Selleks, et muuta näitusel (messil) osalemine tõhusamaks turunduskommunikatsiooni vahendiks, peab ettevõte oma osalemist ja tööd näituseüritustel hoolikalt planeerima.

Ettevõtte näitustel osalemise protsessi võib jagada mitmeks omavahel seotud ja üksteisest sõltuvaks etapiks.

1. Näituseüritustel osalemise põhimõttelise otsuse tegemine iseenesest viitab sellele, et ettevõte on jõudnud oma tegevusvaldkonnas teatud tasemele. Seda eelkõige seetõttu, et näitus on parimate praktikate demonstreerimise koht. Tõenäoliselt ei aita see ettevõtet, mis pakub aegunud madala kvaliteediga tooteid. Samas nõuab näitusel osalemine märkimisväärseid investeeringuid, mida iga ettevõte endale lubada ei saa.

2. Näitusetegevus peab olema selgelt määratletud vajadusega saavutada ettevõtte peamised turunduseesmärgid. Need võivad hõlmata järgmist:

ettevõtte ja selle toodete esitlus;

müügiturgude uurimine;

uute turgude otsimine;

klientide arvu suurendamine;

uue toote turule toomine;

võimaliku nõudluse määramine uue toote järele;

uute äripartnerite otsimine;

konkurentide pakkumiste uurimine;

oma toodete positsioneerimine võrreldes konkurentide teenustega;

ettevõtte soodsa kuvandi kujundamine;

toodete otsemüük ja lepingute sõlmimine./1/

3. Nende ja muude võimalike eesmärkide saavutamiseks on määravaks konkreetse näituse valik, millel ettevõte osaleb. Selle valiku tegemine on üsna keeruline, kasvõi sellepärast, et seda tehakse igal aastal suur summa näituseüritused. Selle probleemi tõhusale lahendamisele aitab kaasa põhjalik analüüs ettevõtte huvide ja võimaluste seisukohast järgmiste aspektide osas:

osalejate ja külastajate arvuline ja kvalitatiivne koosseis;

äritegevuse tase (sõlmitud lepingute arv ja kogumaht) viimasel näitusel. Sel juhul on vaja arvestada avaldatud andmete võimaliku tahtliku ja tahtmatu moonutamisega;

näitusepinna ja -teenuste pakkumise võimalus;

näitusel osalemise tingimused;

ettevõtte näitusel osalemise kalkulatsiooni projekti koostamine ja kulude vastavuse uurimine ettevõtte võimalustele;

lõplik lahendus küsimusele: millisel näitusel osalemine on teie eesmärkide saavutamisel kõige tõhusam. /1/

4. Pärast valiku tegemist konkreetse näituse kasuks algab ettevalmistus- ja korraldusperiood. Kõigepealt teavitab reisifirma näituse korraldustoimkonda oma osalemisest sellel, esitades vastava avalduse. Paralleelselt sellega lahendatakse mitmeid korralduslikke küsimusi, näiteks:

ettevõtte näitusel osalemise kontseptsiooni ja ulatuse väljatöötamine;

eksponeeritud toodete nimekirja koostamine;

personali valik ja koolitamine (äri-, teenindus-, stenditöötajad, tõlkijad);

võimaliku vahendaja (agendi) valik näitusel osalemise tagamiseks;

vajaliku näitusepinna suuruse ning erinevate materiaalsete ja rahaliste vahendite mahu määramine;

ekspositsiooni (näitusestendi) teemaplaneeringu väljatöötamine;

korraldustoimkonnaga lepingu sõlmimine, talle näitusestendi plaani üleandmine, samuti tellimus vajalik varustus ja teenused./1/

Pärast nende probleemide lahendamist on võimalik välja töötada lõplik hinnang ettevõtte osalemise kohta näitusel. Keskmiselt moodustavad suurettevõtete kulutused näituseüritustel osalemiseks 15-30% kõigist näitusele kulutatud vahenditest. Turunduskommunikatsioonid. Ettevõtte näitusel osalemise tüüpiline kulustruktuur on järgmine.

5. Pärast näituse ametlikku avamist algab kõige intensiivsem ja olulisem etapp - töö selle toimimise ajal. Eriline roll edu tagamisel näitusetegevus kuulub stendipersonalile – ettevõtte stendi avalikul näitusealal töötavatele töötajatele. Soovitav on, et näituse ajal viibiks stendil turundusosakonna või ettevõtte juht. Tavaliselt saab ette (päev-kaks ette) teada, et näitust külastavad kõrged külalised, välisdelegatsioonid, ajakirjanduse või televisiooni esindajad (selle kohta saate tutvuda näituse korraldustoimkonnaga). Sellistel päevadel võib juhi kohalolek stendil hõlbustada lepingute sõlmimist ja ettevõtte tegevuse kajastamist ajakirjanduses või televisioonis. Juhataja ei tohi anda stendi töötajatele "väärtuslikke" juhiseid külastajate juuresolekul, samuti on lubamatu stendi töö parandamise koosolekute pidamine külastajate juuresolekul. Parim, mida juht teha saab, on jälgida ja teha õiged järeldused: kui palju näitusepinda seda tüüpi näituste jaoks tegelikult vaja on, milliseid teenuseid kasutatakse enim nõutud, kuidas järgmisel korral stendis tööd korraldada. Lisaks on ettevõtte juhil võimalik külastada teisi näitusestendide. See aitab tabada turutingimuste arengutrende, hinnata konkurentide tegevust ning selgitada enda ja ettevõtte positsiooni.

