Die Ausbildung richtet sich in erster Linie an angehende Assistenten der Geschäftsleitung, die sich beruflich weiterentwickeln möchten und ihre Arbeit so gestalten möchten, dass sie mit minimalem Aufwand maximale Freude bereitet.

Das Programm ist auch für erfahrene Fachkräfte interessant, zu deren beruflichen Aufgaben auch die Übernahme administrativer Unterstützungsfunktionen für das Management gehört.

Das Programm wird gemäß entwickelt professionellen Standard "Organisatorische und Dokumentationsunterstützung Organisationsmanagement".

Nach Abschluss der Ausbildung erhalten Sie eine Ausstellung Zertifikat über die Fortbildung der etablierten Form " Leitung der administrativen und wirtschaftlichen Aktivitäten in der Organisation ".

Trainingsprogramm

• Die Rolle des stellvertretenden Managers bei der Organisation von Geschäftsprozessen.
  • Stellvertretender Geschäftsführer - Koordinator und Organisator der Arbeit im Büro.
  • Anforderungen an die fachlichen und persönlichen Qualitäten eines stellvertretenden Geschäftsführers.
  • Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen eines stellvertretenden Geschäftsführers.
  • Der Platz des stellvertretenden Managers im Managementteam und in der Servicehierarchie.
  • Professionelles Selbstvertrauen und aktive Position bei der Arbeit.
  • Kultur der Beziehungen zur Führungskraft, zu Kollegen und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen.
  • Loyalität und Vertraulichkeit bei der Arbeit eines Assistenten der Geschäftsleitung.
• Positives Geschäftsimage und Geschäftsetikette als Erfolgsfaktoren für einen stellvertretenden Geschäftsführer.
  • Konzepte von Image und Geschäftsetikette.
  • Image und Karriere.
  • Die Rolle des stellvertretenden Managers bei der Schaffung des Images eines Managers und Unternehmensimage Organisationen.
• Äußeres (dimensionales) Bild des stellvertretenden Managers.
  • Geschäftsbild eines stellvertretenden Managers.
  • Anforderungen an Kleidung und Aussehen Geschäftsmann.
  • Business-Kleidungsstil (Business High, Business Traditional, Business Casual, Business Trip, Business A5).
  • Grundvoraussetzungen für das Erscheinungsbild einer Geschäftsfrau (Körperhygiene, Haarschnitt, Make-up, Parfüm).
  • Inakzeptable Dinge im Unternehmensimage.
  • Der Stellenwert und die Rolle der betrieblichen Kleiderordnung bei der Aufrechterhaltung/Schaffung des Unternehmensimages.
  • Zu den Aufgaben des stellvertretenden Geschäftsführers gehört die Aufrechterhaltung Unternehmenskultur und Bild.
• Standards der Unternehmenskultur.
  • Regeln für Begrüßung und Vorstellung.
  • Die Ordnung und Formen von Repräsentationen (in der Gesellschaft, am Arbeitsplatz, persönliche Repräsentation).
  • Anrede „Sie“ – „Sie“ (Alterskriterien, Regeln für den Wechsel zu „Sie“).
  • Geschäftsetikette (Typen Visitenkarten, Regeln für die Ausstellung und Präsentation von Visitenkarten).
  • Zwischenmenschlicher Raum (zwischen Kollegen, zwischen einem Vorgesetzten und Untergebenen, im Team, in der Gesellschaft).
  • Wie Sie sich in Ihrem Büro/Rezeption beim Empfang von Gästen verhalten.
  • Verhaltensregeln beim Betreten des Büros eines Managers oder Geschäftspartners.
  • Die Bedeutung von Haltung und Gang.
  • Die Bedeutung von Mimik und Gestik.
• Organisation effiziente Arbeit Rezeption.
  • Effektive Organisation des Arbeitsplatzes des stellvertretenden Geschäftsführers.
  • Bürogestaltung und Inneneinrichtung des Empfangsbereichs.
  • Empfang und Verabschiedung von Besuchern. Funktionen für den Empfang und die Verabschiedung von Geschäftsreisenden, Delegationen und VIP-Gästen.
  • Grundlagen der Bürogastronomie. Arten der Gästebedienung und Tischdekoration (Selbstbedienung, Teilbedienung, Vollbedienung).
• Organisation von Geschäftsreisen für den Manager.
  • Vorbereitung des Arbeitsprogramms.
  • Informationen und dokumentierte Unterstützung für die Arbeit der Führungskraft.
  • Bestellen Sie Tickets und Hotelreservierungen. Organisation des Transfers.
  • Merkmale der Vorbereitung einer Auslandsreise.
• Organisation von Geschäftsveranstaltungen (Meetings, Verhandlungen, Konferenzen).
  • Vorbereitung von Informations- und Referenzmaterialien sowie Räumlichkeiten für die Veranstaltung.
  • Vorbereitung öffentlicher Reden durch den Leiter.
  • Treffen mit Geschäftspartnern am Flughafen, Bahnhof, in der Nähe des Veranstaltungsortes.
  • Regeln für den Sitzplatz im Auto.
  • Bestuhlung am Konferenztisch und Platzierung der Fahnen.
  • Unterstützung des Managers bei kommerziellen Verhandlungen.
  • Dokumentation von Geschäftsveranstaltungen. Video, Audio, Fotografie.
  • Organisation eines Kulturprogramms und Auswahl von Werbegeschenken.
  • Gäste verabschieden.
• Zeiteinteilung.
  • Elemente des Zeitmanagements.
  • Gründe für Zeitmangel.
  • Erstellen eines persönlichen Zeitmanagementsystems.
  • Prioritäten setzen (Pareto-Prinzip, Eisenhower-Matrix, ABC-Analyse).
• Optimierung der Arbeit eines stellvertretenden Managers – Zeitmanagement.
  • Operative und langfristige Planung: Schaffung der notwendigen Selbstdisziplin.
  • Einteilung der Aufgaben nach Dringlichkeit, Wichtigkeit und Energieintensität unter Berücksichtigung persönlicher Merkmale.
  • Planung der gemeinsamen Arbeit des Managers und des stellvertretenden Managers.
  • Planung und Organisation des Arbeitstages des Managers.
• Etikette für Firmen- und offizielle Veranstaltungen.
  • Arten und Merkmale offizieller Veranstaltungen: tagsüber-abends, mit Sitzgelegenheiten, ohne Sitzgelegenheiten.
  • Servierregeln je nach Rezeption.
  • Einladungen zu offiziellen Veranstaltungen. Auf Einladungen antworten.
  • Kleiderordnung für Firmenveranstaltungen.
  • Verhaltensregeln bei Firmenveranstaltungen.
  • Anwesenheitszeit bei Firmenveranstaltungen.
• Organisation von Geschäftstreffen in einem Café/Restaurant.
  • Einen Treffpunkt auswählen.
  • Geschäftspartner treffen und verabschieden.
  • Sitzplätze am Tisch.
  • So geben Sie eine Bestellung auf und führen eine Zahlung korrekt durch.
• Effektive Kommunikation in der Arbeit eines stellvertretenden Managers.
  • Interaktion mit dem Vorgesetzten und den Kollegen.
  • Informationsflussmanagement.
  • Organisation des Kommunikationsprozesses.
  • Kommunikationsbarrieren und Möglichkeiten, sie zu überwinden. Kurze Gesprächstechnik.
  • Entwicklung von Fähigkeiten zur Kontaktaufnahme und Führung von Geschäftsgesprächen.
• Telefonetikette und Telefonkommunikationsfähigkeiten.
  • Merkmale eines geschäftlichen Telefongesprächs.
  • Telefonbild des Unternehmens. So beantworten Sie eingehende Anrufe richtig.
  • Regeln der Telefonetikette: Formen der Vorstellung und Verabschiedung.
  • Beginn und Ende der Telefonkommunikation. Regeln für die Führung eines geschäftlichen Telefongesprächs, wenn Sie anrufen.
  • Wie man ein Gespräch kontrolliert und dabei höflich bleibt. Höfliche Ablehnung.
• • Die Kultur der Geschäftsrede und des Beamten Geschäftsstil Managementdokumente.
  • Lexikalische Normen und grammatikalische Normen der modernen russischen Sprache.
  • Typische Sprachfehler in dokumentarischen Texten.
  • Sprache offizieller Dokumente. Grundvoraussetzungen für den Schreibstil offizieller Dokumente.
• Schriftlicher Geschäftsstil zur Übermittlung von Informationen und Geschäftsbriefen.
  • Entwicklung von Norm- und Schablonentexten.
  • Die wichtigsten Arten von Geschäftsbriefen.
  • Etikette-Regeln beim Schreiben von Geschäftsbriefen.
• Setiquette – Etikette beim E-Mail-Schreiben(gemäß den Anforderungen der internationalen Geschäftsetikette).
  • Netzwerkkonzept. Unterschied Email aus Papier.
  • Geschäfts-E-Mail-Stil.
  • Voraussetzungen für das Verfassen eines elektronischen Geschäftsbriefes.
  • Starten und Beenden geschäftlicher E-Mail-Korrespondenz.
• Bürotätigkeit als stellvertretender Geschäftsführer.
  • Grundvoraussetzungen für die Erstellung der Organisations- und Verwaltungsdokumentation (ORD).
  • Zusammensetzung der ORD-Details.
  • Anforderungen an Dokumentformulare.
  • Registrierung permanenter und variabler Dokumentdetails.
  • Arten von Dokumenten: organisatorische, administrative, Referenz- und Informationsdokumente.
  • Regeln für die Zusammenstellung und Gestaltung verschiedene Arten Dokumente (Vorschriften, Weisungen, Anordnungen, Protokolle, Bescheinigungen, Briefe etc.).

