Ärikiri on teie ametlik esindaja. Lisaks sisule on väga oluline ärikirja korrektne vormistamine, nagu on teada, "teid tervitavad riided". Vaatleme registreerimise järjekorda ärikiri.

Vorm

Ärikiri tuleb väljastada organisatsiooni ametlikul kirjaplangil. Vormi päised ja jalused peavad sisaldama järgmist teavet:

• organisatsiooni nimi;
• organisatsiooni füüsiline aadress;
• telefon ja faks;
• veebisait ja e-post.

Vorm võib sisaldada ka organisatsiooni andmeid ja selle logo.

Kogu selle teabe omamine võimaldab adressaadil saatja kiiresti ära tunda ja saata vastuskirja õigele aadressile.

Väljad

Ärikirjal peavad olema veerised: vasakul - umbes kolm sentimeetrit, paremal - umbes poolteist. Soovitame teil kasutada standardseid Microsoft Wordi vorme. Väljad on vajalikud võimalike märkmete tegemiseks, mida adressaat teeb, samuti kirja kandmiseks arhiivikausta.

Registreerimisnumber

Kirja registreerimisnumber, mis sisaldab kuupäeva, millal kirjale juhataja allkirjastas, on vajalik Teie mugavuse huvides. Näiteks otsustasite saata kirja teisele organisatsioonile ega määranud sellele kuupäeva ega numbrit. Ja kui see ettevõte saab mitu tuhat kirja päevas, kuidas te oma sõnumi saatust jälgite? Tavaliselt otsitakse kuupäeva ja numbri järgi. See kehtib eriti nende kohta valitsusagentuurid. Vastuskiri peab lisaks enda väljamineva numbrile sisaldama ka teavet selle sissetuleva kirja numbri kohta, millele see vastus on. Registreerimisnumber on paigutatud kirja ülemisse vasakusse nurka. Loomulikult tuleb igas organisatsioonis sissetulevad ja väljaminevad kirjad hoolikalt registreerida.

Näide:

Ref. 28.07.2008 nr 546 sissepääsu juures. 25.07.2008 nr 321

Kirja päis

Kirja päis, mis sisaldab pöördumist adressaadile, on paigutatud vahetult registreerimisnumbri alla ja on tavaliselt vormistatud järgmiselt: kirja ülemisse paremasse nurka kirjutatakse adressaadi ametikoht ja täisnimi. Apellatsioonkaebus ise koostatakse kirja keskel ja lõpeb hüüumärk. Päis võib olla paksus kirjas.

Näide:

tegevjuhile
OÜ "Rassvet"
Miloslavsky P.N.

Kallis Pavel Nikolajevitš!

Font

Kirja font mõjutab põhimõtteliselt selle tajumist adressaadi poolt. Font ei tohiks olla liiga väike ega liiga suur. Samal ajal peaks see olema kogu kirja ulatuses sama. Tavapärane on kasutada Times New Romani kirjasuurust 12 ühe reavahega. Kui aga tead, et adressaadil on halb nägemine, näita üles muret – suurenda kirja fonti.

Isiklike ärikirjade (kutsed, õnnitlused, kaastundeavaldused jne) fondi valikule saab läheneda loovamalt.

Lehtede nummerdamine

Lehtede nummerdamine on eriti oluline kirjade puhul, mis on pikemad kui 2 lehekülge, ja eriti nende puhul, mis sisaldavad manuseid. Lehtede nummerdamisel tekstiredaktor Microsoft Wordis soovitame kasutada funktsiooni "Päis ja jalus" - "Insert AutoText" - "Page". Ei kõigest.” See võimaldab adressaadil õigesti hinnata kirja kogumahtu ja mitte segi ajada selle lehtede järjestust.

Numeratsioon asetatakse lehe alumisse paremasse nurka.

Artisti teave

Teave töövõtja kohta peab sisalduma kõigis ärikirjades, millele on alla kirjutanud ettevõtte tippjuhid ja osakonnajuhatajad. See võimaldab adressaadil kiiresti leida konkreetse spetsialisti, kes vastutab saatvas ettevõttes probleemi lahendamise eest.

Teave töövõtja kohta peab sisaldama tema täisnime (soovitavalt täismahus, vastasel juhul on teie vastaspoolel keeruline telefonivestlust alustada, mis võib osutuda vajalikuks selgitada Lisainformatsioon) ja kontakttelefon - töö või mobiil. Samuti on soovitatav sisestada e-posti aadress.

Teave kunstniku kohta on kirjas päris kirja lõpus pärast allkirja. Selle fondi suurus peaks olema üks või kaks ühikut väiksem kui kirja põhiteksti font.

Rakendused

Kui kiri sisaldab manuseid, vormistatakse need eraldi lehtedele. Sel juhul võib lehtede nummerdamine olla ühine kogu dokumendi jaoks või eraldi põhitähe ja iga manuse jaoks. Teave manuste kohta peaks sisalduma põhikirja sisus enne allkirja.

Näide:

Sellele kirjale on lisatud 2 dokumenti kolmel lehel:
1. tehtud tööde vastuvõtuakt kahes eksemplaris;
2. arved.

Lugupidamisega Pearaamatupidaja mööblivabrik"Bolševik" Vassiljeva N.K.

Ametlikud kirjad kirjutatakse standardile vastavatele eriblankettidele (välisblankettidele). Selliste vormide jaoks on kehtestatud kohustuslike elementide (detailide) kogum, mis tuleb paigutada teatud järjekorras.

Ametliku kirja vorm on tüpograafiliselt reprodutseeritud püsivate elementidega paberileht. Võime öelda, et ametlik kiri koosneb kirja ja põhiteksti “raamist” ning sisaldab lisaks põhitekstile teavet adressaadi (saatja) kohta: organisatsiooni täielikku ja lühendatud nime, selle posti- ja postiaadressi. telegraafiaadress, telefoni-, faksi- ja teletaibinumbrid, kirjavahetuse aluseks olnud kirja või telegrammide number ja palju muud. Vormid võivad olla kas nurgelised (kesk- või lipukujulised) või detailide pikipaigutusega.