6. Peale näituse lõppu ja ekspositsiooni demonteerimist tuleb läbi viia ettevõtte näitusel osalemise tulemuste analüüs.

Näituse tulemused võib jagada kahte rühma:

organisatsiooniline ja äriline./1/

Korraldustulemuste elluviimisel võib suureks abiks olla näituse koostamise ja toimimise ajal peetav päevik. Seda analüüsi aitavad oluliselt kaasa vastused kõikide näituse ettevalmistamise ja läbiviimisega seotud küsimustele:

Kas stendi jaoks valitud asukoht oli edukas?

Kas stendi pindala vastas eksponaatide arvule ja püstitatud ülesannetele?

Milliseid ebamugavusi kogesite töötamise ajal?

Mida oli vaja korraldustoimkonnalt lisateenuste ja varustuse hulgast tellida?

Milliste teenuste ja seadmeteta saaksite hakkama? /1/

Selliste küsimuste loetelu võib jätkata olenevalt näituse spetsiifikast, sellel osalemise eesmärkidest, pakutavate toodete omadustest jne.

Kaubanduslikud tulemused on seotud objektiivsete näitajatega (ettevõtte ekspositsiooni külastanud külastajate arv; sõlmitud lepingute maht; levitatud reklaaminfomaterjalide arv jne).

Et näitusel osalemine oleks kõige tõhusam turunduskommunikatsiooni vahend, peab reisifirma oma osalemist ja üritusel töötamist eriti hoolikalt planeerima.

Turismiettevõtte osalemise näitusel võib jagada mitmeks omavahel seotud ja üksteisest sõltuvaks etapiks:

Põhimõttelise otsuse tegemine näituseüritustel osalemise kohta

Näitusel osalemise eesmärkide määramine

Konkreetse näituse valimine

Ettevalmistav ja korralduslik periood

Töö näituse ajal

Ettevõtte näitusel osalemise tulemuste analüüs

Positiivse vastusega küsimusele, kas üritusel osaleda või mitte, algab ettevõtte osalemine näituseprotsessis. Vale otsus määrab sageli ebaõnnestumise, hoolimata personali kõrgetasemelisest tööst. Selle vältimiseks peaksite: esiteks selgelt teadma, mida saate kokkupuutest saada; teiseks analüüsige üksikasjalikult nii välis- kui ka sisetingimusi.

Näitusel osalemise põhimõttelise otsuse tegemine iseenesest viitab sellele, et ettevõte on oma tegevusvaldkonnas saavutanud teatud taseme, pealegi nõuab näitusel osalemine märkimisväärsete rahaliste vahendite investeerimist, mida iga turismiettevõte endale lubada ei saa.

Ettevõtte tegevus näitusel peab olema selgelt määratletud vajadusega saavutada peamised turunduseesmärgid, mis võivad hõlmata:

Ettevõtte ja selle toodete tutvustus

Võimalus jõuda sihtrühmani

Olemasolevate ja potentsiaalsete tarbijate teadlikkuse tõstmine

Kliendi vajaduste tuvastamine ja stimuleerimine.

Klientide arvu suurendamine

Müügiturgude uurimine ja uute turgude otsimine

Uue toote turule toomine ja võimaliku nõudluse väljaselgitamine uue toote järele

Otsige uusi äripartnereid

Konkurentide pakkumiste uurimine

Oma toodete positsioneerimine võrreldes konkurentidega

Ettevõttest soodsa kuvandi kujundamine

Toodete otsemüük ja lepingute sõlmimine

Soovitud tulemuse saavutamiseks iga eesmärgi puhul on vaja paika panna skaala, s.t. soovitud eesmärgi elluviimise aste (näiteks: kontaktide suurenemine uute külastajatega 25% võrreldes eelmise sündmusega), samuti eesmärgi kestus - periood, mille jooksul eesmärk tuleb saavutada.

Eesmärgi täpsustamine aitab täpsustada vahendeid selle saavutamiseks ning hõlbustab näitusel osalemise tulemuste kontrolli.

Turuanalüüs sisaldab järgmisi parameetreid:

toodete kvaliteet ja mahud;

rahaliste vahendite ja piisavate inimressursside olemasolu;

oskus pakkuda vajalikku näitusepinda;

peamiste konkurentide käitumine;

poliitiline ja majanduslik olukord jne.

Samal ajal määravad positiivse vastuse küsimusele, kas osaleda või üldse mitte osaleda, kaks tegurit: ettevõtete eksponentsiaalsus (näitustel ja messidel osalemise trend) selles valdkonnas, kus teie ettevõte tegutseb ( näiteks tooraineettevõtted ei ole eriti eksponentsiaalsed) ja konkurentide näituseaktiivsus.

