این آموزش اول از همه برای دستیاران مبتدی در نظر گرفته شده است که با هدف رشد حرفه ای هستند و می خواهند کار خود را به گونه ای سازماندهی کنند که با حداقل تلاش حداکثر لذت را به همراه داشته باشد.

این برنامه همچنین مورد علاقه متخصصان با تجربه خواهد بود که وظایف حرفه ای آنها شامل انجام وظایف پشتیبانی اداری برای مدیریت است.

برنامه مطابق با توسعه داده شده است استاندارد حرفه ای "سازمانی و پشتیبانی مستنداتمدیریت سازمان".

پس از اتمام دوره آموزشی صادر شد گواهی توسعه حرفه ای نمونه ایجاد شده "مدیریت فعالیت های اداری و اقتصادی در سازمان ".

برنامه آموزشی

• نقش دستیار مدیر در سازماندهی فرآیندهای تجاری.
  • دستیار مدیر - هماهنگ کننده و سازمان دهنده کار در دفتر.
  • الزامات برای ویژگی های حرفه ای و شخصی یک دستیار مدیر.
  • وظایف، وظایف و صلاحیت های دستیار مدیر.
  • جایگاه دستیار مدیر در تیم مدیر و سلسله مراتب خدمات.
  • اعتماد به نفس حرفه ای و موقعیت فعال در کار.
  • فرهنگ روابط با مدیر، همکاران و توانایی اولویت بندی.
  • وفاداری و رازداری در کار دستیار مدیر.
• تصویر تجاری مثبت و آداب کسب و کار به عنوان مؤلفه های موفقیت یک دستیار مدیر.
  • مفاهیم تصویر و آداب کسب و کار.
  • تصویر و شغل.
  • نقش دستیار مدیر در ایجاد تصویر مدیر و تصویر شرکتیسازمان های.
• تصویر خارجی (بعدی) دستیار مدیر.
  • تصویر تجاری دستیار مدیر.
  • الزامات لباس و ظاهر یک فرد تجاری.
  • سبک تجاری در لباس (تجاری بالا، تجاری سنتی، گاه به گاه تجاری، سفر کاری، تجاری A5).
  • الزامات اساسی برای طراحی ظاهر یک زن تجاری (بهداشت شخصی، مدل مو، آرایش، عطر).
  • چیزهای غیرقابل قبول در یک تصویر ابعادی تجاری.
  • جایگاه و نقش کد لباس سازمانی در حفظ/ایجاد وجهه شرکت.
  • وظایف دستیار تعمیر و نگهداری فرهنگ شرکتیو تصویر
• استانداردهای فرهنگ سازمانی
  • با سلام و عرض ادب.
  • ترتیب و اشکال بازنمایی (در جامعه، در محل کار، نمایندگی شخصی).
  • درخواست تجدید نظر "شما" - "شما" (معیارهای سنی، قوانین انتقال به "شما").
  • آداب تجارت (انواع کارت بازرگانیقوانین طراحی و تحویل کارت ویزیت).
  • فضای بین فردی (بین همکاران، بین رهبر و زیردستان، در یک تیم، در جامعه).
  • چگونه مرسوم است که در دفتر / اتاق پذیرایی خود با پذیرایی از مهمانان رفتار کنید.
  • قوانین رفتار هنگام ورود به دفتر مدیر یا شریک تجاری.
  • اهمیت وضعیت و راه رفتن.
  • معنی حالات و حرکات صورت.
• سازمان کار موثرپذیرایی
  • سازماندهی موثر محل کار دستیار مدیر.
  • طراحی دفتر و دکوراسیون داخلی پذیرایی.
  • پذیرایی و بدرقه بازدیدکنندگان. ویژگی های پذیرایی و دیدار از مسافران تجاری، هیئت ها، مهمانان VIP.
  • اصول مهمان نوازی اداری انواع سرویس مهمان و سفره آرایی (سلف سرویس، سرویس جزئی، سرویس کامل).
• سازماندهی سفرهای کاری برای مدیر.
  • تهیه برنامه کاری.
  • پشتیبانی مستند اطلاعاتی از کار رئیس.
  • رزرو بلیط و رزرو هتل. سازمان انتقال.
  • ویژگی های آماده سازی یک سفر خارجی.
• سازماندهی رویدادهای تجاری (جلسات، مذاکرات، کنفرانس ها).
  • تهیه اطلاعات و مواد مرجع و محل برگزاری رویداد.
  • تهیه سخنرانی های عمومی رئیس.
  • نشست شرکای تجاری در فرودگاه، ایستگاه قطار، نزدیک محل برگزاری رویداد.
  • قوانین صندلی برای اتومبیل
  • نشستن پشت میز مذاکره و گذاشتن پرچم ها.
  • کمک به مدیر در طول مذاکرات تجاری.
  • مستندسازی رویدادهای تجاری فیلم، صدا، عکاسی.
  • برگزاری برنامه فرهنگی و انتخاب هدایای تجاری.
  • دیدن مهمان.
• مدیریت زمان.
  • عناصر مدیریت زمان
  • دلایل کمبود وقت
  • ایجاد یک سیستم مدیریت زمان شخصی
  • تعیین اولویت ها (اصل پارتو، ماتریس آیزنهاور، تحلیل ABC).
• بهینه سازی کار دستیار مدیر - مدیریت زمان.
  • برنامه ریزی عملیاتی و بلند مدت: ایجاد انضباط شخصی لازم.
  • طبقه بندی وظایف بر اساس فوریت، اهمیت و شدت انرژی، با در نظر گرفتن ویژگی های شخصی.
  • برنامه ریزی کار مشترک رئیس و دستیار رئیس.
  • برنامه ریزی و سازماندهی روز کاری رئیس.
• آداب و رسوم رویدادهای شرکتی و رسمی.
  • انواع و ویژگی های رویدادهای رسمی: روز-شب، با صندلی، بدون صندلی.
  • قوانین سرویس دهی طبق پذیرش
  • دعوت به رویدادهای رسمی به دعوت ها پاسخ دهید.
  • کد لباس برای رویدادهای شرکتی
  • قوانین رفتار در رویدادهای شرکتی.
  • زمان حضور در رویدادهای شرکتی
• برگزاری جلسات کاری در یک کافه/رستوران.
  • انتخاب محل ملاقات
  • ملاقات و دیدار با شرکای تجاری.
  • نشستن پشت میز.
  • نحوه ثبت سفارش و پرداخت.
• ارتباط موثر در کار دستیار مدیر.
  • تعامل با سرپرست و همکاران.
  • مدیریت جریان اطلاعات
  • سازماندهی فرآیند ارتباط
  • موانع ارتباطی و راه های غلبه بر آنها تکنیک صحبت کوتاه
  • توسعه ارتباطات و مهارت های ارتباطی تجاری.
• آداب معاشرت تلفنی و مهارت ارتباط تلفنی.
  • ویژگی های یک مکالمه تلفنی تجاری
  • تصویر تلفنی شرکت نحوه پاسخگویی صحیح به تماس های دریافتی
  • قوانین آداب معاشرت تلفنی: اشکال معارفه و خداحافظی.
  • شروع و پایان مکالمه تلفنی قوانین انجام مکالمه تلفنی تجاری هنگام تماس.
  • چگونه یک مکالمه را کنترل کنیم و در عین حال مودب باشیم امتناع مودبانه
• • فرهنگ سخنان تجاری و رسمی سبک کسب و کاراسناد مدیریتی
  • هنجارهای واژگانی و هنجارهای دستوری زبان مدرن روسی.
  • خطاهای گفتاری معمولی در متون مستند.
  • زبان اسناد رسمی الزامات اساسی برای سبک نگارش اسناد رسمی.
• سبک تجاری مکتوب انتقال اطلاعات و نامه تجاری.
  • توسعه متون استاندارد و الگو.
  • انواع اصلی نامه های تجاری
  • قوانین آداب معاشرت برای نوشتن نامه های تجاری.
• Setiquette - آداب ایمیل(مطابق با الزامات آداب تجارت بین المللی).
  • مفهوم شبکه. تفاوت پست الکترونیکاز کاغذ
  • سبک ایمیل تجاری
  • الزامات قالب بندی ایمیل تجاری
  • شروع و پایان ایمیل های تجاری
• کار اداری برای دستیار مدیر.
  • الزامات اساسی برای اجرای اسناد سازمانی و اداری (ORD).
  • ترکیب جزئیات ORD.
  • الزامات برای فرم اسناد.
  • ثبت مشخصات دائمی و متغیر اسناد.
  • انواع اسناد: سازمانی، اداری، مرجع و اطلاعاتی.
  • قوانین آماده سازی و اجرا انواع مختلفاسناد (مقررات، دستورالعمل ها، دستورات، پروتکل ها، گواهی ها، نامه ها و غیره).