Ein effektiver stellvertretender Manager: Geschäftsetikette und berufliche Fähigkeiten

Das Programm richtet sich an Assistenten der Geschäftsleitung, Sekretariatsleiter, Geschäftsführer und stellvertretende Sekretäre. Es ist auch nützlich für Sekretärinnen und Büroleiter sowie alle Mitarbeiter, die aufgrund der Art ihrer Arbeit mit Kunden und einfach Besuchern der Organisation kommunizieren müssen.

Nach Abschluss der Schulung sind die Teilnehmer in der Lage:

Seminarprogramm:

1. Stellvertretender Geschäftsführer und seine Rolle in der Arbeit der Organisation

1.1. Business-Dresscode

• Was ist eine Business-Kleiderordnung?
• Businesskleidung für Damen
• Businesskleidung für Herren
• Kleidungsfarbe im Geschäftsumfeld
• Vergessen Sie nicht das Zubehör

1.2. Büroinnenraum

• Hauptsitz
• Rezeption

1.3. Arbeit mit Besuchern

• Empfang der Mitarbeiter
• Empfang von Besuchern anderer Organisationen
• Empfang von Geschäftsreisenden
• Tee und Kaffee für Besucher

1.4. Geschäftsunterordnung

• Vorstellungen und Dating
• Visitenkarten. Regeln für den Austausch von Visitenkarten

1.5. Telefonkommunikationstechniken

• So beantworten Sie Telefonanrufe richtig
• Regeln für die Führung eines geschäftlichen Telefongesprächs, wenn Sie anrufen
• Typische Fehler bei der Kommunikation per Telefon

