Sistema ERP - método efectivo dirigir un negocio que ayude a gestionar el proceso de trabajo en su conjunto, planificar las actividades de los elementos comerciales individuales de la empresa y también mejorar el funcionamiento de todas las instalaciones de producción.

Aprenderás:

• ¿Qué es un sistema ERP y cuándo se necesita?
• ¿Cuáles son las ventajas y desventajas de un sistema ERP?
• ¿Qué funciones realiza el sistema ERP en una empresa?
• Cómo elegir un sistema ERP.
• Cómo implementar correctamente un sistema ERP en una empresa.
• ¿Qué formación debe recibir el personal que trabajará con el sistema ERP?
• ¿Qué determina el coste de un sistema ERP?

¿Qué es un sistema ERP y cuándo se necesita?

Para comprender mejor el significado de un sistema ERP, no basta con conocer la decodificación de estas letras (Planificación de recursos empresariales) y la traducción de esta definición al ruso (planificación de recursos empresariales), es mejor estudiar la historia de su origen.

A finales del siglo XX, una masiva automatización de procesos de negocio: Las PC se difundieron rápidamente, los programas para la gestión financiera y contabilidad, gestión de documentos electrónicos, comprobando el funcionamiento de maquinaria y equipos.

La diferencia en los principios de hacer negocios no radica solo en la transferencia de información a formato digital, sino también en la aparición de nuevos métodos de análisis e intercambio de datos, combinando inicialmente diferentes tipos información. El resultado de esto fue la oportunidad de ver todo el trabajo de la empresa en su conjunto y analizar el funcionamiento de sus áreas individuales (el trabajo del departamento principal de producción, almacén, contabilidad). La información obtenida permitió distribuir de manera más competente el uso de la capacidad de producción y tomar las decisiones correctas.

Es esta forma de hacer negocios la que se denomina ERP, y el software utilizado para estos fines se define como un sistema EPR.

Así, todos los programas diseñados para contabilidad, gestión de personal, etc. forman parte del sistema ERP, mientras que CRM (sistema de gestión de relaciones con el cliente) también pertenece al ERP y se traduce como "sistema de gestión de relaciones con el cliente".

Actualmente, todos los componentes anteriores del sistema ERP básico se utilizan a menudo como programas separados. Por ejemplo, en una empresa sólo se puede automatizar la contabilidad, mientras que el resto de la información se almacena en varios programas del paquete estándar de MS Office.

No tiene sentido discutir si CRM y la contabilidad electrónica son componentes de un sistema ERP; sin embargo, está claro que con el tiempo el nivel de automatización de los flujos de trabajo comerciales solo crecerá junto con la cantidad de licencias de software vendidas, así como el volumen. de servicios de instalación y mantenimiento posterior.

En una situación en la que una empresa ha iniciado recientemente sus actividades, no hay necesidad de una automatización profunda de los procesos de trabajo. Los documentos se pueden preparar utilizando aplicaciones informáticas estándar y el director podrá aclarar la información necesaria a un miembro del personal. Sin embargo, junto con la expansión de todo el negocio, aumenta el número de operaciones, documentación y empleados, lo que conlleva la necesidad de almacenar y analizar toda la información en formato electrónico.

Si la empresa en su conjunto no utiliza un sistema ERP, entonces, por regla general, toda la información se almacena de forma desordenada, lo que dificulta su búsqueda. A veces hay situaciones en las que el funcionamiento del sistema ERP se establece únicamente en un determinado departamento.

¿Qué funciones realiza el sistema ERP en una empresa?

La funcionalidad dentro de la cual se puede utilizar un sistema ERP depende de la escala y la dirección de actividad de una empresa en particular, las características específicas de su trabajo, pero en general debe estar dirigido a administración General negocio. La funcionalidad estándar es la siguiente:

1. Producción

• elaborar especificaciones para los bienes producidos o los servicios prestados para calcular los volúmenes de consumibles necesarios y las horas de trabajo de los empleados;
• Elaborar planes y gestionar el trabajo de la empresa a diversas escalas: desde equipos de producción específicos hasta departamentos completos.

2. Finanzas

• elaborar planes para el uso de los recursos financieros de la organización y monitorear los resultados;
• contabilidad corriente, contabilidad de impuestos y otros pagos al presupuesto y fondos extrapresupuestarios, informes y control financieros;
• trabajar con activos de la empresa, que incluyen fondos en cuentas bancarias, valores, activos fijos (por ejemplo, bienes raíces).

3. Logística

• Gestión de suministro y despacho de materiales. productos terminados: mantener una base de datos de contratos y contratistas, elaborar planos e informes sobre la mercancía en almacén, etc.;
• preparación de datos sobre todo lo necesario consumibles para cumplir con los estándares de producción previamente calculados.

4. Personal

• contabilidad de personal y mantener hojas de tiempo, Compilacion tabla de personal, preparación de nómina;
• búsqueda y registro de empleados;
• elaboración de planes de personal.

• elaboración de planes de venta de productos;
• preparación e implementación de campañas publicitarias y comunicaciones de marketing;
• calcular precios de productos manufacturados, desarrollar programas de descuentos, mantener ventas, etc.

6. Proyectos. Informes

• disponibilidad en grandes cantidades formularios de informes estándar para todas las áreas de las actividades de la organización, así como la capacidad de crear informes adicionales;
• comprobar y análisis de rendimiento empresas;
• desarrollo de una política general para el trabajo de la organización, incluyendo el establecimiento de plazos para cada una de las tareas asignadas, calculando los recursos necesarios para estos fines ( Dinero, materiales, trabajadores).

Sistema ERP en una empresa: 4 etapas de implementación

La implementación completa de un sistema ERP en una organización puede llevar desde un par de semanas hasta varios años (dependiendo del volumen y la escala de las actividades de la empresa). Al mismo tiempo, tanto los propios especialistas en TI de la empresa como los empleados de la empresa desarrolladora pueden instalar el sistema ERP.

La implementación de un sistema ERP se puede dividir en las siguientes etapas:

Etapa 1. Organización primaria

La etapa en la que se determinan las tareas, se fijan los objetivos, después de lo cual se realiza una evaluación técnica. plan de proyecto.

Etapa 2. Desarrollo del proyecto

A continuación se estudia el trabajo de la empresa: planes de desarrollo, procesos de producción. Esta información es la base para seleccionar la estructura del sistema ERP, así como para realizar ajustes al plan técnico (si es necesario).

Etapa 3. Ejecución del proyecto

El procedimiento para llevar a cabo los procesos de negocio en la empresa se basará en el sistema ERP instalado, por lo que en esta etapa es necesario transferir datos de los sistemas contables que se utilizaron anteriormente al sistema ERP y unificarlos entre sí. En una situación en la que resulta que los módulos del sistema ERP no son suficientes para de esta empresa, en esta etapa es posible refinarlo. Una vez finalizada la instalación, se comunican los principios básicos del sistema ERP a los empleados de la organización y se llevan a cabo pruebas de prueba.

Etapa 4. Puesta en servicio

En la etapa final, es posible encontrar y eliminar los problemas que surgen durante el funcionamiento del sistema ERP.

¿Qué métodos se utilizan para implementar un sistema ERP?

Se pueden utilizar los siguientes métodos para implementar un sistema ERP:

1. Implementación por fases, cuando el sistema ERP se introduce uno por uno en algunos procesos interrelacionados, lo que minimiza riesgos de problemas.
2. "Big Bang": todo el sistema se instala a la vez. Este enfoque se puede utilizar en una organización pequeña con procesos de producción simples. En este caso es necesario Atención especial preste atención a la etapa de prueba para identificar todos los posibles errores en el funcionamiento del sistema ERP.
3. La implementación es una instalación parcial de software con su posterior distribución a otras estructuras empresariales. En un área separada, el método de implementación se puede aplicar de forma gradual o simultánea, ya que en general los riesgos de una implementación fallida son bajos.

La elección del método de implementación de un sistema ERP para cada empresa debe hacerse con mucho cuidado, analizando los posibles costes y teniendo en cuenta la experiencia de otras empresas.

¿Quién capacita al personal sobre qué es un sistema ERP?

Explicar los conceptos básicos del trabajo con un sistema ERP es una de las etapas más difíciles de su implementación. Realizar negocios utilizando un sistema ERP puede cambiar los procesos comerciales en una empresa, lo que implica la necesidad de llevar a cabo responsabilidades laborales también la funcionalidad asociada con el uso de este paquete de software. Por tanto, el punto principal para la dirección de la empresa es preparar mentalmente al personal para trabajar con el sistema ERP.