Konkreetse näituseürituse valimiseks, millel osalemine on eelnevalt määratletud turunduseesmärkide saavutamiseks kõige tõhusam, on vaja läbi viia põhjalik analüüs ettevõtte huvide ja võimaluste seisukohalt järgmiste asjaolude puhul:

Näituse toimumise aeg ja koht

Osalejate ja külastajate arvuline ja kvalitatiivne koosseis

Äritegevuse tase (sõlmitud lepingute arv ja kogumaht) viimasel näitusel

Näitusepinna ja -teenuste pakkumise võimalused

Näitusel osalemise tingimused

Sellel näitusel osalemise eeldatavate kulude vastavus ettevõtte võimalustele

Kogemus näitab, et kõigil meie ettevõtjatel ei ole näituse (messi) eksponentsiaalsete võimaluste hindamiseks välja kujunenud nende kriteeriumide õige hierarhia. Paljud neist puudutavad peamiselt osalemiskulude või prestiiži küsimusi, samas kui need on teisejärgulised.

Tarbijale orienteeritus eeldab, et peamiseks teabeks, mida eelseisva näituse kohta tuleb hankida, on kvalitatiivne ja kvantitatiivne teave külastajate, aga ka eksponentide kohta (mille hulgas tuleks erilist tähelepanu pöörata konkureerivatele ettevõtetele)

Need andmed vajavad kõige hoolikamat kontrolli, kuna on väga suur tõenäosus, et korraldajad püüavad soovmõtlemist mööda saata. Selle vältimiseks tuleks koguda võimalikult palju infot korraldajate (eriti kui üritus toimub esimest korda) ja näituse enda dünaamika kohta (näiteks kas osalejate arv kasvab alates aastast või mitte aastani).

Paljud ettevõtted osalevad näitustel, nagu öeldakse, "lennult" (eile sain faksi teel kutse - täna olen juba näitusel). See põhjustab loomulikult kõikvõimalikke "torkeid".

Näitustel osalemise kava peab välja töötama reklaamiosakond (või muu selle töövaldkonna eest vastutav osakond) vähemalt aastaks. Ja põhiüritusteks, millest ei saa mitte osa võtta, tuleks valmistuda aegsasti ja süstemaatiliselt. (Erandiks võivad olla uued näitused.)

Osalemisviisist või -vormist sõltuvad ettevalmistusmeetodid, korraldamine, kulude eelarve ja sageli ka näitusel osalemise lõpptulemus: turismiettevõte võib tegutseda iseseisva eksponendina või grupiosaluse osana.

Kogemus näitab, et välisnäitustel ja messidel on kõige efektiivsem grupitöö, s.t. töötada kollektiivsetel rahvusstendidel, mis köidavad maksimaalselt potentsiaalsete partnerite ja klientide tähelepanu.

Kollektiivsel stendil töötamine vabastab eksponeerivad ettevõtted osast ettevalmistustööst, kuna ühtse ekspositsiooni korraldaja – koonduv ettevõte – võtab enda kanda läbirääkimised näitusekorraldajatega, infomaterjalide, eelkataloogide hankimise, aga ka riski ja kulud. näitusepinna ettemaksu korraldamisest.

Vaatamata näitustel kollektiivse osalemise tõsistele eelistele on sellel konkreetse reisifirma jaoks ka mitmeid negatiivseid külgi:

Eksponenti individuaalsuse ebapiisav avaldumine

Näituse tulemuste eest isikliku vastutustunde nõrgenemine ettevõtte jaoks

näitustel osalemise korralduskogemuse ebapiisav kogumine ja omaalgatusvõime nõrgenemine

Seega tuleb enne näituseüritusel osalemise vormi üle otsustamist hoolikalt kaaluda kõiki ettevõtte poolt- ja vastuargumente, võttes arvesse konkreetset olukorda.

Siiski pole kahtlust kollektiivsete riiklike stendide olulises panuses rahvusliku turismitoote reklaamimisel ja riigi/piirkonna/sihtkoha maine tõstmisel, eeldusel, et professionaalne organisatsioon nende stendide toimimine.

Pärast konkreetse näituse väljaselgitamist alustab ettevõte korraldus- ja ettevalmistustegevust, mis hõlmab lisaks näitusel osalemise avalduse esitamisele ka järgmiste korralduslike küsimuste lahendamist:

Ettevõtte näitusel osalemise kontseptsiooni ja ulatuse väljatöötamine

Eksponeeritud toodete nimekirja koostamine

Kaubanduse valik ja ettevalmistamine, teeninduspersonal, stendi töötajad, tõlkijad jne.

Vajaliku näitusepinna suuruse ning erinevate materiaalsete ja rahaliste vahendite mahu määramine

Näituse teemaplaneeringu väljatöötamine - s.o. näituse stend

Lepingu sõlmimine näituse korraldustoimkonnaga ja sellele üleandmine stendi plaani ning vajalike seadmete ja teenuste tellimiseks.

Pärast ülaltoodud küsimuste lahendamist on võimalik välja töötada lõplik hinnang ettevõtte osalemise kohta näitusel. Keskmiselt kulud suured ettevõtted näituseüritustel osalemiseks on 15-30% kõigist reklaami- ja turunduskommunikatsiooniks eraldatud vahenditest. Näitusel osalemise tüüpiline kulustruktuur on näidatud joonisel fig. 2.

Riis. 2.

