigus: 4.1. Nõuda funktsionaalteenustelt vajalikke materjale, samuti selgitusi ülesannete täitmisel viibimise põhjuste kohta ja juhtkonna juhiseid. 4.2. Vaadake dokumendid üle ja edastage need täitmiseks ettevõtte juhtidele ja spetsialistidele. 4.3. Nõua, et esinejad viimistleksid dokumendid, mis on koostatud rikkudes nende koostamise ja täitmise kehtestatud reegleid (GOST 6.38-90), dokumentide koostamise rahvusvahelisi eeskirju (ISO). 4.4 Kinnitada oma pädevuse piires juhtimistegevuse dokumente. 4.5. Esitada juhtkonnale ettepanekuid ettevõtte tegevuse dokumentatsiooni toetamise parandamiseks, elektroonikatehnoloogial põhineva juhtimistöö vormide ja meetodite täiustamiseks. 4.6. Nõua juhtkonnalt normaalsete tingimuste loomist ametiülesannete täitmiseks ja kõigi ettevõtte tegevuses tekkivate dokumentide turvalisust. 4.7. Töötage dokumentidega, millel on märge "CT" või "Konfidentsiaalne". 4.8. Tehke otsuseid oma pädevuse piires. 4.9. Suhelda kõigi ettevõtte talituste (töötajatega) dokumentide täitmise kontrollimise ja juhtkonnale vajaliku teabe esitamise küsimustes. 5. VASTUTUS Abisekretär vastutab: 5.1. Ettevõtte juhtkonnale allkirjastamiseks ette nähtud dokumentide kvaliteet. 5.2. Hoolimatu, hoolimatu suhtumine dokumentide registreerimisse ja pidamisse. 5.3. Dokumentatsiooni turvalisus, „Konfidentsiaalse” või „KT” kategooriasse liigitatud teabe avalikustamine. 5.4. Käesolevas juhendis sätestatud tööülesannete ebamäärane ja mitteõigeaegne täitmine. Peadirektor ____________________ ______________________________ (allkiri) (perenimi, kohusetäitja) Õigusnõustaja ____________________ ___________________________ (allkiri) (Perenimi, kohusetäitja) "__"______ 199_ KOMMENTAARID: ------------ Ametijuhend on dokument, mis määratleb ettevõtte töötaja ülesanded, õigused ja kohustused. Ametijuhend on vajalik vaidluste või konfliktsituatsioonide korral töösuhted. Ametijuhendi alusel vormistatakse töötajaga tööleping. Ametikirjeldus on väljatöötamisel personaliosakond, lepitakse kokku ettevõtte õigusnõustajaga ja kinnitab ettevõtte juht. Kõik olulised muudatused ametijuhendis tehakse ettevõtte direktori (asedirektori) korraldusega.

Sekretäri kutsutakse ülemuse truuks abiliseks ja paremaks käeks ning seda mõjuval põhjusel, sest juhi sekretäri kohustuste hulka kuulub ka tõhusa juhtimise ja haldustegevuse tagamine. Juhataja sekretär tegeleb äripaberite ja dokumentide koostamise ja vormistamisega, abistab ülemust ettevõtluses ning lahendab paljusid korralduslikke küsimusi.

Esinduslikuks ametikohaks võib pidada ka sekretär-assistendi ametit, kuna ta on ettevõtte nägu - kohtub külalistega, vastab kõnedele ja kirjadele. Seda tüüpi töö nõuab suurt meelekindlust, suhtlemisoskust ja organiseeritust. Sel põhjusel võib sekretäri elukutse lubada suuri väljavaateid - tulevikus võib spetsialistist saada büroojuht ja seejärel mõni direktor või tippjuht.

Töökohad

Tegevsekretäri ametikoht on nõutav pea igas ettevõttes, kus on kontor klientidele ja külastajatele. Need võivad olla nii suurettevõtted kui ka väikeettevõtted.

Elukutse ajalugu

Esimesi sekretäre võib pidada kirjatundjateks ja kroonikuteks – nad panid kirja kuninglikud määrused ja korraldused, kroonisid jooksvaid sündmusi ning vastutasid kirjavahetuse pidamise eest. Aja jooksul on sekretäri volitused oluliselt laienenud ja tänapäeval saavad nad täita väga erinevaid ülesandeid. Seega tekkis vajadus spetsialistide järele kitsas spetsialiseerumine, mille tulemusena tekkis sekretär-assistendi, ametniku, sekretäri-tõlgi ja büroojuhataja eriala.

Sekretäri kohustused

Sekretär-assistendi tööülesannete hulka kuuluvad:

• külastajate vastuvõtt;
• telefonikõnede vastuvõtmine;
• arvestuse pidamine;
• juhi tööpäeva planeerimine;
• koosolekute korraldamine;
• piletite ja hotellibroneeringute tellimine juhile ja teistele töötajatele töölähetuse ajal;
• kirjatarvete tellimine kontorisse;
• juhi soovide täitmine.

Mõnikord kuulub juhataja sekretäri ülesannete hulka ka ingliskeelne kirjavahetus.

Nõuded sekretärile

Nõuded sekretäri assistendile on järgmised:

• kesk- või kõrgharidus;
• arvuti omandiõigus;
• teadmised kontoritöö põhitõdedest;
• inglise keele oskus (mõnikord).

Samuti eeldab sekretäri ametikoht järgmisi oskusi:

• täpsus;
• oskus hea välja näha (esituslik);
• organisatsioon.

Sekretäri CV näidis

Kuidas saada sekretäriks

Kuidas saada sekretäriks? See võib olla igaühel kõrgharidus kes on läbinud sekretäriassistendi kursused või saanud koolituse vahetult töökohal. Reeglina ei sea tööandjad taotlejale omandatud erialale erinõudeid, vaid keskenduvad sellele, et taotlejal oleks isikuomadused ja suutis ülesandeid nõuetekohasel tasemel täita.

Sekretäri palk

Sekretäri palk võib varieeruda - 15-45 tuhat rubla. Sissetulekud sõltuvad töötaja tööülesannetest ja piirkonnast, kus ta töötab. Sekretär-assistendi keskmine palk on 30 tuhat rubla.

Kust saada koolitust

Lisaks kõrgharidusele on turul mitmeid lühiajalisi koolitusi, mis kestavad tavaliselt nädalast aastani.

Instituut kutseharidus"IPO" kutsub teid läbima kaugkursused"" suunas (on valikud 256, 512 ja 1024 akadeemilist tundi) diplomi või riikliku tunnistuse saamisega. Oleme koolitanud enam kui 8000 lõpetajat ligi 200 linnast. Saate läbida väliskoolituse ja saada intressivaba järelmaksu.