Al implementar un sistema ERP, puede surgir el problema de que los empleados comunes no quieran aprender a trabajar con él, porque dicha automatización facilita el trabajo de gestión. En esta situación, la solución es trasladar a dichos empleados a otros puestos. La mayoría del personal tiende a pensar a largo plazo y comprende la necesidad de formación para utilizar los conocimientos adquiridos en su trabajo.

De la calidad del capacitación Dependerá de la eficacia del uso del sistema ERP. Los empleados deben tener un buen conocimiento de los conceptos básicos de su trabajo y tener la motivación adecuada, porque si no comprenden para qué se utilizan dichas innovaciones, los resultados de la implementación de un sistema ERP no se notarán. Por tanto, los empleados deben comprender que el uso de este paquete de software puede ser una palanca importante para mejorar la eficiencia de toda la empresa.

La capacitación de los empleados sobre los conceptos básicos del trabajo con un sistema ERP debe comenzar temprano. Puede realizar una campaña publicitaria interna y preparar información accesible sobre los objetivos que se alcanzarán después de comenzar a utilizar este paquete de software. En un documento especialmente elaborado, "Estrategias de formación del personal", esta tarea se identifica en primer lugar. En este documento, todos los empleados de la empresa se dividen en grupos según el volumen de actividades de formación necesarias y también enumera todos los demás pasos de la formación.

Como regla general, existen varios grupos en los que se divide todo el personal. Por ejemplo, se puede distinguir un grupo separado. administracion de COMPAÑIA y mandos intermedios que gestionarán directamente el funcionamiento de la empresa y tomarán las decisiones necesarias. Otro grupo es la parte de usuarios que realizan la funcionalidad principal al trabajar con el sistema ERP, sin profundizar en los detalles de los procesos de negocio, pero con un conocimiento profundo de cómo funciona el complejo de software. Y el tercer grupo es la parte principal de los empleados que ingresarán datos primarios al programa.

Los dos primeros grupos deben ser capacitados por empleados de la organización que desarrolló el sistema ERP, mientras que la mayor parte del personal del tercer grupo puede aprender los conceptos básicos del programa de forma remota o a través de aquellos que ya lo han recibido. conocimientos necesarios colegas.

La formación se puede realizar tanto en centros de formación agencias de consultoría y directamente en la empresa. En algunos casos, los desarrolladores de sistemas ERP exigen obligatoriamente que los empleados del segundo grupo obtengan el certificado correspondiente.

Las agencias de consultoría celebran acuerdos con proveedores importantes como SAP, Microsoft, Oracle, Sun, Cisco, lo que les otorga el derecho de enseñar cómo utilizar el programa y emitir documentos de respaldo al finalizar la capacitación. Puede encontrar información al respecto en los sitios web oficiales de dichas empresas. Los desarrolladores nacionales Parus y Galaktika han abierto sus propios centros de formación.

Sistema ERP: un ejemplo de implementación exitosa

Una de las empresas dedicadas a la producción y venta de equipos de refrigeración es Corporación Howe(EE. UU.) – Para hacer negocios de manera más eficiente, decidimos implementar un sistema ERP basado en una arquitectura orientada a servicios (SOA) de segunda generación. Esto hizo posible obtener resultados de inmediato y ver los beneficios de utilizar este sistema ERP, ya que la calidad y rentabilidad de todos los procesos de negocio han aumentado significativamente.

Esta organización pudo analizar mejor el volumen de reservas de materiales y la necesidad de reponerlas. Después de implementar el sistema ERP, Howe Corporation lo tiene todo herramientas necesarias para planificar actividades tanto a corto como a largo plazo, lo que evita el uso de un método de planificación calendario poco fiable.

También aprecié todas las posibilidades de utilizar el sistema ERP. Compañia internacional Alfa Laval, que se ha fijado el objetivo de lograr un mejor rendimiento de la producción aumentando la eficiencia de los procesos de negocio. En una de las sucursales de Alfa Laval en Bulgaria se utilizó el sistema Epicor iScala ERP, que ayudó a realizar un análisis detallado del uso de materiales y materias primas de producción, controlar los plazos de su compra para la ejecución de los pedidos relevantes, que influyó en el reducción de los niveles de desperdicio de producción. Al mismo tiempo, dado que el sistema ERP automatizó completamente todos los procesos comerciales, esto permitió reducir el volumen de exceso de productos en los almacenes, así como minimizar el tiempo de inactividad en la producción.

Otra compañía - Electrónica E/S– también puede servir como ejemplo de uso exitoso de un sistema ERP. Su objetivo era alcanzar con éxito los objetivos fijados para los próximos 4 años.

Como dijo el director de IO Electronics, con el rápido desarrollo de las actividades y el desarrollo de otras áreas de producción, la rentabilidad de la empresa puede disminuir significativamente si hay fallas en el intercambio de información entre las divisiones internas. Sin embargo, cuando se utiliza un sistema ERP, toda la información está disponible en línea. Al finalizar la tarea, el sistema ERP se actualiza, lo que le permite realizar un seguimiento de todo proceso de manufactura y ver la disponibilidad real de un producto en particular, así como evitar un exceso de inventarios en los almacenes.

Un practicante dice

Cómo un sistema ERP permitió reducir la necesidad de capital de trabajo en un 40%

Serguéi Sukhinin,

Dado que nuestra empresa anteriormente no contaba con un sistema ERP, era imposible notar rápidamente cambios en el proceso de negocio, lo que implicaba escasez de materiales para el ensamblaje de productos terminados, actividad descoordinada de los talleres, deterioro de la calidad del producto final y aumento del consumo. de materias primas. Todos estos costos innecesarios sólo podrían reducirse implementando un sistema ERP.

La principal actividad de nuestra organización es la producción, por lo que las tareas de automatización de la planificación y gestión de los procesos de negocio eran una prioridad. Habiendo determinado que un sistema ERP nos ayudaría a resolver nuestros problemas, queríamos lograr los siguientes objetivos:

1. Incrementar la eficiencia del uso del capital de trabajo.
2. Reducir los inventarios almacenados en los almacenes.
3. Creación de un programa de producción teniendo en cuenta las capacidades existentes.
4. Reducir el nivel de trabajo en curso.
5. Creación de una lista general de materiales utilizados en la producción.
6. Mejora del proceso de cálculo de estándares de materiales.
7. Incrementar la precisión de los planes de compras, lo que ayudará a reducir el volumen de inventarios ilíquidos en los almacenes.

Solo después de la implementación del sistema ERP pudimos planificar correctamente el volumen de materiales necesarios para la producción en base al análisis de stocks en almacenes, lo que resultó en una reducción de costos. capital de trabajo en un 40%. Además, dicho análisis ayuda a comprar solo aquellos materiales que son necesarios para un proceso comercial específico. También se optimizó la estructura organizativa de la empresa, lo que contribuyó a la reducción de empleados en el departamento de producción y despacho en un 50% sin reducir la calidad del trabajo.

Podemos resumir los siguientes resultados de la implantación del sistema ERP en nuestra empresa:

1. Los saldos de producción en los almacenes disminuyeron en 60 millones de rublos.
2. En todas las áreas de actividad, el control se realiza en base a los resultados del análisis de los indicadores medidos. Los ingresos de los empleados dependen del trabajo que hayan realizado o no realizado, y son responsables de ello de forma independiente.
3. La compra de materias primas de producción y su posterior distribución a los talleres están totalmente controladas.
4. El saldo de materiales ilíquidos disminuyó en 20 millones de rublos.
5. El plan de adquisiciones se ha vuelto óptimo, se le realizan cambios de manera oportuna cuando surge la necesidad.
6. Ahora puedes planificar la carga capacidad de producción y, en consecuencia, el número de trabajadores necesarios para ello.

¿Qué sistema ERP tiene demanda entre las empresas rusas?

Los sistemas de software que existen actualmente en el mercado de tecnologías de la información pueden ser desarrollados por empresas nacionales y extranjeras. Además, se diferencian no solo en el país de desarrollo, sino también en la funcionalidad incorporada.

Los sistemas ERP extranjeros, como los programas de SAP, Oracle, PeopleSoft, Sage, Baan, Microsoft Business Solution, se pueden utilizar en empresas de cualquier categoría y son ejemplos a seguir. Sin embargo, al trabajar con este tipo de sistemas en Rusia, pueden surgir algunas dificultades:

• falta del número requerido de especialistas capacitados en el nivel apropiado para la implementación y soporte adicional del sistema ERP;
• la falta de voluntad de las organizaciones nacionales para reconstruir los procesos comerciales establecidos, ya que los sistemas de gestión extranjeros tienen diferencias significativas con los utilizados en Rusia;
• Alto costo de implementación.

