En las últimas décadas se ha convertido en una parte integral de cualquier ámbito de negocio. Además de redactar contratos, actas y anexos a los mismos, los especialistas en documentos se dedican a la redacción de diversos tipos de recursos y cartas. A nivel legislativo, los principios de su diseño y el modelo general, por supuesto, no están definidos. En tal situación, surge la pregunta: "¿Cómo redactar correctamente tal o cual documento legalmente débil pero comercial?" La respuesta es extremadamente simple y se reduce a redactar dichos documentos de acuerdo con los estándares generalmente aceptados en el trabajo de oficina.

Hoy nuestro recurso decidió considerar los principios de redacción de una carta oficial y las características de este documento. A continuación se puede encontrar información sobre el tema resumido y una plantilla para el artículo en sí.

Oficial o es uno de los tipos básicos de documentos en el ámbito del trabajo de oficina. negocio moderno. Es una forma universal de transmitir información, implementada de la manera más sencilla posible, pero cumpliendo con todas las normas y reglamentos. relaciones de negocio.

Naturalmente, la información presentada en las cartas oficiales no tiene carácter entretenido. Dichos trabajos pueden ser invitaciones, en parte publicitarias, informativas y otras, pero en ningún caso entretenidas.

Existen muchas diferencias entre una carta oficial y una normal. El principal es el propósito. Si un documento comercial siempre tiene el propósito preciso de enviar o transmitir al destinatario, entonces las cartas regulares se utilizan a menudo para "comunicar por el simple hecho de comunicar". Además, mensajes comerciales:

• no son anónimos: siempre tienen información sobre el remitente y el destinatario
• escrito en nombre de una persona u organización o asociación específica representada por él
• (si el remitente tiene sello)
• compilado de acuerdo con reglas generalmente aceptadas en el trabajo de oficina
• no puede ser entretenido, como se mencionó anteriormente

Una diferencia opcional, pero también común, entre una carta oficial y un mensaje normal es que la primera está escrita en papel con membrete de la empresa. Este enfoque confiere a la dirección el mayor nivel de solidez y, en general, indica su situación comercial.

Algunas palabras sobre los detalles y el contenido general del documento.

Las cartas oficiales se emiten por diversos motivos, por lo que el contenido de dichas cartas naturalmente varía. A pesar de esto, los mensajes comerciales no se pueden quitar estructura general. Esto es lo que se considera válido en el ámbito del trabajo de oficina, no está sujeto a disputas y constituye los requisitos básicos para los documentos pertinentes. Los detalles típicos de una carta oficial incluyen:

• nombre completo de la empresa de envío o nombre completo de un ciudadano específico
• información sobre checkpoint, checkpoint y OKUD (para organizaciones)
• dirección y todos los contactos posibles del remitente
• información similar sobre el destinatario
• la esencia del mensaje
• fecha de su composición
• e impresión (para organizaciones)

¡Importante! El tipo de documentos comerciales que estamos considerando hoy es uno de los pocos que no necesitan incluir un título. La ausencia de este último no es en absoluto un error, sino el cumplimiento de las normas básicas del trabajo de oficina.

Es recomendable emitir la propia carta en papel membretado, por supuesto, si el remitente es una empresa. Para las agencias gubernamentales, dichos formularios tienen una imagen del escudo de armas, organizaciones comerciales- su emblema.

1. Claro y comprensible para el destinatario.
2. Sin utilizar malas palabras, por no hablar de insultos y obscenidades.
3. Limpio, conciso y competente.

En principio, los expertos en documentos no imponen ningún otro requisito a los documentos oficiales. Basta con cumplir con las normas, reglas y contenido general del documento señalados.

Puede descargar una plantilla para una carta oficial a la organización a continuación:

Tipos de cartas oficiales

Una carta oficial es un grupo bastante extenso de documentos comerciales. Los más utilizados incluyen:

• , que refleja el deseo del remitente de hacer algo en beneficio del destinatario
• Cartas de solicitud
• Peticiones
• Invitaciones a eventos
• Invitaciones a la cooperación.
• Papeles que recuerdan algo al destinatario
• Ofertas comerciales
• Requisitos
• Instrucciones
• Cartas publicitarias e informativas.

Por el nombre de cada tipo de carta oficial se puede entender su propósito general y el propósito del envío del mensaje. Como muestra la práctica, la transferencia de varios tipos de solicitudes en el entorno empresarial se lleva a cabo por diversas razones, y la lista de sus tipos mencionada anteriormente está lejos de ser definitiva.

Características del diseño y transmisión del mensaje al destinatario.

Al final del artículo de hoy, prestemos atención a las transferencias. cartas oficiales en la Federación Rusa. En primer lugar, cabe señalar que el matiz principal de una relación comercial exitosa es un enfoque competente para su gestión. En el caso de la elaboración de los documentos pertinentes, hablamos de sus:

• pulcritud
• pleno cumplimiento de los estándares comerciales
• determinación (enviar una carta oficial a alguien en forma de spam socavará significativamente la autoridad del remitente)

Además, es recomendable abordar la redacción del mensaje de forma extremadamente responsable. Su texto debe ser alfabetizado, conciso y comprensible. El uso de estructuras y términos verbales complejos no es deseable. El tono general del discurso debe mantenerse dentro de límites. La moderación es bienvenida, pero la familiaridad nunca lo es.