Tehnilise esteetika põhimõtetele vastav vormi kujundus avaldab positiivset mõju selle sisu tajumisele. Näiteks arvestades, et inimsilmal on lihtsam fikseerida mis tahes objekti ülemist osa, tuleks dokumentide koostamisel muuta nende ülemine osa rohkem küllastunud.

Näidisvormide standardid kehtestavad ühtsesse dokumentatsioonisüsteemi kuuluvate dokumentide väljade vormingud ja suurused, samuti näidisvormi struktuurse ruudustiku, detailide kogumi koostamise nõuded ja nende asukoha reeglid. Ühtsesse dokumentatsioonisüsteemi kuuluvad dokumendid koosnevad kolmest põhiosast, mis asuvad selgelt piiritletud aladel. See dokumendi "geomeetria" tagab selle teksti vajaliku tajumise kiiruse.

Üksikasjad on teatud tüüpi dokumentide jaoks seaduse või määrustega kehtestatud kohustuslikud tunnused. Organisatsiooni- ja haldusdokumentide vormide üksikasjade koosseis ja paigutus peab vastama standardile GOST R 6.30 - 2003.

Mallvormi standardi kehtestamine, mis omakorda määrab ametliku kirja vormile esitatavad nõuded, on tingitud vajadusest ühtlustada selle registreerimise protsess, mis võimaldab:

Korraldada kirjaplankide tsentraliseeritud tootmine;

Vähendage trükitööde maksumust;

Vähendada kirjade kirjutamise ja vormindamise tööjõukulusid;

Vajaliku teabe visuaalse otsimise hõlbustamine;

Laiendada arvutus- ja organisatsioonitehnoloogia kasutamise võimalusi kirjade töötlemisel.

Näidisvorm on aluseks igat tüüpi juhtimisdokumentatsiooni vormide ja mallide kujundamisel. Iga detaili asukoha näidisvormidele eraldatud ala vastab selle detaili optimaalsele mahule trükitähtedes.

Vorm on dokumendi üksikasjade kogum. Vastavalt standardile GOST R 6.30 - 2003 võivad dokumendid sisaldada kuni 30 detaili, kuid nende täieliku komplektiga ei koostata ühtegi dokumenti. Iga dokumendiliigi puhul määratakse detailide koosseis sõltuvalt selle eesmärgist. Seega on ametliku kirja jaoks soovitatav esitada järgmised üksikasjad:

1) embleem või kaubamärk organisatsioonid;

organisatsiooni nimi (täielik või lühendatud);

viiteteave organisatsiooni kohta;

dokumendi kuupäev;

1. teksti pealkiri;

2. esineja perekonnanimi (või perekonnanimi, eesnimi ja isanimi) ja telefoninumber.

Võib märkida masinakirjutaja initsiaalid ja eksemplaride arvu, kuid need ei kuulu nõutavate andmete hulka. Võite lisada järgmised üksikasjad: e-posti ID (vajadusel).

Ametlik kiri on ainus dokument, millel ei ole selle liigi nimetust. Kõikidel muudel dokumentidel on nimed, näiteks “Korraldus”, “Akt”, “Otsus”, “Memorandum” jne.

Vastavalt GOST R 6.30-2003 Vene Föderatsiooni riigi embleemi kujutisele pandud valitsusasutuste kirjaplangile.

Ettevõtte nimi - dokumendi adressaat on esitatud täis- ja lühendatud kujul, näiteks Ülevenemaaline dokumendihalduse ja arhiivinduse uurimisinstituut - VNIIDAD.

Tuleb meeles pidada, et organisatsioonide nimesid ei saa suvaliselt lühendada. Organisatsioonide lühendatud nimed moodustatakse kolmel viisil:

Nimedes sisalduvate sõnade algustähtedega, näiteks Siseministeerium (Siseministeerium). Lühendid kirjutatakse kokku ja nendes olevaid tähti punktidega ei eraldata;

Nimedes sisalduvate sõnade algussilpide järgi näiteks Uralmash (Uurali masinaehitustehas);

Segatud viisil, kui keerulised lühendnimed moodustatakse osaliselt algustähtedest, osaliselt kärbitud sõnadest ja kirjutatakse esimeses osas suurtähtedega, teises väiketähtedega, näiteks VNIIDormash. Selliseid sõnu kirjutatakse ka kokku. Asutuste nimesid lühendatakse ainult siis, kui lühendatud nimi on märgitud ametlikus dokumendis (näiteks organisatsiooni põhikirjas).

TOviiteteave organisatsiooni kohta sisaldama esiteks posti- ja telegraafiaadresse. Organisatsiooni posti- ja telegraafiaadressi andmete salvestamise kord ja vorm peavad vastama postieeskirjale. Teiseks hõlmavad viiteandmed telefoninumbreid, faksinumbreid ja pangakontode numbreid. Need peavad olema märgitud ka kirjaplangile.

Kirja kohustuslikud andmed on kuupäev, mis asetatakse ülemisse vasakusse nurka. Kirja kuupäev on selle allkirjastamise kuupäev. See toimib otsingufunktsioonina ja seda kasutatakse kirjale viitamisel. Kirjas olevad kuupäevad peavad olema digitaalselt vormindatud. Kuupäevaelemendid on toodud ühel real araabia numbritega järgmises järjestuses: päev, kuu, aasta. Näiteks kuupäev 25. oktoober 2000 tuleks kirjutada järgmiselt: 25. oktoober 2000. Kui päeva või kuud tähistatakse ühekohalise numbriga, siis asetatakse selle ette null. Näiteks kuupäev 12. jaanuar 2000 kirjutatakse järgmiselt: 01/12/2000. Punktid asetatakse kahe numbri järele, mis näitavad päeva ja kuud, pärast nelja numbrit, mis tähistavad aastat, punkti ei panda (näiteks 20.02.2000).

Registreerimisnumber väljaminev dokument - täht number ja selle sümbol - koosneb tavaliselt mitmest osast. Esiteks saab üles kirjutada struktuuriüksuse indeksi, korrespondentide, täitjate klassifikaatori juhtumite nomenklatuuri järgse indeksi ja viimaseks osaks jääb väljamineva kirja järjekorranumber, näiteks nr 2/16 -2955 või 18/275.

