Irina

Moskva linn
Naissoost

Vanus: 27 aastat vana

text-autospace:none"> Nõuded tulevaseks tööks :

text-autospace:none"> Töö nimetus: Administraator – kontorijuht – Juhataja assistent- Sekretär

text-autospace:none"> Kogemus:

text-autospace:none">rohkem kui 5 aastat

text-autospace:none">

text-autospace:none"> PKOO "Quorum Research Limited": oktoobrist 2008 kuni detsembrini 2009

text-autospace:none"> Töö nimetus:Juhataja assistent
Administratiivne tugi juhile. Viisaabi ja muud juhi ja teiste ettevõtte töötajate sagedaste välislähetuste korraldamisega seotud ülesanded. Kontoritarbed (kirjatarbed, Kulumaterjalid, erineva kontoritehnika valik ja tellimine, samuti äripartneritele ja ettevõtte töötajatele kingituste valik ja ostmine). Juhi töökontaktide hoidmine ja jälgimine (kirjavahetus, telefonivestlused, isiklikud kohtumised), telefonikõnede filtreerimine. Koosolekute, töökoosolekute ja juhtimisläbirääkimiste planeerimine, korraldamine ja abistamine, vajalike infomaterjalide ettevalmistamine. Teabe tugi, samuti ettevõtte juhtide poolt ettevõtte peakontoris (USA) viibimise ajal püstitatud küsimuste ja ülesannete elluviimine, levitamine ja koordineerimine. Kirjalikud tõlked väikeses mahus välispartneritelt telefonikõnede ja kirjavahetuse vastuvõtmine. Isiklikud juhised juhatajalt.

text-autospace:none">

text-autospace:none"> Töö nimetus:Sekretär-assistent
Peadirektori ja vajadusel osakonnajuhatajate haldustugi, abi ettevõtte osakondade töö koordineerimisel. Kontoritöö, sissetulevate ja väljaminevate dokumentide jälgimine, samuti dokumentatsioon juhi poolt allkirjastamiseks. Kohtumiste, läbirääkimiste, ärikohtumiste korraldamine. Viisa- ja reisitoetus ettevõtte juhtkonnale ja töötajatele. Kontori elutoetus. Esmane töötajate valik. Ärikeskuste juhtidega seotud bürooküsimuste koordineerimine. Infotugi, konkurentide kohta info otsimine ja analüüs.

text-autospace:none">

text-autospace:none"> Töö nimetus:Assistent/juhi asetäitja
Uue büroo töö korraldamine, kontoritöö nullist, töö lepingutega, töö klientidega, samuti juhi isikliku sekretäri ülesannete täitmine, asutajate tellimuste kooskõlastamine.

text-autospace:none">

text-autospace:none"> OÜ "Firm Iliev": septembrist 2005 kuni veebruarini 2007

text-autospace:none"> Töö nimetus:sekretär Peadirektor
Bürootöö täies mahus. Viisatoetus ja välislähetuste ettevalmistamine ettevõtete juhtidele ja töötajatele. Järelevalve mitmete küsimuste üle ja suhtlemine valitsusasutuste esindajatega (haldus, prefektuur, tarbijaturu osakond jne). Kontori elutoetus. Juhi töökontaktide hoidmine ja jälgimine. Koosolekute, töökoosolekute ja läbirääkimiste planeerimine, korraldamine ja abistamine. Infotugi ning juhi poolt tema äraolekul püstitatud küsimuste ja ülesannete koordineerimine. Erinevate firmaürituste korraldamine ja abistamine, sh koostöö agentuuride, töövõtjate ja muude kolmandate osapoolte ettevõtetega.

