PERSONALIJUHTIMISE DOKUMENTATSIOONI TOETUSE TÄIENDAMINE

Zinakova O.S.

Föderaalne riigieelarve haridusasutus kõrgemale kutseharidus"Oryoli riiklik kunsti- ja kultuuriinstituut"

ogiik. infokaf@ hulkur.ru

Dokumentatsiooni tugi kui juhtimisfunktsioonide üks komponente on olemas kõigis ettevõtte juhtimissüsteemides, sealhulgas personalijuhtimissüsteemis. Koolieelne haridus on tegevusala, mis tagab dokumenteerimise ja ametlike dokumentidega töökorralduse. Koolieelsete lasteasutuste täiustamise põhieesmärk on kehtestada ühtsed põhimõtted dokumentidega töötamiseks kõigil juhtimistasanditel, korraldada ettevõtte dokumendivoogu, vähendada dokumentide arvu ja parandada nende kvaliteeti, luua tingimused progressiivsete õppeasutuste tõhusaks kasutamiseks. tehnilisi vahendeid ja tehnoloogiad teabe kogumiseks, töötlemiseks, teisaldamiseks, analüüsimiseks, juhtimisaparaadi töö parandamiseks.

Personalijuhtimine selle spetsiifilisuse tõttu, mis tuleneb eelkõige märkimisväärse arvu osalejate kaasamisest juhtimisprotsessi, juhtimisotsuste ettevalmistamise, vastuvõtmise ja rakendamise teatud järjestusest ning lõpuks tegevusliigi hoolikast reguleerimisest. küsimus, nõuab nii dokumentatsiooni kui ka asjakohast dokumendihaldust. Personalijuhtimise dokumentatsioonitugi hõlmab kogu tsüklit - dokumentide loomist (dokumenteerimist), töötlemist ja teisaldamist organisatsioonis alates nende loomisest personaliteenistuse töötajate poolt või vastuvõtmisest kuni täitmise lõpetamiseni või teistele osakondadele üleandmiseni. Iga personalijuhtimise talituse üksus töötab välja, teostab ja teostab vastavalt oma funktsionaalsele eesmärgile dokumentatsiooni, millega töötamise kord on määratud sisemiste eeskirjade, reeglite ja juhenditega.

Personalijuhtimise dokumentatsioonisüsteemi omadused hõlmavad järgmist:

1) olulise hulga koostisosade olemasolu, mis on omavahel ühendatud andmeedastuse teabekanalitega;

2) ühe üldise juhtimiseesmärgi olemasolu kogu süsteemi jaoks ja konkreetsed eesmärgid süsteemi jaoks igal tasandil, mis on allutatud üldeesmärgile;

3) süsteemi jagamine mis tahes tasemel eraldi elementideks, mille eesmärgid ja eesmärgid on allutatud antud tasandi juhtimissüsteemi eesmärkidele ja eesmärkidele.

Brjanski Venemaa televisiooni- ja raadioringhäälinguvõrk juhindub oma tegevuses põhiseadusest Venemaa Föderatsioon, Vene Föderatsiooni föderaalseadused ja muud normatiivaktid, dekreedid, Vene Föderatsiooni valitsuse, Vene Föderatsiooni presidendi, ministeeriumide ja osakondade korraldused, Vene Föderatsiooni tsiviil-, töö- ja pensionikoodeksid, direktoraadi korraldused ettevõttes välja töötatud reeglid, juhised ja eeskirjad.

Brjanskis asuvas Venemaa televisiooni- ja raadiosaadete võrgus töötab koolieelikuid personaliteenistus. Personalijuhtimine sisse ühtne ettevõte Venemaa televisiooni- ja raadiosaadete võrgustik hõlmab personali värbamise, valiku, vastuvõtu korraldamist, nende äri hindamine, karjäärinõustamine ja kohanemine, koolitus, tema ärikarjääri juhtimine ja ametialane tõus, motivatsioon ja töökorraldus, konfliktide ja stressi juhtimine, organisatsiooni sotsiaalse arengu tagamine, töötajate vabastamine jne. See peaks hõlmama ka juhi omavahelise suhtluse küsimusi organisatsiooni ning tööhõive- ja juhtimisteenuste personali turvalisus. Vastavalt tööseadusandlus määrus töösuhted Venemaa televisiooni- ja raadioringhäälinguvõrgus toimub kollektiivlepingute, lepingute ja töölepingute sõlmimise, muutmise ja täiendamise kaudu töötaja ja tööandja poolt. Venemaa televisiooni ja raadiosaadete võrgu ettevõtte personalijuhtimise valdkonna peamised reguleerivad dokumendid on:

Vene Föderatsiooni Tööministeeriumi 14. märtsi 1997. a resolutsioon N 12 “Töökohtade sertifitseerimine vastavalt töötingimustele”;

Vene Föderatsiooni tervishoiu- ja sotsiaalarengu ministeeriumi 31. augusti 2007. aasta korraldus N 569 "Töötingimustele vastava töökohtade sertifitseerimise korra kinnitamise kohta";

Kommentaar Venemaa Tervishoiu- ja Sotsiaalarengu Ministeeriumi 31. augusti 2007. aasta korraldusele N 569 "Töötingimuste töötingimuste sertifitseerimise korra kinnitamise kohta";

Ettevõttel on regulatiivsed ja juriidilised dokumendid, mis reguleerivad juhtimise dokumentatsiooni toetamist ettevõttes.

Koolieelse haridusasutuse korralduse analüüsi käigus selgus, et Venemaa televisiooni- ja raadiosaadete võrgus kasutatakse dokumentide koostamiseks vananenud juhiseid. Standardsed juhised bürootöö kohta Vene Föderatsiooni ministeeriumides ja osakondades: registreeritud Venemaa Justiitsministeeriumis 5. augustil 1993 nr 321. 2013. aasta dokumentide vormistamise õigsuse kontrollimisel selgus, et 25 dokumenti vormistati rikkudes riikliku õppeasutuse GOST R. 6. 30 - 2003 sätteid. Näiteks sai töötajale süüteo eest karmi noomituse, kuid puudus ametniku allkiri (tutvunud) dokumendil, samuti ei lisatud sellele dokumendile seletuskirja. Seda peetakse Art. 1131 riikliku ülevenemaalise juhtimise dokumentatsiooni toetamise standardi (GOSDOU) sätted.

Koolieelsete õppeasutuste personali automatiseerimiseks on kõige levinum lahendus üksikute tööjaamade (AWS) automatiseerimine: sekretär-assistent, juhataja, raamatupidaja või juhiabi. Selle lähenemisviisi peamiseks puuduseks on funktsionaalse seose puudumine taotlemismenetluste automatiseerimise ja kontoritoimingute automatiseerimise vahel.

Ettevõte, kes soovib luua tõhusat teabetöötluskeskkonda, et parandada juhtimiskvaliteeti, seisab silmitsi kahe tõsise väljakutsega:

1) Kogu dokumentaalse teabe ettevalmistamise ja töötlemisega seotud töö tõhustamine, luues ettevõttele dokumendi tugimehhanismi (DOU).

2) Õige automatiseerimisstrateegia valimine.

Esimese probleemi lahendamiseks tuleb juhinduda olemasolevatest GOST-i sätetest, reguleerivad dokumendid, föderaalseadus:

1. Uus GOST R 7.0 -2013 "SIBID. Kontoritöö ja arhiveerimine. Mõisted ja mõisted"
2. GOST R 6.30–2003. Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded dokumentidele.
3. Juhtimise dokumentatsioonitoe riiklik süsteem. Põhisätted. Üldnõuded dokumentidele ja dokumentatsiooni tugiteenustele.
4. OK 011-93 " Ülevenemaaline klassifikaator juhtimisdokumentatsioon"

Tänapäeval ei saa kontoritöö puhul loota standardjuhistele, tuleb koostada oma juhised, võttes arvesse ettevõtte dokumendivoo eripära.

Teise probleemi lahendamiseks on oluline pöörata tähelepanu pakutavatele tehnoloogiatele erinevad ettevõtted koolieelsete haridusasutuste automatiseerimise kohta. Selle ettevõtte jaoks on kõige sobivam automatiseeritud dokumendihaldussüsteem Case, moodul "Personal", kuna see on dokumentide kiire otsustamine ja tõhus vahend nende täitmise jälgimiseks, samuti professionaalne lahendus hoolduseks. nii traditsioonilised kui elektrooniline dokumendihaldus.

Seega on iga ettevõtte jaoks eluliselt oluline pidevalt täiustada juhtimise dokumentatsiooni tuge, kuna see mõjutab kvaliteeti personalipoliitika, personali juhtimine.

Kasutatud allikate loetelu:

1. GOST R 7.0-2013 "SIBID. Dokumentide haldamine ja arhiveerimine. Mõisted ja määratlused" (kinnitatud Rosstandarti 17. oktoobri 2013 korraldusega nr 1185).
2. Bobyleva M. Dokumendivoog organisatsioonis: kaasaegsed lähenemised/ M. Bobyleva //Finantsleht. - 2012. - nr 16. - Lk 20-28.
3. Gorbenko M. Reguleerime oma personalidokumentide haldamist / M. Gorbenko // Personaliametnik. Personalidokumentide haldamine. - 2014. - nr 10 - P.12-16.
4. Larin M. Juhtkonna dokumentatsiooni toe täiustamise probleemid aastal kaasaegsed tingimused/ M. Larin // AKDI “Majandus ja elu”. - 2012. - nr 31. - P.6-11.
5. Novikova T.M. Tähtsus personalidokumentide haldamine organisatsiooni tegevussfääris / T.M. Novikova // Inimpotentsiaali juhtimine. – 2013. - nr 8. - P.23-26.

Föderaalne Haridusagentuur

Belgorodski Riiklik Ülikool

DOKUMENTIÕPINGU OSAKOND

Lõputöö

Kaasaegsed küsimused haldusdokumentide tugi ja nende lahendamise viisid Belgorodi piirkonna föderaalse registreerimisteenistuse büroos

5. kursuse täiskoormusega õpilaste rühm 070404

Gordienko Jevgeni Aleksandrovitš

Teadusnõustaja:

Ph.D., dotsent

Shapovalova S.P.

Ülevaataja:

Ajalooteaduste doktor, professor

Moshkin A.N.

BELGOROD 2009

SISSEJUHATUS

PEATÜKK 1. JUHTIMISE DOKUMENTATSIOONI TUGI PRAEGUSEL

§1. Juhtkonna dokumentatsioonitoe korraldamine

§2. Juhtkonna dokumentatsioonitoe kaasaegsed probleemid

PEATÜKK 2. DOKUMENTATSIOONI TUGI BELGORODI PIIRKONNA FÖDERAALSE REGISTREERIMISTEENISTUSE OSAKONNAS

§1. Dokumentatsioonitoe korraldamine Belgorodi piirkonna föderaalses registreerimisteenistuses

§3. Olemasolevad dokumenditoe probleemid Belgorodi piirkonna föderaalses registreerimisteenistuses ja nende lahendamise viisid

KOKKUVÕTE

BIBLIOGRAAFILINE LOETELU

RAKENDUSED

SISSEJUHATUS

Asjakohasus lõputöö on see, et meie infotehnoloogiast küllastunud aeg seab dokumentidele ja nende loomise, ringluse ja säilitamise eest vastutavatele teenustele uusi nõudmisi. Kaasaegsed arvutisüsteemid ei võimalda mitte ainult dokumenti kiiresti ja tõhusalt koostada, vaid pakuvad ka mitmesuguseid võimalusi dokumentide salvestamiseks, täitmise jälgimiseks, nende edastamiseks telekommunikatsioonikanalite kaudu, vajaliku teabe kiireks salvestamiseks ja väljavõtmiseks. Paljusid paberdokumentide haldamise funktsioone on võimalik täielikult automatiseerida, mis suurendab otsuste langetamise kiirust ja vastavalt ka juhtimise efektiivsust.

Arvestada tuleb sellega, et uutele tehnoloogiatele üleminek eeldab asjakohast õiguslikku ja regulatiivset raamistikku, läbimõeldud arhiivisalvestussüsteemi, kvalifitseeritud tegijaid ja juhte, kes suudavad katta kõiki sellega seotud probleeme. Kõige arenenumad tehnoloogiad ilma nende tingimusteta ei anna oodatud tulemust.

Lisaks seab ühiskonna informatiseerimise protsess mõningate probleemide kõrvaldamisel meid silmitsi uutega - ilmnevad senitundmatud võimalused konfidentsiaalsele teabele volitamata juurdepääsuks, aga ka tõenäosus, et seadmete rikke, viirusrünnaku tõttu kaotatakse suur hulk väärtuslikku teavet. või kasutajate oskusteta toimingud. Just sellega seoses esitatakse täna võrdselt uusi nõudeid nii juhtidele kui ka dokumentide koostamise ja edastamise eest vastutavatele töötajatele ning kõigi võimalike probleemide analüüs ja nende ületamiseks mõeldud viiside väljatöötamine tundub väga oluline ja asjakohane.

Eesmärk lõputöö on selgitada välja kaasaegse kontoritöö peamised probleemid ja töötada välja võimalused nende lahendamiseks.

Ülesanded Enne lõputööd püstitati järgmised ülesanded:

Kirjeldage juhtimise dokumentatsiooni toetamist praeguses etapis;

Analüüsida funktsioone ja ülesandeid;

Tuvastada juhtimisdokumentatsiooni toetamise kaasaegsed probleemid;

Analüüsige Belgorodi piirkonna föderaalse registreerimisteenistuse haldusdokumentide toe korraldust;

Objekt lõputöö on juhtimise dokumentatsiooni toe korraldamine.

Teema Lõputöö käsitles juhtimisdokumentatsiooni toetamise probleeme Belgorodi piirkonna föderaalse registreerimisteenistuse büroo näitel.

Allika alus. Lõputöö lähtebaasi moodustavad kaasaegse juhtimise dokumentatsioonitoe korraldust reguleerivad regulatsioonid. Föderaalseid õigusakte selles töös esindavad sellised õigusaktid nagu: "Juhtimise dokumentatsiooni toetamise riiklik süsteem. Põhisätted. Üldnõuded dokumentidele ja dokumentatsiooni tugiteenustele“, „Standardjuhised kontoritööks föderaalvõimudes“, „Standardite loetelu juhtimisdokumendid moodustatud organisatsioonide tegevuses, näidates ära säilitusperioodid", Venemaa Riikliku Statistikakomitee resolutsioon 01.05.2004 nr 1 "Esmaste ühtsete vormide kinnitamise kohta". raamatupidamisdokumentatsioon tööjõu ja selle tasumise arvestamiseks“, GOST R 6.30-2003 „Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded dokumentide koostamisele”, GOST 51141-98 “Kontoritöö ja arhiveerimine” Mõisted ja mõisted”; Rostrudi korraldus 10.12.2004 nr 47 “Dokumendivormide kinnitamise kohta” jne.

Kursuse teise peatüki jaoks, mille ma lõpetasin tööstuspraktika Koguti Belgorodi piirkonna föderaalse registreerimisteenistuse viite- ja regulatiivdokumentatsioon ning viidi läbi selle organisatsiooni ja selle dokumentide dokumentide toe analüüs.

Belgorodi piirkonna föderaalse registreerimisteenistuse dokumentatsioonitoe uuringu osana viisime asutuse töötajate seas läbi küsitluse, et tuvastada olemasolevad dokumentatsioonitoe probleemid ja nende lahendamise viisid. Küsitluse lõpus tagastati 43 täidetud ankeeti koos vastavate märkuste ja kirjetega. Saadud vastuste analüüs võimaldab kindlaks teha dokumentatsiooni toe seisu organisatsioonis praegusel hetkel ja seda käsitletakse teise peatüki teises lõigus.

Uurimistöö historiograafia. Kodumaiste büroojuhtimise spetsialistide avaldatud töödest võib märkida V.E. Balasanyan, M.P. Bobyleva, M.V. Larina, G. Yu. Maksimovitš ja mitmed teised. Enamasti arvestavad nad praegune olek kodune kontoritöö ja selle kujunemise viisid sajandil infotehnoloogiad. Mõned autorid kuuluvad nõukogude perioodi (näiteks K. G. Mitjajev) ja tegelevad eranditult institutsioonide töö dokumentatsiooni toetamise küsimustega, osa autoreid, vastupidi, on keskendunud kaasaegse tehnoloogia ja elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide juurutamine (L.A. Doronina, V.K. Sablin jt). Üldjoontes võimaldavad need ja teised autorid iseloomustada nii kaasaegse traditsioonilise kontoritöö seisu kui ka selle transformatsioone tööprotsesside üldise informatiseerimise ja automatiseerimise tingimustes. Töös T.V. Kuznetsova “Büroojuhtimine. Dokumentide haldamise tugi" sätestab dokumentide koostamise, vormistamise ja nendega töötamise nõuded viimaste seadusandlike, regulatiivsete ja metoodiliste aktide, sealhulgas föderaalseaduse "Vene Föderatsiooni kodanike kaebuste läbivaatamise korra kohta". " 2. mai 2006 ja föderaalseadus "Teabe, infotehnoloogia ja teabe kaitse kohta" 27. juulist 2006, Föderaalvõimude töö näidismäärused (2005) ja "Kontoritöö standardjuhised. " (2006). Spetsiaalne peatükk tõstab esile personalidokumentidega töötamise eripära, võttes arvesse 30. juuni 2006. aasta föderaalseaduse ja 27. juuli 2006. aasta föderaalseadusega “Isikuandmete” kehtestatud muudatusi ja täiendusi tööseadustikus. Allikas on mõeldud kantselei- ja personaliteenistuse töötajatele, asutuste, firmade ja ettevõtete juhtidele ning kõigile eriala „Juhtimise dokumentatsioon ja dokumentatsiooni tugi“ üliõpilastele. Töö autor Yu.M. Mihhailov “Kontoritöö valitsusvälistele organisatsioonidele” on üks esimesi kodumaiseid väljaandeid, mis käsitleb üksikasjalikult ettevõtte kontoritöö korraldust riikliku standardi GOST R ISO 15489-1-2007 “Dokumendihaldus” kontekstis. Käsiraamatus sisalduv materjal on esitatud lähtuvalt juhtimise dokumentatsiooni toetamise senisest praktikast. Lisaks üksikasjalikule praktilisele kommentaarile riikliku standardi „Dokumendihaldus“ kohta sisaldab juhend mitteriiklike ettevõtete ja üksikettevõtjate kontoritöö juhiste näidisteksti. Koos tekstiga avaldatakse üle 50 juhendi lisa: olulisemate juhtimisdokumentide täiustatud vormid, soovitused nende sisu koostamiseks - ühesõnaga kõik õigeks ja kiire organiseerimine väikeettevõtte kontoritöö või üksikettevõtja. Käsiraamatu koostamisel arvestati ka VNIIDADi metoodilistes soovitustes (2007) sisalduvaid nõudeid.

Lõputöö koostamisel kasutasime Internetti postitatud allikaid ja publikatsioone, mis on pühendatud elektroonilise dokumendihalduse rollile juhtimise dokumentatsiooni toetamise protsessis. Siin saate märkida saidid "TERMIKA Consulting Group" (http://www.termika.ru), "DOConline: sõltumatu portaal EDMS-i kohta" (http://www.doc-online.ru/analytics/) ja " EOS: elektroonilised kontorisüsteemid" (http://www.eos.ru/).

Praktiline tähtsus Käesoleva lõputöö on see, et analüüsides kõiki hetkel teadaolevaid juhtimisdokumentatsiooni toega seotud probleeme ja ohte, on võimalik välja töötada meetmed nende ületamiseks või ennetamiseks ning seeläbi kodumaiste ettevõtete ja asutuste efektiivsuse tõstmiseks. Seoses Belgorodi piirkonna föderaalse registreerimisteenistusega ilmnes lõputöö praktiline tähtsus organisatsiooni kontoritöö ja tootmise uuringus. praktilisi soovitusi dokumentatsiooni toe täiustamine, võttes arvesse föderaalse registreerimisteenistuse spetsialistide soove Belgorodi piirkonna jaoks.

Töö struktuur koosneb sissejuhatusest, kahest peatükist, järeldusest, bibliograafiast ja lisast.

PEATÜKK 1. JUHTIMISE DOKUMENTATSIOONI TUGI PRAEGUSEL

§1. Juhtkonna dokumentatsioonitoe korraldamine

Juhtkonna dokumentatsioonitugi on tegevus, mis hõlmab dokumentatsiooni korraldamist ja dokumentatsioonihaldust asutuse, organisatsiooni ja ettevõtte funktsioonide elluviimise protsessis.

Vastavalt riikliku juhtimisdokumentatsiooni tugisüsteemi (edaspidi DOU) nõuetele peaks kaasaegsetes ettevõtetes juhtimise dokumentatsiooni toetama eriteenistus - Juhtimise dokumentatsiooni tugiteenistus (edaspidi "juhtimise dokumentatsiooni tugiteenus"). DOU teenus). Selline teenistus toimib ettevõttes iseseisva struktuuriüksusena, mida juhib talituse juht ja mis allub otse ettevõtte juhile. Kuni 100 töötajaga ja suhteliselt väikese dokumendivoo mahuga ettevõtetes on lubatud alusharidusega seotud kohustused määrata ühele põhikohaga töötajale.

Koolieelse lasteasutuse teenuse eesmärk on ettevõtte juhtimise dokumentatsiooni tugisüsteemi korrastamine, hooldamine ja täiustamine lähtudes ühtsest tehnilisest poliitikast ning kaasaegsete tehniliste vahendite kasutamisest dokumentidega töötamisel. Sel juhul on koolieelse haridusasutuse teenuse peamised ülesanded:

Dokumentidega töötamise ühtse korra juurutamine ettevõttes vastavalt riigieelarvelisele õppeasutusele ning muudele normatiiv-, metoodilistele ja korraldus- ja haldusdokumentidele;

Dokumentidega töökorralduse metoodilise juhtimise rakendamine ettevõtte struktuuriüksustes;

Tõhusa kontrolli tagamine dokumentidega töötamise kehtestatud korra järgimise üle;

Ettevõtte ametnike töövormide ja -meetodite täiustamine dokumentidega.

Eristatakse järgmisi koolieelseid teenuseid:

1. Ministeeriumides ja osakondades - ärijuhtimine. Sinna kuuluvad sekretariaat (vastuvõtt, ministri sekretariaat, aseministrite sekretariaat, juhatuse sekretariaat, protokollibüroo), inspektsioon ministeeriumis (osakonnajuhataja), kantselei (valitsuse kirjavahetusbüroo, raamatupidamis- ja registribüroo, ekspeditsioon, kirjutusmasinabüroo, teletüüp). kontor jne) , kirjade (kaebuste) osakond, dokumentidega töö parendamise ja tehniliste vahendite tutvustamise osakond, keskarhiiv;

2. Sees riigiettevõtted(ühendused), teadus-, projekteerimis-, inseneriorganisatsioonides ja arvutikeskustes, ülikoolides ja muudes organisatsioonides - juhtkonna või kontori dokumentatsiooni toe osakond. Reeglina kuuluvad nende hulka: raamatupidamise ja registreerimise üksused, kontroll, dokumentidega töö parandamine ja tehniliste vahendite kasutuselevõtt, kirjade (kaebuste) läbivaatamine, sekretariaat, ekspeditsioon, masinakirjabüroo, arhiiv;

3. Ühingutes ja ettevõtetes määrab alushariduse talituse koosseisu ja struktuuri organisatsiooni juhtkond;

4. Ühisettevõtetes (organisatsioonides) - juhatuse poolt; V aktsiaseltsid- asutamiskonverents; ühistutes - üldkoosolekühistu liikmed;

5. Organisatsioonides, kus puudub koolieelse lasteasutuse teenus, struktuurijaoskondades teeb dokumentidega tööd juhataja sekretär (inspektor) või muud spetsiaalselt määratud isikud, sekretäri abi.

Koolieelse lasteasutuse teenuse peamisteks eesmärkideks on juhtimise dokumentatsiooni toetamise töö korraldamine, juhtimine, koordineerimine, kontroll ja läbiviimine. DOW-teenus lahendab järgmised ülesanded:

Dokumentidega töötamise vormide ja meetodite täiustamine.

Dokumenteerimise, dokumentidega töö korraldamise, otsingusüsteemide rajamise, täitmise jälgimise ja dokumentide osakonna(kesk)arhiivi üleandmiseks ettevalmistamise ühtse korra tagamine vastavalt kehtivatele standarditele.

Dokumendivoo ja dokumendivormide arvu vähendamine.

Normatiiv- ja metoodiliste dokumentide väljatöötamine ja rakendamine organisatsiooni (ministeeriumi) ja alluvussüsteemi dokumentatsioonitoe parandamiseks.

Arvuti- ja organisatsioonitehnoloogial põhinevate juhtimisdokumentatsiooni toetavate kõrgtehnoloogiate arendamine ja juurutamine. Koolieelses asutuses peavad olema vastava kõrg- ja keskharidusega spetsialistid.

DOW-teenus täidab järgmisi funktsioone:

Tööajalehtede ja organisatsioonidokumentide ühtsete vormide albumite väljatöötamine, juurutamine ja hooldus, nendes muudatuste tegemine;

Edastamise töötlemine, dokumentide registreerimine ning arvestus ja teatmetööd;

Dokumentide läbivaatamise ja vormistamise korraldamine, juhtkonna poolt allkirjastamiseks dokumentide korrektse vormistamise kontroll;

Dokumentide täitmise käigu ja tulemuste reguleerimine, kokkuvõtete tegemine ja juhtkonna teavitamine;

Organisatsiooni asjade nomenklatuuri väljatöötamine, asjade nomenklatuuri säilitamine ja operatiivne kasutamine;

Masinatootmise korraldamine, paljundamine; dokumendiplankide kujundamine;

Kodanike avalduste kallal töö korraldamine;

Dokumentidega töö jälgimine struktuuriüksustes, dokumentidega töötamise vormide ja meetodite täiustamine;

Juhtumite kättetoimetamise jälgimine, arhiivi töö korraldamine;

Nõupidamiste ja konsultatsioonide läbiviimine, alushariduse ja arhiiviteenistuse töötajate kvalifikatsiooni tõstmine;

Töökohtade korraldus, automatiseeritud töökohad, koolieelse lasteasutuse töötajate töötingimused.

Koolieelse lasteasutuse töötajate tegevust reguleerivad ametijuhendid, mis töötatakse välja Riikliku Lasteõppeasutuse nõudeid arvestades ja mille kinnitab organisatsiooni juht.

Alushariduse talituse tegevust reguleerivad ja toetavad normatiiv- ja metoodilised dokumendid, riigi- ja tegevusala standardid.

Niisiis hõlmab dokumentatsioonitöötajate töö korraldamine järgmiste probleemide lahendamist - dokumentatsiooniteenistuse (büroode) selge organisatsiooniline struktuur, dokumentidega töötamise korraldamiseks kõige ratsionaalsema vormi valimine.

Peamine dokumenteerimisteenistuse personali struktuuri määrav tegur on selles töötavate töötajate standardarv. Asutused saab jagada olenevalt dokumendivoost kolmeks põhivormiks (tsentraliseeritud, detsentraliseeritud ja segatud) ning ühtse riigi andmelehe alusel kategooriatesse:

Koolieelse õppeasutuse mõiste ei hõlma mitte ainult organisatsioonilisi ja haldusdokumente (millega põhiliselt tegeleb traditsiooniline kontoritöö), vaid kogu dokumentatsiooni, mida organisatsioonis ühel või teisel viisil kasutatakse – teaduslik-tehniline, projekteerimine, inseneritöö jne. See laieneb ka põhimõtteliselt uut tüüpi dokumentidele, mis on määratletud kui " teabeallikad» - registrid, registrid, andmebaasid ja andmepangad, Interneti-leheküljed jne. Kaasaegsetes tingimustes peaks kõigi seda tüüpi dokumentide käsitlemise kord ja neile juurdepääsu tingimused olema ühtsed. Juhtimisotsus ei tehta ainult haldusdokumendi alusel, see hõlmab kogu võimaliku probleemi olemusega seotud teabe analüüsi. Mida suurem on sellise teabe hulk reaalajas juhi käsutuses, seda suurem on tõenäosus edukas lahendus Probleemid .

Sellega on seotud alushariduse teine, peamine omadus võrreldes kontoritööga - see hõlmab tõhusamate infotöötlustehnoloogiate kasutamist. Koolieelne haridussüsteem hõlmab reeglina kohalikke ja ettevõtete arvutivõrke, dokumente luuakse, salvestatakse ja töödeldakse arvuti abil. Kuulsa vene spetsialisti, VNIIDAD M.V. Larini direktori sõnul iseloomustab mõiste DOU "üleminekuetappi traditsioonilisest kontoritööst dokumentide haldamisele", mida ta mõistab kui "organisatsiooni täieõiguslikku juhtimisfunktsiooni". Teisisõnu on tekkimas väljavaade ühendada dokumentatsiooni toe ja haldamise kui sellise funktsioonid.

Sellises olukorras on väga oluline eristada koolieelsete haridusasutuste uutele tehnoloogiatele ülemineku kahte poolt - tehnilist ja organisatsioonilist. Neist esimene hõlmab arvutiprogrammide arendamist või soetamist, arvutite ostmist ja paigaldamist, võrguside paigaldamist jne. Tänaseks on infotehnoloogia jõudnud sellisele arengutasemele, kus asja see aspekt põhimõttelisi probleeme ei tekita . Konkreetse otsuse määravad ainult organisatsiooni rahalised võimalused. Pole keeruline leida ettevõtet, kes vastavalt kliendi soovile ja olemasoleva summa piires vajalikke tööriistu pakub.

Uutele tehnoloogiatele üleminek eeldab asjakohast õiguslikku ja regulatiivset raamistikku, läbimõeldud arhiivisalvestussüsteemi, kvalifitseeritud tegijaid ja (see on ehk peamine) juhte, kes suudavad katta kõiki sellega seotud probleeme. Kõige arenenumad tehnoloogiad ilma nende tingimusteta ei anna oodatud tulemust. Vaatame probleemi mõlemat poolt üksikasjalikumalt.

