برای اینکه شرکت در یک نمایشگاه (نمایشگاه) به ابزاری موثرتر برای ارتباطات بازاریابی تبدیل شود، یک شرکت باید مشارکت و کار خود را در رویدادهای نمایشگاهی به دقت برنامه ریزی کند.

روند مشارکت شرکت در کار نمایشگاه ها را می توان به طور مشروط به تعدادی از مراحل مرتبط و وابسته به هم تقسیم کرد.

1. اتخاذ تصمیمی اساسی برای شرکت در رویدادهای نمایشگاهی به خودی خود بیانگر این است که این شرکت در حوزه فعالیت خود به سطح خاصی رسیده است. این در درجه اول به این دلیل است که نمایشگاه مکانی برای نشان دادن بهترین شیوه ها است. بعید است که به شرکتی که محصولات قدیمی و با کیفیت پایین ارائه می دهد کمک کند. در عین حال شرکت در نمایشگاه مستلزم سرمایه گذاری قابل توجهی است که هر شرکتی توان پرداخت آن را ندارد.

2. فعالیت های نمایشگاهی باید به وضوح با نیاز به دستیابی به اهداف بازاریابی اصلی شرکت تعریف شود. اینها ممکن است:

نمایندگی شرکت و محصولات آن؛

تحقیقات بازار؛

جستجو برای بازارهای جدید؛

افزایش تعداد مشتریان؛

معرفی محصول جدید به بازار؛

تعیین تقاضای احتمالی برای یک محصول جدید؛

جستجو برای شرکای تجاری جدید؛

مطالعه پیشنهاد رقبا؛

موقعیت محصولات خود را نسبت به خدمات رقبا؛

شکل گیری تصویری مطلوب از شرکت؛

فروش مستقیم محصولات و انعقاد قرارداد./1/

3. برای دستیابی به این اهداف و سایر اهداف ممکن، انتخاب نمایشگاه خاصی که شرکت در آن شرکت خواهد کرد، تعیین کننده است. انجام این انتخاب بسیار دشوار است، اگر فقط به دلیل سالانه مقدار زیادیرویدادهای نمایشگاهی یک راه حل موثر برای این موضوع با تجزیه و تحلیل کامل از نقطه نظر منافع و قابلیت های شرکت از جنبه های زیر تسهیل می شود:

تعداد و کیفیت شرکت کنندگان و بازدیدکنندگان؛

سطح فعالیت تجاری (تعداد و حجم کل قراردادهای منعقد شده) در آخرین نمایشگاه. در عین حال، لازم است تحریف‌های احتمالی عمدی و غیرعمدی داده‌های منتشر شده را نیز در نظر گرفت.

امکان ارائه فضا و خدمات نمایشگاهی؛

شرایط شرکت در نمایشگاه؛

تهیه پیش نویس تخمین برای مشارکت شرکت در نمایشگاه و مطالعه مطابقت هزینه ها با قابلیت های شرکت.

راه حل نهایی این سوال: شرکت در کدام یک از نمایشگاه ها در دستیابی به اهداف تعیین شده موثرتر است./1/

4. پس از انتخاب به نفع یک نمایشگاه خاص، دوره مقدماتی و تشکیلاتی آغاز می شود. شرکت توریستی ابتدا با ارائه درخواست مناسب به اطلاع کمیته برگزاری نمایشگاه می رساند. به موازات این موضوع، تعدادی از مسائل سازمانی نیز مورد توجه قرار می گیرد، مانند:

توسعه مفهوم و دامنه مشارکت شرکت در نمایشگاه؛

تهیه لیستی از محصولات به نمایش گذاشته شده؛

انتخاب و آموزش پرسنل (تجاری، خدماتی، خدمه غرفه، مترجمان)؛

انتخاب یک واسطه (نماینده) احتمالی ارائه دهنده خدمات برای اطمینان از شرکت در نمایشگاه.

تعیین اندازه فضای مورد نیاز نمایشگاه و حجم منابع مختلف مادی و مالی.

توسعه طرح موضوعی نمایشگاه (غرفه نمایشگاهی)؛

انعقاد قرارداد با کمیته برگزاری، انتقال طرح غرفه نمایشگاه به آن و همچنین سفارش تجهیزات لازمو خدمات./1/

پس از حل این مسائل، امکان برآورد نهایی برای حضور شرکت در نمایشگاه فراهم می شود. هزینه های شرکت های بزرگ برای شرکت در رویدادهای نمایشگاهی به طور متوسط ​​بین 15 تا 30 درصد کل وجوهی است که صرف آن می شود. ارتباطات بازاریابی. یک ساختار هزینه معمول برای شرکت یک شرکت در نمایشگاه به شرح زیر است.

5. پس از افتتاح رسمی نمایشگاه، شدیدترین و حیاتی ترین مرحله - کار در طول فعالیت آن آغاز می شود. نقش ویژه ای در تضمین موفقیت در فعالیت های نمایشگاهیمتعلق به متصدیان غرفه - کارمندانی است که در محوطه عمومی نمایشگاه، در غرفه شرکت کار می کنند. حضور رئیس بخش بازاریابی یا شرکت در زمان برگزاری نمایشگاه در غرفه مطلوب است. معمولاً از قبل (یک یا دو روز قبل) مشخص می شود که میهمانان عالی رتبه، هیئت های خارجی، نمایندگان مطبوعات یا تلویزیون از نمایشگاه بازدید می کنند (این را می توان از کمیته برگزاری نمایشگاه استعلام کرد). در چنین روزهایی حضور یک مدیر در غرفه می تواند به انعقاد قراردادها، پوشش فعالیت های شرکت در مطبوعات یا تلویزیون کمک کند. مدیر نباید در حضور بازدیدکنندگان دستورات «ارزشمند» به متصدیان غرفه بدهد؛ همچنین برگزاری جلساتی برای بهبود کار در غرفه در حضور بازدیدکنندگان غیرقابل قبول است. بهترین کاری که یک مدیر می تواند انجام دهد مشاهده و نتیجه گیری درست است: واقعاً چقدر فضای نمایشگاهی برای نمایشگاه هایی از این نوع مورد نیاز است، از چه خدماتی استفاده می شود. بیشترین تقاضانحوه سازماندهی کار در غرفه دفعه بعد ضمناً سرپرست شرکت می تواند از سایر غرفه های نمایشگاهی بازدید نماید. این کمک می کند تا روند توسعه شرایط بازار را بررسی کنید، فعالیت های رقبا را ارزیابی کنید، موقعیت خود و موقعیت شرکت را روشن کنید.