text-autospace:none">

text-autospace:none">

text-autospace:none"> Moskva riigi- ja munitsipaalhalduse akadeemia rahvusvaheline osakond: septembrist 2004 kuni veebruarini 2005

text-autospace:none"> Töö nimetus:MASMU rahvusvahelise osakonna juhataja abi
Sekretäri standardsed tööülesanded, telefonisuhtlus ja vastuvõtud (Vene Föderatsiooni ja SRÜ suurte organisatsioonide juhid), töö kontoritehnika, arvuti, Internetiga (teabe otsimine ja töötlemine), töö andmebaasidega, töö dokumentatsiooniga (lepingud, arved, aktid), abi viisade ja muude reisidokumentide hankimisel. Venemaa Föderatsiooni ja SRÜ organisatsioonide juhtide rühmade rahvusvaheliste töölähetuste koordineerimine (alates avalduste saamisest kuni lennujaamast väljumiseni) jne.

text-autospace:none">

text-autospace:none"> SSU kultuuriklubi: jaanuarist 2003 kuni märtsini 2004
Töö nimetus: Režissööri abi, korraldaja
Erinevate ürituste korraldamine, läbiviimine ja juhendamine üleülikoolilisel, linna- ja ülevenemaalisel tasandil; suhtlemine ja töö töövõtjate, sponsorite ja muude organisatsioonidega; administratiivne tugi, paberimajandus, kirjavahetus, telefonivestlused, külastajate vastuvõtt, läbirääkimiste korraldamine, puhvetid, banketid, vastuvõtud; Muude direktori juhiste täitmine.

text-autospace:none">

text-autospace:none"> Professionaalsed oskused:

text-autospace:none"> - kogenud arvutikasutaja ( hea käsk kontoripaketid ja muud programmid, sh. seadistamine, paigaldamine, eemaldamine tarkvara)‚ Internet (Internetist leitud info otsimine, töötlemine, süstematiseerimine ja kujundamine, töö meili teel‚sh. erinevate meiliklientidega)‚ printimiskiirus üle 200 bpm;

Sekretäri ametikoht on mitmekülgne ja vastutusrikas – pead täitma oma juhi juhiseid, kohtuma külastajatega, tegelema dokumentatsiooniga ning alati korralik ja korralik välja nägema. Lisa oma CV-sse kindlasti ka foto, sest lisaks oskustele hindab tööandja ka Sinu väliseid andmeid (korralik soeng, tööriided, hea maniküür).

Loomulikult on sekretäri põhitööks paberitega töötamine, tuleb olla tähelepanelik, ettevaatlik ja osata töötada kontoritehnikaga. Teadmised võõrkeeled annab Sulle eelise teiste kandidaatide ees, märgi oma CV-sse oma võõrkeeleoskuse tase. Haridus ei pea olema konkreetne eriala, peaasi, et selle põhiolemus on seotud dokumenteerimisega, oskusega andmeid analüüsida, inimesele lähenemist leida. Isikuomadustes mainige organiseeritust, rahulikkust ja suhtlemisoskust.

Vaata ka teisi CV näiteid:

Laadige alla sekretäri CV näidis:

Djatšenko Margarita Jurievna
(Margarita Djatšenko)

Sihtmärk: Juhataja sekretäri ametikoha täitmine.

Haridus:

september 1992 – juuni 1995 raamatupidamise ja mehhaniseerimise kõrgkool, rahandusteaduskond, eriala – “dokumendihaldus”, nooremspetsialisti diplom (päevane).

Lisaharidus:

Jaanuar 2000 – aprill 2000 Täiustatud koolitused.

Kogemus:

Arhivaar

August 1995 – jaanuar 2000 Riigiettevõte Statistikakeskus, Lviv.
Funktsionaalsed kohustused:
— arhiividokumentide säilitamine;
— arhiividokumentide registreerimine ja süstematiseerimine;
— dokumentide väljastamine ja nende tagastamise kontroll;
- perioodiline inventuur.

