Kotib yordamchisi lavozimi asosan oddiy kotibning ishi. Chunki vazifalar va mas'uliyat ikkalasi ham rasmiy bir-biriga o'xshash. Yagona o'ziga xoslik shundaki, yordamchiga ancha jiddiy vazifalar berilishi mumkin va shunga ko'ra, bunday lavozimga qo'yiladigan malaka talablari ham oddiy kotibnikiga qaraganda ancha yuqori bo'ladi.

Kotib yordamchisining ish tavsifi bir qator umumiy qoidalarni, lavozimning majburiyatlarini, xodimning huquq va majburiyatlarini o'z ichiga oladi.

Kotib yordamchisining ish tavsifi - umumiy qoidalar

TO umumiy qoidalar bog'lash:

• 1. Kotib-yordamchining mutaxassislar sinfiga munosabati.
• 2. Yordamchini tayinlash va ishdan bo'shatish tashkilotning bosh direktori tomonidan hal qilinadi.
• 3. Bosh direktor kotib yordamchisining bevosita boshlig'i hisoblanadi.
• 4. Agar biron sababga ko'ra xodim ish joyida bo'lmasa, u tashkilotning boshqa xodimi bilan almashtiriladi, u tegishli buyruq bilan tayinlanadi, unga kotib-yordamchining huquq va majburiyatlarini beradi.
• 5. Oliy ma'lumotli, kamida bir yillik tajribaga ega bo'lgan, orgtexnika va kompyuter dasturlari, shuningdek, bilim inglizchada.
• 6. Xodimning mehnat faoliyati Rossiya Federatsiyasi qonunchiligiga, tashkilot ustaviga, uning normalari va qoidalariga, shuningdek ish tavsifi va rahbariyatning buyruqlari.

Aytgancha, veb-saytda texnik direktorning ish tavsifi ham mavjud.

Huquqlar va majburiyatlar

Xodim quyidagi huquqlarga ega:

• 1. Tashkilot tomonidan qo'yilgan muammolarni hal qilish uchun ma'lumotlarni, hatto maxfiy ma'lumotlarni olish.
• 2. Tashkilot va uning samaradorligi va samaradorligini oshirish rejasi bo'yicha taklif va maslahatlar berish mehnat faoliyati ayniqsa.
• 3. Ushbu masalalar bilan shug'ullanadigan maxsus xizmatlardan mehnat faoliyati uchun zarur resurslarni olish, shuningdek, tashkilotning barcha ko'rsatmalari va topshiriqlari o'z vaqtida bajarilmaganligi sabablarini tushuntirish.
• 4. Tegishli mos mehnat sharoitlarini talab qilish va muhim hujjatlarni himoya qilish.
• 5. Kotib yordamchisining rasmiy vakolatlaridan oshmaydigan irodali qarorlar qabul qilish.

Kotib yordamchisining lavozim majburiyatlariga quyidagilar kiradi:

• 1. Tayyorgarlik jarayonini amalga oshirish zarur hujjatlar, hujjatlarni qabul qilish, hisobga olish va ro'yxatdan o'tkazishni ta'minlash, shuningdek, Rossiya Federatsiyasi qonunchiligiga muvofiq ularning qanday bajarilishini nazorat qilish.
• 2. Tayyorgarlik jarayonlarining sifatini nazorat qilish, keyingi imzolash uchun rahbariyatga taqdim etiladigan hujjatlarning to'g'ri to'ldirilganligini tekshirish.
• 3. Berilgan hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish.
• 4. Tashkiliy jarayonlarni, qarorlar qabul qilish va xulosalarni tayyorlash.
• 5. Fuqarolarni qabul qilish.
• 6. Tashkiliy tayyorgarlik uchrashuvlar.
• 7. Ishni shakllantirish, saqlanishini ta'minlash va hujjatlarni belgilangan muddatlarda arxivga o'tkazish.
• 8. Rahbarning boshqa ko'rsatmalarini bajarish.

Va u kotib-kotibning ish tavsifi qanday ko'rinishi haqida yozilgan.

Mas'uliyat

Kotib-referentning javobgarligi quyidagilardan iborat:

• 1. Rad etish yoki o'z vaqtida bajarish, o'z xizmat vazifalariga nisbatan beparvolik uchun.
• 2. Ko'rsatmalar va buyruqlarni buzganlik, maxfiy ma'lumotlarni oshkor qilganlik uchun.
• 3. Tashkilotning ichki tuzilishiga rioya qilmaslik, buzilish mehnat intizomi va mehnat xavfsizligi.

Arxivchining ish tavsifi nima ekanligini o'qishingiz mumkin.

Korxona yordamchisi kotibining ish tavsifi

Korxonadagi har bir mas'ul menejerda jamoa va umuman korxona faoliyatini yaxshilashga yordam beradigan kotib bo'lishi kerak.

