Viimastel aastakümnetel on sellest saanud mis tahes ärivaldkonna lahutamatu osa. Lisaks lepingute, aktide ja nende lisade vormistamisele tegelevad dokumendispetsialistid erinevate pöördumiste ja kirjade vormistamisega. Seadusandlikul tasandil ei ole nende kujundamise põhimõtted ja üldine mall loomulikult määratletud. Sellises olukorras tekib küsimus: "Kuidas õigesti vormistada seda või teist juriidiliselt nõrka, kuid äridokumenti?" Vastus sellele on äärmiselt lihtne ja taandub selliste paberite koostamisele vastavalt kontoritöös üldtunnustatud standarditele.

Täna otsustas meie ressurss kaaluda ametliku kirja kirjutamise põhimõtteid ja selle dokumendi funktsioone. Teavet kokkuvõtliku teema kohta ja paberi enda malli leiate altpoolt.

Ametlik või on kontoritöö valdkonnas üks põhidokumentidest kaasaegne äri. See on universaalne teabeedastusviis, mida rakendatakse võimalikult lihtsal viisil, kuid järgides kõiki reegleid ja määrusi ärisuhted.

Loomulikult ei ole ametlikes kirjades esitatud teave meelelahutuslik. Sellised paberid võivad olla kutsed, osaliselt reklaam, informatiivsed ja muud, kuid mitte mingil juhul meelelahutuslikud.

Ametliku ja tavalise kirja vahel on palju erinevusi. Peamine on eesmärk. Kui äridokumendil on adressaadile saatmiseks või edastamiseks alati täpne eesmärk, siis "suhtlemiseks suhtlemise eesmärgil" kasutatakse sageli tavalisi kirju. Lisaks ärisõnumid:

• ei ole anonüümsed - neil on alati teave saatja ja saaja kohta
• kirjutatud konkreetse isiku või tema poolt esindatava organisatsiooni või ühenduse nimel
• (kui saatjal on tempel)
• koostatud kontoritöös üldtunnustatud reeglite järgi
• ei saa olla lõbus, nagu varem mainitud

Valikuline, kuid ka tavaline erinevus ametliku kirja ja tavasõnumi vahel on see, et esimene on kirjutatud ettevõtte kirjaplangile. Selline lähenemine annab aadressile kõrgeima usaldusväärsuse ja näitab üldiselt selle ärilist staatust.

Paar sõna dokumendi üksikasjade ja üldise sisu kohta

Ametlikke kirju väljastatakse erinevatel põhjustel, millest tulenevalt ka selliste kirjade sisu loomulikult varieerub. Sellest hoolimata ei saa ärisõnumeid ära võtta üldine struktuur. Just see on bürootöö valdkonnas defineeritud tõeseks, ei ole vaidlustatav ja moodustab põhinõuded asjakohastele dokumentidele. Ametliku kirja tüüpilised üksikasjad on järgmised:

• saatva ettevõtte täisnimi või konkreetse kodaniku täisnimi
• teave kontrollpunkti, kontrollpunkti ja OKUD kohta (organisatsioonidele)
• aadress ja kõik võimalikud saatja kontaktid
• sarnast teavet adressaadi kohta
• sõnumi olemus
• selle koostamise kuupäev
• ja printimine (organisatsioonidele)

Tähtis! See äridokumentide tüüp, mida me täna kaalume, on üks väheseid, mis ei pea pealkirja sisaldama. Viimase puudumine pole sugugi viga, vaid elementaarsete kontoritöö standardite järgimine.

Soovitav on kiri ise väljastada kirjaplangil, muidugi juhul, kui selle saatjaks on ettevõte. Valitsusasutuste jaoks on sellistel vormidel vapi kujutis, äriorganisatsioonid- nende embleem.

1. Selge ja saajale arusaadav.
2. Ilma roppusi kasutamata, solvangutest ja roppustest rääkimata.
3. Korralik, sisutihe ja asjatundlik.

Ametlikele kirjadele dokumendieksperdid põhimõtteliselt muid nõudeid ei esita. Piisab märgitud normide, reeglite ja dokumendi üldise sisu järgimisest.

Allolevale organisatsioonile saadetava ametliku kirja malli saate alla laadida:

Ametlike kirjade liigid

Ametlik kiri on üsna ulatuslik äridokumentide rühm. Kõige sagedamini kasutatavad neist hõlmavad järgmist:

• , mis peegeldab saatja soovi midagi adressaadi heaks ära teha
• Palvekirjad
• Taotlused
• Ürituse kutsed
• Kutsed koostööle
• Paberid, mis kingisaajale midagi meelde tuletavad
• Kommertspakkumised
• Nõuded
• Juhised
• Reklaam- ja infokirjad

Iga ametliku kirjatüübi nime järgi saate aru selle üldisest eesmärgist ja sõnumi saatmise eesmärgist. Nagu näitab praktika, toimub erinevat tüüpi päringute edastamine ärikeskkonnas erinevatel põhjustel ja ülalnimetatud nende tüüpide loetelu pole kaugeltki lõplik.

Sõnumi kujundamise ja adressaadile edastamise tunnused

Tänase artikli lõpus pöörame tähelepanu ülekannetele ametlikud kirjad Vene Föderatsioonis. Kõigepealt tuleb märkida, et edukate ärisuhete peamine nüanss on pädev lähenemine nende juhtimisele. Asjakohaste dokumentide koostamise puhul räägime nendest:

• korralikkus
• täielik vastavus äristandarditele
• eesmärgipärasus (ametliku kirja saatmine kellelegi rämpsposti kujul kahjustab oluliselt saatja autoriteeti)

Lisaks on soovitatav läheneda sõnumi koostisele äärmiselt vastutustundlikult. Selle tekst peaks olema kirjaoskaja, lühike ja arusaadav. Keeruliste verbaalsete struktuuride ja terminite kasutamine on ebasoovitav. Aadressi üldine toon tuleks hoida piirides. Tagasihoidlikkus on teretulnud, kuid tuttavlikkus mitte kunagi.