Peasekretär

aprill 2000 – mai 2010 Stroymaterialy LLC, Lvov,
Funktsionaalsed kohustused:
— sissetuleva ja väljamineva kirjavahetuse registreerimine;
— posti saatmine;
— kirjade koostamine;
— kõnede vastuvõtmine;
— kontoritöö tugi;
- ürituste korraldamine;
- külaliste ja külastajate vastuvõtt.

Professionaalsed oskused:

— enesekindel arvutikasutaja;
— kontoritehnika (skanner, printer, faks) valdamine;
— kõne- ja kirjutamisoskus;
— Teadmised ärietikett;
- Keeleoskus: vene ja ukraina keeled on ladusad; Inglise keel – ladus.

Isikuomadused:

- suhtlemisoskused,
- vastutus,
- esinduslik välimus,
- täpsus,
- hoolsus,
- sihikindlus,
- korraldus.

Lisainformatsioon:

Perekonnaseis: abielus.
Kas teil on lapsi.
Töölähetuste võimalus: ei.

Loodame, et meie sekretäri ametikoha jaoks koostatud CV näidis aitas teid töökoha CV koostamisel. Tagasi jaotisesse..

Sekretäri töö hõlmab laia valikut kohustusi ja oskusi. Millised oskused konkreetsel taotlejal on, määrab tema kogemus. Mõned töötasid olulise osa ajast juhiabina, teised võtsid külalisi vastu vastuvõtul. 10 tööaasta jooksul vahetas keegi 5 ametikohta ja kõigil oli erinev spetsiifika: üks keskendus kontoritööle, teine ​​tõlgi tööülesannetele, kolmas dokumentidega töötamisele jne.

Mida peaksite oma CV-sse kirjutama? Kas peaksite loetlema kõik oskused või ainult kõige olulisemad (kuidas siis kindlaks teha, millised on kõige olulisemad)? Kui üksikasjalikult peaksite oma kogemust kirjeldama, kui pidite vahetama palju töökohti ja kogemused on üsna mitmekesised?

Vastus neile küsimustele on universaalne – ja iga eriala puhul on see mõistlik.

Mida täpselt CV-sse kirjutada ja millele tööandja tähelepanu suunata, määrab vaba töökoht.

Selgitame näitega.

Erakliinikus on vaba vastuvõtutöötaja koht. Olemas on sekretäri kogemusega soovija, kusjuures suurem osa kogemusest on juhiabi kogemus. Taotleja omadega konkurentsieelised arvestab võimega juhiga tõhusalt suhelda: ülesannetest suurepäraselt aru saada ja need meeskonnale tõlkida (ülesannete määramine esinejatele, täitmist jälgida); planeerida juhi päeva; kontrollida dokumendivoogu, eriti seoses koostööga välisettevõtetega.

Vaba vastuvõtuametniku sekretäri töökoht eramajas meditsiinikliinik, tõenäoliselt ei nõua viisa saamiseks dokumentide koostamise oskusi; see ei nõua ka oskusi teha juhendajaga tihedat koostööd. Kuid selleks on vaja klientidega suhtlemise kogemust, meditsiiniteemade tundmist (vähemalt põhitõdesid) ja oskust palju telefonis suhelda, ilma et toon ja kannatlikkus kaoks.

Kas meie kandidaat, juhiabi saab kandideerida vastuvõtusekretäri vabale kohale? Muidugi saab. Selle töö saamiseks on oluline näidata oma CV-s selle vaba töökoha jaoks vajalikke oskusi ja mainida ülejäänuid ilma rõhutamata möödaminnes.

Vaatame seda näitega. Niisiis, meil on vaba töökoht “Meditsiinikliiniku vastuvõtutöötaja” ja suure töökogemusega kandidaat, peamiselt juhi töö korraldamise alal.

———————————————————————————————————————-

Sekretär, juhataja abi

Täisnimi: Fomina Anastasia Petrovna

Perekonnaseis: abielus.

Elukoht: Moskva

Mobiiltelefon: [telefon]

Meil:

Sihtmärk: vastuvõtutöötaja ametikoht professionaalide meeskonnas väikeses/keskmises ettevõttes.