Olemas praegu automatiseeritud süsteemid Koolieelsed õppeasutused võib jagada kolme klassi või tasemega. Esmatasandi süsteemid (neid võib defineerida kui automatiseeritud paberdokumendihaldussüsteeme) ei tegele dokumentidega kui sellistega, vaid kaasneva dokumentatsiooniga, mis kujutab endast sissetulevate ja väljaminevate dokumentide logide, registreerimiskaartide jms elektroonilist analoogi. Tänapäeval on see tase koolieelsete haridusasutuste automatiseerimine V valitsusasutused võib lugeda läbituks. Paberkandjal dokumendihaldussüsteemid on kasutusel paljudes osakondades, kuid nende piirangud on juba selgelt teadvustatud ja tõstatatakse nende kaasajastamise küsimus. Organisatsioonid, kes selliseid süsteeme omal ajal ei juurutanud, kipuvad tänapäeva tingimustes neist mööda minema ja alustavad kohe teiselt tasandilt.

Teise taseme põhijooneks on iga dokumendi täieliku elektroonilise versiooni olemasolu süsteemis, mis võimaldab teil teha selle sisu järgi täistekstiotsingut, edastada dokumenti organisatsiooni kohaliku arvutivõrgu kaudu ja ka dokumente vahetada. väliste (ülem- või alluvate) organisatsioonidega ettevõtte võrgu või tavalise e-posti kaudu. Sellistel süsteemidel on rikkalikud otsinguvõimalused ja vahendid teabele juurdepääsu piiramiseks; need sisaldavad sageli skaneerimise ja tekstituvastuse alamsüsteeme (paberdokumentide elektrooniliste versioonide loomiseks). Sellel tasemel on võimalik integreerida süsteemi viiteandmebaasid, mille infot kasutatakse juhtimistegevused. Võimalus hallata dokumendivoogu nende abiga suureneb järsult, kuid ka nende maksumus on üsna kõrge - suurusjärgus sadu või isegi tuhandeid dollareid iga töökoha kohta.

Elektroonilistele dokumentidele juriidilise jõu andmine võimaldab loobuda paberkandjatest “topelt” ja minna üle täiselektroonilisele dokumendihaldusele, mille puhul on väljatrükk salvestamise korral vaid piiratud mahuga elektroonilise originaali paberkoopiana. Sellest tuleneb otseselt veel üks nõue: kuna originaaldokument eksisteerib ainult riigis elektrooniline vorm, tuleb võrdselt tähelepanu pöörata selle elutsükli kõikidele etappidele, sealhulgas mitte ainult loomisele ja ringlusele, vaid ka sellele järgnevale arhiivisäilitamisele.

Vaatamata rikkalikule võimaluste komplektile on kõigil sellistel süsteemidel mitmeid olulisi piiranguid, mis võimaldavad need ühte klassi ühendada. Esiteks ei opereerita elektrooniliste dokumentidega selle sõna täies tähenduses, vaid paberdokumentide elektrooniliste koopiatega. Paralleelselt on organisatsioonidel endiselt paberkandjal originaalid, mille juriidilise jõu annavad neil olevad allkirjad ja pitsatid. Just need traditsioonilised dokumendid kuuluvad kohustuslikule arhiivi säilitamisele, samas kui nende elektroonilisi versioone kasutatakse ja säilitatakse ainult praktilise mugavuse huvides. Sel põhjusel on sellistes süsteemides kasutatavad tarkvara- ja riistvaralahendused halvasti keskendunud teabe autentimisele ja selle pikaajalisele arhiivisäilitamisele.

Sageli võite süsteemimärkustes leida selliseid fraase nagu "süsteem toetab dokumendi kogu elutsüklit organisatsioonis: alates selle esmasest registreerimisest kuni mahakandmiseni". Samal ajal, nagu on teada, ei piirdu kogu elutsükkel mingil juhul "selle mahakandmisega". Seda asjaolu eirates võimaldavad paljud süsteemid arhiivi säilitamise etapis juurdepääsu ainult dokumendi sisule, kuid mitte selle kontekstile - kaasasolevale teabele, mis võimaldab tuvastada dokumendi loomise või selle sisenemise asjaolusid. süsteem väljastpoolt, selle läbimise tee autoriteetidest jne. Rangelt võttes ei ole see, mida arendajate keeles nimetatakse "elektrooniliseks arhiiviks", professionaalsest vaatenurgast arhiiv. Arhiivinduse korraldamise regulatiivseid nõudeid selle loomisel reeglina ei arvestata.

Nii Venemaa kui ka SRÜ turud pakuvad nüüd suurt valikut tarkvara luua teise astme koolieelsete lasteasutuste süsteemid. Osa neist töötasid välja tuntud Venemaa või ühisettevõtted suhteliselt iseseisvalt. Kõige kuulsamad ja populaarsemad nende seas on Delo süsteemid (arendatud ZAO Electronic Office Systems) ja Euphrates (arendaja Cognitive Technologies Ltd).

Kuid selliste süsteemide töötamise ajal jõuavad paljud kasutajad järeldusele, et nende originaalsus on pigem miinus kui pluss: pärast mõne ettevõtte toote juurutamist muutub organisatsioon selle pantvangiks. Keegi peale selle ettevõtte spetsialistide ei saa sellist süsteemi parandusi, muudatusi ja moderniseerida. Kui ettevõte mingil põhjusel lakkab eksisteerimast või kaotab oma juhtivad autorid ja arendajad, jäävad kõik tema juurutatud süsteemid ilma tehniline abi, ning nende täiustamine ja homsete nõuetega vastavusse viimine muutub võimatuks.

Nendest kaalutlustest lähtuvalt eelistavad paljud organisatsioonid tegeleda lääne ettevõtete kommertstoodete baasil loodud süsteemidega, mis on suunatud laiale kasutajaskonnale ja on seetõttu sunnitud olema palju avatumad. Sellised tooted on kohandatavad tarkvarapaketid – võimsad tööriistad konkreetse kliendi vajadustele kohandatud konkreetsete rakenduste kiireks loomiseks. See nõuab loomulikult ka eriteadmisi, kuid selliste süsteemide spetsialiste on palju lihtsam leida. Reeglina pakuvad selliseid teenuseid ettevõtted, kes nimetavad end süsteemiintegraatoriteks. Võimalus valida mitme integraatori vahel (ja isegi sobiva personali olemasolul rakendusi luua või muuta omapäi) kaaluvad kasutajate silmis üles isegi kodumaiste arenduste sellise ilmse eelise nagu täistekstiotsingu võimalus, võttes arvesse vene keele morfoloogiat, mida lääne toodangu kommertstoodetel loomulikult pole.

Venemaal on antud selge eelistus tarkvarapakett"Lotus Notes/Domino". On kurioosne, et see kompleks ei domineeri lääne turul. Vene Föderatsiooni valitsuse erieksperdi V. N. Tšernovi aruanne sisaldab andmeid, et kompleks “Lotus Notes / Domino” moodustab umbes 4% müügist, samas kui sarnane kompleks “Documentation-4” (meie andmetel vähetuntud) riik) kuulub 11% Lääne turust.

Koolieelsete lasteasutuste kolmandale astmele ülemineku osakaal, ülalnimetatud süsteemid peavad olema varustatud sertifitseeritud digitaalallkirja tööriistadega ning lahendama ka hulga arhiivi säilitamisega seotud probleeme elektroonilised dokumendid. Samal ajal pole Venemaal sarnase arhiivi loomisega veel alustatud ja sellega seoses on selle viivitus umbes viis aastat. Sellise arhiivi puudumine pärast ilmumist õiguslik raamistik võib saada peamiseks piiravaks teguriks üleminekul kolmanda astme koolieelsetesse õppeasutustesse.

On ilmne, et ideaaljuhul peaksid osakondade elektroonilised dokumendihaldussüsteemid ja riigiarhiivi säilitamise süsteem muutuma ühtse, rohkem ühine süsteem Koolieelne õppeasutus, mis hõlmab kogu juhtimisaparaati. Kuid tänapäeva tingimustes tundub ebareaalne luua selline süsteem ühe plaani järgi. Osakondade finants- ja personalivõimekus on liiga erinev ning nende dokumendivoo traditsioonid võivad olla üsna spetsiifilised. Juhtudel, kui juhtkond on "küps" otsustama oma koolieelse haridussüsteemi loomiseks, tehakse see otsus tavaliselt, võtmata arvesse sarnaseid süsteeme, mis on juba olemas või mida rakendatakse teistes osakondades.

Praktikas annab see üsna huvitavaid tulemusi. Näiteks Moskvas on koolieelsed haridussüsteemid rakendatud nii linnavalitsuse tasandil kui ka kõigis rajooni prefektuurides. Kuid samal ajal töötati igaüks neist välja eraldi ja reeglina erineva süsteemiintegraatori poolt. Linnapea kantseleist prefektuuri tuleva dokumendi elektroonilist versiooni ei saa automaatselt edastada selle prefektuuri madalamatele tasanditele – nende automatiseeritud süsteemid ei ühildu. Samal põhjusel ei saa erinevad prefektuurid omavahel dokumentide elektroonilisi versioone vahetada. Veelgi enam, kui erinevad osakonnad rakendavad erinevaid digitaalallkirja tööriistu, võib vastastikune sobimatus pärida ja isegi süveneda kolmanda taseme süsteemidele üleminekul.

Seega on juhtkonna kaasaegsete dokumentatsiooni tugiteenuste põhiarendus suunatud kontoriprotsesside edasisele informatiseerimisele ja automatiseerimisele, elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide kasutuselevõtule ning organisatsioonide kontoritöö ümberkorraldamisele vastavalt nende süsteemide nõuetele.

§2. Juhtkonna dokumentatsioonitoe kaasaegsed probleemid

Dokumentatsiooni haldamisel on mitu peamist probleemi. Vaatame neid järjekorras.

Teadlikkuse probleem. Selleks, et organisatsiooni juhtkond jõuaks järeldusele automatiseeritud kontorihaldussüsteemi (ACS) juurutamise vajalikkusest, peab ta vähemalt teadma selliste süsteemide olemasolust, milleks need on mõeldud ja kuidas neid juurutada. Lisaks peab organisatsiooni juhtkond selgelt mõistma selliste süsteemide rakendamise eeliseid.

Teabe puudumine automatiseeritud juhtimissüsteemide kohta toob kaasa asjaolu, et need on seotud teatud tüüpi automatiseeritud protsessijuhtimissüsteemiga, automaatjuhtimissüsteemiga jne. Paljud mäletavad siiani kurba kogemust kirjaoskamatust lähenemisest selliste süsteemide rakendamisele 80ndatel, mis viis eksliku hinnanguni ASD kui kalli mänguasja kohta, mis ei toonud ettevõtte tegevusse midagi uut ja head. Automatiseeritud kontorihaldussüsteemide juurutamise eelised ei ole alati ilmsed, kuna organisatsiooni juhitavuse parandamise majanduslikku mõju on väga raske hinnata. Ernst & Youngi ja Põhja-Nolani Instituudi esitatud andmetel on elektroonilisi dokumendihaldussüsteeme juurutanud ettevõtete jõudlus paranenud: kontori tootlikkus suureneb 25-50%, dokumentide töötlemise aeg väheneb 75%, ruumikulud vähenevad. väheneb 80%.

Need hinnangud tehti lääne turu kohta ja Venemaal võivad need arvud olla erinevad. Eelkõige võib dokumentide hoiupinna vähendamisest saadav kasu olla oluliselt väiksem, kuna meie riigis on juriidiline jõud alles vaid paberdokumentidel või nende mikrokoopiatel (mikrofilm ja mikrofišš). Samas on dokumentide menetlemise aja lühendamine ja dokumentide töötlemise eeskirjade range järgimine paljudes valdkondades kriitilised näitajad, mis võivad ASD rakendamisest tuua suurt majanduslikku kasu.

Selliste süsteemide rakendamise tõhusus sõltub suuresti sellest, kui edukalt tuleb organisatsiooni juhtkond toime organisatsiooniliste probleemide lahendamisega automatiseeritud juhtimissüsteemide rakendamisel.

Organisatsioonilised probleemid. Igas ettevõttes kujuneb aja jooksul välja teatud organisatsiooniline struktuur (ja mitte alati optimaalne) ning kujunevad välja oma tööstiilid, juhtimis- ja kontrollimeetodid, mis on iseloomulikud ainult talle. Kasutusele võetud ASD osutub enamikul juhtudel esmalt ettevõtte meeskonna jaoks "võõrkehaks". See juhtub seetõttu, et hästi ehitatud automatiseeritud juhtimissüsteem on omamoodi “lakmuspaber” ning paljud puudujäägid ettevõtte funktsionaalses ja struktuurilises disainis ilmnevad juba automatiseeritud juhtimissüsteemide juurutamise protsessi esimestes etappides.

Tekib dilemma: mis on parem ja lihtsam - kas ehitada automaatjuhtimissüsteem sellise pildi ja sarnasuse järgi, kuidas kliendiga asjad on, või korraldada see ümber, et saavutada automatiseeritud juhtimissüsteemi maksimaalne efektiivsus? Selle probleemi lahendamisel saab rakendada kahte lahendust: tehnilist, mis sõltub rohkem süsteemi tarnijast, ja organisatsioonilist, mis sõltub täielikult kliendist.

Kõigil headel ASD-del on teatud võime kohaneda konkreetse kliendiga, kuid igal asjal on oma piirid. Lisaks on büroohaldussüsteemi konkreetsele kliendile kohandamiseks vaja selget ülesande kirjeldust, soovitavalt kirjalikult fikseeritud. Sel juhul saab klient talle maksimaalselt kohandatud süsteemi ja mis kõige tähtsam, tal on töövõtja töö tulemuste hindamiseks selged kriteeriumid. Kahjuks on selliste dokumentide väljatöötamine üsna töömahukas. Sageli võtab ASD tehniliste kirjelduste väljatöötamine palju kauem aega kui süsteemi enda juurutamine.

Seda on lihtne seletada – selles etapis on vaja kooskõlastada kliendiorganisatsiooni kõikide osakondade seisukohti, mis iseenesest pole lihtne ülesanne. Väga sageli püütakse etappi lühendada (miks maksta lisaraha), see viib selleni, et klient saab midagi, mis rahuldab tema töötajate soove, kuid millegipärast on kõigil selle süsteemiga töötamine ebamugav. Seejärel algavad proovitöö perioodil pidevad täiustamised ja muudatused. Kui pärast seda jääb süsteem ellu, muutub see algsest loomingust täiesti erinevaks. Aasta pärast esitavad värskelt saabunud töötajad õiglase küsimuse: miks siin kõik nii ebaloogiline on? On ainult üks vastus ja kõik teavad seda: ajalooliselt juhtus see nii.

Kuid ainuüksi tehniliste abinõudega on siiski võimatu hakkama saada. Kui ettevõte ei ole automatiseeritud juhtimissüsteemide rakendamiseks organisatsiooniliselt suures osas valmis, siis on selline juurutamine kas väga keeruline või täiesti võimatu. Hea analoogia oleks katse paigaldada nõrga šassiiga autosse võimsam mootor. Tulemus on ette teada. Isegi kui ettevõttesse, mis pole selle juurutamiseks valmis, on võimalik paigutada kaasaegne automaatjuhtimissüsteem, ei saa klient sellisest rakendamisest mingit kasu.

Tihti tuleb automatiseeritud juhtimissüsteemide rakendamisest reaalse majandusliku efekti saamiseks muuta mõnda tööpõhimõtet. Eelkõige peaksid mistahes automatiseeritud kontoritöösüsteemi juurutamist toetama muudatused korraldus- ja haldusdokumentides kliendiorganisatsioonis (vajalik on muuta vähemalt kontoritöö juhendit). Seega võib ASD tuua märkimisväärset majanduslikku efekti ainult siis, kui juhtkond ei vaata selle juurutamise protsessi kui lihtsat uue tarkvara (ja võimalik, et ka uue riistvara) ostmist, vaid kui keerukat organisatsioonilist ja tehnilist projekti.

Kahjuks analüüsivad praegu väga vähesed kliendid oma juhtimissüsteemi enne automatiseeritud juhtimissüsteemi juurutamist. Sellise jõulise rakendamise korral võib psühholoogiliste tegurite tõttu tekkida kontorihaldussüsteemi tagasilükkamine.

Psühholoogilised probleemid. Kuidas näevad ASD-d enamik kliendiettevõtte töötajaid? Kui neil on pealiskaudset infot, siis ettevõtte juhtkond näeb ASD-s imerohtu kõigi hädade jaoks, mis aeg-ajalt ette tulevad, sest hoolimatu suhtumine dokumentidesse ning esinejad usuvad, et ASD on midagi e-posti ja tavalise vahel. toimetaja.

Kui töötajatel on nende süsteemide kohta infot, siis olukord muutub oluliselt. Esitajad on kindlalt veendunud, et pärast ASD rakendamist on juhtkond kõigist oma vigadest teadlik (see on osaliselt tõsi). Sellega seoses kogeb täisväärtusliku automatiseeritud juhtimissüsteemi rakendamine esinejate poolt sageli märkimisväärset vastupanu - nad teavad kindlalt, et pärast seda läheb neil halvemaks. Sellest tulenevalt võetakse kasutusele mõni kompromissvariant ilma “fiskaalsete” funktsioonideta, s.t. sama Meil koos dokumendihaldussüsteemiga.

Juhtkonna sõnul on sellelt süsteemilt oodata vaid objektiivset kontrolli oma tellimuste üle, aruandlusinfo kiiremat koostamist, kvaliteedi paranemist ja dokumentide otsimise aja lühenemist. Pärast süsteemi rakendamist võib selle hinnang oluliselt muutuda. Ja alles siis, kui nad süsteemiga rohkem tuttavaks saavad, avastavad juhid ootamatult üllatusega, et ka nemad peavad töötama arvutiga, mis on pikka aega nende töölaual tolmu kogunud. Märkimisväärse osa vana kooli juhtide jaoks osutub see psühholoogiliseks barjääriks. Neil on palju lihtsam töötada otse inimestega tavapäraste meetoditega: nad kutsusid neid "vaibale", "andsid neile pumba", nägid alluva silmis hirmu - jõuate järeldusele, et see pole nii. asjata, et istud toolil. Lisaks avastab juhtkond sageli, et lääne ekspertide lubatud eelised on kuhugi kadunud. Kuigi selle probleemi lahendus on lihtne - tehti ettepanek rakendada ASD kõigi juhtide ja juhtide töölaudadel ning klient säästis raha: ta tarnis süsteemi ainult struktuuriüksuste ametnikele. Tänu sellele toimub osakondadevaheline töö kiirelt ja täpselt ning nende sees on kõik endine.

Esinejatel on sageli tunne, et koos CMS-i kasutuselevõtuga on tekkinud järjekordne boss, kes pidevalt selja taga seisab. Tõepoolest, nüüd saate soovi korral teada: kes mida, millal ja kui palju teeb. Varem oli võimalik võimuesindajaid eksitada: nad räägivad, et otsisid pool päeva kõigil korrustel (kuigi tegelikult mängisid nad arvutis). Samas unustatakse ära väga oluline punkt – sama süsteem ei lase töövõtjat koormata liiga suure töömahuga. Tõsi, see sõltub konkreetse süsteemi seadistustest, kuid alati on võimalik selgitada, miks antud töömaht õigeks ajaks valmis ei saanud. Nii et siin tuleb ikka korralikult läbi mõelda, kas esinejad on kaotajad või võitjad. Minu vaatevinklist saavad kvalifitseeritud tegijad oma tegevuse korraldamiseks võimsa tööriista ja üsna võimsad argumendid oma tegevuse motiveerimiseks juhtkonna ees.

Kuid halb juhtkond ja hooletud töötajad kogevad psühholoogilist ebamugavust ja SDA täielikku tagasilükkamist. Hea, kui seda väljendatakse ainult lahkumisavalduses. Sagedamini saame püsivaid ja osavaid varjatud vaenlasi, kes seisavad igal võimalikul viisil vastu sellisele uuendusele nagu ASD, mis näitab selgelt nende maksejõuetust ja kasutust ettevõtte jaoks. See toob kaasa mitmeid personaliprobleeme, mis tuleb ASD rakendamisel ühel või teisel viisil lahendada.

Personali probleem. ASD rakendamine eeldab, et kõik ettevõtte äriprotsesside peamised osalejad peavad saama arvutiga töötada. Tegelikult on see nii noorte, suhteliselt hiljuti loodud organisatsioonide ja ettevõtete puhul. Aga mida teha, kui ettevõtte juhtkonna põhituumik sai hariduse 15-20 aastat tagasi? Oma kogemuste ja ametialaste oskuste põhjal võivad nad oma ametikohtadele täielikult vastata, kuid nad pole kunagi arvutiga treeninud ega töötanud. Kas saata nad õppima?

Kuid reeglina on nii, et kui ettevõte on jõudnud mõttele automatiseeritud juhtimissüsteemide juurutamise vajadusest, siis on töö intensiivsus selles ettevõttes väga kõrge. See tähendab, et töötajate koolitamine väljaspool töökohta on praktiliselt võimatu ning valikkoolitus võib osutuda ebatõhusaks ja ainult suurendada ettevõtte töötajate ärrituvust.

Omal ajal arvati CAD-i juurutamisel (vähemalt elektroonikatööstuses), et odavam on vallandada vanu disainereid ja värvata noori töötajaid (ülikooli lõpetanuid), kui “vana kaardiväe” ümberõpetamist. Kahjuks ei ole see lähenemine automatiseeritud juhtimissüsteemide juurutamisel rakendatav, kuna selle süsteemi peamised kasutajad on organisatsioonide tipp- ja keskastme juhtkonnad.

Ainus väljapääs sellest olukorrast, mis leiti eksperimentaalselt, on: süsteemiadministraatorite koolitamine väljaspool töökohta; kasutajate koolitamine kliendi ruumides, kuid mitte töökohal; pikk proovitöö periood koos töövõtja personali pideva kohalolekuga kliendiorganisatsioonis.

Seega on juhtimise dokumentatsiooni toetamisel mitu peamist probleemi: teadlikkuse probleem, organisatsioonilised probleemid, psühholoogilised probleemid ja personaliprobleem. Iga institutsioon, olenemata selle profiilist, seisab silmitsi nende probleemidega. Otsustades vajaduse üle oma organisatsiooni tööd parandada (sh dokumentatsioonitoe automatiseerimise kaudu), peaks iga juhtkond pöörama tähelepanu nende probleemide lahendamisele.

PEATÜKK 2. DOKUMENTATSIOONI TUGI BELGORODI PIIRKONNA FÖDERAALSE REGISTREERIMISTEENISTUSE OSAKONNAS

§1. Dokumentatsioonitoe korraldamine Belgorodi piirkonna föderaalses registreerimisteenistuses

Belgorodi oblasti föderaalse registreerimisteenistuse büroo kannab oma nime alates 1. jaanuarist 2005 (varem Belgorodi oblasti administratsiooni justiitsosakond, pärast seda - Venemaa justiitsministeeriumi Belgorodi oblasti osakond ) ja on föderaalse registreerimisteenistuse territoriaalne organ. Oma tegevuses juhindub ta Vene Föderatsiooni põhiseadusest, föderaalsetest konstitutsioonilistest seadustest, föderaalseadustest, Vene Föderatsiooni presidendi ja Vene Föderatsiooni valitsuse aktidest. Vene Föderatsiooni rahvusvahelised lepingud, Vene Föderatsiooni justiitsministeeriumi normatiivaktid, föderaalse registriteenistuse aktid. Osakond on juriidiline isik, omab Vene Föderatsiooni riigivambleemi kujutisega pitsereid, templeid, oma nime ja Vene Föderatsiooni riigivapi kujutisega blankette, pangakontosid.

Belgorodi piirkonna föderaalse registreerimisteenistuse büroo peamised ülesanded on:

1. Riikliku justiitspoliitika elluviimise tagamine Belgorodi oblastis kehtestatud pädevuse piires;

2. Õigusruumi ühtsuse tagamine;

3. Oma volituste piires inim- ja kodanikuõiguste ja -vabaduste kaitse tagamine.

Juhtimisfunktsioonid:

Belgorodi piirkonna normatiivaktide föderaalse registri pidamine ettenähtud viisil;

Belgorodi oblasti regulatiivsete õigusaktide juriidilise kontrolli läbiviimine nende vastavuse kohta Vene Föderatsiooni põhiseadusele ja föderaalseadustele;

Organite poolt vastuvõetud normatiivaktide riigiarvestus riigivõim Belgorodi piirkond Venemaa justiitsministeeriumi kehtestatud korras;

Teabe esitamine föderaalregistrist riigiasutustele ja kohalikele omavalitsustele, juriidilistele ja üksikisikutele Venemaa justiitsministeeriumi määratud viisil

Omavalitsusüksuste põhikirjade ja omavalitsusüksuste põhikirjade muudatuste ja täienduste sisseviimist reguleerivate omavalitsuste normatiivaktide riiklik registreerimine vastavalt föderaalseadustele

Venemaa justiitsministeeriumi ja osakonna kehtestatud korras kodanike dokumenditaotluste lahendamise tagamine vastavalt rahvusvahelistele lepingutele ja Vene Föderatsiooni õigusaktidele.

Föderaalse registreerimisteenistuse territoriaalsed organid teevad otsuseid riiklik registreerimine igasuguse organisatsioonilise ja juriidilise vormiga mittetulundusühingud, välja arvatud tarbijate ühistud, valitsusorganid, muud valitsusasutused, kohalikud omavalitsused, samuti riigi- ja munitsipaalasutused. Mõnede mittetulundusühingute organisatsiooniliste ja juriidiliste vormide (majaomanike ühendused, aiandus-, aiandus- ja mittetulundusühingud) riiklik registreerimine maksuameti poolt on vastuolus kehtivate õigusaktidega. Föderaalsele maksuteenistusele on saadetud vastav kiri sellise registreerimise lõpetamiseks.

Belgorodi piirkonna föderaalne registreerimisteenistus hõlmab järgmisi osakondi:

1. Haldus- ja juhtimispersonal;

2. Dokumentide vastuvõtmise ja väljastamise osakond;

3. Ühtse riikliku registri pidamise ja adressaatide registreerimise osakond;

4. Eluruumi õiguste ja omakapitali osaluslepingute registreerimise osakond;

5. Hüpoteekide registreerimise osakond, õigused mitteeluruumid ja suhtlemist suuremate autoriõiguste omanikega;

6. Õiguste registreerimise osakond maa;

7. Registreeritud õiguste kohta teabe väljastamise osakond;

8. Büroohalduse osakond;

9. Osakond organisatsiooniline tugi, tegevuste planeerimine ja kontroll;

10. Osakond tsiviilteenistus ja personal;

11. Logistika ja tehnilise toe osakond;

12. Riigisaladuse kaitse, eri- ja mobilisatsioonitöö osakond;

13. Infotehnoloogia ja kommunikatsiooni osakond;

14. avalike ja usuliste ühenduste osakond;

15. Advokaadi- ja notaritealase kontrolli osakond;

16. Kontrolli ja järelevalve osakond perekonnaseisuaktide riikliku registreerimise alal;

17. Tegevuse kontrolli osakond isereguleeruvad organisatsioonid, vahekohtu juhid;

18. Õigusabi ja õiguskaitse osakond.

Belgorodi oblasti föderaalse registreerimisteenistuse büroos on kontoritöö ülesannete reguleerimiseks loodud bürootöö juhend, mis reguleerib dokumentide loomise ja liikumise korda. See määrab kindlaks arvestuse pidamise süsteemi, kehtestab salastamata dokumentide ja kodanike kirjadega töötamise reeglid ja korra.

Õiguslik alus juhiste sätted on kehtivad Vene Föderatsiooni õigusaktid, regulatiivsed nõuded Venemaa Föderatsiooni riiklikud standardid organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni kohta, riiklik juhtimisabi dokumentide süsteem (GSDOU), samuti osakondade arhiivide töö põhireeglid, föderaalse registreerimisteenistuse määrused, mis on kinnitatud presidendi dekreediga Vene Föderatsiooni 13. oktoobri 2004. aasta määrus nr 1315, Vene Föderatsiooni subjekti (subjektide) föderaalse registreerimisteenistuse territoriaalse asutuse üldeeskirjad, kinnitatud Venemaa justiitsministeeriumi 3. detsembri 2004. aasta korraldusega nr 183, Ajutised juhised föderaalse registreerimisteenistuse kontoritöö kohta, mis on heaks kiidetud Rosregistri korraldusega 14. juunil 2005 nr 77, muud kontoritööga seotud reguleerivad dokumendid.

Bürootöö korralduse metoodilist juhtimist ja kontrolli käesoleva juhendi nõuete täitmise üle teostab kantselei organisatsiooni- ja kontrolliosakond. Käesolevas juhendis sätestatud dokumentidega töötamise reeglid ja kord on kohustuslikud kõigile osakonna töötajatele. Käesolevas juhendis sätestatud dokumentidega töötamise reeglid ja kord on kohustuslikud kõigile osakonna töötajatele.

Juhendi nõuete täitmise, ametlike dokumentide ja selles sisalduva teabe ohutuse eest vastutavad osakonna riigiteenistujad (edaspidi ka töötajad). Töötajad teatavad dokumentide kadumisest koheselt vastava struktuuriüksuse juhile. Sellest teavitab struktuuriüksuse juht osakonna organisatsiooni- ja kontrolliosakonda. Organisatsiooni- ja kontrolliosakonna juhataja teatab dokumentide kadumisest järelevalvet teostavale osakonnajuhataja asetäitjale, kes määrab sisejuurdluse ja teavitab uurimise tulemustest osakonnajuhatajat. Kui tuvastatakse, et riigiteenistuja on süüdi dokumentide kaotamises, võetakse ta distsiplinaar-, materiaalse ja muul viisil vastutusele seaduses ettenähtud korras.

Puhkusele, haigestumise või lähetusse minnes annab riigiametnik struktuuriüksuse juhi korraldusel tema valduses olevad dokumendid üle teisele töötajale, vallandamisel annab dokumendid üle. tema juures registreeritud.

Nende juhid vastutavad osakonna struktuuriüksustes bürootöö korraldamise, käesoleva juhendiga kehtestatud kodanike dokumentide ja kirjadega töötamise reeglite ja protseduuride järgimise eest. Arvepidamist struktuuriüksustes viivad läbi nende allüksuste juhtide poolt määratud töötajad.

Dokumentidega töötamise paberivabale tehnoloogiale üleminekuks kasutatakse elektroonilisi infosüsteeme. Büroos kasutatavad dokumenditeabe töötlemise automatiseeritud tehnoloogiad peavad vastama käesoleva juhendi nõuetele.