Har bir bunday xodimning o'zi bor bevosita mas'uliyat. Kotib kiruvchi va chiquvchi hujjatlarni qabul qilishi, olingan hujjatlarni bo'limlar o'rtasida taqsimlashi, hujjatning adresatga yetkazilishini nazorat qilishi, ish uchun hujjatlarni pudratchilarga yuborishi, rahbariyat va hamkorlar o'rtasidagi uchrashuvlarni rejalashtirishi, korxona xodimlaridan arizalarni qabul qilishi, shuningdek rahbariyatning boshqa ko'rsatmalari kabi.

Bosh direktor yordamchisi-kotibining ish tavsifi

Umumiy holat:

• 1. Xodim mutaxassis hisoblanadi va korxona direktori tomonidan lavozimga tayinlanishi va lavozimidan ozod etilishi mumkin.
• 2. Referentning vazifalari boshqaruv bilan bog'liq samarali faoliyat uchun tashkiliy jarayonlar va hujjatlarni taqdim etishdan iborat.
• 3. Korxona direktoriga bo'ysunuvchi hisoblanadi.
• 4. Faoliyat Rossiya Federatsiyasi qonunchiligiga muvofiq amalga oshirilishi kerak.
• 5. Faqat oliy va o‘rta maxsus ma’lumotga ega, bir yillik ish stajiga ega yoki kurslarni tamomlagan fuqarolargina ushbu xodim bo‘lishi mumkin.
• 6. Qonunchilik bazasiga oid masalalarni bilish.

Kotib yordamchisi quyidagi funktsiyalarni bajarishi shart:

• 1. Korxona hujjatlariga muvofiq xizmat ko'rsatish.
• 2. Korxona ishlarini ishlab chiqarishni tashkil qilishni boshqarish va nazorat qilish.
• 3. Barcha uchrashuvlarni hujjatlashtiring.
• 4. Hujjatlarning hisobini yuritish.

Shuningdek, ushbu lavozimdagi boshqa majburiyatlar va huquqlar.

Tashkiliy va ma'muriy funktsiyalarni bajarish korxona boshqaruvi uchun samarasiz variant hisoblanadi. Direktorni mas'uliyatli qarorlar qabul qilish bilan bog'liq bo'lmagan oddiy va odatiy vazifalardan ozod qilish uchun xodimlar yordamchi lavozimini ta'minlashi mumkin.

Taqdim etilgan materialda ushbu mutaxassis uchun ish tavsifini tuzish xususiyatlari haqida gaplashamiz.

Hujjat haqida

Korxonadagi har bir xodim va mutaxassis uchun huquqlar, majburiyatlar va vakolatlarning individual ro'yxati taqdim etiladi. Ular kompaniyaning mahalliy normativ hujjatlarida, xodim bilan tuzilgan mehnat shartnomasida, shuningdek, ish tavsifining mazmunida aks ettirilgan.

Ushbu hujjat har bir xodim uchun beriladi, garchi Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining normalariga ko'ra, u ishtirokchilar tomonidan tuzilishi kerak bo'lgan majburiy shakllarning bir qismi emas. mehnat munosabatlari.

Mohiyat va maqsad

Xodimning ish tavsifiga ega bo'lish mehnat munosabatlarini amalga oshirishni sezilarli darajada osonlashtiradi:

• Korxona rahbariyati xodimning ish joyida nima va qanday ishlashini darhol belgilab beradi;
• mutaxassis mehnat funktsiyalarini bajarish uchun unga qanday huquq va majburiyatlar ro'yxati o'tkazilishini oldindan biladi;
• tomonlar vakolat chegaralarini va mehnat majburiyatlarini lozim darajada bajarmaganlik uchun javobgarlikni belgilaydilar.

Shunday qilib, DIni tuzishning asosiy maqsadi ish beruvchi va xodim o'rtasidagi mehnat munosabatlarini tartibga solishni hujjatlashtirish deb tan olinishi mumkin.

Supervayzer uchun ish tavsiflarini tayyorlashda siz quyidagi nuanslarni hisobga olishingiz kerak:

• yo'riqnomada ma'lum bir mutaxassisning huquq va majburiyatlari ro'yxati bo'lishi kerak - agar kompaniyada bir vaqtning o'zida bir nechta yordamchilar ishlayotgan bo'lsa, ularning har biri o'z ish tavsifiga ega bo'lishi kerak;
• ish majburiyatlari referentlar, qoida tariqasida, korxona rahbariga to'g'ridan-to'g'ri bo'ysunish bilan bog'liq - DI mazmunida kompaniya rahbariyatidan kim ko'rsatmalar, ko'rsatmalar berish huquqiga ega ekanligi aniq belgilanishi kerak;
• rahbar lavozimi bajariladigan vazifalarning universalligi bilan tavsiflanadi - DI mazmuni rahbarning faoliyati amalga oshiriladigan sohalarni darhol ta'minlashi kerak.

Ish ta'rifining mavjudligi yordamchining ishini soddalashtirishga imkon beradi. Hujjatda huquq va majburiyatlarning to'liq ro'yxati, vakolat va javobgarlik chegaralari, malaka talablari va intizomiy jazo choralarini qo'llash asoslari ko'rsatilgan.