Kommentaar: võib-olla kaalub taotleja erinevaid töövõimalusi ja administraatorina töötamine on vaid üks neist, mitte kõige ihaldusväärsem. Kuid mingil põhjusel saadab taotleja sellele vabale kohale CV. Otsingu eesmärgis on mõistlik täpsustada midagi vabale töökohale lähedast. Oleks imelik, kui kliiniku juhataja saaks CV, mille eesmärk oleks kirjas: “Suure ettevõtte juhiabi ametikoht. tööstusettevõte" Sellise eesmärgiga CV-l poleks võimalust kaaluda.

Teadmised ja oskused:

• dokumendihaldus;
• vastuseid telefonikõned;
• klientidega suhtlemine (kohtumine, konsultatsioon ettevõtte teenuste osas, kliendi suunamine spetsialistide juurde);
• büroo toimimise tagamine,
• kirjavahetuse töötlemine;
• juhi ülesannete kiire täitmine;
• koosolekute, konverentside korraldamine ja külastajate vastuvõtmine;
• juhi tööpäeva planeerimine,
• personalidokumentide haldamise alused.

Kommentaar: Töö jaoks olulised oskused on paigutatud nimekirja esimesse poolde. Ülejäänud on allpool. Nii luuakse "sild" spetsialisti oskuste ja vajalike oskuste vahel. See on justkui märguanne tööandjale – "Ma sobin sulle!"

kogemusi:

Juhataja assistent:

• kontori toimimise tagamine (vee, kohvi tellimine, kirjatarbed, kontoritehnika remondi, puhastuse jms korraldamine),
• telefonikõnede vastuvõtmine,
• klientide nõustamine ettevõtte teenuste osas,
• tööprotsessi kui terviku korraldamine (juhipoolsete juhiste andmine töötajatele, täitmise jälgimine; töövõtjate otsimine üksikute ülesannete täitmiseks; korporatiivürituste korraldamine),
• juhi töökoha pakkumine vajalikke vahendeid, seadmed, kontoritarbed,
• külastajate vastuvõtu korraldamine, töötajate soovide ja ettepanekute kiire läbivaatamine,
• dokumentide ja toimikute arhiivi pidamine, nende turvalisuse tagamine, arhiivi üleandmine,
• juhtivtöötajate ärireiside korraldamine, lennu- ja rongipiletite tellimine, hotellide broneerimine,
• kontori toimimise tagamine (vee, kontoritarvete tellimine, kontoritehnika remondi korraldamine, koristamine jne).

2012-2013. Pank "Avangard" (kommertspank)

Kliendihaldur:

• töö klientidega (otsingud, kohtumised, läbirääkimised, konsultatsioonid);
• sissetulevate kõnede ja e-kirjade töötlemine;
• dokumendihaldus;
• klientidele esitluste tegemine,
• lepingute sõlmimine.

Saavutused:

“Aasta Kliendihaldur – 2012” auhind, mille annab pank välja klientide meelitamise tulemuste põhjal (konkursil osales 132 kliendihaldurit 95 pangakontorist).

2010-2012. Ettevõte "Condor LTD" (tööstusettevõte, plasttoodete tootmine)

Turundusosakonna juhataja abi:

• juhile saabunud kirjavahetuse vastuvõtmine, kirjavahetuse jagamine ja edastamine struktuuriüksustele või konkreetsetele teostajatele;
• telefonikõnedele vastamine, registreerimine ja teabe edastamine juhatajale,
• juhi juhiste täitmine, kirjade, taotluste ja muude dokumentide vormistamine.

Juhime tähelepanu, et töökogemuse kirjeldamisel on funktsioonide loetelus alati esimesena välja toodud need ülesanded, mis on otseselt seotud vaba töökohaga - telefonikõnedele vastamine, külastajate tervitamine, klientide nõustamine. Nii juhib taotleja tööandja tähelepanu sellele, et ta saab ülesannetega hakkama – tal on vastav kogemus.