Belgorodi piirkonna föderaalse registreerimisteenistuse büroo kontoritöö juhised sisaldavad järgmisi jaotisi:

Üldsätted.

Dokumenteerimine (dokumentide koostamine).

Dokumendi liikumine (dokumentide liikumine osakonnas).

Dokumendi täitmise kontroll.

Kodanike pöördumistega töötamise kord.

Piiratud omandiõigusega teabe käitlemise kord.

Tööde paljundamine ja paljundamine.

Templid ja vormid.

Toimikute vormistamine, arhiivi üleandmine, arhiividokumentide kasutamine.

Kooskõlas Üldsäte Vene Föderatsiooni subjekti (subjektide) föderaalse registreerimisteenistuse territoriaalse asutuse kohta, mis on kinnitatud Venemaa Justiitsministeeriumi 3. detsembri 2004. aasta korraldusega nr 183, annab osakonnajuhataja oma piires korraldusi ja juhiseid. pädevust, korraldab ja kontrollib nende täitmist.

Korraldusi (juhiseid) antakse välja alusel ja täitmisel föderaalseadused, Vene Föderatsiooni presidendi dekreedid ja korraldused, Vene Föderatsiooni valitsuse määrused ja korraldused, Vene Föderatsiooni justiitsministeeriumi korraldused ja korraldused, föderaalne registriteenistus, samuti algatusel ja peab järgima:

Vene Föderatsiooni õigusaktid;

Vene Föderatsiooni justiitsministeeriumi normatiivaktid;

föderaalse registreerimisteenistuse aktid;

Ameti varem vastu võetud aktid, kui dokument ei näe ette nende tühistamist või muutmist.

Korralduste (juhendite) eelnõud koostavad ameti vastavad struktuuriüksused oma juhtkonna tellimusel või oma pädevuses olevate üksuste omal algatusel.

Struktuuriüksuse juht, kes usaldab korralduse (juhendi) eelnõu koostamise vahetule täitjale, on kohustatud andma konkreetsed ja selged ülesanded dokumendi koostamiseks ning määrama tähtajad.

Föderaalseaduste, Vene Föderatsiooni presidendi dekreetide ja korralduste, Vene Föderatsiooni valitsuse dekreetide ja korralduste, Vene Föderatsiooni justiitsministeeriumi aktide, Vene Föderatsiooni justiitsministeeriumi aktide, korralduse (juhise) eelnõu koostamise periood. Föderaalne registreerimisteenistus ei tohiks reeglina ületada kümmet kalendripäeva, kui ei ole kehtestatud muud tähtaega.

Olulisemate ja keerukamate korralduste (juhiste) eelnõude, samuti teiste föderaalstruktuuride territoriaalsete organitega ühiselt väljaantud aktide koostamiseks võib moodustada töörühmi.

Riikliku registreeringu andmisest keeldumise teatiste ja teadete eelnõud koostavad ameti vastavad struktuuriüksused.

Teadete tekst peab sisaldama usaldusväärset ja põhjendatud teavet, vastama kehtivatele õigusaktidele ja muudele regulatsioonidele, mitte võimaldama erinevaid tõlgendusi, olema hoolikalt toimetatud, konkreetne ja reaalne.

Organisatsiooni- ja haldusdokumentide kavandite koostamisel on vaja siduda neis sisalduvad juhised antud küsimuses varem välja antud dokumentidega.

Ametil on kolm peamist dokumentatsioonivoogu:

1. omavalitsuste kolmandatelt isikutelt organisatsioonidelt ja osakondadelt pärit dokumendid (sissetulevad);

2. teistele omavalitsuste organisatsioonidele ja osakondadele saadetud dokumendid (väljaminevad);

3. struktuuriüksustes loodud dokumendid, mida osakonna keskasutuse töötajad juhtimisprotsessis kasutavad (sisemised).

Osakonda saabunud kirjavahetuse vastuvõtmist, töötlemist, registreerimist ja jaotamist teostavad osakonna organisatsiooni- ja kontrolliosakonna töötajad.

Direktoraadi struktuuriüksuste töötajate poolt muude organisatsioonide ametnikelt saadud dokumendid tuleb kohustuslikus korras üle anda registreerimiseks direktoraadi organisatsiooni- ja kontrolliosakonnas.

Enne lahkamist postisaadetised kontrollitakse nende pakendi ohutust ja adresseerimise õigsust. Ekslikult edastatud kirjavahetus tagastatakse postkontorisse või edastatakse vastavalt omanikule. Tähitud posti kontrollitakse postiregistrite kannetega.

Kõik ümbrikud avatakse korraldus- ja kontrolliosakonnas (välja arvatud ümbrikud, millel on märge “isiklikult” ja “konkurss”). Dokumendi puudumisel, mille number on märgitud pakendile või selle lisadele, samuti juhtudel, kui pakendil märgitud number ei vasta lisatud dokumendi numbrile või kui dokument on kahjustatud, koostatakse akt kolmes eksemplaris. Aktile kirjutavad alla pakendi avanud töötaja ning organisatsiooni- ja kontrolliosakonna juhataja või asetäitja. Üks akti eksemplar jääb korraldus- ja kontrolliosakonda, teine ​​lisatakse saabunud dokumendile, kolmas saadetakse saatjale.

Vastuvõetud dokumentide ümbrikud hävitatakse, välja arvatud juhtudel, kui ainult nende järgi on võimalik kindlaks teha saatja aadress, manuse number, saatmise ja kättetoimetamise kuupäev, samuti kodanikelt pöördumiste ja avalduste ning väliskirjavahetuse korral.

Kogu sissetulev kirjavahetus (välja arvatud kodanike päringud ja isiklik kirjavahetus) kuulub kohustuslikule tsentraliseeritud registreerimisele ameti organisatsiooni- ja kontrolliosakonnas. Elektroonilise andmebaasi puudumisel peetakse osakonnas olevate dokumentide arvestust registreerimispäevikus. Sissetulevad, väljaminevad ja sisedokumendid registreeritakse eraldi.

Vastuvõetud dokumendi esiküljele asetatakse paremasse alumisse nurka registreerimistempel, mis sisaldab teavet dokumendi kättesaamise kuupäeva ja registreerimisnumbri kohta sissetuleva kirjavahetuse raamatus. Väljamineva kirjavahetuse osakonna antud registreerimisnumber koosneb struktuuriüksuse indeksist, dokumendi järjekorranumbrist ja dokumendile alla kirjutanud ametniku perekonnanime esitähtedest, näiteks: 8/226-A, 12/342 -B, 4/123-С, 13/112-Ш .

Põhiteave saabuvate dokumentide kohta kantakse ameti elektroonilise andmebaasi registreerimisvormidele. Teabe ühilduvuse tagamiseks kehtestatakse dokumentide registreerimispäevikusse salvestamiseks järgmised üksikasjad:

Ameti registreerimisnumber;

korrespondent;

Dokumendi pealkiri;

Dokumendi kuupäev;

Väljamineva dokumendi number;

resolutsioon (täitja, korralduse sisu, tähtaeg, resolutsiooni autor, otsuse kuupäev);

Dokumentide loetelu, mis ei kuulu ametis registreerimisele:

Teavitamiseks saadetud dokumentide koopiad;

Õnnitluskirjad;

Kutsekaardid;

Raamatupidamisdokumendid (arved, maksekorraldused jne);

Trükiväljaanded (raamatud, ajakirjad, infolehed);

Statistilise aruandluse vormid.

Dokumentide eelkontrolli viib läbi osakonna organisatsiooni- ja kontrolliosakond, et edastada laekunud dokumendid osakonnajuhataja ja tema asetäitjate poolt juhendatavate talituste kaudu kohustuslikku läbivaatamist vajavatele dokumentidele, lähtudes hinnangu sisule. dokumenti.

Föderaalseadused, dekreedid, Vene Föderatsiooni presidendi korraldused, resolutsioonid, Vene Föderatsiooni valitsuse, Belgorodi oblasti kuberneri korraldused, Belgorodi oblasti valitsuse koosolekute protokollides sisalduvad juhised, korraldused, juhised , Vene Föderatsiooni justiitsministeeriumi juhiseid, Rosregistri, parlamendiliikmete ja asetäitjate taotlusi ja kaebusi käsitletakse organisatsiooniliste ja kontrolliosakonnana nende kontrolli alla võtmise vajaduse tõttu. Seda tüüpi dokumendid edastatakse osakonna juhatajale ja tema asetäitjatele vastavalt kehtivale vastutusalajaotusele.

Osakonnajuhatajale või tema asetäitjale ettekandmiseks saadetud dokumentidega on kaasas eelnevalt registreeritud dokumentide elektroonilised kaardid, mis on trükitud paberkandjal, millel on lingid ja mis on seotud antud küsimuse käsitlemisega.

Osakonnajuhataja või tema asetäitjate otsustega dokumendid tagastatakse korraldus- ja kontrolliosakonnale vastava otsuse sisestamiseks elektroonilisele dokumendikaardile ja dokumendi üleandmiseks täitjatele. Kui täitjaid on mitu, siis antakse originaaldokument vastutavale täitjale ja dokumendi koopiad teistele täitjatele.

Korraldus- ja kontrolliosakond võtab otsuste elektroonilisele kaardile sisestamiseks vastu ainult osakonnajuhataja poolt määratud esimest täitjat. Resolutsioon asetatakse dokumendi esimesel lehel tekstivabale alale. Resolutsioonide rakendamiseks saab kasutada standardvorme.

Vahetu arvestuse pidamine ameti struktuuriüksustes on pandud nende allasutuste riigiteenistujatele, kelle tööülesannete hulka (vastavalt ametinormidele) see kuulub.

Ameti struktuuriüksuste dokumentide arvestust elektroonilise andmekogu puudumisel peetakse registreerimispäevikutes. Sissetulevad, väljaminevad ja sisedokumendid registreeritakse eraldi.

Osakonnajuhataja või tema asetäitjate allkirjaga väljaminevad dokumendid alluvad ühekordne sisselogimine korraldus- ja kontrolliosakonnas. Need dokumendid esitatakse osakonnale kolmes eksemplaris:

Esimene eksemplar (originaal) ja selle lisad saadetakse adressaadile;

Teine eksemplar (koopia) koos viisadega jääb korraldus- ja kontrolliosakonda;

Kolmas eksemplar (kinnitatud koopia) tagastatakse struktuurne alajaotus Juhtimine

Väljaminevad dokumendid, millele on alla kirjutanud osakonnajuhataja ja tema asetäitjad, määratakse väljaminev registreerimisnumber korraldus- ja kontrolliosakonnas.

Osakonnas loodud ja töötajate poolt juhtimisprotsessis kasutatavad dokumendid on ettevõttesisesed. Sisedokumentide registreerimine toimub registreerimispäevikutes otse struktuuriüksustes ja see ei kuulu registreerimisele organisatsiooni- ja kontrolliosakonnas.

Sisedokumendi väljamineku registreerimisnumber koosneb kahest osast:

2. järjekorranumber ameti struktuuriüksuse määratud dokumentide registris.

Pärast registreerimist saadetakse nimetatud dokumendid 1 eksemplaris saatmiseks organisatsiooni- ja kontrolliosakonnale või struktuuriüksuse riigiametnikule, kelle tööülesannete hulka kuulub (vastavalt ametinormidele) arvestuse pidamine.

Osakonna juhataja ja tema asetäitjate allkirjastatud väljaminev kirjavahetus, mis on adresseeritud Vene Föderatsiooni presidendi administratsioonile, Vene Föderatsiooni valitsuse kantseleile, Riigiduuma kantseleile ja Föderaalassamblee Föderatsiooninõukogule. Vene Föderatsioon, Vene Föderatsiooni presidendi volitatud esindajad föderaalringkondades, Vene Föderatsiooni justiitsministeerium ja föderaalne registreerimisteenistus, mis saadetakse kohapealse side teel, kui juhtkond ei ole teisiti määranud.

Belgorodi oblasti föderaalsete täitevvõimude territoriaalorganitele, Belgorodi oblasti riigiasutustele ning Belgorodi linna ja Belgorodi oblasti kohalikele omavalitsusorganitele saadetud dokumendid saadetakse kiirpostiga. Seda kirjavahetust töödeldakse vastavalt registrile.

Postiga saatmise dokumentide töötlemine toimub organisatsiooni- ja kontrolliosakonna poolt vastavalt postiteenuste osutamise eeskirjadele, mis on kinnitatud Vene Föderatsiooni valitsuse 15. aprilli 2005. aasta määrusega nr 221.

Dokumendid saadetakse tähitud kirjaga ümbrikus. Ümbrikutele on märgitud adressaat, tema postiindeks ja aadress, samuti all vasakus nurgas - saadetava dokumendi number. Samaaegselt samale aadressile saadetud dokumendid pannakse ühte ümbrikusse.

Tähitud kirjad esitatakse postkontorisse inventuuri järgi, mis koostatakse kolmes eksemplaris. See näitab dokumentide numbreid, lähetamise kuupäeva, aadressi ja saadetise tüüpi. Inventuuri kaks eksemplari antakse üle postkontorisse, kolmas jääb korraldus- ja kontrolliosakonda. Postkontorist tagastatud inventari koopia, mis kinnitab tähitud kirja väljasaatmist, kantakse organisatsiooni- ja kontrolliosakonna vastavasse faili.

Ameti organisatsiooni- ja kontrolliosakond paneb väljaminevate dokumentide koopiatele templi, mis näitab ärasaatmise kuupäeva.

Omandidokumentide juhtumid läbivad järgmised etapid:

1. Vastuvõtu etapp. Selles etapis võtab tegevametnik füüsilistelt ja juriidilistelt isikutelt vastu dokumendid ning viib läbi ka vastuvõetud dokumentide juriidilise kontrolli. Pärast töö lõpetamist lõpetab dokumente vastu võtnud töötaja enda läbitud dokumentide vastuvõtmise etapi. Seejärel lisab see autoriõiguse registreerimise etapi koos vastutava täitja määramisega. Kui registreerimisstaadium on sisestatud, lisatakse kaust määratud vastutava registripidaja täitmata kaustade loendisse.

2. Registreerimise etapp. Vastutav registripidaja jagab vastuvõtuetapist laekunud juhtumid registripidajate vahel laiali. Juhtumite jagamisel selle kausta registreerimise etapis määratakse uus täitja. Pärast registreerimisetapi lõppemist sulgeb juhtivtöötaja vastava registreerimisetapi. Ja määrab dokumentide väljastamise etapi, näidates ära selle etapi täitja.

3. Tagasitulek. Kui registreerimisprotsessi käigus avastatakse vigu, mis nõuavad juhtumi juriidiliseks muutmiseks tagastamist, siis on sel juhul vaja lisada asja täiendav etapp - juhtumi revisjoni tagastamine. Määrata selle etapi täitjaks töötaja, kes selle kausta dokumendid vastu võttis. Pärast dokumentide korduva juriidilise analüüsi lõpetamist peab dokumentide vastuvõtmise etapi läbi viinud töötaja tagastamise etapi sulgema.

4. Arhiveerimine. Registreerimisetapi lõppedes antakse kaustad kohaletoimetamiseks üle. Pärast konkreetse kausta dokumentide väljastamist asi arhiveeritakse. Selle etapi kuvamiseks arvutis tuleks lisada uus arhiivihooldusetapp ja määrata vastutav isik.

Belgorodi piirkonna föderaalne registreerimisteenistus kasutab automatiseeritud infosüsteemi (AIS) "Justice", mis on mõeldud kinnisvaraobjektide automatiseeritud raamatupidamiseks, eraisikute ja juriidiliste isikute loomiseks ning dokumentide koostamiseks. Objektide ümberkujundamise ajal AIS "Justice" registreerimine toimub kinnisvaraobjektide ühinemise, jagunemise või eraldamise (RPI) korral. Samal ajal sisestatakse ühtse riikliku registri uutesse osadesse kirjed äsja moodustatud objektide kohta ja avatakse uued uute katastrinumbritega omandiõigusdokumentide juhtumid. Kui kinnisvaraobjekt, mille jaoks moodustati ühtne riikliku registri jaos, moodustati jagamise, olemasolevate objektide liitmise või nendest objektidest eraldamise tulemusena või ilmnesid muud põhjused, mis tõid kaasa katastrinumbri muutmise, tuleb katastriüksuse registreerida. veerus “Eelmine katastrinumber” näidatakse eelmiste objektide numbrid.

Kui need, mille jaoks moodustatakse ühtse riikliku registri jagu, lakkavad eksisteerimast, olles uue objekti (objektide) allikaks, kajastub uue objekti (objektide) katastrinumber veerus "Hilinemine katastrinumber". .

Kui NEED teisenevad, lakkab muudetud objekt(id) olemast. Kinnisvara olemasolu lõppemisega suletakse sellega seotud ühtse riikliku registri osa. Veergu “Objekti likvideerimise (ümberkujundamise) protokoll” kantakse jaotise sulgemise aluseks olevate dokumentide andmed. II alapeatüki kanded tühistatakse ja trükitakse lõpetamise arvestusleht.

Veergu “Alusdokumendid” kantakse IT ümberkujundamise aluseks olevad dokumendid. Näiteks ümberkujundamise avaldus - objektide liitmisel, kohtuotsus - objektide jagamisel jne. Jagamisel sisestatakse vahekaart ONI - jagatav objekt, ühinemisel - pärast ühinemist moodustatud objekt. Õigusekspert kontrollib ATC-ks ümberkujundamise kande moodustamise õigsust. Objektide ühendamise korral kasutage režiimis "Ühenda" objekti teisendamise viisardit. Objektide jagamisel kasutatakse "Objektide teisendamise viisardit" režiimis "Separation". Kui teil on vaja määrata sektsioonidele eelnevad või järgnevad katastrinumbrid (kokkuleppeline) ilma teisendamist tegemata, peate kasutama teisendusviisardit režiimis "Ajaloolise ühenduse loomine (liitmine)" või "Ajaloolise ühenduse loomine (jaotus)". Objektide ümberkujundamine võib toimuda tehingu tulemusena.

On kaks võimalust.

a) Tehingu sisu väljendav kokkulepe kuulub riiklikule registreerimisele. Kui on ainult üks leping (ja seega üks tehing), siis sisestusfaasis luuakse iga objekti jaoks tehingu registreerimise ülesanne, mis näitab ühte tehingu registreerimisnumbrit (st ühes ülesandes on registreerimisnumber seotud) . Õigusekspertiisi etapis märgitakse sama numbri ja registreerimiskuupäevaga tehingukirje ka teisel objektil. Kui on mitu lepingut, registreeritakse nii palju tehinguid, kui on lepinguid. Vastavalt sellele luuakse sisestusfaasis iga objekti jaoks, millega tehing tehakse, tehingute registreerimise ülesanded. Õigusliku ekspertiisi staadiumis registreeritakse tehing ka objekti haaval.

b) Tehingu sisu väljendav kokkulepe ei kuulu riiklikule registreerimisele. Sisestusetapis valitakse õiguste registreerimisega seotud ülesanded. Õigusliku ekspertiisi etapis registreeritakse õigus ja õiguse üleminek.

Dokumentide väärtuse kontrolli korraldamiseks ja läbiviimiseks luuakse Belgorodi oblasti föderaalreservi talituse juurde alaline ekspertkomisjon (EK). Direktoraadi ekspertkomisjoni ülesanded ja õigused, samuti töökorraldus määratakse EÜ määrustega, mis kinnitatakse direktoraadi korraldusega.

Juhtumite loetelu koostamisel viiakse läbi dokumentide väärtuse ekspertiis ametis; kaasuste moodustamisel ja dokumentide kohtuasjadele omistamise õigsuse kontrollimisel; failide ettevalmistamisel hilisemaks säilitamiseks jne. Kell iga-aastane struktuuriüksustes dokumentide väärtuse uurimine, alalise ja ajutise (üle 10 aasta) säilitamise dokumentide valik osakonna arhiivi üleandmiseks, samuti hävitamisele kuuluvate ajutise säilitustähtajaga dokumentide valik, mille tingimused on aegunud.

Teavikute valik alaliseks säilitamiseks toimub dokumentide loetelude alusel, kus on märgitud nende säilitamise perioodid ja struktuuriüksuse toimikute nomenklatuur (väljavõtted koondnomenklatuurist), vaadates toimikuid lehekülgede kaupa. Dokumentide säilitamine ja hävitamiseks eraldamine ei ole lubatud üksnes kohtuasjade pealkirjade alusel. Püsisalvestatud toimikute ükshaaval läbivaatamisel kuuluvad arestimisele dokumentide topeltkoopiad, mustandid, dokumentide vormistamata koopiad ja ajutise säilitustähtajaga dokumendid.

Samaaegselt alalise ja ajutise (üle 10 aasta) säilitamise dokumentide valikuga osakonna arhiivi üleandmiseks struktuuriüksustes teostatakse aegunud säilitustähtaegadega ajutise (kuni 10 aasta) säilitamise juhtumite ja dokumentide valik. . Sel juhul võetakse juhtumite nomenklatuuris arvesse selliseid märke nagu "kuni vajadus möödub (DMN)", "oleneb auditi läbiviimisest (lõpetamisest)" jne.

Vastava perioodi dokumentide valimine hävitamiseks ja nende hävitamiseks määramise akti koostamine toimub pärast sama perioodi alaliste hoiustamisjuhtumite koondnimekirjade aastajagude koostamist. Nimetatud inventuurid ja aktid vaadatakse EK koosolekutel üheaegselt läbi. EK poolt kinnitatud aktid kinnitab osakonna juhatus alles pärast püsisalvetoimikute nimekirjade kokkuleppimist kehtestatud korras. Pärast seda on ametil õigus käesolevates aktides sisalduvad failid hävitada.

Juhtumid arvatakse hävitamisele määramise akti, kui neile ettenähtud hoiutähtaeg on lõppenud akti koostamise aasta 1. jaanuariks. Näiteks 2005. aastal valminud kolmeaastase säilitustähtajaga juhtumid saab lisada akti, mis koostatakse mitte varem kui 1. jaanuaril 2009, viieaastase hoiutähtajaga - mitte varem kui 1. jaanuaril 2011.

Juhtumid vormistatud alalise, ajutise (üle 10 aasta) säilitamise ja personaliarvestuse dokumentidega antakse üle osakonna arhiivi. Juhtumite üleandmine toimub alles inventuuride alusel pärast kaheaastase nende struktuuriüksuses säilitamise ja kasutamise tähtaja möödumist. Ajutise (kuni 10-aastase) ladustamise juhtumid üleandmisele ei kuulu, neid hoitakse struktuuriüksustes ja hoiutähtaja möödumisel kuuluvad need ettenähtud viisil hävitamisele.

Kui struktuuriüksus valmistab ette kohtuasju osakonna arhiivi üleandmiseks, kontrollib arhiivitöötaja esmalt nende moodustamise õigsust, täitmist ja inventuuris olevate asjade arvu vastavust koondnomenklatuuri kohaselt avatud asjade arvule. osakonna juhtumitest. Samal ajal kõrvaldavad Belgorodi piirkonna föderaalse registreerimisteenistuse büroo struktuuriüksuse töötajad juhtumite moodustamisel ja registreerimisel tuvastatud puudused.

Iga juhtumi võtab vastu osakonna arhiivi töötaja struktuuriüksuse töötaja juuresolekul. Sel juhul tehakse inventuuri mõlemale eksemplarile iga selles sisalduva kohtuasja kohta märge kohtuasja olemasolu kohta. Inventuuri iga eksemplari lõpus märgitakse tegelikult vastu võetud juhtumite arv, vastuvõtmise - asjade üleandmise kuupäev, samuti organisatsiooni- ja kontrolliosakonna juhataja ja juhtumite üleandja allkirjad. numbrites ja sõnades.

Koos toimikutega registreerimistoimikud dokumentide või elektroonilised andmebaasid andmed, mis sisaldavad teavet üleantud dokumentide registreerimise ja täitmise kohta. Iga faili või andmebaasi pealkiri on lisatud inventari.

Struktuuriüksuse väljaarvamisel kantselei struktuurist või selle struktuuri muutmisel vormistab selle struktuuriüksuse arvestuse pidamise eest vastutav töötaja kõik olemasolevad dokumendid toimikuteks, vormistab toimikud ja edastab need kantselei arhiivi. olenemata säilitusajast. Asjade üleandmine toimub juhtumite inventuuride ja kohtuasjade nomenklatuuri alusel.

Juhtumite üleandmine arhiivi toimub vastavalt korraldus- ja kontrolliosakonna poolt koostatud, struktuuriüksuste juhtidega kooskõlastatud ja osakonna korraldusega kinnitatud ajakavale.

Seega teostab Belgorodi piirkonna föderaalne registreerimisteenistus omavalitsuste normatiivaktide registreerimist, juriidilist läbivaatamist ja raamatupidamist föderaalseadustes ja kohalikes normatiivaktides ettenähtud viisil. Belgorodi piirkonna föderaalne registreerimisteenistus kasutab oma töös automatiseeritud infosüsteemi (AIS) "Justice", mis on mõeldud kinnisvaraobjektide automatiseeritud raamatupidamiseks, üksikisikute ja juriidiliste isikute loomiseks ning dokumentide koostamiseks. Kõik osakonna poolt läbiviidavad kontoriprotsessid vastavad kehtivatele eeskirjadele.

§2. Belgorodi piirkonna föderaalse registreerimisteenistuse büroo ametlikud eeskirjad

Riigiteenistujatele ja töötajatele kehtestatakse viiepäevane ametlik (töö)nädal kahe puhkepäevaga - laupäeval ja pühapäeval.

3. Osakonna riigiteenistujatele ja töötajatele kehtestatakse järgmine teenistus(töö)aeg:

Teenuse (töö) algusaeg - 9 tundi 00 minutit;

Teenuse (töö) lõppaeg - 18 tundi 00 minutit;

Teenistuse (töö) lõpuaeg reedeti on 16 tundi 45 minutit.

Töövälisele puhkusele vahetult eelneva teenistus(töö)päeva pikkust lühendatakse ühe tunni võrra.

Riigiteenistujatele (töötajatele), kes tagavad dokumentide ja teabe vastuvõtmise ja väljastamise ühtsest riiklikust registrist, kes võtavad kodanikke vastu haldusmääruste nõuete kohaselt teatud tegevusvaldkonnas valitsemissektori ülesannete täitmiseks, valitsuse korraldusel. osakonnajuhataja, võib kehtestada erineva teenistuse (töö) algus- ja lõpuaja.

Riigiteenistujate ja töötajate kaasamine teenistusse (tööle) nädalavahetustel ja puhkepäevadel pühad viiakse läbi osakonnajuhataja korraldusel nende kirjalikul nõusolekul juhtudel, kui seadusega kehtestatud Venemaa Föderatsioon.

Puhkamise ja einestamise vaheaeg spetsialistidele, kes pakuvad vastuvõtmist, dokumentide ja teabe väljastamist ühtsest riiklikust registrist, samuti kodanike vastuvõtmist vastavalt haldusmääruste nõuetele teatud tegevusvaldkonnas valitsusülesannete täitmiseks. , määratakse ajavahemikus 12:00-15:00 minutit. Täpsema puhkamise ja toitlustamise aja määrab osakonnajuhataja.

Teiste rühmade avalikus teenistuses töötavatele ametikohtadele ja töötajatele, kes täidavad ametikohti, mis ei ole föderaalses avalikus teenistuses, võib vastavalt teenistuslepingule (töölepingule) kehtestada ebaregulaarse teenistuspäeva (tööpäeva).

6. Riigiteenistujatele võimaldatakse iga-aastast tasustatud puhkust, mis koosneb põhipuhkusest ja tasustatavast lisapuhkusest (iga-aastane lisapuhkus pika tööstaaži eest ja iga-aastane lisapuhkus ebaregulaarsete tööpäevade eest).

Riigiteenistujatele, kes täidavad riigiteenistuse põhipositsioone, antakse iga-aastast tasulist põhipuhkust 35 kalendripäeva, teistele rühmadele - 30 kalendripäeva, töötajatele, kes täidavad ametikohti, mis ei ole föderaalses avalikus teenistuses - 28 kalendripäeva.

Iga-aastase tasulise lisapuhkuse kestust pika teenistuse eest arvestatakse iga riigiteenistuse aasta kohta üks kalendripäev.

Iga-aastase tasulise lisapuhkuse kestus ebaregulaarse tööpäeva eest on:

Riigiteenistujatele, kes töötavad liidumaa avaliku teenistuse põhipositsioonidel - 10 kalendripäeva;

Riigiteenistujatele, kes töötavad föderaalses avalikus teenistuses juhtivatel kohtadel - 8 kalendripäeva;

Riigiteenistujatele, kes töötavad föderaalses avalikus teenistuses kõrgetel ametikohtadel - 6 kalendripäeva;

Riigiteenistujatele, kes töötavad föderaalses avalikus teenistuses noorematel ametikohtadel - 4 kalendripäeva;

töötajatele, kes täidavad ametikohti, mis ei ole föderaalse avaliku teenistuse ametikohad - 3 kalendripäeva.

Põhipuhkuse kogukestuse arvestamisel liidetakse iga-aastane tasuline põhipuhkus pika staaži eest makstava iga-aastase lisapuhkusega. Iga-aastase tasulise põhipuhkuse ja iga-aastase tasulise lisapuhkuse pika teenistuse eest riigiteenistujatel, kes töötavad riigiteenistuses, ei tohi kogukestus ületada 45 kalendripäeva, teiste rühmade avaliku teenistuse ametikohti täitvatel riigiteenistujatel - 40 kalendripäeva.

Täiendav puhkus ebaregulaarsete teenistus(töö)päevade eest antakse lisaks käesolevas lõikes sätestatud iga-aastasele tasulisele puhkusele.

Puhkuste ajakava koostatakse igaks kalendriaastaks struktuuri- ja eraldi divisjonid Juhtkonnale ja juhitakse kõigi riigiametnike ja töötajate tähelepanu.

Seega kehtestavad ja reguleerivad Belgorodi oblasti föderaalse registreerimisteenistuse büroo ametlikud eeskirjad büroo töötajate töökord, tööaja kestus, sätestatakse puhkerežiim ning määratakse kindlaks puhkuse summa ja kord. Büroo töötajad. Üldiselt reguleerib see dokument organisatsiooni töötegevust ja tagab selle tootmisülesannete täitmise tõhususe.