6. پس از اتمام نمایشگاه، برچیده شدن نمایشگاه، تجزیه و تحلیل نتایج شرکت در نمایشگاه باید بدون نقص انجام شود.

نتایج نمایشگاه را می توان به طور مشروط به 2 گروه تقسیم کرد:

سازمانی و تجاری./1/

هنگام انجام نتایج سازمانی، مجله ای که در زمان آماده سازی و کار نمایشگاه نگهداری می شد می تواند کمک بزرگی باشد. پاسخ به سوالات همه کسانی که در تهیه و برگزاری نمایشگاه مشارکت داشتند می تواند کمک قابل توجهی به چنین تحلیلی کند:

آیا مکان انتخاب شده برای غرفه موفق بود؟

آیا فضای غرفه با تعداد نمایشگاه ها و وظایف تعیین شده مطابقت داشت؟

هنگام کار چه ناراحتی هایی را تجربه کردید؟

در بین خدمات و تجهیزات اضافی چه چیزی باید از کمیته سازماندهی سفارش داده شود؟

بدون چه خدمات و تجهیزاتی می توانید انجام دهید؟ /1/

لیست این گونه سوالات بسته به مشخصات نمایشگاه، هدف شرکت در آن، ویژگی های محصولات ارائه شده و ... قابل ادامه است.

نتایج تجاری به شاخص های عینی (تعداد بازدیدکنندگانی که نمایشگاه شرکت را مشاهده کردند، حجم قراردادهای منعقد شده، تعداد مواد اطلاعاتی تبلیغاتی توزیع شده و غیره) اشاره دارد.

برای اینکه شرکت در نمایشگاه به موثرترین وسیله ارتباطات بازاریابی تبدیل شود، شرکت مسافرتی باید با دقت خاصی برای مشارکت و کار در این رویداد برنامه ریزی کند.

مشارکت یک شرکت گردشگری در نمایشگاه را می توان به چند مرحله مرتبط و وابسته به هم تقسیم کرد:

تصمیم گیری اساسی برای شرکت در رویدادهای نمایشگاهی

تعیین اهداف شرکت در نمایشگاه

انتخاب یک نمایشگاه خاص

دوره مقدماتی و تشکیلاتی

در طول نمایشگاه کار کنید

تحلیل نتایج مشارکت شرکت در نمایشگاه

با پاسخ مثبت به سوال شرکت یا عدم شرکت در رویداد، مشارکت شرکت در فرآیند نمایشگاه آغاز می شود. تصمیم اشتباه اغلب با وجود کار بسیار حرفه ای کارکنان، شکست را از پیش تعیین می کند. برای جلوگیری از این امر، باید: اولاً، به وضوح بدانید که از قرار گرفتن در معرض چه چیزی می توانید به دست آورید. ثانیاً، برای تجزیه و تحلیل جزئیات هر دو شرایط بیرونی و درونی.

تصمیم گیری اساسی برای شرکت در نمایشگاه به خودی خود بیانگر این است که شرکت در زمینه فعالیت خود به سطح مشخصی رسیده است، ضمن اینکه شرکت در نمایشگاه مستلزم سرمایه گذاری قابل توجهی است که هر بنگاه گردشگری توان پرداخت آن را ندارد.

فعالیت‌های شرکت در نمایشگاه باید با نیاز به دستیابی به اهداف اصلی بازاریابی که می‌تواند عبارتند از:

معرفی شرکت و محصولات آن

توانایی دستیابی به مخاطب هدف

افزایش سطح آگاهی مصرف کنندگان موجود و بالقوه

شناسایی و تحریک نیازهای مشتری.

افزایش تعداد مشتریان

تحقیقات بازار و جستجوی بازارهای جدید

معرفی محصول جدید به بازار و تعیین تقاضای احتمالی برای محصول جدید

به دنبال شرکای تجاری جدید باشید

مطالعه پیشنهاد رقبا

قرار دادن محصولات خود نسبت به رقبا

شکل گیری تصویری مطلوب از شرکت

بازاریابی مستقیم محصولات و انعقاد قرارداد

برای دستیابی به نتیجه مطلوب برای هر یک از اهداف، باید مقیاس را تنظیم کرد، یعنی. درجه مطلوب دستیابی به هدف (به عنوان مثال: افزایش تماس با بازدیدکنندگان جدید به میزان 25٪ در مقایسه با رویداد قبلی)، و همچنین مدت زمان هدف - دوره ای که در طی آن هدف باید به دست آید.

شفاف سازی هدف به تعیین ابزار دستیابی به آن کمک می کند و کنترل نتایج شرکت در نمایشگاه را آسان می کند.

تجزیه و تحلیل بازار شامل پارامترهای زیر است:

کیفیت و حجم محصولات؛

در دسترس بودن بودجه و منابع انسانی مناسب؛

امکان فراهم کردن فضای لازم برای نمایش؛

رفتار رقبای اصلی؛

اوضاع سیاسی و اقتصادی و غیره

در عین حال، پاسخ مثبت به این سؤال که آیا اصلاً شرکت کنید یا نه توسط دو عامل از پیش تعیین شده است: نمایی (تمایل به شرکت در نمایشگاه ها و نمایشگاه ها) شرکت ها در صنعتی که شرکت شما در آن فعالیت می کند (برای به عنوان مثال، شرکت های مواد خام به ویژه نمایی نیستند) و فعالیت نمایشگاهی رقبا.

برای انتخاب یک رویداد خاص نمایشگاهی که مشارکت در آن برای دستیابی به اهداف بازاریابی از قبل تعریف شده مؤثرتر است، لازم است که شرایط زیر را از نقطه نظر علایق و قابلیت های شرکت تجزیه و تحلیل کامل انجام دهید:

زمان و مکان برگزاری نمایشگاه

ترکیب عددی و کیفی شرکت کنندگان و بازدیدکنندگان

سطح فعالیت تجاری (تعداد و حجم کل قراردادهای منعقد شده) در آخرین نمایشگاه

امکان ارائه فضای نمایشگاهی و خدمات

شرایط شرکت در نمایشگاه

مطابقت برآورد هزینه های شرکت در این نمایشگاه با توانمندی های شرکت

تجربه نشان می دهد که همه کارآفرینان ما سلسله مراتب صحیح این معیارها را برای ارزیابی فرصت های نمایی یک نمایشگاه (نمایشگاه) ایجاد نکرده اند. بسیاری از آنها در درجه اول نگران هزینه مشارکت یا اعتبار هستند، در حالی که ثانویه هستند.