Qaysi qoidalar tartibga solinadi

Qonunchilik darajasida yordamchining lavozim tavsifining shakli va mazmuniga qo'yiladigan talablar tasdiqlanmagan. Standart DI shakli korxona tomonidan tasdiqlanishi mumkin va uni to'ldirishda quyidagi standartlar hisobga olinishi kerak:

• rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining qoidalari - xodim va ish beruvchining kafolatlari to'g'risida, umumiy qoidalar ish haqini berish va boshqalar;
• korxonaning mahalliy hujjatlari qoidalari - ish vaqti va mehnat intizomini ta'minlash, mukofotlash va rag'batlantirish tizimini qo'llash va boshqalar bo'yicha;
• faoliyatning ayrim sohalarida tegishli normativ hujjatlar talablari.

Agar ichki tartib qoidalari, mehnat intizomi va boshqa shunga o'xshash hujjatlar mahalliy aktlar bilan tasdiqlangan bo'lsa, ular ish tavsifini tuzishda hisobga olinadi.

Turlari

Lavozim ta'riflari shartlari referentning faoliyat sohalariga va kompaniyaning o'ziga bog'liq. Referentlarning quyidagi turlarini ajratib ko'rsatish mumkin, ularning har biri uchun o'ziga xos DI ishlab chiqiladi:

• - bu mutaxassislarning eng keng tarqalgan guruhi, ularning mas'uliyati to'liq tashkiliy yordam rahbarning faoliyati;
• kadrlar bo'yicha yordamchi– korxonaning kadrlar xizmatini hujjatli ta’minlash, buyurtmalar jurnalini yuritish va hokazolar bilan shug‘ullanadi;
• – xorijiy tillardan foydalangan holda muzokaralar olib borish, kasbiy va ish hujjatlarini tarjima qilish, delegatsiyalarni qabul qilish uchun yordam beradi. xorijiy kompaniyalar va kompaniyalar;
• – korxonaning kiruvchi va chiquvchi hujjat aylanishini olib boradi, hujjatlarni tuzadi, rahbar nomidan hisobot va hisobotlar tayyorlaydi.

Bu shunchaki namuna ro'yxati korxona xodimlarida bo'lishi mumkin bo'lgan referentlar. Shuningdek, bir nechta referentlar o'rtasida majburiyatlarni taqsimlash mumkin, buning uchun har bir ko'rsatmada tegishli qoidalar mavjud.

Kim tuzadi

Ish ta'riflarini tayyorlash xodim ishga ro'yxatdan o'tganidan keyin amalga oshiriladi. Qoidaga ko'ra, ish bilan bog'liq hujjatlarni tayyorlash mas'uliyati hisoblanadi. Bundan tashqari, ishtirok etishi mumkin. Ish tavsifini tuzish uchun sizda tasdiqlangan mehnat buyrug'i va imzolangan mehnat shartnomasi bo'lishi kerak.

Ish tavsifini tuzgandan so'ng, rahbar uning mazmuni bilan tanishishi kerak. Buning uchun DI shakliga yoki kadrlar bo'limining maxsus jurnaliga qo'lda yozilgan imzo qo'ying. Ko'rsatmalarning bir nusxasi rahbarga beriladi, ikkinchisi esa xodimning shaxsiy ishiga ilova qilinadi.

Foydalanish

Ko'rsatmalar quyidagi sohalarda qo'llaniladi:

• referent DI ning mazmunini hisobga olishi kerak joriy faoliyat, qayd etilgan majburiyatlar va talablarga rioya qilish;
• rahbarga nisbatan har qanday ko'rsatma va buyruqlar faqat ko'rsatmalar doirasida berilishi mumkin va vazifalar yoki vakolatlar ro'yxatini kengaytirish faqat xodimning o'zi roziligi bilan amalga oshirilishi mumkin;
• Vazifalarni lozim darajada bajarmagan taqdirda, intizomiy jazo choralari qo'llanilishi mumkin - buning uchun rasmiy tergov va mas'uliyat doirasi lavozim tavsifiga muvofiq belgilanadi;
• DI mazmuni bo'ysunish darajalarini aniqlash uchun ishlatiladi - referent joriy ishda kimga hisobot berishi kerak, shuningdek ko'rsatmalar berishga ruxsat berilgan mutaxassislar ro'yxati.

Ko'rsatma xodim tomonidan imzolangan va korxona rahbari tomonidan tasdiqlanganidan keyin hujjatga har qanday o'zgartirishlar faqat tomonlarning o'zaro kelishuvi bilan ruxsat etiladi. Ushbu qoidadan istisno faqat Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining talablariga muvofiq boshqa ishga o'tkazilganda ruxsat etiladi.

Referent ko'rsatmalarining mazmunini ikki qismga bo'lish mumkin. Birinchi blok barcha xodimlarga tegishli bo'lgan qoidalar va qoidalarni o'z ichiga oladi ushbu korxonaning(ular Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining normalariga va mahalliy aktlarga mos keladi). Ikkinchi bo'limda aniq referent-mutaxassisning qoidalari, talablari, huquq va majburiyatlari ko'rsatiladi.