§3. Olemasolevad dokumenditoe probleemid Belgorodi piirkonna föderaalses registreerimisteenistuses ja nende lahendamise viisid

Belgorodi piirkonna föderaalse registreerimisteenistuse dokumentatsioonitoe uuringu osana viidi 19. märtsil 2009 läbi asutuse töötajate küsitlus, et selgitada välja olemasolevad dokumentatsiooni tugiprobleemid ja nende lahendamise viisid. Töötajatele anti küsimustikud, mis sisaldasid järgmisi küsimusi:

1. Sinu positsioon;

2. Milliste dokumentidega töötate? (tellimus, leping, memo, sissetulev kiri, väljaminev kiri, vajadusel joon alla), muu;

3. Kas osalete dokumentide kinnitamisel?

4. Mida arvutiprogrammid Kas kasutate seda dokumentidega töötamisel?

5. Mida on teie hinnangul vaja teha oma osakonna ja asutuse kui terviku tõhusamaks ja kvaliteetsemaks tööks?

a) parandada dokumentidega töötamise reguleerivat raamistikku;

b) kohandada töötajate töökohustusi;

c) tõsta töötajate arvutioskuse taset;

d) installige süsteem elektrooniline registreerimine dokumendid;

e) paigaldama elektroonilise dokumendihaldussüsteemi;

f) määrata isik, kes jälgib korralduste täitmist;

g) korraldada töötajatele täiendkoolitusi;

h) kehtestada uus personalikoht dokumentidega töötamiseks.

Küsitluse lõpus tagastati 43 täidetud ankeeti koos vastavate märkuste ja kirjetega. Saadud vastuste analüüs võimaldab kindlaks teha dokumentatsiooni toe seisu organisatsioonis ja tuvastada probleemid, millega erinevate osakondade töötajad dokumentatsiooniga töötamisel kõige sagedamini kokku puutuvad.

Peaaegu kõik töötajad kasutavad oma töös programmi “Õiglus” ja mõned lisaks “Registreeri”. Ankeetides ei ole viiteid ühelegi elektroonilisele dokumendihaldussüsteemile vms. Enam kui pooled töötajatest viitavad aga vajadusele võtta Belgorodi piirkonna föderaalses registreerimisteenistuses kasutusele elektrooniline dokumendihaldussüsteem, mis hõlbustaks seeläbi tööd erinevat tüüpi dokumentidega, aga ka dokumentide registreerimiseks dokumentide registreerimisel.

Pooled töötajad ei ole rahul oma töö regulatiivse toetuse taseme, ebapiisava regulatsiooni taseme ja töö täpsete piiride määratlemisega. töökohustused. Sellised töötajad viitavad vajadusele seda olukorda muuta, selgitades asutuse töötajate töökohustusi ja arendades üksikasjalikud juhised selle skoori kohta.

Küsitluse käigus tõid Belgorodi oblasti föderaalse registreerimisteenistuse töötajad, kes ei olnud rahul oma tegevuse õigusliku raamistikuga ega selle reguleerimise tasemega, vajadusele korraldada asutuse töötajatele täiendkoolitusi asjakohaste tegevuste kaudu. , sealhulgas seminaride, täiendõppe kursuste jms korraldamine.

Belgorodi oblasti föderaalse registreerimisteenistuse töötajate küsitluse käigus anti maksimaalne häälte arv nii isiku määramiseks, kes jälgib tellimuste täitmist, kui ka uue kulleri personaliüksuse määramiseks dokumentide kohaletoimetamiseks. asjaomased asutused. Kuid kuigi paljud föderaalse registreerimisteenistuse töötajad peavad uue personaliüksuse kasutuselevõtmist dokumentidega töötamiseks kohatuks. Sellest lähtuvalt peab tellimuste täitmise järelevalve eest vastutav spetsialist töötama osalise tööajaga ja olema palgatud Belgorodi piirkonna föderaalse registreerimisteenistuse juba töötavate töötajate hulgast.

Kõige vähem huvitasid vastajad arvutioskuste taseme tõstmise ja muu kontoritehnika taseme tõstmise, samuti uue dokumentidega töötamise ametikoha sisseviimise tõenäosuse arvestamise vastu. See võimaldab järeldada, et Belgorodi piirkonna föderaalse registreerimisteenistuse töötajate arvates on organisatsiooni töötajad piisavalt varustatud ega vaja täiendavaid töötajaid. Tema tehniliste oskuste tase on täielikult kooskõlas täidetavate tööülesannetega ning töötajate kvalifikatsiooni tõstmist tuleks seostada mitte nende arvutioskusega, vaid põhiteadmistega. erialased teadmised, oskused ja võimed vastavalt ametikohale.

Küsitluse tulemuste analüüs võimaldab meil tuvastada Belgorodi piirkonna föderaalse registreerimisteenistuse juhtkonna, koolieelsete haridusasutuste dokumentatsiooni toetamise peamised probleemid ning peamised probleemid on siin välja toodud järgmiselt:

Madal juhtimisdistsipliin töötajate seas;

Programmide puudumine asutuse kontoritöö automatiseerimiseks.

Seega, tuginedes Belgorodi piirkonna föderaalse registreerimisteenistuse töötajate probleemide tuvastamiseks tehtud küsitlusele oma töö käigus, võime järeldada, et üksuste töö ei ole piisavalt tõhus. oma personali silmas pidades ja kutsuda Belgorodi oblasti föderaalse registreerimisteenistuse töötajaid esitama oma juhtkonnale küsimus meetmete võtmise kohta praeguse olukorra muutmiseks, nimelt:

Kutsuda asutuse osakonnajuhatajaid täiendama osakondade määrusi ja oma töötajate ametijuhendeid;

Esitage igale osakonnale regulatiivsed dokumendid, mis on seotud selle osakonna tegevuse liigi ja kõigi töötajatega üldiselt;

Tõstata küsimus elektroonilise dokumendihaldussüsteemi juurutamiseks organisatsioonis, arvestades asutuse tegevusala spetsiifikat;

Teha ettepanek uue kulleri töökoha sisseviimiseks.

KOKKUVÕTE

Juhtkonna dokumentatsioonitoe all mõeldakse praegu tegevusi, mis hõlmavad dokumentatsiooni korraldamist ja dokumentatsioonihaldust asutuse, organisatsiooni ja ettevõtte funktsioonide elluviimise protsessis. See kontseptsioon ei hõlma ainult organisatsioonilisi ja haldusdokumente (millega põhiliselt tegeleb traditsiooniline kontoritöö), vaid kogu dokumentatsiooni, mida organisatsioonis ühel või teisel viisil kasutatakse – teaduslik ja tehniline, projekteerimine, inseneritöö jne. See laieneb ka põhimõtteliselt uut tüüpi dokumentidele, mida määratletakse kui "teaberessursse" - registrid, registrid, andmebaasid ja andmepangad, veebisaidid jne. Kaasaegsetes tingimustes peaks kõigi seda tüüpi dokumentide käsitlemise kord ja neile juurdepääsu tingimused olema ühtsed.

Juhtimise kaasaegsete dokumentatsiooni tugiteenuste arendamine liigub kontoritöö protsesside edasise informatiseerimise ja automatiseerimise, elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide kasutuselevõtu ning organisatsioonide kontoritöö ümberkorraldamise suunas vastavalt nende süsteemide nõuetele.

Juhtkonna dokumentatsiooni toetamisel on mitu peamist probleemi: teadlikkuse probleem, organisatsioonilised probleemid, psühholoogilised probleemid ja personaliprobleem. Iga institutsioon, olenemata selle profiilist, seisab silmitsi nende probleemidega. Otsustades vajaduse üle oma organisatsiooni tööd parandada (sh dokumentatsioonitoe automatiseerimise kaudu), peaks iga juhtkond pöörama tähelepanu nende probleemide lahendamisele.

Lõputöö praktiline osa viidi läbi Belgorodi oblasti föderaalse registreerimisteenistuse büroo baasil ja hõlmas asutuse dokumentatsiooni toe uurimist, selle töökorraldust, samuti asutuse küsitlust. töötajatele, et tuvastada töös olemasolevad puudused.

Belgorodi oblasti föderaalse registreerimisteenistuse osakond teostab omavalitsuste normatiivaktide registreerimist, juriidilist kontrolli ja raamatupidamist föderaalseadustes ja kohalikes normatiivaktides ettenähtud viisil. Belgorodi piirkonna föderaalne registreerimisteenistus kasutab oma töös automatiseeritud infosüsteemi (AIS) "Justice", mis on mõeldud kinnisvaraobjektide automatiseeritud raamatupidamiseks, üksikisikute ja juriidiliste isikute loomiseks ning dokumentide koostamiseks. Kõik osakonna poolt läbiviidavad kontoriprotsessid vastavad kehtivatele eeskirjadele.

Belgorodi oblasti föderaalse registreerimisteenistuse büroo ametlikud eeskirjad kehtestavad ja reguleerivad büroo töötajate töökorda, tööaja kestust, näevad ette puhkerežiimi ning määravad kindlaks ameti töötajatele puhkuse andmise suuruse ja korra. . Üldiselt reguleerib see dokument organisatsiooni töötegevust ja tagab selle tootmisülesannete täitmise tõhususe.

Belgorodi oblasti föderaalse registreerimisteenistuse osakonna dokumentatsioonitoe uuringu osana viidi läbi asutuse töötajate küsitlus, et selgitada välja olemasolevad dokumentatsioonitoe probleemid ja nende lahendamise viisid. Küsitluse lõpus tagastati 43 täidetud ankeeti koos vastavate märkuste ja kirjetega. Saadud vastuste analüüs võimaldab meil välja selgitada organisatsiooni juhtimise dokumentatsiooni toe seisu, tuvastada olemasolevad probleemid ja kaaluda võimalusi nende probleemide lahendamiseks hetkel.

Belgorodi piirkonna föderaalse registreerimisteenistuse dokumentatsioonitoes saab tuvastada järgmised probleemid:

Iga töötaja töökohustuste ebapiisavalt täpne ja detailne regulatsioon;

töötajate distsipliin ei ole kõrgel tasemel;

Programmide puudumine asutuse kontoritöö automatiseerimiseks;

Halb arvutiprogrammide oskus.

Tehtud järelduste põhjal võime soovitada, et Belgorodi piirkonna föderaalse registreerimisteenistuse töötajad tõstataksid oma juhtkonnas küsimuse praeguse olukorra muutmiseks meetmete võtmise kohta, nimelt:

Kutsuda asutuse vastavate osakondade juhatajaid välja töötama ja täiustama osakondade määrusi ja oma töötajate ametijuhendeid;

Esitage igale osakonnale selle osakonna tegevuse liigiga seotud normatiivdokumendid;

Tõstake organisatsioonis elektroonilise dokumendihaldussüsteemi juurutamise küsimus, võttes arvesse asutuse valdkonna eripära, ja proovige täiustada neid elektroonilisi dokumendihaldussüsteeme, mida Belgorodi oblasti föderaalse registreerimisteenistuse töötajad juba kasutavad;

Määrata inspektor, kes jälgib juhiste täitmist;

Tehakse ettepanek võtta kasutusele uus kulleri ametikoht, et tagada erinevat tüüpi dokumentide usaldusväärsem ja lihtsustatud kohaletoimetamine asjaomastele asutustele, kellega Belgorodi piirkonna föderaalne registreerimisteenistus teeb koostööd.

BIBLIOGRAAFILINE LOETELU

Allikad

1. 27. juuli 2006. aasta föderaalseadus nr 149-FZ “Teabe, infotehnoloogia ja teabekaitse kohta” [Elektrooniline ressurss]. - Elektron. Dan. - Juurdepääsurežiim: http://www.akdi.ru/GD/proekt/097699GD.SHTM.

2. 10. jaanuari 2002. aasta föderaalseadus nr 1-FZ “Elektroonilise digitaalne allkiri" // Vene ajaleht. - 2002. - 14. jaanuar.

3. GOST R 51141–98. Arvepidamine ja arhiveerimine. Tingimused ja määratlused. - M.: IPK Standardite kirjastus, 1998. - 89 lk.

4. GOST R 6.30–2003. USD. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded dokumentidele. - M.: IPK Standardite kirjastus, 2003. - 20 lk.

5. Juhtimise dokumentatsiooni tugisüsteem. Põhisätted. Üldnõuded dokumentidele ja dokumentatsiooni tugiteenustele (Kinnitatud NSVL Peaarhiivi juhatuse poolt 27.04.88; NSVL Peaarhiivi korraldus 25.05.1988 nr 33) [Elektrooniline ressurss]. - Elektron. Dan. - Juurdepääsurežiim: http://www.directum.ru/gsdou.htm.

6. Föderaalsete täitevvõimude bürootöö tüüpjuhised (kinnitatud Vene Föderatsiooni Kultuuri- ja Ma8. novembri 2005. a korraldusega nr 536) [Elektrooniline ressurss]. - Elektron. Dan. - Juurdepääsurežiim: http://www.directum.ru/348539.aspx.

7. Belgorodi piirkonna föderaalse registreerimisteenistuse büroo bürootöö juhised. - Belgorod, 2005. - 22 lk.

8. Belgorodi piirkonna föderaalse registreerimisteenistuse büroo eeskirjad. - Belgorod, 2004. - 27 lk.

9. Belgorodi piirkonna föderaalse registreerimisteenistuse büroo ametlikud eeskirjad. - Belgorod, 2005. - 14 lk.

Kirjandus

1. Andreeva, V.I. Bürootöö: nõuded ettevõtte dokumentide liikumisele (Vene Föderatsiooni GOST-i alusel): Käsiraamat sekretäridele, raamatupidajatele, juristidele, juhtidele / V.I. Andreeva. - M.: JSC "Ärikool "Intel-Sintez", 1994. - 191 lk.

2. Astakhova, L.V. Juhtimise kui tegevusharu dokumentatsioonitugi / L.V. Astakhova // Kontoritöö. - 2005. - nr 2. - Lk 3-9.

3. Balasanyan, V.E. Aluseks on elektrooniline dokumendihaldus tõhus juhtimine kaasaegne ettevõte / V.E. Balasanyan // Sekretäriäri. – 2002. – nr 2. – lk 46–48.

4. Balasanyan, V.E. Milline peaks olema kaasaegne automatiseeritud haldusdokumentatsioonisüsteem? / V.E. Balasanyan // X rahvusvaheline. teaduslik-praktiline konverents “Dokumentatsioon in infoühiskond: XXI sajandi paradigmad. - M., 2003. - lk 22–25.

5. Balibardina, G.I. Dokumentatsioon ja dokumentatsiooni tugi juhtimisele / G.I. Balibardina. - Volgograd, 2002. - 178 lk.

6. Bobyleva, M.P. Ettevõtte dokumendihaldussüsteem ja ärikultuuri: vastastikuse mõjutamise aspektid / M.P. Bobyleva // Kontoritöö. - 2001. - nr 2. - lk 41-43.

7. Bobyleva, M.P. Tõhus dokumendivoog: traditsiooniliselt elektroonilisele / M.P. Bobyleva. – M.: Kirjastus MPEI, 2004. - 149 lk.

8. Bobyleva, M.P. Organisatsioonis elektroonilise dokumendihalduse elementide kasutamise küsimused / M.P. Bobyleva // Sekretäriäri. – 2003. – nr 2. – lk 15–17.

9. Bobyleva, M.P. Tarkvaratoote valimine dokumentide automatiseerimiseks / M.P. Bobyleva // Kontoritöö. – 2002. – nr 2. – Lk 27–33.

10. Vitin, Yu.G. Klassikalisest dokumendihaldusest elektrooniliseni! / Yu.G. Vitin // Sekretäri ja büroojuhi kataloog. – 2004. – nr 4. – Lk 50–55.

11. Vovkotrub, O.V. Dokument ja teave arvutite ajastul ja paljundusseadmed/ O.V. Vovkotrub // II Internatsionaali materjalide kogu. Teaduslik ja praktiline konverents "Kaasaegsed dokumendihaldustehnoloogiad ettevõtluses, tootmises ja juhtimises." – Penza, 2000. – Lk 3–10.

12. Gaidukova, L.M. Traditsiooniliste dokumentatsiooni tugitehnoloogiate probleemid / L.M. Gaidukova // Sekretäriäri. – 2006. – nr 10 – lk 17–22.

13. Gelman–Vinogradov, K.B. Mõned mõiste “dokument” teadusliku tõlgendamise küsimused / K.B. Gelman–Vinogradov // XI Rahvusvaheline. teaduslik-praktiline konverents “Dokumentatsioon infoühiskonnas: haldusreform ja dokumendihaldus” – M., 2005. – lk 84–87.

14. Gelman–Vinogradov, K.B. "Dokumendi" mõiste tõlgendamise raskustest ja nendest ülesaamise viisidest / K.B. Gelman-Vinogradov // Kontoritöö. – 2005. – nr 2. – Lk 16–24.

15. Glick, D.I. Riiklikud standardid elektroonilise dokumendihalduse valdkonnas / D.I. Glick // Sekretäriäri. – 2006. – nr 9 – Lk 45–75.

16. Domarev, V.V. Infokaitse ja turvalisus arvutisüsteemid/ V.V. Domarev. – K.: “Dia-Soft”, 1999. – 38 lk.

17. Doronina, L.A. Uued infotehnoloogiad organisatsiooni dokumentide säilitamiseks (probleemi sõnastuse suunas) / L.A. Doronina, B.V. Tšernikov // Personalijuhtimine. – 2002. – nr 2. – lk 39–43.

18. Živajeva, O.V. Infovoo juhtimine tööstusettevõtted põhineb dokumendivoo optimeerimisel: Dis. ...kann. majandust Teadused: 03.00.02 / O.V. Živajeva. – Voronež, 2002. – 148 lk.

19. Automatiseeritud infosüsteemi "Justice" kasutusjuhend. - Peterburi, 2002. - 220 lk.

20. Kochetkova, P. Kontori automatiseerimissüsteem “CompanyMedia-Office work / P. Kochetkova // Sekretäriäri. – 2006. – nr 8. – lk 20–24.

21. Kudrjajev, V.A. Dokumentidega töökorraldus / V.A. Kudrjajev. – M.: Infa-M, 2001. – 356 lk.

22. Kuznetsov, S.L. Probleemid kontoris dokumentidega töö automatiseerimiseks tarkvara valimisel / S.L. Kuznetsov // Sekretäriäri. – 2005. – nr 10. – lk 32–35.

23. Kuznetsova T.V. Kontoritöö. Dokumentatsiooni tugi juhtimisele. - M.: “Personalijuhtimine”, 2007. - 520 lk.

24. Kutsiniak, D.L. Automatiseeritud kontoritööst elektroonilise dokumendihalduseni / D.L. Kucynyak // X International. Teaduslik ja praktiline konverents “Dokumentatsioon infoühiskonnas: 21. sajandi paradigmad”. – M., 2003. – Lk 18–23.

25. Larin, M.V. Dokumentatsioonihaldus organisatsioonis / M.V. Larin. - M.: “Teadusraamat”, 2002. – 110 lk.

26. Larin, M.V. Dokumentatsioonihaldus: teooria ja praktika (referaat) / M.V. Larin // Kontoritöö. – 2001. – nr 1. – Lk 5–9.

27. Larin, M.V. Elektrooniline dokumendihaldus: mis takistab selle rakendamist / M.V. Larin // Sekretäri ja büroojuhi kataloog. – 2003. – nr 12. – Lk 30–38.

28. Lõssenko, N.A. Ettevõtte juhtimistegevuse dokumenteerimine: kontoritöö ja kirjavahetus / N.A. Lõssenko // Haridusmeetod. Käsiraamat/ - R–on–D: MarT, 2002. – 272 lk.

29. Maksimovitš, G. Yu. Integreeritud lähenemisviis infotehnoloogia rakendamisele kõigis alushariduse valdkondades / G.Yu. Maksimovitš, V.I. Berestova // Sekretäriäri. – 2005. – nr 11. – Lk 51–56.

30. Maksimovitš, G. Yu. Kaasaegsed universaalsed infotehnoloogiad - alus koolieelsete haridusasutuste täiustamiseks / G.Yu. Maksimovitš, V.I. Berestova // Sekretäriäri. – 2005. – nr 2. – Lk 23–27.

31. Maksimovitš, G. Yu. Kaasaegsed infotehnoloogiad teabe salvestamiseks ja sellele juurdepääsu korraldamiseks / G.Yu Maksimovich, V.I. Berestova // Sekretäriäri. – 2005. – nr 1 (53) – lk 34.

32. Mitjajev, K.G. Dokumendid ja nende eesmärk / K.G. Mitjajev // Arhiiviteaduse küsimusi. – 1990. – nr 5. – Lk 88–102.

33. Mitjajev, K.G. Dokumentide klassifikatsioon nõukogude institutsioonide kontoritöös / K.G. Mitjajev // Arhivaari bülletään. – 1991. – nr 1. – Lk 59–61.

34. Mitjajev, K.G. Dokumentide liigitusskeemid (klassifikaatorid) kontoritöös / K.G. Mitjajev // Arhiivinduse bülletään. – 1993. – nr 4. – Lk 81–83.

35. Mihhailov Yu.M. Bürootöö vabaühendustele. - M.: Alfa-Press, 2008. - 288 lk.

36. Moskovaja, P.M. Teel elektroonilise dokumendihalduse poole / P.M. Moskva // Kontoritöö. – 2004. – nr 2. – Lk 36–41.

37. Petšnikova, T.V. Dokumentatsiooni tugi organisatsiooni tegevusele / T.V. Pechnikova // Õpik. Kasu / M.: Dot. autorid ja kirjastajad “Tandem”: “Ekmos”, 1998. – 208 lk.

38. Privalov, V.F. Trükitekstide ohutuse küsimused // Dokumentatsioon infoühiskonnas: elektrooniline dokumendihaldus ja elektrooniline arhiiv. / V.F. Privalov // Ettekanded ja teatised kuuendal rahvusvahelisel teadus- ja praktilisel konverentsil 24.–25.11.1999. – M., 2000. – Lk 120–124.

39. Romanina, L.A. Kontoritöö / L.A. rumeenlane. – M.: “Kirjastus Masterstvo”, 2002. – 220 lk.

40. Sablin, V.K. Elektroonilise dokumendihalduse rakendamisest / V.K. Sablin // Audit. – 2004. – nr 5. – P.6.

41. Sborets, M.V. Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi juurutamise kohta JSC AIB Academkhimbank / M.V. Kogu // Sekretäri ja büroojuhi kataloog. – 2004. – nr 9. – lk 48–56.

42. Stenyukov, M.Yu. Dokumentide koostamine arvutis / M.Yu. Stenyukov // Haridusmeetod. Kasu. – M.: “Ekmos”, 1998. – 238 lk.

43. Sysoeva, L.V. Ettevõtte dokumendihaldussüsteemi kontseptsiooni väljatöötamine / L.V. Sysoeva // Sekretäriäri. – 2006. – nr 7 – Lk 30–35.

44. Sysoeva, L.A. Elektroonilised dokumendihaldussüsteemid / L.A. Sysoeva // Sekretäriäri. – 2003. – nr 3. – Lk.29–33.

45. Tihhonov, V.I. Elektroonilised arhiivid ja elektrooniline dokumendihaldus / V.I. Tihhonov, I.F. Yushin // Otech. Arhiivid. – 1999. – nr 2. – Lk.17–26.

46. ​​Tkatšov, A.V. Arvutidokumentide õiguslik seisund: peamised omadused / A.V. Tkatšov. – M.: OÜ “Gorodets-izdat”, 2000. – Lk 62.

47. Filenko, E.N. "Dokumendi" kontseptsiooni arendamine koos uute infotehnoloogiate kasutuselevõtuga / E.N. Filenko // Kontoritöö. – 2006. – nr 3 – Lk 64–65.

48. Hramtsovskaja, N. Elektroonilise dokumendihalduse regulatiivdokumendid / N. Khramtsovskaja // Majandus ja elu. – 2006. – nr 14. – Lk 33.

49. Khurgin, V.M. Veel kord elektroonilisest dokumendist / V.M. Khurgin // Venemaa teabeallikad. – 2008. – nr 3. – Lk.13–21.

50. Tšukovenkov, A. Yu. Juhised kontoritööks organisatsioonis / A.Yu. Tšukovenkov // Sekretär-referent. – 2003. – nr 1. – lk 47–51.

Interneti-ressursid

1. Konsultatsioonigrupp “TERMIKA” [Elektrooniline ressurss]. - Elektron. Dan. - Juurdepääsurežiim: http://www.termika.ru/

2. Massikommunikatsiooni, side ja kultuuripärandi kaitse föderaalne järelevalveteenistus [elektrooniline ressurss]. - Elektron. Dan. - Juurdepääsurežiim: http://62.rsoc.ru/

3. DIRECTUM [Elektrooniline ressurss]. - Elektron. Dan. - Juurdepääsurežiim: http://www.directum.ru/348539.aspx/

4. DOConline: sõltumatu portaal elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide kohta [Elektrooniline ressurss]. - Elektron. Dan. - Juurdepääsurežiim: http://www.doc-online.ru/analytics/

5. EOS: elektroonilised kontorisüsteemid [Elektrooniline ressurss]. - Elektron. Dan. - Juurdepääsurežiim: http://www.eos.ru/

RAKENDUSED

Lisa 1

Belgorodi piirkonna föderaalse registreerimisteenistuse organisatsioonilise struktuuri skeem

2. lisa

Plokkskeem üldine struktuur toimingute jada õiguste riiklikul registreerimisel

Toimingute järjestuse vooskeem dokumentide väljastamisel

4. lisa

Belgorodi piirkonnas

avaldus

mina,_______________________

(taotleja täielik perekonnanimi, eesnimi, isanimi)

“___”____________________ __________ sünniaasta, passi seeria ___________________________

Nr._____________ välja antud “________”_______________ ___________ aasta____________________________

_______________________

elukoht:__________________________________________________

(tegeliku elukoha aadress)

kontaktnumber___________________________________________________________________

volikirja alusel tegutsedes alates “_____” _______________ __________________.

alaealise seadusliku esindajana (vajadusele alla tõmmatud) nimel

(taotleja täielik perekonnanimi, eesnimi ja isanimi)

aasta "________" _____________________________________________________________________________________________________

(dokumendi väljastanud asutuse nimi)

_________________

Teatan, et passi asendamise tulemusena:

seeria ______________ nr ____________ väljaandja "___" _________________________________

__________________________________________________________________________________

(dokumendi väljastanud asutuse nimi)

__________________________________________________________________________________

"____" ___________ ____________________ G. ___________________________________________________

kodanik _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

sai uue passi järgmiste andmetega:

passi seeria _______________ nr_____________ välja antud “________”________________aasta _______________________________________________________________________________________

(dokumendi väljastanud asutuse nimi)

"___" __________________200___g.

(taotluse esitamise kuupäev)

______________________________________

"___" __________ 200_____g.

5. lisa

Föderaalse registreerimisteenistuse kontorisse

Belgorodi piirkonnas

avaldus

mina,____________________________________________________________________

“___”____________________ __________ sünniaasta, passi seeria_______________

Nr.__________________ väljastatud "________"_______________ _________________________________

_____________________________________________________________,

elukoht: ________________________________________

_____________________________________________________________

volikirja alusel tegutsedes alates “_____” _______________.

Annan teile teada, et ostmise ajal _____________________________________________________________

aadressil________________________________________________________

_____________________________________________________________

gr.________________________________________________________________________

“____” __________ __________ sünniaasta, passi seeria ____________________________

Nr.____________ välja antud “________”____________________ _______________ja aasta

_____________________________________________________________

elukoht: ______________________________________

_____________________________________________________________

ei olnud seaduslikus abielus.

"____" ___________ ____________________ G. ______________________

Kirjutatud vastuvõtuspetsialisti juuresolekul

______________________________________

Belgorodi piirkonna föderaalse registreerimisteenistuse büroo ametlikud eeskirjad. - Belgorod, 2005. - Lk 2-3.

Belgorodi piirkonna föderaalse registreerimisteenistuse büroo ametlikud eeskirjad. - Belgorod, 2005. - Lk 3.

Belgorodi piirkonna föderaalse registreerimisteenistuse büroo ametlikud eeskirjad. - Belgorod, 2005. - Lk 5.

Enamiku erinevates organisatsioonides ja juhtimissüsteemides ringlevate dokumentide puhul on nende täitmise tähtajad märgitud kasutatud kontroll- ja registreerimiskaartide (RCC) ülemisele väljale.

Teave täitmise kontrolli tulemuste kohta tuleks anda neile juhtidele, kes määravad kindlaks konkreetsete dokumentide kontrollimise vajaduse ja nende täitmise aja.

Dokumentide vormistamise tähtajad. Perioodiliselt koostatud dokumentidele, kogu riigis, üksikutes tegevusvaldkondades või konkreetses organisatsioonis kõige sagedamini koostatud dokumentidele kehtestatakse nende täitmise standardtähtajad.

Seega kehtestatakse standardtähtajad Vene Föderatsiooni presidendi dekreetides, Vene Föderatsiooni seadustes, valitsuse määrustes, näiteks kodanike ettepanekute, avalduste ja kaebuste, parlamendi taotluste läbivaatamiseks; alalise säilitamise dokumentide üleandmiseks osakonnaorganitelt riigiorganitele; allkirjastatud dokumentide lõplikuks jõustumiseks jne.

Osakondade põhimäärustega on kehtestatud märkimisväärne hulk standardseid tähtaegu, näiteks statistilise ja finantsaruandluse esitamise, tootekvaliteedi nõuete esitamise, finants- ja kohtuasutuste otsuste peale kaebuste esitamise tähtaegade kohta. organisatsioon saab kehtestada ka standardsed tähtajad dokumentidele, mis ei kajastu seadustes ja muudes määrustes. Pärast nende kinnitamist ja lisamist vormide tabelisse või koolieelse hariduse juhistesse muutuvad need standardiks ka kõigi organisatsiooni töötajate jaoks.

Üksikud täitmise tähtajad märgitakse saabunud dokumendi läbivaatamisel dokumendi või resolutsiooni teksti ainult juhul, kui see tähtaeg erineb dokumendi autori poolt kehtestatud tähtajast või ei sisaldu tüüptähtaegades.