En cuanto a la transmisión de cartas comerciales, el remitente no tiene restricciones. Puede entregar un mensaje al destinatario:

• a través de Internet en formato electrónico
• por correo
• A través de mensajería o incluso en persona.

La transmisión de cartas oficiales es un campo muy amplio. Todos los remitentes podrán elegir un mensaje conveniente.

Con esto concluyen las disposiciones más importantes sobre el tema de este artículo. Esperamos que la información presentada haya ayudado a todos los lectores a comprender la esencia de las cartas oficiales en la Federación de Rusia y las reglas para su ejecución.

Escribe tu pregunta en el siguiente formulario

Actualmente, para registrar una nueva organización es necesario indicar su domicilio legal, el cual posteriormente será ingresado en el Registro Unificado Registro estatal entidades económicas.

Referencia. Según la dirección legal proporcionada, la organización recién creada se asigna a una oficina tributaria específica. Además, toda la correspondencia oficial también se enviará a esta dirección.

De este modo, debe presentarse a la autoridad fiscal carta de garantía acerca de proporcionar una dirección legal, cuyo objeto es el siguiente:

Así, podemos distinguir dos situaciones en las que es necesario aportar dicho documento:

1. En caso de crear una nueva organización.
2. Al cambiar la dirección legal de una entidad comercial ya existente.

A pesar de que la legislación en la materia registro estatal, no contiene instrucciones claras sobre la necesidad de proporcionar dicho documento; sin embargo, su ausencia puede implicar la negativa a registrar una nueva entidad comercial.

Hablamos con más detalle sobre qué es una carta de garantía para la provisión de un domicilio legal y cómo redactar dicha carta del propietario, lea.

Características del documento.

No existen diferencias significativas en el contenido de la carta de garantía redactada por una persona física y jurídica. Sin embargo Podemos destacar algunas características inherentes a un documento elaborado por un particular:

• el documento está redactado en papel normal Formato A4 (una entidad jurídica suele utilizar papel con membrete);
• los detalles indican únicamente el nombre completo del arrendador;
• No hay sello al final del documento.

¿Qué incluye el contenido?

En una nota. El contenido de un documento que proporciona un domicilio legal redactado por un particular suele ser arbitrario.

Al mismo tiempo, en él deberán reflejarse los siguientes puntos:

• encabezado del documento;
• nombre del periódico;
• contenido principal (este punto se describirá con más detalle a continuación);
• solicitud;
• la firma del arrendador, así como su número de contacto.

¿Cómo organizar cada artículo?

A continuación es instrucciones detalladas sobre el procedimiento para que una persona escriba un documento para proporcionar una dirección legal:

¡Importante! No se puede fijar la fecha de compilación, ya que legislación actual No hay limitación en el período de validez del documento que proporciona una dirección legal.

Además, cabe señalar que Al redactar dicho documento, es necesario cumplir con las siguientes reglas:

1. el texto debe presentarse de forma clara y sin errores;
2. al escribir, es necesario utilizar un estilo de redacción exclusivamente comercial;
3. Al final de la carta debe constar la firma del propietario del local y adjuntarse un documento de título de propiedad.

¿A quién se envía y cómo?

Este documento lo elabora el arrendador a petición del inquilino. Luego debe enviarse al Servicio de Impuestos Federales.

En este caso, se deberá informar al propietario del local que debe estar constantemente en contacto al número indicado.

Hay varias formas de enviar documentos a las autoridades fiscales:

1. por visita personal;
2. mediante la transferencia de documentos a través de un representante oficial que cuente con un poder certificado por notario;
3. por correo certificado;
4. a través de servicios de entrega urgente;
5. a través del servicio "Feed" documentos electronicos para el registro estatal."

En resumen, se puede observar que una persona física que es propietaria de un edificio (local) tiene derecho a proporcionar.

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Para que un extranjero ingrese al territorio bajo la jurisdicción del gobierno ruso, será necesaria una invitación de una persona física o jurídica. Se elabora teniendo en cuenta los requisitos del marco legislativo y depende del motivo del viaje (estudios, turismo, contactos comerciales).

¿En qué casos se puede requerir un documento?

Los residentes de la Federación de Rusia que se preparan para la llegada de un extranjero deben aclarar los detalles de la obtención de una visa y las condiciones para visitar el país. Este es un punto obligatorio, ya que diferentes países tienen reglas diferentes.

Varios estados (principalmente miembros de la CEI) tienen acuerdos internos con Rusia, según los cuales un extranjero no necesita una carta de garantía de un residente de la Federación de Rusia para llegar. Pueden cruzar la frontera utilizando pasaportes nacionales internos (Ucrania, Bielorrusia, Kazajstán) y pasaportes extranjeros (Moldavia, Tayikistán, Azerbaiyán).