جهت گیری مصرف کننده بیانگر این است که اطلاعات اصلی که باید در مورد نمایشگاه آینده به دست آید، اطلاعات کمی و کیفی در مورد بازدیدکنندگان و همچنین غرفه داران (از جمله توجه ویژهباید به شرکت های رقیب داده شود)

این داده ها به دقیق ترین تأیید نیاز دارند، زیرا به احتمال زیاد سازمان دهندگان سعی خواهند کرد افکار آرزویی داشته باشند. برای جلوگیری از این امر، لازم است تا حد امکان اطلاعات کاملی در مورد سازمان دهندگان (به خصوص اگر این اقدام برای اولین بار برگزار می شود) و پویایی توسعه خود نمایشگاه (به عنوان مثال، آیا تعداد شرکت کنندگان در حال افزایش است) جمع آوری شود. یا نه از سال به سال).

بسیاری از شرکت ها در نمایشگاه ها شرکت می کنند ، همانطور که می گویند "روی چرخ" (دیروز دعوت نامه ای از طریق فکس دریافت کردم - امروز قبلاً در نمایشگاه هستم). این به طور طبیعی منجر به انواع "پنچری ها" می شود.

طرح شرکت در نمایشگاه ها باید توسط بخش تبلیغات (یا سایر بخش های مسئول این بخش از کار) برای حداقل یک سال تهیه شود. و آمادگی برای رویدادهای اصلی، که در آن شرکت نکردن غیرممکن است، باید زودتر از موعد و به طور سیستماتیک انجام شود. (تنها استثنا در اینجا قرار گرفتن در معرض جدید است.)

روش های آماده سازی، سازماندهی، بودجه هزینه و اغلب نتیجه نهایی شرکت در نمایشگاه به روش یا شکل مشارکت بستگی دارد: یک شرکت توریستی می تواند به عنوان یک غرفه دار مستقل یا به عنوان بخشی از مشارکت گروهی عمل کند.

تجربه نشان می دهد که مشارکت گروهی در نمایشگاه ها و نمایشگاه های خارجی بیشترین تأثیر را دارد. کار در غرفه های ملی جمعی که توجه شرکا و مشتریان بالقوه را به حداکثر می رساند.

کار در یک غرفه جمعی، شرکت های نمایشگاهی را از بخشی از کارهای مقدماتی رها می کند، زیرا برگزار کننده یک نمایشگاه واحد - شرکت ادغام کننده - مذاکره با برگزار کنندگان نمایشگاه، به دست آوردن مطالب اطلاعاتی، کاتالوگ های اولیه و همچنین ریسک را بر عهده می گیرد. و هزینه های سازماندهی پیش پرداخت برای فضای نمایشگاه.

علیرغم مزایای جدی مشارکت جمعی در نمایشگاه ها، برای یک شرکت مسافرتی خاص، تعدادی جنبه منفی نیز دارد:

عدم نمایش شخصیت غرفه داران

تضعیف احساس مسئولیت پذیری نسبت به نتایج نمایشگاه برای شرکت

انباشت ناکافی تجربه سازمانی در شرکت در نمایشگاه ها و تضعیف ابتکار عمل

بنابراین، قبل از تصمیم گیری در مورد شکل شرکت در یک رویداد نمایشگاهی، لازم است با در نظر گرفتن شرایط خاص، تمام جوانب مثبت و منفی شرکت را به دقت سنجید.

با این وجود، بدون تردید سهم قابل توجه غرفه های ملی جمعی در ارتقای محصول ملی گردشگری و در ارتقای وجهه کشور/منطقه/مقصد ارائه شده است. سازمان حرفه ایبهره برداری از این غرفه ها

شرکت پس از تعیین نمایشگاه مشخص، فعالیت های سازمانی و مقدماتی را آغاز می کند که علاوه بر ارائه درخواست شرکت در نمایشگاه، حل مسائل سازمانی زیر را نیز شامل می شود:

توسعه مفهوم و دامنه مشارکت شرکت در نمایشگاه

تهیه لیستی از محصولات به نمایش گذاشته شده

انتخاب و تهیه آگهی بازرگانی، پرسنل خدماتی، غرفه داران، مترجمان و غیره

تعیین اندازه فضای مورد نیاز نمایشگاه و حجم منابع مختلف مادی و مالی

توسعه یک طرح موضوعی برای نمایشگاه - به عنوان مثال. غرفه نمایشگاهی

انعقاد قرارداد با کمیته برگزاری نمایشگاه و انتقال پلان غرفه نمایشگاهی و سفارش تجهیزات و خدمات لازم به آن.

پس از رفع موارد فوق، امکان تدوین برآورد نهایی برای حضور شرکت در نمایشگاه فراهم می شود. به طور متوسط ​​هزینه ها شرکت های بزرگبرای شرکت در رویدادهای نمایشگاهی 15 تا 30 درصد از کل بودجه تخصیص یافته برای تبلیغات و ارتباطات بازاریابی را تشکیل می دهد. یک ساختار هزینه معمول برای شرکت در نمایشگاه در شکل 1 نشان داده شده است. 2.

برنج. 2.

در مرحله مقدماتی، اهمیت زیادی به تبلیغات مشارکت داده می شود که فعالیت هایی مانند موارد زیر را فراهم می کند:

گنجاندن شرکت در کاتالوگ رسمی نمایشگاه / نمایشگاه - یک برنامه ویژه برای این کار ساخته شده است

انتشارات در نشریاتتمرکز بر گروه های هدفبازدید کنندگان

توزیع دعوتنامه انفرادی و کارت دعوت اسمی بین همکاران و مشتریان علاقه مند. کارت‌های ورودی که توسط مدیریت نمایشگاه به غرفه‌داران ارائه می‌شود، به‌عنوان جلوه‌ای از توجه ویژه به میهمانان، تأثیر بسیار مطلوبی ایجاد می‌کند.