Umumiy talablar

Birinchi qism quyidagi fikrlarni o'z ichiga olishi kerak:

• hujjatni rasmiylashtirish sanasi va joyi - garchi qonunda DIni tuzishning aniq muddati belgilanmagan bo'lsa-da, har ikki tomon ham har qanday nizolarni bartaraf etish uchun hujjatni imkon qadar tezroq imzolashdan manfaatdor;
• tomonlarning to'liq ma'lumotlari - kompaniya va uning menejeri, shuningdek referent;
• lavozimning aniq va to'liq nomi to'g'risidagi ma'lumotlar;
• muayyan tarkibiy bo'linmaga lavozimni belgilash, bo'ysunish darajasini ko'rsatish;
• referentga qo'yiladigan malaka talablari ro'yxati - ta'lim, ish tajribasi, kasbiy va shaxsiy fazilatlar, ko'nikmalar.

Qoida tariqasida, sanab o'tilgan qoidalar ilgari ishlagan mutaxassis o'rniga yangi referent tayinlangan taqdirda ham o'zgarmaydi. Qonunda yordamchining ta'limiga maxsus talablar qo'yilmaydi, buning uchun o'rta kasb-hunar ta'limini tamomlash kifoya.

Maxsus blok

Lavozim tavsifining maxsus bloki quyidagi elementlarni o'z ichiga oladi:

• referentning vakolatlarini belgilash, shuningdek ularni boshqa lavozimlarga nisbatan chegaralash;
• mutaxassisning joriy faoliyatida amalga oshiradigan huquq va majburiyatlari ko'rsatilgan;
• bajarilgan faoliyatning o'ziga xos xususiyatlarini hisobga olgan holda ish kunining shartlari (masalan, menejerni xizmat safarlarida kuzatib borish uchun yordamchi uchun tartibsiz ish kuni belgilanishi mumkin);
• mehnatni muhofaza qilish va xavfsizlik qoidalari;
• referent javob berishi kerak bo'lgan maxsus bilim va ko'nikmalar ro'yxati - masalan, ma'lum chet tillari yoki dasturiy ta'minot tizimlarini bilish;
• pul mukofotlarini to'lash shartlari, shu jumladan rag'batlantirish va rag'batlantirish xarakteridagi qo'shimcha miqdorlar;
• agar rahbar o'z xizmat vazifalarini buzgan bo'lsa, intizomiy jazo choralarini qo'llash uchun asoslar.

Ushbu videoda kotib va ​​alohida referentning ishi haqida so'z boradi:

Mas'uliyat

Xodimlarning lavozim tavsiflari ularning majburiyatlari ro'yxatini belgilaydi. Referent uchun ular quyidagilarni o'z ichiga olishi mumkin:

• menejer va (yoki) uning o'rinbosarlari ishini tashkil etish - kunni rejalashtirish, yig'ilishlar va muzokaralarga tayyorgarlik ko'rish, yig'ilishlar natijalarini hujjatlashtirish va boshqalar;
• ish yuritish - kiruvchi va chiquvchi yozishmalarni hisobga olish, ro'yxatga olish jurnallarini yuritish, arxivlash;
• boshqaruv faoliyatini qo'llab-quvvatlash bilan bog'liq iqtisodiy masalalarni hal qilish - kanselyariya tovarlarini sotib olish, xat jo'natish, telefon suhbatlari va video aloqalarni tashkil etish va boshqalar;
• hujjatlarni xorijiy tillardan tarjima qilish, xorijiy hamkorlar ishtirokidagi muzokaralarni qo‘llab-quvvatlash;
• boshqaruv guruhi yoki kompaniyaning boshqa mutaxassislari uchun tahliliy materiallarni tanlash, hisobotlar va hisobotlarni shakllantirish.

Taqrizchining ish majburiyatlari qanchalik batafsil va aniq bo'lsa, joriy ishda vakolatlar va mas'uliyat sohalarini belgilash osonroq bo'ladi.

Yo'naltiruvchi ish tavsiflarini yuklab olish mumkin.

Referentning ish tavsifi (namuna)

Ilova №. ___ mehnat shartnomasiga

"TASDIQLANGAN"
Bosh direktor
OOO ____________
"___" _______________

ISH TAVSIFI
Kotib-referent

1. UMUMIY QOIDALAR

• 1.1. Kotib yordamchisi korxona mutaxassislari toifasiga kiradi va direktor tomonidan ishga olinadi va ishdan olinadi.
• 1.2. Kotib yordamchisining asosiy vazifalari tashkiliy va hujjatlar bilan ta'minlashdir boshqaruv faoliyati.
• 1.3. Kotib yordamchisi bevosita korxona direktoriga hisobot beradi.
• 1.4. O'z faoliyatida kotib-referent quyidagilarga rahbarlik qiladi:
• rossiya Federatsiyasi qonun hujjatlari;
• Korxona ustavi;
• Korxonaning funktsional xizmatlari to'g'risidagi nizom;
• korxona rahbariyatining buyruqlari (ko'rsatmalari);
• ish yuritishni tashkil etish bo'yicha normativ-uslubiy materiallar;
• ushbu ish tavsifi.
• 1.5. Oliy, oʻrta maxsus maʼlumotga va kamida 1 yillik ish stajiga ega boʻlgan yoki ish tajribasiga ega boʻlmagan shaxslar kotib yordamchisi lavozimiga tayinlanadi, lekin kotib-yordamchi kurslarida oʻqitilishi shart.
• 1.6. Kotib yordamchisi quyidagi savollarni bilishi kerak:
• korxonaning rivojlanish istiqbollari, uning moliyaviy-xo'jalik faoliyati;
• hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish, hujjatlarni rasmiylashtirish;
• boshqaruv ishini tashkil etish;
• kompyuter va tashkiliy texnologiyalardan foydalanish;
• rasmiy hujjatlarning tarjimasi xorijiy til tijorat hamkori;
• mehnat madaniyati va mehnat axloqi;
• mehnatni muhofaza qilish, xavfsizlik va yong'indan himoya qilish.