Con carácter general, el documento será necesario en las siguientes situaciones:

• un extranjero va a Rusia a trabajar por invitación de una empresa rusa;
• la persona invitada es nacional de un estado con el que Rusia no tiene acuerdos de exención de visa.

Los ciudadanos de otros estados con los que Rusia tiene un régimen de visas necesitarán una invitación (el formulario de carta de garantía para invitar a extranjeros se obtiene del Servicio Federal de Migración). Debe recordarse que es más difícil invitar a ciudadanos de estados donde existe una situación económica desfavorable, actividad militar o terrorista o un alto nivel de migración.

Requisitos básicos para la compilación.

El legislador proporciona un estándar uniforme para completar una carta de garantía. El proceso de preparación de documentos va acompañado de muchos matices. Antes de comenzar el procedimiento, debes estudiar las siguientes reglas:

• El procedimiento va acompañado de costas. La parte receptora deberá pagar una tasa de 800 rublos;
• un único modelo de carta de garantía para invitar a un ciudadano extranjero, aprobado por ley;
• si un extranjero llega acompañado de familiares, deberá indicar este hecho en el documento. Según el artículo 13.2 de la Ley Federal-115 “Sobre estatus legal ciudadanos extranjeros en la Federación de Rusia", los miembros de la familia son el cónyuge (si el matrimonio tiene estatus oficial), los hijos y los cónyuges de los hijos, los padres, los abuelos y los nietos;
• una carta de garantía para invitar a un extranjero debe contener información clave sobre el visitante. El solicitante necesitará los datos del pasaporte del extranjero, el certificado de nacimiento del niño (si el extranjero viaja con él);
• La emisión de una carta de garantía presupone el establecimiento de responsabilidad para el destinatario. En primer lugar, se manifiesta en proporcionar información relevante y veraz. Si el solicitante es declarado culpable de intentar engañar deliberadamente a la autoridad migratoria, se le garantiza Consecuencias negativas en forma de multas, trabajos forzados o prisión por un período de 6 meses a 2 años;
• Para las personas que actúan como invitados, es obligatorio proporcionar datos financieros (extracto bancario, certificado de ingresos). Tamaño requerido seguridad financiera Depende de la región específica, los detalles de la información deben aclararse con el Servicio Federal de Migración.

Si, después de completar la solicitud, las circunstancias han cambiado, como resultado de lo cual es necesario corregir la información, debe escribir o comunicarse personalmente con la autoridad de migración y notificar el cambio de circunstancias. Esto minimizará el riesgo de prohibición de entrada debido a información falsa.

Si una persona tiene la intención de invitar a familiares o amigos que tienen la ciudadanía de otro estado a visitarlo, debe estar preparado para el hecho de que los servicios de migración exigirán hacerse responsables del huésped durante todo el tiempo que permanezca en Rusia.

Varios ciudadanos pueden venir a Rusia sin una carta de garantía. No es necesario invitarlos. Por lo tanto, vale la pena estudiar de antemano la lista de estados cuyos ciudadanos pueden visitar Rusia libremente sin necesidad de obtener una visa.

Al preparar un modelo de carta de garantía, una persona que actúe como invitante deberá indicar la siguiente información en la solicitud:

• Nombre completo del titular del Servicio Federal de Migración en el lugar de registro, nombre completo de la unidad territorial del Servicio Federal de Migración;
• datos del pasaporte del solicitante, incluida información sobre el lugar de registro permanente;
• dirección residencial (si no corresponde al lugar de registro permanente);
• información de contacto para comunicaciones de seguimiento (número de teléfono, correo electrónico);
• datos del pasaporte de un ciudadano extranjero;
• datos personales del invitado, incluida la fecha de nacimiento y el nombre del estado del que es ciudadano.

Además, una carta de garantía de individual tiene en cuenta las obligaciones del anfitrión de proporcionar (incluido el material) al huésped procedente del extranjero. El anfitrión será responsable de proporcionar alojamiento, asistencia médica y gastos económicos durante el viaje. Además, el ciudadano ruso será responsable del cumplimiento de la normativa sobre visados. Cualquier violación de los términos de la carta de garantía conlleva una responsabilidad en forma de una multa de 40 a 50 mil rublos.

Al aceptar una carta de garantía de una persona jurídica, el legislador implica que el receptor asumirá íntegramente las obligaciones respecto del extranjero invitado. La voluntad de asumir la responsabilidad se refleja en el formulario de carta, que debe enviarse al jefe del Servicio Federal de Migración en la región donde está registrada y opera la persona jurídica.

Al preparar una carta, se debe indicar la solicitud e información del siguiente tipo:

• nombre de la empresa, dirección de registro;
• datos de la persona jurídica (se debe completar la información del TIN, etc.);
• información de registro, incluida la fecha y el número de registro de la empresa en un libro de contabilidad especial;
• datos del pasaporte de la persona invitada;
• tarjeta de migración emitida por la aduana;
• indicación de la ciudadanía de un estado en particular.