دستیار اجرایی موثر: آداب تجارتو مهارت های حرفه ای

هدف این برنامه دستیاران مدیران، روسای دبیرخانه، مدیران عامل، دستیاران دبیر است. همچنین برای منشی ها و مدیران دفاتر و همه کارمندانی که بنا به ماهیت خدمات خود باید با مشتریان و فقط بازدیدکنندگان سازمان ارتباط برقرار کنند مفید است.

در پایان آموزش، شرکت کنندگان قادر خواهند بود:

برنامه سمینار:

1. دستیار مدیر و نقش او در کار سازمان

1.1. کد لباس تجاری

• کد لباس تجاری چیست؟
• لباس های تجاری زنانه
• لباس کار مردانه
• رنگ لباس در محیط کسب و کار
• لوازم جانبی را فراموش نکنید

1.2. داخلی دفتر

• دفتر مرکزی
• پذیرایی

1.3. کار با بازدیدکنندگان

• کارکنان پذیرش
• پذیرش بازدیدکنندگان از سایر سازمان ها
• پذیرایی از مسافران تجاری
• چای و قهوه برای بازدیدکنندگان

1.4. زیرمجموعه کسب و کار

• نمایندگی ها و آشنایان
• کارت بازرگانی. قوانین تعویض کارت ویزیت

1.5. تکنیک ارتباط تلفنی

• نحوه پاسخگویی صحیح به تماس های تلفنی
• قوانین انجام مکالمه تلفنی تجاری هنگام تماس
• اشتباهات رایج گوشی

1.6. مکاتبات تجاری

• سبک نوشتن تجاری
• الزامات نامه تجاری
• ویژگی های خاص مکاتبات تجاریاز طریق اینترنت

1.7. پشتیبانی سازمانیسفرهای کاری سر

• رزرو بلیط، هتل
• رابطه با میزبان

2. کار اداری برای دستیار رئیس شرکت

2.1. ترکیب اسناد سازمان های مدرن

• اقدامات هنجاری در مورد نگهداری سوابق در سازمان
• الزامات اساسی برای ترکیب اسناد