Mis puudutab ärikirjade edastamist, siis saatjal piiranguid pole. Saate sõnumi adressaadile edastada:

• Interneti kaudu elektroonilisel kujul
• posti teel
• kulleriga või isegi isiklikult

Ametlike kirjade edastamine on suur valdkond. Kõik saatjad saavad valida endale sobiva sõnumi.

Sellega on lõpetatud selle artikli teema olulisemad sätted. Loodame, et esitatud teave on aidanud kõigil lugejatel mõista Vene Föderatsiooni ametlike kirjade olemust ja nende täitmise reegleid.

Kirjutage oma küsimus allolevasse vormi

Praegu selleks, et registreeruda uus organisatsioon, peate märkima selle juriidilise aadressi, mis seejärel sisestatakse ühtsesse Riiklik register majandusüksused.

Viide. Esitatu põhjal juriidiline aadress ja vastloodud organisatsioon määratakse konkreetse maksuameti juurde. Lisaks saadetakse sellele aadressile ka kogu ametlik kirjavahetus.

Seega tuleb esitada maksuhaldurile kirjalik lubadus, kirjalik tõotus juriidilise aadressi andmise kohta, mille eesmärk on järgmine:

Seega saame eristada kahte olukorda, kui on vaja sellist dokumenti esitada:

1. Uue organisatsiooni loomise korral.
2. Juba olemasoleva majandusüksuse juriidilise aadressi muutmisel.

Vaatamata sellele, et valdkonna õigusaktid riiklik registreerimine, ei sisalda selgeid juhiseid sellise paberi esitamise vajaduse kohta, kuid selle puudumine võib kaasa tuua uue majandusüksuse registreerimisest keeldumise.

Rääkisime täpsemalt, mis on juriidilise aadressi andmise garantiikiri ja kuidas sellist kirja üürileandjalt vormistada, loe.

Dokumendi omadused

Füüsilise ja juriidilise isiku vormistatud garantiikirja sisus olulisi erinevusi ei ole. Kuid Võime esile tõsta mõningaid üksikisiku koostatud dokumendile omaseid tunnuseid:

• dokument on koostatud tavaline paber A4 formaadis (juriidiline isik kasutab tavaliselt kirjaplanki);
• üksikasjades on märgitud ainult rendileandja täisnimi;
• Dokumendi lõpus templit ei ole.

Mis sisaldub sisus?

Märkusel.Üksikisiku koostatud juriidilist aadressi sisaldava dokumendi sisu on tavaliselt meelevaldne.

Samal ajal peavad selles kajastuma järgmised punktid:

• dokumendi päis;
• paberi nimi;
• põhisisu (seda punkti kirjeldatakse üksikasjalikumalt allpool);
• rakendus;
• üürileandja allkiri, samuti tema kontaktnumber.

Kuidas iga üksust korraldada?

Allpool on üksikasjalikud juhisedüksikisiku juriidilise aadressi andmiseks paberi kirjutamise korra kohta:

Tähtis! Koostamise kuupäeva ei saa määrata, kuna kehtivad õigusaktid Juriidilist aadressi sisaldava dokumendi kehtivusaeg ei ole piiratud.

Lisaks tuleb märkida, et Sellise dokumendi koostamisel peate järgima järgmisi reegleid:

1. tekst peab olema esitatud selgelt ja vigadeta;
2. kirjutades peate kasutama eranditult ärilist kirjutamisstiili;
3. Kirja lõpus peab olema ruumi omaniku allkiri ja lisada kinnistu omandiõigust tõendav dokument.

Kellele saadetakse ja kuidas?

Selle paberi koostab üürileandja üürniku soovil. Seejärel tuleb see saata föderaalsele maksuteenistusele.

Sel juhul tuleb ruumide omanikku teavitada, et ta peab pidevalt kontaktis olema määratud numbril.

Dokumentide maksuametile saatmiseks on mitu võimalust:

1. isikliku visiidiga;
2. dokumentide üleandmisega ametliku esindaja kaudu, kellel on notari poolt kinnitatud volikiri;
3. tähitud kirjaga;
4. kiirpostiteenuste kaudu;
5. teenuse "Voog" kaudu elektroonilised dokumendid riiklikuks registreerimiseks."

Kokkuvõtteks võib märkida, et andmise õigus on eraisikul, kes on ehitise (ruumide) omanik.

Kas te ei leidnud oma küsimusele vastust? Uuri välja, kuidas täpselt oma probleemi lahendada – helista kohe:

Välismaalase sisenemiseks Venemaa valitsuse jurisdiktsiooni alla kuuluvale territooriumile on vaja füüsilise või juriidilise isiku kutset. See koostatakse seadusandliku raamistiku nõudeid arvestades ja sõltub reisimise eesmärgist (õppimine, turism, ärikontaktid).

Millistel juhtudel võib dokumenti nõuda?

Välismaalase saabumiseks valmistuvad Vene Föderatsiooni elanikud peaksid endale selgeks tegema viisa saamise eripärad ja riigi külastamise tingimused. See on kohustuslik punkt, kuna erinevates riikides kehtivad erinevad reeglid.