Kõik juhiabi ametikohtadega seonduv kajastub ka CV-s, kuid vastavat funktsionaalsust pole esimesena välja toodud.

Haridus

2004–2009 MGUKI (Moskva Riiklik Ülikool kultuuri ja kunsti), raamatukogu ja teabeosakond.

Eriala "Raamatukoguteadus".

Koolitus

2009, MSTU arvutikoolituse keskus UC NPF “Mastak”. Bauman.

Kvalifikatsioon: Büroojuht

Lisaoskused

Enesekindel arvutikasutaja (Windows; MS Word‚ Excel‚ Outlook‚ Internet).

Võõrkeeled: inglise keel on täiuslik, saksa keelt räägitakse.

Kontoritehnika (printer, koopiamasin, faks) kasutamise oskus, mini-PBX-ga töötamise oskus.

Isikuomadused:

• võime rekord lühike aeg saada osaks meeskonnast, luues hõlpsalt koostöösuhteid,
• tõhus töö multitegumtöö tingimustes,
• võime säilitada ühtlast emotsionaalset tausta stressirohketes tingimustes.

Miks ütlevad ametinimetused mõnikord mitte ainult sekretäriks, vaid sekretäriks-assistentiks? Mis vahe on abisekretäril ja tavalisel sekretäril? Sõna "referents" ise tähendab ladina keelest tõlgituna aruandlust, seostamist, taasesitamist. Sõna “referents” üks tähendusi on kõneleja, kes annab ettekande või loeb referaati. See. sõna "referents" sekretäri ametikoha nimetuses tähendab lisaks sekretäri tavapärastele tööülesannetele järgmist: aruannete ja sõnavõttude koostamine, dokumentide eelnõude koostamine, info- ja analüütiliste materjalide kogumine ja koostamine jne. Tihti nõutakse sekretär-assistendilt võõrkeelte oskust. Tavapäraselt võib eeldada, et erinevalt tavalisest sekretärist, kelle kohustuste hulka kuulub juba koos töötamine valmis dokumendid, assistent osaleb dokumentide loomise protsessis, tegeleb ka dokumentide vormistamise ja kogumisega vajalikku teavet nende ettevalmistamiseks.

Oskus teha kontoritööd.
Konfliktidevaba ja pingekindel, suurepärane suhtlemisoskus inimestega.
Elegantne ja meeldiv välimus.
Võimalus juhtida kontoritehnikat, faksiprinterit, koopiamasinat.
Oskus töötada konfidentsiaalse teabega.
Kogenud arvutikasutaja, arvutiprogrammid Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook ja muud meiliprogrammid.

Sekretäri CV näidis

Kahtlemata peab CV sisaldama sellele ametikohale kandideerija fotot, mis on tehtud äristiil. Samuti tuleb ennast esitledes rõhutada oma täpsust, tähelepanelikkust, suhtlemisoskust, organiseeritust ja meelekindlust ning kontoritehnika kasutamise oskust. Hea eelis Teised taotlejad peavad valdama ühte või mitut võõrkeelt. Peate märkima oma oskuse taseme. Sekretäriks saamiseks ei pea olema eriharidust. Peate oskama asjatundlikult töötada inimeste ja äridokumentatsiooniga.
Kutsume teid tutvuma sekretäri CV näitega.