2.2. ترکیب و اجرای اسناد اصلی

• اسناد سازمانی
• اسناد اداری
• اطلاعات و مدارک مرجع

2.3. با اسناد کار کنید

• تهیه اسناد
• ثبت اسناد

2.4. سازماندهی و ذخیره اسناد

• نامگذاری امور سازمان
• تشکیل پرونده ها
• کنترل اجرای سند
• آماده سازی اسناد برای بایگانی

3. آداب ارتباطات تجاری

3.1. جلسات کاری و مذاکرات

• چگونه برای یک جلسه کاری آماده شویم
• قوانین ملاقات با یک هیئت تجاری: در فرودگاه، در دفتر
• قوانین صندلی برای اتومبیل
• اقامت در هتل
• قوانین نشستن بر سر میز مذاکره

3.2. پذیرایی های رسمی

• دعوت‌نامه‌ها و پاسخ‌ها به دعوت‌ها
• انواع پذیرایی رسمی
• چیدمان میز
• قوانین نشستن روی میز
• کد لباس برای پذیرایی های رسمی
• چگونه در یک پذیرایی رسمی رفتار کنیم

3.3. هدایا و گل برای یک شریک تجاری

• انتخاب هدیه
• نحوه هدیه دادن و گرفتن
• هدایای ممنوعه
• قوانین رنگ شریک تجاری
• بسته بندی گل

در پایان آموزش، شرکت کنندگان قادر خواهند بود:

• مهارت های اثربخشی شخصی را به عنوان دستیار مدیر به دست آورید
• درک اهمیت نقش دستیار اجرایی در ساختار شرکت
• یک سیستم گردش کار تجاری و پرسنل را به درستی ایجاد کنید
• در داخل و خارج شرکت اعتماد به نفس داشته باشید
• قوانین و مقررات آداب تجارت را رعایت کنید
• با مشتریان، بازدیدکنندگان و کارمندان شرکت، مؤدبانه و مؤثر ارتباط برقرار کنید
• کمک به ایجاد و حفظ تصویری مطلوب از شرکت.

طراحی کارگاه:

• گفتگوی فعال بین مجری و شرکت کنندگان در آموزش، پاسخ به سوالات شرکت کنندگان.
• تجزیه موقعیت های معمولی(مطالعات موردی).
• بازی های تجاری و نقش آفرینی.
• تمرین مهارت ها از طریق تمرینات در گروه های کوچک.
• سخنرانی های کوچک

یکی از مهمترین حرفه های معتبرو در عین حال، که به نظر می رسد بسیار آسان است - یک منشی شخصی یا دستیار. در مورد پرستیژ، حق با شماست. همانطور که برای سبکی - یک تصور فریبنده. آسان است که فقط ... یک کمک کننده بد باشید. چگونه در آسمان حرفه ای ستاره شویم؟

پاسخ

سمت دستیار شخصی رئیس از جایگاه بالایی در شرکت برخوردار است. دستیار شخصی در مرکز زندگی اداری سازمان قرار دارد و به شخص او توجه زیادی می شود. ارتباط با افراد اول شرکت ها و مسئولیتی که یک دستیار شخصی بر عهده دارد نیاز به دانش و مهارت قابل توجهی دارد. به سختی می توان مقدار زیادی از کارهای اداری، نمایندگی، میانجیگری را که توسط دستیار انجام می شود، دست بالا برآورد کرد.

صرف نظر از اندازه سازمان، دامنه کار دستیار شخصی گاهی اوقات تا جایی گسترش می یابد که او نه تنها یک مجموعه استاندارد از کارهای اداری، بلکه اغلب کارهای خلاقانه زیادی را انجام می دهد. در کار خود، دستیار می تواند عملکردهای مالی، مدیریتی، روزنامه نگاری، روابط عمومی، ترجمه را با موفقیت اجرا کند، به خصوص اگر این یک روح باشد و استعداد، دانش و مهارت وجود داشته باشد. همه چیز به نحوه نشان دادن خود در محل کار، به مقیاس فعالیت های سرپرست فوری و همچنین به درک یا بهتر بگوییم پذیرش و احترام انسانی و حرفه ای بستگی دارد که بین دستیار و سرپرست مستقیم او ایجاد می شود.

اطلاعات مهم در مورد پشتیبانی اطلاعاتی رئیسدر مطالب اینجا خواهید یافت.

علاوه بر مسئولیت بزرگ، موقعیت دستیار شخصی رئیس دارای فرصت های بزرگی است: برقراری تماس های جالب، برقراری ارتباط با افراد با موقعیت های مختلف، اغلب بسیار بالا، اقامت دائم، همانطور که می گویند، "در دید"، توسعه سازمانی و مهارت های رهبری، فرصتی برای رشد به هر موقعیتی در هر زمینه ای که در آن بتوانید توانایی ها و فعالیت های خود را نشان دهید. با کار در دفتر مدیر، می توانید "نگاهی دقیق تر" به حوزه های مختلف حرفه ای فعالیت در شرکت بیندازید، نقاط قوت و علایق خود را مشخص کنید و شروع کسب و کار موفقی را در حرفه خود شروع کنید. کارمند با استعداد و فداکار حرفهو رشد غرامت مالی برای همه زحمات آنها فراهم می شود.