Mitmetel riikidel (peamiselt SRÜ riikidel) on Venemaaga siselepingud, mille kohaselt välismaalane ei nõua saabumiseks Vene Föderatsiooni elaniku garantiikirja. Nad saavad piiri ületada siseriiklike passidega (Ukraina, Valgevene, Kasahstan), välispassidega (Moldova, Tadžikistan, Aserbaidžaan).

Üldiselt nõutakse dokumenti järgmistes olukordades:

• välismaalane läheb Venemaale tööle Venemaa ettevõtte kutsel;
• kutsutud isik on sellise riigi kodanik, millega Venemaal ei ole viisavabaduslepinguid.

Teiste Venemaa viisarežiimiga riikide kodanikud vajavad kutset (garantiikirja vorm välismaalaste kutsumiseks võetakse Föderaalsest Migratsiooniteenistusest). Tuleb meeles pidada, et kõige keerulisem on kutset väljastada nende riikide kodanikele, kus valitseb ebasoodne majanduslik olukord, sõjaline või terroritegevus või kõrge migratsioonitase.

Koostamise põhinõuded

Seadusandja annab garantiikirja täitmiseks ühtse standardi. Dokumendi koostamise protsessiga kaasneb palju nüansse. Enne protseduuri alustamist peate tutvuma järgmiste reeglitega:

• Protseduuriga kaasnevad kulud. Vastuvõttev pool peab tasuma tollimaksu 800 rubla;
• seadusega kinnitatud ühekordne garantiikirja näidis välisriigi kodaniku kutsumiseks;
• kui välismaalane saabub koos pereliikmetega, tuleb see asjaolu dokumenti märkida. Vastavalt föderaalseaduse-115 artiklile 13.2 „On õiguslik seisund välisriigi kodanikud Vene Föderatsioonis", pereliikmed on abikaasa (kui abielul on ametlik staatus), lapsed ja laste abikaasad, vanemad, vanavanemad ja lapselapsed;
• välismaalase kutsumise garantiikiri peab sisaldama põhiteavet külastaja kohta. Taotleja vajab välismaalase passi andmeid, lapse sünnitunnistust (kui välismaalane reisib temaga);
• garantiikirja väljastamine eeldab vastuvõtvale poolele vastutuse kehtestamist. Esiteks avaldub see asjakohase ja tõese teabe andmises. Kui taotleja mõistetakse süüdi rändeameti tahtliku petmise katses, on ta tagatud Negatiivsed tagajärjed rahatrahvi, sunniviisilise töö või vangistuse näol 6 kuud kuni 2 aastat;
• Eraisikutel, kes tegutsevad kutsujana, on finantsandmete (pangakonto väljavõte, tulutõend) esitamine kohustuslik. Nõutav suurus rahaline tagatis sõltub konkreetsest piirkonnast, täpsustage föderaalne migratsiooniteenistus.

Kui pärast avalduse täitmist on muutunud asjaolud, mille tulemusena on vaja andmeid parandada, tuleb kirjutada või isiklikult migratsiooniametisse pöörduda ja teavitada muutunud asjaoludest. See vähendab valeandmete tõttu sissesõidukeelu ohtu.

Kui isik kavatseb külla kutsuda sugulasi või sõpru, kellel on mõne teise riigi kodakondsus, peab ta olema valmis selleks, et migratsiooniteenistused nõuavad külalise eest vastutuse võtmist kogu Venemaal viibimise aja.

Hulk kodanikke võib Venemaale tulla ilma garantiikirjata. Neid pole vaja kutsuda. Seetõttu tasub eelnevalt uurida nende riikide nimekirja, mille kodanikud saavad Venemaad vabalt külastada ilma viisata.

Garantiikirja näidise koostamisel peab kutsuva poolena tegutsev isik avalduses märkima järgmise teabe:

• Föderaalse migratsiooniteenistuse juhi täisnimi registreerimiskohas, föderaalse migratsiooniteenistuse territoriaalüksuse täisnimi;
• taotleja passiandmed, sealhulgas teave alalise registreerimise koha kohta;
• elukoha aadress (kui see ei vasta alalise registreerimise kohale);
• kontaktandmed edasiseks suhtluseks (telefoninumber, email);
• välisriigi kodaniku passiandmed;
• kutsutu isikuandmed, sealhulgas sünniaeg ja selle riigi nimi, mille kodanik ta on.

Lisaks garantiikiri alates individuaalne arvestab võõrustaja kohustustega varustada (sh materjali) külalist välismaalt. Võõrustaja vastutab majutuse pakkumise eest, arstiabi ja rahalised kulud reisi ajaks. Samuti vastutab Venemaa kodanik viisaeeskirjade järgimise eest. Garantiikirja tingimuste mis tahes rikkumine toob kaasa vastutuse trahvi kujul 40-50 tuhat rubla.

Juriidilise isiku garantiikirja vastuvõtmisega annab seadusandja mõista, et vastuvõttev pool võtab kutsutava välismaalase suhtes kohustused täies ulatuses. Valmisolek vastutada kajastub kirjavormis, mis tuleb saata föderaalse migratsiooniteenistuse juhile piirkonnas, kus juriidiline isik on registreeritud ja tegutseb.

Kirja koostamisel tuleks märkida järgmist tüüpi päring ja teave:

• ettevõtte nimi, registreerimisaadress;
• juriidilise isiku andmed (tuleb täita TIN-i andmed jne);
• registreerimisandmed, sealhulgas ettevõtte registreerimise kuupäev ja number spetsiaalses raamatupidamisraamatus;
• kutsutud isiku passiandmed;
• tolli poolt väljastatud migratsioonikaart;
• konkreetse riigi kodakondsuse märk.