Link aadressile registreerimisnumber ja sissetuleva dokumendi kuupäev sisaldab selle kirja registreerimisnumbrit ja kuupäeva, millele vastus antakse ning asub väljuva dokumendi registreerimisnumbri ja kuupäeva all. See detail on ainult kirjaplangil. Kirjade saatmise ja vastuvõtmise kuupäevade võrdlus annab aimu asutuse töö tõhususest kirjavahetusega.

Mitte mingil juhul ei tohi neid andmeid panna kirja endasse. Selle üksikasja tüüp kirjas peaks olema järgmine: "Nr 4520/144, 17. mai 2000."

Sihtkoht - kirja saaja nimi ja aadress (organisatsiooni nimi ja aadress, organisatsiooni struktuuriosa, firma või isiku perekonnanimi ja aadress, kellele kiri saadetakse) - märgitud kirjavormi üleval paremal küljel . See on kirja siseaadress. Adressaadis kirjutatakse vastuvõtva organisatsiooni nimi nimetavas käändes. Näiteks:

JSC "Oksiid"

Seda tehakse osaliselt masintöötlust silmas pidades. Kirja täitmise kiirendamiseks, kui on teada selle läbivaataja perekonnanimi, on soovitatav märkida see perekonnanimi. Ametnikule kirja saatmisel märgitakse organisatsiooni nimi nimetavas käändes ning ametikoht ja perekonnanimi daatiivses käändes. Näiteks:

Kemerovo OJSC "Granit"

Peaspetsialistile

A.N. Smirnov

Kui kiri on adresseeritud organisatsiooni juhile, peab adressaadi ametinimetuses olema organisatsiooni nimi. Näiteks:

Novosibirski rektorile

riigiakadeemia

majandus ja juhtimine

prof. Yu.V. Gusev

Siseaadressi kirjavahemärgid võib ära jätta. Organisatsiooni nimi, selle isiku nimi ja perekonnanimi, kellele kiri on adresseeritud, tuleks kirjutada nii, nagu need on antud organisatsioonist tulevas kirjavahetuses või kataloogis.

"Adressaadi" andmed võivad sisaldada postiaadressi. Postiaadressi ei kinnitata valitsusasutustele ja tavakorrespondentidele saadetavatele dokumentidele, nendel juhtudel on soovitatav kasutada eelnevalt trükitud aadressidega ümbrikke.

Kui kiri on adresseeritud ametnikule, märkige esmalt ametikoht, seejärel perekonnanimi ja initsiaalid, seejärel organisatsiooni aadress. Näiteks:

CJSC Kristall direktor

G.N. Nekrassov

103030, Moskva,

Skatertny rada, 22

Kui kiri on adresseeritud eraisikule, märkige esmalt postiindeks ja aadress ning seejärel saaja initsiaalid ja perekonnanimi. Näiteks:

630102, Novosibirsk-102,

St. Kirova, 76, eluk. 12

P.I. Grigorjev

Kui isikul, kelle nimel kiri on kirjutatud, on akadeemiline tiitel (akadeemiline kraad), tuleb see märkida perekonnanime ette:

akad. A.G. Ivanov

prof. N.G. Kirsanov

Tekstilühend "gr." (sõnast "kodanik") kasutatakse juhul, kui isikut, kellele kiri on adresseeritud, käsitletakse tsiviilõigussuhete subjektina. Kirjavahetuses teiste riikide organisatsioonide ja ettevõtetega väljendatakse sõnu “härra”, “härra” lühenditena “g”, “härra”.

Teksti pealkiri peaks kajastama kirjas tõstatatud põhiprobleemi ning olema lühike ja sisutihe, sõnastatud ühe lausega. Päis asetatakse kirja põhiosa ette. Kirja sisu väljendab selles eessõna käände vorm eessõnaga “o” (“umbes”). Pealkiri ei ole jutumärkidega esile tõstetud, see kirjutatakse suure algustähega ja algab kohe lehe vasakust veerisest. Näiteks:

Väljamineva kaubanduse korraldamisest

Söe tarnimise kohta lepingu nr 33-02/567 alusel

Tellisetehase ostust

Kutse kohta

Soovitav on, et pealkiri ei ületaks kahte rida; kui on kaks rida, kasutatakse lõiku.

Pealkirja peaks kirjutama otsene täitja, kes teab dokumendi sisu paremini kui keegi teine. Poste sorteeriv töötaja peaks lugema vaid päist, et teha kindlaks, millisesse kirjakategooriasse kiri kuulub ja kuhu see saata, mis on eriti oluline juhtudel, kui aadress ei näita konkreetset isikut, kellele kiri on adresseeritud. Lisaks võib kiire pilk päisele säästa töötajat kogu meili lugemisest.

Pealkirjas ei ole soovitatav kasutada sõnu "seoses" või "mure". Samuti ei tohiks te kirjutada "asjani", kuna see väljend on õiguspraktikas aktsepteeritud. See on üsna asjakohane näiteks politseiosakonnale adresseeritud kirjas:

Ülemuse juurde

politseijaoskond

Kirovski rajoon

Novosibirsk G. V. Sidorov

gr puhul. Kruglova A.A.

Ärikirja peamised üksikasjad on järgmised: tekst . Ametliku kirja standardrea maksimaalne pikkus on 64 prinditud tähemärki, mis on tavaliselt 60–62 tähemärki. Selle reapikkuse valik on seletatav enamkasutatava A4 formaadiga, aga ka sellega, et teksti lugemisel hoiame seda reeglina silmadest 30-35 cm kaugusel ja nurga all. inimsilma parima vastuvõtlikkuse sektor on 30 kraadi.

Rakenduse olemasolu märkimine tehakse, kui kirjale on lisatud dokumendid. Tähe alumisse vasakpoolsesse nurka, kohe väljalt, pannakse sõna “Manus”, seejärel lisatakse lisatud dokumentide nimetused numbrilises järjekorras, näidates ära eksemplaride ja lehtede arvu. Iga nimi asub eraldi real. Sõna “Avaldus” alla ei tehta kannet. Näiteks:

Lisa: Lepingu koopia firmaga Keller, 3 lehekülge. 1 eksemplaris.