چه ویژگی های شخصی یک کارمند در این موقعیت نقش کلیدی دارد؟

برای شروع، شایان ذکر است که اغلب دختران به عنوان دستیار شخصی کار می کنند. ویژگی های طبیعی ذاتی در جنسیت زن، یعنی: تمرکز بر روابط انسانی، ارتباطات، توانایی پیش بینی بسیاری از چیزهای کوچک، مراقبت از مردم، محاسبه توسعه وضعیت چند قدم جلوتر، بینش، شهود. - می تواند خدمت کند خدمات خوبزنان در فعالیت های حرفه ای خود

همچنین باید در نظر داشت که از آنجایی که یک زن شروع به ایجاد یک حرفه حرفه ای موفق کرده است، باید به عواملی توجه کند که مردان به طور سنتی هنگام موفقیت در یک زمینه تجاری خاص، روی آنها تمرکز می کنند. - در مورد شایستگی، توانایی ارائه صحیح خود، توانایی نتیجه گرا بودن.

چگونه در موقعیت دستیار شخصی موفق شوید و پایه و اساس عالی برای شغل موفق خود ایجاد کنید؟

حداکثر برنامه

فراموش نکنید که هیچ زمینه فعالیت غیرمولد وجود ندارد، کارکنان سهل انگار وجود دارند. درست مثل اینکه این اتفاق نمی افتد زندگی خسته کنندهآدم های خسته کننده ای هستند طبیعت به زن توانایی های بسیار ارزشمندی بخشیده است.

امروزه چه چیزی برای موفقیت یک زن در تجارت مهم است؟

شما نباید تنها به داده های خارجی تکیه کنید، اگرچه ظاهری جذاب و مرتب، البته توانایی ارائه خود را به خوبی به شما ارائه می دهد.

مرد موفقهمیشه از سه چیز آگاه است:

• مهارت ها و استعدادهای آنها،
• جاه طلبی ها و اهداف شما
• منابع دانش و مهارت های جدید آنها، یعنی فرصت های رشد.

همچنین لازم است به وضوح منظور خود را از مفهوم "موفقیت" درک کنید. آیا این یک کار معمولی آرام است یا نیاز به حل مداوم مشکلات جدید، نشان دادن نبوغ و ابتکار و ماندن در مرکز رویدادها. به هر حال، اگر مورد دوم مورد پسند شما نیست، پس موقعیت یک دستیار شخصی برای شما مناسب نیست.

درک و عمل دو موتور موفقیت هستند. یک فرد موفق در اینجا و اکنون فعال است. او مجبور نیست منتظر فرصتی برای اثبات خود باشد. او خودش این فرصت ها را برای خودش ایجاد می کند، آنها را از روی واقعیت اطرافش محاسبه می کند، زیرا تمرکز دید او به اندازه کافی گسترده است و برای توجه به بسیاری از چیزهای اطراف و استفاده از موقعیت ها باز است.

در محل کار بیش از آنچه از شما انتظار می رود انجام دهید. چنین رویکرد منفعلانه ای برای کسب و کار برای فردی که برای هر ارتفاع حرفه ای تلاش می کند مناسب نیست. این سوال را از خود بپرسید: چه انتظاری از کار دارید؟ پاسخ ممکن است این باشد: پاداش شایسته، رضایت از سطح ارتباطات، مزایای اجتماعی و سایر مزایایی که کار فراهم می کند، شناخت شایستگی های خود از مدیریت، محیط. از این گذشته، موفقیت شخصی نه چندان به موقعیتی که گرفته می شود، بلکه به آن بستگی دارد خود مرد.

به این فکر کنید که چگونه می توانید عالی باشید، چگونه می توانید گردش کار خود را بهبود ببخشید، چه جوی می توانید در قسمت پذیرش ایجاد کنید، به عنوان مثال چه اقداماتی را می توانید برای حل موثر مشکلات کاری انجام دهید. در اینجا نکات ایجاد موقعیت ها و فرصت هایی برای موفقیت شما وجود دارد.

وقتی فردی نه تنها در چارچوب آنچه در کار از او خواسته می شود عمل کند، بلکه انتظارات خود از کار، آرزوهای خود را برای رشد و خودسازی را سرلوحه قرار دهد، آنگاه موفق می شود توانایی های خود را نشان دهد و به دست آورد. اعتماد و شناخت جامعه به خود به عنوان یک متخصص، یک کارمند جاه طلب.

مهمترین درس رشد شخصی: میخواهم یاد بگیرم - مطالعه کنید، رویکرد کنید، بپرسید، شفاف سازی کنید، درخواست یک کلاس کارشناسی ارشد کنید، سعی کنید کار جدیدی انجام دهید، بیشتر، اما هیچ کس ابتدا به شما مشاوره، آموزش یا مشاوره حرفه ای ارائه نمی دهد. ابتکار، سؤالات، پیشنهادات برای "آزمایش قلم" یا کمک به یک متخصص از قبل برای درک تسلط باید از "دانش آموز" باشد، زیرا این دانش آموز است که به دنبال معلم است و نه برعکس!