Sin embargo, los desarrolladores rusos también están intentando ampliar las capacidades de sus propios sistemas de software de acuerdo con las necesidades de los clientes. Dichos sistemas ERP hacen frente con éxito a las tareas asignadas cuando es necesario automatizar ciertas áreas del trabajo de la organización y no es necesario introducir un paquete de software en el trabajo de toda la empresa en su conjunto. Como ejemplo, podemos citar el software de las empresas 1C y Galaktika.

11 errores al implementar un sistema ERP

Para mejorar la eficiencia de un negocio, instalar un sistema ERP es prácticamente la tarea más cara y difícil. El coste final de la implementación, así como el plazo necesario para ello, dependerá del número de errores que se produzcan durante el proceso.

Error 1. Mala planificación.

Este hecho puede conducir a una falta de comprensión del estado actual y futuro del sistema ERP y a una automatización incorrecta de los procesos comerciales.

Error 2. Análisis superficial de las organizaciones que desarrollan sistemas ERP.

Como regla general, el criterio principal es el bajo costo, pero a veces los desarrolladores subestiman deliberadamente el costo de los servicios para probar el proceso de implementación en el primer cliente. Después de dicha instalación, se pueden identificar deficiencias y fallas graves en el sistema.

Error 3. No comprender las necesidades de la empresa.

Después de decidir que todavía es necesario implementar un sistema ERP, la empresa del cliente no comprende completamente qué módulos de software necesita instalar. Esto puede ser utilizado por proveedores sin escrúpulos que incluirán muchos componentes innecesarios en el sistema ERP o, por el contrario, faltará la funcionalidad instalada.

Error 4. Subestimar los costes de tiempo y materiales.

La determinación incorrecta del tiempo de implementación y el costo de instalación de un sistema ERP puede generar expectativas irrazonables de un rápido aumento en la eficiencia de los procesos comerciales.

Error 5. Falta de empleados cualificados en la empresa cliente.

El equipo de la empresa debe incluir empleados que tengan un nivel suficiente de conocimientos en cualquier área, desde gestión y contabilidad hasta contabilidad de almacén, aprovisionamiento de materiales, etc.

Error 6. Falta de prioridades.

Si inicialmente no establece las prioridades correctas, durante la instalación de un sistema ERP tendrá que cambiar frecuentemente entre varias tareas, y esto puede provocar un retraso en el proceso de instalación, la aparición de problemas inesperados, etc.

Error 7. Formación insuficiente del personal.

Si no muestra a los empleados todas las funciones del sistema ERP y cómo usarlo, el personal de la organización puede negarse a trabajar en el sistema o utilizar sus capacidades solo parcialmente.

Error 8. Subestimar la exactitud de la información primaria.

Dado que el punto clave en el funcionamiento de un sistema ERP es el análisis de la información, el resultado de su trabajo dependerá en gran medida de la exactitud de los datos iniciales. Debes evitar errores tipográficos y revisar cuidadosamente la información proporcionada.

Error 9. Usar aplicaciones irrelevantes.

Muy a menudo, las empresas utilizan en paralelo un sistema ERP y un software previamente instalado: se produce una entrada de datos duplicada. Esto aumenta el plazo para la implementación final del sistema ERP.

Error 10. Falta de período de prueba.

A veces, las pruebas del paquete de software instalado se llevan a cabo solo en unos pocos usuarios, lo que no permite una visibilidad oportuna de todas las deficiencias y la carga actual en el sistema ERP.

Error 11. Falta de un plan de implementación de mantenimiento y actualización.

Sin esto, el paquete de software muy pronto se volverá irrelevante. Para el componente de hardware del sistema ERP, es necesario aumentar periódicamente la capacidad de producción, ya que el volumen de información procesada también crecerá. El componente de software puede requerir ajustes si, por ejemplo, se realizan cambios en la legislación.

Estos errores son los más comunes, pero cada empresa puede tener problemas individuales. Para minimizarlos, es necesario preparar con mucho cuidado un plan para instalar un sistema ERP en cada etapa.

¿Qué determina el coste de un sistema ERP?

El precio final del sistema ERP será una combinación de los siguientes componentes:

1. Precios del paquete de software en sí: el conjunto principal de módulos y componentes adicionales.
2. Costo de los servicios de instalación.
3. Realizar mejoras y ajustes al programa en función de las necesidades de la empresa cliente.
4. Más servicio y soporte.

Para reducir el coste de implantación de un sistema ERP, primero hay que prestar atención a los proveedores rusos, ya que los programas extranjeros tienen un precio de adquisición más elevado y requieren cambios importantes para cumplir con la legislación nacional.

Opinión experta

La implementación del sistema ERP le costó a la empresa 2,5 millones de dólares.

Serguéi Sukhinin,

Jefe de departamento sistemas automatizados Departamento de JSC "Complejo de Investigación y Producción "Elara", Chuvashia

La licencia para instalar el sistema ERP nos costó 470.000 dólares y el precio final de implementación fue de 2.500.000 dólares. Sin embargo, ya en el proceso de uso del sistema ERP, se logró un efecto positivo y los costos se reembolsaron por completo 1,5 años después de instalar este paquete de software.

Información sobre los expertos.

Sergey Bratukin, Director de Práctica de Distribución, Columbus IT&Russia, Moscú. Sergey Bratukin trabajó como consultor en la división rusa de Columbus IT entre 1997 y 2005. Participó en la implementación de proyectos a gran escala para la implementación de sistemas ERP en empresas como Torgovaya Ploshchad, MVO, Starik Hottabych, Formula Kino, Avtomir, etc. La consultora internacional Columbus IT brinda servicios de consultoría sobre la selección e implementación de y soporte de sistemas de información corporativos, así como consultoría de gestión. Fundada en 1989 en Dinamarca, actualmente cuenta con oficinas de representación en 28 países. Durante los ocho años de funcionamiento de Columbus IT en Rusia, más de 200 empresas se han convertido en clientes de la empresa, entre ellas SSM-Tyazhmash, TD Perekrestok, Dixie, L'Etoile, Unimilk, Istok, Toyota y muchas otras.

Serguéi Sukhinin, Jefe del Departamento de Sistemas de Control Automatizados del Complejo Científico y de Producción JSC Elara, Chuvashia. OJSC "Complejo de Investigación y Producción "Elara"" es un fabricante ruso líder de sistemas de vuelo y navegación, automáticos y control remoto, ordenadores de a bordo y sistemas de visualización para aeronave aviación militar y civil. En el marco de un acuerdo de cooperación con JSC Russian Railways, JSC Elara está preparando la producción de dispositivos y sistemas para transporte ferroviario Rusia.

El proceso de implementación de sistemas ERP se divide convencionalmente en 7 etapas: trabajo organizacional, estudio empresarial, selección de metodología de automatización, diseño del sistema, implementación de software en los lugares de trabajo de los empleados, lanzamiento del sistema a operación comercial, soporte.

Proponemos considerar el procedimiento para implementar ERP con más detalle.

I etapa organizacional

El trabajo en un proyecto de implementación de ERP en una empresa comienza con definir metas y objetivos. Esto no debería ser automatización por automatizar: el cliente debe saber claramente qué efectos comerciales quiere lograr en última instancia.

En la etapa preparatoria también es necesario. formar un grupo de trabajo del lado del cliente. Debe incluir:

• Supervisor (preferiblemente entre los altos directivos de la empresa). Esta persona debe conocer bien todos los aspectos de la empresa y la organización de los procesos comerciales. Además, el director del proyecto de implementación de ERP debe tener la capacidad de tomar decisiones exclusivas sobre cualquier problema que surja.
• Especialistas Responsable del cumplimiento del sistema con los requisitos. legislación actual y estándares corporativos. Esta categoría incluye: director ejecutivo, Contador jefe, jefe de servicio de TI.
• Jefes de todos los departamentos quién trabajará en el sistema ERP. Sus tareas incluirán la consultoría de los implementadores en la etapa de estudio de los procesos comerciales de la empresa y la organización del trabajo de los departamentos una vez finalizado el proceso de automatización.
• Especialista en TI generalista . Su área de responsabilidad será el soporte técnico del proyecto.