Sissetulevate dokumentide täitmise tähtaega arvestatakse tavaliselt hetkest, kui registreeritakse nende organisatsioon nende vastuvõtmise fakt, ja loodud dokumentide puhul - hetkest, kui neile juhitakse täitjate tähelepanu, välja arvatud juhul, kui loomulikult on ette nähtud mõni muu periood on dokumendis märgitud.

Täitmise tähtaega saab pikendada ainult selle asutanud organisatsioon või ametnik või tema kõrgem juhtkond. Praktikas on juhtudel, kui dokumendi vormistamise tähtaega ei ole võimalik kindlaks määrata selle registreerimisel või läbivaatamisel, tingimuslik tähtaeg, mida saab dokumendi täitmisel korrigeerida näiteks täitmise jälgimisel. väljaminevatest dokumentidest.

Selle kontrolli alla panemine. Dokumentide täitmise jälgimise tehniline vahend on sisestusvorming kontrollsüsteem(kaart või ekraanivorm), tavaliselt registreerimisvormingu duplikaat. Nagu näiteks organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtse süsteemi pakutud juhtimissüsteemi kaart.

Juhi suuliste juhiste, registreerimata dokumentide jälgimisel või täidetuks loetud dokumentide juurde naasmisel täidetakse sisestusvorming kontrollteenistuses endas. Kontrolli alla paigutades dokumente, mis sisaldavad mitmeid ülesandeid, erinevaid täitjaid ja tähtaegu, täidetakse kontrolli sisestusvorming iga kontrollitava tellimuse või ülesande kohta. Selleks peavad dokumentide vooskeemid ette nägema juhtimisteenistuse järjestikuse või paralleelse (näiteks koopiana) tutvumise sarnaste dokumentidega. Dokumendi enda ülemise välja paremas osas on märge, mis näitab, et see on kontrolli alla võetud.

Juhtmassiiv on korraldatud nii, et olenemata sellest, kas dokument on sisemine, sissetulev või väljaminev, saab dokumente klassifitseerida nii jooksva kuu päevade kui ka pikemate tähtaegade järgi tähtaegade järgi.

Professionaalselt korraldatud kontrolliteenistus teostab dokumendi täitmise perioodil regulaarset täitmise edenemise kontrolli, mille tulemused fikseeritakse reeglina ka kontrolltoimikusse. Esitatud teabe õigsuse eest vastutavad esinejad.

Kontrollid võib registreerida suuliselt või kirjalikult. Viimasel juhul koostab kontrolliteenistus kirjalikud meeldetuletused. Need võivad olla pühendatud kas konkreetsele ülesandele või eraldi dokumendile ja esitajale. Meeldetuletused saadetakse struktuuriüksuste juhtidele ning pärast täitmist allkirjastatakse need ja tagastatakse kontrollteenistusele tulemusdistsipliini analüüsimiseks.

Täitmise edenemise kontrollimine toimub tavaliselt järgmiste USORD-i soovitatud ajavahemike jooksul:

Ülesanded järgmisteks aastateks vähemalt kord aastas;
ülesandeid jooksva aasta järgmisteks kuudeks vähemalt kord kuus;
jooksva kuu ülesanded iga 10 päeva järel ja 5 päeva enne tähtaega.

Dokumentide täitmiseks üleandmine teistele töötajatele ei ole aluseks nende kontrolli alt kõrvaldamiseks ega täitmistähtaegade edasilükkamiseks.

Dokumendi eemaldamine kontrolli alt. Seda saab teha ainult kontrolli kehtestanud ametnik või vastutav täitja pärast ülesannete reaalset täitmist, taotlusi, tulemustest huvitatud isikutele ja organisatsioonidele teatamist või muud dokumenteeritud täitmise kinnitust.

Dokumendi kontrolli alt eemaldamist on võimalik märkida ainult kontrollmassiivis endas (kaart, andmebaas). Juhtkonna äranägemisel võib teavet dokumentide või üksikute ülesannete täitmise kohta edastada kontrolliteenistusele kirjalikult või suuliselt.

Kui kontrolliteenistus tuvastab, et sisu, vorm ja täitmise kord ei vastanud ülesandele, on tal õigus dokument läbivaatamiseks tagastada ilma täitmise tähtaega pikendamata.

Perioodiliselt analüüsitakse andmeid dokumentide täitmise kontrolli edenemise ja tulemuste kohta. Reeglina tehakse teave tulemusdistsipliini seisu kohta kokkuvõte igakuiselt. Kuna sooritusdistsipliini jälgimise standardseid analüütilisi vorme ei ole määratletud, kehtestab need koolieelse õppeasutuse talituse soovitusel organisatsiooni juhtkond.

Esinejate töö tulemused paistavad kõige selgemalt siis, kui juhtkonnale esitatavad igakuised aruanded näitavad:

Töövõtja poolt töödeldavate dokumentide koguarv;
enne tähtaega lõpetatud arv (protsentides);
arv (protsentides), mis on täitmata või valminud kehtestatud tähtaegadest hiljem;
täitmise viivitused tööpäevades;
dokumentide täitmisega viivitamise põhjused.

TO iseloomulikud põhjused Dokumentide õigeaegse täitmata jätmine hõlmab tavaliselt järgmist:

Liiga kõrge võimu tsentraliseerituse tase;
esinejate ja juhtide ülekoormus erinevad tasemed;
töötajate ja alluvate organisatsioonide distsiplineerimatus;
ebapiisavad tähtajad kvaliteetseks täitmiseks;
irratsionaalne dokumendivoo süsteem;
tehniliste vahendite puudumine dokumentide töötlemiseks ja taasesitamiseks jne.

Analüüsi tulemuste põhjal töötatakse välja ja rakendatakse meetmeid dokumentide vormistamise kiirendamiseks, täidesaatva distsipliini tõstmiseks ning üldisemalt kontrolli ja juhtimise korralduse parandamiseks.

Dokumentatsiooni tugi juhtimisele

Just dokumendid tagavad elluviimise juhtimisfunktsioonid, määratlevad nad plaane, registreerivad raamatupidamis- ja aruandlusnäitajaid ning muud teavet. Sellega seoses võib öelda, et tehtud otsuste tõhusus ja kvaliteet, nende elluviimise tulemuslikkus ja organisatsiooni kui terviku tegevus sõltuvad suuresti sellest, kuidas on korraldatud töö dokumentidega.

Dokumentidega töökorraldus on juhtimisprotsesside ja juhtimisotsuste tegemise oluline osa, mis mõjutab oluliselt juhtimise efektiivsust ja kvaliteeti.

Juhtkonna otsustusprotsess hõlmab teabe hankimist; selle töötlemine; analüüs, ettevalmistamine ja otsuste tegemine.

Need komponendid on tihedalt seotud halduse dokumentatsioonitoega. Saamise eest majanduslik mõju Esiteks on oluline teabe kvaliteet, mille määravad selle kogus, tõhusus, keerukusaste ja maksumus. Kui ettevõttel ei ole tõhusat tööd dokumentidega, siis selle tulemusena halveneb juhtimine, kuna see sõltub kvaliteedist ja usaldusväärsusest, teabe vastuvõtmise ja edastamise efektiivsusest, viite- ja teabeteenuse korrektsest korraldusest ning selgest korraldusest. dokumentide otsimise, säilitamise ja kasutamise kohta.

Kontoritöös (DOW) lahendatakse kolm peamist ülesannet:

1. Dokumenteerimine (dokumentide koostamine, vormistamine, kooskõlastamine ja valmistamine).
2. Haldusprotsessis olevate dokumentidega töö korraldamine (liikumise tagamine, täitmise kontroll, dokumentide säilitamine ja kasutamine).
3. Dokumendiarhiivi süstematiseerimine.

Juhtimise dokumentatsiooniga tegeleb iseseisva struktuuriüksusena tegutsev eriteenistus. See võib olla: ärijuhtimine, üldosakond, kontor või sekretariaat.

Koolieelse lasteasutuse teenus lahendab kolm põhilist ülesannet:

1. juhtimistegevuse dokumenteerimise tagamine;
2. dokumentidega töö korraldus asutuses;
3. dokumentidega töötamise vormide ja meetodite täiustamine.

Koolieelse haridusteenistuse ülesanded määravad kindlaks tema funktsioonid:

1. Juhtimistegevuse dokumenteerimise tagamise ülesandeid saab lahendada järgmiste funktsioonide täitmisega:

Vormide väljatöötamine ja kujundamine, nende valmistamise tagamine;
dokumentide valmistamise, paljundamise ja paljundamise tagamine;
dokumentide koostamise ja vormistamise kvaliteedikontroll, kehtestatud kooskõlastuskorrast kinnipidamine ja dokumentide tõendamine.

2. Asutuses lahendatakse dokumentidega töö korraldamise ülesanded järgmiste funktsioonide täitmisega:

Dokumentide läbimise ühtse korra kehtestamine (asutuse dokumendivoog);
Sissetulevate ja väljaminevate dokumentide edastamine;
Sissetulevate, väljaminevate ja sisemiste dokumentide registreerimine ja arvestus;
Kontroll dokumentide täitmise üle;
Dokumentide süstematiseerimine, nende säilitamise ja kasutamise tagamine; töö korraldamine kodanike pöördumistega.
Infoturbe tagamine.

3. Dokumentidega töötamise vormide ja meetodite täiustamise ülesannete hulka kuulub järgmiste funktsioonide täitmine:

Normatiiv-, juhend-, metoodiliste dokumentide väljatöötamine ja läbivaatamine ning organisatsiooni töötajate tähelepanu juhtimine;
metoodiline juhendamine ja kontroll dokumentidega töötamise kehtestatud reeglite järgimise üle organisatsiooni struktuuriüksustes;
organisatsiooni töötajate kvalifikatsiooni tõstmine ja nende nõustamine dokumentidega töötamise küsimustes;
organisatsiooni dokumentatsiooni korrastamine, dokumentide ühtlustamise tööde teostamine, organisatsiooni tegevuses kasutatavate dokumendivormide ajatabeli ja albumi väljatöötamine;
dokumentidega töötamise uute vormide ja meetodite väljatöötamine ja juurutamine, organisatsiooni dokumendivoo parandamine, juhtimisdistsipliini suurendamine;
ülesannete seadmine automatiseeritud infosüsteemide ja dokumentidega töötamise andmebaaside arendamiseks ja täiustamiseks.

Ettevõte, kes soovib luua tõhusat keskkonda teabe töötlemiseks ja juhtimiskvaliteedi parandamiseks, seisab silmitsi järgmiste ülesannetega:

1. Kogu dokumentaalse teabe ettevalmistamise ja töötlemisega seotud töö tõhustamine, luues ettevõttele dokumendi tugimehhanismi (DOU).
2. Õige automatiseerimisstrateegia, sealhulgas õige valiku valimine tarkvaratooted.

Sellise näiliselt lihtsa teema nagu dokumentidega töötamise automatiseerimiseks peate kasutama uusimaid tehnoloogilisi edusamme:

1. andmebaasihaldussüsteemid;
2. dokumendiotsingu ja tekstianalüüsi süsteemid;
3. süsteemid (trükitud ja käsitsi kirjutatud) dokumentide skannimiseks ja äratundmiseks;
4. klient-server keskkond;
5. Internet/intranet.

Olenemata ettevõtte spetsiifikast saab eristada järgmisi peamisi dokumentide rühmi:

Ettevõtte korraldusdokumendid (harta, reeglid, asutamisleping, struktuur ja personal, personal, ametijuhendid, sisekorraeeskirjad tööeeskirjad);
ettevõtte asjaajamisdokumendid (põhitegevuse korraldused, korraldused, otsused);
dokumendid ettevõtte personali kohta (personalikorraldused, töölepingud (lepingud), isikutoimikud, isikukaardid f. T-2, isiklikud palgakontod, tööraamatud);
ettevõtte finants- ja raamatupidamisdokumendid ( peamine raamat, aastaaruanded, bilansid, kasumiaruanded, revisjoniaruanded, inventuurid, plaanid, aruanded, hinnangud, aruanded, kassaraamatud jne);
ettevõtte andmed ja viitedokumendid (aktid, kirjad, faksid, tõendid, telefoniteated, memod, seletuskirjad, protokollid jne).

Valitsuselt ja munitsipaalorganisatsioonid Ettevõte võib saada dokumente, mis reguleerivad oma tegevuse erinevaid küsimusi (maksud, keskkonnakaitse jne). Need dokumendid moodustavad eraldi rühma - kõrgemate asutuste regulatiivdokumendid.

Eraldi rühma võib jagada ärilepinguteks (lepinguteks), mis on ettevõtlustegevuse peamised dokumendid. Kõik loetletud dokumendid on seotud juhtimis- või organisatsiooniliste ja haldusdokumentidega (ORD). Erandiks on finants- ja raamatupidamisdokumendid, millel on koostamise ja töötlemise eripära.

Venemaa Riiklik Arhiiviteenistus (Rosarkhiv) ja selle organid tegelevad oma rahvaste materiaalset ja vaimset elu kajastavate dokumentide kogumise ja säilitamisega, millel on ajalooline, teaduslik, sotsiaalne, majanduslik või kultuuriline tähendus. Nad loovad ühiskonna "mälu" ja salvestavad teavet riigi elu kohta. Lisaks vastutab Rosarkhiv föderaalse täitevvõimu keskorganina kontoritöö korraldamise ja ratsionaliseerimise eest riigis. Ta töötab välja standardid ja soovitused kontoritöö korraldamiseks. Rosarkhivile on arendusagentuurina usaldatud vastutus organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni (ORD) eest, mis hõlmab ORD-i üldnõuete, konkreetsete dokumentide vormide väljatöötamist, kontrolli ORD-i kasutamise üle. erinevaid valdkondi tegevused, dokumendivormide ühtlustamine organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtse süsteemi (USORD) loomise kaudu. Vene Föderatsiooni standardimis-, metroloogia- ja sertifitseerimiskomitee (Venemaa Gosstandart) vastutab dokumentidele esitatavate erinõuete regulatiivse konsolideerimise ja ühtlustamise eest GOST-ide loomise kaudu, samuti osalemise eest dokumentide rahvusvahelises ühtlustamises ja standardimises. Tööministeerium töötab välja töö- ja töökaitsealased dokumendid. Seega, kui asutused on kõrgeim asutus regulatiivne määrus dokumendihaldus, seejärel Riigiarhiiviteenistus.

Vaimuliku talituse tegevuse reguleerimisel on oluline roll organisatsiooni põhikirjal - õigusaktil, mis määrab kindlaks moodustamise järjekorra, organisatsiooni pädevuse, ülesanded, ülesanded ja töökorra. Harta väljatöötamine mõjutab kontoritöö üldist korraldust. Hartas sätestatud organisatsiooniline struktuur võimaldab kindlaks määrata dokumentide komplektid, mida juhtimistegevuses kasutatakse.

Peamised organisatsiooni alushariduse talituse tegevust reguleerivad normdokumendid:

Koolieelse lasteasutuse talituse eeskiri on õigusakt, mis määrab selle üksuse moodustamise järjekorra, vastutuse ja töökorralduse, samuti koolieelse lasteasutuse talituse teenistuses töötavate ametnike õigusliku seisundi ja pädevuse. Alushariduse teenuse eeskirja töötab välja ja allkirjastab talituse juhataja, kinnitab organisatsiooni juht. Määrus lepitakse kokku nende struktuuriüksuste juhtidega, kellega selles suhted luuakse.

Ametijuhend on peamine organisatsiooniline dokument, mis reguleerib töötajate vahelist kohustuste ja õiguste jaotust, mis on aluseks paralleelsuse ja dubleerimise välistamisele üksikute toimingute tegemisel.

Kontoritöö juhised on peamine regulatiivne dokument, mis reguleerib dokumentidega töötamise reegleid, tehnikaid, dokumentide loomise protsesse ja tehnoloogiat. Sest tõhus töö koolieelse haridusasutuse ja organisatsiooni kõigi osakondade teenistuses, dokumentidega töötamise kõigi etappide selgeks mõistmiseks ja esitamiseks peab iga organisatsioon koostama kontoritöö juhised, võttes arvesse oma tegevuse eripära.

Tüüpiliste juhtimisolukordade dokumendivormide tabel. Ajaleht on dokumentide standardvormide loetelu, mis on vajalikud ja piisavad ettevõtte poolt lahendatavate funktsioonide ja ülesannete dokumentatsioonitoe rakendamiseks. See sisaldab iga dokumendi tunnuseid, selle õiguslikku staatust ja dokumenteerimisetappe. Aruandekaart on viis, kuidas normatiivselt koondada nii aparaadis kasutatavate dokumentide koostis kui ka nende koostamise kord.

Organisatsiooni dokumentide vormide album. Lisaks dokumendivormide lehele peab igal organisatsioonil olema dokumendivormide album, mis on lehel sisalduvate dokumendivormide standardite kogu.

Tänapäeval on koolieelse haridusasutuse teenusel neli peamist organisatsioonilist struktuuri:

1. Ärijuhtimine.
2. Üldosakond.
3. Kontor.
4. Sekretär.

Ärijuhtimine jaguneb omakorda järgmisteks tüüpilisteks struktuuriüksusteks:

1. Sekretariaat on organisatsiooni juhtimise teenindamiseks loodud struktuuriüksus. See sisaldab:

Vastuvõtt;
juhataja sekretariaat ja juhataja asetäitjate sekretariaat;
juhatuse sekretariaat;
protokollibüroo.

2. Koolieelsete lasteasutuste ratsionaliseerimise osakond on koolieelsete lasteasutuste täiustamise keskus, metoodiline keskus. Selle funktsioonide hulka kuuluvad:

Kontorihaldustehnoloogia täiustamise meetmete väljatöötamine ja rakendamine;
bürootöö normatiivse ja metoodilise toe arendamine (määrused, juhendid, eeskirjad, määrused, ühtsete vormide aruandekaardid jne);
klassifikatsiooni teatmeteoste väljatöötamine (juhtumite nomenklatuur, klassifikaatorid, dokumentide loetelud koos säilitustähtaegadega).

3. Kontor, mis omakorda jaguneb:

Ekspeditsioon;
kirjavahetusbüroo;
raamatupidamise ja dokumentide registreerimise büroo;
arvutikeskus dokumenditekstide töötlemiseks ja taasesitamiseks.

4. Kirjade osakond.

5. Keskarhiiv.

6. Ülevaatus.

Dokumentatsiooni toetamise korraldamine

Tsentraliseeritud;
- detsentraliseeritud;
- segatud.

Bürootöö tsentraliseeritud korraldamise vormiga on kõik dokumentide töötlemise tehnilised toimingud koondatud ühte struktuuriüksusse (koolieelse lasteasutuse teenus) ning loovtöö dokumentidega toimub teistes struktuuriüksustes. Bürootöö tsentraliseeritud korraldamise vormi eeliste hulka kuulub võimalus luua kõigist organisatsiooni poolt vastu võetud ja selles loodud dokumentidest ühtne andmebaas, mis võimaldab suurendada dokumentide otsimise efektiivsust ja seega optimeerida teatmeteost. dokumentide peal. Soovitav on kasutada tsentraliseeritud kontoritöö korraldamise vormi, kui organisatsioonil on lineaarne-funktsionaalne organisatsiooniline struktuur.

Bürootöö korraldamise detsentraliseeritud vorm hõlmab iseseisva kontoritööteenuse loomist igas struktuuriüksuses. Soovitatav on seda kasutada divisjoni tüüpi organisatsioonilise struktuuriga või organisatsiooni struktuuriüksuste territoriaalse lahknemise tingimustes.

Bürootöö korraldamise segavorm hõlmab osade kontoritoimingute (dokumentide vastuvõtt, registreerimine, kontroll, paljundamine) sooritamist koolieelses lasteasutuses ja teiste (dokumentide loomine ja vormistamine, nende süstematiseerimine, toimikute moodustamine ja säilitamine). ) struktuuriüksustes. Tuleb märkida, et segatud kontoritöö korraldamise korral saab sama tehnoloogilist toimingut, näiteks sissetulevate ja saadetud dokumentide registreerimist, läbi viia nii koolieelses õppeasutuses kui ka struktuuriüksustes, sõltuvalt kategooriast. dokumentidest.

Koolieelse õppeasutuse nime valimine

Hetkel puuduvad normatiivdokumendid või metoodilised dokumendid, mis peaksid suunama koolieelse lasteasutuse teenuse nimevaliku ja selle struktuuri määramise, mistõttu on organisatsioonidel õigus nendes küsimustes iseseisvalt otsuseid teha.

Siiski tuleb arvestada mitmete teguritega:

Organisatsiooni tegevuse olemus, struktuur (osakondade arv, juhtivtöötajate arv ja töötajate koguarv);
- organisatsiooni dokumendivoo maht;
- alluva süsteemi olemasolu (alluvad organisatsioonid, filiaalid, osakonnad, esindused) ning nende ja keskse juhtorgani vaheliste suhete olemus.

Praktikas kasutatakse kontoritöö osakonna kohta erinevaid nimetusi: büroohaldus, kontor, üldosakond, kontoritöö osakond, kirjavahetusosakond, kontoritööteenistus, dokumendihaldusteenus, dokumendihaldusosakond, dokumentatsiooniosakond jne.

Ärijuhtimine on reeglina osakond, millel on sisemine struktuur. Ärijuhtimise osana on olemas rühmad, sektorid, osakonnad ja muud struktuuriosad, mis tagavad raamatupidamise ja dokumentide registreerimise, kontrolli dokumentide vormistamise üle, tööd kollegiaalsete organite dokumentidega, dokumentide valmistamist, dokumentide kopeerimist ja paljundamist, nt. samuti sellised üksused nagu sekretariaat, arhiiv, kontoritöö parendamise osakond jne Büroojuhtimine luuakse suurtes organisatsioonides, millel on alluvusstruktuur: föderaalsed täitevasutused (ministeeriumid, talitused, asutused), suured aktsiaseltsid jne. Büroojuhtimine koos puhtalt kontoritöö funktsioonidega pakub organisatsioonilist ja metoodilist tuge alluvate organisatsioonide kontoritööle.

Ülejäänud antud nimetusi - kontor, üldosakond, büroohalduse osakond jne, sisuliselt võib pidada sünonüümidena. Büroo on ehk kõige arusaadavam ja tuttavam nimi koolieelse õppeasutuse teenusele. See on mugav, kuna koosneb ühest sõnast, mis tähendab, et seda on lihtsam kasutada, kuid paljude meelest seostub see nimi "kontorirutiini", "ametniku bürokraatiaga", st kontoritöö negatiivsete külgedega. . Nimi "üldosakond" pole paljudele täiesti selge, kuna sõna "üldine" võib vihjata kõike, kuid me räägime ikkagi dokumentidega töötamisest. Sellega seoses on nimetused "büroohalduse osakond", "dokumendihalduse osakond" jne. edukam. Nendest kaalutlustest lähtuvalt tuleks kontoritööteenuse nime valikul eelistada kui mitte nimetust “kontor” (selguse ja kasutusmugavuse tõttu), siis selliseid nimetusi nagu “bürootööosakond”, “dokumentide tugiosakond” jne.

Organisatsiooniline struktuur DOW teenused

Suurettevõtetes jaotatakse funktsionaalrühmad koolieelse haridusasutuse teenuse osana ja igale töötajale määratakse teatud kohustused. Koolieelse lasteasutuse teenistusse võivad kuuluda sekretariaat, ekspeditsioon, kontrollgrupp (büroo, osakond), kirjagrupp (kaebuste büroo, avalike apellatsioonide osakond), masinakirjabüroo, paljundusbüroo, arhiiv.

Keskmise suurusega ettevõtetes täidavad koolieelse haridusasutuse teenuse ülesandeid töövaldkondade üksikud spetsialistid.

Väikeettevõtetes on koolieelse õppeasutuse teenistuses 2-3 inimest.

Paljudes organisatsioonides ei ole alushariduse talitus iseseisev üksus, vaid on osa haldus- ja majandusteenistusest, personalijuhtimisteenistusest või raamatupidamisosakonnast. Dokumentidega töö korraldamine on aga täiesti iseseisev tegevusliik, millel pole mingit pistmist majandustoetusega ega raamatupidamine. Kuna DOW-teenus haldab tegelikult kogu organisatsiooni dokumentatsiooni ja dokumendivoogusid, peaks see olema iseseisev üksus, kuigi väikese personaliga (võib olla 2-3 inimest), mis allub otse organisatsiooni juhile või mõnele organisatsiooni juhile. juhataja asetäitja, kes vastutab teabe ja dokumentatsiooni eest. See on põhimõtteliselt oluline ka seetõttu, et koolieelse lasteasutuse teenus teeb otseselt koostööd juhtkonnaga, lahendab dokumentide läbivaatamise küsimusi, jälgib nende täitmist, viib juhtkonna korraldusel läbi dokumentide teatmeteosed ja täidab muid juhtkonna korraldusi.

Koolieelse lasteasutuse talituse ametliku koosseisu ja personali taseme määramine

Töötajate ametikohtade koosseisu määramisel tuleks juhinduda ülevenemaalisest töötajate ametite, töötajate ametikohtade ja tariifiastmete klassifikaatorist (OKPDTR) ning juhtide, spetsialistide ja muude töötajate ametikohtade kvalifikatsioonikataloogist (kinnitatud ministeeriumi resolutsiooniga). Venemaa tööjõu nr 37).

Koolieelse haridusasutuse töötajate arvu määramiseks kasutatakse töö- ja töökorraldust reguleerivaid dokumente.

Kontoritöötajate töönormid, sealhulgas nende töötajate arvu arvutamine, viiakse läbi järgmiste dokumentide alusel:

1. Sektoritevahelised integreeritud ajastandardid juhtimise dokumentatsiooni toetamiseks.
2. Ministeeriumide, osakondade, ettevõtete ja organisatsioonide juhtimise dokumentatsioonitoe parandamise töö ajanormid.
3. Ajanormid tööks automatiseeritud arhiivitehnoloogia ja juhtorganite dokumentatsiooni toega.
4. Föderaalsete täitevvõimude juhtimisstruktuuride dokumentatsioonitoega töötamise ajastandardid.

Reeglina ei ole ühikute arvu määramine koolieelse lasteasutuse enda kohustus - seda tööd teevad töö- ja palgaosakonnad või majandusüksused, kuid vajadusel võivad selliseid arvutusi teha ka koolieelse lasteasutuse töötajad. õppeasutuse teenus. Eelnimetatud tööeeskirjad sisaldavad juhiseid nende dokumentide praktikas rakendamiseks.

Koolieelse lasteasutuse teenuse regulatsiooni ja töötajate ametijuhendite väljatöötamine Koolieelse lasteasutuse teenuse korraldamisel on oluliseks ülesandeks koolieelse lasteasutuse teenuse eeskirjade ja töötajate ametijuhendite väljatöötamine. Selle ülesande lahendab koolieelse lasteasutuse talituse juhataja ise või kvalifitseeritud spetsialistide kaasamisega. Koolieelse õppeasutuse teenuse eeskiri ja selle töötajate ametijuhendid moodustavad organisatsioonilise ja juriidilise dokumentatsiooni kogumi, mille väljatöötamine lõpetab selle teenuse loomise organisatsioonilise etapi.

1. Üldsätted.
3. Koolieelse lasteasutuse talituse ülesanded.

Riigieelarvelise õppeasutuse nõuandev iseloom eeldab vajalike muudatuste ja täpsustuste tegemise võimalust. Eelkõige on meie arvates soovitatav jagada 4. jaotis “Õigused ja kohustused” kaheks osaks: “Õigused” ja “Vastustus”, kuna need on täiesti erinevad mõisted.

Organisatsiooniline etapp Alushariduse teenuse loomine lõpeb ametijuhendite väljatöötamisega. Ajakiri on korduvalt avaldanud artikleid ametijuhendite väljatöötamise kohta, seega piirdume selles artiklis vaid üldiste kommentaaridega. Tuleb meeles pidada, et ametijuhend koostatakse konkreetse ametikoha jaoks ja kui osakonnas on mitu identset ametikohta, kuid neil töötavad töötajad täidavad erinevaid tööülesandeid, tuleks iga tööülesannete kogumi jaoks välja töötada eraldi ametijuhend. . Teatud kogumi töökohustuste määramine ametikohale peaks kajastuma dokumendi pealkirjas, näiteks: arvestuse ja dokumentide registreerimise spetsialisti ametijuhend, dokumentide täitmise jälgimise spetsialisti ametijuhend, amet kodanike pöördumistega töötamise spetsialisti kirjeldus jne.

Dokumentatsiooni tugisüsteem

Kontoritöö reguleeriv raamistik on seaduste ja määruste kogum, mis reguleerib dokumentide loomise, töötlemise, säilitamise ja kasutamise tehnoloogiat. praegused tegevused organisatsioon ja sisaldab:

Vene Föderatsiooni õigusaktid teabe ja dokumentatsiooni valdkonnas;
Vene Föderatsiooni presidendi dekreedid ja korraldused, Vene Föderatsiooni valitsuse dekreedid ja korraldused, mis reguleerivad dokumentide toetamise küsimusi föderaalsel tasandil;
Föderaalvõimude (ministeeriumid, komiteed, talitused, agentuurid jne) õigusaktid, mis hõlmavad nii tööstusharu kui ka osakondi;
Vene Föderatsiooni moodustavate üksuste ja nende territoriaalsete üksuste esindus- ja täitevorganite õigusaktid, mis reguleerivad kontoritöö küsimusi;
Asutuste, organisatsioonide ja ettevõtete arvestuse pidamise normatiivse ja juhendava iseloomuga õigusaktid;
dokumentatsiooni riiklikud standardid;
Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid;
Ülevenemaalised tehnilise, majandusliku ja sotsiaalse teabe klassifikaatorid;
Juhtimise dokumentatsioonitoe riiklik süsteem. Põhinõuded dokumentidele ja dokumentatsiooni tugiteenustele (GSDO);
Juhtimistöö korraldust ja töökaitset reguleerivad dokumendid;
Dokumentide arhiivisäilitamise korraldust reguleerivad dokumendid.

Bürootöö reguleeriva raamistiku võib jagada kaheks osaks: teabe dokumentatsiooni tugihaldus:

1. normatiivne baas, kontoritöö tehnoloogilise protsessi pakkumine;
2. kontoritöötajate töökorraldust tagav regulatiivne raamistik.

Regulatiivse raamistiku esimene osa on tinglikult jagatud mitmeks rühmaks.