Samuti seisab kirjas, et ettevõte kohustub välismaalase registreerima rangelt kinnitatud aja jooksul ning on valmis teda rahaliselt toetama ning vastutama migratsiooniregulatsiooni reeglite täitmise eest. Mõnes olukorras peab kirjas olema märgitud, et ettevõte annab välismaalasele töökoht, ja lisa dokumendile leping (tööandja kutse välisriigi kodanikule tööle). Seadusandja kinnitatud tingimuste täitmata jätmise eest karistatakse rahatrahviga 400-500 tuhat rubla.

Kutsuva poole jaoks hõlmab garantiikirja väljastamine mitmeid kohustuslikud tingimused ja seadusandja pandud kohustused. Välisriigi kodanike kutsumise avalduse saates kohustub vastuvõttev pool automaatselt:

• võimaldama välismaalasele reisi ajaks eluruumi (märkida kavandatava elukoha, üüri või tasuta majutuskoha konkreetne aadress);
• pakkuda kutsutavale reisi ajal kvaliteetset meditsiinilist tuge tasuliste raviteenuste lepingu või ravipoliisi vormis;
• rahaliselt toetada välismaalast, sealhulgas tasuda sisenemise ja lahkumise, toidu, majutuse ja vaba aja veetmise eest.

Kehtivas lepingus sätestatud kohustuste täitmata jätmine või ebaõige täitmine õiguslik raamistik, toob kaasa karistused vastuvõtva isiku suhtes.

Mida igasse lõiku kirjutada: üksikasjalik analüüs

Eraisiku kirjas tuleb välisriigi kodaniku kutseavaldusele märkida järgmised andmed:

1. Föderaalse migratsiooniteenistuse osakonna nimi, juhi täisnimi, kelle nimele päring saadetakse.
2. Saaja passiandmed (täisnimi, registreerimisandmed, passi väljaandmise kuupäev).
3. Andmed välismaalase kohta (täisnimi, sünniaasta, passi number, dokumendi väljaandmise kuupäev).
4. Kavandatava elukoha aadress.
5. Taotluse esitamise kuupäev, taotleja isiklik allkiri.

Kui vastuvõttev pool on ettevõte või organisatsioon, peate apellatsiooni täiendama järgmiste andmetega:

1. Organisatsiooni nimi, sihtnumber ja registreeritud aadress.
2. LLC registreerimisandmed (registreerimisnumber, kontrollpunkt, INN, OGRN jne).
3. Kinnitus selle kohta, et vastuvõttev pool on registreeritud juriidilise isikuna, maksab makse ja on Venemaa resident.
4. Volitatud isiku andmed (täisnimi, ettevõtte juhi allkiri, organisatsiooni pitser).

Mõnes olukorras on välistöötajate kutsumisel vaja esitada lisamanused - kinnitus töökoha olemasolu kohta, tööandja garantii uustulnuka töölevõtmiseks.

Kuhu peaksin esitama garantiikirja?

Vastavalt 16. mai 2011. aasta föderaalseaduse nr 373 nõuetele teostab registreerimist, kutsete väljastamist ja pikendamist Venemaa siseministeerium. Garantiikiri esitatakse vastuvõtva poole elukohajärgsele Siseministeeriumi peadirektoraadile koos vajalike dokumentide loeteluga ja avalduse esitamisega.

Välisriigi isiku Venemaale sisenemiseks dokumente koostades peate hoolikalt kontrollima kõiki andmeid, et hiljem ei tekiks probleeme.

GOST 7.0.8-2013 “Teabe, raamatukogu ja kirjastamise standardite süsteem. Arvepidamine ja arhiveerimine. Terminid ja definitsioonid” koondas edaspidi kasutatavate mõistete põhitähendused:

• sihtkoht- andmed, mis sisaldavad teavet dokumendi saaja kohta;
• dokumendi üksikasjad– dokumendikujunduse element.

Lisaks peate tähelepanu pöörama uuele terminile atribuut, mida kasutatakse aktiivselt elektroonilise teadusliku ja tehnilise dokumentatsiooniga töötamisel ja mida peetakse kohustuslik komponent rekvisiidid dokument. GOST R 6.30-2003 kehtestatud "adressaadi" andmete registreerimise reeglid näevad ette erinevaid valikuid selle kujundus - neis on "adressaadi" rekvisiidi peamised atribuudid vormistatud või vormistamata erinevalt.

Ja lõpuks termin sihtkoht tuleb eristada aegunud kontseptsioonist adressaat, mida on siiski mainitud föderaalorganite kontoritöö reeglite lisas täidesaatev võim(kinnitatud Vene Föderatsiooni valitsuse 15. juuni 2009. a määrusega nr 477) tähenduses autor, st. dokumendi saatja(ja ennekõike kirju).

Kuna kirjavahetus võtab tavaliselt üle 80% organisatsioonide dokumendivoost, käsitleme “adressaadi” andmete registreerimise reegleid ametlike ametlike kirjade näitel, mis vormistatakse paberkandjal ja saadetakse adressaadile peamiselt mail.