Taotluse olemasolu kohta, mille nimi on kirjas kirjas, saab märkida järgmisel kujul:

Kasutamine: 5 l kohta. 1 eksemplaris.

Selle detaili saab ette valmistada kirjaplangile. Köidetud taotluses lehtede arvu ei märgita. Näiteks:

Lisa: infomaterjal rahvusvahelise näituse “SIB-2000” kohta 3 eksemplaris.

Taotlusele lisatud dokumentidel peavad olema kõik vajalikud andmed: dokumendiliigi nimi, pealkiri, kuupäev, allkiri. Lisaks tehakse taotlustele ülemisse paremasse nurka märge, mis näitab rakenduse seost põhidokumendiga. Kui taotlus on iseseisev dokument, saadetakse see koos saatekirjaga.

Rekvisiidid « allkiri » asetatakse kohe väljalt kirja alltekstist vasakule. Allkiri sisaldab kirjale alla kirjutava isiku ametinimetust, isiklikku allkirja ja selle ärakirja. Kuna ärikirjad kirjutatakse asutuse kirjaplangile, siis allkirjas asutuse nime ei märgita. Näiteks:

Peaõpetaja Allkiri N.K. Sidorov

Kaks allkirja antakse siis, kui on vaja kinnitada esimese allkirja kehtivust, samuti eriti olulistes dokumentides, näiteks finants- ja krediidiasutustele saadetavates finants- ja krediidiküsimustes kirjades. Sellistele kirjadele kirjutab alati alla ettevõtte pearaamatupidaja (vanem)raamatupidaja.

Kui kirjale on alla kirjutanud mitu ametnikku, asetatakse nende allkirjad üksteise alla ametikohale vastavas järjestuses:

Instituudi direktor Allkiri A.N. Martšenko

Pearaamatupidaja Allkiri Jep. Volkov

Kui kirjale on alla kirjutanud mitu samadel ametikohtadel töötavat isikut, asuvad nende allkirjad samal tasemel:

OJSC Karelia direktor CJSC Korsar direktor

Allkiri I.V. Petrov Allkiri G.A. Fomin

Kõik organisatsioonide toimikutesse jäänud kirjade koopiad peavad sisaldama ametnike originaalallkirju. Kui ametnik, kelle allkiri on kirja kavandile koostatud, puudub, kirjutab kirjale alla tema ülesandeid täitev isik või tema asendaja. Sel juhul tuleb märkida kirjale alla kirjutanud isiku tegelik ametikoht (näiteks “tegelane”, “asetäitja”) ja tema perekonnanimi. Tähti ei saa allkirjastada ettekäändega “poolt” või kaldkriipsuga ametinimetuse ees.

Dokumendi allkirjastamine on üks selle autentimise viise. Ilma allkirjata ametlikul kirjal ei ole juriidilist jõudu.

Märkus täitja (kirja autori) kohta sisaldab täitja nime ja büroo telefoninumbrit ning on paigutatud kirja esiküljele.

Siin on näidis teenuskirja vorming, mille üksikasjad on paigutatud nurka:

Organisatsiooni nimi Adressaat

Struktuuri nimi

divisjonid (vajadusel)

Viiteandmed

organisatsiooni kohta

___________№ ______

numbrile_______ alates__

Tähe päis (algab tähega "O" või "Ob")

Teksti asukoht Allkiri Initsiaalid, perekonnanimi

Esineja perekonnanimi (või perekonnanimi, eesnimi, isanimi), telefoninumber

Masinakirjutaja initsiaalid ja eksemplaride arv

E-kirja ID

1. Kiri trükitakse valgele paberile või heledale paberile formaadis A4 (210 x 297 mm) või A5 (148 x 210 mm).

2. Lehel peavad olema vähemalt järgmised väljad:

20 mm - vasak;

10 mm - parem;

20 mm - ülemine;

20 mm - madalam.

Kirja kuupäev on selle allkirjastamise kuupäev. Kuupäev kirjutatakse araabia numbritega järjestuses: kuu päev, kuu, aasta. Kuu päev ja kuu on koostatud kahes paaris Araabia numbrid, eraldatud punktiga; aasta - neli araabia numbrit.

4. Väljuv number.

Kirja registreerimis- (väljamineva) number koosneb selle järjekorranumbrist, mida saab oma äranägemisel täiendada indeksiga (näiteks suunapea initsiaalid). Kahe või enama osakonna ühiselt koostatud kirja registreerimisnumber koosneb iga osakonna kirja registreerimisnumbritest, mis on eraldatud kaldkriipsuga.

6. Adressaat

Toetuse saajaks võivad olla organisatsioonid, nende struktuuriüksused, ametnikud või üksikisikud. Kirja adresseerimisel ametnik Initsiaalid märgitakse ENNE perekonnanime. Organisatsiooni nimi ja selle nimi struktuuriüksus märgitud nimetavas käändes.

Näiteks:

LLC "Ettevõte "Nimi"

Planeerimisosakond

Daatiivi käändes näidatakse selle isiku asukoht, kellele kiri on adresseeritud, Näiteks:

tegevjuhile

LLC "Ettevõte "Nimi"

A.A. Ivanov

LLC "Ettevõte "Nimi"

Planeerimisosakond

B.B. Petrov

Kirjas ei tohi olla rohkem kui neli adressaati. Sõna “Koopia” ei märgita teise, kolmanda, neljanda adressaadi ette. Kui adressaatide arv on suurem, luuakse meililist.

Atribuut „Adressaat” võib sisaldada postiaadressi. Postiaadressi elemendid märgitakse postiteenuste osutamise eeskirjadega kehtestatud järjekorras.

Organisatsioonile kirja saatmisel märkige selle nimi ja seejärel postiaadress, Näiteks:

LLC "Ettevõte "Nimi"

Jaroslavski pr-kt, 12, Jaroslavl, 150001

Kirja adresseerimisel üksikisikule märkida saaja perekonnanimi ja initsiaalid, seejärel postiaadress, Näiteks:

Sidorov V.V.