2. FUNKSIYALAR

Kotib-referentga quyidagi funktsiyalar yuklanadi:

• 2.1. Korxona hujjatlari bo'yicha ma'lumot va ma'lumotnoma xizmatlari.
• 2.2. Ish yuritishni tashkil etishga uslubiy rahbarlik va nazorat tarkibiy bo'linmalar va korxona filiallari.
• 2.3. Korxonaning maslahat organlari faoliyatini hujjatlashtirish.
• 2.4. Menejmentga operativ va tashkiliy xizmatlar.
• 2.5. Xodimlar bo'yicha hujjatlar va yozuvlarni tayyorlashni yuritish (kadrlar inspektori yo'qligida).

3. MAZMURLIK MASLAHATLARI

Kotib yordamchisi quyidagilarni bajarishi kerak:

• 3.1. Tayyorlang zarur hujjatlar, korxonaning moliyaviy-xo'jalik faoliyatini ta'minlash.
• 3.2. Hujjatlarni qabul qilish, hisobga olish, ro'yxatdan o'tkazish, bajarilishini nazorat qilish, axborot-ma'lumotnoma xizmatlari va hujjatlar ma'lumotlarini saqlashni ta'minlash.
• 3.3. Korxona rahbariyatiga imzolash uchun taqdim etilgan hujjatlarni tayyorlash sifati, to'g'ri rasmiylashtirilishi, kelishilishi va tasdiqlanishini nazorat qilish.
• 3.4. Hujjatlar va rahbariyatning ko'rsatmalari bajarilishini nazorat qilish, ularning o'z vaqtida va sifatli bajarilishiga qaratilgan tezkor choralarni ko'rish.
• 3.5. Tayyorgarlik, qaror qabul qilish va ularni bevosita ijrochilarga etkazishni tashkil qilish. Rahbariyatga taqdim etilgan sertifikatlar va hisobotlarni tahlil qilish va ular bo'yicha vakolatli xulosalar berish.
• 3.6. Uchinchi tomon tashkilotlari (ham tijoriy, ham davlat) va alohida fuqarolar bilan dolzarb masalalar bo'yicha tezkor aloqada bo'ling. korxona faoliyati(telefon, faks va boshqalar).
• 3.7. Mehmonlarni qabul qilish.
• 3.8. Korxonaning kadrlar faoliyatini hujjatlashtirish bo'yicha ishlarni amalga oshirish:
• xodimlar uchun buyruqlar berish;
• T-2 shaklidagi shaxsiy kartalarni yoki shaxsiy fayllarni ro'yxatdan o'tkazish;
• dekoratsiya ish yozuvlari;
• mehnat shartnomalarini (shartnomalarini) ro'yxatdan o'tkazish va saqlash;
• sayohat hujjatlarini tayyorlash;
• mehnatga layoqatsizlik guvohnomalarini rasmiylashtirish;
• vaqt jadvallarini yuritish;
• ish tajribasi va ish haqi to'g'risidagi guvohnomalarni berish.
• 3.9. Matn terish va nusxa ko'chirish ishini ta'minlang.
• 3.10. Kompyuterni avtomatlashtirish vositasi sifatida foydalaning hujjatlarni qo'llab-quvvatlash korxonalar.
• 3.11. Arxivni saqlash yoki yo'q qilish uchun har yili hujjatlar tanlovini o'tkazing.
• 3.12. Korxonaning moliyaviy-xo'jalik faoliyati profili bo'yicha rahbariyatning individual ko'rsatmalarini bajarish.