Kirjavahetuse läbiviimisel peaksid juhid, töötajad ja organisatsiooni dokumendihaldusteenus arvestama järgmiste teguritega:

• tehnoloogilised, mis tähendab, et organisatsioon saadab oma kirja postkontorite kaudu või kasutades kirjavahetust edastavate ettevõtete teenuseid. Need ettevõtted ja Venemaa Post tegutsevad tarneprotsessi ajal sõltumatute kolmandate isikutena. Kirja koostamisel tuleb arvestada sellega, kuidas see saadetakse, pakendatakse, et postiaadressi atribuutide registreerimise järjekord ja järjestus on kehtestatud postiteenuste osutamise eeskirjadega, mis kinnitatakse otsustega. Vene Föderatsiooni valitsuse poolt ja neid ajakohastatakse perioodiliselt;
• juhtimisalane, sest Kiri võib sisaldada:
  • spetsiifiline juhtimisotsus, ettepanek, aruanne või pretensioon - see võib olla suunatud kõrgemale organisatsioonile või võrdväärsele partnerile, kliendile;
  • kohustuslik korraldus või normatiivne õigusakt, mis saadetakse allorganisatsioonidele täitmiseks või teavitamiseks.
    See tähendab, et "adressaadi" rekvisiidi kujundamist mõjutavad dokumendi loomise eesmärk ja sisu, autoriorganisatsiooni koht juhtimissüsteemis ja suhe kirja saajaga. Lisaks tuleb kiri saata kohta (organisatsioon, ametnik, spetsialist, struktuuriüksus), kus on volitused dokumendis toodud küsimus lõplikult ja sisuliselt lahendada. Kui Sul on antud organisatsiooni kohta mitu omavahel mitteseotud küsimust/ettepanekut, mille lahendamine on erinevate isikute pädevuses, siis on parem kirjutada igale “lõppsaajale” eraldi kiri. Ja kui te ei tea, kes teie küsimustega tegelema määratakse, võite need saata aadressile peadirektor või adresseerida see üldiselt organisatsioonile;
• etiketi tegur– vajadus järgida aktsepteeritud viisakusreegleid, võttes arvesse konkreetset olukorda ärisuhtlus, adressaadi staatus ja ametikoht (juriidiline või üksikisik, ülemus või alluv organisatsioon, kiri saadetakse esimest korda või püsikorrespondendile jne).

Organisatsiooni kirja vorm

Kirjavahetuse läbiviimiseks töötab peaaegu iga organisatsioon välja ja kinnitab oma kirjavormi. Selle detailide koostise ja kujundusnäited leiate:

• GOST R 6.30-2003 “Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded dokumentide vormistamisele" (joonised B.2 - B.4) ja
• Kinnitatud metoodilised soovitused föderaalvõimude kontoritöö juhiste väljatöötamiseks. Rosarkhivi 23. detsembri 2009 korraldusega nr 76 (p 3.3.1 koos lisadega).
  Organisatsioonid maksavad suurt tähelepanu kirjavormi väljatöötamine ja isegi “korporatiivsesse” stiilis raamatusse kaasamine, mis on igati õiglane, sest ta on juriidilise isiku “nägu”, kujundab kirja autori kuvandi ja mulje temast. Kuid see ei puuduta ainult paberi kvaliteeti ja vormi valmistamiseks kasutatud värvi värve. Vormil näidatakse organisatsiooni täielik ja lühendatud nimi, organisatsiooniline ja õiguslik vorm ning alluvus. Kõige tähtsam on tagada, et sellel märgitud teave autori kohta oleks õigesti vormindatud, loetledes kõik viisid, kuidas autoriga ühendust võtta. sisse väliskeskkond see annab edasi märke organisatsiooni stabiilsusest, kontaktivalmidusest, avatusest ja heast tahtest.

Vormis olevate detailide asukoht võib olla:

• pikisuunaline(nagu näites 1) või
• nurk:
  • tsentreeritud(nagu näites 2) või
  • lipp(atribuudid asuvad samas külgvööndis, kuid iga rea ​​tekst algab vasakust veerise äärest).

Piki- ja nurgavormidel on atribuudi „adressaat” asukoht erinev, see on tähistatud oranži täidisega (võrdle näiteid 1 ja 2).

Atribuudi “adressaat” atribuudid

Veelgi enam, vastus küsimusele “Kus?”, s.o. atribuudi "postiaadress" registreerimist peab GOST vabatahtlikuks. Kui see sobib, kirjutatakse selle elemendid postiteenuste osutamise eeskirjades sätestatud järjekorras (see on kehtestatud Metoodilised soovitused föderaalvõimude bürootöö juhiste väljatöötamise kohta, lisa nr 11). Postiaadressi märkimine kirjale endale muutub mugavaks aknaga ümbriku kasutamisel, milles on näha kõik andmed adressaadi kohta (kellele ja kuhu kiri tuleb toimetada), siis ei pea seda infot olema kopeerida ümbrikule käsitsi või kleepides "sildi". Suure kirjavahetuse korral säästab see lähenemine oluliselt aega ja raha.

Kui kiri on adresseeritud riigiorgan, kohaliku omavalitsuse organ, kõrgeim võim, kõrgem organisatsioon, siis atribuuti “postiaadress” ikka ei väljastata (see on märgitud ainult ümbrikul). Vaata näiteid 3 ja 4.

Kui kiri saadetakse esimesele selle "kõrgema organisatsiooni" juht, siis kantakse ametikohale organisatsiooni nimi, vt näiteid 5 ja 6. Nii ametikoht kui täisnimi kirjutatakse daatiivi käändes.

Näide 1

Ahenda saadet

Näide 2

Ahenda saadet

Näide 3

Ahenda saadet

Näide 4

Ahenda saadet

Näide 5

Ahenda saadet

Näide 6

Ahenda saadet

Kui kiri mis on adresseeritud kolmanda osapoole partnerile või alamliini organisatsioonile, siis võib kirja “adressaat” sisaldada postiaadressi, mis on organisatsiooni nimest kõige paremini eraldatud 1,5–2 reavahega ja algab väikese tähega, nagu on ette nähtud GOST R 6.30-2003 (näiteks “ tänav” või „pr.