En la carta también se afirma que la empresa se compromete a registrar al extranjero dentro de los plazos estrictamente aprobados y está dispuesta a apoyarlo económicamente y a ser responsable del cumplimiento de las normas de la normativa migratoria. En algunas situaciones, la carta debe indicar que la empresa proporciona al extranjero lugar de trabajo y adjunte un contrato al documento (una invitación a trabajar para un ciudadano extranjero por parte de un empleador). El incumplimiento de las condiciones aprobadas por el legislador se castiga con una multa de 400 a 500 mil rublos.

Para la parte invitante, emitir una carta de garantía implica una serie de condiciones obligatorias y obligaciones impuestas por el legislador. Al enviar una solicitud para invitar a ciudadanos extranjeros, el destinatario se compromete automáticamente a:

• proporcionar al extranjero alojamiento durante el viaje (indique la dirección específica del lugar previsto de residencia, alquiler o alojamiento gratuito);
• brindar al invitado apoyo médico de alta calidad durante el viaje en forma de un acuerdo sobre servicios médicos pagados o una póliza médica;
• Apoyar económicamente a un extranjero, incluido el pago de entrada y salida, alimentación, alojamiento y actividades de ocio.

Incumplimiento o cumplimiento incorrecto de las obligaciones estipuladas por la legislación vigente. Marco legislativo, conlleva sanciones contra la persona receptora.

Qué escribir en cada párrafo: análisis detallado

Una carta de un particular requiere que se indiquen los siguientes datos en la solicitud de invitación de un ciudadano extranjero:

1. Nombre del departamento del Servicio Federal de Migración, nombre completo del titular a cuyo nombre se envía la solicitud.
2. Datos del pasaporte del destinatario (nombre completo, datos de registro, fecha de emisión del pasaporte).
3. Información sobre el extranjero (nombre completo, año de nacimiento, número de pasaporte, fecha de emisión del documento).
4. Dirección del lugar de residencia previsto.
5. Fecha de solicitud, firma personal del solicitante.

Si el receptor es una empresa u organización, será necesario complementar el recurso con datos de la siguiente naturaleza:

1. Nombre de la organización, código postal y dirección registrada.
2. Información de registro de la LLC (número de registro, punto de control, TIN, OGRN, etc.).
3. Confirmación del hecho de que la parte receptora está registrada como persona jurídica, paga impuestos y es residente en Rusia.
4. Datos de la persona autorizada (nombre completo, firma del titular de la empresa, sello de la organización).

En algunas situaciones, al invitar a trabajadores extranjeros, es necesario proporcionar documentos adicionales: confirmación de la disponibilidad de un lugar de trabajo, una garantía del empleador para contratar a un recién llegado.

¿Dónde debo presentar una carta de garantía?

De acuerdo con los requisitos de la Ley Federal No. 373 del 16 de mayo de 2011, el registro, la emisión de invitaciones y las prórrogas son realizados por el Ministerio del Interior de Rusia. La carta de garantía se entrega a la Dirección General del Ministerio del Interior del lugar de residencia del destinatario, junto con la lista de documentación necesaria y una petición.

Al preparar los documentos para que una persona extranjera ingrese a Rusia, es necesario verificar cuidadosamente todos los datos para que no surjan problemas más adelante.

GOST 7.0.8-2013 “Sistema de estándares para información, bibliotecas y publicaciones. Mantenimiento y archivo de registros. Términos y Definiciones” consolidó los significados básicos de los conceptos que usaremos más adelante:

• destino- detalles que contienen información sobre el destinatario del documento;
• detalles del documento– elemento de diseño del documento.

Además, debe prestar atención al nuevo término. atributo, que se utiliza activamente cuando se trabaja con documentación científica y técnica electrónica y se considera como obligatorio componente accesorios documento. Las reglas para registrar los detalles del "destinatario" establecidas por GOST R 6.30-2003 proporcionan varias opciones su diseño: en ellos se formalizan o no los principales atributos del requisito “destinatario” de forma diferente.

Y finalmente, el término destino debe distinguirse del concepto obsoleto destinatario, que sin embargo se menciona en el apéndice de las Reglas para el trabajo de oficina en los organismos federales poder Ejecutivo(aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia de 15 de junio de 2009 No. 477) en el sentido autor, es decir. remitente del documento(y sobre todo letras).

Dado que la correspondencia suele ocupar más del 80% del flujo de documentos de las organizaciones, consideraremos las reglas para registrar los detalles del "destinatario" utilizando el ejemplo de las cartas oficiales oficiales, que se redactan en papel y se envían al destinatario principalmente por correo.