به همان اندازه مهم است که ارائه ها، کنفرانس های مطبوعاتی، میزهای گرد خود را از قبل برنامه ریزی کنید، از جمله آنها در برنامه رویدادهای جانبی نمایشگاه.

با توجه به اینکه مراحل آماده سازی نمایشگاه مدت زمان قابل توجهی را به خود اختصاص می دهد - از 20 تا 52 هفته، تدوین برنامه ای از فعالیت ها با تعریف روشن از زمان هر رویداد بسیار مهم است. چنین برنامه هایی برای اطمینان از هماهنگی اقدامات فردی، نظارت بر اجرای آنها و ایجاد تغییرات به موقع ضروری است، که اگر تمام مقدمات نمایشگاه را به آخرین لحظه بسپارید غیرممکن می شود.

پس از افتتاح رسمی نمایشگاه، مسئولیت پذیرترین و پر استرس ترین مرحله آغاز می شود - خود کار در طول کار نمایشگاه. نقش استثنایی در حصول اطمینان از موفقیت در فعالیت نمایشگاه متعلق به خدمه غرفه - کارکنان شاغل در فضای عمومی نمایشگاه، در غرفه شرکت است. نحوه کار کارکنان و مدیران شرکت مسافرتی در نمایشگاه به تفصیل در پاراگراف های بعدی مورد بحث قرار گرفته است.

مراحل اصلی آماده سازی و مشارکت شرکت در کار نمایشگاه ها (نمایشگاه ها)

شرکت یک شرکت در کار یک نمایشگاه یا نمایشگاه خاص مستلزم هزینه‌های مشخصی است و در نهایت می‌تواند نه تنها نتیجه مثبتی به همراه داشته باشد، بلکه زیان‌هایی نیز به همراه داشته باشد یا حتی نظر منفی نسبت به شرکت و محصول آن ایجاد کند. برای جلوگیری از مورد دوم، لازم است تعدادی از موارد را با دقت اثبات کنید تصمیمات مدیریتیکه اجرای آن باید مشارکت موثر در کار هر نمایشگاه یا نمایشگاه خاص را تضمین کند.

اول از همه، لازم است راه حل های مبتنی بر مشکلات اصلی زیر پیدا شود:

تعیین مصلحت شرکت در یک نمایشگاه یا نمایشگاه خاص.

ارائه آمادگی با کیفیت بالا برای شرکت در نمایشگاه یا نمایشگاه منتخب؛

در سطح مناسب، کار کارکنان نمایشگاه یا نمایشگاه را سازماندهی کنید.

مشارکت در یک رویداد خاص را خلاصه کنید و راه حل های بازاریابی مناسب را ایجاد کنید.

به طور کلی، آماده سازی و مشارکت در کار نمایشگاه ها و نمایشگاه ها را می توان به عنوان فرآیندی که شامل مراحل زیر است نشان داد (شکل 9.1).

برنج. 9.1. مراحل اصلی آماده سازی و مشارکت شرکت در کار نمایشگاه ها (نمایشگاه ها)

صحنه تصمیم گیری در مورد مشارکت شرکت در کار نمایشگاه (نمایشگاه)به مراحل زیر تقسیم می شود :

1. تعریف اهداف مشارکت شرکت در کار نمایشگاهی (نمایشگاهی).

پایه ای هدفمشارکت شرکت در کار نمایشگاه (نمایشگاه) برای اطمینان از اثربخشی است فعالیت کارآفرینی V بلند مدت. این هدف و دستیابی به آن باید تابع هدف سطح پایین تر، به ویژه هدف اجرای آمیخته بازاریابی باشد.

2. انتخاب نمایشگاه (نمایشگاه) که شرکت در آن شرکت خواهد کرد.

به منظور انتخاب نمایشگاه (نمایشگاه) مناسب برای شرکت، شرکت باید تحقیقات بازاریابی انجام دهد.

3. انتخاب راهی برای شرکت در نمایشگاه (نمایشگاه).

موارد زیر وجود دارد تشکیل می دهدشرکت در نمایشگاه (نمایشگاه):

مشارکت فردی در غرفه شخصی؛

مشارکت مشترک در غرفه جمعی؛

تور تجاری.

4. تعیین اعتبار برای شرکت در نمایشگاه (نمایشگاه).

وجوه اختصاص یافته توسط شرکت برای شرکت در کار یک نمایشگاه یا نمایشگاه خاص باید معقول و کافی برای دستیابی به اهداف تدوین شده باشد.

بر مرحله آماده سازیلازم است یک برنامه کاری تهیه شود که تمام فعالیت ها را در یک توالی زمانی مشخص و با در نظر گرفتن زمان اجرای آنها تعریف کند. همچنین لازم است با ارائه درخواست مناسب به کمیته برگزاری نمایشگاه (نمایشگاه) از مشارکت بنگاه در آن اطلاع رسانی شود.

مرحله شرکت در کار نمایشگاه (نمایشگاه)پر استرس ترین و مسئولیت پذیرترین دوره است.

نقش ویژه ای در تضمین موفقیت از مشارکت شرکت در کار نمایشگاه (نمایشگاه) به غرفه و غرفه داران تعلق دارد.

ایستادن -این یک تصویر مینیاتوری از شرکت نمایشگاه است.

استند دارای سه عملکرد است قطعات:

- محوطه نمایشگاه؛

مکان های مذاکره؛

اتاق های ابزار.

موارد زیر وجود دارد انواع استند:

آ)غرفه واقع در در داخل خانه:

در یک ردیف بایستید؛

پایه گوشه؛

پایه سر؛

پایه بلوک؛

ب)استندهای فضای باز

ایستاده ها -اینها کارکنانی هستند که در محوطه عمومی نمایشگاه در غرفه شرکت کار می کنند.

بر مرحله جمع بندی نتایج شرکت در نمایشگاه (نمایشگاه)شرکت اثربخشی آن را تعیین می کند.

اصلی دلایل مشارکت ناموفقدر کار فعالیت های فردی عبارتند از:

اهداف مشارکت شرکت ها در کار یک نمایشگاه یا نمایشگاه به طور مشخص به اندازه کافی تدوین نشده است. این برای حدود 40 درصد از شرکت های نمایشگاهی معمول است.