Ettevalmistavas etapis omistatakse suurt tähtsust reklaamis osalemisele, mis hõlmab selliseid tegevusi nagu:

Ettevõtte kandmine näituse/messi ametlikku kataloogi - selleks tuleb esitada eritaotlus

Väljaanded sisse perioodika orienteeritud sihtrühmad külastajaid

Individuaalsete kutsete ja isikupärastatud kutsekaartide jagamine partneritele ja huvitatud klientidele. Näituse administratsiooni poolt eksponentidele väljastatud sissepääsupiletid loovad erilise tähelepanu märgiks külalistele eriti soodsa mulje

Sama oluline on ette planeerida oma esitlused, pressikonverentsid ja ümarlauad, kaasates need näituse paralleelürituste programmi.

Arvestades, et näituse ettevalmistamise protseduur võtab palju aega - 20 kuni 52 nädalat, on äärmiselt oluline koostada tegevuste ajakava, milles on selgelt määratletud iga sündmuse toimumise aeg. Sellised ajagraafikud on hädavajalikud üksikute tegevuste koordineerimise tagamiseks, nende elluviimise ja õigeaegsete muudatuste jälgimiseks, mis muutub võimatuks, kui kogu näituse ettevalmistamine jääb viimasele minutile.

Pärast näituse ametlikku avamist algab kõige olulisem ja pingelisem etapp - tegelik töö näituse toimimise ajal. Eksklusiivne roll näitusetegevuse edu tagamisel on stenditöötajatel – avalikul näitusealal, ettevõtte stendi juures töötavatel töötajatel. Reisifirma töötajate ja juhtide tööst näitusel räägitakse lähemalt järgmistes lõikudes.

Ettevõtte ettevalmistamise ja messidel (näitustel) osalemise peamised etapid

Ettevõtte osalemine konkreetsel messil või näitusel nõuab teatud kulutusi ja võib lõppkokkuvõttes anda mitte ainult positiivse tulemuse, vaid tuua kaasa ka kahju või isegi tekitada negatiivse arvamuse ettevõtte ja selle toote kohta. Viimase vältimiseks on vaja terve rida hoolikalt põhjendada juhtimisotsused, mille elluviimine peaks tagama tõhusa osalemise iga konkreetse messi või näituse töös.

Kõigepealt on vaja leida teadlikud lahendused järgmistele põhiprobleemidele:

Tehke kindlaks ettevõtte osalemise otstarbekus konkreetsel messil või näitusel;

Pakkuda kvaliteetset ettevalmistust valitud messil või näitusel osalemiseks;

Korraldada messi- või näitusepersonali tööd sobival tasemel;

Tehke kokkuvõte konkreetsel üritusel osalemise tulemustest ja töötage välja sobivad turunduslahendused.

Üldjuhul võib messidel ja näitustel ettevalmistamist ja osalemist kujutada protsessina, mis hõlmab järgmisi etappe (joonis 9.1).

Riis. 9.1. Ettevõtte ettevalmistamise ja messidel (näitustel) osalemise peamised etapid

Lava otsuse tegemine ettevõtte osalemise kohta messil (näitusel) on jagatud järgmisteks etappideks :

1. Ettevõtte messil (näitusel) osalemise eesmärkide määramine.

Põhiline eesmärk ettevõtte osalemine messi (näituse) töös on tagada tõhus ettevõtlustegevus V pikaajaline. See eesmärk ja selle saavutamine peaksid olema allutatud madalama taseme eesmärkidele, eelkõige turundusmiksi rakendamise eesmärgile.

2. Näituse (messi) valimine, millel ettevõte osaleb.

Osalemiseks sobiva messi (näituse) valimiseks peaks ettevõte läbi viima turundusuuringu.

3. Messil (näitusel) osalemise viisi valimine.

Seal on järgmised vormid osalemine näitusel (messil):

Individuaalne osalemine isiklikul stendil;

Ühine osalemine kollektiivstendil;

Ärireis.

4. Rahaliste vahendite määramine messil (näitusel) osalemiseks.

Ettevõtte poolt konkreetsel messil või näitusel osalemiseks eraldatud rahalised vahendid peavad olema põhjendatud ja piisavad püstitatud eesmärkide saavutamiseks.

Peal ettevalmistusetapp on vaja koostada tööplaan, mis määratleb kõik tegevused selges ajalises järjestuses ja arvestades nende elluviimise aega. Ettevõtte osalemisest sellel on vaja teavitada ka näituse (messi) korraldustoimkonda, esitades vastavasisulise avalduse

Messil (näitusel) osalemise etapp on kõige intensiivsem ja vastutusrikkam periood.

Eriline roll ettevõtte messil (näitusel) osalemise õnnestumise tagamisel on stendil ja stendi töötajatel.

Seisma - See on eksponeeriva ettevõtte miniatuurne pilt.

Stendil on kolm funktsionaalset osad:

- näituseala;

Läbirääkimiste kohad;

Majapidamisruumid.

Eristatakse järgmist: statiivide tüübid:

A) asub asukohaga toas:

Seisa reas;

Nurgaalus;

Peatugi;

Plokkide alus;

b) vabas õhus asuvad stendid.

Standistid – Need on töötajad, kes töötavad avalikul näitusealal, ettevõtte stendis.

Peal messil (näitusel) osalemise tulemuste summeerimise etapp ettevõte määrab selle tõhususe.