En el proceso de realización de correspondencia, los gerentes, los empleados y el servicio de gestión de registros de la organización deben tener en cuenta los siguientes factores:

• tecnológico, lo que significa que la organización enviará su carta a través de oficinas de correos o utilizando los servicios de empresas que entregan correspondencia. Estas empresas y Russian Post actúan como terceros independientes durante el proceso de entrega. Al redactar una carta, es necesario tener en cuenta cómo se enviará, empaquetará, que el orden y secuencia de registro de los atributos de la dirección postal están establecidos por las Reglas para la prestación de servicios postales, que se aprueban mediante resoluciones. del Gobierno de la Federación de Rusia y se actualizan periódicamente;
• gerencial, porque La carta puede contener:
  • específico decisión de gestión, propuesta, informe o reclamo: puede dirigirse a una organización superior o a un socio igualitario, cliente;
  • una orden obligatoria o acto jurídico normativo que se envía a organizaciones subordinadas para su ejecución o información.
    Es decir, el propósito de la creación y el contenido del documento, el lugar de la organización autora en el sistema de gestión y la relación con el destinatario de la carta influyen en el diseño del requisito de “destinatario”. Además, la carta debe enviarse al punto (organización, funcionario, especialista, unidad estructural) donde existe la autoridad para resolver la cuestión planteada en el documento, finalmente y en cuanto al fondo. Si tiene varias preguntas/sugerencias para una organización determinada que no están relacionadas entre sí y cuya solución es competencia de diferentes personas, entonces es mejor escribir una carta por separado a cada "destinatario final". Y si no sabe a quién se asignará la tarea de resolver sus preguntas, puede escribirlas en una carta dirigida a director general o dirigirlo en general a la organización;
• factor de etiqueta– la necesidad de cumplir con las reglas de cortesía aceptadas, teniendo en cuenta la situación específica comunicacion de negocios, estado y cargo del destinatario (legal o particular, organización superior o subordinada, la carta se envía por primera vez o a un corresponsal permanente, etc.).

Formulario de carta de organización

Para realizar la correspondencia, casi todas las organizaciones desarrollan y aprueban su propio formulario de carta. La composición de sus detalles y ejemplos de diseño se pueden encontrar:

• en GOST R 6.30-2003 “Sistemas de documentación unificada. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos para la elaboración de documentos" (Figuras B.2 - B.4) y
• Se aprueban recomendaciones metodológicas para la elaboración de instrucciones para el trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales. por orden de Rosarkhiv de 23 de diciembre de 2009 No. 76 (cláusula 3.3.1 con anexos).
  Las organizaciones prestan gran atención al desarrollo del formulario de carta e incluso lo incluyen en un libro de estilo “corporativo”, lo cual es absolutamente justo, porque es el “rostro” de una persona jurídica, forma la imagen del autor de la carta y la impresión de él. Pero no se trata sólo de la calidad del papel y los colores de la pintura utilizados para crear el formulario. El formulario indica el nombre completo y abreviado de la organización, forma organizativa y jurídica y subordinación. Lo más importante es asegurarse de que la información sobre el autor que se indica en él esté formateada correctamente, enumerando todas las formas de contactar al autor. En ambiente externo esto transmite signos de estabilidad, voluntad de contacto, apertura y “buena voluntad” de la organización.

La ubicación de los datos en el formulario puede ser:

• longitudinal(como en el ejemplo 1) o
• esquina:
  • centrado(como en el ejemplo 2) o
  • bandera(los atributos están ubicados en la misma zona lateral, pero el texto de cada línea comienza desde el borde del margen izquierdo).

Los formularios longitudinal y de esquina tienen una ubicación diferente para el atributo "destinatario"; se indica con un relleno naranja (compárese con los Ejemplos 1 y 2).

Atributos del atributo “destinatario”

Además, la respuesta a la pregunta "¿Dónde?", es decir GOST considera opcional el registro del atributo "dirección postal". Si encaja, entonces sus elementos se escriben en la secuencia prevista por las Reglas para la prestación de servicios postales (esto se establece Recomendaciones metodológicas sobre el desarrollo de instrucciones para el trabajo de oficina en las autoridades ejecutivas federales, Anexo No. 11). Indicar la dirección postal en la carta en sí resulta conveniente cuando se utiliza un sobre con una ventana, en la que todos los datos sobre el destinatario (a quién y dónde se debe entregar la carta) serán visibles, entonces esta información no tiene que ser duplicado en el sobre manualmente o pegando una “etiqueta”. Con grandes volúmenes de correspondencia, este enfoque ahorra significativamente tiempo y dinero.

Si la carta va dirigida organismo estatal, organismo de gobierno local, autoridad suprema, organización superior, entonces el atributo "dirección postal" aún no se emite (se indica solo en el sobre). Véanse los ejemplos 3 y 4.

Si la carta se envía al primero. el jefe de esta “organización superior”, luego se incluye el nombre de la organización en el puesto, ver Ejemplos 5 y 6. Tanto el puesto como el nombre completo se escriben en caso dativo.