St. Svobody, 5, apt. 12,

Jaroslavl, 150 000

7. Kirja tekst

Kirja tekst on koostatud tabelina, sidusa tekstina või nende struktuuride kombinatsioonina.

Tabeli veergudel ja ridadel peavad olema pealkirjad, mis on väljendatud nimisõnaga nimetavas käändes. Veergude ja ridade alampealkirjad peavad olema pealkirjadega kooskõlas. Kui tabel on trükitud rohkem kui ühele lehele, peavad tabeli veerud olema nummerdatud ja järgmistele lehtedele trükkida ainult nende veergude numbrid.

Seotud tekst koosneb tavaliselt kahest osast. Esimene osa näitab kirja kirjutamise põhjused, põhjused, eesmärgid, teine ​​(lõplik) - otsused, järeldused, taotlused, ettepanekud, soovitused. Tekst võib sisaldada ühte lõpuosa (näiteks taotlust ilma selgitusteta).

Teiste organisatsioonide dokumentide alusel koostatud kirja tekstis märgitakse nende andmed: dokumendi nimi, organisatsiooni nimi - dokumendi autor, dokumendi kuupäev, dokumendi registreerimisnumber, nimetus teksti.

Kirjas kasutatakse järgmisi esitusvorme:

mitmuse esimene isik ( "palun saatke", "saatke kaalumiseks");

ainsuse esimene isik ( "Pean seda vajalikuks", "palun tõstke esile");

ainsuse kolmas isik ( "ühiskond ei vaidle vastu", "Nimi" LLC peab seda võimalikuks").

8. Taotlus

Väljastatakse märge kirja tekstis nimetatud manuse olemasolu kohta järgmisel viisil:

Kasutamine: 5 l kohta. 2 eksemplaris.

Kui kirjal on tekstis nimetamata manus, siis märkida selle nimi, lehtede arv ja eksemplaride arv; kui taotlusi on mitu, on need nummerdatud, Näiteks:

Lisa: 1. Üürileping 5 l. 2 eksemplaris.

2. Üleandmise ja vastuvõtmise akt 1 liitri kohta. 2 eksemplaris.

Kui taotlused on köidetud, siis lehtede arvu ei märgita.

Kui kirjale on lisatud muu dokument, millel on ka manus, väljastatakse märge manuse olemasolu kohta järgmisel viisil:

Lisa: Vene Föderatsiooni Siseministeeriumi kiri 05.05.2007 N 02-6/172 ja selle lisa, ainult 3 lehekülge.

Kui taotlust ei saadeta kõigile dokumendis märgitud aadressidele, väljastatakse märge selle kättesaadavuse kohta järgmisel viisil:

Kasutamine: 3 l kohta. 5 eksemplaris. ainult esimesele aadressile.

9. Allkiri

Detail “Allkiri” sisaldab: kirjale alla kirjutanud isiku ametikoha nimetust (täis, kui kiri ei ole koostatud kirjaplangile, ja lühendatult kirjaplangil koostatud kirja puhul) ja allkirja ärakirja ( initsiaalid, perekonnanimi), Näiteks:

Kui kirjale on alla kirjutanud mitu ametnikku, asetatakse nende allkirjad üksteise alla ametikohale vastavas järjestuses, Näiteks:

Kui dokumendile kirjutavad alla mitu võrdsel positsioonil olevat isikut, asetatakse nende allkirjad samale tasemele, Näiteks:

10. Trüki

Pitsati jäljend tõendab ametniku allkirja õigsust dokumentidel, mis tõendavad isiku õigusi, kes fikseerivad sellega seotud asjaolusid. FINANTSTEEL, aga ka muudel dokumentidel, MIS TAGAB originaalallkirja.

11. Esineja

Täitja kohta käiv märge sisaldab dokumendi täitja initsiaale ja perekonnanime ning tema telefoninumbrit. Märk esitaja kohta asetatakse dokumendi viimase lehe esi- või tagaküljele vasakusse alumisse nurka, Näiteks:

Kuidas kirjutada ärikirja, mis ei läheks “infoprügi” vahele ja loetaks? Reeglid, soovitused, näited

Sõna - taskukohane äri tööriist. Ärimaailmas on võimatu leida inimest, kes ei kasutaks oma töös sõnu.

Kaasaegne äri muutub järk-järgult kirjavahetuseks. Kirjade – elektrooniliste või traditsiooniliste – abil toimub suhtlus klientide, äripartnerite ja tööandjatega. Kiri positsioneerib autori kas professionaalina või inimesena, kellega ei tohiks suhet jätkata.

Professionaal peab oskama kirjutada

• See on selge
• tõhusalt
• tõsiselt
• Huvitav

Ja kunagi pole hilja seda õppida. Alustame põhitõdedest: mõista, mis vahe on äri ja tavalise kirjutamise vahel.

Mille poolest erineb teenistuskiri tavalisest kirjast? Ärikirja eripära

Kiri on ühe- või kaheleheküljeline lühike tekst, mille eesmärk on millegi kohta info edastamine adressaadile.

Info iseloom ning kirja saatja ja saaja vaheline suhe jagab kirjavahetuse

• äri (ametlik)
• isiklik (mitteametlik)

Ärikirja iseloomustavad:

• lühidus
• täpsust
• arutluskäik ja loogika
• teabe sisu
• hindav ja emotsionaalne neutraalsus
• standardimine:
• kasutatakse ametlikke vorme
• kasutatakse stabiilseid kõnekujundeid, erikirjutisi ja -konstruktsioone
• teemade arv - 1-2
• sihtimine
• selgelt määratletud käsuliin (vajadusel)

Mis tüüpi ärikirjad on olemas?