1.6. Geschäftskorrespondenz

• Geschäftsbriefstil
• Voraussetzungen für das Verfassen eines Geschäftsbriefes
• Besonderheiten Geschäftskorrespondenzüber Internet

1.7. Organisatorische Unterstützung Geschäftsreisen des Kopfes

• Buchung von Tickets, Hotels
• Beziehung zur empfangenden Partei

2. Büroarbeit für den stellvertretenden Geschäftsführer des Unternehmens

2.1. Zusammensetzung der Dokumentation moderner Organisationen

• Regulierungsakte zur Führung von Aufzeichnungen in einer Organisation
• Grundvoraussetzungen für die Erstellung der Dokumentation

2.2. Erstellung und Ausführung grundlegender Dokumente

• Organisatorische Dokumente
• Verwaltungsdokumente
• Informationen und Referenzdokumente

2.3. Arbeiten Sie mit Dokumenten

• Vorbereitung von Dokumenten
• Registrierung von Dokumenten

2.4. Systematisierung und Speicherung von Dokumenten

• Nomenklatur der Angelegenheiten der Organisation
• Bildung von Fällen
• Kontrolle der Dokumentenausführung
• Vorbereitung von Dokumenten zur Archivierung

3. Etikette für die Geschäftskommunikation

3.1. Geschäftstreffen und Verhandlungen

• So bereiten Sie sich richtig auf ein Geschäftstreffen vor
• Regeln für das Treffen mit einer Geschäftsdelegation: am Flughafen, im Büro
• Regeln für Sitzplätze im Auto
• Hotelunterkunft
• Sitzordnung am Konferenztisch

3.2. Offizielle Empfänge

• Einladungen und RSVPs
• Arten offizieller Empfänge
• Sitzordnung bei Tisch
• Tischbestuhlungsregeln
• Kleiderordnung für offizielle Empfänge
• Wie man sich bei einem offiziellen Empfang verhält

3.3. Geschenke und Blumen für einen Geschäftspartner

• Geschenkauswahl
• Wie man Geschenke gibt und empfängt
• Verbotene Geschenke
• Regeln für die Farbauswahl für einen Geschäftspartner
• Blumenverpackung

Nach Abschluss der Schulung sind die Teilnehmer in der Lage:

• Erwerben Sie als stellvertretender Manager persönliche Effektivitätskompetenzen
• Verstehen Sie die Bedeutung der Rolle des stellvertretenden Geschäftsführers in der Unternehmensstruktur
• Richten Sie ein Geschäfts- und Personaldokumentenflusssystem korrekt ein
• Verhalten Sie sich innerhalb und außerhalb des Unternehmens souverän
• Halten Sie sich an die Regeln und Vorschriften der Geschäftsetikette
• Kommunizieren Sie höflich und effektiv mit Kunden, Besuchern und Mitarbeitern des Unternehmens
• Tragen Sie zur Schaffung und Aufrechterhaltung eines positiven Images Ihres Unternehmens bei.

Gestaltung des Schulungsseminars:

• Aktiver Dialog zwischen Moderator und Schulungsteilnehmern, Beantwortung von Fragen der Teilnehmer.
• Analyse typische Situationen(Fallstudie).
• Business- und Rollenspiele.
• Üben Sie Fertigkeiten durch Übungen in kleinen Gruppen.
• Mini-Vorträge.

Einer der meisten angesehene Berufe und gleichzeitig, was den meisten ganz einfach erscheint, eine persönliche Sekretärin oder Assistentin. Was das Prestige angeht, stimmt alles. Was die Leichtigkeit angeht, ist dies ein trügerischer Eindruck. Es ist leicht, einfach... ein schlechter Helfer zu sein. Wie wird man am beruflichen Horizont zum Star?

Antwort

Die Position eines persönlichen Assistenten einer Führungskraft genießt im Unternehmen einen hohen Stellenwert. Der persönliche Assistent steht im Mittelpunkt des Bürolebens der Organisation, seine Person wird angesprochen großartige Aufmerksamkeit. Die Kommunikation mit Spitzenbeamten von Unternehmen und die Verantwortung, die ein persönlicher Assistent trägt, erfordern erhebliche Kenntnisse und Fähigkeiten. Es ist schwer zu überschätzen, welch große und wichtige Verwaltungs-, Repräsentations- und Vermittlungsarbeit der Assistent leistet.

Unabhängig von der Größe der Organisation wird der Umfang der von einem persönlichen Assistenten gelösten Probleme manchmal so weit erweitert, dass er nicht nur eine Standardverwaltungsarbeit, sondern oft auch viel kreative Arbeit erledigt. Bei seiner Arbeit kann ein Assistent Finanz-, Management-, Journalisten-, PR- und Übersetzungsfunktionen erfolgreich umsetzen, insbesondere wenn seine Seele darin steckt und er über Talente, Kenntnisse und Fähigkeiten verfügt. Es hängt alles davon ab, wie man sich am Arbeitsplatz ausdrückt, vom Umfang der Aktivitäten des unmittelbaren Vorgesetzten sowie vom Verständnis bzw. der menschlichen und beruflichen Akzeptanz und dem Respekt, die sich zwischen dem Assistenten und seinem unmittelbaren Vorgesetzten entwickeln.

Wichtige Informationen zu Informationsunterstützung für den Manager finden Sie im Material hier.

Neben großer Verantwortung birgt die Position eines persönlichen Assistenten einer Führungskraft große Chancen: interessante Kontakte knüpfen, mit Menschen unterschiedlichen, oft recht hohen Status kommunizieren, ständig, wie man sagt, „im Blickfeld der Öffentlichkeit“ stehen, organisatorisch weiterentwickeln und Führungsqualitäten, die Möglichkeit, in jede Position in jedem Bereich aufzusteigen, in der Sie Ihre Fähigkeiten und Aktivitäten unter Beweis stellen können. Im Empfangsbereich des Managers können Sie verschiedene berufliche Tätigkeitsbereiche im Unternehmen genauer unter die Lupe nehmen, Ihre Stärken und Interessen ermitteln und so einen erfolgreichen Start ins Berufsleben ermöglichen. Ein talentierter und engagierter Mitarbeiter Karriere und eine erhöhte finanzielle Vergütung für all Ihre Bemühungen ist garantiert.