Ejemplo 1

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Ejemplo 2

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Ejemplo 3

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Ejemplo 4

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Ejemplo 5

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Ejemplo 6

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si la carta dirigido a un tercero par u organización de línea descendente, entonces el "destinatario" de la carta puede incluir una dirección postal, que es mejor separarla del nombre de la organización con un espacio entre líneas de 1,5 a 2 y comenzar con una letra minúscula según lo prescrito por GOST R 6.30-2003 (por ejemplo, " calle” o “pr. "):

Ejemplo 7

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Si la carta va dirigida al gestor organización, entonces el puesto incluye el nombre completo de la organización indicando la forma organizativa y jurídica:

Ejemplo 8

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Si la carta está dirigida al director de una organización con la que no se realiza comunicación por primera vez, es mejor no indicar la dirección postal.

Si la carta va dirigida subdirector u otro funcionario (y no el primer gerente), entonces se permiten opciones (con o sin agregar una dirección postal), y debe prestar atención a las mayúsculas y minúsculas y al interlineado. El dirigirse a un funcionario se hace siempre en caso dativo; si el nombre de la organización está separado de su cargo, entonces se escribe en el caso nominativo:

Ejemplo 9

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Ejemplo 10

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Si la carta va dirigida unidad estructural de la organización, luego, en el atributo "destinatario", primero indique el nombre de la organización (se permiten abreviaturas establecidas), y solo entonces, esta unidad estructural en el caso nominativo.

Es aconsejable utilizar interlineado en los ejemplos 7, 10 y 11 para separar los atributos del atributo “destinatario” para acelerar la percepción y el aislamiento de la información por parte del destinatario, pero este no es un requisito estricto.

Ejemplo 11

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Ejemplo 12

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Si la carta está dirigida al jefe de una unidad estructural, entonces el nombre de la organización (en el caso nominativo) se incluye en el atributo "destinatario" y el nombre de la unidad se incluye en el nombre completo del puesto en el caso dativo:

Ejemplo 13

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GOST R 6.30-2003 establece un método de diseño generalizado de destinatarios al enviar cartas a varias organizaciones homogéneas o varios divisiones estructurales una organización. Este método proporciona:

• en la propia carta, el diseño del nombre generalizado de los destinatarios;
• compilación adicional de una lista separada para cartas postales, que incluye sus nombres específicos y direcciones postales.

Ejemplo 14

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Ejemplo 15

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Consulte el artículo "Creación de sobres en MS Word" para aprender cómo personalizar su dirección de remitente, crear rápidamente muchos sobres según una plantilla y lista de correo determinadas, decorarlos con un fondo o diseño (ideas para decorar un sobre para el 23 de febrero y el 23 de marzo). Se sugieren 8

Lista de correo o lista de correo es generado por el ejecutor de la carta en base al clasificador de organizaciones y sus direcciones, que generalmente se acumula en el servicio de gestión de oficina como resultado de las operaciones de registro de documentos (en el EDMS o en tablas de Word, Excel). En cada sobre en el que está sellada cada copia de la carta, se indica el nombre específico y la dirección de la organización de acuerdo con la lista de correo. Según esta lista, la información de impresión en sobres se puede configurar automáticamente incluso a través de Word.

Es necesario señalar que este método suele ser utilizado por una organización superior al enviar cartas a sus órganos subordinados.

Sin embargo si no hay más de 4 destinatarios de una carta, luego todos los destinatarios están registrados en el documento, luego puede prescindir de una lista de correo (la palabra "Copiar" no aparece antes del segundo, tercer y cuarto destinatario). Esta limitación en el número de destinatarios de una carta está establecida por GOST R 6.30-2003 y el sentido común. En este caso, la dirección se redacta en la esquina superior derecha como una lista de los detalles del "destinatario" de cada organismo/organización, pero todas las copias de dicha carta están firmadas como originales y cada copia está sellada en un sobre separado. en el que se expide la dirección postal específica correspondiente.

Este método de direccionamiento es conveniente cuando es necesario notificar violaciones o eventos importantes, principalmente a las autoridades reguladoras y de supervisión de nivel superior. De esta manera, todos los destinatarios verán a quién más se envió esta carta.

Ejemplo 16

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Si es necesario enviar una carta del mismo contenido (una carta de oferta, por ejemplo) a varias organizaciones "independientes", entonces es mejor emitir cada carta en el estado de original, es decir, En cada uno, indique un destinatario individual. Donde números de registro estas letras serán diferentes.

Registro de los datos del “destinatario” al mantener correspondencia con individuos tiene sus propias características. El primer atributo es el apellido en caso dativo, luego las iniciales y luego la dirección postal:

Ejemplo 17

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Al dirigir una carta a un funcionario indicando su cargo, se escriben las iniciales antes apellido (ver Ejemplos 9, 10, 13), ya que la principal identificación del destinatario es el puesto de trabajo. Al dirigir una carta a un particular, se indican sus iniciales. detrás apellido (Ejemplo 17), ya que nuestra identificación como ciudadanos se realiza principalmente por el apellido. Al registrar un apellido e iniciales, se separan por un espacio; las iniciales no se separan por espacio, es decir “I.I. Ivanov”, pero no “I. I. Ivánov."