بنابراین، دستور العمل موفقیت در این حرفه بسیار ساده است - درک اینکه خود شما نقش اصلی را در موقعیت ها و شرایط وجود خود بازی می کنید. درک شما از اینکه چه محیطی با آرزوها و اهداف شما مطابقت دارد، درک نقاط قوت شما، حساسیت به واقعیت اطراف - که همگی در ایجاد فرصت های مساعد برای پیشروی در مسیر موفقیت نقش حیاتی دارند. در این مورد، شما به نوعی سناریوی زندگی خود را مدل می کنید، آن را با ایده هایی پر می کنید که برای شما ارزشمند هستند. همه این ایده ها در آن چیزها، شرایط، افرادی که شروع به احاطه کردن شما می کنند مطابق با روند رویدادهایی که برای خود سازماندهی می کنید یا ایده روشنی برای سازماندهی دارید، تجسم می یابد. بالاخره انسان خودش راه زندگی را انتخاب می کند.

واضح است که شما فقط می توانید کاری را که دوست دارید به خوبی انجام دهید. بنابراین - بیشتر. با شروع به چشیدن طعم کسب و کار، برای لذت بردن از نتایج مثبت تلاش های خود، اسرار شخصی موفقیت خود را کشف خواهید کرد. پس از همه، همه چیز بسیار فردی است. شما خوشحال خواهید شد که این فردیت را گام به گام در خود کشف و توسعه دهید.

دستیار شخصی: دو عصای جادویی

برای یک دستیار اجرایی، دو مهارت بسیار مهم است: کار با اطلاعات و کار با مردم. هر دوی این مهارت‌ها از نظر ارزش با چوب دستی‌های یک دستیار با استعداد برابر می‌شوند.

کار با اطلاعات:مهم نیست که حداکثر مقدار آن را داشته باشید و چیزهای زیادی را به خاطر بسپارید و در ذهن داشته باشید، بلکه مهم است که بدانید کجا می توانید آن را در زمان مناسب پیدا کنید. این واقعیت که ما در عصر وب زندگی می کنیم، زندگی ما را بسیار آسان تر می کند. به هر حال، اطلاعات یا اشاره ای در مورد منابع ارزشمند آن را می توان با استفاده از منابع شبکه جهانی وب یافت، بنابراین امروزه مهارت های جستجو در وهله اول قرار دارد. این مهارت ها باید تا حد کمال تسلط داشته باشند. اطلاعات مورد نیاز خود را بیابید، نکته اصلی را در یک جریان اطلاعات بزرگ برجسته کنید - اینها مهارت های مهم دستیار مدرن است. چگونه می توان به چنین مهارت هایی دست یافت؟ هر چه بیشتر تمرین کنید - بهتر انجام خواهید داد. و بیشتر. کنجکاو باشید!

مهم است که در هنگام مواجهه با آن هرگز از قبل وحشت نکنید مشکل جدید. اطلاعات پیدا کنید، فکر کنید، درک کنید. یک رویکرد خوش بینانه و شناختی در اینجا مهم است. به خصوص زمانی که اغلب مجبور به حل مشکلات جدید هستید. اما اگر نمی توانید آن را انجام دهید و آن را دوست ندارید، پس شغل اشتباهی را انتخاب کرده اید. از این گذشته ، کار یک دستیار شخصی شامل ابتکار عمل ، تفکر خلاق و مثبت است. این شغل برای کسانی است که دوست دارند فکر کنند و مشکلات مختلف را حل کنند. این یک شغل برای سازمان دهندگان درخشان، سازندگانی است که می توانند به طور موثر با استرس کنار بیایند، مشکلات را هموار کنند و هیچ چیز دیگری.

عصای جادویی دوم - توانایی برقراری ارتباط با مردم - این ابزار حتی پیچیده تر و جالب تر است.

برای یک دستیار شخصی مهم است پیدا کردن زبان متقابلبا اطرافیانبرای برقراری ارتباط موثر، باید ویژگی شخصیتی فوق العاده ای داشته باشید جامعه پذیری،به عنوان مثال، توانایی برقراری تماس به راحتی. با توجه به نیاز به برقراری ارتباط با تعداد زیادی از افراد با وضعیت های کاملاً متفاوت، برای یک فرد بسته و غیر ارتباطی دشوار است که به عنوان دستیار کار کند. ویژگی های شخصی ارزشمند یک دستیار عبارتند از: ادب، ادب، خیرخواهی، ادب، توجه به همکار.آنها همیشه نه تنها در تماس های شخصی، بلکه در مکالمات تلفنی نیز ظاهر می شوند. این ویژگی ها است که فضای مطلوبی را در اتاق پذیرایی رئیس، در دفتر ایجاد می کند و به جلب حمایت کمک می کند. تعامل موثربا مردم و انجام یک ماموریت واسطه ای بین رهبر و اطرافیانش.

شایان ذکر است که زنان ذاتاً روانشناسان و «متخصصان» خوبی هستند روابط انسانی". معمولاً ناخودآگاه می فهمند که چه جور آدمی در مقابلشان است و بسته به این خط رفتاری را انتخاب می کنند. چه به مدیر و چه کارمندان مربوط باشد، بهتر است به صحیح ترین سبک رفتاری پایبند باشید.