Peamine ebaõnnestunud osalemise põhjused individuaalse tegevuse töös on:

Ettevõtete messil või näitusel osalemise eesmärgid ei ole selgelt sõnastatud. See on tüüpiline ligikaudu 40% näitusel osalevatest ettevõtetest;

Ettevõtte ekspositsioon ei ole nõuetekohasel tasemel esitletud ja kujundatud;

Potentsiaalsed messi või näituse külastajad ei olnud ettevõtte osalemisest sellel üritusel teadlikud. Umbes 80% eksponeerivatest ettevõtetest ei reklaami oma ekspositsiooni enne messi või näituse algust;

Eksponeerivate ettevõtete personal ei ole nõuetekohasel tasemel koolitatud. Uuringud näitavad, et enam kui pooled eksponentidest ei koolita messidel või näitustel töötavat personali;

Messide või näituste ajal ei pöörata piisavalt tähelepanu olemasolevate probleemide turundusuuringutele;

Ettevõtte osalemise analüüs iga konkreetse messi või näituse töös ei ole piisavalt põhjendatud. Samas näitavad käimasolevad uuringud, et vaid iga viies ettevõte kasutab sellise analüüsi tulemusi oma edasises töös.

NÄITUSTEGEVUS VENEMAL JA VÄLISMAAL Gusev E. B.

19.2. REISIFIRMA NÄITUSEL OSALEMISE KORRALDAMISE PROTSESS

Selleks, et muuta näitusel osalemine tõhusamaks turunduskommunikatsiooni vahendiks, peab reisifirma oma tööd hoolikalt planeerima. Näituse korraldamise protsess on korralduslike, lepinguliste ja diplomaatiliste sündmuste kompleks. Mõnikord korraldab suur rahvusvaheline näitus võtab rohkem kui ühe aasta.

Viimase kümnendi jooksul on näituste arv järsult kasvanud, mistõttu on seda tüüpi teenustele spetsialiseerunud ettevõtete arv kasvanud ja nendevaheline konkurents aitab kaasa professionaalsuse taseme tõusule.

Konkreetsel turisminäitusel või -messil osalemise otsuse tegemise eest vastutab aga reisifirma juht.

Et osalemine oleks tõhus, tuleb esmalt vastata järgmistele küsimustele:

Millist toodet ettevõte pakub ja kuidas vastab selle hind kvaliteedile?

Millist klienti ja millistest piirkondadest soovib ettevõte meelitada?

Reisifirma näitusel osalemise protsessi võib jagada mitmeks etapiks:

1). põhimõttelise otsuse tegemine näitusel/messil osalemise kohta;

2). ettevõtte näitusel osalemise eesmärkide kindlaksmääramine;

3). konkreetse näituse valimine, millel ettevõte osaleb;

4). ettevalmistav ja korralduslik periood;

5). näituse teemaplaneeringu väljatöötamine ja näitusel osalemise maksumus;

6). tööd näituse toimimise ajal;

7). ettevõtte näitusel osalemise tulemuste kokkuvõte pärast selle lõppemist.

Põhimõttelise otsuse tegemine näituseüritustel osalemise kohta näitab, et reisifirma on saavutanud oma tegevusvaldkonnas teatud taseme. Samas nõuab näitusel osalemine märkimisväärseid investeeringuid, mida iga turismiettevõte endale lubada ei saa.

Näitusetegevus on suunatud põhiliste turunduseesmärkide saavutamisele turismiettevõte, mille hulgas:

Reisifirma ja selle toodete tutvustus;

Müügiturgude uurimine;

Otsige uusi turge;

Klientide arvu suurendamine;

Uue turismitoote turule toomine;

Võimaliku nõudluse kindlaksmääramine uue toote järele;

Otsige uusi äripartnereid;

Konkurentide pakkumiste uurimine;

Teie toodete positsioneerimine võrreldes konkurentide reisitoodetega;

Reisifirma soodsa kuvandi kujundamine;

Toodete otsemüük ja lepingute sõlmimine.

Eesmärkide saavutamiseks on oluline konkreetse näituse valik, milles reisibüroo osaleb. Nagu oleme juba märkinud, korraldatakse igal aastal tohutul hulgal näituseüritusi, seega hinnatakse selliseid aspekte nagu:

Näituse toimumise aeg ja koht;

Osalejate ja külastajate arvuline ja kvalitatiivne koosseis;

Äritegevuse tase (sõlmitud lepingute arv ja kogumaht) viimasel näitusel;

Näitusepinna ja -teenuste pakkumise võimalus;

Näitusel osalemise tingimused;

Kes on korraldaja, kui kaua ta on seda tüüpi äriga seotud olnud;

Ettevõtte näitusel osalemise kalkulatsiooni kavandi koostamine ja kulude vastavuse uurimine ettevõtte võimalustele.

Olles uurinud kõiki neid aspekte, on vaja saada vastus küsimusele: "Millisel näitusel osalemine annab selle reisifirma eesmärkide saavutamisel kõige suurema efekti."

Näituse valikul lähtutakse näitusel osalemise püstitatud eesmärkidest ja teguritest nagu:

Turismitoote suund (sisenemine, väljaminev, hariduslik, äriline jne);

Vastavus turismipiirkonnale;

Reisifirma rahalised võimalused;

Näituse prestiiž ja välimus;

Näituse toimumise piirkonna keel.