Welche persönlichen Eigenschaften eines Mitarbeiters spielen in dieser Position eine entscheidende Rolle?

Zunächst ist anzumerken, dass Mädchen am häufigsten als persönliche Assistentinnen arbeiten. Natürliche Eigenschaften, die dem weiblichen Geschlecht innewohnen, nämlich: Orientierung an menschlichen Beziehungen, Kommunikation, die Fähigkeit, für viele kleine Dinge zu sorgen, sich um Menschen zu kümmern, die Entwicklung einer Situation ein paar Schritte voraus zu kalkulieren, Einsicht, Intuition - dienen kann guter Service Frauen in ihrer beruflichen Tätigkeit.

Es ist auch zu bedenken, dass eine Frau, sobald sie eine erfolgreiche berufliche Laufbahn anstrebt, auf die Faktoren achten muss, auf die sich Männer traditionell konzentrieren, wenn sie in einem bestimmten Geschäftsfeld erfolgreich sind, nämlich - auf Kompetenz, die Fähigkeit, sich richtig zu präsentieren, die Fähigkeit zur Ergebnisorientierung.

Wie können Sie als persönlicher Assistent erfolgreich sein und eine gute Grundlage für Ihre erfolgreiche Karriere schaffen?

Maximales Programm

Vergessen Sie nicht, dass es keine unproduktiven Tätigkeitsbereiche gibt, sondern nachlässige Mitarbeiter. Genauso wie es nicht passiert langweiliges Leben, es gibt langweilige Leute. Die Natur hat eine Frau mit vielen wertvollen Fähigkeiten ausgestattet.

Was ist heute für den Geschäftserfolg einer Frau wichtig?

Sie sollten sich nicht nur auf externe Daten verlassen, auch wenn Ihnen ein attraktives und gepflegtes Erscheinungsbild und die Fähigkeit, sich selbst zu präsentieren, sicherlich gute Dienste leisten werden.

Erfolgreicher Mann Ich bin mir immer dreier Dinge bewusst:

• Deine Fähigkeiten und Talente,
• Ihre Ambitionen und Ziele,
• ihre Quellen für neues Wissen und neue Fähigkeiten, also Wachstumschancen.

Es ist auch notwendig, klar zu verstehen, was Sie unter dem Begriff „Erfolg“ für sich selbst verstehen. Handelt es sich um stille Routinearbeit oder um die Notwendigkeit, ständig neue Probleme zu lösen, Einfallsreichtum und Initiative zu zeigen und im Mittelpunkt des Geschehens zu bleiben. Wenn Ihnen Letzteres übrigens nicht gefällt, dann ist die Stelle als persönlicher Assistent nicht das Richtige für Sie.

Verstehen und Handeln sind die beiden Motoren des Erfolgs. Ein erfolgreicher Mensch handelt aktiv HIER und JETZT. Er muss nicht auf eine Gelegenheit warten, sich zu beweisen. Er selbst schafft sich diese Möglichkeiten, berechnet sie aus der Realität um ihn herum, weil der Fokus seiner Vision weit genug ist und er offen dafür ist, viele Dinge um sich herum wahrzunehmen und Situationen zu nutzen.

Tun Sie bei der Arbeit mehr als nur das, was von Ihnen erwartet wird. Eine solch passive Herangehensweise an das Geschäft ist nichts für eine Person, die nach beruflichen Höhen strebt. Fragen Sie sich: Was erwarten Sie von der Arbeit? Die Antwort könnte sein: angemessene Vergütung, Zufriedenheit mit der Kommunikationsebene, soziale und andere Vorteile, die die Arbeit mit sich bringt, Anerkennung der eigenen Verdienste durch das Management und die Umwelt. Schließlich hängt der persönliche Erfolg nicht so sehr von der Position ab, die man einnimmt, sondern davon der Mann selbst.

Überlegen Sie, wie Sie Ihr Bestes geben können, wie Sie Ihren Arbeitsprozess verbessern können, welche Atmosphäre Sie im Empfangsbereich schaffen können, d. h. welche Schritte Sie unternehmen können, um Arbeitsprobleme effektiv zu lösen. Hier sind die Punkte, um Situationen und Chancen für Ihren Erfolg zu schaffen.

Wenn ein Mensch nicht nur im Rahmen dessen handelt, was bei der Arbeit von ihm verlangt wird, sondern seine Erwartungen an die Arbeit, sein Streben nach Wachstum und Selbstverwirklichung in den Vordergrund stellt, dann kann er zeigen, wozu er fähig ist, gewinnen das Vertrauen und die Anerkennung der Gesellschaft für sich selbst als Fachkraft, als ambitionierter Mitarbeiter.

Die wichtigste Lektion persönliches Wachstum: will studieren - Lernen Sie, nähern Sie sich, fragen Sie, klären Sie, bitten Sie um einen Meisterkurs, versuchen Sie, etwas Neues zu tun, mehr, aber niemand wird Ihnen zuerst Mentoring, Schulung oder professionellen Rat anbieten. Initiative, Fragen, Angebote, „die Feder zu testen“ oder einem bereits etablierten Fachmann dabei zu helfen, die Meisterschaft zu erlangen, müssen vom „Schüler“ ausgehen, denn der Schüler ist auf der Suche nach einem Lehrer und nicht umgekehrt!