نمایشگاه شرکت در سطح مناسب ارائه و طراحی نشده است.

بازدیدکنندگان بالقوه نمایشگاه یا نمایشگاه از مشارکت شرکت در کار این رویداد اطلاعی نداشتند. حدود 80 درصد از شرکت های نمایشگاهی، نمایشگاه خود را قبل از شروع نمایشگاه یا نمایشگاه تبلیغ نمی کنند.

کارکنان شرکت های غرفه داران به درستی آموزش ندیده اند. مطالعات نشان می دهد که بیش از نیمی از غرفه داران برای پرسنل شاغل در نمایشگاه ها یا نمایشگاه ها آموزش نمی دهند.

در طول نمایشگاه ها یا نمایشگاه ها به تحقیقات بازاریابی مشکلات موجود توجه کافی نمی شود.

تحلیل مشارکت شرکت در کار هر نمایشگاه یا نمایشگاه خاص به اندازه کافی اثبات نشده است. در عین حال، مطالعات مداوم نشان می دهد که تنها یک شرکت از هر پنج شرکت از نتایج چنین تحلیلی در کارهای بعدی خود استفاده می کند.

فعالیت های نمایشگاهی در روسیه و خارج از کشور Gusev E. B.

19.2. فرآیند ساماندهی مشارکت یک شرکت توریستی در نمایشگاه

برای اینکه شرکت در یک نمایشگاه به وسیله ای موثرتر برای ارتباطات بازاریابی تبدیل شود، یک شرکت مسافرتی باید کار خود را به دقت برنامه ریزی کند. فرآیند سازماندهی نمایشگاه مجموعه پیچیده ای از رویدادهای سازمانی، قراردادی، دیپلماتیک است. گاهی یک سازمان بزرگ نمایشگاه بین المللیبیش از یک سال طول می کشد.

در طول دهه گذشته، تعداد نمایشگاه ها به طور چشمگیری افزایش یافته است، بنابراین، تعداد شرکت های متخصص در خدمات از این نوع افزایش یافته است و رقابت بین آنها به افزایش سطح حرفه ای کمک می کند.

با این حال، این رئیس شرکت مسافرتی است که مسئول تصمیم گیری در مورد شرکت در یک نمایشگاه یا نمایشگاه گردشگری خاص است.

برای مؤثر بودن مشارکت، ابتدا باید به سؤالات زیر پاسخ داده شود:

این شرکت چه محصولی ارائه می دهد و قیمت آن چگونه با کیفیت مطابقت دارد؟

شرکت به دنبال جذب کدام مشتری و از کدام مناطق است.

فرآیند شرکت یک شرکت مسافرتی در نمایشگاه را می توان به چند مرحله تقسیم کرد:

1). اتخاذ تصمیم اساسی برای شرکت در نمایشگاه/نمایشگاه؛

2). تعیین اهداف شرکت در نمایشگاه؛

3). انتخاب یک نمایشگاه خاص که شرکت در آن شرکت خواهد کرد.

4). دوره مقدماتی و سازمانی؛

5). توسعه یک طرح موضوعی برای نمایشگاه و برآورد شرکت در نمایشگاه؛

6). کار در طول عملکرد نمایشگاه؛

7). جمع بندی نتایج حضور شرکت در نمایشگاه پس از اتمام آن.

تصمیم گیری اساسی برای شرکت در رویدادهای نمایشگاهینشان دهنده موفقیت یک شرکت مسافرتی در سطح معینی در زمینه فعالیت خود است. در عین حال، شرکت در نمایشگاه مستلزم سرمایه گذاری قابل توجهی است که هر شرکت گردشگری توانایی پرداخت آن را ندارد.

فعالیت های نمایشگاهی با هدف دستیابی به اهداف اصلی بازاریابی انجام می شود شرکت گردشگری، که در میان:

نمایندگی شرکت مسافرتی و محصولات آن؛

تحقیقات بازار؛

جستجو برای بازارهای جدید؛

افزایش تعداد مشتریان؛

معرفی محصول جدید گردشگری به بازار؛

تعیین تقاضای احتمالی برای یک محصول جدید؛

جستجو برای شرکای تجاری جدید؛

مطالعه پیشنهاد رقبا؛

تعیین موقعیت محصولات آنها نسبت به محصولات تور رقبا؛

تشکیل یک تصویر مطلوب از یک شرکت مسافرتی؛

بازاریابی مستقیم محصولات و انعقاد قرارداد.

برای رسیدن به اهداف مهم است انتخاب یک نمایشگاه خاص،که شرکت مسافرتی در آن شرکت خواهد کرد. همانطور که قبلاً اشاره کردیم ، سالانه تعداد زیادی رویداد نمایشگاهی برگزار می شود ، بنابراین ارزیابی جنبه هایی مانند:

زمان و مکان برگزاری نمایشگاه؛

ترکیب عددی و کیفی شرکت کنندگان و بازدیدکنندگان؛

سطح فعالیت تجاری (تعداد و حجم کل قراردادهای منعقد شده) در آخرین نمایشگاه؛

امکان ارائه فضا و خدمات نمایشگاهی;

شرایط شرکت در نمایشگاه؛

سازمان دهنده کیست، چه مدت در این نوع تجارت مشغول بوده است.

تهیه پیش‌نویس برآورد مشارکت شرکت در نمایشگاه و بررسی تطابق هزینه‌ها با توانمندی‌های شرکت.

با مطالعه تمامی این جوانب، باید به این سوال پاسخ داد: شرکت در کدام یک از نمایشگاه ها بیشترین تاثیر را در دستیابی به اهداف این شرکت مسافرتی خواهد داشت.

انتخاب نمایشگاه بر اساس اهداف اعلام شده از شرکت در نمایشگاه و عواملی از قبیل:

جهت گیری محصول گردشگری (داخلی، خروجی، آموزشی، تجاری و غیره)؛

انطباق با منطقه توریستی؛

توانایی های مالی یک شرکت مسافرتی؛

اعتبار نمایشگاه و ظاهر آن؛

زبان منطقه نمایشگاه.