Ärikirja tüüp määrab

1. Selle kirjutamise eesmärk

Kaubanduslikel eesmärkidel

• Soovite sõlmida tehingut ja pakkuda välja selle konkreetsed tingimused - koostage adressaadile pakkumiskiri (pakkumine)

• Kui te pole otsustanud teile vastuvõetavate tehingutingimuste üle, saatke päringukiri
• Kas soovite oma saajat teavitada temapoolsest lepinguliste kohustuste rikkumisest? Kirjutage kaebus (kaebus)

Mittetulunduslikel eesmärkidel

• Tänan tänukirjas
• Kinnitage oma kohustused kirjalik lubadus, kirjalik tõotus, ja teie nõusolek – kinnituskirjaga
• Kirjutage infokirju, kui arvate, et teie teave pakub saajale huvi
• Olulisi kokkuleppeid, kohustusi, karistusi meeldetuletuskirjadega meelde tuletada
• Õnnitlege õnnitluskirjades, küsige palvekirjades, avaldage kaastunnet kaastundeavaldustes
• Kui on vaja saata olulised dokumendid või materiaalseid varasid, koostage oma lastile kindlasti kaaskiri

2. Saaja

Kui adresseerite kirja korraga mitmele adressaadile, siis kirjutate ringkirja

Teie kiri võib puudutada korraga mitut teemat, mis muudab selle automaatselt mitmetahuliseks

4. Struktuur

Reguleeritud kirjad hõlmavad kirja tekstiosa koostamist kindla mustri järgi, reguleerimata tähtedel on aga vaba esitusvorm

5. Lahkumise vorm

• ümbrikus
• elektrooniline
• faksi teel

Ärikirja ülesehitus: sissejuhatus, sisu, järeldus

Tavalise ärikirja struktuur nõuab hoolikamat kaalumist.

Õigesti vormindatud täht peaks vastama järgmisele kontuurile:

Vaatame üksikasjalikumalt mõnda skeemi punkti:

1. Pealkiri

Tavaliselt on see kokkuvõte kirjade teemad.

Tähtis. Kirjutage pealkiri õigesti, kui soovite, et adressaat teie kirja loeks.

Pealkirjade puudumine ärikirjavahetuses on tüüpiline algajatele, kellel puuduvad põhioskused ärikirjavahetuseks.

2. Kaebamine

• on traditsioonilisel kujul "Kallis"
• kirjutatud koos suured tähed rea keskel

Tähtis: Lühendite kasutamine on keelatud!

3. Preambul

• tutvustab adressaadile kirja põhiideed
• valmistab adressaadi ette kirjas sisalduva hilisema teabe õigeks tajumiseks

4. Teksti põhiosa põhjendab preambulis välja toodud põhiideed

Kirja selles osas

• viitate selgelt ettepaneku/apellatsiooni sisule
• esita argumendid: faktid, arvnäitajad, muud kirja teemal spetsiifikat. ekspertarvamus, oma positiivne/negatiivne kogemus

Põhjenduse hõlbustamiseks võite kasutada järgmist diagrammi:

Tähtis: viimane lõik peaks sisaldama fraasi, mis näitab konkreetset sammu või oodatavat tulemust ja julgustab adressaati tegutsema

5. Kokkuvõtteks:

6. Aknas “Allkiri” tuleb märkida andmed adressaadi kohta:

• töö nimetus

Kuidas mitte eksida kirjutamisstiili valikul?

IN äriline kirjavahetus Pidevalt tuleb teha valikuid nii kirjutamisstiili kui ka adressaadiga suhtlemise tooni osas. Kui kuiv, ametlik või vastupidi, kui elav, soe ja inimlik peaks teie sõnum olema?

• Isiklik stiil ärikirjavahetuses rõhutab kirja kirjutava isiku individuaalseid omadusi
• Formaalse stiili kasutamisel esitatakse faktid ja nende põhjal tehakse asjakohased järeldused.
• Isiklik stiil hõlmab suhtlust kirja autori ja adressaadi vahel võrdsetel tingimustel
• Ametlik stiil demonstreerib selget käsuliini ja jõudu, millega kirja lugeja on sunnitud arvestama.

Ärikirjas õige suhtlusstiili valimiseks kaaluge:

• mis kaalukategooriatesse kuulute teie ja teie saaja?
• soovite pidada sõbralikke läbirääkimisi või avaldada survet jõupositsioonilt

Kuidas valitud stiili juurde jääda?

Isiklik stiil

• Isikuliste asesõnade esinemine: mina, meie, sina
  Näiteks: vabandan teie ees ja loodan siiralt, et sarnaseid vigu enam ei juhtu.
• Otsesed pöördumised ja taotlused
  Näiteks: ärge jätke isiklikke esemeid järelevalveta
• Emotsionaalsete hindavate väljendite kasutamine: staarinoorus, kõrvulukustav ebaõnnestumine

Ametlik stiil

• Isikuliste asesõnade asendamine abstraktsete nimisõnadega
  Näiteks: Kino administratsioon vabandab siiralt õhtuse etenduse kava muutmise pärast
• Isiklike pöördumiste ja taotluste asendamine avaldustega
  Näiteks: ärge jätke isiklikke esemeid järelevalveta
• Ühise bürokraatia kasutamine: juhin teie tähelepanu asjaolule, et

Ametlik stiil ei sobi absoluutselt, kui kirjutate tänu- või kaastundeavaldust, see tähendab neid ärikirju, milles peate tundeid väljendama. Olukorras, kus kirjutad palve- või pakkumiskirja, on ka parem jääda isikupärase stiili juurde.

Mis on kaebekiri ja kuidas seda kirjutada? Kuidas see erineb teist tüüpi kirjadest?

Tähtis: kirja koostamisel suunake adressaadi tähelepanu sellele, milliseid tegevusi te temalt täpselt ootate. Samuti märkige konkreetsed tähtajad oma eesmärkide saavutamiseks.

Kaebuse kirja mall aitab teil seda õigesti koostada:

Mis on vastuskiri ja kuidas seda kirjutada?