Das Erfolgsrezept im Beruf ist also denkbar einfach: Sich bewusst zu machen, dass man selbst die Hauptrolle in den Situationen und Umständen seines Daseins spielt. Ihr Verständnis dafür, welche Umgebung am besten zu Ihren Wünschen und Zielen passt, Verständnis für Ihre Stärken, Sensibilität für die umgebende Realität - All dies spielt eine entscheidende Rolle bei der Schaffung günstiger Möglichkeiten für Fortschritte auf dem Weg zum Erfolg. In diesem Fall modellieren Sie sozusagen Ihr Lebensszenario und füllen es mit den Ideen, die für Sie wertvoll sind. Alle diese Ideen sind in den Dingen, Bedingungen und Menschen verkörpert, die Sie entsprechend dem Verlauf der Ereignisse zu umgeben beginnen, die Sie für sich selbst organisieren oder eine klare Idee haben, sie zu organisieren. Schließlich wählt der Mensch seinen eigenen Lebensstil.

Es ist klar, dass man nur das gut machen kann, was einem gefällt. Und weiter - mehr. Wenn Sie anfangen, auf den Geschmack des Geschäfts zu kommen und sich über die positiven Ergebnisse Ihrer Bemühungen freuen, werden Sie Ihre persönlichen Erfolgsgeheimnisse entdecken. Schließlich ist alles sehr individuell. Es wird Ihnen Freude bereiten, diese Individualität Schritt für Schritt in Ihnen zu entdecken und weiterzuentwickeln.

Persönlicher Assistent: zwei Zauberstäbe

Für einen Assistenten der Geschäftsleitung sind zwei Fähigkeiten besonders wichtig: der Umgang mit Informationen und der Umgang mit Menschen. Beide Fähigkeiten haben den gleichen Wert wie die Zauberstäbe eines talentierten Assistenten.

Arbeiten mit Informationen: Es kommt nicht so sehr darauf an, die größtmögliche Menge davon zu haben und sich vieles zu merken und im Gedächtnis zu behalten, sondern vielmehr zu wissen, wo man es zum richtigen Zeitpunkt finden kann. Die Tatsache, dass wir im Web-Zeitalter leben, macht unser Leben viel einfacher. Schließlich können Informationen oder ein Hinweis auf ihre wertvollen Quellen mithilfe der Ressourcen des World Wide Web gefunden werden, sodass Suchfähigkeiten heute an erster Stelle stehen. Diese Fähigkeiten müssen perfekt beherrscht werden. Finden Sie die notwendigen Informationen und heben Sie das Wesentliche in einem großen Informationsfluss hervor - Dies sind wichtige Fähigkeiten für den modernen Assistenten. Wie kann man solche Fähigkeiten beherrschen? Je mehr Übung - desto besser wirst du es machen. Und weiter. Sei neugierig!

Es ist wichtig, niemals in Panik zu geraten, wenn man damit konfrontiert wird neues Problem. Finden Sie Informationen, denken Sie nach, finden Sie es heraus. Hier ist ein optimistischer und pädagogischer Ansatz wichtig. Vor allem, wenn man oft neue Probleme lösen muss. Aber wenn du das nicht kannst und es dir nicht gefällt, dann hast du den falschen Job gewählt. Schließlich erfordert die Arbeit eines persönlichen Assistenten Eigeninitiative, Kreativität und positives Denken. Dies ist ein Job für diejenigen, die gerne über verschiedene Probleme nachdenken und diese lösen. Dies ist ein Job für brillante Organisatoren, Schöpfer, die wissen, wie man Stress effektiv bewältigt, Schwierigkeiten ausgleicht und sonst nichts.

Zweiter Zauberstab - Fähigkeit, mit Menschen zu kommunizieren - Dies ist ein noch komplexeres und interessanteres Instrument.

Es ist wichtig für einen persönlichen Assistenten finden Gemeinsame Sprache mit anderen. Um effektiv zu kommunizieren, müssen Sie über eine so bemerkenswerte Charaktereigenschaft verfügen wie Kommunikationsfähigkeit d.h. die Möglichkeit, einfach Kontakte zu knüpfen. Für einen verschlossenen, unkommunikativen Menschen ist es schwierig, als Assistent zu arbeiten, da er mit einer großen Anzahl von Menschen mit völlig unterschiedlichem Status kommunizieren muss. Zu den wertvollen persönlichen Eigenschaften eines Assistenten gehören: Höflichkeit, Höflichkeit, Wohlwollen, Aufmerksamkeit, Aufmerksamkeit gegenüber dem Gesprächspartner. Sie tauchen immer nicht nur bei persönlichen Kontakten, sondern auch bei Telefongesprächen auf. Es sind diese Eigenschaften, die eine angenehme Atmosphäre im Empfangsbereich des Managers und im Büro schaffen und bei der Suche nach Unterstützung helfen. effektive Interaktion mit Menschen und erfüllt eine vermittelnde Mission zwischen dem Führer und den Menschen um ihn herum.

Es ist erwähnenswert, dass Frauen von Natur aus gute Psychologinnen und „Spezialistinnen“ sind menschlichen Beziehungen" Unterbewusst verstehen sie normalerweise, was für eine Person vor ihnen steht, und wählen abhängig davon eine Verhaltensweise. Unabhängig davon, ob es sich um den Manager oder die Mitarbeiter handelt, ist es besser, sich an den korrektesten Verhaltensstil zu halten.