Si quieres un sistema de control automatizado empresa manufacturera ofrece resultados comerciales tangibles lo antes posible, debe asegurarse de que sus empleados lo utilicen de la forma más activa y eficaz posible. Para ello, el personal debe estar capacitado para trabajar en ERP y ser monitoreado estrictamente en la etapa inicial de operación. Estas responsabilidades también recaen sobre los representantes del grupo de trabajo.

Además, sobre etapa organizacional es necesario decidir sobre las fuentes de financiamiento y la empresa integradora.

II Etapa de encuesta empresarial

Una vez finalizado el trabajo organizativo, se lleva a cabo un estudio de los procesos comerciales de la empresa. Este procedimiento es necesario para definición precisa tiempo y costo del trabajo de implementación. Dependiendo de la escala del proyecto y las tareas asignadas, el integrador de TI puede ofrecer al cliente una de 2 opciones de encuesta:

• examen expreso. Se lleva a cabo durante 1,5 a 2 meses. A partir de sus resultados se elabora un documento de “Análisis previo al proyecto”. Refleja las características de la contabilidad automatizada y la lista de tareas que deberán resolverse durante el proceso de implementación.
• examen completo . Se lleva a cabo durante 3 a 5 meses. Sobre la base de los resultados de un examen exhaustivo, se elabora una "Especificación técnica", se desarrollan procesos comerciales para la contabilidad automatizada y se describe una lista de las mejoras de software necesarias.

La elección de la opción de encuesta está determinada por la metodología de implementación de ERP preferida.

III Selección de una metodología de implementación de ERP

La implementación de soluciones ERP en la plataforma 1C:Enterprise se puede realizar según uno de 4 escenarios:

• Servicio de suscripcion . La empresa integradora realiza un estudio rápido de la empresa, elabora un plan ampliado de implementación de ERP y, en base a él, determina el coste máximo posible del proyecto. Este coste está indicado en el contrato, y allí también se fija el coste de una hora de trabajo del programador de implementación. El plan general de trabajo está desglosado por meses. En función del número de horas de trabajo, se determina el tamaño del presupuesto mensual. En el contrato también se incluye un importe de pago fijo.
• Tecnología de implementación paso a paso . Esta metodología de implementación de ERP implica realizar un estudio completo de la empresa, identificar todos los procesos comerciales automatizados y preparar especificaciones técnicas. Los términos de referencia reflejan: el alcance de las modificaciones a la configuración estándar del programa, una lista completa de trabajos desglosados ​​en etapas fijas, el tiempo y el costo de implementar cada etapa de la implementación del ERP. La principal desventaja de esta tecnología es la inflexibilidad. Hacer el más mínimo ajuste en el proyecto implica un cambio en las especificaciones técnicas: una revisión de los plazos y el coste de completar las distintas etapas de la obra.
• Tecnología de resultados rápidos . El algoritmo de implementación de ERP es aproximadamente el mismo que para servicios de suscriptor. También se realiza un levantamiento express, se calcula el coste máximo del proyecto y se estima la hora de trabajo del programador. El pago también se realiza una vez al mes, pero no a una tarifa fija, sino en función del número de horas realmente dedicadas por los programadores. No existen planes de trabajo estrictamente regulados para un mes o una semana; la lista y el orden de las tareas pueden cambiar según las necesidades actuales de la empresa. La flexibilidad es una ventaja absoluta de la tecnología de resultados rápidos. Se pueden incluir procesos comerciales adicionales en el proyecto en cualquier etapa y sin largas aprobaciones. El único inconveniente de este esquema de implementación es el calendario vago del proyecto.
• Llamadas únicas . La instalación del programa en las estaciones de trabajo de los empleados y la automatización de los procesos comerciales se lleva a cabo de la mejor manera posible para el cliente. La empresa compra la caja y todo el trabajo de implementación se lleva a cabo según el escenario de llamada única.

Diseño del sistema ERP IV.

Con base en los resultados de una encuesta de la empresa, se determinan los requisitos funcionales para los módulos clave del sistema, la necesidad de cargar los datos iniciales y configurar el intercambio con uno ya utilizado. software. En el sistema se diseñan los principales procesos comerciales de la empresa y se modifica la funcionalidad estándar para adaptarla a las características específicas de las actividades de la empresa.

V Implementación de un sistema ERP en la empresa.

El software se instala en las estaciones de trabajo de los empleados. Se configuran los derechos de acceso y los informes. Los datos de trabajo y la información de referencia se cargan desde el sistema antiguo, archivos de Excel, etc.

VI Puesta en operación comercial del sistema

La implementación de sistemas automatizados en las empresas se puede realizar de diversas formas y métodos. Algunas organizaciones eligen la opción cuando el sistema se implementa simultáneamente en todos los circuitos de automatización. Otros prefieren una opción gradual automatización compleja cerrando secuencialmente áreas funcionales una tras otra.

Las tecnologías también pueden diferir: en algunos casos, se lleva a cabo un extenso trabajo preparatorio, documentación completa de todos los requisitos, diseño e implementación de mejoras, y solo luego implementación. sistemas ERP. A veces, por el contrario, un producto de software se implementa rápidamente con una funcionalidad estándar, que se modifica gradualmente para adaptarse a las necesidades y requisitos de la empresa.

Además, la implementación del sistema ERP puede ser realizada por el servicio de TI de la empresa o con la participación de los socios de 1C. Por supuesto, el servicio de TI, por definición, comprende mejor las actividades de la empresa, todas las complejidades y características de la producción. Sin embargo, a menudo necesitan la ayuda de especialistas externos para resolver problemas complejos de automatización e implementación de sistemas ERP que cubren todos los aspectos de las actividades de la empresa.

Continuando con este análisis, es posible identificar otras formas de implementar y poner en funcionamiento el sistema. Hay tantas combinaciones diferentes de estos métodos y tecnologías que puede resultar difícil para un especialista no capacitado comprender y elegir la mejor opción.

Como encontrar Mejor opción¿implementación?

¿Por qué la implementación de ERP dura años para una organización, lo que requiere enormes gastos de mano de obra y recursos materiales, mientras que otra, después de una breve capacitación de los empleados para trabajar en el sistema, lo opera con éxito?

Es necesario comenzar con el hecho de que no debe apresurarse a implementar un ERP. En cualquier caso, será necesario realizar algunos trabajos preparatorios y, por supuesto, elaborar un plan de trabajo. Existen GOST para sistemas automatizados, que requieren pasar por ciertas etapas y elaborar documentos de diseño para implementar el sistema. En qué medida es necesario seguir las recomendaciones de los GOST en cada empresa específica, la decisión depende del servicio de TI. Debe recordarse que estos documentos se han desarrollado durante mucho tiempo y describen la creación de un sistema automatizado desde cero y no la implementación de un producto de software terminado. Si los especialistas en servicios de TI desarrollan su propio sistema, prácticamente no existe otra alternativa a GOST. ¿Qué hacer si utiliza un sistema ERP ya preparado?

En tal situación, existen varias opciones:

• Tome los GOST e intente adaptarlos usted mismo teniendo en cuenta las características específicas de la empresa y las necesidades actuales;
• El servicio informático desarrollará su propio procedimiento para implementar el sistema;
• Desarrolle un procedimiento de implementación junto con el socio de 1C o utilice la propuesta ya preparada del socio.

Aparte de eso igualdad de condiciones, trabajar con un socio es la opción más preferible. Después de todo, a la hora de tomar una decisión, no hay especialistas en la empresa que sepan software"1C:ERP" y disponer de los certificados correspondientes de 1C.

¿Cómo elegir un socio para una automatización compleja?

La empresa 1C trabaja con muchas empresas integradoras grandes y pequeñas. ¿Cómo elegir “el tuyo”, uno que no te defraude?

Afortunadamente, el desarrollador del sistema 1C ERP ha proporcionado un conveniente sistema de estados que lo ayudará a navegar y comparar las competencias de diferentes empresas.

Un socio de 1C que implemente 1C:ERP debe tener el estado Centro 1C:ERP. Este estatus significa que la empresa tiene las competencias y la experiencia necesarias en la implementación de proyectos complejos, y su personal incluye gerentes de proyectos certificados, especialistas en subsistemas ERP y consultores. Además, esto garantiza que el Socio cuente con un sistema de gestión de calidad y mucho más.

Al elegir un socio, es recomendable aclarar la disponibilidad de sus propios productos de software y el estado de "Centro de desarrollo de soluciones de circulación (Centro de desarrollo)". Esto ayudará a sacar una conclusión indirecta sobre el nivel y la calidad del trabajo de los programadores-desarrolladores.