Nõuandekirju on kahte tüüpi:

• keeldumiskiri
• positiivse vastusega kiri

Mõlemat tüüpi tähtede koostamisel on kaks üldreeglid(eeldusel, et algatuskiri on õigesti koostatud):
1. Vastuskirjas on säilinud algatuskirja sõnavara ja kõneviisid
2. Vastuskirja tekst ei tohi sisaldada teavet selle kohta

• algatuskirja koostamise kuupäev
• selle registreerimisnumber

Näide sõbralikust ja korrektsest keeldumiskirjast on toodud allpool:

Kuid keeldumine ei pea alati olema pehme. On olukordi, kus on vajalik karm ja range suhtlusstiil. Allpool on tagasilükkamiskirjade mall igaks juhuks, alates kõvast kuni pehmeni:

Teabekiri: selle erinevus vastus- ja kaebuskirjadest

Teabekiri on multifunktsionaalne:

• aruanded (näiteks hinnakirjade hinnamuutuste kohta)
• teatab (juhatuse liikmete tagasivalimisest)
• teatab (kauba saatmise kohta)
• teatab (kavatsustest)
• kinnitab (kauba kättesaamine)
• tuletab meelde (lepinguga võetud kohustuste täitmist)
• reklaamib ja teavitab (ettevõttest üldiselt, kaupade/teenuste kohta eriti)

Võib-olla on tänapäeval kõige pakilisem küsimus, kuidas reklaam- ja teabekirja õigesti koostada.

1. Struktuuri puudumine
2. Slängi või mitteametliku keele esinemine kirja tekstis
3. Lohakas disain
4. Õigekirja-, süntaktiliste, stiilivigade rohkus
5. Usaldusväärsete faktide ja objektiivse teabe puudumine kirjas
6. Elementaarsete viisakusreeglite rikkumine (eriti kaebekirjades)
7. Tülikate ja ebaselgete lausete kasutamine tekstis
8. Loogika puudumine materjali esitamisel
9. Lühendite selgituste puudumine
10. Teksti üldine hägusus, kui see on sihitult koostatud

Mida peate veel ärikirjade kohta teadma?

1. Kaasaegse ärikirjavahetuse jaoks kasutatakse teksti koostamise plokkstruktuuri meetodit.
See meetod säästab aega ja säilitab kogu äridokumentatsiooni üldise stiili. Meetodi iseloomulik tunnus on avatud kirjavahemärgid või punktide/komade puudumine (näiteks loendite loomisel)

2. Kirja pealkirjaks võib kasutada sans-serif fonti (näiteks Arial). Sellist fonti tajutakse alateadvuse tasandil stabiilse ja kindlana.

3. Põhitekstis tuleks kasutada serif-fonte (Times News Roman). Serifid hõlbustavad teie silmade liikumist tähelt tähele, muutes lugemise kiiremaks.

Tähtis: on tähti, mis on alati kirjutatud ainult käsitsi!
Need on õnnitluskirjad, kaastundeavaldused, tänukirjad

Suur hulk kasulik informatsioonärikirjade tekstide koostamise kohta leiate Sasha Karepina videost.

Video: kuidas kirjutada kaaskirju ja CV

Video: "Jutuvestjatelt õppimine." Tekstide müügi saladused

Tõenäoliselt on igaüks vähemalt korra pidanud kokku puutuma vajadusega kirjutada ärikiri. Seda koostades jõuad tahes-tahtmata järeldusele, et see pole sugugi lihtne. On palju ärikirjade kirjutamise reegleid ja eeskirju, mida peate teadma. Artiklis kirjeldatakse üksikasjalikult dokumendi koostamise protsessi, esitatakse ärikirjade näidised ning käsitletakse nende tüüpe ja kujundust.

Vorm

Valmis vormid lisavad kindlust ja näitavad ettevõtte usaldusväärsust. Need sisaldavad vajalikku teavet sellise organisatsiooni kohta nagu:

• Nimi.
• Aadress.
• Kontakttelefonid.
• Veebisait.
• Meil.
• Logo.
• Muud kontaktandmed.

Vormide osas pole rangeid reegleid. Seetõttu otsustab iga organisatsioon iseseisvalt, millist teavet nendesse lisada.

Kuidas ärikirju õigesti kirjutada? Ettevalmistus

Ärikirjad kirjutatakse ja vormistatakse teatud viisil, järgides nendele omaseid reegleid ja nõudeid. Olenevalt eesmärgist mõtleb autor sisu detailselt läbi, et saada arvutatav tulemus. Ta peab selgelt aru saama, millist infot adressaat kirja teema kohta juba teab, millest lähtuda ja mis selles uut saab. Argumendid sõltuvad sellest, millist eesmärki autor taotleb. Ärikirja koostamise protsessi võib jagada järgmisteks etappideks:

• Probleemi uurimine.
• Kirja mustandi kirjutamine.
• Selle heakskiit.
• Allkirjastamine.
• Registreerimine.
• Saajale saatmine.

Ärikirjade struktuur

Kirja koostamisel on vaja see teabega küllastada, st panna sinna kogu vajalik teave. See võib olla lihtne või keeruline. IN lihtne kiri Sisu näitab selgelt ja lühidalt teavet, mis üldjuhul ei nõua adressaadilt vastust. Kompleks võib koosneda mitmest jaotisest, punktist ja lõigust. Iga lõik esitab teabe ühe aspekti. Seda tüüpi ärikirjade näidised koosnevad tavaliselt sissejuhatavast, põhiosast ja lõpuosast.

Allpool on näide ärikirja kirjutamisest - selle sissejuhatav osa.

Põhiosas kirjeldatakse olukordi ja sündmusi, esitatakse nende analüüs ja tõendid. Just selles osas veenavad nad, et neil on vaja ühel või teisel viisil tegutseda, tõestada, kuidas asjad olid ja teavitada vajadusest igal üritusel osaleda, esitades erinevaid argumente.

Järeldus sisaldab järeldusi, mis tehakse ettepanekute, taotluste, meeldetuletuste, keeldumiste jms kujul.

Ärikirja kirjutamise näide - selle viimane osa - on toodud allpool. See võtab kokku põhinõudes esitatud nõude.

Kogu esitatud teave peaks olema optimaalselt järjepidev ja arusaadav.

Iga täht algab tsentreeritud aadressiga. See väike osa on äärmiselt oluline. Selle valimisel peab autor arvestama:

• Adressaadi positsioon.
• Suhte olemus.
• Formaalsus.
• Etikett.