Näide 7

Ahenda saadet

Kui kiri on adresseeritud juhatajale organisatsioon, siis sisaldab ametikoht organisatsiooni täisnime, mis näitab organisatsioonilist ja juriidilist vormi:

Näide 8

Ahenda saadet

Kui kiri on adresseeritud organisatsiooni juhile, kellega ei suhelda esimest korda, on parem postiaadressi mitte märkida.

Kui kiri on adresseeritud juhataja asetäitja või muu ametnik(ja mitte esimene juht), siis on valikud lubatud (koos postiaadressi lisamisega või ilma) ning tähelepanu tuleks pöörata tähtede ja reavahele. Ametniku poole pöördumine toimub alati daatiivi käändes; kui organisatsiooni nimi on tema ametikohast eraldatud, kirjutatakse see nimetavas käändes:

Näide 9

Ahenda saadet

Näide 10

Ahenda saadet

Kui kiri on adresseeritud organisatsiooni struktuuriüksus, seejärel märkige atribuudis "adressaat" esmalt organisatsiooni nimi (kehtestatud lühendid on lubatud) ja alles seejärel - see struktuuriüksus nimetavas käändes.

Näidetes 7, 10 ja 11 on soovitatav kasutada reavahesid, et eraldada atribuudi „adressaat” atribuudid, et kiirendada teabe tajumist ja eraldamist adressaadi poolt, kuid see ei ole range nõue.

Näide 11

Ahenda saadet

Näide 12

Ahenda saadet

Kui kiri on adresseeritud struktuuriüksuse juhile, siis organisatsiooni nimi (nimelises käändes) sisaldub atribuudis “adressaat” ja üksuse nimi ametikoha täisnimetuses. datiivi kääne:

Näide 13

Ahenda saadet

GOST R 6.30-2003 kehtestab adressaatide üldistamise meetod kirjade saatmisel mitmele homogeensele organisatsioonile või mitu struktuurijaotused üks organisatsioon. See meetod pakub:

• kirjal endal adressaatide üldistatud nime kujundus;
• postikirjade jaoks eraldi nimekirja koostamine, mis sisaldab nende konkreetseid nimesid ja postiaadresse.

Näide 14

Ahenda saadet

Näide 15

Ahenda saadet

Vaadake artiklit “Ümbrikute loomine MS Wordis”, et saada teada, kuidas kohandada saatja aadressi, luua kiiresti palju ümbrikke vastavalt antud mallile ja meililistile, kaunistada neid tausta või kujundusega (ideed ümbriku kaunistamiseks 23. veebruariks ja märtsiks 8 on soovitatud

Meililist või meililist genereeritakse kirja täitja poolt organisatsioonide ja nende aadresside klassifikaatori alusel, mis reeglina koguneb büroohaldusteenusesse dokumentide registreerimistoimingute tulemusena (EDMS-is või Wordis, Exceli tabelites). Igal ümbrikul, milles iga kirja koopia on pitseeritud, märgitakse vastavalt postiloendile organisatsiooni konkreetne nimi ja aadress. Selle loendi põhjal saab ümbrikutele printimise teavet automaatselt konfigureerida isegi Wordi kaudu.

Tuleb märkida, et seda meetodit kasutab tavaliselt kõrgem organisatsioon oma allasutustele kirjade saatmisel.

Kuid kui ühe kirja saajaid ei ole rohkem kui 4, siis registreeritakse kõik saajad dokumendile endale, siis saate ilma meililistita hakkama (sõna “Koopia” ei ilmu enne 2., 3. ja 4. adressaati). See ühes kirjas adressaatide arvu piirang on kehtestatud GOST R 6.30-2003 ja terve mõistusega. Sel juhul koostatakse adressaat paremas ülanurgas iga asutuse/organisatsiooni adressaadi andmete loeteluna, kuid kõik sellise kirja koopiad allkirjastatakse originaalidena ja iga koopia pitseeritakse eraldi ümbrikusse. millele väljastatakse vastav konkreetne postiaadress.

Seda pöördumismeetodit on mugav kasutada siis, kui on vaja teavitada rikkumistest või olulistest sündmustest, eelkõige kõrgema tasandi järelevalve- ja reguleerivatele asutustele. Nii näevad kõik adressaadid, kellele see kiri veel saadeti.

Näide 16

Ahenda saadet

Kui samasisuline kiri (näiteks pakkumiskiri) on vaja saata mitmele “sõltumatule” organisatsioonile, siis on parem iga kiri väljastada originaalina, s.t. Märkige igaühel individuaalne adressaat. Kus registreerimisnumbrid need tähed on erinevad.

"Adressaadi" andmete registreerimine hooldamisel kirjavahetus üksikisikutega on oma eripärad. Esimene atribuut on perekonnanimi daatiivses käändes, seejärel initsiaalid ja seejärel postiaadress:

Näide 17

Ahenda saadet

Ametnikule tema ametikohta märkiva kirja adresseerimisel kirjutatakse initsiaalid enne perekonnanimi (vt näiteid 9, 10, 13), kuna adressaadi põhitunnus on ametinimetus. Kirja adresseerimisel eraisikule märgitakse tema initsiaalid taga perekonnanimi (näide 17), kuna meie identifitseerimine kodanikena toimub peamiselt perekonnanime järgi. Perekonnanime ja initsiaalide registreerimisel eraldatakse need tühikuga, s.t. "I.I. Ivanov”, aga mitte “I. I. Ivanov."