4. HUQUQLAR

Referent-kotib quyidagi huquqlarga ega:

• 4.1. Funktsional xizmatlardan so'rov zarur materiallar, shuningdek, vazifalarni bajarishda kechikish sabablarini tushuntirish va rahbariyatning ko'rsatmalari.
• 4.2. Hujjatlarni ko'rib chiqing va ularni korxona rahbarlari va mutaxassislariga bajarish uchun yuboring.
• 4.3. Ijrochilardan ularni tayyorlash va bajarish bo'yicha belgilangan qoidalarni (GOST 6.38-90), hujjatlarni tayyorlashning xalqaro qoidalarini (ISO) buzgan holda tayyorlangan hujjatlarni yakunlashni talab qilish.
• 4.4 O'z vakolatlari doirasida boshqaruv faoliyati hujjatlarini tasdiqlash.
• 4.5. Korxona faoliyatini hujjatlashtirishni takomillashtirish, elektron texnologiyalardan foydalanish asosida boshqaruv ishining shakllari va usullarini takomillashtirish bo‘yicha rahbariyat ko‘rib chiqishi uchun takliflar kiritish.
• 4.6. Yaratish uchun boshqaruvni talab qiling normal sharoitlar ijro uchun rasmiy vazifalar va korxona faoliyatida hosil bo'lgan barcha hujjatlarning xavfsizligi.
• 4.7. "CT" yoki "Maxfiy" deb belgilangan hujjatlar bilan ishlash.
• 4.8. O'z vakolatlaringiz doirasida qarorlar qabul qiling.
• 4.9. Hujjatlarning bajarilishini tekshirish va taqdim etish masalalari bo'yicha korxonaning barcha xizmatlari (xodimlari) bilan o'zaro hamkorlik qilish. zarur ma'lumotlar boshqaruv.

5. MAS'uliyat

Kotib yordamchisi quyidagilar uchun javobgardir:

• 5.1. Korxona rahbariyatiga imzolash uchun taqdim etilgan hujjatlarning sifati.
• 5.2. Hujjatlarni rasmiylashtirish va yuritishga beparvo, beparvo munosabat.
• 5.3. Hujjatlarning xavfsizligi, "Maxfiy" yoki "KT" deb tasniflangan ma'lumotlarni oshkor qilish.
• 5.4. Ushbu yo'riqnomada nazarda tutilgan mehnat vazifalarini noaniq va o'z vaqtida bajarmaslik.