Ein weiterer wichtiger Punkt - Fähigkeit, sich um Menschen zu kümmern, die Fähigkeit, ein Diplomat zu sein, Fingerspitzengefühl zu zeigen, den richtigen Ton zu finden, die Stimmung der Menschen um einen herum und den Stand der Dinge zu verstehen. Warum sich um Menschen kümmern? Muss ein stellvertretender Manager wirklich die Wunder der Geduld und Fürsorge einer Nanny zeigen? Teilweise ja. Arbeite für dich Portion. Das ist Ihre Hauptaufgabe. Wenn Sie etwas organisieren, müssen Sie alle Nuancen berücksichtigen, als ob Sie alles für sich selbst tun würden. Man darf keine Fragen oder Details auslassen und denken, dass die Leute es vor Ort selbst herausfinden werden. Wir müssen versuchen, bis ins kleinste Detail für alles zu sorgen. Diese Arbeit ist sehr wichtig. Schließlich hat nicht jeder die Fähigkeit, sich um Menschen zu kümmern. Dies ist eine sehr schwierige Aufgabe für einen Assistenten der Geschäftsleitung.

In der Natur einer Frau steckt eine Eigenschaft wie die Fähigkeit und der Wunsch, alles zu verbessern. Sie glaubt, dass etwas verbessert werden kann, wenn es existiert oder in der einen oder anderen Form funktioniert. In der Regel versucht sie dies selbst zu erreichen und ist bereit, andere dazu zu ermutigen. Diese wunderbare Eigenschaft einer Frau bietet ihr großartige Möglichkeiten, ihre Führungsqualitäten zu entwickeln und ihre Karriere voranzutreiben.

Ich möchte darauf hinweisen, dass Sie für den beruflichen Erfolg in fast jedem Unternehmen ein gutes Verständnis der weiblichen und männlichen Psychologie benötigen. Dies ist zunächst wichtig, um die eigenen Stärken klar zu verstehen und Starke Seiten, die der Natur innewohnen, und zweitens, effektiv mit Menschen zu kommunizieren und dabei die Merkmale männlicher und weiblicher Denk- und Verhaltensstile zu berücksichtigen. Dieses wertvolle Wissen hilft Ihnen dabei, eine gemeinsame Sprache, gegenseitiges Verständnis und Unterstützung nicht nur im Beruf, sondern auch im Privatleben zu finden, was für jede Frau sehr wichtig ist.

Arbeit für kreative Menschen

Dies ist ein sehr wichtiger Moment für eine Frau. Kreativität. Eine seltene Frau ist aufgrund der Qualitäten ihrer weiblichen Natur, die ihr die Natur gegeben hat, bereit, langweilige Routinearbeiten zu erledigen. Was ist es Schaffung und warum wir am häufigsten danach streben, etwas zu finden kreative Arbeit? Was meinen wir mit diesem Konzept? Manchmal stellt sich heraus, dass wir mit diesem Begriff Freiheit meinen. Freiheit zu schaffen, sich selbst zu entdecken und zu verwirklichen.

Tatsächlich müssen wir oft nicht nur einige gewöhnliche Funktionen ausführen, die sich Tag für Tag wiederholen, sondern auch das Endergebnis, das „Produkt“ unserer Aktivität, erschaffen, erschaffen und, was am wichtigsten ist, sehen, von dem wir eine Antwort erhalten der „Verbraucher“ dieses „Produkts“, Rückmeldung, schätze die investierten Bemühungen sehr. Für manche Menschen ist es darüber hinaus wichtig, etwas „von innen nach außen“ zu tun und nicht nur ein Rädchen in einer großen Maschine zu sein und einen kleinen Beitrag für die gemeinsame Sache zu leisten. Im Verfahren berufliche Selbstbestimmung Sie müssen die Antwort auf die Frage finden - Was ist Ihnen bei Ihrer Arbeit persönlich wichtig?

Also, über Kreativität. Glücklicherweise erfordert die Tätigkeit als stellvertretender Geschäftsführer die Fähigkeit, selbständig zu denken und Entscheidungen zu treffen, und über das Fehlen eines kreativen Betätigungsfeldes muss man sich nicht beschweren.

Finden Sie einen Ausweg aus einer Situation, die manchmal nicht dem Standard entspricht, und schlagen Sie bei Bedarf eine Idee vor - Überzeugen Sie sich von seinem Wert und seiner Sinnhaftigkeit, finden Sie eine Möglichkeit, es umzusetzen, planen und „orchestrieren“ Sie seine Umsetzung - Hier sind die Hauptbestandteile eines erfolgreichen persönlichen Assistentenplans, die geschätzt werden. Und wenn Sie denken, dass sich dadurch der übliche Lauf der Dinge verbessert - Dies ist eine undankbare Aufgabe, und dann werden Sie vielleicht überrascht sein, wenn Sie (wenn Sie sich dazu entschließen) endlich etwas geschafft haben, wozu schon lange niemand mehr gekommen ist, und dass es nicht unbemerkt geblieben ist. Würde das nicht Freude an der Aktivität bereiten? Schafft es nicht die Voraussetzungen für eine weitere berufliche Weiterentwicklung? Die Antwort auf alle Fragen ist äußerst lakonisch – ja! Wir müssen es versuchen und wagen.

Um etwas zu schaffen, müssen Sie die Menschen und Umstände um Sie herum sehen, hören, verstehen, wichtige Probleme in Ihrer Arbeit erkennen, Lösungen finden und Prozesse verbessern. In den meisten Fällen ist es sinnlos, zu argumentieren, dass Initiative strafbar sei. In der Regel sind Untätigkeit und Gleichgültigkeit strafbar, da man früher oder später auf die gleichen Hindernisse stoßen kann, vor denen man in der Vergangenheit scheinbar so erfolgreich die Augen verschlossen hat. Wenn das Problem systemisch ist, ist es besser, es zu lösen, und beim nächsten Mal in einer ähnlichen Situation müssen Sie keine Zeit mehr damit verschwenden, dasselbe Loch zu umgehen.