Esimene rühm on föderaalne määrused mitte otsene tegevus, mis ühel või teisel määral mõjutab juhtimistegevuse dokumenteerimise ja dokumentidega töö korraldamise korralduse ja tehnoloogia küsimusi. Nende hulgas on Tsiviilkoodeks, haldusõiguserikkumiste seadustik, Töökoodeks. Dokumendihalduse ja kontoritöö jaoks on väga oluline föderaalseaduse osa "Teabe, informatiseerimise ja teabe kaitse kohta", mis kehtestab teabe dokumenteerimise õigusrežiimi. Seaduse kohaselt on teabe dokumenteerimine selle teabeallikatesse lisamise kohustuslik tingimus. Seadus kehtestab teabe dokumenteerimise korra ja nimetab ametiasutused, kes on kohustatud seda korda tagama. Seaduse järgi, see ülesanne usaldatud valitsusasutustele, kes vastutavad: kontoritöö korraldamise, dokumentide standardimise, Vene Föderatsiooni turvalisuse eest.

Teise rühma määrusi moodustavad osakondade bürootööd käsitlevad õigusaktid, mis on oma olemuselt osakondadevahelised.

Need sisaldavad:

Juhtimise dokumentatsioonitoe riiklik süsteem;
- standardjuhised föderaalvõimude kontoritööks;
- dokumentatsiooni riiklikud standardid (GOST R 6.30-2003 "Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded dokumentide koostamisele");
- ülevenemaalised tehnilise, majandusliku ja sotsiaalse teabe klassifikaatorid;
- Venemaa Panga normatiivaktide koostamise reeglid (direktiivid, määrused, juhised), korraldusega kehtestatud Vene Föderatsiooni Keskpank nr 02-395 "Venemaa Panga määruste kohta "Venemaa Panga määruste koostamise ja jõustumise korra kohta", samuti mitmed ministeeriumi määrused Venemaa tööjõud, Venemaa riiklik statistikakomitee, Rosarkhiv jne.

Kolmas määruste rühm on erinevad standard- ja näidisjuhised Vene Föderatsiooni moodustavate üksuste administratsioonide büroojuhtimine ja juhised konkreetsetele organisatsioonidele.

Üldine suundumus tugevdada õiguslikku tuge Vene riigi eluks eeldab õiguslünka (selge õigusnormi puudumine selles küsimuses) kõrvaldamise küsimuse lahendamist dokumendihalduse reguleerimise valdkonnas. On vaja välja töötada föderaalseadus "Juhtimistegevuse dokumentatsiooni toetamise kohta".

Ettepanekud juhtimistegevuse dokumenteerimistoetuse seaduse väljatöötamiseks on tingitud asjaolust, et a. kaasaegne juhtimine ja selle infotugi, dokumentatsiooni maht kasvab jätkuvalt, eksisteerivad põhjendamatult paralleelsed "paber" ja "elektroonilised" dokumentatsiooni- ja dokumendivoo süsteemid, on palju tarkvara, tehnoloogilisi ja tehnilisi tööriistu, mis ei ühildu omavahel, ei ole tõhus süsteem dokumentide liikumise ja täitmise jälgimiseks.

Praegu on VNIIDAD koos mitmete osakondadega ette valmistanud seaduseelnõu “Juhtimistegevuse dokumentatsiooni toetamise kohta”.

Juhtimisdokumentatsiooni tugisüsteem sisaldab kolme omavahel seotud komponenti: juhtimisdokumentide koostamine, dokumentidega töötamise tehnoloogia, dokumentide süstematiseerimine kalendriaasta jooksul ja nende arhiivihoiu korraldamine. Kõigi nende probleemide lahendamisel peavad praktikud juhinduma kehtivatest kontoritöö valdkonna regulatiivsetest ja metoodilistest dokumentidest, mille on heaks kiitnud Vene Föderatsiooni Standardikomitee ja Venemaa Föderaalne Arhiiviteenistus.

Kooskõlas Vene Föderatsiooni Riigiarhiivi Talituse põhisätetega kinnitati Vene Föderatsiooni ministeeriumide ja osakondade kantseleitöö tüüpjuhised, millega kehtestati ühtne kord bürootöö korraldamiseks föderaalsetes täitevvõimudes, et tagada bürootöö korraldamine föderaalvõimuorganites. föderaalseaduste, Vene Föderatsiooni presidendi dekreetide ja korralduste, Vene Föderatsiooni valitsuse määruste ja korralduste õigeaegne rakendamine ning ministeeriumide, osakondade ja struktuuriüksuste tegevuse dokumentatsioonitoe parandamine territoriaalsed organid föderaalne täitevvõim. Organisatsiooni toimikute nomenklatuuri koostamise ja kinnitamise, dokumentide väärtuse ekspertiisi läbiviimise, toimikute registreerimise ja arhiivihoiule üleandmise kord on sätestatud osakonnaarhiivi toimimise põhieeskirjas.

Koolieelse lasteasutuse teenuse korraldamisel on oluliseks ülesandeks koolieelse lasteasutuse teenuse regulatsiooni ja töötajate ametijuhendite väljatöötamine. Selle ülesande lahendab koolieelse lasteasutuse talituse juhataja ise või kvalifitseeritud spetsialistide kaasamisega. Koolieelse õppeasutuse teenuse eeskiri ja selle töötajate ametijuhendid moodustavad organisatsioonilise ja juriidilise dokumentatsiooni kogumi, mille väljatöötamine lõpetab selle teenuse loomise organisatsioonilise etapi. Osakonna struktuuriüksuse eeskirja töötab välja selle osakonna juhataja koos osakonnajuhatajaga ning kinnitab osakonnajuhataja, ärijuht või muu talituse, kuhu kuulub büroohalduse osakond, juhataja. .

Üksuse määrustik - dokument, mis määratleb üksuse organisatsioonilise ja õigusliku positsiooni asutuse struktuuris.

Juhtimise dokumentatsioonitoetuse riiklik süsteem sisaldab küll orienteeruvat sätet koolieelse õppeasutuse teenuse kohta, kuid seda saab praegu praktikas rakendada vaid juhtimissüsteemis toimunud ja kaasaegses seadusandluses kajastatud muudatusi arvestades.

Koolieelse õppeasutuse teenuse eeskirja tekst peab vastavalt riiklikule õppeasutusele sisaldama järgmisi jaotisi:

1. Üldsätted.
2. Koolieelse lasteasutuse teenuse eesmärgid ja eesmärgid.
3. Koolieelse lasteasutuse talituse ülesanded.
4. Koolieelse lasteasutuse talituse õigused ja kohustused.
5. Koolieelse lasteasutuse talituse ja teiste struktuuriüksuste vahelised suhted.

Koolieelse õppeasutuse teenuse loomise korralduslik etapp lõpeb ametijuhendite väljatöötamisega. Tuleb meeles pidada, et ametijuhend koostatakse konkreetse ametikoha jaoks ja kui osakonnas on mitu identset ametikohta, kuid neil töötavad töötajad täidavad erinevaid tööülesandeid, tuleks iga tööülesannete kogumi jaoks välja töötada eraldi ametijuhend. . Teatud kogumi töökohustuste määramine ametikohale peaks kajastuma dokumendi pealkirjas, näiteks: arvestuse ja dokumentide registreerimise spetsialisti ametijuhend, dokumentide täitmise jälgimise spetsialisti ametijuhend, amet kodanike pöördumistega töötamise spetsialisti kirjeldus jne.

Juhised koosnevad järgmistest osadest:

– üldosa (kehtestab töötaja põhiülesanded, ametikoha täitmise korra, töötajale esitatavad kutsenõuded, isiku, kellele töötaja vahetult allub, peamised dokumendid ja materjalid, mida töötaja peab oma tegevuses järgima);
- töötaja funktsioonid (määratakse töötajale määratud töövaldkond või töövaldkond, määratakse kindlaks määratud ülesannete täitmise moodustavate tööliikide loetelu);
– töötaja kohustused (märkida kohustused, mis on seotud dokumentide koostamise, teabe vastuvõtmise, töötlemise ja väljastamisega, mis nõuavad teatud töövormide ja -meetodite kohustuslikku kasutamist, nõuavad konkreetsete toimingute teostamise tähtaegadest kinnipidamist, määravad kindlaks töö tegemise korra korralduste täitmine, eetikastandardid, mida tuleb meeskonnas järgida);
- töötaja õigused (määratakse kindlaks töötaja õigused talle pandud funktsioonide täitmiseks);
– suhted (märkida üksused ja töötajad, kellelt töövõtja teavet saab ja kellele ta edastab, üleandmise ajastus, kes osaleb teatud dokumentide vormistamises, kellega need kokku lepitakse jne);
– tulemuslikkuse hindamine (loetleb kriteeriumid, mis võimaldavad hinnata, mil määral töötaja täidab oma ülesandeid ja kohustusi, teostab oma õigusi jne, põhikriteeriumid on töö kvaliteet ja selle õigeaegsus).

Ametijuhendile kirjutab alla dokumendihalduse osakonna juhataja ja kinnitab dokumendihalduse osakonna juhataja või asetäitja.

Arvepidamist käsitlevate õigustloovate aktidega ning normatiiv- ja metoodiliste dokumentidega peavad arvestama iga organisatsioonilise ja juriidilise vormiga organisatsioonide ja ettevõtete spetsialistid.

Dokumentatsiooni tugiosakond

Bürootöö korraldamise ja pidamise ühtse korra tagamine ettevõtte allüksustes, dokumendiplankide ühtlustamine, ettevõtte dokumentide näidiste loomine Bürootöö korraldamine ettevõttes vastavalt standarditele ning normatiiv- ja metoodilistele dokumentidele.

Dokumentidega töö korralduslik ja metoodiline juhtimine ettevõtte struktuuriüksustes.

Kontrolli korraldamine dokumentide õigeaegse täitmise üle vastavalt ettevõtte juhtkonna otsustele.

Konfidentsiaalseks tunnistatud dokumentidele juurdepääsu ja neis sisalduva teabe kasutamise asjakohase korra tagamine.

Ettevõtluse asjade koondnimekirja koostamine, monitooring õige moodustamine ja juhtumite registreerimine struktuurijaoskondades.

Ettevõttes kontoritöö pidamiseks vajalike normatiiv- ja metoodiliste dokumentide väljatöötamine (dokumentidega töötamise juhend, ametlike dokumentide vormid, ettevõtte dokumentide ühtsed vormid).

Dokumentide registreerimine ja arvestus, ettevõtte dokumentide teatme- ja infotöö tegemine Sissetuleva, saadetud ja ettevõttesisese dokumentatsiooni vastuvõtt, registreerimine, arvestus, säilitamine ja jagamine; dokumentide teabe kiire otsimine ja edastamine.

Aruandele ja ettevõtte juhtkonna poolt allkirjastamiseks esitatud dokumentide täitmise ülevaatamine ja kontrollimine.

Reisidokumentide koostamine; lähetatud töötajate registreerimine. Osalemine ettevõtte ekspertkomisjoni töös pikaajalise (alalise) säilitusajaga dokumentide koostamiseks arhiivi üleandmiseks; aegunud säilitustähtajaga dokumentide hävitamise eraldamine.

Uute infotehnoloogiate juurutamine töös dokumentidega Osalemine ülesannete püstitamises, uute infotehnoloogiate väljatöötamises, kujundamises ja juurutamises ettevõttes.

Kontoritööga seotud ettevõtte töötajate oskuste tõstmise tegevuste läbiviimine.

Reguleerivad dokumendid

Välised dokumendid:

Bürootööd käsitlevad õigustloovad ja normatiivaktid, standardid ning normatiiv- ja metoodilised dokumendid.

Sisedokumendid:

Ettevõtte põhikiri, jagunemise eeskirjad, ametijuhend, töösisesed eeskirjad.

Suhted dokumentatsiooni tugiosakonna ja teiste osakondade vahel

Tehniliste osakondade ja joonistustöökodadega, tehnilised kirjeldused, muu dokumentatsiooni tugi:

Registreerimine, raamatupidamine ja ladustamine;
- teated dokumentatsioonitoe muudatuste kohta;
- taotlusi tehnilise kirjanduse valikuks;
- toimib dokumentaalse toetuse mahakandmisel;
- dokumentatsioonitoetuse reprodutseerimise ja levitamise taotlused;
- jooniste, tehniliste kirjelduste ja muu dokumentatsiooni toe koopiad;
- tehniline kirjandus;
- juhendid, juhendid arhiivi dokumentatsioonitoe koostamise korra kohta.

Kinnitatud personalitabeli töökorralduse ja palkade osakonnaga:

Osakonna töötajate lisatasude määrused;
- konsultatsioonid tööõiguse küsimustes;
- ettepanekud osakonna personalitabeli moodustamiseks.

Materiaaltehniliste vahenditega varustatuse osakonnaga vastavalt osakonnale vajalike materiaaltehniliste ressursside (kontoritarbed, kontoritehnika jms) päringuosakonna nõudmistele.

Dokumentatsiooni tugiosakonna õigused

Kontrollige bürootöö korraldust ettevõtte struktuuriüksustes, tehke nende juhtidele tulemuste põhjal ettepanekuid ja soovitusi asjakohaste meetmete võtmiseks.

Nõuda struktuuriüksuste juhtidelt tõendeid, teavet, dokumente ja muid ettevõtte juhtimiseks vajalikke materjale, samuti teavet dokumentide täitmise, juhiste ja juhtkonna ülesannete kohta.

Tagastada GOST-i kehtestatud projekteerimisreegleid rikkudes koostatud dokumendid struktuuriüksustele läbivaatamiseks.

Esitage ettevõtte juhtkonnale:

Ettepanekud osakonna töötajate soodustuste kohta.
- Teave osakonna plaanide kohta ja nende täitmise aruanne.
- Viia läbi osakonna töötajate sertifitseerimine.

Dokumentatsiooni tugiosakonna vastutusala

Dokumentatsiooni tugiosakonna juhataja vastutab osakonnale pandud ülesannete kohusetundliku ja õigeaegse täitmise eest.

Dokumentatsiooni tugiosakonna juhataja vastutab isiklikult:

Vastavus kehtivad õigusaktid osakonna juhtimise protsessis.
- Usaldusväärse info koostamine, kinnitamine ja esitamine osakonna töö kohta.
- Juhtimiskorralduste õigeaegne täitmine.

Dokumentatsiooni tugiosakonna töötajate vastutus on kehtestatud vastavate ametijuhenditega.

Dokumentatsiooni tugiteenus

NSVL Peaarhiivi juhatuse poolt kinnitatud Juhtimise riikliku dokumentatsioonitoetuse süsteemi viies jaotis sätestab: „Organisatsioonis teostab juhtimise dokumentatsiooni toetamist eriteenistus, mis tegutseb iseseisva struktuuriüksusena. allub otse organisatsiooni juhile.

Juhtimisdokumentatsiooni tugiteenuse nimetusest rääkides tuleb märkida, et koolieelse lasteasutuse teenusel võivad tänapäeval olla erinevad nimetused, näiteks: ärijuhtimine, büroohalduse osakond, juhtimisdokumentatsiooni tugiosakond, üldosakond, kontor, sekretariaat jne. .

Samas võime öelda, et koolieelse õppeasutuse teenuse konkreetne nimetus ei ole põhimõttelise tähtsusega, kuid selle valimisel on soovitatav arvestada järgmiste teguritega:

üksuse struktuur (kas sellel on sisemine struktuur või mitte, kui on, siis on see keeruline või mitte);
nõuded nimele (soovitav, et nimi oleks lihtne, kergesti meeldejääv ja hääldatav);
olemasolevad kontoritöö traditsioonid.

Näiteks riigidokumentide haldussüsteemis on soovitatav kasutada järgmisi nimetusi:

Ministeeriumides ja osakondades - ärijuhtimine, mis reeglina hõlmab:

Sekretariaat (vastuvõtt, ministri sekretariaat, aseministrite sekretariaat, juhatuse sekretariaat, protokollibüroo);
inspektsioon ministri (osakonnajuhataja) alluvuses;
kontor (valitsuse kirjavahetusbüroo, raamatupidamis- ja registreerimisbüroo, ekspeditsioon, paljundusbüroo jne);
kirjade (kaebuste) osakond;
dokumentidega töö parandamise ja tehniliste vahendite juurutamise osakond;
keskarhiiv;

Riigiettevõtetes (ühingutes), teadus-, projekteerimis-, inseneriorganisatsioonides ja arvutikeskustes, kõrgkoolides ja muudes organisatsioonides - juhtimisdokumentatsiooni osakond või kontor, mis reeglina hõlmab:

Raamatupidamise ja registreerimise, kontrolli, dokumentidega töö parandamise ja tehniliste vahendite rakendamise jaoskonnad, kirjade (kaebuste) läbivaatamine;
sekretariaat;
ekspeditsioon;
paljundusbüroo;
arhiiv.

Nendele organisatsioonidele, kes aga kategooriliselt ei soovi kasutada koolieelse õppeasutuse teenuse vanu nimetusi (juhtumikorraldus, üldosakond, kontor), on võimalik pakkuda nimevalikuid, mis peegeldavad kaasaegseid suundumusi juhtimise dokumentatsioonitoe väljatöötamisel. , näiteks: dokumentatsiooni (dokumentide) haldusteenus (osakond), dokumentidega töötav parendusosakond ja tehniliste vahendite rakendamine.

Väikestes organisatsioonides ei pruugi juhtimisdokumentatsiooni tugiteenust iseseisva struktuuriüksusena eksisteerida. Sel juhul teeb dokumentidega tööd juhataja sekretär (inspektor) või muu spetsiaalselt määratud isik.

Jrääkides tuleb esile tuua selle peamised ülesanded ja funktsioonid.

Koolieelse haridusasutuse teenuse peamised ülesanded on järgmised:

Dokumentidega töötamise vormide ja meetodite täiustamine;
dokumenteerimise ja dokumentidega töö korraldamise ühtse korra tagamine; infootsingusüsteemide ehitamine, täitmise jälgimine ja dokumentide ettevalmistamine arhiivi üleandmiseks vastavalt kehtivatele standarditele;
dokumendivoo vähendamine;
dokumendiplankide ühtlustamine;
normatiiv- ja metoodiliste dokumentide väljatöötamine ja rakendamine juhtimise dokumentatsioonitoe parandamiseks organisatsioonis ja selle struktuuriüksustes;
uusimate infotehnoloogiate rakendamine dokumentidega töötamisel.

Koolieelse haridusasutuse teenuse tüüpilisteks funktsioonideks on erinevad tüübid töid, mida saab jagada tehnoloogilisteks, organisatsioonilisteks, metoodilisteks, kontrolliks.

Tehnoloogilised funktsioonid hõlmavad järgmist:

Sissetulevate dokumentide esmase (edasi)töötluse läbiviimine;
sissetulevate, väljaminevate ja sisemiste dokumentide registreerimine;
teabe- ja teatmeteoste läbiviimine organisatsiooni dokumentide kohta; kirjutusmasinal dokumentide valmistamine (teksti tippimine arvutisse);
dokumentide kopeerimine, paljundamine ja kiire paljundamine;
dokumendiplankide arendus ja kujundamine;
dokumentide ettevalmistamine saatmiseks.

Koolieelse haridusasutuse teenuse korralduslike funktsioonide hulgas on:

Sissetulevate dokumentide koostamine juhtkonnale aruande esitamiseks;

Organisatsiooni juhtkonna poolt dokumentide õigeaegse läbivaatamise korraldamine; dokumentide vormistamise edenemise, dokumentide läbimise ja vormistamise reguleerimine ettenähtud aja jooksul;
dokumentide hoidmise korraldamine struktuuriüksustes;
arhiivi töö korraldamine vastavalt föderaalarhiivi reeglitele, juhistele ja metoodilistele soovitustele;
kontoritöötajate ja arhiivide täiendõpe;
kontoritööteenindajate töökohtade korraldus, sh automatiseeritud tööjaamad (AWS), kontoritööteenindajate töötingimused;
paberimajanduse korraldamine kodanike pöördumiste alusel;
dokumentidega töötamise vormide ja meetodite täiustamise meetmete väljatöötamine (koos organisatsiooni vastavate struktuuriüksustega).

Juhtimisfunktsioonid hõlmavad järgmist:

Juhtkonnale allkirjastamiseks esitatud dokumentide (st väljaminevate ja sisemiste dokumentide) korrektse täitmise kontroll;
kontroll dokumentide vormistamise tähtaegade üle;
kontrolli teostamine arhiivile esitamisele kuuluvate asjade korraldamise struktuuriüksustes korrektse registreerimise ja moodustamise üle;
dokumentidega töö kontrolli korraldamine struktuuriüksustes;
dokumentide täitmise edenemise ja tulemuste kohta teabe üldistamine, juhtkonna süstemaatiline teavitamine nendes küsimustes;
failide säilitamise ja dokumentaalse teabe kiire kasutamise tagamine.

Koolieelse haridusasutuse teenuse metoodilised funktsioonid hõlmavad järgmist:

Organisatsiooni asjade nomenklatuuri, kontoritöö juhiste, dokumendivormide lehe ja muude kohalike normatiivdokumentide väljatöötamine, mis kehtestavad organisatsiooni kontoritöö süsteemi;
dokumentide teadusliku ja praktilise väärtuse ekspertiisi läbiviimine;
koosolekute pidamine ja nõustamine büroohaldusteenistuse pädevusse kuuluvates küsimustes.

Avaliku halduse dokumentatsiooni tugi

Riikliku õppeasutuse peamised eesmärgid:

1. organisatsiooni dokumendivoo sujuvamaks muutmisel;
2. dokumentide arvu vähendamine ja kvaliteedi parandamine;
3. soodsate tingimuste loomine teabe kogumise, töötlemise ja analüüsi tehniliste vahendite ja kaasaegsete tehnoloogiate kasutamiseks;
4. juhtimisaparaadi täiustamine.

Rubriik “Juhtimistegevuse dokumenteerimine” koosneb neljast osast: Juhtimisdokumentide koostamine, Juhtimisdokumentide ühtlustamine ja standardimine, Juhtimisdokumentide registreerimine, Juhtimisdokumentide tekstide koostamine.

Konkreetse ettevõtte dokumentide koostamisel on väga oluline keskenduda dokumentide vormistamise nõuetele erinevates juhtimissituatsioonides ja nende tekstidele.

GSDOU käsitleb haldustegevuse dokumenteerimist kui dokumentide loomist mitte ainult paberil, vaid ka muud tüüpi kandjatel (magnetlindid, kettad jne). Teisisõnu kehtivad väljatoodud nõuded kõikidele dokumentidele, olenemata sellest, kas need on loodud traditsioonilisel viisil või arvutitehnoloogiat kasutades.

Jaotis “Dokumentidega töökorraldus” hõlmab kogu dokumentatsiooniga töötamise tsüklit alates selle vastuvõtmisest või loomisest kuni täitmise lõpetamiseni, saatmise või asjasse üleandmiseni. Jaotis sisaldab soovitusi dokumendivoo ratsionaalseks korraldamiseks, ettevõtte dokumentide infootsingusüsteemide loomiseks, dokumentide täitmise jälgimiseks ja nende ettevalmistamiseks arhiivi üleandmiseks.

GSDO eripäraks on see, et kõik automaatse dokumenditöötlusega seotud üksused peavad olema ettevõttes dokumentide vooskeemidesse kaasatud. Oluline nõue on käsitsi ja automatiseeritud dokumenditöötluse ühilduvus.

Lisaks sisaldab Riigieelarveline õppeasutus eraldi alajaotises soovitusi ettevõtte või asutuse teabeotsingusüsteemi (IRS) loomiseks ja kasutamiseks. Selles osas käsitletakse infosüsteemi loomise reegleid traditsioonilistes ja automatiseeritud süsteemides. IPS-i koosseis on kindlaks määratud. See peaks hõlmama registreerimist, dokumentide indekseerimist, nende operatiivset salvestamist ja teabeotsingu massiive. Kuna teabeotsingu massiive saab rakendada paberversioonina (kaardifailid) ja elektrooniliselt, esitab osariigi SDOU nõude nende ühilduvuse kohta. Sellise ühilduvuse saavutamiseks töötab ettevõte välja klassifikaatorid, näiteks juhtumite nomenklatuuri, korrespondentide klassifikaatori, struktuurijaotiste klassifikaatori, dokumendiliikide klassifikaatori jne.

Rubriigis käsitletakse ka dokumentide registreerimise, indekseerimise, operatiivsalvestuse, toimikute nomenklatuuri koostamise, toimikute moodustamise tehnoloogiaid, dokumentide täitmise jälgimise tehnoloogiaid, osakonnaarhiivi ülekandmist.

Kõige rohkem sisaldab rubriik “Dokumentidega töö mehhaniseerimine ja automatiseerimine”. Üldnõuded dokumentidega töötamise automatiseeritud tööriistade kasutamise tingimustele (see jaotis nõuab palju täiustamist).

Jaotis „Koolieelse õppeasutuse teenuse korraldus“ sätestab lähenemisviisi juhtimise dokumentatsiooni tugiteenuste korraldusele ja toimimisele.

Riiklik Lasteharidusasutus on määratlenud koolieelse õppeasutuse teenuse iseseisva struktuuriüksusena, mis allub vahetult organisatsiooni juhile. Riigieelarveline õppeasutus näeb ette mitme standardse kantseleiteenuse loomise sõltuvalt organisatsiooni või ettevõtte kategooriast, need võivad olla: ärijuhtimine, kontor, üldosakond, juhataja sekretär.

Jaotises on sõnastatud teenuse peamised ülesanded, nõuded ametikohtade koosseisule ja regulatiivne tugi kontoritöötajatele. Jaotis sisaldab linke dokumentidele, mis peaksid need täpsustama. Mõned neist, näiteks ülevenemaaline tööliste ametite klassifikaator, kvalifikatsioonikataloog juhtide, spetsialistide ja teiste töötajate ametikohad.

Büroohaldusteenuste ülesanded on toodud Riigieelarvelise õppeasutuse lisas: „Juhtimise dokumentatsiooni tugiteenuse orienteeruvad eeskirjad“.

Riigieelarvelisel õppeasutusel on mitmeid rakendusi, mida saab hetkel kasutada dokumentatsiooni tugiteenuste praktilises tegevuses:

Näidisloend kinnitamisele kuuluvad dokumendid;
Ligikaudne loetelu dokumentidest, millele on kinnitatud ametlik pitser;
Dokumentide vormistamise tüüpiliste tähtaegade loetelu;
Ligikaudne teksti struktuur töö kirjeldus koolieelsete lasteasutuste töötajatele;
Juhtuminomenklatuuri vormid;
Püsiva ja ajutise (üle 10 aasta) säilitusaja ümbrise kattevorm jne.

Läbivaatamist vajavad paljud riigieelarvelise õppeasutuse sätted. Mitmed koolieelsete haridusasutuste korraldamise reeglid ja soovitused võivad aga aidata asutuste ja ettevõtete ametnikke, eriti neid, kes alles valdavad dokumentatsiooniga töötamise keerulist tehnoloogiat.

Dokumentatsiooni tugi organisatsiooni juhtimiseks

Juhtkonna dokumentatsioonitoe korraldamiseks on kolm vormi:

– tsentraliseeritud;
– detsentraliseeritud;
- segatud.

Ettevõtetes ja väikestes asutustes kasutatakse dokumenteerimisteenuste tsentraliseeritud vormi. See halduse dokumentatsioonitoe seadistamise vorm hõlmab kogu dokumentidega töö koondamist ühte osakonda: alates kättesaamisest kuni arhiivi toimetamiseni. Tsentraliseeritud dokumenditöötluse eeliste hulka kuulub kontoritöö sujuvamaks muutmine.

Dokumendihalduse detsentraliseeritud vorm eeldab, et igal struktuuriüksusel on oma kontorihaldusteenus ja ta teeb iseseisvalt igat liiki dokumentidega seotud töid. Seda vormi kasutatakse geograafiliselt hajutatud organisatsioonis, kui ühes kohas ei ole võimalik kontoritööd teha.

Suurtes organisatsioonides luuakse juhtimise jaoks segatud dokumentide tugi - kui osa toiminguid tehakse tsentraalselt ja osa struktuuriüksustes. Näiteks juhtkonna nimele laekunud dokumentide registreerimine toimub tsentraalselt koolieelse lasteasutuse talituse poolt ning raamatupidamis-, personali- ja finantsdokumendid vastavates struktuuriüksustes.

Koolieelse lasteasutuse teenuse struktuur kehtestatakse sõltuvalt töö mahust ja kuulumisest teatud organisatsioonide rühma. Ministeeriumides ja osakondades - ärijuhtimises, uurimisinstituutides, tehastes ja muudes riiklikes ja mitteriiklikes ettevõtetes - luuakse juhtimisdokumentatsiooni toetamise osakond või büroo, täitevvõimu- ja kohaliku omavalitsuse asutustes - üldosakond. .

Kõik ülaltoodud struktuurijaotised hõlmavad spetsiaalseid struktuurielemente: osakond, büroo, rühm, sektor. Iga osakond täidab ühte või mitut funktsiooni.

Juhtumihaldus hõlmab järgmist:

– ministri või osakonnajuhatajate alluvuses olev inspektsioon;
– kirjaosakond;
- kontor;
– protokollibüroo;
– juhatuse sekretär;
– raamatupidamis- ja registreerimisbüroo;
- ekspeditsioon;
– arvutikeskus tekstidokumentide töötlemiseks;
– valitsuse kirjavahetusbüroo;
– kirjaosakond;
– dokumentidega töö parandamise osakond;
– keskarhiiv.

Kontori- või juhtimisdokumentatsiooni osakond võib hõlmata järgmist:

– grupp sissetulevate ja väljaminevate dokumentide vastuvõtmiseks ja töötlemiseks;
– dokumentide arvestuse ja registreerimise grupp;
– rühm kodanike pöördumistega töötamiseks;
- arhiiv;
– juhtide ja struktuuriüksuste sekretärid;
– kontrollrühm;
- paljundus- ja trükibüroo.

Struktuur üldosakond sisaldab järgmisi jaotisi:

– kontor;
– kontrollrühm;
– protokolliosakond;
– grupp dokumentidega töö parandamiseks;
– kodanike pöördumiste rühm;
– paljundus- ja trükibüroo;
- arhiiv.

Teabe ja dokumentatsiooni tugi

Kõik loetletud toimingud on teostatud objektiivsel, dokumendi kujul, mis on loodud nii traditsiooniliselt (käsitsi) kui ka elektrooniliste arvutite abil. Praktikas on dokumenteerimata juhtimisotsused oma olemuselt abistavad, operatiivsed ja organisatsioonilised ning esialgse iseloomuga.