Además, tiene sentido comprobar si el socio es un centro de formación certificado 1C para asegurarse de que su empresa pueda recibir una formación de calidad para sus empleados.

Una vez elegido un socio, debe decidir el procedimiento para implementar subsistemas ERP funcionales.

¿Cómo implementar?

¿Qué es mejor: la automatización consistente de procesos de negocios individuales y subsistemas funcionales, o la implementación de todo el sistema a la vez en toda la empresa?

En la mayoría de los casos, será preferible y más rentable un lanzamiento por fases. Después de todo, cuanto más se prolongue el período de implementación, cuanto más esperen los usuarios hasta que se completen las mejoras, mayor será la probabilidad de que cuando se complete el trabajo, sus requisitos para el sistema cambien o surjan otros nuevos. Por supuesto, esto retrasará aún más la puesta en servicio del sistema. Sería mucho más razonable establecer el funcionamiento de un subsistema en particular lo más rápido posible y satisfacer los nuevos requisitos de los usuarios ya en la etapa de mantenimiento del sistema en funcionamiento.

¿Con qué subsistemas funcionales es mejor empezar para obtener todos los beneficios de implementar un sistema ERP lo más rápido posible?

Como muestran la experiencia y las estadísticas de implementación (incluyendo estadísticas oficiales 1C para la implementación de “1C:ERP”), lo más eficaz es iniciar la automatización con el lanzamiento de los subsistemas de Ventas, Almacén y Compras. Esta secuencia de implementación permite, en la etapa inicial del proyecto, alinear y unificar la información regulatoria y de referencia de todo el sistema. En esta etapa, es posible que la funcionalidad de gestión de producción no se utilice en su totalidad; las liberaciones de productos pueden reflejarse de manera simplificada, en un solo documento (exclusivamente para fines contables). Los especialistas en implementación tendrán más tiempo para tener en cuenta los matices. actividades de producción empresas e implementarlas en una etapa posterior, cuando comience la implementación del subsistema de producción funcional. En esencia, este esquema implica la implementación de subsistemas según el principio "de lo simple a lo complejo".

De manera similar se resuelve la situación con los subsistemas de Personal y Salarios. En la gran mayoría de los casos, al inicio de un proyecto de automatización en una empresa, estas tareas se resuelven en una configuración separada "1C: Gestión de salarios y recursos humanos" y pueden transferirse al sistema ERP en etapas posteriores del proyecto.

Durante la implementación, es necesario tener en cuenta que, junto con las tareas transaccionales, la gestión de procesos se puede confiar a sistemas automatizados. Así, la transacción “Realizar el documento Pedido a un proveedor en el sistema” puede ser el resultado de un largo proceso de formación de necesidades, aclaración de la nomenclatura y condiciones de compra, consideración de propuestas de proveedores, acuerdo y aprobación del costo del pedido, resolver un problema logístico, etc. Por tanto, en torno a este documento puede haber que pasar por un proceso bastante complicado. Si bien el documento, como tal, es aplicable en la práctica a la mayoría de las empresas, los procesos que lo rodean son únicos para cada organización específica. En este caso, es aconsejable complementar la funcionalidad “1C:ERP” con una solución “1C:Document Flow” perfectamente integrada.

La integración perfecta permite al usuario trabajar en 1C:ERP y al mismo tiempo utilizar la funcionalidad de 1C:Document Flow sin siquiera iniciar este programa. Ingresar procesos de negocios en "1C: Flujo de documentos" ayuda a rastrear en qué etapa se encuentra cada proceso, qué acciones se deben tomar en este momento dentro y fuera de su sistema, qué documentos redactar y con quién coordinarlos, etc. . Además, la integración del ERP y el flujo de documentos permite coordinar el trabajo de diferentes departamentos, realizar reuniones y conferencias y trabajar juntos para implementar decisiones tomadas, registrar el progreso del trabajo a través de documentos de sistemas automatizados, determinar el resultado obtenido.

Además, "1C:Document Flow" ayudará si no se proporciona "1C:ERP" para reflejar una operación empresarial en particular. documento requerido. Un documento de este tipo se puede generar en 1C: Flujo de documentos y luego incluirse en un proceso comercial.

Puede obtener más información sobre el costo, la funcionalidad y la implementación de 1C ERP

Así, la integración mutua de dos productos de software evita modificaciones innecesarias en el sistema automatizado, reduce el tiempo de implementación y acelera la puesta en funcionamiento del sistema.

En el último artículo hablé sobre qué es un sistema ERP, así como en qué casos la implementación de este sistema de software traerá beneficios reales y qué buscar al elegir un ERP. Ahora quiero hablar sobre cómo obtener beneficios prácticos de un sistema ERP. Y para ello es necesario implementar el producto de software.

Ya escribí sobre la implementación de productos de software en una serie de artículos “Implementación de un producto de software. Peculiaridades del trabajo de un consultor de empresas." Y muchas de las recomendaciones de esta serie de artículos también se pueden aplicar al implementar un ERP. Pero aún así, este sistema está destinado a medianas y grandes empresas, por lo que su implementación tiene ciertas características que no hablé en artículos anteriores dedicados principalmente a pequeñas y medianas empresas. Otra característica importante del ERP es que es un sistema complejo, multifuncional y con una funcionalidad muy amplia, y este hecho también debe tenerse en cuenta a la hora de implementarlo.

La pregunta más importante que surge en vísperas de la implementación de cualquier sistema de software es "¿por dónde empezar"? Si sabe cómo y dónde comenzar la implementación y comienza a trabajar correctamente, lo más probable es que el proceso transcurra sin dificultades, retrabajos ni conflictos innecesarios. Y el resultado cumplirá con las expectativas empresariales.

También intentaré hablar sobre cómo gestionar un proyecto de implementación de un sistema ERP de principio a fin en los siguientes artículos. Y ahora quiero hablar de lo más importante: el comienzo de la implementación.

Diferentes enfoques para la implementación

Hay varios enfoques para implementar sistemas ERP que he visto a otros implementar y/o que yo mismo he puesto en práctica. Cada uno de ellos tiene sus pros y sus contras, algunos inconvenientes y ventajas.

En principio, todos los enfoques para la implementación de ERP también son relevantes para cualquier sistema complejo, por ejemplo, 1C UPP, 1C ERP, SAP Bussines ONE, ODOO, etc. Hablemos de ellos en detalle.

Elaboración de especificaciones técnicas.

Un sistema ERP es un producto muy tecnológico. Por lo tanto, tanto los desarrolladores como los empresarios suelen verse tentados a planificar al máximo la implementación incluso antes de empezar a trabajar. Parecería que todo es lógico. Este enfoque supone que el sistema de software tecnológico debe ser lo más algorítmico posible. Y el proceso de implementación puede y debe abordarse desde el punto de vista de la algoritmización y el modelo matemático.

Cómo implementarlo:

1. Se crea una voluminosa especificación técnica en la que todos los procesos, incluidos los más pequeños, están pensados ​​​​y descritos al máximo.
2. Creado para especificaciones técnicas. plan de calendario obras

Para compilar tales términos de referencia pueden pasar meses. Personalmente vi cómo un especialista elaboró ​​las especificaciones técnicas para la implementación del ERP en seis meses. Durante este período visitó periódicamente el lugar, profundizó en todos los matices y los incluyó en el documento.

Los desarrolladores se benefician principalmente de este enfoque:

• El documento de Términos de Referencia será costoso. Se realiza una gran cantidad de trabajo, lo que requiere una cantidad significativa de tiempo. Y los clientes suelen aceptar el elevado precio de las especificaciones técnicas sin hacer preguntas.
• Los desarrolladores reciben instrucciones detalladas, sobre cuya base se puede realizar el trabajo. Y en caso malas decisiones, disponible en la ficha técnica firmada, las modificaciones se pagarán por separado.

La desventaja del enfoque es su volumen y complejidad. Cree una especificación técnica completa, que incluirá todos los módulos, documentos, todos los matices. trabajo futuro imposible. El sistema es multifuncional y cualquier cambio en un módulo puede conllevar la necesidad de realizar cambios en otro.

Lo mismo ocurre con los errores en la elaboración de especificaciones técnicas: cualquier decisión incorrecta en un módulo puede provocar muchos cambios en otros. Por ejemplo, algún proceso de negocio podría malinterpretarse y luego, durante la implementación, resulta que parte de la documentación y los libros de referencia no son necesarios, pero se requieren otros completamente diferentes. Hay demasiada información, demasiada complejidad del sistema; como resultado, resulta imposible establecer inicialmente todos los matices y prever todos los errores posibles.