2001 - 2006
Kõrgem:
Siberi Riiklik Transpordiülikool (SGUPS), Novosibirsk, raudteeinsener - ehitaja, eriala "Sillad ja transporditunnelid"
aprill - mai 2008
Lisa (kursused, koolitused):
Hariduskeskus"Teadmised on jõud", Novosibirsk, "Personaliinspektor", programm " Personalidokumentide haldamine Ja õigussuhted organisatsioonis, kus on arvutikursus 1C “Palgad ja personal”: versioon 8.0

Kuidas kirjutada sekretäri CV

Kommentaar: võib-olla kaalub taotleja erinevaid töövõimalusi ja administraatorina töötamine on vaid üks neist, mitte kõige ihaldusväärsem. Kuid mingil põhjusel saadab taotleja sellele vabale kohale CV. Otsingu eesmärgis on mõistlik täpsustada midagi vabale töökohale lähedast. Oleks imelik, kui kliiniku juhataja saaks CV, mille eesmärk on kirjas: "Suure tööstusettevõtte juhi abi ametikoht." Sellise eesmärgiga CV-l poleks võimalust kaaluda.

Vastuvõtutöötaja vaba koht erakliinikus ei nõua tõenäoliselt viisa saamiseks dokumentide koostamise oskusi; see ei nõua ka oskusi teha juhendajaga tihedat koostööd. Kuid selleks on vaja klientidega suhtlemise kogemust, meditsiiniteemade tundmist (vähemalt põhitõdesid) ja oskust palju telefonis suhelda, ilma et toon ja kannatlikkus kaoks.

Sekretäri CV näidis

— pääsete väljastamine ja külaliste tervitamine (tee, kohv);
— kontori toimimise tagamine (majapidamistarvete, kontoritarvete tellimine);
— Kulleri tegevuse jälgimine. Töötamine kulleri- ja postiteenustega; Telli transpordiettevõtted.
— ettevõtte töötajate töölähetuste korraldamine ja toetamine (piletite broneerimine, hotellide broneerimine, dokumentide vormistamine viisa saamiseks);

Isikuomadused(vali):
(Võimalik on loetleda standardsed omadused või märkida need, mis näitavad teid professionaalina ja toetavad neid tõenditega.)
— Kõrge efektiivsusega ja professionaalsus,
— Oskus kaitsta ettevõtte huve.

Sekretäri CV näidis

• Täielik paberimajandus, äriline kirjavahetus;
• Kirjalikud tõlked alates/kuni inglise keel(lepingud, litsentsilepingud, reklaammaterjalid, finantsdokumendid),
• Koosolekute salvestamine vene ja inglise keeles.);
• Juhataja tööpäeva planeerimine,
• Külaliste vastuvõtt, läbirääkimiste korraldamine,
• VIP külalistega kohtumine ja saatmine,
• Turistide ja viisaabi (hotellibroneeringud, piletid, viisad ja kutsed);
• Kontori koordineerimine
• Kogemused info kogumisel ja töötlemisel, infoülevaadete kirjutamisel

2001-2004 Firma "Windows" (plastakende tootmine ja müük)
Töö nimetus: abisekretär
Kohustused:
Töö dokumentatsiooniga (sisemine ja väline dokumendivoog), telefonikõnede vastuvõtmine ja jagamine (mini-PBX), dokumentatsiooni tõlkimine inglise keelest/keelde; juhi koosolekute ja läbirääkimiste planeerimine ja korraldamine, konverentskõnede korraldamine, piletite ja hotellide broneerimine ja tellimine, külastajate vastuvõtmine.

CV näidised

• kontoritegevuse korraldamine
• telefonikõnede vastuvõtmine ja levitamine
• registreerimine ja dokumenteerimine, koostamine äridokumendid allkirja saamiseks juhataja poolt
• dokumentatsiooni, sealhulgas tehniliste dokumentide tõlkimine
• kontoriseadmetega töötamine
• läbirääkimiste, konverentside ja koosolekute korraldamine, protokollimine
• VIP-külaliste koosoleku korraldamine
• mugava ja meeldiva töökeskkonna pakkumine

sekretär - See on ettevõtte nägu. Sekretär-assistendi koht on väga vastutusrikas. Abisekretäri tööülesannete hulka kuulub telefonikõnede vastuvõtmine ja jagamine ning külalistega kohtumine. Kuigi üldtunnustatud seisukoht on, et sekretäri amet on hüppelaud karjääris, peaks haridustase olema üsna kõrge, kuid välimus sekretär-referents on visiitkaart ettevõtetele. Sekretäri ülesanded võivad piirduda kohvi serveerimise ja kõnede vastuvõtmisega või laieneda oluliselt ka koostamisele. tähtsamad dokumendid ja vaba aja tegevuste korraldamine juhatajale ja tema perele.