تصمیم گیری در خصوص شرکت یا عدم شرکت در نمایشگاه فقط با نفر اول شرکت می باشد. او باید همه چیز را از قبل داشته باشد اطلاعات لازمبرای تمام نمایشگاه های برنامه ریزی شده در طول سال، تاریخ، حجم و موقعیت جغرافیایی آنها. تنها با چنین اطلاعاتی می توان کلاس نمایشگاه، اهمیت آن برای شرکت مسافرتی و میزان نیاز به شرکت در آن را ارزیابی کرد. اقدامات برای کامپایل (دریافت) طرح کلینمایشگاه ها را می توان اولین قدم برای آماده شدن برای یک نمایشگاه خاص دانست.

جمع آوری داده های لازم باید توسط گروهی از مدیران مسئول ترویج محصول گردشگری انجام شود. پس از تعمیم، داده ها به همراه مطالب همراه و نظراتی که بیانگر خواسته های خاص تحلیلگران است، با در نظر گرفتن احتمالی، به مدیر منتقل می شود. «+» و «-» . تا جایی که یک تیم مجرب وظیفه تهیه و جمع آوری اطلاعات را بر عهده دارد، هر نظر توسط مدیریت شرکت جدی گرفته می شود.

زمانی که تصمیم برای شرکت در نمایشگاه گرفته می شود، اقدامات ملموس آغاز می شود.

در حین دوره مقدماتی و تشکیلاتیشرکت توریستی با ارسال درخواست مربوطه به کمیته برگزاری نمایشگاه، شرکت خود را در آن اعلام می کند. به موازات آن، تعدادی از مسائل سازمانی در حال رسیدگی است، مانند:

توسعه مفهوم و دامنه مشارکت شرکت در نمایشگاه؛

تهیه فهرستی از محصولات گردشگری به نمایش گذاشته شده؛

انتخاب و آموزش پرسنل (تجاری، خدماتی، غرفه داران، مترجمان)؛

توسعه طرح ها کار تجاری، تبلیغات و رویدادهای پروتکل؛

انتخاب واسطه احتمالی (نماینده) ارائه دهنده خدمات برای اطمینان از شرکت در نمایشگاه.

تعیین اندازه فضای مورد نیاز نمایشگاه و حجم منابع مختلف مادی و مالی.

توسعه یک طرح موضوعی برای نمایشگاه (غرفه نمایشگاهی)؛

انعقاد تفاهم نامه با کمیته برگزاری، انتقال طرح غرفه نمایشگاهی به آن و همچنین سفارش تجهیزات و خدمات لازم.

برای مدت معینی حداکثر یک ماه قبل از شروع نمایشگاه، درخواست شرکت در نمایشگاه تکمیل و به آدرس کمیته برگزاری ارسال می شود. این شامل تمام جزئیات شرکت است: کشور، آدرس / شماره تلفن، شماره حساب جاری. ماهیت برنامه پیش ثبت نام و رزرو فضای نمایشگاهی است. درخواست نامه تایید کننده موافقت شرکت با مفاد این نمایشگاه و قوانین برگزاری آن است. این یک نوع توافق بین طرفین است. پس از دریافت درخواست، تاییدیه ای در پاسخ به ثبت شرکت در کاتالوگ شرکت کنندگان و تخصیص فضای مورد نیاز مشروط به پرداخت ارسال می شود. پرداخت برای مشارکت باید ظرف 5-10 روز انجام شود. تأیید، دریافت یک مجموعه اولیه از خدمات را تضمین می کند.

برای خدمات اضافی، شرکت آنچه را که لازم می داند انتخاب می کند و مقدار را نشان می دهد. بنابراین، رایج ترین خدمات اضافی عبارتند از: محل کار، اعتبار سنجی، چاپ در کاتالوگ، تولید تابلوهای راهنما و تبلیغات شرکت، چاپ کارت ویزیت، بروشور، خدمات مترجمان و کارکنان پشتیبانی. البته بسیاری از شرکت ها ترجیح می دهند که مواد نمایشگاهی خود را از نمایندگی های تخصصی تولید کنند و فقط به نمایشگاه بیاورند.

به عنوان یک قاعده، در برنامه ها (شکل ممکن است متفاوت باشد) نکات اصلی زیر ذکر شده است:

اجاره فضای نمایشگاهی (باز یا بسته)؛

اجاره و نصب تجهیزات نمایشگاهی (غرفه ماژول نمایشگاهی مطابق با طرح غرفه نمایشگاهی)؛

نصب سوکت ها، لامپ های اضافی؛

اجاره و نصب تریبون برای نمایشگاه.

ارائه خدمات یا تجهیزات اضافی، چوب لباسی، کابینت، یخچال، تلفن، میز، صندلی، قفسه کتاب و غیره؛

کتیبه روی فریز (نام شرکت بالای نمایشگاه).

تا به امروز، هیچ قانونی برای تنظیم تعرفه برای انواع خاصی از خدمات کسب و کار نمایشگاه وجود ندارد. آنها توسط برگزار کننده نمایشگاه به صلاحدید خود تنظیم می شوند (ممکن است از نمایشگاهی به نمایشگاه دیگر بسیار متفاوت باشند). مبلغی که پرداخت کرده اید مشمول مالیات بر ارزش افزوده و مالیات ویژه و همچنین حق بیمه خواهد بود.

تقریباً در همه موارد، شرکت برگزارکننده، شرکت‌های شرکت‌کننده را بیمه می‌کند. توجه ویژه داشته باشید که آیا بیمه در یکی از بندهای قرارداد گنجانده شده است یا خیر. اگر نه، آن را دریافت کنید.

باید در نظر داشت که رزرو مکان برای شرکت در هر نمایشگاهی باید از قبل انجام شود. در عین حال امکان رزرو فضای لازم در اداره نمایشگاه و یا از طریق شرکت تجمیع کننده به صورت مستقل وجود دارد. Consolidator یک شرکت شناخته شده برای برگزار کنندگان نمایشگاه است که دائماً فضای نمایشگاهی (معمولاً حجم زیادی) را در اختیار می گیرد ، آن را تجهیز می کند و تعدادی از مسائل سازمانی را بر عهده می گیرد.

چندین شرکت تجمیع کننده در روسیه وجود دارد: در مسکو - آژانس نمایشگاه و کنگره مسکو OJSC، MKB، ITE International. در سنت پترزبورگ - CJSC "St. Petersburg "Express"" و تعدادی دیگر.