Kirja lõpus peaks olema viisakas vorm. Näiteks: “...Avaldan lootust edasiseks koostööks (tänu kutse eest)...” Nendele fraasidele järgneb autori allkiri.

Stiil

Kõik kirjad tuleb sees hoida ametlik äristiil, mis tähendab kõnevahendite kasutamist ametlikuks ärisuhted. Sellise keele tunnused kujunevad välja järgmistel asjaoludel:

• Peamised ärisuhetes osalejad on juriidilised isikud, mille juhtide ja ametnike nimel kirju kirjutatakse.
• Suhted organisatsioonides on rangelt reguleeritud.
• Suhtlemise teemaks on ettevõtte tegevus.
• Juhtimisdokumentidel on üldjuhul konkreetne adressaat.
• Sageli tuleb organisatsiooni tegevuse käigus ette samu olukordi.

Sellega seoses peaks ärikirjas sisalduv teave olema:

• Ametlik, isikupäratu, rõhutades suhtluses osalejate vahelist distantsi.
• Adresseeritud, mõeldud konkreetsele adressaadile.
• Kirjutamise ajal kehtiv.
• Usaldusväärne ja erapooletu.
• Põhjendatud, et ärgitada vastuvõtjat mis tahes toimingut tegema.
• Täielik otsuste tegemiseks.

Nõuded

Ärikiri peab vastama järgmistele nõuetele:

• Kõne on standarditud kõigil tasanditel – leksikaalsel, morfoloogilisel ja süntaktilisel. See sisaldab palju fraase, termineid ja valemeid.
• Kirja toon on neutraalne, vaoshoitud ja range, ilma emotsionaalse ja väljendusrikka keelekasutamata.
• Teksti täpsus ja selgus, loogikavigadeta, sõnastuse selgus ja läbimõeldus.
• Kokkuvõtlikkus ja lühidus – lisatähendust kandvaid väljendeid kasutamata.
• Korduvate olukordade tulemusena tekkinud keelevormelite kasutamine.
• Terminite, st sõnade või fraaside kasutamine, millel on erimõisted.
• Lühendite kasutamine, mis võivad olla leksikaalsed (st liitsõnad, mis on moodustatud sõnade osadest tähtede eemaldamisega: LLC, GOST jne) ja graafilised (st lühendatud sõnatähised: grn, zh-d, jne.).
• Konstruktsioonide kasutamine genitiivi- ja instrumentaalkäändes.
• Fraasid verbaalsete nimisõnadega ("toeta" asemel "toetage").
• Lihtsate levinud lausete kasutamine.

Ülaltoodud ärikirjade näidised on näidatud allpool täisversioon(koos põhiosaga). Teave vastab kõigile ametliku äristiili nõuetele.

Ärikirjade tüübid

Kõige parem on kirjutada ärikiri ühel konkreetsel teemal. Kui on vaja lahendada mitu probleemi korraga, on soovitatav koostada mitu erinevat võimalust.

Ärikirjadel võib olla järgmine sisu:

• Kaasas. Selliseid kirju on tavaliselt vaja selleks, et teavitada teid, kuhu dokumente saata.
  (Kuidas kirjutada ärikirja? Näidis kaaskiri aitab neid, kellel on vaja seda tüüpi dokumente koostada.)

• Garanteeritud. Need on kirjutatud lubaduste või tingimuste kinnitamiseks. Tagatud saab näiteks töö eest tasumine, üür, tarneajad jms.
• Aitäh. Eriti sageli hakati neid kasutama Hiljuti. Sellised kirjad näitavad head partneritooni. Neid saab väljastada tavalisel kirjaplangil või kauni trükiga värvilisel paberil.
  (Kuidas kirjutada ärikirja? Tänusordi näidis koostatakse vabas vormis, olenevalt ülesannetest, mida see lahendab. Sel juhul väljendab kiri oma olemust kõige lühemal kujul. Selline näidis, tehtud ornamendiga värvilisel paberil, võib toaseltskonnas aukohal seinale riputada.)

• Informatiivne.
• Õpetlik.
• Palju õnne.
• Reklaam.

Samuti on kirjad:

• Ettepanekud koostööks. Viimasel ajal üsna levinud, organisatsioonidele saadetud, sageli kantakse reklaami iseloom, näiteks nagu see näidis. Kaubanduslikud kirjad Kirjutamine on üsna keeruline, selle märkamiseks, rääkimata huvist, tuleb arvestada paljude nüanssidega. Kuid kui koostate selle alloleva näidise järgi, on sellel kõik eduvõimalused.

• Kutsed. Neid saadetakse, kutsudes osalema erinevatel üritustel. Tavaliselt on need adresseeritud juhile või ametnikule, kuid need võivad olla suunatud ka tervele meeskonnale.
• Taotlused.
• Märkused.
• Taotlused ja paljud teised.

Kuidas kirjale vastust kirjutada. Näide

Vastus peab algama esimeses kirjas märgitud päringu kordamisega. Seejärel antakse selle läbivaatamise tulemused ja avaldatakse heakskiit või keeldumise põhjus. Ettevõtte vastuskiri võib sisaldada alternatiivset lahendust oodatud teabele. Tavaliselt vastab see järgmistele põhimõtetele:

• Esimese tähe ja selle sisu lingi olemasolu.
• Identne keel tähendab.
• Võrreldav ulatus ja sisu aspektid.
• Teatud järjestuse järgimine.

Dekoratsioon

Lisaks ettevõtte kirjaplankide kasutamisele ärikirjade jaoks on nende kujundamisel vaja arvestada ka muude peensustega. Need on üksikasjad, lühendite reeglid, aadresside kirjutamine, pealkirjad, teksti pikkus, väljade laiused ja palju muud.

Ärikirja näidised aitavad teil seda koostada, võttes arvesse kõiki peensusi ja nüansse. Neid kasutavad nii alustavad kontoritöötajad kui ka kogenud töötajad. Tänu näidistele õpivad nad õigesti tähti kirjutama ja säästavad palju aega.