Kuidas õigesti äriline kirjavahetus vähendada topeltnimed ja adressaadi topeltkeskmised nimed, mis on kirjutatud sidekriipsuga, näiteks Khozh-Akhmed Sultanovich, Khalimat Abrek-Zaurovna? Vaata vastust küsimusele “Kuidas on ärikirjavahetuses õige lühendada sidekriipsuga kirjutatud adressaadi topeltnimesid ja topeltkesknimesid? »

Selleks, et pöördumisel vigu mitte teha, on organisatsioonide veebisaitidelt vaja välja selgitada täpsed postiaadressid, juhtide täisnimed ja ametinimetused ning muu teave, mis aitab dokumentide tajumise esimeses etapis kõige paremini suhtlust luua. . Võite proovida saada sarnast teavet sekretärilt või koguda seda sellelt organisatsioonilt saadud dokumentidest.

Pöörake erilist tähelepanu suurtähtede kasutamisele ja väiketähti organisatsioonide ja ametikohtade nimel. Vene keele normid soovitavad ametikoha kirjutamist väikese (väikese) tähega, kuid konkreetse kõrge ametikoha saab kirjutada ka suure algustähega, kui see on nii ette nähtud. asutamisdokumendid ja kohalik määrused saaja organisatsioon. Pöörake tähelepanu nendele nüanssidele.

Etiketi faktor

Apellatsioonkaebus– kokkuleppeline etiketifraas, kõnevormel, mis väljendab austust ja sõbralikku, viisakat suhtumist adressaadisse. Soovitav on see lõpetada hüüumärk , rõhutades nii küsimuse kui ka sellele isikule suunatud pöördumise olulisust.

Kõige sagedamini võetakse ühendust eesnime ja isanime järgi(Näide 18), palju harvem - positsiooni järgi(Näide 20). Teine võimalus on oma olemuselt rangelt äriline ja seda kasutatakse kõrgel positsioonil oleva inimese poole pöördumisel. ametlik seisukoht riigi- ja munitsipaalorganites, suurtes organisatsioonides. Veel harvemini nad võtavad ühendust perekonnanime järgi ilma initsiaalideta(Näide 19) - see rõhutab "kaugust", autori ja adressaadi vahelise suhte formaalsust, mis on pigem tüüpiline kirjavahetusele eraisikuga.

Näide 18

Aadress eesnime ja isanime järgi

Kokkuvarisemine 20

Veel üks viis eriti lugupidavaks suhtumiseks adressaadisse avaldub “etiketiraamis”: "Kallis..." – "Sügava lugupidamisega,", mida kasutatakse pöördumisel kõrgema positsiooniga isiku poole (juhatuse esimees, kõrgema asutuse või juhtorgani juht jne), samuti õnnitluste väljastamisel näiteks tähtpäeva puhul.

Apellatsioonkaebus "Kallis..." ka adressaadi õnnitluste puhul tuleks seda kasutada ettevaatlikult, sest Ametlikes suhetes tuleb siiski hoida teatud juhidistantsi.

Apellatsioonkaebus "Kallis" peetakse praegu vananenuks, üleliigseks – ei vasta tänapäevaste standarditele äristiil Vene kirjakeel.

Järk-järgult tekkisid spetsiaalsed käitlemise reeglid kodanike pöördumistega töötamisel. Vastuseks nende kirjadele « parimad tavad» valitsusagentuurid ja kohalikud omavalitsused soovitavad järgmisi kõnevormeleid:

Näide 22

Ahenda saadet

Kuid olenemata kodaniku pöördumises tõstatatud probleemist, olenemata olukorrast (konflikt, kaebus või pöördumine isiklikus küsimuses, esmakordne või korduv vms), on see ikkagi universaalne valem kodanike poole pöördumiseks on adresseeritud nime ja isanime järgi (nagu näites 18).

Äriorganisatsioonid saavad klientidega suheldes ja nende kaebusi kaaludes juhinduda samadest soovitustest.

Vene Föderatsiooni tsiviilseadustik kohustab maksuinspektoreid kontrollima LLC registreerimiseks esitatud dokumentides sisalduva teabe autentsust. Muu hulgas peavad nad kontrollima loodava organisatsiooni juriidilist aadressi. Selle ülesande lihtsustamiseks nõuavad registreerimisasutuse töötajad taotlejalt juriidilisele aadressile garantiikirja.

Garantiikiri LLC registreerimiseks

Sellise kirja ja allkirja tekstiga garanteerib juriidiline isik või üksikisik, et on valmis talle seaduslikult kuuluvat pinda välja rentima niipea, kui LLC läbib riikliku registreerimise. Üürileandja tagab ka selle, et ruumid kuuluvad seadusega talle ning üürilepingut sõlmides ei riku ta kolmandate isikute huve. Kirjale on lisatud omandiõiguste riikliku registreerimise tõendi koopia.

Kontoriruum ei pea olema büroopind. Aadressi on lubatud kasutada juriidilise aadressina tootmisruumid(ladu, töökoda), kui ainuke täitevasutusest LLC saab seal tõepoolest asuda, kui see tagab OÜ-le saadetud kirjade takistamatu vastuvõtmise. Kui taotleja üritab LLC-d garaažis registreerida, võib registreerimisasutusel olla pretensioone - kontorikorralduse tegelikkus tuleb tõestada.