Otsuse näitusel osalemise või mitteosalemise kohta saab teha ainult ettevõtte esimene isik. Tal peab KÕIK ette olema vajalikku teavet KÕIGILE aasta jooksul planeeritud näitustele, nende kuupäevad, mahud, territoriaalne asukoht. Vaid sellise info põhjal saab hinnata näituse klassi, selle olulisust reisiseltskonna jaoks ja sellel osalemise vajadust. Tegevused kompileerimiseks (vastuvõtmiseks) üldplaneering näitusi võib pidada esimeseks sammuks konkreetse näituse ettevalmistamisel.

Vajalikke andmeid peaks koguma turismitoote reklaamimise eest vastutav juhtide rühm. Peale üldistamist edastatakse andmed juhile koos juurdekuuluva materjali ja analüütikute teatud soove väljendavate kommentaaridega, arvestades võimalikke «+» Ja «-» . Mida kogenum meeskond vastutab info ettevalmistamise ja kogumise eest, seda tõsisemalt hakkab iga arvamust ettevõtte juhtkond arvestama.

Kui otsus näitusel osaleda on tehtud, algavad konkreetsed tegevused.

ajal ettevalmistav ja korralduslik periood Reisifirma teavitab näituse korraldustoimkonda oma osalemisest sellel, esitades vastava avalduse. Samal ajal lahendatakse mitmeid organisatsioonilisi probleeme, näiteks:

Ettevõtte näitusel osalemise kontseptsiooni ja ulatuse väljatöötamine;

Eksponeeritud turismitoodete nimekirja koostamine;

Personali valik ja koolitamine (äri-, teenindus-, stenditöötajad, tõlkijad);

Plaanide väljatöötamine kaubanduslik töö, reklaam- ja protokolliüritused;

Näitusel osalemise tagamiseks teenust osutava võimaliku vahendaja (agendi) valimine;

Vajaliku näitusepinna suuruse ning erinevate materiaalsete ja rahaliste vahendite mahu määramine;

Ekspositsiooni (näitusestendi) teemaplaneeringu väljatöötamine;

Lepingu sõlmimine korraldustoimkonnaga, talle näitusestendi plaani, samuti vajaliku tehnika ja teenuste tellimise üleandmine.

Kindlaks määratud perioodiks, hiljemalt kuu aega enne näituse algust, täidetakse näitusel osalemise avaldus, mis saadetakse korraldustoimkonnale. See näitab kõiki ettevõtte andmeid: riik, aadress/telefon, arvelduskonto number. Taotluse sisuks on eelregistreerimine ja näitusepinna broneerimine. Taotluskiri kinnitab, et ettevõte nõustub käesoleva näituse sätete ja selle korraldamise reeglitega. See on omamoodi pooltevaheline kokkulepe. Taotluse laekumisel saadetakse kinnitus vastuseks ettevõtte registreerimisele osalejate kataloogis ja nõutava tasulise pinna eraldamise kohta. Osalemise eest tuleb tasuda 5-10 päeva jooksul. Kinnitus tagab põhiteenuste kättesaamise.

Lisateenuste saamiseks valib ettevõte välja, mida vajalikuks peab ja märgib koguse. Seega on kõige levinumad lisateenused: töökoht, akrediteerimine, kataloogis avaldamine, siltide ja kaubamärgiga reklaami valmistamine, visiitkaartide paljundamine, brošüürid, tõlkide ja abipersonali teenused. Loomulikult eelistavad paljud ettevõtted toota oma näitusematerjale spetsialiseeritud agentuuridest ja tuua need ainult näitusele.

Taotlustes (vorm võib erineda) on reeglina järgmised põhipunktid:

Näitusepindade (avatud või suletud) rentimine;

Näitusetehnika rent ja paigaldus (näituse mooduli stend vastavalt näitusestendi plaanile);

Pistikupesade, lisalampide paigaldus;

Näituste poodiumide rent ja paigaldamine;

Lisateenuste või -varustuse pakkumine, riidepuud, kapid, külmkapp, telefon, lauad, toolid, muud asjad jne;

Friisil kiri (ettevõtte nimi ekspositsiooni kohal).

Tänapäeval puuduvad teatud tüüpi näituseäriteenuste tariife reguleerivad õigusaktid. Need määrab näitust korraldav ettevõte oma äranägemise järgi (võivad näituseti väga erineda). Teie tasutud summale lisandub käibemaks ja erimaks ning kindlustusmakse.

Peaaegu kõigil juhtudel kindlustab korraldav ettevõte osalevad ettevõtted. Pöörake erilist tähelepanu sellele, kas kindlustus sisaldub mõnes lepingu punktis või mitte. Kui ei, siis saavuta see.

Tuleb meeles pidada, et igal näitusel osalemiseks tuleb ruum eelnevalt broneerida. Samas on võimalik iseseisvalt broneerida vajalik pind näituse administratsioonis või läbi konsolideeriva ettevõtte. Konsolideerija on näitusekorraldajatele hästi tuntud ettevõte, mis omandab pidevalt näitusepindu (tavaliselt suuri mahtusid), varustab neid ja võtab enda kanda mitmeid korralduslikke küsimusi.

Venemaal on mitmeid selliseid konsolideerivaid ettevõtteid: Moskvas - OJSC Moscow Exhibition and Congress Agency, MKB, ITE International; Peterburis - CJSC "St. Petersburg Express" ja mitmed teised.