Rahvamajandusobjektide haldamise keerulist mehhanismi rakendatakse peamiselt üsna universaalse haldusdokumentatsiooni kaudu, mis luuakse sõltumata konkreetsele ettevõttele (organisatsioonile, asutusele) omasest tegevuse või omandivormi eripärast.

20. sajandi üheksakümnendate alguseks töötas riigi haldusaparaadis üle 14 miljoni inimese ning aastane dokumendikäive ulatus selge kasvutendentsiga vähemalt 60 miljardi leheni. Sellise riigi jaoks nagu Venemaa ei tundu need andmed fantastilised. 1. Dokument. Dokumentatsioonisüsteemid Venemaa rahvamajanduses.

Tööjõu- ja sotsiaalsed tegevused inimlikud, tekivad dokumendid, mis salvestavad, kajastavad ja kinnistavad keerulisi infosidemeid inimeste ja nende erinevate moodustiste vahel. "Materiaalne objekt, mille teave on inimese loodud viisil fikseeritud selle edastamiseks ajas ja ruumis" - nii määratletakse dokument osariigi standard.

Ajalooliselt on dokumendis sisalduv teave koondatud erinevatel viisidel, mis on välja kujunenud tsivilisatsiooni arengu käigus: sümboolselt, kirjalikult, graafiliselt, fotograafiliselt, kasutades heli- ja videosalvestusseadmeid. Dokument ise täitis ennekõike informatiivset funktsiooni, kuid sellel on ka muid, mitte vähem olulisi: suhtlus-, kogumis-, tõendus-, raamatupidamis- ja haldusfunktsioon. Selle kursuse kontekstis kerkib esile organisatsiooni- ja haldusfunktsioon, mida rakendatakse väljakujunenud juhtimistehnoloogiate abil, sh planeerimine, arvestus ja kontroll.

Iga üksikdokument kujutab endast üht dokumenteerimistoimingut iseseisva tehnoloogilise protsessina. Samas tegevus üksikud organisatsioonid, tööstusettevõtteid kuvatakse aktiivselt omavahel seotud, vastastikku sõltuvate ja orgaaniliselt vastastikku mõjutavate dokumentide kogumi kaudu, mida ühendab dokumentatsioonisüsteemi põhikontseptsioon.

Kõige üldistatum ja terviklikum süsteem on riiklik dokumentatsioonisüsteem, mis hõlmab praktiliselt kõiki kogu riigis loodud ja rakendatavaid dokumente. See süsteem omakorda moodustub paljudest alamsüsteemidest, mis on klassifitseeritud subjekti, geograafilise, funktsionaalse, hierarhilise ja muude oluliste tunnuste järgi.

Seega hõlmavad funktsionaalsed süsteemid planeerimist, aruandlust ning statistilist, tarne- ja müügi- ja finantsdokumentatsiooni, mis on omane eranditult kõigile juhtorganitele. rahvamajandus Venemaa.

Valdkondlikud dokumentatsioonisüsteemid kajastavad valdkondlike (osakondade) juhtorganite organisatsioonilisi aspekte, mis hõlmavad ministeeriumide, osakondade, osakondade ja osakondade tegevust föderaal-, piirkondlikul ja kohalikul valitsemistasandil.

Sisuliselt on intensiivne tegevus ühtsete dokumentatsioonisüsteemide arendamiseks ja juurutamiseks riigis alanud alates 20. sajandi kuuekümnendate lõpust. Lisaks on seda tüüpi süsteemide kontseptsioon seotud juriidiliste ja formaalsete nõuete ühtsusega teabele, mis on vajalik ja piisav juhtimisprotseduuride koordineerimiseks ettevõtte konkreetses tegevusvaldkonnas.

Üheksakümnendate aastate lõpuks töötas riigis üle kahekümne föderaalse ühtse dokumentatsioonisüsteemi, mille regulatiivset raamistikku reguleerisid vastavad GOST-id. Seega töötatakse organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni ühtse süsteemi jaoks välja dokumendivormid, mis põhinevad mudelil GOSTR6.30-7 "Nõuded dokumentide koostamisele".

Omaaegne riikliku dokumenditugisüsteemi (GS DOU) loomine võimaldas selgemalt sõnastada dokumentatsioonisüsteemi enda mõiste kui tehnoloogiliste protsesside kogumi ettevõtetes, organisatsioonides ja asutustes loodud dokumentide loomiseks ja töötlemiseks. erinevad staatused ja osakondade kuuluvused. Dokumentatsioonisüsteem eeldab teatud normide, protseduuride ja nõuete olemasolu mitte ainult dokumendi täitmisel, vaid ka sellega töö korraldamisel, töötlemisel, liikumisel, säilitamisel ja täitmise kontrollimisel.

Elektroonilise arvutitehnoloogia ja automatiseeritud tööjaamade (AWS) kasutuselevõtuga dokumenditeabe töötlemise protsessi on muutunud legitiimseks haldamise teabe- ja dokumentatsioonitoe kontseptsioon, mis hõlmab teabe vastuvõtmise, töötlemise, säilitamise ja väljastamise organiseeritud tööde kogumit. ja dokumendid tarbijale (tellijale) kui selle materiaalsetele kandjatele.

Info- ja dokumentatsioonitoe juurutamise objektides, kus automatiseeritud arvutipõhiseid süsteeme pole veel juurutatud, jälgitakse kõiki tehnoloogilisi toiminguid - alates dokumentide mustandite loomisest kuni välise päritoluga dokumentidega töötamiseni: vastuvõtt, jaotamine, registreerimine, kohaletoimetamine (transport). ), täitmiskontroll, viide ning dokumentide lao- ja arhiivitöötlus.

Arvutite kasutuselevõtuga dokumenteerimisprotsessidesse muutub käsitletav tehnoloogiline ahel, kuna spetsialistil ja juhil on võimalus töötada nii dokumendi täisteksti kui ka pragmaatilist teavet sisaldavate fragmentidega.

Dokumendi fenomen seisneb selles, et see toimib üheaegselt nii objekti, vahendi kui ka töö subjektina ühes entiteedis. See asjaolu on määrav dokumendiinfo ettevalmistamisel, teostamisel, kooskõlastamisel, kinnitamisel ning analüütilisel ja sünteetilisel töötlemisel, mis võtab 60-80 protsenti juhtkonna tööajast. Tuleb meeles pidada, et olulise osa töötajate (planeerijad, majandusteadlased, raamatupidajad, abisekretärid, statistikud jne) jaoks on dokumentaalse teabega töötamine nende töö aluseks.

Kaasaegsete infotehnoloogiate ja kontoritehnika juurutamine dokumenteerimisprotsessidesse on üsna tõhus, kuid eeldab vähemalt kahe põhitingimuse täitmist: vormingute ühtsus ja dokumendiinfo töötlemise tehnoloogia ratsionaalne ülesehitamine, mille puhul sarnased toimingud koonduksid ühte kohta.

Ameerikas riigisüsteem Seitsmekümnendatel välja töötatud dokumentatsioonitoe puhul on soovitatav dokumentatsiooniprotsesside ratsionaliseerimiseks ja tehnoloogiliseks täiustamiseks esile tõsta mitmeid prioriteetseid valdkondi:

Unifitseerimine ja standardimine;
- dokumendivoo tsentraliseerimine ja sujuvamaks muutmine;
- dokumentide säilitamise ešeloneerimine;
- ökonoomika ja dokumenteerimisprotsesside planeerimine;
- spetsialiseerunud personali töökorraldus;
- tehnoloogiliste protsesside mehhaniseerimine ja automatiseerimine. Tsentraliseeritud dokumendihaldussüsteemide kasutuselevõtt üle riigi võimaldas saavutada erinevate hierarhiliste struktuuride ja funktsionaalsete eesmärkide dokumentatsiooni ühtsuse ja infoühilduvuse.

Elektroonilise arvutitehnoloogia massiline kasutuselevõtt dokumenteerimisprotsessides ja dokumenditeabega töökorraldus nõudis ühtse riigi andmelehe põhisätete olulist läbivaatamist, võttes arvesse tegelikke muutusi dokumentide koostamise, täitmise ja töötlemise tehnoloogilistes protsessides. . Uus süsteem Koolieelse lasteasutuse ühtne riigisüsteem põhineb arvuti potentsiaalsetel võimalustel, kuid võtab arvesse ka varasemalt kogutud erinevat tüüpi dokumentide traditsioonilise (käsitsi) töötlemise kogemuste tegelikke võimalusi. Sel juhul võetakse arvesse ettevõtte (organisatsiooni) spetsiifilisi tingimusi ja dokumendivoo mahtu.

Seega on Venemaal välja töötatud rahvamajanduse ja selle struktuuriüksuste juhtimise info- ja dokumentatsioonitoe tehnoloogia meetodite ja vahendite kogum dokumentide töötlemiseks, rakendamiseks. teabeprotsessid ja organisatsioonilised protseduurid, mille eesmärk on tagada tõhus juhtimine.

Dokumentide teabevoo haldamise kvaliteedikriteeriumid on järgmised:

Keerukus (kõikides struktuurides osalemine);
- süsteemsus (organisatoorse ja tehnoloogilise ühtsuse kaudu ühendatud elementide kogum);
- reguleerimine (elementide järjestamine etteantud parameetrite piires);
- hindamine ja stiimulid (tulemuste võrreldavus aktsepteeritud kriteeriumidega ja motivatsioon juhtimise ratsionaliseerimiseks).

Info- ja dokumentatsioonitugi on väga mobiilne tehnoloogia, mis on rikastatud uute dokumentide töötlemise, säilitamise ja levitamise vormide, meetodite ja vahenditega.

Dokumenteerimisprotsess

Tõhusa juhtimise eelduseks, mis tagab ettevõtte jätkusuutliku konkurentsitegevuse, on selle infoturve.

Teavet on kahte tüüpi:

Tehnilised, tehnoloogilised - toodete valmistamise meetodid, tarkvara, peamised tootmisnäitajad, katsetulemused jne;
äri - prognoosid, tegevusstrateegia, uurimistulemused, andmebaas jne.

Iga juhtimisotsus põhineb alati teabel käsitletava teema või hallatava objekti kohta. Info õigeaegsus ja õigsus sõltuvad info objektiivsusest, usaldusväärsusest, efektiivsusest ja täielikkusest. tehtud otsus. Teabe kandja (s.o faktide, sündmuste, objektide, objektiivse reaalsuse nähtuste ja inimese vaimse tegevuse kajastamise tulemus) on dokument.

Juhtimisprotsessis ei ole dokumendis fikseeritud teave mitte ainult otsuse tegemise aluseks, vaid ka tõendiks selle täitmisest, analüüsi ja üldistuste allikaks ning teatme- ja otsingutöö materjaliks. Seega toimib dokument juhtimistegevuses tööobjekti ja töötulemusena. Arvestus- ja aruandlusdokumendid tulevad madalamalt juhtimistasandilt ülemisse; nende abil saab hinnata hallatavate objektide olukorda. See teave on planeerimise ja prognoosimise aluseks. Organisatsiooni- ja haldusdokumendid tekivad juhtkonna tipptasemel ja lähevad allapoole.

Organisatsioonilised ja haldusfunktsioonid juhtimises realiseeritakse dokumentide abil erinevat tüüpi ja kohtumised. Seega kaasneb organisatsiooni kui juriidilise isiku loomisega asutamisdokumentide (harta, määrused, asutamisleping) vastuvõtmine. Organisatsiooni juhtorganite, selle struktuuriüksuste ja ametnike tegevust reguleerivad määrused, struktuuriüksuste määrused, juhised, eeskirjad ja muud organisatsioonilised dokumendid. Juhtimisotsused registreeritakse haldusdokumendid, mille nimetused on määratud organisatsiooni õigusliku seisundi ja pädevusega (määrused, korraldused, korraldused jne). Kollegiaalsete organite koosolekutega kaasneb protokollimine. Suhteid äripartneritega reguleeritakse lepingute ja muu lepingulises töös kasutatava dokumentatsiooni kaudu. Teabevahetus organisatsioonide ja kodanikega toimub kirjade, telegrammide, telefoniteadete, samuti faksi- ja arvutivõrkude kaudu edastatavate sõnumite abil. Organisatsioon koostab akte, aruandeid, tõendeid, märgukirju ja muid dokumente. Töölevõtmise, vallandamise, töötajate liikumise, puhkuse andmise registreerimisel personali dokumendid(töölepingud, personalikorraldused, väljavõtted, tööraamatud, isikukaardid jne).

Juhtkonna dokumentatsiooni toetamisega seotud spetsialistide tegevus kaasaegsed organisatsioonid(sekretärid, assistendid, büroojuhid, ametnikud jne), hõlmab laia valikut ülesandeid, funktsioone ja töökohustusi. Juhtimisdokumentatsiooni tugiteenuste (haldusosakonnad, bürood, üld- ja organisatsiooniosakonnad, sekretariaadid) töötajad peavad koos dokumenditöötlusega pöörama suurt tähelepanu haldusaparaadi töö mittedokumentaalsele korrashoiule: külastajate vastuvõtmisele; läbirääkimiste, koosolekute ja koosolekute korraldamine; töölähetuste ettevalmistamine juhile; telefonivestlused jne. Kuid just töö dokumentidega on dokumentatsiooni tugiteenuste tegevuse põhikomponent, mis on tingitud objektiivsetest põhjustest: põhiliste juhtimisfunktsioonide – organiseerimine, planeerimine, motiveerimine, kontroll ja koordineerimine – edukaks täitmiseks on vajalik omada pidevalt nii operatiivset kui strateegilist teavet konkreetsete valdkondade tegevuste ja turuolukorra kohta, sh teavet tarbijate, konkurentide, uute tehnoloogiate jms kohta.

Informatsioon on teabe, näitajate, andmete kogum, mis on vajalik nähtuste, objektide, protsesside kirjeldamiseks. Info üliolulist rolli juhtimises seletab asjaolu, et juhtimisprotsess taandub sisuliselt teabe kogumisele, töötlemisele, edastamisele, säilitamisele, otsimisele ja kasutamisele juhtimisotsuste väljatöötamiseks, milleks on uus informatsioon. juhtorgani osa, mis on mõeldud nii sisemiseks (organisatsiooni töötajad) kui ka väliseks (muud organisatsioonid) tarbimiseks.

Isiku ametitegevus mis tahes valdkonnas eeldab reeglina kirjaliku teabe loomist ja kasutamist konkreetsete faktide ja sündmuste kinnitamiseks. ärisuhtlus, eriti kui tekivad majanduslikud või töövaidlused. Arvestatakse vastavalt vahekohtutes ja üldjurisdiktsiooni kohtutes. Paberile või muule andmekandjale jäädvustatud teave muutub dokumendiks ning teabe salvestamise protsess ise, s.o. dokumentide loomist nimetatakse haldustegevuse dokumenteerimiseks.

Ametlikud dokumendid on pikka aega täitnud mitmeid olulisi funktsioone, mis pole tänapäeval kaotanud oma tähtsust:

Teave – nad on info allikas ja kandja;
- juhtimisalane – võimaldab korraldada, reguleerida, kontrollida ja analüüsida juhtimisprotsessi;
- õiguslik - on finants-, majandus- ja juhtimistegevuse õiguslikuks aluseks, kinnitades fakte ning tõendades näitajaid ja teavet;
- suhtlemisaldis - aitab korraldada infovahetust ja suhtlust;
- raamatupidamine - kogub teavet teatud ajaperioodide kohta ja võimaldab seda analüüsida, tuvastades trende ja mustreid;
- sotsiaalne - iseloomustavad riigi ja selle kodanike sotsiaal-majanduslikku, poliitilist, sotsiaalset ja muid eluvaldkondi;
- kultuuriline - on kultuurimälestis, mis näitab ajastu jooni, traditsioone, kombeid;
- ajaloolised - need on teadmiste allikaks erinevate ajastute sündmuste ja tegelaste kohta, paljastavad ajaloosündmusi spetsiifilisemalt kui teised ajaloomälestised, kinnitavad ja täiendavad ajaloolisi fakte ning aitavad taastada riikide ja rahvaste ajaloolist minevikku.

Kuid dokumentatsioon iseenesest ei lahenda kõiki juhtkonna dokumentatsiooni toetamisega seotud probleeme. Dokumendid on spetsiifilised materiaalsed objektid, millega töötamisel on vaja teha palju erinevaid toiminguid. Loodud dokumendid vajavad täiendavat töötlemist nende kasutamise ajal haldusprotsessis, samuti hilisemat säilitamist viitamise eesmärgil. Seetõttu täiendab dokumentide koostamise protseduure nendega töötamise korraldus.

Personalihaldussüsteemi kontoritugi (personali kontoritöö) on esiteks organisatsioonilise, haldusliku, informatiivse, teatme- ja raamatupidamisdokumentide kogum organisatsiooni personali ja teiseks nende loomise (või väljastpoolt vastuvõtmise) kohta. ), liikumise töötlemine ja korraldamine läbi kõikide tasemete kuni üleviimiseni teistele üksustele.

Personalidokumentide haldamise seda osa, mis on otseselt seotud nende dokumentide koostamisega vastavalt kehtestatud nõuetele, nimetatakse dokumentatsiooniks. Dokumentide liikumise ja arvestuse küsimused (vastuvõtmine, menetlemine, registreerimine, täitmise kontroll, jooksev säilitamine, väljasaatmine) on hõlmatud dokumendivoo mõistega. Arhiivinduse alla kuuluvad tegevused dokumentide pikaajalise säilitamise korraldamiseks (dokumentide väärtuse uurimine, toimikute arvelevõtmine, arhiivi üleandmine, arhiivihoid).

Personalijuhtimissüsteemi peamised kontorifunktsioonid on:

Saabunud personalidokumentatsiooni õigeaegne töötlemine;
- personalidokumentide registreerimine, arvestus ja jooksev säilitamine;
- personaliküsimusi käsitlevate dokumentide väljatöötamine, koordineerimine, trükkimine;
- personalidokumentatsiooni viimine vastavatele töötajatele täitmiseks;
- kontroll dokumendinõuete täitmise üle;
- personaliküsimusi käsitlevate dokumentide paljundamine jne.

Haldusprotsess hõlmab järgmisi põhilisi tüüpilisi dokumenteerimistoiminguid:

Dokumentaalse teabe kogumine ja töötlemine;
- otsuse ettevalmistamine;
- otsuste tegemine ja dokumenteerimine;
- otsuse viimine täitjatele;
- otsuse täitmine;
- täitmise kontroll;
- teabe kogumine tulemuslikkuse kohta;
- teabe edastamine vertikaalsete ja horisontaalsete ühenduste kaudu;
- teabe salvestamine ja otsimine.

Kõik need toimingud viiakse läbi dokumentatsiooni kaudu, nii traditsiooniliselt kui ka elektrooniliste dokumentide kujul. Dokumenteerimata (dokumentideta) juhtimistoimingud on abistavad, operatiivsed ja organisatsioonilised ning moodustavad seetõttu tühise protsendi võrreldes dokumenteeritud funktsioonidega, mis hoolimata arvutiseerimisest nõuavad suuri intellektuaalseid ja tööjõukulusid.

Juhtimisaparaat täidab oma ülesandeid peamiselt universaalsete ja autoriteetsete organisatsiooni- ja haldusdokumentide kaudu, mis on loodud ja ringluses sõltumata tegevuse spetsiifikast kõigis majanduse ja avaliku halduse sektorites.

Infosüsteemide kasutamise efektiivsuse tõstmine saavutatakse infosüsteemide otsast lõpuni ehitamise ja ühilduvuse kaudu, mis võimaldab välistada dubleerimist ja tagada info taaskasutamise, luua teatud integratsioonilingid, piirata näitajate arvu, vähendada mahtu teabevoogusid ja suurendada teabe kasutamise taset.

Teabe tugi eeldab:

Info levitamine, s.o. kasutajatele teadus- ja tootmisprobleemide lahendamiseks vajaliku teabe pakkumine;
– info levitamiseks kõige soodsamate tingimuste loomine, s.o. haldus-, organisatsiooni-, uurimis- ja tootmistegevuse läbiviimine, et tagada selle tõhus levitamine.

Automatiseeritud juhtimisinfosüsteem on kujundatud lähtuvalt kiire töötlemine teave, et anda teavet kõrvalekallete kohta kavandatud näitajatest.

Organisatsioonisisene infosüsteem täidab järgmisi funktsioone:

Iga konkreetse juhi vajaduste kindlaksmääramine selle teabe olemuse ja sisu osas, mida ta vajab organisatsiooni tegevuse operatiivjuhtimiseks;
- organisatsiooni kui terviku ja iga juhi tehniliste vajaduste kindlaksmääramine kogu vajaliku teabe edastamiseks;
- kõigi tehniliste vahendite soetamise ja rentimise kulude tsentraliseeritud planeerimine, et tagada infosüsteemi katkematu toimimine;
- infosüsteemi tehniliste vahendite kasutamise kulude taseme määramine (hooldus ja koolitus teeninduspersonal, tasu kasutatud ruumide eest, kulud magnetlintide, diskettide, paberi jms ostmiseks);
- teabe kogumise, säilitamise ja edastamise nõuetekohase taseme tagamine;
- tarkvara, rakendusprogrammide arendamine.

Kõige tõhusamaks peetakse infosüsteemi, mis põhineb arvutitehnoloogia ja tekstiinfo automatiseeritud töötlemise vahendite samaaegsel kasutamisel.

MGUS VESTNIK nr 2 (2) / 2007.a

Kasutatud kirjanduse loetelu

1. Arkhipova E.V. Õpilaste kõne arendamise meetodite alused. - M.: Verbum-M, 2004. - 192 lk.

2. Vvedenskaja L.A., Pavlova L.G., Kashaeva E.Yu. Vene keel ja kõnekultuur inseneridele. - Rostov n/d: kirjastus "Phoenix", 2003. - 384 lk.

3. Goldin V.E., Sirotinina O.B., Yagubova M.A. Vene keel ja kõnekultuur: Õpik mittefiloloogidele / Toim. KOHTA. Sirotinina. - 2. väljaanne, stereotüüpne. - M.: Juhtkiri URSS, 2003. - 216 lk.

4. Dantsev A.A., Nefedova N.V. Vene keel ja kõnekultuur: Tehnikaülikoolide õpik. - 4. väljaanne, lisa. ümber töödeldud - M.: Kirjastus "Phoenix", 2005. - 317 lk.

5. Maksimov V.I., Golubeva A.V., Kostomarov V.G. Vene keel ja kõnekultuur: tehnikaülikoolide õpik. -M.: Kõrgharidus, 2006. - 356 lk.

6. Teadusliku kõnestiili juhend. Tehnikaülikoolidele / Toim. I. G. Proskuryakova. - 2. väljaanne, lisa. ja parandatud - M.: Finta: Nauka, 2004. - 320 lk.

7. Vene keel ja kõnekultuur: Õpetus/ O.Jah. Goikhman, L.M. Gontšarova, O.N. Lapshina ja teised; Ed. prof. O.Ya. Goykhman. - M.: INFRA-M, 2002. - 192 lk.

Ülikooli tegevuse juhtimise dokumentatsioonitoe täiustamine

O.V. Vorobjova

GOUVPO "Moskva Riiklik Teenindusülikool"

Seoses hiljutiste sotsiaal-majanduslike ja organisatsiooniliste muutustega juhtimisvaldkonnas kaasaegne süsteem Haridus Venemaal on läbimas radikaalsete reformide perioodi ja nõuab olemasoleva seadusandliku, regulatiivse ja metoodilise juhtimisraamistiku ajakohastamist, selle dokumentatsiooni parandamist, et suurendada tõhusust.

Venemaal kõrghariduse spetsialistide mitmetasandilise koolituse kasutuselevõtuga on tendents suurendada individuaalse töö osakaalu spetsialistide koolituses (üliõpilaste valikuvõimaluste suurendamine, mahu suurendamine iseseisev töö jne.). Sellega seoses on vaja muudatusi ülikooli õppeprotsessi korraldamise ja toetamise tehnoloogias. Haridusprotsessi korralduse kvaliteedi langus on sageli seotud suurte teabekoguste hankimise ja töötlemise raskustega. Väheneb saadud andmete analüüsimise ja juhtivtöötajate otsuste tegemise efektiivsus. Suure hulga paberdokumentide töötlemine on kulukas käsitsitöö ja suurendab subjektiivsete tegurite (inimfaktor) mõju.

Praegu on küpsenud objektiivsed tingimused üleminekuks õppeprotsessi korraldamisel elektroonilistele tehnoloogiatele. Nende hulka kuuluvad: kõrgkooli varustamine kaasaegse arvuti- ja kontoritehnikaga; laialdast rakendamist automatiseeritud infosüsteemid ja hajutatud andmebaasid.

Enamik ülikoole kasutab kolmeastmelist haridusprotsesside juhtimissüsteemi: rektoraat – teaduskond – osakond. Kõik need tasemed lahendavad oma probleemid ja neil on oma reservid õppeprotsessi korralduse kvaliteedi parandamiseks.

Selles artiklis vaatleme teaduskonna juhtimise dokumentatsiooni tuge. Teaduskond

Ülikooli haridus- ja teadusosakond, mis viib läbi mitmete seotud erialade spetsialistide koolituse täistsüklit. Samal ajal õpetab teaduskond oma erialade erialasid teistes teaduskondades. Seoses õppeprotsessiga tehakse teaduskonnas fundamentaal- ja rakendusuuringuid vastavalt erialakoolituse profiilile.

Teaduskonda kuuluvad osakonnad, dekanaat, haridus- ja teadusbürood.

Osakond on ülikooli peamine haridus- ja teadusosakond. Osakonna õppe- ja teadustegevus toimub ühes või mitmes teadmistevaldkonnas ning on allutatud põhiülesande lahendamisele.

Kõrgelt kvalifitseeritud spetsialistide koolitamine.

Lisaks täidab osakond õppeprotsessi raames järgmisi ülesandeid:

Korraldab ja viib läbi kaasaegsel tasemelõppe- ja kasvatusmetoodiline töö, sh õppekavade, kursuste ja seminaride teemade ja programmide väljatöötamine, kursuste ja diplomitööde ning projektide väljatöötamine, kõikide tundide läbiviimise vormide, loengute, praktiliste ja laboratoorsete tundide vaheliste suhete loomine, õppeülesannete jagamine, kontrolli korraldamine üliõpilaste õpingud;

Moodustab teadusuuringute plaane, korraldab nende elluviimist ja jälgib nende täitmist;

Viib läbi spetsialistide koolitusi kõrgelt kvalifitseeritud(teaduste kandidaadid ja doktorid) aspirantuuri, doktoriõppe ja konkursi korras;

Korraldab ja kontrollib õppejõudude ja osakonna töötajate täiend- ja ümberõpet;

Püüab tulusid suurendada

MGUS VESTNIK nr 2 (2) / 2007.a

HARIDUSE JA KASVATUSE PROBLEEMID

eelarveväliste vahendite arvelt haridus- ja teaduslik töö, tootmise arendamine ja äritegevus;

Soodustab teaduslike teadmiste levitamist ning viib läbi kultuuri- ja haridustegevust elanikkonna hulgas;

Esitab teaduskonna (ülikooli) akadeemilisele nõukogule ettepanekud ametikohtadele kandideerimiseks, õppejõududele esitamiseks ja aunimetusteks;

Teostada muid ülikooli põhikirjas ja kehtivates õigusaktides sätestatud tegevusi.

Osakonnas toimuvad igakuised osakonna koosolekud vastavalt väljatöötatud tööplaanidele. Seejärel registreeritakse kõik protokollid. Osakond koostab ka õppekavasid, kalendriplaanid, tööprogrammid, graafikuplaanid. Tihti saadetakse kirjaplanke erinevatele organisatsioonidele.

Teaduskonna administratsioon (dekanaat) on teaduskonna tegevust jälgiv ja korraldav üksus. Dekaan teostab tema üle otsest järelevalvet. Ta kontrollib plaanide täitmist ja planeerib dekanaadi tööd, määrab ka iseseisvalt arvu ja kvalifitseeritud personal teaduskonna administratsioon. Dekaan vastutab andmete, teabe ja erinevaid materjale, koostatud dekanaadis.

Ülikooli põhikirjas ei ole dekanaati identifitseeritud teaduskonna osakonnana ning seetõttu ei ole määratletud ka selle ülesandeid.

Kuid just dekanaat on teaduskonna juhtorgan, mis korraldab kantseleitööd, õppeprotsessi ja koordineerib tööd ülikooli erinevate osakondadega.

Dekanaadi põhieesmärk on õppeprotsessi korraldamine, mis on seotud põhilise kantseleitööga.

Ülikooli tegevuse käigus väljastatakse korraldusi, märgukirju, juhiseid, protokolle jms. Nad fikseerivad otsused haldus- ja organisatsioonilistes küsimustes, samuti juhtimise, suhtlemise, toetamise ja tegevuse reguleerimise küsimused.

Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsioonisüsteemis sisalduvad dokumendid jagunevad kolme rühma:

1. Administratiivne (korraldused, juhised jne);

2. Organisatsioonilised (määrused, juhised, reeglid jne);

3. Viide ja teave (ametlikud kirjad, memod, protokollid, aktid jne).

Teaduskonna dokumendivoogu moodustavad dokumendid on:

1. Korraldus - ülikooli rektori poolt antud õigusakt põhi- ja operatiivsed ülesanded, näoga ülikooli poole.

2. Teenindusmemo- teise üksuse juhi poolt struktuuriüksusele adresseeritud dokument, mis sisaldab mistahes probleemi avaldust, järeldusi, ettepanekuid, taotlusi.

3. Ametlik kiri on mitmesuguse sisuga dokumentide üldistatud nimetus, mis toimib suhtlusvahendina asutuste vahel, erasektoris.

isikud. Teenuskirjad kirjutatakse alati ainult ühe teema kohta.

4. Akt - mitme isiku koostatud dokument, mis kinnitab tuvastatud fakte ja sündmusi.

5. Seletuskiri - dokument, mis sisaldab kirjalikku avaldust millegi õigustamiseks, millegi ülestunnistust.

6. Protokoll - dokument, mis fikseerib küsimuste arutamise ja otsuste tegemise käigu kollektiivorganite (nõukogud, komisjonid jne) koosolekutel, koosolekutel, konverentsidel ja istungitel.