Implementación "parcial"

En este caso, se elabora una lista de las áreas más importantes para el negocio y los módulos para trabajar con ellas. A partir de ellos se elabora un determinado plan de implementación, que es la base para comenzar a trabajar.

En este caso, los términos de referencia también están disponibles. Así como el plan calendario de la opción de trabajo, donde se toma como base una voluminosa especificación técnica. Pero aquí las especificaciones técnicas no son tan completas, es posible elaborar sus propias especificaciones técnicas para las diferentes etapas del trabajo. Aquellos. El documento principal en este caso es el Plan de Ejecución de Obra.

Por ejemplo:

Como primera etapa de implementación, seleccionamos la sección de Finanzas y Movimiento de Mercancías. Esta área de trabajo es muy importante para cualquier empresa. Entendemos las peculiaridades de los movimientos financieros en una organización, estudiamos el almacenamiento y venta de bienes. En base a esto, elaboramos especificaciones técnicas para la automatización del área seleccionada en ERP. E implementamos la funcionalidad necesaria para esta sección.

En la siguiente etapa, elegimos otra dirección, por ejemplo, la producción. Y también trabajamos en esta dirección, además tenemos en cuenta el trabajo realizado (y posibles mejoras) en módulos ya preparados relacionados con finanzas y productos.

La principal ventaja de este método es el realismo. Es extremadamente difícil abarcar todo a la vez. Implementarlo paso a paso es mucho más fácil y normalmente se cometen menos errores. Y los resultados del trabajo ya son visibles durante el proceso de implementación. Yo mismo elijo con mayor frecuencia este enfoque.

Desventajas: aumento de los plazos, que el cliente puede considerar un retraso. En caso de ejecución parcial, los plazos de obra pueden retrasarse tanto por motivos objetivos como por diversos motivos relacionados con la financiación, el factor humano, etc. Además, si un gerente de negocios quiere tener todo de una vez, también puede estar descontento con la falta de datos precisos sobre la implementación (cuándo se completará, cuál será el monto exacto, etc.).

Este método de trabajo es muy cuidadoso y suele llevar más tiempo que otras opciones de implementación. Entonces, si en el primer enfoque (elaboración de especificaciones técnicas) todos los plazos y montos se calculan de antemano, antes del inicio del trabajo, aquí todas las cifras preliminares son aproximadas. Y durante el proceso de implementación se elaboran especificaciones técnicas para las diferentes etapas.

Además, con el primer método de trabajo en automatización, se puede realizar el trabajo de diferentes departamentos en paralelo. El cliente verá la automatización de la contabilidad, las ventas, el almacén y la producción. Aquí el trabajo se lleva a cabo etapa por etapa. Y los departamentos también están conectados al ERP uno por uno.

Enfoque "ágil"

En este caso, el trabajo de implementación comienza inmediatamente sin ninguna etapa preparatoria. Parecería que esto es inaceptable: los sistemas ERP son demasiado complejos para implementarlos sin estudiar primero los detalles del negocio y preparar la documentación. Sin embargo, en la práctica he visto trabajos similares.

Algunos desarrolladores, incluso en el caso de los sistemas ERP, actúan según el principio de "comencemos y luego lo resolveremos". Según este enfoque, un pre-creado plan General implementación, que se divide en pequeñas partes según sea necesario.

Muy a menudo, este método de trabajo lo practican los vendedores de productos de software "en caja". La razón es que en cualquier caso reciben ganancias por la venta de la “caja”, y para ellos la implementación es solo un servicio relacionado.

La principal ventaja de este método es que el trabajo de implementación comienza inmediatamente después de que se toma la decisión. Sin una larga preparación. Esto es lo que atrae a los empresarios. Por ejemplo, se decidió automatizar el departamento de ventas e inmediatamente nos pusimos a trabajar. Decidimos que era necesario transferir las sobras; se transfieren de inmediato.

En principio, también es posible una implementación exitosa utilizando este principio. Pero esto es muy difícil y el éxito requerirá un nivel muy alto de profesionalismo por parte del gerente, así como una experiencia significativa en la implementación de proyectos similares. E incluso entonces, los profesionales suelen elegir otros caminos. Simplemente porque permiten reducir el número de errores y superposiciones, la influencia del factor humano. Como resultado, las opciones de trabajar según especificaciones o implementar en partes le permiten obtener el resultado deseado con menos superposiciones y retrabajos.

Contras: falta de planificación para una implementación integral. Aquí surgen problemas casi por las mismas razones que cuando se elabora una especificación técnica completa: ERP es un producto de software integrado complejo y los errores en la implementación de un módulo pueden afectar el funcionamiento de otro módulo. Pero si en el primer caso estos problemas surgen por un intento de prever con demasiada antelación, aquí surgen por falta de planificación. Aquellos. Durante la implementación, los especialistas resuelven problemas inmediatos, sin pensar que en la siguiente etapa necesitarán datos y documentos del módulo actual para organizar el trabajo de otro departamento.

Otra desventaja es que con este enfoque la implicación de los empleados de la empresa en el proceso de implementación es mucho menor que con cualquiera de los descritos anteriormente. Esto afecta negativamente la determinación de los empleados de participar en las pruebas y la transición al nuevo sistema, y ​​también provoca un sabotaje en el uso de nuevas herramientas.

“Poco a poco, pero todo a la vez”

Personalmente, otro enfoque para la implementación de ERP lo llamo “Poco a poco, pero todo a la vez”. Esta opción también puede ser una solución conveniente y exitosa. Yo personalmente lo he usado más de una vez. Y si, durante la implementación parcial, toman uno o dos módulos, los configuran completamente y solo luego comienzan a trabajar en otros módulos, entonces, en este caso, el trabajo también se lleva a cabo gradualmente, entonces no existe una limitación tan clara, solo este módulo. y ningún otro.

Con este enfoque, el primer paso es también elaborar un plan de proyecto. En este sentido, las etapas principales no son los módulos (uno, luego otro, etc.), sino algunos tipos de trabajo que pueden afectar simultáneamente a todos los módulos o de forma selectiva a algunos de ellos. Al mismo tiempo, se indican plazos y costos aproximados para cada etapa.

En el caso más general, dicho plan se ve así:

1. Elaboración de especificaciones técnicas.
2. Realización de trabajos de acuerdo con las especificaciones técnicas... Este punto se puede detallar y luego se divide el trabajo en varias etapas.
3. Pruebas del sistema.
4. Puesta en servicio.
5. Capacitación.
6. Finalización (entrega) del proyecto.

Se elabora un plan similar por separado para cada módulo, lo que permite que el coste de cada etapa de obra sea lo más específico posible para el cliente, así como determinar con mayor precisión los posibles plazos. Al mismo tiempo, la posibilidad de cambiar algunos tipos de trabajos planificados por otros durante el proceso de implementación, si es necesario, se discute necesariamente con el cliente.

Este método es más conveniente y realista que la elaboración de especificaciones técnicas, ya que las especificaciones técnicas generales para todo el proyecto requerirán de 2 a 3 meses de trabajo o incluso más, y el voluminoso documento resultante con todos los detalles será muy difícil para el cliente para estudiar.

Aquí el cliente ve un plan con plazos y montos para cada etapa. Y las especificaciones técnicas para cada etapa del trabajo se crean por separado, son pequeñas y no requieren mucho tiempo. También es recomendable nombrar cada uno de los documentos de forma clara. Por ejemplo, “Contabilidad y Finanzas” o “Departamento de Ventas”.

Las ventajas de este enfoque:

• El cliente ve inmediatamente todo el proyecto. Con el tiempo y el costo más precisos posibles antes de que comience la implementación.
• El contratista define claramente el presupuesto para cada etapa y emite una factura de pago. Al mismo tiempo, el importe de la factura no plantea dudas, lo que le permite trabajar de forma productiva sin distraerse justificando la factura o contando el número de horas realmente invertidas.

Desventajas del enfoque:

• El cliente debe seleccionar al contratista con mucho cuidado para que el director del proyecto tenga una comprensión adecuada de los detalles de la implementación de cada módulo. De lo contrario, los cálculos del plan no serán lo suficientemente precisos. El presupuesto puede aumentar inesperadamente, los plazos pueden ampliarse, es decir, Se perderán las principales ventajas del enfoque.
• El contratista necesitará un número importante de personal altamente cualificado para cumplir los plazos y trabajar en diferentes módulos en paralelo. Aquellos. un equipo pequeño no podrá implementar tal enfoque.