Die Arbeit eines Assistenten bringt ständig Herausforderungen mit sich. Wenn Sie ein aktiver und kreativer Mensch sind, stärken und bauen Sie durch diese Aufgaben Ihre „Berufsmuskeln“ auf und entdecken und entwickeln Ihre Fähigkeiten und Talente. Diese Aufgaben machen die Arbeit eines persönlichen Assistenzmanagers interessant (in der Regel überhaupt nicht routinemäßig). Indem wir sie lösen, wachsen und entwickeln wir uns als Einzelpersonen und als Mitarbeiter, was uns Zufriedenheit und angemessene Belohnungen bringt. Und wir streben danach, nicht wahr?

Rezension

Schulungsteilnehmer werden in der Lage sein:

• Erwerben Sie als stellvertretender Manager persönliche Effektivitätskompetenzen
• Verstehen Sie die Bedeutung der Rolle des stellvertretenden Geschäftsführers in der Unternehmensstruktur
• Richten Sie ein Geschäfts- und Personaldokumentenflusssystem korrekt ein
• Verhalten Sie sich innerhalb und außerhalb des Unternehmens souverän
• Halten Sie sich an die Regeln und Vorschriften der Geschäftsetikette
• Kommunizieren Sie höflich und effektiv mit Kunden, Besuchern und Mitarbeitern des Unternehmens
• Tragen Sie zur Schaffung und Aufrechterhaltung eines positiven Images Ihres Unternehmens bei.

Gestaltung des Schulungsseminars:

• Aktiver Dialog zwischen Moderator und Schulungsteilnehmern, Beantwortung von Fragen der Teilnehmer.
• Analyse typischer Situationen (Fallstudie).
• Business- und Rollenspiele.
• Üben Sie Fertigkeiten durch Übungen in kleinen Gruppen.
• Mini-Vorträge.

Bei einer Gruppengröße von weniger als 3 Personen findet das Seminar statt individuelle Arbeit mit Problembereichen jedes Teilnehmers (innerhalb des angegebenen Seminarthemas). Der Arbeitsplan (wie viel Zeit wird für Gruppenunterricht aufgewendet, wie viel für Einzelcoaching) wird gesondert vereinbart.

Das Programm kann je nach Kundenwunsch geändert werden

Zielgruppe des Seminars

• Assistenten des Managers
• Leiter des Sekretariats
• Executive Business Manager
• Sekretäre-Referenten
• Sekretäre
• Büroleiter
• Mitarbeiter, die aufgrund der Art ihrer Arbeit mit Kunden und einfach mit Besuchern der Organisation kommunizieren müssen

1. Stellvertretender Geschäftsführer und seine Rolle in der Arbeit der Organisation

• Business-Dresscode
• Was ist eine Business-Kleiderordnung?
• Businesskleidung für Damen
• Businesskleidung für Herren
• Kleidungsfarbe im Geschäftsumfeld
• Vergessen Sie nicht das Zubehör
• Büroinnenraum
• Hauptsitz
• Rezeption
• Arbeit mit Besuchern
• Empfang der Mitarbeiter
• Empfang von Besuchern anderer Organisationen
• Empfang von Geschäftsreisenden
• Tee und Kaffee für Besucher
• Geschäftsunterordnung
• Vorstellungen und Dating
• Visitenkarten. Regeln für den Austausch von Visitenkarten
• Telefonkommunikationstechniken
• So beantworten Sie Telefonanrufe richtig
• Regeln für die Führung eines geschäftlichen Telefongesprächs, wenn Sie anrufen
• Typische Fehler bei der Kommunikation per Telefon
• Geschäftskorrespondenz
• Geschäftsbriefstil
• Voraussetzungen für das Verfassen eines Geschäftsbriefes
• Merkmale der Geschäftskorrespondenz über das Internet
• Organisatorische Unterstützung bei Geschäftsreisen von Führungskräften
• Buchung von Tickets, Hotels
• Beziehung zur empfangenden Partei

2. Büroarbeit für den stellvertretenden Geschäftsführer des Unternehmens

• Zusammensetzung der Dokumentation moderner Organisationen
• Regulierungsakte zur Führung von Aufzeichnungen in einer Organisation
• Grundvoraussetzungen für die Erstellung der Dokumentation
• Erstellung und Ausführung grundlegender Dokumente
• Organisatorische Dokumente
• Verwaltungsdokumente
• Informationen und Referenzdokumente
• Arbeiten Sie mit Dokumenten
• Vorbereitung von Dokumenten
• Registrierung von Dokumenten
• Systematisierung und Speicherung von Dokumenten
• Nomenklatur der Angelegenheiten der Organisation.
• Bildung von Fällen
• Kontrolle der Dokumentenausführung
• Vorbereitung von Dokumenten zur Archivierung
• Verwaltung von Personalakten
• Zusammensetzung und Arten von Dokumenten. Grundvoraussetzungen für die Erstellung der Personaldokumentation.
• Arbeitsverträge. Anordnungen zur Einstellung, Entlassung, Arbeitnehmerurlaub usw. Registrierung und Wartung Arbeitsaufzeichnungen, persönliche Karte. Stundenzettel.
• Personalplan. Interne Regeln Arbeitsvorschriften; Urlaubspläne. Berufsbeschreibungen. Regelungen zur Gliederungsgliederung.