شرایط رزرو مکان برای نمایشگاه های مختلف متفاوت است، اما در صورت امکان، بهتر است بلافاصله پس از پایان تالار، یعنی یک سال قبل، مکان را برای شرکت در نمایشگاه بعدی رزرو کنید.

یک "برنامه فعالیت" (برنامه اقدام) در حال توسعه است که تمام جزئیات اصلی نمایشگاه آینده را نشان می دهد: اهداف شرکت در نمایشگاه، مکان، تاریخ و زمان برگزاری آن، افراد مسئول طراحی نمایشگاه. پایه، برای سازماندهی و پیوند دادن همه چیزهای کوچک (به ویژه، چه کسی / چه)، برای تحویل مواد به غرفه. همچنین اطلاعات مختصری در مورد سایر شرکت های شرکت کننده (فروشندگان / رقبا)، مشخصات نمایشگاه و ماهیت برگزاری آن ارائه می دهد. در پایان، حداقل مقالاتی که نیاز به هماهنگی و آماده سازی دارند، نشان داده شده است، بدون آن همه کار بی معنی خواهد بود: دعوت نامه، بلیط، اسناد اتومبیل، بیانیه های مطبوعاتی، بروشورها، بروشورها، کارت های ویزیت.

به عنوان یکی از پیوست های طرح فعالیت پیوست شده است لیست دقیقچیزها و اشیایی که باید به نمایشگاه برده شوند. وجود این سند به طور چشمگیری ذخیره سازی و حسابداری اشیاء را ساده می کند ، دوباره پر کردن به موقع "ذخایر استراتژیک" شرکت در غرفه (غذا ، جزوات) را تضمین می کند ، جستجوی آنها را تسهیل می کند و موارد گم شده را تعیین می کند.

سند مهم دیگر پرسشنامه ثبت نام (نظرسنجی) از بازدیدکنندگان غرفه است. برای جمع آوری اطلاعات آماری قابل اعتماد، مدیریت شرکت باید فهرست موضوعات مورد علاقه و ترتیبی که آنها را دنبال می کند را تعیین کند.

اسناد پشتیبانی نیز شامل دعوت ویژهاین به طور مستقیم (به شرکت ها / شخصاً از طریق پست مستقیم) ارسال می شود و یک روش جهانی برای جذب مشتریان بالقوه است. معمولاً یک دعوت نامه به نامه پیوست می شود. آژانس مسافرتی شرکت کننده با چنین نامه ای از دست اندرکاران این حوزه برای آشنایی بیشتر با نوع محصول گردشگری خود به غرفه نمایشگاه دعوت می کند.

یکی از مشکلات تحویل و قرار دادن مواد نمایشگاهی در غرفه است. شما باید از قبل مشخص کنید که چه چیزی، چه زمانی و کجا قرار است وارد کنید. برای تحویل کلیه مواد و تجهیزات لازم نمایشگاه به غرفه، نامه درخواستی با درخواست صدور مجوز برای وسایل نقلیه و مجوز حمل / صادرات محموله تنظیم می شود. این نامه باید خطاب به شرکت برگزارکننده (خطاب به مدیر) باشد و حاوی فهرست دقیق اقلام وارداتی باشد.

همچنین از قبل مشخص کنید که چه مدت قبل و بعد از نمایشگاه می توانید کالا را وارد یا صادر کنید. این از سوء تفاهم جلوگیری می کند و یک جدول زمانی مشخص برای اقدام را تضمین می کند.

طرف دیگر موضوع نصب و چیدمان نمایشگاه ها در غرفه است. بر اساس اندازه غرفه، از قبل روی نوردهی فکر کنید. آیا فریزها و پوسترها به درستی نورپردازی شده اند؟ آیا نمونه ها و اسلایدها به وضوح قابل مشاهده هستند؟ آیا سپرها امن هستند؟ آیا حروف و طرح رنگ به طور کلی جذاب است؟

پس از رفع این مسائل، می توان برآورد نهایی برای حضور این شرکت در نمایشگاه را تدوین کرد. به طور متوسط، هزینه شرکت های بزرگ برای شرکت در نمایشگاه ها 15-30٪ از کل بودجه ای است که برای ارتباطات بازاریابی هزینه می شود.

صحنه توسعه یک طرح موضوعی برای نمایشگاه خودشامل می شود:

انتخاب نهایی نمونه های محصول برای نشان دادن؛

توسعه غرفه های شرکت با در نظر گرفتن فضای اختصاص یافته، ارتفاع محل نمایشگاه، امکانات تامین برق، آبرسانی و ....

طرح کلی نمایشگاه شرکت - توزیع نمایشگاه ها در بخش های موضوعی مطابق با منطق افشای موضوع اصلی نمایشگاه.

در عین حال، باید در نظر داشت که اندازه ماژول نمایشگاه نقش نماینده خاصی را ایفا می کند، اما بسیار مهمتر طراحی اصلی و باکیفیت نمایشگاه ها، کار خوب کارمندان غرفه، نگرش توجه به بازدیدکنندگان و تبلیغات جذاب

اغلب کمیته های سازماندهی نمایشگاه، ماژول های استاندارد نمایشگاه را با اندازه ها و پیکربندی های مختلف ارائه می دهند. این بدان معنا نیست که آژانس مسافرتی این امکان را ندارد که طبق طرح های خود غرفه سفارش دهد. اما باید به طور ارگانیک در مکان اختصاص داده شده قرار گیرد، نه اینکه از آن خارج شود ترکیب کلینمایشگاه ها و این باید از قبل با کمیته برگزار کننده توافق شود.

مکرراً مواردی وجود دارد که منابع مالی یک شرکت مسافرتی محدود است و مجبور می شود فضای نمایشگاهی را به صورت سهامداری با سایر شرکت کنندگان خریداری کند. در این مورد، ممکن است معلوم شود که ناحیه مفصل برای شرکای کار عادی بسیار کوچک است. علاوه بر این، آژانس های مسافرتی که از چنین "غرفه ها" استفاده می کنند به عنوان شرکای محکم تلقی نمی شوند.

در همان زمان، غرفه های مشترک می توانند بازی کنند نقش مثبتبرای شرکت کنندگان، زمانی که ادارات گردشگری ملی به عنوان یک غرفه موضوعی واحد عمل کنند. همینطور HTA آلمان، قبرس، ترکیه، مصر، امارات متحده عربی و تعدادی دیگر.