نکته مهم دیگر - توانایی مراقبت از مردم، توانایی دیپلمات بودن، درایت نشان دادن، یافتن لحن مناسب، درک خلق و خوی اطرافیان و وضعیت امور. چرا به مردم اهمیت می دهیم؟ آیا یک دستیار مدیر نیاز به نشان دادن معجزات صبر و مراقبت یک پرستار پرستار دارد؟ تا حدی بله. کار برای شما کمک. این کارکرد اصلی شماست. هنگام سازماندهی چیزی، باید تمام تفاوت های ظریف را محاسبه کنید، گویی که همه آن را برای خودتان انجام می دهید. شما نمی توانید برخی از سوالات، جزئیات را نادیده بگیرید و فکر کنید که در آنجا، در محل، مردم خودشان آن را کشف خواهند کرد. ما باید سعی کنیم همه چیز را حداکثر، همه چیز را تا کوچکترین جزئیات پیش بینی کنیم. این کار بسیار مهم است. به هر حال، توانایی مراقبت از مردم برای همه نیست. این یک کار بسیار دشوار برای یک دستیار مدیر است.

در ذات یک زن کیفیتی مانند توانایی و تمایل به بهبود همه چیز نهفته است. او بر این باور است که اگر چیزی وجود داشته باشد یا به یک شکل کار کند، می توان آن را بهبود بخشید. به عنوان یک قاعده، او تلاش می کند تا خودش به این مهم برسد و آماده است دیگران را به این کار تشویق کند. این ویژگی فوق‌العاده یک زن، فرصت‌های خوبی برای او فراهم می‌کند تا ویژگی‌های رهبری خود را توسعه دهد و از نردبان شغلی بالا برود.

من می خواهم توجه داشته باشم که برای موفقیت حرفه ای تقریباً در هر کسب و کاری، باید به روانشناسی زن و مرد مسلط باشید. مهم است که اولاً به وضوح مزایای خود را درک کنید نقاط قوت، طبیعتاً تعیین شده است و ثانیاً با در نظر گرفتن ویژگی های سبک های فکری و رفتاری مردانه و زنانه با مردم ارتباط مؤثر برقرار می کند. این دانش ارزشمند به شما کمک می کند تا نه تنها در محل کار، بلکه در زندگی شخصی خود، که برای هر زن بسیار مهم است، زبان مشترک، درک و پشتیبانی پیدا کنید.

برای طبیعت خلاق کار کنید

لحظه برای یک زن بسیار مهم است خلاقیتیک زن نادر، به دلیل ویژگی‌های طبیعت زنانه‌اش که طبیعت به او داده است، حاضر می‌شود کارهای روزمره خسته‌کننده‌ای را انجام دهد. چیست ایجادو چرا ما اغلب به دنبال یافتن هستیم کار خلاقانه? منظور ما از این مفهوم چیست؟ گاهی معلوم می شود که منظورمان آزادی از این مفهوم است. آزادی خلق کردن، آشکار کردن و تحقق بخشیدن به خود.

در واقع، اغلب ما نه تنها نیاز داریم که برخی از کارکردهای معمولی و روزمره را انجام دهیم، بلکه نیاز به ایجاد، ایجاد و مهمتر از همه دیدن نتیجه نهایی، "محصول" فعالیت خود، دریافت پاسخ از "مصرف کننده" داریم. از این «محصول»، بازخورد، قدردان تلاش سرمایه گذاری شده است. علاوه بر این، برای برخی از افراد، مهم است که کاری انجام دهند «از و به»، نه اینکه فقط یک چرخ دنده در یک ماشین بزرگ باشید و اندک خود را در کار مشترک قرار دهید. در جریان آن خودتعیین حرفه ایباید پاسخ سوال را پیدا کرد - چه چیزی برای شما شخصاً در کارتان مهم است؟

بنابراین، در مورد خلاقیت. خوشبختانه کار به عنوان دستیار مدیر مستلزم توانایی تفکر و تصمیم گیری مستقل است و نیازی به شکایت از نبود زمینه فعالیت خلاقانه نیست.

راهی برای خروج از یک موقعیت پیدا کنید، گاهی اوقات غیر استاندارد، در صورت لزوم یک ایده ارائه دهید - ارزش و عقلانیت آن را متقاعد کنید، فرصتی برای اجرای آن بیابید، برنامه ریزی کنید و اجرای آن را «رهبری» کنید - در اینجا بخش های اصلی یک برنامه فعالیت دستیار شخصی موفق است که مورد قدردانی قرار خواهد گرفت. و اگر فکر می کنید که برای بهبود روند معمول چیزها - این یک کار ناسپاس است، ممکن است تعجب کنید که بدانید (اگر تصمیم به انجام آن دارید) بالاخره کاری را انجام داده اید که برای مدت طولانی هیچ کس به آن نرسیده است و این مورد بی توجه نبوده است. آیا این باعث لذت از فعالیت نمی شود؟ آیا پیش نیازی برای رشد حرفه ای بیشتر ایجاد نمی کند؟ پاسخ به همه سوالات بسیار مختصر است - بله! شما باید تلاش کنید و پشتکار داشته باشید.

به منظور ایجاد، شما نیاز به دیدن، شنیدن، درک افراد و شرایط اطراف، متوجه مشکلات کلیدی در کار خود و پیدا کردن راه حل، بهبود فرآیندها. در بیشتر موارد، نباید استدلال کرد که این ابتکار مجازات دارد. به عنوان یک قاعده، بی عملی و بی تفاوتی قابل مجازات است، زیرا دیر یا زود می توان با همان موانعی برخورد کرد که در گذشته به نظر می رسید، با موفقیت توانسته است چشمان خود را ببندد. اگر مشکل سیستمیک است، پس بهتر است آن را حل کنید و دفعه بعد در شرایط مشابه دیگر نیازی به هدر دادن زمان برای دور زدن همان سوراخ نخواهید داشت.