Juriidilise aadressi “ostmise” puhul tasub olla ettevaatlik. Toetuge ainult hea mainega ettevõttele, vastasel juhul võite saada registreerimisest keeldumise. Teie “kontor” võib osutuda ettevõtete massilise registreerimise kohaks, varemeis või ehitusjärgus hooneks, sõjaväeüksuseks või kliinikuks. Juhtub, et aadressi kui sellist ei eksisteeri. Hea mõte oleks kõike üle kontrollida.

Kui omanditunnistuses ja garantiikirjas olev aadress on veidi erinev, märkige LLC registreerimise dokumentides kirjas see, kuna see kajastub üürilepingus.

Garantiikirja seas pole kohustuslikud dokumendid registreerida LLC, kuid selle puudumine võib kaasa tuua registreerimisest keeldumise. Ebaõnnestunud omanik oma äri saab oma asja kohtus kaitsta, kus maksuamet tõendab, et neil ei olnud võimalust kontrollida juriidilise aadressi õigsust. Kõrgema Arbitraažikohtu pleenum tõepoolest ei pea garantiikirja puudumist juriidilise aadressi ebausaldusväärsuse tõendiks. Igasugune kohtumenetlus on aga ebameeldiv protseduur ja selle kõige esimene samm oma äri- eriti. Seetõttu soovitame juriidilisele aadressile alla laadida garantiikirja näidis, vormistada dokument ja esitada see koos OÜ registreerimisavaldusega.

Juriidilise aadressi andmise garantiikirja kehtiva näidise leiate meie veebisaidilt.

Garantiikirja ei pea notariaalselt tõestama. Piisab, kui omanik kinnitab telefonivestluses registreerimisasutuse töötajaga olemasoleva lepingu.

Garantiikiri juriidiliselt isikult

Mis puudutab kirja sisu, siis ühest garantiikirja näidist aadressi andmiseks ei ole. Võite kasutada meie näidist, säilitades dokumendi loogika ja unustamata märkida nõutavat teavet, näiteks:

• päises - rendileandja andmed ja föderaalse maksuteenistuse nimi, kus ettevõte peaks olema registreeritud;
• üüritava ruumi täpne aadress, pindala ja omadused - vastavalt üürilepingule;
• loodava OÜ juhi nimi ja ettevõtte nimi;
• kinnitus valmisoleku kohta anda ruumide kasutusse üürilepingu alusel.

OÜ registreerimise garantiikirja ei ole vaja kuupäeva märkida. Võite selle ära märkida, kuid see pole oluline - garantiikirjal pole aegumiskuupäeva.

Pange tähele: garantiikirjas märgib omanik, et sõlmib OÜ juhiga rendilepingu OÜ registreerimisel, kuid tal ei ole kohustust seda teha. Garantiikirjaga kinnitab ta, et tal pole midagi selle vastu, et talle kuuluva kinnistu aadressile registreeritakse konkreetne juriidiline isik. Lõppkokkuvõttes on see, kas sõlmida leping või sellest mõttest loobuda, omaniku vaba valik ja garantiikiri pole tema jaoks dekreet. Seega, kui soovite olla kindel, et ruutmeetrid jäävad teie omaks, tehke eelkokkulepe koos majaomanikuga.

Kõik see toimib ka vastupidises suunas: OÜ juhil ei ole kohustust ettevõtte registreeringu alusel üürida OÜ registreerimisel liisingu garantiikirja andnud isikult kontorit. Kui keeldute eellepingutest, peate maksuhaldurit teavitama juriidilise aadressi muutumisest. Seda tehakse kujul P13001 või P14001. Esimest kasutatakse juhul, kui hartas oli märgitud juriidiline aadress, mis tähendab, et selle muutmisel tuleb harta teksti kohandada. Teine vorm sobib neile LLC-dele, kelle põhikiri ei kaota pärast juriidilise aadressi muutmist oma tähtsust.

Garantiikiri eraisikult juriidilisele aadressile

Kui registreerite OÜ juhataja kodusel aadressil, siis juriidilise aadressi registreerimiseks garantiikirja vaja ei ole. Sel juhul on nõutav nõusolek ruumi omanikult ja võimalusel ka teistelt sinna registreeritud isikutelt. Kontrollige nõudeid kontrolliasutusest, kus kavatsete registreerida.

Garantiikiri juriidilisele aadressile eraisikult on vajalik olukorras, kus organisatsioonile üüritud ruumide omanik on eraisik. See on koostatud analoogselt juriidilise isiku kirjaga. Siin ei kuvata enam ainult ettevõtte andmeid. Ainult kodaniku perekonnanimi, nimi, isanimi, tema nõusolek sellise ja sellise OÜ registreerimiseks sellisel ja sellisel aadressil, kinnitus, et ta on omanik, et ta ei riku lepingu sõlmimisega riigi ja kolmandate isikute huve. rendileping jne.

Huvitav, et omanik mitteeluruumid omab õigust väljastada endale garantiikiri, kui ta tegutseb OÜ asutajana ja soovib kasutada enda omandis olevaid ruume juriidilise aadressina. Selline kiri vormistatakse antud rendigarantiina juriidilise isiku füüsiline. Registreerimisasutust ei aja segadusse asjaolu, et OÜ juhi ja rendileandja nimi langeb kokku.

Igaüks, kes tegutseb rendileandjana, peab olema valmis selleks, et registreerimisasutuse töötaja võtab ühendust garantiikirjas märgitud kontaktnumbril. See on tavaline protseduur, sest LLC registreerimiseks dokumente vastu võtnud töötaja peab veenduma, et esitatud andmed on õiged. Kui üürileandja pole kättesaadav või ei vasta, on tõenäosus, et OÜ-d ei registreerita, pidades garantiikirja kehtetuks.