7. Ametikirjeldus - juhend, reeglistik, mis kehtestab tööde tegemise ja teostamise korra ja viisi. Ametijuhendis on määratletud töötaja tööülesanded, vastutus, õigused, suhted (positsioonilised seosed).

8. Leping on üks dokumentidest, mis kajastab töötaja töösuhte tingimusi administratsiooniga.

Teaduskonna dokumendivoogu korraldavad osakonnad on:

Dekanaat (väljastab üliõpilastele korraldusi, korralduslikes küsimustes, võtab vastu personaliosakonna korraldusi personali kohta, registreerib dokumente, koostab protokolliraamatuid, esitab dokumente arhiivi jne);

Osakonnad (võtvad vastu dokumente, avaldavad neid, jagavad seansi aruandeid, säilitavad õppekavasid, pärast osakonna koosolekut koostatakse protokollid ja osakonna tööplaanid, esitavad dokumente arhiivi jne);

Personaliosakond (õpilane ja töötaja) (salvestab isikutoimikuid, annab personalile korraldusi, registreerib diplomite, tunnistuste, dokumentide jms väljastamise);

Raamatupidamine (saab Rahaüliõpilastelt, annab välja töötasu ja stipendiume, väljastab tunnistusi palgad jne.).

Dekanaat võtab vastu ülikooli kantseleis registreeritud dokumendid. Kõik dokumendid kantakse numbrite, kuupäevade ja nimede kaupa vastavatesse kaustadesse. Instituudi üliõpilaskonna arvestuseks ja kontrollimiseks on loodud ajakirjad üliõpilaste tellimuste registreerimiseks eraldi täis- ja osakoormusega osakondade jaoks. Need ajakirjad sisaldavad instituuti õppima lubatud üliõpilaste (või üksikute üliõpilaste) nimekirju. Märgitakse koolituse alus, registreerumise, üleviimise või tööle ennistamise tellimuse number ja kuupäev. Sisestatakse jooksvate tellimuste numbrid ja kuupäevad. Instituudist väljaarvamisel kriipsutatakse läbi üliõpilase andmetega rida, mille lõppu kantakse järgmised andmed: väljaarvamise korralduse number ja kuupäev, väljaarvamise põhjus. Õpilaspäevikusse kantud andmed jaotatakse kursusteks, aastateks ja rühmadeks ning märgitakse lehed rühmadega. Ajakirjad hõlbustavad oluliselt raamatupidamist, kontrolli ning otsingu- ja teatmeteostööd.

Kõikide registreeritud dokumentide täitmine allub kontrollile. Täitmise kontroll hõlmab: dokumendi kontrolli alla võtmist; dokumendi õigeaegse täitjale üleandmise kontrollimine; eelkontroll ja täitmise edenemise reguleerimine; dokumentide täitmise kontrolli tulemuste fikseerimine ja kokkuvõte; teavitades juhatajat.

Täitmise kontrolli korraldamise peamine eesmärk

HARIDUSE JA KASVATUSE PROBLEEMID

MGUS VESTNIK nr 2 (2) / 2007.a

Dokumentide õigeaegse ja kvaliteetse vormistamise tagamine. Kontrolli teostavad juhtkond, koolieelse lasteasutuse talitus ja vastutavad juhid. Koolieelse õppeasutuse talitus kontrollib organisatsioonilisi ja asjaajamisdokumente.

Juhtumite dokumentide koostamisel kasutab koolieelse õppeasutuse talitus järgmisi juhtumite tuvastamise tunnuseid. Dokumentide nimitunnuste järgi rühmitamise aluseks on nende liigi nimetus. Näiteks: korraldused, protokollid, aktid, tõendid jne. Asjasse pannakse dokumendid, mis oma sisult vastavad asja pealkirjale.

Dekanaadis on välja töötatud kindlad reeglid dokumentide liikide ja kronoloogia järgi toimikuteks rühmitamiseks. Seega on õpilaste personali tellimused rühmitatud eraldi õpetajate ja töötajate personali tellimustest; akadeemia tellimused on instituudi tellimustest eraldi. Osakoormusega üliõpilaste personali kohta korralduse väljastamiseks vajalikud dokumendid kantakse isikutoimikutesse või moodustavad iseseisva toimiku nende korralduste või juhiste manustest (näiteks isikuandmed -

nähtused, abielutunnistuste koopiad, sünnitunnistused jne). Täiskoormusega üliõpilastele saadetakse sellised dokumendid ülikooli üliõpilaste personaliosakonda. Instituudi päevases õppevormis õppivate üliõpilaste isikutoimikud säilitatakse täielikult ja säilitatakse üliõpilaspersonali osakonnas.

Teaduskonna teadusliku tegevuse (õppenõukogu koosolekud, erinevad konverentsid, üliõpilaste vastuvõtt magistriõppesse) tulemusena moodustuvad sellised dokumendiliigid nagu: korraldused, protokollid, otsused, väljavõtted. Nende kõigi jaoks on kaustad, kuhu need salvestatakse.

Teaduskond saab ka konverentsidelt erinevaid materjale. Õppenõukogu koosolekud toimuvad igakuiselt, mille kohta koostatakse kohalolekuleht ja päevakord, mis jagatakse nõukogu liikmetele. Pärast koosolekut kantakse kõik protokollid kausta.

Dekanaat kogub igal aastal teavet lepinguliste ja riigieelarveliste uurimisprojektide kohta, mille edastab seejärel õppeosakonnale.

Teaduskonnas toimub dokumendivoog sissetulevate, väljaminevate ja sisedokumentide kaupa (tabel 1).

Sissetulevad, sisemised ja väljaminevad dokumendid

Saabunud vastuvõtt ja esmane menetlemine (büroo) eelkontroll (büroo) registreerimine (büroo) dokumentide läbivaatamine juhi poolt (ülikooli rektor, prorektor) dokumentide üleandmine täitjatele (dekaan või dekaani asetäitja) täitmiskontroll vormistatud dokumendi esitamine toimikus (kontoris)

Dokumendi väljaminev vormistamine (teaduskond) dokumendi valmistamine (dekanaat, teaduskonna osakonnad) dokumendi kavandi kinnitamine, selle kinnitamine dokumendi allkirjastamine (ülikooli osakonnad) registreerimine (dekanaat või kantselei) dokumendi saatmine adressaadile (kantselei) )

Seega moodustab ainult teaduskonna dokumentide kogum olulise osa organisatsioonilisest, halduslikust, teabe- ja muust dokumentatsioonist (ja see ei hõlma üleülikoolilisi dokumente). Sellega seoses tuleb reguleerida ja tõhustada ülikooli dokumendivoo korraldust.

Dokumendivoo mahu vähendamise ülesandel on kaks peamist aspekti - loodavate dokumentide arvu vähendamine ja paberikulu vähendamine dokumentide valmistamiseks. Kõige olulisem on loomulikult esimene aspekt.

Peamine tingimus dokumentide mahu vähendamisel on dokumendihalduse tõhustamine. Peamine meetod on siin nii üksikute dokumendirühmade kui ka kogu dokumentatsiooni tugisüsteemi ühendamine. Praktikas väljendub see dokumentatsioonisüsteemide loomises, mis kehtestavad rangelt kasutamiseks lubatud vormide koosseisu ja nende kasutamise eeskirjad.

Tõeline viis tarbetu dokumendivoo vähendamiseks on dokumentide endi kui regulatiivsete ja muude haldusstandardite kandjate kvaliteedi parandamine.

võrdne teave. Dokumendi tekst, mis kajastab juhtimistoiminguid, juhiseid, otsuseid, peab olema koostatud nii, et see sisaldaks ainult vajalikku teavet, tõlgendaks selgelt otsuse olemust ning määraks kindlaks tegelikud ja mõistlikud täitmise tähtajad. Praktikas on paraku sagedased juhud, kui dokument esitatakse täitmisele juba hilinenud tähtaegadega, kui asja olemus on nii varjatud, et pole selge, kas probleem on lahendatud positiivselt või negatiivselt. Seetõttu on nii oluline, et dokumentide koostamisel kasutataks võimalikult laialdaselt ühtseid blankette, mille tekst on juba läbi mõeldud ja ratsionaliseeritud.

Kuna ülesandeks on vähendada paberikulu ning hoida kokku dokumentide ettevalmistamise ja lugemise tööjõudu, on soovitatav teksti lühendada, vähendades oluliselt traditsioonilisi erinevaid sissejuhatavaid osi ja preambuleid.

Dokumentatsiooni mahu vähendamine saavutatakse tõhusate teabeotsingusüsteemide ehitamisega. Näiteks personalitellimus trükitakse mitmes eksemplaris ja esitatakse tellimuste faili, isiklikku toimikut, raamatupidamistoimikut või võib-olla

MGUS VESTNIK nr 2 (2) / 2007.a

HARIDUSE JA KASVATUSE PROBLEEMID

olema nii planeerimis- kui tootmisosakonnas. Nii suure tiraaži põhjuseks on otsimise keerukus: iga spetsialist, kes võib seda dokumenti vajada, eelistab seda pigem kodus hoida, kui usaldada ebausaldusväärset ja mis kõige tähtsam – pikka otsingut. Selle tulemusena suureneb oluliselt dokumentide maht. Hästi toimiva otsingusüsteemi arendamine võib oluliselt vähendada dubleerimist, eriti kui kasutate arvutit ja võimalust hankida oma töökohal kogu organisatsioonis kättesaadavat teavet võrgu kaudu.

Dokumentide füüsilise suuruse vähendamine on dokumendivoo vähendamise oluline aspekt. See ülesanne täidetakse lihtsate meetoditega, mis aga hõlmavad teatud bürokraatlike harjumuste ületamist. Näiteks on juhtide seas endiselt levinud arvamus, et A5 formaadis dokumenti pole võimalik “ülakorrusele” saata, et nurgelise detailide paigutusega kirjavorm on vähem “auväärne” kui pikipaigutusega ning võib kuidagi alandada. autor jne.

Tänapäevaste reeglite kohaselt peaks vormi suurus sõltuma ainult teksti suurusest, mitte aga sellest, kui suur on meie lugupidamine adressaadi vastu. Teksti mahtu saab vähendada standardsete tippimisreeglite rakendamisega, mis säästab lehe pindala umbes 5%. Soovitatav on koostada mahukad viitliku iseloomuga ja pikaajalise kasutusega dokumendid vahetatavate lehtedega, mis võimaldab muudatuste tegemisel mitte kogu teksti uuesti tippida. Operatiivse iseloomuga dokumentide koostamisel on soovitatav kasutada telegraafistiili, kirjutada vastused päringu enda peale, mitte kirjutada täiendavat üleliigset infot, suurendavat infomüra jne.

Nagu eespool mainitud, parandatakse dokumendivoogu, ratsionaliseerides ja vähendades dokumendivormide arvu; nende kohaletoimetamise korraldamine; asutuse juhtkonnast mööda minnes kõrge kvalifikatsiooniga spetsialisti poolt dokumentide eelläbivaatamise praktika juurutamine ja esitajatele jagamine; käsitsi tehtavate toimingute ja andmete vastavuse minimeerimine; mehhaniseerimise kasutamine ja arvutitehnoloogia dokumentide liikumise kõikides etappides; range kontrolli kehtestamine dokumentide täitmise üle.

Tähtis kaasaegsed vahendid dokumendivoo parandamine on dokumentide koostamise ja töötlemise toimingute arvutistamine.

Dokumendivoo täiustamisel arvutitehnoloogia kontekstis pööratakse põhitähelepanu tehnoloogia kohale ja rollile dokumendivoo üldises skeemis. Ehitus arvutivõrkülikoolis hõlmab traditsioonilise juhtimissüsteemi dokumendivoogude muutmist ja nende üha enam rakendamist arvutivahendite abil. Tähtis samas on juhtimissüsteemis vastu võetud kord “masinatele” dokumentidele õigusjõu andmiseks, s.o. elektroonilise arvutitehnoloogia abil ja eriti arvutikandjatel loodud dokumendid.

Peamine ülesanne on vältida paralleelset osalemist traditsioonilise ja dubleerivat teavet sisaldava “masina” dokumentatsiooni dokumendivoos. Seetõttu on juhtkonnale kasutamiseks soovitatav saata ainult töödeldud ja sünteesitud dokumendiinfo ning edastada algne teave kohe pärast andmete arvutikandjale ülekandmist arhiivi säilitamiseks.

Oluline on järgida standardit GOST 6.10.484 “Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid”. Arvutikandjal olevatele dokumentidele ja arvutitehnoloogia abil loodud tüpograafidele juriidilise jõu andmine. Põhisätted". Eelkõige kehtestab see standard mis tahes dokumentide jaoks ühtse kohustuslike üksikasjade kogumi.

Ülikooli tasemel probleemide lahendamiseks on erinevates ülikoolides (näiteks Novosibirski Riiklikus Tehnikaülikoolis 1992. aastal) välja töötatud ja juurutatud tarkvarasüsteeme, mis võimaldavad automatiseerida kõige rutiinsemaid toiminguid, mis on seotud koostamise ja täitmisega. dokumentatsioon: rühmade nimekirjad, tellimused, isiklikud kaardid jne.

Selliste süsteemide peamiseks puuduseks on nende integreerimise keerukus kõrgema taseme süsteemidesse ja nende suletud olemus.

Selle süsteemi peamised omadused on: kasutaja ja sündmuste juhitavus; oskus integreeruda kõrgema taseme (rektoraat) ja madalama taseme (osakond, vastuvõtukomisjon jne) süsteemidega; avatus muutmisele ja laiendamisele; oskus töötada võrgus ja koostada andmeid ülikooliteenuste jaoks elektroonilisel kujul. Süsteem täidab järgmisi funktsioone:

Raamatupidamine ja analüüs personali komplekteerimine teaduskonna üliõpilased ja õppejõud;

Üliõpilaste soorituste arvestus ja analüüs kogu ülikoolis õppimise aja jooksul;

Tellimuste vormistamine ja kogumine;

Õppeprotsessi korraldust puudutavate dokumentide vormistamine ja kogumine (õppekavad, õppeülesanded osakondadele, õpilaste töökavad, eksamite ajakava jne);

Teaduskonna finantstegevuse arvestus ja analüüs (stipendiumid, hüvitised, lepingulised üliõpilased jne);

Jooksva dokumentatsiooni (tunnistused, eksamilehed, rühmade nimekirjad jne) moodustamine ja kogumine;

Dokumentide õigeaegse vormistamise ja läbimise kontroll;

Kasutajarühmade moodustamine, andes igale kasutajale teatud juurdepääsuõigused teabele.

Dokumenditöötlustarkvarasüsteemide kasutamine ja üleminek elektroonilistele tehnoloogiatele õppeprotsessi korraldamisel ülikoolis toob kaasa saadud andmete analüüsimise ja õigete juhtimisotsuste tegemise efektiivsuse tõusu. See võimaldab kõrgkoolil järgida tänapäevaseid sotsiaalmajanduslikke ja organisatsioonilisi muutusi riigis.

Büroojuhtimise kursus: Juhtimise dokumentatsiooni tugi: Õpik. - 2. väljaanne - M.: INFRA-M; Novosibirsk: NGAEiU, 1998. - lk 124.

Koolieelsete haridusasutuste täiustamise peamine eesmärk on kehtestada ühtsed põhimõtted dokumentidega töötamiseks kõigil juhtimistasanditel, korraldada ettevõtte dokumendivoogu, parandada dokumentide kvaliteeti, luua tingimused arenenud tehniliste vahendite ja tehnoloogiate tõhusaks kasutamiseks. teabe kogumine, töötlemine, teisaldamine, analüüsimine ja juhtimisaparaadi töö täiustamine.

Organisatsioonil, kes soovib luua teabe töötlemiseks tõhusat keskkonda juhtimise kvaliteedi parandamiseks, seisab ees tõsine ülesanne - dokumentaalse teabe ettevalmistamise ja töötlemise parandamine, luues ettevõtte juhtimise dokumenditoe mehhanismi (DOU).

Selle probleemi lahendamiseks on vaja juhinduda olemasolevatest regulatiivdokumentidest, GOST-i sätetest ja spetsialistide soovitustest.

Uute nõuete tõttu põhineb kaasaegsel rahvusvahelistele standarditele, on vaja neid nõudeid arvestavat metoodilist baasi juhtimise dokumentatsioonitoe koostamiseks. Sellega seoses on haldamise dokumentatsioonitoe (DMS) täiustamise esimene etapp algoritmi koostamine, mille alusel hinnatakse olemasolevat süsteemi ja töötatakse välja kõik süsteemi parendamise protsessi komponendid.

Peamised ülesanded koolieelsete lasteasutuste hindamisel ja täiustamisel on:

Juhtimistegevuse efektiivsuse tõstmine;

Dokumentide liikumise kiirendamine organisatsioonis;

Dokumentide töötlemise töömahukuse vähendamine;

Tootmis- ja juhtimisprotsesside kättesaadavuse ja vajaduste vastavuse määramine dokumentatsioonitoes;

Dokumentatsiooni toetamise eesmärkide (mille saavutamise peaks tagama dokumendisüsteem) kättesaadavus ja edasine seadmine;

Dokumendisüsteemi funktsioonide määramine lähtuvalt püstitatud eesmärkidest, arvestades nõudeid.

Põhiülesanne koolieelse haridussüsteemi hindamise ja täiustamise algoritmi koostamisel on siduda süsteeminõuded ja peamised atribuudid, mis võimaldavad juhtimissüsteemil olla tasakaalus.

Dokumendihalduse ratsionaliseerimise praktika haldusaparaadis võimaldab meil tuvastada projekteerimise peamised etapid:

Projektieelse uurimistöö läbiviimine, s.o. projekteerimiseks lähteandmete kogumine;

Sisedokumentatsiooni näidiste analüüs ja dokumentide liigitus;

Ettevõtte olemasoleva dokumendivoo analüüs;

Olemasoleva dokumendihalduse analüüs (dokumentidega töötamise tavad, dokumentide säilitamise praktikad, failide loomise praktikad, vastavus GOST R 6.30-2003);

ettevõtte asjade nomenklatuuri analüüs;

Foto ettevõtte dokumendivooga seotud töötajate tööpäevast, et selgitada välja koolieelsete lasteasutuste tehnoloogiate kasutamise tegelik olukord ja tehtud otsuste dokumenteerimise praktika;

Juhtkonna dokumentatsiooni toetamise puuduste tuvastamine;

Projekteerimise tehniliste kirjelduste koostamine;

Dokumendihalduse ratsionaliseerimise projekti väljatöötamine ja selle elluviimisest oodatava majandusliku efektiivsuse arvutamine;

Rakendamine.

Iga etapi läbiviimine nõuab teatud sellele etapile omaste meetodite kasutamist.

Organisatsiooni funktsioonid, ülesanded ja struktuur;

Kontoritööd käsitlevad organisatsioonilised ja regulatiivsed materjalid;

organisatsiooni dokumendid (disain ja sisu);

Võtmespetsialistide dokumentatsiooni pidamise töökoormuse iseloom;

Dokumentidega töö korraldamine;

Dokumentide töötlemise tehnoloogia;

Dokumentide tootmise (trükkimise) ja paljundamise korraldamine;

Dokumentide kohaletoimetamise (liigutamise) korraldamine;

Dokumentide jooksva hoidmise korraldamine ja arhiveerimine.

Uurimistöös kasutati järgmisi meetodeid: monograafiline meetod, üldistus, dokumentide uurimine, vahetu vaatlus, tööpäeva foto, graafiline, statistiline. Meetodi valiku määrab ühelt poolt õppe eesmärk, teisalt aga õpitava tööaja iseloom ja tingimused.

Monograafiline meetod on süvauurimine ja konkreetne kirjeldus majanduslik tegevus uuritava populatsiooni üksikud üksused. See seisneb selles, et juhtimise dokumentatsiooni toetamise probleemi analüüsitakse ettevõttes hoolikalt ja mitme nurga alt, misjärel tehakse sellest objektist järeldus sarnaste objektide laiema piirkonna kohta.

Üldistamine on definitsioon üldine kontseptsioon juhtimisdokumentatsiooni tugi, mis kajastab koolieelset õppeasutust põhilist, fundamentaalset, iseloomustavat kontseptsiooni.

Dokumentide uurimine on üks peamisi kohustuslikke meetodeid, millega uurimistöö algab.

Organisatsiooni kavandamisel õppimiseks vajalikud dokumendid võib jagada mitmeks rühmaks.

Esimesse rühma kuuluvad seadusandlikud ja regulatiivsed materjalid organisatsiooni loomise, ülesannete, funktsioonide, seadusandlike aktide, korralduste, harta ja personali kohta, mis võimaldab teil kohe ette kujutada organisatsiooni suurust, dokumendivoogusid ja nende mahtu.

Reguleerivad ja õppematerjalid dokumendihalduse korraldusest: kontoritöö juhised, töötajate ametijuhendid, metoodilised soovitused dokumentidega töötamise üksikute toimingute tegemiseks.

Teise rühma kuuluvad erinevad raamatupidamisvormid, loendid ja teave, mis annavad materjali dokumenditöötluse seisu ja tehnoloogia kohta organisatsioonis.

Sissetuleva ja väljamineva kirjavahetuse vastuvõtmise, töötlemise ja edastamise korra kohta infot kogudes uuritakse dokumendiringluse mahtu ja dokumendivoogude struktuuri, raamatupidamisvorme (päevikud, registrid), graafikuid ja dokumendimarsruute.

Eriline lähenemine nõuab dokumentide praeguse säilitamise korraldust iseloomustavate materjalide uurimist.

Vaatlusmeetod on samuti üks peamisi. See seisneb otseses kohalolekus organisatsioonis konkreetsetel töökohtadel ning toimuvate protsesside ja töötingimuste visuaalses salvestamises.

Vaatlusmeetodiga määratakse juhi ja peaspetsialistide töökoormuse iseloom, töökorraldus dokumentide vastuvõtul, töötlemisel, valmistamisel, transportimisel, säilitamisel ja arvutitehnika olemasolul.

Peamiste ametnike kategooriate dokumentatsiooni säilitamise töökoormuse olemuse kindlaksmääramiseks ja üksikute töötajate tööliikide tuvastamiseks kasutasin tööpäeva fotot. Tööpäeva pildistamise tulemused sisalduvad koolieelse lasteasutuse korralduse aruande osana.

Tööpäeva pildistamise eesmärgiks on töö sisu, tööühikute arvu ja tööaja maksumuse määramine, samuti töötajate dokumentidega efektiivsuse tõstmise ja ratsionaalse töökorralduse tagamisega seotud küsimuste uurimine.

Olen tuvastanud kolm tööpäeva pildistamise tehnoloogia etappi:

Vaatlus;

Saadud andmete süstematiseerimine;

Saadud tulemuste analüüs.

Tööpäeva jooksul fikseeriti üheminutilise täpsusega kõik tegelikud tegevused ja pausid ning iga tööajakulu elemendi vastu kanti toimingu aeg ja kestus.

Saadud andmete süstematiseerimisel viis ta need ühtsesse süsteemi.

Saadud tulemuste analüüs on protseduur objekti vaimseks ja sageli ka reaalseks jagamiseks osadeks, analüütilised protseduurid on teadusuuringutes üks peamisi.

Graafiline meetod võimaldab vaadeldavate toimingute üksikasjalikku ja kokkuvõtlikku salvestamist joonise abil. Seda kasutatakse dokumendivoo uurimisel.

Statistiline meetod näeb ette homogeensete toimingute ja nähtuste kvantitatiivse arvestuse. Selle abil arvutati dokumendivoo maht, registreeritud ja kontrollitud dokumentide arv ning tööpäeva pildistamise tulemused.

Kogu juhtkonna dokumentatsioonitoe kujundamise metoodika peaks põhinema esmalt eesmärgi määratlemisel ja seejärel selle saavutamise mehhanismil.

Süstemaatiline lähenemine avaldub järgmiselt:

Ärge unustage silmist ühtki juhtimisülesannet, mille lahendamiseta ei jõua eesmärkide elluviimine lõpuni;

Tuvastada ja siduda nende ülesannetega seoses kogu vertikaali funktsioonide, õiguste ja kohustuste süsteem;

Uurige ja institutsionaliseerige kõik ühendused ja suhted juhtimishorisondis;

Tagage vertikaalse ja horisontaalse dokumendihalduse orgaaniline kombinatsioon.

Reguleeriva dokumentatsiooni väljatöötamisel on oluline dokumentide koostamine (kirjeldus, kujundus). Selles etapis puuduvad ranged meetodid, kuid on olemas teatud metoodilised dokumendid ja stiilireeglid ametijuhendite ja kontoritöö juhiste sätete sõnastamiseks.

Juhtimisdokumentatsiooni süsteemi ülesehitus peaks sisaldama eesmärkide süsteemi ja nende jaotust erinevate üksuste vahel. See hõlmab omavahel teatud sidemetes ja suhetes olevate üksuste koosseisu ning vastutuse jaotust.

Regulatiivse dokumentatsiooni koostamise etapis kasutati järgmisi meetodeid.

"Osalev või aktiivne vaatlus" meetod hõlmab analüsaatori aktiivset kaasamist selle töö tegemise protsessi, mille jaoks ta teavet kogub. Selle meetodi peamiseks puuduseks on asjakohase teabe kogumiseks kuluv suur tööaeg. Lisaks on oht, et osa infost jääb avastamata ja vaatlejal tekib tööst erinev nägemus, kuna vaatlejal on töö tegemisel vähem kogemusi, eriti kui aktiivne vaatlus toimub lühikese aja jooksul.

Enamik oluline meetod dokumentatsiooni kujundamisel - funktsionaalne analüüs positsioonid. Intervjueerimismeetoditega kogutud info nõrgalt standardiseeritud versioonis ja vaatlusi analüüsitakse kolme parameetri järgi: andmed, personal, tegevusobjektid.

Juhtimisfunktsioonide jaotamisel juhtimisaparaadi spetsialistide vahel kasutati parameetrilist meetodit. Selle meetodi eesmärk on luua funktsionaalsed sõltuvused tootmissüsteemi elementide parameetrite ja juhtimissüsteemi vahel, et teha kindlaks nende vastavusaste.

Regulatiivse dokumentatsiooni väljatöötamiseks kasutatakse järgmisi meetodite rühmi:

Info kogumise meetodid;

Infoanalüüsi meetodid;

Määruste kujundamise meetodid.

Ametijuhendite sätete sõnastamisel on soovitatav järgida järgmisi reegleid:

Kirjeldage ülesandeid või kohustusi, alustades lauseid töötaja tegevust tähistava verbiga, mida kasutatakse olevikuvormis;

Olge täpne, kasutage minimaalset arvu sõnu, vältige kordusi;

Eristage alati otsest vastutust ülesande vahetu täitmise eest ja juhtimisvastutust, mis seisneb nende täitmise kontrollis ja järelevalves teiste poolt. Kõige olulisem on määrata kindlaks juhtimistegevuse regulatiivsete funktsioonide metoodilise toe skeem.

Juhtimistöö kui reguleerimisobjekti eripära tingib eristamise kvantitatiivsed meetodid ettevõtete juhtimistegevuse näitajate arvutamine ja hindamine ning regulatiivse dokumentatsiooni koostamise kvalitatiivsed meetodid.

Juhendi ja eeskirjade väljatöötamise regulatiivne ja metoodiline alus:

Juhtide, spetsialistide ja teiste töötajate ametikohtade kvalifikatsioonikataloog, kinnitatud Tööministeeriumi ja sotsiaalne areng Venemaa Föderatsioon 1998. aastal;

Tüüpmäärused ja ametijuhendid.

Nende dokumentide eeliseks on organisatsiooni juhtkonna ametikohtade, töökohustuste ja oskuste täieliku loetelu olemasolu.

Regulatiivse dokumentatsiooni väljatöötamise metoodikal on järgmised omadused:

Arengu käigus töökoha nõudedÜha harvemini kasutatakse üldisi tüüpkirjeldusi samanimeliste ametikohtade rühma kohta;

Paljud organisatsioonid peavad kõrgemat ja madalamat juhtivat ametikohta ainulaadseks;

Kõrgematel juhtivatel ametikohtadel peetakse oluliseks paika panna juhi spetsiifilised isiksuseomadused, mis vastavad antud juhikoha nõuetele.

Olulisemad ja üldisemad juhtpersonali osakondade ja ametnike ülesannete, õiguste, kohustuste ja vastutuse jaotust reguleerivad dokumendid on ametijuhendid ja kontoritöö juhendid.

Käesolevas töös sekretär-sekretäri ametijuhendi ja muude dokumentide väljatöötamisel kasutati normatiivmeetodit. See näeb ette standardite süsteemi kasutamise, mis määrab juhtimisfunktsioonide koosseisu ja sisu.

Juhtumite nomenklatuuri kujundamiseks kasutasime ülevenemaalise dokumentatsiooni- ja arhiiviteaduse uurimisinstituudi pakutud metoodilisi soovitusi juhtumite ligikaudsete nomenklatuuride väljatöötamiseks.

Juhtimise täiustamise efektiivsuse hindamiseks kasutati analoogia meetodit, mis seisneb sarnaste omadustega tõestatud projektide kasutamises juhtimise dokumentatsiooni toetamise ratsionaliseerimise ja kujundamise protsessis.

Juhtkonna dokumentatsioonitoe parandamise meetmed peaksid kaasa tooma:

* dokumentide läbimise ja vormistamise aja vähendamine;

* dokumentide kadumise vältimine;

* dokumentide kooskõlastamise protsessi optimeerimine;

aastal koostatud dokumentide tekstide tsentraliseeritud säilitamine

elektrooniline vorm ja nende graafilised kujutised;

ѕ dokumentide läbimise kontroll ettevõtte allüksustes

nende kättesaamise või loomise hetk enne täitmise lõpetamist;

* töötajate ja juhtkonna õigeaegne teavitamine

saadud ja loodud dokumentide kohta;

* tulemuslikkuse distsipliini kontroll.

Seega on iga organisatsiooni jaoks eluliselt oluline pidevalt täiustada juhtimisdokumentatsiooni, kuna see mõjutab otseselt juhtimisotsuste tegemise kvaliteeti.

Projekti väljatöötamise ja elluviimise protsess koosneb kolmest etapist: projektieelne ettevalmistamine, kavandamine ja elluviimine.