هنگام طراحی استند، بهتر است از خدمات یک دکوراتور یا طراح حرفه ای استفاده کنید تا فضایی منحصر به فرد و منحصر به فرد ایجاد کنید که بیانگر روح، سبک، تصویر یک آژانس مسافرتی است که نمادی از اطمینان، استحکام، کیفیت و آرامش وجود را طرح ریزی کنید مثال خوبروی کاغذ ایستاده، به شما امکان می دهد تا قرار گرفتن در معرض آینده را ارزیابی کنید و مکان نمایشگاه ها را ارائه دهید.

پس از نصب نمایشگاه و افتتاحیه رسمی نمایشگاه، مرحله بعدی آغاز می شود - در طول عملیات آن کار کند.بار بزرگی بر دوش کارکنان می افتد که صحت و صمیمیت آن باعث می شود که بخواهید با شما تجارت کنید. نورپردازی و موسیقی مناسب (به عنوان یک گزینه) توجه همه را به خود جلب می کند (شاید حتی اهالی تلویزیون و این فرصتی برای تبلیغات رایگان است).

حضور رئیس آژانس مسافرتی در زمان برگزاری نمایشگاه در غرفه مطلوب است. در صورتی که حضور ایشان در تمام روز کاری غیرممکن باشد، لازم است غرفه دارای برنامه زمانی باشد که یکی از مدیران در چه روزها و ساعاتی باشد.

معمولاً از قبل مشخص می شود که میهمانان عالی رتبه، هیئت های خارجی، نمایندگان مطبوعات یا تلویزیون از نمایشگاه بازدید می کنند (اطلاعات در این مورد را می توانید از کمیته برگزاری نمایشگاه دریافت کنید). در چنین روزهایی، حضور یک رهبر می تواند به انعقاد قراردادهای پرسود، پوشش فعالیت های شرکت در مطبوعات یا تلویزیون کمک کند.

همچنین باید به خاطر داشت که قوانین بین المللی بهینه ای برای مذاکره در طول نمایشگاه وجود دارد: جلسه نباید بیش از 20 دقیقه طول بکشد. در طول مذاکرات، فقط چای، قهوه یا آب معدنی سرو می شود.

همچنین رئیس شرکت مسافرتی می تواند از غرفه های نمایشگاهی دیگر نیز بازدید کند. این کمک می کند تا روند توسعه شرایط بازار را بررسی کنید، فعالیت های رقبا را ارزیابی کنید، موقعیت خود و موقعیت شرکت را روشن کنید.

از آنجایی که ارتباط بازدیدکنندگان و متخصصان با نمایشگاه آژانس مسافرتی بسیار کوتاه است، کار برای برقراری ارتباط با مخاطبان مورد نظر در حال انجام است. برای این امر توصیه می شود:

از قبل برای نمایندگان محافل تجاری محلی دعوت نامه ارسال کنید.

از حضور تعداد کافی رسانه تبلیغاتی در غرفه شرکت اطمینان حاصل کنید.

در عین حال، مرسوم است که برخی از محصولات تبلیغاتی را به گونه ای ترتیب دهید که بازدیدکنندگان آنها را با خود ببرند. بهتر است مواد لازم برای مشتریان دائمی یا معتبر، روسای شرکت های بازدید کننده از غرفه را به همراه مدارک لازم برای مذاکره در دفتر نگهداری کنید.

در میان رویدادهایی که برای جلب توجه عموم طراحی شده اند، ارائه ها، مسابقات با موضوع نمایشگاه، قرعه کشی و ... حائز اهمیت است.

پس از اتمام نمایشگاه باید ساخته شود تجزیه و تحلیل نتایج مشارکت شرکت در نمایشگاه.نتایج این نمایشگاه را می توان به دو گروه تقسیم کرد:

سازمانی؛

تجاری.

هنگام جمع بندی سازمانینتایج، عوامل زیر در نظر گرفته شده است:

اینکه آیا مکان برای غرفه با موفقیت انتخاب شده است یا خیر.

آیا چیدمان غرفه موفقیت آمیز بود؟ آیا مساحت غرفه با تعداد نمایشگاه ها و وظایف تعیین شده مطابقت دارد یا خیر.

چه ناراحتی هایی در حین کار رخ داده است.

چه چیزی باید از کمیته سازماندهی در میان خدمات و تجهیزات اضافی سفارش داده شود.

بدون چه خدمات و تجهیزاتی می توانید انجام دهید؟

تجارینتایج نشانگرهای عینی هستند: تعداد بازدیدکنندگانی که نمایشگاه شرکت را مشاهده کردند، مشتریان بالقوهو در نتیجه - حجم قراردادهای منعقد شده با مشتریان قدیمی و جدید. تعداد مطالب تبلیغاتی و اطلاعاتی توزیع شده و غیره

در پایان هر نمایشگاه، یادداشتی تهیه می شود که به طور خلاصه تمام مشکلاتی را که در طول آماده سازی به وجود آمده، راه ها و روش های حل آنها و درس هایی برای آینده منعکس می کند. توصیه می شود بعد از نمایشگاه تجزیه و تحلیل شود سیاست قیمت گذاریرقبا، توانایی آنها برای کاهش قیمت را ارزیابی کنند انواع خاصیمحصول گردشگری تهیه یک نمای کلی از تمام نمایشگاه هایی که آژانس مسافرتی در آنها شرکت کرده است، با در نظر گرفتن انواع هزینه ها (اجاره، حمل و نقل، هزینه های سفر، تولید مواد تبلیغاتی، غذا برای کارکنان و غیره) مفید است. با چنین اطلاعاتی، به راحتی می توان تعیین کرد که آیا هزینه یک نوع خدمات خاص از نمایشگاهی به نمایشگاه دیگر تغییر کرده است (جدول 19.2 را ببینید).

در عین حال ، هزینه نصب / برچیدن تقریباً 1/5 کل هزینه ها است. هزینه غذا - 1/6-1/7 از تمام هزینه ها.

بنابراین، پس از برگزاری نمایشگاه، می توان "حجم" رویداد نمایشگاه را به صورت پولی، هزینه هر بازدید کننده نسبت به تعداد کل ارزیابی کرد. درصدتماس های مفید و جلسات کاری