Característica de planificación importante: A la hora de calcular tu presupuesto, independientemente de tu experiencia y de la exactitud de tu estimación, debes “reservar” una cantidad adicional en caso de situaciones imprevistas. El monto óptimo de dicha cantidad es el 30% del costo del trabajo planificado. Esto puede denominarse variación del costo del proyecto planificado acordado. Estas herramientas pueden ser necesarias si surge alguna dificultad: organizar el intercambio de datos con un programa que no es compatible con la API existente, actualizar libros de referencia básicos, dificultades para transferir datos, implementar funciones necesarias para el trabajo que, por una razón u otra, no se pudo realizar. previsto con antelación, etc. .d.

Este 30% se tiene en cuenta en el presupuesto, pero sólo se paga al contratista si es necesario. Si al implementar un proyecto pudiste alcanzar las cifras presupuestarias básicas sin “reserva”, ¡genial! El cliente se lo agradecerá, y un cliente satisfecho significa nuevos pedidos y la mejor publicidad de boca en boca (recomendaciones a amigos y conocidos).

Si aún necesita utilizar la reserva, es muy importante justificar de manera competente y clara para qué trabajo se necesitaba este dinero. Es necesario incluir este monto en el presupuesto para que no surjan situaciones desagradables cuando aumenta el presupuesto, pero el cliente no tiene tal partida de gasto.

¿Con qué módulos debería empezar?

La cantidad de módulos que puede ofrecer un sistema ERP a menudo plantea preguntas sobre por dónde empezar, porque hay tantas posibilidades que, como dicen, “los ojos se vuelven locos”. Recomiendo comenzar por las áreas más críticas para el trabajo de la empresa y módulos relacionados:

1. Financiación y liquidaciones mutuas. (No lo confunda con presupuestación: este módulo puede y debe implementarse más adelante, se relaciona con la planificación y no con el trabajo crítico actual).
2. Movimiento de artículos de inventario (TMV): almacenamiento, ventas, recepción. Es muy importante que los artículos del inventario se tengan en cuenta correctamente; antes de transferir los saldos, generalmente se realiza un inventario, luego se transfieren los saldos y luego se trabaja solo en el nuevo sistema.
3. Contabilidad. Implementación de un módulo contable u organización del intercambio de datos con el sistema contable. El Estado no perdona nada y cualquier violación, independientemente de su intención, es punible. Por tanto, la contabilidad y la contabilidad fiscal también es un sistema fundamental para el funcionamiento de cualquier empresa.

A veces escucho objeciones de que una empresa puede tener sus propios matices, por ejemplo, debido a la alta rotación de personal, RR.HH. es el más crítico. De hecho, lo más probable es que exista algún tipo de automatización del trabajo de RR.HH. en la empresa en el momento de iniciar la implementación del ERP. Y por muy crítico que sea el trabajo de este departamento para el negocio, desde hace algún tiempo la gestión de personal se puede realizar en el sistema existente. Y si se identifican ciertos errores durante el proceso, esto será un inconveniente, pero no el más crítico para la existencia de la empresa.

Además, el departamento de diseño o marketing podrá trabajar con normalidad durante un tiempo y mantener registros de forma autónoma en el sistema que utilizaban antes.

Al mismo tiempo, la estricta contabilidad y el control del movimiento de los activos básicos (financieros y materiales), así como la ausencia de errores en la contabilidad y la contabilidad fiscal, son los "pilares" sin los cuales ninguna empresa puede existir.

Espero que el material sobre dónde empezar a implementar ERP y qué métodos de trabajo con este sistema se practican le haya resultado útil. En las siguientes publicaciones hablaré de mi experiencia personal implementación de ERP, compartiré información sobre los errores que es mejor evitar, así como a qué debe prestar atención durante el proceso de implementación y cómo organizar mejor este trabajo para que la transición a ERP sea lo más efectiva posible.

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Implementación de sistemas ERP.

Planificación de recursos empresariales (ERP), que traducido significa sistemas de información de planificación de recursos empresariales, se ha convertido desde hace mucho tiempo en un área de actividad común para las medianas y grandes empresas. La introducción de redes de información tiene como objetivo aumentar la eficiencia de los procesos comerciales, que incluyen el suministro, las ventas y la producción. La introducción de esta tecnología tiene un impacto significativo en el aumento de la productividad de la empresa en su conjunto. Pero ERP no es sólo la automatización de procesos de negocio, también es la automatización de tales funciones administrativas, como la planificación, el control y la contabilidad.

El sistema ERP es radicalmente diferente al que todos conocemos programas de microsoft Office que funciona igual en todos los ordenadores. Funcionalidad del sistema ERP Depende directamente de una definición clara de las tareas de una empresa en particular y de su adaptación a estas tareas. La plena eficacia del uso de este sistema se logra sólo si se diseña y configura correctamente, lo que ayudará a que el negocio sea más manejable en el futuro.

Característica distintiva del sistema ERP. de otros sistemas es que ayuda a recopilar datos sobre las actividades de la empresa y sólo sobre la base de la información recopilada el sistema podrá analizar los datos. Característica importante Este sistema consiste en que las transacciones comerciales en el sistema se registran solo una vez y podemos analizar inmediatamente su impacto en las actividades de la empresa en función de los informes recibidos.

El sistema de información de planificación de recursos empresariales es un sistema bastante desarrollado y sus funciones se encuentran en una etapa constante de desarrollo y mejora, pero aún así sucede que después de que se ha implementado el sistema ERP en una determinada empresa y se han implementado todos los métodos para su implementación. Si se utiliza correctamente, las empresas gestoras aún no pueden obtener un control completo de la información sobre las actividades de la empresa. Y lo más interesante es que no pasa nada significativo, al contrario, todo sigue igual. ¿Qué pasa aquí? Puede haber muchos factores que influyan en el funcionamiento incorrecto de un sistema ERP. Esto podría ser, por ejemplo, ejecución incorrecta de documentos primarios, fallas y violaciones en la política de ventas o la presencia de reservas excesivas en la empresa. Incluso es posible que muchas empresas, luego de implementar un sistema ERP, lo abandonen, debido a que supuestamente responde de manera inadecuada y extemporánea a las tareas que se le asignan. Pero esto no ocurre sólo en nuestras empresas; hay información de que en Occidente la proporción de implementaciones exitosas de sistemas ERP en las empresas representa menos del 50% de los casos.

Pero ¿por qué un porcentaje tan grande de implementaciones de sistemas ERP fracasan? Si analizamos las implementaciones fallidas de un sistema ERP, queda claro que uno de los principales factores de las implementaciones fallidas es una violación del principio de diseño del sistema. Control automático (SCA). Entre los expertos existe la opinión de que los proyectos para la implementación de sistemas de control automatizados no dan resultados positivos debido a que al diseñar estos sistemas no se tiene en cuenta la estrategia de desarrollo empresarial y los procesos comerciales se reprograman con demasiada frecuencia.

Cabe destacar los siguientes errores:

1. Al diseñar un sistema ERP, no se tiene en cuenta la estrategia de desarrollo posterior de la empresa.

Como muestran los análisis, este es el principal error a la hora de implementar un sistema ERP. Averigüemos por qué sucede esto. Detrás últimos años La economía y los diversos sectores económicos en los que operan las empresas han cambiado significativamente y continúan cambiando constantemente; en tal contexto, es imposible configurar correctamente el sistema de información, ya que no podrá tomar en cuenta posibles cambios en las actividades. de la empresa en el futuro. Un ejemplo de esto es que las empresas que operan en la industria del petróleo y el gas han retirado todos los activos no esenciales y, sin embargo, la información sobre estos activos era una parte importante del sistema de control automatizado. Otro ejemplo: las empresas que operan en el sector metalúrgico han reducido casi a la mitad el número de empleados, lo que ha afectado al número de lugares automatizados, que tampoco se pueden tener en cuenta a la hora de implementar sistemas ERP. Sobre la base de todo esto, queda claro que es necesario mejorar y modernizar de alguna manera los sistemas de planificación de recursos empresariales para que en el futuro sea posible tener en cuenta todos los indicadores cambiantes. De lo contrario, la implementación de sistemas ERP se convertirá en una especie de carga para las actividades correctas y productivas de la empresa. Pero ya es posible implementar un sistema ERP completamente funcional en las empresas, pero este es un proceso largo y puede llevar de 3 a 5 años. Para no repetir errores en el futuro, es necesario diseñar y pensar detenidamente la estructura y escala de las actividades de la empresa con al menos tres años de antelación. Pero también en este caso, si las perspectivas de las actividades de la empresa en el futuro se pronostican incorrectamente, es posible que se produzcan grandes pérdidas y gastos, por ejemplo, en la compra de equipos adicionales para los sistemas ERP, lo que genera gastos imprevistos para pagar el tráfico de Internet. A pocas personas les resultará agradable que, después de un cierto tiempo, surja la cuestión de transferir un sistema ERP existente a otra plataforma.