کار یک دستیار دائماً وظایفی را ایجاد می کند، و اگر فردی فعال و خلاق هستید، این کارها باعث تقویت و تقویت "عضلات حرفه ای" شما و همچنین کشف و توسعه مهارت ها و استعدادهای شما می شود. این وظایف جالب (به طور معمول نه معمولی) فعالیت دستیار شخصی رئیس است. با حل آنها، ما به عنوان فردی و به عنوان کارمند رشد و پیشرفت می کنیم، این رضایت و پاداش شایسته را برای ما به ارمغان می آورد. و ما برای این تلاش می کنیم، اینطور نیست؟

مرور

شرکت کنندگان در این آموزش قادر خواهند بود:

• مهارت های اثربخشی شخصی را به عنوان دستیار مدیر به دست آورید
• درک اهمیت نقش دستیار اجرایی در ساختار شرکت
• یک سیستم گردش کار تجاری و پرسنل را به درستی ایجاد کنید
• در داخل و خارج شرکت اعتماد به نفس داشته باشید
• قوانین و مقررات آداب تجارت را رعایت کنید
• با مشتریان، بازدیدکنندگان و کارمندان شرکت، مؤدبانه و مؤثر ارتباط برقرار کنید
• کمک به ایجاد و حفظ تصویری مطلوب از شرکت.

طراحی کارگاه:

• گفتگوی فعال بین مجری و شرکت کنندگان در آموزش، پاسخ به سوالات شرکت کنندگان.
• تجزیه و تحلیل موقعیت های معمولی (مطالعه موردی).
• بازی های تجاری و نقش آفرینی.
• تمرین مهارت ها از طریق تمرینات در گروه های کوچک.
• سخنرانی های کوچک

اگر تعداد گروه کمتر از 3 نفر باشد، سمینار در حالت انجام می شود کار فردیبا مناطق مشکل هر شرکت کننده (در موضوع اعلام شده سمینار). برنامه کاری (چه مقدار زمان به کلاس های گروهی، چقدر به مربیگری فردی) به طور جداگانه توافق می شود.

برنامه را می توان با توجه به نیاز مشتری تغییر داد

مخاطبین سمینار

• دستیاران سر
• روسای دبیرخانه
• امور مدیران
• معاونان منشی
• منشی ها
• مدیران دفتر
• کارکنانی که بنا به ماهیت خدمات خود باید با مشتریان و فقط بازدیدکنندگان سازمان ارتباط برقرار کنند

1. دستیار مدیر و نقش او در کار سازمان

• کد لباس تجاری
• کد لباس تجاری چیست؟
• لباس های تجاری زنانه
• لباس کار مردانه
• رنگ لباس در محیط کسب و کار
• لوازم جانبی را فراموش نکنید
• داخلی دفتر
• دفتر مرکزی
• پذیرایی
• کار با بازدیدکنندگان
• کارکنان پذیرش
• پذیرش بازدیدکنندگان از سایر سازمان ها
• پذیرایی از مسافران تجاری
• چای و قهوه برای بازدیدکنندگان
• زیرمجموعه کسب و کار
• نمایندگی ها و آشنایان
• کارت بازرگانی. قوانین تعویض کارت ویزیت
• تکنیک ارتباط تلفنی
• نحوه پاسخگویی صحیح به تماس های تلفنی
• قوانین انجام مکالمه تلفنی تجاری هنگام تماس
• اشتباهات رایج گوشی
• مکاتبات تجاری
• سبک نوشتن تجاری
• الزامات نامه تجاری
• ویژگی های مکاتبات تجاری از طریق اینترنت
• پشتیبانی سازمانی برای سفرهای کاری رئیس
• رزرو بلیط، هتل
• رابطه با میزبان

2. کار اداری برای دستیار رئیس شرکت

• ترکیب اسناد سازمان های مدرن
• اقدامات هنجاری در مورد نگهداری سوابق در سازمان
• الزامات اساسی برای ترکیب اسناد
• ترکیب و اجرای اسناد اصلی
• اسناد سازمانی
• اسناد اداری
• اطلاعات و مدارک مرجع
• با اسناد کار کنید
• تهیه اسناد
• ثبت اسناد
• سازماندهی و ذخیره اسناد
• نامگذاری امور سازمان.
• تشکیل پرونده ها
• کنترل اجرای سند
• آماده سازی اسناد برای بایگانی
• مدیریت سوابق منابع انسانی
• ترکیب و انواع اسناد. الزامات اساسی برای ثبت اسناد پرسنل.
• قراردادهای کار احکام استخدام، اخراج، مرخصی کارمند و غیره. قالب بندی و نگهداری کتاب های کار، کارت شخصی برگه زمان.
• برنامه کارکنان. قوانین داخلی برنامه کاری; برنامه های تعطیلات شرح شغل. مقررات مربوط به زیرمجموعه های ساختاری.