Sekretäri CV näidis

Eelmiste tööandjate positiivsed ülevaated suurendavad oluliselt taotleja eduvõimalusi. Lisaks juhitakse intervjuu käigus tähelepanu mitte ainult sekretär-referendi (ametniku) CV näidisele, vaid ka selle omaniku välimusele ja käitumisele. See tuleneb sellest, et sekretär on ettevõtte nägu ja inimene, kes tervitab külastajaid, äripartnereid ning moodustab seetõttu esmamulje organisatsioonist.

Funktsionaalsed kohustused:

Praegu on võimatu ette kujutada ühtki enam-vähem suure ettevõtte juhti, kes saaks oma tegevust teostada ilma sekretärita. Ettevõtetes, kus on palju töötajaid, filiaalide ja esinduste olemasolu erinevates piirkondades ning aktiivne dokumendihaldus, on reeglina mitu üksteist täiendavat ametikohta, mille vastutusalad on selgelt piiritletud: sekretär, ametnik, assistent. Väiksemates organisatsioonides, kus oluline tegur vähenema tootmiskulud personali ülalpidamiseks on määrade kombinatsioon - sekretärist saab universaalne töötaja, kes ühendab oma tegevuses juhiabi, ametniku ja personalijuhi funktsioonid.

Paljud sekretäri sekretärile pandud ülesanded ei ole standardis täpsustatud töö kirjeldus, kuid need määrab tööandja ise, lähtudes konkreetse organisatsiooni toimimise iseärasustest. Siiski mõned üldsätted töötaja tegevuse kohta sellise ametikoha raames on olemas ja neid saab üsna edukalt kasutada sekretäri sekretäri CV koostamisel.

Ametniku sekretäri töökohustused

Ametlikul sekretäril on oluline roll mitte ainult vahetu juhi, kelle assistent ta on, tegevuse tõhustamisel ja süstematiseerimisel, vaid ka organisatsioonis. tagasisidetülemuse ja alluvate, esinejate ja klientide vahel, tagades tõhusa dokumendivoo ettevõtte sees ja selle vahel struktuurijaotused. Sellega seoses on tema kohustused järgmised:

• klientidega telefoni- ja isiklike vestluste pidamine, sissetulevate dokumentide, fakside, telefoniteadete jms vastuvõtmine, väljaminevate dokumentide töötlemine ja edastamine, vahetu juhi korralduste huviliste ette toomine;
• juhi ja ettevõtte klientide, partnerite ja töötajate vaheliste kohtumiste määramine ja korraldamine;
• külastajate vastuvõtt ja registreerimine, neile mugavate tingimuste loomine ooteajal, teavitamine sekretäri pädevusse kuuluvatest küsimustest;
• kehtestatud vormis aruandlusdokumentatsiooni pidamine, dokumentide liikumise tagamine raames kehtivad õigusaktid, dokumentide, kirjade jms arhiivi loomine.

Nagu ülalkirjeldatud funktsionaalsusest näha, on sekretäri sekretäri tegevuste ring üsna mitmekesine. Lisaks selles nimekirjas märgitud ülesannete täitmisele peavad sekretäril, kes on sisuliselt ettevõtte nägu, olema järgmised omadused:

• pädev, arusaadav kõne, oskus oma mõtteid selgelt väljendada;
• sõbralikkus, tolerantsus, meeldiv välimus;
• ärietiketi ja inimestevahelise etiketi tundmine.