Bosh direktor ________________ __________________________

Yuridik maslahatchi _____________________________________

Men ko'rsatmalarni o'qib chiqdim _____________________________________

1. UMUMIY QOIDALAR 1.1. Kotib yordamchisi korxona mutaxassislari toifasiga kiradi va direktor tomonidan ishga olinadi va ishdan olinadi. 1.2. Kotib yordamchisining asosiy vazifalari boshqaruv faoliyatini tashkiliy va hujjatli ta'minlashdan iborat. 1.3. Kotib yordamchisi bevosita korxona direktoriga hisobot beradi. 1.4. Kotib-referent o'z faoliyatida quyidagilarga rahbarlik qiladi: - Rossiya Federatsiyasi qonun hujjatlari; - korxona ustavi; - korxonaning funktsional xizmatlari to'g'risidagi nizom; - korxona rahbariyatining buyruqlari (ko'rsatmalari); - ish yuritishni tashkil etish bo'yicha normativ-uslubiy materiallar; - bu ish tavsifi. 1.5. Oliy, oʻrta maxsus maʼlumotga ega va kamida 1 yillik ish stajiga ega yoki ish tajribasiga ega boʻlmagan shaxslar kotib yordamchisi lavozimiga tayinlanadilar, lekin kotib yordamchi kurslarida oʻqitilishi shart. 1.6. Kotib-referent quyidagi savollarni bilishi kerak: - korxonaning rivojlanish istiqbollari, uning moliyaviy-xo'jalik faoliyati; - hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish, hujjatlarni rasmiylashtirish; - boshqaruv ishini tashkil etish; - kompyuter va tashkiliy jihozlardan foydalanish; - rasmiy hujjatlarni tijorat hamkorining chet tiliga tarjima qilish; - mehnat madaniyati va mehnat odob-axloqi; - mehnatni muhofaza qilish, xavfsizlik va yong'indan himoya qilish. 2. FUNKSIYALAR Referent-kotibga quyidagi funksiyalar yuklanadi: 2.1. Korxona hujjatlari bo'yicha ma'lumot va ma'lumotnoma xizmatlari. 2.2. Korxonaning tarkibiy bo'linmalari va filiallarida ish yuritishning tashkil etilishiga uslubiy rahbarlik va nazorat. 2.3. Korxonaning maslahat organlari faoliyatini hujjatlashtirish. 2.4. Menejmentga operativ va tashkiliy xizmatlar. 2.5. Xodimlar bo'yicha hujjatlar va yozuvlarni tayyorlashni yuritish (kadrlar inspektori yo'qligida). 3. RASMIY MASLAHATLAR Kotib yordamchisi quyidagilarni bajarishi shart: 3.1. Kerakli hujjatlarni tayyorlash, korxonaning moliyaviy-xo'jalik faoliyatini ta'minlash. 3.2. Hujjatlarni qabul qilish, hisobga olish, ro'yxatdan o'tkazish, bajarilishini nazorat qilish, axborot-ma'lumotnoma xizmatlari va hujjatlar ma'lumotlarini saqlashni ta'minlash. 3.3. Korxona rahbariyatiga imzolash uchun taqdim etilgan hujjatlarni tayyorlash sifati, to'g'ri rasmiylashtirilishi, kelishilishi va tasdiqlanishini nazorat qilish. 3.4. Hujjatlar va rahbariyatning ko'rsatmalari bajarilishini nazorat qilish, ularning o'z vaqtida va sifatli bajarilishiga qaratilgan tezkor choralarni ko'rish. 3.5. Tayyorgarlik, qaror qabul qilish va ularni bevosita ijrochilarga etkazishni tashkil qilish. Rahbariyatga taqdim etilgan sertifikatlar va hisobotlarni tahlil qilish va ular bo'yicha vakolatli xulosalar berish. 3.6. Korxonaning joriy faoliyati (telefon, faks va boshqalar) bo'yicha uchinchi tomon tashkilotlari (ham tijoriy, ham davlat) va individual fuqarolar bilan tezkor aloqani amalga oshirish. 3.7. Mehmonlarni qabul qilish. 3.8. Korxonaning kadrlar faoliyatini hujjatlar bilan ta'minlash bo'yicha ishlarni amalga oshirish: - xodimlarga buyurtmalar tuzish; - T-2 shaklidagi shaxsiy kartalarni yoki shaxsiy fayllarni ro'yxatdan o'tkazish; - mehnat daftarchalarini ro'yxatdan o'tkazish; - mehnat shartnomalarini (shartnomalarini) ro'yxatdan o'tkazish va saqlash; - sayohat hujjatlarini tayyorlash; - mehnatga layoqatsizlik guvohnomalarini rasmiylashtirish; - vaqt jadvallarini yuritish; - ish tajribasi va ish haqi to'g'risida ma'lumotnomalar berish. 3.9. Matn terish va nusxa ko'chirish ishini ta'minlang. 3.10. Korxonani hujjatlashtirishni avtomatlashtirish vositasi sifatida shaxsiy kompyuterdan foydalaning. 3.11. Arxivni saqlash yoki yo'q qilish uchun har yili hujjatlar tanlovini o'tkazing. 3.12. Korxonaning moliyaviy-xo'jalik faoliyati profili bo'yicha rahbariyatning individual ko'rsatmalarini bajarish. 4. HUQUQLAR Kotib yordamchisi quyidagi huquqlarga ega: 4.1. Funktsional xizmatlardan kerakli materiallarni, shuningdek, rahbariyatdan topshiriq va ko'rsatmalarni bajarishda kechikish sabablarini tushuntirishni talab qiling. 4.2. Hujjatlarni ko'rib chiqing va ularni korxona rahbarlari va mutaxassislariga bajarish uchun yuboring. 4.3. Ijrochilardan ularni tayyorlash va bajarish bo'yicha belgilangan qoidalarni (GOST 6.38-90), hujjatlarni tayyorlashning xalqaro qoidalarini (ISO) buzgan holda tayyorlangan hujjatlarni yakunlashni talab qilish. 4.4 O'z vakolatlari doirasida boshqaruv faoliyati hujjatlarini tasdiqlash. 4.5. Korxona faoliyatini hujjatlashtirishni takomillashtirish, elektron texnologiyalardan foydalanish asosida boshqaruv ishining shakllari va usullarini takomillashtirish bo‘yicha rahbariyat ko‘rib chiqishi uchun takliflar kiritish. 4.6. Rahbariyatdan rasmiy vazifalarni bajarish va korxona faoliyatida hosil bo'lgan barcha hujjatlarning saqlanishi uchun normal sharoit yaratishni talab qilish. 4.7. "CT" yoki "Maxfiy" deb belgilangan hujjatlar bilan ishlash. 4.8. O'z vakolatlaringiz doirasida qarorlar qabul qiling. 4.9. Hujjatlarning bajarilishini tekshirish va rahbariyatga zarur ma'lumotlarni taqdim etish masalalari bo'yicha korxonaning barcha xizmatlari (xodimlari) bilan o'zaro hamkorlik qilish. 5. MAS'uliyat Kotib yordamchisi quyidagilar uchun javobgardir: 5.1. Korxona rahbariyatiga imzolash uchun taqdim etilgan hujjatlarning sifati. 5.2. Hujjatlarni rasmiylashtirish va yuritishga beparvo, beparvo munosabat. 5.3. Hujjatlarning xavfsizligi, "Maxfiy" yoki "KT" deb tasniflangan ma'lumotlarni oshkor qilish. 5.4. Ushbu yo'riqnomada nazarda tutilgan mehnat vazifalarini noaniq va o'z vaqtida bajarmaslik. Bosh direktor ________________ __________________________ (imzo) (familiyasi, vazifasini bajaruvchi) Yuridik maslahatchi ________________ __________________________ (imzo) (familiyasi, vazifasini bajaruvchisi) "__"_________ 199_ ISHLAB CHIQARISH: ------------ Lavozim tavsifi korxona xodimining funktsiyalari, huquq va majburiyatlarini belgilovchi hujjat. Ish ta'rifi nizolar yoki ziddiyatli vaziyatlarda zarur mehnat munosabatlari. Ish tavsifi asosida xodim bilan mehnat shartnomasi tuziladi. Ish tavsifi ishlab chiqilmoqda HR bo'limi, korxonaning yuridik maslahatchisi bilan kelishiladi va korxona rahbari tomonidan tasdiqlanadi. Ish ta'rifiga kiritilgan barcha muhim o'zgarishlar korxona direktorining (direktor o'rinbosari) buyrug'i bilan amalga oshiriladi.