3. آداب ارتباطات تجاری

• جلسات کاری و مذاکرات
• چگونه برای یک جلسه کاری آماده شویم
• قوانین ملاقات با یک هیئت تجاری: در فرودگاه، در دفتر
• قوانین صندلی برای اتومبیل
• اقامت در هتل
• قوانین نشستن بر سر میز مذاکره
• پذیرایی های رسمی
• دعوت‌نامه‌ها و پاسخ‌ها به دعوت‌ها
• انواع پذیرایی رسمی
• چیدمان میز
• قوانین نشستن روی میز
• کد لباس برای پذیرایی های رسمی
• چگونه در یک پذیرایی رسمی رفتار کنیم
• هدایا و گل برای یک شریک تجاری
• انتخاب هدیه
• نحوه هدیه دادن و گرفتن
• هدایای ممنوعه
• قوانین رنگ شریک تجاری
• بسته بندی گل

1. تشخیص وضعیت فعلی دستیاران - شرکت کنندگان در سمینار با شناسایی نقاط مشکل در کار آنها.

1.1. "دزدان زمان" و نحوه برخورد با آنها.

1.2. فضای ناکارآمد - اصول نظم دادن به هرج و مرج به عنوان عنصر افزایش بهره وری نیروی کار. سیستم های ژاپنی "5S" و "کایزن".

1.3. روابط ناکارآمد - نحوه بهبود ارتباطات به منظور انتقال و دریافت سریع، در دسترس و محترمانه اطلاعات.

1.4. شرایط ناکارآمد کار و نحوه غلبه بر آنها

1.5. راه های غلبه بر استرس، کار با حالات خود. چگونه سلامتی و اعصاب خود و دیگران را حفظ کنیم.

2. آنچه یک دستیار اجرایی باید در مورد تعیین هدف بداند.

2.1. استراتژی و تاکتیک در کار دستیار مدیر.

2.2. برنامه ریزی هدف. چگونه اهداف را با رهبر هماهنگ کنیم.

2.3. اولویت بندی تقسیم مسئولیت ماتریس آیزنهاور

2.4. تفویض اختیار، کنترل اجرا و رهبری موقعیتی.

2.5. توانایی "نه" گفتن. سه شکل جهانی امتناع به عنوان راهی برای تحقق بخشیدن به آنچه برنامه ریزی شده بود.

2.6. دستیار مدیر خلاقیت در برنامه ریزی. روش‌های تئوری حل مسئله اختراعی (TRIZ) و مدیریت زمان موثر.

3. اصول مدیریت موثرزمان (مدیریت زمان).

3.1. قوانین اساسی مدیریت زمان: پارتو، مورفی، پارکینسون، Zipf، "بازگشت ناپذیری زمان" و دیگران.

3.2. کمال گرایی و تاخیر - نحوه سازماندهی موثر کار با در نظر گرفتن اصول تنظیم صحیح وظایف. معیارهای انجام کار

3.3. مدل‌های مفید در کار: در نظر گرفتن بیوریتم‌ها و وقفه‌های کار هنگام موازی کردن وظایف، تأثیر احساسات و شرایط فیزیکی بر عملکرد. استفاده از منابع نیمکره چپ و راست مغز.

3.4. سه تصور غلط اصلی معتادان به کار

3.5. آموزش به عنوان عنصری برای افزایش بهره وری نیروی کار. چه زمانی و/یا چگونه باید تمرین کرد یا نه.

4. روش های کار اثبات شده یا اسرار مدیریت زمان.

4.1. انگیزه. چگونه خود و دیگران را با لذت کار کنید. نحوه انتقال دستورات رئیس به دستیار تا اجرا و نحوه کنترل اجرا بسته به شرایط.

4.2. خوردن فیل، روش پنیر سوئیسی، همین حالا انجامش بده و دیگر اسرار مدیریت زمان.

4.3. نقشه های ذهنی به عنوان یک راه پردازش سریعو ساختاردهی حجم زیادی از اطلاعات.

4.4. فهرستی از موثرترین ترفندها و روش ها برای صرفه جویی در وقت به عنوان دستیار مدیر.

5. مشخصات سازماندهی کار رهبر و نقش دستیار.

5.1. برگزاری نشست ها و کنفرانس ها. چگونه با کمک پیش تمرین کارایی را افزایش دهیم.

5.2. ویژگی های خاص انواع متفاوتارتباط در ارتباط با هدف چگونه زمان مکالمه را کاهش دهیم یا برعکس، چگونه به دست آوریم اطلاعات لازمبا یک گفتگوی غیرکلامی

5.3. انواع برنامه ریزان نحوه انتخاب یک برنامه ریز با در نظر گرفتن علایق دستیار مدیر، خود مدیر و کل سازمان.

5.4. روش های تصمیم گیری در شرایط استرس و کمبود اطلاعات. چگونه یک دستیار مدیر می تواند درک متقابلی با مدیر در مورد تقسیم مسئولیت پیدا کند.

5.5. روابط اعتماد بین مدیر و دستیار به عنوان ابزاری برای برنامه ریزی حرفه ای روز کاری. زمان بندی خارجی کار سر به عنوان دستیار و پاسخ سریع به مشکلات در حال ظهور.

5.6. احساسات در کار دستیار مدیر. تکنیک های ساده برای خودتنظیمی در محل کار.

5.7. چند کارکردی دستیار مدیر: رابطه مهارت ها برای برنامه ریزی، تجزیه و تحلیل، پیشنهاد، هماهنگی و تصمیم گیری.

5.8. صرفه جویی در وقت مدیر: سازمان منطقیسفرهای کاری، رویدادهای شرکتی و تعطیلات.

5.9. استانداردسازی و رسمی‌سازی وظایف مکرر دستیار مدیر. کنترل عملکرد و مسئولیت به عنوان روش هایی برای بهبود کارایی

6. ابزارهای خود ممیزی و زمان بندی.