Erinevatele näitustele ruumide broneerimise aeg on erinev, kuid võimalusel on kõige parem broneerida pind järgmisel näitusel osalemiseks kohe pärast foorumi lõppu ehk aasta varem.

Töötamisel on “Tegevuskava” (tegevuskava), kuhu on märgitud kõik tulevase näitusega seotud põhidetailid: näitusel osalemise eesmärgid, toimumise koht, kuupäevad ja kellaaeg, näituse kujundamise eest vastutavad isikud. stend, kõikide detailide (täpsemalt - kes/mida) organiseerimiseks ja koordineerimiseks, materjalide stendile toimetamiseks. Lühiinfot antakse ka teiste osalevate ettevõtete (diilerid/konkurendid), näituse spetsiifika ja selle toimumise olemuse kohta. Kokkuvõtteks on märgitud minimaalselt kinnitamist ja ettevalmistamist nõudvaid pabereid, ilma milleta on kogu töö mõttetu: kutsed, piletid, autode dokumendid, pressiteated, reklaambrošüürid, voldikud, visiitkaardid.

Tegevuskava ühe lisana on lisatud üksikasjalik nimekiri asjad ja esemed, mis tuleb näitusele kaasa võtta. Selle dokumendi olemasolu lihtsustab oluliselt asjade ladustamist ja arvestust, tagab ettevõtte "strateegiliste reservide" õigeaegse täiendamise stendis (toit, voldikud), hõlbustab nende otsimist ja tuvastab puuduvad esemed.

Teistele oluline dokument on stendikülastajate registreerimise (mõõdistamise) küsimustik. Usaldusväärse statistilise teabe kogumiseks peab ettevõtte juhtkond koostama huvipakkuvate küsimuste loendi ja nende järgimise järjekorra.

Ka tõendavad dokumendid eriline kutse. See saadetakse otse (ettevõtetele/isiklikult otsepostitusega) ja see on universaalne meetod potentsiaalsete klientide meelitamiseks. Tavaliselt on kirjale lisatud kutse. Selle kirjaga kutsub osalev reisibüroo selle valdkonnaga seotud inimesi näitusestendile, et tutvuda täpsemalt enda pakutava turismitootega.

Üheks probleemiks on näitusematerjalide kohaletoimetamine ja stendile paigutamine. Peate eelnevalt märkima, mida, millal ja kuhu impordite. Kõigi vajalike näitusematerjalide ja -varustuse stendile toimetamiseks vormistatakse avaldus, milles soovitakse sõidukite läbipääsulubade väljastamist ja luba veoste transportimiseks/ekspordiks. See kiri peab olema adresseeritud korraldavale ettevõttele (aadresseeritud direktorile) ja sisaldama imporditud kaupade üksikasjalikku nimekirja.

Samuti kontrollige eelnevalt, kui kaua ENNE ja PÄRAST näitust saate veoseid importida/eksportida. See väldib arusaamatusi ja tagab tegevuste selge ajakava.

Küsimuse teine ​​pool on eksponaatide paigaldamine ja paigutus stendile. Mõelge näitusele eelnevalt, lähtudes stendi suurusest. Kas friisid ja plakatid on õigesti valgustatud? Kas näidised ja slaidid on selgelt nähtavad? Kas kilbid on kindlalt kinnitatud? Kas kiri ja üldine värviskeem on atraktiivne?

Pärast nende probleemide lahendamist on võimalik välja töötada lõplik hinnang ettevõtte osalemise kohta näitusel. Keskmiselt moodustavad suurettevõtete kulutused näituseüritustel osalemiseks 15–30% kõigist turunduskommunikatsioonile kulutatud vahenditest.

Lava oma näituse teemaplaani koostamine sisaldab:

Demonstreeritavate tootenäidiste lõplik valik;

Firmastendide arendamine arvestades eraldatud alasid, näitusepindade kõrgust, elektri, veevarustuse jms tagamise võimalusi;

Ettevõtte ekspositsiooni üldine paigutus on eksponaatide jaotamine temaatilisteks osadeks vastavalt ekspositsiooni peateema paljastamise loogikale.

Tuleb meeles pidada, et teatud esinduslikku rolli mängib näitusemooduli suurus, kuid palju olulisem on eksponaatide originaalne, kvaliteetne kujundus, stenditöötajate hästi toimiv töö, tähelepanelik suhtumine külastajatesse ja atraktiivne reklaam. .

Sageli pakuvad näituste korralduskomiteed erineva suuruse ja konfiguratsiooniga standardseid näitusemooduleid. See ei tähenda, et reisibürool ei oleks võimalust tellida stendi enda eskiiside järgi. Kuid see peab orgaaniliselt sobima eraldatud ruumi ja mitte välja kukkuma üldine koostis näitusel ja see tuleks eelnevalt korralduskomiteega kokku leppida.

Tihti tuleb ette juhtumeid, kui reisifirma rahalised vahendid on piiratud ning ollakse sunnitud ostma näitusepinda omakapitali alusel koos teiste osalejatega. Sel juhul võib selguda, et liigesepiirkond on partnerite normaalseks töötamiseks liiga väike. Lisaks ei peeta selliseid "stendide" kasutavaid reisibüroosid usaldusväärseteks partneriteks.