Cómo hacerlo correctamente correspondencia de negocios reducir nombres dobles y nombres patronímicos dobles del destinatario, escritos con un guión, por ejemplo, Khozh-Akhmed Sultanovich, Khalimat Abrek-Zaurovna? Vea la respuesta a la pregunta “¿Cuál es la forma correcta de abreviar los nombres dobles y los segundos nombres dobles del destinatario, escritos con un guión, en la correspondencia comercial? »

Para no cometer errores al dirigirse, en los sitios web de las organizaciones es necesario conocer las direcciones postales exactas, los nombres completos y cargos de los gerentes, así como otra información que ayudará a establecer mejor la comunicación en la primera etapa de la percepción del documento. . Puede intentar obtener información similar del secretario o obtenerla de los documentos recibidos de esta organización.

Preste especial atención al uso de mayúsculas y letras minusculas en nombres de organizaciones y cargos. Las normas del idioma ruso sugieren escribir una posición con una letra minúscula (minúscula), pero una posición alta específica se puede escribir con una letra mayúscula, si así se proporciona. documentos constitutivos y locales regulaciones organización receptora. Presta atención a estas sutilezas.

factor de etiqueta

Apelar- una frase de etiqueta convencional, una fórmula de discurso que expresa respeto y una actitud amistosa y educada hacia el destinatario. Se recomienda finalizarlo. punto de exclamación , enfatizando la importancia tanto de la pregunta como de la apelación a esta persona.

Contactado con más frecuencia por nombre y patronímico(Ejemplo 18), y mucho menos a menudo - por posición(Ejemplo 20). La segunda opción es de naturaleza estrictamente comercial y se utiliza cuando se dirige a una persona que ocupa un puesto alto. posición oficial en el gobierno y autoridades municipales, una gran organización. Menos aún se ponen en contacto por apellido sin iniciales(Ejemplo 19): esto enfatiza la "distancia", la formalidad de la relación entre el autor y el destinatario, bastante típica de la correspondencia con un particular.

Ejemplo 18

Dirección por nombre y patronímico

Colapso 20

Otra forma de actitud especialmente respetuosa hacia el destinatario se manifiesta en el “marco de etiqueta”: "Estimado..." – "Con profundo respeto", que se utiliza cuando se dirige a una persona de rango superior (presidente de la junta directiva, jefe de una autoridad superior o del órgano de dirección, etc.), así como en el caso de felicitaciones, por ejemplo, por un aniversario.

Apelar "Caro..." incluso en el caso de felicitaciones al destinatario, debe utilizarse con precaución, porque En las relaciones oficiales aún es necesario mantener cierta distancia gerencial.

Apelar "Estimado" Actualmente se considera obsoleto, redundante: no cumple con los estándares de la tecnología moderna. estilo de negocios Lengua literaria rusa.

Poco a poco surgieron normas de manipulación especiales al trabajar con llamamientos ciudadanos. En respuesta a sus cartas "mejores prácticas" Los organismos estatales y los gobiernos locales recomiendan las siguientes fórmulas de discurso:

Ejemplo 22

Contraer Mostrar

Pero independientemente de la cuestión planteada en el recurso ciudadano, independientemente de la situación (conflicto, queja o recurso sobre una cuestión personal, por primera vez o repetida, etc.), sigue siendo una fórmula universal para dirigirse a los ciudadanos se dirige por nombre y patronímico (como en el ejemplo 18).

Las organizaciones comerciales, al mantener correspondencia con los clientes y considerar sus quejas, pueden guiarse por las mismas recomendaciones.

El Código Civil de la Federación de Rusia obliga a los inspectores fiscales a verificar la autenticidad de la información contenida en los documentos presentados para el registro de LLC. Entre otras cosas, deberán comprobar el domicilio legal de la organización que se está creando. Para simplificar esta tarea, los empleados de la autoridad de registro requieren una carta de garantía del solicitante al domicilio legal.

Carta de garantía para el registro de LLC

Mediante el texto de dicha carta y firma, una entidad legal o un individuo garantiza que está lista para alquilar el espacio que legalmente posee tan pronto como la LLC se someta al registro estatal. El arrendador también garantiza que el local le pertenece por ley y, al celebrar un contrato de arrendamiento, no viola los intereses de terceros. Se adjunta a la carta una copia del certificado de registro estatal de derechos de propiedad.

Un espacio de oficina no tiene por qué ser un espacio de oficina. Se permite utilizar la dirección como dirección legal. locales de producción(almacén, taller), si realmente puede ubicarse allí el único órgano ejecutivo de la LLC y si garantiza la recepción sin obstáculos de la correspondencia enviada a la LLC. Si el solicitante intenta registrar una LLC en un garaje, la autoridad de registro puede tener reclamos; deberá demostrar la realidad del acuerdo de oficina.

En el caso de “comprar” un domicilio legal, debes tener cuidado. Confíe únicamente en una empresa con buena reputación; de lo contrario, corre el riesgo de que le nieguen el registro. Su “oficina” puede resultar un lugar de registro masivo de empresas, un edificio en ruinas o en construcción, una unidad militar o una clínica. Sucede que la dirección no existe como tal. Sería una buena idea volver a comprobar todo.