Kotib xo'jayinning sodiq yordamchisi va o'ng qo'li deb ataladi va yaxshi sabablarga ko'ra, chunki menejer kotibining vazifalari samarali boshqaruv va ma'muriy faoliyatni ta'minlashni o'z ichiga oladi. Menejerning kotibi ish hujjatlari va hujjatlarni tayyorlash va rasmiylashtirish bilan shug'ullanadi, xo'jayinga biznesda yordam beradi va ko'plab tashkiliy masalalarni hal qiladi.

Kotib-yordamchi lavozimini ham vakillik lavozimi deb hisoblash mumkin, chunki u kompaniyaning yuzi - u mehmonlarni kutib oladi, qo'ng'iroqlar va xatlarga javob beradi. Bunday ish katta xotirjamlik, muloqot qobiliyatlari va tashkilotchilikni talab qiladi. Shu sababli, kotib kasbi katta istiqbollarni va'da qilishi mumkin - kelajakda mutaxassis ofis menejeri, keyin esa direktorlar yoki top-menejerlardan biri bo'lishi mumkin.

Ish joylari

Mijozlar va tashrif buyuruvchilar uchun ofisi bo'lgan deyarli har bir kompaniyada mas'ul kotib lavozimi talab qilinadi. Bu yirik korxonalar ham, kichik biznes tashkilotlari ham bo'lishi mumkin.

Kasbning tarixi

Birinchi kotiblarni ulamolar va yilnomachilar deb hisoblash mumkin - ular qirol farmonlari va farmoyishlarini yozgan, joriy voqealarni yozib olgan va yozishmalarni yuritish uchun mas'ul bo'lgan. Vaqt o'tishi bilan kotibning vakolatlari sezilarli darajada kengaydi va bugungi kunda ular turli xil funktsiyalarni bajarishlari mumkin. Shunday qilib, mutaxassislarga ehtiyoj paydo bo'ldi tor mutaxassislik, buning natijasida kotib-yordamchi, kotib, kotib-tarjimon va ofis menejeri kasblari paydo bo'ldi.

Kotibning majburiyatlari

Kotib yordamchisining lavozim majburiyatlariga quyidagilar kiradi:

• tashrif buyuruvchilarni qabul qilish;
• telefon qo'ng'iroqlarini qabul qilish;
• ish yuritish;
• menejerning ish kunini rejalashtirish;
• uchrashuvlar tashkil etish;
• xizmat safari paytida menejer va boshqa xodimlar uchun chiptalar va mehmonxonalarni bron qilish;
• ofis uchun kantselyariya buyumlariga buyurtma berish;
• menejerning talablarini bajarish.

Ba'zida menejer kotibining funktsiyalari ingliz tilida yozishmalarni o'z ichiga oladi.

Kotibga qo'yiladigan talablar

Kotib yordamchisiga qo'yiladigan talablarga quyidagilar kiradi:

• o'rta yoki oliy ma'lumot;
• shaxsiy kompyuterga egalik qilish;
• ish yuritish asoslarini bilish;
• ingliz tilini bilish (ba'zan).

Shuningdek, kotib lavozimi quyidagi ko'nikmalarni talab qiladi:

• aniqlik;
• yaxshi ko'rinish qobiliyati (taqdim etish);
• tashkilot.

Kotib rezyume namunasi

Qanday qilib kotib bo'lish mumkin

Qanday qilib kotib bo'lish mumkin? Har kim bunga ega bo'lishi mumkin Oliy ma'lumot kotib yordamchisi kurslarini tugatgan yoki bevosita ish joyida ta'lim olgan. Qoidaga ko'ra, ish beruvchilar talabnoma beruvchining olgan mutaxassisligiga alohida talablar qo'ymaydilar, lekin asosiy e'tibor talabnoma beruvchining zarur bo'lgan mutaxassisligiga ega bo'lishini ta'minlashga qaratadilar. shaxsiy fazilatlar va vazifalarni kerakli darajada bajara oldi.

Kotib ish haqi

Kotibning ish haqi har xil bo'lishi mumkin - 15 dan 45 ming rublgacha. Daromad xodimning vazifalariga va u ishlayotgan hududga bog'liq. Kotib yordamchisining o'rtacha ish haqi 30 ming rublni tashkil qiladi.

Treningni qayerda olish kerak

Oliy ta'limdan tashqari, bozorda odatda bir haftadan bir yilgacha davom etadigan bir qator qisqa muddatli treninglar mavjud.

instituti kasb-hunar ta'limi"IPO" sizni o'tishga taklif qiladi masofaviy kurslar"" yo'nalishi bo'yicha (256, 512 va 1024 akademik soat variantlari mavjud) diplom yoki davlat guvohnomasini olish bilan. Biz 200 ga yaqin shahardan 8000 dan ortiq bitiruvchilarni tayyorladik. Siz tashqi ta'limdan o'tishingiz va foizsiz to'lovlarni olishingiz mumkin.