3. Etikette für die Geschäftskommunikation

• Geschäftstreffen und Verhandlungen
• So bereiten Sie sich richtig auf ein Geschäftstreffen vor
• Regeln für das Treffen mit einer Geschäftsdelegation: am Flughafen, im Büro
• Regeln für Sitzplätze im Auto
• Hotelunterkunft
• Sitzordnung am Konferenztisch
• Offizielle Empfänge
• Einladungen und RSVPs
• Arten offizieller Empfänge
• Sitzordnung bei Tisch
• Tischbestuhlungsregeln
• Kleiderordnung für offizielle Empfänge
• Wie man sich bei einem offiziellen Empfang verhält
• Geschenke und Blumen für einen Geschäftspartner
• Geschenkauswahl
• Wie man Geschenke gibt und empfängt
• Verbotene Geschenke
• Regeln für die Farbauswahl für einen Geschäftspartner
• Blumenverpackung

1. Diagnose der aktuellen Situation von stellvertretenden Führungskräften – Seminarteilnehmer, Identifizierung von Problembereichen in ihrer Arbeit.

1.1. „Diebe der Zeit“ und wie man sie bekämpft.

1.2. Ineffektiver Raum – Prinzipien der Chaosordnung als Element der Steigerung der Arbeitsproduktivität. Japanische Systeme „5C“ und „Kaizen“.

1.3. Ineffektive Beziehungen – wie man die Kommunikation verbessert, um Informationen schnell, einfach und respektvoll zu übermitteln und zu empfangen.

1.4. Ineffektive Arbeitsbedingungen und wie man sie überwindet.

1.5. Möglichkeiten, Stress zu überwinden und mit Ihren eigenen Bedingungen umzugehen. So erhalten Sie Gesundheit und Nerven für sich und Ihre Mitmenschen.

2. Was ein Assistent der Geschäftsleitung über die Zielsetzung wissen sollte.

2.1. Strategie und Taktik in der Arbeit eines stellvertretenden Managers.

2.2. Planung nach Zielen. So vereinbaren Sie Ziele mit Ihrem Vorgesetzten.

2.3. Priorisierung. Aufteilung der Verantwortlichkeiten. Eisenhower-Matrix.

2.4. Delegation, Ausführungskontrolle und situative Führung.

2.5. Die Fähigkeit, Nein zu sagen. Drei universelle Formen der Verweigerung als Möglichkeit, das Geplante zu verwirklichen.

2.6. Kreativität des stellvertretenden Managers bei der Planung. Methoden der Theorie des erfinderischen Problemlösens (TRIZ) und des effektiven Zeitmanagements.

3. Prinzipien effektives Management Zeit (Zeitmanagement).

3.1. Grundgesetze des Zeitmanagements: Pareto, Murphy, Parkinson, Zipf, „Irreversibilität der Zeit“ und andere.

3.2. Perfektionismus und Verzögerungen – wie man die Arbeit effektiv organisiert und dabei die Grundsätze der richtigen Aufgabenstellung berücksichtigt. Arbeitsleistungskriterien.

3.3. Für die Arbeit nützliche Modelle: Berücksichtigung von Biorhythmen und Arbeitsunterbrechungen bei der Parallelisierung von Aufgaben, dem Einfluss von Emotionen und körperlicher Verfassung auf die Leistung; Nutzung der Ressourcen der linken und rechten Gehirnhälfte.

3.4. Drei große Missverständnisse über Workaholics.

3.5. Ausbildung als Element der Steigerung der Arbeitsproduktivität. Wann und/oder wie es sich lohnt zu studieren bzw. nicht.

4. Bewährte Arbeitstechniken oder Geheimnisse des Zeitmanagements.

4.1. Motivation. Wie Sie dafür sorgen, dass Sie und andere mit Freude arbeiten. Wie kann ein Assistent die Anweisungen des Managers so vermitteln, dass sie ausgeführt werden, und wie kann er die Ausführung situationsabhängig überwachen?

4.2. „Einen Elefanten essen“, die Schweizer Käsemethode, „Mach es jetzt“ und andere Geheimnisse des Zeitmanagements.

4.3. Mentale Karten als Weg schnelle Abwicklung und Strukturierung großer Informationsmengen.

4.4. Eine Liste der effektivsten Techniken und zeitsparenden Methoden für einen Assistenten der Geschäftsleitung.

5. Besonderheiten der Arbeitsorganisation einer Führungskraft und der Rolle eines Assistenten.

5.1. Organisation von Tagungen und Konferenzen. So steigern Sie die Effizienz mit Hilfe der vorbereitenden Vorbereitung.

5.2. Besonderheiten verschiedene Typen Kommunikation je nach Ziel. Wie man die Gesprächszeit verkürzt oder umgekehrt erreicht notwendige Informationen mit einem wortkargen Gesprächspartner.

5.3. Arten von Planern. So wählen Sie einen Planer aus, der die Interessen des stellvertretenden Managers, des Managers selbst und der Organisation als Ganzes berücksichtigt.

5.4. Methoden der Entscheidungsfindung unter Stress und Informationsmangel. Wie kann ein stellvertretender Geschäftsführer mit einem Vorgesetzten Verständigung über die Aufgabenteilung finden?

5.5. Vertrauensvolle Beziehung zwischen Führungskraft und Assistentin als Instrument zur professionellen Planung des Arbeitstages. Externes Timing der Arbeit des Managers als Assistent und schnelle Reaktion auf auftretende Schwierigkeiten.

5.6. Emotionen in der Arbeit eines stellvertretenden Managers. Einfache Techniken zur Selbstregulierung am Arbeitsplatz.

5.7. Multifunktionalität eines stellvertretenden Managers: die Beziehung zwischen den Fähigkeiten des Planens, Analysierens, Vorschlagens, Koordinierens und Treffens von Entscheidungen.

5.8. Managerzeit sparen: rationale Organisation Geschäftsreisen, Firmenveranstaltungen und Feiertage.

5.9. Standardisierung und Formalisierung sich wiederholender Aufgaben des stellvertretenden Managers. Leistungskontrolle und Verantwortung als Methoden zur Effizienzsteigerung.

6. Tools für Selbstaudit und Timing.