También es necesario tener en cuenta constantemente otras áreas del desarrollo empresarial: la expansión de la producción a pequeña escala, la organización de sucursales, una reducción significativa de las existencias de reserva y un control más estricto de los plazos de entrega. Al llevar a cabo todas estas medidas, aumenta la carga de rendimiento del sistema ERP, del cual depende la puntualidad y eficiencia del registro de las transacciones comerciales; de lo contrario, cualquier dato recopilado mediante este sistema será ineficaz.

2. Diseño de sistemas de información “bottom-up”.

Establecer correctamente los objetivos y perspectivas de futuro de la empresa. desarrollo exitoso sólo es posible utilizando el método de diseño de arriba hacia abajo. La práctica demuestra que crear información eficaz sistema de gestión Es caro, ya que es casi imposible tener en cuenta todo el flujo de información que aparece en la empresa. Por lo tanto, todo desarrollador, al diseñar un sistema ERP, se enfrenta al problema de pasar de obtener la cantidad total de información a un cierto límite. La tarea principal al diseñar un sistema ERP es seleccionar la dirección principal y significativa para una toma de decisiones de gestión eficaz. Dado que la empresa recibe diariamente grandes volúmenes de información de diversos contenidos, el diseñador debe seleccionar de todo este flujo de información solo la más significativa y información importante. Naturalmente, cada empresa tiene sus propias necesidades de soporte informativo. Por lo tanto, el diseño adecuado de un sistema ERP significa, en primer lugar, seleccionar la información que es importante para los niveles superiores de gestión, y sólo entonces el diseñador baja. Este método está diseñado principalmente para obtener información crítica que necesita la alta dirección. Pero como muestra la práctica de diseñar sistemas ERP, los diseñadores, sin entrar en detalles sobre la importancia de la información entrante, introducen mucha información innecesaria y redundante en el sistema, aumentando así el costo del sistema de control automatizado. Como resultado, la dirección de la empresa se ve afectada por la insuficiencia e integridad de la información recibida. Y la dirección de la empresa recibe enormes cantidades de información no analizada, lo que ralentiza significativamente el proceso de toma de decisiones de gestión, hay muchos ejemplos de ello. Para que una empresa no reciba información redundante e ineficaz al diseñar e implementar un sistema ERP, lo que requiere costos importantes, al diseñar un sistema ERP es necesario tener en cuenta principalmente los objetivos de la empresa y, en base a esto, determinar correctamente el tipo y naturaleza de la información recibida por la empresa.

3. Rediseño incorrecto de los procesos de negocio.

A menudo sucede que una empresa que ha decidido implementar un sistema ERP decide dar un paso tan importante como rediseñar o rediseñar todos los procesos de negocio existentes en la empresa y su posterior implementación y subordinación a los requisitos del sistema ERP. O es posible que la empresa insista en mantener todos los procesos de negocio existentes mientras reestructura el sistema ERP seleccionado y, a veces, incluso lo reescribe por completo. Pero estas dos opciones para implementar un sistema ERP son precisamente las equivocadas, lo que afectará aún más negativamente la eficiencia de la empresa.

Al rediseñar todos los procesos comerciales, aumenta el riesgo de que el sistema ERP que se está implementando en la empresa no se utilice en absoluto. Dado que la práctica de la reingeniería de procesos de negocio muestra que cualquier cambio significativo en los procesos de negocio es muy difícil de arraigar y, como resultado, se utiliza muy raramente.

Si miramos a las empresas occidentales, veremos que los sistemas ERP occidentales se desarrollan teniendo en cuenta la experiencia global en la implementación de estos sistemas basándose en la experiencia en la construcción y optimización de procesos comerciales. En base a esto, resulta obvio que esta experiencia debe tenerse en cuenta a la hora de mejorar el sistema de gestión en nuestro empresas rusas y empresas. Pero puede suceder que los diseñadores de sistemas ERP no siempre utilicen correctamente las referencias a las prácticas occidentales, ya que las empresas nacionales operan en un entorno económico completamente diferente.

Preservar todos los procesos de negocio existentes también es un método ineficaz, porque el sistema resultante, debido a múltiples modificaciones y reelaboraciones, pierde su confiabilidad y eficiencia. Esto afecta el riesgo de procesamiento erróneo de la información de entrada y tampoco habrá ningún beneficio al automatizar el sistema seleccionado, ya que los procesos comerciales modificados y rediseñados serán ineficaces. En este caso, la empresa dependerá del sistema de gestión elegido y automáticamente se verá privada de la oportunidad de mejorar sus actividades. Con base en estos métodos, es importante encontrar un punto medio "áureo" entre la reingeniería de procesos de negocio y el retrabajo. sistema existente.

4. Evaluación incorrecta eficiencia económica implementación de un sistema ERP.

Implementar un sistema ERP cuesta mucho dinero, esto incluye la compra equipo necesario, computadoras, pago por servicios de consultoría, etc. En este sentido, el director de la empresa deberá resolver la cuestión principal de la eficiencia económica del sistema ERP implementado. El gerente se enfrenta a la tarea de comparar los costos de automatizar los procesos comerciales con los resultados económicos finales del proyecto. La solución a este problema incluye respuestas a las siguientes preguntas: qué información recibirá finalmente el gerente, qué pérdidas ayudará a evitar y cómo maximizar la eficiencia de los recursos empresariales utilizados. Si al menos uno de estos problemas no se resuelve, es muy posible que los costos de implementar un sistema ERP no valga la pena o simplemente no valga la pena. Para evitar posibles fallos, es necesario determinar el precio de incluir cierta información en todas las etapas del diseño e implementación de un sistema ERP. Pero eso no es todo. Es necesario resolver la cuestión de la eficiencia económica a la hora de crear un prototipo del futuro sistema ERP. La mayor eficiencia de la implementación de un sistema ERP sólo es posible si la empresa cuenta con un sistema de gestión bien construido.

Un factor positivo que influye en el funcionamiento correcto y eficiente del sistema ERP implementado es la presencia de una rica funcionalidad. Pero la práctica muestra que a menudo hay casos en los que el sistema ERP implementado sirvió en la empresa simplemente como una herramienta para ayudar en la preparación. declaración de impuestos o además, una sencilla calculadora. Esto puede deberse a varias razones, que van desde la elección incorrecta de una empresa de consultoría que ayude a la empresa a implementar un sistema ERP, hasta la elección incorrecta de tareas y objetivos por parte del diseñador del sistema. Muchas empresas cometen el principal error de seguir el principio "compraremos ahora y ya veremos". Por tanto, estas empresas sufren importantes pérdidas de fondos.

La creación e implementación de un sistema ERP en una empresa o emprendimiento implica inicialmente cambios radicales en los procesos de negocio de una determinada empresa o empresa. Esto se ve facilitado por la metodología para implementar el sistema ERP y la funcionalidad de este sistema ERP. Existen sistemas de la clase SAP R/3, para los cuales la práctica de implementación generalmente aceptada es atraer los procesos de negocios de la empresa a la rica funcionalidad ya existente del sistema ERP. Debido a la implementación de este sistema, la empresa incurre en importantes costos de gestión del proyecto implementado, así como por cambios en sus propios procesos de negocio. También existen sistemas como MS Navision Attain y Axapta, que se consideran sistemas de clase media. Estos sistemas son uno de los mejores sistemas de esta clase; al implementar estos sistemas, el diseñador inicialmente se centra en la adaptabilidad a los procesos empresariales requeridos. Es decir, el objetivo principal de la implementación de estos sistemas se centra en los procesos del cliente, y sólo entonces en la funcionalidad del sistema. Los sistemas ERP modernos tienen un entorno de desarrollo integrado y de alto nivel; en este caso, es posible crear un sistema que cumplirá plenamente con todos los requisitos existentes de la empresa.