Samas võivad oma osa mängida ka ühisstendid positiivne roll osalejate jaoks, kui riiklikud turismiametid tegutsevad ühtse temaatilise stendina. Seda teevad HTA-d Saksamaal, Küprosel, Türgis, Egiptuses, AÜE-s ja paljudes teistes.

Stendi kaunistamisel on parem kasutada professionaalse dekoraatori või disaineri teenuseid, et luua unikaalne, kordumatu õhkkond, mis väljendab reisibüroo vaimu, stiili, mainet, mis on enesekindluse, kindluse, kvaliteedi ja rahu. Sketši olemine selge näide seista paberil, võimaldab hinnata tulevast näitust ja kujutada ette eksponaatide asukohta.

Pärast ekspositsiooni paigaldamist ja näituse ametlikku avamist algab järgmine etapp - töötada selle töö ajal. Suur koorem langeb personalile, kelle korrektsus ja sõbralikkus tekitab sinus soovi sinuga äri ajada. Õige valgustus ja muusika (valikuna) köidavad kõigi (võib-olla isegi telemeeskondade) tähelepanu ja see on tasuta reklaamivõimalus.

Soovitav on, et näituse ajal viibiks stendil reisifirma juht. Kui tema kohalolek kogu tööpäeva jooksul on võimatu, on vajalik, et stendil oleks ajakava, mis näitab, mis päevadel ja kellaaegadel üks juhtidest seal viibib.

Tavaliselt on ette teada, et näitust külastavad kõrged külalised, välisdelegatsioonid, ajakirjanduse või televisiooni esindajad (selle kohta saab infot näituse korraldustoimkonnast). Sellistel päevadel võib juhi kohalolek kaasa aidata tulusate lepingute sõlmimisele, ettevõtte tegevuse kajastamisele ajakirjanduses või televisioonis.

Samuti tuleb meeles pidada, et näituse ajal läbirääkimiste pidamiseks kehtivad optimaalsed rahvusvahelised reeglid: kohtumine ei tohiks kesta kauem kui 20 minutit. Läbirääkimistel pakutakse ainult teed, kohvi või mineraalvett.

Lisaks on reisifirma juhil võimalik külastada teisi näitusestendide. See aitab tabada turutingimuste arengutrende, hinnata konkurentide tegevust ning selgitada enda ja ettevõtte positsiooni.

Kuna külastajate ja spetsialistide kontakt reisibüroo ekspositsiooniga on väga lühike, siis tegeletakse suhtluse loomisega soovitud sihtrühmaga. Selleks on soovitatav:

Eelnevalt saata kohalikele ettevõtete esindajatele kutsed;

Tagada piisava hulga reklaamikandjate olemasolu ettevõtte stendil.

Samas on kombeks mõned reklaamtooted paigutada nii, et külastajad võtavad need kaasa. Püsi- või väljakujunenud klientidele, stendi külastavatele ettevõtete juhtidele mõeldud materjalid koos läbirääkimisteks vajalike dokumentidega on parem büroos hoiustada.

Avalikkuse huvi pakkuvate ürituste hulgas on ettekanded, näituseteemalised konkursid, loteriid jne.

Pärast näituse lõpetamist tuleb teha ettevõtte näitusel osalemise tulemuste analüüs. Näituse tulemused võib jagada kahte rühma:

Organisatsiooniline;

Kaubanduslik.

Kokkuvõtteid tehes organisatsiooniline Arvesse võetakse järgmisi tegureid:

Kas stendi asukoht oli edukas?

Kas stendi paigutus oli edukas? kas stendi pindala vastas eksponaatide arvule ja antud ülesannetele;

Milliseid ebamugavusi töö ajal tekkis;

Mida oli vaja korraldustoimkonnalt lisateenuste ja varustuse hulgast tellida;

Milliste teenuste ja seadmeteta saaksite hakkama?

Kaubanduslik tulemused on objektiivsed näitajad: ettevõtte ekspositsiooni külastanud külastajate arv, potentsiaalsed kliendid, ning sellest tulenevalt - vanade ja uute klientidega sõlmitud lepingute maht; levitatud reklaam- ja teabematerjalide arv jne.

Iga näituse lõpus koostatakse märge, mis kajastab lühidalt kõiki ettevalmistuse käigus tekkinud probleeme, nende lahendamise viise ja vahendeid ning õppetunde edaspidiseks. Analüüsida on soovitav pärast näituse lõppu hinnapoliitika konkurendid, hinnake oma suutlikkust hindu alandada üksikud liigid turismitoode. Kasulik on koostada ülevaade kõikidest näitustest, millel reisibüroo osales, arvestades kululiike (rent, transport, reisikulud, reklaammaterjalide valmistamine, töötajate toit jne). Sellise teabe olemasolul on lihtne kindlaks teha, kas teatud tüüpi teenuse maksumus on näituselt näitusele muutunud (vt tabel 19.2).

Samal ajal moodustab paigaldamise/demonteerimise maksumus ligikaudu 1/5 kõigist kuludest; toidukulu on 1/6-1/7 kõigist kuludest.

Seega on pärast näitust võimalik hinnata näitusesündmuse “mahtu” rahas, kulusid külastaja kohta koguarvu suhtes, protsentides kasulikud kontaktid ja ärikohtumised.