Si la dirección en el certificado de propiedad y la carta de garantía es ligeramente diferente, en los documentos para registrar la LLC, indique la de la carta, ya que aparecerá en el contrato de arrendamiento.

Una carta de garantía no se encuentra entre los documentos requeridos para registrar una LLC, pero su ausencia puede resultar en la denegación del registro. Propietario fallido propio negocio puede defender su caso ante los tribunales, donde las autoridades fiscales demostrarán que no tuvieron la oportunidad de verificar la exactitud del domicilio legal. De hecho, el Pleno de la Corte Suprema de Arbitraje no considera la ausencia de una carta de garantía como prueba de la falta de fiabilidad del domicilio legal. Sin embargo, cualquier procedimiento judicial es un trámite desagradable, y más aún en el primer paso hacia el propio negocio. Por lo tanto, recomendamos descargar un modelo de carta de garantía a la dirección legal, preparar el documento y enviarlo junto con la solicitud de registro de LLC.

Puede encontrar un modelo actual de una carta de garantía para el suministro de un domicilio legal en nuestro sitio web.

No es necesario que la carta de garantía esté certificada por un notario. Basta con que el propietario confirme el acuerdo existente en una conversación telefónica con un empleado de la autoridad de registro.

Carta de garantía de una persona jurídica.

En cuanto al contenido de la carta, no existe un único modelo de carta de garantía para la provisión de una dirección. Puedes utilizar nuestro ejemplo, manteniendo la lógica del documento y sin olvidar indicar la información requerida, como por ejemplo:

• en el "encabezado" - los datos del arrendador y el nombre del Servicio de Impuestos Federales donde se supone que está registrada la empresa;
• dirección detallada, área del local que se alquila y sus características, como se especificará en el contrato de arrendamiento;
• el nombre del director de la LLC que se está creando y la razón social de su empresa;
• confirmación de la disposición para transferir el local para su uso en virtud de un contrato de arrendamiento.

No es necesario indicar la fecha en la carta de garantía para registrar una LLC. Puedes indicarlo, pero no importa: la carta de garantía no tiene fecha de vencimiento.

Tenga en cuenta: en la carta de garantía, el propietario declara que celebrará un contrato de arrendamiento con el director de la LLC cuando la LLC esté registrada, pero no está obligado a hacerlo. Con una carta de garantía, certifica que no tiene nada en contra de que se registre una entidad jurídica específica en la dirección del inmueble que posee. En última instancia, celebrar un acuerdo o abandonar esta idea es elección libre del propietario, y la carta de garantía no es un decreto para él. Por tanto, si quieres estar seguro de que los metros cuadrados seguirán siendo tuyos, asegúrate acuerdo preliminar con el arrendador.

Todo esto también funciona en la dirección opuesta: el director de una LLC no está obligado, según el registro de la empresa, a alquilar una oficina a la persona que proporcionó una carta de garantía para el arrendamiento al registrar la LLC. Si rechaza acuerdos preliminares, deberá notificar a la autoridad fiscal sobre el cambio de domicilio legal. Esto se hace en el formulario P13001 o P14001. El primero se utiliza si el domicilio legal estaba indicado en el estatuto, lo que significa que con su cambio habrá que ajustar el texto del estatuto. El segundo formulario es adecuado para aquellas LLC cuyos estatutos no pierden relevancia después de un cambio de domicilio legal.

Carta de garantía a domicilio legal de un particular

Si está registrando una LLC en la dirección particular del administrador, no necesitará una carta de garantía para registrar la dirección legal. En este caso se requerirá el consentimiento del propietario del local y, posiblemente, de otras personas inscritas en el mismo. Consulta los requisitos en la oficina de inspección donde piensas registrarte.

Es necesaria una carta de garantía al domicilio legal de un particular en una situación en la que el propietario del local alquilado a una organización es un particular. Está redactado por analogía con una carta de una persona jurídica. Aquí ya no aparecerán sólo los datos de la empresa. Solo el apellido, nombre, patronímico del ciudadano, su consentimiento para registrar tal o cual LLC en tal o cual dirección, garantía de que es el propietario, que no viola los intereses del Estado y de terceros al celebrar un contrato de arrendamiento, etc.

Es interesante que el dueño locales no residenciales tiene derecho a emitirse una carta de garantía si actúa como fundador de una LLC y desea utilizar el local de su propiedad como domicilio legal. Dicha carta se redacta como garantía de alquiler otorgada. entidad legal físico. La autoridad de registro no se dejará confundir por el hecho de que el nombre del director de la LLC y el del arrendador coincidan.

Quien actúe como arrendador debe estar preparado para ser contactado por un empleado de la autoridad de registro utilizando el número de contacto indicado en la carta de garantía. Este es un procedimiento normal, porque el empleado que aceptó los documentos para el registro de LLC debe asegurarse de que la información proporcionada sea correcta. Si el arrendador no está disponible o no responde, existe la posibilidad de que la LLC no sea registrada, considerando que la carta de garantía no es válida.